DAT KOMT BIJ ONS TOCH NIET VOOR!?

GABRIËLLE BOON EN JOYCE RUST 12

HOOFDSTUK 2

‘DAT KOMT BIJ ONS TOCH NIET VOOR!?’ Ongewenste omgangsvormen op de agenda 1. INLEIDING Ongewenste omgangsvormen zijn een belangrijke oorzaak van veel problemen op de werkvloer (zie bijv. BIOS/VU, 2014). Het is tegelijkertijd een onderwerp waarover mensen niet gemakkelijk praten, waardoor veel persoonlijk leed lang verborgen kan blijven. Een goede werkgever mag zijn personeel hierin niet alleen laten staan. Het is bovendien een aspect van goed werkgeverschap: de medewerker heeft recht op een veilige en integere werksetting. Hoe agendeer je een onderwerp waarover weinig bekend is, juist omdat er weinig over wordt gepraat? In dit hoofdstuk beschrijven wij een project waarmee we in de gemeente Den Haag met een groot aantal partijen de problematiek voor het voetlicht hebben gebracht en dat een breed gedragen beleidsplan met concrete aanbevelingen heeft opgeleverd. Zoals bij zoveel initiatieven zitten in het hele proces een aantal ‘toevalligheden’ die uiteindelijk goed hebben uitgepakt. Terugkijkend denken we dat dit project enkele interessante inzichten heeft opgeleverd, die ook voor andere organisaties leerzaam kunnen zijn. Naast het benoemen

van succesfactoren zullen we ook enkele kritische reflecties meegeven. We beschrijven de verschillende fases in het project zo nauwgezet mogelijk. We hopen dat het zo een inspiratiebron kan zijn voor andere organisaties die met ongewenste omgangsvormen aan de slag willen gaan. Ongewenste omgangsvormen en integriteit liggen dicht bij elkaar, overlappen elkaar deels. Onze ervaringen kunnen daardoor ook behulpzaam zijn bij het agenderen van integriteit.

2. AANLEIDING Het begon met een discussie in de commissie Diversiteit in 2006. De gemeente Den Haag telde ten tijde van het project ongeveer 8.000 medewerkers. De gemeente was georganiseerd in tien diensten, met elk een eigen ondernemingsraad. Elke ondernemingsraad vaardigde iemand af om op concernniveau zitting te hebben in de centrale ondernemingsraad (COR). De COR had een aantal werkgroepen. Eén daarvan was de commissie Diversiteit. Deze commissie had zich tot dat moment bezig gehouden met onderwerpen die gericht zijn op specifieke groepen medewerkers zoals gelijke beloning, JAARBOEK INTEGRITEIT 2014

vrouwen in hogere salarisschalen, gelijke behandeling in feite symptomen van ongewenst gedrag. Kennelijk vonden medewerkers het moeilijk om deze omgangsvan allochtone medewerkers en dergelijke. vormen op de eigen werkplek of afdeling ter sprake Commissie Diversiteit te brengen. Ze waren pas bereid om dit deel van de Het aandachtsgebied van de commissie problematiek met een interne professional te delen Diversiteit van de COR was in het algemeen het bij wie veiligheid en vertrouwen gegarandeerd lijken, voorkomen van discriminatie. De commissie mede ingegeven doordat zij vanuit hun beroepscode bevordert in het bijzonder de gelijke behandevertrouwelijkheid voorop hebben staan. ling van mannen en vrouwen en de inschakeHet probleem van de ongewenste omgangsvormen ling van minderheden en gehandicapten in de werd direct herkend door andere leden van de comorganisatie. Hoe diverser de achtergrond van het missie. Elk commissielid kon een aantal voorbeelden personeelsbestand, hoe groter de kans op het noemen. Bij het bedrijfsmaatschappelijk werk kwamen ontstaan van misverstanden. In de ene cultuur de signalen van de ‘slachtoffers’ zelf, bij de overige gelden andere waarden, normen en gedragscodes leden ging het om wat men om zich heen zag of dan in de andere. Bij dimensies van cultuur kan hoorde. Het totaal aan signalen binnen de commissie gedacht worden aan: wekte verbazing bij de leden en prikkelde hun nieuws–– de mate van individualisme: individualistisch gierigheid. Blijkbaar was er een onderwerp op tafel of collectivistisch; gekomen dat door de beslotenheid van vertrouwelijke –– de mate van ongelijkheid: een grote of kleine gesprekken buiten het zichtveld bleef. machtsafstand tussen mensen; –– de rolverdeling tussen man en vrouw: feminien Dat maakte dat wij op zoek zijn gegaan naar infortegenover masculien; matie over dit onderwerp. Voor informatie uit de –– manieren van omgaan met onzekerheid: grote organisatie werden de cijfers uit het Sociaal Jaarverof kleine onzekerheidsvermijding. slag (SJV) bekeken. Dit hebben we vergeleken met de Behalve deze dimensies (‘Allemaal andersdenkenresultaten van een onderzoek door TNO. Volgens dit den’ Hofstede (1991)) kunnen ook factoren als TNO onderzoek zou je 400 meldingen van ongewenst tijd, plaats en non-verbaal gedrag aanleiding zijn gedrag mogen verwachten op een populatie van 8.000 tot verschillende interpretaties van gedrag. medewerkers, terwijl er in het SJV sprake was van slechts 80 meldingen. Men vroeg zich binnen de commissie af wat een onderwerp zou kunnen zijn dat voor het gehele personeelsbestand belangrijk is. Eén van de commissieleden werkte binnen het bedrijfsmaatschappelijk werk. In de gesprekken die daar gevoerd werden met medewerkers, kwam geregeld naar voren dat ongewenst gedrag vaak ten grondslag lag aan veel van de problemen. Een negatieve sfeer op een afdeling, een als hoog ervaren werkdruk, verzuim en (dreigende) bezuinigingen kunnen bijvoorbeeld aanleiding zijn voor ongewenst gedrag. Daarmee zijn deze problemen

Deze eerste bevindingen waren voor ons genoeg aanleiding om het onderwerp te agenderen. In de commissie was iedereen het erover eens dat dit onderwerp zo hoog mogelijk in de organisatie onder de aandacht gebracht moest worden. De commissie Diversiteit was onderdeel van de COR, dat was een groot voordeel. De gesprekspartner van de COR was de gemeentesecretaris. Daarmee was de lijn naar de gemeentelijke top gelegd. In het gesprek met de gemeentesecretaris was de eerste reactie er één van ongeloof en verbazing: ‘Dat komt bij ons toch niet voor!?’. Er was naar ons ge-

‘Dat komt bij ons toch niet voor!?’ Ongewenste omgangsvormen op de agenda 13

voel absoluut geen sprake van onwil, maar inderdaad van oprechte verbazing, gezien het feit dat hij zich direct bereid toonde zijn standpunt te willen herzien en er dan ook iets aan te willen doen. Hij wilde daarvoor wel door ons overtuigd worden op basis van feiten. Die uitdaging hebben we aangenomen.

voor het volledige onderzoek wordt verwezen naar de site van BIOS). Ook bleek dat er binnen de gemeente geen eenduidige definitie van ongewenst gedrag bestond, noch een uniform registratiesysteem.

De volgende knelpunten kwamen naar voren: –– Er was een disbalans in het aantal meldingen bij alle disciplines apart en de uiteindelijke telling op 3. WERKCONFERENTIE concernniveau. Het aantal genoemde voorbeelden wekte de indruk dat het aantal meldingen in het Om de gemeentesecretaris te overtuigen, wilden wij Sociaal Jaarverslag niet kon kloppen. duidelijkheid krijgen over de aard en omvang van –– Uit de voorbeelden die tijdens de werkconferentie ongewenste omgangsvormen op de werkplek vanuit werden genoemd, bleek dat iedereen een eigen de praktijk. Hoe pak je dat aan? We hebben eerst een beeld had van wat onder ongewenst gedrag werd externe deskundige bij deze opdracht betrokken. Hierverstaan. Er bestond geen eenduidige definitie. mee haalden wij, gezien de gevoeligheid van het onderwerp, de door ons gewenste onafhankelijkheid en –– Binnen de gemeente bestond geen uniform registratiesysteem dat door alle bovengenoemde neutraliteit in huis. Vervolgens hebben we een werkberoepsgroepen werd gebruikt. Hoeveel meldingen/ conferentie georganiseerd en iedereen uitgenodigd klachten er jaarlijks in totaal bij bovengenoemde die beroepshalve te maken kan krijgen met klachten beroepsgroepen/functionarissen binnenkwamen, over omgangsvormen. Denk hierbij aan bedrijfsartsen, was onbekend. bedrijfsmaatschappelijk werkers, vertrouwenspersonen, P&O-adviseurs en mediators. Tijdens de werkconDe bovengenoemde bevindingen bevestigden onze ferentie is aan hen gevraagd naar hun ervaringen op dit gebied. Dit is eerst in kleinere groepen besproken. vermoedens en overtuigden de gemeentesecretaris. Wij hebben er bewust voor gekozen om in elke groep Ter afsluiting van de werkconferentie deed de gemeentesecretaris ons het verzoek om gemeentebreed alle disciplines vertegenwoordigd te hebben. Op onderzoek te doen naar: die manier kwamen zij voor het eerst met elkaar in –– de haalbaarheid van één uniform registratiesysgesprek. Er werd plenair verslag gedaan van wat was teem; besproken in de groepjes. In de beslotenheid van de conferentie zijn expliciete voorbeelden genoemd. Ook –– de manier waarop vragen over ongewenste omgangsvormen in de Risico Inventarisatie & Evaluatie is aangegeven hoe vaak men hiermee in aanraking (RI&E) kunnen worden opgenomen; kwam. De gemeentesecretaris, die wij ook voor deze –– de actualiteit en volledigheid van het beleid ten werkconferentie hadden uitgenodigd, was onder de aanzien van ongewenste omgangsvormen; indruk van wat die ochtend door verschillende disci–– de toegankelijkheid, vindbaarheid en actualiteit plines naar voren werd gebracht. van voorlichting en communicatie. Op de bijeenkomst werd onder andere duidelijk dat er De gemeentesecretaris vroeg ons verslag te doen van meer meldingen bij bedrijfsartsen en bedrijfsmaatde bevindingen in een volgende bijeenkomst voor schappelijk werkers binnenkomen dan bij vertroudezelfde groep genodigden. wenspersonen. Dit bleek overigens ook uit later onderzoek van BIOS/VU uit 2013 (‘Een luisterend oor’, 14

JAARBOEK INTEGRITEIT 2014

4. PROJECTPLAN

Spelers Wie waren belangrijke partijen in het project? –– dit project is gedaan onder de vlag van de COR; Het onderwerp stond nu op de agenda. Er was –– de gemeentesecretaris als opdrachtgever; behoefte aan een specifieke analyse op een aantal –– een klankbordgroep om een optimale afstemming onderdelen en vervolgens concrete aanbevelingen. te realiseren. In deze groep zaten collega’s die zich Hoe pak je dat aan? We schreven een projectplan dat beleidsmatig met dit onderwerp bezighouden: de nader werd uitgewerkt in: centrale vertrouwenspersoon, twee P&O-adviseurs –– doelstelling; en de bestuursadviseur van de gemeentesecretaris. –– spelers; Hiermee konden wij optimaal gebruikmaken van de –– randvoorwaarden; aanwezige kennis en ervaring binnen de organisatie; –– plan van aanpak; –– andere partijen binnen de gemeente die zich –– tijdplan; beroepshalve met dit onderwerp bezighouden: de –– overzicht van de geraamde kosten. vertrouwenspersonen, zowel centraal als decentraal, de bedrijfsartsen, de bedrijfsmaatschappelijk Doelstelling werkers en P&O-functionarissen; Ongewenste omgangsvormen zijn direct van invloed –– de OR’en van diensten: de COR voedt de OR’en met op de arbeidsverhoudingen en beïnvloeden daarmee informatie hoe een en ander op te pakken binnen de organisatiecultuur. Het risico dat de bedrijfsproceshun dienst, om zo van hun kant aandacht voor het sen aangetast worden, is niet denkbeeldig. Uiteinproject te vragen. delijk leidt dit tot een verlies voor zowel werkgever als werknemer; de arbeidssatisfactie daalt en het (Op dit moment is het gebruikelijk dat organisaties over ziekteverzuim stijgt. Last but nog least: werknemers hebben recht op een veilige werkplek (Arbeidsomstan- een integriteitscoördinator/functionaris beschikken. Ook bij de gemeente Den Haag. Ten tijde van het project was dighedenwet, 1998). dat nog niet het geval. Daarom behoorde zo’n functionaHoe sneller wordt ingegrepen, des te minder de schade. In het verlengde hiervan ligt de noodzaak van ris toen nog niet tot de spelers in dit project.) beleid dat meer gericht is op preventie. Het uiteindelijke doel van dit project is ‘een bijdrage te leveren Randvoorwaarden aan het bieden van een veilige werkomgeving aan alle Welke randvoorwaarden waren nodig om van het medewerkers en het reduceren van “aan ongewenste project een succes te maken? omgangsvormen gerelateerd verzuim”’. Een gunstig –– ‘SMART’ geformuleerde afspraken ter voorkoming neveneffect hiervan is een positief imago van de van doublures en ter bevordering van een goede gemeente Den Haag als goed werkgever zoals beschresamenwerking; ven in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). –– medewerking van alle diensten. Als één of meerdere diensten niet zouden meewerken, zou dit afbreuk doen aan het resultaat van het project; In de Arbowet wordt de volgende definitie van onge–– medewerking van interne professionals. Aan de ene wenst gedrag gehanteerd: gedrag dat als ongewenst kant waren er de formele afspraken, documenten, ervaren wordt en dat negatieve gevolgen heeft. Wij regelingen en dergelijke, aan de andere kant was hebben voor deze definitie gekozen, omdat onze er de dagelijkse praktijk. Zij waren daarvoor de focus lag op de gevolgen van gedrag en niet op de informatiebron; intenties. ‘Dat komt bij ons toch niet voor!?’ Ongewenste omgangsvormen op de agenda 15

–– advisering door een onafhankelijke (externe) deskundige. Vanuit strategisch en tactisch oogpunt werden hierdoor de objectiviteit, neutraliteit en onpartijdigheid van het onderzoek voor de eigen organisatie versterkt. Dit vergrootte de acceptatie van het onderzoek, de interventies en de conclusies en aanbevelingen van het project; –– capaciteit (tijd en geld). Er moest tijd worden vrijgemaakt om dit project naast de reguliere functie te kunnen doen; –– de projectleiders leggen verantwoording af over de voortgang en resultaten van het project aan de opdrachtgever; –– de samenwerking tussen OR’en en COR. Hier lag een verbinding tussen theorie en praktijk. Elk COR-lid was lid van een dienst OR. Doordat dit project onder de vlag van de COR werd uitgevoerd, kregen de COR-leden elk in hun eigen dienst de positie om dit onderwerp ook daar bespreekbaar te maken. Andersom informeerden zij de COR over wat zij op het gebied van ongewenst gedrag in hun dienst, in de praktijk tegenkwamen. Om aan deze randvoorwaarden te voldoen, informeerde de gemeentesecretaris op ons verzoek de algemeen directeuren van de gemeentelijke diensten schriftelijk over ons onderzoek. Hij benadrukte het belang ervan en kondigde aan dat wij een interview zouden komen afnemen. Hij vroeg hen persoonlijk hun medewerking te verlenen. Dit heeft er mede voor gezorgd dat onze komst bij alle directeuren bekend was en zij ook allen de gevraagde medewerking hebben verleend. Plan van aanpak Naar analogie van de 5 w’s uit de Arbowet (willen, weten, wegen, werken en waken) bestond het project uit een inventarisatiefase en een adviesfase (willen, weten en wegen). Onze opdracht ging tot de implementatie (werken en waken).

16

Tijdplan De gemeentesecretaris vroeg ons om een jaar na de werkconferentie opnieuw zo’n bijeenkomst te organiseren om onze bevindingen te presenteren. Overzicht geraamde kosten Er zijn kosten gemaakt voor het inhuren van een externe deskundige, voor het houden van twee werkconferenties en voor de projectleiders. Een overzicht hiervan werd toegevoegd aan het projectplan. Met het accorderen van de kosten gaf de gemeentesecretaris indirect het signaal af dat hij dit onderwerp belangrijk vond en hij stelde zich met het inhuren van een externe deskundige extra kwetsbaar op. Vooraf was immers niet duidelijk wat de uitkomsten zouden zijn.

5. INVENTARISATIE EN ADVIES Om gemeentebreed bekendheid te geven aan ons onderzoek hebben we een interview gegeven voor het gemeenteblad. Een neveneffect hiervan was dat het onderwerp ongewenste omgangsvormen opnieuw in de spotlights kwam. Het interview was niet alleen een vorm van communicatie, maar ook meteen een interventie op zich. We hebben geïnventariseerd welke informatie al in de organisatie aanwezig was en of de informatie voor iedereen makkelijk te vinden, toegankelijk en actueel was. We keken of regelingen voldeden aan de verplichting van de Arbowet en of er een procedure was voor het behandelen van klachten van medewerkers. Behalve het goed behandelen van klachten, verplicht de Arbowet (en in feite ook de Algemene Wet Gelijke Behandeling en de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen) werkgevers ook tot het voeren van een preventief beleid. Op basis van bekende/gemeten risico’s moet een plan van aanpak worden gemaakt.


We keken ook naar de aanwezigheid van sanctiebeleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen. In het algemeen is het Ambtenarenreglement gemeente Den Haag (ARG) van toepassing. Dit biedt in sommige situaties mogelijkheden voor het opleggen van een sanctie. Het terrein van ongewenste omgangsvormen vraagt door zijn aard om andersoortige aanpak en/ of sancties. Het ARG richt zich met name op feitelijk gedrag (letterlijk: plichtsverzuim), bij ongewenste omgangsvormen gaat het in eerste instantie om persoonlijk ervaren gedrag. Subjectiviteit speelt dus een belangrijke rol. Dit maakt het vrijwel onmogelijk om vooraf te beschrijven welk gedrag gesanctioneerd moet worden, omdat het bij ongewenste omgangsvormen telkens om interpretatie van gedrag gaat. Het gedrag op zich staat zelden of nooit ter discussie. Een hand op een schouder kan immers ervaren worden als compliment of blijk van waardering, maar ook als troost of intimidatie. Gedrag dat in tijden van relatieve rust nog ervaren werd als onschuldige vergeetachtigheid, kan in tijden van reorganisatie en bezuinigingen gevoeld worden als een bewuste keuze de ander niet meer te informeren. Geen enkele situatie en/of persoon is hetzelfde.

We vroegen naar de mate waarin integratie/implementatie van de thematiek plaatsvond binnen de werkzaamheden van de geïnterviewden en in hoeverre het bestaande beleidsinstrumentarium gebruikt werd voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Onderzocht werd of, en op welke wijze de verschillende beroepsgroepen als vertrouwenspersonen, bedrijfsmaatschappelijk werkers, bedrijfsartsen en P&O-adviseurs meldingen over ongewenste omgangsvormen registreerden, of er in de RI&E vragen gesteld werden over grensoverschrijdend gedrag en hoe het stond met de voorlichting aan management en medewerkers binnen de verschillende diensten en afdelingen over het beleid.

We spraken met ongeveer 30 procent van de bedrijfsartsen en de bedrijfsmaatschappelijk werkers. Bij de vertrouwenspersonen bedroeg het aantal geïnterviewden circa 20 procent, en van alle diensten is gesproken met de beleidsverantwoordelijken (directies/P&O-adviseurs). Er zijn ook gesprekken gevoerd met sleutelfiguren van andere organisaties, zoals van de gemeenten Rotterdam, Amsterdam en Utrecht, met deskundigen van de FNV en de voorzitter van de door het college van Burgemeester en Wethouders ingestelde klachtencommissie van de gemeente Den Haag. Interviews Tot slot maakten we gebruik van destijds recent We hielden half gestructureerde interviews met beschikbaar gekomen Personeels- en mobiliteitsonrepresentanten uit de diverse beroepsgroepen. Gezien derzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken het onderwerp is bewust gekozen voor het houden van en Koninkrijksrelaties in samenwerking met het A&O interviews. Dit droeg bij aan vertrouwelijkheid door fonds Gemeenten (december 2005), waarin cijfers persoonlijk contact en de mogelijkheid voor de geïn- gepresenteerd werden over aard en omvang van de terviewde een toelichting of voorbeelden te geven. problematiek binnen de gemeente Den Haag. Voor deze interviews hebben wij per beroepsgroep een vragenlijst gemaakt. Voorafgaand aan de interviews De noodzaak van dit onderzoek werd benadrukt door werd aan de deelnemers anonimiteit gewaarborgd. het Sociaal Jaarverslag (2006) dat tijdens het onderzoek verscheen. Hierin stond dat er een stijging was van het aantal meldingen van ongewenste omgangsvormen van meer dan 25 procent ten opzichte van het jaar daarvoor.


6. EXPERTMEETING

–– Draagvlak aan de top is hiervoor een voorwaarde. Dit draagt in belangrijke mate bij aan een bedrijfscultuur waarin de mensgerichte aspecten van even Een jaar na de werkconferentie presenteerden wij grote waarde zijn als de taakgerichte aspecten. onze bevindingen in een expertmeeting. De ge–– Op dat moment was onbekend wat de ervaringen meentesecretaris opende deze middag, de externe van cliënten met vertrouwenspersonen waren, omdeskundige had de rol van dagvoorzitter. De groep die dat er tot dan toe niet naar gevraagd werd en deze het jaar daarvoor de werkconferentie had bijgewoond, dus ook nergens werden vastgelegd. Men adviseerde was ook nu aanwezig. Wat niemand wist, was dat wij ons deze ervaringen in beeld te brengen, te evalueeen acteur hadden ingehuurd. Deze acteur had de ren en te onderzoeken. opdracht zich voor te doen als medewerker die persoonlijk ervaring had met ongewenst gedrag. Tijdens de presentatie ‘interrumpeerde’ hij met de vraag of De professionals onderschreven onze gepresenteerde hij van de gelegenheid gebruik mocht maken om zijn bevindingen en aanbevelingen. Alle aanvullingen van ervaring te delen. Hij wist dit verhaal zo levensecht die middag namen wij op in onze eindrapportage. te brengen dat het onderwerp bij alle aanwezigen ook echt binnen kwam. De gemeentesecretaris sloot de expertmeeting ook af. Zijn reactie op de middag en op de gepresenteerde Later op deze middag is de professionals een aantal aanbevelingen was positief. Zowel de werkconferentie vragen voorgelegd. Uit de vele antwoorden bleek als de expertmeeting hadden bijgedragen aan zijn ook inhoudelijk - een grote betrokkenheid bij het bewustwording van het feit dat ongewenste omgangsthema ongewenste omgangsvormen. vormen ook bij de gemeente Den Haag voorkomen. Hij nam daarom alle aanbevelingen uit dit project over. Enkele voorbeelden van de reacties tijdens de expertmeeting: 7. TERUGKIJKEND –– De cruciale rol van de leidinggevende bij de aanpak van ongewenste omgangsvormen werd unaniem onderschreven. De ‘ideale’ manager heeft aandacht voor de factor mens. Alle genoemde kwaliteiten zijn samen te brengen onder de noemer HRM. Om dit als organisatie te bereiken gaven de professionals aan dat de manager zelf ook op deze manier gemanaged moet worden. Dit betekent dat in de praktijk al bij de werving en selectie van leidinggevenden aandacht moet zijn voor hoe zij omgaan met ongewenste omgangsvormen. Om dit onderwerp op het netvlies van de manager te houden, dient het een vast onderdeel van de functioneringsgesprekken te zijn. Hiermee wordt het bespreken van ongewenst gedrag onderdeel van de beoordeling van de manager.

18

‘Men dient wel te bedenken dat er niets moeilijker is om uit te voeren, niets minder kans van slagen heeft, niets gevaarlijker is om aan te beginnen, dan aan het wijzigen van een bestaande orde’ Niccolò Machiavelli (1469-1527) Filosoof, politicus en schrijver Het onderwerp ongewenste omgangsvormen is een lastig en gevoelig onderwerp om bespreekbaar te maken. In anderhalf jaar hebben we in de gemeente Den Haag stevige stappen kunnen zetten. Wij stellen vast dat het onderwerp ongewenste omgangsvormen gemeentebreed en op het hoogste niveau in de organisatie op de agenda is gekomen. JAARBOEK INTEGRITEIT 2014

Onze stapsgewijze aanpak werkte. We konden het onderwerp agenderen en kregen de ruimte om op systematische wijze de problematiek te onderzoeken en concrete aanbevelingen te doen. Bij de implementatie van de aanbevelingen zijn wij in beperkte mate betrokken geweest.

Een neveneffect van de interviews was dat de medewerkers waarmee wij spraken op ideeën werden gebracht door onze vragen. Zij gingen hier direct mee aan de slag, waardoor het doen van het project ook een interventie op zich was. Eén van onze vragen was bijvoorbeeld of men in de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) vragen opgenomen had over Onze aanbevelingen waren gebaseerd op kennis en ongewenst gedrag. Het antwoord was ontkennend, ervaring die wij gedurende het project hebben opgemaar door deze vraag werd men op het idee gebracht daan. Bij de keuze om de implementatie door anderen dit wel te doen. Het toeval wilde dat men juist op dat te laten doen, werd deze opgedane kennis en ervaring moment een RI&E voorbereidde, waardoor het idee niet optimaal benut. Dit deed niet alleen minder recht meteen in de praktijk kon worden gebracht. aan de resultaten van het project, maar veranderde ook onze rol van een actieve, in een passieve als Terugkijkend kunnen we de volgende succesfactoren toeschouwer. benoemen: –– het aankaarten op het hoogste niveau; Wij hebben hiervan geleerd dat het goed is om bij de –– een betrokken en actieve bestuurder; start van een dergelijk project ook afspraken te maken –– het inschakelen van een onafhankelijk, extern over het vervolg zoals de implementatie, monitoring deskundige; en evaluatie. –– het instellen van een klankbordgroep; –– het schrijven van een projectplan (SMART); Tijdens de werkconferentie hadden verschillende –– de COR als eigenaar positioneren (daarmee los van professionals op het gebied van ongewenste ompersoonsniveau); gangsvormen voor het eerst contact met elkaar. Velen –– de COR-leden als ambassadeur in de diensten kenden elkaar niet en sommigen bleken van elkaars –– bekendheid geven aan het project; bestaan niet op de hoogte te zijn. Als ongewenst –– het project als zodanig genereerde aandacht voor gedrag al tussen de disciplines besproken werd, was het onderwerp ongewenste omgangsvormen; het altijd ‘incident’-gericht en meestal telefonisch. Dit –– de manier van omgaan met mensen (anonimiteit project heeft er mede toe geleid dat het onderlinge garanderen, terugkoppelen); contact deels is opgestart. Bedrijfsmaatschappelijk –– het met zijn tweeën doen van het project. Werk plande bijvoorbeeld structureel overleg in met vertrouwenspersonen en de Centrale vertrouwenspersoon zocht het overleg met de bedrijfsartsen. Tot een breed, structureel overleg waarin alle disciplines betrokken zijn, een intern netwerk, is het niet gekomen.


Het is goed geweest dat we dit project met zijn tweeën hebben gedaan. Daar zijn meerdere redenen voor: –– In de organisatie leefde het idee dat er niets gedaan hoefde te worden. Aan de ene kant bestond aanvankelijk het gevoel dat er niets aan de hand was (eerste reactie gemeentesecretaris), aan de andere kant was men overtuigd alles goed geregeld te hebben. Alles was goed zoals het was. Door dit project werd duidelijk dat er wel iets aan de hand was en dat de Regeling Vertrouwenswerk geactualiseerd moest worden. Als projectleiders breng je die boodschap. Dat kan als persoonlijke kritiek worden opgevat en mensen het gevoel geven dat ze hun werk niet goed gedaan hebben. Door met twee projectleiders te werken, wordt zowel de objectiviteit van de bevindingen en conclusies als de acceptatie daarvan vergroot. –– Je bent voor elkaar een klankbord. –– Je kunt bij de interviews rollen verdelen (vragen stellen, aantekeningen maken, observeren, verslagleggen). –– Twee mensen horen meer dan één. –– Je kunt elkaar zo nodig vervangen. –– We hebben verschillende achtergronden en zijn daardoor complementair aan elkaar. –– We hebben verschillende functies en daarmee verschillende plekken in de organisatie. Hierdoor hadden wij gemakkelijker toegang tot diverse gremia. –– Het vermindert de kwetsbaarheid van de onderzoeker en daarmee het succes van het project. Als je een dergelijk project alleen doet, kan op een later moment gemakkelijker in twijfel worden getrokken wat is gezegd. Dit heeft alles te maken met de gevoeligheid van het onderwerp.

20

Op initiatief van één van de leden van de klankbordgroep, een P&O-adviseur van de centrale P-afdeling, hebben wij voor ons project subsidie gekregen van het A&O-fonds Gemeenten in het kader van vernieuwende projecten. Dit droeg bij aan de status van het project en de kosten die ermee gemoeid waren. Eén van de voorwaarden op grond waarvan wij deze subsidie gekregen hebben, was dat ook anderen zouden kunnen profiteren van onze ervaringen in dit project. Op verschillende manieren en op verschillende momenten doen wij dat dan ook. Is het probleem opgelost? Is alles nu goed geregeld? Nee, de organisatie is continu in beweging, medewerkers komen en gaan, waar het ene probleem is opgelost, doet zich alweer een ander voor. De wereld om ons heen staat ook niet stil. Dat maakt dat dit onderwerp voortdurend aandacht nodig heeft. Het project is gedateerd, het onderwerp ongewenste omgangsvormen niet. Zoals eerder aangegeven, heeft dit onderwerp voortdurende aandacht nodig. Met het schrijven van dit artikel hopen wij hieraan een bijdrage te leveren.


Gabriëlle Boon is secretaris van de Centrale Ondernemingsraad van de gemeente Den Haag. Toentertijd had de Centrale Ondernemingsraad een commissie Diversiteit, waar zij voorzitter van was. Contact: [email protected] Joyce Rust was ten tijde van dit project manager van het Bedrijfsmaatschappelijk Werk van de gemeente Den Haag. Sinds juli 2013 is zij manager van het stadsdeelkantoor Leidschenveen Ypenburg bij dezelfde gemeente. Contact: [email protected]

Literatuur • BIOS/VU (2014), Aard en omvang van integriteitsschendingen binnen de Nederlandse overheid, Den Haag: BIOS. • BIOS/VU uit 2013 (‘Een luisterend oor’, voor het volledige onderzoek wordt verwezen naar de site van BIOS) • Gemeente Den Haag (2006), Sociaal Jaarverslag, Den Haag. • Hofstede, G. (1991), Allemaal andersdenkenden. Omgaan met cultuurverschillen, Uitgeverij Olympus. • Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2005), Personeels- en mobiliteitsonderzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in samenwerking met het A&O fonds Gemeenten.


DAT KOMT BIJ ONS TOCH NIET VOOR!?

Recommend Documents