Beroepscompetentieprofiel. Regiomanager

Beroepscompetentieprofiel Regiomanager

Beroepscompetentieprofiel Algemene informatie

datum: april 2013

versie: definitief

Eigenaar

Stichting Opleidingsfonds Hoofdbedrijfschap Detailhandel (SOH)

Ontwikkeld door:

Brondocument(en)

Legitimering beroepscompetentieprofiel

Kenniscentrum Handel, afdeling Educatieve Diensten in opdracht van Stichting Opleidingsfonds Hoofdbedrijfschap Detailhandel.  Beroepscompetentieprofiel ‘Regiomanager’ (SOD, maart 2006)  Publicatie ‘Medewerkers in de detailhandel 2020’ (HBD, 2008)  Rapportage ‘Re’structure. Onderzoek retail 2020’ (HBD/CBWMitex, 2010)  Rapport ‘De consument van 2015. Cross channel retail (ABNAMRO/CBW-Mitex, 2011)  Publicatie ‘Het Nieuwe Winkelen’ (HBD, 2011)  Interviews binnen de detailhandel (zomer/najaar 2012) Het beroepscompetentieprofiel is geaccordeerd in de bestuursvergadering van de Stichting Opleidingsfonds Hoofdbedrijfschap Detailhandel d.d.25 april 2013

Mogelijke functiebenamingen      

Rayonmanager Districtsmanager Verkoopleider Clustermanager Salesmanager Areamanager

Beroepsbeschrijving Beroepscontext/ werkzaamheden

De regiomanager werkt binnen de detailhandel in uiteenlopende winkelformules in voornamelijk het GWB/ketenbedrijven, in zowel de food- als non-foodsector. Hij geeft leiding aan vijf tot twintig vestigingen binnen een regio. De regiomanager is de schakel tussen het hoofdkantoor en de filialen, waardoor hij vanuit het hoofdkantoor gezien een uitvoerende rol heeft voor het uitrollen van het organisatiebeleid en richting de filialen een aansturende rol. De regiomanager opereert als intermediair tussen het hoofdkantoor en de filialen in de regio. Hij heeft een adviesfunctie richting het hoofdkantoor over het te voeren organisatiebeleid en gewenste ontwikkelingen in filialen. Voor de filialen heeft hij een klankbordfunctie en dient hij als spreekbuis naar het hoofdkantoor, daarbij is hij de direct leidinggevende van de filiaalmanagers. De regiomanager heeft dagelijks contact met de filialen in de regio en bezoekt deze regelmatig. Op basis van het organisatiebeleid bepaalt hij het regiobeleid en stelt hij met de filiaalleiders bedrijfsplannen op. Deze zijn het uitgangspunt voor de gesprekken met de 2

filiaalmanagers. Hij bespreekt periodiek de resultaten van de plannen. Hij volgt de voortgang van plannen, stimuleert en ondersteunt filiaalmanagers bij het realiseren hiervan. Dit kan gaan over financieel of commercieel beleid, maar over personeelsbeleid. In sommige gevallen heeft hij ook uitvoerende taken op het gebied van personeelsbeleid, zoals het werven en selecteren van medewerkers, voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en ingrijpen op vestigingsniveau (troubleshooting). Rol en verantwoordelijkheden

De regiomanager is verantwoordelijk voor de prestaties van de filialen in zijn regio. Hij is verantwoordelijk voor de totale omzet en het budget van alle filialen. Zijn taak is rendement voor het GWB/ketenbedrijf te halen. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn: het behalen van omzet, het werken binnen gestelde budgetten en het eenduidige winkelbeeld. De formule en het beleid vanuit de organisatie vormen het uitgangspunt. Om deze doelstellingen te behalen geeft hij directe sturing aan de filiaalmanagers. De regiomanager heeft vanuit het hoofdkantoor gezien een uitvoerende rol heeft voor het uitrollen van het organisatiebeleid en richting de filialen een aansturende rol. Voor het goed kunnen uitvoeren van zijn werkzaamheden, volgt en signaleert hij ontwikkeling in de branche, in de markt, bij de doelgroep en bij de concurrentie. Hij geeft deze signalen door aan het hoofdkantoor, en bespreekt deze ook met de filiaalmanager om goed filiaalbeleid neer te zetten.

Complexiteit

De regiomanager heeft over het algemeen een groot aantal filialen onder zich dat hij aanstuurt. Doordat hij niet dagelijks aanwezig is in de filialen, verloopt zijn aansturing ook vaak via telefoon of mail. Dit maakt het soms lastig om situaties goed in te kunnen schatten. De regiomanager heeft als middenkaderfunctionaris te maken met een schakelfunctie. Aan de ene kant heeft hij de beleidskaders vanuit het hoofdkantoor als uitgangspunt, aan de andere kant de praktijk in de filialen. In sommige gevallen moet hij als schakel tegengestelde belangen met elkaar verenigen of impopulaire beslissingen nemen.

Typerende beroepshouding

De regiomanager heeft analytisch vermogen nodig om de ‘vinger op de zere plek’ te kunnen leggen in de filialen. Hij is inventief en assertief om problemen op te kunnen lossen. Als ‘peoplemanager’ luistert de regiomanager goed, toont hij betrokkenheid en motiveert hij mensen. In enthousiasme en servicegerichtheid vervult hij een voorbeeldfunctie.

Loopbaanmogelijkheden

De regiomanager heeft de mogelijkheid om binnen zijn functie te groeien in regiogrootte. Binnen de detailhandel bestaat de mogelijkheid om door te groeien naar een functie van commercieel directeur of verkoopmanager, waarbij hij sturing geeft aan het commercieel beleid van de organisatie en leiding geeft aan regiomanagers.

Trends en ontwikkelingen

Toepassingen van informatietechnologie/internet Voortschrijdende gebruikersmogelijkheden van informatietechnologie en internet leiden ertoe dat bedrijfsprocessen steeds meer 3

geautomatiseerd worden en dat informatie over verkoopcijfers, klanten, voorraad, etc. steeds vaker actueel en continu beschikbaar is. Zowel voor de regiomanager als de klant is veel informatie over assortiment en prijzen snel beschikbaar en inzichtelijk. Klanten baseren hier steeds vaker hun koopbeslissing op. Digitale vaardigheden zijn daardoor belangrijker bij de uitvoering van de werkzaamheden, zowel op de winkelvloer als achter de schermen. Behalve de fysieke winkels heeft een keten vaak ook een online shop. In de winkel heeft men te maken met de wisselwerking tussen de online shop en de fysieke winkel. De toepassingen van informatietechnologie zullen de komende jaren een nog grotere impact hebben op het ‘winkellandschap’. Door de groei van online-koopmogelijkheden (ongeacht tijd en plaats) wordt de mobiliteit van klanten vergroot. Voor de detailhandel betekent dit dat door online-verkoop het verzorgingsgebied en de markt aanzienlijk vergroot kunnen worden. Dit heeft als bijkomend verschijnsel dat de doelgroep van de winkel ook sneller kan veranderen (bijvoorbeeld minder regionaal georiënteerd). Ook fysieke afstand wordt minder belangrijk voor de concurrentie. Door meer zaken ‘online’ te organiseren zijn er wel meer mogelijkheden om met andere ondernemingen samen te werken, winkeloppervlakte te verkleinen door informatie via technologie te ontsluiten, enzovoorts. Er is een duidelijke urgentie voor de detailhandel om serieus gebruik te maken van informatietechnologie- en internettoepassingen.  Winkels kunnen zich met relevante onlinecommunicatiekanalen bekend maken bij de klant en kunnen daarmee overwogen en bezocht worden. Een detaillist die altijd alles kan aanbieden zal de klant voor zich winnen. Tevens wordt het proces van promotie versneld: meer klanten worden bereikt en vaak ook gerichter. Ook kunnen klanten sneller van zich laten horen. Mond-tot-mondreclame gaat sneller, heeft meer impact.  Het oriëntatieproces van de klant wordt zeer beïnvloed door technologietoepassingen: aanwezigheid en vindbaarheid van ‘winkel’ zijn de eerste stap om de klant te bereiken. Het is belangrijk om de verschillende koop- en communicatiekanalen goed op elkaar af te stemmen en te integreren, zodat het de klant niet uitmaakt waar, wanneer en hoe deze met de winkel contact heeft.  De klant geeft, ondanks alle mogelijkheden, aan face-to-face contact met een verkoper in het verkooptraject als belangrijk argument te beschouwen. Juist de integratie van online en offline biedt kansen. Het koopmoment is een kans om door serviceverlening en hospitality klantenbinding te doen ontstaan en de klant beter te leren kennen. Voor de regiomanager hangt de impact van de technologietoepassingen af van het centrale beleid en de vrijheid die hij krijgt om eigen activiteiten binnen de regio én met de filiaalmanagers te ondernemen. Mogelijke keuzes in cross channel benadering, de consequenties daarvan voor de werkzaamheden en het belang van digitale vaardigheden zijn aandachtspunten van hem om mee aan de slag te gaan in zijn filialen. Ook dienen hij en zijn filiaalmanagers zich bewust te zijn van het feit dat klanten goed 4

geïnformeerd zijn en dat eventuele negatieve beoordelingen over onder andere service en ‘hospitality’ van medewerkers door klanten snel verspreid kunnen worden via internet. De concurrentie verandert De toenemende concurrentie, van onder andere buitenlandse winkelketens, fabrikanten die direct aan de consument gaan verkopen en de online shops, vraagt van de regiomanager ondernemendheid, omgevingsbewustzijn en creativiteit. Omgevingsbewustzijn in combinatie met creativiteit zijn nodig om in te kunnen spelen op de veranderende omgevingsfactoren. Vanuit hoofdkantoren zullen de filiaalmanagers (en dus ook de regiomanagers) meer verantwoordelijkheid krijgen om ‘ondernemerschap’ in het eigen filiaal te laten zien door initiatief te nemen en commerciële kansen te grijpen. Voor de regiomanager is het zaak dat hij het ondernemende gedrag van filiaalmanagers weet te ontwikkelen. Het Nieuwe Winkelen De klant heeft, onder andere door de toepassing van informatietechnologie en internet, snel inzicht in en toegang tot verschillende koopmogelijkheden. De keuze van een klant voor een bepaalde winkel is minder vanzelfsprekend en aan verandering onderhevig: de klant kan telkens weer in de verleiding gebracht worden om een andere afweging te maken. Voor klanten is het steeds belangrijker geworden om tijdens een winkelbezoek geamuseerd en geïnspireerd te worden. De uitstraling van de winkel, gastheerschap van het personeel, persoonlijke aandacht, mogelijkheden voor maatwerk en service die op de individuele klant zijn afgestemd, zijn voor de klant belangrijke punten om een afweging te maken voor een winkel. De klant wil centraal gesteld worden en gewaardeerd worden om het feit dat deze gekozen heeft voor de winkel. Daarnaast blijven bereikbaarheid, mogelijkheden om buiten openingstijden te winkelen en gemak, zoals parkeermogelijkheden, belangrijke succesfactoren bij de keuze van een klant voor een verkoopkanaal. Voor de regiomanager is het belangrijk de doelgroep te kennen, te kijken welke redenen doorslaggevend zijn om te kiezen voor de winkels in zijn regio en hoe de filialen nog beter op de doelgroep (of andere doelgroepen) kunnen inspelen. Door in de filialen te luisteren naar de klant en te vragen naar de klanttevredenheid/klantevaluaties krijgen de filiaalmanager en de regiomanager inzicht in hoe klanten een afweging maken. Daarnaast ligt de kracht in een optimale afstemming op en bediening van de individuele klant. Klantenbinding ontstaat wanneer klanten van de winkel en zijn personeel gaan houden. Door innovatief vermogen en ‘ondernemerschap’ van regiomanager en filiaalmanager kan de regio beter gaan presteren. Verkopen is een samenspel met collega’s Om de klant met zijn eisen goed te kunnen helpen, is het belangrijk dat het verkoopteam goed samenwerkt. Van de filiaalmanager wordt verwacht dat hij zich inzet om een team te maken en medewerkers coacht en stimuleert om samen te werken met als resultaat een positief effect op de verkoopcijfers. De regiomanager ondersteunt hem daarbij. 5

Veiligheid De detailhandel heeft de laatste jaren veel gedaan om winkels voor klanten en medewerkers veiliger te maken. De aanpak van winkelcriminaliteit heeft een belangrijke plaats in het ondernemingsbeleid nodig. Ook het tegengaan van niet-criminele derving is een punt van aandacht. Voor een filiaalmanager is het opstellen van een beveiligingsplan een ‘must’ geworden. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor een goede naleving daarvan en dient hij daar personeel op te sturen en een voorbeeldfunctie in te vervullen. Ook het omgaan met privacygegevens, (zoals bijvoorbeeld bij online-aankopen of klantenkaarten) vormt hier onderdeel van. De regiomanager zal daarom dit onderwerp bij bezoeken en gesprekken met de filiaalmanager regelmatig ter sprake brengen. Duurzaamheid/sociaal ondernemerschap Klanten zijn en blijven prijsbewust, maar laten in hun prijs/kwaliteitsafweging steeds vaker de factoren ‘duurzaamheid’ en ‘sociaal ondernemerschap’ een rol spelen. Bij koopbeslissing van de klant spelen in toenemende mate aspecten als aandacht voor milieuproblematiek ten aanzien van assortiment, bewust omgaan met afval en natuurlijke bronnen (energie, water, grondstoffen), sociaal beleid van de organisatie (omgang met personeel, (mee)doen aan goede-doelenacties), een rol. Voor een regiomanager is het belangrijk om de filiaalmanagers (en medewerkers) te informeren over de wijze waarop de onderneming met duurzaamheid en sociaal ondernemerschap aan de slag is en dit zelf ook duidelijk uit te dragen. Logistieke processen worden belangrijker Een goede organisatie van de logistieke processen wordt een steeds belangrijkere troef om klanten just-in-time te kunnen bedienen. Het goed organiseren van deze processen en het afstemmen van deze processen op de klant is een punt van aandacht voor de regiomanager. Wanneer nodig, zal hij hiervoor verbetervoorstellen doen richting het hoofdkantoor. Medewerkers binden en boeien Gezien verschillende bewegingen op de arbeidsmarkt en de aantrekkingskracht van banen in andere sectoren, wordt het lastig om goede medewerkers te vinden in de detailhandel. Dit vraagt inzet en creativiteit van de filiaalmanager om medewerkers te binden en te boeien. De regiomanager ondersteunt daarbij. Oog hebben voor diversiteit vormt hier een onderdeel in. Meer nadruk op ontwikkeling van medewerkers Een leven lang leren geldt ook voor medewerkers in de detailhandel. De steeds veranderende omgeving vraagt voortdurende aanpassing en doet een beroep op leervermogen. De regiomanager moet aan de ene kant de leergierige houding bij zijn filiaalmanagers en medewerkers stimuleren en aan de andere kant zorgen dat hij zelf ook blijft ontwikkelen om zich steeds te kunnen aanpassen aan een veranderende omgeving.

6

Overzicht van het beroepscompetentieprofiel Kerntaak

Werkproces

1. Geeft uitvoering aan het organisatiebeleid binnen de regio 1.1 Stelt een regioplan op 1.2 Vertaalt het regioplan met de filiaalmanager naar een filiaalplan 1.3 Levert input voor het organisatiebeleid 2. Bewaakt en stuurt de uitvoering van het organisatiebeleid in de filialen aan 2.1 Bewaakt de voortgang in de filialen en lost in voorkomende gevallen problemen op 2.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij uitvoering van commercieel beleid 2.3 Bewaakt het winkelbeeld in de filialen (uitdragen van de formule) 2.4 Bewaakt personeelsinzet en signaleert personeelsbehoefte in de filialen 3. Geeft leiding aan en ondersteunt filiaalmanagers 3.1 Werft en selecteert filiaalmanagers voor de filialen en ondersteunt hen bij werving en selectie 3.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij personele aangelegenheden 3.3 Werkt (nieuwe) filiaalmanagers in 3.4 Ontwikkelt menselijk kapitaal in de filialen 3.5 Voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de filiaalmanagers

7

Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1 Geeft uitvoering aan het organisatiebeleid binnen de regio Kerntaak 1 Geeft uitvoering aan het organisatiebeleid binnen de regio

Werkprocessen bij kerntaak 1

Beschrijving kerntaak: De regiomanager stelt op basis van de strategie en doelstellingen van de organisatie een regioplan op. In het regioplan neemt hij de prestatie-indicatoren voor de regio en de beschikbare budgetten, middelen en menskracht op. Hij baseert zich hierbij op de (investerings)begroting en de exploitatie voor de gehele regio. Hij verwerkt hierin de omzetprognoses en de analyse van (commerciële) kansen van de commercieel directeur/verkoopmanager. Op basis van het regioplan rapporteert hij de prestaties van de regio aan het hoofdkantoor. Het gaat hier dan bijvoorbeeld over behaalde omzet-, marge- en winstdoelstellingen in de regio in relatie tot bijvoorbeeld de begrote normuren en loonkosten.

1.1 Stelt een regioplan op

De regiomanager bespreekt met de filiaalmanager het regioplan. Hij bepaalt samen met de filiaalmanager hoe de prestatie-indicatoren voor het filiaal behaald kunnen worden. Hij betrekt hierin het commercieel beleid en personeelsbeleid. Hij maakt met de filiaalmanager afspraken over de besteding van budgetten en inzet van medewerkers (loonkosten en normuren). Hij geeft de filiaalmanager opdracht om de afspraken op te nemen in het filiaalplan. Na bespreking van het plan, accordeert hij het plan en gebruikt deze bij het bewaken van de voortgang (uitvoering van de activiteiten) in het filiaal.

1.2 Vertaalt het regioplan met de filiaalmanager naar een filiaalplan

De regiomanager stemt de uitvoering van het organisatiebeleid in de regio af met de verantwoordelijke(n) vanuit het hoofdkantoor. Hij evalueert, op basis van ervaringen in het filiaal, met het hoofdkantoor de uitvoering van het organisatiebeleid (met name op het gebied van commercie en personeel). Vanuit zijn ervaringen in de regio formuleert hij aanbevelingen en verbetervoorstellen richting het management van de organisatie. Ook heeft hij regelmatig overleg met zijn collega-regiomanagers om ervaringen, trends en ontwikkelingen uit te wisselen. Op basis van deze uitwisseling levert hij input voor het organisatiebeleid in de vorm van verbetervoorstellen, zet samen met

1.3 Levert input voor het organisatiebeleid

8

andere regiomanagers en commercieel directeur/manager verkoop het commercieel beleid uit, leert hij van andere regiomanagers (in de vorm van intervisie) en zorgt hij voor het eenduidig uitdragen van de (winkel)formule. Op deze manier kan hij ook een bijdrage leveren aan de implementatie van beleid en uitvoering van organisatieveranderingen. Wanneer informatie relevant is voor de filiaalmanagers, koppelt hij dit aan hen terug. Toelichting: De regiomanager is veelal verbonden aan de afdeling verkoop binnen de centrale organisatie. Zijn leidinggevende is de commercieel directeur of de manager verkoop, afhankelijk hoe dit binnen de organisatie is georganiseerd. Hij rapporteert zijn resultaten aan de manager verkoop/commercieel directeur. De regiomanager heeft naast contact met de filiaalmanagers in zijn regio voornamelijk contact met het hoofdkantoor. Hij communiceert met de verschillende afdelingen. Voor de regiomanager geldt hierbij vooral organisatiebewustzijn. Hij is alert op kansen en ontwikkelingen in een gebied. Hij heeft een signalerende rol. Indien er zich in zijn gebied kansen voordoen, geeft hij dit door aan de afdeling marketing die verder marktonderzoek uitvoert. Ook heeft hij bijvoorbeeld contact met de afdeling vastgoed als er zich kansen voordoen voor het verplaatsen van of openen van een (nieuw) filiaal. De afdeling vastgoed neemt de onderhandelingen met vastgoedbedrijven en het opstellen van contracten op zich. De regiomanager heeft contact met andere regiomanagers binnen zijn eigen ketenbedrijf, maar ook met regiomanagers van andere ketens (referentiecheck). De regiomanager geeft uitvoering aan het organisatiebeleid binnen de regio. Zijn primaire taak vanuit het hoofdkantoor is het behalen van optimaal commercieel resultaat binnen zijn regio. Hiertoe bouwt hij een vertrouwensband op met de filiaalmanager. Hij is sparringpartner van de filiaalmanager en zorgt samen met de filiaalmanager via het personeelsbeleid voor gemotiveerd personeel. Gemotiveerd personeel draagt bij aan een betere omzet. De hoofddoelstelling van de regiomanager wordt top-down door de afdeling Inkoop/Verkoop vastgesteld. Trends en kansen worden vertaald naar een collectie/assortiment en van daaruit wordt een budget bepaald. Dat wordt dan door

9

de regiomanager verder vertaald naar kansen op locatie. De regiomanager zorgt voor de fine-tuning, bepaalt – in meer of mindere samenspraak met de filiaalmanagers- op basis van de filialen de verdeling over de filialen. De regiomanager vertaalt de visie, strategie en doelstellingen van de organisatie naar concrete resultaten in de verschillende filialen. Hij handelt volgens de visie en het beleid dat de organisatie heeft op het gebied van hospitality, veiligheid, duurzaamheid en sociaal verantwoord ondernemerschap bij het opstellen en uitvoeren van plannen in zijn regio. Veelal hebben GWB/ketenbedrijven een webshop/webwinkel. Deze wordt vanuit een aparte afdeling (afdeling E-commerce) binnen de centrale organisatie opgezet en beheerd. De filialen behalen omzet vanuit de webshop/webwinkel via hun postcodegebied. De regiomanager heeft ook te maken met deze online gegenereerde omzet. Daarnaast stuurt hij er binnen de filialen op aan dat de webshop/webwinkel binnen de filialen volgens het beleid van de centrale organisatie wordt gepromoot, klantgegevens en klantevaluatie voor online promotie worden verzameld, de processen rondom ophalen en retour nemen van online-bestellingen en andere bedrijfsprocessen rondom cross channel benadering worden uitgevoerd.

10

Kerntaak 2 Bewaakt en stuurt de uitvoering van het organisatiebeleid in de filialen aan Kerntaak 2 Bewaakt en stuurt de uitvoering van het organisatiebeleid in de filialen aan


Beschrijving kerntaak: De regiomanager bewaakt de voortgang, kwaliteit en resultaten van het filiaal. Hij voert regelmatig overleg met de filiaalmanagers. Hij bespreekt afwijkingen en knelpunten in de uitvoering van het organisatiebeleid. Hij evalueert de processen binnen het filiaal. Hij gebruikt hiervoor de managementinformatie vanuit het hoofdkantoor en het filiaal (budgetten, omzetgegevens, beheerscijfers, etc.). Hij gaat na of de verschillende gegevens een consistent beeld geven. Bij afwijkingen of achterblijvende cijfers onderzoekt hij de achterliggende oorzaak en kijkt naar mogelijke oplossingen. Hierbij betrekt hij de filiaalmanagers en eventueel medewerkers in het filiaal. Op basis van de gegevens bepaalt hij de stand van zaken met betrekking tot het behalen van de afgesproken doelstellingen (beschreven in het filiaalplan) en de beschikbaarheid van het budget en bespreekt met de filiaalmanager de bevindingen. Wanneer nodig, grijpt hij in om verbeteringen aan te brengen in het filiaal. Hoe hij handelt, hangt af van de bevindingen.

2.1 Bewaakt de voortgang in de filialen en lost in voorkomende gevallen problemen op

De regiomanager ondersteunt de filiaalmanager met de vertaling van het commercieel beleid naar de situatie in het filiaal. Hij wijst de filiaalmanager op commerciële kansen en bedreigingen door ontwikkelingen op de lokale en regionale markt en bij concurrentie. Hij doet concrete voorstellen die de kwaliteit en de prestaties van het filiaal verhogen. Wanneer de filiaalmanager ideeën heeft voor het uitvoeren van lokale activiteiten op het gebied van verkoop, promotie of marketing, beoordeelt hij of deze binnen het commercieel beleid vallen. Hij geeft toestemming aan filiaalmanagers om deze uit te voeren of organiseert deze acties met de filiaalmanagers.

2.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij uitvoering van commercieel beleid

De regiomanager gaat tijdens bezoeken aan het filiaal de stand van zaken na. Hij kijkt mee in de winkel om te kunnen bepalen of het winkelbeeld aan de richtlijnen van de formule/organisatie voldoet en medewerkers hun taken goed uitvoeren. Hij gaat tevens na of de administratieve processen in het filiaal volgens procedures

2.3 Bewaakt het winkelbeeld in de filialen (uitdragen van de formule)

11

worden uitgevoerd. De voorraad(administratie) is ook onderdeel van deze controle. Wanneer hij afwijkingen signaleert, bespreekt hij dit met de filiaalmanager om samen tot een oplossing te komen. De regiomanager bespreekt met de filiaalmanager de urenplanning, het ziekteverzuim en de omzet per gewerkt uur om zicht te krijgen of de personeelsinzet in balans is met de prestaties van het filiaal en/of de taak- en werkverdeling in de filialen adequaat is. Bij opvallende zaken onderzoekt hij de oorzaak. Hij ondersteunt de filiaalmanagers bij het tegengaan van ziekteverzuim en het maken van een passende urenplanning. Verzoeken van de filiaalmanagers ten aanzien van personeelsinzet neemt hij in behandeling. Hij bepaalt op basis van kengetallen de personeelsbehoefte voor de regio en/of per filiaal en of verzoeken ingewilligd kunnen en moeten worden. Hij bespreekt indien nodig voorstellen met het hoofdkantoor en bekijkt of dit mogelijk is binnen de gestelde budgetten. Toelichting: De regiomanager heeft dagelijks/wekelijks telefonisch contact of contact via email met de filiaalmanagers. Maandelijks bezoekt hij de filialen en in een gesprek met de filiaalmanagers bespreekt hij alle personele en commerciële zaken. Daarnaast bezoekt hij de filialen onverwachts. Deze bezoeken zijn vooral gericht op controle van het winkelbeeld. De regiomanager let sterk op de uniforme uitstraling binnen de filialen. Voor de regiomanager zijn – ook door steeds verdergaande automatisering en digitale (informatie)systemen – alle cijfers rondom goederen- klanten- en geldstromen binnen de filialen inzichtelijk. Hier kan hij op sturen. De regiomanager bewaakt en stuurt op basis van de cijfers en de informatie uit de gesprekken en bezoeken. Indien nodig grijpt hij in bijvoorbeeld door middel van personele wisseling zoals roulatie van filiaalmanagers. E-commerce en online winkelen heeft effect op het personeel in de filialen, het winkelbeeld en het winkelbeleid. Belangrijk aandachtspunt voor de regiomanager is te bekijken en te controleren hoe de uitvoering van deze nieuwe bedrijfsprocessen in de filialen verloopt. Daarnaast moet de regiomanager de via onlinekanalen gegenereerde omzet meenemen in het bewaken van de voortgang en resultaten in zijn filialen.

12

2.4 Bewaakt personeelsinzet en signaleert personeelsbehoefte in de filialen

Veiligheid in filialen is steeds meer een aandachtspunt. De aanpak van winkelcriminaliteit en ook het tegengaan van niet-criminele derving krijgt een steeds belangrijker plaats in het beleid van de organisatie. Ook het omgaan met privacygegevens vormt hier een onderdeel van. De regiomanager zal deze onderwerpen regelmatig ter sprake brengen bij de filiaalmanager. Evenals hoe het filiaal omgaat met afvalscheiding- en verwerking. Hospitality, het centraal zetten van de klant, hoge servicegraad voor klanten komt steeds meer naar voren in het beleid van de organisatie. Hoe het filiaal dit vormgeeft, is ook onderwerp van gesprek tussen de regiomanager en filiaalmanager.

13

Kerntaak 3 Geeft leiding aan en ondersteunt filiaalmanagers Kerntaak 3 Geeft leiding aan en ondersteunt filiaalmanagers


Beschrijving kerntaak: De regiomanager werft en selecteert de filiaalmanagers voor de filialen en adviseert de organisatie over de aanstelling. Hij begeleidt filiaalmanagers bij werving en selectie voor het filiaal. Hij gebruikt hiervoor de richtlijnen en de functiebeschrijvingen vanuit de organisatie. Hij bepaalt met de filiaalmanager het profiel/de vacature en welk dienstverband geboden kan worden op basis van het beschikbare budget en takenpakket. In voorkomende gevallen voert hij samen met de filiaalmanager gesprekken met de kandidaten. Hij zorgt dat de administratie (contract, etc.) rondom de aanstelling in orde wordt gemaakt door het hoofdkantoor.

3.1 Werft en selecteert filiaalmanagers voor de filialen en ondersteunt hen bij werving en selectie

De regiomanager ondersteunt de filiaalmanager (desgewenst) bij het voeren van formele gesprekken met medewerkers. Het kan gaan over functionerings- en beoordelingsgesprekken, slechtnieuwsgesprekken, etc. Hij coacht en begeleidt de filiaalmanagers ook bij andere personele aangelegenheden binnen het filiaal, zoals het aansturen van medewerkers, het creëren van teamgevoel en het motiveren van medewerkers. Bij conflicten binnen het filiaal probeert hij deze op te lossen door de verschillende partijen bij elkaar te brengen en afspraken te maken.

3.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij personele aangelegenheden

De regiomanager zorgt dat nieuwe filiaalmanagers worden ingewerkt binnen de organisatie en/of binnen hun functie. Hij maakt een inwerkprogramma, dat is afgestemd op de ervaring en taakstelling van de filiaalmanager. Hij doorloopt met hem het inwerkprogramma, evalueert de inwerkperiode en maakt afspraken voor na de inwerkperiode. Hij geeft aan het hoofdkantoor advies ten aanzien van het vervolg na de proeftijd.

3.3 Werkt (nieuwe) filiaalmanagers in

De regiomanager inventariseert met filiaalmanagers de opleidingsbehoeften in de filialen. Hij stelt een opleidingsplan op of geeft scholingsadviezen. Binnen zijn verantwoordelijkheden en scholingsbudget geeft hij toestemming voor het volgen van scholingstrajecten of legt verzoeken aan het hoofdkantoor voor. In sommige gevallen voert hij zelf onderdelen van scholingstrajecten uit door

3.4 Ontwikkelt menselijk kapitaal in de filialen

14

trainingen te verzorgen en coachgesprekken te voeren met medewerkers. In het kader van de aansturing van de filialen en de ontwikkeling van de filiaalmanagers voert de regiomanager met hen functionerings- en beoordelingsgesprekken. Indien dit de bedrijfsvoering ten goede komt en ingrijpen noodzakelijk is, kan hij kiezen voor roulatie van filiaalmanagers tussen de verschillende filialen. Toelichting: De regiomanager is niet altijd betrokken bij de werving- en selectie van personeel in de filialen. Wel heeft de filiaalmanager het akkoord nodig van de regiomanager om (extra) personeel te kunnen aannemen. Sommige GWB/ketenbedrijven hebben een aparte afdeling (HR-afdeling) die de filiaalmanager ondersteunt bij HR-beleid. De regiomanager richt zich dan primair op het verbeteren van de omzet in zijn regio.

15

3.5 Voert functionerings- en (beoordelings)gesprekken met de filiaalmanagers

Proces-competentie-matrix Kerntaak 1 Geeft uitvoering aan het organisatiebeleid binnen de regio

Competenties

Plannen en organiseren

Op de behoeften en verwachtingen van de ‘klant’ richten

Kwaliteit leveren

Instructies en procedures opvolgen

Omgaan met verandering en aanpassen

Met druk en tegenslag omgaan

Gedrevenheid en ambitie tonen

Bedrijfsmatig handelen

Leren

Ondernemend en commercieel handelen

Y K

L Beslissen en activiteiten initiëren

Aansturen

Begeleiden

Aandacht en begrip tonen

Samenwerken en overleggen

Ethisch en integer handelen

Relaties bouwen en netwerken

Overtuigen en beïnvloeden

Presenteren

Formuleren en rapporteren

Vakdeskundigheid toepassen

Materialen en middelen inzetten

x

x

x

J

Onderzoeken

X Creëren en innoveren

x

W Analyseren

x

V I

x

x x x x

U H

x

x

T G

x

Vertaalt het regioplan met de filiaalmanager naar een filiaalplan Levert input voor het organisatiebeleid 1.3

S F

1.2

16

x

R E

x

x

Q D

x

x

P C

x x

x

x

O B

Werkprocessen 1.1 Stelt een regioplan op

x

M N A

Proces-competentie-matrix

Kwaliteit leveren












Leren

Presenteren

Creëren en innoveren


Onderzoeken


Analyseren

Ethisch en integer handelen

x

x

x

x

Begeleiden


x x

x

x

x

x x

x

x x

x

Aansturen

Aandacht en begrip tonen

x

Beslissen en activiteiten initiëren

x x

17

Y L

X K

W J

V I

U H

T G

S F

R E

Q D

P C

O B

M N A

Werkprocessen 2.1 Bewaakt de voortgang in de filialen en lost in voorkomende gevallen problemen op 2.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij uitvoering van commercieel beleid 2.3 Bewaakt het winkelbeeld in de filialen (uitdragen van de formule)

Competenties Kerntaak 2 Bewaakt en stuurt de uitvoering van het organisatiebeleid in de filialen aan

2.4

Bewaakt personeelsinzet en signaleert personeelsbehoefte in de filialen

x

x

x

18

x

x

x

Proces-competentie-matrix

X

Y Analyseren


Leren



Kwaliteit leveren







K

L Presenteren




Onderzoeken

W J Overtuigen en beïnvloeden

19

V I Relaties bouwen en netwerken

x

U H Ethisch en integer handelen

x

T G Samenwerken en overleggen

x

S F Aandacht en begrip tonen x

R E Begeleiden

x

Q D Aansturen

x

P C

Beslissen en activiteiten initiëren

x x

x x

x x

x x

O B

x x x x

M N A

Werkprocessen 3.1 Werft en selecteert filiaalmanagers voor de filialen en ondersteunt hen bij werving en selectie 3.2 Ondersteunt de filiaalmanager bij personele aangelegenheden 3.3 Werkt (nieuwe) filiaalmanagers in 3.4 Ontwikkelt menselijk kapitaal in de filialen 3.5 Voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de filiaalmanagers

Competenties Kerntaak 3 Geeft leiding aan en ondersteunt filiaalmanagers

Competenties Beslissen en activiteiten initiëren

Gedragsvoorbeelden De regiomanager durft knopen door te hakken, organiseert acties en neemt daarin het hele team filiaalmanagers mee. Hij neemt weloverwogen risico’s, maar durft in nieuwe en onbekende situaties te stappen.

Aansturen

De regiomanager zorgt ervoor dat het team filiaalmanagers weet wat van hen verwacht wordt, geeft doelen aan, delegeert taken, geeft duidelijke instructies over hoe taken gedaan dienen te worden, toont overwicht binnen het team en houdt in de gaten of filiaalmanagers en medewerkers zich aan de gemaakte afspraken houden.

Begeleiden

De regiomanager geeft feedback aan filiaalmanagers en medewerkers, geeft tips en trucs hoe zaken het beste aangepakt kunnen worden en stimuleert filiaalmanagers en medewerkers hun best te doen en uitdagingen aan te gaan. Hij begeleidt hen bij hun persoonlijke ontwikkeling, is enthousiast en staat klaar voor het team.


De regiomanager overlegt met filiaalmanagers en medewerkers, mede-regiomanagers, medewerkers vanuit het hoofdkantoor en andere betrokkenen om af te stemmen, informatie uit te wisselen en ideeën te bespreken. Hij zorgt er uit zichzelf voor dat anderen goed geïnformeerd zijn door kennis te delen. Hij zet zich in voor een goede werkrelatie in de onderneming.


De regiomanager legt actief en makkelijk contacten met mensen, investeert in relaties, weet telkens mensen te binden en te boeien en past zich aan het verwachtingspatroon van de ander aan.


De regiomanager maakt een positieve indruk in diverse contacten, geeft richting aan gesprekken en onderbouwt voorstellen met verschillende, steekhoudende argumenten. Hij weet de belangen van de organisatie goed te behartigen en probeert eruit te halen wat realistisch gezien mogelijk is: hij streeft overeenstemming na door te zoeken naar win-win situaties voor zichzelf en de ander.


De regiomanager hanteert correcte spelling en grammatica in de taal die hij gebruikt, is volledig, scheidt hoofd- en bijzaken en formuleert kernachtig in rapportages en verslagen.


De regiomanager toont de voor het vak essentiële specifieke mentale vermogens zoals snel informatie in zich opnemen, zaken onthouden, inzicht in het assortiment tonen en vlot schakelen bij werkzaamheden.

Analyseren

De regiomanager analyseert en interpreteert cijfermatige en/of verbale gegevens correct, maakt logische gevolgtrekkingen uit de informatie (weegt voor- en nadelen) en komt op basis daarvan met haalbare oplossingen en voorstellen.

Onderzoeken

De regiomanager houdt ogen en oren open om nieuwe informatie op te vangen, stelt de juiste vragen om de informatie te verkrijgen en vertaalt ontwikkelingen in de markt naar de eigen situatie/organisatie.

20


De regiomanager ziet mogelijkheden voor verbetering, houdt rekening met lange termijn doelen en introduceert nieuwe ideeën voor de onderneming om te kunnen omgaan met veranderende omstandigheden.


De regiomanager bepaalt de juiste prioriteiten in zijn eigen werkzaamheden en die van medewerkers, plant activiteiten om doelstellingen te behalen, deelt eigen tijd in en houdt vinger aan de pols over de voortgang van de werkzaamheden.


De regiomanager inventariseert actief de wensen en behoeften van de klant, relateert deze aan de mogelijkheden en richt zich op het zoveel mogelijk voldoen aan de verwachtingen. Hij controleert of er aan de verwachtingen en wensen van de klant wordt voldaan en neemt de klant met opmerkingen en klachten serieus.

Ondernemend en commercieel handelen Bedrijfsmatig handelen

De regiomanager kent de markt en de spelers daarin, volgt deze op de voet en ziet kansen om nieuwe initiatieven op te starten. Hij anticipeert op veranderingen en grijpt kansen om de commerciële positie van de onderneming uit te bouwen. De regiomanager kent de financiële zaken die invloed hebben op de onderneming en is continu op zoek naar mogelijkheden om kosten te besparen of opbrengsten te verhogen.

21

Beroepscompetentieprofiel. Regiomanager

Recommend Documents