De molenstenen van de advocatuur. Besparingen op pand, personeel en papier

michel knapen

De molenstenen van de advocatuur Besparingen op pand, personeel en papier

95

De molenstenen van de advocatuur Besparingen op pand, personeel en papier

Michel Knapen

III

De molenstenen van de advocatuur

De molenstenen van de advocatuur Besparingen op pand, personeel en papier Michel Knapen

Dit boek is een uitgave van Celsus juridische uitgeverij | Tilburg www.celsusboeken.nl [email protected] Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar worden gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Hoewel aan deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt de auteur noch Celsus juridische uitgeverij aansprakelijkheid voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolkomenheden. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means without written permission of the publisher. ISBN 978-90-8863-132-0 NUR 822 © 2014 Teksten, interviews en tekstredactie: Michel Knapen Eindredactie en tekstcontrole: Linus Hesselink © 2014 Vormgeving: Celsus juridische uitgeverij Foto omslag: Nick Benjaminsz Lay out: Adrian van den Eerenbeemt

IV

Inhoudsopgave Inleiding VII Als maandlasten molenstenen worden

1

Bespiegelingen over en besparingen op pand, personeel en papier, in 75 tips

7

‘Als advocatenkantoren niet veranderen, worden ze wellicht irrelevant’ 15 Interview met drs. Hans Schuurman ‘De advocatuur moet nu echt haar toegevoegde waarde laten zien’ Interview met mr. Ernst van Win

23

‘Beter een advocaat ontslaan dan lang met hem doormodderen’ Interview met drs. Robert Dicke

31

‘Knip het werk in delen en besteed het uit, anders verliest u de concurrentie’ 39 Interview met prof.dr. Arjen van Rijn en dr. Linus Hesselink ‘Verborgen kosten maken het gebruik de klassieke bibliotheek zo duur’ Interview met Evert de Pender

45

‘Cliënten laten betalen voor gebruikte vakinformatie, dat is de toekomst’ Interview met mr. Maarten Bohlken

51

‘Huisvesting is het meest zichtbare dat een advocaat doet’ Interview met Leon van Leersum

59

V

De molenstenen van de advocatuur

‘Wie van de gebaande paden durft af te stappen, kan fors besparen’ Interview met mr. Ruben Alderse Baas

67

‘Vergeet de kaasschaaf, maak keuzes en positioneer je’ Interview met dr. Gerard Tanja

75

Over de auteur

83

VI

INLEIDING

Kostenbewustzijn en kostenbeheersing van pand, personeel en papier ‘De uren zijn duur in de advocatuur.’ Deze stelling van een finance manager, verderop in deze bundel, zal door menig advocatenkantoor maar al te goed worden herkend. Bedoeld wordt dan niet het uurtarief dat de advocaat bij zijn cliënt in rekening brengt, maar de kosten die kantoren moeten maken voor de secretaresses, de ict’er, de bibliothecaris, de communicatiemedewerker, de koffiedames, de schoonmakers. Maar ook andere vaste kosten vallen daaronder: de maandelijkse huur, de abonnementen op de vakbladen, de boeken. Nu omzetten in de advocatuur tegenvallen, drukken de kosten van het pand, het personeel en het ‘papier’ steeds zwaarder op de exploitatie. En advocatenkantoren hébben al hoge overheadkosten, vergeleken met andere zakelijke dienstverleners. Willen advocatenkantoren hun boekjaren met mooie cijfers afsluiten, dan moet er dringend worden ingegrepen. Kostenbewustzijn en kostenbeheersing zijn hierbij de uitgangspunten. Maar hoe moet dat met al die kosten die ‘vast’ zijn en waarop zogenaamd niet kan worden bespaard? Daarover vertelden deskundigen van binnen en buiten de advocatuur op de studiemiddag, op 15 april 2014 georganiseerd door Celsus juridische uitgeverij en SupportlawyerOnLine. Ze hebben ideeën – die ook in deze bundel staan – over efficiënt kaasschaven, over buiten de gebaande paden treden, over heronderhandelen, over loslaten, over afstoten. Maar ook over investeren, duidelijke keuzes maken en positioneren. Alleen zo kan worden voorkomen dat maandlasten van advocaten molenstenen worden. De congresorganisatie Linus Hesselink, SupportlawyerOnLine ([email protected]) Arjen van Rijn, SupportlawyerOnLine ([email protected]) Michel Knapen, Celsus juridische uitgeverij ([email protected])

VII

HOE ADVOCATENKANTOREN (WEER) LEAN & MEAN KUNNEN WORDEN

Als maandlasten molenstenen worden

De vaste lasten voor pand, personeel en ‘papier’ hangen steeds meer om de nek van advocaten. Hoog tijd om daar slimmer mee om te gaan, zeker nu de kaasschaaf bot begint te worden. Wat als er meer rekeningen binnenkomen dan eruit gaan? Dat is in de advocatuur geen fictie meer. Enkele kantoren zijn al omgevallen, andere zitten bij bijzonder beheer, bij weer andere is de nood hoog. Omzetten schieten omlaag, soms wel met 20 procent per jaar. Maar aan het eind van de maand moet wel de huur worden betaald. En het personeel. En de abonnementen op de vakbladen, de koffie, de schoonmaakspullen, de kilometervergoeding. De advocatuur heeft sowieso al hoge overheadkosten (zie kader). Om die kosten inzichtelijk te maken, tekent interim finance manager Hans Schuurman altijd een taartpunt. ‘Stel: bij een middelgroot kantoor gaat 50 procent van de omzet op aan loonkosten, 20 procent is voor huisvesting en ict en 10 procent voor de variabele kosten. De rest, 20 procent is de winst.’ Als de omzet dan onder druk komt te staan, blijken de vaste kosten op korte termijn zeer beperkt beïnvloedbaar en eindig je in een winst-squeeze.’ ‘Ieder kantoor heeft de kaasschaaf er wel overheen gehaald’, weet Schuurman. ‘Hier en daar is een secretaresse gesneuveld en soms zijn de ski-uitjes geschrapt. Nu het vet weg is, zijn er steeds minder mogelijkheden om verder in de kosten te snijden. Tenzij je het zoekt in het efficiënter maken van processen en inzet van slimme ict, zodat je met de zelfde mensen meer toegevoegde waarde levert.’ Reorganisatie Een van de kantoren waar ‘secretaresses zijn gesneuveld’ is De Clercq Advocaten, een kantoor met bijna veertig medewerkers in Den Haag en Leiden. Dat gebeurde tijdens een reorganisatie in 2010. Partner Ernst van Win: ‘De secretaresses die we toen overhielden, waren lang in dienst en hadden bijbehorende salarissen, die ook nog eens ieder jaar werden verhoogd. Enkele jaren geleden

1

De molenstenen van de advocatuur

betaalden we voor secretaresses op niveau al snel 3.000 euro per maand. Nu bieden secretaresses van hetzelfde niveau zich aan voor rond de 2.000 euro.’ De secretaressen die ‘2010’ hadden overleefd, konden bij De Clercq solliciteren op twee functies: managementassistent en afdelingsassistent. ‘Degenen die de positie van MA kregen, hebben het hogere salaris behouden. Andere secretaresses kwamen automatisch in de functie met minder verantwoordelijkheden terecht zodat zij niet werden geconfronteerd met een onvrijwillig ontslag in een periode dat het erg moeilijk is ander werk te vinden. Dat alles is geschied in goed overleg met de ondernemingsraad.’ Die strategie ziet HR-consultant Robert Dicke (Dicke Röell Breedveld Executive Search, Interim Management en CareerFocus) wel vaker bij advocatenkantoren. Shared services, noemt hij dat: secretaresses en PA’s worden gedeeld. ‘Maar op een gegeven moment ben je wel uitgesneden in de staf.’ Dus wordt er, volgens Dicke, steeds vaker gekeken naar de groep advocaten met acht tot twaalf jaar ervaring. ‘Omdat aan de bovenkant alles vast zit, zijn er voor hen weinig groeimogelijkheden meer. Senior advocaten krijgen meer en meer te horen: je zult geen partner worden, wordt het niet eens tijd de stap naar buiten te zetten?’ Dat geldt al helemaal voor advocaten die te weinig omzet draaien. ‘Met die mensen móet je het gesprek aangaan, en ja: dat kan leiden tot ontslag. Daarvoor ben je dan een som geld kwijt. Dat is duur maar het is eenmalig duur. Doormodderen met een advocaat die onvoldoende oplevert is duurder dan hem te af te kopen.’ Die zouden serieuzer moeten kijken naar een functie als legal counsel, hoewel advocaten nog een beetje neerkijken op bedrijfsjuristen. Dicke: ‘Veel bedrijven nemen legal counsels aan om het werk dat ze voorheen uitbesteedden aan advocaten, nu zelf te kunnen doen. Alleen het sophisticated high end werk wordt nog bij advocatenkantoren ondergebracht. Bij het bedrijfsleven liggen zeker kansen voor voormalig advocaten.’ Dat kan een elegante manier zijn om een te veel aan advocaten kwijt te raken en de hoge maandlasten te drukken. Inefficiënt ruimtegebruik Maar ook met minder mensen op de pay roll moet nog steeds de huur van het pand worden betaald, dat inmiddels te groot is geworden voor de personele bezetting. En advocaten zijn al zo duur gehuisvest, weet vastgoedconsultant Leon van Leersum. ‘De advocatuur is uniek in de bijzondere manier van

2

ALS MAANDLASTEN MOLENSTENEN WORDEN

Hoge overhead bij advocatenkantoren Maar liefst 38 procent van de formatie van een advocatenkantoor gaat op aan overhead – de kosten voor management, secretariaat, hrm, ict, financiën, marketing, facilitaire diensten, bibliotheek en business development. In de rest van de zakelijke dienstverlening is dat 20 procent. Dat rekende De stand van de advocatuur begin 2014 uit met behulp van de Berenschot Overhead Benchmark. Met name de secretariële ondersteuning is bij advocatenkantoren omvangrijker dan bij andere zakelijke dienstverleners: al snel 30 procent van de totale formatie, vergeleken met 8 procent in de rest van de zakelijke markt. Wel constateert De stand van de advocatuur grote verschillen tussen advocatenkantoren onderling. Grote kantoren hebben relatief minder overhead. Maar desondanks: ‘Vrijwel alle overheadfuncties zijn bij advocatenkantoren relatief zwaar bezet.’

ruimtegebruik. Er wordt traditioneel veel gewerkt met eigen kamertjes. Dat telt fors door in de kosten.’ Dat kan veel efficiënter, weet Van Leersum, partner bij REDEPT (The Real Estate Department). ‘Een advocaat zit misschien effectief 30 procent achter zijn bureau op zijn kamer, en tegelijkertijd heeft hij dat bureau en die kamer voor exclusief gebruik.’ Veel beter is het om ruimtes te flexibiliseren en beschikbaar te stellen aan anderen, maar daar wil de advocatuur nog niet zo aan. ‘Je kunt je afvragen of het noodzakelijk is dat al die werkzaamheden in een eigen kantoor worden verricht. Maar wat ik doe is vertrouwelijk, zeggen advocaten dan. Moet je dat oplossen met muren er omheen? Het is natuurlijk een heel veilige manier van werken, maar het heeft een prijskaartje. Je kunt intern prima afspraken maken om die vertrouwelijkheid te waarborgen.’ Van Leersum ziet veel liever hybride werkvormen, open settings zoals kantoortuinen en meer gedeeld ruimtegebruik. ‘Daarmee kan je de hoeveelheid kantoorruimte en dus de kosten zo maar met 40, 50 procent verminderen.’ Wie vastzit aan een huurovereenkomst voor lange tijd heeft echter niet veel keuze. Of wel? ‘Jazeker’, zegt Van Leersum. Juist in tijden met leegstand op de kantorenmarkt, staan advocaten sterk om met hun verhuurder te gaan heronderhandelen. Het principe van blend & extend wordt daarbij steeds vaker toegepast. ‘Vermeng en verleng. De ingrediënten van de waarde van het

3

De molenstenen van de advocatuur

huurcontract – de duur, de huurprijs, de omvang van het gehuurde – kun je allemaal herschikken. Als je de huurperiode langer maakt, kun je het aantal vierkante meters verminderen of de huurprijs verlagen. Zo kun je heel wat binnenhalen.’ Nu lijken beginnende kantoren het makkelijker te hebben. Tenminste, zo zegt starter Ruben Alderse Baas, als je van de gebaande paden durft af te stappen. Met een maat opende hij in een leegstaande winkel in Groningen een advocatenkantoor, haalde meubels bij de kringloopwinkel en ontvangt ook winkelend publiek als cliënt. ‘Bij de hypotheekwinkel om de hoek zitten stellen die uit elkaar gaan en dan komen ze bij ons voor hun echtscheidingsconvenant. Ik wil maar zeggen: conventionele huisvesting is geen voorwaarde voor succes.’ Starters hebben misschien makkelijk praten: ze zitten niet vast aan 'Waarom zou al het personeel in één panden en duurovereenkomsten. pand op een A-locatie moeten zitten? Alderse Baas: ‘Maar ook bestaande middelgrote kantoren hoeven niet Je kan je kantoor ook opknippen.' naar Gispen te rennen als ze hun meubels willen vervangen. En waarom zou al het personeel in één pand op een A-locatie moeten zitten? Plaats de backoffice op een bedrijventerrein en ontvang je cliënten in een veel kleiner mooi pand centraal in de stad. En wat hoge kosten voor ict betreft: werken in de cloud is echt de toekomst.’ Onzichtbare kosten Want dat is nog zo’n molensteen: de vakkennis. Niet bijhouden gaat ten koste van kwaliteit waardoor je je uit de markt prijst, wel bijhouden neemt een flinke hap uit de begroting. Neem de papieren bibliotheek. Evert de Pender, directeur van Legal Intelligence: ‘Boeken zijn goedkoop, tenminste als je kijkt naar out of pocket-kosten. Maar met boeken heb je een veel grotere verwerkingstijd, en dat zijn verborgen kosten. Hoelang ben je bezig met het zoeken naar het boek in je bibliotheek? Hoelang ben je bezig met het zoeken ín het boek of serie van tijdschriften? Dan moet je nog iets met die informatie, bijvoorbeeld die pagina kopiëren. En hoe groot is de kans dat je iets mist? Ook dat zijn allemaal onzichtbare kosten.’ Wie digitaal zoekt, met geavanceerde zoekmachines, krijgt informatie binnen een fractie van een seconde boven tafel. ‘Je mist niks en kan er direct mee aan de slag. Misschien duurder dan traditionele boeken en

4

ALS MAANDLASTEN MOLENSTENEN WORDEN

vakbladen, maar de efficiencyvoordelen zijn groter.’ Maarten Bohlken, general manager Jongbloed bij Swets, schetst een ontwikkeling die nog meer kan besparen: pay per document. ‘De grote advocatuur lijkt minder behoefte te krijgen aan abonnementen voor de niet-primair relevante tijdschriften. Deze kunnen echter wel worden ontsloten via pay per document. Je hebt dan geen abonnement meer op het totale tijdschrift maar je koopt alleen dat artikel dat je nodig hebt. Daarmee is een trend in gang gezet waarmee explicieter tegenover de cliënt kan wordt uitgelegd welke vakinformatie er voor zijn zaak wordt gebruikt, en vervolgens wordt die informatie op maat gefactureerd.’ Pay per document zal volgens Bohlken wellicht duurder zijn, maar als de kosten worden doorberekend aan de klant, dan kan het per saldo goedkoper uitvallen. Positionering Maar, zo zei interim CFO Hans Schuurman al: het vet ís er overal al af. Dan is er nog een strategie om hoge maandlasten het hoofd te bieden, weet consultant Gerard Tanja. ‘De meeste kantoren hebben bezuinigd en doen het nog steeds. Die bureaus en stoelen laten we nog maar een paar jaar langer staan. De vloerbedekking kan best nog even mee. Maar die ondergrens is langzamerhand wel bereikt. Ik zeg: stop met die kaasschaaf, maak keuzes en positioneer je. Bij veel mid market en upper mid market kantoren – de nummers 25 tot en met 75 – hebben de partners onvoldoende bepaald wat hun positionering zou moeten zijn. Dergelijke kantoren, veelal met een algemene praktijk, hebben gemiddeld genomen een lagere winstgevendheid. Word sterk in één of enkele sectoren of branches. Dát werkt.’ Dus: na de bezuinigingen moeten er wel worden geïnvesteerd in gedreven mensen, goedkopere huisvesting en slimme ict. Nieuwe markten ontginnen, en nog beter luisteren naar de cliënt. Er zijn voldoende andere juridische dienstverleners die de advocatuur willen leegeten. ‘De advocatuur moet nu echt haar toegevoegde waarde laten zien’, hamert advocaat Ernst van Win. Dit artikel is gepubliceerd in het Advocatenblad, nr. 4 (april) 2014.

5

HR-CONSULTANT ROBERT DICKE

‘Beter een advocaat ontslaan dan lang met hem doormodderen’ Eerst verlieten secretaresses en ander ondersteunend personeel noodgedwongen de advocatenkantoren. Nu lijken advocaten zelf aan de beurt. Wie kan, blijft zitten waar hij zit. Maar steeds vaker horen advocaten dat ze beter kunnen omzien naar een andere functie. Dan wordt HR-consultant Robert Dicke ingeroepen. Op ieder advocatenkantoor vormen de uitgaven aan salarissen de grootste kostenpost. Op personeel valt dus wat te bezuinigen. ‘De afgelopen jaren hebben advocaten enorm veel in hun staf gesneden. In de ogen van advocaten en partners kun je daar de meeste winst behalen. Met name secretaresses, maar ook facilitaire medewerkers hebben het moeten ontgelden, evenals bij business development, marketing en HR – maar daar in wat mindere mate. Verder zijn de kantoren ook gaan werken met shared services: niet iedere partner heeft meer zijn eigen personal assistent. PA’s en secretaresses worden tegenwoordig gedeeld met meerdere partners. Je krijgt dan een backoffice-achtig secretariaat, daar gaan alle stukken van de praktijkgroepen naartoe. Zo houd je per praktijk nog een paar secretaresses over. Daar zijn advocatenkantoren dus slimmer mee omgegaan, en dat heeft geleid tot forse besparingen. Maar op een gegeven moment ben je wel uitgesneden in de staf.’ Minder staf dus, maar functioneren kantoren nog even goed, of merken klanten dat de service minder wordt? ‘Er zijn tegelijkertijd nieuwe manieren van werken geïntroduceerd; minder staf hoeft niet altijd te betekenen dat de service minder wordt. De hedendaagse advocaat werkt anders dan de advocaat van tien, vijftien jaar geleden. Toen waren bijvoorbeeld partners gewend hun stukken te dicteren op een dictafoon en vervolgens werden de bandjes door de PA of secretaresse uitgetypt. De advocaat van nu typt veelal zijn stukken zelf. Advocaten vragen nu een andere ondersteuning dan vroeger, de rol van de backoffice – lees: het secretariaat – is

31

De molenstenen van de advocatuur

veranderd, en dat kan met minder mensen. Ook komen er steeds meer niche­ kantoren en die hebben minder ondersteuning nodig dan de grote kantoren.’ Loonkosten van advocaten zijn doorgaans hoger dan die van de secretaresse. Wordt daar ook in gesneden? ‘Er wordt tegenwoordig met name gekeken naar de groep advocaten met acht tot twaalf jaar ervaring. Vroeger klom je, als je je werk goed deed en je was inhoudelijk sterk, vrij automatisch door naar de maatschap. Dat is heel anders geworden. Er is weinig beweging aan de bovenkant, waardoor de doorgroeimogelijkheden minder worden. Steeds vaker wordt tegen senior advocaten gezegd: je zult geen partner worden, wordt het niet eens tijd de stap naar buiten te zetten?’ Je snijdt die loonkosten weg, maar ook de omzet van die advocaat. Wat schiet je er dan mee op? ‘Hun omzetten dalen, dus als een advocaat vertrekt, verlies je tegenwoordig minder op zijn omzet. Je ziet dat de middelgrote en de grote kantoren naar elkaar toe bewegen. De middelgrote kantoren pitchen tegenwoordig mee, en tegen lagere tarieven. De grote kantoren moeten mee in die neerwaartse tariefontwikkeling. De senior op de Zuidas krijgt niet meer 600 euro per uur maar 400 euro, en vaak wordt het gedaan door iemand van een kleiner kantoor. Zo worden de loonkosten van een senior tegenover zijn opbrengsten verkleind.’ Er zullen ook advocaten zijn die vriendelijk worden verzocht iets anders te gaan doen. ‘Voor mensen van wie wordt vermoed dat ze uiteindelijk geen partner zullen worden, wordt het moeilijk.’ Zij kunnen nog altijd counsel of salary partner worden. ‘Die trajecten zijn er wel, maar lang niet voor iedereen. Partners laten niet iedereen counsel worden. Die selectie is veel strenger dan vroeger. Ik merk dat ook in mijn werk, de executive search. Voorheen kreeg ik van een partner de opdracht: zoek een goede partner voor mijn kantoor. Dat kon dan iemand zijn die elders senior medewerker was en die op basis van zijn dienstjaren eraan toe was de stap te maken. Dat lukte misschien niet in zijn eigen kantoor maar wel

32

ROBERT DICKE

in het kantoor dat mij die opdracht Drs. Robert Dicke (1967) gaf. Die medewerker kreeg dan een 1987-1995 Studie bedrijfseconomie (Erasmus aantal jaren de tijd zijn praktijk uit Universiteit Rotterdam) 2001-heden Dicke Röell Breedveld Executive te bouwen. Lukte dat na drie jaar Search, Interim Management en toch niet, dan was er een clausule in CareerFocus (oprichter en partner) de arbeidsovereenkomst dat de we2013-heden Merk iK (partner) gen van elkaar werden gescheiden. www.drbgroep.nl Als ik nu een partneropdracht doe, dan moet ik veel eerder iemand zoeken die elders al partner is én een praktijk heeft. Dat laatste is veel belangrijker geworden: hij moet een kast vol dossiers kunnen meenemen.’ Maar kantoren zien hun advocaten niet graag vertrekken mét cliënten onder de arm. ‘Dat is inderdaad veel lastiger geworden. Vroeger kraaide er geen haan naar als een partner die dossiers meenam naar zijn nieuwe kantoor, ondanks relatie- en concurrentiebedingen. Nu liggen er zandzakken voor de deur en wordt het concurrentiebeding zes keer bestudeerd. Er wordt veel strenger naar de omzet gekeken die de vertrekkende partner wil meenemen. En als die business niet kan verhuizen, zijn partners ook minder interessant voor het nieuwe kantoor.’ Is het ontslaan van een advocaat een optie? Dat is ook kostbaar. ‘Klopt. Maar als het financieel niet goed gaat met je kantoor, dan kun je die gesprekken wel voeren. Eigenlijk: je móet ze wel voeren. Afhankelijk van de leeftijd en het aantal dienstjaren ben je een som geld kwijt. Dat is duur maar het is eenmalig duur. Het alternatief is dat de loonkosten iedere maand blijven doorlopen, terwijl er te weinig omzet tegenover staat. Laat je die advocaat zitten, dan bied je ook weinig perspectief voor goedkopere – vaak jongere – advocaten uit wie je het meeste rendement kunt uithalen. Bovendien kunnen zij niet doorgroeien omdat iemand anders die stoel bezet houdt. Doormodderen met een advocaat die onvoldoende oplevert, is duurder dan hem te af te kopen.’ Gebeurt dat veel? ‘Ik spreek veel advocaten die zich realiseren dat ze geen partner in hun kantoor worden omdat ze het niet kunnen of niet willen. Met die mensen moet je als kantoor iets doen.’

33

De molenstenen van de advocatuur

Hen begeleiden naar een ander kantoor kan ook een optie zijn. Maar er wordt in de advocatuur steeds minder geworven. ‘Om te beginnen worden er minder stagiaires geworven. Ik was onlangs bij een internationaal Zuidas-kantoor en daar nemen ze voor dit jaar niet meer dan zeven stagiaires aan. Dus de tijden dat pas afgestudeerde juristen naar New York vlogen om daar te worden geselecteerd voor een kantoor, lijken wel voorbij. Ook zijn er bij een aantal kantoren minder recruiters werkzaam die voorheen op de universiteit snuffelden naar goede rechtenstudenten. Omdat aan de onderkant minder mensen worden opgeleid, zie je wel meer horizontale instromers van advocaten die elders vier, vijf jaar ervaring hebben opgedaan. Maar kantoren zijn wel strenger geworden. Vroeger zeiden ze: laat hem maar meewerken, we hebben de mensen nodig. Dat is nu afgelopen. Stagiaires die wel worden aangenomen, worden nauwgezet gevolgd en er wordt eerder ingegrepen. Na anderhalf jaar kunnen ze al de boodschap krijgen: dit gaat het niet worden, we zien in jou geen advocaat en we stoppen de opleiding. Dat is wel het uiterste maar het gebeurt. En als je de stageperiode wel goed afrondt, kan het zijn dat je geen medewerker wordt in de praktijk waar je bent opgeleid.’ Gebeurt dat in de hele advocatuur? ‘Veel grote kantoren lijken meer dan voorheen kritisch te kijken naar de bezetting van de praktijkgroepen of secties. Wij zien bij een aantal kantoren dat er reorganisaties gaande zijn. Ook zien wij een aantal kantoren dat locaties samenvoegt. Dat gebeurt niet voor niets.’ Hebben de kleinere kantoren in het land minder met deze problematiek te maken? ‘Het speelt daar inderdaad minder. Qua kostenstructuur lijken kleinere kantoren het beter te doen. Die hebben minder nodig, bij wijze van spreken een bureau en een telefoon in een kleiner kantoor. De vastgoed- en loonkosten zijn lager. Niets voor niets ontstaan er nichekantoren. Dat is begonnen met arbeidsrecht, later kwam daar bijvoorbeeld intellectueel eigendomsrecht bij, vervolgens vastgoed en nu zijn er nichekantoren die fusies, overnames en andere transacties doen. Die laatste praktijk was tot voor kort voorbehouden aan de grote kantoren, en die nichekantoren opereren nu heel succesvol. Maar met de komst van onder andere Jones Day, PwC Legal Services en Deloitte Legal wordt het wel dringen op die markt. Advocaten merken dat. Zit je als advocaat in de algemene praktijk, dan wordt het moeilijker door de

34

ROBERT DICKE

toenemende concurrentie, ook al omdat veel nichekantoren lagere uurtarieven hanteren. Uurtarieven die ze zouden moeten declareren op basis van de financiële structuren van hun grote kantoren, worden niet meer klakkeloos betaald. In die zin doen de kleinere kantoren het wat beter.’ Senior-medewerkers moeten steeds vaker hun kantoor verlaten of het partnerschap bij het kantoor waar zij werken spreekt hen minder aan. Zij beginnen veelal een eigen kantoor. Hoe komt dit? En is dit een bedreiging voor de huidige kantoren? ‘Dat komt inderdaad steeds meer voor en kan een bedreiging zijn voor bestaande kantoren. Er zijn nog altijd advocaten die coûte que coûte hun kantoor trouw willen blijven. Maar er is ook een grote groep die daar steeds meer twijfels bij heeft. Die willen niet meer werken in de grote maatschappen ‘Er is weinig beweging aan de waar ze zich soms een nummer bovenkant van advocatenkantoren, voelen. Ze kunnen niet datgene waardoor niemand creëren wat bij hun leven, hun meer kan doorgroeien.’ normen en waarden past. Die zie je uitstappen en mensen om zich heen verzamelen die ook voor zichzelf willen beginnen. De advocaten in mijn netwerk die dat ook zo voelen, kunnen samen wel enkele nieuwe kantoren oprichten, zoveel zijn dat er.’ Er is dus goed nieuws voor de ondernemers onder de advocaten? ‘De cruciale vraag is: hebben ze ook het lef? Ze zijn nu bij wijze van spreken met gouden kettingen aan hun kantoren gebonden, met elke maand dat hoge salaris. Dat valt weg als je voor jezelf begint. Veel mensen denken dan toch: help! Dus als je niet wordt gedwongen te vertrekken, dan blijven velen graag zitten.’ Binnen je kantoor word je wel geacht ondernemend te zijn, dus die vaardigheden heb je deels al onder de knie. Waarom die terughoudendheid? ‘Dat ondernemerschap binnen het kantoor is iets van de laatste jaren. Medewerkers moesten meer commercieel gaan denken en ook zo handelen, maar het behalen van de urennorm was ook belangrijk. Dan heb je toch heel weinig tijd om aan je eigen business en netwerk te bouwen. Dat is een uitdaging.

35

De molenstenen van de advocatuur

Zolang die uren-norm er is, creëer je dat ondernemerschap niet. Precies dat zie ik bij veel senior medewerkers: ze hebben weinig eigen netwerk. Al het werk dat binnenkomt bij de grote kantoren, komt binnen op naam van het kantoor. Dus als een advocaat noodgedwongen de stap naar buiten moet maken, dan weet hij nog niet goed hoe hij zelf die business moet binnenhalen. Er zijn overigens ook kantoren waar je van jongs af aan wordt geleerd als ondernemer te denken.’ Een advocatenkantoor belt jullie: we willen van advocaat x af. Wat kunt u hen bieden? ‘CareerFocus. Dat is een programma voor loopbaanoriëntatie waarin we kijken naar de belangrijkste competenties, expertise en leiderschapskwaliteiten van de advocaat. Daarbij proberen we ze los van de werkomgeving en rol te halen en te laten kiezen vanuit eigen kracht. Het programma is specifiek voor ambitieuze hoogopgeleide professionals die zelf veel kunnen maar op het gebied van hun eigen carrière behoefte hebben aan reflectie, richting en structuur.’ Waar komen advocaten terecht na zo’n traject? ‘Er zijn advocaten die onderdak vinden bij een ander advocatenkantoor. Maar het kan ook in het bedrijfsleven zijn, waar ze secretaris van de raad van bestuur worden of legal counsel. Advocaten hebben vaak een oordeel of vooroordeel over de rol van legal counsel. Dat is doorgaans een staffunctie, terwijl advocaten zelf hebben gezorgd voor hun eigen opbrengsten voor hun kantoor.’ Dus hebben ze weinig interesse om die overstap te maken… ‘In eerste instantie staan veel advocaten inderdaad wat minder positief tegenover de functie van legal counsel – zeker advocaten die er nooit over hebben nagedacht. Er zijn overigens ook advocaten die juist de overstap naar legal counsel overwegen op grond van work/life-balance. Die functie wordt vaak geassocieerd met minder lange dagen dan in de advocatuur, en dat kan aanlokkelijk zijn. Al deze vooroordelen ten aanzien van functies in het bedrijfsleven nemen we in CareerFocus onder de loep om uiteindelijk de juiste keuze te maken.’ Is iedereen wel te herplaatsen? Je ziet toch vooral vacaturestops. ‘Veel bedrijven nemen legal counsels aan om het werk dat ze voorheen uit-

36

ROBERT DICKE

besteedden aan advocaten, nu zelf te kunnen doen. Alleen het sophisticated high end werk wordt nog bij advocatenkantoren ondergebracht. Dus bij het bedrijfsleven liggen zeker kansen voor voormalig advocaten.’

37

De molenstenen van de advocatuur

De molenstenen van de advocatuur De kostenstructuur van advocatenkantoren ziet er niet al te gezond uit. Gemiddeld gaat de helft op aan salarissen, twintig procent is voor huisvesting en ict en tien procent voor de variabele kosten – die in de praktijk ook behoorlijk vastliggen. Vergeleken met andere zakelijke dienstverleners hebben advocatenkantoren forse waterhoofden: dure huisvesting, veel ondersteunend personeel, veel overhead. Daarom voelen steeds vaker de maandlasten aan als molenstenen, waar advocatenkantoren maar moeilijk grip op kunnen krijgen. Toch zijn er legio mogelijkheden om deze kosten beheersbaar te maken, zo blijkt uit ervaringen en de kennis van deskundigen van binnen en buiten de advocatuur. Dat begint met een zelfanalyse: heeft u die kamers allemaal wel nodig, nu u ziet dat ze vaak leeg zijn? Moet iedere partner wel zijn eigen secretaresse hebben? Maakt u echt gebruik van een papieren én een digitaal abonnement op een vaktijdschrift? Dit kostenbewustzijn kan leiden tot slimme besparingen maar ook tot inzicht in efficiënte investeringen en duidelijke positioneringen. Deze bundel voorziet in inspirerende voorzetten om tot de gewenste kostenbeheersing te komen. ISBN 978-90-8863-132-0

96