debat Hoe rendabel is een architectenbureau? Architectuur is een prachtige manier om je brood te verdienen. Maar kunnen alle architecten er ook daadwerkelijk van leven? Nogal wat bureaus blijken onvoldoende winstgevend of draaien zelfs met verlies. DIMENSION peilde bij een aantal experts en mensen uit de praktijk naar de oorzaken en naar mogelijke oplossingen. Aan de tafel zitten drie architecten. Karel De Mulder is architect-vennoot bij A2D architects, een bureau met circa 30 mensen - overwegend zelfstandige architecten - dat zich hoofdzakelijk toelegt op creatieve hedendaagse (interieur) architectuur. Het architectenbureau van Geert Houtmeyers telt 5 mensen, onder wie een secretaresse en een architectbediende. Peter Heyninck is architect-vennoot in DHP architecten dat in totaal 10 mensen omvat. Zij gaan de discussie aan met Jan Sap, secretaris-generaal van de Federatie voor Vrije en Intellectuele Beroepen (FVIB), fiscaal adviseur Jeroen Opsomer (A&B Partners) die architectenvennootschappen bijstaat met advies, en NAV-directeur Bart Verstraete. Jan Sap geeft de voorzet met de resultaten van een onderzoek, uitgevoerd door de FVIB: “Van alle vrije beroepers hebben architecten het meest een probleem met het rendement van hun eigen zaak. Maar liefst vier architectenbedrijven op tien zijn niet rendabel. Bij zulke cijfers mag je toch gewagen van een serieus probleem.”
Waar schort het aan bij de architecten? Karel De Mulder: “Ik zie drie grote oorzaken. Een: heel wat architecten slagen er niet in voor zichzelf een duidelijke missie te formuleren die ze aan hun medewerkers kunnen meegeven. Twee: als je niet bepaalt waar je naartoe wil en niet
beschikt over een businessplan, weet je ook niet waaraan je moet beantwoorden. Drie: te weinig architecten zijn professioneel bezig met nacalculatie en opvolging van de kosten.” Geert Houtmeyers: “Ik zou daar nog aan toevoegen: meten is weten. Om exact te weten waar je mee bezig bent, moet je een aantal parameters in kaart brengen. Toegepast op de cijfers kun je bijvoorbeeld een mooie omzet realiseren, maar daar amper rendement op scoren.” Peter Heyninck heeft hier een kritische bedenking bij: “De cijfers continu opvolgen is inderdaad noodzakelijk. Als je beschikt over 100 euro, moet je goed nakijken waaraan je die besteedt en wat je daarvoor krijgt. Maar het mag geen dwangmatigheid worden. Een architect is nu eenmaal ook creatief bezig. Misschien moeten we ons zelfs afvragen of een architectenbureau wel winst moet realiseren.” Zijn laatste stelling lokt algemeen protest uit rond de tafel. Jeroen Opsomer vat de reacties samen: “Een ondernemer wil zijn brood verdienen en winst maken. Ik ben het er mee eens dat een goed bedrijfsbeheer niet ten koste van het creatieve mag gaan. Maar te dikwijls leidt de focus op het creatieve er bij architecten toe dat ze de andere aspecten van hun beroepsuitoefening te weinig aandacht geven. Het juiste evenwicht vinden is blijkbaar niet zo gemakkelijk. Nochtans valt een goede administratieve opvolging gemakkelijk te realiseren.”
Is het echt zo eenvoudig? De drie architecten knikken resoluut van ja. Peter Heyninck: “De kostenstructuur van een architectuurvennootschap is vrij eenvoudig. De belangrijkste kostenpost in onze dienstverlening zijn de gepresteerde uren.” Karel De Mulder: “De meeste bureaus werken met zelfstandige architecten die hun gepresteerde uren doorgeven. Daar- »
DIMENSION 11
Jeroen Opsomer: “Een vennootschap moet je ook los durven zien van het inkomen omdat ze veel meer facetten heeft dan alleen maar het fiscale. Je kunt je persoonlijke aansprakelijkheid als architect beperken door te werken met een architectenvennootschap. Op het einde van je carrière biedt een vennootschap meer mogelijkheden voor opvolging. De dubbele boekhouding is niet zozeer een duurdere verplichting dan wel een instrument dat je kan helpen bij het beheer van je bedrijf. Als accountant kunnen wij bijvoorbeeld signaleren wanneer een tussentijdse facturatie zich opdringt, iets wat nogal eens tussen de plooien valt. Na een tijdje nemen de projectarchitecten die discipline dan vanzelf over.” Geert Houtmeyers
aan moet je een beperkt aantal parameters toevoegen zoals het dossier waaraan is gewerkt en de fase waarin dat dossier zich bevindt. Dat doen we met behulp van een programma dat we zelf lieten ontwikkelen. Dat kost ons momenteel 25 euro per persoon per maand.” Geert Houtmeyers: “Je moet het vooral niet ingewikkelder maken dan nodig. Ik gebruik geen softwarepakket, maar heb een aantal parameters vastgelegd die inzicht bieden in het rendement en die worden getoetst aan concrete cijfers, zoals bijvoorbeeld de maandfiches van de medewerkers, gekoppeld aan de factureerbare uren per project.” Het is dus eenvoudig, maar toch gebeurt het veel te weinig. Bart Verstraete stelt vast dat de NAV-opleidingen prima scoren, behalve als ze gaan over leiding geven, management en aanverwante thema’s. Karel De Mulder wijst op de schrik voor de confrontatie (“Als er op het einde van de maand geld op de rekening staat, loopt alles toch goed?”) en naar de pijnlijke afwezigheid van de principes van bedrijfsbeheer in de opleiding. Jan Sap breekt eens te meer een lans voor de integratie van zaken als bedrijfsbeheer, personeelsbeleid of bureauorganisatie in de basisopleiding.
Hoe pakt u het aan? Misschien moeten we de goede praktijk verkennen door middel van enkele zwart/wit vragen. Werken via een vennootschap: ja of neen? Bart Verstraete: “Wij raden dat sterk aan. Nochtans zetten heel wat architecten die stap niet, met als belangrijkste argument dat hun inkomen te laag ligt. In West-Vlaanderen kiest bijvoorbeeld amper 10% van het korps voor een architectenvennootschap.”
12 DIMENSION
Karel De Mulder: “Architecten jeremiëren al tientallen jaren dat ze met een waanzinnige verantwoordelijkheid opgezadeld zitten die overgaat op hun kinderen. Maar als een minister hen de gelegenheid biedt om daar iets aan te doen, vertikken ze het.” Geert Houtmeyers: “Toen ik in 2002 mijn vennootschap oprichtte, had ik helemaal geen grote omzet. De omzet mag dus geen belemmering vormen om je praktijk in een vennootschap onder te brengen.”
Kiezen voor een welbepaald soort projecten en opdrachtgevers, of alles meepakken? Jan Sap laat er geen twijfel over bestaan: “Je moet strategisch nadenken over wat je wel en niet gaat doen en dat kenbaar maken. Vooral voor beginnende architecten is dat niet vanzelfsprekend, want er moet brood op de plank komen. Maar op termijn is het de meest lonende aanpak.” De architecten kunnen op basis van hun eigen ervaringen deze visie toetreden. Karel De Mulder: “Toen we circa vijf jaar geleden de stap van een feitelijke vereniging naar een vennootschap zetten, wilden we meteen komaf maken met bepaalde opdrachten die we niet graag deden maar die nodig waren om het bureau draaiende te houden. Onder impuls van een persoonlijke vriend lieten wij ons toen begeleiden door een externe adviseur. Die spoorde ons aan onze visie op papier te zetten, te verduidelijken wat wij wilden en dat te veruitwendigen. Je zal misschien even krimpen, maar daarna zal je gegarandeerd groeien, was de boodschap. Dat bleek te kloppen.” Geert Houtmeyers legde een vergelijkbaar traject af. “Een drietal jaar geleden heeft een vriend-ondernemer mijn zaak onder de loep genomen en op twee A4-tjes samengevat wat ik fout deed. Op basis van zijn doorlichting heb ik enkele drastische en zeker niet evidente maatregelen getroffen die een enorme positieve weerslag hadden op het rendement van het » kantoor.”
loopt, is een kwaliteitssysteem zeker zinvol. Je wordt als het ware gedwongen om in de spiegel te kijken en te zeggen waar je naartoe wil: wat behelzen je visie, je missie, de manier waarop je je activiteiten organiseert? Maar als je alleen maar louter administratief een hoop documenten invult, is zelfs het beste kwaliteitssysteem geen garantie voor een goede manier van werken.”
Hoe krijgt u een correct ereloon? Bart Verstraete
Jan Sap: “Jammer genoeg bestaat er bij alle vrije beroepers nog veel schroom om adviseurs in te schakelen. Wellicht is het geen toeval dat ik hier twee keer hoor dat de adviseur ook wel eens een vriend was. Het zou wat meer ingebakken moeten zijn dat je externe adviseurs raadpleegt. Wij of NAV kunnen daarbij zeker helpen.” Bart Verstraete betreurt het dat architecten de tussenkomst van een jurist bij het afsluiten van contracten dikwijls achterwege laten omwille van de kostprijs. Peter Heyninck vindt dit toch iets minder vanzelfsprekend. Als de ene partij een advocaat meebrengt, doet de andere dat gegarandeerd ook en is de toon van de gesprekken meteen vele graden koeler, vreest hij. Bart Verstraete wijst er op dat een promotor in geval van een belangrijk contract sowieso een advocaat heeft geraadpleegd en verwijst en passant naar de zwakke onderhandelingspositie van de architect in de casus van de scholenbouw. Geert Houtmeyers begrijpt de twijfels over de goede sfeer die dreigt te worden verstoord maar vindt de tussenkomst van een advocaat een heel zinvolle manier om problemen achteraf te voorkomen: een slechte overeenkomst is ook een slechte opdracht. Karel De Mulder vindt het een kwestie van professionalisme, Jeroen Opsomer noemt het een noodzaak, gezien de belangen en de aansprakelijkheid van architecten.
Een kwaliteitssysteem implementeren: zinvol of verloren moeite? Karel De Mulder: “Volgens mij kan dat inderdaad een hulpmiddel zijn, zeker vanaf een bepaalde schaal.” Geert Houtmeyers: “Het kan ook helpen om de noodzakelijke mentaliteitswijziging teweeg te brengen. Voor starters kan het dan weer een interessante tool zijn om het van in het begin op de goede manier aan te pakken.” Jan Sap: “Als je de procedure op een ernstige manier door-
14 DIMENSION
Hoe je het ook draait of keert, uiteindelijk kom je terecht bij het ereloon dat te laag ligt. Hoe stuur je dat bij? Geert Houtmeyers: “Je moet eerst nagaan wat je verkoopprijs per uur is, om daarna te bepalen welk ereloon de overheadkost dekt. Zomaar projecten aannemen tegen een te laag ereloon is funest. Je moet hoge volumes draaien en veel mensen engageren, om uiteindelijk amper iets over te houden of zelfs verlies te maken. Dan kun je beter gericht projecten kiezen waarvoor je een degelijk ereloon krijgt en kan je hiermee bekwame medewerkers aantrekken en prima projecten afleveren waarmee je een goed financieel eindresultaat boekt.” “Een fatsoenlijk ereloon dat in een correcte verhouding staat tot het resultaat dat je geeft, is essentieel. De architect is het trouwens zijn eer verschuldigd om voor een bepaald project een redelijke vergoeding te vragen. Tegenover ontwerpen als kwalitatieve meerwaarde en onderdeel van ruimtelijk vormgeven moet een behoorlijke vergoeding staan. Maar veel architecten hebben vandaag niet het lef om een tarief te vragen dat in verhouding staat tot hun verantwoordelijkheid en deskundigheid. Het gevolg is dat de markt op zoek gaat naar de goedkoopste.” Om dit te illustreren diept Peter Heyninck een direct mailing van een projectontwikkelaar op die architecten 10 euro per gerealiseerde vierkante meter belooft. “Omgerekend naar een percentage op de bouwprijs goed voor 1%”, weet Bart Verstraete. “En zeggen dat wij daartegen niets kunnen doen. Ook de Orde staat machteloos: zij kan hoogstens nagaan of een architect zijn wettelijke taken correct heeft vervuld nadat hij zo’n contract is aangegaan. Het is een extreem voorbeeld, maar het toont aan welk beeld de bouwsector van ons heeft.” Karel De Mulder: “Die discussie loopt natuurlijk al lang. De enige remedie is dat we ons weten te profileren als experts in bouwen. Voor overheidsgebouwen zitten we daarvoor op de goede weg dankzij de Bouwmeester. Daar wordt kwaliteit op prijs gesteld en kijkt men stilaan op een andere manier naar architecten. Als we dat kwalitatieve beeld via onze visie en missie op een professionele manier weten over te brengen,
»
debat zal een opdrachtgever vanzelf denken: die man of vrouw is meer waard dan 1%. In afwachting daarvan probeer ik zo concreet mogelijk en met de nodige overtuigingskracht te onderhandelen. Ik vertel een klant hoeveel uur ik aan zijn woning zal werken en vraag hem welk uurloon hij daarvoor redelijk vindt.”
Is het braderen met erelonen te wijten aan een overaanbod aan architecten, zoals sommigen beweren? Karel De Mulder: “Dat zou ik niet zomaar zeggen. De laatste tijd is de situatie wat gekeerd, maar tot voor kort was het onmogelijk om goede architecten te vinden, ook niet in volle crisisperiode. Een overaanbod is dus relatief.” Bart Verstraete: “Het probleem is niet het aantal architecten maar het feit dat de meeste van hen een eigen eenmanszaak beginnen.” Jan Sap: “Bij de FVIB loopt al een tijdje een project rond samenwerking in het vrije beroep. Het staat iedereen uiteraard vrij te kiezen voor een solopraktijk, maar de trend naar samenwerking is de laatste jaren onloochenbaar. Daarvoor zijn er meerdere redenen: de oplopende kosten van een praktijk, de voortzetting van de onderneming nadat de vrije beroeper zijn activiteiten heeft stopgezet, de balans tussen privé en werk die in een eenmanszaak moeilijk te verzoenen valt met de verwachting van de cliënt dat een vrije beroeper constant bereikbaar is. Om vrije beroepers daarin te begeleiden, hebben wij een handboek geschreven en organiseren we informatiesessies en audits.” De architecten beamen de noodzaak van samenwerking, maar voegen daar meteen aan toe dat het niet altijd eenvoudig is om twee totaal verschillende bureaus op eenzelfde lijn te krijgen, om van de sterke ego’s maar te zwijgen. Ook de opleiding wordt even met de vinger gewezen, hoewel daar volgens Bart Verstraete de laatste jaren een duidelijke kentering merkbaar is naar meer teamopdrachten en creatief samenwerken.
Hoe laten architecten zich het best vergoeden: op basis van percentages, van een vast bedrag of van een uurloon? Bart Verstraete: “Veel hangt af van de situatie, maar wij zien dikwijls toch een vast bedrag als de beste oplossing.” Karel De Mulder ziet dat anders: “Een forfaitaire vergoeding kun je alleen correct berekenen als het project duidelijk is gedefinieerd, wat slechts hoogst uitzonderlijk het geval is. Daar komt bij dat het aandeel creatief ontwerpen erg
Karel De Mulder
moeilijk te berekenen valt. Aan een woning van 500 000 tot 600 000 euro besteden wij gemiddeld 1 500 tot 2 000 uur. Maar hoeveel daarvan kruipt in creatief ontwerpen? Dat kan sterk verschillen van project tot project, zodat je dat forfaitair heel moeilijk kunt indekken. Werken in regie is uitgesloten in dergelijke gevallen. Daarom vind ik een percentage op de bouwprijs een eerlijke oplossing. Leidt dat niet tot een scheeftrekking als een bouwheer kiest voor luxueuze materialen, zegt u? Die bouwheer zal ook veel strenger toekijken op de uitvoering en veel sneller bellen als er problemen rijzen. Ook de verzekering stijgt dan trouwens. Maar het blijft natuurlijk altijd de bluts met de buil.” Geert Houtmeyers: “Wij hanteren hoofdzakelijk een vast bedrag en werken voor kleinere projecten in regie. In dat laatste geval moet je natuurlijk alert zijn voor je verantwoordelijkheden en bijvoorbeeld voldoende opvolging van de bouwplaats in de overeenkomst opnemen. Essentieel is dat mensen van in het begin weten wat ze mogen verwachten. Ik krijg geregeld bouwheren over de vloer die ook bij confraters langs gaan en achteraf terugkeren met de boodschap: wij hadden een goed gevoel bij u, maar u bent wel de duurste. Ik vraag dan of ze zeker zijn dat ze van de andere architecten hetzelfde mogen verwachten als van mij, want je moet toch een objectieve vergelijking kunnen maken. Toegeven op de prijs doe ik niet, want dan beland je in de spiraal die ik zo-even schetste.”
Medewerkers en prospectie Zoals in andere ondernemingen hangt de kwaliteit van een architectenbureau mee af van de medewerkers. Jan Sap: “Uit »
DIMENSION 17
Hoe werkt een bureau het best: met zelfstandige architecten of met architecten in dienstverband? Jeroen Opsomer: “Het voordeel van zelfstandige medewerkers is dat je een sluitende budgettering kunt maken. Als iemand een dag afwezig is, moet je hem of haar niet betalen. Je kunt dus het rendement beter opvolgen. Een ander punt is dat de samenwerking gemakkelijker te verbreken is.”
Peter Heyninck
een rondvraag van UNIZO blijkt dat ondernemers het vinden van geschikt personeel als de grootste uitdaging voor de komende jaren beschouwen. Zeker als er technische kwalificaties vereist zijn, blijven kmo’s op hun honger zitten.” Karel De Mulder en Geert Houtmeyers signaleren dat architecten met ervaring amper te vinden zijn, hoewel ze de laatste tijd een lichte kentering zien. Karel De Mulder: “Omdat je je mensen zelf moet opleiden, wil je ze natuurlijk houden. Een kwalitatieve werkomgeving en een goede visie die ze kunnen delen en waaraan ze mee kunnen bouwen, zijn daarvoor onontbeerlijk. Maar soms stoot je op economische grenzen. Zodra mensen een gezin stichten en een huis kopen, willen ze beter betaald worden. Maar zelfstandige medewerkers van 35 à 40 jaar een uurvergoeding van 30 tot 40 euro betalen is niet vanzelfsprekend. Wij werken daar hard aan. Een tot twee keer per jaar evalueren wij de manier waarop iedereen functioneert. Met de mensen die we echt willen houden, hebben we een apart gesprek over hun toekomstperspectieven. Toen we in 2004 zijn overgegaan van een feitelijke vereniging naar een vennootschap, hebben we de loonvorken van iedereen en de omzetten van de projecten openbaar gemaakt. Dat was een zware maar achteraf gezien uitstekende beslissing. Iedereen kent de barema’s en de projectarchitecten maken zelf de facturen, wetende dat we per maand een bepaald cijfer moeten halen.” Jan Sap: “Het is belangrijk dat je de verantwoordelijkheid bij de mensen zelf legt, zodat ze beseffen dat er iets moet gebeuren.” Karel De Mulder: “Toch een kleine kanttekening: een retentiebeleid is een zaak, maar evengoed heb je geregeld behoefte aan nieuw bloed op een architectenbureau.” Peter Heyninck knikt bevestigend: “De structuur moet ook werkbaar blijven. Als iedereen vennoot is en alles te zeggen heeft, riskeer je problemen.”
18 DIMENSION
Geert Houtmeyers: ”Daar staat tegenover dat de relatie vrijblijvender is. De medewerker die het langst werkzaam is op mijn bureau is een architect-bediende. De kostprijs voor een architect in dienstverband ligt weliswaar hoger, maar je moet naar het volledige plaatje kijken. Als je hem het gevoel kunt geven dat hij participeert en mee beslist, zit het echt wel goed met zijn prestaties en rendement. Tevens kan je in dit statuut een zekere verantwoordelijk geven aan je medewerker, waardoor zijn engagement veel hoger ligt en minder vrijblijvend is dan bij een zelfstandige medewerker. Architecten moeten dus geen schrik hebben om iemand in dienst te nemen, als ze diens functie maar goed invullen.” Karel De Mulder: “Ik zie een groot nadeel aan het bediendestatuut: het aantal gepresteerde uren. De zelfstandigen die
Jeroen Opsomer
debat ook nog opdrachten buiten ons bureau hebben, kunnen in drukke periodes de ene maand drie keer meer uren presteren dan de andere. Hoe regel je zoiets met een bediende?” Jan Sap: “Je mag zeker het juridische aspect van schijnzelfstandigheid niet uit het oog verliezen. Als de arbeidsrelatie met een zelfstandige achteraf wordt geherkwalificeerd tot een werknemersovereenkomst, zit je met een plotse en aanzienlijke meeruitgave.” Geert Houtmeyers: “Ik hanteer daarvoor duidelijke criteria. Mijn zelfstandige medewerkers moeten ook andere opdrachtgevers of minstens eigen projecten hebben.” Karel De Mulder: “Zo leren ze meteen ondernemen. Want ondernemerschap is in een vennootschap met veel architecten dikwijls een heikel punt.”
Nieuwe opdrachten: wachten tot ze komen of actief prospecteren? Bart Verstraete: “Uit een NAV-enquête blijkt dat slechts weinig architecten actief prospecteren. Amper 10% van de bureaus heeft bijvoorbeeld een marketingbudget vastgelegd.” Geert Houtmeyers: “Voor ons bureau is het internet erg belangrijk. Van de particuliere bouwers komt 80 tot 90% via de website bij ons terecht. Wij besteden daar dan ook veel tijd en aandacht aan. Duur is dat niet, op een eenmalige investering na. Belangrijk is dat de website zo wordt gebouwd dat je ze zelf kunt onderhouden. Elke drie maanden komt een jobstudent ze updaten met materiaal dat wij hebben voorbereid.” Peter Heyninck: “Wij hebben een site laten bouwen in Flash. Achteraf bleek dat we die niet zelf kunnen onderhouden. Daarom laten we ze nu ombouwen naar html. Ook gaan we iemand de verantwoordelijkheid voor de updates toevertrouwen. Je moet er dus een werkingskost voor vastleggen.”
verantwoord. Dankzij de Open Oproep is het probleem van gratis werk wat verminderd, maar de vergoeding blijft miniem, vergeleken met het werk dat je investeert. Wij doen alleen mee als er een zekere vergoeding vanaf het begin is.”
Sommige architecten vragen zich met een zekere huiver af: moet ik nu een manager worden? Jan Sap: “Je moet vooral een ondernemer zijn en je bureau goed managen. Faillissementen zijn dikwijls te wijten aan het feit dat de zaakvoerder het personeelsbeleid, de facturatie en andere essentiële bedrijfszaken niet goed opvolgde.” Karel De Mulder: “Je kunt management misschien beschouwen als een noodzakelijk kwaad, maar als je het verwaarloost, blijven de zaken niet draaien. Vanaf een bepaalde schaalgrootte moet je volgens mij wel kiezen: je wordt fulltime manager of je geeft het management in handen van iemand anders.” Geert Houtmeyers: “We moeten niet vies zijn van het woord manager. Managen is een onderdeel van wat je als architectzaakvoerder moet doen. Alleen mag het niet versmachtend werken.” Tekst: Staf Bellens - Foto’s: Studio Dann Locatie: Hotel BLOOM! - Brussel
Jan Sap
Karel De Mulder: “Verder zijn publicaties, interviews of spreken op evenementen en colloquia belangrijk. Wedstrijden zijn ook een manier om aan prospectie te doen en naambekendheid te krijgen. Dat mes snijdt wel aan twee kanten omdat je gratis werk levert als je niet wint. Van de huisvestingswedstrijden waaraan we hebben deelgenomen, hebben we er 42% gewonnen. De andere wedstrijden leverden sinds 2008 slechts een slaagpercentage van 33% op, te weinig om renderend te zijn. In het verleden hebben we vastgelegd dat we 10 tot hoogstens 15% van onze omzet aan prospectie zouden besteden. Momenteel gaan we richting 25 à 30%. Dat kan niet.” “Anderzijds zijn wedstrijden de ideale gelegenheid om het team te stimuleren en te motiveren en de visie van het bureau over te brengen. Iedereen zit dan dag en nacht samen, ongeacht de competenties en de bevoegdheden.” Geert Houtmeyers: “Voor een klein bureau zijn de kosten on-
DIMENSION 19
