Concept Begroting 2015 GR Drechtsteden
Versie dd 15 april 2014
Begroting 2015 GR Drechtsteden
2
INHOUDSOPGAVE
1 1.1
Inleiding Budgettaire kaders en uitgangspunten
5 5
2 2.1 2.2 2.3
Programma's Beleid en Bestuur Sociale Dienst Drechtsteden Bedrijfsvoering A. Ingenieursbureau Drechtsteden B. Servicecentrum Drechtsteden C. Gemeentebelastingen Drechtsteden D. Onderzoekcentrum Drechtsteden E. Bureau Drechtsteden
8 8 12 15 15 17 23 28 31
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Verplichte paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Financiering Onderhoud kapitaalgoederen Verbonden partijen
33 33 35 39 40 40
4 4.1 4.2 4.3 4.4
Financiële begroting Recapitulatie programmabegroting Algemene dekkingsmiddelen Resultaatbestemming Verdeelsleutels
41 41 42 42 43
5
Vaststelling
45
Bijlagen Bijdrage per gemeente
Begroting 2015 GR Drechtsteden
46
3
Begroting 2015 GR Drechtsteden
4
1.
Inleiding
Deze primaire begroting 2015 is een staand beleid begroting. In de begroting zijn geen voorstellen voor nieuw beleid opgenomen, het is feitelijk een financiële doorvertaling van de geactualiseerde begroting 2014 die in januari 2014 door de Drechtraad is vastgesteld. Deze begroting voor 2015 heeft ook een sterk pro-forma karakter. Gezien de grote onzekerheid bij een aantal beleidsterreinen en onderwerpen is gekozen voor een summiere opzet. Hierbij wordt wel voldaan aan de eisen van de toezichthouder, provincie Zuid-Holland. De volledige begroting, inclusief inhoudelijke uitwerking van nieuw en gewijzigd beleid, wordt later dit jaar opgesteld en aan de Drechtraad aangeboden voor vaststelling in januari 2015. Op dat moment heeft de Drechtraad het nieuwe Regionaal MeerjarenProgramma (rMJP) vastgesteld, is meer duidelijk over de consequenties van de decentralisaties voor de GRD-organisatie en financiën, en is ook meer inzicht in het verdere Rijksbeleid en de financiële en beleidsmatige consequenties die daaruit voortvloeien voor de begroting van de GR Drechtsteden. 1.1
Budgettaire kaders en uitgangspunten
De gehanteerde kaders en uitgangspunten zijn conform de beleidslijnen van vorige begrotingen. Er is geen afzonderlijk (financiële) kadernota vastgesteld. De indeling van de begroting in begrotingsprogramma’s is wel aangepast. Voorheen had elk bedrijfsonderdeel van de GRD een eigen begrotingsprogramma. Bij de nieuwe indeling wordt nu een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de beleidsvelden en anderzijds de interne bedrijfsvoering. Hierdoor komt meer nadruk te liggen bij de beleidsinhoudelijke aspecten van de begroting. Bij de Sociale Dienst zijn beleidsinhoud en -uitvoering nauw verweven. Met gezien de financiële omvang is daarom voor de Sociale Dienst een afzonderlijk begrotingsprogramma gehandhaafd. De gewijzigde indeling van de begroting loopt vooruit op de inhoud en structuur van het nieuwe rMJP. Bij de actualisering van de begroting, eind dit jaar, vindt een synchronisering plaats. In de begroting zijn alle bedragen in duizenden euro’s tenzij anders aangegeven. Daar waar “Begroting 2014” staat vermeld betreft het de geactualiseerde begroting 2014 zoals vastgesteld in de Drechtraad van 14 januari 2014. Indexering staand beleid Sinds 2009 volgt de GRD de systematiek om kostenbudgetten en gemeentelijke bijdragen jaarlijks aan te passen aan de reëel verwachte kostenstijgingen. Dit gebeurt via een indexering op basis van de ramingen van het Centraal Plan Bureau voor de ontwikkeling van lonen en prijzen. Voorgesteld wordt deze indexering nu bij de primaire begroting achterwege te laten, en de indexering op te nemen bij de actualisering van de begroting eind dit jaar. Taakstellingen Sinds 2010 heeft de GRD een jaarlijks oplopende bezuinigingstaakstelling, die leidt tot een structurele daling van de gemeentelijke bijdragen met 10% in 2015, totaal € 6,0 miljoen. Deze bezuiniging is vastgesteld om een bijdrage te leveren aan de financiële krapte bij de gemeenten, via het principe van “samen trap op, samen trap af”. De taakstelling heeft de volgende verdeling over de GRD-dochters. (Bedragen x € 1.000) Dochter BDS SDD IBD SCD GBD OCD Totaal
2011 300 757 290 302 251 100 2.000
2012 400 1.089 312 1.043 516 140 3.500
Begroting 2015 GR Drechtsteden
2013 400 1.543 346 1.554 516 140 4.500
2014 400 1.992 446 2.006 516 140 5.500
2015 400 2.216 496 2.231 516 140 6.000
5
De maatregelen om deze taakstelling te realiseren zijn inmiddels vastgesteld en uitgevoerd. Voor het grootste deel zijn de bezuinigingen gerealiseerd door het optimaliseren van de interne werkprocessen en efficiency. Dit heeft onder andere geleid tot een daling van de personeelsformatie met 10%. Sociale Dienst (€ 1,1 miljoen ketenkorting) en Servicecentrum (€ 1,0 miljoen VIP) hebben uit het verleden ook nog specifieke taakstellingen die reeds geheel in de begroting zijn verwerkt. Zomermotie 2012 De Drechtraad heeft in juli 2012 de zomermotie aangenomen, waarmee het Drechtstedenbestuur werd opgeroepen te komen met aanvullende bezuinigingsvoorstellen tot een bedrag van € 450.000 om de budgetstijging voor Bestuur en staf op te vangen. Dit bezuinigingspakket is als volgt vastgesteld, en reeds verwerkt in de geactualiseerde begroting 2014. 2013 GBD – inbesteden werkzaamheden GBD – doorontwikkeling tax.software GBD – strategische personeelsplanning GBD – omzetten inhuur - vast GBD – contract software BDS – bijdrage WEB BDS – bijdrage WMO regiegroep BDS – bijdragen klachtencommissie BDS – budget ONS-D BDS – formatie en inhuur OCD – verlaging basispakket
2014
€ 10.000 € 17.000 € 25.000 € 10.000 € 15.000
€ 30.000 € 55.000 € 23.000 € 17.000 € 51.000 € 25.000 € 10.000 € 20.000 € 50.000 € 50.000
Totaal
€ 77.000
Taakstelling Zomermotie Incidentele dekking
€ 450.000 € 373.000
2015 € € € € € € € € € € €
2016
2017
30.000 55.000 98.000 23.000 17.000 51.000 25.000 10.000 20.000 50.000 50.000
€ 30.000 € 85.000 € 139.000 € 23.000 € 17.000 € 51.000 € 25.000 € 10.000 € 20.000 € 50.000 € 50.000
€ 30.000 € 85.000 € 139.000 € 23.000 € 17.000 € 51.000 € 25.000 € 10.000 € 20.000 € 50.000 € 50.000
€ 331.000
€ 429.000
€ 500.000
€ 500.000
€ 450.000 € 119.000
€ 450.000 € 21.000
€ 450.000 -
€ 450.000 -
De incidentele dekking vindt plaats uit het verwacht voordeel op het uitvoeringsbudget van de SDD. Dit wordt bij de actualisering van de begroting 2015 financieel verwerkt. e
2 ronde trap af De meicirculaire 2013 van het gemeentefonds heeft geleid tot een nieuwe financiële taakstelling. De e daling van het accres is voor de GRD vertaald in een extra bezuinigingsopgave, bovenop de 1 ronde trap af, en de zomermotie. e De Drechtraad heeft in januari 2014 de kaders hiervoor vastgesteld. De 2 ronde trap af heeft de volgende omvang: % Bedrag (x € 1 miljoen) 2014 1,5 € 1,0 2015 3,0 € 2,0 2016 4,5 € 3,0 Het bezuinigingsbedrag is daarbij gebaseerd op de beïnvloedbare gemeentelijke bijdragen uit de primaire begroting 2014 (totaal € 66 miljoen). De taakstelling wordt jaarlijks herijkt in het licht van de meicirculaire van het gemeentefonds. e De bezuinigingen uit de 2 ronde trap af zijn nog niet in de primaire begroting 2015 verwerkt. De Drechtraad ontvangt hiervoor in de loop van 2014 inhoudelijke voorstellen. Na besluitvorming over die voorstellen vindt de financiële vertaling plaats bij de actualisering van de begroting. Verbeteren ICT /Transitieplan I&A De Drechtraad is op 1 oktober 2013 akkoord gegaan met het Transitieplan I&A. Daarbij zijn ook de kredieten beschikbaar gesteld die nodig zijn voor uitvoering van het Transitieplan. In het plan zijn zowel de bemensing, het verband tussen de uit te voeren activiteiten (beide onderdeel van het stroomlijnen van processen) en in te zetten middelen als de benodigde hard- en software en systemen geanalyseerd. Ook de relatie met en de ambitie van de klanten is hierbij aan de orde gekomen. Het plan is gevalideerd en daar waar mogelijk gebenchmarkt door een externe onafhankelijke partij.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
6
In begroting 2015 zijn de kosten en gemeentelijke bijdragen opgenomen conform het vastgestelde Transitieplan. Verrekensystematiek SCD Voor 2013 en verder heeft het SCD in samenwerking met de klantorganisaties een nieuwe verrekensystematiek uitgewerkt voor een meer directe en transparante relatie tussen ‘betalen’ en ‘gebruik’. De nieuwe systematiek is in januari 2014 door de Drechtraad vastgesteld. De bijdragen van de gemeenten aan het SCD in 2015 zijn conform de nieuwe systematiek. Hierbij is het zogenaamde 2e orde effect verwerkt. Daarbij is de lagere bijdrage van de GR Drechtsteden via de correcte verdeelsleutels direct in mindering gebracht op de bijdragen van de gemeenten aan het SCD.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
7
2. Programma’s 2.1 Beleid en Bestuur
Inleiding Dit is een staand beleid begroting. Dat betekent dat er voor dit programma geen nieuwe beleidsvoorstellen zijn opgenomen. De basis voor dit programma-onderdeel is afgelopen jaren het regionale meerjarenprogramma 2012-2014 (rMJP) geweest. Dit rMJP wordt in 2014 afgerond. De komende tijd zal worden gewerkt aan een nieuw politiek-maatschappelijk rMJP. Na besluitvorming over dit nieuwe rMJP zal het verder worden vertaald in jaarlijks uit te voeren activiteiten, in 2015 samenkomend in een werkprogramma 2015. Het streven is om het nieuwe rMJP 2014-2018 te vertalen in de dit najaar vast te stellen geactualiseerde begroting 2015 en dit nieuwe werkprogramma dan mee te nemen. Totaal van het begrotingsprogramma Realisatie 2013 Lasten Bureau Drechtsteden
13.132
Baten 6.617
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo -6.514
Lasten 3.328
Baten 2.945
Saldo
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
-383
Fysiek
2.040
2.167
127
Economie
758
758
0
Sociaal
758
758
0
Bestuur en staf Mutaties reserve Resultaat
3.062
3.447
386
3.413
3.413
0
1.957
1.957
0
127
6.763
6.636
127
510
383
127
0
127
16.321
16.827
507
6.868
6.868
0
5.640
5.640
0
Fysiek, Economie en Sociaal Wat willen we bereiken? In maart 2014 zijn verkiezingen bij de zes Drechtstedengemeenten geweest. Deze verkiezingen leiden tot veranderingen en verschuivingen in het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad. Onder aansturing van de Drechtraad zal een nieuw en politiek gedragen regionale Meerjarenprogramma 2014-2018 worden opgesteld. Afhankelijk daarvan zullen de onderdelen fysiek, economie en sociaal van het programma beleid worden ingevuld. Bij het opstellen van deze begroting (begin 2014) wordt nog gewerkt aan de hand van het meerjarenprogramma Drechtsteden 2011-2014 (rMJP). In dit rMJP zijn de volgende punten benoemd. Maritieme en logistieke topregio; met als doel het versterken van economische activiteiten door het scheppen van goede randvoorwaarden die investeringen door het bedrijfsleven mogelijk maken en door verbindend te zijn tussen overheid, ondernemers en onderwijs. Aantrekkelijk woonklimaat; gericht op verhoging van de kwaliteit van de leefomgeving door aantrekkelijke en veilige woonmilieus te maken, het voorzieningenniveau op orde te hebben, en aantrekkelijke groene recreatieve landschappen te behouden en te verbeteren. Sociaal sterk; gericht op vergroting van de participatie in de samenleving; het versterken van de zelfredzaamheid en de sociale veiligheid door mensen in staat te stellen zelf te voorzien in werk en in sociale netwerken. Als dit niet lukt, bieden we een sociaal vangnet. Doorontwikkeling van de Drechtstedensamenwerking; ter versterking van de realisatiekracht van de Drechtsteden in de inhoudelijke strategische agenda is de inzet gericht op de doorontwikkeling van de Drechtstedensamenwerking.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
8
Wat gaan wij daarvoor doen? Om de in het nieuwe rMJP opgenomen ambities te kunnen realiseren wordt het regionaal werkprogramma 2015 opgesteld. Eerst bij de actualisatie van de begroting 2015 zal (een eerste opzet van) dit werkprogramma worden opgenomen. De nu voorliggende primaire begroting gaat uit van de financiële kaders zoals tot nu toe gehanteerd rondom het rMJP 2011-2014. Hoe gaan we dit meten? Samen met het Onderzoekcentrum Drechtsteden wordt gekeken naar goede monitoren om de resultaten van het regionaal meerjarenprogramma te kunnen meten. Wat gaat het kosten? De indeling van het “oude” programmabegroting Bureau Drechtsteden is aangepast. Het programma is onderdeel geworden van het programma Beleid en Bestuur. Tevens is het opgedeeld in drie producten/onderdelen te weten Fysiek, Economie en Sociaal. Realisatie 2013 Lasten Bureau Drechtsteden
13.132
Baten 6.617
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo 6.514
Lasten 3.328
Baten
Saldo
2.945
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
-383
Fysiek
2.040
2.167
127
Economie
758
758
0
Sociaal
758
758
0
0
127
Mutaties reserve Resultaat
127
6.763
6.636
127
510
383
127
13.259
13.380
121
3.455
3.455
0
3.683
3.683
0
Om de vergelijking te houden met voorgaande jaren zijn de bedragen van het oude programma Bureau Drechtsteden in de tabel opgenomen. De primaire begroting 2015 is een staand beleidbegroting. Toch geeft deze begroting 2015 zowel aan de lasten- als aan de batenkant een verschil met de actuele begroting 2014. Aan beide kanten is het totaal in 2015 € 228.000 hoger ten opzichte van 2014. In de resultatenanalyse is de verklaring opgenomen van dit verschil. Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking
I/S
Voordeel
Nadeel
Saldo
Gemeente
-228
-228
0
-228
-228
Lasten B.
MAP verkeersveiligheid 2014-2016
I
Subtotaal
Alle zes
Baten A. B.
Inwonerbijdrage werkprogramma MAP RPV 2014-2016 Subtotaal
A.
Mutaties reserve Resultaat
S I
510 228 738
510 228 0
738
0
-510
-510
738
-738
0
Alle zes
Toelichting: A. budget werkprogramma 2015 Vanaf de start van de GR Drechtsteden in 2007 worden de activiteiten van de regionale meerjarenprogramma’s grotendeels (ruim € 500.000) gedekt uit de BWS-reserve, naast een dekking uit de exploitatie van Bureau Drechtsteden (€ 240.000). Vanaf 2015 is echter de BWS-reserve uitgeput. Dit zou betekenen dat er een budget voor de uitvoering van het werkprogramma 2015 overblijft van € 240.000. Om minimaal het niveau van de werkprogramma’s van de afgelopen jaren
Begroting 2015 GR Drechtsteden
9
vast te kunnen houden wordt de inwonerbijdrage opgehoogd met € 510.000. Op deze manier is er een basis aanwezig voor de verdere invulling van het politiek-maatschappelijke rMJP 2014-2018. B. MAP RPV In 2014 is een nieuw meerjarenactieprogramma verkeersveiligheid voor de jaren 2014, 2015 en 2016 vastgesteld met een jaarbudget van € 309.500. Voor dit programma ontvangt de regionale projectgroep verkeersveiligheid van de provincie Zuid Holland jaarlijks een subsidie van € 222.000 en van overige partijen € 6.000. Het resterende deel (ca € 80.000) wordt opgehaald bij de zes Drechtstedengemeenten. Deze bijdrage was reeds opgenomen in de actuele begroting 2014. Met deze begrotingswijziging worden nu de overige budgetten opgenomen in de begroting. Bestuur en Staf Wat willen we bereiken?
sterke, aantrekkelijke, bereikbare regio
politiek/maatschappelijk gestuurd rMJP
programmering: helder belegde bevoegdheden doortastend bestuur, politiek gecontroleerd efficiënte en effectieve ambtelijke organisatie
Op 1 oktober 2013 heeft de Drechtraad zijn visie op de samenwerking en toekomst van de Drechtsteden vastgesteld Deze visie op de samenwerking en toekomst van de Drechtsteden geeft overzicht van de principes voor de samenwerking, de principes voor de strategische agenda Drechtsteden en de programmering, de principes voor het netwerkbestuur, en de principes voor het organisatienetwerk. Aan de hoofdnotitie is een notitie met uitwerking van de toekomst van het netwerkbestuur verbonden, waarmee de Drechtraad een aantal belangrijke besluiten neemt over concrete maatregelen ter versterking van het netwerkbestuur, ondersteunend aan de opdracht van het bestuur de ambities, opgaven en taken die aan de regio zijn toebedeeld te realiseren. Recent zijn er verkiezingen geweest bij de zes Drechtstedengemeenten. Na de installatie van het nieuwe Drechtstedenbestuur en de nieuwe Drechtraad zal een politiek/maatschappelijk regionaal Meerjarenprogramma voor de periode 2014-2018 worden opgesteld.
De Drechtraad zal vanuit zijn kader stellende rol aan de voorkant de inhoud van de meerjarenagenda gaan bepalen en ook maatschappelijke partners en bedrijfsleven expliciet om inhoud vragen. Samen met de gemeenten proberen wij ons werk zo slim mogelijk uit te voeren, tegen zo laag mogelijke kosten. Zodat de middelen die we daarmee voor de gemeenten uitsparen, ingezet kunnen worden voor de leefbaarheid in de wijken, voor veilige wegen of voor goed onderwijs. Vanuit de concernstaf sturen wij op het leveren van een zo groot mogelijke meerwaarde voor onze eigenaren en klanten. De GRD biedt excellente dienstverlening, om de gemeenten te ondersteunen in hun kerntaken en bij het bereiken van hun doelen. Dit doen wij: Met publieke zakelijkheid: we combineren maatschappelijke betrokkenheid en kennis van omgeving en het netwerk, met professionele fermheid, zakelijkheid en doelmatigheid. Met degelijkheid: onze klanten en eigenaren mogen vertrouwen op gedegen producten tegen een acceptabele prijs, met continuïteit in kwaliteit en levering. Met innovatie: we zoeken voor onze klanten continu naar mogelijkheden om producten te verbeteren en kosten te verlagen, om onze doelmatigheid te verhogen. Daarbij zijn we grensverleggend zonder risico’s te vergroten.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
10
De GRD-organisatie is sterk in ontwikkeling. Vanuit een pioniersfase zijn we inmiddels gegroeid naar een fase waarin professionaliteit, zakelijkheid en optimale dienstverlening door onze klanten mag worden verwacht. Daartoe zoeken wij binnen de eigen organisatie én in overleg met onze eigenaren/klanten naar mogelijkheden om onze producten te verbeteren, onze processen te stroomlijnen en onze kosten te verlagen. Vanuit onze wens om continu te innoveren zien wij de nodige verbeterpunten. Daarnaast hebben wij een aantal krachtige punten die we nog verder willen benutten. Wat gaan we daarvoor doen? Dit wordt verder uitgewerkt in de actuele begroting 2015. Hoe gaan we dit meten? Op dit moment zijn er geen indicatoren benoemd. Er vindt bewaking plaats op de voortgang van de totstandkoming van deze producten. Wat gaat het kosten? Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Baten
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
3.062
3.447
386
3.413
3.413
0
1.957
1.957
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3.062
3.447
386
3.413
3.413
0
1.957
1.957
0
Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten
I/S
Voordeel
Nadeel
Saldo
Gemeente
A
Afsplitsing CIO office van B&S
S
1.157
1.157
B
VNG Congres Subtotaal
I
300 1.457
0
300 1.457
0
-1.157
-1.157
0
-300 -1.457
-300 -1.457
Subtotaal
1.457
-1.457
0
Mutatie reserve Resultaat
0 1.457
0 -1.457
0 0
A B
Baten Afsplitsing CIO office van B&S VNG Congres Subtotaal
S I
Zes gemeenten
Toelichting: A. Afsplitsing CIO office van programma Bestuur en Staf Als gevolg van de nieuwe programma-indeling van de begroting wordt het CIO office opgenomen als begrotingsproduct onder het programma Bedrijfsvoering. Dit onderdeel is “afgeknipt” van het begrotingsproduct Bestuur en Staf. Dit onderdeel is opgenomen onder het begrotingsprogramma Beleid. In de hoogte van de budgetten is niets veranderd ten opzichte van de actuele begroting 2014. B. VNG Congres In de actuele begroting 2014 is een incidenteel budget geraamd voor de organisatie van het VNG Congres. In de primaire begroting 2015 komt dit budget niet meer terug.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
11
2.2 Sociale Dienst Drechtsteden Inleiding Dit is de bijdrage van de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) voor de basisbegroting 2015 aan de GRD. Deze basisbegroting heeft vooral een technisch karakter en is gebaseerd op het doorzetten van bestaand beleid en de te verwachten Rijksbijdragen voor 2015. Zoals gebruikelijk wordt in eind 2014 een geactualiseerde, beleidsrijke begroting voor 2015 gepresenteerd. Zowel de verwachte effecten als gevolg van de economische ontwikkelingen als die van een drietal geplande wetswijzigingen zullen daarin verwerkt zijn. Het gaat om de per 1 januari 2015 geplande invoering van de ‘Wet maatregelen WWB en enkele andere wetten’, de Participatiewet en de overgang van een deel van de AWBZ naar de ‘Wmo-2015’. Deze ontwikkelingen worden momenteel op regionaal niveau voorbereid en zullen bij de actualisatie verder worden toegelicht en in financiële gevolgen worden vertaald. Uitgangspunten We gaan er vanuit dat mensen zelfstandig willen zijn en zoveel mogelijk zelf de regie willen voeren op hun eigen bestaan. Voor wie kan werken is werk in onze visie het belangrijkste middel om zelfstandigheid te bevorderen. Wie geen baan heeft, ondersteunen wij in de zoektocht naar werk. Wie te weinig of geen inkomen heeft, kan een beroep doen op inkomensondersteuningen minimaregelingen. We ondersteunen burgers ook in hun zelfstandigheid met schuldhulpverlening. Daarnaast kunnen zorgbehoeftige burgers op grond van de Wmo een beroep doen op maatwerkvoorzieningen. Al deze vormen van ondersteuning zijn gericht op het versterken van de zelfredzaamheid en de maatschappelijke participatie van onze klanten. Conclusies, acties, bijsturing Deze basisbegroting vormt het kader voor 2015, waaruit de genoemde ontwikkelingen zullen worden vertaald. Deze effecten zullen worden uitgewerkt in de actualisatie van de begroting 2015. Wat willen we bereiken? Wij presenteren in deze beleidsarme begroting 2015 het totaal programma van de SDD. De geactualiseerde begroting 2014, waarin alle activiteiten zijn uitgeschreven vormt het uitgangspunt voor de nu voorliggende basisbegroting 2015. Daarnaast zijn de autonome ontwikkelingen verwerkt zoals die in het eerste kwartaal 2014 bekend zijn. De autonome ontwikkelingen betreffen de aanpassingen vanuit het rijk zoals budgetbrieven met betrekking tot de inkomensvoorzieningen. In de actualisatie van de begroting 2015 zullen we op de gebruikelijke wijze beleidsdoelstellingen per product formuleren (Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen en Wat gaat het kosten?).
Voor 2015 zullen doelen bij de actualisatie van de begroting definitief worden vastgesteld.
Wat gaan wij daarvoor doen? De SDD levert de volgende producten: − Participatie − WSW − Kinderopvang − Inkomensondersteuning − Minimabeleid − Wmo hulpmiddelen en huishoudelijke ondersteuning − Budgetadvies en schuldbemiddeling Hoe gaan we dit meten? In de bestuurlijke rapportages en de jaarrekening van de GR Drechtsteden leggen we verantwoording af over de resultaten op af te spreken doelstellingen.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
12
Wat gaat het kosten? (bedragen x € 1.000)
Participatie WSW Kinderopvang Inkomensondersteuning Minimabeleid Wmo Huishoudelijke ondersteuning Wmo Hulpmiddelen Budgetadvies en Schuldbemiddeling Totaal Baten en Lasten Mutaties reserve Resultaat
Realisatie 2013 Geactualiseerde begroting 2014 Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo 18.834 24.073 5.239 22.704 22.704 0 34.949 34.949 0 34.957 34.957 0 396 459 63 600 600 0 88.762 90.751 1.989 89.768 89.768 0 7.628 7.697 69 8.903 8.903 0
Primaire begroting 2015 Lasten Baten Saldo 20.477 20.477 35.723 35.723 596 596 100.194 100.194 8.879 8.879
0 0 0 0 0
26.158 11.905
26.209 11.928
51 23
27.256 11.629
27.256 11.629
0 0
25.023 12.206
25.023 12.206
0 0
462 189.094 0 189.094
2.996 199.062 77 198.985
2.534 9.968 77 9.891
3.005 198.822 0 198.822
3.005 198.822 0 198.822
0 0 0 0
2.992 206.090 0 206.090
2.992 206.090 0 206.090
0 0 0 0
De meerjarenraming is voor de jaren 2016, 2017 en 2018 per saldo € 0. In de apparaatskosten is de oplopende GRD taakstelling verwerkt. In de bovenstaande bedragen zijn de volgende lopende taakstellingen al in de cijfers verdisconteerd: (bedragen x € 1.000) 2012
2013
2014
2015
Brede doorlichting
1.089
1.543
1.992
2.216
Ketenkorting
1.150
1.150
1.150
1.150
Totaal SDD in GRD-verband
2.239
2.693
3.142
3.366
GRD taakstellingen
In 2015 is de taakstelling van in totaal € 3.366.000 volledig gerealiseerd. Resultaten analyse (bedragen x € 1.000) Toelichting A B C D E F G H
Omschrijving afwijking Lasten Participatie WSW Kinderopvang Inkom ensonders teuning Minim abeleid Wm o Huishoudelijke onders teuning Wm o Hulpm iddelen Budgetadvies en Schuldbem iddeling Sub totaal
A B C D E F G H
Baten Participatie WSW Kinderopvang Inkom ensonders teuning Minim abeleid Wm o Huishoudelijke onders teuning Wm o Hulpm iddelen Budgetadvies en Schuldbem iddeling Sub totaal Totaal voor bestemming Resultaatbes tem m ing Totaal na bestemming
Begroting 2015 GR Drechtsteden
I/S
Voordeel
Nadeel
Saldo
2.227 766 4 57 24
10.483
2.233 577
Gemeente
2.227 -766 4 -10.426 24
13
0 11.826
-7.268
2.227
-2.227 766 -4 10.426 -24
10.483
4 57 24
gemeenten gemeenten gemeenten gemeenten gemeenten
2.233 6 gemeenten -577 6 gemeenten
4.558
766
6 6 6 6 6
13 6 gemeenten
6 6 6 6 6
gemeenten gemeenten gemeenten gemeenten gemeenten
2.233
-2.233 6 gemeenten 577 6 gemeenten
0 11.826
13 4.558
-13 6 gemeenten 7.268
-7.268
7.268
0
-7.268
7.268
0
577
13
Toelichting: Deze begroting moet nadrukkelijk worden bezien in het licht van de veranderingen die voor het jaar 2015 op stapel staan, zoals de wijzigingen in de WWB, de decentralisatie van de AWBZ en de invoering van de Participatiewet en de daarmee gepaard gaande bezuinigingsopgave die het kabinet daarmee ook beoogd. Nadrukkelijk wordt geadviseerd om in de gemeentelijke begrotingen de hierboven genoemde financiële effecten beschikbaar te houden binnen het sociale domein. In de basisbegroting 2015 (bestaand beleid) zijn de volgende effecten verwerkt: A. Verlaging van de begrote lasten en baten Participatiebudget met € 2.157.000 ten opzichte van de geactualiseerde begroting 2014. Dit in verband met de doorrekening van het landelijk macrobudget gepubliceerd in de begroting SZW 2014. Het aandeel SDD van het landelijk macrobudget komt neer op een bedrag van circa € 10,5 miljoen. De geschatte reserveringsregeling bedraagt € 2,7 miljoen. Dit geheel in lijn met datgeen in het memo Ontwikkeling Participatiebudget is gecommuniceerd. B. Door een stijging in taakstelling en een stijging van het landelijk beschikbaar budget is er een verhoging van de lasten en baten Wsw (budgettair neutraal). C. D. In de geactualiseerde begroting 2014 is de bijstelling van de voorlopige budgetten, als gevolg van de verwachte stijging van het landelijke bijstandsvolume en de verwachte gemiddelde prijs per uitkering, met € 10,5 miljoen nog niet verwerkt. In de raadsinformatiebrief van 8 januari 2014 is van deze verwachte stijging melding gemaakt. In deze primaire begroting 2015 is deze ontwikkeling budgettair neutraal opgenomen. Bij de opstelling van de geactualiseerde begroting 2015 zal meer inzicht bestaan op de ontwikkeling van het aantal bijstandsgerechtigden zowel landelijk als lokaal voor de Drechtsteden. De landelijke ontwikkeling is bepalend voor het macro budget en daarmee voor de gemiddelde prijs per uitkering. E. De lasten en daarmee de baten zijn in lijn met de actualisatie van de begroting 2014 en de raadsinformatiebrief van februari 2014. De in deze raadsinformatiebrief opgenomen extra middelen worden vooralsnog niet opgehaald. F. Conform geschetste ontwikkelingen in het memo Prognose Wmo huishoudelijke hulp 2015 (d.d. 24 februari 2014), worden de lasten van de uitgaven Wmo huishoudelijke ondersteuning met € 2 miljoen (exclusief apparaatskosten) verlaagd door een goedkopere uitvoering op basis van resultaatfinanciering. G. Verhoging van de lasten Wmo hulpmiddelen met € 400.000 (exclusief apparaatskosten), bestaande uit € 300.000 hogere lasten Drechthopper en € 100.000 hogere lasten zogenaamde ex-WVG voorzieningen (rolstoelen en vervoer- en woonvoorzieningen). H. A. t/m H. De lasten en baten van het apparaat zijn verlaagd met de oplopende taakstelling van € 224.000. De verlaging is verdisconteerd in de bijdrage per programma.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
14
2.3 Bedrijfsvoering Het begrotingsprogramma Bedrijfsvoering omvat de uitvoeringsbudgetten van de GRD-dochters. Het begrotingsprogramma is opgebouwd uit een productraming per GRD-dochter. Totaal van het begrotingsprogramma (bedragen x € 1.000) Realisatie 2013 Lasten
Baten
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
A. IBD
7.700
7.608
-92
7.576
8.022
446
7.676
8.172
496
B. SCD
48.856
49.174
318
43.712
42.841
-871
43.467
42.759
-708
C. GBD
5.982
6.043
61
5.880
5.880
0
5.782
5.782
0
D. OCD
1.507
1.604
97
1.499
1.499
0
1.499
1.499
0
E. BDS
0
0
0
0
0
0
1.157
1.157
0
Mutaties reserve
-
-
-
0
871
871
0
708
708
64.045
64.429
384
58.667
59.113
446
59.581
60.077
496
Resultaat
A. Ingenieursbureau Drechtsteden Inleiding Kwaliteit is de rode draad in de ontwikkeling van het Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Het traject dat in 2012 is ingezet om te sturen op de verschillende facetten van kwaliteit zal ook in 2015 worden voortgezet. Sturen op tijd en geld is waar wij van oudsher al goed in zijn. In de loop van het traject is ook de projectbeleving toegevoegd aan de ontwikkeling van de kwaliteit. Het besef dat een project voor de opdrachtgever meer is dan asfalt en stenen zit inmiddels in onze genen. Vanaf 2014 is het IBD gestart met de ontwikkeling naar een “lean and mean” georganiseerd kennisen expertisecentrum. Een organisatie met een kern van medewerkers, die met hun kennis en ervaring in staat zijn om met creatieve oplossingen te komen passend bij onze klanten. Een organisatie die door middel van een flexibele schil in staat is om mee te groeien en krimpen met de omzet van onze klanten en die vanuit een verdienmodel omzet kan genereren bij nieuwe klanten. Het IBD wordt voor klanten een natuurlijke partner voor ingenieurswerken, projecten en regionale samenwerking in de openbare ruimte. Vanzelfsprekend zullen wij samen met onze klanten de ontwikkeling naar de nieuwe organisatie maken. Conclusies, acties, bijsturing e.d. Om de ontwikkeling naar een “lean and mean” organisatie te kunnen maken zullen we continu investeren in de ontwikkeling van het personeel en het management van het IBD. De strategische personeelsplanning is onze gids op de route naar de nieuwe organisatie. We zullen scherp moeten sturen op de ontwikkeling van onze medewerkers. Daarnaast zullen wij ons ook moeten oriënteren op de arbeidsmarkt. Vergrijzing van de organisatie biedt enerzijds kansen om via natuurlijk verloop te krimpen, maar betekent anderzijds dat kennis verloren kan gaan. Gedurende de ontwikkeling naar de “lean and mean” organisatie zullen wij, weliswaar in steeds mindere mate, afhankelijk zijn van de omzetgarantie van onze eigenaren. Vanuit het nieuwe inkoopen aanbestedingsbeleid (vastgesteld in februari 2014) moet het geen probleem zijn deze omzet voor het IBD te garanderen. Het nieuwe beleid gaat immers uit van zo optimaal mogelijk gebruik maken van inbesteden. Ook de interne bedrijfsprocessen zullen worden aangepast aan de eisen van de nieuwe organisatie. Wat voor faciliteiten moeten wij onze medewerkers kunnen bieden om hun werk zo optimaal mogelijk
Begroting 2015 GR Drechtsteden
15
uit te kunnen oefenen? Deze vraag zal centraal staan bij de redesign van onze bedrijfsprocessen. We zullen hierbij wel opereren binnen de centrale kaders van de Drechtsteden. Wat willen we bereiken? Ook in 2015 willen wij weer kwalitatief goede projecten opleveren voor onze klanten. Projecten die wij vanuit onze missie “Denken om te doen, bouwen van ideeën” vormgeven. Vanuit onze missie investeren wij als adviseur in de initiatief- en voorbereidingsfase van projecten om creatief en betrokken mee te denken met de klant, zodat een project ook na oplevering efficiënt beheerd kan worden. Vanuit onze inhoudelijke kwaliteit willen we voor onze eigenaren een dusdanige omzet realiseren dat wij onze financiële taakstelling kunnen realiseren. Om dit te bereiken moeten we onze omzetdoelstelling substantieel boven de garantiedoelstelling van onze eigenaren stellen. Wat gaan wij daarvoor doen? Essentieel voor het realiseren van en de kwaliteit in de projecten als ook de omzetdoelstelling is de ontwikkeling van het personeel. In 2013 zijn wij als organisatie gestart met talentontwikkeling. Het doel is om vanuit talentontwikkeling te groeien in taakvolwassenheid. Een taakvolwassenheid van het Maturity-niveau 4 past bij een “lean and mean” organisatie. Ontwikkelgesprekken en coachen van medewerkers zijn de sleutelwoorden om het gewenste niveau te halen. Vanuit dit volwassenheidsniveau zorgen medewerkers voor een deel zelf voor omzet. Enerzijds via de kwaliteit op projecten en anderzijds door het netwerk dat medewerkers opbouwen. Aan de kostenkant ligt de taak om de organisatie “lean” te houden. Daar het grootste deel van de kosten bestaan uit omzetgerelateerde kosten (loonkosten productieve medewerkers) zal onderzocht worden of er op bedrijfsvoering (administratie, huisvesting en automatisering) nog ruimte te vinden is voor kostenreductie. Hoe gaan we dit meten? Voor de ontwikkeling van de omzet heeft het IBD een monitor waarmee maandelijks onder andere de voortgang van omzet en orderportefeuille wordt gemonitord. Daarnaast heeft het IBD de kwaliteitsmonitor in 2014 opnieuw geïntroduceerd. We streven ernaar dat elk project met een tevredenheidcijfer van minimaal een 7 kan worden afgesloten.
Wat gaat het kosten? (bedragen x € 1.000) Geactualiseerde begroting 2014
Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Baten
Primaire begroting 2015
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
7.700
7.608
-92
7.576
8.022
446
7.676
8.172
496
0
0
0
0
0
0
0
0
0
7.700
7.608
-92
7.576
8.022
446
7.676
8.172
496
Voordeel
Nadeel
Saldo
Gemeente**
Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Toelichting
Omschrijving afwijking Lasten Inhuur Baten Extra opbrengsten door hogere productiviteit Mutaties reserve Resultaat
Begroting 2015 GR Drechtsteden
I/S* S
S
100
150 0 150
-100
150 0 100
0 50
16
Toelichting: In 2015 is de laatste tranche van de taakstelling in de begroting opgenomen. Door middel van acquisitie zal het IBD extra omzet genereren. Voor deze extra omzet zal de flexibele schil worden ingezet. B. Servicecentrum Drechtsteden Inleiding Het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) biedt de zes Drechtstedengemeenten en de Gemeenschappelijke Regelingen Drechtsteden, Omgevingsdienst ZHZ, Publieke Gezondheid & Jeugd (voorheen Regio ZHZ) en de Veiligheidsregio ZHZ ondersteunende producten en diensten die betrekking hebben op financiële, personele, facilitaire en juridische diensten, administratie, informatisering, automatisering, inkoop, aanbesteding en communicatie. De missie van het SCD is om een resultaatgerichte dienstverlener te zijn, die haar klanten ontzorgt zodat zij zich kunnen richten op hun primaire taken. Het SCD voert de ondersteunende taken zoveel mogelijk geüniformeerd en gestandaardiseerd uit, zonder hierbij de noodzakelijke lokale behoeften uit het oog te verliezen. De SCD-organisatie ontwikkelt zich steeds meer van productenleverancier tot volwaardige samenwerkingspartner. Daartoe zoeken wij binnen de eigen organisatie én in overleg met onze eigenaren naar mogelijkheden om onze producten te verbeteren, onze processen verder te stroomlijnen en onze kosten te verlagen. Tegen deze achtergrond zijn de belangrijkste speerpunten voor 2015: a. Toonaangevende prestaties In 2014 en 2015 werkt het SCD met processen en diensten die met behulp van Leanmanagement in combinatie met Sociotechniek zijn doorgelicht op kwaliteit, efficiency en noodzaak. Per afdeling wordt hierop gestuurd en vindt continu verbetering plaats. De kwaliteit van de dienstverlening wordt in 2015 gemonitord via bijvoorbeeld klanttevredenheidsonderzoeken, benchmarks en klantrapportages over klantprestatie-indicatoren. b. Enthousiaste medewerkers Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal en onze ambassadeurs. Hun houding en gedrag moet passen bij een zakelijke dienstverlenende organisatie. Om het leiderschap te versterken is een leiderschapsprogramma uitgevoerd. Tevens dient dit programma voor het borgen van de organisatieverandering. Verder wordt door middel van periodieke medewerkertevredenheidsonderzoeken de betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers gemeten. Doel is mede om inzichtelijk te krijgen of het SCD haar ‘human resources’ nog efficiënter kan inzetten voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarnaast wordt ook gebruik gemaakt van strategische personeelsplanning waarin ook nog de verbinding wordt gemaakt tussen de toekomstige organisatieontwikkelingen op korte en lange termijn en de daarbij gewenste kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting. c. Transitie ICT Op 1 oktober 2013 is het Transitieplan I&A inclusief overeengekomen reductieaantallen inzake accounts, werkplekken en applicaties vastgesteld in de Drechtraad. Hierin zijn de jaarlijkse kosten opgenomen. De kosten en daarmee de bijdragen nemen van 2014 naar 2015 toe met € 0.4 miljoen. Wanneer de afgesproken reductieaantallen niet gehaald wordt zullen de eventuele meerkosten voor 2015 aan de veroorzaker doorberekend worden. d. Verkenning uitbreiding dienstverlening Een verkenning naar mogelijkheden en wenselijkheid tot uitbreiding van het aantal klantorganisaties en/of dienstverlening is gestart. Per werkveld worden de te behalen voordelen en de daarbij te stellen voorwaarden en standaarden verkend. Dit wordt bezien in relatie tot de fijnstructuur en de verrekensystematiek. Op termijn kan beheerste schaalvergroting mogelijk een kostendaling voor de eigenaren tot gevolg hebben. Dit past goed binnen de financiële strategie van de Drechtsteden. e. Drechtwerk Alhoewel de inwerkingtreding van de Participatiewet is uitgesteld tot 2015, is de voorbereiding
Begroting 2015 GR Drechtsteden
17
van de integratie van Drechtwerk binnen de GRD in 2013 voortgezet. In 2013 zijn impactanalyses van deze integratie opgesteld en is onderzocht welke ondersteunende diensten door het SCD kunnen worden uitgevoerd. In 2014 zal dit verder worden uitgewerkt en voorbereid. Doel is om de GR Drechtwerk per 1 januari 2015 volledig in de GR Drechtsteden te laten opgaan. g. Decentralisaties (Jeugd en Wmo) In het kader van de decentralisaties Jeugd en Wmo komen in 2015 extra taken over naar de gemeenten. In 2014 worden de service-organisaties ingericht. Op dit moment wordt uitgewerkt hoe dit zal worden vormgegeven en wat dit betekent voor de formatieve omvang in de aanloop van 2015 maar ook welke consequenties dit heeft voor de te leveren dienstverlening van het SCD aan de service-organisaties. DG&J en de SDD spelen hierin een leidende rol. h. Inkoop Nieuwe Stijl (INS) Inkoop Nieuwe Stijl is in september 2012 vastgesteld en loopt tot half 2015. De kwantitatieve resultaten (aanbestedingsresultaat) worden gemeten over een periode van 3 jaar. De doelstelling is een aanbestedingsresultaat van € 20 - € 30 miljoen te behalen in deze periode en deze doelstelling is gehaald. In 2015 wordt de lijn die vanuit INS is ingezet met betrekking tot planmatig en procesmatig werken voortgezet. Dit geldt ook voor de periodieke rapportages. Vanuit team Inkoop blijft de nadruk aanwezig om contractmanagement gedurende het inkoopproces zowel kwalitatief als kwantitatief op orde te hebben. I. Programma’s en projecten Binnen het SCD wordt gewerkt met portfoliomanagement voor projecten. De projecten worden via een vast stramien uitgevoerd, waarbij gebruikgemaakt wordt van een standaard projectmethodiek. J. Bijdrage aan taakstellingen De kosten van het SCD zijn de afgelopen jaren verlaagd door de vermindering van personeel (- 50 medewerkers) en daarnaast heeft o.a. Inkoop nieuwe stijl grote bijdragen geleverd aan besparingen in de regio. Bij verdere taakstellingen zal, nu het straktrekken van alle processen binnen het SCD heeft plaatsgevonden, moeten worden gekeken naar besparingen in de totale keten, vermindering van taken en volumes. Naast de taakstellingen zijn in 2015 ook de ontvlechting van de gr-en ZHZ en de daarmee gepaard gaande frictie zichtbaar door de teruglopende inkomsten en de uitputting van de frictiereserve. In 2015 wordt de GRD met een nieuwe taakstelling geconfronteerd. In 2014 wordt de dekking hiervan door de GRD-dochters uitgewerkt, waarbij voor het SCD de nadruk zal liggen op vermindering van de dienstverlening. K. Federatief werkgeverschap De afdeling P&O zal haar rol verder oppakken als coördinator en ondersteuner voor het federatief werkgeverschap, die de gezamenlijke klantorganisaties hebben. De ondersteuning bestaat o.a. uit het voeren van het secretariaat van zowel het BBS (Breed Beraad Secretarissen) als van het NGO (Netwerk Georganiseerd Overleg). Daarnaast is P&O samen met de ambtelijk portefeuillehouder aanwezig bij de regionale medezeggenschap (NORD). Conclusies, acties, bijsturing 1. De dienstverlening van het SCD zal in 2015 merkbaar verbeterd zijn door de doorgevoerde procesverbeteringen en ontwikkeltrajecten van medewerkers. 2. De mogelijke invlechting van de ondersteuning van Drechtwerk, decentralisatie Jeugd en Wmo zal belangrijke effecten hebben voor de dienstverlening van het SCD.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
18
Hoe gaan we dit meten? Het SCD hanteert onderstaande balanced scorecard om prestaties op het gebied van financiën, medewerker, klant en vernieuwing periodiek te monitoren en waar nodig bij te sturen om de organisatie en dienstverlening verder te ontwikkelen. 1. Dienstverlening
Norm
Werkelijk
Kritische succesfactor (KSF): klanttevredenheid
Speerpunten SCD KPI’s
KTO
Conform planning Conform norm, zie tabel hieronder >7
3. Medewerker Kritische succesfactor (KSF): medewerkerstevredenheid
Norm
Uitstroom
Conform planning
Ziekteverzuim
<5,5%
MTO
>7
Werkelijk
2. Financiën
Norm
Kritische succesfactor (KSF): financiële beeld Prognose budget SCD 2014 Prognose personeelsbudget 2014
≤100%
Prognose materieel budget 2014 Prognose Transitiekosten 2014 Voortgang taakstelling 2014 4. Vernieuwing Kritische succesfactor (KSF): continue verbetering Voortgang fijnstructuur (audits) Voortgang ICT Voortgang investeringsportfoli o SCD
Werkelijk
≤100%
≤100% Conform voorziening 100% Norm
Werkelijk
Conform planning Transitieplan I&A Conform planning
Productiviteit Opleidingen
>1350 uur 2% van het P-budget Jaargesprekken twee gesprekken per medewerker per jaar *Nadelen worden met een - opgenomen, voordelen met een +.
Tabel 2. Balanced scorecard SCD Klantprestatie-indicatoren Het SCD wil de dienstverlening in 2015 verder verbeteren. Denk daarbij aan het verder versnellen van het betaalproces (o.g.v. nieuwe wetgeving moeten alle facturen binnen 30 dagen betaald worden), het verbeteren van de ICT-dienstverlening (uitvoering Transitieplan I&A). Daarbij maken we gebruik van onder meer de volgende klantprestatie-indicatoren:
Begroting 2015 GR Drechtsteden
19
Taakveld
Product
Prestatie-indicator*
Betalen
Registratie
5 kalenderdagen na 1e ontvangst bij SCD
100%
KO: Coderen en accorderen
% gecodeerd en geaccordeerd 20 kalenderdagen na ontvangst door klantorganisaties van SCD % facturen betaald 5 kalenderdagen na terugontvangst bij SCD
100%
100%
Verstoringen
% facturen betaald 30 kalenderdagen na 1e ontvangst bij SCD % incidenten opgelost conform afspraak % verstoringen direct opgelost
Wijzigingsverzoek
% binnen 4 weken ingepland
80%
Wijzigingsverzoek
% volgens afspraak opgeleverd
90%
DIV
% dossiers binnen 24 uur uitgeleverd % dossiers binnen 31 dagen teruggeleverd % tijdig afgehandelde werkorders
90%
70% van de gelopen VSR metingen in een voortschrijdend jaar dient een voldoende resultaat te hebben % besluiten geleverd binnen afgesproken termijn (met hoorzitting/bezwaarcie’s) % bezwaarschriften na mediation ingetrokken
70%
Fiatteren en betalen
SCD+KO: betalen facturen Incidenten ICT
FZ/DIV
DIV Beheer FZ Schoonmaak
Bezwaar-procedures JKC JKC
Bezwaar-procedures
Norm
100%
80% 60%
95% 90%
90%
20%
Tabel 3. Klantprestatie-indicatoren 2015 In 2014 worden de klantprestatie-indicatoren geëvalueerd en zo nodig aangepast. De normen worden waar mogelijk verder aangescherpt. In de leveringsrapportages van het SCD wordt per drie maanden over de klantprestatie-indicatoren gerapporteerd. Benchmarks, klant- en medewerkertevredenheidsonderzoek In 2015 monitoren we onze prestaties voortdurend. Bij onze partners aan de hand van klanttevredenheidsonderzoeken. Vanaf december 2013 wordt de klanttevredenheid per kwartaal gemeten. Binnen onze eigen organisatie monitoren we de kwaliteit door het bewaken van prestatie-indicatoren en met behulp van het medewerkertevredenheidsonderzoek. Via de benchmarkmethode zetten we onze prestaties af tegen die van vergelijkbare organisaties. Daarnaast bewaken en versterken we de kwaliteit van onze beleids- en adviestaken met behulp van evaluaties en audits.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
20
Wat gaat het kosten? Alle bedragen luiden x € 1.000. Nadelen worden met een - opgenomen, voordelen met een +. Geactualiseerde begroting 2014
Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Lasten
Baten
Primaire begroting 2015
Baten
Saldo
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
48.856
49.174
318
43.712
42.841
-871
43.467
42.759
-708
-
-
-
0
871
871
0
708
708
48.856
49.174
318
43.712
43.712
0
43.467
43.467
0
Het operationele resultaat van het SCD gedurende de afgelopen jaren was als volgt: Ontw ikkeling Operationeel resultaat SCD € 236
€ 250
Bedrag (x € 1.000)
€ 200 € 150 € 94
€ 100
€ 50 €-
€ 20
€9
€2
€2008
2009
2010
2011
2012
2013
Jaar
Grafiek 1. Operationeel resultaat SCD Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Toelichting
Om schrijving afw ijk ing
I/S*
Voorde el
Nade el
Saldo
Ge m e ente **
Laste n A.
Fijnstructuur (mn P-kosten)
S
B.
Transitiekosten gelijkblijvend kasstroom
S
C.
ICT transitie
S
D.
Af bouw frictie diensteverlenig Gr-en ZHZ
S
Subtotaal
225 180400600 825
580-
225
ja
180-
ja
400-
ja
600
ja
245
Baten A.
Taakstelling GRD (2.23 miljoen)
S
B.
Transitiekosten gelijkblijvend kasstroom
S
180
S
400
C. D
ICT transitie Lagere inkomsten Gr-en ZHZ Subtotaal Totaal voor bes te m m ing
D.
225-
Begroting 2015 GR Drechtsteden
ja ja
400
ja
437-
437-
nee
580
662-
82-
1.405
1.242-
S
Inzet f rictie-reserve Totaal na be ste m m ing
225180
1631.405
1.405-
163 1630
21
Toelichting: A) Fijnstructuur (m.n. P-kosten) De effecten van de fijnstructuur, waarbij de processen zijn strakgetrokken door toepassing van leanmanagement worden in 2015 totaal zichtbaar. Hiermee is de taakstelling van € 2,23 miljoen door het SCD ingevuld. De bijdragen (baten) zijn ook verlaagd. B) Transitiekosten gelijkblijvende kasstroom De begroting 2015 van het SCD moet, zoals aangegeven in de jaarrekening worden verhoogd met de verplichtingen voortkomende uit de transitiekosten met een gelijkblijvende kasstroom. Deze verhoging wordt gedekt door extra inkomsten van de klantorganisaties. C) Transitieplan I&A Op 1 oktober 2013 is het Transitieplan I&A vastgesteld in de Drechtraad. Hierin zijn de jaarlijkse kosten opgenomen. De kosten en daarmee de bijdragen nemen van 2014 naar 2015 toe met € 0,4 miljoen. D) Doorlopende frictiekosten ZHZ De bijdragen vanuit ZHZ zijn verminderd door afspraken vanuit de Meer Partijen Overeenkomst (MPO) totaal € 0,4 miljoen. Dit wordt deels gecompenseerd door de afbouw van de frictie € 0,6 miljoen. Het verschil van € 0,2 miljoen wordt minder onttrokken uit de frictiereserve die in 2012 is gevormd. Volumes van aanvullende dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) Het Besluit SCD (art.18) met de daarop gebaseerde mantelovereenkomsten vormt de basis voor het afsluiten van DVO’s. Dit gaat om additionele diensten met een duur van minder dan drie jaar. In de praktijk bestaan DVO’s uit meerafname van het basispakket of afname van specifieke dienstverlening die niet onder het basispakket valt. De verantwoording van de DVO’s vindt plaats in de periodieke kwartaalrapportages. Verrekening vindt per kwartaal plaats op basis van nacalculatie. De ontwikkeling van DVO-inkomsten sinds de start van het SCD is als volgt: DVO inkomsten per jaar € 3.500.000 € 3.000.000 € 2.500.000 € 2.000.000 € 1.500.000 € 1.000.000 € 500.000 €2008
2009
2010
2011
2012
2013
* in 2013 zijn de inkomsten GEO en FA opgenomen voor de vergelijkbaarheid
Toelichting: In de bovenstaande grafiek worden de inkomsten voor DVO’s per jaar weergegeven, waarin een duidelijke trend is waar te nemen vanaf de start van het SCD. De jaarlijkse DVO inkomsten zijn ruim 2 miljoen.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
22
C. Gemeentebelastingen Drechtsteden Inleiding Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) is onderdeel van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden. Vanaf juli 2008 verzorgt zij de heffing en inning van de belangrijkste lokale heffingen van de gemeenten Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht. Het gaat hierbij om een opbrengstvolume van circa € 100 miljoen per jaar. Per 1 april 2013 is de afdeling geo-informatie van het SCD onderdeel geworden van de GBD. Hiermee is ingespeeld op de toekomstige wettelijke taken op het gebied van de geo-informatie. Daarnaast is de combinatie van belastingen en geo-informatie productief te maken. Beide werkterreinen gebruiken vaak dezelfde databronnen. Ook de koppeling tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) is hierdoor eenvoudiger te realiseren. Positie Het profiel van de GBD is in eerste instantie die van een betrouwbare uitvoeringsorganisatie. Dat laat onverlet dat zij op het gebied van de productontwikkeling en de opbrengstmaximalisatie hoog inzet. Ook als eerste adviseur voor de gemeenten en als dienstverlener voor de belastingplichtigen meten wij ons met hoge kwaliteit. De GBD voert voor de deelnemers ook gemeentelijke taken van de Wet waardering onroerende zaken uit. De taken van geo-informatie zijn in de loop van 2013 organisatorisch volledig ingebed. De volledige financiële invlechting is in de loop van 2014 gerealiseerd. Het idee steeds meer processturing toe te passen, vraagt een andere kijk op het organiseren van werk. Hiervoor is de GBD een traject gestart, waarbij niet de lijnorganisatie bepalend is voor de aansturing, maar de werkprocessen. Dit heeft ook geleid tot een compacter managementteam en een meer thematische aanpak van verbeteringen in de productie. De interne keten werd hierdoor sterker en flexibeler. De geo-activiteiten zijn volledig in deze nieuwe werkwijze opgenomen. Natuurlijk blijft het de primaire taak middelen binnen te halen om noodzakelijke lokale taken uit te voeren. Dat doen wij mensgericht en met oog voor dienstverlening. Daarnaast zijn we in staat een bijdrage te leveren op het gebied van databeheer en -analyse, dienstverleningsconcepten en visualisering van verschillende data op thematische kaarten. De GBD is een waardevol onderdeel van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden. Als goede dienstverlener richting burgers, bedrijven en instellingen en als goede opdrachtnemer en uitvoerder voor de deelnemende gemeenten binnen de GR-Drechtsteden. Maar ook voor de andere entiteiten binnen het netwerk is Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden een betrokken partner. Ook in 2015 zal de GBD voor de opgave staan nieuwe besparingen te realiseren. Zij doet dat in een totaalpakket, waarmee zowel aan de gevolgen van uw zomermotie 2013 als die van de geprognosticeerde rijksbezuinigingen wordt tegemoet gekomen. Aan de andere kant staat de organisatie voor nieuwe opgaven. Het vormgeven van de nieuwe wettelijke taken op het gebied van de geo-informatie en de nieuwe ontwikkelingen rondom de interactieve WOZ en de basisregistraties vereisen extra aandacht en capaciteit. De combinatie van besparingen en nieuwe taken vraagt een strakke bedrijfsvoering en gerichte strategische personeelsplanning.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
23
Wat willen we bereiken? De primaire taak van de GBD is het genereren van belastingopbrengsten. Voor 2015 is (op basis van de gemeentebegrotingen 2014) de volgende opbrengst geprognosticeerd. Begrote opbrengsten Dordrecht Hendrik-Ido-Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Totaal
€ 47.362.000 € 10.324.000 € 12.407.000 € 7.890.000 € 18.420.000 € 96.403.000
Deze opgave is exclusief de opbrengst uit het reinigingsrecht en de Bedrijfsinvesteringszones. De GBD verantwoordt al haar opbrengsten direct aan de deelnemende gemeenten via afzonderlijke maraps en afzonderlijke jaarverslagen. Zowel voor de heffing van de onroerende zaakbelastingen als voor externe afnemers, zoals de Rijksbelastingdienst, de waterschappen en het ministerie van Financiën (Algemene Uitkering) wordt jaarlijks een waardering gegeven aan de onroerende zaken in de regio. Ook in 2015 wordt dat gerealiseerd via vastgoeddomeinen. De omvang hiervan is in de onderstaande tabel aangegeven. Vastgoeddomein Woningen Courante Niet woningen TIOX-objecten Top-500 Totaal
Aantal te waarderen 2015 (raming) 116.800 7.400 2.200 500 126.900
Het project “Top 500” waarborgt een snelle waardering van de objecten binnen de Drechtsteden met een hoog fiscaal belang. Hierdoor is de onroerende zaakbelasting voor deze objecten snel te innen. Ook in 2015 zal ruimte gevonden worden in termen van productontwikkeling en –verbetering. Als voorbeelden hiervan noemen wij: - verder synchroniseren van de uitvoeringspraktijk lokale heffingen van de deelnemers; - verder producten ontwikkelen voor dienstverlening aan gemeenten en belastingplichtigen; - versnellen van het tempo waardering onroerende zaken (en de aanslagoplegging); - scherpere invorderingsmaatregelen nemen (tegengaan oninbare belasting); - aangaan van samenwerking ten behoeve van het datagebruik voor de deelnemers; - prognoses gebruiken voor toekomstscenario’s gemeenten (leegstand e.d.); - nieuwe producten ontwikkelen door de integratie met Geo-informatie; - na de geslaagde proeven in Sliedrecht, interactieve WOZ ook invoeren voor Zwijndrecht, Papendrecht en Hendrik-Ido-Ambacht. Dordrecht volgt dan in 2016; - bij wijze van proef keukentafelgesprekken voeren bij bewoners thuis als bij WOZ-bezwaren in Dordrecht is gevraagd om een hoorgesprek; - nog concretere afspraken maken met de Drechtstedengemeenten over Geo-activiteiten en over de financiering.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
24
Op het gebied van GEO-informatie worden de volgende taken uitgevoerd Proces
Al
Dd
HIA
Pa
Basisregistratie en beheer BAG
*
(Basis) registratie grootschalige topografie
Landmeetkundige activiteiten
Registratie WKPB (wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen)
Ontsluiten Geo-informatie (w.o. Drechtmaps)
Functioneel beheer van beheersapplicatie voor RO planvorming en publicatie
Slie
Zwij
*alleen het functioneel beheer De activiteiten van Geo zijn eerst in de begroting 2014 volledig opgenomen (inclusief een structurele besparing op jaarbasis van € 100.000). Ontvlechting is in 2014 afgerond. Het maken, bijhouden en ontsluiten van interactief kaartmateriaal, themakaarten en data-analyses zijn ook onderdeel van de productie van de geo-dienstverlening. Hierbij spelen productinnovatie en een alert reageren op vragen van de deelnemers een belangrijke rol. Wat gaan wij daarvoor doen? Product/activiteit/pr oject
Beoogd resultaat
Meting
Oplegging aanslagen 2013, 2014, 2015
Maximale opbrengsten
Volledige benutting belastingcapaciteit
Invordering aanslagen
Betalingsbereidheid met een maximum van 0,5 % oninbaar
T.o.v. 2011 afname debiteurensaldo in 2015 van meer dan 10%. Voor aanvang 2015 vanwege economische ontwikkelingen herijking van het oninbaarpercentage
Waardering onroerende zaken
Waardering onroerende zaken Vergroten vertrouwen in uitvoering Wet WOZ door geleidelijke invoering interactieve WOZ
Conform normering, procesgerichte aanpak via vastgoeddomeinen
Bezwaar en Beroep
Afdoening binnen de wettelijke termijnen. Geleidelijke invoering keukentafelgesprekken en interactieve WOZ
Conform indicatoren, reductie aantal bezwaarschriften
P&C-cylcus gemeenten
Bijdragen aan de gemeentelijke begrotingsprocessen (opbrengstprognoses, begrotingen, burap’s, jaarrekeningen)
Conform afspraken/geconsolideerde controleverklaring accountant
Conceptverordeningen
Verordeningen lokale heffingen
Alle verordeningen vastgesteld
Productontwikkeling
Bijdrage in Geo-informatie, analyse Drechtstedenlijke kerngetallen
Afgestemde datalevering en dataanalyse
Verdere synchronisatie uitvoering
Onderdeel Brede Doorlichting, continue proces
Belastingregels afstemmen
Producten Geo
Uitvoeren programma 2015
Productie conform. afspraken gemeenten
Begroting 2015 GR Drechtsteden
25
Hoe gaan we dit meten? Zoals met de opbrengsten worden ook de verzending van de aanslagen, de afdoening van bezwaarschriften, afdoening voor verzoeken om kwijtschelding en dergelijke per gemeente afgesproken. De GBD hanteert hierbij voor alle gemeenten de volgende indicatoren. Product Verzenden gecombineerde aanslagen/WOZbeschikkingen 2015
Verzenden overige aanslagen Afdoen verzoeken om kwijtschelding
Afdoen bezwaarschriften
Prestatie-indicator 95% voor 1 maart 2015 97% voor 1 april 2015 99% voor 1 mei 2015 100% voor 1 juni 2015 overeenkomstig wettelijke termijnen 99% binnen 3 maanden na indiening 100% binnen 6 maanden na indiening 25% binnen 3 maanden na indiening 100% binnen de wettelijke termijnen
Het aantal bezwaarschriften is afhankelijk van de conjunctuur en gevoelig voor beleids- en tariefwijzigingen van de gemeenten. Ook wijzigingen door verandering in de wet- en regelgeving en nieuwe jurisprudentie kunnen gevolgen hebben voor het aantal. De effecten van de commerciële bureaus, die bezwaarschriften voor burgers genereren (no cure, no pay bureaus) kunnen zorgen voor een toename van het aantal bezwaarschriften en de proceskosten. De GBD hanteert verschillende methodes om deze activiteiten beheersbaar te houden. Voor 2015 gaan we vooralsnog uit van maximaal 5.000 bezwaarschriften. Met het invoeren van keukentafelgesprekken bij Dordtse bezwaarschriften waarbij is gevraagd om een hoorgesprek en de invoering van de interactieve WOZ in de overige gemeenten verwachten wij het aantal bezwaarschriften beheersbaar te houden. In 2015 zullen we op basis van onze ervaringen voorstellen doen over toepassing van beide instrumenten bij alle deelnemende gemeenten. Vragen van inwoners over lokale heffingen komen altijd eerst terecht bij de gemeentelijke frontoffice. Alleen wanneer de vraag daar niet kan worden afgedaan, wordt de backoffice van de GBD aangesproken. Het gaat hier jaarlijks om circa 10.000 meldingen. Door middel van het organiseren van inloopavonden op gemeentelijke locaties voor belastingplichtigen wordt getracht dit aantal te beperken. Ook de hoeveelheid bezwaarschriften kan hierdoor beperkt worden. Voor de deelnemende gemeenten wordt ook in 2015 deze mogelijkheid geboden. Zowel de behandeling van bezwaarschriften en aanvragen kwijtscheldingen, als de meldingen worden via postverwerkingsysteem Mozaïek gemonitord. De GBD levert ook de bouwstenen aan gemeenten om hun belastingbeleid te kunnen vormgeven. In ieder geval worden jaarlijks alle verordeningen ter zake gescreend en aangepast, inclusief de tariefswijzigingen. De GBD levert de concept-verordeningen hiervoor tijdig aan. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij het vaststellen van heffingsverordeningen die niet behoren tot de heffingsen inningstaak van de GBD. Vanzelfsprekend wordt ook advies gegeven over beleidswijzigingen. Ook de reguliere managementinformatie aan gemeenten over de belastingopbrengsten is een vaste taak. Een omvangrijk subproces van de belastingheffing is de wettelijk verplichte, jaarlijkse waardebepaling van het vastgoed in de regio. De GBD zal conform de voorschriften tijdig correcte en volledige levering van WOZ-data verzorgen naar de Rijksbelastingdienst, het CBS, het Waterschap Hollandse Delta en het Waterschap Rivierenland. De voortgang wordt per vastgoeddomein voortdurend bijgehouden. De GBD meldt maandelijks de opbrengsten uit de aanslagen, de mate van afdoening van bezwaarschriften, het kwijtscheldingsvolume en de leegstandscijfers aan de betrokken gemeentelijke bestuurders.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
26
Voor onze geo-activiteiten gelden de afzonderlijke afspraken met de gemeenten. Daarnaast verwachten we nieuwe producten te generen die in navolging van kaarten voor veiligheidsanalyses en leegstandcontroles inzicht kunnen geven in beleidsvraagstukken. Ook binnen interactieve WOZ zal ter ondersteuning van de inzichtelijkheid van het waarderingsproces meer gebruik gemaakt gaan worden van geo-informatie. Wat gaat het kosten? Alle bedragen luiden x € 1.000. Nadelen worden met een - opgenomen, voordelen met een +. Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Baten
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
5.982
6.043
61
5.880
5.880
0
5.782
5.782
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5.982
6.043
61
5.880
5.880
0
5.782
5.782
0
Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten A Strategische personeelsplanning
I/S*
Voordeel
S
Nadeel
98
Saldo
Gemeente**
-98
Baten A
Lagere gemeentelijke bijdragen
S
98
Mutaties reserve Totaal na bestemming
-98
0
0
0
98
98
0
**alle gemeenten met uitzondering van Alblasserdam Toelichting: A) Strategische personeelsplanning Dit betreft een bezuiniging in het kader van de zomermotie 2012 (zie hoofdstuk 1.1). Vanwege pensionering zal er een besparing zijn op de personeelslasten. Via een gericht opleidingsprogramma kan de vrijgekomen ruimte worden opgevuld door zittend personeel. Vanwege de verdergaande automatisering en het verder stroomlijnen van processen is het mogelijk deze ruimte intern in te vullen. De besparing van € 98.000 is het saldo van de besparing op de salariskosten minus de noodzakelijke extra opleidingskosten. Het betreft hier 1,75 fte. De feitelijke effectuering zal eerst in de loop van 2015 plaatvinden. Besparingsoverzicht 2013-2017 (bedragen x € 1.000) Brede Doorlichting Parkeren Zwijndrecht Taxatie-software Personeelsplanning Inhuur naar vast Contract software (inkoop) Geo-informatie Totaal
Begroting 2015 GR Drechtsteden
2013 516 10
17 10 553
2014 516 30 55 23 17 100 741
2015 516 30 55 98 23 17 100 839
2016 516 30 85 132 23 17 100 903
2017 516 30 85 132 23 17 100 903
27
D. Onderzoekcentrum Drechtsteden Inleiding Het gemeentelijke beleid is sterk in beweging. Gemeenten hebben te maken met nieuwe –complexeopgaven. Ondernemerschap, particulier opdrachtgeverschap en burgerkracht worden steeds belangrijker en vergen van de overheid een andere rol. Ook vragen de integrale thema’s, zoals participatie, om het verbinden van verschillende beleidsterreinen. Hiermee komen veel nieuwe vraagstukken op gemeenten af. Deze zaken vragen ook een andere rol en aanpak van het Onderzoekcentrum Drechtsteden (OCD). Dichter bij beleid en dichter bij de doelgroep. Een belangrijk speerpunt is de doorontwikkeling van het OCD tot strategisch partner voor beleid. Meer op strategisch niveau aan tafel zitten en meedenken, meer aan de voorkant van beleid betrokken zijn en vaker een rol spelen bij beleidsevaluaties. In 2013 hebben we hier al een start mee gemaakt en dit is in 2014 opnieuw als speerpunt benoemd. Samen met de Dienst Gezondheid & Jeugd monitoren en evalueren we de pilots AWBZ en Jeugdzorg die over een periode van een aantal jaren in de Drechtsteden gemeenten worden uitgevoerd. Hierbij hebben wij ook een belangrijke adviesfunctie. We hebben in 2013 ook een aantal beleidsevaluaties uitgevoerd voor gemeentelijke en regionale programma’s, een imago-onderzoek gedaan voor een zorginstelling en bij diverse opdrachten advies uitgebracht. En twee onderzoekers van het OCD zijn in 2013 en 2014 structureel ingezet als kennismakelaar en adviseur bij de decentralisaties AWBZ en Jeugdzorg en bij extramuralisering. Strategisch partnerschap wordt in 2014 verankerd in de organisatie met de toevoeging van de functie strategisch onderzoeker. In 2015 zullen wij onze opdrachtgevers dus nog meer op strategisch niveau ondersteuning kunnen bieden met onderzoek en advies. Tegelijkertijd is er nog behoefte aan basisinformatie. Belangrijk hierbij is een vertaalslag naar beleid, duiding en cijfers in een breder kader zetten. Bij de doorlichting van ons basispakket in 2013 hebben we hier op ingezet. Dit heeft geleid tot een pakket waarin meer aandacht is voor strategische producten en advies. Maar ook de doorontwikkeling van ons bewonerspanel, waarmee we snel en direct bij bewoners informatie kunnen verzamelen is daar prominent in opgenomen. Met de doorlichting is tevens een structurele bezuiniging van 50.000 euro gerealiseerd op de vaste bijdrage van gemeenten voor het basispakket. De inhoudelijke invulling van het basispakket wordt elk jaar opnieuw bekeken en zo nodig bijgesteld. In de opdrachten ‘op maat’ (pluspakket), waarvoor gemeenten betalen op basis van daadwerkelijke afname, zal naar verwachting een verschuiving plaats vinden naar meer –grotere- strategische opdrachten. De ambitie is 5% van de omzet in te verdienen via ‘extra’ interne opdrachten, die via actieve acquisitie en soms in concurrentie zijn verkregen. Het OCD is ook actief op de externe markt. De ambitie voor 2015 is om 5% van de omzet via externe opdrachten in te verdienen. Nieuw is de vraag die het OCD van de Rekenkamercommissie Dordrecht in 2013 heeft gekregen om voor haar rekenkameronderzoek te doen. Voor het OCD is dit een nieuwe uitdaging, die ook – strategische- kansen biedt. Hieraan gekoppeld ligt er de intentie het onderzoeksbureau (Dordrecht) van drie mensen dat nu de rekenkamercommissie ondersteunt, te integreren binnen het OCD. In 2014 en 2015 is dit als experiment opgezet, waarin we via het doen van onderzoek voor de rekenkamercommissie en een detachering van de onderzoekers bij het OCD bekijken of dit ‘werkt’ en voor alle partijen de verwachte meerwaarde biedt.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
28
Wat willen we bereiken? Het OCD wil in 2015 dé strategisch partner zijn van de Drechtsteden. Doelstellingen die daaraan gekoppeld zijn: (strategisch) advies geven, verbreding van het netwerk en vergroten van onze acquisitievaardigheid. Een tweede doel is het bieden van goede basisondersteuning aan gemeenten met een relevant basispakket aan producten en activiteiten. In 2015 willen we ook bekijken of het experiment rekenkameronderzoek geslaagd is. Onze ambitie is om voor de Rekenkamercommissie Dordrecht als partner te fungeren bij het samenstellen van het onderzoeksprogramma en het doen van onderzoek. Daarnaast hebben we een aantal bedrijfsmatige doelen: een hoge klanttevredenheid, een efficiënte organisatie en een goed acquisitieresultaat.
Wat gaan wij daarvoor doen? Om bovengenoemde doelen te bereiken gaan we door met onze aanpak in het kader van strategisch partnerschap. In 2013 zijn we begonnen met het uitwerken en implementeren van een strategische aanpak, die we in 2014 verankeren in de organisatie met de functie van strategisch onderzoeker. Breder zetten we in op de versterking van het (strategisch) adviseren, de netwerkontwikkeling en het vergroten van onze acquisitievaardigheid. Activiteit
Beoogd resultaat
strategisch partnerschap vorm geven
15 strategische opdrachten en/of opdrachten met een adviescomponent
netwerk versterken en acquisitievaardigheid vergroten
20 externe of ‘extra’ interne opdrachten via het netwerk
Stand van zaken
Verder zorgen we voor een breed gedragen inhoudelijke invulling van ons basispakket. Via regionale monitoren actualiseren we belangrijke informatie op verschillende beleidsterreinen. Via een strategisch product zorgen we voor een verdieping, verbreding of bundeling van gegevens uit de monitoren. Daarnaast kan men een beroep doen op de kennis en expertise van de medewerkers. In factsheets en notities maken we een vertaalslag van relevante resultaten voor beleid. Het omnibusonderzoek en bewonerspanel zijn instrumenten om informatie te verzamelen bij bewoners of –snel- hun mening te peilen. In onderstaande tabel staan de producten uit het basispakket voor 2015 1 weergegeven met een doorkijkje naar de jaren 2016 t/m 2018.
1
Hierin zijn de resultaten van de doorlichting nog niet volledig verwerkt.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
29
Basispakket 2015 -2018 wat? basisinformatie bedrijvenregister
frequentie?
2015
2016
2017
2018
jaarlijks
x
x
x
x
kerncijfers en basisinformatie bevolkingsprognose
jaarlijks 4-jaarlijks
x -
x -
x -
x x
informatie en advies werkgroepen factsheets, notities, artikelen conferentie
continu continu continu 2-jaarlijks
x x x -
x x x x
x x x -
x x x x
omnibusonderzoek/panels omnibusonderzoek
jaarlijks
x
x
x
x
internetpanel/bewonerspanel
continu
x
x
x
x
monitoren/thematisch onderzoek wonen
jaarlijks
x
x
x
x
economie + arbeidsmarkt onderwijs
jaarlijks jaarlijks
x x
x x
x x
x x
veiligheid vrije tijd sociaal binnenstad duurzaamheid
4-jaarlijks jaarlijks jaarlijks jaarlijks 2-jaarlijks
x x x x -
x x x x x
x x x -
x x x x
communicatie en bestuur programma-indicatoren
2-jaarlijks jaarlijks
x x
x
x x
x
strategisch product
jaarlijks
x
x
x
x
advies/kennisoverdracht
Wat betreft het rekenkameronderzoek, gaan we vooral in 2014 aan de slag om ons te bekwamen in rekenkameronderzoek. Ook ondersteunen we dat jaar de rekenkamercommissie Dordrecht bij het vaststellen van haar onderzoeksprogramma. Vervolgens zullen we in 2014 en 2015 dit programma uitvoeren. Tegelijkertijd volgen de onderzoekers die hier vanuit Dordrecht zijn gedetacheerd een traject om goed binnen het OCD te kunnen integreren. In 2015 wordt dit experiment geëvalueerd. Hoe gaan we dit meten? Wat het strategisch partnerschap betreft, kijken we naar de hoeveelheid strategische opdrachten, dan wel opdrachten met een adviescomponent. In een klankbordgroep van vertegenwoordigers van gemeenten en GRD bespreken we algemene zaken rondom het basispakket en de stand van zaken m.b.t. de interne en externe opdrachten. Daarnaast zorgen we – als onderdeel van ons kwaliteitssysteem – voor feedback per opdracht. Dat geldt als een doorlopend klanttevredenheidsonderzoek. Verder beschikken we over managementinformatie op projectniveau en medewerkerniveau. Kritische succesfactor
Prestatie-indicator
Realisering 2013
Normering 2014
Normering 2015
kwaliteit medewerkers
gemiddeld rapportcijfer opdrachtgevers voor opdrachten
7,6
7,8
7,8
efficiënte organisatie
declarabel percentage
67%
68%
68%
acquisitievaardigheid
gerealiseerde acquisitieopdrachten (extern of intern in concurrentie)
85%
75%
80%
Begroting 2015 GR Drechtsteden
30
Wat gaat het kosten? (bedragen x € 1.000) Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat
Baten
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
1.507
1.604
97
1.499
1.499
0
0
0
0
0
1.507
1.604
97
1.499
1.499
Primaire begroting 2015 Lasten
0
Saldo
1.499
1.499
0
0
0
0
1.499
1.499
0
0 0
Baten
Er zijn geen wijzigingen ten opzichte van de geactualiseerde begroting 2014.
E. Bureau Drechtsteden Wat willen we bereiken? Binnen het begrotingsprogramma Bedrijfsvoering is van Bureau Drechtsteden opgenomen de activiteiten van het CIO office, dat zich bezig houdt met het maken van beleid en stellen van kaders, het bepalen van de architectuur op technisch en informatiegebied en het omzetten van klantvraagstukken naar Informatieadvies, vooronderzoeken en business cases. Zij zorgt ervoor dat binnen de Drechtsteden heldere kaders zijn waarbinnen de klantorganisaties en het SCD als uitvoerende, ondersteunende organisatie werken. Het CIO office voert regie over de regionale projectportfolio. Wat gaan we daarvoor doen? In 2015 zal worden gewerkt aan de uitvoering van het ICT-transitieplan en de projecten van de regionale projectenportfolio. Hoe gaan we dit meten? Op dit moment zijn er geen indicatoren benoemd. Er vindt bewaking plaats op de voortgang van de totstandkoming van deze producten. Wat gaat het kosten? Resultaatanalyse (Bedragen x € 1.000) Realisatie 2013 Lasten Baten en lasten Mutaties reserve Resultaat Toelichting A
Baten
Geactualiseerde begroting 2014 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Primaire begroting 2015 Lasten
Baten
Saldo
0
0
0
0
0
0
1.157
1.157
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1.157
1.157
0
Omschrijving afwijking
I/S
Lasten Afsplitsing CIO office van B&S Subtotaal
S
Voordeel
Nadeel
Saldo
Gemeente
0
-1.157 -1.157
-1.157 -1.157
1.157 1.157
0 0
1.157 1.157
0 1.157
0 -1.157
0 0
Zes gemeenten
Baten A
Afsplitsing CIO office van B&S Subtotaal Mutaties reserve Resultaat
Begroting 2015 GR Drechtsteden
S
31
Toelichting: A. Afsplitsing CIO office van programma Bestuur en Staf Als gevolg van de nieuwe programma-indeling van de begroting wordt het CIO office opgenomen als begrotingsproduct onder het programma Bedrijfsvoering. Dit onderdeel is “afgeknipt” van het begrotingsproduct Bestuur en Staf. Dit onderdeel is opgenomen onder het begrotingsprogramma Beleid en Bestuur. In de hoogte van de budgetten is niets veranderd ten opzichte van de actuele begroting 2014.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
32
3. Verplichte paragrafen 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen wordt gedefinieerd als het vermogen om niet-structurele financiële risico’s op te vangen. Het weerstandsvermogen bestaat uit de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd of verzekeringen zijn afgesloten. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit het aanwezige eigen vermogen in de vorm van algemene reserves en bestemmingsreserves. Hierbij wordt nog geen rekening gehouden met eventuele resultaatbestemmingen volgend uit de jaarrekening 2013. Wel zijn de begrote mutaties van 2015 meegenomen in het overzicht (bedragen x € 1.000).
Stand per 01-01 Algemene reserve
2015 Toevoeging Onttrekking
Stand per 31-12
84
0
0
84
Bestemminingsreserves BDS BWS BDS Noordoevers BDS Investeringsfonds BDS Exploitatiereserve SDD Inkomensondersteuning SDD Minimabeleid SDD Innovatiereserve SDD Exploitatiereserve IBD Exploitatiereserve SCD Frictiereserve SCD Exploitatiereserve GBD Exploitatiereserve OCD Exploitatiereserve
81
127
0
109 4.500 300 137 250 69 1.769 97 164 100
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 708 0 0 0
208 0 0 109 4.500 300 137 250 69 1.061 97 164 100
Totaal
7.660
127
708
7.079
(Bedragen x € 1.000)
Toelichting bij de reserves In december 2007 is door de Drechtraad de notitie reserves en weerstandsvermogen vastgesteld. Daarbij is het ondermeer het maximum van de te vormen reserves vastgelegd, alsmede de wijze waarop de reserves worden gevormd. Per GRD-dochter wordt een exploitatiereserve gevormd, die wordt gevoed uit positieve exploitatieresultaten. De hoogte hiervan bedraagt minimaal € 100.000 en maximaal 3% van de totale lasten. Voor de algemene reserve is er een maximumniveau van €500.000 vastgesteld. Bestemmingsreserve Besluit Woninggebonden Subsidies De reserve omvat de in het verleden door het Rijk aan de regio gedecentraliseerde middelen, waar geen verplichting meer tegenover staat, en die overeenkomstig de regels van het Rijk vrij besteedbaar zijn. Bij de besluitvorming over de diverse scenario’s voor de inzet van de BWS-reserve is besloten jaarlijks een onttrekking te doen ten gunste van de uitvoering van de deelprogramma’s van Bureau Drechtsteden. Tot en met 2014 is op die manier jaarlijks € 0,5 miljoen aan de reserve onttrokken. Bestemmingsreserve Inkomensondersteuning Voor inkomensvoorziening in het kader van de wet WWB is afgesproken om tekorten en overschotten regionaal te verevenen. De maximale omvang van de reserve is vastgesteld op 7,5% van de lasten, €7,0 miljoen.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
33
Bestemmingsreserve Minimabeleid De SDD voert regiobreed het geharmoniseerde minimabeleid uit. Het betreft een open eind regeling, aanvragen kunnen niet worden afgewezen vanwege een budgettair tekort. Om die reden is de reserve gevormd, met een maximum van € 300.000. Frictiereserve MPO Vanuit het frictie reserve wordt in 2015 € 0.7 miljoen noodzakelijk om de exploitatie sluitend te houden. Vanaf 2016 wordt er een structureel tekort verwacht van € 0.8 miljoen. Het SCD zal dit zo veel mogelijk proberen te beperken. Risico’s In deze paragraaf gaan we in op risico’s die weliswaar een materiële invloed op de financiële positie kunnen hebben, maar waarvoor nog geen (volledige) maatregelen zijn getroffen, omdat de financiële omvang nog niet redelijkerwijs te schatten is. Dochter
GRD
Omschrijving
Arbeidsrechtelijk conflict
Kans
Klein
Impact
Opmerking en sturing
Laag
Een medewerker is ontslag opgelegd. Als uitvloeisel van dat besluit loopt er een gerechtelijke procedure. Mocht de medewerker in het gelijk worden gesteld, leidt dat met terugwerkende kracht tot salarisverplichtingen. Deze gerechtelijke procedure loopt nog.
GRD
Toenemende druk op informatie beveiliging
Gemiddeld
GRD
Invlechting Drechtwerk
Groot
Groot
GRD
Landsbanki
Klein
Klein
SDD
Decentralisaties van (te) late politieke besluitvorming waardoor te weinig tijd overblijft voor de invoering /implementatie.
Middel / groot
Groot
SDD
Financieel risico > 10 miljoen doordat de financiële kaders (Rijk, wetgeving) nog niet bekend zijn.
IBD
Omzettaakstelling
SCD
Ontvlechtingen GR‘en ZHZ
Begroting 2015 GR Drechtsteden
Gemiddeld
Middel / groot
Groot
50%
Groot
Groot
€ 0.4 miljoen per jaar
Er worden vanuit wet en regelgeving nieuwe eisen gesteld aan informatiebeveiliging. Op dit moment wordt door de CIO onderzocht wat de consequenties hiervan zijn, en welke maatregelen genomen moeten worden. Deze extra maatregelen worden gekwantificeerd. Het is denkbaar dat deze maatregelen extra kosten met zich meebrengen. Op 5 maart 2013 heeft de Drechtraad besloten om de GR Drechtwerk en de GRD sam en te voegen. Op dit moment wordt de invlechting uitgewerkt. Bij het invlechten zullen integratiekosten optreden. De vordering op Landsbanki was € 7,2 miljoen. Inmiddels is 54% terugontvangen uit de failliete boedel. Waarschijnlijk wordt uiteindelijk 100% terugontvangen. Er is wel een valutarisico aangezien een deel van de betalingen in IJslandse kronen zal zijn. De vordering is nu gewaardeerd op 95%; er is een voorziening van € 0,4 miljoen. Er is een risico dat het koersverlies hoger uitvalt. De voorbereidingen rond de nieuwe WMO 2015 zijn in volle gang ondanks het feit dat inhoud en kaders nog niet zijn behandeld in het parlement. Daarnaast zal ook in korte tijd besluitvorming over de nieuwe WMO in de raden van de Drechtsteden gemeenten moeten plaatsvinden als de kaders ingevuld zijn. De verdeelmodellen rond de decentralisaties zijn medio maart nog niet bekend, cq aangeboden aan de Tweede Kamer. Daarin zal ook worden verwerkt de 25% korting op het budget. Daarnaast wordt steeds duidelijker dat in de transitiefase (2015) deze korting niet geheel zal kunnen worden gerealiseerd. Om de financiële taakstelling te realiseren is omzet nodig. Het achterblijven van omzet resulteert direct in een negatief resultaat. In juni 2012 is een amendement aangenomen waarmee de maximale frictiekosten voor de GRD niet meer mogen bedragen dan € 0.67 miljoen en dat de GRD de maximale inspanningsverplichting heeft deze te verlagen. De conclusie is dat er een aanmerkelijke reductie heeft plaatsgevonden en dat in 2015 circa € 0.4 miljoen nodig is. Er bestaat wel een kans dat er in de jaren er na een structurele frictie component blijft bestaan.
34
SCD
OCD
MPO afspraken gebouw gebonden kosten, inclusief Serviceplein en de bodes
Onvoldoende interne en externe opdrachten
Groot
Gemiddeld
€ 0.58 miljoen per jaar
Gemiddeld
In de meerpartijen overeenkomst is afgesproken dat de GR-en OZHZ en DG&J diensten blijven afnemen tot 1 april 2015, die gebouwgebonden zijn, inclusief Serviceplein en de bodes. De verwachting is dat beëindiging per die datum zal plaatsvinden waardoor frictiekosten bij het SCD zullen ontstaan. Het SCD zal zich tot het uiterste inspannen om de kosten te beperken. En dat kan door het opzeggen van een aantal contracten, te denken valt hier aan schoonmaak. Echter op andere contracten en inzet is er een schaalnadeel, waardoor frictie ontstaat. De kwantificering van het risico (€ 0.582 miljoen) is de jaarlijkse verminderde bijdragen van de GR-en. De impact is afhankelijk van de mate waarin de opdrachten teruglopen. Indien gemeenten, vanwege bezuinigingen, flink gaan schrappen in het pluspakket, kan een groot deel van de inkomsten van het OCD wegvallen. Daarnaast is gebleken dat het lastig is om externe opdrachten te verkrijgen. Het risico van onvoldoende interne opdrachten kan beperkt worden middels het gezamenlijk opstellen van een onderzoeksprogramma. Voor externe opdrachten en extra interne opdrachten vindt acquisitie plaats. Waar nodig vindt kostenbesparing plaats om binnen het budget te blijven.
GBD
Kosten m.b.t. sofware
Gemiddeld
€ 20.000
Groot
€0.18 miljoen per jaar
Inkoopvoordelen met betrekking tot software zijn ingeboekt. Echter nu blijken facturen vanuit de softwareleverancier hoger uit te vallen dan verwacht. Het ingeboekte voordeel van € 20.000 komt hierdoor onder druk te staan.
Afgehandelde risico’s SCD
Transitiekosten bovenformatieven
De begroting van het SCD is verhoogd met de kosten van de resterende ww-verplichtingen
3.2 Bedrijfsvoering Onze ontwikkeling De GRD is, na de formele start van de eerste dochters in 2007, inmiddels een volwassen organisatie. Een organisatie die in de afgelopen tijd grote opgaven heeft gekend en ook de komende jaren nog voor grote opgaven staat. Met name de steeds beperkter wordende middelen maar ook de nieuwe opgaven die vanuit rijk en gemeenten bij ons worden belegd vragen veel van onze organisatie, van ons bestuur en ook zeker van onze medewerkers. Elke dochter binnen de GRD heeft de afgelopen tijd een transformatie doorgemaakt of zal dat de komende tijd nog doormaken. Deze veranderingen zijn vooral ingegeven voor de noodzaak van verdere kostenverlaging, efficiencyverbeteringen en het opvangen van nieuwe taken. De veranderingen zoals die nu al zijn doorgevoerd zullen echter opgevolgd worden door nieuwe opgaven tot aanpassingen van onze processen, producten en organisaties. De rode draad daarin is en blijft het slimmer en beter werken. Omdat we hier de afgelopen jaren binnen de organisatie al veel hebben geïnvesteerd zal een vraag om kostenverlaging in vele gevallen gekoppeld gaan worden aan een discussie met onze eigenaren over verdere uniformering, ambitieverlaging en vermindering van productaanbod. Binnen die context werken wij aan organisatie. Ons rol in het netwerk De GRD maakt onderdeel uit van het organisatienetwerk Drechtsteden. Voor de Drechtstedengemeenten en de GRD is de manier van werken over de organisatiegrenzen heen veel belangrijk dan de structuur zelf. Op grond van de gedeelde visie op het werken in de Drechtsteden zetten we de komende tijd verdere stappen in het intensiever samenwerken. Dit gebeurt vanuit de gedachte dat een deel van het ambtelijk werk het beste vanuit de lokale gemeenten georganiseerd
Begroting 2015 GR Drechtsteden
35
kan worden en dat daarnaast verschillende samenwerkingsvormen beschikbaar zijn binnen het netwerk. Binnen ons netwerk kennen we ‘poolen’ (capaciteit uitwisselen en het werk doen samen vanuit de lokale organisaties), ‘hosten’ (de medewerker voor bepaalde taken bijeenbrengen binnen één van de gemeenten) en ‘regionaal clusteren’(de medewerkers voor bepaalde taken bijeenbrengen binnen onze GRD-organisatie). Vanuit deze gedachte van het organisatienetwerk Drechtsteden vullen wij als GRD onze opgave zo effectief en efficiënt mogelijk in. Onze dochterbedrijven werken zowel voor als achter de schermen, namens de gemeenten. Zodat de gemeenten zich kunnen richten op hun kerntaken, zoals het zorgen voor een goede woon-, werk- en leefomgeving voor de inwoners. Samen met de gemeenten proberen wij ons werk zo slim mogelijk uit te voeren, tegen zo laag mogelijke kosten. Onze visie De visie op de GRD hebben we opgebouwd rond het principe van ‘waarom, hoe en wat’. Veel bedrijven vertellen hun verhaal van ‘wat’ ze doen maar kunnen niet goed vertellen ‘waarom’ ze het doen. Wij starten onze visie daarom met het benoemen van onze meerwaarde: ‘waarom hebben de gemeenten de GRD opgericht?’. Om vanuit de beantwoording van die vraag te kijken naar hoe we dat doen en wat we daarvoor doen. Het waarom van de GRD Met het bieden van toonaangevende, solide en professionele dienstverlening bieden wij continuïteit, kwaliteit en schaalvoordeel. Daarmee creëren wij meerwaarde voor het organisatienetwerk van de Drechtsteden. Het wat van de GRD
We willen toonaangevend presteren. Elke dochter zoekt voor haar klanten continu naar mogelijkheden om producten te verbeteren en kosten te verlagen. Daarbij zijn we grensverleggend zonder risico’s te vergroten, passend bij de aard van de dochter. We anticiperen tijdig op ontwikkelingen en vertalen deze naar gepaste diensten en producten voor onze klanten. Daarbij is publieke zakelijkheid voor ons een belangrijk principe. Wij combineren de kenmerken van een publieke organisatie met de kenmerken van een commerciële organisatie. Op dat snijvlak van publiek en zakelijk kunnen handelen, laat zich onze meerwaarde duidelijk zien. Met onze medewerkers zijn wij in staat om de gevraagde prestaties te leveren. Met een goed samenspel tussen organisatie en medewerkers willen wij bevlogenheid creëren. Dit zijn wij als belangrijke pijler voor het bestaansrecht van onze organisatie en draagt bij aan meer effectiviteit, efficiency en klantgerichtheid. Een deel van onze meerwaarde is gelegen in het behalen van schaalvoordeel voor onze eigenaren. Efficiëntie in ons handelen en continuïteit in dienstverlening is daarom van groot belang. Onze bedrijfsvoering moet dusdanig zijn ingericht dat we de middelen die wij van onze eigenaren en van andere overheden ontvangen op de juiste manier inzetten én ons daarover kunnen verantwoorden. Wij zijn als GRD van en voor de gemeenten. Het is voor ons belangrijk te weten wat onze eigenaren en klanten nodig hebben en van ons verwachten. Van ons wordt enerzijds een probleemloze levering van diensten, tegen de laagste kosten, minste tijd en grootste gemak verwacht. Anderzijds willen en moeten wij kunnen inspelen op de wensen van de gemeenten, op basis van een goede onderlinge relatie en van onze kennis van de gemeenten en de zaken waar zij mee te maken hebben.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
36
Het hoe van de GRD Hoe geven wij nu invulling aan onze opgave? Heel simpel gezegd doen wij dit met de dochterorganisaties van de GRD. En door uitvoering te geven aan de vier hierboven benoemde thema’s. Deze thema’s zijn – na een analyse van onze huidige positie en ontwikkelingen – verder uitgewerkt naar het niveau van plannen en activiteiten op concernniveau en op het niveau van de dochters. Bureau Drechtsteden Bureau Drechtsteden heeft zich in 2014 verder ontwikkeld. Door een goede invulling van sleutelposities is aan kwaliteit en integraliteit gewonnen en bovendien is steviger gebruik gemaakt van de in het netwerk van de Drechtstedengemeenten aanwezige kennis, onder meer door het steeds beter gaan functioneren van de zogeheten netwerk-MT’s. Naast de eerder ingezette verbetering van de werkprocessen is het mogelijk maken van digitaal vergaderen door middel van een goede vergader-app uitgerold. De verbetering van de werkprocessen zal echter altijd een continue activiteit blijven. 2015 is ook het eerste jaar waarin gewerkt zal worden aan de regionale speerpunten zoals benoemd in het regionaal meerjarenprogramma voor de periode 2014-2018. Servicecentrum Drechtsteden Hier wordt ten aanzien van de bedrijfsvoering de verwachte ontwikkelingen in 2015 weergegeven. Denk hierbij tevens aan de effecten die nieuwe (beleids)voornemens en de brede doorlichting zullen hebben op de bedrijfsvoering. Interne controle: rechtmatig en doelmatig In 2013 is al een aantal verbeterslagen doorgevoerd op het gebied van de interne controle, na de borging van de IC binnen Control & Bedrijfsvoering (C&B) als onderdeel van de fijnstructuur. In de verbijzonderde controle is het advies van Deloitte (accountant) opgevolgd om continuance control in te voeren. In 2015 zal dit proces verder worden geborgd en zal ook gefaseerd Tax Control worden ingevoerd. Bedrijfsvoering next level In aansluiting op het ICT transitieplan worden in 2014 ook de administratieve processen rondom ICT verder doorgelicht en verbeterd door de afdeling ICT en Control & Bedrijfsvoering in het project ICT next level. Het doel is om van een meer technologie gedreven naar een servicegerichte dienstverlener te gaan in 2016. In 2015 zullen verdere verbeteringen worden doorgevoerd. Proces in- , door- en uitstroom (ook wel in- en uitdienst proces genoemd) In de interim-controle is de bevinding van de IT-audit, waarin is aangegeven dat het proces van in- , door- en uitstroom moet worden verbeterd, overgenomen. Met name het voorkomen dat uitdiensttreders nog autorisaties hebben in de systemen behoeft aandacht. Vanuit P&O is het initiatief opgepakt om het proces te verbeteren door het nieuwe personeelspakket als bronsysteem aan te wijzen. Dit project zal in 2014 worden uitgevoerd. Het doel is klanten één voordeur te bieden voor in- , door- en uitstroom mutaties over alle dienstverlening van het SCD en te zorgen voor één punt van registratie (voor controle, doorlooptijd, inzicht en overzicht). Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden Doordat de GBD de organisatie aanstuurt via proceslijnen kan flexibel ingespeeld worden op nieuwe werkwijzen of producten. Zo zijn we in staat keukentafelgesprekken en interactieve WOZ binnen een relatief korte termijn in te voeren. Deze flexibiliteit komt ook tegemoet aan de besparingsopgave voor de komende jaren. Onderzoekcentrum Drechtsteden Het OCD werkt met een kwaliteitssysteem dat in 2014 wordt geactualiseerd. Hierdoor is de bedrijfsvoering efficiënt. Klanttevredenheidonderzoek is een vast onderdeel van het kwaliteitssysteem. Na afronding van een onderzoek, sturen we de opdrachtgever via de mail een korte vragenlijst waarin we vragen naar zijn/haar tevredenheid met de voorbereiding, de uitvoering en het inhoudelijk resultaat van het onderzoek, met het eindproduct en, indien van toepassing, het advies.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
37
Personeelsoverzichten Formatie Bezetting ultimo 2013 (in fte) Bureau Drechtsteden Sociale Dienst Drechtsteden Ingenieursbureau Drechtsteden Servicecentrum Drechtsteden Gemeentebelastingen Drechtsteden Onderzoekcentrum Drechtsteden Totaal
Begroting 2014 (in fte)
Begroting 2015 * (in fte)
39,4
37,0
42,4
245,0
257,9
257,9
63,4
75,0
75,0
301,0
345,0
340,0
56,2
60,5
60,5
12,9
14,6
14,6
717,9
790,0
790,4
* In de formatie is geen rekening gehouden met de uitbreiding in verband met de nieuwe wet Wmo2015 en de invlechting van Drechtwerk.
Ziekteverzuim 2013
Raming 2014
Raming 2015
Bureau Drechtsteden
3,3%
4,0%
4,0%
Sociale Dienst Drechtsteden
7,2%
5,0%
5,0%
Ingenieursbureau Drechtsteden
4,3%
4,6%
4,0%
Servicecentrum Drechtsteden
5,9%
5,4%
5,4%
Gemeentebelastingen Drechtsteden
5,3%
5,0%
5,0%
Onderzoekcentrum Drechtsteden
2,5%
4,0%
4,0%
Totaal
4,7%
5,1%
5,1%
Ten tijde van de actualisatie van de begroting 2015 zal de SDD ten aanzien van de personele bezetting en het ziekteverzuim naast het geraamde ziekteverzuim vermelden welke maatregelen er in 2015 worden genomen om het ziekteverzuim te beperken. Inhuur
(bedragen x € 1.000) Realisatie 2013
Bureau Drechtsteden
201
Raming 2014
Raming 2015
200
200
Sociale Dienst Drechtsteden
627
550
326
Ingenieursbureau Drechtsteden
819
650
750
5.600
5.600
5.600
148
150
150
Servicecentrum Drechtsteden Gemeentebelastingen Drechtsteden Onderzoekcentrum Drechtsteden Totaal
87
28
28
7.482
7.178
7.054
BDS: Voor de uitvoer van het RMJP worden de collegae van de Drechtstedengemeenten ingehuurd. Dit wordt niet als externe inhuur aangemerkt. De inhuur in 2015 zal worden gefinancierd uit vacatureruimte en incidentele middelen (projectbudgetten). SDD: De verwachte kosten van externe inhuur zijn ten behoeve van ziekteverzuim en voor inzet van calamiteiten. Ter invulling van de jaarschijf 2015 van de taakstelling is het inhuurbudget 2015 afgeraamd. IBD: Inhuur binnen het IBD geschiedt slechts als de opdrachtportefeuille daar aanleiding toe geeft. De inhuur neemt in 2015 toe om de noodzakelijke groei aan omzet te kunnen realiseren. SCD: Ook de komende jaren vindt inhuur plaats verwacht. Daarbij spelen twee effecten een rol. Aan de ene kant daalt de externe inhuur door onder meer de vermindering van het personeelsbestand. Aan de andere kant vindt inhuur plaats op grond van: - Inhuur op vacatureruimte: de inhuur voor de overbrugging van de periode tussen het vertrek van een medewerker en de aanstelling en het inwerken van een nieuwe medewerker. - Tijdelijke formatie: invulling van tijdelijke formatie, die in een aantal jaren wordt afgebouwd.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
38
-
Vervanging tijdens ziekte: bij langdurige ziekte vindt externe inhuur plaats om de continuïteit te waarborgen. Hiervoor worden vaak tijdelijk medewerkers via een uitzendbureau ingezet. - Projectbasis: inhuur voor de duur van een project. Het gaat daarbij zowel om extra capaciteit, als om specifiek noodzakelijke deskundigheid. De inhuur voor ICT op orde zijn niet meegenomen in de cijfers. - Tijdelijke financiering: diensten die worden geleverd en activiteiten die worden ontplooid zonder een structurele financieringsbron, waardoor er terughoudend wordt omgegaan met het aantrekken van vaste medewerkers en wordt gekozen voor inhuur. - Inrichting flexibele schil: een deel van de dienstverlening van het SCD wordt op grond van de nieuwe verrekensystematiek via een flexibele schil geleverd, waardoor het SCD kan meebewegen met klantorganisaties. Deze schil wordt geleidelijk ingericht, door bij vacatures te toetsen op de wijze van invulling. OCD: Inhuur op vacatureruimte: Indien het nodig is onderzoekers in te huren in verband met een groot aantal onderzoeksopdrachten, dan zal deze inhuur bekostigd worden uit de beschikbare vacatureruimte. Projectbasis: Dit betreft inhuur van enquêteurs voor bepaalde onderzoeksprojecten. Hierbij gaat het om: extra capaciteit en specifiek noodzakelijke deskundigheid. Deze inhuur wordt gefinancierd vanuit de betreffende projecten.
3.3 Financiering In december 2009 heeft de Drechtraad het vernieuwde financieringsstatuut vastgesteld. In het financieringsstatuut zijn de doelstellingen van de financiële functie aangegeven en uitgewerkt: • beheersen, beperken en spreiden van financiële risico’s; • zorgdragen voor effectief en efficiënt kas- en saldobeheer; • zorgdragen voor een goed relatiebeheer; • opereren binnen de kaders zoals die zijn gesteld in de wet Fido; • realiseren van gedegen informatiestromen. Financiële risico’s Renterisico’s kunnen worden onderscheiden in het renterisico van de vlottende schuld en dat van de vaste schuld. In de Wet Fido is een norm gesteld voor het maximum bedrag waarvoor kortlopende financieringsmiddelen, met een looptijd korter dan één jaar, aangetrokken mogen worden. Deze norm, de kasgeldlimiet, bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten vóór bestemming. Voor 2015 is de kasgeldlimiet derhalve 8,2% van € 271 miljoen, is € 22,2 miljoen. De renterisiconorm heeft tot doel om binnen de portefeuille aan langlopende leningen een overmatige afhankelijkheid van de rente in een zeker jaar te voorkomen. OM dat te bereiken moet het totaal aan renteherzieningen en aflossingen op grond van deze norm niet meer zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Het begrotingstotaal van de GRD bedraagt € 271 miljoen waardoor de norm voor de GRD gelijk is aan € 54,2 miljoen. Het werkelijke renterisico voor de GRD gedurende 2015 bedraagt € 7 miljoen, zijnde de aflossing op de in de 2011 aangetrokken langlopende lening. Dit betekent dat de GRD in 2014 ruim binnen de renterisiconorm zal opereren. Kredietrisico’s Kredietrisico’s kunnen zich op twee manieren manifesteren. Ten eerste is er risico dat wordt gelopen op verstrekte leningen en uitgezette beleggingen. Deze risico’s worden door de Wet Fido ingeperkt door middel van te stellen voorwaarden aan marktpartijen en financiële producten. Het is de verwachting dat de GR Drechtsteden in 2015 geen overtollige liquide middelen zal uitzetten en/of leningen zal verstrekken. Kasbeheer De treasuryfunctie kasbeheer zorgt voor een efficiënte inrichting van de bankrekeningstructuur en maakt gebruik van de verschillende betaalinstrumenten. Op basis van een korte liquiditeitsplanning worden de liquiditeiten beheerd, waarbij met kasgeld en deposito’s het saldo naar nul wordt gestuurd. Financieringskosten De financieringskosten worden mede bepaald door de rentetypische looptijd en de beschikbaarheid van de leningen. Mogelijkheden voor alternatieve financiering worden onderzocht indien die tot lagere
Begroting 2015 GR Drechtsteden
39
financieringskosten kunnen leiden. Van belang is dat de marktpartijen waar leningen worden opgenomen maatschappelijk aanvaard zijn. Relatiebeheer Het relatiebeheer heeft betrekking op het onderhouden van marktrelaties met banken en financiële instellingen, en is van belang om ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt te monitoren.
3.4 Onderhoud kapitaalgoederen De Drechtraad heeft in de vergadering van december 2013 de herziene notitie activeren en afschrijvingen vastgesteld. In de notitie is vastgesteld wanneer activa worden gevormd en op welke wijze afschrijvingen plaatsvinden en met welke termijnen. GR Drechtsteden heeft kapitaalgoederen in de vorm van een investering in de kantoorpanden die worden gebruikt voor huisvesting van Sociale Dienst, Ingenieursbureau, en Servicecentrum. GRD heeft met de eigenaar, de gemeente Dordrecht, een huurcontract afgesloten voor de periode van 15 jaar. Voor de kantoorpanden is in 2009 een MeerjarenOnderhoudsPlan (MOP) opgesteld op basis waarvan preventief onderhoud zal plaatsvinden en de jaarlijkse onderhoudskosten kunnen worden vastgesteld en beheerd. Uit de MOP blijkt een schommeling in de jaarlijkse kosten van preventief onderhoud. De fluctuaties in die kosten blijken echter beperkt. Er is dan ook geen reden een onderhoudsvoorziening in te stellen. De jaarlijkse kapitaal- en onderhoudslasten worden op basis van het aantal formatieplaatsen omgeslagen naar de gebruikers van de panden, en zijn dus opgenomen in de begrotingsonderdelen van desbetreffende GRD-dochters. Daarnaast heeft de GRD ICT-activa, en investeert de komende jaren verder daarin. Het Servicecentrum exploiteert de regionale ICT-infrastructuur en stelt deze beschikbaar aan de deelnemende gemeenten en klantorganisaties. De jaarlijkse kapitaals- en onderhoudslasten zijn in het begrotingsprogramma van het SCD verwerkt. Voor onderhoud en vervanging worden planningen opgesteld. Verder heeft de GRD activa in de vorm van investering in de gebouwinrichting, zoals meubilair, en in software bij onder andere de Sociale Dienst en bij het Ingenieursbureau. 3.5 Verbonden partijen In 2004 is het Programma ICT in Dordrecht gestart. Eén van de grootste successen van dit programma is de oprichting van Stichting Breedband Drechtsteden. De doelstelling van deze stichting luidt: “het in eigendom verwerven en doen beheren van een glasvezelinfrastructuur in de regio Dordrecht”. Door deze eigen infrastructuur werd beoogd een basis voor samenwerking, synergie, innovatie en kostenefficiency te leggen. In 2006 is Bureau Drechtsteden (destijds nog de subregio Drechtsteden binnen Zuid-Holland Zuid) als deelnemer aan de stichting toegetreden, met een lening van € 350.000. In de afgelopen jaren is het aantal deelnemers en klanten van de SBD zodanig gegroeid dat er in begin 2011 een voorstel is gedaan om de SBD om te vormen naar een nieuwe structuur die professioneler en slagvaardiger is. Dit heeft ertoe geleid dat de stichting is omgevormd tot een stichting administratiekantoor (STAK) die de certificaten van aandelen beheert, met daaronder uitvoering BV’s en een netwerk BV waar het glasvezelnetwerk in eigendom is. Vanuit de GRD is er geen rechtstreekse deelneming in de BV’s. Het percentage van certificaten van aandelen dat op naam van de GRD staat bedraagt ruim 6%
Begroting 2015 GR Drechtsteden
40
Begroting 2015 GR Drechtsteden
64.045 2.328 271.715
Bedrijfsvoering
Algemene dekkingsmiddelen
Resultaat voor bestemming
Resultaat na bestemming
271.715
0
189.021
Sociale Dienst Drechtsteden
Resultaatbestemming
16.321
Lasten
Beleid en Bestuur
Programma
271.714
-11.515
283.229
2.584
64.429
199.389
16.827
Baten
11.515
256
384
10.368
507
Saldo
0
-11.515
Realisatie 2013
264.904
546
264.358
0
58.667
198.822
6.868
Lasten
264.904
0
264.904
100
59.113
198.822
6.868
Baten
Begroting 2014
0
-546
546
100
446
0
0
Saldo
271.448
646
270.802
0
59.581
206.090
5.131
Lasten
271.448
0
271.448
150
60.077
206.090
5.131
Baten
Begroting 2015
0
-646
646
150
496
0
0
Saldo
0
-596
596
100
496
0
0
Saldo 2016
0
-596
596
100
496
0
0
Saldo 2017
0
-596
596
100
496
0
0
Saldo 2018
4. Financiële begroting 4.1 Recapitulatie programmabegroting (bedragen x € 1.000)
41
Incidentele baten en lasten De saldi van de meerjarenramingen worden niet beïnvloed door incidentele baten en lasten. In de primaire begroting 2015 zitten de volgende incidentele baten en lasten opgenomen: (Bedragen x € 1.000) Programma Algemene dekkingsmiddelen
Incidentele baten en lasten +150
Toelichting Algemeen renteresultaat
4.2 Algemene dekkingsmiddelen In 2015 bestaat het saldo op de algemene dekkingsmiddelen uit het algemene renteresultaat van € 0,15 miljoen. (Bedragen x € 1.000) Begroting 2014
Begroting 2015
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
0
100
100
0
150
150
Saldo 2016
Saldo 2017
Saldo 2018
100
100
100
De Algemene rente wordt gevormd door: De calculatorische rente van 4% op de geactiveerde investeringen van totaal € 30 miljoen. Rentelasten van opgenomen gelden; uitgegaan wordt van een gemiddelde liquiditeitsbehoefte van € 30 miljoen en een gemiddelde rente van 3%. Van het renteresultaat wordt € 150.000 gebruikt voor verlaging van het kostenniveau van het SCD.
(Bedragen x € 1.000) Begroting 2014 Rentebestanddeel kapitaallasten
1.200
Rentelasten liquide middelen
-900
Renteresultaat naar SCD
-150
Saldo baten
150
4.3 Resultaatbestemming Zoals uit de begrotingscijfers blijkt heeft de GRD een positief saldo, dat bestaat uit het Algemene renteresultaat, en het resultaat van het Ingenieursbureau. Het Algemene renteresultaat is vooralsnog beschikbaar als algemeen dekkingsmiddel. Het resultaat van het Ingenieursbureau wordt via een bestemmingsvoorstel bij jaarrekening 2015 toegevoegd aan de reserve en/of uitgekeerd aan de aan het IBD deelnemende gemeenten.
Begroting 2015 GR Drechtsteden
42
4.4 Verdeelsleutels Voor de bijdragen van de gemeenten in de kosten van de GRD-onderdelen worden de volgende verdeelsleutels gehanteerd: Programma
Verdeelsleutel begroting 2015
Bureau Drechtsteden Algemene inwonerbijdrage Regionaal Platform Verkeersveiligheid Waterbus Bijdrage wonen Voorrangscommissie Klachtencommissie Natuur en Milieu Educatie Bijdrage uitvoeringskosten Wet Educatie en Beroepsonderwijs
Inwoneraantal per 1 juli 2013* Inwoneraantal per 1 juli 2013* Gemeentefonds uitkeringsjaar 2013 Inwoneraantal per 1 juli 2013* Inwoneraantal per 1 juli 2013* Inwoneraantal per 1 juli 2013* Inwoneraantal per 1 juli 2013* Inwoneraantal per 1 juli 2013*
Sociale Dienst Drechtsteden Participatiebudget WSW Kinderopvang Inkomensondersteuning Minimabeleid
WMO huishoudelijke hulp WMO hulpmiddelen en vervoer Schuldbemiddeling en budgetadvies Apparaatskosten
Ingenieursbureau Drechtsteden Servicecentrum Drechtsteden Basispakket Plus- en additioneel pakket
Rijksbudgetten Rijksbudgetten Voorcalculatie per gemeente Rijksbudgetten 5-jaars voorschrijdend gemiddelde WWBklantaantallen met toepassing van kostenindexering Voorcalculatie per gemeente Voorcalculatie per gemeente Voorcalculatie per gemeente 5-jaars voorschrijdend gemiddelde WWBklantaantallen met toepassing van kostenindexering; tevens 68,21% van doeluitkering gemeentefonds voor uitvoering WMO- huishoudelijke verzorging Afgenomen diensten
Aantallen conform besluit Drechtraad van januari 2014 Afgenomen diensten
Gemeentebelastingen Drechtsteden Belastingactiviteiten GEO-activiteiten
Aantal aanslagregels 2013 Conform begroting 2014
Onderzoekcentrum Drechtsteden
Inwoneraantal per 1 juli 2013*
Algemene dekkingsmiddelen * Inwoner aantallen Bron: CBS
Inwoneraantal per 1 juli 2013*
Begroting 2015 GR Drechtsteden
43
Inwoneraantallen De inwoneraantallen per 1 juli 2013 zijn als volgt (bron CBS): Gemeente Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Totaal
Aantal inwoners Per 1-7-2013 19.702 118.626 28.793 32.117 24.466 44.512 268.216
Begroting 2015 GR Drechtsteden
44
5.
VASTSTELLING
Dagelijks bestuur Als ontwerpbegroting vastgesteld door het dagelijks bestuur op 9 mei 2014. Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden De secretaris,
De voorzitter,
drs. M.J.A. van Bijnen MBA
drs. A.A.M. Brok
Algemeen bestuur Vastgesteld door het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden op 1 juli 2014. De coördinerend griffier,
De voorzitter,
drs. A.A.M. Brok
Begroting 2015 GR Drechtsteden
45
Bijlage: Bijdragen per gemeente
Papendrecht
244 9 56 6 5 7 8 1 210 107
272 10 74 7 6 7 9 1 234 119
Sociale Dienst Drechtsteden Participatie WSW Kinderopvang Bijstandsverlening Minimabeleid WMO - Huishoudelijke hulp WMO - Hulpmiddelen en vervoer Schuldbemiddeling en Budgetadvies WMO - uitvoeringskosten Apparaatskosten
308 1.687 5 3.898 268 1.220 595 2 57 1.045
7.372 22.357 80 59.249 4.301 7.694 4.147 50 355 16.782
281 1.207 4 3.401 193 1.240 720 2 55 754
Servicecentrum Drechtsteden Basispakket Plus- en additioneel pakket
2.110 -
14.016 1.175
Gemeentebelastingen Drechtsteden Belastingactiviteiten GEO-activiteiten
12
Onderzoekcentrum Drechtsteden Basispakket
55
Totaal
Begroting 2015 GR Drechtsteden
Totaal
H.I. Ambacht
1.006 36 380 26 23 28 34 4 865 439
Zwijndrecht
Dordrecht
167 6 41 4 4 5 6 1 144 73
Bureau Drechtsteden Algemene inwonerbijdrage Regionaal Platform Verkeersveiligheid Waterbus Voorrangscommissie Klachtencommissie Natuur en Milieu Educatie Walstroom Fietsknooppunten Bestuur en staf CIO office
Sliedrecht
Alblasserdam
(Bedragen x € 1.000)
207 7 58 5 5 7 1 178 91
377 13 111 10 9 10 13 2 325 165
2.273 81 720 58 52 57 77 10 1.956 994
656 2.437 8 6.600 440 1.486 822 4 83 1.717
437 1.450 2.962 4.723 7 17 5.136 14.363 354 899 1.410 2.918 915 1.688 4 8 77 148 1.382 3.506
10.504 35.373 121 92.648 6.455 15.968 8.887 70 775 25.186
2.333 -
3.467 -
2.377 -
4.133 179
28.436 1.354
2.349 1.130
421 48
395 32
397 16
609 73
4.171 1.311
332
81
90
68
124
750
11.713 144.230 11.393 18.976 16.101 35.873 238.287
46