5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
BELEID instroom, doorstroom, uitstroom
versie 26 januari 2004 Statusoverzicht. Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR q Instemming q Advies q N.v.t. Vastgesteld door Bestuursgroep Voorgenomen evaluatie Proceseigenaar
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
1 december ’03 26 januari 2004
26 januari 2004 maart 2005 HP&O
Hoofd P&O
Pagina 1 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid Inhoudsopgave 1. Definities......................................................................................................................................... 3 1.1. Definitie vacature. ............................................................................................................................................3 1.2. Definitie interne en externe werving. ................................ ................................ ................................ ............. 3 1.3. Vacaturemelding bij P&O .................................................................................................................................3 2.Werving............................................................................................................................................ 3 2.1. Interne en/of externe werving. .......................................................................................................................3 2.1.1. Voorgedragen kandidaat.........................................................................................................................3 2.3. Opstellen van de vacaturetekst. .....................................................................................................................3 2.4. Verspreiden van de vacaturetekst..................................................................................................................4 3. Selectie........................................................................................................................................... 4 3.2. Selectieprocedure kandidaten........................................................................................................................4 3.2.1. Inwinnen referenties bij externe kandidaten................................. ................................ ....................... 4 3.3 Afwijzingen. ................................ ................................ ................................ ................................ .................... 5 3.4. Bijzonderheden bij selectieprocedure: ..........................................................................................................5 4. Aanstellingsbeleid. ........................................................................................................................... 5 4.1. Aanstellen interne kandidaten................................. ................................ ................................ ....................... 5 4.2. Aanstellen externe kandidaten. ................................ ................................ ................................ ...................... 5 4.2.1. Tijdens het aanstellingsgesprek (externe kandidaten): ......................................................................6 4.3. Proeftijd (externe kandidaten) ................................ ................................ ................................ ........................ 6 4.3.1. Gesprek afloop proeftijd.......................................................................................................................... 7 4.4. Tijdelijke aanstelling bij indiensttreding (externe kandidaten). ..................................................................7 4.5. Eindgesprek afloop dienstverband voor bepaalde tijd. ............................................................................... 7 5. Bijzonderheden bij aanstellingsbeleid................................................................................................ 8 5.1. Aanstellingsbevoegdheid .................................................................................................................................8 5.2. Tijdelijke aanstelling bij indiensttreding (externe kandidaten). ..................................................................8 5.3. Geschiktheid is bepalend. ................................ ................................ ................................ ............................... 8 5.4. Documenten bij aanstelling. ................................ ................................ ................................ ........................... 8 5.5. Doelgroepen ......................................................................................................................................................8 6. Omtrent doorstroming. ..................................................................................................................... 9 6.1. Doorstroom algemeen .....................................................................................................................................9 6.2. Faciliteiten voor doorstroom. ..........................................................................................................................9 6.2.1. Van gesubsidieerde baan naar niet gesubsidieerde baan (ID-medewerkers).................................9 6.2.2. Overige faciliteiten voor doorstroom/uitstroom. ................................................................................10 6.3. Functieroulatie. ...............................................................................................................................................11 6.3.1. Overzicht van vraag en aanbod............................................................................................................11 6.3.2.Voorwaarden bij functieroulatie. ...........................................................................................................11 7. Omtrent uitstroom.......................................................................................................................... 13 7.1.1. Algemeen................................. ................................ ................................ ................................ ................13 7.1.2 procedure bij uitdiensttreding op eigen verzoek. ................................................................................13 8. Samenstelling sollicitatiecommissies per functie .............................................................................. 15 9. Taken / verantwoordelijkenheden van de voorzitter sollicitatiecommissie ......................................... 18 10. Procedure omtrent plaatsingskandidaten....................................................................................... 19
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 2 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
1. DEFINITIES 1.1. Definitie vacature. Van een vacature is sprake indien: 1. Vooraf bekend is dat de functie voor 6 maanden of langer vervuld kan worden, en/of; 2. De functie (nog) niet behoort tot de vastgestelde functie- en taakomschrijvingen.
1.2. Definitie interne en externe werving. Bij externe werving vindt de werving buiten de locaties en afdelingen van de SKSG plaats. Alle overige werving wordt beschouwd als interne werving.
1.3. Vacaturemelding bij P&O 1. De leidinggevende meldt iedere vacature bij P&O. 2. P&O laat binnen 2 werkdagen weten of de betreffende vacature mogelijk geschikt is voor een “plaatsingskandidaat”. Indien dit het geval is wordt de werving opgeschort tot het moment dat duidelijk is of de betreffende vacature door de plaatsingskandidaat vervuld kan worden. Zie voor de procedure omtrent plaatsingskandidaten hoofdstuk 8 van deze notitie. 3. Indien geen plaatsingskandidaat voor vervulling van de vacature in aanmerking komt wordt de vacature vrijgegeven voor werving.
2.WERVING. 2.1. Interne en/of externe werving. • • •
De leidinggevende bepaalt of de vacature ook (direct) voor externe werving vrijgegeven wordt. Iedere vacature die voor externe kandidaten in aanmerking komt, dient echter gelij ktijdig intern gemeld te worden. Interne kandidaten genieten bij de selectieprocedure geen voorrang. Kwaliteit en g eschiktheid voor de betreffende vacature zijn doorslaggevend.
2.1.1. Voorgedragen kandidaat.
Indien de leidinggevende een specifieke geschikte kandidaat op het oog heeft voor vervulling van de vacature, hoeft de vacature niet intern of extern verspreid te worden: schijnprocedures dienen voorkomen te worden. Voorwaarden hierbij zijn dat: 1. De leidinggevende minimaal drie maanden zicht heeft gehad op het functioneren van de beoogde kandidaat; 2. De sollicitatiecommissie –met motivatie- geïnformeerd wordt dat het een “voorgedragen” kandidaat betreft (Er volgt dus wel een selectiegesprek).
2.3. Opstellen van de vacaturetekst. De leidinggevende stelt de schriftelijke vacaturetekst op (de afdeling P&O verleent h ierbij naar behoefte assistentie) en levert deze voor verspreiding aan bij P&O.. Bij externe werving dient de tekst voorgelegd te worden aan de beheerder van het budget voor externe werving (HP&O). Deze is beslist over de uiteindelijke inhoud en lay -out.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 3 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid 2.4. Verspreiden van de vacaturetekst De afdeling P&O verzorgt de verspreiding van alle vacatureteksten. Een vacaturetekst via de media kan pas plaats vinden na toestemming van de budgethouder voor externe werving: HP&O. Voor externe kandidaten kan bij werving in eerste instantie geput te worden uit de portefeuillemap (bijgehouden door..en in te zien bij P&O).
3. SELECTIE 3.1. Selectiecriteria. Medewerkers van de SKSG dienen te voldoen aan het opgestelde functieprofiel. In beginsel wordt gekozen voor de geschiktste kandidaat; ongeacht leeftijd, sekse, of handicap. Bij vaststelling van de criteria houdt de SKSG rekening met geldende wetgeving en bepalingen uit de CAO; in het bijzonder m.b.t. verplicht gestelde diploma’s.
3.2. Selectieprocedure kandidaten 1. Indien een vacature is vrijgegeven voor werving benoemt de leidinggevende een sollicitatiecommissie. Deze commissie dient samengesteld te worden conform de vastgelegde instructies in hoofdstuk 8 van deze notitie. 2. De leidinggevende treedt binnen de sollicitatiecommissie op als voorzitter; haar taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in hoofdstuk 9 van deze notitie. 3. Medewerkers dienen schriftelijk te reageren. Reacties dienen gericht te worden aan de voorzitter van de sollicitatiecommissie. 4. De voorzitter van de sollicitatiecommissie bepaalt op basis van het functieprofiel welke kandidaten uitgenodigd worden voor een gesprek. Kandidaten die niet uitgenodigd worden ontvangen een mondelinge of schriftelijke afwijzing van de sollicit atiecommissie.
Selectie 5. De sollicitatiecommissie voert de sollicitatiegesprekken met de kandidaten. 6. De voorzitter van de commissie bepaalt (na overleg met de overige leden) of met één of meerdere kandidaten de procedure vervolgd wordt: • eventueel kan de sollicitatiecommissie besluiten tot een test, het in de praktijk laten meedraaien van de kandidaat of een tweede sollicitatiegesprek.
3.2.1. Inwinnen referenties bij externe kandidaten. •
Voor een functie waarbij er een direct of indirect contact is met kinderen, dienen ver plicht referenties ingewonnen te worden 1 . Een onderdeel van het inwinnen van referenties is in ieder geval navraag naar “kindermishandeling”; hierbij dient gebruik gemaakt te worden van het
1
Bij zowel interne als externe kandidaten is het sowieso verstandig om referenties in te wi nnen. Indien men referenties in wil/moet winnen, dient de kandidaat gevraagd te worden naar referenten en geïnformeerd te worden dat referenties ingewonnen zullen worden. Tips: • Het inwinnen van referenties kan zich beperken tot de kandidaten waarvoor een aanstelling beoogd wordt. • Het aanbevolen moment om “referenties” te bespreken is tijdens het selectiegesprek. • Al bij de uitnodiging voor een selectiegesprek kan aan de kandidaat gevraagd worden om namen en telefoonnummers voor referenties mee te nemen.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 4 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
•
formulier “ referentieverklaring kindermishandeling” 2 (zie formulierenboek). Indien de kandidaat weigert3 referenten op te geven wordt de selectieprocedure niet voortgezet. HP&O is bevoegd tot wijzigingen in het formulier “referentieverklaring kindermishandeling”, zonder voorafgaande instemming van directie of OR.
3.3 Afwijzingen. Kandidaten die na het sollicitatiegesprek door de sollicitatiecommissie afgewezen worden ontvangen een gemotiveerde afwijzing (door/namens de voorzitter van de commissie). Dit kan mondeling en/of schriftelijk. Indien een afgewezen kandidaten verzoekt om een schriftelijke bevestiging dient aan dit verzoek voldaan te worden.
3.4. Bijzonderheden bij selectieprocedure: In bijzondere situaties kan de directie besluiten tot afwijkingen van de bovenstaande proced ure. De ondernemingsraad zal over eventuele afwijkingen om instemming worden gevraagd. In individuele situaties kan de directie beslissen tot aanvullende selectiemiddelen als een ps ychologisch onderzoek en of assessment-onderzoek. (De ondernemingsraad hoeft in deze niet om instemming, noch om advies te worden gevraagd) .
4. AANSTELLINGSBELEID. 4.1. Aanstellen interne kandidaten. De leidinggevende van de ontvangende locatie/afdeling maakt met de medewerker afspraken over de eerste werkdag voor de betreffende locatie/afdeling. In principe geldt ook voor intern een “overgangstermijn” 4 van twee maanden. In overleg tussen betreffende leidinggevenden kan hiervan worden afgeweken.
Studiefaciliteiten en -schulden worden overgenomen door de “ontvangende” locatie; tenzij de betreffende leidinggevenden met instemming van de betreffende budgethouders anders overeenkomen. Opgebouwd verlof wordt overgenomen door de ontvangende locatie. De “ontvangende” leidinggevende verzorgt: • Een overdracht van het locatie-personeelsdossier van de betreffende medewerker en overige relevante gegevens m.b.t. afspraken over het functioneren van de medewerker. Zij vraagt deze op bij de voormalige leidinggevende. • Een melding aan P&O m.b.t. de wisseling van locatie (kostenplaats) en eventueel gewijzigde arbeidsvoorwaarden (Via formulier “melding wijziging in arbeidsovereenkomst”; zie formulierenboek).
4.2. Aanstellen externe kandidaten. De leidinggevende nodigt de kandidaat uit voor het aanstellingsgesprek. Dat gesprek dient plaats te vinden voor aanvang van het dienstverband.
Net als de “akte omtrent gedrag” en een relevant diploma is dit formulier een verplicht document voor aanstelling. 3 “Weigeren” houdt ook in dat de kandidaat geen moeite wil doen om referenten op te geven. Niet “kunnen” kan natuurlijk altijd voorkomen, vooral bij kandidaten zonder stage- en/of werkervaring. Een en ander is per situatie te beoordelen en vereist enig doorvragen. 4 De interne kandidaat hoeft niet schriftelijk op te zeggen. 2
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 5 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid De leidinggevende verzorgt dat alle voor indiensttreding benodigde formulieren en besche iden voorafgaand aan het aanstellingsgesprek in bezit zijn van de kandidaat. Tevens wordt de kandidaat geïnformeerd over documenten die zij dient te overleggen, zoals diploma en ID-bewijs 5. NB. Verplichte documenten voor indiensttreding voor functies waarbij er direct of indirect co ntact is met kinderen zijn: 1. akte omtrent gedrag ; 2. relevant diploma; 3. referentieverklaring (te verzorgen door voorzitter sollicitatiecommissie); 4. ID-bewijs
4.2.1. Tijdens het aanstellingsgesprek (externe kandidaten): 1. Worden de voorgenomen arbeidsvoorwaarden besproken zoals o.a. proeftijd, contractduur, inschaling, vakantierechten, en –toeslag. 2. Worden overige zaken besproken (eerste werkdag, werkrooster). In het kader van de inwerk-en introductieperiode6 wordt tevens: 3. Een SKSG informatiepakket7 overhandigd 4. De medewerker uitgenodigd/ingeschreven voor de eerstvolgende introductiebijee nkomst. Door melding bij P&O, telefonisch/e-mail. 5. Een nieuwe groepsleidster of groepshulp uitgenodigd/ingeschreven voor de eerstvo lgende inwerkcursus. Door melding bij P&O, telefonisch/e-mail 6. De opzet van het introductie- en inwerkprogramma globaal doorgenomen, eventueel worden concrete afspraken gemaakt voor de introductie op de locatie/afdeling en inwerken gedurende de eerste werkdag(en). 7. De medewerker voorgesteld aan de eventuele mentor.
Voordragen voor aanstelling.
8. De leidinggevende draagt na dit gesprek de medewerker voor bij de directie voor aanstelling. Door verzenden van de aanstellingsbescheiden naar de afdeling P&O. 9. P&O verzorgt het opstellen van een arbeidsovereenkomst, aanmelden bij externe i nstanties als UWV, arbodienst, ziektekostenverzekeraar, en de overige administratieve verwerkingen. De arbeidsovereenkomst dient uiterlijk twee weken na indiensttreding aan de medewerker te worden aangeboden.
4.3. Proeftijd (externe kandidaten) De werknemer heeft bij aanstelling een proeftijd8 . Wanneer de direct leidinggevende tijdens de proeftijd constateert dat de nieuwe medewerker niet naar tevredenheid functioneert9 (en de direct leidinggevende ook geen mogelijkheden van verbetering ziet), zal de direct leidinggevende in een gesprek met betreffende medewerker aangeven dat de arbeidsovereenkomst wordt/is beëindigd10.
5
Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een aanstellingspakket waarin alle benodigde informatie en formulieren aanwezig zijn; te verkrijgen bij P&O. 6 Zie notitie: inwerken en introductie. 7 Aan te leveren en te onderhouden door P&O 8 Conform CAO twee maanden; bij geen CAO één maand bij bepaalde tijd, twee maanden bij onbepaalde tijd. Bij interne kandidate kan bij het aangaan van een sterk afwijkende functie ook een proeftijd worden overeengekomen; terugkeer in de oude functie moet daarbij mogelijk zijn. 9 Goed functioneren wordt bepaald door meerdere zaken, zo kan bijvoorbeeld ook het ziekteverzuim van de medewerker in beschouwing worden genomen. 10 Met vermelding van de datum waarop het dienstverband is beëindigd; deze datum dient voor afloop einde proeftijd te zijn. Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 6 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid Beëindiging van de overeenkomst kan op ieder moment gedurende de proeftijd geschieden. De leidinggevende verzorgt per omgaande een melding(telefonisch/e -mail) aan P&O dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. P&O verzorgt de administratieve afhandeling.
4.3.1. Gesprek afloop proeftijd. De proeftijd wordt in ieder geval afgesloten met een gesprek. De direct leidinggevende verzorgt een week voor het aflopen van de proeftijd een evaluatiegesprek met de medewerker. Indien het dienstverband niet wordt voortgezet, wordt dit als hierboven weergegeven afgehandeld. Bij voortzetting van het dienstverband worden tijdens dit evaluatiegesprek eventueel afspraken gemaakt en vastgelegd m.b.t. het functioneren. 4.4. Tijdelijke aanstelling bij indiensttreding (externe kandidaten)11 . Medewerkers krijgen bij indiensttreding tweemaal een aanstelling voor bepaalde tijd, in beginsel voor de duur van elk een half jaar12 ; bij de eerste aanstelling geldt een proeftijd. De aanstellingen lopen van rechtswege af. Na de tweede aanstelling kan de overeenkomst voor onbepaalde tijd verlengd worden. De betreffende leidinggevende laat haar/zijn beslissing hierover, mede leiden door de evaluatiemomenten tijdens het eerste dienstjaar van de medewerker.
4.5. Eindgesprek afloop dienstverband voor bepaalde tijd. De leidinggevende verzorgt, dat minimaal één maand voor het aflopen van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, een gesprek heeft plaatsgevonden, tussen haar en de betreffende medewerker. In dit gesprek wordt het functioneren van de betrokken werknemer beoordeeld. Op basis daarvan besluit de leidinggevende of de arbeidsovereenkomst al dan niet wordt verlengd. De beslissing wordt tijdens dit gesprek gemotiveerd. De leidinggevende verzorgt aansluitend aan dit gesprek een schriftelijke melding aan P&O omtrent verlenging of beëindiging. Bij beëindiging met vermelding van de reden(en). P&O verzorgt de administratieve afhandeling.
Bij voortzetting van het dienstverband worden tijdens dit evaluatiegesprek eventueel afspraken gemaakt en vastgelegd m.b.t. het functioneren.
11
Een en ander conform CAO, artikel 9. Tenzij anders door de directie wordt bepaald of omdat de bepaalde duur korter is vanwege “vervanging” of specifieke werkzaamheden van tijdelijke aard .
12
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 7 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
5. BIJZONDERHEDEN BIJ AANSTELLINGSBELEID. 5.1. Aanstellingsbevoegdheid Uitsluitend de directeur kan een medewerker aanstellen 13 en de arbeidsvoorwaarden vaststellen. Deze bevoegdheden zijn voor een aantal functies gedelegeerd naar het hoofd P&O. Een overzicht staat vermeld in de navolgende tabel. Tabel: overzicht aanstellingsbevoegdheid. Functies Direct onder Algemeen Directeur ressorterende functionarissen. Direct onder Manager Kinderopvang ressorterende functies Direct onder Controller ressorterende functies Direct onder Unitmanager ressorterende functies Direct onder Locatiecoördinator ressorterende functies Medewerkers afdeling P&O.
directie
Gedelegeerd naar HP&O
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
5.2. Tijdelijke aanstelling bij indiensttreding (externe kandidaten). Medewerkers krijgen bij indiensttreding tweemaal een aanstelling voor bepaalde tijd, in beginsel voor de duur van elk een half jaar14 ; bij de eerste aanstelling geldt een proeftijd. Daarna kan aanstelling voor onbepaalde tijd plaats vinden. Een en ander conform CAO, artikel 9.
5.3. Geschiktheid is bepalend. • •
Interne kandidaten genieten bij de selectieprocedure geen voorrang. Kwaliteit en g eschiktheid voor de betreffende vacature zijn doorslaggevend. De medewerker die in deeltijd werkzaam is heeft geen recht op uitbreiding van de deeltijdfunctie 15.
5.4. Documenten bij aanstelling. Verplichte documenten benodigd voor indiensttreding zijn: 1. ID-bewijs. Voor functies waarbij er direct of indirect contact is met kinderen ook:
2.Akte omtrent gedrag.
3. Relevant diploma. 4. Referentieverklaring.
5.5. Doelgroepen De SKSG hanteert geen specifiek doelgroepenbeleid.
13
Of een bestaande overeenkomst wijzigen Tenzij anders door de directie wordt bepaald of omdat de bepaalde duur korter is vanwege “vervanging” of specifieke werkzaamheden van tijdelijke aard . 15 CAO-Artikel 38, lid 2a is niet van toepassing. 14
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 8 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
6. OMTRENT DOORSTROMING. 6.1. Doorstroom algemeen Doorstroom (verticaal en horizontaal) vindt in beginsel plaats door het solliciteren op (interne) vacaturemeldingen. Uitgangspunt is daarbij dat de kandidaat geschikt dient te zijn voor de vacante functie. Verkrijgen van “geschiktheid” voor een bepaalde functie is in beginsel een eigen verantwoordelijkhe id van de medewerker. Eventueel door de SKSG verleende faciliteiten tot het verkrijgen van “geschiktheid” voor een bepaalde functie geven geen voorrang bij selectie/aanstellling voor functies. Voorrang bij selectie/aanstelling is slechts mogelijk indien een medewerker een “plaatsingskandidaat” is.
6.2. Faciliteiten voor doorstroom. 6.2.1. Van gesubsidieerde baan naar niet gesubsidieerde baan (ID-medewerkers). 1. Jaarlijks stelt de SKSG een aantal I/D-medewerkers16 in de gelegenheid een erkend diploma voor een niet gesubsidieerde functie te behalen.(Meestal zal het hierbij gaan om een erkend diploma voor de functie groepsleidster). 2. Er is m.b.t deze faciliteiten een relatie met subsidies die door overheidsinstanties voor opleidingen voor ID-ers ter beschikking wordt gesteld. Geen subsidie betekent dat deze faciliteit vervalt. 3. Het totaalbedrag van de geboden faciliteiten mogen de ter beschikking gestelde subsidiebedragen voor scholing niet overstijgen; tenzij een houder van een scholingsbudget zich garant heeft ge steld voor het eventuele meerbedrag voor een opleiding. 4. Het totaal aantal groepshulpen dat per kalenderjaar een opleiding kan volgen wordt voor aanvang van een nieuw kalenderjaar door de bestuursgroep vastgesteld 17. • Initiatief door HP&O. 5. In februari van ieder kalenderjaar verzorgt P&O een inventarisatie van ID-ers die voor een opleiding in aanmerking willen komen. • D.m.v. een in te vullen aanvraagformulier. 6. Indien de groepshulp in aanmerking wil komen voor een opleiding tot groepsleidster dient de aanvraag voorzien te zijn van een beoordeling van de leidinggevende van de geschiktheid voor deze functie. • Aanvrager dient te verzorgen dat deze beoordeling bij het aanvraagformulier gevoegd is. 7. Aanvragen worden gehonoreerd danwel afgewezen door HP&O en MKO 18, die daarbij uitgaan van in ieder geval de navolgende richtlijnen: a) Aantal jaren in dienst. b) Mogelijke geschiktheid voor de beoogde functie (waarbij voor de functie groepsleidster de beoordeling van de leidinggevende van belang is) c) Draagkracht van de groepshulp (waarbij ziekteverzuim een indicator is). 8. Er bestaat in geen enkel geval een recht op het volgen van een opleiding. 9. Voor iedere toegewezen opleiding wordt een individuele studieovereenkomst aangegaan waarin de geboden faciliteiten en verplichtingen worde n beschreven. • Te verzorgen door P&O; ondertekening door HP&O. • Overeenkomst dient opgenomen te worden in centrale personeelsdossier 16
En/of medewerkers die op basis van vergelijkbare regelingen/vervangende regelingen in dienst zijn van de SKSG. 17 Het vastgestelde aantal is het totaal aantal ID-ers dat met een opleiding bezig kan zijn. Indien in 2003 12 medewerkers een opleiding volgen en in 2004 mogen dit er 15 zijn, kunnen maximaal 3 nieuwe ID-ers met een opleiding starten. 18 Die de voorbereiding van de selectie kunnen delegeren naar door hen aan te wijzen functionaris(sen). Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 9 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid 10. Onderdeel van de studieovereenkomst is een terugbetalingsregeling voor situaties waarbij de opleiding door toedoen/schuld van de groepshulp niet tot diplomering leidt. Een “nawerkperiode” (na diplomering) maakt uitdrukkelijk geen onderdeel uit van de terugbetalingsregeling. 11. Geboden faciliteiten voor opleidingen bestaan in ieder geval uit: a) Een volledige aanwending van het subsidiebedrag voor directe scholingskosten (schoolgeld, boeken ed). b) Verplichte aanwezigheid op school/bij colleges geldt als werktijd (die dient te passen in de overeengekomen arbeidsduur 19). Bij schoolvakanties dient de medewerker aanwezig te zijn op de werkvloer, danwel verlof op te nemen 20. Overige benodigde tijd voor studie is geen werktijd. 12. Leidinggevenden zijn verplicht om medewerking te verlenen aan het kunnen behalen van het beoogde diploma. Bij opleidingen voor een erkend diploma voor groepsleidster di enen zij een adequate begeleiding te verzorgen.
6.2.2. Overige faciliteiten voor doorstroom/uitstroom. De navolgende bepalingen zijn uitdrukkelijk niet van toepassing op medewerkers waarvoor de SKSG vanwege vastgestelde arbeidsongeschiktheid inspanningen moet leveren tot reïntegratie. In situaties van vastgestelde arbeidsongeschiktheid is het arbeidsverzuimprotocol van toepassing. 1. Medewerkers kunnen op voordracht van (via) de leidinggevende in aanmerking komen voor faciliteiten tot het verkrijgen van een andere functie en/of baan buiten de SKSG. Aangevraagde faciliteiten kunnen worden gehonoreerd danwel worden afgewezen door de budgethouder van het budget waaruit de toegewezen faciliteiten gefinancierd worden. In deze: • Unitmanagers voor alle onder hen ressorterende medewerkers. • MKO voor direct onder haar ressorterende medewerkers. AD voor direct onder haar ressorterende medewerkers en overige medewerkers van het centraal bureau (per situatie te delegeren naar HP&O). 2. Aanvragen worden geheel of gedeeltelijk gehonoreerd danwel afgewezen door de betreffende budgethouder 21, die primair uitgaat van de volgende richtlijnen: • De aanvrager is zes jaar of langer in dienst van de SKSG in dezelfde functie. • Voortzetting van de functie/dienstverband zal op korte of langere termijn leiden tot problemen in de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld door uitval). • De budgethouder kan op andere gronden beslissen tot het toekennen van faciliteiten. 3. Er bestaat in geen enkel geval een recht op het verkrijgen van faciliteiten. 4. Voor iedere situatie waarbij de faciliteiten geheel of gedeeltelijk worden toegewezen, wordt een individuele overeenkomst aangegaan waarin de geboden faciliteiten en verplichtingen worden beschreven. • Te verzorgen door/ verantwoordelijkheid voor betreffende budgethouder; budgethouder is bevoegd tot ondertekening namens de SKSG. • Overeenkomst dient opgenomen te worden in centrale personeelsdossier. 5. Onderdeel van de betreffende overeenkomst is altijd: a) Een terugbetalingsregeling voor situaties waarbij de verwachte resultaten door toedoen/schuld van de aanvrager niet behaald worden.
19
Extra werken is niet toegestaan. Indien toestemming van de leidinggevende. 21 De voorbereiding en afhandeling van de aanvraag kan worden gedelegeerd. 20
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 10 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid b) Een terugbetalingsregeling waarbij de medewerker verplicht wordt tot volledige terugbetaling door inhouding op het salaris 22 , indien de aanvrager een jaar na afronding van een traject/opleiding, nog in dienst is van de SKSG, of de functie op moment van aanvragen nog geheel of gedeeltelijk vervult 23.
6.3. Functieroulatie. Medewerkers worden in de gelegenheid om op vrijwillige basis voor bepaalde tijd een andere functie te vervullen op een andere locatie. Dit kan door ruilen en/of tijdelijke vervanging van een afwezige medewerker. Het doel van deze regeling is om met name groepsleidsters en groepshulpen in de gelegenheid te stellen: • Kennis te nemen van een andere wijze van bedrijfsvoering (werken op andere locatie) • Competenties te verkrijgen en/of te vermeerderen. • Kennis te nemen van het werken met kinderen met andere leeftijd (bijvoorbeeld kdv -nso).
6.3.1. Overzicht van vraag en aanbod. Een en ander wordt op de volgende wijze geregeld: De vraag. 1. Een medewerker kan een tijdelijke inzet op een andere locatie/in een andere functie gemotiveerd aanvragen via de leidinggevende 24 25. 2. De leidinggevende bepaalt of zij de medewerker in de gelegenheid wil stellen. 3. Indien dit het geval is verzorgt zij een melding van de vraag onder vermelding van alle relevante informatie (zoals: voorkeuren, arbeidsduur, huidige functie/gewenste functie, doel). Melding aan afdeling P&O.
Het aanbod. 4. Een leidinggevende kan een gelegenheid voor een tijdelijke inzet aanbie den onder vermelding van alle relevante informatie (zoals: beschikbare arbeidsduur, beschikbare functie, periode). • Melding aan afdeling P&O. 5. P&O verzorgt een overzicht van vraag en aanbod en draagt zorg voor wekelijkse update en verspreiding. • Verspreiding via e-mail. • Leidinggevende draagt zorg voor interne verspreiding op locatie/afdeling. 6. Betrokkenen dragen zelf zorg voor het leggen van contacten en afspraken omtrent de ruil/tijdelijke inzet (zoals: periode, registratie verlof, ziekmelding).
6.3.2.Voorwaarden bij functieroulatie. Algemeen. 1. Ruil en/of tijdelijke inzet kunnen slechts plaatsvinden met instemming van beide betrokken leidinggevenden. 2. Ruil en/of tijdelijke inzet 26 kunnen slechts plaatsvinden op basis van vrijwilligheid. 3. Een ruil die een maand of langer duurt moet gemeld worden bij de afdeling P&O. Door formulier “wijziging arbeidsvoorwaarden” ovv “tijdelijke kostenplaatswijziging ivm ruil”.
22
eventueel in termijnen. Deze bepaling is niet van toepassing op medewerkers waarvoor de faciliteiten zijn voortgekomen uit een plan van aanpak m.b.t. arbeidsongeschiktheid. 24 De leidinggevende is hierdoor op de hoogte van de motivatie van de medewerker. 25 Het initiatief kan ook van de leidinggevende komen; uitwisseling dient echter plaats te vinden op basis van vrijwilligheid. 26 in het kader van deze regeling 23
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 11 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid I.v.m. ziekteverzuimoverzichten en financiële overzichten. Bij kortere periodes aanvaarden leidinggevenden enige vervuiling in de managementinformatie. 4. Een inzet bij een andere locatie waaraan geen ruil maar vervanging ten grondslag ligt moet altijd gemeld worden bij P&O. Door formulier “wijziging arbeidsvoorwaarden” ovv “tijdelijke kostenplaatswijziging ivm vervanging”. I.v.m. formatiebeheer, financiële overzichten, ziekteverzuimoverzichten. Bij kortere periodes aanvaarden leidinggevenden enige vervuiling is de managementinformatie. Bij geen melding aanvaardt de “uitzendende” leidinggevende een hogere format ie-inzet; de ontvangende leidinggevende aanvaardt een lagere formatie-inzet. 5. Afspraken gemaakt door het planbureau met een invalmedewerker i.v.m. de benodigde vervanging dienen gehonoreerd te worden. (Een gemaakte afspraak met een invalmedewerker kan niet ongedaan worden gemaakt vanwege afspraken in het kader van deze regeling).
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 12 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
7. OMTRENT UITSTROOM 7.1. Uitdiensttreding op eigen verzoek. 7.1.1. Algemeen. 1. Bij opzegging van de arbeidsovereenkomst gelden de bepalingen van artikel 69 van de CAOkinderopvang. 2. Bij beëindiging van het dienstverband op eigen verzoek biedt de leidinggevende de mogelijkheid voor een exitgesprek. 3. Naast een eventueel exit-gesprek met de leidinggevende zal de medewerker van P&O een extitvragenformulier ontvangen. Retournering daarvan is niet verplicht. De gegevens van geretourneerde exit-vragenformulier wordt (anoniem) verwerkt; jaarlijks wordt daarvan door P&O een rapportage aangeboden aan de bestuursgroep.
7.1.2 procedure bij uitdiensttreding op eigen verzoek. verzoek 1. De medewerker die uit dienst wil treden, richt zij daartoe een schriftelijk verzoek aan haar leidinggevende. Zij maakt hiervoor gebruik van formulier “uitdiensttreding op eigen verzoek”(zie formulierenboek). Bepalen uitdienst-datum 2. De leidinggevende bespreekt met de medewerker de datum uitdiensttreding, met inachtneming van de bepalingen omtrent de opzegtermijn (eerder uit dienst mag worden toegestaan). De datum waarop het formulier door de leidinggevende is ontvangen is daarbij maatgevend (de opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de ontvangstdatum). Getuigschrift? 3. Indien de medewerker een getuigschrift wenst te ontvangen meldt zij dit bij de leidinggevende tijdens de bespreking omtrent de uitdiensttredingsdatum. Indien zij een getuigschrift wil geeft de leidinggevende dit door aan P&O.(Door een aantekening op het formulier of telefonisch). P&O neemt contact op met de leidinggevende om de inhoud van het getuigschrift te bespreken. P&O draagt zorg voor de totstandkoming van het getuigschrift en de verzending daarvan aan de medewerker (bijlage bij retournering formulier ; zie stap 6). Melding aan P&O De leidinggevende verzendt het ingevulde en ondertekende originele formulier naar P&O (per post/niet per fax). Openstaande schulden. 4. P&O gaat na of er nog schulden van medewerker aan de SKSG openstaan (studieschuld, PC-prive, of anders). Indien deze schulden bestaan, neemt P&O voor de uitdiensttredingsdatum telefonisch of schriftelijk contact op met de medewerker over de afhandeling daarvan. Het overeengekomene wordt schriftelijk aan de medewerker bevestigd, d.m.v. een bijlage bij de retournering van het uitdiensttredingsformulier (zie stap 6). Bevestiging uitdiensttreding 5. HP&O bevestigd de uitdiensttreding door ondertekening van (een kopie) van het formulier en retournering daarvan aan de medewerker. • Een afschrift gaat naar de leidinggevende. Origineel wordt gearchiveerd in het centrale P_dossier. 6. Bij retournering van het formulier draagt P&O tevens zorg voor aanwezigheid van bijlagen (voortkomende uit stap 3 en 5) en een exit-vragenformulier. Verdere administratie. • Na bevestiging draagt P&O zorg voor verdere administratieve afhandeling m.b.t. salaris en “derden” zoals UWV. • Het personeelsdossier wordt door P&O gelicht en gearchiveerd onder “uit-dienst”. Het dossier wordt 5 jaar bewaard. Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 13 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid • Een geretourneerd exit-vragenfomulier wordt door P&O gearchiveerd in de map “exit-formulieren” (in afwachting van verwerking).
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 14 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
8. SAMENSTELLING SOLLICITATIECOMMISSIES PER FUNCTIE Groepsleidster en inval-groepsleidster uitsluitend werkzaam voor een bepaalde locatie: • locatiecoördinator van de locatie waar de vacature bestaat (voorzitter). • een groepsleidster van het team waar de vacature bestaat. • een lid van de oudercommissie. De locatiecoördinator beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de locatiecoördinator. Inval-groepsleidster (indien niet uitsluitend werkzaam voor een bepaalde locatie) • het hoofd planbureau (voorzitter). • een bureaumedewerker planbureau of een groepsleidster. Het hoofd planbureau beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren het hoofd planbureau. Groepshulp (na voorselectie door de vaste commissie bestaande uit een medewerker van P&O en een lijnfunctionaris): • Locatiecoördinator (voorzitter). • Een groepsleidster. De locatiecoördinator beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige (commissie)leden adviseren de locatiecoördinator. Locatiecoördinator (externe kandidaat): Betreffende Unitmanager (voorzitter). Een locatiecoördinator van een andere locatie dan die waarvoor de vacature bestaat Een groepsleidster van de locatie waar de vacature bestaat Hoofd P&O Een lid van de oudercommissie. De Unitmanager beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de Unitmanager. Locatiecoördinator (interne kandidaat): Betreffende unitmanager (voorzitter). Een groepsleidster van de locatie waar de vacature bestaat. Hoofd P&O Een lid van de oudercommissie. De Unitmanager beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de Unitmanager. Unitmanager (intern) MKO. (voorzitter). Een locatiecoördinator van de unit waar de vacature bestaat. Hoofd P&O. De manager kinderopvang beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de MKO. Unitmanager (extern) MKO (voorzitter). Een unitmanager van een andere unit dan die waarvoor de vacature bestaat. Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 15 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid Een locatiecoördinator van de unit waar de vacature bestaat. Hoofd P&O. De manager kinderopvang beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de MKO.
Taakspecialist Betreffende unitmanager (voorzitter). Indien gewenst door unitmanager een functionaris naar keuze van de betreffende unitmanager. De Unitmanager beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de Unitmanager. Uitvoerende medewerkers van het Centraal Bureau: • het betreffende afdelingshoofd (voorzitter). • een medewerker van de afdeling waar de vacature bestaat. Het afdelingshoofd beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. Overige leden adviseren het afdelingshoofd. Afdelingshoofd (CB) • Betreffende leidinggevende ( voorzitter). • HP&O • medewerker van de betreffende afdeling De voorzitter beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. Overige leden a dviseren. Pedagogisch medewerker. • MKO (voorzitter). • Een unitmanager. • Een locatiecoördinator De voorzitter beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. Overige leden a dviseren. Medewerkers direct ressorterend onder de directie (AD): Samenstelling commissie wordt per situatie vastgesteld door de directeur. Directeur is voorzitter van eventuele commissie. Directeur beslist of de kandidaat wordt aangesteld. Overige commissieleden adviseren de directeur.
Projectmedewerkers (nieuwe tijdelijke functies). Samenstelling commissie wordt per situatie vastgesteld door de betreffende proceseigenaar. De proceseigenaar is voorzitter van eventuele commissie. Proceseigenaar beslist of de kandidaat wordt aangesteld. Overige commissieleden adviseren de proceseigenaar. Directeur: • Een lid van de Raad van Commissarissen. • Een MT-lid. • Hoofd P&O. Bij de besluitvorming wordt de commissie bijgestaan door een adviescommissie waarin een vertegenwoordiging van de cliëntenraad is opgenomen.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 16 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid De voorzitter van de sollicitatiecommissie is bevoegd tot het doen van een voorselectie a.d.h.v. schriftelijke reacties op basis van de functie-eisen en functieprofiel. De overige leden hoeven in deze voorselectie niet gekend te worden.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 17 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
9. T AKEN / VERANTWOORDELIJKENHEDEN VAN DE VOORZITTER SOLLICITATIECOMMISSIE De voorzitter draagt zorg voor: 1. Opmaken van functieprofiel. 2. Maken van een tijdsplanning. 3. Het samenstellen van een sollicitatiecommissie. 4. Verspreiden van sollicitatiebrieven onder uitsluitend de commissieleden. De voorzitter is bevoegd tot het doen van een voorselectie. 5. Leden van de sollicitatiecommissie instrueren dat aan niet-commissieleden geen mededelingen mogen worden gedaan over sollicitanten (namen, inhoud van deze brieven, gesprekken). Dit geldt voor, tijdens en na de selectieprocedure. 6. Na advies van de commissie bepalen welke kandidaten worden uitgenodigd (tenz ij het een “voorgedragen kandidaat betreft). 7. Gemotiveerd afschrijven van kandidaten die niet worden uitgenodigd. Binnen veertien dagen na de sluitingsdatum. 8. Brieven definitief afgewezen kandidaten vernietigen binnen 14 dagen na verzending van het afwijzingsbericht. 9. Geselecteerde kandidaten uitnodigen. De kandidaat wordt op de hoogte gebracht van de datum, plaats, tijd en tijdsduur van het gesprek. Tevens wordt medegedeeld wie bij het gesprek aanwezig zullen zijn, en welke documenten de kandidaat bij zich moet hebben. 10. Samen met commissie sollicitatiegesprekken voeren. Bij de selectie van de kandidaten gaat de commissie uit van het opgestelde functieprofiel. 11. Eventueel inwinnen van referenties over kandidaat, het laten doen van een test, het l aten meedraaien van kandidaat in een groep of een tweede sollicitatiegesprek. 12. Binnen een week na de sollicitatiegesprekken aan de kandidaten laten weten of zij wel of niet worden aangenomen. 13. Verstrekking van alle benodigde gegevens voor indiensttreding aan een externe kandidaat die men voor wil dragen voor aanstelling. • Hiervoor kan gebruikt worden gemaakt van een bij P&O verkrijgbaar aanstellingspakket. 14. Berichtgeving aan P&O van de (voorgenomen) benoeming van de medewerker: toezenden indiensttredingformulieren (daarbij is een o.a. referentieverklaring voor medewerkers die direct of indirect contact hebben met kinderen verplicht). P&O kan ondersteuning bieden. Denk aan o.a. : aanleveren standaardbrieven, aanleveren aanstellingsgesprek, verwerken correspondentie, bijpraten over selectiemethodieken, bijpraten over het inwinnen van referenties. Een en ander in overleg. Initiatief tot ondersteuningsvraag komt van de voorzitter.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 18 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid
10. PROCEDURE OMTRENT PLAATSINGSKANDIDATEN. 1. De status van plaatsingskandidaat kan –in individuele situaties - uitsluitend door MKO 27 of AD worden vastgesteld –op basis van een gemotiveerde voordracht door Unitmanager of BG-lid. • De status plaatsingskandidaat kan –in individuele situaties -verleend worden indien de SKSG verplicht is tot het leveren van inspanningen tot het (her)plaatsen van een medewerker. Dit kan het geval zijn in situaties van arbeidsongeschiktheid, of omwille van “arbeidsrecht”. 2. In situaties waarin door bijvoorbeeld reorganisaties of andere specifieke maatregelen voor meerdere medewerkers de status “plaatsingskandidaat” nodig is, kan deze status slechts door de directie en met instemming van de OR verkregen worden. 3. Indien de status wordt toegekend benoemt de MKO of AD een lijnfunctionaris als “proceseigenaar” voor de plaatsing. P&O ontvangt van MKO en/of directeur een melding dat een kandidaat geplaatst dient te worden met vermelding van de betreffende proceseigenaar. P&O neemt de medewerker op in overzicht van te plaatsen medewerkers. Na ontvangst van een vacaturemelding gaat P&O na of er op dat moment medewerkers zijn, die geplaatst moeten worden. De leidinggevende (voorzitter solci) krijgt per omgaande hieromtrent bericht. 4. De proceseigenaar (voor plaatsing) wordt door P&O geïnformeerd over beschikbare vacatures.De proceseigenaar gaat na of een vacature mogelijk geschikt is voor de plaatsing en verzorgt -bij een positieve beoordeling- dat navolgende acties plaatsvinden. Kennismakingsgesprek/Kennismakingsperiode. 5. Een kennismakingsgesprek28 vindt plaats tussen plaatsingskandidaat en leidinggevende. Aansluitend vindt een kennismakingsgesprek plaats met de beoogde collega’s. Proceseigenaar is bevoegd om bij beide gesprekken aanwezig te zijn. Aansluitend aan het kennismakingsgesprek kan een kennismakingsperiode van twee weken volgen; eventueel boventallig. Een voorgenomen kennismakingsperiode dient aan de proceseigenaar voorgelegd; proceseigenaar is bevoegd om hieromtrent een besluit te nemen. Proceseigenaar verzorgt dat de plaatsingskandidaat informatie ontvangt over tijdstip en doel van het kennismakingsgesprek. Bezwaar leidinggevende na kennismaking. 6. Indien de betreffende leidinggevende na de kennismaking bezwaren heeft tegen de plaa tsing , dient zij dit uiterlijk binnen twee werkdagen na het ke nnismakingsgesprek en/of de meewerkperiode aan de proceseigenaar gemotiveerd kenbaar te maken. Proceseigenaar legt het bezwaar voor aan MKO of directeur . 7. MKO of directeur besluit, binnen een week na bespreking van het bezwaar met de proceseigenaar , of de plaatsing wel of niet doorgaat en verzorgt hiervan kennisgeving aan proceseigenaar en betreffende leidinggevende. Plaatsing gaat niet door na bezwaar. 8. Indien de plaatsing niet doorgaat bespreekt de proceseigenaar dit binnen twee werkdagen na het MKO/directie-besluit met de plaatsingskandidaat. In situaties waarin de SKSG een plaatsingsplicht heeft (juridisch, arbo) verzorgt de proceseigenaar een schriftelijke en gemotiveerde berichtgeving van het besluit 29. Plaatsing gaat door. 9. Indien de plaatsing doorgaat neemt de “ontvangende” leidinggevende co ntact op met de medewerker om afspraken te maken omtrent aanvang werkzaamheden. Proceseigenaar verzorgt een melding aan P&O; P&O verwijdert gegevens medewerker uit plaatsingsoverzicht. 10. Indien voor de plaatsingskandidaat eventuele opdrachten/instructies m.b.t. het functioneren van toepassing zijn, verzorgt de proceseigenaar hiervan een schriftelijke bevestiging (aan de 27
voor Primair proces Dit is geen sollicitatiegesprek. 29 Waaruit moet blijken dat plaatsing redelijkerwijs niet van de werkgever verlangd kon worden.
28
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 19 / 20
5
Personeel
5.1c In- en doorstroombeleid plaatsingskandidaat). Proceseigenaar verzorgt dat een afschrift van deze bevestiging opgenomen wordt in het centrale personeelsdossier.
Versie
26 januari 2004
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 20 / 20
