Digitale duurzaamheid 101
Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet.
Wie zijn wij?
Vader van Amber (5) en Stijn (3) Getrouwd met Pamela O.a.Vader.man.vriend.eigenzinnig. dichter.Gouda.zelfstandig consultant.reclametekstschrijver. strategiedenker. Social Media junk conceptontwikkelaar.
Moeder van Tom (13) en Sofie (11) Getrouwd met AJ O.a. moeder.vrouw.vriendin.waterpoloscheidsrechter.informatieadviseur. Dronten.eigenwijs.oud-HMDI.KB. master business information. moestuin.trainer.reizer.duiken
Wat is digitale duurzaamheid?
Wat digitale duurzaamheid NIET is: • • • •
“Servers die draaien op groene stroom” Hetzelfde als digitalisering Het maken van back-ups of het regelen van online data-opslag Het probleem van iemand anders...
Wat is digitale duurzaamheid? Wat digitale duurzaamheid WEL is: Digitale duurzaamheid is niet één groot probleem. Het is een probleem bestaande uit heel veel kleine probleempjes. & Actief beheer & management (acties) om informatie “eeuwig” in goede, geordende en toegankelijk staat te houden Met andere woorden... Hard werken dus.
Wat is digitale duurzaamheid?
Wat is het probleem? We werken in toenemende mate digitaal. De hele wereld is bijna gevirtualiseerd en digitaal. Er wordt steeds meer vanaf de wieg (digital born) geproduceerd Er wordt steeds meer analoog materiaal gedigitaliseerd Is dat goed nieuws? Ja want… • • •
Betere toegankelijkheid: geen fysieke belemmering, meerdere personen tegelijk, permanente toegankelijkheid? Betere vindbaarheid en doorzoekbaarheid – zoektermen, search engines Opslag en bewaring: kleinere ruimtes nodig
Maar de wereld zit nog steeds vol gevaren: • Digitaal zwart gat • afhankelijk van technologie • die verandert en dus constante inspanning eist. Elektriciteit...
We hebben geen probleem want…. Kijk uit met wat je op internet zet, want het gaat er nooit meer vanaf. Opvallende zaken, calamiteiten en stommiteiten blijven ronddwalen. Van ieder bestand zwerven in een gemiddelde organisatie zoveel kopieen rond dat een belangrijk document altijd wel weer terug te vinden is. Softwareleveranciers leveren onder druk van hun klanten altijd backwardscompatible software. Je kunt dus altijd oudere versies teruglezen. Zodra een softwareleverancier failliet gaat komt onder de ESCROW regeling de broncode vrij en is het programma terug te halen. Er is zoveel opslagruimte voorhanden dat het niet meer nodig is om documenten digitaal te vernietigen. Deze zullen dus voor eeuwig in cyberspace sluimeren. Door de ontwikkelingen op het gebied van Big Data krijgt data en informatie nieuwe waarde. Informatie is Goud waard en dus de moeite waard om te bewaren. Door dit besef zullen grote organisaties beter omgaan met hun digitale materiaal.
Wat is het probleem?
Domesday-book
We hebben geen probleem want….
Organisatie
Registreren Digitaliseren
•metadata •geldende wet- en regelgevingdigital born/gescand bestandsformaten •risk management authenticiteit
Bewaren
records management opslagmedia conversie / emulatie bewaarcondities e-depots
Bewaren
Opslagmedia
Bewaren
In den beginne
Bewaren
De papieren standaard
Bewaren
De papieren standaard 2.0
Bewaren
Dezelfde taal, op een andere drager
Bewaren
Of
Bewaren
en over een paar jaar?
Registreren
Geldende wet- en regelgeving
Functioneel
Registreren
Art. 17 – Context en authenticiteit De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
Art. 22 – Functionele eisen De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen worden vastgelegd van: a.de inhoud, structuur en verschijningsvorm, bedoeld in artikel 17, onderdeel a;
21
Technisch
Registreren
Art. 17 – Context en authenticiteit De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
e.de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.
Art. 20 – Toegankelijke staat De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn b.leesbaar of waarneembaar te maken is.
22
Conversie, migratie
Registreren
Art. 25 – Conversie, migratie & emulatie e. Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
f. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. g. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op […]
23
Bewaren
Digitaal archiveren (e-depot)
Bewaren
Wat is een e-depot? Een repositorium om digitaal materiaal op te slaan. Spullen die in Depots staan worden vergeten…
Bewaren
Is er behoefte aan een e-depot? Ja.
Bewaren
Kan ik er zelf 1 bouwen? Ja. en dat kost nog niet eens zo veel, maar dan?
Bewaren
Nog een uitdaging Bedrijfsvoering versus Erfgoed. Adviestaken De wet hindert.
Bewaren
Wat kunnen we doen? Bij elkaar kruipen en schaalvergroten. Copy-pasten van een goed depot De markt inschakelen.
Bewaren
Maar wat houdt een digitaal duurzaam edepot nu eigenlijk in?
Bestaande e-depots
e-depots in oprichting e-depots in de pijplijn
LOCKSS
“…let us save what remains not by vaults and locks which fence them from the public eye and use in consigning them to the waste of time, but by such a multiplication of copies, as shall place them beyond the reach of accident.” -Thomas Jefferson, Feb. 18, 1791
Bewaren
Nationaal Archief / Koninklijke Bibliotheek • Veel R&D, bv. – Bouw van eigen e-Depot – Bouwen van een emulator: Diascuro – Broncodes, onderzoek geschikte bestandsformaten – Webarchivering
• Archief 2020
Bewaren
Archief 2020
Bewaren
Archief 2020
Bewaren
Innovatieagenda met vijf lijnen: • digitale duurzaamheid • openbaarheid en selectie • toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland • documenteren van de samenleving • kwaliteitszorg en bestelversterking
Bewaren
Planets - toolbox
Bewaren
Gemeentelijk e-depot Rotterdam
Bewaren
OAIS
Bewaren
ED3 ~ OAIS (ISO 14721) ARCHIEFRUIMTE RMA
DA
Digitaal Archiefstuk
Bewaren
ARCHIEFBEWAARPLAATS E-DEPOT
ADA
ODA
BDA
Aangeboden
Overgedragen
Beschikbaar
Digitaal Archiefstuk
Digitaal Archiefstuk
Digitaal Archiefstuk
DUURZAAM
ACTUEEL
FORMAAT
FORMAAT
40
Bewaren
Organisatie! Bewustzijn van het probleem Goede definiëring van rollen Gepaste infrastructuur Diensten en instrumenten Structurele financiering Goede afspraken over selectie Kennis en expertise
Bij veel organisaties…
Organisatie
…Ligt de nadruk op ‘documenten’, maar hoe bewaren we databases, films, geluid, websites?
Belangrijk: afspraken en beleid
Organisatie
• Iedere instelling zijn eigen maatregelen om digitaal duurzaam op te slaan? • Alle digitale informatie naar een paar grote instellingen sturen om te bewaren? • Bits en bytes elders opslaan maar zelf regiefunctie houden over selectie en toegang? • Centrale instellingen die duurzaamheidsdiensten op afstand bieden? • Wat is het kennis en expertisecentrum in Nederland?
Samenvattend…
Wat hebben we nodig?
Zowel techniek als organisatie
TECHNIEK
Wat hebben we nodig?
preservation software format registries
metadata TECHNIEK
duurzame bestandsformaten
opslagmedia
technisch betrouwbare digitale archieven emulatie
migratie research & development
Wat hebben we nodig?
beleid, regels en procedures formuleren en uitvoeren budget en aandacht vrijmaken
ORGANISATIE
medewerkers opleiden en instrueren
(technische) hulpmiddelen aanschaffen en implementeren
Een blik op de toekomst We hebben (nog) geen antwoord op technologieprobleem Waakzaamheid: constant vooruit kijken. Eindeloos proces en de situatie zal alleen maar erger worden. Je moet er zorg voor dragen, of het zal uiteindelijk verloren gaan.
Even een korte samenvatting Digitale duurzaamheid is niet één probleem, het zijn heel veel kleintjes. De techniek is niet aan zet, de ORGANISATIE is aan zet. De techniek helpt alleen maar. Standaarden, normen en kaders kunnen helpen, maar zijn niet de oplossing. Gebruik je gezonde verstand. Doe in ieder geval IETS.
Uw vragen Gelukkig is er altijd ruimte voor discussie en vragen.
