dm Evidence
© dm Software
dm Evidence program na evidenci žáků a tisk přehledů dm Software
Program dm Evidence je program na evidenci žáků a údajů o jejich rodičích. Umožňuje snadné vytváření a tisk seznamů. Slouží také k výpočtu tabulek do výkazů pro školské úřady, tisk přihlášek na střední školy, zasílání zpráv žákům a rodičům...
I
dm Evidence
Obsah Kapitola I Úvod
5
Kapitola II Základní funkce
7
1 Zadávání ................................................................................................................................... 7 údajů 2 Vytvoření ................................................................................................................................... 7 seznamu žáků 3 Nastavení ................................................................................................................................... 8 záhlaví 4 Seřazení ................................................................................................................................... 8 seznamu
Kapitola III Předávání dat do ÚIV
11
1 Základní ................................................................................................................................... 11 informace 2 Co je................................................................................................................................... 11 třeba udělat před odesláním dat 3 Seznam ................................................................................................................................... 12 odesílaných údajů 4 Postup ................................................................................................................................... 12 odeslání dat 5 Odkazy ................................................................................................................................... 13 na další informace
Kapitola IV Další funkce
15
1 Archiv ................................................................................................................................... 15 žáků 2 Označování ................................................................................................................................... 15 žáků 3 Uložení ................................................................................................................................... 16 & načtení seznamu 4 Výkazy ................................................................................................................................... 16 pro školské úřady 5 Posílání ................................................................................................................................... 16 zpráv 6 Odeslání ................................................................................................................................... 17 dat e-mailem 7 Přihlášky ................................................................................................................................... 17 na střední školy 8 Ochrana ................................................................................................................................... 17 dat heslem 9 Zápis ................................................................................................................................... 18 budoucích 1.tříd
Kapitola V Popis oken
21
1 Přehled ................................................................................................................................... 21 oken 2 Popis ................................................................................................................................... 22 okna Seznam žáků 3 Popis ................................................................................................................................... 24 okna Karty žáků 4 Popis ................................................................................................................................... 25 okna Tisk 5 Popis ................................................................................................................................... 26 okna Načtení seznamu
Kapitola VI Pro správce
29
1 Sdílení ................................................................................................................................... 29 dat 2 Kde ................................................................................................................................... 29 jsou uložena data 3 Instalace, ................................................................................................................................... 30 přenos na jiný počítač 4 Technické ................................................................................................................................... 30 údaje
© 2007 dm Software
Obsah
II
33
Kapitola VII Tipy, otázky a odpovědi, kontakty
1 Tipy................................................................................................................................... 33 2 Nejčastější ................................................................................................................................... 33 otázky a odpovědi 3 Kontakty ................................................................................................................................... 34
36
Index
© 2007 dm Software
Kapitola
I
5
1
dm Evidence
Úvod Program dm Evidence slouží především k evidenci údajů o žácích a k tisku jejich seznamů. dm Evidence využívá společná data s programem dm Vysvědčení - údaje zadané pomocí programu dm Evidence lze tedy využít pro tisk vysvědčení a naopak - data vytvořená programem dm Vysvědčení lze využít k tisku seznamů programem dm Evidence. Program je určen i pro uživatele bez hlubší znalosti práce s počítačem - na úvodní obrazovce stačí: · označit třídu(y) · případně zvolit kritéria (bydliště, chlapci/dívky, věk...) · vybrat sloupce (základní, rozšířené,... případně ručně upravit) · a jedním tlačítkem zobrazený seznam vytisknout Program obsahuje také další funkce, například: · tisk výkazů pro školské úřady · tisk příhlášek na střední školy · možnost posílat data e-mailem
© 2007 dm Software
Kapitola
II
7
dm Evidence
2
Základní funkce
2.1
Zadávání údajů Existují dva způsoby zadávání dat: 1. Zadávání údajů do karet žáků · na úvodní obrazovce označte třídu, do níž chcete data zadávat/opravovat/doplňovat · stiskněte tlačítko "Karty" · nyní můžete opravovat/doplňovat údaje · stisknutím talčítka "Přidat" zobrazíte prázdnou kartu pro vložení nového žáka 2. Úprava dat v seznamu · na úvodní obrazovce označte třídu, do níž chcete data zadávat/opravovat/doplňovat · zobrazte sloupce s údaji, které si přejete zadávat/opravovat/doplňovat · přímo v seznamu můžete opravovat/doplňovat údaje · stisknutím tlačítka "Přidat" vložíte nový řádek, na který můžete zapsat nového žáka Poznámka: Pokud nelze tlačítko "Přidat" stisknout nebo nelze upravovat data v seznamu, zkontrolujte, zda máte nahoře označenu jednu třídu. Pokud není označená žádná nebo je jich označeno více, není možné žáky přidávat ani opravovat údaje.
· PageUp/PageDn
2.2
Listování kartami jednotlivých žáků
Vytvoření seznamu žáků 1. Výběr tříd · levým tlačítkem myši můžete v seznamu označit jednu třídu · pravým tlačítkem je možné označit libovolné množství tříd · pomocí malých tlačítek se zeleným zaškrtnutím můžete označit všechny třídy ročníku · dlouhým tlačítkem se zeleným zaškrtnutím můžete do seznamu zařadit všechny třídy 2. Volba kritérií · pomocí přepínačů nahoře uprostřed můžete nastavit podmínky pro zařazení žáků do seznamu např. jen chlapce/dívky, podle věku, bydliště, atd. · pokud si přejete ručně vybrat žáky do seznamu, můžete použít funkci "Označování žáků" 3. Nastavení záhlaví (sloupců) · pomocí tlačítek nad seznamem žáků můžete vkládat, mazat nebo přesouvat sloupce · nebo pomocí pěti tlačítek vpravo lze zobrazit přednastavenou kombinaci sloupců 4. Seřazení seznamu · pomocí tlačítek se šipkami pod každým sloupcem seznamu můžete data seřadit Tip: Pokud stiskněte "řadící" tlačítko se šipkou pravým tlačítkem myši, zařadí se nejdříve chlapci a poté dívky Poznámka: V levém dolním rohu obrazovky se průběžně zobrazují následující údaje: počet žáků zobrazených v seznamu počet listů, na které bude seznam vytištěn
© 2007 dm Software
Základní funkce
2.3
8
Nastavení záhlaví Lišta pro ruční nastavení záhlaví (sloupců) Pomocí tlačítek v liště nad seznamem lze zvolit, které sloupce a v jakém pořadí se v seznamu zobrazí: vložení nového sloupce vymazání sloupce přesun sloupce vlevo přesun sloupce vpravo Poznámka: Při vkládání nového sloupce se zobrazí seznam všech položek, které mohou být označeny následujícími značkami: přidání takto označené položky způsobí přepnutí na "ležatý" formát tisku takto označené položky jsou již do seznamu zařazeny příliš široký sloupec - nelze přidat, nejdříve je nutné odstranit některý sloupec Automatická šířka sloupců Pokud je stejnojmenné tlačítko "zamáčknuté", nastavuje program šířku všech sloupců automaticky podle nejširšího textu v každém sloupci. V případě, že ručně upravíte šířku některého sloupce, funkce automatického nastavování šířky se vypne. Pokud budete chtít, aby program opět nastavoval šířku sloupců automaticky, zamáčkněte toto tlačítko. Pokud je automatické nastavování šířky vypnuto, můžete se v hlavičce sloupců setkat s následujícími značkami: V... tato značka se objeví v místě, kde by sloupec končil v případě automatického nastavení šířky >... tato značka signalizuje, že šířka sloupce by měla být větší, aby mohl být zobrazený celý obsah nejdelšího řádku Kliknutím myši na tyto značky dojde k automatickému nastavení šířky odpovídajícího sloupce. Lišty pro uložení a pozdější zobrazení vybraných sloupců Vpravo nahoře je pět "lišt", které umožňují uložit právě zobrazené sloupce a později je znovu zobrazit. · tlačítko vlevo slouží k uložení právě zobrazené hlavičky · tlačítkem vpravo lze uloženou hlavičku vyvolat při startu programu se automaticky zobrazí hlavička uložená na 1.liště, na 1.řádek je proto vhodné uložit hlavičku nejčastěji používanou pokud jste přednastavené hlavičky upravili a přejete si obnovit původní nastavení, klepněte pravým tlačítkem myši na nadpis "Nastavení záhlaví" pokud klepnete na slovo "Nadpis" nad seznamem žáků, můžete zadat text, který se vytiskne nad seznam
2.4
Seřazení seznamu Lišta pro seřazení seznamu Tlačítka v této liště pod seznamem slouží k seřazení seznamu podle odpovídajícího sloupce:
© 2007 dm Software
9
dm Evidence seřazení od A do Z podle odpovídajícího sloupce seřazení od Z do A podle odpovídajícího sloupce označení sloupce, podle kterého nelze řadit (např. pořadové číslo) seznam žáků lze seřadit i podle sloupce, který si nepřejete zobrazit(tisknout); stačí odpovídající sloupec přechodně do seznamu zařadit, stisknout odpovídající tlačítko řazení a pak tento sloupec ze seznamu odstranit; data se budou podle tohoto kritéria řadit dále i při označení jiných tříd nebo po změně kritérií pokud potřebujete žáky při řazení rozdělit na chlapce a dívky, stiskněte odpovídající tlačítko na liště pro řazení ne levým, ale pravým tlačítkem myši
© 2007 dm Software
Kapitola
III
11
dm Evidence
3
Předávání dat do ÚIV
3.1
Základní informace Od školního roku 2007/2008 se postupně zavádí sběr dat ze školních matrik do ÚIV v elektronické formě. Počítá se s tříletým souběhem předávání údajů v elektronické formě a ve formě standardních statistických výkazů. · v roce 2007/2008 proběhne zkušební sběr dat · v roce 2008/2009 první povinný sběr dat · v roce 2009/2010 ověřovací sběr dat, který by měl potvrdit soulad s údaji ve standardních výkazech Poté dojde k podstatné redukci obsahu původních statistických výkazů. Předávání údajů ze školních matrik je plánováno dvakrát ročně: · základní sběr podle stavu k 30. září - data lze předat od října do prosince · aktualizační sběr podle stavu k 31. březnu - data lze předat od dubna do června Při základním sběru dat se odesílají tak údaje z loňského školního roku (kvůli údajům o absolventech). Pokud nemáte v předchozím školním roce vyplněné správně všechny údaje, je možné v testovacích letech předávání dat z loňského školního roku vypnout (přepínačem, který je umístěn dole na obrazovce s nastavením). Další informace naleznete v následujících kapitolách: · · · ·
3.2
"Co je třeba udělat před odesláním dat" "Seznam odesílaných údajů" "Postup odeslání dat" "Odkazy na další informace"
Co je třeba udělat před odesláním dat Před odesláním dat je samozřejmě nutné vyplnit údaje v kartách žáků, především ty, které se do ÚIV odesílají. Pokud jste používali předchozí verze programu, máte pravděpodobně většinu údajů zadaných. Stiskněte tlačítko "odeslání dat" a "nastavení" a zkontrolujte/doplňte následující údaje: · IZO vaší školy · kontaktní osoba - vyplňte jméno, telefon a e-mail · okres trvalého pobytu žáka - nastavte výchozí hodnotu, která se použije u žáků, kteří nemají okres vyplněný · je nutné doplnit rodná čísla také u žáků, kterým dosud nebyla přidělena - prvních šest znaků podle data narození (u dívek +50 u měsíce), za lomítko se uvede znak "X" a trojmístné pořadové číslo přidělené jednoznačně školou (napříkald pro dívku narozenou 20. ledna 1998 se vyplní 985120/X001
© 2007 dm Software
Předávání dat do ÚIV
12
Není třeba vyplňovat všechny nové kolonky! Program automaticky doplňuje výchozí hodnoty - např. státní občanství "Česká republika", druh postižení "bez postižení" atd. Stačí tedy doplnit pouze údaje u několika málo žáků, které se od výchozích liší. Výchozí hodnoty lze prohlédnout po stisknutí tlačítka "odeslání dat" a "nastavení...".
3.3
Seznam odesílaných údajů Seznam základních odesílaných údajů: · rodné číslo žáka · pohlaví žáka · rok a měsíc narození · kvalifikátor státního občanství · státní občanství žáka · kód obce trvalého pobytu žáka · okres trvalého pobytu žáka · předchozí vzdělávání (vzdělávací program) žáka ZŠ · datum zahájení docházky do ZŠ · kód zahájení docházky do ZŠ · datum ukončení docházky do ZŠ · kód ukončení docházky do školy · počet let splněné povinné školní docházky · ročník, ve kterém se žák vzdělává · příznak vzdělávání, opakování ročníku · stupeň školy · Iientifikace třídy (§ 23 školského zákona) · způsob plnění povinné školní docházky (např. v zahraničí, individuální vzdělávání podle § 41) · vyučovací jazyk třídy · informace o cizích jazycích, kterým se žák učí · financování žáka – požadavek na zvýšené výdaje pro žáka Seznam údajů odesíláných o žácích se speciálními vzdělávacími potřebami · druhy zdravotního postižení · příznak souběžného postižení více vadami · typ třídy (běžná, pro žáky s vadami, atd.) · individuální vzdělávací plán · informace jde-li o mimořádně nadaného žáka Ostatní údaje, které lze v kartách žáků vyplnit (např. údaje o rodičích) se neodesílají.
3.4
Postup odeslání dat Pro odeslání dat stačí stiknout na úvodní obrazovce tlačítko "Odeslání dat" a poté tlačítko "Zkontrolovat data a připravit na odeslání". Program automaticky zkontroluje všechna zadaná data. Pokud byla nalezena nějaká chyba (například chybně vyplněné rodné číslo, nezadané bydliště a podobně) · zobrazí se seznam nalezených nedostatků s podrobným popisem · tento seznam doporučujeme vytisknout a opravit podle něj v kartách žáků všechny nedostatky
© 2007 dm Software
13
dm Evidence Pokud jsou všechna data v pořádku · zobrazí se seznam údajů připravených k odeslání · po stisknutí tlačítka "vygenerovat soubor k odeslání" program automaticky vytvoří potřebné XML soubory (a uloží je do složky UIV pod programem dm Evidence) · na adrese https://matrika.uiv.cz/matrikas můžete v části "Import XML" tyto soubory vložit na portál ÚIV · ve vyjímečných případech může podrobná kontrola při vkládání dat na portál ÚIV odhalit chybu, kterou program nenašel - v tom případě je nutné v kartě žáka potřebný údaj opravit a data stejným způsobem odeslat ještě jednou (data je možné odesílat opakovaně dokud je portál nepřijme) Poznámka: Běžně se předávají dva soubory: · hlavní soubor - obsahuje údaje o všech žácích včetně rodných čísel · soubor s údaji o žácích se speciálními vzdělávacími potřebami - tzv. anonymní soubor (v názvu je na konci "a") - místo rodných čísel obsahuje speciální kód (který automaticky generuje program) - pokud nemáte žáky se speciálními vzdělávacími potřebami, vytvoří se jen hlavní soubor - při vkládání xml souboru na portál ÚIV je pak nutné zaškrtnout přepínač "Škola nemá žádné žáky se speciálními vzdělávacími potřebami" (na což vás program po vygenerování souborů upozorní) Další informace: Podrobný návod na odeslání dat je v nápovědě na portálu ÚIV na adrese https://matrika.uiv.cz/matrikas (tlačítko s otazníkem vpravo nahoře). Tip: Během zavádění předávání dat může dojít ke změně v požadované struktuře dat - proto doporučujeme občas zkontrolovat, zda není na našich stránkách na adrese http://www.dmSoftware.cz/uiv aktualizace. Případné dotazy vám odpovíme na adrese
[email protected].
3.5
Odkazy na další informace Další informace k předávání dat lze nalézt na následujících adresách: · http://www.uiv.cz - obecné informace k předávání dat, odpovědi na časté dotazy atd. · https://matrika.uiv.cz/matrikas - informace týkající se vlastního předávání dat na portál ÚIV a jejich dalšího zpracování · http://www.dmsoftware.cz/uiv - aktuální informace od nás, odpovědi na časté dotazy, aktualizace programu Vzhledem k tomu, že během zavádění předávání dat může dojít ke změnám a úpravám, doporučujeme vždy před odesláním dat na našich stránkách (http://www.dmsoftware.cz/uiv) zkontrolovat, zda není k dispozici aktualizace.
© 2007 dm Software
Kapitola
IV
15
dm Evidence
4
Další funkce
4.1
Archiv žáků Archiv žáků je speciální místo pro žáky, kteří odejdou v průběhu roku - aby nebylo nutné jejich kartu nenávratně smazat. Jak přesunout žáka do archivu (a později případně zpět mezi aktivní)? Po zobrazní karty pomocí tlačítek · "do archivu" · "zpět mezi aktivní" - v případě, že se žák vrátí zpět do vaší školy Jak zkontrolovat obsah archivu? Na hlavní obrazovce se seznamem žáků lze přepínat zobrazení pomocí tlačítek na pravé straně: · "zobrazit vše" · "aktivní" · "archivní" Poznámka: Žáci přesunutí do archivu zůstavají ve třídě ("skrytí"), při exportu/importu se tedy přenášejí spolu s ostatními "viditelnými" žáky.
4.2
Označování žáků V seznamu můžete snadno zobrazit žáky, splňující určitá kritéria pomocí přepínačů v horní části okna. Pokud potřebujete ručně vybrat žáky, kteří mají být v sezamu zobrazeni nebo naopak některé ze seznamu vyřadit, můžete použít funkci "Označování žáků": Ruční označování žáků · libovolné žáky můžete označit pomocí pravého tlačítka myši · označení můžete zrušit opětovným kliknutím pravého tlačítka myši Automatické označení žáků · těmito tlačítky můžete snadno označit, odznačit, nebo "prohodit" označené/neoznačené žáky · první tlačítko označí všechny žáky; druhé "prohodí" označené/neoznačené; třetí označení zruší Upozornění: veškeré označování těmito tlačítky se týká pouze žáků, kteří jsou právě v seznamu! Zobrazení · zamáčknutím jednoho z těchto tlačítek můžete zobrazit všechny žáky, pouze označené nebo naopak pouze neoznačené: · první tlačítko znamená zobrazit vše; druhé jen označené a třetí jen neoznačené žáky
Správa označených
© 2007 dm Software
Další funkce
16
po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí speciální okno, kde je možné o(d)značit všechny žáky v celé škole nebo v právě zobrazeném seznamu; zobrazí také počet označených žáků v seznamu, v celé škole a v jednotlivých třídách
4.3
Uložení & načtení seznamu Důležité upozornění: Tato funkce neslouží k ukládání zadaných dat, jako je např. jméno žáka, adresa, atd. - tyto údaje se ukládají automaticky ihned po jejich zadání. Tato funkce slouží k uložení informací o tom, kteří žáci jsou právě v seznamu, kteří jsou právě označení, jak jsou nastavené sloupce atd. Uložení seznamu Stisknutím tlačítka "Uložit seznam" můžete právě zobrazený seznam kdykoliv uložit pro pozdější použití. Načtení seznamu Tlačítko "Načtení seznamu" umožní dříve uložený seznam znovu načíst a pokračovat v práci. Co všechno se ukládá (a načítá): · informace o tom, kteří žáci jsou právě v seznamu · informace o tom, kteří žáci jsou označeni · seznam a pořadí právě zobrazených sloupců · nadpis seznamu · seznam označených tříd a všechna nastavená kritéria doporučujeme ukládat všechny důležité seznamy - například pokud vytvoříte seznam žáků na hory a uložíte jej, můžete v případě, že např. někdo na poslední chvíli onemocní, jednoduše znovu seznam načíst, nemocné žáky vyřadit a seznam znovu vytisknout
4.4
Výkazy pro školské úřady Po stisknutí tlačítka "Výkazy" se zobrazí vyplněné tabulky potřebné do výkazů pro školské úřady: · · · · · ·
třídy a žáci podle ročníků třídy s rozšířenou výukou některým předmětům žáci učící se cizí jazyk žáci nově přijatí a jejich věkové složení věkové složení žáků žáci podle státního občanství
Program také umožňuje spočítat počet žáků, chlapců a dívek v libovolně zadané kombinaci tříd.
4.5
Posílání zpráv Program obsahuje funkci pro rozesílání zpráv pomocí SMS nebo E-Mailem. Pokud si přejete zprávu odeslat, vytvořte nejdřív na úvodní obrazovce běžným způsobem seznam žáků, kterým si přejete zprávu poslat. Pak stiskněte tlačítko "SMS & E-Mail" v pravém dolním rohu. Zprávu můžete zaslat:
© 2007 dm Software
17
dm Evidence · pouze právě ozačenému žákovi v seznamu · označeným žákům (podrobněji v kapitole "Označování žáků") · všem žákům v právě zobrazeném seznamu žáků · dalším ručně zadaným adresátům Dále je možné zvolit, zda se má zpráva doručit žákům nebo/a rodičům. Poznámka: Adresy je možné vyplnit v kartách nebo v seznamu v kolonce "E-Mail" nebo "Mobilní telefon" (pro SMS zprávy). Veškeré odeslané zprávy program archivuje. Stisknutím tlačítka "Historie" můžete zobrazit seznam dříve odeslaných zpráv a dvojklikem na některou z nich ji zobrazit. Takto zobrazenou zprávu potom můžete upravit a znovu odeslat jiným příjemcům.
4.6
Odeslání dat e-mailem Tato funkce umožňuje odeslat data na libovolnou e-mailovou adresu - snadno tak můžete odeslat například data ze školy domů nebo naopak z domácího počítače zpět do školy. Postup odeslání dat: 1. na úvodní obrazovce stiskněte tlačítko "Odeslat data" 2. zadejte adresu příjemce (nebo vyberte ze seznamu dříve zadaných adres) 3. označte třídu, kterou si přejete odeslat (pravým tlačítkem myši můžete označit více tříd) 4. můžete zadat zprávu pro příjemce 5. stiskněte tlačítko "Odeslat" · adresát obdrží na svoji e-mailovou adresu zprávu s datovými soubory v příloze · do každé odesílané zprávy jsou automaticky vloženy instrukce jak data načíst do programu Poznámka: Před prvním odesláním dat je nutné stisknout tlačítko "Nastavení" a nastavit údaje (např. adresu odesílatele).
4.7
Přihlášky na střední školy Po stisknutí tlačítka "Tisk přihlášek" se spustí vestavěný program na tisk přihlášek na střední školy, který umožňuje: Před přijímacími zkouškami: · zadání kdo se na kterou školu hlásí · tisk přihlášek - včetně známek z 8. a pololetí 9. třídy, zadaných v programu dm Vysvědčení Po přijímacích zkouškách: · zadání výsledku přijímacích zkoušek · tisk několika druhů přehledů tříd a škol
4.8
Ochrana dat heslem
Po stisknutí tlačítka "Hesla" je možné nastavit ochranu dat pomocí hesel. Je možné zvolit jeden ze dvou režimů:
© 2007 dm Software
Další funkce
18
1. Jedno heslo při spuštění programu Tento režim je vhodný, pokud s programem pracuje málo uživatelů, kteří zadávají veškerá data (např. sekretářka, zástupce). Po spuštění programu pak stačí zadat jedno tzv. hlavní heslo, které zpřístupní všechny třídy (i třídy, které mají nastavené heslo). 2. Zvlášť hesla pro každou třídu Tento režim je vhodný, pokud data zadávají třídní učitelé - každý má na starosti svoji třídu a bez znalosti hesla nemůže data této třídy nikdo změnit. V tomto režimu je možné využit hlavní heslo např. pro ředitele školy pro získání přístupu ke všem třídám (i bez znalosti jednotlivých hesel tříd). Tip: Starší verze umožňovala nastavit pouze jedno heslo (viz bod 1). Pokud si přejete přejít na režim hesel pro každou třídu (bod 2), doporučujeme nechat nějakou dobu zapnutí 1. režim a nechat třídním učitelům čas na nastavení hesel pro svoje třídy (pokud už je nemají nastavená z dm Vysvědčení). Teprve pak je vhodné přejít na režim hesel pro jednotlivé třídy (bod 2). Poznámky: · hesla musí mít minimálně čtyři znaky, malá/velká písmena se nerozlišují · hesla jednotlivých tříd jsou společná pro programy dm Evidence a dm Vysvědčení - změna hesla v jednom programu tedy platí i pro druhý · pro provoz úplně bez hesel je možné zapnout režim jednoho hesla při spuštění a hlavní heslo nechat prázdné · pro přepnutí režimu z hesla při spuštění na hesla tříd i naopak je nutné znát hlavní heslo (pokud je nastavené)
4.9
Zápis budoucích 1.tříd Údaje o nových žácích budoucích prvních tříd je možné zapsat do programu ihned při jejich zápisu. Nad seznamem tříd v levém horním rohu jsou tlačítka pro změnu školního roku - stačí nastavit následující školní rok a žáky zadat přímo do budoucích prvních tříd. Poznámka: Pokud při zápisu není jasné rozdělení na A,B..., lze žáky do tříd 1.A, 1.B... zapsat libovolně a později použít tlačítko "Přesuny", kde je možné žáky mezi třídami A,B... libovolně přesouvat.
© 2007 dm Software
Kapitola
V
21
dm Evidence
5
Popis oken
5.1
Přehled oken Okno Seznam žáků Je nejdůležitější okno programu dm Evidence. Umožňuje vytvářet seznamy žáků a spouštět ostatní funkce. Okno Karty žáků Slouží k přehlednému zobrazení všech údajů o zvoleném žákovi. Je vhodné především k zadávání nových žáků nebo ke kontrole zadaných údajů. Okno Tisk Toto okno zobrazuje náhled před tiskem a umožňuje vytisknout seznam žáků, karty nebo přehledy tříd. Před tiskem je možné zvolit tiskárnu a nastavit parametry tisku. Okno Načtení seznamu Zde se zobrazuje seznam dříve vytvořených a uložených seznamů. Umožňuje seznamy znovu načíst a dál s nimi pracovat. Podrobněji v kapitole "Uložení & Načtení seznamu".
© 2007 dm Software
Popis oken
5.2
22
Popis okna Seznam žáků Toto je nejdůležitější okno programu dm Evidence. Umožňuje provádět tyto operace:
Vytvoření seznamu žáků Je možné zvolit třídy, zadat kritéria a zvolit sloupce, které se mají zobrazit. Označování žáků Zeleně označená tlačítka nad seznamem žáků slouží k vytvoření seznamů z libovolně zvolených žáků. Uložení & načtení vytvořeného seznamu Umožňuje uložit informace o tom, kteří žáci jsou právě v seznamu, jak jsou nastavené sloupce atd. Pomocí tlačítka "Načíst seznam" je později možné seznam znovu zobrazit, upravovat, tisknout... Volba řazení žáků Pokud zmáčknete pod seznamem tlačítko s textem "dohromady", budou se žáci řadit i tisknout bez ohledu na třídu. Tlačítko s textem "zvlášť" zajistí řazení žáků po třídách a vytištění každé třídy na samostatný list. Hledání žáka Toto tlačítko umožňuje najít v seznamu žáka podle zadaného textu. Hledat lze: · ve všech nebo v právě označených třídách · od začátku seznamu nebo jen za právě označeným řádkem · ve všech sloupcích nebo jen ve zvoleném sloupci Další funkce, které lze z tohoto okna vyvolat · výkazy pro školské úřady · posílání zpráv · odeslání dat e-mailem · přihlášky na střední školy · přesuny žáků - po stisknutí tlačítka "Přesuny" lze přesouvat žáky mezi třídami A, B, atd. · zadání jmen třídních učitelů - klepnutím na jméno třídního učitele pod seznamem žáků
© 2007 dm Software
23
dm Evidence
F3 přepnutí do režimu "seznam" F4 přepnutí do režimu "karty"
© 2007 dm Software
Popis oken
5.3
24
Popis okna Karty žáků Okno karty slouží k přehlednému zobrazení všech údajů o zvoleném žákovi. Toto zobrazení je vhodné především k zadávání nových žáků nebo ke kontrole zadaných údajů.
při zadávání doporučujeme pro přechod do následujících políček používat klávesu "Enter". místo národnosti je možné zadat hvězdičku, což způsobí automatické vyplnění národnosti slovem "česká" a státní příslušnosti slovy "Česká Republika"
F3 přepnutí do režimu seznam F4 přepnutí do režimu karty PageUp PageDown
zobrazení předchozí karty zobrazení následující karty
© 2007 dm Software
25
5.4
dm Evidence
Popis okna Tisk Toto okno zobrazuje náhled před tiskem a umožňuje vytisknout seznam žáků, karty nebo přehledy tříd. Před tiskem je možné zvolit tiskárnu a nastavit parametry tisku.
Počet kopií a řazení kopií Pokud zadáte větší počet kopií, můžete těmito tlačítky zvolit způsob řazení jednotlivých kopií: Kompletní první výtisk, poté druhý atd. - nebo nejdřív všechny první strany, poté všechny druhé atd. Nastavení velikosti náhledu první tlačítko zobrazí celou stranu, druhé jen její zvětšenou část Listování Tlačítka pro listování jednotlivými listy. Mezi těmito šipkami se zobrazuje číslo právě zobrazené strany a celkový počet stran.
© 2007 dm Software
Popis oken
5.5
26
Popis okna Načtení seznamu Zde se zobrazují všechny dříve uložené seznamy. Vyberte ten, který si přejete znovu načíst a stiskněte tlačítko "Načíst data".
Podrobnější informace o ukládání a načítání seznamů jsou v kapitole "Uložení & Načtení seznamu".
© 2007 dm Software
27
dm Evidence
© 2007 dm Software
Kapitola
VI
29
dm Evidence
6
Pro správce
6.1
Sdílení dat Programy dm Vysvědčení a dm Evidence používají společná data. Změna provedená v jednom z programů se automaticky projeví i ve druhém. 1. SDÍLENÍ DAT NA JEDNOM POČÍTAČI Nedoporučujeme spouštět dm Vysvědčení a dm Evidenci na jednom počítači současně - třída otevřená v jednom z programů ji neumožní otevřít současně ve druhém. Pokud si přejete přejít z jednoho programu do druhého, první z nich nejdříve vypněte (minimalizovat nestačí) a teprve poté spusťte druhý. 2. SDÍLENÍ DAT NA VÍCE POČÍTAČÍCH BEZ SÍTĚ Doporučujeme zvolit jeden počítač (např. v ředitelně), který bude obsahovat data celé školy. Třídní učitelé pak mohou zadávat data na jiných počítačích, např. doma, a aktuální data občas importovat zpět do "hlavního" počítače. Každé třídě odpovídá jeden soubor dat, který obsahuje data zadaná ve vysvědčení i v evidenci. Při přenosu dat na jiný počítač proto stačí provést export nebo import jen z jednoho z těchto programů. Je nutné vědět, na kterém počítači jsou uložena aktuální data. Při zadávání/úpravách dat na jiném počítači je nutné nejdříve na tento počítač přenést aktuální data. Pokud například učitel připraví vysvědčení doma a přenese tento soubor do školy, kde později doplní i další údaje v programu Evidence, měl by před další úpravou dat doma přenést domů aktuální data ze školy. Pokud tak neučiní, bude doma pracovat se starým souborem, který neobsahuje změny provedené ve škole. Při případném přehrání souboru z domu do školy pak o změny provedené ve škole přijde. 3. SDÍLENÍ DAT NA SÍTI Oba programy mohou být nainstalovány na síťovém disku. Je možné současně spustit z libovolného množství počítačů stejnou kopii programu Vysvědčení i dm Evidence, každý uživatel však musí pracovat s jinou třídou. Doporučujeme na určeném počítači např. v ředitelně nainstalovat na lokální disk Vysvědčení i Evidenci, a aktuální zkontrolovaná data např.od třídních učitelů (která mohou vytvořit na síti nebo doma) zde shromažďovat načítáním funkcí import z disket. Na tomto počítači je pak možné v Evidenci vytvářet a tisknou seznamy libovolných tříd z celé školy a z Vysvědčení tisknout přehledy nebo vysvědčení libovolných tříd, případně celé školy. V případě, že mají třídní učitelé v kabinetech počítače zapojené do sítě, doporučujeme kvůli bezpečnosti dat nainstalovat jednu kopii programů na síť a na jednotlivé počítače nainstalovat nebo okopírovat programy znovu (netřeba instalovat) a tam data vytvářet. Vždy po provedení rozsáhlých úprav nebo např. po zadání vysvědčení by třídní učitelé měli data okopírovat na síťový disk, čímž je dají k dispozici sekretářce/řediteli pro vytváření seznamů celé školy. Vytvářením dat na lokálních počítačích zajistí, že je nikdo nepoškodí a v případě poškození dat na síti je mohou ze svého počítače na síť znovu přenést.
6.2
Kde jsou uložena data · data každé třídy jsou uložena v samostatném souboru - tento soubor obsahuje data z obou programů (vysvědčení i evidence) · soubory mají v názvu třídu, část za tečkou označuje školní rok. Např. "7A.04" obsahuje data 7.A ze školního roku 2004/2005 · dm Evidence má cestu k datům uloženu na prvním řádku textového souboru "DatPath.ini", který
© 2007 dm Software
Pro správce
30
je uložený ve stejné složce jako program Evidence - standartně "c:\evidence"; po přesunutí programu do jiné složky nebo na síťový disk je nutné cestu k datům v uvedeném souboru upravit na síťový tvar "\\počítač\složka\..."
6.3
Instalace, přenos na jiný počítač Instalace na síť Program je možné nainstalovat na server a z jednotlivých stanic spouštět pomocí zástupce. Informace ke sdílení dat jsou v kapitole "Sdílení dat". Přenesení programu na jiný počítač Programy při instalaci nezapisují žádné soubory do složek Windows, ani nezapisují žádné údaje do registrů. Nainstalované programy proto můžete přenášet na jiné počítače bez instalace, pouze okopírováním např. po síti nebo přes CD - při vypalování programu na CD doporučujeme použít komprimační program, např. Zip nebo Rar, jinak by všechny soubory získali příznak "pouze ke čtení", který by při obnovení dat bylo nutné u všech souborů odstranit. Programy dm Vysvědčení i dm Evidence používají společná data uložená ve složce "vysved\data". Podrobněji v kapitole "Kde jsou uložena data"...
6.4
Technické údaje SYSTÉM Program pracuje pod Windows 3.1, 95, 98, 2000, NT, XP. TISKÁRNA Vysvědčení lze tisknou na jakékoliv tiskárně podporované operačním systémem Windows. Na tiskárnách s duplexní jednotkou umožňuje program tisk obou stran vysvědčení najednou. SEZNAM POLOŽEK · jméno · číslo v třídním výkazu · rodné číslo · datum narození · místo a okres narození · ulice, obec, psč · národnost · státní příslušnost · telefony (domů a mobilní) · e-mail · pohlaví · zdravotní pojišťovna · identifikační číslo žáka · typ bydlení (u rodičů, u matky, sám...) · účast v družině · stravování ve školní jídelně · údaje o rodičích · 4 vlastní kolonky · poznámka
© 2007 dm Software
Kapitola
VII
33
dm Evidence
7
Tipy, otázky a odpovědi, kontakty
7.1
Tipy Nastavení nejpoužívanější hlavičky Nejčastěji používané záhlaví uložte na první z pěti řádků - po spuštění programu se vždy automaticky nastaví právě tato hlavička. Poznámka: Pokud uložíte na první pozici hlavičku s vypnutým automatickým nastavováním šířky, bude automatické nastavování šířky po spuštění programu vypnuto a naopak. Nastavení libovolné kombinace tříd Třídy označujte ne levým, ale pravým tlačítkem myši. Označení žáků Pomocí pravého tlačítka myši je možné označovat žáky a poté zvolit, zda si přejete zobrazit seznam všech žáků, pouze označených, nebo naopak označené ze seznamu vyřadit. Podrobněji v kapitole "Označování žáků" Řazení chlapců před dívky Stiskněte odpovídající tlačítko na řadící liště ne levým, ale pravým tlačítkem myši. Zobrazení žáků z více měst Do kolonky kritéria "bydliště" lze zadat více měst oddělených čárkami. Vyřazení žáků z určitých měst Do kolonky kritéria "bydliště" zadejte mínus a jedno nebo více měst. Zadávání národnosti a státní příslušnosti Při zadávání můžete místo národnosti zadat hvězdičku - automaticky se vyplní národnost a státní příslušnost nejběžnějšími hodnotami. Odstranění loga na pozadí Klepněte v okně "výběr třídy" pravým tlačítkem myši na tlačítko sloužící k výběru všech tříd (vlevo nahoře).
7.2
Nejčastější otázky a odpovědi Jakým způsobem lze převést data žáků do následujícího školního roku? Data se převádí automaticky v okamžiku, kdy program podle systémového data zjistí, že začíná nový školní rok. (Do 31.7. se automaticky nastavuje právě ukončený školní rok a od 1.8. se pracuje s nadcházejícím školním rokem). Jak při řazení seznamu seřadit nejdříve všechny chlapce a teprve za ně dívky? Stiskněte odpovídající tlačítko na řadící liště ne levým, ale pravým tlačítkem myši.
© 2007 dm Software
Tipy, otázky a odpovědi, kontakty
7.3
34
Kontakty
Adresa dm Software Družstevní 167 679 13 Sloup v Mor.Krasu Telefony & Fax · mobilní: (+420) 602 77 28 18 · pevná linka: (+420) 516 412 912 · fax: (+420) 516 412 913 E-Mail · obecný: · podpora: · fakturace: · objednávky:
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Web
www.dmSoftware.cz
© 2007 dm Software
Index ochrana okno otázky a odpovědi označování
Index -Aadresa archiv
34 15
29
-Ee-mail export export dat
17, 34 17 11, 12, 13
33 34
-Hhesla
17
-Iinstalace
30
-Kkarty žáků kontakty
24 34
řazení
8
-Ssdílení seřazení seznam žáků sms správce
29 8 7, 22 16 29, 30
-Ttechnické údaje telefon tipy tisk
30 34 33 25
ÚIV
11, 12, 13
-Vvýkazy 26 8
-Oodeslání dat
22, 24, 25, 26 16 11, 12, 13 21 30 17
-U-
-Nnačtení seznamu nastavení
popis okna posílání zpráv předávání dat do ÚIV přehled oken přenos přihlášky
-R-
-Ffaq fax
17 21, 22, 24, 25, 26 33 15
-P-
-Ddata
36
16
-Wweb
34
17
© 2007 dm Software
37
dm Evidence
-XXML
11, 12, 13
-Zzadávání záhlaví zprávy
© 2007 dm Software
7 8 16
© 2007 dm Software
