Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Bedrijfsmanagementsysteem

Procedure

:Communicatieplan CO2-prestatieladder

Doc. nr. Blad Revisie

PRM 01-h 1 van 13 2

Communicatieplan CO2-prestatieladder

REVISIE

DATUM

OMSCHRIJVING

OPGESTELD

GECONTROLEERD

GOEDGEKEURD

0

21-08-2012

Initiele versie

A. Dorenbosch

L. Klein

J. Toes

1

19-11-2014

Aanpassing ivm nieuw handboek

A. Dorenbosch

P. van Leent

J. Toes

2

11-11-2015

Aanpassing ivm nieuw handboek

A. Dorenbosch

P. van Leent

J. Toes

Blad

Alle

Revisie

2

Revisie bijlagen: zie blad 2


Procedure



PRM 01-h 2 van 13 2

INHOUD 1.0

Inleiding .................................................................................................................................... 3

2.0

Strategie................................................................................................................................... 3

3.0

Communicatiedoelstellingen .................................................................................................... 4

4.0

Doelgroepen ............................................................................................................................ 5 4.1 4.2 4.3

Stakeholderanalyse ........................................................................................................ 5 Intern ............................................................................................................................... 8 Extern .............................................................................................................................. 8

5.0

De communicatiemiddelen ...................................................................................................... 9

6.0

Planning ................................................................................................................................. 10

7.0

Budget .................................................................................................................................... 13


Procedure


1.0

INLEIDING


PRM 01-h 3 van 13 2

Dit communicatieplan is opgesteld in overleg met de KAM-afdeling en de afdeling Communicatie van Visser & Smit Hanab (V&SH) en beschrijft de wijze waarop V&SH zijn ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij zijn de CO2-footprint en de halfjaarlijkse rapportage van het bedrijf. De communicatie is structureel van aard.

2.0

STRATEGIE Het CO2-communicatieplan beschrijft het belang van CO2-reductie voor Visser & Smit Hanab. Het CO2-reductieprogramma van V&SH richt zich er op een meerwaarde te creëren voor onze opdrachtgevers en in samenwerking met de keten onze impact op het milieu te verkleinen. Zowel intern als extern geeft dit communicatieplan inzicht in het CO2-beleid en de prestaties. Allereerst moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennisoverdracht). Naast kennis moet de communicatie bijdragen aan een positieve grondhouding ten opzichte van CO2 reductie die dan uiteindelijk moet resulteren in een gedragsverandering. Extern is het doel transparant te communiceren over ons beleid en de voortgang van onze doelstellingen. Hierbij is het van belang aan onze stakeholders kenbaar te maken welke meerwaarde onze inzet levert aan onze producten en diensten. In onze samenwerking in de keten, staan het halen en brengen van informatie centraal. Daarnaast wordt positief gestuurd op het implementeren van succesvol gebleken maatregelen bij leveranciers en onderaannemers. De verantwoordelijke voor communicatie heeft als taak om aan de hand van de inhoudelijke input te bepalen welke communicatiemiddelen er ingezet moeten worden om de informatie zo effectief mogelijk aan de verschillende doelgroepen te communiceren. De communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de uitvoering en het actueel houden van het plan. 11 november 2015 Aline Dorenbosch Senior Communicatieadviseur


Procedure


3.0

COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN

 

   


PRM 01-h 4 van 13 2

In dit hoofdstuk worden de algemene doelstellingen benoemd. Doelstellingen over wat we als organisatie precies willen bereiken en wanneer we dat willen bereiken. Hierbij is er onderscheid tussen interne en externe doelstellingen. Ook is er onderscheid tussen de doelstellingen die gehaald moeten worden om certificering mogelijk te maken en de doelstellingen met een belang voor onze stakeholders en eigen medewerkers. Voor certificering op de CO2-prestatieladder (niveau 5) moet de structurele interne en externe communicatie minimaal omvatten: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van ons bedrijf voor scope 1, 2 en 3, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie met betrekking tot het huidig energiegebruik en trends en ontwikkelingen binnen het bedrijf. Algemeen: de CO2-communicatie moet bijdragen aan bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en reductie van energieverbruik (gedrag). Daarnaast is het verzorgen van inzicht voor alle stakeholders en belanghebbenden een belangrijk speerpunt. Bij de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: wat de ambities van V&SH inhouden en hoe deze praktisch uitvoerbaar zijn; wat het belang en de noodzaak van deze ambities en reductiemaatregelen zijn en waar de aangekondigde reductiemaatregelen verplicht genomen dienen te worden. Visser & Smit Hanab communiceert minimaal 2x per jaar over: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; het huidig energiegebruik en trends en ontwikkelingen binnen het bedrijf; de behaalde CO2-reductie; de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus).


Procedure


4.0

DOELGROEPEN

4.1

Stakeholderanalyse


PRM 01-h 5 van 13 2

In onderstaand schema komen partijen die in enige mate belang hebben bij Visser & Smit Hanab. Het schema is verdeeld in kwadranten naar belang en invloed. De communicatieaanpak kan per kwadrant verschillen. B. Veel invloed, weinig belang

A. Veel invloed, veel belang

Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) Inkoopselectie systemen FPAL, the oil & gas verification scheme Ecovadis, Supplier Sustainability Ratings Overheden

Opdrachtgevers (strategische accounts) Management & Directie V&SH Medewerkers V&SH Ondernemingsraad V&SH VolkerWessels & werkmij’s Consortiapartners Projecten met gunningsvoordeel

D. Weinig invloed, weinig belang

C. Weinig invloed, veel belang

NGO’s Kennisinstituten Geinteresseerden in Visser & Smit Hanab. (websitebezoek, e.d.)

Concurrenten Leveranciers Onderaannemers Certificerende instellingen Omwonenden (omgevingsmanagement) (Branche) media

invloed

belang



Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang bij het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2-reductie-ambities en voortgang, aangezien dit een meerwaarde is voor de producten en diensten die V&SH levert. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in contracten en inkoopvoorwaarden. Daarnaast


Procedure





















PRM 01-h 6 van 13 2

kunnen nieuwe samenwerkingsverbanden en opdrachten worden verzekerd door de meerwaarde die V&SH levert op het gebied van duurzaamheid. Het management & de directie zijn beleidsbepalend en richtinggevend. Zij zijn verantwoordelijk voor capaciteit/inzet van de medewerkers en voor het uitvoeren van de maatregelen en behalen van de doelstellingen. De medewerkers van V&SH behoren tot de belangrijkste groep stakeholders. Zij zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden van het bedrijf en voor Visser & Smit Hanab is de feedback vanaf het werk van onschatbare waarde als input voor onze maatregelen en het energiemanagementprogramma. De OR heeft veel invloed als vertegenwoordiger van de medewerkers en in haar rol als advies- en instemmingsorgaan. Dit is met name van belang wanneer regelingen of beleid aangepast dienen te worden om onze reductiedoelstellingen te behalen. VolkerWessels heeft veel invloed het Corporate Social Responsibility (CSR) programma en het stellen van het beleid, de ambities, doelstellingen en communicatie voor de werkmaatschappijen. Data over onze CO2-uitstoot wordt op concernniveau geconsolideerd en jaarlijks geverifieerd door een accountants- en adviesorganisatie. Deze data wordt door het concern gepubliceerd in een duurzaamheidsverslag. V&SH heeft periodiek een overleg met VolkerWessels in het kader van CSR. In dit overleg is CO2-uitstoot een belangrijk onderwerp. Consortia partners zijn onder groep A gekwalificeerd, omdat bij een aanbieding met CO2gunningcriteria de laagste trede van de individuele bedrijven in het consortium maatgevend is voor de totale aanbieding. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met andere werkmaatschappijen om onze doelstellingen op het gebied van CO2-reductie te behalen. Er vinden zowel structurele vergaderingen plaats, als ad-hoc overleg met partners binnen de sector. Het correct informeren van projecten met gunningvoordeel en de betrokken partijen in deze projecten (met name de opdrachtgever) heeft uiteraard ook een groot belang. Dit kunnen incidenteel ook overheden zijn die in groep D staan. V&SH hecht grote waarde aan transparante communicatie over het inlossen van de beloftes die bij aanvang van het project zijn gemaakt.

Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig direct belang. Het is daarom van belang deze stakeholders periodiek op de hoogte te houden van specifieke vorderingen die voor hen van belang zijn. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid van de organisatie middels de inhoud van de CO2-prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan. Voor inkoopselectiesystemen, zoals bijvoorbeeld FPAL of Ecovadis, is het van belang dat V&SH helder communiceert over de meerwaarde die onze inzet op het gebied van CO 2reductie heeft voor mogelijke opdrachtgevers. Op het gebied van handhaving zou milieu-inspectie vooraf kunnen worden geïnformeerd. Een positief imago van Visser & Smit Hanab zal in de uitvoering of bij eventuele issues een voordeel kunnen bieden. Inspectie ISZW is meestal repressief en behoeft in het kader van milieu niet vooraf geïnformeerd te worden.


Procedure



PRM 01-h 7 van 13 2

Van groter belang voor V&SH is het overleg met overheden -die tevens opdrachtgevers kunnen zijn- over onze doelstellingen. Twee maal jaarlijks zal een dialoog plaatsvinden met een belanghebbende van een overheidsinstantie aangaande onze doelstellingen en strategie. Het doel is het aanscherpen van onze doelstellingen en sturen van onze maatregelen, zodat ze beter aansluiten bij de wens van onze opdrachtgevers en de overheid. Tevens wordt de energiebeoordeling van het bedrijf gedeeld met de overheid.









Groep C Deze groep heeft weinig invloed maar veel belang bij het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van V&SH. Dit is tevens de grootste groep. Omdat deze partijen niet veel invloed hebben, zijn zij zeker niet altijd betrokken bij het nemen van beslissingen. Het belang van deze groep is echter sterk aan het stijgen, gezien de maatregelen en doelstellingen op het gebied van CO2-reductie in de keten. Niet alleen wordt ad-hoc gecommuniceerd met deze partijen met het doel maatregelen te implementeren, of doelstellingen te overleggen. Ook raadplegen wij deze partijen regelmatig om op de hoogte te blijven van initiatieven in de sector (halen van informatie). V&SH communiceert ook structureel met deze partijen door middel van externe publicaties (brengen van informatie). Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de positie van V&SH op de CO2-prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of –nadeel opleveren. Daarnaast zijn concurrenten toenemend geïnteresseerd in de invulling die V&SH aan CO 2reductie geeft bij aanbestedingen, gezien het onderscheidend vermogen van V&SH op dit gebied. Leveranciers en onderaannemers zijn betrokken in het energiebeleid omdat deze partijen diensten of materieel/materiaal leveren dat een directe impact heeft op onze uitstoot. Daarnaast wil V&SH de uitstoot in de keten ook verder reduceren. Dit betekent dat de zakelijke relatie onder druk komt te staan wanneer een leverancier niet wil meewerken om een reductie van uitstoot in de keten te bewerkstelligen. Een reductie van de CO2-uitstoot is echter vaak voordelig voor beide partijen en V&SH weet dit vaak succesvol over te brengen op leveranciers en onderaannemers. De meeste vaste ketenparters willen dan ook graag meewerken. De partijen die op dit moment of structureel verantwoordelijk zijn voor de grootste inkoopomzet, zijn het primaire doel voor externe communicatie.  Onder leveranciers verstaat V&SH iedere partij die een factuur stuurt. Voor een bedrag van ca. 60% van de verkoopomzet wordt ingekocht, derhalve is de CO 2-uitstoot van leveranciers voor een groot gedeelte bepalend voor de uitstoot van V&SH zelf.  Een relatie kan in verschillende vormen voorkomen. Zo kan de onderaannemer van het ene project, opdrachtgever op een ander project zijn en kan een opdrachtgever op één project, leverancier zijn op een ander werk. Certificerende instellingen controleren de werkwijze van V&SH op het gebied van duurzaamheid, milieu en CO2-reductie. Bij de ene audit is het van belang dat wij onze CO 2reductie doelstellingen behalen, bij andere audits is het van belang dat wij ons houden aan de huidige regelgeving op het gebied van milieu, of dat gewerkt wordt volgend de opgestelde procedures. Het is van belang dat V&SH de certificerende instellingen tijdig op de hoogte houdt van de juiste informatie. Omwonenden of passanten van projecten die worden uitgevoerd zijn van grote waarde voor het imago van V&SH. Het is belangrijk deze partijen correct te informeren over de zorg die V&SH heeft voor de uitvoering van het project in het heden en het duurzaam voortbestaan van onze omgeving in de toekomst. De tevredenheid van omwonenden en passanten over onze projecten is ook een belangrijke meerwaarde voor onze opdrachtgever.


Procedure





 

4.2



PRM 01-h 8 van 13 2

Media zijn geïnteresseerd in nieuwsvergaring en kunnen worden ingezet om imago van Visser & Smit Hanab positief te beïnvloeden.

Groep D Deze groep heeft weinig invloed en weinig belang en verdient dus de minste aandacht. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. Voor non-gouvernementele organisaties en kennisinstituten geldt dat ze meer geïnteresseerd zijn in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. Een uitzondering hierin zijn partijen met wie wij zelf een actieve samenwerking zijn aangegaan om onze CO 2uitstoot (in de keten) te reduceren, zoals TNO of Natuur & Milieu. Tevens overleggen wij twee maal jaarlijks met een extern deskundige over onze doelstellingen en maatregelen, zodat wij deze periodiek kunnen aanscherpen. Geïnteresseerden in Visser & Smit Hanab, bijvoorbeeld website- of beursbezoekers, voor zover niet één van de eerder genoemde stakeholders. Voorschrijvende overheden (provincie, gemeenten) worden positief beïnvloed en bevestigd in hun ambities. Het imago van Visser & Smit Hanab wordt hiermee positief geladen. Intern

    4.3

De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie: Management & directie V&SH Medewerkers V&SH Ondernemingsraad V&SH VolkerWessels & werkmaatschappijen Extern

              

De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie: Opdrachtgevers (strategische accounts) Consortiapartners Onderaannemers Leveranciers Inkoopselectiesystemen Concurrenten Certificerende instellingen Projecten met gunningsvoordeel Overheden NGO’s Kennisinstituten SKAO (Branche) media Omwonenden en passanten (omgevingsmanagement) Geïnteresseerden en incidentele bezoekers van onze website


Procedure


5.0

DE COMMUNICATIEMIDDELEN


PRM 01-h 9 van 13 2

Elke doelgroep wordt benaderd door middel van een bepaald communicatiemiddel. Sommige doelgroepen kunnen de informatie krijgen via verschillende middelen en sommige middelen kunnen meerdere doelgroepen bereiken. Onderstaand schema geeft aan welke communicatiemiddelen er gebruikt worden, welke voornaamste doelgroepen deze zullen bereiken en hoe vaak er een bericht geplaatst zal worden dat te maken heeft met de CO 2prestatieladder. Er wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen: Intern

Doelgroep

Frequentie min. 2x/jaar

Intranet/Score

Alle medewerkers Visser & Smit Hanab in NL met een login op het netwerk (POP & POW + deel tijdelijke medewerkers)

Min. elke 3 maanden + bij nieuws

(Digitaal) Personeelsmagazine

Medewerkers NL en België

Elke 6 maanden

Personeelsbijeenkomsten

Intern Top 50 overleg

Elke 6-12 maanden

Directie-overleg

Directie

Elke 2 maanden

Management rapportage

Directie & management (indirect alle medewerkers V&SH)

Elke maand

Flyer / update maatregelenlijst

Alle medewerkers V&SH

Ad hoc

Toolbox

Productiemedewerkers V&SH

Ad hoc

Social Media

Alle volgers #vshanab

Ad hoc

Extern

Doelgroep

Frequentie min. 2x/jaar

Website

Alle internetbezoekers

Elke 6 maanden

Vak- branchebladen

Alle stakeholders

Bij certificering & ad hoc.

CSR-report

VolkerWessels Raad van Bestuur

Elke 3 maanden

Dialoog ter aanscherping van doelstellingen/ strategie

Overheid en NGO of extern deskundige

Elke 6 maanden

Social Media

Alle volgers #vshanab

Ad hoc

Kennisdeling in het kader van Het Nieuwe Draaien

Natuur & milieu, consortiapartners en concurrenten

Ad hoc

Brancheverenigingen

Consortiapartners en concurrenten

Ad hoc

Ntb

Projecten met gunningsvoordeel

ntb


Procedure


6.0

PLANNING


PRM 01-h 10 van 13 2

Communicatieplanning Q4 2015-Q1 2017 Boodschap

Middel

Moment

Verantwoordelijke

Medewerkers

Resultaat audit

Score/ Social Media

Medio december 2015

Hoofd KAM + Communicatie

Management & directie

Uitstoot afgelopen kwartaal met toelichting

MARAP

2 maandag van de maand

Hoofd KAM

Medewerkers

CO2-reductie in projecten

(Digitaal) personeel sblad

Minimaal elke 6 maanden


Medewerkers

Initiatieven met betrekking tot CO2-reductie

Score /BMS

Q4 2015


Medewerkers

Energiemanagementprogra mma – doelen CO2-reductie

Score /BMS

Q4 2015


Medewerkers

Checklist maatregelen PRM01-01

BMS

Q4 2015


Medewerkers

Meest materiële emissies scope 3 en ketenanalyses

BMS

Q4 2015


Medewerkers

Flyer CO2-reductie

Folder / Score / email

Q4 2015


Productiemedewerkers

Toolbox CO2-reductie

Toolbox / Score / email

Vanaf Q4 2015


Medewerkers

Periodieke rapportage H2 2015

Score /BMS

Q1 2016


Medewerkers

Presentatie footprint 2015 inclusief besparingen

Score + Intranet

Q1 2016


Medewerkers

Directiebeoordeling

BMS

Q1 2016

Hoofd KAM

Medewerkers

KAM-jaarplan

BMS

Q1 2016

Hoofd KAM

Medewerkers

Footprint 2015

Intranet (Score) /BMS

Q1 2016


Medewerkers

Feedback reacties op flyer en toolbox

Nieuwsbri ef / Score / e-mail

Q1 2016


Doelgroep

INTERN

e


Procedure

INTERN


PRM 01-h 11 van 13 2

Medewerkers


Score /BMS

Q3 2016


Medewerkers

Resultaat audit

Score/ Social Media

Medio december 2016

Hoofd KAM + uitvoering Communicatie

Medewerkers


Score /BMS

Q4 2016


Medewerkers


Score /BMS

Q4 2016


Medewerkers

Checklist maatregelen PRM01-01

BMS

Q4 2016


Medewerkers


BMS

Q4 2016


Medewerkers


Score /BMS

Q1 2017


Medewerkers

Footprint 2016

Intranet (Score) /BMS

Q1 2017


Medewerkers

Directiebeoordeling

BMS

Q1 2017

Hoofd KAM

Medewerkers

KAM-jaarplan

BMS

Q1 2017

Hoofd KAM

Nader te bepalen

Nader te bepalen

Ad hoc

Hoofd KAM + uitvoering Communicatie

Kwartaalcijfers

E-mail / CSRsoftware

Ieder kwartaal

Hoofd KAM

Alle

Resultaat audit

Website V&SH / Social Media

Medio december 2015


Overheid & NGO / extern deskundige

Dialoog doelstellingen & strategie V&SH

Overleg

Q4 2015

Hoofd KAM + directie

Leveranciers/ onderaannem ers & consortiapartners

Flyer CO2-reductie

Folder / evt. email

Q4 2015


Leveranciers/ onderaannem ers &

Toolbox CO2-reductie

Toolbox / evt. email

Vanaf Q4 2015


Betrokkenen project met gunning CSR-report

EXTERN



Procedure



PRM 01-h 12 van 13 2

consortiapartners

Alle


Website V&SH/ Website SKAO

Q4 2015


Alle



Q4 2015


Alle



Q4 2015


Alle



Q1 2016


Alle

Footprint 2015

Website V&SH

Q1 2016


Leveranciers/ onderaannem ers & consortiapartners

Feedback reacties op flyer en toolbox

Nieuwsbri ef / evt. email

Q1 2016




Overleg

Q2 2016


Alle



Q3 2016


Alle

Resultaat audit

Website V&SH / Social Media

Medio december 2016




Overleg

Q4 2016


Alle



Q4 2016


EXTERN


Procedure


PRM 01-h 13 van 13 2

Alle



Q4 2016


Alle



Q4 2016


Alle



Q1 2017


Alle

Footprint 2016

Website V&SH

Q1 2017


EXTERN

7.0


BUDGET Alle geplande communicatieactiviteiten vallen binnen het vastgestelde (lopende) communicatiebudget.

Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Recommend Documents