Cloud computing als administratieve dienstverlening Van boekhoudfabriek tot advieskantoor
Onderwerpen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kort voorstellen Verschillen traditioneel kantoor en accountantskantoor van de toekomst Welke rol speelt Cloud computing in het accountantskantoor van de toekomst? Welke software gebruikt YK in de cloud? Wat levert al die software ons EN de klant op? Veranderend verdienmodel Tips voor softwareleveranciers Vragen?
1. Kort voorstellen • • • •
Ernst & Young Kantoor in Hilversum / Ermelo Sinds begin 2008 zelfstandig verder gegaan in Almere Zoektocht naar efficiëntere manier van verwerken van de financiële administraties; Suriname en Filipijnen. • Yntema & Kersten is op 1 december 2011 opgericht samenvoeging twee kantoren • Doelstelling YK; automatisering zo efficiënt mogelijk toepassen met als doel ‘near realtime’ financiële managementinformatie voor de klant. Hierdoor hebben wij onze handen meer vrij voor advisering en begeleiding van de ondernemers.
2. Verschillen traditioneel kantoor en kantoor van de toekomst Traditioneel
Toekomst
1. 2.
1.
3. 4. 5.
6.
Boekhouding wordt handmatig ingevoerd Bankafschriften worden ingelezen in veelal MT940 formaat Belastingaangiften worden per post of per mail verstuurd aan de klant ter goedkeuring Deponering Kvk gaat per post of nu nog t/m 31.12.13 per mail Klant heeft zelf een softwarepakket voor versturen van verkoopfacturen (zzp-ers vaak nog in excel) Conclusie: veel dubbel werk!
2.
3. 4. 5.
6.
Klant scant zelf zijn facturen/bonnen of de leverancier stuurt de facturen per mail Bankafschriften worden dmv directe bankkoppeling ingelezen en grotendeels automatisch verwerkt Belastingaangiften worden online klaargezet voor de klant ter accordering Deponering wordt online aangeboden en digitaal verzonden naar KvK Klant maakt zijn verkoopfacturen online rechtstreeks vanuit zijn boekhouding aan en verstuurt deze digitaal Conclusie: verwerking en invoer bij de bron! (leverancier mailt naar scanportal, werkgever/manager voert zelf de uren online in salarissoftware in, etc)
3. Welke rol speelt Cloud computing in het accountantskantoor van de toekomst? • De behoefte aan meer, betere en snellere tussentijdse cijfers neem toe • Software in de cloud is veelal obv SAAS of pay per use; lage initiële investeringen voor het kantoor. Dit maakt het gebruik laagdrempelig zeker omdat je steeds meer software nodig hebt. Geen last van updates installeren, etc. Het voelt als een leaseauto. • Als je online wilt communiceren met je klant is dat prettiger om dat in de cloud te doen dan op je eigen server (gevoelsmatig).
4. Welke software gebruiken wij in de cloud? • • • •
YOB – Your online Business - kantoorportaal Nmbrs – salarissoftware (single sign on) Docusign – digitaal ondertekenen Taskshare – planning en takenbeheer (intern)
Gekoppeld met bovenstaande cloud oplossingen: • Infine – rapportgenerator • Elsevier – aangiftesoftware • Accountview – boekhoudsoftware • Diverse softwarepakketten van de klant waaronder kassasystemen
Elk scanportaal heeft een uniek emailadres:
[email protected]
Bonnen-app op mobiele telefoon. Foto van bon maken en insturen in scanportaal.
Documenten zijn eenvoudig te delen met derden zoals bank of notaris.
5. Wat levert al die software ons EN de klant op? • • • •
Forse tijdsbesparing (Seats2meet) Meer tijd voor advisering, begeleiding en dus aandacht voor de klant Meer tussentijds inzicht voor de klant Meer transparantie richting de klant. Hij kan online meekijken met alle dienstverlening • Ondanks meer automatisering grotere zichtbaarheid • Meer gemak voor de klant leidt tot tevredener klanten
6. Veranderend verdienmodel • Voor vaste, reguliere werkzaamheden gaan we meer naar fixed fee’s ipv uurtje factuurtje • Medewerkers zullen gemiddeld een hoger opleidingsniveau moeten hebben vanwege hogere eisen aan dienstverlening • Van uitvoerende werkzaamheden naar advisering – Voordeel is betere tarieven voor advisering • Wat gaat de accountant in het MKB doen als de jaarrekening uit de administratie ‘rolt’ en de belastingaangiften ‘vooringevuld’ worden?
7. Tips voor softwareleveranciers • Zorg dat de vaste en/of eenmalige kosten zo laag mogelijk zijn. Werk zoveel mogelijk met pay per use. De kosten voor de software moeten een ‘no brainer’ zijn. Softwareleverancier is gebaat bij zo groot mogelijk volume igv pay per use • Veel gebruikers halen minder dan de helft uit hun software. Zodra software in gebruik genomen wordt, wordt er nog weinig kritisch naar gekeken of er wel alles uitgehaald wordt wat erin zit. Hier is nog veel winst te behalen voor het kantoor • Maak gebruikersgroepen aan die ervaringen kunnen delen • Zet gebruikers in voor de helpdesk en koppel daar een beloningsmodel aan (bijvoorbeeld opbouwen korting)
8. Vragen?
