CO2-prestatieladder niveau 3 Handboek
“inzicht in eigen energieverbruik en omgerekend naar CO2-emissies”
Beheerste uitgave nr.: Deze uitgave is verstrekt aan: Naam: D. Jonker (Sr.) Functie: Algemeen Directeur Datum: 29-11-2013
J. Jonker en Zn.
Inhoudsopgave
Doc. code
Omschrijving
0.1 0.2
Inhoudsopgave Inleiding
Criterium in CO2prestatieladder
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
0.1 2/4 21-11-13 1
Datum
Versie
21-11-13 21-11-13
1 1
21-11-13
1
21-11-13
1
21-11-13
1
21-11-13
1
21-11-13
1
21-11-13 21-11-13 21-11-13 21-11-13 21-11-13
1 1 1 1 1
B B.1 B.2 B.3 B.4 B.5
Besparen (CO2-reductie en de ambitie waaraan we ons committeren) 2.B.2, 2.B.4, 3.B.1 Energiemanagementplan 21-11-13 2.B.3 21-11-13 Beheersing van documentatie 2.A.2, 3.D.1 Beheersing van registraties 21-11-13 1.B.1, 1.D.2 Directiebeoordeling 21-11-13 2.B.2, 3.B.2 21-11-13 Reductiemaatregelen
1 1 1 1 1
C C.1
Communiceren (Transparantie, hoe communiceren we intern en extern) Energiereductiebeleid 21-11-13 Taakverdeling, verantwoordelijkheid en 2.B.3, 2.C.2, 3.C.2 21-11-13 bevoegdheid
1
Onderwerp en toepassingsgebied
1.1
Beleidsverklaring
1.2
Toepassingsgebied
2.B.1, 2.B.2, 2.B.4, 3.B.1
2 2
Normatieve verwijzing Normatieve verwijzingen
3 3
Termen en definities Afkortingen, termen, definities en symbolen
A
Analyseren (Inzicht in onze CO2-uitstoot)
A.1
Energiestromen: identificatie en analyse
A.2 A.3 A.4 A.5 A.6
Monitoring Energie audit Analyse van gegevens Beheersing van afwijkingen Bekwaamheid, training en bewustzijn
C.2 C.3
Communicatieplan
C.4
Identificatie van belanghebbenden
D D.1 D.2 0.3
3.B.2
1.A, 2.A.1, 2.A.2, 3.A.1 3.B.2 1.B.2, 2.A.3 1.B.1, 3.B.2 2.C.2 1.D.1, 3.C.2
1.C, 2.B.3, 2.C, 3.C, 3.D.1 2.C.3, 2.D.1, 3.D.1
Deelnemen (Samenwerking op het gebied van CO2-reductie) 1.D, 2.D.2, 3.D.1 Samenwerkingen en keteninitiatieven 2.D.1, 3.D.2 Beheersing van middelen
1 1
21-11-13
1
21-11-13
1
21-11-13 21-11-13
1 1
Referenties en bronvermeling
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013- © Nedcon Organisatieadvies B.V.
1
J. Jonker en Zn. Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Inhoudsopgave
Formulieren AP EAV EF EI EnMP FO OF OP VF VNP
Criterium in CO2-prestatieladder
Auditprogramma Energie auditverslag Evaluatieformulier Emissie-Inventarisatie Energiemanagementplan Functieomschrijving Ongevallenformulier Opleidingsplan Verbeterformulier Voorlichting nieuw personeel
1.B.2, 2.A.3 3.A.1 3.B.2
Bijlagen DB DH OB OBD OM OS
Directiebeoordeling Distributielijst en herzieningenlijst Overzicht Belanghebbenden Overzicht beschikbare documenten Overzicht monitoring en meting Organisatieschema
2.A.2, 3.B.1 2.C.3
Goedkeuring Directie ……………………….
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013- © Nedcon Organisatieadvies B.V.
0.1 3/4 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Inhoudsopgave
Distributielijst handboek Nummer Afdeling/functie
Handtekening
1 2 3 4 5
Herzieningenlijst Datum
Procedure / Formulier
Reden van herziening
1 2 3 4 5
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013- © Nedcon Organisatieadvies B.V.
0.1 4/4 21-11-13 1
J. Jonker en Zn.
Inleiding
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
0.2 1/1 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. v.o.f. te Rijnsburg, hierna te noemen J. Jonker en Zn., is al geruime tijd bezig met het besparen van energie. De zorg voor ons milieu maken wij aantoonbaar in de jaarlijks opgestelde CO2-footprint, waarop te zien is hoe groot de uitstoot van het bedrijf is, als gevolg van het directe en indirecte gebruik van fossiele brandstoffen. De rapportage van onze CO2-footprint is opgesteld met gebruik van de conversiefactoren van de Stichting Klimaat-vriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) en het door Nedcon Organisatieadvies zelf ontwikkelde CO2-footprint model. Met behulp van dit CO2- footprint model wordt de CO2-emissie in kaart gebracht en gekwantificeerd. Het geeft ons kennis in onze eigen CO2-uitstoot en helpt ons te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de klimaatimpact van onze bedrijfsvoering terug te dringen. De CO2-prestatieladder is een concrete uitwerking van het streven naar één helder en toegankelijk systeem voor duurzaamheid bij het gunnen van opdrachten. Het uitgangspunt van een certificering van de CO2-prestatieladder is honorering van inspanningen met betrekking tot het terugdringen van de CO2-uitstoot. Een managementsysteem is geïmplementeerd waarin gestructureerd wordt gewerkt aan vermindering van de CO2-uitstoot. Centraal staat de PDCA- cyclus, ofwel de “Plan-Do-Check-Act” methodiek. In de praktijk betekent dit het nemen van de volgende stappen: Stap 1. : Bepalen van de energiebronnen die een aanzienlijk effect op onze CO2-uitstoot hebben; Stap 2. : Kwantificeren van de CO2-emissie inventarisatie; Stap 3. : Bepalen van de doel- en taakstellingen. Het nemen van reductiemaatregelen; Stap 4. : Het controleren van de effecten van de maatregelen en bijsturen. Er zal worden getracht om onze CO2-uitstoot te verminderen. De genomen maatregelen en de daaruit volgende effecten zullen worden opgenomen in deze rapportages. De rapportage van onze CO2-footprint zal hierom jaarlijks worden geactualiseerd.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013- © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Onderwerp en toepassingsgebied
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Beleidsverklaring
1.1 1/1 21-11-13 1
Deze emissiereductieverklaring is opgesteld door J. Jonker en Zn. te Rijnsburg Het emissiereductiebeleid is er op gericht de emissies van onze bedrijfsactiviteiten te beheersen en te beperken. De doelstelling is: Het energiegebruik in 2014 te reduceren met 3% ten opzichte van het referentiejaar 2012 in een herhalend proces van inventarisatie en evaluatie van de in ons bedrijf voorkomende energiestromen. In het energiemanagementplan worden doelstellingen genoemd die ons emissiereductiebeleid verder uitwerken. Door periodieke beoordeling zal de directie vaststellen of reductiedoelstellingen zijn gerealiseerd. Door het inzetten van de plan-do-check-act methodiek zal worden gestreefd naar het continu verbeteren van ons energiemanagementsysteem. Mede door middel van deze verklaring wordt het personeel, personen die voor of namens ons bedrijf werkzaam zijn, (potentiële) opdrachtgevers en andere belanghebbenden op de hoogte gebracht van de reductiedoelstellingen die de directie heeft vastgesteld voor het bedrijf en, indien van toepassing, voor de projecten waarop een CO2-gerelateerde gunningvoordeel is verkregen. Door de directie zullen toereikende middelen beschikbaar worden gesteld om de doelstellingen te bereiken en om actief en aantoonbaar deel te nemen aan de aan ons bedrijf gerelateerde initiatieven op het gebied van CO2-reductie. Wij streven naar een CO₂-bewuste bedrijfsvoering op niveau 3 van de CO2-prestatieladder, om van daaruit een voortdurende verbetering van ons emissiereductiebeleid en een groeiende bewustwording van de medewerkers op de te reduceren emissies van onze activiteiten te realiseren. Door de directie is de heer D. Jonker (Jr.) aangewezen als CO2-Functionaris. Deze verklaring is opgesteld en ondertekend door de directie van J. Jonker en Zn..
Naam:
Paraaf:
D. Jonker
…………………………..
Rijnsburg, 21-11-2013
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Onderwerp en toepassingsgebied Toepassingsgebied
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
1.2 1/3 21-11-13 1
Bedrijfsbeschrijving J.Jonker & Zn. is een gecertificeerde allround dienstverlener in groenvoorziening en alle bijkomende aanleg- en onderhoudswerkzaamheden. Opdrachtgevers komen uit alle sectoren. De diensten van J.Jonker & Zn. bestaan onder meer uit onderhoud en aanleg van gemeentelijk groen en het verfijnd tuinonderhoud bij bedrijfsaccommodaties en particulieren. Ook wordt er periodiek onderhoud verricht voor scholen en stichtingen. In veel gevallen is er sprake van een contract, wat de samenwerking en kostprijs aantrekkelijk maakt. Voor woningbouwverenigingen en stichtingen de zorgsector wordt J.Jonker & Zn. met name ingeschakeld voor totaalprojecten, waarbij tuinen, bestratingen, rioleringen en drainage in één pakket zijn gecombineerd. Dankzij een flexibiliteit en brede inzetbaarheid is J.Jonker & Zn. een ideale partner voor een brede groep opdrachtgevers, die uitbesteding graag centraal houdt. In het kader van de natuurlijke kustverdediging is J.Jonker & Zn. sinds jaar en dag betrokken bij het steken en planten van helmgras en de aanleg van rietschermen. Je kunt gerust stellen dat het bedrijf hierin de absolute specialist is. De werkwijze wordt niet alleen aan de kust, maar ook steeds meer elders toegepast. J.Jonker & Zn. is ook steeds meer actief in de particuliere sector. De werkzaamheden bestaan uit: tuinontwerp, tuinadvies, aanleg en onderhoud. Variërend van het verplanten of verwijderen van bomen, zelfs op zeer moeilijk bereikbare plaatsen, tot de realisatie van een complete tuin inclusief drainage-systeem. Slagvaardigheid, een adequate manier van uitvoeren en helder communiceren, dat staat bij J.Jonker & Zn centraal. De contacten zijn persoonlijk en direct. Moderne machines en gedreven, vakbekwaam personeel zorgen voor een snelle uitvoering van de opdracht. Ieder project heeft een vaste coördinator die de werkzaamheden van a tot z begeleidt. J. Jonker en Zn. wordt als een kleine onderneming aangemerkt conform de indeling uit de CO2-Prestatieladder. Toepassingsgebied. Het energiemanagementsysteem heeft betrekking op de bedrijfsactiviteiten van J. Jonker en Zn. te Rijnsburg, op diverse locaties en op de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen die door J. Jonker en Zn.Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. beheersbaar en beïnvloedbaar zijn.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Onderwerp en toepassingsgebied Toepassingsgebied
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Om het toepassingsgebied af te bakenen is gebruik gemaakt van het scopediagram van de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) op basis van de scopes uit het Greenhouse Gas Protocol. Het energiebeleid betreft in ieder geval de scope 1 en scope 2 emissies. Dit betekent niet dat J. Jonker en Zn.Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. nalaat maatregelen te treffen die ook scope 3 emissies reduceren. Door middel van het invoeren en actueel houden van de data in het CO2- footprint model wordt de CO2-emissie in kaart gebracht en gekwantificeerd.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
1.2 2/3 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. Onderwerp en toepassingsgebied Toepassingsgebied
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
1.2 3/3 21-11-13 1
In het onderstaande overzicht is aangegeven aan welk element uit de plan-do-check-act cyclus de procedures zijn gerelateerd.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Normatieve verwijzing
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Normatieve verwijzingen
2 1/2 21-11-13 1
Dit handboek “CO2-prestatieladder” is opgesteld voor de eerste drie van vijf tredes van de prestatieladder. Met daarbij de onderverdeling in sets van criteria per invalshoek (A t/m D) van het generieke handboek CO2-prestatieladder van stichting SKAO, 18 juli 2012. In het onderstaande overzicht is per criterium aangegeven binnen welke procedures en/of documenten de voorgeschreven werkwijze te vinden is. Omschrijving criterium 1
Onderwerp en toepassingsgebied
2 3
Normatieve verwijzing Termen en definities
Invalshoek A: Analyse 1. A.1 Identificatie en analyse van energiestromen A.2 Energiestromen in kaart brengen A.3 Opvolgen en actueel houden van de lijst met energiestromen 2. A.1 De energiestromen kwantitatief in kaart brengen A.2 Opvolgen en actueel houden van de lijst met energiestromen
Doc. code 1.1 1.2 2 3
A.1 EI A.4 DB EI
A.2 A.4 DB A.3 Energie audit verslag A.3 EAV 3. A.1 De actuele emissie-inventaris voor A.5 A.6 scope 1 & 2 CO₂-emissies EI A.2 Verificatie door CI AP Invalshoek B: Besparen 1. B.1 Onderzoek mogelijkheden om VF energie verbruik te reduceren B.2 Energie audit verslag A.3 EAV 2. B.1 Doelstelling en maatregelen B.1 kwalitatief omschrijven EnMP B.2 Doelstelling en maatregelen 1.1 alternatieve energiebronnen B.3 Doelstelling en maatregelen zijn B.2 gedocumenteerd, geïmplementeerd B.3 en intern gecommuniceerd B.5 D.2
Document Beleidsverklaring Toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Afkortingen, termen, definities en symbolen Energiestromen: Inventarisatie en analyse Emissie-Inventarisatie Analyse van gegevens Directiebeoordeling Emissie-Inventarisatie Monitoring Analyse van gegevens Directiebeoordeling Energie audit Energie auditverslag Beheersing van afwijkingen Bekwaamheid, training en bewustzijn Emissie-Inventarisatie Auditprogramma Verbeterformulier Energie audit Energie auditverslag Energiemanagementplan Energiemanagementplan Beleidsverklaring Beheersing van documentatie Beheersing van registraties Reductiemaatregelen Beheersing van middelen
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Normatieve verwijzing
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Normatieve verwijzingen
Omschrijving criterium
Doc. code B.4 De reductiedoelstellingen 1.1 onderschrijven EnMP 3. B.1 Kwantitatieve doelstelling voor 1.1 emissie reductie, een plan van B.4 aanpak en reductiemaatregelen B.5 EnMP B.2 Energiemanagementprogramma B.1 opstellen, onderschrijven door B.2 hoger management, communiceren B.3 en implementeren C.3 Invalshoek C: Communicatie 1. C.1 communiceert intern over het C.1 energiereductie beleid C.3 C.2 Communiceert extern over het C.1 energiereductie beleid C.3 2. C.1 Communiceert structureel intern C.1 over haar energiebeleid. C.3 C.2 Stuurcyclus met toegewezen C.2 verantwoordelijkheden FO DB C.3 Identificatie van externe C.4 belanghebbenden OB 3. C.1 Structurele communicatie over C.1 C.3 CO₂‐footprint en de doelen C.2 Communicatieplan met taken, C.2 verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie C.3 Invalshoek D: Deelname 1. D.1 Bekend met sector- en/of D.1 B.3 keteninitiatieven CO₂ reductie D.2 Sector- en keteninitiatieven in VF managementoverleg 2. D.1 Passief deelnemen aan minimaal D.2 één (sector of keten) initiatief D.2 Actief deelnemen (beperkt) in een D.1 sector- of keteninitiatief EnMP 3. D.1 Actief deelnemen aan een initiatief C.3 D.1 CO₂ reductie EnMP D.2 Specifiek budget vrijmaken D.2
2 2/2 21-11-13 1
Document Beleidsverklaring Energiemanagementplan Beleidsverklaring Directiebeoordeling Reductiemaatregelen Energiemanagementplan Energiemanagementplan Beheersing van documentatie Beheersing van registraties Communicatieplan Energiereductiebeleid Communicatieplan Energiereductiebeleid Communicatieplan Energiereductiebeleid Communicatieplan Taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Functieomschrijving Directiebeoordeling Identificatie van belanghebbenden Overzicht Belanghebbenden Energiereductiebeleid Communicatieplan Taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Communicatieplan Samenwerkingen en keteninitiatieven Beheersing van registraties Verbeterformulier Beheersing van middelen Samenwerkingen en keteninitiatieven Energiemanagementplan Communicatieplan Samenwerkingen en keteninitiatieven Energiemanagementplan Beheersing van middelen
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. B.V. Termen en definities Afkortingen, termen, definities en symbolen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
Afkortingen: CI : Certificerende Instantie COF : CO2-Functionaris Termen en definities: Zie SKAO CO2-prestatieladder, bijlage A Symbolen: Uitvoering van activiteit of bewerking
Beslissingsmoment
Start of eindpunt
Document
Reeks van documenten
Verbinding met richting aanduiding
1
Verbindingslijn naar andere pagina
Procedure
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
3 1/1 1
J. Jonker en Zn. B.V. Analyseren Energiestromen: inventarisatie en analyse
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.1 1/2 21-11-13 1
1 Doel Een emissie-inventarisatie opstellen van de energiestromen die beheersbaar en beïnvloedbaar zijn door J. Jonker en Zn. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het pand en de activiteiten die onder verantwoordelijkheid van ons bedrijf plaatsvinden. Tevens is de procedure van toepassing op de projecten waarop een CO2-gunningsvoordeel te verkrijgen is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de directe (scope 1) en de indirecte (scope 2) emissies. 3 Referenties C.1 Procedure Energiereductiebeleid 4 Algemeen Voor alle binnen ons bedrijf en in de betreffende projecten voorkomende werkzaamheden, producten en diensten zijn de energiestromen geïdentificeerd. 5 Werkwijze Stap 1. De COF is verantwoordelijk voor het identificeren van de inventaris die CO2 uitstoot. Het identificeren wordt voor het hele bedrijf, per (deel)project of per bouwlocatie uitgevoerd. Identificatie van de energiestromen (zoals elektriciteit en brandstoffen) is een continu proces en gebeurt door het verzamelen van de verbruiken en het invullen van het CO2- footprint model van Nedcon Organisatieadvies. Het proces voor het identificeren van energiestromen neemt, indien van toepassing, het volgende in aanmerking: het gasverbruik (bv. boilers en ovens) het elektriciteitsverbruik gelekte koudemiddelen (bv. airco’s) brandstofgebruik door het eigen wagenpark (bedrijfswagens, leaseauto's) brandstofgebruik door het eigen materieel (diesel) brandstofgebruik door te declareren, zakelijk verkeer met privéauto brandstofgebruik door zakelijk vliegverkeer Stap 2. De COF noteert, de verzamelde gegevens over energie en transport op het formulier Emissie-Inventarisatie [EI]. Stap 3. Vervolgens vult de COF het CO2- footprint model aan met actuele en correcte gegevens van de Emissie-Inventarisatie [EI] (eventueel aangevuld met andere bedrijfsgegevens). Stap 4. Jaarlijks dienen de gegevens te worden verzameld. Als het CO2- footprint model jaarlijks wordt ingevuld, zijn de effecten van de genomen energiereductiemaatregelen zichtbaar.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. B.V. Analyseren Energiestromen: inventarisatie en analyse
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.1 2/2 21-11-13 1
Stap 5. Het CO2- footprint model toont onder andere: een staaf- of taartdiagram een CO2-meter (ofwel CO2-footprint) In één oogopslag is zichtbaar gemaakt welke aspect, zoals energie of brandstof, het meest bijdragen aan de totale CO 2- uitstoot. 6 Bijlagen Geen 7 Formulieren EI Emissie-Inventarisatie
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Monitoring
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.2 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het verzamelen van gegevens, zodat na analyse reductiemaatregelen genomen kunnen worden. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het gehele energiemanagementsysteem (EnMS). 3 Referenties A.4 Procedure Analyse van gegevens B.3 Procedure Beheersing van registraties C.3 Procedure Communicatieplan C.4 Procedure Identificatie van belanghebbenden D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Om inzicht te krijgen in de voortgang van verbeteracties en realisering van reductiedoelstellingen worden de energiestromen uit het energiemanagementplan gemonitord. Zo is tijdige bijsturing mogelijk om de gestelde doelen te realiseren. 5 Werkwijze Stap 1. Het overzicht van de meetpunten is door COF opgenomen in het Overzicht monitoring en meting [OM]. De meetmethodes, de frequentie van meten en de berekeningen zijn zodanig dat de gegevens leiden tot goede, uniforme en betrouwbare informatie die geschikt is om een goed energiereductiebeleid te ontwikkelen, uit te voeren en zonodig bij te sturen. Stap 2. Monitoring van energiestromen bestaat uit: o Het periodiek aflezen van de meterstanden en verbruiksmeters o Facturatie overzichten van energie-/brandstofleveranciers Stap 3. Om inzicht te krijgen in de voortgang van verbeteracties worden mogelijk de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken, CO2-footprints en/of voortgangsrapporten van belanghebbenden [C.3, C.4] op dit punt geanalyseerd. Registraties Stap 4. De resultaten van monitoring en metingen en de herkomst van deze informatie dienen vindbaar te zijn en te blijven, zie procedure Beheersing van Registraties [B.3]. Het moet aannemelijk zijn dat de informatie in de toekomst op een zodanige manier kan worden geproduceerd dat de resultaten betrouwbaar en vergelijkbaar zijn. De traceerbaarheid en reproduceerbaarheid hebben zowel betrekking op uitgevoerde metingen als op de verwerking van meetresultaten. 6 Bijlagen OM Overzicht monitoring en meting
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Monitoring
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
A.2 2/2 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. Analyseren Energie audit
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.3 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het vastleggen van de werkwijze inzake het plannen en uitvoeren van de energie audit. Deze procedure beschrijft eveneens de verslaglegging met betrekking tot de audits en de te nemen acties die daaruit voortvloeien. Wanneer er sprake is van meerdere vestigingen dan moeten de afzonderlijke vestigingen aan een beoordeling onderworpen worden. Wanneer er sprake is van meerdere of afzondelijke projecten waarop CO2-gerelateerd gunningsvoordeel verkregen is, dan moet elk van deze projecten aan een beoordeling onderworpen worden. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het energiemanagementsysteem (EnMS) van J. Jonker en Zn., de huisvesting en alle activiteiten die onder verantwoordelijkheid van ons bedrijf plaatsvinden. Tevens is de procedure van toepassing op de projecten waarop een CO2gunningsvoordeel te verkrijgen is. 3 Referenties A.5 Procedure Beheersing van Afwijkingen C.3 Procedure Communicatieplan 4 Algemeen Om het energiemanagementsysteem in stand te houden en daar waar mogelijk te verbeteren, is het noodzakelijk dat er jaarlijks een systematische en objectieve controle plaatsvindt. Hiermee wordt aangetoond (en vastgelegd) of het EnMS optimaal functioneert of op geconstateerde punten emissiereducerende maatregelen genomen dienen te worden. 5 Werkwijze Stap 1. De directie is verantwoordelijk voor het periodiek controleren van het, in dit handboek beschreven, energiemanagementsysteem (EnMS) en het nemen van maatregelen als de controle hiertoe aanleiding geeft. Het EnMS wordt beoordeeld op: Geldigheid en werking van de procedures, Geldigheid van de overzichten, inventarisatie en identificatie, Geldigheid en werking van formulieren en registraties, Geldigheid van het handboek. Toetsing vindt plaats op basis van de geldende criteria. Planning Stap 2. De COF maakt ieder jaar een planning voor de uit te voeren energie audits. Eenmaal per jaar zal het energiemanagementsysteem worden beoordeeld. Daarbij wordt rekening gehouden met de geïdentificeerde energiestromen en de constateringen tijdens voorgaande audits. De planning wordt vastgelegd in een (jaarlijks) auditprogramma [AP], waarin minimaal de volgende punten worden opgenomen: de activiteiten en projecten die in de audits in aanmerking moeten worden genomen; de frequentie en onderwerp van de audits. De beoordeling dient onafhankelijk plaats te vinden van degene die het systeem toepassen.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Energie audit
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.3 2/2 21-11-13 1
Stap 3. Aan de hand van de planning worden door de COF auditoren aangewezen. Uitvoering Stap 4. De auditor bereidt de energie audit voor met het doornemen van het energiemanagementsysteem en de daarmee samenhangende documentatie en registraties. De auditor beoordeelt tijdens de interne audit alle relevante documenten op doeltreffendheid en geschiktheid. Tevens wordt beoordeeld in hoeverre het betreffende onderdeel van het EnMS in de praktijk functioneert. Deze beoordeling heeft tot doel om zeker te stellen dat de mogelijkheden om het energieverbruik te reduceren worden gedocumenteerd, geïmplementeerd en gecommuniceerd. Rapportage Stap 5. Wanneer bij deze beoordelingen afwijkingen worden geconstateerd worden deze conform procedure Beheersing van Afwijkingen [A.4] behandeld. De resultaten van de energie audit worden door de auditor(s) vastgelegd op het formulier Energie Auditverslag [EAV]. Afwijkingen worden geregistreerd op het Verbeterformulier [VF]. Het Verbeterformulier wordt ingediend bij de directie. Door de directie zal, eventueel na overleg met de betrokkenen, op het Verbeterformulier worden aangegeven welke corrigerende reductiemaatregelen genomen zullen worden. De directie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de maatregel en tekent hiervoor het Verbeterformulier. De COF legt op dit formulier vast wanneer de uitvoering van de maatregel wordt geverifieerd. De rapportages worden centraal gearchiveerd. Communicatie Stap 6. De directie is verantwoordelijk voor het communiceren van de auditresultaten, conform procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlagen Geen. 7 Formulieren AP Auditprogramma EAV Energie Auditverslag FO Functieomschrijving VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Analyse van gegevens
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.4 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het analyseren van verzamelde gegevens, zodat er energiereducerende maatregelen geformuleerd kunnen worden. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het gehele energiemanagementsysteem [EnMS]. 3 Referenties Het gehele energiemanagementsysteem, de nadruk zal echter liggen bij: A.1 Procedure Energiestromen: inventarisatie en analyse A.2 Procedure Monitoring A.3 Procedure Energie audit A.5 Procedure Beheersing van afwijkingen B.1 Procedure Energiemanagementplan B.5 Procedure Reductiemaatregelen C.3 Procedure Communicatieplan 4 Algemeen De uitwerking van reductiemaatregelen [B.5] wordt precies gemonitord [A.2] en periodiek geaudit [A.3]. De verzamelde gegevens over energie en transport worden jaarlijks ingevoerd in het CO2- footprint model. Bij analyse van gegevens wordt gezocht naar trends, structurele en relevante afwijkingen. De organisatie analyseert de gegevens om de geschiktheid en doeltreffendheid van het EnMS aan te tonen en om te beoordelen waar energiebesparingen [B.5] haalbaar zijn en gerealiseerd kunnen worden. 5 Werkwijze Verzamelen van gegevens Stap 1. De COF is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens over energieverbruik. Trends en afwijkingen kunnen aan het licht komen: door processen, projecten en procedures te stroomlijnen. door klachten of verbetervoorstellen [VF] van klanten, afnemers, gemeente, certificerende instanties, etc. door energie audits [A.3] waar bij herhaling gestuit wordt op dezelfde afwijking(en). Middels de door het CO2- footprint model getoonde gegevens. Onderzoeken en relativeren van de gegevens Stap 2. Met het CO2- footprint model wordt snel zichtbaar hoe het energieverbruik is veranderd ten opzichte van voorgaande jaren. Als blijkt dat een verbruik is gedaald of gestegen, dient een verklaring voor deze verandering opgespoord te worden. Stap 3. Het bedrijf en onze productiviteit kan groeien en krimpen. Het energiegebruik hangt daar vaak mee samen. Het CO2- footprint model heeft om die reden grafieken die
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Analyse van gegevens
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.4 2/2 21-11-13 1
worden gecorrigeerd voor het aantal medewerkers, de omzet en de grootte van de productie. Uitkomst van de gegevensanalyse Stap 4. In het CO2- footprint model zit de CO2-meter ingebouwd. Hiermee wordt de “CO2footprint” van onze bedrijfsactiviteiten bepaald. Stap 5. De conclusies van de analyse worden besproken en schriftelijk vastgelegd t.b.v. de directiebeoordeling [B.4]. Afhankelijk van de analyseresultaten wordt gehandeld conform procedure Beheersing van afwijkingen [A.5]. Stap 6. De analyseresultaten worden gecommuniceerd conform procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlagen Geen 7 Formulieren VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Beheersing van afwijkingen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.5 1/1 21-11-13 1
1 Doel Deze procedure dient te bewerkstelligen dat gesignaleerde afwijkingen van doelstellingen tijdig worden gecorrigeerd met meetbare en te toetsen maatregelen. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het energiemanagementsysteem (EnMS) van J. Jonker en Zn.. 3 Referenties A.4 Procedure Analyse van gegevens B.3 Procedure Beheersing van registraties B.5 Procedure Reductiemaatregelen C.3 Procedure Communicatieplan C.4 Procedure Identificatie van belanghebbenden 4 Algemeen Wanneer uit analyse van gegevens [A.4] blijkt dat onze energiebesparingen niet aan de doelstellingen blijken te voldoen, wordt er een afwijking gedefinieerd. Er zal dan moeten worden besloten wat er aan gedaan gaat worden. De beheersing hiervan moet voorzien in identificatie, documentatie, evaluatie, afhandeling van afwijkingen en in het op de hoogte stellen van de betrokken belanghebbenden [OB]. 5 Werkwijze Stap 1. Gesignaleerde energieverspillingen, afwijkingen met een negatief verbruikseffect of het vermoeden ervan, dient de directie te (laten) onderzoeken en dient ze corrigerende maatregelen te nemen. Stap 2. Bij constatering van een afwijking in de periodieke monitoring [OM], of bij constatering van afwijkingen op onderdelen van het energiemanagementplan [EnMP] wordt door de COF een verbeterformulier [VF] ingevuld. Stap 3. Het verbeterformulier wordt in behandeling genomen conform procedure Reductiemaatregelen [B.5]. Stap 4. Relevante informatie wordt aan de betrokken belanghebbende gecommuniceerd conform procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlage OB Overzicht belanghebbenden OM Overzicht monitoring en meting 7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Analyseren Bekwaamheid, Training en Bewustzijn
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
A.6 1/1 21-11-13 1
1 Doel Het vaststellen van de opleidingsbehoefte, zodat medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om het energiegebruik van onze activiteiten te kunnen reduceren. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle medewerkers van J. Jonker en Zn., ongeacht de aard van de dienstbetrekking of de functie die iemand uitoefent. 3 Referenties B.3 Procedure Beheersing van Registraties C.2 Procedure Taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Het beleid van ons bedrijf is er op gericht om kennis en ervaring binnen de organisatie te behouden en daar waar mogelijk uit te breiden. 5 Werkwijze Stap 1. Bij de introductie van nieuw personeel wordt samen met de betreffende medewerker alle onderdelen van formulier Voorlichting (nieuw) personeel [VNP] afgehandeld. Op deze manier wordt de medewerker onder andere op de hoogte gesteld hoe het energiemanagementsysteem in de praktijk werkt. Voor de implementatie van het energiemanagementsysteem is naast toolboxmeetings ook gebruik gemaakt van het formulier Voorlichting (nieuw) personeel. Stap 2. Stel, indien nodig, een opleidingsplan [OP] vast. De aangeboden opleidingen [D.2] dienen er op gericht te zijn een groeiende bewustwording te creëren voor het belang van naleving van het energiereductiebeleid en voor de mogelijke effecten van hun werkzaamheden op het energiegebruik. Stap 3. Er worden registraties bijgehouden die laten zien welke opleiding een medewerker genoten heeft conform procedure Beheersing van Registraties [B.3]. 6 Bijlagen OS Organisatieschema 7 Formulieren OP Opleidingsplan VNP Voorlichting (nieuw) personeel
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Energiemanagementplan
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.1 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het vaststellen van de planning waarin reductiemaatregelen worden opgenomen die beheersbaar en beïnvloedbaar zijn door J. Jonker en Zn.. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het energiemanagementsysteem van J. Jonker en Zn., de huisvesting en alle activiteiten die onder verantwoordelijkheid van ons bedrijf plaatsvinden. Tevens is de procedure van toepassing op de projecten waarop een CO2-gunningsvoordeel te verkrijgen is. 3 Referenties B.2 Procedure Beheersing van documentatie B.5 Procedure Reductiemaatregelen C.1 Procedure Energiereductiebeleid C.3 Procedure Communicatieplan D.1 Procedure Samenwerkingen en keteninitiatieven D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Binnen ons bedrijf, binnen de betreffende projecten en zo mogelijk in de keten [D.1] zijn doelstellingen opgesteld die ons emissiereductiebeleid [C.1] uitwerken. In het energiemanagementplan worden deze doelstellingen omgezet in besparingsmaatregelen. Door de directie zullen toereikende middelen [D.2] beschikbaar worden gesteld. 5 Werkwijze Stap 1. Indien reductie mogelijk is, wordt de besparingsmaatregel door de COF opgenomen in het energiemanagementplan [EnMP]. De COF is verantwoordelijk voor het opstellen van het EnMP op basis van de inventarisatie CO2-uitstoot (CO2-footprint). Stap 2. Het EnMP wordt opgesteld aan de hand van beschikbare gegevens en de door de directie of andere belanghebbende gewenste verbeteringen [B.5]. Bij het opstellen van het actieplan wordt o.a. rekening gehouden met: Haalbaarheid (tijd, bezettingsgraad, economisch, etc.) Prioriteit (andere ondernemingsplannen, -strategieën en/of –doelstellingen) Externe eisen, regelgeving Stap 3. In het EnMP wordt vermeld op welke wijze de reductie gerealiseerd wordt. De directie en COF bepalen welke middelen [D.2] benodigd zijn. Dit omvat zowel personele middelen, de infrastructuur van de organisatie, de technologie als de financiële middelen. Tevens wordt het tijdsbestek waarin en wie verantwoordelijk is voor het behalen van de doel- en taakstellingen bepaald. Stap 4. De directie en COF bepalen of en welke documentatie dient te worden opgesteld of te worden gewijzigd. Zij doet dit zoals beschreven in de procedure beheersing van Documentatie [B.2].
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Energiemanagementplan
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.1 2/2 21-11-13 1
Stap 5. Door de directie wordt gecommuniceerd over deze CO2-reductiedoelstellingen en gerealiseerde en te nemen reductiemaatregelen. Zij doet dit zoals beschreven in de procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlagen Geen 7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Beheersing van documenten
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.2 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het verschaffen van instructie en informatie voor het opstellen, goedkeuren, wijzigen en beheren van documenten, procedures, overzichten, werkinstructies en formulieren. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle documenten die deel uitmaken van het handboek. 3 Referenties A.3 Procedure energie audit 4 Algemeen Het handboek “CO2-prestatieladder” zoals het voor u ligt, met zijn indeling en vormgeving, is door de directie goedgekeurd. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed geïnformeerd zijn en blijven dient men een aantal regels in acht te nemen. Deze regels zijn opgenomen in de werkwijze. 5 Werkwijze Zonder toestemming van de directie mag er qua lay-out, noch inhoudelijk iets worden gewijzigd aan alle documenten die deel uitmaken van het energiemanagementsysteem (EnMS). De opbouw voor de hoofdstukken staat vast. Voor de procedures is de opbouw, daar waar mogelijk, identiek met de volgende indeling: 1 Doel Beschrijft wat er met de procedure bereikt dient te worden. 2 Toepassingsgebied Hier wordt aangegeven waarop de procedure van toepassing is. 3 Referenties Dit betreft een opsomming van de interne en externe procedures, werkinstructies, normen etc. die met de procedure corresponderen. 4 Algemeen Hier wordt relevante achtergrondinformatie verstrekt om de logica van de procedure beter te kunnen begrijpen. 5 Werkwijze Een globale beschrijving van de hoofdactiviteit, mogelijk onderverdeeld in te nemen stappen. Bevoegde functies worden hierbij aangegeven. 6 Bijlagen Geeft een overzicht van alle bijlagen. 7 Formulieren Van ieder formulier dat wordt gebruikt in het energiemanagementsysteem is er in het handboek één opgenomen. Nummering Binnen het handboek krijgt ieder document zijn eigen documentcode. Daarnaast krijgen alle tekstbladen een paginanummering. In de nummering wordt eerst het nummer van de pagina weergegeven en vervolgens het totale aantal pagina’s waaruit de procedure bestaat.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Beheersing van documenten
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.2 2/2 21-11-13 1
Opstellen van procedures, instructies en formulieren Procedures dienen in overeenstemming te zijn met het door de directie geformuleerde beleid. Zij dienen de activiteiten van de organisatie te beschrijven en moeten in overeenstemming zijn met de organisatiestructuur. Verder dienen de procedures zo beknopt mogelijk en qua indeling, daar waar mogelijk, identiek te zijn. Ook moeten procedures, instructies en formulieren duidelijk en helder zijn, waardoor iedereen deze kan begrijpen en uitvoeren. Vrijgave en uitgifte van documenten Zonder goedkeuring van de directie kan een document niet worden vrijgegeven. De uitgifte van nieuwe en vernieuwde procedures wordt geregeld door de directie. Nieuwe documenten zijn te herkennen aan een hoger versienummer en een andere effectiviteitsdatum. Wijzigen van procedures/documenten Indien een procedure of document niet naar behoren functioneert, of volgens medewerkers kan worden verbeterd, ziet de Directie een wijzigingsvoorstel graag tegemoet middels een ingevuld Verbeterformulier [VF]. Dit verbetervoorstel zal worden beoordeeld door de directie. De benodigde wijzigingen worden aanbracht en het document zal met een verhoogd versienummer worden uitgegeven. Beheer van procedures/documenten Indien een nieuwe of gewijzigde procedure wordt uitgebracht is deze herkenbaar aan het versienummer en de datum. Op de Distributielijst [DH] wordt voor ontvangst getekend. Bij het uitgeven van een nieuwe versie van een procedure vervalt de voorgaande versie. De Directie zorgt ervoor dat vervallen procedures en documenten worden ingenomen om zo onbedoeld gebruik van vervallen documentatie te voorkomen. Gedurende minimaal 3 jaar zal er één vervallen exemplaar worden bewaard. Op dit vervallen exemplaar wordt door de Directie duidelijk aangegeven dat dit document vervallen is. Actueel houden Middels het uitvoeren van een audit [A.3] wordt iedere procedure van dit energiemanagementsysteem periodiek (minimaal) eenmaal per drie jaar beoordeeld op functionaliteit, doelmatigheid en actuele werkwijze. 6 Bijlagen DH Distributielijst Handboeken en herzieningenlijst 7 Formulieren VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Beheersing van registraties
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.3 1/1 21-11-13 1
1 Doel Het verschaffen van instructie voor het up-to-date houden, archivering, terugvinden, wijzigen en beheren van administraties en registraties. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op de communicatie en de emissie-inventaris [EI], die deel uitmaken van het bedrijf en op de projecten waarop een CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. 3 Referenties A.2 Procedure Monitoring C.3 Procedure Communicatieplan C.4 Procedure Identificatie van belanghebbenden 4 Algemeen Om de energiereducties te kunnen bewaken en waarborgen wordt gebruik gemaakt van de administratie en registraties. De directie beslist dat de gevraagde gegevens uit de administratie en de vereiste en relevante registraties correct en zonder voorbehoud worden gekoppeld aan het CO2- footprint model. 5 Werkwijze Registratie van de emissies Registraties moeten leesbaar, herkenbaar en vindbaar zijn en blijven. Alles wat geregistreerd is [A.2] in een geautomatiseerd systeem of schriftelijk wordt vastgelegd, kan worden gebruikt om de zichtbare en meetbare effecten van onze maatregelen voor de reductiedoelstellingen te inventariseren. Deze registraties dienen minimaal vijf jaar gearchiveerd te worden, zodanig dat de registaties, bijvoorbeeld tijdens een audit of ten behoeve van bevoegd gezag, terugvindbaar en verifieerbaar zijn. Registratie van correspondentie Correspondentie met bevoegd gezag, leveranciers [C.4] en informatie met betrekking tot (deelname aan) sector- of keteninitiatieven wordt gearchiveerd. Van de interne correspondentie (memo’s, afspraken) wordt een kopie bewaard. Alle communicatie dient geregistreerd en gearchiveerd te worden. De COF is hiervoor verantwoordelijk. Op deze wijze ontstaat een register of dossier van alle communicatie en kan de geschiedenis van communicatie nagegaan worden. Alle communicatie dient aan de COF toegezonden te worden. Zie ook de procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlagen Geen 7 Formulieren EI Emissie-Inventarisatie
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Directiebeoordeling
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.4 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het vastleggen van de werkwijze om het energiemanagementsysteem te laten beoordelen door de directie op een dusdanige wijze dat: Inzicht wordt verkregen in de prestaties, geschiktheid en doeltreffendheid van het energiemanagementsysteem; Waar mogelijk verbeteringen worden aangebracht binnen dit energiemanagementsysteem om aan de energiereductie doelstellingen te blijven voldoen; De status van beleid en doelstellingen kunnen worden aangetoond en daar waar nodig bijsturingen ter optimalisatie kunnen worden doorgevoerd. 2 Toepassingsgebied Het gehele energiemanagementsysteem (EnMS) van J. Jonker en Zn. en de projecten waarop een CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. 3 Referenties A.1 Procedure Energiestromen: Inventarisatie en analyse A.2 Procedure Monitoring A.3 Procedure Energie audit A.4 Procedure Analyse van gegevens A.5 Procedure Beheersing van afwijkingen B.1 Procedure Energiemanagementplan B.3 Procedure Beheersing van registraties B.5 Procedure Reductiemaatregelen C.3 Procedure Communicatieplan D.1 Procedure Samenwerkingen en keteninitiatieven 4 Algemeen Om voortdurend te kunnen verbeteren is inzicht in het totale energiemanagementsysteem noodzakelijk. Minimaal eenmaal per jaar buigt, onder verantwoordelijkheid van de directie, de organisatie zich over het functioneren van dit systeem. Deze directiebeoordeling vormt mede de input tot voortdurend verbeteren. 5 Werkwijze Stap 1. Input De COF verzamelt, beoordeelt en rapporteert minimaal eenmaal per jaar de volgende informatie en gegevens aan de directie: Bedrijfsmatige (interne) veranderingen die van invloed kunnen zijn op het EnMS Maatschappelijke en locale (externe) veranderingen welke van invloed zijn De Emissie-Inventarisatie [A.1, EI] / CO2-footprint Reacties binnengekomen via het verbeterformulier [VF] o Analyse van gegevens [A.4] o Klanttevredenheidsonderzoeken en/of rapporten van belanghebbenden [A.2] o Milieuscore van het bedrijf, afkomstig van het CO2- footprint model. Resultaten van de verificatie door een Certificerende Instantie (CI) Resultaten van de energie audit [A.3] Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Directiebeoordeling
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.4 2/2 21-11-13 1
Communicatie met belanghebbenden [B.3, C.3, OB, NV] Energiemanagementplan [EnMP] o Status van reductiemaatregelen [B.5] o Vervolgmaatregelen van de vorige directiebeoordelingen o Input van deelname aan een sector-/keteninititief [D.1] o De mate waarin doelstellingen zijn gerealiseerd Aanbevelingen ter verbetering Stap 2. Output De Directie voert de directiebeoordeling uit en leg dit vast in een verslag [DB]. Hierin is het volgende opgenomen: het energiemanagementsysteem [EnMS]; het energiereductiebeleid; doelstellingen, audits en middelen. Verbeteracties t.o.v. het EnMS De directie maakt een beoordeling van de verstrekte gegevens met als referentiekader het gestelde beleid en de daarmee samenhangende doelstellingen. Ook bewaakt de directie de status van de output van de vorige van de vorige directiebeoordeling. De directie bepaalt (in overleg met het MT) welke acties nodig zijn om binnen de organisatie te kunnen verbeteren. Deze acties moeten SMART worden geformuleerd. (SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) De directie bepaalt (in overleg met het MT) of eventuele wijzigingen van het beleid noodzakelijk zijn. De directie zal zorg dragen voor een volledig beoordelingsverslag en toezien op de vorderingen van de follow-up. Stap 3. De directie neemt de conclusies over afwijkingen [A.5] in de directiebeoordeling op. Stap 4. Actiepunten, die in de directiebeoordeling naar voren komen, worden in het energiemanagementplan [B.1] opgenomen. 6 Bijlagen DB Directiebeoordeling EAV Energie auditverslag 7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan VF Verbeterformulieren
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Reductiemaatregelen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
B.5 1/2 21-11-13 1
1 Doel Deze procedure legt de administratieve werkwijze vast voor het documenteren, implementeren van en het communiceren over emissie reducerende maatregelen. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op het energiemanagementsysteem (EnMS) van J. Jonker en Zn.Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. en de projecten waarop een CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. 3 Referenties A.3 Procedure Interne audit A.5 Procedure Beheersing van afwijkingen B.1 Procedure Energiemanagementplan B.4 Procedure Directiebeoordeling C.3 Procedure Communicatieplan C.4 Procedure Identificatie van belanghebbenden D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Emissie reducerende maatregelen bestaan uit het behandelen van afwijkingen en input van medewerkers, klanten en andere belanghebbenden [C.4] die van invloed zijn op onze energiestromen en CO2-emissies. Dit wordt op een Verbeterformulier [VF] geregistreerd. Er wordt gezocht naar de mogelijke oorzaken en er zullen maatregelen geïmplementeerd worden om doelstellingen te behalen. 5 Werkwijze Stap 1. Indien er een energiebesparingsvoorstel binnenkomt, of ingeval er een afwijking is geconstateerd [A.3, A.5] zal deze door een medewerker of de COF geregistreerd worden op een verbeterformulier [VF]. Stap 2. De COF informeert/zoekt naar mogelijke oorzaken/verbetermogelijkheden. Stap 3. De directie beoordeelt het onderzoek naar de oorzaak en de voorgestelde reductiemaatregel(en). Stap 4. Indien emissiereductie mogelijk blijkt, wordt de maatregel door de COF opgenomen in het energiemanagementplan [EnMP]. De directie stelt middelen beschikbaar [D.2]. Stap 5. Na implementatie of realisatie van de reductiemaatregel wordt er conform de Procedure Communicatieplan gecommuniceerd aan belanghebbenden [C.3, C.4]. Stap 6. Na een vastgestelde periode van invoering van de maatregel(en) en tijdens de directiebeoordeling [B.4] zal/zullen deze maatregelen worden door de directie worden gecontroleerd op doeltreffendheid.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Besparen Reductiemaatregelen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
6 Bijlagen Geen 7 Formulieren VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
B.5 2/2 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. Communiceren Energiereductiebeleid
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
C.1 1/1 21-11-13 1
1 Doel Het vaststellen van het energiereductiebeleid van ons bedrijf. 2 Toepassingsgebied Het door de directie geformuleerde beleid geldt voor het gehele bedrijf. 3 Referenties 1.1 Beleidsverklaring B.1 Procedure Energiemanagementplan B.4 Procedure Directiebeoordeling C.3 Procedure Communicatieplan 4 Algemeen Het energiereductiebeleid is de stuwende factor voor het implementeren en verbeteren van het energiemanagementsysteem (EnMS) van ons bedrijf en vormt de basis waarop wij onze ambitie, doelstellingen en taakstellingen vaststellen. Ons energiereductiebeleid moet voldoende duidelijk zijn voor interne en externe belanghebbende partijen. 5 Werkwijze Stap 1. In overleg met de COF is door de directie een beleidsverklaring opgesteld [1.1]. De beleidsverklaring verbindt ons om het energiegebruik te reduceren en/of naar alternatieve brandstoffen en groenere energievoorzieningen om te zien. Stap 2. Evaluatie en herziening van het beleid vindt bij de directiebeoordeling plaats [B.4], of eerder indien omstandigheden daartoe aanleiding geven. Stap 3. Om het beleid nader te specificeren, wordt aan een aantal activiteiten doelstellingen opgesteld. Deze doelstellingen worden in een energiemanagementplan [B.1] gespecificeerd in meetbare energiereducerende maatregelen. Per jaar wordt het energiemanagementplan beoordeeld door de directie [B.4]. Stap 4. Dit beleid zal aan alle belanghebbenden bekend gemaakt, en waar nodig toegelicht worden, zodat het op alle niveaus en in alle samenwerkingsverbanden [D.1] begrepen en uitgevoerd kan worden. Overdracht van het energiereductiebeleid geschiedt op de wijze zoals vastgelegd in de procedure Communicatieplan [C.3]. 6 Bijlagen Beleidsverklaring 7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Doc.code: Pagina: Taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Datum: Versie: Communiceren
C.2 1/1 22-11-13 1
1 Doel Het inzichtelijk maken van het functioneren van de organisatie en het aangeven van de hiërarchische verhoudingen tussen de functies binnen ons bedrijf. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op de gehele organisatie. 3 Referenties CO2-Prestatieladder©, een uitgave van Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO), juni 2011 A.6 Procedure Bekwaamheid, training en bewustzijn B.4 Procedure Directiebeoordeling 4 Algemeen Het succes van het functioneren van het energiemanagementsysteem, de implementatie van de besparingsmaatregelen en de voordurende zoektocht naar emissiereductie vraagt betrokkenheid van alle medewerkers binnen ons bedrijf. Hiertoe is het belangrijk dat de uitvoering van de taken, de bijbehorende verantwoordelijkheden bekend en geborgd zijn. 5 Werkwijze A. Organisatie Nadat de binnen de organisatie voorkomende werkzaamheden zijn geïnventariseerd, zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per functie bepaald. Dit is vastgelegd in functieomschrijvingen. Tevens zijn de functies op hun hiërarchische positie binnen het organisatieschema [OS] geplaatst. De functieomschrijvingen en organisatieschema worden bij verandering aangepast. B. CO2-functionaris De CO2-functionaris (COF) voor het energiemanagementsysteem is D. Jonker (Jr.). Hij is bevoegd om: Te bewerkstelligen dat een energiemanagementsysteem wordt opgezet, geïmplementeerd en wordt onderhouden in overeenstemming met de eisen en voorwaarden niveau 1 tot en met 3 van de CO2-Prestatieladder. Te rapporteren over het functioneren van het systeem aan de directie, ter beoordeling van en als basis voor verbetering van het energiereductiebeleid [B.4]. Te bewerkstelligen dat het bewustzijn [A.6] van het effect van de activiteiten op het milieu door onze emissies binnen de gehele organisatie wordt bevorderd. 6 Bijlagen OS Organisatieschema 7 Formulieren FO Functieomschrijving
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Communiceren Communicatieplan
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
C.3 1/3 22-11-13 1
1 Doel Het communicatiedoel is tweeledig: Ten eerste informeren we over ons energiereductiebeleid, de actuele CO2-footprint en de reductiedoelstellingen. Ten tweede stimuleren we medewerkers en andere belanghebbenden. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing bij alle activiteiten van J. Jonker en Zn.. Het communicatieplan geeft een overzicht van de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken. De communicatie omvat de interne en externe communicatie van het informeren en motiveren, het ontvangen, beoordelen en beantwoorden van reacties van alle belanghebbende partijen betreffende ons energiereductiebeleid. 3 Referenties A.4 Procedure Analyse van gegevens C.4 Procedure Identificatie van belanghebbenden D.1 Procedure Samenwerkingen en keteninitiatieven D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Voor het overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf wordt per situatie door de directie bepaald of en hoe er gecommuniceerd zal worden. 5 Werkwijze Volgens de procedure C.4 zijn de belanghebbenden van J. Jonker en Zn. vastgesteld en geregistreerd op het overzicht belanghebbenden (zie bijlage). Vervolgens worden de volgende stappen genomen om een communicatieplan op te stellen. Stap 1. De doelgroepen en de te communiceren boodschappen worden voorgelegd aan de COF en worden vastgesteld door de directie van J. Jonker en Zn.. Stap 2. De directie is verantwoordelijk voor het communiceren van de beleidsverklaring, de reductiedoelstellingen, de gerealiseerde en te nemen reductiemaatregelen, auditresultaten en de actuele CO2-footprint. Stap 3. De uitvoering van de communicatie wordt gedaan door medewerker die verantwoordelijk is [FO] voor het communicatiemiddel. A. Interne communicatie Communicatie is noodzakelijk om medewerkers mee te krijgen, ze bewust te maken en te overtuigen dat ze zelf ook een bijdrage kunnen leveren. J. Jonker en Zn. streeft naar het actief betrekken van haar personeel bij het energievraagstuk. J. Jonker en Zn. zijn VCA** gecertificeerd, middels toolboxmeetingen worden veiligheidsvraagstukken behandeld, dit communicatiemiddel vinden wij geschikt om te communiceren over: Reductiedoelstellingen
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Communiceren Communicatieplan
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
C.3 2/3 22-11-13 1
De gerealiseerde en te nemen reductie De auditresultaten De actuele CO2-footprint
Het CO2-beleid wordt hier vooral besproken in het kader van het bewustwordingsproces. Via de communicatiestructuur in het communicatieplan worden alle medewerkers op de hoogte gehouden van nieuwe en voor hen relevante ontwikkelingen en maatregelen met betrekking tot energieverbruik [A.4] en keteninitiatieven [D.1]. B. Externe communicatie De directie is verantwoordelijk voor het ontvangen en vastleggen van en het reageren op relevante communicatie van externe (belanghebbende) partijen en het archiveren van alle schriftelijke communicatie. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen communicatie naar opdrachtgevers, leveranciers, media/publiek en/of gezaghebbende instanties [OB]. Op projecten waarop de CO2-gerelateerd gunningsvoordeel verkregen is, zal de opdrachtgever pro-actief op de hoogte worden gebracht van onze beleidsverklaring, de reductiedoelstellingen, de gerealiseerde en te nemen reductiemaatregelen, auditresultaten betreffende het project en de actuele CO2-footprint.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Communiceren Communicatieplan
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
C.3 3/3 22-11-13 1
Op onze website is een tab aangemaakt voor de CO2-prestatieladder waaronder alle data die J. Jonker en Zn. extern wil delen. Communicatie gebeurt wanneer meldingen actueel en relevant zijn. Alle communicatie dient geregistreerd en gearchiveerd te worden [B.3]. De directie draagt zorg voor de uitvoering van het communicatieplan en houdt toezicht op de uitvoering. 6 Bijlagen DB Directiebeoordeling OB Overzicht Belanghebbenden CP Communicatieplanning 7 Formulieren FO Functieomschrijving VNP Voorlichting (nieuw) personeel VF Verbeterformulier
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Communiceren Identificatie van belanghebbenden
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
C.4 1/1 21-11-13 1
1 Doel Het identificeren van belanghebbenden voor het bedrijf en de projecten waarop CO2gunningvoordeel te verkrijgen is. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op de gehele organisatie en de projecten waarop CO2gunningvoordeel te verkrijgen is. 3 Referenties A.5 Procedure Beheersing van afwijkingen B.4 Procedure Directiebeoordeling B.5 Procedure Reductiemaatregelen C.3 Procedure Communicatieplan 4 Algemeen Om de belanghebbenden te identificeren is een overzicht opgesteld. 5 Werkwijze Stap 1. De COF controleert minimaal één keer per jaar welke belanghebbenden, die met CO2 reductie te maken hebben, van toepassing zijn op de activiteiten van de organisatie. Stap 2. Deze belanghebbenden zijn geregistreerd in het Overzicht Belanghebbenden [OB]. Voorafgaand aan de directiebeoordeling [B.4] wordt het overzicht belanghebbenden [OB] geëvalueerd op actualiteit. Stap 3. Voor aanvang van de werkzaamheden of bij wijziging van bestaande bedrijfsactiviteiten wordt onderzocht of er nieuwe belanghebbenden een rol spelen. De COF is verantwoordelijk voor advisering hieromtrent, de directie is verantwoordelijk voor het actueel houden van het overzicht [OB]. Stap 4. Eventueel wordt een lijst van mogelijke belanghebbenden gemaakt. Van deze mogelijke belanghebbenden zal zo spoedig mogelijk onderzocht worden wat zij betekenen voor ons bedrijf en wat de link is met ons CO2-reductiebeleid. De organisatie communiceert met belanghebbenden conform de procedure communicatie [C.3]. 6 Bijlagen OB Overzicht Belanghebbenden 7 Formulieren Geen
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Deelnemen Samenwerkingen en keteninitiatieven
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
D.1 1/2 21-11-13 1
1 Doel Door samenwerking en door deelname aan een initiatief wordt bruikbare kennis en inzicht verworven en gedeeld in reductiemogelijkheden die relevant en haalbaar zijn voor de belangrijkste energiestromen binnen het bedrijf. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle bedrijfsprocessen van J. Jonker en Zn. en alle activiteiten die onder verantwoordelijkheid van ons bedrijf plaatsvinden. Tevens is de procedure van toepassing op de projecten waarop een CO2-gunningsvoordeel te verkrijgen is. 3 Referenties A.1 Procedure Energiestromen: inventarisatie en analyse B.4 Procedure Directiebeoordeling C.1 Procedure Identificatie van belanghebbenden C.3 Procedure Communicatieplan D.2 Procedure Beheersing van middelen 4 Algemeen Van belang is dat we continu de energie reducerende maatregelen blijven verbeteren. Door samenwerking investeert J. Jonker en Zn.Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. in het delen van eigen energiebesparings-ervaringen en het daar waar mogelijk gebruik maken van kennis die elders is ontwikkeld. 5 Werkwijze Stap 1. In overleg zal de directie, met advies van de COF, inventariseren welke mogelijke samenwerkingen en initiatieven nauw verweven zijn met onze bedrijfsactiviteiten. Hiervoor wordt onder andere het overzicht belangbelanghebbenden [OB] gebruikt. In het overzicht belanghebbenden zijn de goederen en diensten vastgesteld van leveranciers en afnemers, welke mogelijk van invloed kunnen zijn op de gestelde reductiedoelen. Stap 2. De directie stelt vast aan welk initiatief wordt deelgenomen en waarop de nadruk moet worden gelegd. Stap 3. De directie neemt het initiatief op met concrete actiepunten in het energiemanagementplan [EnMP]. Stap 4. Periodiek zal aantoonbaar worden deelgenomen aan dit initiatief. Deelname gebeurt onder verantwoordelijkheid van de directie. Ook indien een medewerker namens het bedrijf deelneemt, worden daarvoor middelen beschikbaar gesteld [D.2]. Stap 5. Op verschillende manieren van communicatie [C.3] worden interne en externe belanghebbenden op de hoogte gehouden van de voortgang [B.4] van het initiatief om belanghebbenden te informeren, bewust te maken over het belang van energiereductie en hen te stimuleren zelf ook een bijdrage te leveren.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Deelnemen Samenwerkingen en keteninitiatieven
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
6 Bijlagen OB Overzicht Belanghebbenden 7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
D.1 2/2 21-11-13 1
J. Jonker en Zn. Deelnemen Beheersing van middelen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
D.2 1/2 21-11-13 1
1 Doel Het beschikbaar stellen van toereikende middelen die het energiemanagementsysteem inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren, voor het informeren, stimuleren en uitdragen van ons energiereductiebeleid, te investeren in samenwerking en om actief en aantoonbaar deel te nemen aan de aan ons bedrijf gerelateerde initiatieven op het gebied van CO2-reductie. 2 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op de gehele organisatie. 3 Referenties B.3 Procedure Beheersing van registraties B.4 Procedure Directiebeoordeling D.1 Procedure Samenwerkingen en keteninitiatieven 4 Algemeen Middelen omvatten de complete inventaris onder beheer van de organisatie, personele en financiële middelen om de reductiedoelstellingen te bereiken en om deel te nemen aan initiatieven op het gebied van CO2-reductie. 5 Werkwijze Stap 1. In een directieoverleg, met advies van de COF, wordt geïnventariseerd welke middelen een bijdrage kunnen leveren voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het energiemanagementsysteem binnen het toepassingsgebied van de scope 1 en scope 2 emissies, op niveau 3 van de CO2prestatieladder om de te reduceren emissies van onze activiteiten te realiseren. Stap 2. De directie stelt vast welke middelen toegepast zullen worden om de reductiedoelstellingen vanuit het energiemanagementplan [EnMP] te realiseren. Per doelstelling is het goed mogelijk dat er meerdere middelen ingezet worden. De toegepaste middelen en de de effectiviteit ervan worden jaarlijks beoordeeld in de directiebeoordeling [B.4]. Stap 3. Hoewel de organistatie met name de financiële middelen ziet als een investering die zich terugverdient, bijvoorbeeld in termen van energie- en materiaalbesparing, dient de investering in verhouding te zijn tot de te verwachten besparing. Stap 4. De directie maakt specifiek budget vrij voor actieve deelname aan en communicatie [C.3] over minimaal één van de aan ons bedrijf of onze projectenportefeuille gerelateerde sector- of keteninitiatieven [D.1] op het gebied van CO2-reductie. 6 Bijlagen Geen.
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
J. Jonker en Zn. Deelnemen Beheersing van middelen
Doc.code: Pagina: Datum: Versie:
7 Formulieren EnMP Energiemanagementplan
Handboek CO2-prestatieladder, niveau 3 – Versie juli 2013 - © Nedcon Organisatieadvies B.V.
D.2 2/2 21-11-13 1