Borang Kinerja Fakultas
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010
2
1.
Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian
1.1
Visi dan misi Fakultas ditetapkan oleh lembaga normatif Fakultas.
1.1.1 Visi dan misi dikembangkan berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah yang baik, melibatkan seluruh pemangku kepentingan. Sesuai, didukung oleh bukti-bukti yang sah dan andal tentang partisipasi pemangku kepentingan yang ditunjukkan dengan adanya (1) rekam jejak tentang proses perumusan; (2) data dan informasi yang sah dan andal; (3) analisis kondisi yang komprehensif; (4) asumsi-asumsi atau kondisi batas yang jelas. 1.1.2 Pengembangan visi dan misi Fakultas melalui mekanisme yang akuntabel. Fakultas memiliki visi dan misi yang ditetapkan oleh lembaga normatif yang dibuktikan dalam bentuk SK Senat. 1.1.3 Fakultas memiliki instrumen dan kelengkapan mekanisme kontrol atas keterwujudan visi, keterlaksanaan misi dan ketercapaian tujuan melalui strategi-strategi yang dikembangkan. Ditemukan adanya bukti-bukti yang sahih dan andal berupa; (1) ada rumusan strategi yang jelas di tingkat fakultas, dan ditingkat jurusan dan unit-unit setara lainnya; (2) piranti pendukung (kebijakan dan prosedur) yang memfasilitasi keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan, dan berjalannya strategi-strategi yang dikembangkan; (3) instrumen pengukur keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan; (4) mekanisme kontrol keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, dan ketercapaian tujuan. 1.1.4 Fakultas menetapkan tonggak-tonggak capaian (milestones) tujuan sebagai penjabaran atau pelaksanaan Renstra. Ditemukan adanya bukti-bukti yang jelas tentang; (1) rumusan tujuan bertahap yang akan dicapai pada kurun waktu tertentu; (2) tonggaktonggak capaian tujuan dalam setiap periode kepemimpinan Fakultas; (3) mekanisme kontrol ketercapaian dan tindakan perbaikan untuk menjamin pelaksanaan tahap-tahap pencapaian tujuan. 1.1.5 Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran. 1.1.5.1
Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran.
Memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang: sangat jelas; sangat realistik; saling terkait satu sama lain; melibatkan dosen, senat, mahasiswa, tenaga administrasi, alumni dan masyarakat. 1.1.5.2
Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen. Strategi pencapaian sasaran: Dengan tahapan waktu yang jelas dan sangat realistik. Didukung dokumen yang sangat lengkap.
1.2
Visi dan misi dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan.
1.2.1 Sosialisasi visi dan misi Fakultas dilaksanakan secara berkala kepada pemangku kepentingan. Visi dan misi Fakultas disosialisasikan kepada semua pemangku kepentingan secara berkala melalui: (1) pemasangan poster di lingkungan fakultas. (2) buku profil fakultas (3) website fakultas
1
1.2.2 Visi dan misi Fakultas dijadikan pedoman, panduan, dan rambu-rambu bagi semua pemangku kepentingan internal serta dijadikan acuan pelaksanaan Renstra, keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui strategi-strategi yang dikembangkan. Ditemukan bukti-bukti yang sahih dan andal bahwa visi dan misi; (1) dipahami dengan baik dan dijadikan acuan pelaksanaan Renstra pada semua tingkat unit kerja; (2) dijadikan rambu-rambu, panduan atau pedoman bagi semua pemangku kepentingan internal.
2
2.
Tatapamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
2.1
Tatapamong menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.
2.1.1
Jelaskan bahwa Universitas/Fakultas/Program memiliki tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsipprinsip tata pamong, terutama yang terkait dengan pelaku tata pamong (aktor) dan sistem ketatapamongan yang baik (kelembagaan, instrumen, perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan, serta kode etik).
FIA UB telah memiliki sistem tatapamong yang dapat menjamin terpilihnya pemimpin yang memiliki visi, misi, kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, bertanggung jawab, dan menerapkan prinsip keadilan dalam mengelola penyelenggaraan pendidikan. Saat ini di FiA UB telah dibakukan beberapa regulasi yang mendukung terlaksananya secara konsisten prinsip-prinsip sistem Tata Pamong di FIA UB diantaranya mengenai mengenai Susunan Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) FIA UB, Pemilihan Senat, Pemilihan Dekan dan Pembantu Dekan, Pemilihan Ketua Jurusan dan Program Studi, Etika Akademik, Pengangkatan Pimpinan Tenaga Kependidikan; dan deskripsi pelaksanaan tugas masing-masing unsur pimpinan tersebut.
2.2
Memiliki struktur organisasi yang efektif sesuai dengan kebutuhan institusi serta sistem pengelolaan dan operasi yang berlaku, lengkap dengan deskripsi tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas.
2.2.1
Uraikan struktur organisasi yang lengkap dan efektif sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan Universitas/Fakultas/Program yang bermutu.
Struktur organisasi FIA UB yang lengkap dan efektif sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan institusi yang bermutu telah tertuang dalam Peraturan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Nomor: 97 Tahun 2009 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Dalam peraturan tersebut dikemukakan bahwa Struktur Organisasi FIA UB terdiri atas: Pimpinan Fakultas, Senat, Dewan Kehormatan Kode Etik, Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Pelaksana Administrasi, Unsur Penunjang, Gugus Jaminan Mutu, dan Unsur Pelayanan Umum.
1
2.2.2
Uraikan kelengkapan struktur organisasi yang memiliki wewenang dalam melaksanakan tujuh fungsi manajemen berikut: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) pengembangan staf, (4) pengawasan, (5) pengarahan, (6) representasi, dan (7) penganggaran.
Dalam SOTK FIA UB di atas tergambar bahwa kelengkapan struktur organisasi FIA UB memiliki wewenang dalam melaksanakan tujuh fungsi manajemen berikut: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) pengembangan staf, (4) pengawasan, (5) pengarahan, (6) representasi, dan (7) penganggaran. Dekan adalah pimpinan tertinggi dalam penyelenggaraan pendidikan yang dalam pelaksanaan tugasnya dibantu para Pembantu Dekan. Terdapat Senat Fakultas yang berfungsi merumuskan kebijakan fakultas yang dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi dengan Dekan. Dekan FIA UB membawahkan: membawahkan Dewan Kehormatan Kode etik, Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Pelaksana Administrasi, Unsur Penunjang, Gugus Jaminan Mutu, dan Unsur Pelayanan Umum. Di FIA UB terdapat dua jurusan, yaitu Jurusan Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis. Masing-masing jurusan tersebut dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dan seorang Sekretaris Jurusan. Selain itu, FIA UB juga mengkordinasikan pengelolaan Program Magister (S2) Administrasi Publik, Program Magister (S2) Administrasi Bisnis, dan Program Doktor (S3) Ilmu Administrasi (PDIA), masing-masing dipimpin oleh seorang ketua program. Sesui dengan tuntutan perubahan, dalam Jurusan Administrasi Publik dibuka Prodi Administrasi Pemerintahan dan Prodi Perencanaan Pembangunan. Dalam Jurusan Administrasi Bisnis juga dibuka Prodi Bisnis Internasional dan Administrasi Perpajakan. Dalam SOTK FIA UB juga dikemukakan adanya unit-unit yang secara khusus memfasilitasi kegiatan penelitian, pengembangan ilmu dan pengabdian kepada masyarakat. Unit-unit tersebut disebut dengan unsur penunjang dan unsur pelayanan umum. Unsur penunjang merupakan unit yang membantu pelaksanaan tugas fakultas di bidang akademik dan non akademik yang bersifat lintas jurusan/program studi. Unsur penunjang terdiri atas: Pusat Kajian dan Pembinaan Administrasi, Pusat Kajian Korupsi, Pusat Kajian dan Pengembangan Manajemen Sistem Informasi (PKPMSI), Pusat Kajian Konflik dan Kebijakan (RCCP). Unsur Penunjang dipimpin oleh seorang ketua yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Sedangkan Unsur Pelayanan Umum merupakan unit yang memberikan layanan tertentu kepada sivitas akademika dan pemangku kepentingan lainnya. Unsur Pelayanan Umum terdiri atas: Unit Pelaksana Teknis (UPT) Bahasa, UPT Layanan Referensi Ilmiah atau Ruang Baca, dan UPT Humas. Unit Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang ketua yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Dalam SOTK FIA UB juga terdapat tim pengendalian mutu, yang disebut Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan Unit Jaminan 2
Mutu (UJM). Gugus Jaminan Mutu memberi masukan kepada Dekan dan melakukan evaluasi terhadap implementasi sistem penjaminan mutu sedangkan Unit Jaminan Mutu memberi masukan kepada jurusan dan melakukan evaluasi terhadap implementasi sistem penjaminan mutu. Seperti telah dikemukakan sebelumnya, Pimpinan Fakultas adalah dekan dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 3 (tiga) orang pembantu dekan. Pembantu Dekan I mempunyai tugas membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan,penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pembantu Dekan I mempunyai fungsi: a. penelaahan program studi sarjana, magister, dan doktor; b. pelaksanaan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; c. pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran setiap semester; d. pengendalian standarisasi baku mutu pendidikan akademik; e. pengelolaan data bidang administrasi akademik; f. pelaksanaan kerja sama bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan pihak lain di dalam dan luar negeri; g. penyusunan laporan tahunan dekan di bidang akademik. Pembantu Dekan II mempunyai tugas membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pembantu Dekan II mempunyai fungsi: a. pengkoordinasian penyusunan anggaran dan belanja fakultas yang disusun oleh jurusan, program studi, laboratorium, unit penunjang, dan unit pelaksana administrasi; b. pengurusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, ketertiban, dan kemanan fakultas; c. penyelenggaraan pengelolaan data bidang administrasi umum; d. pemantauan dan evaluasi kinerja tenaga administrasi; e. pengkoordinasian penyusunan daftar usulan kegiatan; f. pengkoordinasian penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) fakultas; g. penyusunan laporan tahunan dekan di bidang administrasi umum dan keuangan. Pembantu Dekan III mempunyai tugas membantu dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang kemahasiswaan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pembantu Dekan III mempunyai fungsi: a. pengkoordinasian kegiatan kemahasiswaan; b. pembinaan kesejahteraan kemahasiswaan; c. peningkatan dan pengembangan minat, bakat, dan penalaran mahasiswa; d. pengkoordinasian dengan Ikatan Alumni Universitas Brawijaya; e. penyusunan laporan tahunan Dekan di bidang kemahasiswaan.
3
2.2.3
Jelaskan peran dan fungsi kelembagaan kode etik.
FIA UB telah memiliki regulasi yang mengatur terkait dengan hal ini melalui Peraturan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Nomor: 58/J.10.1.14/Sk/2009 Tentang Kode Etik Akademis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Kode Etik Akademis ini bertujuan untuk menciptakan suatu situasi dan kondisi yang kondusif bagi semua anggota sivitas akademika dan karyawan agar penyelenggaraan semua kegiatan akademis dapat berjalan secara efektif dan sesuai dengan standar jaminan mutu pendidikan di FIA-UB. Kode Etik Akademis ini berfungsi untuk menjadi pedoman bersikap dan berperilaku bagi anggota sivitas akademika dan karyawan dalam menjalankan tugas-tugas akademisnya. 2.3
Kepemimpinan Universitas/Fakultas/Program memiliki karakteristik: kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik.
2.3.1
Bagaimana karakteristik kepemimpinan yang efektif.
Kepemimpinan yang efektif di FIA UB memiliki karakteristik: kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik yang dilakukan secara kolegial dengan mensinergikan Dekan, Pembantu Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi Doktor, dan Magister, yang mempunyai tugas memimpin pelaksanaan pendidikan (pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat), pembinaan sivitas akademika. Selama ini kepimpinan fakultas dan jurusan FIA UB mencerminkan figur yang : 1. Visioner. Memiliki pandangan bahwa FIA UB di masa depan menjadi center of excellent di bidang ilmu administrasi pada level nasional maupun internasional. 2. Demokratis. Mau menerima kritik maupun saran dalam merencanakan dan berkaitan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
melaksanakan segala aktifitas yang
3. Transparan. Dalam menjalankan kepemimpinan selalu berpegang pada prinsip keterbukaan, informatif dan akuntabel. Transparansi yang dimaksud menyangkut pelaksanaan akademik, administrasi umum dan kepegawaian, maupun bidang kemahasiswaan. 4. Inovatif. Mengembangkan terobosan-terobosaan baru demi kemajuan fakultas, baik menyangkut sistem pengelolaan 4
akademik, administrasi umum dan kepegawaian, bidang kemahasiswaan, maupun pengembangan program-program studi baru. 2.4
Renstra disusun dan disosialisasikan oleh Universitas/Fakultas/Program kepada semua pemangku kepentingan.
2.4.1
Bagaimana partisipasi pemangku kepentingan dalam menyusun Renstra.
Sistem pengelolaan FIA UB didasarkan pada Renstra FIA UB (2004 – 2013) dan Renstra tersebut dijabarkan kedalam Rencana Operasional (Renop) yang dilaksanakan dalam setiap tahun akademik. Penyusunan Renstra FIA UB telah melibatkan semua pemangku kepentingan, diantaranya sistem pengelolaan akademik dan personalia di bawah koordinasi Pembantu Dekan I (Bidang Akademik), Pembantu Dekan II (Bidang Administrasi Umum dan Keuangan) dan Pembantu Dekan III (Bidang Kemahasiswaan). 2.4.2
Jelaskan proses sosialisasi Renstra secara efektif dan intensif
Proses sosialisasi Renstra telah dilakukan secara efektif dan intensif serta ramah teknologi dimana dokumen renstra dapat diakses melalui website FIA UB yaitu www.fia.ub.ac.id 2.5
Renstra dilaksanakan dalam bentuk program-program yang terintegrasi pada semua unit kerja, dimonitor, dievaluasi dan ditindaklanjuti hasilnya secara teratur dan efektif.
2.5.1
Jelaskan pelaksanaan Renstra dalam bentuk program yang terintegrasi.
Sistem pengelolaan jurusan, program studi, ataupun kegiatan penunjang akademik tercermin dalam pelaksanaan Renstra dalam bentuk program yang terintegrasi yang secara fungsional dan operasional berkaitan dengan planning, organizing, staffing, leading, controlling, serta operasi internal dan eksternal.
2.6
Memiliki prosedur yang komprehensif, mencakup mekanisme untuk melakukan perencanaan dan implementasi kebijakan-kebijakan Universitas/Fakultas/ Program. 5
2.6.1
Bagaimana prosedur perencanaan dan implementasi kebijakan Universitas/Fakultas/Program.
Prosedur perencanaan dan implementasi kebijakan di FIA UB dilakukan dengan prinsip:
Bottom up planning. Kebijakan di FIA UB mempertimbangkan informasi dan masukan dari bawah mulai dari mahasiswa, karyawan, dosen. Sehingga setiap keputusan mencerminkan permasalahan riil yang dihadapi seluruh civitas akademika, dan bukan semata-mata keputusan dari atas (top down).
Demokratis. Antar bagian organisasi dalam menjalankan tugas menghindari keputusan sepihak. Kebijakan Dekan dan Pembantu Dekan diambil secara musyawarah dengan Ketua Jurusan begitu pula sebaliknya.
Partisipatif. Pertemuan koordinasi dengan semua elemen di FIA UB dilakukan secara rutin minimal satu bulan sekali. Kegiatan koordinasi ini terkait dengan penyusunan kalender akademik, praktikum dan ujian, pelaksanaan Tugas Akhir, evaluasi keberhasilan studi mahasiswa.
Familiar. FIA UB merupakan sebuah keluarga besar. Hubungan antar person baik di level pimpinan dan bawahan mengutamakan pendekatan kekeluargaan yang saling menghormati dan tidak ada sekat dalam melakukan kontak. Keharmonisan hubungan antar individu ditandai dengan keseimbangan antara pelaksanaan hak dan kewajiban. 2.7
Universitas/Fakultas/Program memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja.
2.7.1
Uraikan program dalam meningkatkan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit.
Program dalam meningkatkan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di FIA UB dilaksanakan melalui penciptaan suasana akademik yang kondusif dilakukan dengan kegiatan seminar, diskusi, kuliah tamu/DTA. Selain itu dilakukan pemberian reward dan punishment serta penerapan aturan secara bijak. Setiap pelanggaran aturan akan dikenakan teguran atau sanksi sesuai aturan kepegawaian dengan mempertimbangkan berat ringannya pelanggaran serta dilanjutkan dengan pembinaan kepada yang bersangkutan. Reward diberikan kepada sivitas akademika yang berjasa dan atau berprestasi. Reward diberikan kepada dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa 6
berprestasi. Pemilihan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa berprestasi telah meningkatkan iklim kompetitif dalam penciptaan suasana akademik yang kondusif. Reward penting lainnya senantiasa diberikan kepada mahasiswa beserta dosen pembimbingnya yang berhasil menjuarai kompetisi bidang penalaran baik di tingkat lokal, regional dan nasional. Hal ini mampu meningkatkan motivasi berprestasi sivitas akademika sekaligus meningkatkan suasana akademis di FIA UB. 2.8
Menyebarluaskan hasil kinerja Universitas/Fakultas/Program secara berkala kepada pemangku kepentingan sebagai bentuk akuntabilitas publik.
2.8.1
Bagaimana diseminasi hasil kerja Universitas/Fakultas/Program sebagai akuntabilitas publik
Transparansi pelaksanaan organisasi bidang akademik, setiap penyelesaian, pengambilan keputusan ataupun kebijakan yang terkait dengan masalah akademik dilakukan secara musyawarah dengan ketua jurusan. Koordinasi dengan ketua jurusan selalu diadakan. Di bidang akademik kegiatan kordinasi ini terkait dengan penyusunan kalender akademik (jadual kuliah, praktikum dan ujian) pelaksanaan Tugas Akhir, evaluasi studi mahasiswa. Hal lain seperti pemberian nilai akhir pada mahasiswa, dosen juga menerapkan sistem yang transparan dimana mahasiswa dapat menghitung nilai yang akan diperoleh sesuai dengan bobot masing-masing komponen penilaian (Kuliah, Tugas, UTS, UAS dan Kuis) sesuai dengan kontrak perkuliahan dan penilaian diumumkan secara terbuka serta mahasiswa diberi kesempatan untuk klarifikasi nilai yang didapat dan dapat diakses secara langsung melalui internet. Pengadaan barang/sarana prasarana/fasilitas dilakukan secara transparan dan dilaksanakan oleh panitia pengadaan dengan memperhatikan kebutuhan yang didasarkan permintaan jurusan dan atas inisiatif pimpinan fakultas. Menunjang transparansi tersebut dibentuk Tim Pemeriksa dan Penerima Barang. Transparansi di bidang keuangan dilakukan melalui rapat kerja dan rapat senat Fakultas. Rapat kerja FIA UB dihadiri oleh Pimpinan Fakultas, Guru Besar, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi (Doktor, Magister), Ketua Laboratorium, Ketua Lembaga, GJM, UJM, KTU, dan Kasubbag FIA UB. Produk yang dihasilkan adalah Rencana Anggaran dan Program Kerja FIA UB tahun anggaran yang akan datang. Di samping itu dibahas pula hal-hal yang berkaitan dengan masalah keuangan untuk tahun anggaran berjalan. Hasil rapat kerja selanjutnya dipresentasikan di dalam Rapat Senat FIA UB untuk menyempurnakan rencana 7
anggaran tersebut.
2.9
Memiliki sistem audit internal yang efektif dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja.
2.9.1
Jelaskan sistem audit internal yang efektif, menggunakan kriteria dan instrumen untuk mengukur kinerja setiap unit.
Pelaksanaan audit internal di FIA UB dilaksanakan dibawah koordinasi Management Representative yaitu Pembantu Dekan I. Setiap aktivitas di FIA UB harus selalu mengacu pada peraturan-peraturan yang berlaku secara nasional maupun peraturan-peraturan yang telah disusun dan ditetapkan oleh universitas maupun fakultas hal ini untuk memperlancar setiap aktivitas yang dilakukan serta menjaga transparansinya. Peraturan-peraturan produk fakultas meliputi peraturan pendukung di bidang keuangan, sarana prasarana dan akademik, antara lain; SK Dekan No.13/SK/2008 tentang peraturan pendukung di bidang sarana prasarana dan peraturan pendukung di bidang akademik, SK Dekan No.78/SK/2008 tentang Peraturan pendukung di Bidang Keuangan, yang telah diberlakukan adalah: aturan tentang besaran insentif dan sanksi atas keterlambatan hadir, peraturan tentang besaran honorarium untuk Ketua & Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Laboratorium, peraturan tentang pengajuan dana ( dropping). Peraturan pendukung di bidang sarana prasarana antara lain; tentang peraturan penggunaan kendaraan dinas, peraturan penggunaan kelas, peraturan peminjaman ruangan, peraturan peminjaman peralatan dan lain lain. Peraturan pendukung di bidang akademik tentang peraturan penilaian, peraturan terminal, peraturan ujian, pendaftaran wisuda, regrestrasi, pengajuan penundaan SPP, dan lain-lain. 2.10
Universitas/Fakultas/Program menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual, dan pelaksanaannya.
2.10.1
Bagaimana keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu.
Sistem monitoring dan unit kendali mutu FIA UB ditingkat fakultas dilakukan oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM), di masing masing jurusan dilakukan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) yang dibentuk oleh Dekan. GJM bertugas menyusun dokumen8
dokumen mutu yang meliputi Standar Akademik, Kebijakan Akademik dan Manual Prosedur. 2.10.2
Uraikan secara singkat keberadaan Dokumen Mutu.
Sampai saat ini GJM FIA UB telah menyelesaikan 8 buah dokumen penjaminan mutu. Di samping itu, UJM menyusun Manual Prosedur, Spesifikasi Jurusan, dan Kompetensi Lulusan di jurusan. Berkaitan dengan hal tersebut, hingga saat ini terdapat beberapa dokumen yang telah dihasilkan UJM melalui koordinasi dengan Jurusan 2.10.3
Bagaimana implementasi penjaminan mutu.
Dalam melaksanakan tugasnya terkait dengan implementasi penjaminan mutu, Gugus Jaminan Mutu berkoordinasi dan berkerjasama dengan Pembantu Dekan Bidang Akademik, sedangkan Unit Jaminan Mutu berkoordinasi dan bekerjasama dengan Jurusan. 2.10.4
Bagaimana monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, aset, sarana prasarana.
Kualitas sistem penjaminan mutu tersebut berada di bawah kontrol dan bimbingan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat UB. Sistem penjaminan mutu di tingkat univeritas, melalui PJM UB melakukan monitoring kinerja Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) baik tingkat GJM dan UJM. Dengan cara ini mutu akademik di tingkat jurusan ataupun di tingkat fakultas dapat dikontrol secara berkelanjutan. 2.11
Universitas/Fakultas/Program memiliki rekaman data yang diolah menjadi informasi untuk memungkinkan pelacakan kembali data dan informasi yang diperlukan serta memberikan peringatan dini kepada pihak yang melakukan tindakan perbaikan. 9
2.11.1
Bagaimana sistem perekaman data dan informasi yang efesien dan efektif.
FIA UB telah mengaplikasikan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) terintegrasi mengikuti Sistem Informasi UB sebagai sistem perekaman data dan informasi akademik yang efesien dan efektif. SIAKAD dapat diakses melalui jaringan internet oleh semua pemangku kepentingan. Fakultas secara kontinyu melakukan monev keluhan (complaint) terkait dengan SIAKAD. Dalam rangka memperbaiki data, merawat sistem, jaringan dan memasukkan data SIAKAD dan website, Fakultas/program telah mempunyai SDM khusus. 2.12
Perguruan tinggi memiliki komitmen institusi untuk menyediakan dana yang menjamin upaya peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus.
2.12.1
Bagaimana komitmen penyediaan dana untuk menjamin mutu internal dan akreditasi. Pimpinan Fakultas memiliki komitmen yang sangat tinggi termasuk dalam hal penyediaan dana untuk menjamin mutu internal dan akreditasi dengan tetap mengacu pada sistem keuangan yang berlaku. Sistem keuangan Fakultas Ilmu Administrasi
merupakan bagian integral dari sistem keuangan Universitas Brawijaya. Pengendalian keuangan di fakultas di bawah koordinasi Pembantu Dekan II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Secara umum sumber penerimaan Fakultas Ilmu Administrasi terdiri atas dana APBN (Rupiah murni) dan dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Pengaturan dan pertanggungjawaban dana APBN sepenuhnya di bawah kendali Rektorat dalam hal ini Pembantu Rektor II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Fakultas memperoleh kewenangan cukup besar dalam pengelolaan dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Mekanisme penerimaan PNBP adalah semua penerimaan disetor ke rekening Rektor, untuk penggunaannya Fakultas terlebih dahulu mengajukan dropping. Setelah dropping diterima, selanjutnya dibelanjakan dan dipertanggungjawabkan kembali ke Universitas. Sistem administrasi keuangan di FIA UB dilakukan oleh Sub-Bagian Keuangan. Pembuatan rencana anggaran PNBP dilakukan melalui 3 (tiga) tahapan, yakni tahap I Perencanaan di tingkat unit-unit kerja, tahap II perencanaan di tingkat Jurusan, baru di tingkat Fakultas, merupakan gabungan dari perencanaan unit-unit kerja, Jurusan, dilakukan melalui Rapat Kerja Fakultas yang membahas tentang Program Kerja dan Anggaran Fakultas, 10
selanjutnya perencanaan di tingkat universitas, merupakan gabungan dari perencanaan Fakultas, dilakukan melalui Rapat Kerja Universitas yang membahas tentang Program Kerja dan Anggaran Universitas. Untuk memperjelas jumlah dana yang dapat dikelola oleh masing-masing fakultas, pihak universitas membuat kebijakan dalam bentuk pembagian pengelolaan secara proporsional. Kebijakan-kebijakan ini disampaikan dan dibahas secara rinci dalam Rapat Kerja FIA UB yang diselenggarakan rutin setiap tahun termasuk membahas komitmen institusi untuk menyediakan dana yang menjamin upaya peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus.
2.13
Universitas/Fakultas/Program memiliki pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi yang diterbitkan oleh Universitas/Fakultas/Program dan dapat diakses dengan mudah.
2.13.1
Bagaimana pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi yang diterbitkan oleh Universitas/Fakultas/Program. Terkait dengan pembukaan dan penutupan jurusan/program studi, FIA UB mengikuti aturan yang berlaku baik di tingkat Universitas maupun Dirjen Dikti.
2.14
Universitas/Fakultas/Program memiliki data dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional dari semua program studi.
2.14.1
Tuliskan data dan informasi mutakhir tentang peringkat dan masa berlaku akreditasi program studi. Tabel 2.1
Data Akreditasi Program Studi 11
Terdokumentasi di No
Nomor Akreditasi
(1) 1
Nama Program Studi
(2) Jurusan Bisnis Jurusan Publik
2
(3) Ilmu Administrasi Ilmu
Administrasi
Peringkat (4)
website
Masa Berlaku (5) 4 (empat) tahun
Ya (6) Ya
4 (empat) tahun
Ya
Tidak (7)
2.15
Jumlah jurusan/program studi S1 (untuk Universitas/Fakultas/Program) dengan peringkat “A” yang masih berlaku.
2.15.1
Tuliskan jurusan/program studi S1 (untuk Universitas/Fakultas/Program) dengan peringkat “A” yang masih berlaku. Tabel 2.2 No (1) 1 2
Data Akreditasi Program Studi dengan peringkat “A” Nama Program Studi Nomor Akreditasi Masa Berlaku Peringkat “A” (2) (3) (4) Jurusan Ilmu Administrasi 4 (empat) tahun Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi 4 (empat) tahun Publik
12
STANDAR 5 KURIKULUM, PEMBELAJARAN DAN SUASANA AKADEMIK
5.1
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya (FIA-UB) memiliki kebijakan, peraturan, pedoman atau buku panduan untuk melakukan perencanaan, pengembangan,
dan
pemutakhiran
kurikulum
secara
berkala
dan
berkesinambungan. Kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik adalah komponen penting dalam sebuah sistem pendidikan. Keberhasilan atau kegagalan dari suatu sistem pendidikan sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut. Kurikulum berisi rancangan pelajaran yang diberikan kepada peserta pelajaran dalam satu periode jenjang pendidikan. Pembelajaran di FIA-UB disesuaikan dengan maksud dan tujuan dari sistem pendidikan yang terintegrasi dengan universitas. Selain itu adanya pedoman pendidikan dimaksudkan untuk dapat mengarahkan pendidikan menuju arah dan tujuan yang dimaksudkan dalam kegiatan pembelajaran dan suasana akademik secara menyeluruh.
5.1.1 Peran Fakultas dalam penyusunan, implementasi, dan pengembangan kurikulum untuk jurusan/program studi yang dikelola.
FIA-UB sangat berperan pengembangan kurikulum jurusan dan prodi. Bentuk
dukungan
pengembangan
fakultas
kurikulum
dalam antara
penyusunan, lain
dalam
implementasi, penyediaan
dan
fasilitas,
pengorganisasian kegiatan, serta bantuan pendanaan. Fakultas melalui Bidang Akademik mengkoordinasikan kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengembangan
pendidikan
dan
pengajaran;
menilik
dan
mengkoordinasikan kegiatan penyusunan kurikulum di bawah jurusan dan
program studi yang ada, melakukan pembinaan dan pengembangan tenaga pengajar
pengampu
mata
kuliah
mengkoordinasi
kegiatan
mengkoordinasi
pengelolaan
dalam
persiapan data
pembuatan
program akademik,
SAP/RPKPS;
perkuliahan maupun
serta
kegiatan
merencanakan susunan Penasehat Akademik.
5.1.2 Kepemilikan dokumen kebijakan tentang pengembangan kurikulum yang lengkap.
Kebijakan FIA-UB dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum dalam program studi dibawah tanggung jawab Dekan melalui Pembantu Dekan bidang Akademik. Hal ini dibuktikan dalam bentuk dokumen tertulis yang mencakup :(1) Kebijakan; (2) Peraturan, (3) pedoman atau buku panduan
yang
memfasilitasi jurusan/program studi untuk melakukan
perencanaan, pengembangan, dan pemutakhiran kurikulum secara berkala. Dalam memonitor dan mengevaluasi kurikulum pada prinsipnya mengacu pada peraturan yang tercantum di dalam Pedoman Pendidikan yang di antaranya juga memuat kurikulum yang digunakan oleh setiap program studi (Lampiran: Kebijakan, Buku Pedoman Akademik). Untuk perencanaan, pengembangan dan pemutakhiran kurikulum secara berkala dan berkesinambungan di FIA mengacu pada Standar Prosedur Operasi (SOP) yang ada di masing-masing jurusan dan program studi (Lampiran: SOP jurusan).
5.2
Universitas/Fakultas/Program memiliki komitmen untuk mengalokasikan anggaran dan mempersiapkan sumberdaya yang dapat digunakan oleh jurusan/program studi untuk merencanakan melaksanakan, mengembangkan, memutakhirkan kurikulum.
5.2.1 Komitmen pengalokasian dana dan sumberdaya manusia untuk pengembangan kurikulum.
Ada alokasi dana dalam anggaran institusi dan sumber daya yang jelas dan memadai, serta realisasi sesuai jadwal untuk semua jurusan/program studi.
Pengelolaan keuangan yang dilaksanakan oleh FIA UB menekankan kepada kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi diantaranya kegiatan pengajaran dan peningkatan mutu kurikulum, mutu dosen, mutu lulusan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat maupun kajian-kajian ilmiah. Fakultas lebih menekankan pada peningkatan pelayanan administrasi baik terhadap mahasiswa maupun lulusan, peningkatan sarana dan prasarana penunjang kegiatan belajar mengajar, maupun peningkatan kualitas gedung perkuliahan. Untuk semua jurusan/program studi, ada alokasi dana dalam anggaran institusi dan sumber daya yang jelas dan memadai, serta realisasi sesuai jadwal, sebagaimana tersebut dalam tabel berikut;
NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
SUMBER DANA SPP : S-1 (PSB, SPMB), DIPLOMA SPP : S-1 SPMK+SPKS+SPKIns SPP : PASCASARJANA SPFP:S1(PSB, SPMB), DIPLOMA SPFP:S1 SPMK+SPKS+SPKIns SPFP : PASCASARJANA SPIP : S1, D3 KONTRAK KERJASAMA SUMBANGAN & HIBAH ORDIK ORMAWA
FAK 60% 70% 75% 50% 67% 75% 80% 97,50% 100% Rp. 140.000 Rp. 135.000
UNIV 40% 30% 25% 50% 33% 25% 20% 2,50% 0% Rp. 60.000 Rp. 90.000
Tabel 5.1 Alokasi Pembagian Fakultas dan Universitas Berdasarkan SK Rektor Nomor 183A/SK/2008 tanggal 04 Agustus 2008 penerimaan PNBP untuk SPP maupun SPFP, pengelolaannya dilakukan secara bersama-sama antara universitas dengan fakultas dengan proporsi yang telah
disepakati, sebagaimana dalam Tabel 5.1. Mulai tahun 2005, sistem anggaran menggunakan model DIPA, sehingga dana rutin dan DIP digabung dalam satu mata anggaran. Dalam rangka meningkatkan transparansi system keuangan antara Fakultas dengan Jurusan dan Program Studi di lingkungan FIA UB, maka pimpinan membagi pengelolaan penerimaan keuangan sebagai berikut :
Tabel 5.2. Pembagian Pengelolaan Keuangan Fakultas dan Jurusan No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
5.3
SUMBER DANA SPP : S-1 (PSB, SNMPTN), DIPLOMA SPP : SPMK+SPKS+SPKIns SPP : PASCASARJANA SPFP:S1, DIPLOMA SPFP : PASCASARJANA SPIP : S1(PSB, SNMPTN) , D3 SPIP : S1 (SPMK+SPKS+SPKIns) DBP SUMBANGAN & HIBAH ORDIK ORMAWA
Universitas/Fakultas/Program
melaksanakan
FAK 100% 70% 10% 70% 100% 100% 80% 0% 100% 100% 100%
monitoring
JURUSAN 0% 30% 90% 30% 0% 0% 20% 100% 0% 0% 0%
dan
evaluasi
pengembangan kurikulum program studi.
5.3.1 Peran Universitas/Fakultas/Program dalam memonitor dan mengevaluasi proses pembelajaran.
Universitas/Fakultas/Program melakukan monitoring dan evaluasi secara bersistem dan terus menerus dan hasilnya digunakan untuk perbaikan proses pembelajaran. Ada laporan evaluasi yang lengkap.
Dalam memonitor dan mengevaluasi proses pembelajaran, FIA UB melakukan monitoring dan evaluasi secara bersistem dan terus menerus dan hasilnya digunakan untuk perbaikan proses pembelajaran. Di samping itu ada laporan evaluasi yang lengkap.
Untuk mendorong perbaikan proses pembelajaran, pimpinan FIA UB telah mengambil kebijakan bahwa mahasiswa mulai angkatan 2005/2006 dan seterusnya secara penuh mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM) Online. Hal ini ditujukan agar pengelolaan di bidang akademik semakin mudah, mulai dari pengurusan jadwal kuliah, jadwal ujian, batal dan tambah mata kuliah serta pencetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS). Untuk mendukung kelancaran penggunaan SIAM, terlebih dahulu dilakukan proses sosialisasi terhadap mahasiswa. Setelah mahasiswa diberi sosialisasi dan diberi pemahaman mengenai prosedur pengurusan perkuliahan maka tenaga kependidikan semakin mudah melaksanakan tugas-tugasnya. Efisiensi dan efektifitas kerja akan dicapai dengan indikator berupa paperless , kecepatan, akurasi, dan real time. Untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara bersistem, maka sistem informasi
online
menjamin
transparansi
informasi
kepada
pihak-pihak
yang
berkepentingan. Sosialisasi pengumuman dan administrasi pendidikan dilakukan kepada mahasiswa sejak mahasiswa di semester pertama, melalui prosesi Orientasi Pendidikan, Orientasi Kegiatan Mahasiswa dan Buku Pedoman. Sosialisasi tersebut juga dilakukan dalam media elektronik melalui website fia.brawijaya.ac.id, termasuk berita-berita hangat seputar kampus (FIA UB) dalam bentuk media cetak dan elektronik yang terbit setiap bulan. Selain itu dalam SIMPEL informasi keuangan yang diterima dapat diakses oleh Sub Bagian Keuangan, Kepala Tata Usaha, Pembantu Dekan II dan Sub Bagian Akademik. Sub Bagian Keuangan menggunakan SIMPEL untuk mengetahui jumlah penerimaan PNBP sebagai dasar pendanaan kegiatan fakultas. Kepala Tata Usaha dan Pembantu Dekan II menggunakan SIMPEL untuk merencanakan penerimaan PNBP tahun berikutnya. Sub bagian akademik menggunakannya untuk mengetahui status akademik mahasiswa, dan memfilter mahasiswa yang belum melakukan pembayaran (penundaan) terhadap proses KRS, KHS, Wisuda, dan Ujian Akhir. SIAM digunakan oleh mahasiswa untuk mengetahui berapa tanggungan keuangan, IPK, dan nilai mata kuliah per semester. Orang tua mahasiswa menggunakan SIAM untuk memonitor prestasi akademik. KHS mahasiswa dikirim kepada orang tua mahasiswa setiap semester. Sistem informasi selalu dikembangkan sesuai kebutuhan dalam kaitannya dengan peningkatan kualitas sistem informasi. Website FIA UB dapat digunakan sebagai sarana forum interaksi sivitas akademika dengan fakultas.
5.3.2 Monitoring dan evaluasi pengembangan kurikulum jurusan/program studi. FIA UB memiliki bukti tertulis tentang analisis dan evaluasi pemutakhiran kurikulum jurusan/program studi dan tindaklanjut untuk penjaminan mutu secara berkesinambungan. Dalam pengembangan kurikulum maka proses monitoring dan evaluasi terhadap metode pembelajaran antara lain dioptimalkan monitoring dan evaluasi terhadap dosen. Untuk itu ada evaluasi terhadap kegiatan perkuliahan di kelas, materi atau bahan perkuliahan, termasuk soal-soal ujian yang diberikan oleh dosen dalam UTS dan UAS. Untuk hal ini maka dibentuk mekanisme feedback berupa pembagian kuisioner tentang kinerja dosen dan perkuliahan kepada para mahasiswa selepas ujian UTS dan UAS. Selain itu mutu bahan ajar yang ada juga masih perlu ditingkatkan kualitasnya. Beberapa bahan ajar perlu memperhatikan kaidah buku ajar, seperti adanya GBPP, SAP, contoh soal atau kasus yang sesuai dengan perkembangan saat ini. Untuk meningkatkan kualitas bahan ajar ini maka dibentuk satuan tugas kelompok dosen perkuliahan yang berkompeten dibidangnya untuk menyusun bahan ajar maupun RPKPS yang lebih berkualitas. Solusi lainnya untuk mengatasi hal ini adalah diadakan pelatihan/pembinaan dalam pembuatan bahan ajar dan merancang proses Monev (monitoring dan Evaluasi) serta penghargaan/insentif, ataupun penalti, bagi para dosen pengampu mata kuliah. Monitoring kehadiran dosen dan materi perkuliahan di FIA dilakukan dengan 2 cara, yakni (1) Dengan menyediakan daftar presensi kehadiran di TU dan presensi di kelas ketika perkuliahan. Untuk kehadiran mahasiswa, dimonitor melalui daftar hadir kuliah yang ditanda tangani dosen. Sedangkan sistem evaluasi pembelajaran diatur dalam pedoman FIA, ada 4 komponen penilaian mata kuliah, yaitu aktivitas di kelas, tugas, ujian tengah semester, dan ujian akhir semester. Masing-masing komponen terdapat persentase sebagai berikut: tatap muka/aktivitas di kelas 10%, tugas terstruktur dan tugas mandiri 20%, ujian tengah semester (UTS) 30%, ujian akhri semester (UAS) 40%. Apabila seluruh kegiatan tersebut di atas dapat dilaksanakan oleh mahasiswa dengan memenuhi syarat yang ditentukan maka ia akan mendapatkan nilai berdasarkan Penghitungan Nilai Akhir berdasarkan bobot prosentase yang kemudian dikonversikan ke Huruf Mutu dan Angka Mutu sebagaimana diatur dalam Pedoman Pendidikan FIA-UB.
Kegiatan perkuliahan disusun oleh program studi berjalan sesuai dengan rencana pembelajaran yang mengacu pada kalender akademik universitas yang ditetapkan oleh Rektor Universitas Brawijaya. Rata-rata dalam satu semester terdapat 15 minggu, sehingga untuk satu mata kuliah 3 SKS jumlah pertemuan maksimal 14 kali. Untuk tingkat kehadiran dosen di FIA-UB mencapai 80% (lihat Lampiran: kehadiran dosen) . Prosentasi kehadiran mengajar dosen di FIA-UB sangat tinggi hal ini didorong oleh kebijakan Fakultas yang memberikan insentif bagi dosen mengajar. Hal ini berdampak positif bagi motivasi mengajar di kelas dan dosen tidak perlu lagi melakukan kegiatan mengajar ekstra di luar FIA-UB. Selain itu masih ada lagi kuliah lapangan (magang, KKN) yakni dengan membawa mahasiswa melihat studi kasus di lapangan. Materi lapangan dan penyelenggaraanya dibawah koordinasi jurusan dan bidang kemahasiswaan. Pembelajaran di lapangan juga dapat dilakukan mahasiswa melalui kegiatan praktis yang diselenggarakan oleh laboratorium.
5.4
Universitas/Fakultas/Program memiliki unit atau lembaga yang mempunyai
fungsi mengkaji dan mengembangkan sistem dan mutu pembelajaran.
5.4.1 Kepemilikan unit pengkajian dan pengembangan sistem dan mutu pembelajaran mendorong mahasiswa untuk berfikir kritis, bereksplorasi, berekpresi, bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber yang hasilnya dimanfaatkan oleh institusi.
FIA UB telah memiliki unit atau lembaga yang khusus berfungsi untuk mengkaji dan mengembangkan sistem serta mutu pembelajaran, dan melaksanakan fungsinya dengan baik serta hasilnya dimanfaatkan oleh institusi. Lembaga ini berupa laboratorium-laboratorium seperti; Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium Organisasi dan Kepemimpinan, Laboratorium
Akuntansi
dan
Keuangan,
Laboratorium
Bisnis
dan
Kewirausahaan, Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan, Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik (lihat Lampiran OTK). Laboratorium-laboratorium di FIA-UB dirancang
sebagai
merupakan lembaga support
yang
fasilitator, dinamisator dan inovator bagi rekayasa
pengembangan berupa kajian,
sistem serta mutu pembelajaran. Kegiatan yang dilakukan penelitian,
dan
aktifitas
ekperimentasi yang bertujuan
mendorong kualitas pembelajaran, mengembangkan kurikulum dan hasil pembelajaran (outcome learning) sesuai bidang-bidang di program studi atau jurusan. Produk yang dihasilkan dapat berimplikasi akademis maupun praktis, baik untuk kepentingan internal (Jurusan Ilmu Administrasi Publik/Bisnis FIAUB) maupun eksternal (masyarakat). Tujuan utama yang ingin dikembangkan oleh lab ini meliputi beberapa hal berikut;
-
Formulasi dan kontekstualisasi kurikulum
-
Revitalisasi kapasitas dan kinerja Program Studi Administrasi Publik/Bisnis
-
Terjaminnya kualitas dan kompetensi lulusan
-
Membangun tools, analytical framework, rekomendasi, plans of action dan sistem informasi program studi / jurusan.
Selain laboratorium, untuk mengkaji dan mengembangkan mutu pembelajaran FIA UB mendirikan pusat-pusat Kajian, yakni;
-
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Akuntansi;
-
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Manajemen Sistem Informasi;
-
Badan Perencanaan dan Kerjasama;
-
Badan Pertimbangan Penelitian;
-
Lembaga Pembinaan Administrasi; Pusat Kajian Konflik dan Kebijakan (RCCP);
-
5.5
Lembaga Penerbitan dan Dokumentasi.
Kepemilikan pedoman yang dijadikan acuan unit pelaksana dibawahnya dalam merencanakan dan melaksanakan program tridharma Universitas/Fakultas/ Program.
5.5.1 Pedoman pelaksanaan tridharma Fakultas yang digunakan sebagai acuan bagi perencanaan dan pelaksanaan program tridharma unit dibawahnya, menjamin keselarasan
visi
pencapaiannya.
dan
misi
Universitas/Fakultas/Program
dengan
program
FIA UB memiliki pedoman-pedoman yang dijadikan acuan bagi unit-unit pelaksana dalam merencanakan dan melaksanakan seluruh program tridharma Fakultas. Pedoman berupa SOP (Standard Operating Procedure) untuk kegiatan stiap unit-unit kerja administratif (kegiatan penunjang akademik) maupun SOP untuk kegiatan proses belajar mengajar (lihat Lampiran SOP). Hampir seluruh unit kerja di FIA UB memiliki SOPnya masing-masing. Hal ini akan memudahkan setiap pihak yang berkepentingan untuk memahami dan mengoperasionalisasikan sistem kerja kegiatan tertentu.
5.6
Universitas/Fakultas/Program memiliki sistem pembelajaran yang efektif dan diperbaiki secara berkelanjutan.
5.6.1 Sistem pembelajaran yang menjamin mutu penyelenggaraan proses pembelajaran yang
baik
dicerminkan
dari
adanya
evaluasi
mahasiswa
terhadap
proses
pembelajaran diberlakukan secara berkala dan hasilnya ditindaklanjuti.
FIA UB telah memiliki sistem yang menjamin terselenggaranya proses pembelajaran yang efektif berpusat kepada mahasiswa dengan memanfaatkan aneka sumber belajar minimal mencakup: (1) Pendekatan sistem pembelajaran dan pengajaran; (2) Perencanaan dan sumber daya pembelajaran; (3) Syarat kelulusan dan dilaksanakan secara konsisten, dimonitor serta dievaluasi secara berkala. Adanya peraturan Prosedur Pelaksanaan Bimbingan Akademis yang tertuang dalam Buku Pedoman Pendidikan, Pedoman Penulisan Skripsi, KKN, Magang. Selain itu, adanya sistem monitoring dan unit kendali mutu serta adanya dokumen akademik (standar akademik, kebijakan akademik dan manual prosedur), buku pedoman akademik dan manual prosedur (MP) untuk setiap unit kegiatan total sebanyak 51 (lima puluh satu) akan sangat memadai dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas PBM. Dalam hal pendekatan sistem pembelajaran dan pengajaran, prosedur pelaksanaan bimbingan akademis dan non akademis kepada mahasiswa tersedia dengan lengkap. Prosedur ini berkaitan dengan bimbingan dalam peningkatan softskill mahasiswa, pengembangan kegiatan penalaran, minat dan bakat, serta
kesejahteraan mahasiswa. Prosedur tersebut berkenaan dengan berbagai proses pembimbingan kegiatan non akademis yang berupa prosedur: pengajuan proposal kegiatan, keaktifan dalam kegiatan kemahasiswaan, pelaporan kegiatan, pengajuan anggaran, dan pengajuan beasiswa, termasuk pula pemberian hadiah kepada mahasiswa yang memiliki prestasi. Seluruh prosedur disediakan untuk membangkitkan semangat mahasiswa guna berkreasi dalam kegiatan kokurikuler dan membangun semangat wirausaha serta secara khusus mampu membangun iklim akademis yang kondusif di FIA UB. Kegiatan kemahasiswaan di FIA UB merupakan wahana praktek yang sangat terkait erat dengan ilmu pengetahuan yang dipelajari, yakni ilmu administrasi. Dengan demikian, aktivitas dalam lembaga kemahasiswaan sangat terkait erat dengan upaya mendukung efektivitas PBM di FIA UB. Sedangkan dalam perencanaan dan sumber daya pembelajaran FIA UB selalu melakukan kegiatan koordinasi antara dosen dan karyawan. Sebelum proses pembelajaran dilaksanakan diawal semester, fakultas, melalui jurusan dan program studi melakukan koordinasi dengan dosen kelompok keahlian. Dari hasil rekomendasi rapat kelompok keahlian tersebut jurusan memeriksa draft jadwal perkuliahan beserta dosen pengasuh mata kuliah selama satu tahun ke depan. Selain itu melalui jurusan dan program studi juga diadakan koordinasi dengan ketua laboratorium untuk membicarakan pengembangan sistem pembelajaran, daya dukung untuk mata kuliah, maupun persiapan praktikum selama satu semester ke depan apabila diperlukan. Dalam strategi pembelajarannya FIA-UB berusaha menerapkan metode berbasiskan teknologi informasi. Untuk pemerataan dan peningkatan kompetensi dosen dan mahasiswa maka diprogramkan untuk mengadakan pelatihan komputer dasar dan software aplikasi yang diperuntukkan bagi dosen bekerja sama dengan LP3 UB dan mahasiswa melalui laboratorium komputer. Selain itu membiasakan penyampaian materi kuliah dengan menggunakan MS. Power Point atau lainnya, mengoptimalkan penggunaan komputer pada mata kuliah berbasis komputer di di Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis dan Ilmu Administrasi Publik. Akan tetapi mengingat belum semua (sebagian kecil) SDM dapat menguasai komputer, maka penyampaian bahan ajar dapat melalui metode konvensional. Kualifikasi, relevansi dan kesesuaian materi pembelajaran dengan tujuan mata kuliah dilakukan dengan cara menyusun (memilih dan mengorganisir) materi
pembelajaran. ini berdasarkan hasil analisis tujuan/kompetensi dan learning outcomes setiap mata kuliah yang telah ditetapkan, antara lain ada muatan; (a) landasan kepribadian dan pemahaman kaidah kehidupan masyarakat (attitude), (b) penguasaan ilmu dan ketrampilan (knowledge and skills); (c) kemampuan berkarya; serta (d) sikap dan perilaku dalam berkarya. Dalam hal ini yang berwenang menetapkan kualifikasi hasil pendidikan di setiap program studinya secara keseluruhan adalah Rektor, Dekan dan Ketua Jurusan melalui mekanisme yang searah dengan pedoman pendidikan Universitas Brawijaya. FIA UB memiliki syarat kelulusan bagi mahasiswanya dan dilaksanakan secara konsisten, dimonitor serta dievaluasi secara berkala. Syarat kelulusan diatur dalam buku pedoman pendidikan. Sedangkan monitoring dan evaluasi dilakukan melalui Program penelusuran alumni (tracer study) yang dilakukan secara terencana dan setiap tahun. Hasilnya dipergunakan sebagai masukan bagi pembuat kebijakan di fakultas maupun untuk mengetahui penyerapan kerja lulusan/alumni. Kemampuan dan keterampilan lulusan dengan tuntutan dunia kerja sudah sesuai. Tracer study dilakukan oleh FIA UB terhadap lulusan tahun 2005-2008 sejumlah 1.410 ( sebagai populasi ). Sampel diambil sebesar 30% sesuai dengan standart yang ditentukan oleh Pendidikan Tinggi sebesar 423 lulusan. Hal ini nampak pada hasil tracer study yang menunjukkan sebagian besar lulusan bekerja di perusahaan/kantor swasta di luar kota yaitu sebesar 39,1% dengan perincian laki-laki 16,44% dan perempuan 20,66%. Urutan kedua adalah lulusan yang bekerja di perusahaan/kantor swasta di daerah asal alumni sebesar 25,9% dengan perincian laki-laki 14,27% dan perempuan 13,62%. Sedangkan urutan ketiga adalah lulusan yang bekerja pada sektor wirausaha sebesar 19,9% dengan perincian laki-laki 12,84% dan perempuan 4,99%. Urutan keempat adalah lulusan yang bekerja pada instansi pemerintahan sebagai PNS sebesar 7,3% dengan perincian laki-laki 5,71% dan 3,40% perempuan. Sedangkan lulusan yang bekerja di perusahaan keluarga menempati posisi ke lima sebesar 3,6% dengan perincian laki-laki 2,17% dan perempuan 1,43%. Urutan keenam adalah lulusan yang bekerja di instansi pemerintahan sebagai tenaga honorer sebesar 2,1% dengan perincian laki-laki 0,74% dan perempuan 1,36%. Selanjutnya lulusan yang bekerja pada Lembaga Swadaya Masyarakat sebesar 0,7% yang semuanya adalah perempuan. Sedangkan lulusan yang bekerja pada bidang lain selain dari bidang di atas sebesar 1,4% dengan perincian laki-laki 0,74% dan perempuan 0,66%.
Sebagian besar lulusan (70%) dengan masa tunggu kurang dari 6 (enam) bulan. Sisanya bervariasi tersebar pada masa tunggu 6 (enam bulan) ke atas
5.6.2 Sistem pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi mahasiswa untuk
meraih prestasi akademik yang maksimal.
Ada bukti Universitas/Fakultas/Program menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana akademik dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan.
FIA UB menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana akademik dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan. Kebijakan dan strategi, pengembangan suasana akademik dilakukan melalui beberapa cara, yaitu; (a) peningkatan kualitas input, output dan outcome dari lulusan yang berdampak langsung terhadap peran Fakultas Ilmu Administrasi terhadap masyarakat, (b) Peningkatan keterkaitan Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam
mendukung
Proses
Belajar
Mengajar
(PBM),
(c)
Peningkatan
pemanfaatan Teknologi Informasi (IT) dalam upaya peningkatan kualitas PBM, (d) Penerapan standar mutu nasional dalam pelaksanaan proses pendidikan di Fakultas Ilmu Administrasi, (e) Peninjauan kurikulum di lingkungan Fakultas Ilmu Administrasi secara berkala dan berkesinambungan disesuaikan dengan kebutuhan dari stakeholder, (f) Menyediakan dosen yang berkualitas, sarana dan prasarana pendidikan yang cukup dan modern dalam memfasilitasi proses belajar mengajar dalam atmosfer akademik yang kondusif, (g) Mengembangkan kurikulum yang dinamis serta program-program inovasi yang menunjang proses pembelajaran yang berorientasi pada penelitian, (h) Memberikan kesempatan dan keterampilan kepada mahasiswa untuk belajar dan berkembang secara optimal, (i) memberikan ruang yang cukup bagi pengembangan kepribadian, bakat, minat, dan pembinaan diri. Program implementasi penunjang suasana akademik dituangkan dalam
berbagai kegiatan yang terlembaga sehingga ada yang bertanggung jawab atas mengembangkan kegiatan yang terencana dan terjadwal. Untuk itu Fakultas membentuk lembaga lain bagi pengembangan suasana akademik, seperti; 1) Mini Office. Merupakan sarana penunjang pada Program Studi D-III Kesekretariatan, agar dapat menerapkan bentuk kegiatan/mekanisme kerja yang dilakukan di kantor tempat praktek, baik pada perusahaan jasa, dagang maupun industri. 2) Laboratorium Pengkajian dan Pengembangan Manajemen Sistem Informasi. Merupakan sarana penunjang bagi semua program/jurusan yang dirancang untuk mengembangkan sistem informasi manajemen dalam rangka proses belajar-mengajar. 3) Laboratorium Bahasa Inggris. Untuk menunjang proses belajar-mengajar dan dalam rangka meningkatkan kemampuan siswa dalam berbahasa Inggris 4) Laboratorium Pengembangan Akuntansi dan Manajemen Keuangan. Merupakan sarana penunjang Jurusan Administrasi Niaga/Bisnis yang dirancang untuk mengembangkan ilmu akuntansi dan manajemen keuangan dalam rangka proses belajar mengajar. 5) Laboratorium Mengetik Elektronik. Bertujuan untuk mengembangkan keterampilan mahasiswa dalam mengetik cepat dan benar atas berbagai bentuk surat-surat resmi, formulir, dan dokumen kantor lainnya. 6) Lembaga Penerbitan dan Publikasi. Lembaga Penerbitan dan Publikasi merupakan salah satu sarana penunjang pengembangan ilmu administrasi yang bertujuan untuk menerbitkan dan mempublikasikan segala bentuk karya tulis ilmiah serta mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dibuat dalam ruang lingkup Fakultas Ilmu Administrasi. Pengerahan sumberdaya dilakukan dengan cara; (a) mengoptimalisasi pengelolaan aset secara tepat guna dan berdaya guna
sebagai salah satu
sumber pendanaan dalam rangka mendukung pelaksanaan pendidikan dengan berbasis pada penggunaan teknologi informasi (TI), (b) Peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui dukungan pendanaan secara bijak, (c) Mengoptimalkan
pengelolaan
administrasi
pendidikan,
kepegawaian
dan
keuangan, (d) Membangun dan mengembangkan sistem penjaminan mutu tingkat
fakultas,
(e)
Pengembangan
sarana
akademik
dilakukan
agar
pemanfaatannya dalam kegiatan akademik dan penelitian benar-benar efektif,
efisien,
dan
produktif
dengan
mengacu
pada
prioritas
pengembangan
jurusan/program studi, (f) Pengembangan sarana akademik berorientasi pada pengembangan perpustakaan, bahan ajar dan kebutuhan teknologi informasi dalam pembelajaran, (g) Pengembangan jumlah dan kualitas staf tenaga administrasi harus dilakukan dengan pola rekruitmen, pemanfaatan, dan pengembangan karirnya berdasar standar yang lebih jelas. Sedangkan monitoring dan evaluasi dilaksanakan melalui; (a) Evaluasi secara berkala terhadap aktivitas Tri Dharma dosen dan memprogram dosen yang aktivitasnya Tri Dharmanya kurang, (b) Pembentukan unit jaminan mutu dalam rangka penerapan standar mutu nasional dalam pelaksanaan proses pendidikan di Fakultas Ilmu Administrasi, (c) Peninjauan kurikulum secara berkala serta Pengembangan Kurikulum yang dinamis mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan
dan
teknologi
serta
kebutuhan
stakeholders,
(d)
pengembangan bahan ajar, kompetensi, model pembelajaran yang relevan dengan kebutuhan masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, (e) Memperbaiki kualitas proses belajar mengajar dan evaluasi hasil belajar sejalan dengan berkembangnya inovasi teknologi pembelajaran dan teknologi informasi. Untuk
tindak
lanjut
bagi
langkah
perbaikan
secara
berkelanjutan
dilaksanakan melalui; (a) Peningkatkan peran aktif sivitas akademika Fakultas Ilmu Administrasi untuk memberikan solusi terhadap persoalan masyarakat melalui pendekatan teknologi berbasis sains, (b) Memberikan pendidikan dan pelayanan kepada masyarakat, (c) Menerima informasi, masukan, bantuan masyarakat untuk meningkatkan relevansi pendidikan , penelitian, dan pengabdian masyarakat.
5.6.3 Peran Universitas/Fakultas/Program dalam penciptaan suasana akademik. Peran FIA UB dalam penciptaan suasana akademik diimplementasikan dalam bentuk : (1) Kebijakan tentang suasana akademik, (2) Menyediakan sarana dan prasarana, (3) Dukungan dana, (4) Kegiatan akademik yang mendorong interaksi akademik antara dosen dan mahasiswa untuk pengembangan perilaku kecendekiawanan.
Kebijakan tentang suasana akademik FIA UB diwujudkan dalam berbagai bentuk peraturan seperti; Peraturan Dekan FIA UB Nomor: 58/J.10.1.14/SK/2009 Tentang KODE ETIK AKADEMIS (Lampiran kode Etik Akademis), Peraturan Dekan FIA UB NOMOR: 97 TAHUN 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja (Lampiran OTK). Sedangkan sarana dan prasarana di FIA UB sangat layak dan sangat sesuai
sehingga proses PBM sangat lancar. Kualitas dan kuantitas prasarana sangat bagus serta terawat dengan baik (Lampiran Sarana dan prasarana). Demikian pula dukungan dana sangat memadai dan mendukung penciptaan suasana akademik. Dana yang diperoleh oleh FIA UB digunakan untuk mendukung semua kegiatan yang diprogramkan FIA UB, untuk pengembangan/peningkatan kualitas dan kuantitas SDM, sarana prasarana. Alokasi penggunaan dana FIA UB sebagai berikut: Tabel 5.1 Proporsi Anggaran SPP NO 1 2 3 4 5
URAIAN Pendidikan Penelitian Pengabdian Kepada Masyarakat Kemahasiswaan Kerumahtanggaan
(%) 45 10 5 5 35
Tabel 5.2 Proporsi Anggaran SPFP NO 1 2. 3. 4. 5.
URAIAN Pendidikan Penelitian Pengabdian Kepada Masyarakat Kemahasiswaan Kerumahtanggaan
(%) 44 0 0 3 53
Tabel 5.3 Pagu Anggaran NO 1 2 3 4 5 6
URAIAN Vakasi Keperluan Perkantoran Belanja Barang Modal Belanja Barang Tugas Pokok dan Fungsi Langganan Daya dan Jasa Pemeliharaan Gedung & Bangunan
PAGU % 35 3,61 14,2 37,68 1,2 4,98
7 8
Pemeliharaan Peralatan & Mesin Perjalanan
1,53 1,8
Pola penganggaran FIA UB disesuaikan dengan unit kerja mengacu pada skala prioritas. Penentuan prioritas dan penggunaan dana ditentukan melalui rapat kerja fakultas yang dihadiri oleh pimpinan fakultas, jurusan, program studi, guru besar, ketua laboratorium dan unit kerja lainnya sehingga transparansi perencanaan dan penggunaan anggaran diketahui oleh semua stakeholder. FIA UB memiliki kegiatan akademik yang mendorong interaksi akademik antara dosen dan mahasiswa untuk pengembangan perilaku kecendekiawanan. Penciptaan suasana akademik yang kondusif ini dilakukan dengan kegiatan seminar, diskusi, kuliah tamu/DTA. Untuk mengembangkan komunikasi dan penyebaran informasi akademik setiap mahasiswa memiliki dosen Pembimbing Akademik (PA). untuk mengembangkan perilaku kecendekiawanan dilakukan pemberian reward dan punishment serta penerapan aturan secara bijak atas setiap prestasi ilmiah para dosen maupun mahasiswa. Sebaliknya setiap pelanggaran aturan akan dikenakan teguran atau sanksi sesuai aturan kepegawaian dengan mempertimbangkan berat ringannya pelanggaran serta dilanjutkan dengan pembinaan kepada yang bersangkutan. Dengan demikian penghargaan akan diberikan kepada dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa berprestasi. Disamping itu adanya pemilihan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa berprestasi telah meningkatkan iklim kompetitif dalam penciptaan suasana akademik yang kondusif. Reward penting lainnya senantiasa diberikan kepada mahasiswa beserta dosen pembimbingnya yang berhasil menjuarai kompetisi bidang penalaran baik di tingkat lokal, regional dan nasional. Hal ini mampu meningkatkan motivasi berprestasi sivitas akademika sekaligus meningkatkan suasana akademis di FIA UB. Fasilitas berupa ruang kuliah ber-AC, LCD, Speaker, hotspot, taman, kantin, musholla, ruang dosen. Mendukung suasana akademik yang kondusif didatangkan dosen tamu, tenaga ahli, bedah buku, termasuk hubungan dosen dengan mahasiswa melalui penasehat akademik, informasi penerbitan, buku, jurnal.
