Identifikasi Varians Kurva S Tracking pada MS. Project Perubahan Waktu terhadap Biaya
CONTROLLING © Saifoe El Unas
CONTROLLING Ada dua macam teknik dan metode untuk pengendalian biaya dan jadual yaitu : 1. Identifikasi varians 2. Konsep nilai hasil (Earned Value Concept)
1
IDENTIFIKASI VARIANS Identifikasi varians digunakan untuk mengetahui adanya penyimpangan antara kemajuan proyek dg. perencanaannya dalam hal biaya dan waktu. Analisis varians akan diketahui perbedaan antara hal-hal berikut : • Biaya pelaksanaan dengan anggaran • Waktu pelaksanaan dengan jadual • Tanggal mulai/akhir pelaksanaan dg rencana • Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran • Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana
Contoh : Pembangunan Proyek X No
Pekerjaan
Pekerjaan persiapan Anggaran Pengeluaran Varians 2 Pekerjaan pondasi Anggaran Pengeluaran Varians 3 Pekerjaan dinding Anggaran Pengeluaran Varians 4 Pekerjaan atap Anggaran Pengeluaran Varians 5 Interior Anggaran Pengeluaran Varians Jumlah Anggaran Pengeluaran Varians Kumulatif Anggaran Pengeluaran Varians Prosentase
Jan
Feb
Mar Apr Mei Jun Jul (Kumulatif dalam ribuan Rupiah)
Ags
1
600 900 -300
1.400 2.100 -700
2.400 3.500 -1.100 400 600 -200
600 900 -300
1.400 2.100 -700
2.800 4.100 -1.300
Saat pelaporan
900 1.500 -600
1.200 2.000 -800
1.500 1.400 100
1.800 1.500 300
2.100
1.200 1.400 -200
2.200
3.000
800
1.500
2100
5.100
4.500
2.100
2.400 2.900 -500
4.200 4.900 -700
600 2.000 4.800 7.200 11.400 16.500 21.000 23.100 900 3.000 7.100 10.000 14.900 -300 -1.000 -2.300 -2.800 -3.500 -50,0% -50,0% -47,9% -38,9% -30,7%
2
Kurva S Cara lain untuk menunjukkan adanya varians adalah dengan menggunakan grafik yang disebut dengan kurva S. Bentuk kurva yg menyerupai huruf S disebabkan kegiatan proyek berlangsung sbb : • Kemajuan pada awalnya bergerak lambat • Berikutnya kegiatan bergerak cepat dalam waktu yang lebih lama • Akhirnya kecepatan kemajuan menurun dan berhenti pada titik akhir.
Gambar kurva S : % Penyelesaian Awal
Akhir
Proyek selesai
100
75
50
25
0 4
8
12
16
20
24
28
32
Waktu (minggu)
3
Guna kurva S : 1. Untuk perkiraan besarnya biaya yang harus dikeluarkan setiap periode waktu tertentu selama pelaksanaan pekerjaan. 2. Sebagai alat pemantauan (monitoring) dari realisasi pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan rencananya apakah masih dalam batas normal, tertalu cepat atau terlalu lambat.
Langkah-langkah untuk membuat kurva S : 1. Buat tabel yang berisi : WBS (Work Breakdown Structure) atau SRK (Struktur Rincian Kerja), rencana biaya (dari RAB) & jadwal pelaksanaan (schedule) dlm bentuk diagram balok. 2. Hitung bobot biaya setiap pekerjaan : Bobot biaya suatu pekerjaan = Biaya pekerjaan tsb. × 100% Total biaya 3. Rencanakan progress pelaksanaan tiap-tiap pekerjaan (dalam %) setiap periode waktu pekerjaan tersebut.
4
4. Kalikan bobot biaya dengan rencana progress untuk masing-masing pekerjaan. 5. Hitung : Rencana pelaksanaan (%) setiap periode = jumlah dari langkah no. 4 untuk setiap periode waktu (setiap kolom). 6. Hitung : Kumulatif rencana pelaksanaan (%) setiap periode. 7. Plotkan kumulatif rencana tersebut pada area diagram baloknya, mulai dari 0 % - 100 %.
Langkah 1 & 2 : Jumlah Harga (Rp) 1 Pekerjaan persiapan 550.000 2 Pekerjaan tanah & pondasi 5.671.000 3 Pekerjaan struktur beton 9.277.440 4 Pekerjaan dinding 3.696.400 5 Pekerjaan atap 3.608.660 6 Pekerjaan lantai 2.426.400 7 Pek. kusen, pintu & jendela 5.125.200 8 Pekerjaan sanitair 2.028.040 9 Pekerjaan finishing 2.054.400
No.
Jenis Pekerjaan
Jumlah
34.437.540
Bobot (%) 1 1,60 16,47 26,94 10,73 10,48 7,05 14,88 5,89 5,97
2
3
4
Minggu ke : 5 6 7
8
9
10
100
5
Langkah 3 :
Jumlah Harga (Rp) 1 Pekerjaan persiapan 550.000 2 Pekerjaan tanah & pondasi 5.671.000 3 Pekerjaan struktur beton 9.277.440 4 Pekerjaan dinding 3.696.400 5 Pekerjaan atap 3.608.660 6 Pekerjaan lantai 2.426.400 7 Pek. kusen, pintu & jendela 5.125.200 8 Pekerjaan sanitair 2.028.040 9 Pekerjaan finishing 2.054.400
No.
Jenis Pekerjaan
Jumlah
34.437.540
Bobot (%) 1 1,60 1 16,47 26,94 10,73 10,48 7,05 14,88 5,89 5,97
2
3
4
Minggu ke : 5 6 7
8
9
10
0,3 0,7 0,5 0,5 0,5 0,5 0,6 0,4 0,5 0,5 0,5 0,5 1 0,3 0,4 0,3
100
Langkah 4 – 7 : Jumlah Harga (Rp) 1 Pekerjaan persiapan 550.000 2 Pekerjaan tanah & pondasi 5.671.000 3 Pekerjaan struktur beton 9.277.440 4 Pekerjaan dinding 3.696.400 5 Pekerjaan atap 3.608.660 6 Pekerjaan lantai 2.426.400 7 Pek. kusen, pintu & jendela 5.125.200 8 Pekerjaan sanitair 2.028.040 9 Pekerjaan finishing 2.054.400
No.
Jenis Pekerjaan
Rencana (%) Kumulatif rencana (%)
Minggu ke : Bobot (%) 1 2 3 4 5 6 7 1,60 1,60 16,47 4,94 11,5 26,94 13,5 13,5 10,73 5,37 5,37 10,48 6,29 7,05 3,52 14,88 5,89 5,89 5,97
8
9
10
100
80
4,19 3,52 7,44 7,44 1,79 2,39 1,79
100 1,60 4,9 11,5 13,5 18,8 5,4 15,7 16,9 9,8 1,8
60 40 20 0
1,60 6,54 18,1 31,5 50,4 55,7 71,4 88,4 98,2 100
6
Langkah-langkah monitoring menggunakan kurva S: 1. Tuliskan progress dari tiap-tiap pekerjaan yang sudah dilaksanakan (dalam %). 2. Kalikan bobot biaya dengan progress untuk masing-masing pekerjaan. 3. Hitung : Realisasi pelaksanaan (%) setiap periode = jumlah dari langkah no. 2 untuk setiap periode waktu (setiap kolom). 4. Hitung : Kumulatif realisasi pelaksanaan (%) setiap periode.
5. Plotkan kumulatif realisasi tersebut pada area kurva S. 6. Hitung : Kemajuan / keterlambatan pelaksanaan (%) = Kumulatif Realisasi – Kumulatif Rencana
7
Contoh : Langkah 1 : No.
Jenis Pekerjaan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pekerjaan persiapan Pekerjaan tanah & pondasi Pekerjaan struktur beton Pekerjaan dinding Pekerjaan atap Pekerjaan lantai Pek. kusen, pintu & jendela Pekerjaan sanitair Pekerjaan finishing Jumlah
Minggu ke : Jumlah Harga Bobot (Rp) ( %) 1 2 3 4 5 6 550.000 1,60 1 5.671.000 16,47 0,2 0,2 0,4 0,2 9.277.440 26,94 0,4 0,6 3.696.400 10,73 0,5 0,5 3.608.660 10,48 2.426.400 7,05 5.125.200 14,88 2.028.040 5,89 2.054.400 5,97 34.437.540
7
8
9
10
0,6 0,4 0,5 0,5 0,5 0,5 1 0,3 0,4 0,3
100
Langkah 2 – 6 : Minggu ke : Jumlah Harga Bobot (Rp) (%) 1 2 3 4 5 6 7 1 Pekerjaan persiapan 550.000 1,60 1,60 2 Pekerjaan tanah & pondasi 5.671.000 16,47 3,29 3,29 6,59 3,29 10,8 16,2 3 Pekerjaan struktur beton 9.277.440 26,94 5,37 5,37 4 Pekerjaan dinding 3.696.400 10,73 5 Pekerjaan atap 3.608.660 10,48 6,29 6 Pekerjaan lantai 2.426.400 7,05 3,52 7 Pek. kusen, pintu & jendela 5.125.200 14,88 8 Pekerjaan sanitair 2.028.040 5,89 5,89 9 Pekerjaan finishing 2.054.400 5,97
No.
Jenis Pekerjaan
Rencana (%) Kumulatif rencana (%) Realisasi (%) Kumulatif realisasi (%) Kemajuan / keterlambatan (%)
100
1,6 1,6 4,9 4,9 3,3
4,9 6,5 3,3 8,2 1,6
11,5 18,1 6,6 14,8 -3,3
13,5 31,5 14,1 28,8 -2,7
8
9
10
100
80
4,19 3,52 7,44 7,44 1,79 2,39 1,79
18,8 5,4 15,7 16,9 9,8 1,8 50,4 55,7 71,4 88,4 98,2 100 21,5 50,4 0,0
60 40 20 0
8
Apabila kurva S dikaitkan dengan Diagram Skala waktu maka akan dapat diperoleh 2 buah kurva S: 1. Kurva SD (Saat Dini), apabila aktivitas-aktivitas yang tidak kritis direncanakan dilaksanakan dengan segera. Caranya dengan menempatkan aktivitas-aktivitas tidak kritis pada bagian paling kiri yang masih mungkin. 2. Kurva SL (Saat Lambat), apabila aktivitasaktivitas yang tidak kritis direncanakan dilaksanakan pada waktu akhir dengan menghabiskan slacknya. Caranya dengan menempatkan aktivitas-aktivitas tidak kritis pada bagian paling kanan yang masih mungkin.
Contoh :
C
100%
F
C
F kurva SL
A
D
G
J
kurva SD B
E
H
B
E
H
I I 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
9
Membuat Kurva S dari Jadwal MS Project Pada umumnya Kurva S pd proyek-proyek Konstruksi dibuat sekedarnya saja, tidak berdasarkan cara dan langkah-langkah yang benar. Seharusnya pembuatan Kurva S dimulai dari penyusunan RAB dan pembuatan jadwal yang realistis (dg. software).
Contoh : No
Pekerjaan
1 2 3 4 5 6
A B C D E F
Durasi (hari)
Biaya (Rp)
Successor
8 20.000.000 C 12 40.000.000 C(FS)-2d,E 7 70.000.000 D,E 14 105.000.000 9 45.000.000 F(FS)-3d 10 50.000.000 -
Pekerjaan direncanakan mulai dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2015, hari kerja Senin- Sabtu.
10
Jadwal dg. MS Project : ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
Duration Successors Feb 1, '15 33 d 8d 12 d 7d 14 d 9d 10 d
4 4FS-2 d,6 5,6 7FS-3 d
Feb 1, '15 Feb 8, '15 Feb 15, '15 Feb 22, '15 Mar 1, '15 Mar 8, '15 S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S
Kurva S : No Pekerjaan 1 2 3 4 5 6
Bobot Minggu Biaya 1 2 3 4 5 6 6,06% 4,545 1,515 12,12% 6,061 6,061 21,21% 6,061 15,15 31,82% 2,273 13,64 13,64 2,273 13,64% 1,515 9,091 3,03 15,15% 1,515 9,091 4,545 100%
A B C D E F Jumlah Rencana (%) Kum. Rencana (%)
10,61 13,64 18,94 24,24 25,76 6,818 10,61
24,2 43,18 67,42 93,18
100 80 60 40 20 0
100
11
TRACKING (PELACAKAN) Tracking adalah proses pelacakan jadual yaitu membandingkan antara jadual rencana dengan progress aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan setiap periode waktu. Proses tracking dilakukan pada jadual yang dibuat dengan menggunakan bantuan software (misalnya : MS Project, Primavera Project Planner, dll).
TRACKING (PELACAKAN) Perhitungan perbedaan antara jadual rencana dengan progress aktual pada Tracking berdasarkan bobot durasi pekerjaan, sementara pada kurva S berdasarkan bobot biaya pekerjaan. Karena perhitungan pada Tracking berdasarkan Durasi Pekerjaan, maka pengaruh keterlambatan/percepatan pelaksanaan akan dapat diperhitungkan terhadap Total Durasi Pekerjaan.
12
Contoh :
Contoh : Proyek direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2015. Hari kerja mulai hari Senin – Sabtu. Penjadualan dibuat dengan menggunakan software MS Project.
13
ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name
Duration Predecessors
Proyek Contoh A B C D E F
Feb W1
W2
W3
W4
Mar W5
W6
33 days 8 days 12 days 7 days 2,3FS-2 days 14 days 4 9 days 3,4 10 days 6FS-3 days
Pada minggu ke 1 progress pekerjaan A mencapai 50% dan pekerjaan B mencapai 60%. Lakukanlah proses Tracking dan bagaimana pengaruhnya terhadap total durasi?
ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
Duration % Complete
February W1 W2
33 d
Actual Remaining Duration Duration 19% 6.16 d 26.84 d
8d 12 d 7d 14 d 9d 10 d
50% 60% 0% 0% 0% 0%
W3
W4
March W5
4d 7.2 d 0d 0d 0d 0d
4d 4.8 d 7d 14 d 9d 10 d
W6
4d 4.8 d 7d 14 d 9d 10 d
14
Bagaimana perhitungan % Complete, Duration dan Remaining Duration ?
Actual
Total Durasi Aktual = 18,67%×33 = 6,16 hari Sisa Total Durasi = 33 – 6,16 = 26,84 hari
Bagaimana pengaruh progress pekerjaan A dan pekerjaan B terhadap Total Durasi ? ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
Duration % Complete
February W1 W2
33 d
Actual Remaining Duration Duration 19% 6.16 d 26.84 d
8d 12 d 7d 14 d 9d 10 d
50% 60% 0% 0% 0% 0%
W3
W4
March W5
4d 7.2 d 0d 0d 0d 0d
4d 4.8 d 7d 14 d 9d 10 d
W6
15
Perbandingan dengan Kurva S No Pekerjaan 1 2 3 4 5 6
Bobot Minggu Biaya 1 2 3 4 5 6 11,76% 8,824 2,941 17,65% 8,824 8,824 26,47% 7,563 18,91 20,59% 1,471 8,824 8,824 1,471 8,82% 0,98 5,882 1,961 14,71% 1,471 8,824 4,412 100%
A B C D E F Jumlah Rencana (%) Kum. Rencana (%) Aktual (%) Kum. Aktual (%) Cepat/Lambat (%)
17,65 19,33 21,36 16,18 19,61 5,882 17,65
37,0 58,33 74,51 94,12
100 80 60 40 20 0
100
16,47 16,47 -1,18
Pengaruh Perubahan Waktu Thd Biaya Untuk mengetahui perubahan waktu pelaksanaan akibat keterlambatan/percepatan pelaksanaan terhadap biaya pekerjaan, terlebih dahulu harus diinputkan Resource yang terdiri dari Work dan Material termasuk Standar Rate nya pada tiap-tiap pekerjaan sehingga biaya tiap pekerjaan dapat dihitung secara otomatis oleh MS Project.
16
Pada contoh sebelumnya, tenaga kerja terdiri dari Tukang dan Pekerja, sedangkan material digabung perhitungannya dan diberi nama Bahan. Standar Rate masing-masing resource : • Tukang : Rp 70.000 / hari • Pekerja : Rp 50.000 / hari • Bahan : Rp 1000 / satuan
Kebutuhan tenaga kerja untuk tiap-tiap pekerjaan sebagai berikut : No
Pekerjaan
Tukang
Pekerja
1 2 3 4 5
A B C D E
5 8 4 6 3
10 12 6 12 5
6
F
4
7
17
Semua Resource diinputkan ke masing-masing Pekerjaan sehingga Biaya pekerjaan otomatis dihitung MS Project sbb : ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
Duration
Cost
Resource Names
February W1 W2
W3
W4
March W5
W6
33 d 340,000,000.00 8d 12 d 7d 14 d 9d 10 d
40,000,000.00 Tukang[5],Pekerja[10],Bahan[33,200] 60,000,000.00 Tukang[8],Pekerja[12],Bahan[46,080] 90,000,000.00 Tukang[4],Pekerja[6],Bahan[85,940] 70,000,000.00 Tukang[6],Pekerja[12],Bahan[55,720] 30,000,000.00 Tukang[3],Pekerja[5],Bahan[25,860] 50,000,000.00 Tukang[4],Pekerja[7],Bahan[43,700]
Pada minggu ke 2 progress pekerjaan A mencapai 100%, pekerjaan B mencapai 75% dan pekerjaan C belum dilaksanakan. Lakukanlah proses Tracking, bagaimana pengaruhnya terhadap total durasi dan biaya pekerjaan?
18
ProsesTracking pada minggu ke 2 dan pengaruhnya terhadap Total Durasi : ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
February W1 W2
Duration % Complete 36 d
28% 340,000,000.00
8d 12 d 7d 14 d 9d 10 d
W3
Cost
100% 75% 0% 0% 0% 0%
W4
March W5
40,000,000.00 60,000,000.00 90,000,000.00 70,000,000.00 30,000,000.00 50,000,000.00
W6
Total Durasi dari 33 hari berubah menjadi 36 hari atau terlambat 3 hari akibat keterlambatan pelaksanaan Pekerjaan B. Jadi Pekerjaan B yang pelaksanaannya sampai dengan minggu ke 2 masih 75% diprediksi akan terlambat 3 hari sehingga durasi Pekerjaan B dari 12 hari menjadi 15 hari.
19
Akibat perubahan durasi pada Pekerjaan B, maka biaya Pekerjaan B akan berubah : ID 1 2 3 4 5 6 7
Task Name Proyek Contoh A B C D E F
February W1 W2
Duration % Complete
W3
Cost
36 d
0% 343,480,000.00
8d 15 d 7d 14 d 9d 10 d
0% 0% 0% 0% 0% 0%
W4
March W5
40,000,000.00 63,480,000.00 90,000,000.00 70,000,000.00 30,000,000.00 50,000,000.00
W6
Biaya Pekerjaan B semula Rp 60 juta bertambah menjadi Rp 63.480.000
20
