Communicatieplan CO2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV Ten behoeve van certificatie CO2 prestatieladder 23 juni 2011 Definitief
Goedgekeurd door directie Heuvelman Datum Directeur Handtekening
27 juni 2011 A. Liebregts
Inhoud
COMMUNICATIEPLAN CO2 REDUCTIEBELEID HEUVELMAN HOLDING BV
1
INHOUD
2
1. INLEIDING
3
2. DOELSTELLING
3
3. DOELGROEPEN
3
4. COMMUNICATIE
4
BIJLAGE 1: CONCEPTBRIEF NAAR MEDEWERKERS
6
BIJLAGE 2: CONCEPTBRIEF NAAR BELANGHEBBENDEN
7
BIJLAGE 3: CONCEPTTEKSTEN WEBSITE HEUVELMAN CO2 PRESTATIELADDER
8
CO2 PRESTATIELADDER
8
INZICHT IN CO2 EMISSIES
8
REDUCTIE VAN CO2 EMISSIES
8
Communicatieplan CO2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011)
2
1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de interne en externe communicatie van Heuvelman tussen medio 2010 en medio 2011 over haar CO2 emissies, haar energiebeleid, CO2 reductiedoelstellingen en de maatregelen die genomen worden om deze doelstelling te behalen. De inhoudelijke basis voor dit communicatieplan is beschreven in de documenten ‘Emissie inventaris van Heuvelman Holding BV’ en ‘Energie managementprogramma van Heuvelman Holding BV’. Het communicatieplan beschrijft de communicatiedoelstelling, de externe belanghebbenden (oftewel de doelgroepen) en een gedetailleerd overzicht van communicatie-uitingen, met vastgelegde taken en verantwoordelijkheden. Dit communicatieplan is opgesteld ten behoeve van certificatie op trede 3 van de CO2 prestatieladder van Heuvelman Holding BV.
2. Doelstelling De doelstelling van het communicatiebeleid van Heuvelman over haar CO2 reductiebeleid is zoveel mogelijk mensen en organisaties bewustmaken van de noodzaak tot CO2 reductie en hen te inspireren en uit te dagen om bij te dragen aan een vermindering van CO2 emissies. Heuvelman zet verschillende communicatiemiddelen in om deze doelstelling te bereiken: • • • • •
Internet Intranet Houtsnipper (intern informeel schrijven) Brieven en mailings Beurzen
Het communicatieproces verloopt als volgt. De communicatiedoelgroepen en de te communiceren boodschappen worden steeds voorgelegd door de CO2 coördinator en vastgesteld in het MT van Heuvelman. De uitvoering van de communicatie wordt gedaan door diegenen die verantwoordelijk zijn voor het communicatiemiddel. Zij worden hierbij inhoudelijk gevoed door de CO2 coördinator.
3. Doelgroepen Heuvelman onderscheidt verschillende groepen belanghebbenden, de doelgroepen genoemd. Interne doelgroepen: • Medewerkers • Bedrijfsleiders • Stafmanagers • Directie • Management zusterbedrijven • Management Deli NV • Aandeelhouders Deli NV • OR Externe doelgroepen: • Klanten • Leveranciers (goederen en diensten) • Branchegenoten • Overheid, provincies en gemeenten • NGOs (waaronder WNF) • Kennisinstituten (waaronder Nyenrode) • Financiers • Vastgoedinvesteerders en projectontwikkelaars Voor de belangrijkste doelgroepen is een gedetailleerde doelstelling en boodschap omschreven. Medewerkers, bedrijfsleiders, managers en directie Heuvelman Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en (heel belangrijk) de rol die iedereen vervult in het energie management proces en de uitvoering van de maatregelen.
Communicatieplan CO2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011)
3
Boodschap: actie door inzicht (uitgangspunt: als een medewerker weet wat de CO2 uitstoot van de eigen afdeling, vestiging of het eigen handelen is, zal de medewerker uitgedaagd worden deze te reduceren) en toelichting op het energiebeleid. Good housekeeping is een vast onderdeel van het werk. Klanten Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en aangeven dat Heuvelman hiermee een zeer interessante leverancier is om (meer) zaken mee te doen. Ook bij duurzame bouwprojecten. Boodschap: samen met Heuvelman de CO2 prestatieladder benutten Leveranciers Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en het bieden van inspiratie en uitdaging om ook verder te verduurzamen Boodschap: samen met Heuvelman de CO2 prestatieladder benutten
4. Communicatie De interne en externe doelgroepen die genoemd zijn in hoofdstuk 3 worden middels interne en externe communicatie benaderd. In tabel 1 en 2 zijn de communicatiemiddelen, boodschappen, planning en verantwoordelijken weergegeven. Doelgroep Medewerkers
Communicatiemiddel Brief Werkoverleg
Bedrijfsleiders
MT
Stafmanagers
MT
Directie
MT
Management zusterbedrijven
Brief Gesprekken
Management Deli NV
Brief Gesprekken
Aandeelhouders Deli NV
Brief
OR
Brief OR overleg
Boodschap Beleid, doelstellingen, stand van zaken, eigen rol Doelstellingen, aanpak, eigen rol Doelstellingen, aanpak, eigen rol Doelstellingen, aanpak, eigen rol Beleid, doelstellingen, stand van zaken, context Beleid, doelstellingen, stand van zaken, context Beleid, doelstellingen, stand van zaken Beleid, doelstellingen, maatregelen, stand van zaken
Planning Juni 2011 Continu update Ieder kwartaal Ieder kwartaal
Verantwoordelijke T. Liebregts, D. Faber en E. Goedegebuure T. Liebregts
Ieder kwartaal
T. Liebregts
Ieder kwartaal
T. Liebregts
Juni 2011 Continu update
T. Liebregts
Juni 2011 Continu update
T. Liebregts
Juni 2011 Continu update
T. Liebregts
Juni 2011 Ieder kwartaal
T. Liebregts
Tabel 1. Interne communicatie vanaf juni 2011 De brief waaraan wordt gerefereerd in tabel 1 is weergegeven in bijlage 1. De interne communicatie is een aanvulling op een traject dat al in gang is gezet: regelmatige voortgangbesprekingen CO2 reductie, bespreking in het MT en werkoverleg, een workshop CO2 reductie. De externe communicatie is gericht op de doelgroepen genoemd in hoofdstuk 3. Per communicatiemiddel is aangegeven welke boodschap wordt uitgedragen, welke planning er is gemaakt en wie ervoor verantwoordelijk is. Communicatiemiddel Brief
Boodschap Beleid, doelstellingen, maatregelen, initiatieven
Internet
Emissie-inventaris, beleid, doelstellingen, maatregelen, initiatieven, stand van zaken Beleid, doelstellingen, initiatieven, bredere context duurzaamheid (FSC/PEFC)
Presentaties
Communicatieplan CO2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011)
Planning Juni 2011 Jaarlijkse update Continu update
Verantwoordelijke T. Liebregts R. Moerkerken
Vast onderdeel T. Liebregts van Heuvelman presentatie Tabel 2. Externe communicatie vanaf juni 2011
4
De brief waaraan wordt gerefereerd in tabel 2 is weergegeven in bijlage 2. Deze brief zal in eerste instantie naar een selectie van klanten en toeleveranciers worden toegestuurd. Na het behalen van het CO2 bewust certificaat zal de externe communicatie zich op de volledig externe doelgroep richten. De tekst die vanaf juni op de website is weergegeven is weergegeven in bijlage 3.
Communicatieplan CO2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011)
5
