BIJLAGE Bijlage nr. 1a Bijlagen bij het Bestek voor de ontwikkeling van een geïntegreerde software voor deelnemerbeheer
Bijlage 1: Voorbeeldattesten Bijlage 2: Lexicon Bijlage 3: Businesscases
1
Bijlage 1: Voorbeeldattesten Vb 1: Fiscaal attest sportkamp
2
Vb. 2: Fiscaal attest speelpleinen
3
Vb. 3: Vormingsattest Sportdienst
4
Vb. 4: Vormingsattest Entiteit Gezin
5
Bijlage 2: Lexicon Lexicon -
Abonnement: Een abonnement is een, al dan niet op voorhand samengestelde, bundel van verschillende activiteiten die onder bijzondere voorwaarden met een korting verkocht worden aan de deelnemer.
-
Activiteit: Een activiteit kan zowel eenmalig zijn, zoals bijvoorbeeld een voorstelling, een festival, een lezing, een sportevenement, als plaatsvinden over meerdere dagen; bijvoorbeeld een cursus, lessenreeks, speelplein, sportacademies
-
Gegevens raadplegen : gegevens lezen en wijzigen
-
Login : Als login wordt steeds het e-mailadres gebruikt van diegene die zich registreert.
-
Organisator: Een organisator is diegene die de activiteit organiseert en invoert in de software. Hij is ook verantwoordelijke voor de financiële afhandeling en rapportering
-
Reservatie: Reservatie betekent dat een inschrijving (plaats) voor een activiteit kan vastgehouden worden totdat, indien van toepassing, de inschrijving goedgekeurd wordt door de betrokken dienst en totdat de betaling aangekomen is.
-
Netwerkverkoop: Netwerkverkoop is wanneer een dienst/GC een door hem georganiseerde activiteit openstelt voor medeverkoop door een andere dienst/GC. Diegene die de activiteit organiseert blijft eigenaar van de activiteit alsook van de deelnemers(gegevens)
-
Ticket : Een ticket is een toegangsbewijs tot een activiteit. Een ticket wordt zowel verkregen bij een aankoop als bij een inschrijving.
-
Verkooppunt: Een verkooppunt is niet het fysieke verkoopkanaal, maar een verkooppunt in functie van het financieel beheer
Bijlage 3: Businesscases De aanbieders worden verzocht een demonstratie te geven waarbij volgende businesscases getoond worden. 6
Bij elk scenario dient de leverancier zowel versie a (balie) als versie b (online) als de variatie (c) te tonen. Scenario 1: Individuele verkoop/inschrijving Het volledige proces van registreren, aankopen, betalen en ontvangen van een individuele verkoop/inschrijving op basis van volgende scenario’s (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). a. Balie: Jan koopt anoniem twee tickets aan de balie voor een concert in GC De Vaartkapoen voor een bedrag van 60 euro. Hij betaalt met zijn kredietkaart. Na betaling worden zijn tickets geprint. Jan en zijn vriend gaan naar het concert en worden geregistreerd als deelnemers. b. Online: Jan schrijft zich online voor de eerste maal in voor een éénmalig evenement van de Sportdienst voor een prijs van 5 euro. Hij registreert zich online door de gegevens die gevraagd worden in scenario 1 in te vullen en ontvangt een login/paswoord. Hij betaalt via overschrijving. Hij krijgt automatisch zijn e-ticket per mail toegestuurd als zijn betaling voldaan is binnen de voorwaarden. Jan en zijn vriend gaan naar het concert en worden geregistreerd als deelnemers. c. Variatie: Nadat jan zijn ticket heeft aangekocht en ontvangen wordt het concert geannuleerd. Jan krijgt zijn geld teruggestort. Men doorloopt de stappen: - Keuze activiteit op de website en kiezen voor “inschrijven/ticket” - (al dan niet) registreren deelnemer - Toegang geven tot “systeem” (indien online) met procedure van login/paswoord - Verkoop - Financiële verwerking (op welke manier betalen?) - Verzenden e-ticket - Validatie ticket en registratie deelname - Rapport van de verkoop - Procedure voor de terugbetaling in geval van annulering Scenario 2: Individuele inschrijving voor
cursussen volwassenen
Het volledige proces van registreren, aankopen, betalen en bevestigen van een individuele inschrijving voor cursussen volwassenen op basis van volgend scenario (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). a. Balie: Jan schrijft zich in voor lessenreeks sport en koopt een 10-beurtenkaart voor een bedrag van 55 euro. Hij schrijft zich in aan de balie door (via de baliemedewerker) de gegevens die gevraagd worden in scenario 2 in te vullen. Hij betaalt via overschrijving. Hij krijgt automatisch zijn e-ticket per mail toegestuurd als zijn betaling voldaan is binnen de voorwaarden. Hij brengt dit ticket mee naar de lessenreeks. Hij neemt 10 maal deel aan de sportlessenreeks. b. Online: Jan schrijft zich online in voor een cursus (die 15 lesavonden betreft) in GC De Markten voor een bedrag van 82 euro. Hij registreert zich online door de gegevens die gevraagd worden in scenario 2 in te vullen. Hij betaalt online met zijn bankkaart. Hij krijgt automatisch zijn e-ticket toegestuurd. Hij brengt dit ticket mee naar de cursus en hij gaat 14 keer naar de cursus. Men doorloopt de stappen: - Keuze activiteit op de website en kiezen voor “inschrijven/ticket” - Registreren deelnemer (zowel balie als online) - Toegang tot systeem (indien online registratie) met procedure van login/paswoord - Verkoop - Financiële verwerking - Verzenden e-ticket - Validatie ticket en registreren deelnames - Rapport van de verkoop 7
Scenario 3: Inschrijving van een kind door een ouder Het volledige proces van registreren, aankopen, betalen en ontvangen van een individuele verkoop/inschrijving op basis van volgend scenario (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). a. Balie: Jan schrijft zijn kinderen An en Piet in voor een Speelweek bij het Jeugdcentrum Aximax op de inschrijvingsdag. Jan registreert zichzelf en zijn kinderen door de gegevens in te vullen (via de baliemedewerker) die gevraagd worden in scenario 3. Hij geeft de extra documenten die nodig zijn meteen af aan de baliemedewerker die ze, bijvoorbeeld middels scannen, bijvoegt aan de inschrijving. Wanneer de inschrijving in orde is, wordt dit aangegeven in de back office en kan Jan meteen met bancontact betalen. De tickets (bevestiging) wordt meteen uitgeprint. Deze tickets worden meegenomen naar het speelplein en de deelname van de kinderen wordt per dag geregistreerd. b. Online: Jan schrijft zijn dochter An en zijn zoon Piet online in voor de Speelpleinen, gedurende een periode van één aaneensluitende week van 5 dagen voor een bedrag van 17 euro per kind en 3 dagen in de daaropvolgende week voor een bedrag van 12 euro per kind. Jan registreert zichzelf (en krijgt een login/wachtwoord) en zijn kinderen online door de gegevens in te vullen die in scenario 3 gevraagd worden. Daarnaast dient hij ook een bewijs van de school mee door te geven. Hij kan dit bijvoorbeeld mee uploaden. Hij heeft deze plaatsen enkel kunnen reserveren tot de inschrijving in de back office wordt goedgekeurd. Wanneer dit goedgekeurd is, ontvangt Jan per e-mail betaalinstructies voor een betaling per overschrijving. Hij krijgt automatisch etickets toegestuurd als zijn betaling voldaan is binnen de voorwaarden. Deze tickets worden meegenomen naar het speelplein en de deelname van de kinderen wordt per dag geregistreerd. c. Variatie: An is ziek tijdens de tweede week (3 dagen). Jan stuurt een medisch attest op en krijgt het inschrijfgeld voor dit deel van de inschrijving van An teruggestort Men doorloopt de stappen: - Keuze activiteit op de website en kiezen “inschrijven/ticket” - Registreren ouder/voogd en kinderen (zowel online als balie) - Toevoegen extra informatie aan inschrijving - Toegang tot systeem (indien online) met procedure van login/paswoord - Nazicht, fase van reservatie - Verkoop - Financiële verwerking - Verzenden e-ticket - Validatie ticket en registratie deelnames - Rapport van de verkoop - Procedure voor de terugbetaling Optioneel Scenario 4: Groepsinschrijvingen door scholen en deze functie optioneel aanbiedt)
instellingen (enkel indien de leverancier
Het volledige proces van registreren, aankopen, betalen en ontvangen van een groepsinschrijving door een school of instelling op basis van volgende scenario (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in zijn demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). a. Balie: Jan is verantwoordelijk voor de uitstappen van de school waarvoor hij werkt. Hij wil graag met een klassen naar een schoolvoorstelling in GC De Kriekelaar. Jan gaat naar de balie van het gemeenschapscentrum waar de baliemedewerker hem registreert als de contactpersoon van zijn school met de gegevens zoals die gevraagd worden in scenario 4. Jan kiest aan de balie de voorstelling en reserveert en betaalt meteen met bancontact voor het aantal leerlingen. De baliemedewerker geeft dit aan in de back office en print het groepsticket uit. Jan brengt dit op de dag van de voorstelling mee naar het gemeenschapscentrum. Daar wordt het aantal deelnemers geregistreerd. b. Online: Jan is verantwoordelijk voor de uitstappen van de school waarvoor hij werkt. Hij wil graag met een klas naar een schoolvoorstelling in GC De Zeyp. Jan Registreert zich online als de contactpersoon van de school met de gegevens zoals die gevraagd worden in scenario 4 en krijgt 8
(na nazicht gegevens in de back office) toegang via login/wachtwoord. Hij maakt online een keuze uit het aanbod en reserveert voor het aantal personen de activiteit. Er dient door de betrokken dienst in de back office nagekeken te worden of aan alle modaliteiten wordt voldaan. Indien ja, ontvangt Jan een mail met bevestiging van zijn reservatie. Jan print dit uit en brengt dit op de dag van de voorstelling mee naar het gemeenschapscentrum. Daar wordt het aantal deelnemers geregistreerd en op basis daarvan ontvangt Jan achteraf een factuur voor het aantal deelnemers aan de voorstelling. Deze betaling kan uit de flow gehouden worden. Men doorloopt de stappen: - Registratie school en contactpersoon - Validatie school en contactpersoon - Toegang tot het systeem (indien online) met procedure van login/paswoord - Keuze activiteit op de website en kiezen “inschrijven/ticket” - Registratie deelnemers - Nazicht, fase van reservatie - Verkoop - Financiële verwerking - Verzenden e-ticket - Validatie ticket en registratie deelnames - Rapport van de verkoop Optioneel Scenario 5: Inschrijving van medewerkers door leidinggevende (Enkel indien deze functie optioneel aanbiedt)
de leverancier
Het volledige proces van registreren, aankopen, betalen en ontvangen van een individuele verkoop/inschrijving op basis van volgend scenario (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). a. De directrice van IBO De Buiteling wil haar 5 medewerkers inschrijven voor het professionele vormingsaanbod dat aangeboden wordt door de Entiteit Gezin. De directrice registreert zichzelf en het gezinsinitiatief door de gegevens, zoals omschreven in scenario 5, in te geven. Na nazicht in de back office krijgt de directrice toegang tot het aanbod via een login/wachtwoord. Zij maakt online de keuze voor een vorming waarvoor ze zichzelf en haar 5 medewerkers inschrijft. De directrice ontvangt hiervan een overzicht per e-mail. Na goedkeuring door de betrokken dienst, ontvangt de directrice hier een bevestiging van. Na deelname ontvangen de medewerkers die vruchtbaar hebben deelgenomen aan een vorming een deelnameattest dat als rapport binnen de software kan worden opgevraagd. b. Variatie: het betreft betalende vorming. Na goedkeuring van inschrijving, ontvangt de directrice per e-mail betaalinstructies voor een betaling per overschrijving. Zij krijgt het overzicht van de inschrijvingen toegestuurd als de betaling voldaan is. Men doorloopt de stappen: - Registratie leidinggevende en gezinsinitiatief - Validatie leidinggevende en gezinsinitiatief - Toegang tot het systeem - Keuze activiteit voor elk van de deelnemers + registratie van de betreffende deelnemer aan de activiteit - Nazicht, fase van reservatie - Bevestiging - Verzenden e-ticket - Validatie tickets en registratie deelnames - Procedure betaling - Deelnameattest.
9
10
