Dienstbeschrijving Managed Voice

Dienstbeschrijving Managed Voice

Auteur:

Marketing

Datum:

15-09-2014

Versie:

2.0

Aantal bladen: 39 Nummer:

1004

2|Pagina

Inhoud 1.

2.

3.

4.

Inleiding....................................................................................................................................................................................6 1.1

Introductie ....................................................................................................................................................................6

1.2

Positionering dienst .................................................................................................................................................6

Overzicht dienst ....................................................................................................................................................................7 2.1

High Level overzicht dienst ...................................................................................................................................7

2.2

Onderdelen dienst ....................................................................................................................................................7

2.3

Managed UC ................................................................................................................................................................8

2.4

Toestellen .....................................................................................................................................................................9

2.4.1

Vaste telefoontoestellen ...............................................................................................................................9

2.4.2

Mobiele telefoontoestellen .........................................................................................................................9

2.4.3

PC Softphones ..................................................................................................................................................9

2.4.4

Mobiele Softphones .......................................................................................................................................9

2.4.5

Managed UC webphone ............................................................................................................................ 10

Add-ons ................................................................................................................................................................................. 11 3.1

Managed Voice Unlimited .................................................................................................................................. 11

3.2

Managed UC Advanced........................................................................................................................................ 11

3.3

Managed UC Call manager ................................................................................................................................. 11

Functionele eigenschappen .......................................................................................................................................... 13 4.1

Extensie functies ..................................................................................................................................................... 13

4.1.1

Gebruikersextensie ...................................................................................................................................... 13

4.1.2

Groepsextensie .............................................................................................................................................. 14

4.1.3

Voicemailextensie ........................................................................................................................................ 15

4.1.4

AutoAnswer-extensie .................................................................................................................................. 15

4.1.5

Extensiekiezer-extensie .............................................................................................................................. 15

4.1.6

LBR-extensie ................................................................................................................................................... 15

4.1.7

TBR-extensie ................................................................................................................................................... 16

4.1.8

Authenticatie-extensie ............................................................................................................................... 16

4.1.9

Call limit-extensie ......................................................................................................................................... 16

4.1.10

Forward-extensie .......................................................................................................................................... 16

4.1.11

Systeem-extensie.......................................................................................................................................... 16

Dienstbeschrijving Managed Voice 1004

15-09-2014

3|Pagina

4.1.12

IVR-extensie .................................................................................................................................................... 16

4.1.13

Wachtrij-extensie .......................................................................................................................................... 17

4.1.14

Twinning .......................................................................................................................................................... 18

4.1.15

Doorverbinden .............................................................................................................................................. 18

4.2

Nummerplanfuncties ............................................................................................................................................ 18

4.2.1

Nummerplan aanmaken ............................................................................................................................ 18

4.2.2

Schakelen tussen nummerplannen ....................................................................................................... 18

4.2.3

Tijdsconfiguratie ........................................................................................................................................... 19

4.2.4

Nummerplannen koppelen ...................................................................................................................... 19

4.2.5

Music on hold ................................................................................................................................................ 19

4.2.6

Geluidsopnames ........................................................................................................................................... 19

4.3

Nummers ................................................................................................................................................................... 20

4.3.1

Extensienummers ......................................................................................................................................... 20

4.3.2

Geografische nummers .............................................................................................................................. 20

4.3.3

Non-geografische nummers .................................................................................................................... 20

4.3.4

Bedrijfsnummers ........................................................................................................................................... 20

4.3.5

Servicenummers ........................................................................................................................................... 21

4.3.6

Internationale nummers ............................................................................................................................ 21

4.3.7

Mobiele nummers ........................................................................................................................................ 21

4.4

Terminatie.................................................................................................................................................................. 21

4.4.1

Afzendernummers (meerdere) ................................................................................................................ 21

4.4.2

GSM-routering ............................................................................................................................................... 21

4.4.3

112 Netnummergebied ............................................................................................................................. 22

4.5

Functies toestel ....................................................................................................................................................... 22

4.5.1

Webshop .......................................................................................................................................................... 22

4.5.2

Autoprovisioning .......................................................................................................................................... 23

4.5.3

Hotdesking ...................................................................................................................................................... 23

4.5.4

Expansieconsole (BLF)................................................................................................................................. 24

4.5.5

Wachtrijstatus ................................................................................................................................................ 25

4.6 4.6.1

Callcenterfuncties ................................................................................................................................................... 25 Meeluisteren ................................................................................................................................................... 25


15-09-2014

4|Pagina

5.

4.6.2

Call pickup ....................................................................................................................................................... 25

4.6.3

Gespreksopname .......................................................................................................................................... 26

4.6.4

Statistieken...................................................................................................................................................... 26

4.7

Wachtrij statistieken: wachttijden .................................................................................................................... 27

4.8

Click-to-dial & Select-to-dial ............................................................................................................................ 28

Technische eigenschappen ............................................................................................................................................ 29 5.1 5.1.1

EWAN-bandbreedte .................................................................................................................................... 29

5.1.2

Bereikbare adressen .................................................................................................................................... 29

5.1.3

Failover ............................................................................................................................................................. 30

5.1.4

QoS .................................................................................................................................................................... 30

5.2

DHCP ................................................................................................................................................................. 31

5.2.2

NAT .................................................................................................................................................................... 31

5.2.3

Firewall .............................................................................................................................................................. 31 Lokaal netwerk ......................................................................................................................................................... 31

5.3.1

Ethernet switches.......................................................................................................................................... 32

5.3.2

Bekabeling....................................................................................................................................................... 32

5.4

7.

Routereigenschappen ........................................................................................................................................... 30

5.2.1

5.3

6.

EWAN-eigenschappen ......................................................................................................................................... 29

Codecs ........................................................................................................................................................................ 32

5.4.1

G711 .................................................................................................................................................................. 32

5.4.2

G729 .................................................................................................................................................................. 32

5.4.3

G722 HD Voice .............................................................................................................................................. 32

5.4.4

H264 Video ..................................................................................................................................................... 32

Operationeel ........................................................................................................................................................................ 33 6.1

Real-time bestelinterface via Operator.......................................................................................................... 33

6.2

Nummers bestellen ............................................................................................................................................... 33

6.3

Real-time configuratie online ............................................................................................................................ 33

6.4

Support ....................................................................................................................................................................... 33

Billing ...................................................................................................................................................................................... 34 7.1

Automatische billing ............................................................................................................................................. 34

7.2

CDR’s ........................................................................................................................................................................... 34


15-09-2014

5|Pagina

Bijlage: ‘Fair Use Policy’ Managed Voice Unlimited ...................................................................................................... 35


15-09-2014

6|Pagina

1. Inleiding 1.1 Introductie Managed Voice van IP One is de hosted telefoniedienst van IP One inclusief volwaardige webbased Unified Communication suite. U neemt een telefooncentrale dienst af vanuit de IP One Cloud. Hierdoor is de aanleg, inclusief het onderhoud, van een centrale op locatie niet meer noodzakelijk. Met Managed Voice bepaalt u tot in detail de bereikbaarheid van uw organisatie en medewerkers. Alles is eenvoudig online te bestellen en te configureren wat u zelf aan het roer van uw telefooncentrale stelt. U betaalt een vast bedrag per medewerker per maand zonder hoge éénmalige investeringen, waarmee de volledige functionaliteit van Managed Voice tot uw beschikking komt. Wanneer u wilt uitbreiden, dan weet u van tevoren waar u aan toe bent: u betaalt simpelweg hetzelfde bedrag per extra medewerker per maand bij. Managed Voice is een volwassen telefooncentraledienst welke sinds 2005 in productie is bij IP One. Inmiddels is de oplossing ongeëvenaard wanneer het gaat om betrouwbaarheid, flexibiliteit en het aantal innovatieve functies wat ondersteund wordt. 1.2 Positionering dienst Managed Voice is in principe een ‘standalone dienst’ welke zonder verdere nevendiensten van IP One te gebruiken is. Desalniettemin wordt het aangeraden Managed Voice af te nemen in combinatie met ofwel de EWAN access diensten van IP One, ofwel Managed Mobile. Wanneer u Managed Voice wilt gebruiken vanaf een regulier vast toestel, dan is het ten strengste aan te raden deze te gebruiken in combinatie met een IP One EWAN-lijn. Door gebruik te maken van een EWAN-lijn kan IP One de kwaliteit van de gehele oplossing garanderen en u het snelst van dienst zijn in geval van vragen of problemen. Voor meer informatie kunt u de EWAN-Dienstbeschrijving raadplegen. Wilt u Managed Voice liever gebruiken vanaf uw mobiele toestel? Dit is mogelijk wanneer u de dienst Managed Mobile van IP One afneemt. Hiermee wordt het mogelijk om met élk mobiel toestel, zonder speciale software op uw mobiele toestel, volledig gebruik te maken van alle Managed Voice faciliteiten. U bent met Managed Mobile volledig geïntegreerd met uw eigen bedrijfscentrale vanaf uw mobiele telefoon. Voor meer informatie over Managed Mobile kunt u de Dienstbeschrijving Managed Mobile raadplegen. Managed Voice is een dienst waarbij u betaalt per gebruiker per maand. Managed Voice kent slechts één variant waarbij vrijwel alle functies zijn inbegrepen. Zaken waarvoor los dient te worden betaald zijn:    

Telefoonnummers. Toestellen. Gesprekskosten. Gespreksopnames.


15-09-2014

7|Pagina

2. Overzicht dienst 2.1 High Level overzicht dienst Managed Voice is een virtuele telefooncentrale (PBX) dienst welke draait vanuit de cloud van IP One. De dienst draait in verschillende datacentra waardoor u niet afhankelijk bent van één enkele locatie of centrale. Op deze wijze wordt een betrouwbaarheid en schaalbaarheid gerealiseerd welke vele malen hoger ligt dan wanneer gekozen wordt voor een oplossing welke bij de klant op locatie draait.

Figuur 1: Technische opbouw Managed Voice dienst.

2.2 Onderdelen dienst De Managed Voice dienst bestaat in hoofdlijnen uit een aantal kerncomponenten welke in het schema op de volgende pagina staan weergegeven. Te zien is dat de PBX-laag, welke bij Managed Voice is opgebouwd uit extensies, een centrale rol vervullen binnen de dienst. De extensies kunnen ingelogd zijn via een SIP-account of een Managed Mobile account. Voor elke Managed Voice-extensie kunt u een SIP-kanaal/account aanmaken via Operator. De extensies worden bereikbaar gemaakt via een nummerplan welke telefoonnummers aan extensies koppelt. Daarnaast kunnen de extensies naar buiten bellen waardoor gesprekskosten/minuten worden gegenereerd.


15-09-2014

8|Pagina

Figuur 2: Onderdelen Managed Voice dienst.

2.3 Managed UC Managed UC van IP One is dé geïntegreerde Unified Communications oplossing voor zakelijke gebruikers die altijd op de meest efficiënte manier willen communiceren en samenwerken, zonder afhankelijk te zijn van software en dure licenties. Managed UC werkt volledig vanuit de moderne webbrowser zonder dat installatie van software noodzakelijk is. Managed UC is in de basis geïntegreerd in de Managed Voice dienst van IP One. Neemt u Managed Voice af, dan kunt u ook gebruik maken van Managed UC Standard. Managed UC maakt voor de afhandeling van communicatie gebruik van de technische faciliteiten van Managed Voice en is hierdoor in staat om Managed Voice intelligentie beschikbaar te stellen vanuit Managed UC. Let op: Voor meer informatie over Managed UC van IP One verwijzen wij u naar de Dienstbeschrijving Managed UC en de Handleiding Managed UC.


15-09-2014

9|Pagina

2.4 Toestellen Er kan via verschillende devices gebruik gemaakt worden van Managed Voice, in hoofdlijnen zijn dit:     

Vaste telefoontoestellen. Mobiele telefoontoestellen. PC Softphones. Mobiele softphones. Managed UC webphone.

2.4.1 Vaste telefoontoestellen In principe kan met elk vast toestel welke VoIP middels het SIP (Session Initiation Protocol) ondersteunt gebruik gemaakt worden van Managed Voice. Het aantal beschikbare functies en de ondersteuning is echter maximaal wanneer via IP One een toestel van Aastra of Gigaset wordt aangeschaft. Deze toestellen zijn te vinden in de IP One Webshop. Zowel de Aastra als de Gigaset toestellen worden automatisch geconfigureerd wanneer u deze heeft besteld via de IP One webshop. Voor meer informatie hierover kunt u de Handleiding Autoprovisioning raadplegen. 2.4.2 Mobiele telefoontoestellen Wanneer u gebruik maakt van Managed Mobile van IP One dan kan u met elk mobiel telefoontoestel met een IP One simkaart gebruik maken van Managed Voice. Momenteel levert IP One nog geen mobiele telefoontoestellen. 2.4.3 PC Softphones Het is mogelijk gebruik te maken van Managed Voice zonder een fysiek telefoontoestel te gebruiken. Vanaf uw PC of Laptop is dit mogelijk via zogenaamde ‘Softphones’. Momenteel levert IP One geen eigen softphone applicatie, wel worden de volgende softphones aangeraden:   

X-Lite. Bria. 3CX.

Vanwege het grote aantal varianten van bovenstaande softphones is momenteel geen officiële ondersteuning op bovenstaande softphones mogelijk. 2.4.4 Mobiele Softphones Vanaf een mobiele device is het mogelijk een softphone applicatie, ook wel App genoemd, te gebruiken om te bellen via Managed Voice. U dient hiervoor voldoende datadekking te hebben, de gebruikerservaring is sterk afhankelijk van de kwaliteit van het beschikbare draadloze netwerk. IP One levert momenteel nog geen mobiele softphone, wel worden de volgende mobiele softphones ondersteund:  

Bria. 3CX.

Vanwege het grote aantal varianten van bovenstaande softphones is momenteel geen officiële ondersteuning op bovenstaande softphones mogelijk.


15-09-2014

10 | P a g i n a

2.4.5 Managed UC webphone Binnen Managed UC bevindt zich een volwaardige softphone applicatie, genaamd Messenger Webphone, waarmee u vanuit de webbrowser kunt bellen. U kunt direct bellen naar uw contacten binnen Managed UC en bellen naar overige telefoonnummers. De Messenger Webphone bevat de meest voorkomende functies die u gewend bent op uw vaste toestel, waardoor u de Webphone als standaard telefoontoestel kunt gebruiken. Het belverkeer wordt vanuit Webphone afgehandeld door het Managed Voice platform van IP One. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw collega’s vanuit Managed UC bellen op verkorte kiesnummers (extenties).


15-09-2014

11 | P a g i n a

3. Add-ons 3.1 Managed Voice Unlimited Managed Voice Unlimited is de add-on voor Managed Voice die het mogelijk maakt om onbeperkt te bellen (onder voorbehoud van ‘fair use’: zie bijlage) naar Nederlandse vaste en mobiele nummers, voor een vast laag bedrag per maand. Ideaal voor bedrijven die veel willen bellen, zonder verrassingen op de factuur. Managed Voice Unlimited wordt aangeboden als add-on naast Managed Voice, en moet verplicht worden afgenomen door alle Managed Voice gebruikers binnen een account. 3.2 Managed UC Advanced Om gebruik te kunnen maken van alle functies binnen Managed UC, inclusief de geavanceerde groepsfuncties en Netdrive, is Managed UC Advanced nodig. De groepsfuncties van Managed UC Advanced omvatten onder andere Ad-hoc Conferencing, Scheduled Conferencing, Teleconferencing, Topics en de Wall functie. Managed UC Advanced kan voor een vast bedrag per maand per gebruiker worden afgenomen. Zie voor meer informatie de dienstbeschrijving en handleiding van Managed UC. 3.3 Managed UC Call manager De unieke Call Managed Add-On verrijkt uw Managed UC platform met een volwaardige bedienpost voor uw gatekeeper, telefoniste, receptioniste of andersoortige beheerder van inkomende telefoongesprekken. De Call Managed biedt de mogelijkheid om in één oogopslag te zien welke gebruikers er zijn aangemeld binnen Managed Voice domein, welke gesprekken gevoerd worden en welke gesprekken er in een wachtrij staan. Het biedt tevens de mogelijkheid om gesprekken in een wachtrij te plaatsen, gesprekken te parkeren, door te schakelen en/of te wisselen. Zie voor meer informatie de dienstbeschrijving en handleiding van Managed UC.


15-09-2014

12 | P a g i n a

3.4 Contact Connect Advanced Contact Connect maakt het mogelijk uw Managed Voice bereikbaarheid te integreren met uw CRM- of ERP-pakket of contactendatabase (alleen in de Advanced versie) en biedt tevens de mogelijkheid om uitgaande gesprekken op te zetten door middel van click-to-dial en select-todial. Na het installeren van de lokale client op uw computer of laptop worden inkomende gesprekken herkend en, zodra het telefoonnummer van de beller in uw CRM-, ERPpakket of contactendatabase voorkomt, samen met de naam en bedrijfsnaam in een notificatie getoond. Door op de notificatie te klikken opent direct de juiste klantenkaart binnen uw CRM- of ERP-applicatie. Contact Connect wordt aangeboden in twee varianten, te weten Contact Connect en Contact Connect Advanced. De standaard versie van Contact Connect is standaard onderdeel van Managed Voice en is voor Managed Voice gebruikers direct te gebruiken nadat de Contact Connect Client is gedownload en geïnstalleerd. Contact Connect Advanced wordt aangeboden als add-on op Managed Voice van IP One en is alleen in combinatie met Managed Voice van IP One te gebruiken. Voor meer informatie over Contact Connect kunt u de Dienstbeschrijving Contact Connect raadplegen.


15-09-2014

13 | P a g i n a

4. Functionele eigenschappen De functies van Managed Voice zijn het beste toe te lichten door allereerst door de beschikbare extensietypes te lopen. Een extensie moet u zien als een bouwsteen met een bepaalde set aan functionaliteit. Door de extensies aan elkaar te koppelen wordt een callflow gecreëerd. Aan de hand van de extensies die we tegenkomen zal worden uitgeweid over de mogelijkheden welke deze bieden. Vervolgens zal gekeken worden naar het nummerplan en de mogelijkheden welke dat biedt om nummers aan extensies te verbinden. Hierna kijken we naar nummers en minuten, oftewel hoe het nummerplan inkomend en uitgaand wordt verbonden met de buitenwereld en welke functies hiervoor beschikbaar zijn. De toestellen vervullen een centrale rol bij Managed Voice. Voor bepaalde toestellen zijn extra functies beschikbaar, hier zullen we ook kort bij stil staan. Ten slotte vormen Call Center Agents een speciaal soort gebruiker waarvoor IP One specifieke functies heeft ontwikkeld, deze worden besproken in het laatste onderdeel. Alle functies welke in dit hoofdstuk beschreven staan, zijn in te stellen via IP One Operator Online, hierna te noemen Operator. Operator is de webportal van IP One welke onder andere een complete beheers- en gebruikersinterface voor Managed Voice biedt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Operationeel. 4.1 Extensie functies Extensies vormen het centrale onderdeel in Managed Voice. In hoofdlijnen zijn er twee soorten extensies: gebruikersextensies en functionele extensies. Gebruikersextensies definiëren een gebruiker van het systeem en hebben als enige maandelijkse extensie kosten aan zich verbonden. Vervolgens kan met de overige extensies, in combinatie met de gebruikersextensies, de bereikbaarheid van uw organisatie tot in detail ingeregeld worden. Gebruikers worden gedefinieerd in het systeem door middel van een extensienummer. Standaard is het extensienummer 3-cijferig, maar 4-cijferige extensienummers zijn tevens mogelijk. 4.1.1 Gebruikersextensie Elke gebruiker binnen Managed Voice welke gebruik maakt van de telefooncentrale dient een gebruikersextensie te hebben. De gebruikersextensie dient te worden gekoppeld aan een SIP-kanaal welke succesvol is aangemeld via een CPE (toestel of softphone).


15-09-2014

14 | P a g i n a

In de basis zijn de volgende functies beschikbaar voor gebruikersextenies:    

Inloggen van gebruiker (via 901 audiomenu). Uitloggen van gebruiker (via 902 audiomenu). Uitgaand bellen. Inkomend gebeld worden.

Alle additionele functies worden in de hierop volgende pagina’s beschreven. De volgende configuratieopties zijn beschikbaar voor gebruikers:        

Instellen afzendernummer. Netnummergebied. Verschillende rechten. Wisselgesprek. Gespreksblokkeringen. Geavanceerde doorschakelopties (o.a. bij bezet, direct en bij geen gehoor). Gebruik van meerdere afzendernummers. Callpickup rechten.

201 – Dhr. Jansen 202 – Mevr. Bakker 203 – Dhr. De Jong 204 – Mevr. De Vries Figuur 3: Voorbeeld gebruikersextensies.

In figuur 3 ziet u een voorbeeld van een viertal gebruikersextensies. In de volgende onderdelen worden veel van bovenstaande opties nader toegelicht. 4.1.2 Groepsextensie Met behulp van groepsextensies groepeert u meerdere gebruikersextensies. Het doel hiervan is om met behulp van 1 extensienummer meerdere personen te kunnen bereiken. Wanneer u een groepsextensie belt worden alle leden van de groepsextensie tegelijkertijd gebeld. Zodra een van de gebruikersextensies opneemt zal de oproep niet meer overgaan bij de overige gebruikersextensies. 300 – Directie 201 – Dhr. Jansen (gebruikersextensie) 202 – Mevr. Bakker (gebruikersextensie) 301 - Management 203 – Dhr. De Jong (gebruikersextensie) 204 – Mevr. De Vries (gebruikersextensie) Figuur 4: Voorbeeld groepsextensies.

Bij elke groepsextensie kunnen de volgende eigenschappen ingesteld worden:    

Groepsleden toevoegen. Groepsleden verwijderen. Individuele doorschakelingen toestaan. Geavanceerde doorschakelopties (o.a. bij bezet, direct en bij geen gehoor).


15-09-2014

15 | P a g i n a

4.1.3 Voicemailextensie Een voicemailextensie biedt een voicemail box waarin bellers berichten voor u kunnen achterlaten. De voicemail box beschikt over een volledig audio beheerssysteem met de volgende functies:     

Berichten afluisteren. Berichten verwijderen. Berichten herhalen. Welkomstboodschap aanpassen. Taal aanpassen.

Via Operator zijn daarnaast de volgende extra zaken in te stellen:    4.1.4

Voicemail-to-email – voicemailberichten afgeleverd per e-mail als bijlage. Sms-notificatie. Uploaden welkomstboodschap als geluidsbestand. AutoAnswer-extensie

Een AutoAnswer-extensie is een soort antwoordapparaat waarop geen berichten kunnen worden achtergelaten. Een AutoAnswer-extensie laat een instelbare melding horen aan een gebruiker en verbreekt daarna automatisch de verbinding. Via Operator kan daarnaast de welkomstboodschap als geluidsbestand worden geüpload. 4.1.5

Extensiekiezer-extensie

Een extensiekiezer biedt bellers de mogelijkheid om rechtstreeks gebruikers- of groepsextensies aan te kiezen wanneer ze bekend zijn met deze interne nummers. Wanneer een nummer wordt gebeld dat gekoppeld is aan een extensiekiezer hoort de beller eerst een welkomstbericht. In dit welkomstbericht kan worden aangegeven dat de beller het extensienummer dient op te geven van de persoon die hij/zij probeert te bereiken. Vervolgens kan elk extensienummer worden ingevoerd en wordt de beller automatisch doorverbonden. 4.1.6

LBR-extensie

LBR staat voor Location Based Routing. Met een LBR-extensie is het mogelijk om binnenkomende gesprekken automatisch te routeren op basis van informatie over de locatie. IP ONE biedt momenteel drie manieren om deze locatie-informatie te bepalen: via een in te toetsen postcode via het meegezonden netnummer of door herkenning van het afzendernummer. Wanneer u kiest voor postcode dient de beller zelf de cijfers van zijn postcode in te voeren, waarna deze wordt doorverbonden met het juiste nummer c.q. de juiste vestiging. Wanneer u kiest voor het meegezonden netnummer, zal op basis van het netnummer de beller worden doorverbonden met het juiste nummer c.q. de juiste vestiging. Wanneer gekozen wordt voor afzendernummer, dan kan IP One op basis van het afzendernummer of een gedeelte daarvan gebruikers doorverbinden. Hierbij zijn wildcards toegestaan. De volgende instellingen zijn beschikbaar via de configuratie interface:      

Keuze tussen postcode/CLI en netnummergebied. Fallback wanneer geen locatie kan worden bepaald. Geluidsbestand wat wordt afgespeeld. Toevoegen en beheren netnummers gekoppeld aan bestemmingen. Toevoegen en beheren postcodes gekoppeld aan bestemmingen. Toevoegen en beheren afzendernummers gekoppeld aan bestemmingen.


15-09-2014

16 | P a g i n a

4.1.7 TBR-extensie TBR staat voor Time Based Routing. Met een TBR-extensie wordt het mogelijk een binnenkomend gesprek op basis van datum en tijdstip te routeren naar een specifieke bestemming. Zo is het bijvoorbeeld voor een individuele gebruiker mogelijk een persoonlijke TBR-extensie aan te maken welke alleen tijdens kantooruren doorverbindt naar zijn of haar persoonlijke extensie. Daarbuiten kan bijvoorbeeld gekozen worden om het gesprek naar voicemail te laten gaan, of naar een collega. Het is mogelijk om een onbeperkt aantal TBR-regels te koppelen aan een TBR-extensie waardoor uw wensen zeer nauwkeurig in te stellen zijn. 4.1.8 Authenticatie-extensie Een authenticatie extensie in uw nummerplan biedt de mogelijkheid om alleen geautoriseerde bellers door te laten naar een specifieke bestemming. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u een helpdesknummer heeft wat alleen voor betalende klanten is of een rechtstreekse lijn naar de directeur alleen voor personeelsleden. Authenticatie van de beller kan momenteel op twee manieren plaatsvinden: door te kijken naar het afzendernummer of door te vragen om een pincode. Voor elke Authenticatie Extensie zijn de volgende instellingen via Operator beschikbaar:     4.1.9

Type: pincode of afzendernummer. Extensie waar naartoe moet worden doorverbonden na autorisatie. Geluidsbestand welkomstboodschap. Geluidsbestand wanneer ongeautoriseerd. Call limit-extensie

Met een call limit-extensie wordt het mogelijk een specifieke limiet in te stellen voor binnenkomende oproepen per nummer (intern of extern). Wanneer deze limiet wordt bereikt dan kan een gesprek naar een voicemail of andere vestiging gerouteerd worden. Deze functie biedt een robuuste afhandeling van drukke momenten en is bijvoorbeeld handig in de volgende situaties:    4.1.10

Wanneer alle beschikbare kanalen in gesprek zijn. Wanneer er geen extra bandbreedte beschikbaar is voor een gesprek. Wanneer een extern telefoonnummer (bijvoorbeeld een callcenter waar naar wordt doorgeschakeld) maximaal belast kan worden met een X aantal doorschakelingen. Forward-extensie

Wanneer u een extensie wilt gebruiken om uitsluitend mee door te schakelen naar een andere extensie of bestemming dan kan u hier in principe een groepsextensie voor gebruiken. Een nettere manier om dit in te regelen is door gebruik te maken van de forward-extensie. De forward-extensie biedt daarnaast de mogelijkheid om aangemeld te worden op een wachtrij waardoor het dus mogelijk wordt bijvoorbeeld een extern mobiel nummer op te nemen als wachtrij-agent. 4.1.11

Systeem-extensie

Een systeem-extensie is bedoeld om interne functies van Managed Voice extern bereikbaar te maken. Een systeem-extensie biedt de mogelijkheid bijvoorbeeld voicemail, of het instellen van de tijdsconfiguratie via een extern nummer bereikbaar te maken. 4.1.12

IVR-extensie

IVR staat voor Interactive Voice Response. Een IVR is een keuzemenu wat kan bestaan uit meerdere lagen en bellers de mogelijkheid biedt te kiezen uit een aantal voor gedefinieerde opties. Wanneer uiteindelijk de gehele ‘keuzeboom’ is doorlopen dan kan een beller terecht komen bij een medewerker of bijvoorbeeld bij een AutoAnswer-extensie.


15-09-2014

17 | P a g i n a

700 – Hoofdmenu 1. > 300 – Directie (groepsextensie) 2. > 701 – Submenu 1 (IVR extensie)

Figuur 5: Voorbeeld IVR-extensies.

701 – Submenu 1 Zoals te zien is in figuur 5 dient voor elke nieuwe ‘laag’ met keuzes een nieuwe IVR-extensie aangemaakt te worden. 1. > 200 – Bas (gebruikersextensie) Op deze manier wordt het mogelijk verschillende IVR-extensies met keuzes aan elkaar te schakelen en zo een volledige beslisboom te definiëren voor bellers. Deze functie is bij uitstek geschikt voor grotere organisaties waarbij alle bellers via één centraal nummer binnen komen. Met een IVR-extensie komen bellers direct op de juiste plek in de organisatie binnen, zonder dat ze daarvoor dienen te spreken met een receptioniste. Net als alle andere extensies is de IVR-extensie volledig in te stellen via Operator. Onder andere de volgende opties zijn beschikbaar:   

4.1.13

Geluidsbestand keuzemenu. Doorschakelen bij geen keuze. Opties definiëren welke gekozen kunnen worden, per optie: o Nummer van de optie. o Bestemming. o Prefix zodat de ontvanger kan zien welke optie is gekozen. Wachtrij-extensie

Een wachtrij-extensie biedt u de mogelijkheid binnenkomende bellers in de wacht te zetten. Dit is handig wanneer uw medewerkers deze bellers (tijdelijk) niet te woord kunnen staan vanwege bijvoorbeeld onderbezetting. Een wachtrij verbetert de bereikbaarheid van uw organisatie. In plaats van een bezettoon plaatst u de beller in de wachtrij en is deze ervan verzekerd dat hij wordt doorverbonden met een medewerker zodra deze beschikbaar is. De wachtrij-functie is bij uitstek geschikt voor callcenteromgevingen, maar kan ook in andere situaties een handige fallback bieden wanneer het plotseling erg druk is met bellers. De professionele wachtrij-extensie van IP One biedt een scala aan mogelijkheden en functies, zoals onder andere:      

Gebruikers kunnen zich aan- en afmelden van specifieke wachtrijen. Aantal wachtrijposities. Instelbare welkomstboodschap. Instelbare wachtmuziek (zie Music On Hold). Instelbare infotainment berichten welke niet onderbroken worden. Strategieën voor binnenkomende oproepen: o Tegelijkertijd aanbieden bij alle leden van de wachtrij. o Sequentieel aanbieden. o Sequentieel aanbieden op basis van recente gespreksactiviteit. o Willekeurig aanbieden. o o o o o o

Wachtrij positie melding aan/uit. Instelbaar interval wachtrij positie. Instelbare rusttijd medewerker na oproep. Wachttijd nieuwe poging (per ongeluk niet afgemeld). Gewicht van de wachtrij bij meerdere wachtrijen. Tweede beller aanbieden aan agent.


15-09-2014

18 | P a g i n a

4.1.14 Twinning Met Twinning wordt het mogelijk om met één gebruikersextensie tegelijkertijd op twee toestellen/SIPaccounts ingelogd te zijn. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk tegelijkertijd ingelogd te zijn op uw vaste en mobiele toestel. Binnenkomende oproepen worden aangeboden op beide toestellen en vanaf beide toestellen is het mogelijk uitgaande gesprekken op te zetten namens dezelfde gebruiker. Dankzij Twinning kiest u zelf met welk toestel u een specifieke call beantwoord of opzet op basis van uw voorkeur van dat moment, zonder dat u opnieuw hoeft in te loggen op een ander toestel. 4.1.15

Doorverbinden

U kunt binnenkomende oproepen doorverbinden naar collega’s of naar externe nummers via Managed Voice. Wij ondersteunen twee manieren van doorverbinden: 1) Doorverbinden met ruggenspraak. In dit geval kan er eerst overlegd worden tussen de doorverbindende gebruiker en de ontvanger alvorens het gesprek definitief wordt doorgeschakeld. 2) Direct doorverbinden. In dit geval wordt en gesprek direct doorverbonden zonder ruggenspraak en worden de ontvanger en de beller direct met elkaar verbonden. IP One biedt de mogelijkheid om met behulp van functietoetsen welke aanwezig zijn op elk telefoontoestel (* en #) door te verbinden waardoor deze functie vanaf elk toestel te gebruiken is. Daarnaast ondersteunt IP One ook de doorverbind toets welke op veel toestellen aanwezig is. In dit geval is het ook mogelijk uitgaande oproepen door te verbinden. 4.2 Nummerplanfuncties Binnen een nummerplan wordt de relatie gelegd tussen telefoonnummers en extensies. Via een gebeld nummer komt een beller het nummerplan binnen en wordt deze verbonden aan een extensie. Vanaf dat moment bepalen de extensie-instellingen hoe de verdere callflow zal verlopen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een nummer in het nummerplan te koppelen aan een IVR-extensie welke vervolgens is gekoppeld aan een wachtrij-extensie, welke op zijn beurt weer gekoppeld is aan een gebruikersextensie. 4.2.1 Nummerplan aanmaken Via Operator definieert u nummerplannen. Het is mogelijk elk telefoonnummer wat aan de klant is gekoppeld te koppelen aan één extensie. Het totaal aantal regels van een nummerplan kan dus maximaal even groot zijn als het aantal telefoonnummers welke een klant bezit. Het is daarnaast mogelijk om meerdere nummerplannen (maximaal 99) te definiëren, waarin de bereikbaarheid op een andere manier wordt geregeld. Bijvoorbeeld voor tijdens vakanties of buiten kantoortijd. Ten slotte is het ook mogelijk nummerplannen te kopiëren. Wanneer u bijvoorbeeld een nummerplan wilt definiëren wat grotendeels overeenkomt met het standaard nummerplan, dan kopieert u eerst het standaard nummerplan en past u dit vervolgens aan. 4.2.2 Schakelen tussen nummerplannen Als u meerdere nummerplannen definieert dan is het mogelijk te schakelen tussen deze nummerplannen. Dit kan in hoofdlijnen op twee manieren: handmatig en automatisch. Handmatige schakeling tussen nummerplannen is onder andere mogelijk via Operator. U kunt met één druk op de knop het huidige nummerplan overschrijven met een nieuw nummerplan. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk in het geval van een calamiteit een speciaal calamiteiten nummerplan wat u eerder heeft voorbereid te activeren. Daarnaast is het ook mogelijk handmatig van nummerplan te wisselen via een speciaal IVR-menu wat IP One hiervoor ter beschikking stelt. Door systeemnummer 915 te bellen kunnen geautoriseerde gebruikers direct het nummerplan wijzigen.


15-09-2014

19 | P a g i n a

Automatische schakeling tussen nummerplannen is mogelijk door gebruik te maken van tijdsconfiguratie. Zie daarvoor de volgende sectie. 4.2.3 Tijdsconfiguratie In veel gevallen definieert u nummerplannen voor verschillende momenten van de dag. Bijvoorbeeld een nummerplan voor de ochtend, lunch en middag en/of een nummerplan voor ’s avonds, in het weekend en op feestdagen. Het is natuurlijk mogelijk telkens aan het eind van de dag handmatig te wisselen van nummerplan, echter dat is erg foutgevoelig en kost veel tijd. Om deze reden biedt IP One de tijdsconfiguratie aan. Met de tijdsconfiguratie maakt u een volledige indeling van de week op basis van tijdvakken. En geeft u telkens per tijdvak aan welk nummerplan actief dient te zijn.

Figuur 6: Voorbeeld Tijdsconfiguratie.

Het is van belang dat u altijd een ‘fallback’ nummerplan definieert wat continu actief is wanneer er geen ander tijdvak is gedefinieerd. Op deze manier zorgt u ervoor dat u nooit per abuis volledig onbereikbaar bent op een bepaald moment. Het is tevens mogelijk, los van de weekconfiguratie welke u in figuur 6 ziet, om expliciet vakantiedagen op te geven. Via deze functie kunt u van tevoren de dagen waarop uw bedrijf dicht is, welke afwijken van het standaard week tijdsplan, opgeven. Op de betreffende dagen zal het opgegeven nummerplan actief worden, zonder dat handmatige actie vereist is. 4.3 Nummerplannen koppelen Wanneer u een bedrijf heeft met meerdere vestigingen dan kan het handig zijn om elke vestiging apart in Operator op te slaan. Op deze manier kunnen alle vestigingen los van elkaar worden gefactureerd. Het nadeel hiervan is dat er verschillende nummerplannen ontstaan waarvan de medewerkers elkaar standaard niet rechtstreeks kunnen bellen. Dit lost IP One op door de functie ‘nummerplannen koppelen’ aan te bieden. Hierbij is het mogelijk de nummerplannen van verschillende accounts aan elkaar te koppelen waardoor de medewerkers elkaar gewoon rechtstreeks via hun interne extensienummer kunnen bellen. Belangrijk is uiteraard wel dat er geen overlap zit in de nummerplannen van de verschillende vestigingen. 4.3.1 Music on hold Music on hold, ook wel wachtmuziek genoemd, is de muziek welke automatisch door Managed Voice wordt afgespeeld wanneer u een beller vanuit uw toestel in de wacht zet. Het is mogelijk via Operator een playlist te uploaden van MP3-bestanden welke voortdurend zullen worden afgespeeld aan wachtende bellers. Voor wachtrijen dient een eigen Music on Hold playlist te worden samengesteld. 4.3.2 Geluidsopnames Voor diverse functies binnen Managed Voice is het noodzakelijk een audiobestand te koppelen, bijvoorbeeld wachtrijen-, voicemail- of IVR-menu’s. Deze bestanden kunnen worden geüpload naar Operator als MP3-bestand, maar er is ook een eenvoudigere methode.


15-09-2014

20 | P a g i n a

Door 905 te bellen kan elke gebruiker een audiobestand inspreken en opslaan vanaf zijn eigen toestel. Deze opname is vervolgens via Operator te raadplegen en te koppelen aan bijvoorbeeld een wachtrijof AutoAnswer-extensie.

Figuur 7: Voorbeeld geluidsopnames

4.4 Nummers Binnen Managed Voice en de andere producten van IP One is het mogelijk om vrijwel alle soorten nummers uit circa 45 landen te gebruiken en in te stellen. In deze sectie zullen we kort stilstaan bij de verschillende soorten nummers. Alle genoemde nummers vraagt u in principe direct aan via Operator. Waar dit niet het geval is zal dit expliciet vermeld staan. Nadat de nummers actief zijn in Operator (in veel gevallen is dit realtime) dan zijn deze nummers direct beschikbaar voor koppeling in het nummerplan. Voor Nederlandse nummers rekent IP One geen maandelijks tarief. De totale maandelijkse kosten van Managed Voice zijn afhankelijk van het aantal gebruikers en niet van het aantal nummers. Er is in principe geen limiet op het aantal nummers per gebruiker, echter hanteert IP One hiervoor een ‘fair use policy’, zie hiervoor de handleiding Nummers en Managed Voice. 4.4.1 Extensienummers Extensienummers zijn binnen Managed Voice standaard 3-cijferig maar kunnen ook 4-cijferig worden ingesteld. Extensienummers dienen uniek te zijn per klant en/of per verzameling gekoppelde nummerplannen. Het is aan te bevelen goed na te denken over een logisch nummerplan waarbij bijvoorbeeld gebruikers en groepen gemakkelijk te onderscheiden zijn. 4.4.2 Geografische nummers IP One kan uit voorraad nummers leveren uit elk van de 141-netnummergebieden in Nederland. Het is tevens mogelijk geografische nummers te porteren vanaf elke Nederlandse operator. IP One heeft hiervoor een volledig geautomatiseerd proces ingericht wat u continu op de hoogte houdt van de status van uw portering en u helpt bij het juist indienen hiervan. Geografische nummers zijn aan te raden wanneer u een lokale uitstraling van een bepaalde regio wenst als bedrijf. 4.4.3

Non-geografische nummers

IP One kan uit voorraad nieuwe 085-nummers per stuk leveren. Deze zijn bedoeld voor personen welke een nummer wensen wat regio onafhankelijk is. 085-nummers zijn tevens te porteren via het reguliere porteringsproces. 4.4.4

Bedrijfsnummers

088-bedrijfsnummers worden veel gebruikt door bedrijven welke actief zijn vanuit meerdere regio’s en een regio-onafhankelijke, nationale uitstraling wensen. 088-bedrijfsnummers worden per 100 vastgelegd door de klant rechtstreeks bij de ACM. Dit kan direct via www.acm.nl. Nadat de nummerreeks is uitgekeerd door de ACM stuurt u de beschikking naar IP One en zal IP One deze nummers activeren. Vervolgens kan het nog zo’n 3 tot 4 weken duren alvorens de nummers vanuit heel Nederland te gebruiken zijn. Het porteren van bedrijfsnummer is tevens mogelijk.


15-09-2014

21 | P a g i n a

4.4.5 Servicenummers Net als 088-bedrijfsnummers dienen servicenummers rechtstreeks te worden aangevraagd via www.acm.nl. IP One ondersteunt zowel 0800- als 090X-nummers. Bij 0800-nummers zal IP ONE een bedrag per minuut voor binnenkomend verkeer doorberekenen aan de klant, bij 090X-nummers zal er in veel gevallen een vergoeding aan de uitbater van het nummer worden uitgekeerd per minuut. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van het gekozen tarief. Servicenummers kunnen tevens naar IP One geporteerd worden. Het proces voor activatie is gelijk aan dat van 088-bedrijfsnummers. 4.4.6 Internationale nummers Via IP One kunnen momenteel nummers worden geregistreerd uit 52 landen en meer dan 5000 verschillende steden. Voor een actueel overzicht van de dekkingsgebieden kunt u Operator raadplegen. Het is mogelijk realtime geografische internationale nummers via Operator vast te leggen. Internationale servicenummers zijn beperkt beschikbaar en alleen gratis freephone-nummers zijn leverbaar. Het porteren van internationale nummers is in veel gevallen mogelijk, hier dient wel rekening te worden gehouden met langere doorlooptijden. 4.4.7 Mobiele nummers Wanneer u één van de mobiele diensten van IP One afneemt, dan kunt u ook mobiele nummers aanvragen en porteren via Operator. Mobiele nummers zijn standaard niet te koppelen in het nummerplan, maar zijn wel inzichtelijk via het Managed Voice-overzicht. 4.5 Terminatie Managed Voice-toestellen kunnen standaard vijf gelijktijdige gesprekken aan. Door middel van de Call Limit-extensie kan centraal voor alle aanwezige toestellen een maximaal aantal gelijktijdige gesprekken worden ingesteld. Alle gesprekken, zowel interne als externe, lopen via het Managed Voice-platform van IP One. Dit betekent dat er voor externe gesprekken rekening moet worden gehouden met maximaal 100 kilobit per seconde aan beschikbare bandbreedte, en voor interne gesprekken 200 kilobit per seconde. Voorgaande is een zeer ruime aanname gebaseerd op de standaard G711-codec, de exacte bandbreedtebehoefte is afhankelijk van de omstandigheden en de instellingen. 4.5.1 Afzendernummers (meerdere) Het is mogelijk bij uitgaande gesprekken over Managed Voice tot tien verschillende afzendernummers te gebruiken. Zo kan er bijvoorbeeld door een receptioniste, welke de telefoon beantwoordt voor vier verschillende bedrijven, ook met vier verschillende afzendernummers uitgebeld worden. Via Operator is een lijst te maken met toegestane afzendernummers per gebruikersextensie. De gebruiker selecteert vervolgens een afzendernummer door een prefix in te toetsen voor zijn oproep. 4.5.2 GSM-routering Indien u gebruik maakt van een GSM-gateway op locatie om gesprekken naar mobiele toestellen over te termineren dan is hier rekening mee gehouden bij Managed Voice. Het is mogelijk een lijst op te geven per Managed Voice account (dus voor alle gebruikers) van mobiele nummers welke over de GSM-gateway moeten worden geleid. Hiervoor is het een vereiste dat de GSM-gateway op een SIP-kanaal van IP One is aangemeld. Zie onderstaande figuur voor een voorbeeld routering.


15-09-2014

22 | P a g i n a

Figuur 8: Voorbeeld GSM-routering.

4.5.3 112 Netnummergebied Binnen Nederland is het voor telefonieaanbieders zoals IP One verplicht om uitgaande gesprekken naar het alarmnummer 112 te routeren naar de juiste regiocentrale. Managed Voice van IP One is in principe een nomadische dienst. Het is voor IP One niet mogelijk automatisch de locatie van de beller te bepalen. Hiervoor is een oplossing gebouwd in Managed Voice. Bij het aanmaken van een gebruikersextensie dient het juiste netnummergebied opgegeven te worden via Operator. Wanneer deze gebruiker dan een oproep plaatst naar 112 zal IP One deze oproep automatisch afleveren bij de regiocentrale van 112, welke behoort bij het ingestelde netnummergebied. LET OP: het is te allen tijde de verantwoordelijkheid van de eindklant c.q. de beheerder van de telefooncentrale om het netnummergebied actueel en juist in te stellen via Operator.

4.6 Functies toestel Zoals eerder gemeld werkt Managed Voice in principe met alle SIP-ondersteunende toestellen samen. Twee toestelmerken (Aastra en Gigaset) zijn door IP One echter opgenomen in haar automatische configuratieserver (autoprovisioning) en worden in verregaande mate door IP One ondersteund op basis van jarenlange intensieve ervaring. IP One raadt het dan ook te allen tijde aan een toestel aan te schaffen via IP One. Toestellen welke niet officieel ondersteund worden door IP One vallen onder het eigen risico van de eindklant of partner. 4.6.1 Webshop IP ONE biedt aan haar partners een webshop aan via welke onder andere de vaste telefoontoestellen van Aastra en Gigaset zijn aan te schaffen. Het is via deze webshop mogelijk toestellen direct te koppelen aan een eindklant uit Operator waardoor de instellingen automatisch worden geladen. De webshop is alleen te bereiken voor partners met een geautoriseerde Operator login en een goedgekeurde kredietlimiet. IP One hanteert ruime eigen voorraden waardoor levering vrijwel altijd de volgende werkdag kan geschieden.


15-09-2014

23 | P a g i n a

Figuur 9: Aastra 6757i- en Gigaset Pro DE900-toestellen.

4.6.2 Autoprovisioning Alle via de webshop van IP One aangeschafte toestellen van Aastra, Yealink en Gigaset worden automatisch in de autoprovisioning server van IP One geladen. Wanneer de toestellen worden uitgeleverd en voor het eerst worden aangesloten op het Internet en de stroomvoorziening, zoeken deze contact met de servers van Aastra, Yealink of Gigaset. Deze servers herkennen het toestel vervolgens en verwijzen deze door naar de autoprovisioning server van IP One. IP One herkent op zijn beurt de toestellen en checkt aan welke klant en SIP-kanalen deze zijn gekoppeld. Vervolgens worden de toestellen automatisch geprogrammeerd en zijn deze direct klaar voor gebruik. 4.6.3 Hotdesking Hotdesking houdt in dat u met een gebruikersextensie eenvoudig kan wisselen van toestel en dat uw instellingen en voorkeuren automatisch mee verhuizen. Bij Managed Voice is hotdesking standaard mogelijk binnen één Operator-account. Wanneer hotdesking wordt toegepast tussen Aastra- of Gigaset-toestellen dan verhuizen de favoriete instellingen van de gebruiker automatisch mee. Zo is het mogelijk een lijst met collega’s mee te nemen (zie BLF), een lijst met voorkeurstoetsen en wordt automatisch de juiste naam van de ingelogde gebruiker op het toestel weergegeven. Zie ook onderstaande figuur voor een voorbeeld op de Aastra 6757i.


15-09-2014

24 | P a g i n a

Figuur 10: Aastra 6757i hotdesking met Managed Voice.

Bij hotdesking worden ook alle gebruikersinstellingen, welke geen directe relatie hebben met het toestel zoals gespreksblokkades en afzendernummers, automatisch meegenomen wanneer er op een ander toestel wordt ingelogd. 4.6.4 Expansieconsole (BLF) Bij een aantal modellen telefoontoestellen is het mogelijk een LCD-expansieconsole aan te sluiten: de M675i. Deze expansieconsole is standaard bedoeld om tot 60 collega’s weer te geven met hun naam en daarnaast een lampje, de Busy Lamp Field (BLF), welke aangeeft of de collega’s in gesprek zijn. Daarnaast is naast elke collega een sneltoets aanwezig waarmee u deze collega direct kunt bereiken. Met deze console wordt het dus mogelijk een collega zijn gespreksstatus realtime te volgen, wat uitermate handig kan zijn wanneer u een gesprek wilt doorverbinden.


15-09-2014

25 | P a g i n a

Figuur 11: Aastra 6757i- met M675i-expansieconsole en de Yealink SIP-T48G.

Via Operator is het mogelijk aan te geven welke collega’s weergegeven dienen te worden in de LCDexpansieconsole. Wanneer u vervolgens inlogt op een toestel met expansieconsole wordt de lijst automatisch ingevuld met de via Operator ingestelde collega’s. Het is bij Aastra mogelijk tot drie expansieconsoles toe te voegen aan het toestel. Hierdoor kunnen in totaal 180 collega’s hierop worden weergegeven met maximaal 50 BLF-indicators. 4.6.5

Wachtrijstatus

De Aastra LCD expansion console kan via Managed Voice ook gebruikt worden om de status van wachtrijen te monitoren. Op deze manier is het mogelijk, door uw expansieconsole te raadplegen, op de hoogte te zijn hoeveel mensen er per wachtrij in de wacht staan, realtime. 4.7 Callcenterfuncties Veel van de tot nu toe besproken functies van Managed Voice zijn zeer geschikt voor callcentermedewerkers. Een aantal additionele functies welke speciaal voor deze typen gebruikers zijn ontwikkeld willen we in dit onderdeel graag nader belichten. Alle hieronder genoemde functies, behalve gespreksopname, zijn standaard beschikbaar voor alle gebruikersextensies zonder additionele kosten. 4.7.1

Meeluisteren

Het is mogelijk ‘live’ mee te luisteren bij gesprekken van een collega. Wanneer u beschikt over de juiste rechten (instelbaar via Operator), dan kunt u door 906 te bellen via een menu starten meeluisteren. Het is mogelijk mee te luisteren mét en zonder ruggespraak. Ruggespraak houdt hier in dat u als luisteraar uw collega aanwijzingen kunt geven zonder dat de andere partij in het gesprek hier iets van hoort. 4.7.2

Call pickup

Dankzij call pickup kunnen gebruikers oproepen welke bij een collega overgaan overnemen. Op deze manier kan een gesprek worden opgenomen voor een collega welke even niet op zijn plek zit. Call pickup is te gebruiken door *8 te bellen of door gebruik te maken van een voorkeurstoets. Het is mogelijk per gebruiker in te stellen of deze call pickup-rechten heeft en zo ja, van welke andere gebruikers diegene oproepen mag overnemen.


15-09-2014

26 | P a g i n a

4.7.3

Gespreksopname

Gespreksopname stelt u in staat alle gesprekken van bepaalde gebruikers op te nemen, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden. Gespreksopname is een betaalde optie waarvoor per account een additioneel maandbedrag moet worden betaald. Vervolgens komt deze optie in Operator beschikbaar. Wanneer u gespreksopname heeft geactiveerd, wordt het mogelijk via Operator opnames te doorzoeken en te raadplegen. Operator bewaart maximaal één maand aan gespreksopnames. Tegen een additioneel bedrag bestaat de mogelijkheid om opgenomen gesprekken en/of CDR’s via een sFTP-server beschikbaar te stellen. Deze functionaliteit is bedoeld om opgenomen gesprekken van de sFTP-server te downloaden om zelf voor langere termijn te bewaren. Om een sFTP-account aan te laten maken teneinde opgenomen gesprekken en/of CDR’s op te laten opslaan dient een IP-adres aangegeven te worden waarmee u wilt verbinden naar het sFTP account. Voor authenticatie wordt gebruik gemaakt van een SSL Key welke u zelf kunt genereren. Uw Public SSH Key dient u bij de aanvraag tevens aan te leveren. De maximale opslagruimte per sFTP account is 1GB. Zodra de maximale opslagcapaciteit is benut, worden er geen nieuwe bestanden meer bijgeplaatst. 4.7.4

Statistieken

Het is mogelijk via Operator uitgebreide statistieken op te vragen van uw wachtrijen waardoor u een groot aantal zaken direct kunt raadplegen. Daarnaast is het mogelijk alle CDR’s via Operator te downloaden en externe analysesoftware hiervan statistieken te laten bouwen. In hoofdlijnen zijn de volgende zaken raad te plegen:    

Gespreksduur (gemiddeld, minimaal, maximaal). Wachttijden (gemiddeld, minimaal, maximaal). Prestaties SLA. Prestaties per agent.


15-09-2014

27 | P a g i n a

Figuur 12: Wachtrij statistieken: gespreksduur.

Figuur 13: Wachtrij statistieken: wachttijden


15-09-2014

28 | P a g i n a

4.8 Click-to-dial & Select-to-dial Managed Voice ondersteunt door middle van de IP One Contact Connect-applicatie Click-to-dial en select-to-dial functionaliteiten vanaf uw lokale computer of laptop. Hiervoor dient de Contact Connect-applicatie worden geïnstalleerd. Deze is te downloaden vanuit Operator en dient te worden geïnstalleerd op de computer of laptop van de eindgebruiker. Door middel van Contact Connect biedt de mogelijkheid om telefoonnummers te selecteren met de muis, waarna door een druk op een hotkey een gesprek kan worden opgezet. Tevens worden de “Call” buttons in Microsoft outlook geactiveerd voor uitgaand bellen, en worden callto:// URL’s automatisch gedetecteerd en in werking gesteld. Voor meer informatie over click-to-dial, select-to-dial en Contact Connect kunt u de Dienstbeschrijving Contact Connect raadplegen.


15-09-2014

29 | P a g i n a

5. Technische eigenschappen Een correcte werking van Managed Voice is in belangrijke mate afhankelijk van een goed functionerende WAN-verbinding en router. In dit hoofdstuk staan we bij beide zaken kort stil en geven we aan wat de technische eisen zijn waaraan moet worden voldaan. Daarnaast staan we kort stil bij de ondersteunde codecs. 5.1 EWAN-eigenschappen IP One levert zelf WAN-lijnen (glasvezel of DSL), EWAN genoemd. Het is mogelijk Managed Voice af te nemen over een glasvezel- of DSL-lijn die niet via IP One is afgenomen. In dat geval kan IP One echter geen garanties geven op de kwaliteit van de gesprekken en de dienstverlening. Het is aan te raden voice over een aparte EWAN-lijn of EVC te transporteren om zo kwaliteitsgaranties te kunnen bieden. Zie ook onderdeel 4.1.1 (QoS). Een aantal zaken is van belang wanneer u een EWAN-lijn gaat inzetten voor Managed Voice: 5.1.1 EWAN-bandbreedte Zoals eerder aangegeven in dit document rekent IP One enigszins ruim met 100 kilobit per seconde per gelijktijdig gesprek (zowel inkomend als uitgaand op G711-codec). Wanneer u dus 20 gelijktijdige externe gesprekken wilt kunnen voeren, of 10 interne, dan dient u rekening te houden met 2000 kilobit per seconde aan benodigde bandbreedte. Het is ten zeerste aan te raden een call limit-extensie in te zetten om te zorgen dat het maximale aantal gelijktijdige gesprekken wat over de EWAN-verbinding kan worden getransporteerd niet wordt overschreden. Op deze manier krijgen bellers, wanneer de limiet is bereikt, ofwel een melding te horen of een in gesprekstoon, in plaats van dat de gesprekskwaliteit van alle lopende gesprekken plotseling achteruit gaat. Het is hiervoor wel van belang te realiseren dat de call limit-extensie per telefoonnummer geldt. Deze functie werkt dus het beste wanneer er één hoofdnummer is waar achter zich een groep (callcenter) medewerkers bevindt. 5.1.2 Bereikbare adressen Een EWAN-lijn die wordt ingezet voor Managed Voice moet ten minste de volgende adressen kunnen bereiken vanaf het LAN-netwerk geïnitieerd:


15-09-2014

30 | P a g i n a

Omschrijving

IP-adressen

Protocol

Poorten

Managed Voice platform

89.184.172.0/24

UDP

5060, 5080 & 10000-20000

XML, Operator, provisioning

89.184.172.0/24

TCP

80 & 443

NTP server (time)

Alle

UDP

123

DNS

89.184.161.10, 89.184.181.10, 89.184.173.10

UDP

53

Aastra provisioning server

72.48.119.220

TCP

80 & 443

Gigaset provisioning server

213.203.227.194

TCP

80 & 443

Figuur 14: benodigde in->out connectiviteit Managed Voice EWAN-lijn. LET OP: U kunt altijd met IP One contact opnemen voor de meest up-to-date lijst met adressen. LET OP II: Momenteel wordt IPv6 op Managed Voice nog niet ondersteund. Naar verwachting is dit begin 2015 beschikbaar.

Het is noodzakelijk dat uw firewall minimaal communicatie naar bovenstaande adressen toestaat vanaf de Managed Voice toestellen. Van buiten naar binnen wordt aangeraden alle poorten geblokkeerd te hebben staan. 5.1.3 Failover Het kan verstandig zijn een extra EWAN-lijn aan te leggen naast de primaire welke via een loadbalancer wordt gekoppeld aan Managed Voice. Wanneer dit juist staat ingesteld en de primaire EWAN-lijn gaat down, dan kunnen nieuwe gesprekken worden opgepakt via de back-up EWAN-lijn. 5.1.4 QoS Quality of Service (QoS) is de verzamelterm waarmee wordt aangeduid dat de benodigde bandbreedte voor VoIP gesprekken te allen tijde beschikbaar dient te zijn en dat dit gewaarborgd dient te worden. Er zijn verschillende manieren om QoS toe te passen, IP One gebruikt hiervoor twee manieren welke hieronder staan uitgelegd. Allereerst ondersteunt IP One QoS op laag 2 (ethernet). Dit wil zeggen dat het via veel IP One EWANlijnen mogelijk is deze in aparte VLAN’s/EVC’s op te splitsen waarbij voor Voice een prioriteitsklasse wordt ingesteld en hiervoor gegarandeerd bandbreedte beschikbaar is. LET OP: Binnen het kantoornetwerk dient dit tevens juist ingesteld te worden op de aanwezige ethernet switches.

Daarnaast ondersteunt IP One QoS op laag 3 (IP). De door IP One geleverde routers kunnen op basis van bestemmings- IP-adressen VoIP-verkeer herkennen en hier automatisch prioriteit aan geven. Op deze manier wordt het mogelijk Voice en Data tegelijkertijd over één EWAN EVC te transporteren. 5.2 Routereigenschappen Over het algemeen is het niet aan te raden om Managed Voice-toestellen rechtstreeks aan het internet te hangen, hier zal een modem of router tussen moeten worden geplaatst. IP One levert standaard Cisco-routers welke voldoen aan alle eisen, in principe mogen hier ook andere merken en types worden ingezet, alleen vervalt dan de volledige garantie welke IP One kan bieden op de kwaliteit van de oplossing.


15-09-2014

31 | P a g i n a

Figuur 15: Cisco-router.

5.2.1 DHCP Managed Voice-toestellen van Aastra en Gigaset verwachten standaard automatisch een IP(v4)adres te verkrijgen via een DHCP-server in het lokale netwerk. Over het algemeen kan de geplaatste router deze rol vervullen. 5.2.2 NAT In vrijwel alle gevallen zal de router via DHCP interne IP-adressen uitdelen aan de toestellen via zijn LAN-poorten en zal de WAN-zijde van de router voorzien zijn van één extern IP-adres. Om te zorgen dat er communicatie mogelijk is tussen het LAN- en WAN-netwerk dient de router Network Address Translation (NAT) toe te passen. Bij NAT worden virtuele poorten aan de WAN-zijde gealloceerd welke door de router worden gekoppeld aan interne IP-adressen en poorten. Voor een correcte werking van Managed Voice is het van belang dat de geplaatste router voldoende NAT-sessies ondersteunt en dat er geen fouten zitten in de implementatie. Neem bij twijfel contact op met IP One Support. 5.2.3 Firewall Wanneer gebruik wordt gemaakt van NAT dan is standaard een firewall aanwezig. Mocht er voor gekozen worden externe IP-adressen uit te delen aan de VoIP-toestellen dan is het absoluut een vereiste dat hier een firewall tussen wordt geplaatst. Het is aan te raden uitsluitend de in figuur 13 genoemde poorten en IP-adressen toe te staan binnen de firewall. Eventuele web interfaces van toestellen extern bereikbaar maken is zeer af te raden en tevens in veel gevallen onnodig, omdat de toestellen ook via Operator te programmeren zijn. 5.3 Lokaal netwerk Het lokale netwerk van de klant valt in principe buiten de verantwoordelijkheid van IP One. In deze sectie worden een tweetal aandachtspunten aangemerkt: ethernet switches en de aanwezige bekabeling.


15-09-2014

32 | P a g i n a

5.3.1 Ethernet switches Het is aan te raden ten minste 100Mbit ethernet switches in te zetten welke via Auto Negotation de juiste poortsnelheid kunnen selecteren. Wanneer u gebruik wenst te maken van laag 2 Q0S dan dient de ethernet switch ook VLAN’s te ondersteunen. Ten slotte is het handig wanneer de ethernet switch Power over Ethernet (PoE) ondersteunt. Vrijwel elk Aastra- en Gigaset-toestel kan hier gebruik van maken, waardoor u nog slechts UTP-kabel nodig heeft per toestel en geen additionele stroomvoorziening. Het is mogelijk via de IP One webshop geschikte ethernet switches aan te schaffen. 5.3.2 Bekabeling De aanwezige ethernet bekabeling dient minimaal UTP Cat5 te zijn. Aangeraden wordt Cat5E- of Cat6bekabeling te gebruiken. Het gebruik van de verkeerde bekabeling of onjuist aangelegde bekabeling kan leiden tot issues met gesprekskwaliteit welke buiten het domein van IP One vallen. 5.4 Codecs IP ONE Managed Voice ondersteunt vier verschillende spraak/video codecs. Deze codecs bepalen de benodigde bandbreedte en tevens de gesprekskwaliteit. 5.4.1 G711 G711 (u-law of a-law) is de standaard codec die IP One gebruikt. Deze codec komt overeen met de ISDN-kwaliteit die u gewend bent. G711 wordt door alle toestellen en diensten van IP ONE ondersteund. Bij G711 dient rekening te worden gehouden met ongeveer 100 kilobit per seconde per gesprekskanaal. 5.4.2 G729 G729 is een gecomprimeerde codec welke kan worden ingezet in omgevingen waar de bandbreedte beperkt is. De gesprekskwaliteit ligt over het algemeen iets lager dan G711, maar de benodigde bandbreedte per gesprek is ook ‘slechts’ circa 40 kilobit per seconde. 5.4.3 G722 HD Voice G722, ook wel HD Voice genoemd, is een hogere kwaliteit audiocodec, dan G711 die dezelfde bandbreedte verbruikt. De audiokwaliteit is vergelijkbaar met cd-kwaliteit wanneer aan beide kanten het toestel HD Voice ondersteunt. HD Voice wordt momenteel ondersteund door IP One binnen één account/bedrijf. 5.4.4 H264 Video Het is mogelijk via Managed Voice videogesprekken te voeren via H264 binnen één account/bedrijf. Dit is vooralsnog geen officieel ondersteunde feature. IP One levert tevens ook nog geen toestellen die deze codec ondersteunen.


15-09-2014

33 | P a g i n a

6. Operationeel 6.1 Real-time bestelinterface via Operator Partners kunnen via Operator real-time nieuwe gebruikers bestellen voor Managed Voice en alle functies die in deze dienstbeschrijving staan configureren en aanzetten. Wanneer er betaald dient te worden voor een functie dan zal dit vermeld worden en zullen de kosten direct volledig geautomatiseerd in rekening worden gebracht. 6.2 Nummers bestellen Alle nummertypen zoals genoemd in deze handleiding zijn te bestellen via Operator. Nieuwe nummers kunnen over het algemeen direct worden uitgeleverd, voor porteringen geldt een proces van enkele dagen tot enkele weken. 6.3 Real-time configuratie online Eenmaal besteld en geactiveerd zijn alle opties en eigenschappen direct online aan te passen via Operator. Hiermee kunt u overzichtelijk uw eigen instellingen wijzigen, of wanneer u de beheerder bent direct alle Managed Voice-gebruikers en functies van uw medewerkers of klanten beheren. 6.4 Support IP One zal u als Partner, voorzien van de benodigde informatie zodat er zo efficiënt mogelijk ondersteuning aan de eindgebruiker geboden kan worden door uw supportafdeling. Bij vragen over het gebruik van de dienst en eventuele storingen die optreden welke niet direct door uw supportafdeling opgelost kunnen worden, biedt IP One 2e lijns support.


15-09-2014

34 | P a g i n a

7. Billing 7.1 Automatische billing Alle Managed Voice-gebruikers worden in principe per maand gefactureerd en zijn ook per maand opzegbaar, afhankelijk van de eventuele contractstermijn. In de gedetailleerde specificaties per factuur is het mogelijk exact na te kijken welke Managed Voicegebruiker behorende bij welke klant gefactureerd wordt, en per wanneer deze besteld is. 7.2 CDR’s Alle gesprekken welke worden gevoerd via Managed Voice genereren zogenaamde Call Detail Records, ofwel CDR’s. Via Operator is het mogelijk deze CDR’s te doorzoeken om zo gespreksgegevens op te halen door geautoriseerde bezoekers. Daarnaast is het mogelijk CDR’s vanuit Operator te downloaden voor eventuele analyse of verwerking door een extern softwarepakket.

Figuur 16: Voorbeeld Managed Voice CDR.


15-09-2014

35 | P a g i n a

Bijlage: ‘fair use policy’ Managed Voice Unlimited Met Managed Voice Unlimited heeft u geen omkijken meer naar uw telefoonrekening en hoeft u zich geen zorgen te maken dat u wordt verrast door onverwachte hoge telefoonkosten. Om de kwaliteit van de dienst te waarborgen behoudt IP One zich echter het recht voor om, bij overlast, misbruik, oneigenlijk en/of excessief gebruik van de dienst, het abonnement op Managed Voice Unlimited op te schorten of te beëindigen. IP One hanteert hierbij een ‘fair use policy’ met een bovengrens op accountniveau die als volgt wordt berekend: Aantal MV-gebruikers binnen account X het gemiddeld gebruik (beoordeeld door IP One aan de hand van gemiddeld gebruik onder alle Managed Voice-gebruikers van IP One) X 4. Door de bovengrens van het toegestane verbruik op de hiervoor beschreven manier te bepalen, wordt het belgedrag van verschillende gebruikers binnen een zelfde account met elkaar gecompenseerd. Hierdoor wordt hoog verbruik door enkele users opgevangen door lager of normaal gebruik door collega’s. Zodra binnen een tijdsbestek van 6 maanden 3x de bovengrens op accountniveau is overschreden, behoudt IP One zich het recht voor om het abonnement op Managed Voice Unlimited op te schorten of te beëindigen. Door deze regel is het met Managed Voice Unlimited wel degelijk mogelijk om onbeperkt te bellen en zelfs incidentele pieken in hoog verbruik op te vangen, zonder bijkomende kosten.


15-09-2014

Dienstbeschrijving Managed Voice

Recommend Documents