DEFINE. Six Sigma. D M A I C Define TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS INDONESIA

D M A I C Define

DEFINE Six Sigma

industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

1

TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS INDONESIA

D M A I C Define

Tujuan Fase Define

• Mengidentifikasikan Proses atau Produk yang akan diperbaiki/improve • Mengidentifikasi siapa pelanggannya dan menterjemahkan permintaan pelanggan menjadi CTQ (Critical To Quality) • Membuat “Project Charter”/Team Charter yang berisi business case, problem & goal statement, team role dan milestone. • Membuat sebuah ”High Level Process Map” • Mendapatkan persetujuan resmi dari atasan (Champion). industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

2


D M A I C Define

Define Dimulai dari sebuah Ide

Siapa Customernya ? Apa yang dia pikir Critical to Quality? Siapa yang berbicara untuk Customer? Apa strategi bisnis kita ? Siapa yang menangani dan bertanggung jawab dalam bisnis ini ? industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

3


Sumber ide untuk Project

D M A I C Define

Quality Function Deployment (QFD) Customer Dashboards Survey and Scorecards Bank Theme Brainstorming Analisa Proses Kritis Quality Project Tracking Diskusi dengan Customer Analisa Financial Problem Internal Project lain yang sedang berjalan industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

4


D M A I C Define

Define

Key Items • Customers, Value, Problem Statement • Scope, Timeline, Team • Primary/Secondary & OpEx Metrics • Current Value Stream Map • Voice Of Customer (QFD) (Quality Function Deployment)


5


D M A I C Define

Define Phase Define

Measure

D.1. Identify Project CTQs

Analyze

Improve

D.2. Develop Team Charter

Control

D.3. Define Process Map 9 Tentukan Proses yang akan diperbaiki

9 Identifikasi Pelanggan Kumpulkan dan evaluasi data

9 Buat Business Case

9 Analisa Voice of the Customer(s)

9 Tentukan Project Scope

9 Hubungkan kepentingan pelanggan dengan proses kita

9 Tentukan Goal Statement

9 Mapping Business Process

9 Seleksi anggota team & tentukan tugasnya

9 Uji Process Map tadi

9 Terjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi CTQ 9 Identifikasi Project CTQs

9 Buat Problem Statement Pendahuluan

9 Buatlah sebuah “Charter”


9 Mintakan persetujuan dari atasan anda terhadap total Phase Define 6


D M A I C Define

D1 Identifikasi apa yang sebenarnya Diinginkan Konsumen Dari Voice of Customer (VOC) to Critical to Quality (CTQ)


7


Siapakah Customer Kita ?

• • • • •

D M A I C Define

Customer : Siapapun yang menerima hasil kerja kita. - Internal customer Vs. External Customer Output : Material or data yang dihasilkan dari proses kita Process : Aktifitas yang harus dilakukan untuk memuaskan customer kita Input : Material or data yang dibutuhkan untuk melakukan proses. Supplier : Siapapun yang memberikan input kepada proses kita. Apakah CTQ proses anda ? ….. Tergantung Customer !


8


Jurang Kualitas antara Pelanggan dan Produsen Rekomendasi RekomendasiOrang Oranglain lain

Kebutuhan Kebutuhan

D M A I C Define

Pengalaman PengalamanMasa MasaLalu Lalu

Layanan Layananyg ygDiharapkan Diharapkan Gap 5

Layanan Layananyang yangDiterima Diterima

CUSTOMER

PROVIDER

Layanan Layananyang yangDiberikan Diberikan

Gap 4

Komunikasi Komunikasi Dengan DenganPelanggan Pelanggan

Gap 3

Spesifikasi SpesifikasiKualitas Kualitas

Gap 1 Gap 2

Persepsi PersepsiProdusen Produsenterhadap terhadap apa apayg ygdiinginkan diinginkanPelanggan Pelanggan


9


D M A I C Define

Gap Gap 1 1

Persepsi PersepsiProdusen Produsen terhadap terhadapapa apayg yg diinginkan diinginkan Pelanggan Pelanggan Provider

Gap 1

Expected Expected service service Customer

Gap 1: Adanya perbedaan antara keinginan pelanggan dengan apa yang dipersepsikan oleh produsen/manajemen tentang apa yang diinginkan pelanggan industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

10


D M A I C Define

Gap Gap 2 2

Spesifikasi Spesifikasi Kualitas Kualitas Provider

Gap 2

Persepsi PersepsiProdusen Produsen terhadap terhadapapa apayg yg diinginkan diinginkan Pelanggan Pelanggan Provider

Penterjemahan dari persepsi produsen kedalam spesifikasi kualitas pada produk/layanan bisa tidak tepat industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

11


D M A I C Define

Gap Gap 3 3

Service Service delivery delivery Provider

Gap 3

Spesifikasi Spesifikasi Kualitas Kualitas Provider

Pelatihan, komunikasi dan persiapan yang kurang kepada karyawan garda depan atau di lantai pabrik akan menimbulkan gap ini industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

12


D M A I C Define

Gap Gap 4 4

Layanan Layanan yang yang Diberikan Diberikan Provider

Gap 4

External External communications communications to tocustomers customers Provider

Gap 4 shows the differences between services delivery and external communications with the customer. industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

13


D M A I C Define

Gap Gap 5 5

Layanan Layanan Yang Yang Diterima Diterima Customer

Gap 4

Layanan Layananyang yang Diharapkan Diharapkan Customer

Ketika Pelanggan terlalu berharap banyak akibat komunikasi yang tidak tepat


14


Cara Mengumpulkan VOC Reaktif • Keluhan pelanggan • Berita Media Massa

D M A I C Define

Proaktif • Survey Pelanggan • Ghost Customer • Interviews • Focus Group Discussion


15


D M A I C Define

Terjemahkan Keinginan Pelanggan (VoC) ke Dalam CTQ Characteristics

• Keinginan pelanggan biasanya dalam bentuk verbal dan abstrak, sehingga perlu diterjemahkan ke dalam bahasa yang mudah dimengerti oleh pabrik (Gunakan QFD) • Mobil: Saya ingin kalau menutup pintu mobil mantap dan tidak bersuara – CTQ Characteristics: Decibel, Elastisitas Karet Peredam, berat pintu dsb. industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

16


D M A I C Define

CTQ Tree Contoh: • • Orangnya Pinter

Jasa Layanan Servis Komputer Yg Baik

Orangnya Ramah

Nggak lama Nunggu


•

Bisa menjawab dengan Tepat Bisa menjawab saat itu juga (tidak tanya lainnya dulu) Kalaupun harus nyari dulu nggak lama

• •

Customer disapa dengan nama Customer ketika cerita nggak dipotong/disela

• •

Nyimpen komputer nggak lama Langsung dikerjakan oleh teknis yang memang sesuai 17


Intisari – Identify Project CTQs

D M A I C Define

•

Project yang sukses adalah project yang fokus pada customer dan secara jelas dan tegas mendefinisikan Goalnya. • Menentukan Project CTQ dan keinginan-keinginan Customer Critical to Quality Characteristics (CTQs) ditentukan oleh Customer • Project yang berhasil selalu berhubungan dengan paling tidak satu dari empat Vital customer CTQs berikut ini : - Customer Resposiveness/Communication - Market Place Competitiveness – Product/Price/Value - On-Time, Accurate, and Complete Customer Deliverables - Product/Service Technical Performance Ingat! Kebutuhan/Keinginan Pelanggan Selalu bergerak Dinamis, Ciptakanlah suatu sistem yang dapat secara berkala dan terus menerus mencari tahu pelanggan kita industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

18


D M A I C Define

D2 Pembuatan Plakat Kegiatan (Project Charter/Team Charter)


19


Project yang Baik Harus

D M A I C Define

9 Secara jelas dibatasi oleh target/goal yang terdefinisi 9 Harus searah dan sejalan dengan persoalan dan inisiatif bisnis yang kritikal 9 Hasil Perbaikan sangat berarti dan dirasakan oleh customer 9 Saling melengkapi dan mendukung project lain agar efeknya lebih besar 9 Menujukkan bahwa perbaikan dilakukan di areanya sendiri 9 Project berkaitan dengan tugasnya sehari-hari


20


D M A I C Define

8 Langkah untuk membatasi sebuah Project

1. Identifikasi customer 2. Definisikan keinginan dan kebutuhan customer 3. Tetapkan secara jelas apa yang anda hasilkan yang terkait dengan keinginan customer tersebut 4. Identifikasi CTQs 5. Petakan proses anda 6. Tentukan dimana proses yang terdapat CTQ yang paling kritikal 7. Evaluasi CTQ mana yang memiliki peluang untuk improvement 8. Tentukan project untuk mengimprove CTQ yang TEKNIK INDUSTRI telah dipilih industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends 21

UNIVERSITAS INDONESIA

D M A I C Define

Team Chartering A Charter :

9 9 9 9

Mengklarifikasi apa yang diinginkan dari Team Menjaga agar Team tetap fokus Menjaga agar Team tetap sejalan dengan prioritas organisasi Serah terima project dari Champion kepada Team Improvement

5 ELEMEN CHARTER (5W+1H) Business Case (Why? – Kenapa?) Penjelasan mengapa kita melakukan project ini Problem and Goal Statements (What – Apa?_ Menjelaskan problem/masalah dan peluang atau objective secara jelas, singkat, padat dan terukur. Project Scope (Where & How – Dimana & Bagaimana?) Scope dari project, sumber daya yang dipakai Milestones (When – Kapan?) Langkah dan target waktunya/tanggal Roles (Who - Siapa) Nama anggota team dan tugasnya


22


The Business Case

D M A I C Define

• Mengapa project penting untuk dilakukan? • Mengapa project ini perlu dilakukan sekarang? • Apa konsekuensinya jika project ini tidak dilakukan? • Aktifitas apa yang mempunyai prioritas yang sama atau bahkan lebih? • Anda bisa menggunakan dimensi QCDSM (Quality, Cost, Delivery, Safety and Morale) – (Kualitas, Biaya, Waktu, Keselamatan dan Moral) industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

23


Problem and Goals Statement

D M A I C Define

Tujuan dari Problem Statement adalah untuk menjelaskan apa yang salah. Lalu Goal Statement Menjelaskan objective dari improvement Yang dilakukan oleh Team.

Keduanya menetapkan fokus dan tujuan dari Team


24


Problem Statement

Apa yang salah atau tidak sesuai dengan keinginan customer ? Kapan dan dimana problem terjadi? Seberapa besar problem tersebut? Apa yang diakibatkan Menjelaskan oleh Menjelaskan problem “sakit” “sakit” tersebut?

D M A I C Define

Contoh yang tidak baik : Customer kami marah sehingga mereka terlambat membayar tagihan kita. Contoh yang lebih baik: Dalam 6 bulan terakhir (when), 20% repeat customer kita terlambat lebih dari 60 hari (what) dalam membayar invoice kita. Saat ini angka keterlambatan pembayaran mencapai 10% dan menunjukkan 30% dari Account Receivables kita (besarnya). Ini akan berakibat negatif terhadap cash flow (akibat atau konsekwensi).


25


D M A I C Define

The Goal Statement

Project Scope

Project Objective • Apa tujuan dari improvement yang akan diselesaikan oleh Team? • Dimulai dengan (menghilangkan, meningkatkan, dll)

kata kerja mengurangi,

• Permulaan cenderung global, namun tetap menyatakan target hasil dan waktu yang terukur. • Harus tidak menyertakan apa kesalahannya, dugaan penyebabnya atau perkiraan solusinya

• Proses apa yang akan menjadi fokus dari Team? • Apa batasan-batasan dari proses yang akan kita improve ? Titik awal? Titik akhir? • Sumber daya apa saja yang tersedia ? • Apa (jika ada) yang diluar batas kemampuan Team? • Apa (jika ada) yang tidak termasuk pekerjaan team.


26


D M A I C Define

Team Roles

• Apa peran champion terhadap team? • Apakah team pelaksana atau team rekomendasi? • Siapa dari team harus meminta persetujuan champion?wewenang apa yang harus dimilki team agar dapat berlaku independent ? • Apa dan bagaimana anda melaporkan kemajuan team kepada champion ? • Apa jabatan dari team leader (Black/Green Belt)dan penasehat team (Master Black Belt) ? • Apakah anggota team adalah orang yang tepat ? • Secara fungsi ? Hirarki ?


27


D M A I C Define

Team Charter (Example Worksheet) Nama Proyek:

Champion:

Business Case (Latar Belakang)

Lingkup Kegiatan

Permasalahan

Sasaran

Rencana Awal Tgl Start: DEFINE MEASURE ANALYZE IMPROVE CONTROL

Tgl Target

Tgl Aktual

Team Members & Roles


28

Pemegang Kepentingan lain


Intisari – Develop Team Charter

D M A I C Define

• Elemen kunci dari sebuah ‘charter” adalah : • Bussiness Case, Problem Scope, Milestone dan Team Roles. • “Team charter” adalah bagian yang penting dari arah project bagi semua anggota team • Problem Statement menjelaskan apa yang salah, sementara Goal Statement mendefinisikan objectives dari improvement. • Charter Mengklarifikasi apa yang diinginkan dari team, menjaga team tetap fokus, tetap sejalan dengan prioritas organisasi dan menyerahterimakan project dari champion kepada team. TEKNIK INDUSTRI


29

UNIVERSITAS INDONESIA

D M A I C Define

D3 Definisikan Peta Proses (Process Map) Konsep SIPOC


30


D M A I C Define

Flow Charts

• Konsep Analisa Proses : Sebelum anda bisa mengimprove proses anda harus mengerti dahulu bagaimana proses sebenarnya berjalan • Dengan sekilas Flowchart dapat memberikan gambaran bagaimana langkah-langkah proses bekerja • Membantu anda menerangkan bahwa proses yang dilakukan tergantung dari proses sebelumnya (before) dan akan membawa dampak pada proses sesudahnya (after) • Pada SIPOC bahkan diminta dari supplier hingga ke titik customer industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

31


D M A I Internal Customer Domino Define Effect to Eksternal Customer

Proses sebelum

Proses Anda

Proses sesudah

Supplier industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

C

Customer 32


Flow Charts Symbols 1

D M A I C Define

OFF PAGE CONNECTOR N

PROCESS

DECISION Y

A

DOCUMENT

END CONNECTOR

A FILE


33


D M A I C Define

SIPOC SUPPLIER INPUTS

Manufacturer

PROCESS

OUTPUTS Copies

Copier Paper

CUSTOMER You

Making Photo copy

Toner

PROCESS STEPS Put original on glass

Close Lid

Adjust setting


Remove originals and copies

Press START

34


D M A I C Define

Define-Output & Input yang Diperlukan Input

Process

Output Produk yang bebas cacat appearance, dengan karakteristik :

-Kualitas material yang baik -Pekerja yang terampil dan teliti

Cutting

-jahitan rapi dan tidak terdapat kerusakan

-Kondisi mesin dan peralatan yang baik

-bentuk luar sesuai dengan yang diharapkan

-Setting mesin yang tepat

Sewing

-warna bahan baik dan tidak terdapat shading

-Metode kerja yang baik&terstardardisasi -Standar kualitas yang jelas -Metode inspeksi yang baik


35


Overview of the Process

D M A I C Define

(High Level) in the Admission Office (Pusat Akademis Fakultas) Suppliers Applicants Referensi Universitas Lain Organisasi International

Process

Customers

Synthesize Inputs Verifikasi Persyaratan Berhubungan dengan Dept Accept or Deny Inform Applicant & Depart.

Input •applications •Surat rekomendasi •Transkrip Akademis •test scores •international docs industrial engineering ui - where the science of engineering and management blends

Applicants Departments International Orgs

Output •completed file •Surat penerimaan/penolakan •Dokumen pengurusan visa bagi mahasisa asing 36


Overview of the Process (at a Lower Level) Suppliers applicants

Inputs

Process Enter info into Banner

Receive apps Create file

other universities

Outputs Send file to Barb to Send letter to student

D M A I C Define

Customers applicants VT departments

Add other docs to file

Process fee

references

Move to “Complete” & Generate Application Analysis Form

VT departments

If international, send to Int’l office

International sources

Storage of file Send to Departments

International sources

Dean makes final decision

Add materials

Combine decision with file Forward to Dean

Create folder

Combine info from Grad School and file to make decision

Return AAF with decision to Grad School

Color Key:

Grad School

Departments


37


DEFINE. Six Sigma. D M A I C Define TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents