Communicatieplan Certificering op CO 2 -prestatieladder

Communicatieplan Certificering op CO2-prestatieladder

CO2-prestatieladder Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. Niveau 3

Auteur(s): De heer W. de Vries De heer H. Kosse (extern adviseur Nedcon Organisatieadvies B.V.)

26 mei 2014 Definitief rapport

Document: Communicatieplan Opgesteld door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden

Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. 11 december 2014

Inhoud

1. 2. 2.1 2.2 3.

Introductie

3

Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Overzichtbelanghebbenden

4 4 4

Media

5 5 5 5 5 5 5 6 6 6

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 4.

Interne communicatie Medewerkersbijeenkomsten Nieuwsbrieven Internet Externe communicatie Internet Persberichten Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken NGO’s en overheden

Uitvoering 4.1 Doelstellingen en beleid 4.2 Verantwoordelijkheden 4.2.1 Interne communicatie 4.2.2 Externe communicatie


6 6 7 7 7


1.

Introductie

Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO2-prestatieladder bij Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F.. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2 beschreven in het document ‘CO2-prestatieladder Samen zorgen voor minder CO2- Handboek 2.2 uitgebracht door SKAO is geregeld, binnen Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F.. Interne en externe communicatie over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.



2.

Doelstellingen en doelgroepen

2.1

Communicatiedoelstelling

Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in:  Informeren  Overtuigen  Activeren  Relatieonderhoud Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2

Overzicht belanghebbenden

Groep belanghebbenden

Wat betekent deze belanghebbende voor ons bedrijf Wat is de link met ons CO2-reductiebeleid?

Intern

Medewerkers

Beide vennoten en de ingehuurde/ingeleende werknemers zorgen voor emissie in scope 1 bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Zij zullen zoveel mogelijk carpoolen en bewust om gaan met het materieel dat uitstoot veroorzaakt.

Extern (partners die verbandhouden met de projectenportefeuille, die belang hebben bij de reductie van energie en verbruik en partners om mee samen te werken aan CO2-reductie)

Klanten, afnemers, opdrachtgevers

Dura Vermeer Infra i.v.m. meerdere projecten. Boogaard Infra B.V. i.v.m. project in Amsterdam ZuidOost. Verder: veel particulieren, en voor andere straatmakerbedrijven die werken voor BAM, Heimans of Ooms.

Leveranciers, onderaannemers

Hego als leverancier van stenen . Beitsma transport als leverancier van zand en grond, tevens afnemer van puin en grond(afval). Familie De Vries als eigenaar van het woonhuis waar het kantoor gevestigd is. Nuon i.v.m. stroomleverancier Nuon i.v.m. aardgasleverancier

Overheden en regelgevers

Geen overheden die op dit moment een directe relatie hebben met ons CO2-reductiebeleid



Concurrenten, branchegenoten

In IJlst geen directe concurrenten, branchgenoten. Nabij in Sneek oa.: Vardar Bestratingen, Monnier Bestratingen, ATS Bestratingen, A.M.S. Bestratingen en Van der Wal Bestratingen Sneek B.V. Daarnaast aangesloten bij OBN, Bouwend Nederland en HBA (hoofdbedrijfschap ambachten).

Directe omgeving locatie

N.v.t.

NGO’s (die met CO2 reductie te maken hebben)

N.v.t.

Media

Het bedrijf sponsort de heer R. Hofstra (semi-professioneel darter) Hij zou in de toekomst kunnen uitdragen dat het bedrijf doet aan CO2-reductie

Overig

Banken via jaarverslag

3.

Media

Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1

Interne communicatie

Voor interne communicatie gebruikt men volgende media:  E-mail.  Website. 3.1.1 Medewerkerbijeenkomsten Tijdens de werkbesprekingen op de projectlocatie wordt de CO2-uitstoot en de voortgang van de doelstellingen als onderdeel besproken en gedeeld met de aanwezigen. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Minimaal eenmaal per half jaar zal er een personeelsbijeenkomst plaats vinden vanaf het moment dat het bedrijf vaste werknemers heeft. 3.1.2 Internet Op internet (www.hofstra-devries.nl) is op de homepage een ruimte gecreëerd voor Maatschappelijk Verantwoorde Ondernemen. Hier zijn alle documenten, zoals de footprint, te vinden. Op deze pagina worden eveneens alle projecten in het kader van CO2- en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven.



3.2

Externe communicatie

Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden:  Internet (www.hofstra-devries.nl);  Eventueel persberichten;  Actieve deelname aan branche specifieke initiatieven;  Gesprekken met NGO’s en overheden. 3.2.1 Internet Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een CO2-website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen:  Informatie: Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2-uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar;  Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO2-uitstoot en energieverbruik. 3.2.2 Persberichten Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO2-emissie en CO2-reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn. 3.2.3 Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijk omgeving waarin de organisatie opereert, zijn er enkele initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van het uitvoeren bestratende gedeelte van projecten voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. hebben een eigen initiatief opgestart om de mogelijkheid te onderzoeken naar elektrische oplaad mogelijkheden op de projectlocaties. Dit heeft als doel om de emissie van materieel te reduceren. Het is tevens een voorwaarde voor het bedrijf om materieel te kunnen vervangen. 3.2.4 Gesprekken met NGO’s en overheden Er gaan op korte termijn gesprekken plaatsvinden met volgende NGO’s / overheden:  Regionaal gemeenten om te kijken hoe of, en zo ja wanneer CO2 reductie wordt opgenomen in de bestekken. Doelstelling van de gesprekken is:  Het CO2-reductiebeleid Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. benoemen en daarbij mogelijkheden in het kader van CO2-reductie aan te geven;  De geformuleerde punten van zorg bespreken; Document: Communicatieplan Opgesteld door Nedcon Organisatieadvies B.V. te Woerden




4.

Daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO2reductie. Uitvoering

In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is de heer W. de Vries. 4.1

Doelstellingen en beleid

Tweemaal per jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit:   

Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO2- reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan).

Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd (verantwoordelijk: COFfunctionaris):    4.2

CO2-prestatieresultaten scope 1 en 2; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO2-uitstoot te reduceren. Verantwoordelijkheden

Namens Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. is de COF- functionaris algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent o.a. dat deze persoon controleert of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd. 4.2.1 Interne communicatie Activiteit 1.1 Medewerkers bijeenkomst  CO2 en energie op de agenda

Termijn Minimaal halfjaarlijks

Verantwoordelijke COF- functionaris

1.2

Management overleg  CO2 en energie op de agenda

Minimaal halfjaarlijks

Vennoot

1.3

Website

Minimaal halfjaarlijkse update

COF- functionaris



4.2.2 Externe communicatie Activiteit 2.1 Internet (www.hofstra-devries.nl)

Termijn Update halfjaarlijks

Verantwoordelijke COF- functionaris

2.2

Persberichten

Ad hoc basis

Algemeen directeur

2.3

Actieve deelname in werkgroepen

Minimaal halfjaarlijks

COF- functionaris



Communicatieplan Certificering op CO 2 -prestatieladder

Recommend Documents