D E C L A R A T I E R E G E L I N G VERENIGING C A R A M B O L E
De declaratieregeling is bestemd voor de leden van het bestuur, commissies en voor overige personen die kosten bij de KNBB Vereniging Carambole in rekening mogen brengen.
Datum van ingang: 1 januari 2012
1
INHOUD
ALGEMEEN
PAGINA 3
A.Doel van de declaratieregeling 3 B. Uitgangspunten bij het opstellen van de declaratieregeling C. Welke kosten niet voor rekening van de vereniging komen D. Van toepassing zijn bepalingen bij het in rekening brengen van kosten E. Toelichting declarabele kosten en bedragen 1. Kosten van administratieve en organisatorische aard 1.1 Portokosten 1.2 Telefoonkosten/Internetkosten 1.3 Administratieve voorzieningen/computer gebruik
3 3/4
4
4/5
5 2. Reiskosten in Nederland 5 3. Reiskosten naar en in het buitenland 6 4. Verblijfkosten in Nederland 6 5. Verblijfkosten buiten Nederland 6 6. Overnachtingen in Nederland
F. Slotbepalingen
2
A.
DOEL VAN DE DECLARATIEREGELING
Zij, die op nationaal of internationaal niveau actief zijn voor de KNBB vereniging Carambole zullen kosten maken. Deze kosten komen, mits zij redelijk van aard zijn en het maken daarvan gemotiveerd is, voor rekening van de vereniging. Het doel van deze declaratieregeling is aan te geven welke kosten voor vergoeding ten laste van de vereniging in aanmerking komen en de bepalingen welke daarbij in acht genomen dienen te worden. B. UITGANGSPUNTEN BIJ HET OPSTELLEN VAN DE DECLARATIEREGELING 1. Maakt men ten behoeve van de KNBB vereniging Carambole noodzakelijke kosten, dan betekent dat niet dat die kosten altijd volledig voor rekening van de vereniging komen. Bedoelde kosten komen slechts voor vergoeding in aanmerking, als men een handeling verricht die gedragen wordt door een besluit van het daartoe bevoegde gezag, dan wel steunt op een reglementenartikel. Indien de vergoedingen van kosten niet direct voortvloeien uit dit reglement dient men vooraf toestemming te vragen bij de penningmeester van de vereniging. De penningmeester controleert alle declaraties achteraf. Terugvordering of verrekening van onterecht gedeclareerde kosten kan hierdoor voorkomen. 2. Het is een ieders persoonlijke verantwoordelijkheid er zorg voor te dragen dat de uit te voeren declarabele taken noodzakelijk zijn en zo economisch mogelijk worden gerealiseerd. Voor uitgaven waarin dit reglement niet voorziet dient men vooraf met de penningmeester van het bestuur te overleggen. Anders loopt men achteraf het risico, dat de gemaakte kosten niet of niet volledig worden vergoed.
3. Alleen de werkelijk gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd. Deze kosten dienen aangetoond te worden door middel van betaalbewijzen! Indien men minder uitgeeft dan het maximum mag men alleen het lagere, werkelijk uitgegeven bedrag declareren. Wordt er in deze declaratieregeling een vast bedrag genoemd, dan is er sprake van een maximum dat ten laste van de vereniging mag komen. Normatief vastgestelde bedragen kunnen hier een uitzondering op zijn. Zie verder onder E 1.2. C. WELKE KOSTEN NIET VOOR REKENING VAN DE VERENIGING KOMEN 1. Kosten die - ter beoordeling van de penningmeester - als onredelijk of niet gemotiveerd worden beschouwd, komen niet voor rekening van de vereniging, tenzij het bestuur anders beslist.
D. VAN TOEPASSING ZIJNDE BEPALINGEN BIJ HET IN REKENING BRENGEN VAN KOSTEN 1. Voor het in rekening brengen van kosten dient men gebruik te maken van speciaal daarvoor bestemde declaratieformulieren. Declaratieformulieren kunnen worden gedownload van de KNBB website of kunnen worden aangevraagd bij het bondsbureau.
3
2. Declaraties kunnen tweemaal per maand ingediend worden, uiterlijk vóór de eerste en de derde woensdag van een maand. Declaraties mogen niet ouder zijn dan drie maanden.
Door de vereniging na 15 januari ontvangen declaraties, die betrekking hebben op het voorafgaande jaar, komen niet meer voor vergoeding in aanmerking. Deze stringente bepaling is noodzakelijk, omdat de kosten anders niet meer ten laste van het desbetreffende boekjaar kunnen worden gebracht.
3. Het kan voor komen, dat een declarant voor bepaalde activiteiten een groot bedrag moet voorschieten. (bijv. als official bij een internationaal kampioenschap in het buitenland). In zo'n geval kan men een voorschot krijgen. 4. In alle gevallen dient men bij de declaratie gelijktijdig de betaalstukken te overleggen. 5. In een aantal gevallen wordt een tegemoetkoming in de verblijfkosten betaald. Uit deze tegemoetkoming dienen ook andere kosten zoals parkeergeld, entreegelden etc. te worden betaald. Ook deze kosten dienen zoveel mogelijk middels betaalbewijzen te worden aangetoond. 6. Een tegemoetkoming in de verblijfkosten wordt uitsluitend betaald als men tenminste een dagdeel (minimaal 4 uur aansluitend) ter plekke is gebleven. 7. In die gevallen waarbij er onduidelijkheid bestaat over de uitgevoerde activiteit en daarmee gepaard gaande kosten, dient op het declaratieformulier naar de akkoordverklaring van de penningmeester te worden verwezen. Over de hoogte van de te vergoeden bedragen beslist de penningmeester. E. DECLARABELE KOSTEN EN BEDRAGEN 1. Kosten van administratieve en organisatorische aard. 1.1 Portokosten
Bij voorkeur vindt postverzending plaats via het bondsbureau, i.v.m. bulkcontracten. Indien om aanwijsbare redenen post rechtstreeks wordt verzonden, zijn de werkelijke portokosten declarabel. Vooraf communiceren met penningmeester van de vereniging. 1.2 Telefoon en internetkosten Bestuursleden: de werkelijke kosten met een maximum van € 25,- per maand. Commissieleden: de werkelijke kosten met een maximum van € 10,- per maand. 1.3 Computerkosten (incl. inktlinten en overige materialen) Bestuursleden: de werkelijke kosten met een maximum van € 15,- per maand. Commissieleden: de werkelijke kosten met een maximum van € 10,- per maand. Indien de maximum bedragen overschreden worden, dienen ter onderbouwing van de te declareren bedragen, de telefoonnota’s te worden ingediend (dit i.v.m. fiscale verplichtingen), behoudens de vergoeding van € 10,- per maand. De telefoonrekeningen moeten aannemelijk hoger liggen dan het maximum te vergoeden bedrag. Anders wordt een lager bedrag vergoed.
4
Ook voor computerkosten tot maximaal € 10,- per maand behoeven geen bewijzen aangeleverd te worden. Indien de werkelijke kosten de maximum declarabele bedragen overstijgen kunnen deze kosten middels een gespecificeerde rekening worden gedeclareerd. 2. Reiskosten in Nederland 2.1. Per openbaar vervoer. Werkelijk gemaakte kosten. Per trein tarief 2e klasse. 2.2. Per eigen auto Tarief: € 0,19 per kilometer(bedrag per 1-1-2006) volgens de routeplanner van de ANWB. Opmerking: Indien zonder vertraging en / of eenvoudig bruikbaar per openbaar vervoer gereisd kan worden, geniet dat de voorkeur. Ook wordt verwacht, dat bij gebruik van de eigen auto getracht wordt zoveel als mogelijk samen te reizen met andere functionarissen. 3. Reiskosten naar en in het buitenland 3.1 Tot 250 km. Reizen per openbaar vervoer, 2e klasse. 3.2 Tussen de 250 en 500 km. Reizen per openbaar vervoer, 2e klasse. Indien aantoonbaar met de auto gereisd moet worden dan is de vergoeding zoals vermeld onder 2.2 per kilometer declarabel. 3.3. Boven 500 km. Toeristenklasse in vliegtuig. De kosten van woonplaats naar het vliegveld worden vergoed op basis van het km. tarief zoals vermeld onder 2.2. 3.4. Indien in het buitenland gebruik moet worden gemaakt van een huurauto dan komen deze kosten voor rekening van de vereniging. De noodzaak tot het huren van een auto dient vooraf aan de penningmeester van de vereniging te worden aangetoond. 3.5. Bij reizen naar het buitenland voor de vereniging door bestuurs-, commissie- of personeelsleden, dient betrokkene zelf de reisverzekering te regelen!! Deze wordt niet vergoed. 3.6. Reizen inzake deelname aan internationale evenementen zullen in overleg met de topsportcoördinator worden gepland en geboekt. 4. Verblijfkosten in Nederland. 4.1. Het declarabel stellen van deze kosten heeft tot doel de functionarissen in de gelegenheid te stellen om de noodzakelijk te maken kosten voor consumpties en maaltijden in rekening te brengen. Voor het kunnen declareren van een lunch respectievelijk diner dient de periode van 12.00 - 14.00 uur respectievelijk van 18.00 - 20.00 uur tenminste geheel in de reistijd te vallen. De minimale reis- en verblijfstijd moet 4 uur zijn. Tevens kunnen geen kosten gedeclareerd worden indien tijdens een vergadering door het bestuur of de organisatie daarvan voor een of meer maaltijden wordt gezorgd.
5
4.2. Maximum te declareren bedrag voor verblijfkosten: € 12,- per persoon. 4.3. Maximum te declareren bedrag voor lunchkosten: € 10,- per persoon. 4.4. Maximum te declareren bedrag voor dinerkosten: € 20,- per persoon. (Voor de onder 4.2,4.3 en 4.4 genoemde bedragen zijn geen bewijzen noodzakelijk. 5. Verblijfkosten buiten Nederland. 5.1. Standaard dagvergoeding voor bestuursleden, commissieleden, begeleiders, bondscoaches en officials is € 70,- per nacht. Voor spelers die uitkomen namens de vereniging geldt eveneens een dagvergoeding van € 70,- per nacht. Eén en ander gaat in overleg met het verenigingsbestuur en de topsportcoördinator. 6. Overnachtingen in Nederland. 6.1. Afhankelijk van afstand en aanvangstijdstip van nationale en internationale kampioenschappen en / of deelname aan het slotbanket kan één extra overnachting worden gedeclareerd. Goedkeuring vooraf van de penningmeester is wel noodzakelijk. Onder overleg van rekeningen kan € 70,- per nacht gedeclareerd worden.
F. Slotbepaling
In zaken waarin dit reglement niet voorziet beslist de algemene vergadering van de KNBB vereniging Carambole. Aldus vastgesteld door de KNBB vereniging Carambole in zijn vergadering te Nieuwegein op 18 januari 2012
, voorzitter
, secretaris a.i.
6
Overzicht voor gewesten : Regels voor gewesten in verband met vergoeding aan district en bestuurders. Bijdrage bestuurskosten Weergave van de uniforme regels voor alle gewesten over de vergoedingen die verstrekt kunnen worden. Voor een aantal zaken voorziet het declaratiereglement reeds. 1.2 Telefoon en internetkosten : Maximum € 10,- per maand 1.3 Computerkosten : Maximum € 10,- per maand 2.2 Vergoeding kilometers: € 0,19 per kilometer 4.3 Bijdrage sluiting gewestelijke finales en dergelijke : € 12,- per dag
Bijdrage organisatie en arbiters kosten Gewestelijke finales persoonlijke kampioenschappen ; a. vervallen rekening district b. vervallen rekening district c. Bij finales van de dames en de recreanten (één tot drie klassen) op één dag bedraagt de vergoeding € 35,- per klasse, alsmede € 20,- voor de organisatie. d. Bij finales van de jeugd bedraagt de vergoeding (zes deelnemers) € 90,(Arbitrage € 70,- en organisatie € 20,-)
Er zijn in elk gewest onder a en b 32 finales, totaal 128 finales. Onder c elk gewest 4 finales en onder d maximaal 6 finales.
Gewestelijke finales teamcompetitie ; De districten betalen de kosten voor deze finales met uitzondering van het onderstaande Recreanten (dagcompetitie), op basis van vier teams 4 x € 40 + € 20, totaal € 180,-.
7
