Communicatieplan Certificering op CO2-prestatieladder
CO2-prestatieladder
Niveau 3
Auteur(s): De heer van Kleef De heer R. Verhoeven (extern adviseur)
Datum 26-03-2014 Definitief rapport
Inhoud 1. 2. 2.1 2.2 3.
4.
Introductie
3
Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Overzichtbelanghebbenden
4 4 4
Media 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3
Interne communicatie Medewerkersbijeenkomsten Nieuwsbrieven Internet Externe communicatie Internet Persberichten Actieve deelname in werkgroepen
Uitvoering 4.1 Doelstellingen en beleid 4.2 Verantwoordelijkheden 4.2.1 Interne communicatie 4.2.2 Externe communicatie
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
5 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
1.
Introductie
Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO2-prestatieladder van Veko LIghtsystems. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2 beschreven in het document ‘CO2-prestatieladder Samen zorgen voor minder CO2- Handboek 2.1 uitgebracht door SKAO is geregeld, binnen Veko Lightsystems International B.V. Interne en externe communicatie over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen ion verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
2.
Doelstellingen en doelgroepen
2.1
Communicatiedoelstelling
Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in: • Informeren • Overtuigen • Activeren • Relatieonderhoud Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2
Overzicht belanghebbenden
We hebben in het document “OB Overzicht Belanghebbenden” onze belanghebbenden geïdentificeerd en aangeven wat de koppeling is met ons CO2-reductiebeleid.
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
3.
Media
Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1
Interne communicatie
Voor interne communicatie gebruikt men volgende media: • Direct via medewerkersbijeenkomsten; • Geschreven via nieuwsbrieven, via e-mail en prikborden; • Geschreven via berichten op papier en digitaal; • Internet. 3.1.1
Medewerkersbijeenkomsten
Tijdens de medewerkersbijeenkomsten wordt de CO2-uitstoot en de voortgang van de doelstellingen als onderdeel besproken en gedeeld met het voltallige personeel. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Minimaal eenmaal per half jaar vindt er een personeelsbijeenkomst plaats. 3.1.2
Nieuwsbrieven/ E-mail
De CO2-footprint wordt minimaal eenmaal per half jaar aan het personeel gecommuniceerd door middel van een e-mail/nieuwsbrief. De inhoud van deze e-mail/ nieuwsbrief bevat minimaal: • Het geformuleerd energiebeleid; • De huidige status van de gerealiseerde CO2-emissie en energieverbruik; • De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie; • Voortgang ten opzichte van de doelstellingen; • Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op project- en persoonlijk niveau; • Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren; • Trends van energieverbruik en CO2-uitstoot. 3.1.3
Internet
Op internet is een aparte pagina ‘Duurzaamheid’ gecreëerd. (www.veko.nl). Op deze pagina worden alle projecten in het kader van CO2- en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven. In de nieuwsbrief zal regelmatig naar deze website worden verwezen voor meer informatie.
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
3.2
Externe communicatie
Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden: • Internet (www.veko.nl); • Persberichten; • Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; 3.2.1
Internet
Veko Lightsystems heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een pagina ingericht op haar website. De website bestaat uit een aantal onderdelen: • Informatie: Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2-uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; • Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door Veko Lightsystems zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO2-uitstoot en energieverbruik. 3.2.2
Persberichten
Veko Lightsystems communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO2-emissie en CO2-reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn. 3.2.3
Actieve deelname in werkgroepen
Binnen de maatschappelijk omgeving waarin de organisatie opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van lichtsystemen voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Veko Lightsystems heeft een eigen initiatief: • “Energiezuinigere renovatie verlichting”
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
4.
Uitvoering
In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is de heer van Kleef. 4.1
Doelstellingen en beleid
Tweemaal per jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een MT- besluit: • • •
Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO2- reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan).
Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd: • CO2-prestatieresultaten scope 1 en 2; • Voortgang resultaten versus doelstellingen; • Diverse lopende projecten en initiatieven om CO2-uitstoot te reduceren. 4.2
Verantwoordelijkheden
Namens Veko Lightsystems is dhr. van Kleef de coördinator rondom het CO2 reductie beleid algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent o.a. dat deze persoon checkt of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd. 4.2.1
Interne communicatie
Activiteit 1.1 Medewerkers bijeenkomst • CO2 en energie op de agenda
Termijn Minimaal halfjaarlijks
Verantwoordelijke Coördinator
1.2
Minimaal halfjaarlijks
Algemeen directeur
1.3 Nieuwsbrief/ E-mail personeel
Minimaal halfjaarlijks
Coördinator
1.4
Minimaal halfjaarlijkse update
Coördinator
MT- overleg • CO2 en energie op de agenda
Website
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
4.2.2
Externe communicatie
Activiteit 2.1 Internet (www.veko.nl)
Termijn Update halfjaarlijks
Verantwoordelijke Coördinator
2.2
Persberichten
Ad hoc basis
Algemeen directeur
2.3
Actieve deelname in werkgroepen
Minimaal halfjaarlijks
Managementteam
Document: Communicatieplan Begeleiding bij het opstellen door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden
Veko Lightsystems International B.V. 17 juni 2014
