ALGEMENE LEDENVERGADERING VVM Deze wordt in de kantine van ons clubgebouw gehouden op:
Dinsdag 25 november 2014 aanvang 20.00 uur Voor de goede orde delen wij u mede, dat conform artikel 16 van de Statuten de wettelijke vertegenwoordigers van onze jeugdleden gerechtigd zijn deze vergadering bij te wonen en dientengevolge ook stemrecht hebben.
AGENDA 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07.
Opening Ingekomen stukken Bespreking verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 12 november 2013 Vaststelling van het jaarverslag secretaris seizoen 2013 - 2014 Vaststelling van het financiële jaarverslag van het seizoen 2013 - 2014 Verslag kascontrolecommissie Bespreking van ingekomen voorstellen van leden, commissies en bestuur, zoals voorstel leden van verdienste, royement, etc.
PAUZE 08. 09.
10.
11. 12.
Bespreking begroting voor het seizoen 2014 – 2015 Verkiezing kascontrolecommissie De leden worden benoemd voor de duur van drie jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn aansluitend slechts éénmaal herbenoembaar. Bert Bakhuis aftredend 2014 en niet herkiesbaar Daniel van Eekelen aftredend 2014 en niet herkiesbaar Wim van Kerkoerle aftredend 2015 (reeds eenmaal herkozen) Verkiezing bestuursleden Voorzitter - Nico Lammers jr. (aftredend en herkiesbaar) Secretaris - vacature (aftredend 2015) Penningmeester -Jan Schilder (aftredend 2016) Lid. senioren B- voetbal - Ramon Out (aftredend 2016) Lid sponsoring - de heer Cees Lust (aftredend 2016) Lid onderhoud - de heer Jan Slaats (aftredend en herkiesbaar) Lid TJC - vacature (aftredend 2015) Kandidaten voor een bestuursfunctie kunnen door tenminste drie stemgerechtigde leden worden voorgedragen. Deze dienen hiervan uiterlijk 1 week voor de aanvang van de vergadering schriftelijk kennis te geven aan de voorzitter, c.q. de secretaris. Rondvraag Sluiting
1
Notulen Algemene Ledenvergadering Voetbalvereniging Monnickendam d.d. 12 november 2013 Locatie Aanwezig Afwezig met kennisgeving
Verslag
: Kantine Voetbalvereniging Monnickendam : 20 leden : Cees Zonneveld, Ramon Out, Frank Oudhuis, Paul Tang, Wim van Kerkoerle, Jos Lucas en Rob Scheper : Nicolette Combee
1. Opening Voorzitter Nico Lammers jr. opent de vergadering en heet een ieder hartelijk welkom. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Bespreking verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 6 november 2012 Arend van Weerden merkt op dat in het verslag abusievelijk staat vermeld dat de Zaterdag 1 promotie heeft gemaakt. Dat moet zijn Zaterdag 2. Het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 6 november 2012 wordt vastgesteld. 4. Vaststelling van het jaarverslag secretaris seizoen 2012-2013 Het jaarverslag van de secretaris wordt vastgesteld. 5. Vaststelling van het financiële jaarverslag van het seizoen 2012-2013 Jan Schilder doet verslag en loop het financiële verslag post voor post door. Balans Jan merkt op dat de liquide middelen flink zijn verlaagd, maar dat de vaste activa omhoog zijn gegaan. Dit heeft te maken met de spullen die aangeschaft moesten worden na de brand. De schuld op lange termijn (€ 48.000,00) zijn de kosten voor de lichtmasten en de schuld op korte termijn van € 25.000,00 zijn de kosten die nog betaald moeten worden aan de gemeente en de BTW. Resultatenrekening De kantine heeft een goed seizoen gedraaid en de inkomsten zijn hoger dan begroot. Sponsoren Door de economische crisis zien we een achteruitgang in inkomsten van de sponsoren. Vooral de grotere sponsoren geven minder geld. Overige inkomsten/vrijval reservering Dit zijn kosten voor de mogelijk nog af te dragen sociale lasten aan de belastingdienst. Kosten Personeelslasten Omdat er meer gediplomeerde trainers aangetrokken zijn worden de personeelslasten ook hoger doordat er meer onkostenvergoeding betaald wordt. Energie Deze kosten zijn hoger uitgevallen. Er wordt nog wel een teruggave Ecotaks van € 5.000,-- verwacht. Dit bedrag wordt voor eind december 2013 verwacht.
2
Onderhoud De onderhoudskosten zijn ook hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt mede doordat de dakgoten zijn vervangen. Overige huisvestingskosten Door de brand moest de printer vervangen worden. Bureaukosten Deze kosten zijn ook hoger uitgevallen dan begroot, omdat er een extra laptop gekocht moest worden in verband met het digitaal invullen van de wedstrijdformulieren. De computer die na de brand is gekocht was binnen zeer korte termijn na aankoop gestolen. Voetbalmaterialen Deze kosten zijn hoger dan begroot, omdat na de brand er nieuwe hesjes en reserveshirts gekocht moesten worden. Senioren zaterdagselectie Deze kosten zijn hoger dan begroot omdat de 1e bijeenkomst van de zaterdagselectie voor het nieuwe seizoen (2013-2014) al in juni 2013 was. Deze kosten hebben betrekking op het seizoen 2013-2014, maar worden meegenomen met de resultatenberekening van 2012-2013. Rob Schiedon vraag of het bestuur kritisch heeft gekeken naar de energieleverancier. Tegenwoordig zijn er zoveel aanbiedingen om over te stappen en waardoor er aanzienlijk op de energiekosten bespaard kan worden. De voorzitter geeft aan dat de energie op grotere schaal via een collectiviteitcontract met meerdere verenigingen wordt ingekocht. Goedkoper kan het niet. Jan Schilder geeft aan dat het bestuur heeft besloten om e.e.a. integraal aan te pakken, dat heeft geleid tot een prachtig terras waar we nog jaren mee voort kunnen. Hierbij dient opgemerkt worden dat ook de gemeente hier een deel voor haar rekening heeft genomen. O.a. het overbruggen van het hoogteverschil tussen het gras- en rijwegniveau en de hoogte van het terras, door middel van aanschaf en het aanleggen van de terrasblokken. Daarnaast hebben we direct alle het straatwerk rond kantine en de kleedkamers. De voorzitter bedankt Jan Schilder en Frank Oudhuis voor hun werkzaamheden. Het financiële jaarverslag van het seizoen 2012-2013 wordt vastgesteld. 6. Verslag kascontrolecommissie De heer Bert Bakhuis doet verslag namens de kascommissie. De kascommissie, bestaande uit Bert Bakhuis, Daniël van Eekeren en Wim van Kerkoerle, heeft gedurende het verslag jaar 2 tussentijdse controles (18 februari 2013 en 17 juni 2013) uitgevoerd. De eindcontrole vond plaats op maandag 4 november 2013. Bij de eindcontrole waren Jan Schilder (penningmeester), Frank Oudhuis (boekhouding) aanwezig namens het bestuur en de gehele kascontrolecommissie. Naar aanleiding van de gehouden controles de volgende opmerkingen: I. Boekhouding Geschiedt volgens KNVB model en ziet er verzorgd uit. II. Kantine De kantine opbrengsten hebben aan de verwachtingen voldaan (1 : 2) III. Contributie De ledenlijst is opgeschoond. Op enkele probleemgevallen na heeft iedereen zijn contributie voldaan. Alert blijven is een must. 3
IV.
V.
VI.
Meerjarenplanning Momenteel zijn er binnen de vereniging twee meerjarenplannen aanwezig. Te weten: Voetbalbeleidsplan VVMonnickendam 2009/2014 enFinancieel meerjarenplan t/m seizoen 2015/2016 Kunstgras Om diverse redenen zijn bij de aanleg van het kunstgras de bijkomende kosten (veldmeubilair en terras) hoger uitgevallen dan in de enkele buitengewone ledenvergadering aan de leden is voorgelegd. De oorzaken zijn divers. Om allerlei redenen is de aanschaf van het kunstgras en de verlichting fors hoger uitgevallen dan in de enkele buitengewone ledenvergadering aan de leden is voorgespiegeld. De oorzaken zijn divers. Financiën Het is een must voor het komend seizoen om de uitgaven af te stemmen op de inkomsten om niet in de rode cijfers te geraken!!
Al met al is de kascommissie van oordeel dat de boekhouding voldoende en overzichtelijk is uitgevoerd. Met dank aan Frank Oudhuis. Voorts zijn er in de administratie geen onregelmatigheden geconstateerd. De kascommissie stelt dan ook voor decharge te verlenen aan de penningmeester. Nico Lammers jr. geeft naar aanleiding van het verslag van de kascommissie aan dat met betrekking tot het kunstgras, meer specifiek de lichtmasten, het bestuur geconfronteerd werd met ruim € 3.000,-- extra uitgaven als gevolg van hogere BTWlasten. Dit omdat VVM na 1 oktober 2012 de factuur van de gemeente heeft ontvangen. Vanaf 1 oktober was de BTW van 6% naar 21% gegaan. Daarnaast vielen de kosten voor de noodzakelijke aanschaf van het veldmeubilair (doelen en dug outs) met ook ruim € 4.500,-- vrij hoog uit. De aanschaf van dat meubilair zat in de aanbesteding van alle kunstgrasvelden en moesten dus door de club worden afgenomen. Samenstelling kascommissie: De leden worden benoemd voor de duur van drie jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn aansluitend slechts éénmaal herbenoembaar. Bert Bakhuis aftredend 2014 Daniel van Eekelen aftredend 2014 Wim van Kerkoerle aftredend 2015 7. Bespreking van ingekomen voorstellen van leden, commissies, bestuur zoals o.a. voorstel leden van verdiensten, royement etc. Er zijn geen ingekomen voorstellen van leden en geen voorstellen voor royement. 8. Bespreking begroting voor het seizoen 2013-2014 Overige inkomsten De grote club - actie levert minder op dan voorgaande jaren. Kantine Deze opbrengsten zijn bewust lager begroot in verband met het nieuwe beleid van de gemeente. Dit beleid houdt in dat de kantine 1 uur na de laatste wedstrijd dicht moet. VVM is nog met de gemeente in gesprek hierover. Sponsors In deze economisch slechte tijd zijn de inkomsten uit sponsoring voorzichtig begroot. Onderhoud De kosten voor onderhoud voor dit lopend seizoen zijn begroot op € 3.000,-- omdat het afgelopen seizoen al veel aan het onderhoud is gedaan. De achterkant van de kantine moeten de dakgoten ook vernieuwd worden, maar dat is met 1 jaar uitgesteld. 4
In de zomer van 2014 zullen de dakgoten aan de achterkant van de kantine vervangen worden. De penningmeester geeft aan dat er een negatieve begroting is van € 3.1.94,--. Hij verwacht dat op langere termijn het tekort op de begroting wordt ingelopen. Daarnaast wordt er eind dit jaar nog een teruggaaf van de ecotaks van € 3.000,-verwacht. Deze opbrengsten zijn nog niet in deze begroting verwerkt. Bert Bakhuis vraagt of VVM nog een bijdrage aan de gemeente moet betalen voor het afsluiten van het sportpark. Nico Lammers jr. zegt dat er geen eigen bijdrage van VVM aan de gemeente voor het afsluiten van het sportpark betaald hoeft te worden. De begroting 2013.-2014 wordt vastgesteld. 9. Verkiezing kascontrolecommissie De kascontrolecommissie blijft ongewijzigd en bestaat uit: Bert Bakhuis, Daan van Eekeren en Wim van Kerkoerle. 10.
Verkiezingen bestuursleden De aanwezige leden stemmen in met het voorstel om Michelle Oudhuis te benoemen tot secretaris van VVM. Jan Schilder, Ramon Out en Cees Lust hebben zich herkiesbaar gesteld en worden ook door de aanwezige leden herkozen als bestuursleden van VVM.
Het bestuur ziet er nu als volgt uit: Voorzitter de heer Nico Lammers jr. Secretaris mevrouw Michelle Oudhuis Penningmeester de heer Jan Schilder Coördinatie sponsoren de heer Cees Lust Coördinatie onderhoud de heer Jan Slaats VZ Technische Jeugdcie de heer Rob Scheper Coördinatie B voetbal de heer Ramon Out
(aftredend 2014) (aftredend 2015) (aftredend 2016) (aftredend 2016) (aftredend 2014) (aftredend 2015) (aftredend 2016)
11. Rondvraag Rob Schiedon stelt de volgende vragen: Het voetbalbeleidsplan loopt in 2014 af. Gaat het bestuur dit plan evalueren? Nico Lammers jr. geeft aan dat het bestuur dit plan komend voorjaar wil evalueren. Daarna wordt er een nieuw beleidsplan opgesteld en in de ledenvergadering besproken om zo een zo groot mogelijk draagvlak voor het voetbalbeleidsplan 2014 e.v. te krijgen. Wordt het kunstgrasveld nog verhuurd om zo meer inkomsten voor VVM te genereren? Nico Lammers jr. zegt dat het afgelopen seizoen het kunstgrasveld 1 keer is verhuurd aan de jongerenwerker, de heer Jerome den Enting. Hij organiseerde een voetbaltoernooi voor de brugklassers van diverse middelbare scholen. Is het niet verstandig om van de jeugdtrainers/jeugdleiders een verklaring omtrent gedrag te vragen. Bij grotere voetbalverenigingen is deze verklaring omtrent gedrag verplicht. Als je voor 1 januari 2014 in 1 keer collectief voor alle jeugdtrainers/jeugdleiders deze verklaring omtrent gedrag bij de gemeente aanvraagt het nog gratis. Wat is het standpunt van het bestuur hierin? Nico Lammers jr. geeft aan dat dit onderwerp in het bestuur besproken zal worden. 5
Rob Knemeijer stelt de volgende vragen: In artikel 2 van het huishoudelijk reglement staat dat de vereniging standaardtenues(groen/wit) heeft. De zondag 2 heeft andere tenues en deze zijn niet bij VIJF gekocht.Nico Lammers jr. geeft aan dat de zondag 2 wel een Hummel tenue heeft, maar dat men niet wist dat deze tenues bij VIJF gekocht moesten worden. Wat het bestuur betreft gebeurt het niet meer dat een elftal in een ander tenue speelt dan het standaard tenue. Als de zaterdag 1 thuis speelt dan mag er geen drank in glaswerk geschonken worden. Waarom worden er wel flesjes bier aan bepaalde personen verkocht? Nico Lammers jr. geeft aan dat alle dranken in plastic bekers geschonken moeten worden en dat er geen uitzonderingen gemaakt mogen worden.
12. Sluiting In juli 2013 heeft het bestuur een bijeenkomst georganiseerd waarbij zo'n 15 - 20 sponsoren waren uitgenodigd. Het doel is om de sponsorinkomsten te vergroten en in te zetten op specifieke doelen, o.a. aanstellen van nog meer gediplomeerde jeugdtrainers, organiseren van voetbal gerelateerde activiteiten, acties t.b.v. renovatie, etc. Er is afgesproken dat er 3 werkgroepen aan de slag gaan: Presentatie Werkgroep: De werkgroep maakt een opzet voor een presentatiegids/prospectus waarmee de acquisitie van potentiële sponsors een boost kan krijgen. Voorts worden er acties ondernomen om het clubblad en de website te vernieuwen. Actie Werkgroep: Zij willen een actie organiseren om renovatie van de kleedkamers mogelijk te maken. Potentiële Sponsors Werkgroep: Zij onderzoeken welke potentiële sponsors en bestaande sponsors de club kunnen helpen met het genereren van meer geld. De voorzitter iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en sluit de vergadering.
6
