Definitieve versie – 29 augustus 2006 Douane-/handelspartnerschap Tegen Terrorisme (C-TPAT/Customs-Trade Partnership Against Terrorism) Veiligheidscriteria voor buitenlandse fabrikanten Deze minimum veiligheidscriteria zijn in wezen ontworpen als bouwstenen voor buitenlandse fabrikanten. Hiermee kunnen zij efficiënte veiligheidspraktijken invoeren om de toevoerketen optimaal te laten presteren en zo het risico te verkleinen van verlies, diefstal en smokkel waardoor terroristen en terroristische hulpmiddelen in de mondiale toevoerketen zouden kunnen terechtkomen. Het voornemen en de armslag van criminele elementen om de wereldhandel willen treffen met interne samenzweringen heeft tot gevolg dat bedrijven, en i.h.b. buitenlandse fabrikanten, hun veiligheidspraktijken dienen aan te scherpen. Buitenlandse fabrikanten moeten aan de hand van onderstaande C-TPAT veiligheidscriteria hun internationale toevoerketens aan een uitgebreide evaluatie onderwerpen. Dit dient minimaal eenmaal per jaar te gebeuren of als de omstandigheden dit noodzaken zoals tijdens een verhoogde alarmfase of bij een schending van de veiligheid of een veiligheidsincident. Als een buitenlandse fabrikant elementen van de toevoerketen zoals een andere buitenlandse vestiging, magazijn of andere elementen uitbesteedt of in onderaanneming geeft, dient de buitenlandse fabrikant samen te werken met deze handelspartners om te verzekeren dat in de hele toevoerketen relevante veiligheidsmaatregelen worden gehandhaafd en nageleefd. De toevoerketen wordt voor C-TPAT doeleinden gedefinieerd vanaf het punt van oorsprong (fabrikant/leverancier/verkoper) t.e.m. het distributiepunt en erkent de diverse bedrijfsmodellen die C-TPAT deelnemers gebruiken. C-TPAT erkent de complexiteit van internationale toevoerketens en beveiligingspraktijken en ondersteunt de toepassing en implementatie van op risico gebaseerde beveiligingsmaatregelen.1 Het programma laat bijgevolg ruimte voor flexibiliteit en het aanpassen van beveiligingsplannen op basis van het bedrijfsmodel van de deelnemer. De in dit document beschreven passende beveiligingsmaatregelen dienen in de hele toevoerketen van de buitenlandse fabrikant te worden ingevoerd en gehandhaafd.2 Vereiste voor handelspartners Buitenlandse fabrikanten dienen schriftelijke en controleerbare procedures te hebben voorzien voor het selecteren van handelspartners, inclusief verladers, andere fabrikanten, leveranciers van producten en verkopers (leveranciers van onderdelen en grondstoffen, etc.)
Beveiligingsprocedures De buitenlandse fabrikant dient voor handelspartners die in aanmerking komen voor CTPAT certificering (verladers, importeurs, havens, terminals, vervrachters, groupageagenten, etc.) documenten te hebben (bijv. C-TPAT certificaat, Status Verificatie Interface of
1
Buitenlandse fabrikanten dienen een gedocumenteerd en controleerbaar proces te voorzien om risico’s te bepalen in hun hele toevoerketens op basis van hun bedrijfsmodel (d.w.z. volume, land van oorsprong, route, C-TPAT lidmaatschap, mogelijke terroristische bedreiging via open source informatie, gebrek aan beveiliging, eerdere beveiligingsincidenten, etc. 2 Buitenlandse fabrikanten dienen een gedocumenteerd en controleerbaar proces te voorzien om risico’s te bepalen in hun hele toevoerketens op basis van hun bedrijfsmodel (d.w.z. volume, land van oorsprong, route, mogelijke terroristische bedreiging via open source informatie, etc.)
1
Definitieve versie – 29 augustus 2006 SVI-nummer, etc.) waaruit blijkt dat deze handelspartners al dan niet C-TPAT gecertificeerd zijn. Indien een handelspartner niet in aanmerking komt voor C-TPAT certificering, dient de buitenlandse fabrikant te eisen dat hun handelspartners aantonen dat zij aan de C-TPAT beveiligingscriteria voldoen. Dit dient te gebeuren via een schriftelijke/elektronische bevestiging (bijv. contractuele verplichtingen, met een brief van een kaderlid van de handelspartner waarin naleving wordt bevestigd, een schriftelijke verklaring van de handelspartner waaruit naleving blijkt van de C-TPAT beveiligingscriteria of van een door een gelijkwaardige Wereld Douane Organisatie (WDO) geaccrediteerd beveiligingsprogramma onder toezicht van een buitenlandse douaneautoriteit, of door een volledig ingevulde beveiligingsvragenlijst voor buitenlandse fabrikanten te bezorgen). Voor handelspartners die niet in aanmerking komen voor C-TPAT dient op grond van een gedocumenteerd risicobeoordelingsproces te worden geverifieerd of de buitenlandse fabrikant de C-TPAT beveiligingscriteria naleeft.
Punt van oorsprong Buitenlandse fabrikanten dienen te verzekeren dat handelspartners beveiligingsprocessen en –procedures opstellen die consistent zijn met de C-TPAT beveiligingscriteria om de integriteit van de zending te verhogen op het punt van oorsprong, assemblage of fabricage. De processen en faciliteiten van handelspartners dienen periodiek aan een risicobeoordeling te worden onderworpen die de door de buitenlandse fabrikant opgelegde beveiligingsnormen handhaaft.
Deelname aan/certificering in een beveiligingsprogramma voor toevoerketens van een buitenlandse douanedienst Huidige of toekomstige handelspartners die gecertificeerd zijn in een door een buitenlandse douanedienst toegepast beveiligingsprogramma voor toevoerketens dienen verplicht hun deelnamestatus aan te tonen aan de buitenlandse fabrikant.
Beveiligingsprocedures Bij zendingen met de VSA als bestemming dienen buitenlandse fabrikanten er toezicht op te houden dat C-TPAT verladers die transportdiensten uitbesteden aan andere verladers, met andere volgens C-TPAT goedgekeurde verladers werken of dat verladers die niet zijn goedgekeurd volgens C-TPAT voldoen aan de C-TPAT beveiligingscriteria die zijn aangegeven in de voorwaarden voor handelspartners. Aangezien de buitenlandse fabrikanten verantwoordelijk zijn voor het laden van aanhangers en containers, dienen zij in samenwerking met de verlader te verzekeren dat er efficiënte beveiligingsprocedures en regelingen zijn voorzien bij het vulpunt.
Beveiliging van containers en aanhangers De integriteit van containers en aanhangers dient te worden bewaard om toegang van verboden materialen en/of onbevoegden te vermijden. Bij het vulpunt dienen procedures te worden voorzien om de vervoercontainers en –aanhangers goed te verzegelen en de integriteit ervan te behouden. Op alle containers en aanhangers met bestemming VSA dient een high security zegel te worden aangebracht. Alle zegels dienen te voldoen aan de huidige PAS ISO 17712 norm voor high security zegels of deze overtreffen.
2
Definitieve versie – 29 augustus 2006 In geografische gebieden waar risicobeoordelingen rechtvaardigen dat containers of trailers worden gecontroleerd op verstekelingen of smokkelwaar dienen procedures te worden opgesteld die dit risico aanpakken bij de fabricagevestiging of het vulpunt.
Inspectie van containers Er dienen procedures te worden voorzien om de fysieke integriteit van de containerstructuur te controleren voordat deze gevuld wordt. Dit omvat ook een controle van de betrouwbaarheid van de vergrendelingsmechanismen van de deuren. Voor alle containers wordt een inspectie bestaande uit zeven punten aanbevolen: Voorwand Linkerzijde Rechterzijde Vloer Plafond/dak Binnen-/buitendeuren Buitenkant/onderstel
Inspectie van de aanhanger Er dienen procedures te worden voorzien om de fysieke integriteit van de aanhangerstructuur te controleren voordat deze gevuld wordt. Dit omvat ook een controle van de betrouwbaarheid van de vergrendelingsmechanismen van de deuren. Het volgende inspectieproces wordt aanbevolen voor alle aanhangers:
Zone van vijfde wiel – natuurlijke compartimenten/slipplaat Buitenkant – voorkant/zijkanten Achterkant – bumper/deuren Voorwand Linkerzijde Rechterzijde Vloer Plafond/dak Binnen-/buitendeuren Buitenkant/onderstel
Verzegeling van containers en aanhangers Het verzegelen van aanhangers en containers, evenals continue integriteit van het zegel, is van cruciaal belang voor een veilige toevoerketen en blijft een essentieel onderdeel uitmaken van de betrokkenheid van een buitenlandse fabrikant bij C-TPAT. De buitenlandse fabrikant dient een high security zegel te bevestigen aan alle geladen aanhangers en containers met bestemming VSA. Alle zegels dienen te voldoen aan de huidige PAS ISO 17712 normen voor high security zegels of deze overtreffen. In schriftelijke procedures dient te worden vastgelegd hoe zegels dienen te worden gecontroleerd en bevestigd aan geladen containers en aanhangers. Hieronder vallen ook procedures over hoe beschadigde zegels en/of containers/aanhangers dienen te worden herkend en gerapporteerd aan de Amerikaanse douanedienst of de aangewezen buitenlandse instantie. Om integriteitsredenen mogen zegels alleen door daartoe benoemde werknemers worden uitgereikt.
Opslag van containers en aanhangers
3
Definitieve versie – 29 augustus 2006 Containers en aanhangers die onder de controle van buitenlandse fabrikanten vallen of zich in een opslagplaats van de buitenlandse fabrikant bevinden, dienen op een veilige plaats te worden opgeslagen om onbevoegde toegang en/of manipulatie te voorkomen. Er dienen procedures te worden voorzien voor het rapporteren of neutraliseren van onbevoegde toegang tot containers/aanhangers of opslagplaatsen voor containers/aanhangers. Fysieke toegangscontrole Toegangscontroles zorgen er voor dat onbevoegde toegang tot gebouwen wordt voorkomen, toezicht wordt gehouden op het personeel en bezoekers en de bedrijfsmiddelen worden beschermd. Toegangscontroles dienen aan alle toegangspunten een positieve identificatie te voorzien van alle werknemers, bezoekers en verkopers.
Werknemers Er dient een personeelsidentificatiesysteem te worden voorzien met het oog op positieve identificatie en de toegangscontrole. Werknemers mogen alleen toegang krijgen tot de beveiligde zones die nodig zijn voor het uitvoeren van hun taken. De directie of het beveiligingspersoneel van het bedrijf dient voldoende controle uit te oefenen op het verstrekken en verwijderen van personeels-, bezoekers- en leveranciersidentieficatiebadges. Procedures voor het verstrekken, verwijderen of wijzigen van toegangshulpmiddelen (bijv. sleutels, toegangspasjes, etc.) dienen te worden gedocumenteerd.
Bezoekers Bezoekers dienen bij aankomst ter documentatie een identiteitsbewijs met foto voor te leggen. Alle bezoekers dienen te worden begeleid en hun tijdelijke identificatiebewijs op een goed zichtbare plaats te dragen.
Leveringen (inclusief post) Alle leveranciers dienen bij aankomst ter documentatie de juiste leveranciersidentificatie en/of een identificatiebewijs met foto voor te leggen. Inkomende pakjes en post dienen periodiek te worden gescreend voordat ze worden verdeeld.
Onbevoegden staande houden en verwijderen Er dienen procedures te worden voorzien voor het identificeren, staande houden en aanspreken van onbevoegden/personen zonder identificatiebewijs.
Personeelsbeveiliging Er dienen processen te worden voorzien om kandidaat-werknemers te screenen en periodiek huidige werknemers te controleren.
Controle vóór tewerkstelling Vóór indiensttreding dienen de gegevens op sollicitatieformulieren, zoals vorige werkgevers en referenties, te worden gecontroleerd.
Achtergrondcontroles/-onderzoeken Kandidaat-werknemers moeten in overeenstemming met buitenlandse regels te worden onderworpen aan achtergrondcontroles en -onderzoeken. Na indiensttreding dienen periodieke controles en nieuwe onderzoeken te worden uitgevoerd omdat hiertoe aanleiding is en/of op grond van de functie van het personeelslid.
4
Definitieve versie – 29 augustus 2006
Procedures voor het ontslaan van personeel Bedrijven dienen procedures te voorzien om toegang tot identificatie, vestigingen en systemen uit te sluiten voor werknemers die niet langer in dienst zijn.
Procedurele beveiliging Er dienen beveiligingsmaatregelen te worden voorzien om de integriteit en beveiliging te verzekeren van processen die relevant zijn voor het vervoer, de over- en opslag van vracht in de toevoerketen.
Het verwerken van documenten Er dienen procedures te worden voorzien om te verzekeren dat alle informatie die bij het inen uitklaren van koopwaar/vracht wordt gebruikt leesbaar, volledig, nauwkeurig en beschermd is tegen het vervangen, verlies of toevoegen van foutieve informatie. De documentatiecontrole dient bescherming van computertoegang en informatie te bieden.
Manifestprocedures Om de integriteit van de vracht te helpen verzekeren, dienen procedures te worden voorzien die waarborgen dat de door handelspartners verstrekte informatie nauwkeurig en tijdig wordt gerapporteerd.
Verzending en ontvangst Uitgaande vracht die wordt verzonden, dient te worden afgestemd op de gegevens op het manifest. De vracht dient nauwkeurig te worden beschreven en de volgende punten dienen te worden vermeld en geverifieerd: weging, telling, etikettering en markering. Uitgaande vracht dient te worden geverifieerd aan de hand van de aankoop- of leveringsbonnen. Chauffeurs die vracht afleveren of ophalen dienen eerst positief te worden geïdentificeerd voordat de vracht in ontvangst wordt genomen of vrijgegeven. Er dienen ook procedures te worden ingevoerd om de tijdige beweging van inkomende in uitgaande goederen te traceren.
Afwijkende vrachten Alle tekorten, surplussen en andere aanzienlijke afwijkingen of onregelmatigheden dienen op gepaste wijze te worden opgelost en/of onderzocht. Douane- en/of andere aangewezen wetshandhavingsdiensten dienen op de juiste wijze in kennis te worden gesteld wanneer onregelmatigheden, illegale of verdachte activiteiten worden ontdekt.
Fysieke beveiliging Vrachtover- en opslagplaatsen in internationale locaties dienen te worden uitgerust met fysieke barrières en afschrikmiddelen ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Buitenlandse fabrikanten dienen de volgende C-TPAT criteria voor fysieke beveiliging op te nemen in hun volledige toevoerketen, indien van toepassing.
Omheining De zones rond vrachtover- en opslagplaatsen dienen goed te worden afgebakend. In gebouwen voor vrachtoverslag dient een duidelijke scheiding te worden voorzien tussen nationale, internationale, waardevolle en gevaarlijke ladingen. Alle omheiningen dienen regelmatig te worden geïnspecteerd op beschadiging en integriteit.
5
Definitieve versie – 29 augustus 2006
Poorten en poortgebouwen Toegangspoorten waarlangs voertuigen en/of personeel binnenkomen of buitengaan dienen bemand en/of bewaakt te worden. Het aantal poorten dient te worden beperkt tot het minimum dat nodig is voor een goede toegang en veiligheid.
Parking Particuliere passagiersvoertuigen mogen niet parkeren in of naast over- en opslagplaatsen.
Structuur van gebouwen Gebouwen dienen gebouwd te zijn van materiaal bestendig tegen onbevoegde toegang. De structuren dienen met periodieke inspecties en reparaties in ongeschonden toestand worden gehouden.
Vergrendelingen en sleutels Alle buiten- en binnenvensters, -poorten en –hekken dienen te worden beveiligd met vergrendelmiddelen. De directie of het beveiligingspersoneel dient de uitgifte van alle sloten en sleutels te controleren.
Verlichting Het terrein dient zowel aan de binnen- als aan de buitenkant van voldoende verlichting te worden voorzien. Dit geldt ook voor de volgende plaatsen: in- en uitgangen, vrachtover- en opslagplaatsen, omheiningen en parkings.
Alarmsystemen en bewakingscamera’s Er dienen alarmsystemen en bewakingscamera’s te worden ingezet om het terrein te bewaken en onbevoegde toegang te voorkomen tot de vrachtover- en opslagplaatsen.
Beveiliging van IT-systemen
Wachtwoordbeveiliging Geautomatiseerde systemen dienen met individueel toegekende accounts te werken waar een periodiek te wijzigen wachtwoord voor verplicht is. Er dienen IT-beveiligingsrichtlijnen, -procedures en -normen te worden voorzien waar het personeel training voor krijgt.
Aansprakelijkheid Er dient een systeem te worden voorzien om misbruik van IT-systemen vast te stellen, inclusief onbevoegde toegang tot, knoeien met of wijzigen van bedrijfsgegevens. Alle schendingen van het systeem dienen aan passende disciplinaire maatregelen voor misbruik te worden onderworpen.
Veiligheidstraining en bedreigingsbewustmaking Het veiligheidspersoneel dient een bedreigingsbewustmakingsprogramma in te voeren en te handhaven om de bedreiging die terroristen en smokkelaars vormen op elk punt van de toevoerketen te erkennen en de bewustmaking hiervan te versterken. De werknemers dienen bewust te worden gemaakt van de door het bedrijf voorziene procedures om een situatie aan te pakken en hoe rapportering hiervan dient te gebeuren. Extra training dient te worden voorzien voor het personeel in de verzend- en ontvangstomgeving en voor personen die post ontvangen en openen.
6
Definitieve versie – 29 augustus 2006 Daarnaast dienen een specifieke opleiding te worden aangeboden om het personeel te helpen de vracht ongeschonden te houden, interne samenzweringen te herkennen en toegangscontroles te beschermen. Deze programma’s dienen incentives te voorzien voor een actieve deelname van het personeel.
7
