CO2 Prestatieladder Communicatieplan
Van de Haar Groep
Wekerom, 05-11-‘14
Communicatieplan
Inhoudsopgave 1. Inleiding .......................................................................................................................................... 3 2. Communicatiedoelstellingen............................................................................................................ 3 3. Doelgroepen ................................................................................................................................... 4 3.1 – Stakeholderanalyse ....................................................................................................................4 3.2 - Groep A ......................................................................................................................................4 3.3 - Groep B ......................................................................................................................................5 3.4 - Groep C ......................................................................................................................................5 3.5 - Groep D ......................................................................................................................................5 3.6 – Interne belanghebbenden ...........................................................................................................6 3.7 – Externe belanghebbenden..........................................................................................................6 4 - De communicatiemiddelen ............................................................................................................. 6 5 - Communicatieplanning...................................................................................................................7
© 2014, K.J. Stuifzand / Van de Haar Groep Uitgegeven in eigen beheer
[email protected] Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Pagina 2 van 7
Communicatieplan
1. Inleiding Voor alle bedrijven, organisaties en instellingen is het belangrijk om een actieve invulling te geven aan het thema Duurzaam Ondernemen. Het maatschappelijk belang om zuinig om te gaan met energie, en het verminderen van de CO2-uitstoot in het bijzonder, is groot. Dit communicatieplan is opgesteld door de directie van Van de Haar Groep en beschrijft de wijze waarop Van de Haar Groep zijn ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO2 footprint van Van de Haar Groep. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. De CO2-communicatie beschrijft het belang van CO2-management voor Van de Haar Groep. Zowel intern als extern geeft de communicatie inzicht in het CO2-beleid en de prestaties. Allereerst moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Naast kennis moet communicatie bijdragen aan een positieve grondhouding ten opzichte van CO2 reductie die dan uiteindelijk moet resulteren in een gedragsverandering. De verantwoordelijke voor communicatie heeft als taak om aan de hand van de inhoudelijke input te bepalen welke communicatiemiddelen er ingezet moeten worden om de informatie zo effectief mogelijk bij de verschillende doelgroepen te krijgen. Daarnaast is communicatie ook verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van het plan.
2. Communicatiedoelstellingen In dit hoofdstuk wordt benoemd wat de algemene doelstellingen zijn. Doelstellingen over wat we als organisatie precies willen bereiken en wanneer we dat willen bereiken. Hierbij is onderscheid tussen interne en externe doelstellingen en onderscheid tussen de doelstellingen die gehaald moeten worden om certificering mogelijk te maken en de doelen voor de periode na certificering. Voor certificering op de CO2-prestatieladder (niveau 5) moet de structurele interne en externe communicatie minimaal omvatten: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van ons bedrijf, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf. Algemeen: de CO2-communicatie moet bijdragen aan bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering (gedrag). En daarnaast zorgen voor inzicht voor alle stakeholders en derden. Bij de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: wat de ambities inhouden; dat sprake is van belangrijke en noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. Van de Haar Groep communiceert twee keer per jaar over: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; de behaalde besparingen in CO2-uitstoot; de mogelijkheden voor mogelijke individuele bijdrage(n) door medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus).
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Pagina 3 van 7
Communicatieplan
3. Doelgroepen 3.1 – Stakeholderanalyse In onderstaand schema komen partijen die in enige mate belang hebben bij Van de Haar Groep. Het schema is verdeeld in kwadranten naar belang en invloed. De communicatieaanpak kan per kwadrant verschillen. Belang → A - Veel invloed veel belang
Invloed →
B – Veel invloed, weinig belang Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO)
Klanten (strategische accounts) Management & directie vdH Medewerkers vdH Ondernemingsraad / PvT vdH Consortia partners* Projecten met gunningsvoordeel
D – Weinig invloed, weinig belang
C – Weinig invloed, veel belang
NGO’s Kennisinstituten Geïnteresseerden in vdH (websitebezoek, e.d.) Overheden (voorschrijvend en handhaving bijv. Milieu-inspectie & Inspectie ISZW)
Concurrenten Leveranciers Onderaannemers Certificerende instellingen Omwonenden / passanten Branche Media
3.2 - Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. Klanten hebben veel belang bij de CO2 reductie-ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze klanten. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Het management & directie zijn beleidsbepalend en richtinggevend. Verantwoordelijk voor capaciteit/inzet van de medewerkers voor het behalen en behouden van het certificaat. De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. De OR / PvT* als vertegenwoordiger van de medewerkers en ook in haar rol als advies- en instemmingsorgaan heeft veel invloed. Bijvoorbeeld bij aanpassing regelingen leasen bedrijfsauto’s. Consortia partners* zijn als A gekwalificeerd omdat bij een aanbieding met CO2 gunningcriteria de laagste trede van de individuele bedrijven in het consortium maatgevend is voor de totale aanbieding. Projecten met gunningvoordeel en ook de betrokken partijen hierin hebben uiteraard veel invloed en belang. Dit kunnen ook overheden zijn die in groep D staan. Tot op heden is er nog geen gunningsvoordeel behaald op projecten. *) Mits van toepassing
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Pagina 4 van 7
Communicatieplan
3.3 - Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en moeten daarom tevreden gehouden worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO2-prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan. 3.4 - Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het nemen van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging moeten worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elke geval goed geïnformeerd moeten blijven. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Van de Haar Groep scoort op de CO2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of –nadeel opleveren. Leveranciers en onderaannemers zijn betrokken in het energiebeleid omdat deze in kan houden dat een groot deel van deze groep ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopeisen komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO2 uitstoot en willen er graag aan meewerken. Onder leveranciers verstaat Van de Haar Groep iedere partij die een factuur stuurt. Voor enkele tientallen procenten van de verkoopomzet wordt ingekocht, derhalve is de CO2-uitstoot van leveranciers voor een groot gedeelte bepalend voor de uitstoot van Van de Haar Groep zelf. Een relatie kan in verschillende vormen voorkomen. Zo kan de onderaannemer van het ene project klant op een ander project zijn, en kan een klant op een bepaald project onderaannemer zijn. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO2-prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen. Omwonenden of passanten van projecten die worden uitgevoerd zijn van belang voor imago en goodwill. De branche heeft behoefte aan een positief imago. Dit leidt tot vertrouwen van de opdrachtgevers en andere belanghebbenden en beinvloeders. Een positieve ontwikkeling ten aanzien van besparingen in het algemeen en CO2-reductie als onderdeel daarvan leidt tot een positief beeld van de branche. Media zijn geïnteresseerd in nieuwsvergaring en kunnen worden ingezet om imago van Van de Haar Groep positief te beïnvloeden. 3.5 - Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en verdient dus de minste aandacht . Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. Voor non-gouvernementele organisaties en kennisinstituten geldt dat ze meer geïnteresseerd zijn in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. Geïnteresseerden in Van de Haar Groep, bijvoorbeeld website- of beursbezoekers, voor zover niet één van de eerder genoemde stakeholders. Voorschrijvende overheden (provincie, gemeenten) worden positief beïnvloed en bevestigd in hun ambities. Het imago van Van de Haar Groep wordt hiermee positief geladen. Milieu-inspectie kan vooraf geïnformeerd worden. Een positief imago van Van de Haar Groep zal in de uitvoering of bij eventuele issues een voordeedl kunnen bieden. Inspectie ISZW is meestal repressief en behoeft in het kader van milieu niet vooraf geïnformeerd te worden. Voor beide laatste stakeholders geldt dat deze in groep D staan zolang er nog geen regelgeving is op het gebied van CO2. Indien dat wel gebeurd dan worden ze minimaal groep B.
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Pagina 5 van 7
Communicatieplan
3.6 – Interne belanghebbenden De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie: Management en directie Van de Haar Groep Medewerkers Van de Haar Groep Ondernemingsraad / PvT* Van de Haar Groep 3.7 – Externe belanghebbenden De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie: Klanten (strategische accounts) Consortiapartners* Onderaannemers Leveranciers Concurrenten Certificerende instellingen Projecten met gunningsvoordeel Overheden NGO’s Kennisinstituten Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen SKAO Omwonenden (omgevingsmanagement)
4 - De communicatiemiddelen Elke doelgroep wordt benaderd door een bepaald communicatiemiddel. Sommige doelgroepen kunnen de informatie krijgen door verschillende middelen, en sommige middelen kunnen meerdere doelgroepen bereiken. Onderstaand schema geeft aan welke communicatiemiddelen er gebruikt worden, welke doelgroep deze zullen bereiken en hoe vaak er een bericht geplaatst zal worden dat te maken heeft met de CO2-prestatieladder. Voor de CO2-communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Intern Internetsite
Doelgroep Alle internet bezoekers
Frequentie Elke 6 maanden
Personeelspresentatie
Alle medewerkers
Minimaal 2 keer per jaar
Rapportage ”Inzicht in energieverbruik” Social media
Alle medewerkers
Elke 6 maanden
Alle volgers van Facebook en of Twitter
Ad hoc
Extern Internetsite
Doelgroep Alle internetbezoekers
Frequentie Elke 6 maanden
Nieuwsbrief
Alle geabonneerde geïnteresseerden Alle volgers van Facebook en of Twitter
2 - 3 keer per jaar
Social media
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Ad hoc
Pagina 6 van 7
Communicatieplan
5 - Communicatieplanning
Doelgroep
Inhoud
Middel
Moment
Verantwoordelijke
Medewerkers
Resultaat CO2 certificering
Internet
Jaarlijks na toetsing
Directeur
Medewerkers
Presentatie CO2 footprint
Personeelspresentatie
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Medewerkers
Initiatieven m.b.t. CO2 reductie
Personeelspresentatie
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Medewerkers
Management review
Personeelspresentatie
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Medewerkers
Beleid, footprint, doelstellingen, maatregelen, monitoring en effect
Toolbox
Jaarlijks
Voorman
Medewerkers
CO2-begroting project, gekozen maatregelen, monitoring en effect
Startwerkoverleg
Project met gunningsvoordeel
Projectleider
Alle
Resultaat CO2 certificering
Internet
Jaarlijks na toetsing
Directeur
Alle
Presentatie CO2 footprint
Internet
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Alle
Initiatieven m.b.t. CO2 reductie
Internet
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Alle
Energie-management programma
Internet
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Alle
Energie/CO2 reductieplan
Internet
Gepland minimaal 2x per jaar
Directeur
Extern
Intern
De onderstaande communicatieplanning wordt gehanteerd.
Datum: 05-11-‘14
Definitief
Pagina 7 van 7
