Dinsdag 2 juli 2013
Te Laat: Afwezig (verwittigd): Charlotte, Brecht, Gilles, Arnout Afwezig niet verwittigd: Augustijn, Timothy GSM:
1) Datum volgende AV Volgende AV: woensdag 18 - donderdag 19 september 2013
2) Mededeling van de voorzitter -
VTK-Blauw en VTK-Groen werden tijdens de examens niet zo goed opgeruimd. Nogmaals de oproep om je eigen rommel op te ruimen en je afval in de vuilnisbak te deponeren. De accommodatie van de verblijfplaats van de VTK-driedaagse moet morgen met zijn allen opgeruimd worden.
3) Regels en afspraken 4) Voorbije activiteiten o
Close the books - De begroting van CTB is in orde. Er is namelijk een kleine overschot. - De muziek was echter niet al te denderend. Als de muziek beter was geweest dan zou er waarschijnlijk meer gedanst worden. - Locatie: Wat betreft de locatie (Tijuana) wordt er opgemerkt dat de trap naar beneden redelijk gevaarlijk is. In het vervolg zou het ook beter zijn om vooraf een vast bedrag voor het personeel voor vestiaire en WC te betalen. Zo moeten de leden niet telkens betalen. - Wiki: In het algemeen wordt er voorgesteld om een pagina op de wiki te maken van alle zalen die we huren. Zo zouden we die beter met elkaar kunnen vergelijken. Ook dient er een verslag gemaakt te worden over Close the Books. Er werd namelijk nog nooit een verslag geschreven. Michiel zou dit in orde brengen. Dit zou vanaf nu elk jaar moeten gedaan worden.
o
VTK-driedaagse - De sfeer was gedurende het ganse weekend goed. - Verblijf in de Blaarmeersen: Het slapen in tenten vormt niet echt een probleem. Indien de VTK-driedaagse volgend jaar opnieuw hier doorgaat kunnen de veldbedden van BEST eventueel geleend worden. Deze zouden handig zijn als het weer tegenvalt. Het beperkt aantal douches is wel een probleem. Eventueel kan een douchewagen gehuurd worden. - Begroting: Wat betreft de begroting vallen de VTK-driedaagse, lintenoverdracht en praesidiumetentje onder één bedrag. Er wordt voorgesteld om dit budget te splitsen. Dit voorstel wordt gestemd en goedgekeurd. - Shiftenlijst: De shiftenlijst zou beter verdeeld moeten worden in het vervolg. Ook de shiften zelf zouden concreter moeten opgedeeld worden. De shiftenlijst was ook niet volledig gevuld maar dit is misschien eerder te wijten aan het feit dat ze later werd opengezet dan normaal. Er wordt ook opgemerkt dat er meer shiften voor de voorbereiding moeten voorzien worden in het vervolg. Er wordt ook voorgesteld om te vragen aan de leden om zelf hun eigen bord af te wassen. Dit is een goed idee maar dit moet dan wel vanaf de eerste dag gevraagd worden. - Er wordt opgemerkt dat de mail met de praktische informatie voor de VTK-driedaagse best eerder wordt verstuurd.
5) Komende activiteiten o
Bach Launch - Vervoer: Er moet een oplossing gevonden worden voor het vervoer van het station te Ieper naar de verblijfplaats. Te voet is het namelijk te ver. Er is wel een lijnbus die aansluit op de aankomst van de trein van Gent naar Ieper. Het is de bedoeling dat de meeste eerstejaars deze bus nemen. Daarom zou het niet slecht zijn om ook op de site te vermelden wanneer deze bus vertrekt en welke trein ze daarvoor moeten nemen. Er wordt voorgesteld om eventueel een belbus te bellen voor de mensen die de lijnbus missen. Er wordt echter opgemerkt dat een belbus enkel kan gevraagd worden als er in twee uur geen andere bus rijdt. Dit moet eens opgezocht worden. De bus moet niet betaald worden door de eerstejaars. Men kan wel eventueel laten aanvinken op de site bij het inschrijven of ze een buzzypas hebben of niet. - Themafeestje: Interne stelt voor om eens een ander thema nemen dan een ‘foutfeestje’. Een alternatief zou zijn een ‘rubik ’s cube party’. Het concept hiervan is dat iedereen aankomt met de verschillende kleuren van de rubik’s cube. Op het einde van de avond moet iedereen in één kleur zijn. Dit concept heeft als voordeel dat de leden elkaar beter leren kennen tijdens het uitwisselen van de verschillende kledingsstukken.
o
Openingsfuif - Special act: Er werd reeds naar verschillende artiesten (Peter Van de Veire,…) gemaild maar deze waren vaak over budget. Er wordt voorgesteld om een imitator-act, bijvoorbeeld van Michael Jackson, te laten komen. Er zou dan op de affiche ‘special act: Michael Jackson’ komen. Als dit een goede
band is, zou deze er wel de sfeer kunnen in brengen. Om er zeker van te zijn dat de band goed is, zou Feest eventueel vooraf een optreden kunnen bijwonen van de band. De vraag komt echter of dergelijke band wel voldoende volk trekt. Sommige zijn van mening dat er een ‘grote naam’ op de affiche moet staan om volk te lokken. Een ander idee is om een lid van een bekende band, bijvoorbeeld de drummer van Netsky, te vragen om dan de naam van de band op de affiche te kunnen zetten. Nog een ander voorstel is om happy hour (pinten aan de helft van de prijs) te houden om volk te lokken. Sommige zijn van mening dat dit eerder mariginaal is en niet echt effectief zou zijn. Eventueel kan een imitator-act gecombineerd worden met happy hour. o
Sport-kick off (eerste donderdag van academiejaar) - Suggesties voor één of andere activiteit mogen doorgestuurd worden naar Sport. - Sowieso gaat de Sport-kick off ook dit jaar door op de parking voor de Plateau. Daar passeren immers de meeste studenten. - Er wordt eraan herinnerd dat het gebruik van de parking op tijd moet aangevraagd worden aan stad Gent.
o
Recruitment-kick off (tweede week van academiejaar)
o
Infomoment IAESTE (eerste of tweede week van academiejaar)
6)Algemeen o
Wat met de strips in bovenrood? - Bovenrood is altijd een vuilnisbelt. De vraag is wat we hieraan kunnen doen. Als bovenrood er netter zou uitzien, zouden de studenten misschien meer de neiging hebben om het proper te houden. Zo wordt er voorgesteld om bovenrood te herschilderen, een nieuwe hoes rond de kussens van de zetels te doen en een ander laminaat op de vloer te leggen. - Een andere vraag is of de strips wel gelezen worden. Er nemen ook mensen strips mee naar huis. Toch wordt er besloten om de strips daar te laten staan. Deze kunnen eventueel gesorteerd worden door de schachten volgend jaar. Er zouden ook nieuwe rekken moeten komen om de strips in te plaatsen. - Er wordt voorgesteld om het lokaal een andere bestemming te geven. Het lokaal is echter te klein om iets ander mee te doen.
o
Facebook versus Q&A - De Q&A op de VTK-site wordt weinig gebruikt. Dit is waarschijnlijk enerzijds te wijten aan het bestaan van Facebook en anderzijds aan het feit dat de Q&A op dit moment niet echt praktisch is. Er wordt voorgesteld om een volledige nieuwe Q&A te maken die beter geïntegreerd is in de website. Deze zou efficiënter zijn dan de Q&A die we nu hebben. Er zou ook een Facebook-app komen om dit te integreren met Facebook. - Het praesidium moet dan zelf wel het goede voorbeeld geven om deze app te gebruiken.
-
o
Algemene opmerking Wiki: VOP en Ingenieursproject II zou moeten onderverdeeld worden per richting (bouwkunde, werktuigkunde, …).
ISIC-kaarten - Algemeen: Deze kaarten zijn duurder dan onze lidkaarten. Voor een kaart zou er 3,15 euro moeten betaald worden waarvan er sowieso 0,5 euro van de verzekering voor het FK inzit. De eerste dagen zouden er twee printers die 150 kaarten per uur kunnen printen. Op de achterkant van deze kaart kunnen we nog steeds kiezen wat er op komt. - Voordeel: Voordeel van een ISIC-kaart is dat deze internationaal kan gebruikt worden. In het buitenland worden de huidige studentenkaarten soms moeilijk aanvaard. Het systeem van scannen zou daarmee ook verbeterd worden. Zo kan bijvoorbeeld het al dan niet gedoopt zijn ook ingegeven worden in de database zodat gedoopten gemakkelijk twee bonnetjes kunnen krijgen bij elke goliarde. - Nadeel: Probleem is wel dat er per kaart ook een guidogids moet aangekocht worden. Eventueel kan er wel onderhandeld worden om een kleiner aantal guidogidsen te kopen. Een ander nadeel is dat ISIC zo gemakkelijk aan de ugent-emailadressen van onze leden geraakt. Maar eigenlijk wordt er nu ook een ledenlijst doorgegeven aan het FK. - Er wordt besloten om nog niet samen te werken met ISIC. -
-
-
-
Ander voorstel: Er wordt beslist om een eigen harde kaart te maken die voor meerdere jaren gebruikt wordt. De leden zouden zo online via de site kunnen betalen. Hiervoor is een harde kaart nodig omdat de leden anders zouden kunnen foefelen met de barcodes. De lidkaart zou dan voor vijf of drie jaar geldig zijn. Voorlopig wordt er geopteerd voor drie jaar. Het probleem is echter dat de barcodes maar een jaar geldig zijn. Een oplossing zou kunnen zijn om met barcodes te werken die bijvoorbeeld drie jaar geldig zijn. De barcode zou dan elk jaar moeten geactiveerd worden. De kaarten kunnen eventueel tijdens de drie jaar geüpdatet worden door er een sticker op te plakken. Een alternatief voor het systeem met stickers is om de scannen met een database. Dan zou er wel telkens moeten gescand worden. Maar zo hebben we ook meer informatie over welke leden naar welke activiteiten komen. Om het scannen vlotter te laten verlopen kunnen vaste scanners aangeschaft worden. Op de cursusverkoop kan dan bijvoorbeeld één persoon voortdurend scannen terwijl de andere de boeken halen en afrekenen. De printer kan eventueel geleased worden. Omdat de printer dan gemakkelijk kan hersteld worden wordt hiervoor geopteerd. Nu luidt de vraag of het haalbaar is om een andere kaart en een ander betaalsysteem in te voeren tegen volgend academiejaar. Eventueel kan Web & ICT hieraan prioriteit geven. Dit moet ook nog gestemd en goedgekeurd worden. Hiervoor moet echter wel geweten zijn wat het kost om een printer te leasen. Omdat dit dringend is wordt er besloten om over deze topic online te stemmen.
7) Varia -
-
-
-
Tweedehandsboekensysteem op de site. Mensen die een boek willen verkopen kunnen dat boek aanvinken op een lijst op de site. De mensen die boeken nodig hebben kunnen hun boeken ook aanvinken. Een ander idee is om op de site een forum te maken waar mensen kunnen zetten welk boek ze willen verkopen. Er wordt voorgesteld om een boekenverkoop te houden. Maar de vraag komt hoeveel succes een dergelijke verkoop zou hebben. Daarom is het misschien beter om eerst te kijken op de Q&A hoeveel vraag er hiernaar is. Sommigen zijn echter van mening dat dit niet tot de taken van een studentenvereniging behoort. Zo wordt er besloten om dit voorlopig niet te doen. Beide camera’s zijn momenteel stuk. Er moet gekeken worden hoeveel het herstellen van de camera kost. Indien nodig kan een nieuwe camera aangekocht worden. Er werd een reservesleutel voor de kar aangekocht. Deze sleutel zou echter in de muurkluis bewaard worden zodat deze enkel in geval van nood uitgehaald wordt. Er wordt gevraagd om een andere borstel om affiches te plakken. Er werd echter onlangs een nieuwe borstel aangekocht. Er wordt opgemerkt dat er beter eens een deftige borstel zou worden aangekocht. Maar aangezien er door verschillende mensen geplakt wordt en de borstel na het plakken niet deftig wordt weggezet is het beter om regelmatig een goedkopere borstel te kopen. Onkostennota’s mogen nog niet ingeboekt worden deze vakantie. Je stuurt best vooraf een mailtje naar Penning. Reminder om google-doc met rekeningnummers aan te vullen. Oproep om mails aandachtiger te lezen. Reminder om geen zatte foto’s van de leden op Facebook te plaatsen. Eén foto met een link naar de site mag wel. Nieuw systeem om puntjes van de vergadering door te mailen. Bij agendapunten waarbij je denkt dat enige achtergrondinformatie nuttig kan zijn, stuur je deze door naar het ganse praesidium. Zo weet iedereen onmiddellijk waarover het gaat tijdens de vergadering. De sleutels van de het oude praesidium moeten doorgegeven worden aan de nieuw leden. Er zal hiervoor een envelop in de kluis geplaatst worden. Diegene die nog geen sleutel hebben kunnen hieruit één nemen en een mailtje sturen naar Secretaris. Momenteel werden al drie sleutels teruggeven. Er wordt één gegeven aan Cursus en één aan Interne. De derde sleutel is voor Emmelie.
