KOPERTAIS WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN AKAN MELAKSANAKAN VISITASI MONEV KHUSUS MULAI 1 AGUSTUS S/D 10 SEPTEMBER 2016 Monitoring dan evaluasi merupakan bagian integral dari pengelolaan pendidikan, baik di tingkat mikro meso, maupun mikro. Hal ini didasari oleh pemikiran bahwa dengan monitoring dan evaluasi, dapat mengukur tingkat kemajuan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan. Evaluasi, juga merupakan subsistem yang sangat penting dan sangat di butuhkan dalam setiap sistem pendidikan, dikarenakan karena evaluasi dapat mencerminkan seberapa jauh perkembangan atau kemajuan hasil pendidikan dicapai. Evaluasi pendidikan dan pengajaran adalah proses kegiatan untuk mendapatkan informasi data mengenai hasil belajar mengajar yang dialami siswa/mahasiswa dan mengolah atau menafsirkannya menjadi nilai berupa data kualitatif atau kuantitatif sesuai dengan standar tertentu. Tanpa evaluasi, tidak ada alasan untuk mengatakan apakah suatu lembaga pendidikan mengalami kemajuan atau tidak. Monitoring dan evaluasi, pada umumnya, menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, karena itu, monitoring dan evaluasi yang bermanfaat adalah monitoring dan evaluasi yang menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan berguna untuk pengambilan keputusan. Keberhasilan suatu program tidak dapat terlepas dari segi pelaksanaannya,oleh karena itu, monitoring dan evaluasi terhadap suatu program akan menyangkut berbagai hal yang terkait, baik yang menyangkut kualitas masukan (input), kualitas proses maupun kualitas hasil pelaksanaan (out-put) program. Selain itu, monitoring dan evaluasi terhadap suatu program dapat dilaksanakan atas dasar sekuensi implementasinya, dapat pula dilakukan terhadap komponen programnya (Issac & Michael, 1981). Dengan demikian, pendidikan memerlukan monitoring dan evaluasi secara intensif dan dilakukan secara terus-menerus. Dengan monitoring dan evaluasi, sesorang dapat menilai apakah sistem yang dijalankan benar-benar mampu meningkatkan mutu pendidikan.Jika pendidikan kurang berhasil, dapat dikaji aspek yang salah dari suatu program. Karena itu, hasil monitoring dan evaluasi, dapat memperbaiki konsep dan pelaksanaan pendidikan. Monitoring dan evaluasi PTKIS, merupakan bagian dari Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan (DayBinDalWas), atau lebih populer disebut WASDALBIN yang merupakan tugas pokok dan fungsi Kopertais, yaitu untuk melakukan koordinasi PTKIS di wilayah tertentu. Seperti halnya Kopertais Wilayah II Jabar Banten, akan melaksanakan Visitasi Monev khusus, mulai 1 Agustus s/d 10 September 2016. Untuk memahami lebih mendalam tentangmonitoring dan evaluasi PTKIS, di bawah ini disajikan TOR dan Juknis Visitasi Monev Khusus PTKIS di Wilayah II Jawa Barat dan Bantentahun 2016.
2
I TERM OF REFERENCE (T O R) PROGRAM VISITASI UNTUK MONITORING DAN EVALUASI KHUSUS (VISITASI MONEV KHUSUS)PTKIS DI WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTENTAHUN 2016 A. Dasar Pemikiran: Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan (DayBinDalWas), atau lebih populer disebut WASDALBIN merupakan tugas pokok dan fungsi Kopertais Banten, yaitu untuk melakukan koordinasi PTKIS di wilayah tertentu. Program Daybindalwas tersebut implementasinya diwujudkan dalam berbagai program operasional tahunan berupa Workshop/ pelatihan; penyebaran informasi atau sosialisasi; pelaporan administrasi kegiatan; dan kunjungan spot opname, atau kunjungan lokasi untuk tujuan Monitoring dan evaluasi . Luasnya area geografis Kopertais wilayah II Jawa Barat dan Banten membutuhkan personal, tenaga, biaya dan program khusus kunjungan ke seluruh PTKIS di wilayah II agar dapat terjangkau dalam waktu bersamaan secara berkala.Untuk itu dipandang perlu monitoring dan evaluasi secara spot opname yang dilakukan secara khusus dengan serentak dalam kurun waktu tertentu agar semua dapat terlayani seluruh PTKIS di Wilayah II meliputi provinsi Jawa Barat dan Banten. Banyak dimensi yang dapat diperoleh dari kunjungan lokasi atau visitasi monitoring dan evaluasi ini; diantaranya merupakan fungsi-fungsi dari: a) sillaturahmi khusus antara pimpinan kopertais dengan pimpinan dan civitas akademika PTKIS yang dikunjungi; b) pengakuan kedekatan dan penghormatan Kopertais atas nama pemerintah kepada PTKIS; c) forum sharing informasi dan masukan secara khusus antara PTKIS dengan Kopertais mengenai berbagai masalah yang dihadapi oleh PTKIS sasaran; d) perolehan data objektif PTKIS di lapangan secara riil; e) pemahaman Kopertais mengenai kebutuhan nyata program pengembangan PTKISdi Jawa Barat dan Banten; f) evaluasi khusus kondisi PTKIS sasaran dan refleksi bersama antara PTKIS dengan Kopertais mengenai berbagai kondisi dan masalah mendesak yang dihadapi; dll. Atas dasar pemikiran seperti di atas, maka untuk lebih mematangkan program tahunan Kopertais wilayah II Jawa Barat Banten diperlukan monitoring dan evaluasi dalam bentuk kunjungan lokasi atau visitasi khusus secara serempak dan berkala tahunan pada setiap akhir atau awal tahun ajaran. B. Dasar Regulasi: 1. Undang –undang R.I. Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2008 tentang Pengelola Penyelenggaraan Pendidikan, yang disempurnakan oleh PP Nomor 66 tahun 2010 Tentang Pengelola Penyelenggaraan Pendidikan; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Strandar Nasional Pendidikan; yang diubah oleh PP No.32 tahun 2013 tentang perubahan atas PP No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Permenristek-dikti RI No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. 5. Keputusan Menteri Agama R.I. Nomor 394 tahun 2003 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Agama; 6. Keputusan Menteri Agama R.I. Nomor 155 tahun 2004 tentang Kordinatorat Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta; 7. Keputusan Menteri Agama R.I. Nomor 156 tahun 2004 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian, dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana pada Perguruan Tinggi Agama Islam; 8. Peraturan Menteri Agama RI No. 1 Tahun 2016 tentang Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat Keterangan Pendamping Ijazah Perguruan Tinggi Keagamaan; 2
3
9.
Keputusan Dirjen Pendis Nomor Dj.I/ 494/2007 tentang Tugas, Fungsi dan Mekanisme Kerja Kopertais; 10. Keputusan Dirjen Pendis Nomor: Dj. I/ 494/ 2007 tahun 2007 tentang Pembentukan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten. 11. Keputusan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat danBanten Nomor:Un.05/II.2/KP.07.6/306/2015 tanggal 31 Desember 2015 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Wakil Koordinator, Sekertaris dan bidang Ahli pada Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten. 12. Program Kerja Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Tahun 2016. C. Nama Program: Program Kegiatan ini diberi nama kegiatan Visitasi untuk Monitoring dan Evaluasi Khusus PTKIS di Wilayah II Jawa Barat dan Banten Tahun 2016, disingkat “VISITASI MONEV KHUSUS 2016” D. Tujuan Program: 1. Menjalin silaturrahim secara khusus antara pimpinan Kopertais dengan pimpinan dan civitas akademika PTKIS yang dikunjungi; 2. Menciptakan situasi psikologis kedekatan yang lebih erat dan wujud penghormatan kopertais atas nama pemerintah kepada PTKIS terkunjung; 3. Terselenggaranya forum sharing informasi dan masukan secara khusus antara PTKIS dengan Kopertais mengenai berbagai masalah yang dihadapi oleh PTKIS sasaran, terutama mengenai pemenuhan dan teknis pelaporan Emis dan PD-DKTI serta kesiapan pelaksanaan Kurikulum berbasis kopetensi mengacu pada KKNI dan SNPT; 4. Diperolehnya data objektif PTKIS di lapangan secara riil, terutama berkaitan dengan program pengurutan kluster PTKIS di Wilayah II Jawa Barat dan Banten; 5. Meningkatnya pemahaman pimpinan Kopertais mengenai kebutuhan nyata program pengembangan PTKIS di wilayah II Jawa Barat dan Banten; 6. Terselenggaranya evaluasi khusus dan refleksi bersama antara PTKIS dan Kopertais mengenai berbagai kondisi dan masalah mendesak yang dihadapi PTKIS sasaran. E. Sasaran Program Visitasi: Arah sasaran program Visitasi untuk Monitoring dan Evaluasi Khusus tahun 2016 adalah seluruh Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Swasta (PTKIS) dalam koordinasi Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten sebanyak 116 PTKIS. (Daftar Visitor dan sasaran PTKIS terkunjung seperti terlampir) F. Out-put Program Kegiatan: Dari pelaksanaan Program Visitasi Monev 2016 ini diharapkan diperoleh out-put minimal sebagai berikut: 1. Terjalinnya sillaturrahim antara Pimpinan Kopertais dengan Pimpinan PTKIS; 2. Terdeskripsikannya secara nyata kondisi obyektif PTKIS di Wilayah II Jawa Barat dan Banten, untuk melengkapi data bagi bahan penetapan pemeringkatan kluster PTKIS Jawa Barat dan Banten tahun 2016. 3.Semakin optimalnya pelaporan PTKIS melalui Emis dan PD-DIKTI, serta kesiapan PTKIS melaksanakan Kurikulum KBK mengacu KKNI dan SNPT pada awal tahun ajaran 2016/ 2017. 4. Terhimpunnya bahan masalah dan program pengembangan PTKIS untuk program Daybindalwas Kopertais tahun berikutnya. 5. Tumbuhnya kesadaran bersama antara Kopertais dan pimpinan PTKIS mengenai beban program tertunda yang harus segera diselesaikan bersama. G. Bentuk Kegiatan: Kegiatan Visitasi Monev Khusus 2016 dapat dilakukan dalam empat (4) model bentuk kegiatan alternatif yang dilakukan visitor bersama PTKIS; diantaranya: 3
4
1. Kegiatan Visitasi Semata-mata: yaitu kunjungan untuk bertemu dengan Pimpinan PTKIS yang dikunjungi dan membahas berbagai masalah PTKIS terkunjung dan pengambilan data isian yang diperlukan; 2. Kegiatan bentuk (1) di atas, plus kegiatan pembinaan untuk pimpinan PTKIS dan Dosen; seperti: sosialisasi Struktur PTKIS; Pembinaan Manajemen Perguruan Tinggi; Metodologi Pembelajaran di PT; Pengembangan Kurikulum mengacu KKNISNPT; Teknis pelaporan EMIS dan PD-Dikti; Metodologi Penelitian; Teknis Penulisan/Penerbitan Jurnal Ilmiah; dll. 3. Kegiatan bentuk (1), plus Kegiatan Kuliah Umum untuk Mahasiswa; 4. Kegiatan bentuk (1), plus kegiatan akademik khusus; seperti: Sambutan pada acara Wisuda; Bimbingan Skripsi; Sidang Munaqosah; dll. H. Isi Minimal Program: Kegiatan Visitasi Monev 2016 minimal berisi: 1. Kunjungan dan observasi lokasi berikut dokumentasi datanya; 2. Pertemuan dengan Pimpinan PTKIS dan Yayasan Penyelenggara; 3. Pengisian dan Pengambilan data administrasi yang diperlukan (Data yang diperlukan terlampir pada Lembar Isian); 4. Tersampaikannya pesan khusus tentang: a) optimalisasi pelaporan Emis dan PDDikti; b) kesiapan pelaksanaan Kurikulum KBK mengacu KKNI dan SNPT 2016; c) pelaksanaan format Ijazah PMA No.1 2016 per 1 September 2016. I. Waktu Pelaksanaan: Visitasi Monev khusus 2016 diselenggarakan dari tgl.1 Agustus s/d 10 September 2016 J. Pelaksana Program: Pelaksana Program Visitasi Monev 2016 adalah Pimpinan Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten meliputi seluruh Wakil Koordinator, Sekertaris dan Wakil Sekretaris, seluruh Bidang Ahli, dibantu oleh Staf administrasi Kopertais sebagai pendamping I (Admin), dan pelaksana transportasi sebagai Pendamping II (Sopir). Jumlah seluruh pelaksana sebanyak 23 personal. (Daftar pelaksana untuk setiap PTKIS terlampir) K. Biaya: Biaya untuk pelaksanaan kegiatan Visitasi Monev 2016 berasal dari: 1. DIPA UIN SGD Bandung untuk anggaran Transport Kegiatan Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten tahun 2016; 2. Biaya lain yang diperoleh secara syah menurut perundang-undangan. II PETUNJUK TEKNIS UNTUK VISITOR DAN PENDAMPINGPROGRAM VISITASI MONEV KHUSUS KOPERTAIS WILAYAH II JABAR BANTENTAHUN 2016 A. Jadwal Visitasi dan Bentuk Kegiatan: 1. Program Visitasi Monev Khusus tahun 2016 ditetapkan antara tanggal 1 Agustus sampai dengan tanggal 10 September 2016; 2. Tiap Visitor atau pendamping melakukan komunikasi dengan pimpinan PTKIS yang akan menjadi lokasi kunjungan untuk memastikan jadwal waktu dan model bentuk kegiatan Visitasi; 3. Hal-hal yang mesti diperhatikan diantaranya: a. Waktu kunjungan lebih diutamakan pada saat ada kegiatan akademik seperti perkuliahan, ujian, atau kegiatan akademik lainnya (minimal pada hari kerja/ perkuliahan); b. Sedapat mungkin diupayakan ada kegiatan pertemuan berisi pembinaan, baik untuk pimpinan dan dosen atau untuk mahasiswa; 4
5
B. Administrasi Surat Tugas dan Fasilitas: 1. Setiap Visitor membawa Surat Tugas dan SPPD yang wajib ditunjukkan kepada Pimpinan PTKIS dan ditandatangani Pimpinan PTKIS terkunjung; 2. Setiap Visitor Membawa blanko dan mengisi Berita Acara Visitasi Monev Khusus yang harus diketahui dan ditandatangani oleh PTKIS 3. Setiap Visitor mengecek dan membawa berkas isian PTKIS (Berkas yang harus disiapkan PTKIS sebaiknya diinformasikan dan diingatkan untuk disiapkan pada saat konsultasi persiapan kunjungan); 4. Jika disertai pendamping dari Staf Kopertais, SPPD dan data isian dapat diisi bersama oleh Staf Pendamping dan Staf Administrasi PTKIS; 5. Surat Tugas, SPPD dan biaya transportasi agar disiapkan oleh Bagian Administrasi Keuangan Kopertais, dan selalu dicek kembali oleh Pendamping (Admin) sebelum berangkat ke lokas.i Kelengkapan administrasi agar dicek ulang pada saat meninggalkan lokasi kinjungan; 6. Untuk kelancaran pelaksanaan tugas dapat digunakan kendaraan dinas Kopertais dengan pengaturan secara bergilir atas asas kelayakan dan keadilan, dan diperbolehkan menggunakan kendaraan pribadi visitor; 7. Pendamping II (Sopir) untuk visitasi dapat menggunakan sopir yang disediakan/ ditugasi oleh Kopertais dan dapat pula menggunakan sopir pribadi dengan tetap disediakan fasilitas sesuai aturan yang berlaku. C. Bentuk Kegiatan dan Isi Visitasi Monev Khusus 2016: Visitor dan pihak PTKIS terkunjung dapat memilih dan menyepakati bersama mengenai salah satu dari empat model bentuk kegiatan alternatif berikut: 1. Model (1): Bentuk kegiatan (1): Visitasi Semata-mata: yaitu kunjungan untuk bertemu dengan Pimpinan PTKIS yang dikunjungi dan membahas berbagai masalah PTKIS terkunjung dan pengambilan data isian yang diperlukan; 2. Model (2): bentuk Kegiatan (1) plus kegiatan pembinaan untuk pimpinan PTKIS dan Dosen; seperti sosialisasi regulasi PTKIS; Pembinaan Manajemen Perguruan Tinggi; Metodologi Pembelajaran di PT; Pengembangan Kurikulum mengacu KKNI dan SNPT; teknis pelaporan EMIS dan PD-DIKTI; Metodologi Penelitian; Teknis Penulisan/ Penerbitan Jurnal Ilmiah; dll. 3. Model (3): Bentuk kegiatan (1), plus Kegiatan Kuliah Umum untuk Mahasiswa; 4. Model (4): Bentuk kegiatan (1), plus kegiatan akademik khusus; seperti: Wisuda; Bimbingan Skripsi; Ujian komprehensif; Sidang Munaqosah; dll. D. Isi Minimal Visitasi Monev 2016: 1. Kunjungan dan observasi lokasi berikut dokumentasi datanya; 2. Pertemuan dengan Pimpinan PTKIS dan Yayasan Penyelenggara; 3. Pengisian Data Intrumen Monev Khusus ( Instrumen II/ Observasi), dan pengambilan data administrasi yang diperlukan seperti yang terlampir pada Lembar Daftar Isian (IPD I) dan lainnya. 4. Tersampaikannya pesan khusus tentang: a) optimalisasi pelaporan Emis dan PD-Dikti; b) kesiapan pelaksanaan Kurikulum KBK mengacu KKNI dan SNPT pada Tahun 2016/ 2017; c) pelaksanaan format Ijazah berdasarkan PMA No.1 Tahun 2016 per 1 September 2016. E. Waktu, Durasi dan Tempat Visitasi: 1. Jadwal Waktu petemuan dapat dilakukan pagi, siang, atau malam hari tergantung kesepakatan Visitor dan Pihak PTKIS terkunjung; 5
6
2. Durasi kunjungan minimal sekira optimal melakukan Observasi lokasi, pengisian data, sillaturrahmi pembinaan, dan sharing informasi permasalahan PTKIS; dan mengingatkan pesan utama Koordinator (minimal: sekitar 3 atau 4 jam berada di lokasi). 3. Tempat pertemuan Visitasi diupayakan di Kampus PTKIS terkunjung, dan lebih utama pada saat berjalan kegiatan akademik/ perkuliahan, agar dapat teramati atmospir/ suasana akademik kampus selain dari kondisi objektif fisik kampus. F. Prosedur Teknis Pelaksanaan: 1. Persiapan Kunjungan: a. Pengecekan sampai tidaknya informasi tentang TOR Monev Khusus 2016 berikut juknis dan lembar IPD isiannya kepada PTKIS sasaran; yang dapat dilakukan oleh visitor atau pendamping; b. Menyepakati kesediaan jadwal waktu dan Model/ bentuk acara visitasi antara visitor dan pimpinan PTKIS via tilpon, atau sms, yang dapat dilakukan oleh visitor atau pendamping; c. Visitor menyiapkan bahan informasi pokok yang diperlukan untuk disampaikan/ dibahas bersama sesuai acara yang disepakati 2. Pelaksanaan kunjungan di lokasi: Secara garis besar, gambaran perkiraan acara visitasi monev khusus adalah sebagai berikut: a. Sillaturrahim dan ramah tamah antara visitor dengan pimpinan PTKIS (dan atau beserta Dosen dan staf Administrasi PTKIS); b. Sharing informasi dan solusi: mengenai kebijakan dan issu aktual PTKIS serta permasalahan yang dihadapi PTKIS terkunjung; (jika sudah dijadwalkan) acara pembinaan bagi dosen/karyawan atau kuliah umum bagi mahasiswa; diskusi panel, dll.; c. Pengecekan dokumen isian IPD dan berkas yang harus dibawa visitor; (oleh visitor atau pendamping); berikut Brosur Penerimaan Mahasiswa Baru tahun akademik 2016- 2017 d. Observasi lokasi: visitor/pendamping melakukan observasi didampingi salah seorang pimpinan PTKIS mengenai fasilitas akademik, dan fasilitas lainnya; (dapat dilakukan dokumentasi photo sebagai bukti phisik dokumen) e. Penandatanganan Berita Acara Visitasi, dan dokumen SPPD; f. Pamitan. (catatan: format acara formal atau informalnya disesuaikan dengan kondisi di lokasi, dan sesuai dengan kesepakatan pihak terkunjung). 3. Pengolahan data, penilaian, dan pembuatan laporan: a. Pengecekan kelengkapan data: jika ada data yang belum lengkap, visitor atau pendamping mengingatkan PTKIS terkunjung untuk melengkapinya; b. Visitor bersama pendamping melakukan scoring/ penilaian pada blanko yang disediakan Bidang kelembagaan untuk pemeringkatan; c. Visitor membuat laporan lengkap berikut catatan khusus temuan untuk tiap PTKIS terkunjung; d. Pembahasan dan evaluasi bersama: dipimpin oleh Wakor Kelembagaan dan Sekretaris. G. Administrasi Pelaporan: 1. Seusai Kegiatan Visitasi Monev (keseluruhan lokasi), Visitor memberikan laporan dengan cara menyerahkan Berita Acara Visitasi Monev serta SPPD melalui Bendahara Kopertais, atau petugas yang mewakilinya, selambat-lambatnya tgl. 16 Sepetember2016. 2. Berkas lampiran data dari PTKIS yang belum lengkap agar diupayakan dipenuhi melalui pengiriman data susulan atau melalui e-mail. 6
7
3. Visitor dianggap menyelesaikan tugas visitasi monev khusus 2016 apabila telah menyampaikan data hasil penilaian pemeringkatan PTKIS terkunjung dan berkas lampirannya kepada Wakor Bidang Kelembagaan, paling lambat tgl. 30 September 2016; 4. Pembuatan Laporan Visitasi Monev Khusus 2016 secara menyeluruh dikoordinasikan oleh Sekretaris dan Wakil Sekretais Kopertais. 5. Tindak-lanjut Pelaporan terkait dengan Pemeringkatan PTKIS dikoordinasikan oleh Wakor dan Bidang Ahli Kelembagaan. H. Hal-hal Khusus: 1. Jika visitor berhalangan melaksanakan tugas visitasi agar yang bersangkutan segera melaporkan kepada Koordinator melalui Sekretaris agar dicarikan visitor pengganti; 2. Hal hal teknis yang belum diatur pada Petunjuk Teknis ini dapat dibahas pada Rapat Teknis Persiapan Monev Khusus, dan melalui konsultasi teknis dengan koordinator program (Sekretaris Kopertais);
7
