Begroting 2016
Versie : 17 maart 2015
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................... 1 1. Aanbieding ........................................................................................................................................................ 2 1.1 Inleiding ....................................................................................................................................................... 2 1.2 Samenvatting van de structurele lasten en baten van de Omgevingsdienst Groningen ................... 4 1.3 Ontwikkelingen ........................................................................................................................................... 6 2. Programma ...................................................................................................................................................... 12 2.1 Wat willen we bereiken? ........................................................................................................................... 12 2.2 Wat gaan we daarvoor doen?................................................................................................................... 13 3. Financiële begroting 2016-2018 ................................................................................................................. 17 3.1 Uitgangspunten begroting 2016 en meerjarenbegroting ................................................................... 17 3.2 Financiële meerjarenbegroting ............................................................................................................... 20 3.3 Toelichting verschillen begroting 2015 en 2016 op hoofdonderdelen ............................................. 20 3.4 Toelichting begroting 2016 en meerjarenbegroting. .......................................................................... 23 4. Paragrafen ....................................................................................................................................................... 28 4.1 Inleiding ..................................................................................................................................................... 28 4.2 Weerstandsvermogen ............................................................................................................................... 28 4.3 Onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................................................. 30 4.4 Financiering ............................................................................................................................................... 30 4.5 Bedrijfsvoering .......................................................................................................................................... 31 5. BIJLAGEN .......................................................................................................................................................... 34 5.1 Toelichting op de risico's ......................................................................................................................... 34 5.2 Staat van reserves en voorzieningen ...................................................................................................... 35 5.3 Staat van materiële vaste activa .............................................................................................................. 36 5.4 Basis voor opbouw kostenverdeling ....................................................................................................... 37 5.5 Overzicht Integratie uitkering overdracht VTH. .................................................................................... 38
1
1. Aanbieding 1.1 Inleiding Algemeen Voor u ligt de begroting 2016 van de Omgevingsdienst Groningen. Deze begroting en de meerjarenbegroting is gebaseerd op de genoemde uitgangspunten in de Kadernota 2016. Het Algemeen Bestuur heeft deze op 28 november 2014 vastgesteld. Voor een volledig overzicht van de genoemde uitgangspunten verwijzen wij u in deze begroting naar hoofdstuk 3 (blz.17). Voor het opstellen van de begroting 2016 is ook gebruik gemaakt van de begroting 2015 en de actuele financiële gegevens van het boekjaar 2014. De actuele gegevens 2014 geven aanleiding om de berekening van de begrote loonsom 2016 te baseren op de werkelijke loonsommen 2015 verhoogd met de index van 2%. De uitgangspunten voor de indexering zijn opgenomen in de Kadernota 2016. De indexering voor 2016 is gebaseerd op de indexcijfers van het jaar 2014 (t-2). De gehanteerde indexen zijn:
voor de loonsommen: Index prijs overheidsconsumptie beloning werknemers: 2%
voor de overige kosten: Index prijs overheidsconsumptie netto materieel (IMOC): 1,75%.
Producten en Diensten Catalogus. Eén van de uitgangspunten uit de Kadernota 2016 is dat de begroting 2016 gebaseerd zal worden op de producten en diensten catalogus (PDC). Deze kunnen bestaan uit Standaardproducten (vaste prijs) en uit Maatwerkproducten (variabele prijs). De PDC wordt in de loop van 2015 ontwikkeld. De PDC wordt de basis waarop de DVO' s en de hieraan gekoppelde deelnemersbijdrage worden vastgesteld. De huidige DVO' s lopen 1 november 2016 af. Tot en met 2015 is de deelnemersbijdrage gebaseerd op de input financiering. Eind 2015 zijn er besprekingen met de opdrachtgevers over de nieuw af te sluiten DVO' s. Als de integrale PDC medio 2015 gereed is, wordt deze gebruikt voor het vaststellen van de DVO' s 2016. Deze voorliggende begroting is vooralsnog gebaseerd op de afgesproken methodiek in het bedrijfsplan 2012: Personeelskosten primair proces op basis van de ingebrachte loonkosten (formatieomvang én inschaling) + Incidentele kosten en overige structurele kosten op basis van de ingebrachte formatie zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2013/2014.
Aanpassing begrote loonsom 2016 Eén van de uitgangspunten voor het opstellen van de begrotingen 2013/2014 en 2015 is geweest om de loonsommen per schaal te berekenen met het maximale aantal periodieken minus 3 % ( methodiek van de Provincie). Dit uitgangspunt is getoetst aan de werkelijke inschaling 2014/2015 van de medewerkers. Hieruit blijkt dat in 2016 ca. 85 % van de medewerkers op het maximum aantal periodieken ingeschaald zal zijn. Het is daarom niet langer verantwoord dit uitgangspunt toe te passen. Ook zijn bij de definitieve plaatsing van de medewerkers in 2013 een aantal medewerkers van de deelnemers in een hogere schaal geplaatst dan waarvan in de ontwerpbegroting 2013/2014 is uitgegaan. Om tot een realistische begroting 2016 te komen zijn de loonsommen 2016 gebaseerd op de werkelijke loonsommen 2015 verhoogd met de afgesproken prijsindex van 2%. Door deze nieuwe berekening stijgt de totale loonsom met ca. € 260.000 ten opzichte van de begroting 2015.
Efficiency taakstelling 10% op de ingebrachte taken 2013. In februari 2013 heeft de stuurgroep RUD Groningen besloten vanaf 2016 een efficiency taakstelling van 10% door te voeren. Dit besluit is opgenomen in de ontwerpbegroting 2013/2014.
2
Deze taakstelling is berekend over de begrote loonsom 2014 van het primaire proces. Deze loonsom bedraagt € 9.485.000 zodat de efficiency taakstelling uitkomt op € 948.500.
Extra taken 1. Maatwerkcontracten. De Omgevingsdienst Groningen voert op verzoek van de deelnemers extra taken uit. Deze zijn dus niet in de DVO 's opgenomen. De basis voor facturering is het aantal werkelijke bestede uren. Deze baten zijn in de begroting 2016 en meerjarenbegroting verantwoord. Tegenover de baten (€ 30.000) staan echter ook lasten (€ 30.000).
2. Externe veiligheid/BRZO. De Omgevingsdienst Groningen neemt deel aan het landelijk project Impuls Omgevingsveiligheid. Dit landelijk project bestaat uit een aantal deelprojecten voor de periode 2015-2018. De Omgevingsdienst neemt deel aan twee deelprojecten; te weten BRZO- Omgevingsdiensten en BRZO- Externe Veiligheid. De verantwoordelijkheid voor deze projecten ligt respectievelijk bij de provincie Groningen en de provincie Zuid Holland. De Omgevingsdienst Groningen ontvangt voor de BRZO- Omgevingsdiensten € 190.000 en voor de BRZO- Externe Veiligheid € 220.000. In de begroting 2016 en de meerjarenbegroting is totaal € 410.000 zowel onder de baten als onder de lasten opgenomen.
3. Aardbevingen. De Omgevingsdienst Groningen kan de deelnemers door de beschikking over specialistische kennis, adviseren over de gevolgen van aardbevingen op boven- en ondergrondse infrastructuur. De gevolgen van aardbevingen zijn daarnaast van invloed op onze coördinerende rol als BRZO-RUD voor NoordNederland. De Omgevingsdienst Groningen kan de colleges adviseren op de volgende gebieden: 1. Het toetsen van kwantitatieve risicoanalyses (QRA’s) van bedrijven/inrichtingen die vallen onder de Besluit Risico Zware Ongevallen (BRZO) en/of Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (BEVI); 2. Het herberekenen van risicocontouren op basis van de QRA’s op het vlak van Externe Veiligheid en advisering over de eventuele planologische gevolgen; 3. Het adviseren en ondersteunen op het gebied van constructieve veiligheid 4. bij haar toezichthoudende rol betreffende bestaande gebouwen, bouwwerken, inspectie en schadeherstel; 5. Het adviseren en ondersteunen bij schadeherstel of het nemen van preventieve maatregelen ter voorkoming van schade aan monumentale gebouwen. De Omgevingsdienst Groningen kan de deelnemers naast de adviserende- ook de uitvoerende rol aanbieden. Als de deelnemers besluiten deze extra taken in te brengen bij de Omgevingsdienst Groningen dan zullen wij hiervoor een business case opstellen. Op dit moment kunnen we geen inschatting maken over de inzet en de vergoeding. In de begroting 2016 zijn er dus geen lasten en baten voor dit onderdeel opgenomen.
4. Ondersteuningsbudget (éénmalig) energiebesparing bij bedrijven. Om gemeenten te ondersteunen in hun bijdrage aan de doelstellingen uit het Energie akkoord heeft de VNG in maart 2014 een Ondersteuningsprogramma Energie vastgesteld. Het gaat o.a. om het stimuleren en ondersteunen van gemeenten met als doel energiebesparing bij bedrijven een hogere prioriteit te geven. Hiervoor heeft de VNG bij het Ministerie van Infrastructuur 3 miljoen euro subsidie voor de periode 2014-2016 aangevraagd. De 3 miljoen euro is met behulp van een verdeelsleutel verdeeld over de Omgevingsdiensten. De aanvraag moet voor 1 april 2015 ingediend te zijn.
3
De Omgevingsdienst Groningen kan na goedkeuring van het projectplan € 162.236 subsidie ontvangen. Vooralsnog is deze post niet opgenomen in de begroting.
5. Inbreng nieuwe taken. De Omgevingsdienst Groningen voert gesprekken met verschillende opdrachtgevers zoals de Kompanjie de gemeenten Haren, Menterwolde en Groningen, maar ook met werkorganisatie DEAL over samenwerking en of het inbrengen van structurele taken. Deze inbreng kan een beperkt aantal taken omvatten of van substantiële omvang zijn. Voor beide categorieën zijn aparte financiële spelregels opgesteld. In de begroting 2016 zijn er vooralsnog geen lasten en baten voor dit onderdeel opgenomen.
1.2 Samenvatting van de structurele lasten en baten van de Omgevingsdienst Groningen Begroting
2015
2016
2017
2018
2019
Omgevingsdienst
Structurele lasten
€ 14.411.000 € 14.443.500 € 14.554.500 € 14.790.500 € 14.655.500
Algemene dekkingsmiddelen
Baten
€ 14.411.000 € 14.443.500 € 14.554.500 € 14.790.500 € 14.655.500
Resultaat
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
De begroting 2015 betreft de primitieve begroting 2015 die door het Algemeen Bestuur in juni 2014 is vastgesteld. Hier is dus geen rekening gehouden met de eventuele begrotingswijzigingen 2015. De begrote structurele lasten zijn per saldo € 32.500 hoger dan die in 2015. Dit is het gevolg van:
De per 1-1-2016 doorgevoerde 10% efficiency taakstelling. Dit geeft een lagere loonsom van het primaire proces: € 948.500 ( voordeel);
Het loslaten van het uitgangspunt dat bij de begroting 2013/2014 en 2015 is gebruikt te weten: per functieschaal aantal maximale periodieken minus 3% ( methode Provincie ). Een aantal medewerkers is bij de definitieve plaatsing in een hogere functieschaal terecht gekomen. Beide effecten zorgen voor hogere loonsommen van het primaire proces en de personele overhead van ca. € 264.000;
De hogere index overheidsconsumptie beloning werknemers ( 2%) dan die in 2015 (1,1%): € 87.000 nadeel;
De kosten van de ureninzet voor het uitvoeren van de maatwerkcontracten; € 30.000. Hiertegenover staan ook opbrengsten;
De kosten van de aan de medewerkers betaalde vergoedingen voor uitlooprangen en eventuele garantietoelagen: € 163.000 nadeel. Conform de uitgangspunten in het Bedrijfsplan behouden medewerkers hun recht op deze vergoedingen. De kosten hiervan komen voor rekening van de deelnemers die deze medewerkers overdraagt;
Lagere personele kosten. Deze kosten zijn vanaf 2016 berekend over de loonsommen ( primair proces+ personele overhead) verhoogd met de indexering en verlaagd met de 10% efficiencytaakstelling. Voordeel van: € 27.000.
De materiële kosten en materiele overhead per saldo een nadeel van: € 54.000. Dit is grotendeels het gevolg van de uitbreiding van het aantal werkplekken en hogere algemene kosten. De algemene kosten zijn op basis van de werkelijke kosten 2014 verhoogd;
De voor 2016 opgenomen projectkosten voor BRZO- Omgevingsdiensten en BRZO Externe veiligheid: € 410.000 nadeel. Hiertegenover staan ook opbrengsten.
4
De structurele baten in 2016 zijn per saldo € 32.500 hoger dan in 2015. Dit is het gevolg van:
De lagere deelnemersbijdragen van per saldo € 570.500 door:
De 10% efficiency taakstelling op de ingebrachte taken 2013 in de begroting verwerkt. Hierdoor lagere deelnemersbijdragen:
€ 948.500 (voordeel);
In de begroting zijn correcties op de loonsom doorgevoerd:
€ 264.000 (nadeel);
Een hogere indexering in 2016 dan die in 2015:
€ 87.000 (nadeel);
Hogere kosten voor personele- en materiele overhead:
€ 27.000 (nadeel).
De maatwerkcontracten. Deze zijn begroot op het niveau van de jaarrekening. In de begroting 2015 is deze post niet opgenomen: € 30.000 voordeel. Hiertegenover staan ook kosten;
De Omgevingsdienst Groningen brengt de kosten in rekening bij een aantal deelnemers die medewerkers hebben overgedragen die recht hebben op uitlooprangen en garantie toelagen; € 163.000 (voordeel). Hiertegenover staan echter ook kosten;
De bijdragen voor de BRZO-Omgevingsdiensten en BRZO- Externe Veiligheid. Vanaf 2015 t/m 2018 ontvangt de Omgevingsdienst Groningen jaarlijks een bedrag voor de dekking van de projectkosten BRZO. Bij het opstellen van de begroting 2015 waren deze gegevens nog niet beschikbaar. Voordeel: € 410.000. Hiertegenover staan ook kosten.
In de begroting 2016 is geen sprake van een begroot resultaat. In paragraaf 1.4 kunt u meer detail informatie lezen over de hierboven genoemde afwijkingen. Schema van de voor- en nadelen.
Omschrijving
voordeel
nadeel
saldo saldo voordeel nadeel
10 % Efficiency taakstelling loslaten uitgangspunt max. periodieken minus 3% hogere indexering sub totaal
948.500
948.500
264.000 87.000 351.000 597.500
maatwerkcontracten toelagen medewerkers BRZO- Omgevingsdienst BRZO- Externe veiligheid
30.000 163.000 190.000 220.000 603.000
30.000 163.000 190.000 220.000 603.000
sub totaal personele kosten materiele kosten en materiele overhead
saldo
27.000 sub totaal
27.000
deelnemers bijdrage sub totaal 1.578.500
54.000 54.000 570.500 570.500 1.578.500 597.500
27.000
570.500 597.500
0
5
1.3 Ontwikkelingen 1. Leefomgevingsysteem (LOS) 1.1. Aanbesteding
Bedrag van de inschrijving Stadsbeheer € 3.115.770 Te investeren bedrag applicatie LOS systeem: € 808.522 Kosten voor onderhoud en beheer ( periode van 8 jaar); € 2.307.248. Om in 2016 de 10% efficiencytaakstelling te realiseren en de kwaliteit van de producten te garanderen zal uniformering van de informatiehuishouding een randvoorwaarde zijn. De Omgevingsdienst Groningen gaat in 2015 samen met de RUD Drenthe een LOS systeem aanschaffen en inrichten. In 2014 is het aanbestedingsbedrag, voor de aanschaf van de applicatie en de onderhoud en beheerkosten, vastgesteld op € 3.640.000. Het Algemeen bestuur heeft ingestemd met dit bedrag. De aanbestedingsprocedure is in december van start gegaan. De bedrijven die zich hebben ingeschreven zijn Genetics, Green Valley, Roxit en Stadsbeheer. Begin 2015 staat in het teken van het beoordelen van de inschrijvingen. Een speciaal hiervoor ingerichte beoordelingscommissie en het programmateam beoordelen de inschrijvingen. In de maanden januari en februari 2015 presenteerden de ingeschreven bedrijven zich in workshops en interviews. Dit gebeurt onder leiding van het programmanagement met medewerking van de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie bestaat uit managers én medewerkers. Verder is er op gelet dat de verschillende disciplines/afdelingen van zowel de RUD-Drenthe als de Omgevingsdienst Groningen evenwichtig zijn vertegenwoordigd. De inschrijving is gegund aan Stadsbeheer. Het inschrijvingsbedrag bedraagt € 3.115.770 In april is bekend welke leverancier het LOS systeem levert en het beheer en onderhoud verzorgt. Dan zullen ook de kosten voor de aanschaf van het LOS systeem en de kosten voor het beheer en onderhoud bekend zijn. De implementatie van het LOS systeem zal door externen en eigen medewerkers van de Omgevingsdienst en RUD Drenthe gebeuren. De inzet van de eigen medewerkers maakt geen deel uit van de implementatie kosten. De kosten zijn dus voor rekening van de Omgevingsdienst Groningen en de RUD Drenthe. Een belangrijk rol vervult de programmamanager die de diverse planningen bewaakt en na overleg met de stuurgroep ingrijpt bij dreigende overschrijdingen van de in de planning genoemde data en middelen. De verdeling van het investeringsbedrag van het LOS- systeem, de kosten voor beheer en onderhoud en de implementatiekosten (externen) worden als volgt verdeeld: 56% Omgevingsdienst Groningen en 44% RUD Drenthe. Dit betekent voor de Omgevingsdienst Groningen: Te investeren bedrag: € 452.772; Kosten beheer en onderhoud: € 1.292.059 . Totaal: € 1.744.831 voor een periode van acht jaar. In de onderstaande tabel staan voor de Omgevingsdienst Groningen de kosten en de dekkingsmiddelen van het LOS systeem.
6
jaar
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
Totaal
56.597
56.597
56.597
56.597
56.597
56.597
56.597
56.597
452.772
0
191.388
189.484
186.852
181.084
181.084
181.084
181.084
1.292.059
56.597 346.000 289.403
247.984 354.000 106.016
246.080 363.000 116.920
243.448 372.000 128.552
237.680 372000 134.320
237.680 372.000 134.320
237.680 372.000 134.320
237.680 372.000 134.320
1.744.831 2.923.000 1.178.169
Projectkosten implementatie LOS systeem
87.500
87.500
87.500
87.500
87.500
87.500
87.500
87.500
700.000
Applicatie beheer
65.000
65.000
65.000
65.000
65.000
65.000
65.000
65.000
520.000
Begrote projectkosten Beschikbare middelen Ruimte
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
152.500 155.874 3.374
1.220.000 1.246.990 26.990
Begrote lasten en projectkosten Totaal beschikbaar Totale ruimte
209.097 501.874 292.777
400.484 509.874 109.389
398.580 518.874 120.293
395.948 527.874 131.925
390.180 527.874 137.693
390.180 527.874 137.693
390.180 527.874 137.693
390.180 527.874 137.693
2.964.831 4.169.990 1.205.159
Aanschaf LOS systeem Beheer en onderhoud Begrote lasten Structureel in begroting Ruimte
De tabel is een momentopname. Het inschrijvingsbedrag voor de aanschaf en het beheer en onderhoud van het LOS systeem staan vast. De onzekere factoren zijn de begrote projectkosten voor de implementatie van het LOS systeem (€700.000) en het applicatiebeheer van het LOS systeem ( € 520.000). Beide bedragen zijn met de kennis van nu geraamd. Nu kan begonnen worden met het opstellen van het implementatieplan en de hieraan gerelateerde kosten. Dan zal blijken of de opgenomen bedragen toereikend. Verder dient rekening te worden gehouden met eventuele kosten die niet konden worden voorzien. Al gaande het implementatie traject kunnen zich kansen voordoen. Het beoordelen van zo'n kans vergt extra tijd en geld. De ruimte van € 1.205.000 is nodig voor het aansluiten van diverse applicaties zoals GEO-milieu, GIS, tijdschrijfsysteem en het beheren hiervan. Verder is de door ontwikkeling van het mobiel handhaven nog niet meegenomen. Beschikbare middelen Niet bestede deel v.d. deelnemersbijdrage in de eenmalige kosten Bestemmingsreserve eenmalige projectkosten Totaal
jaarrekening 2013 552.930
jaarrekening 2014 -199.000
Totaal 353.930
599.060
294.000
893.060
1.154.003
97.014
1.246.990
1.2 Leefomgevingssysteem operationeel In 2016 is het eigen VTH/DMS, het Leefomgevingsysteem (LOS) operationeel. Dit betekent:
Stroomlijning/ afstemming met de front-office van de deelnemers waardoor de dienstverlening aan de voorkant, bij onderhandenwerk en aan de achterkant door de Omgevingsdienst optimaal is (verzending post voor alle deelnemers);
Volledige digitale archivering volgens het substitutieprincipe voor de deelnemers, die de Omgevingsdienst Groningen daartoe hebben gemandateerd;
Stroomlijning bedrijfsprocessen van de Omgevingsdienst Groningen met een gunstig effect op de efficiency van de deelnemers (vooral lagere kosten voor de front-office, postkamer, licenties en archivering) én de kwaliteit van de producten en diensten.
7
2. Producten en Diensten Catalogus ( PDC ). De afronding van de PDC staat gepland voor oktober 2015. De PDC is dan een belangrijk hulpmiddel bij het opstellen van de DVO' s 2016. De PDC bestaat uit een kwalitatieve beschrijving van de te leveren producten aan de opdrachtgevers. Verder worden er kentallen voor ingebrachte taken vastgesteld. Deze kentallen worden gebruikt om de kostprijs per taak, inrichting, product of dienst te berekenen. De uitvoering van de gevraagde taken, producten en diensten gebeurt voor alle deelnemers uniform. Dit geldt ook voor het doorberekenen van de kosten. In de toekomst kan het er ook toe leiden dat de begroting opgesteld wordt op basis van een kental per inrichting. In de DVO' s 2016 zal dus zichtbaar zijn welke opdrachtgevers op, onder of boven de in 2013 ingebrachte taken zitten. Door de invoering van de PDC zal de verantwoording zich verder door ontwikkelen, zodat er steeds meer een verbinding komt tussen de door de bevoegde gezagen gestelde beleidsdoelen en de door de Omgevingsdienst Groningen uitgevoerde taken. Een doel van het samenvoegen van de capaciteit van de deelnemers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving is dat het leidt tot een robuuste uitvoeringsorganisatie. Deze robuuste organisatie stelt zich tot doel om – ten opzichte van de huidige situatie – meer kwaliteit te leveren tegen minder kosten. Per 1 januari 2014 is gestart met een tijdsregistratiesysteem voor de uitvoerende afdelingen. De gegevens uit dit systeem gaan ons meer inzicht geven in de verhouding tussen de uit te voeren taken voor de deelnemers (DVO' s) en de benodigde personele capaciteit. Aan het einde van 2014 is gestart met deze inventarisatie. Naar verwacht is in de loop van 2015 de inventarisatie afgerond. Dit geeft inzicht in de ontwikkeling van kentallen. De begroting 2016 en de meerjarenbegroting worden opgesteld in de maand januari. De uitkomsten van verschillen tussen de DVO 's en de benodigde capaciteit zijn dus nog niet in de begroting 2016 meegenomen. 3. Personeel Op advies van de plaatsingscommissie zijn de medewerkers geplaatst. De werkelijke inschaling van ongeveer een derde van de medewerkers is hoger dan zoals die is opgenomen in het Bedrijfsplan. Het betreft hier een structureel effect. De totale loonsom wordt hierdoor de komende jaren hoger dan voorzien. Dit effect is verwerkt in de begrote loonsom 2016. 4. Overdracht bevoegd gezag VTH inrichtingen. Per 1 januari 2014 is het bevoegd gezag op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van een aantal provinciale inrichtingen overgedragen van de provincie naar de gemeenten.
De Omgevingsdienst Groningen voert de taken die zij voorheen voor de provincie uitvoerde nu uit voor de gemeenten. Financieel leidt deze overdracht tot een herverdeling tussen het Provinciefonds en het Gemeentefonds. Dit betekent een verlaging van de bijdrage van Provincie met ca. € 2.500.000, dit loopt op naar € 2.900.000 in 2018. De gemeenten ontvangen vanaf 2014 via het Gemeentefonds een integratie-uitkering in verband met deze herverdeling. In bijlage 7.3 van de decembercirculaire 2013 is een overzicht opgenomen van de integratie-uitkering die elke gemeente vanaf 2014 ontvangt in verband met deze overdracht (samenvattend overzicht opgenomen als bijlage 5.5). In het kostenverdelingsmodel is deze herverdeling in een aparte kolom opgenomen, zodat het effect per deelnemer zichtbaar wordt. De methodiek van de kostenverdeling 2016 is, conform het door het Algemeen Bestuur genomen besluit, gebaseerd op die van de begroting 2013/2014.
8
In de decembercirculaire 2013 is vermeld dat het Gemeentefonds de mogelijkheden onderzoekt om de integratieuitkering onder te brengen in de algemene uitkering. De uitkomst van deze verkenning zou opgenomen worden in de meicirculaire 2014. In de meicirculaire 2014 staat dat de uitkomst van het onderzoek is dat de bedragen niet aansluiten bij die van de integratie uitkering. Het Gemeentefonds handhaaft daarom de verdeling die staat in de decembercirculaire 2013 en keert de bedragen vanaf 2015 als decentralisatie uitkering uit. Het Gemeentefonds zal zich de komende jaren beraden op welke manier de overgang naar de algemene uitkering kan worden geregeld. Verder blijkt uit de meicirculaire dat het bedrag van ca. € 2.500.000 ook geldt voor het jaar 2016. Waarschijnlijk zal er in 2016 een omgekeerde beweging plaatsvinden voor de BRZO bedrijven die van de bevoegde gezagen (gemeenten) over zullen gaan naar het bevoegd gezag van de Provincie. Deze verschuiving zal opgenomen worden in de nieuwe VTH wet. 5. Wetsvoorstel Wet modernisering Vennootschapsbelastingplicht (Vpb) overheidsondernemingen. Het doel van de modernisering is concurrentieverstoringen tussen private ondernemingen en ondernemingen die - direct of indirect – worden gedreven door bijvoorbeeld de Staat of een gemeente, zoveel mogelijk weg te nemen. Het streven is om het voorstel met ingang van 1 januari 2016 in werking te laten treden. Overheidsondernemingen en de Belastingdienst kunnen zich in 2015 hierop voorbereiden. De Europese Commissie heeft een verzoek ingediend om een gelijk speelveld te creëren tussen private ondernemingen en overheidsondernemingen en zodoende Staatssteun te voorkomen. Het gevolg van dit verzoek is dat de overheidsondernemingen die concurreren met private ondernemingen vanaf 2016 vallen onder de Vpb. Het wetsvoorstel regelt dat overheidsondernemingen vennootschapsbelasting moeten afdragen, tenzij ze gebruik kunnen maken van een vrijstelling. De Vpb-plicht gaat gelden als overheden met een activiteit een onderneming drijven. Dat is een verandering ten opzichte van de huidige situatie, waarin het uitgangspunt is dat overheidsondernemingen in principe niet vennootschapsbelastingplichtig zijn. Nu zijn overheidsondernemingen alleen in specifieke gevallen belastingplichtig. Het wetsvoorstel zal naar verwachting in het 1e kwartaal 2015 in de Eerste Kamer ter besluitvorming worden voorgelegd. In de loop van 2015 zal de Omgevingsdienst Groningen samen met een externe deskundige de impact van dit wetsvoorstel inventariseren. 6. Efficiencytaakstelling. De 10% efficiencytaakstelling op de in 2013 ingebrachte taken is in de begroting 2016 en de meerjarenbegroting 2017-2019 verwerkt. Door deze 10% efficiencytaakstelling neemt het aantal fte's met 15 af. De bezetting van het primaire proces wordt dan in 2016 :130,7 fte 's (was 145,7 fte's). De inzet is om de Omgevingsdienst Groningen zo efficiënt mogelijk in te richten, zodat de latende organisaties ook efficiënter kunnen werken. 7. Nieuwe wet en regelgeving
Dit onderwerp is uitvoerig in de Kadernota 2016 beschreven. Hieronder is het onderwerp in een verkorte versie opgenomen. In 2016 en de volgende jaren komt er een behoorlijk aantal wijzigingen in de wet- en regelgeving met grote impact op de uitvoering van de VTH-werkzaamheden bij zowel de Omgevingsdienst Groningen als bij de opdrachtgevers. Het anticiperen op deze wijzigingen is essentieel om tijdig te kunnen bepalen welke acties nodig zijn voor een goede implementatie en een duidelijke de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
9
7.1 Wijzigingen met een grote invloed op de uitvoering in 2016 1. Bouw - en brandveiligheidsregels. Het bouwbesluit 2012 wijzigt in 2014. De wijzigingen zijn een uitbreiding van het vergunning vrij bouwen en de brandveiligheidsregels voor de technische ruimte van de agrarische bedrijven die dieren huisvesten ( bio-industrie). Dit betekent een lagere personele inzet bij de vergunningverlening en een hoger personele inzet bij de afdeling toezicht en handhaving. 2. Vierde tranche Activiteitenbesluit treedt naar verwachting medio 2015 in werking. Dit betekent dat enkele tientallen bedrijven van vergunningsplicht overgaan naar algemene regels. Van vergunningplicht naar algemene regels houdt in dat deze activiteiten deels wel onder een Omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM) procedure vallen. 3. Natuurwetgeving. De nieuwe Wet Natuur zal naar verwachting in 2015 van kracht zijn. Het is een samenvoeging van de al de bestaande Flora- en Faunawet, de Natuurbeschermingswet en de Boswet. 4. Afvalstoffenrecht. De wijzigingsvoorstellen in 2015 hebben vooral een impact op de afvalbranche. 5. Koelinstallaties. Vanaf 2015 zijn hiervoor nieuwe en strengere voorschriften. Een sanering voor milieubezwarende koelmiddelen. Het betreft enkele tientallen bedrijven. Aandachtspunten hierbij zijn goede communicatie, het hergebruik van verboden koelmiddelen voorkomen, ketentoezicht. De effecten van deze veranderde wet- en regelgeving worden in de DVO-besprekingen, in de tweede helft van 2015, meegenomen. 7.2 Wijzigingen met een grote invloed op de uitvoering na 2016 Omgevingswet De Omgevingswet heeft een enorme invloed op alle regelgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving. Volgens de huidige planning is deze wet in 2018 operationeel. Deze Omgevingswet vervangt uiteindelijk de Wabo. In de Omgevingswet worden 26 wetten, 4700 artikelen, 120 algemene maatregelen van bestuur (AMvB) en 120 regelingen omgezet naar een integraal systeem van één wet met 349 artikelen, vier AMvB's en waarschijnlijk tien ministeriele regelingen. De aan de Omgevingswet gerelateerde wijzigingen zullen de uitvoerende werkzaamheden van de Omgevingsdienst Groningen beïnvloeden. Op dit moment is het nog niet mogelijk om deze effecten te kwantificeren. In de periode 2015-2017 zullen er voorbereidingen moeten worden getroffen voor het operationeel maken van de uitvoering van de Omgevingswet in 2018. Dan wordt ook de impact op de uitvoering inzichtelijk. 7.3 Wetsvoorstel VTH Een commissie onder leiding van Aleid Wolfsen heeft een rapport ‘Vertrouwen, Tempo en Helderheid’ gepresenteerd. Deze commissie concludeert dat de Provincies het bevoegd gezag moeten krijgen voor alle bedrijven met een risico op zware ongevallen, de zogenaamde BRZO-bedrijven. Nu vallen de meeste van deze bedrijven onder de verantwoordelijkheid van de provincie en een deel onder die van de gemeente. Dat zorgt voor onduidelijkheid. De commissie heeft in opdracht van de VNG dit onderzoek gedaan naar de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) en het stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (vth). De commissie constateert dat er in het vth-stelsel tijdelijke en structurele knelpunten zijn. Het veld komt met een oplossing voor de tijdelijke knelpunten, zoals de transitiekosten, de inbreng van taken bij de Omgevingsdiensten, het kwaliteitsverschil en verschil in werkprocessen. Gemeenten maken tempo om problemen op te lossen. Ingrijpen in het stelsel is daarvoor niet nodig. De structurele knelpunten, zoals overlappende bestuurlijke verantwoordelijkheden, kunnen worden weggenomen met betere werkafspraken. Alleen voor BRZO-taken is volgens de commissie een aanpassing nodig vanwege de ongewenste dubbelrol van de provincies, de maatschappelijke urgentie en de zorgen die er rond BRZO-bedrijven zijn.
10
Het wetsvoorstel VTH is op een aantal punten aangepast. Het is niet wenselijk om uniforme kwaliteitscriteria, de organisatievorm van de Omgevingsdiensten, overleggremia en informatieverplichtingen tot in detail vast te leggen in de wet. Daarmee zou namelijk in feite niet langer sprake zijn van verlengd lokaal bestuur. Bepalingen over kwaliteit, organisatievorm en informatie moeten beperkt blijven tot de BRZO-taken. Momenteel zijn IPO en VNG bezig met het ontwikkelen van een model verordening voor kwaliteit van de uitvoering van VTH taken. Het is de bedoeling dat elke gemeente en provincie deze in 2015 gaan vaststellen. Ook wordt in beeld gebracht wat de mogelijke consequenties zijn van de verschuiving van BRZO taken van gemeenten naar provincies.
11
2. Programma 2.1 Wat willen we bereiken? De Omgevingsdienst Groningen is opgericht om een betere kwaliteit en robuustheid van de VTH-taken te bieden door bundeling van kennis en expertise. Dit leidt tot betere producten en uiteindelijk tot een betere bescherming van de fysieke leefomgeving in de provincie Groningen en voor wat betreft de BRZO in Noord Nederland. Het samenbrengen van provinciale en gemeentelijke uitvoeringstaken is een logische stap in de (landelijke) ontwikkeling om te komen tot professionele en deskundige regionale uitvoeringsorganisaties. Alle partijen brachten het basistakenpakket op het gebied van milieu in en een aantal gemeenten ook WABO(+)-taken. De Omgevingsdienst Groningen voert in opdracht van de gemeenten en de provincie deze taken uit, waarbij de opdrachtgevers het aanspreekpunt blijven voor burgers en bedrijven. De gemeenten en de provincie zijn gezamenlijk eigenaar van de Omgevingsdienst Groningen en sturen de organisatie samen aan. De ambitie van de gezamenlijke uitvoering van taken is het bundelen van kennis en ervaring, waarmee de kwaliteit van uitvoering van genoemde taken verbetert. De verbetering van de kwaliteit is vertaald in de volgende doelstellingen: 1.
Voldoen aan de landelijk gestelde kwaliteitscriteria eind 2014;
2.
Bundeling van specialisme en daardoor beter op de hoogte zijn van ontwikkelingen en jurisprudentie eind 2014;
3.
Het creëren van een robuuste organisatie door adequate invulling van vacatures (vast en tijdelijke personeel), waarmee de organisatie minder kwetsbaar is eind 2014;
4.
Een meer eenduidige uitvoering in de provincie;
5.
Verbetering van efficiency van de uitvoering in de zin van meer productie én kwaliteit voor hetzelfde geld of dezelfde productie voor minder geld door:
c.
a.
sturing op capaciteitsinzet en productie;
b.
minder inhuur externen door bundeling specialismen en schaalgrootte intern (eind 2014);
standaardisatie van soortgelijke producten in een Producten- en dienstencatalogus (in de loop van 2015);
d.
slimmere werkprocessen door inzet van een uniform informatiehuishoudingssysteem (in de loop van 2015 operationeel);
e.
kwaliteitsbeheer door leveren van standaarden en uniformiteit aan de hand van de vraag van opdrachtgevers, maatschappij en veranderende wet en regelgeving (2015 en 2016);
f.
het beperken van ondersteuning door betere en meer gerichte inzet van ondersteuning die aansluit bij de ontwikkelingen.
12
2.2 Wat gaan we daarvoor doen? Wat hebben we al gedaan? Op 1 november 2013 is de Omgevingsdienst Groningen gestart. Vanuit de 24 organisaties die in de GR zijn vertegenwoordigd, zijn taken en veelal ook mensen overgekomen. In 2014 hebben directie, management en medewerkers zich gericht om werkzaamheden op elkaar af te stemmen en te bundelen, mensen effectief en efficiënt te laten samenwerken en de afstemming met de opdrachtgevers zo optimaal mogelijk te laten functioneren. De organisatie was in een opstartfase, wat betekent dat er allerlei aspecten ingeregeld moesten worden, om goed te functioneren. Vanuit de 24 Dienstverleningsovereenkomsten is een uitvoeringsprogramma (UVP) gemaakt. Deze is erop gericht dat er volgens een bepaalde uniforme manier van uitvoering wordt gewerkt. In 2015 ontwikkelt de Omgevingsdienst een Producten en dienstencatalogus zodat opdrachtgevers en Omgevingsdienst in het najaar 2015 duidelijke afspraken kunnen maken over het uitvoeringsprogramma van 2016. In 2015 start de implementatie van VTH/DMS (het Leefomgevingsysteem). Als alles volgens planning verloopt werkt de Omgevingsdienst Groningen vanaf 1 januari 2016 met het nieuwe VTH/ DMSsysteem (LOS). De medewerkers van de Omgevingsdienst verrichten dan hun werkzaamheden op een uniforme manier in een uniform informatiehuishoudingsysteem. Dit zal een gunstig effect hebben op de efficiency en de kwaliteit. Deze verbetering van de efficiency is nodig om te kunnen voldoen aan de opgelegde 10% efficiencytaakstelling. De taakstelling is in de begroting 2016 en de meerjarenbegroting verwerkt. Veel energie is er gestoken in de ontwikkeling van medewerkers. Dit niet alleen om samenwerking op de werkvloer te bevorderen maar ook om als organisatie (en als individu daarbinnen) te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria. De ontwikkeling van medewerkers loopt door in 2015.
Wat gaan we in 2016 doen? Het Bedrijfsplan dd. 2012 is gebaseerd op een inventarisatie van gegevens uit de daaraan voorafgaande jaren. In 2016 ziet de wereld van de Omgevingsdienst Groningen er anders uit door de nieuwe wet- en regelgeving, het Energieakkoord, BRZO en bijvoorbeeld de ontwikkelingen in het dossier Aardbevingen. Daarnaast is de verwachting dat een aantal deelnemers nieuwe taken inbrengt. Al deze ontwikkelingen leiden tot een uitbreiding van het aantal fte's. De 10% efficiencytaakstelling blijft echter gebaseerd op de in 2013 ingebrachte taken (fte's). Uitbreidingen daarna vallen dus buiten de 10% efficiencytaakstelling. In het najaar van 2014 is gestart met het opstellen van de Producten- en dienstencatalogus (PDC) die als basis dient bij het opstellen van de Dienstverleningsovereenkomsten voor 2016. De PDC geeft de opdrachtgevers meer zicht op de kwaliteit, kwantiteit en de inhoud van de te leveren diensten en producten. Het uitvoeringsprogramma (UVP) 2016 wordt vanuit de 24 Dienstverleningsovereenkomsten opgesteld. Het UVP geeft informatie over de op te leveren producten en de benodigde capaciteit per afdeling. Deze gegevens worden gebruikt in de op te stellen afdelingsplannen 2016 en de begroting 2017. Vervolgens is het belangrijk de verschillen tussen de werkelijke op te leveren producten en de
13
hiervoor de ingezette capaciteit te vergelijken met de doelstellingen uit de afdelingsplannen en de begroting 2017. Deze analyses zijn dan een belangrijk onderdeel in de verantwoordingscyclus.
Kennis De Omgevingsdienst Groningen wil in 2018 dé kennisorganisatie voor haar deelnemers zijn op het gebied van de fysieke leefomgeving. Om dit doel te bereiken werkt de Omgevingsdienst aan twee trajecten.
A. Opleiding personeel In 2014 zijn de opleidingen per medewerker geïnventariseerd. Deze inventarisatie is de basis voor het opstellen van het opleidingsplan. Het doel hiervan is om alle medewerkers te laten voldoen aan de landelijk vastgestelde kwaliteitscriteria. Eind 2014 is het Opleidingsplan gereed en de opleidingsbehoefte bekend. De opleidingen zijn al gestart in 2014 en hebben een doorloop naar de jaren 2015 en 2016. De opleidingen zijn er in eerste prioriteit op gericht om als organisatie te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit zal ook in 2015 het geval zijn. Na deze periode kan de medewerker opleidingen volgen die meer individueel gericht zijn. Om de kwaliteit te borgen is het van belang de ontwikkelingen op het gebied van de kwaliteitscriteria te volgen. Gekwalificeerd personeel is de basis voor een goede en kwalitatieve dienstverlening. Ook zijn er extra BRZO opleidingen voor die medewerkers die hiervoor taken uitvoeren voor de drie noordelijke Omgevingsdiensten. Dekking van deze kosten uit het jaarprogramma 2016 Impuls Omgevingsveiligheid.
B. Omgevingswiki Eind 2014 beschikt de Omgevingsdienst Groningen over de basis voor een ‘Omgevingswiki’. Een 'wiki' is een dynamisch kennismanagementsysteem, dat met goed beheer (gevuld en geactualiseerd) kan dienen als instrument om in een beschermde omgeving actuele en gespecialiseerde kennis op te vragen en te delen. Hiervoor is een server gebouwd waarop een open source media wiki is gedownload, zodat medewerkers hun eigen specialistische kennis erop kunnen plaatsen maar er ook links zijn naar bestaande sites met bijvoorbeeld actuele wetsteksten en regelgeving, jurisprudentie, normen, maar ook de zelf gemaakte checklists die handig zijn in diverse vakgebieden. De ontwikkeling van deze eigen wiki sluit aan bij het kennisnet van de Omgevingsdienst.NL. Dat kennisnet maakt het binnenkort mogelijk voor medewerkers van de 29 omgevingsdiensten in Nederland om kennis en deskundigheid uit te wisselen. Verder is het mogelijk om met vakgenoten voorbeelden, best practices of belangrijke documenten uit te wisselen. Het is de bedoeling dat ook “externe” kennisleveranciers zoals RWS Leefomgeving, landelijk meldpunt afvalstoffen en het RIVM via Kennisnet relevant nieuws of ontwikkelingen gaan delen.
14
2.3 Wat mag het kosten? In de onderstaande tabel zijn de baten en lasten voor de komende jaren geraamd.
Begroting
2015
2016
2017
2018
2019
Omgevingsdienst
Structurele lasten
€ 14.411.000 € 14.443.500 € 14.554.500 € 14.790.500 € 14.655.500
Algemene dekkingsmiddelen
Baten
€ 14.411.000 € 14.443.500 € 14.554.500 € 14.790.500 € 14.655.500
Resultaat
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Toelichting De totale begrote kosten 2016 van de Omgevingsdienst Groningen zijn gebaseerd op het eerste volledige boekjaar 2014 en de begroting 2015. In 2014 is gestart om tijd te schrijven voor de in de DVO 's vermelde taken. Deze tijdregistratie geeft veel inzicht om de benodigde personele capaciteit te kunnen berekenen. Het exact vaststellen van de benodigde capaciteit blijft moeilijk omdat de uit te voeren taken die in de DVO' s zijn opgenomen vaak niet scherp genoeg zijn gedefinieerd. De Omgevingsdienst Groningen gaat vanaf 2016 werken met een PDC waardoor er meer uniformiteit komt bij het opstellen van de DVO' s, waardoor de benodigde capaciteit beter te berekenen is. De ontwikkeling van de PDC is een groei model. In de begroting 2016 en de meerjarenbegroting is de 10 % efficiencytaakstelling op de ingebrachte taken 2013 verwerkt. Door het toepassen van deze taakstelling daalt de loonsom van het primaire proces in 2016 en volgende jaren met € 948.500. Deze afname van de loonsom komt overeen met 15 fte's, zodat de totale formatie voor de uitvoerende afdelingen voor 2016 en volgende jaren uitkomt op 130,7 fte's (145,7 fte's minus 15 fte's). In de begroting 2016 en de meerjarenbegroting is gerekend met de indexeringen voor loon- en prijsstijgingen. Deze staan in de uitgangspunten van de kadernota 2016. In 2016 worden de structurele lasten gedekt door de bijdragen van de deelnemers. Deze bijdragen zijn berekend volgens de op bladzijde 26/27 genoemde methodiek. Per 1 januari 2014 is het bevoegd gezag van een aantal VTH- inrichtingen van de provincie naar de gemeenten overgedragen. Deze verandering wordt in aparte kolom voor 2016 en de komende jaren verwerkt (zie het overzicht berekening bijdrage per deelnemer op bladzijde 31). Eén van de uitgangspunten uit de Kadernota is dat de begroting 2016 gebaseerd zal worden op de producten en diensten catalogus (PDC). Deze kunnen bestaan uit Standaardproducten (vaste prijs) en uit Maatwerkproducten (variabele prijs). De PDC wordt de basis waarop de DVO' s en de hieraan gekoppelde deelnemers-bijdrage worden vastgesteld. De huidige DVO' s lopen 1 november 2016 af. Tot en met 2015 is de deelnemersbijdrage gebaseerd op de input financiering. Eind 2015 zijn er besprekingen met de opdrachtgevers over de nieuw af te sluiten DVO' s. Als de integrale PDC medio 2015 gereed is, wordt deze gebruikt voor het vaststellen van de DVO' s 2016. Deze begroting is vooralsnog gebaseerd op de afgesproken methodiek in het bedrijfsplan 2012:
Personeelskosten primair proces op basis van de ingebrachte loonkosten (formatieomvang én inschaling) + Incidentele kosten;
Overige structurele kosten op basis van de ingebrachte formatie zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2013/2014.
In de begroting 2016 en in de meerjarenbegroting zijn voor het eerst de baten voor de maatwerkcontracten opgenomen ( € 30.000). Nieuw is ook de opname van de projecten: BRZOOmgevingsdiensten ( € 190.000 ) en BRZO- Externe veiligheid ( 220.000). Hiervoor is zowel bij de lasten als bij de baten in totaal € 410.000 meegenomen. De begroting sluit op de deelnemersbijdragen.
15
BRZO- Omgevingsdienst voor Noord Nederland De Omgevingsdienst Groningen is de BRZO- Omgevingsdienst voor Noord-Nederland (Friesland, Drenthe en Groningen) en is één van de zes BRZO- Omgevingsdiensten in Nederland. We zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de vergunningverlening-, toezicht- en handhavingstaken Wabo en BRZO voor circa 60 bedrijven. Dit gaat om complexe chemiebedrijven en/of bedrijven die extra toezicht krijgen op het vlak van veiligheid. Om die reden gelden extra kwaliteitseisen aan personen en organisatie. De taken worden onder regie van de directeur van de Omgevingsdienst Groningen in samenwerking uitgevoerd door de Omgevingsdienst Groningen in Friesland, Drenthe, Groningen, de Veiligheidsregio en de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waarbij Rijkswaterstaat en de waterschappen een adviesrol hebben. Voor de uitvoering van de VTH-taken voor BRZO- en RIE4-inrichtingen wordt een separaat programma opgesteld. De taakuitvoering verloopt in beginsel budgetneutraal. Voor de coördinatiekosten van Groningen zijn in 2014 separate afspraken gemaakt. Vergoedingen Conform de uitgangspunten in het Bedrijfsplan behouden medewerkers hun recht op de vergoeding horende bij uitlooprangen en eventuele garantietoelagen. De kosten hiervan komen voor rekening van de deelnemer die deze medewerkers overdraagt (en deze kosten nu ook al in de begroting heeft staan). Ook eventuele kosten die voortkomen uit de decentrale afwikkeling van de rechtspositionele pakketvergelijking per deelnemer (op basis van het lokale Sociaal statuut / Sociaal plan) komen voor rekening van de desbetreffende deelnemer. Dit bedrag is zowel onder lasten als de baten in de begroting 2016 meegenomen. Aanpassing kostenverdeling Per 1 januari 2014 wordt het bevoegd gezag van een aantal van de provinciale inrichtingen overgedragen van de provincie naar de gemeenten. Financieel leidt dit tot een herverdeling tussen het Provinciefonds en het Gemeentefonds. Dit betekent dat de bijdrage van Provincie met ca. € 2.500.000 wordt verlaagd, dit loopt op naar € 2.900.000 in 2018. Hiertegenover staan hogere bijdragen van de gemeenten die oplopen van € 2.500.000 naar € 2.900.000 in 2018. Uit de meicirculaire 2014 blijkt dat het bedrag voor 2016 evenals voor 2015 ca. € 2.500.000 is. De verschuiving is als een aparte kolom opgenomen in het kostenverdelingsmodel, zodat het effect per deelnemer zichtbaar wordt. De methodiek van de kostenverdeling 2016 is, conform het door het Algemeen Bestuur genomen besluit, gebaseerd op die van de begroting 2013/2014. In de meicirculaire 2014 staat dat het uitgevoerde onderzoek om de integratie uitkering onder te brengen in de algemene uitkering niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. Het Gemeentefonds handhaaft daarom de verdeling die staat in de decembercirculaire 2013 en keert de bedragen vanaf 2015 als decentralisatie uitkering uit. Het Gemeentefonds zal zich de komende jaren beraden op welke manier de overgang naar de algemene uitkering kan worden geregeld. Verder blijkt uit de meicirculaire dat het bedrag van ca. € 2.500.000 ook geldt voor het jaar 2016.
16
3. Financiële begroting 2016-2018 3.1 Uitgangspunten begroting 2016 en meerjarenbegroting Deze uitgangspunten zijn opgenomen in de Kadernota 2016. Het Algemeen Bestuur heeft deze Kadernota vastgesteld op 28 november 2014. 1
De begroting zal worden gebaseerd op de producten en diensten catalogus (PDC). Deze kunnen bestaan uit Standaardproducten (vaste prijs) en uit Maatwerkproducten (variabele prijs). De PDC wordt de basis waarop de DVO' s en de hieraan gekoppelde deelnemers-bijdrage worden vastgesteld. De huidige DVO' s lopen 1 november 2016. Tot en met 2015 is de deelnemersbijdrage gebaseerd op de input financiering. Eind 2015 zijn er besprekingen met de opdrachtgevers over de nieuw af te sluiten DVO' s. Als de integrale PDC medio 2015 gereed is, wordt deze gebruikt voor het vaststellen van de DVO' s 2016. Deze voorliggende begroting is vooralsnog gebaseerd op de afgesproken methodiek in het bedrijfsplan 2012: Personeelskosten primair proces op basis van de ingebrachte loonkosten (formatieomvang én inschaling) + Incidentele kosten en overige structurele kosten op basis van de ingebrachte formatie zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2013/2014;
2
De formatie van het primaire proces wordt voor 2016 vastgesteld op 130,7. Dat is een afname van 15 fte ten opzichte van het jaar 2015 (145,7 fte) als gevolg van de efficiency- taakstelling van 10 %. De formatie van de overhead heeft een omvang van 30,0 fte's. Voor beide onderdelen is de berekening gebaseerd op de uit te voeren taken die opgenomen zijn in het Bedrijfsplan 2012;
3
De kosten die de provincie Groningen in rekening brengt voor het uitvoeren van de financiële, salaris- en P&O-administratie en de ICT- ondersteuning zijn zowel in de begroting als de meerjarenbegroting opgenomen;
4
De Omgevingsdienst Groningen heeft qua rechtspositie gekozen voor aansluiting bij de gemeentelijke CAO (CAR-UWO) (keuze daarvoor was omdat de meeste medewerkers van de Omgevingsdienst Groningen van de gemeenten komen);
5
In 2016 werkt de Omgevingsdienst Groningen met een Producten en dienstencatalogus. Deze wordt gebruikt bij het opstellen van de DVO 's voor 2016;
6
De Omgevingsdienst Groningen treedt bij haar dienstverlening op als BTW belaste ondernemer. De begroting is daarom exclusief BTW opgesteld. De diensten die worden geleverd aan de deelnemers worden belast met 21% BTW. De BTW die toeleveranciers bij de Omgevingsdienst Groningen in rekening brengen worden door de Omgevingsdienst Groningen verhaald bij de fiscus. De deelnemende gemeenten en de provincie Groningen compenseren de BTW die bij hen in rekening is gebracht;
7
De berekening van de loon- en prijsstijgingen voor de begroting van 2016 wordt gebaseerd op de indexcijfers van het jaar 2014 (t-2). Deze indexcijfers worden ook toegepast bij het opstellen van de meerjarenbegroting (lopende prijzen). De gehanteerde indexen zijn: Index prijs overheidsconsumptie beloning werknemers: 2% Index prijs overheidsconsumptie netto materieel (IMOC): 1,75%
17
De meerjarenraming voor 2017 en verdere jaren wordt opgesteld inclusief loon-en prijsstijgingen. Hierdoor ontstaat een meer realistische meerjarenraming; 8
De effecten van de in het Sociaal Statuut opgenomen afbouwregeling woon-werkverkeer zijn niet meegenomen in de begroting 2016 en de meerjarenbegroting. De kosten worden gedekt uit de niet bestede deelnemersbijdragen in de eenmalige projectkosten 2013;
9
De overige kosten worden, wanneer hiervoor aanleiding is, geactualiseerd;
10
De begroting sluit op de deelnemersbijdragen en de opbrengsten uit maatwerkcontracten;
11
De ontvangsten voor de maatwerkcontracten van de opdrachtgevers worden op het niveau van 2014 meegenomen;
12
Voor opleidingen voor het personeel wordt een regulier budget gereserveerd van 2% van de totale loonsom;
13
De overige personele kosten worden begroot op 2,6 % van de totale loonsom;
14
Voor onvoorzien is een stelpost opgenomen van €100.000 per jaar;
15
Vanaf 2016 geldt een efficiencytaakstelling van 10% op de in 2013 ingebrachte taken. Deze is in het meerjarenoverzicht weergegeven. In de begroting 2016 is de invulling van de efficiencytaakstelling opgenomen;
16
De Omgevingsdienst Groningen is de BRZO- Omgevingsdienst voor Noord-Nederland (Friesland, Drenthe en Groningen) en is één van de zes BRZO-Omgevingsdiensten in Nederland. We zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de vergunningverlening-, toezichten handhavingstaken Wabo en BRZO voor circa 60 bedrijven. Dit gaat om complexe chemiebedrijven en/of bedrijven die extra toezicht krijgen op het vlak van veiligheid. Om die reden gelden extra kwaliteitseisen aan personen en organisatie. De taken worden onder regie van de directeur van de Omgevingsdienst Groningen in samenwerking uitgevoerd door de Omgevingsdienst Groningen in Fryslân, Drenthe, Groningen, de Veiligheidsregio en de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waarbij Rijkswaterstaat en de waterschappen een adviesrol hebben. Voor de uitvoering van de VTH-taken voor BRZO- en RIE4-inrichtingen wordt een separaat programma opgesteld. De taakuitvoering verloopt in beginsel budgetneutraal. Voor de coördinatiekosten van Groningen zijn er in 2014 voor zowel regionaal als landelijk afspraken gemaakt;
17
Conform de uitgangspunten in het Bedrijfsplan behouden medewerkers hun recht op de vergoeding horende bij uitlooprangen en eventuele garantietoelagen. De kosten hiervan komen voor rekening van de deelnemer die deze medewerkers overdraagt (en deze kosten nu ook al in de begroting heeft staan). Ook eventuele kosten die voortkomen uit de decentrale afwikkeling van de rechtspositionele pakketvergelijking per deelnemer (op basis van het lokale Sociaal statuut / Sociaal plan) komen voor rekening van de desbetreffende deelnemer;
18
De verwachting is dat in loop van 2015 een aantal opdrachtgevers nieuwe structurele taken zullen inbrengen. De financiële effecten hiervan zijn niet meegenomen in de begroting. Op het moment dat deze bekend zijn, zullen begrotingswijzigingen worden voorgelegd;
19
Per 1 januari 2014 is het bevoegd gezag van een aantal van de provinciale inrichtingen overgedragen van de provincie naar de gemeenten. Financieel leidt dit tot een herverdeling tussen het Provinciefonds en het Gemeentefonds. Dit betekent dat de bijdrage van Provincie met ca. €2.500.000 wordt verlaagd, dit loopt op naar €2.900.000 in 2018. Hiertegenover staan hogere bijdragen van de gemeenten die oplopen van € 2.500.000 naar €2.900.000 in 2018. Wij hebben deze verschuiving in een aparte kolom opgenomen in het kostenverdelingsmodel, 18
zodat het effect per deelnemer zichtbaar wordt. In de begroting 2016 wordt vooralsnog bedrag van ca. €2.500.000 voor het jaar 2015 meegenomen. Als het werkelijke bedrag van 2015 bekend is, wordt hiervoor een begrotingswijziging voorgelegd; 20
In 2014 en 2015 vindt onderzoek bij gemeenten plaats over de KCC inzet van die bedrijven die zijn overgegaan naar gemeenten. Dit onderzoek kan resulteren in een herverdeling van kosten.
19
3.2 Financiële meerjarenbegroting De lasten en baten voor de jaren 2015 t/m 2019 zijn in het onderstaande overzicht weergegeven. Lasten
2015 € € € €
2016
2017
2018
2019
€ € € € €
9.368.500 9.716.000 175.000 233.000 948.500-
€ € € € €
9.555.500 9.891.000 179.000 237.000 948.500-
€ € € € €
9.745.500 10.070.000 182.000 242.000 948.500-
€ € € € €
9.939.500 10.252.000 186.000 247.000 948.500-
€ €
30.000 163.000
€ €
30.000 167.000
€ €
30.000 170.000
€ €
30.000 173.000
467.000
€
459.000
€
452.000
€
454.000
€
456.000
102.000
€
103.000
€
105.000
€
107.000
€
109.000
€
365.000
€
356.000
€
347.000
€
347.000
€
347.000
€
1.878.000
€
1.929.000
€
1.968.000
€
2.006.000
€
2.046.000
Personeelskosten
€
1.810.000
€
1.843.000
€
1.880.000
€
1.917.000
€
1.955.000
Indexering
€
20.000
€
37.000
€
38.000
€
38.000
€
39.000
3.3
Personele kosten
€
48.000
€
49.000
€
50.000
€
51.000
€
52.000
4
Materiële overhead
€
2.128.000
€
2.177.000
€
2.069.000
€
2.075.000
€
2.114.000
4.1
Huisvesting
€
453.000
€
440.000
€
444.000
€
448.000
€
454.000
4.2
Automatisering
€
1.224.000
€
1.276.000
€
1.155.000
€
1.147.000
€
1.172.000
4.3
Personele kosten
€
228.000
€
216.000
€
221.000
€
225.000
€
230.000
4.4
Algemene kosten
€
223.000
€
245.000
€
249.000
€
255.000
€
258.000
5
Projecten
€
410.000
€
410.000
€
410.000
5.1
BRZO Omgevingsdiensten
€
190.000
€
190.000
€
190.000
5.2
BRZO Externe veiligheid
€
220.000
€
220.000
€
220.000
6.
Onvoorzien
1 1.1 1.2 1.3 1.4
Primair proces Personeelskosten Indexering Personele kosten Effiency taakstelling
1.5 1.6.
Maatw erkcontracten Toelagen
2
Materiële kosten
€
2.1
Technische apparatuur
€
2.2
Vervoerskosten
3
Personele overhead
3.1 3.2
Totaal
9.838.000 9.485.000 104.000 249.000
€
100.000
€
100.000
€
100.000
€
100.000
€
100.000
€
14.411.000
€
14.443.500
€
14.554.500
€
14.790.500
€
14.655.500
Baten 7.
Bijdrage
€
14.411.000
€
14.033.500
€
14.144.500
€
14.380.500
€
14.655.500
7.1
Bijdrage gemeente/provincie
€
14.411.000
€
13.840.500
€
13.947.500
€
14.180.500
€
14.452.500
7.2
Maatw erkcontracten
€
30.000
€
30.000
€
30.000
€
30.000
7.3
Toelagen gemeente/provincie
€
163.000
€
167.000
€
170.000
€
173.000
8.
Projecten
€
410.000
€
410.000
€
410.000
8.1
BRZO Omgevingsdiensten
€
190.000
€
190.000
€
190.000
8.2
BRZO Externe veiligheid
€
220.000
€
220.000
€
220.000
€
14.443.500
€
14.554.500
€
14.790.500
€
14.655.500
Totaal
€
Resultaat
€
14.411.000 -
€
-
€
-
€
-
€
-
3.3 Toelichting verschillen begroting 2015 en 2016 op hoofdonderdelen De begroting 2016 wijkt substantieel af van de begroting 2015. Dit komt door de doorgevoerde 10% efficiencytaakstelling op de in 2013 in gebrachte taken. Deze taakstelling is verwerkt in de loonsom van het primaire proces. Verder is net zoals in 2015 de jaarlijkse indexering toegepast. Dit is één van de uitgangspunten in de Kadernota 2016. Door de uitbreiding van het aantal werkplekken worden de begrote kosten voor de materiele overhead hoger. In 2016 zijn de projectkosten en projectbijdragen van BRZO-Omgevingsdiensten, BRZO externe veiligheid begroot. Voor de maatwerkcontracten zijn zowel lasten als baten meegenomen.
20
Lasten De begrote lasten zijn in 2016 per saldo € 32.500 hoger dan die in 2015. 1. Primair proces. De begrote kosten in 2016 zijn ten opzichte van de begroting 2015 per saldo € 469.500 lager. Dit wordt veroorzaakt door:
Sub 1.4. De 10 % efficiency taakstelling op de ingebrachte taken in 2013 is vanaf 2016 verwerkt. In de Kadernota 2016 staat dat de taakstelling alleen van toepassing is op de loonsom van het primaire proces. Het bedrag van de taakstelling is € 948.500 (10% van € 9.485.000). Met dit bedrag is de loonsom in 2016 verlaagd;
Sub 1.1.Het loslaten van het uitgangspunt dat voor de berekening van de begrote loonsom 2013/2014 en 2015 is gebruikt namelijk per functieschaal het aantal maximale periodieken minus 3% ( methode Provincie ). Uit de personeelsgegevens blijkt dat in 2015 ca. 85% van de medewerkers het maximum aantal periodieken heeft bereikt. Verder zijn een aantal medewerkers bij de definitieve plaatsing in een hogere functieschaal terecht gekomen. Beide effecten zorgen voor een hogere loonsom van het primaire proces van ca. € 231.000;
Sub 1.2. De hogere indexering (€ 71.000). Het prijsindexcijfer voor 2016 (2%) is hoger dan die in 2015 (1,1%);
Sub 1.3. De lagere personele kosten van € 16.000. De personele kosten bestaan uit: gratificaties, verblijfkosten, overwerk en onregelmatigheidstoeslag. De berekening is 2,6% van de loonsom inclusief indexering en de 10% efficiency taakstelling;
Sub 1.5. De kosten van de ureninzet voor het uitvoeren van de maatwerkcontracten; € 30.000. Hiertegenover staan ook opbrengsten
Sub 1.6. De kosten van de aan de medewerkers betaalde vergoedingen voor uitlooprangen en eventuele garantietoelagen: € 163.000 nadeel. Conform de uitgangspunten in het Bedrijfsplan behouden medewerkers hun recht op deze vergoedingen. De kosten hiervan komen voor rekening van de deelnemers die deze medewerkers heeft overgedragen.
2. Materiële kosten. Deze kosten dalen met € 8.000 door vooral de lagere vervoerskosten. Gedurende een periode van vier jaar geldt voor deze post een taakstelling van 2,5 % per jaar ( uitgangspunt in de begroting. 2013/2014). Bij deze besparing wordt ervan uitgegaan dat het werk van vooral de toezichthouders en in mindere mate de vergunningverleners dicht bij hun woonplaats te organiseren is. 3. Personele overhead. Ten opzichte van de begroting 2015 zijn de begrote kosten per saldo € 51.000 hoger. Dit is het gevolg van:
Sub 3.1 Het loslaten van het uitgangspunt dat voor de berekening van de begrote loonsom 2013/2014 en 2015 is gebruikt namelijk per functieschaal het aantal maximale periodieken minus 3% ( methode Provincie ). Uit de personeelsgegevens blijkt dat in 2015 ca. 85% van de medewerkers het maximum aantal periodieken heeft bereikt. Verder zijn een aantal medewerkers bij de definitieve plaatsing in een hogere functieschaal terecht gekomen. Beide effecten zorgen voor een hogere loonsom van het primaire proces van ca. € 34.000;
Sub 3.2 De hogere indexering (€ 17.000). Het prijsindexcijfer voor 2016 (2%) is hoger dan die in 2015 (1,1%).
4. Materiële overhead. In 2016 zijn de begrote kosten € 49.000 hoger dan die in 2015. Deze hogere kosten zijn het gevolg van:
21
Per saldo hogere kosten voor de huisvesting en de automatisering als gevolg van de uitbreiding van het aantal werkplekken en de kapitaallasten voor de geluid- en de luchtmeter. Verder de jaarlijkse indexering. In totaal € 39.000;
De lagere personele kosten; € 12.000;
De hogere algemene kosten en de jaarlijkse indexering: € 22.000. Op basis van de werkelijke kosten 2014 zijn de algemene kosten hoger begroot.
5. Projecten. In de begroting 2016 en in de meerjarenbegroting zijn tot en met 2018 de kosten meegenomen (€ 410.000) voor de BRZO projecten. Hiertegenover staan ook begrote opbrengsten, zodat dit geen invloed heeft op het resultaat. 6. Onvoorzien. Deze post wordt evenals 2015 begroot op € 100.000.
Baten De structurele baten in 2016 zijn per saldo € 32.500 hoger dan in 2015 door:
Sub 7.1 de per saldo lagere deelnemersbijdragen ( € 570.500) door:
De 10% efficiencytaakstelling op de ingebrachte taken 2013 in de begroting verwerkt. Hierdoor lagere deelnemersbijdragen:
€ 948.500 (voordeel);
In de begroting zijn correcties op de loonsom doorgevoerd:
€ 264.000 (nadeel);
Een hogere indexering in 2016 dan die in 2015:
€ 87.000 (nadeel);
Hogere kosten voor personele- en materiele overhead:
€ 27.000 (nadeel).
Sub 7.2 de maatwerkcontracten. Op verzoek van de deelnemers worden extra werkzaamheden uitgevoerd. Deze vallen niet onder de DVO' s. Deze begrote opbrengsten € 30.000 zijn gebaseerd op de werkelijke opbrengsten 2014. Conform het opgenomen uitgangspuntenomen in de Kadernota 2016. Hiertegenover staan ook kosten;
Sub 7.3 de Omgevingsdienst Groningen brengt de kosten in rekening bij een aantal deelnemers die medewerkers hebben overgedragen die recht houden op uitlooprangen en garantie toelagen; € 163.000 (voordeel). Hiertegenover staan ook kosten;
Sub 8.1 de dekking van de projectkosten BRZO- Omgevingsdiensten € 190.000 ( voordeel)
Sub 8.2 de dekking van de projectkosten BRZO - Externe Veiligheid € 210.000 ( voordeel) Vanaf 2015 t/m 2018 ontvangt de Omgevingsdienst Groningen jaarlijks een bedrag voor de dekking van deze projectkosten BRZO. Bij het opstellen van de begroting 2015 waren deze gegevens nog niet beschikbaar. Hiertegenover staan ook kosten.
22
3.4 Toelichting begroting 2016 en meerjarenbegroting. 1. Personeelskosten primair proces De omvang van de formatie (inclusief inhuur) voor het primaire proces in 2016 bedraagt 130,7 fte’s. Het voor de begroting 2016 in de Kadernota vastgestelde indexcijfer voor loon- en prijsstijgingen is ook toegepast in de meerjarenbegroting. De vastgestelde indexen (basis jaar 2014) zijn: Index prijs overheidsconsumptie beloning werknemers: 2% Index prijs overheidsconsumptie netto materieel (IMOC): 1,75%.
Conform de uitgangspunten in het Bedrijfsplan behouden medewerkers hun recht op de vergoeding die hoort bij uitlooprangen en eventuele garantietoelagen. De kosten hiervan komen voor rekening van de deelnemer die deze medewerkers overdraagt (en deze kosten nu ook al in de begroting heeft staan). Ook eventuele kosten die voortkomen uit de decentrale afwikkeling van de rechtspositionele pakketvergelijking per deelnemer (op basis van het lokale Sociaal statuut /Sociaal plan) komen voor rekening van de desbetreffende deelnemer. 2. Materiële kosten De materiële kosten bestaan uit de aanschaf, het gebruik en het onderhoud van de technische apparatuur. Daarnaast is er een post opgenomen voor vervoerskosten. Vooral de toezichthouders en in mindere mate de vergunningverleners maken voor hun werk gebruik van een auto. Bij de berekening van de kosten is in dit scenario een inschatting gemaakt van het aantal kilometers per type functie. Vervolgens zijn de kilometers vermenigvuldigd met een kilometervergoeding van € 0,35 bruto (€ 0,28 netto). De leasekosten van de zeven auto's zijn onder de vervoerskosten meegenomen. Vervoerskosten Vergoeding gereden zakelijke kilometers
toezichthouders vergunningverleners
€ 283.000
Kosten lease auto's
€ 73.000
Totaal
€ 356.000
In de meerjarenbegroting is er vanuit gegaan dat het in de loop van de tijd makkelijker is om het werk van vooral de toezichthouders dichtbij huis te organiseren. Dit bespaart na 4 jaar 10% van de raming in het eerste jaar. In de materiële lasten zijn geen kosten opgenomen voor publicaties, het heffen van leges en dergelijke. Uitgangspunt is dat dergelijke kosten en activiteiten voor rekening zijn van het bevoegd gezag, te weten gemeenten en provincie. 3. Personele overhead De omvang van de personele overhead is vanaf 1 november 2013: 30,0 fte. Voor de personele overhead was in het bedrijfsplan 34,4 fte opgenomen, wat overeenkomt met 18,5% van de totale formatie. Het verschil van 4,4 fte betreft de uitbesteding van de ondersteuning ICT aan de afdeling IVT van de provincie. De ondersteuning op het gebied van ICT is voor een periode van 3 jaar ingekocht bij de afdeling Informatievoorziening en-technologie (IVT) van de provincie. De ingeleende capaciteit komt overeen met 4,4 fte's. Aan de deelnemers is gevraagd capaciteit en diensten te leveren voor de overige overheadfuncties (personeel en organisatie, financiën en communicatie). Deze capaciteit is in beperkte mate geleverd. De Omgevingsdienst Groningen heeft hiervoor capaciteit moeten inhuren. De 23
Omgevingsdienst Groningen heeft de financiële, personele en salarisadministratie voor 3 jaar uitbesteed aan de provincie Groningen. In verband hiermee is de omvang van de personele overhead verlaagd met 2,9 fte. Hierdoor daalt de omvang van de personele overhead naar 15,6 %. De begrote kosten die de Provincie Groningen in rekening brengt voor de uitvoering van financiële, personele- en salarisadministratie en de ICT zijn verantwoord onder de post automatisering. 4. Materiële overhead De materiële overhead valt uiteen in vier onderdelen die achtereenvolgens worden toegelicht: 4.1 Huisvesting De kosten voor huisvesting bedragen in 2016 € 440.000 en bestaan uit de volgende onderdelen: Huisvest ing
2015
2016
2017
2018
2019
1.Kapit aalalst en 1.1
Gebouw, renovatie kosten
€
49.000 €
44.000 €
44.000 €
44.000 €
44.000
1.2
Inrichtings kosten
€
38.000 €
39.000 €
39.000 €
39.000 €
39.000
sub-t ot aal
€
87.000 €
83.000 €
83.000 €
83.000 €
83.000
Veendam, Lloydsweg
€
135.000 €
135.000 €
135.000 €
135.000 €
137.000
sub-t ot aal
€
135.000 €
135.000 €
135.000 €
135.000 €
137.000
Facilitair sub-t ot aal
€
231.000 €
222.000 €
226.000 €
230.000 €
234.000
€
231.000 €
222.000 €
226.000 €
230.000 €
234.000
€
453.000 €
440.000 €
444.000 €
448.000 €
454.000
2. Huur 2.1 3. Facilit air 3.1
Tot aal
Toelichting 1. Gebouw Het totaal van de begrote kapitaallasten 2016 voor het gebouw en de inrichting bedraagt € 83.000. Voor de meerjarenbegroting 2017-2019 zijn deze kapitaallasten hetzelfde, omdat de investeringen op basis van annuïteiten met een rente van 1% in 10 jaar worden afgeschreven. Het totale investeringsbedrag was € 748.000 2. Huur Het pand is eerst voor een periode van vijf jaar gehuurd met een optie tot verlenging. Het huurbedrag is € 135.000 per jaar. Vanaf 2019 zal de huurprijs conform het contract worden geïndexeerd. 3. Facilitair De facilitaire kosten bestaan uit: de kosten voor energie, schoonmaak, onderhoud, verzekeringen, koffievoorziening, bedrijfshulpverlening, groenvoorziening. De begrote kosten 2016 zijn € 9.000 lager ten opzichte van 2015, omdat deze begroot zijn op basis van de actuele gegevens 2014. 4.2 Automatisering. De automatiseringskosten bestaan uit kosten die de Provincie in rekening brengt en de "eigen kosten" van de Omgevingsdienst Groningen namelijk de kapitaallasten van de investeringen in de
24
infrastructuur en de website. De nieuwe investeringen 2014 bestaande uit geluid- en luchtmeter en hardware voor de uitbreiding van de werkplekken zijn in de begrote kosten 2016 meegenomen. Automatisering
2015
2016
2017
2018
2019
1. Provincie
Infrastructuur
1.1
Afschrijvingskosten infra
€
118.000 €
118.000 €
118.000 €
118.000 €
118.000
1.2
Personele kosten beheer
€
289.000 €
296.000 €
304.000 €
311.000 €
319.000
1.3
Exploitatiekosten beheer
€
100.000 €
105.000 €
107.000 €
sub-totaal
€
507.000 €
516.000
145.000 €
139.000
102.000 € €
527.000
€ 536.000
€
€
€
110.000 547.000
2. ODG projectkosten 2013 Kapitaallasten 2.1
Infrastructuur projecturen
€
2.2
Website (intra-,extra- en internet)
€
sub-totaal
7.000 €
7.000
152.000 €
146.000
€
-
-
-
3. ODG investeringen 2014 Kapitaallasten 3.1
Geluidmeter en lucht meter
€
21.000 €
21.000
3.2
Hardware ( laptops, smartboards
€
13.000 €
13.000
sub totaal 4.Primaire applicaties
VTH systeem
€
34.000
€
34.000
€
337.000 €
346.000 €
355.000 €
364.000 €
373.000
5.Ondersteuning applicaties Salaris- en Financiele Administratie
€
213.000 €
218.000 €
223.000 €
230.000 €
235.000
6.Diversen, telefonie
€
15.000 €
16.000 €
16.000 €
17.000 €
17.000
€
565.000 €
sub-totaal Totaal
€ 1.224.000 €
580.000
€
594.000
€ 611.000
1.276.000 € 1.155.000 € 1.147.000
€
625.000
€ 1.172.000
Toelichting 1. Provincie. De afdeling Informatievoorziening en Technologie (IVT) van de provincie Groningen levert de infrastructuur en verzorgt het beheer. De totale kosten hiervoor zijn € 516.000 en bestaan uit afschrijvingskosten (€ 118 .000 ), personele kosten beheer (€ 296.000 ) en exploitatie kosten beheer (€ 102.000 ). Door IVT is in totaal € 763.000 geïnvesteerd in de infrastructuur. De provincie activeert € 355.000 en de ODG € 408.000. Met de provincie Groningen is een Service Level agreement ICT voor 2014 t/m 2018 afgesloten. "Tussentijdse wijzigingen worden aan het einde van het begrotingsjaar verrekend. In 2018 moet er opnieuw een keuze worden gemaakt wie vanaf 2019 deze werkzaamheden gaat uitvoeren. 2. ODG Projectkosten 2013. Dit zijn de kapitaallasten van de door de Omgevingsdienst Groningen gedane investeringen in de infrastructuur (€ 408.000) en het bouwen van de website ( € 20.000 ). Deze investeringen worden in 3 jaar op annuïteitenbasis afgeschreven. De laatste afschrijvingstermijn is het jaar 2016. 3. ODG Investeringen 2014. Dit zijn de kapitaallasten van de geluidmeter, luchtmeter en de hardware voor de extra werkplekken die in het jaar 2014 zijn geactiveerd. Deze investeringen worden in 3 jaar op annuïteitenbasis afgeschreven. Bij de opstelling van begroting 2015 was deze investering nog niet bekend. 4.Primaire applicaties. De registratie van alle verrichtingen voor de deelnemers gebeurt vanaf 1 november 2013 in ons eigen informatiesysteem. Dit systeem met de zogenaamde verlengde kabels is een tijdelijke oplossing.
25
In 2014 heeft het Algemeen Bestuur besloten nieuw VTH/DMS-systeem in te richten. Op dit moment is het gunningsbedrag nog niet bekend zodat de werkelijke lasten niet bekend zijn. Deze kunnen hoger uitvallen dan het bedrag dat nu begroot is. Nu zijn de door de provincie Groningen begrote kosten (€ 346.000) voor het beheer en onderhoud van zo'n VTH- systeem opgenomen. 5. Ondersteuning applicaties. De salaris- en P&O- administratie en de financiële administratie wordt door de provincie Groningen uitgevoerd. De Omgevingsdienst Groningen betaalt hiervoor € 218.000 ( inclusief index). Deze Dienstverleningsovereenkomsten lopen van 1 november 2013 tot en met 31 december 2018. In 2018 moet er opnieuw een keuze worden gemaakt wie vanaf 2019 deze werkzaamheden gaat uitvoeren. 6.Diversen. Hieronder zijn de kosten van de telefonie opgenomen. Deze kosten zijn opgenomen in de doorberekening van de provincie. 4.3. Personele kosten Voor opleiding en deskundigheidsbevordering is een regulier budget gereserveerd van 2% van de totale loonsom inclusief indexering minus 10% efficiency taakstelling: € 216.000. 4.4.Algemene kosten Al gemene k os ten
2015
2016
2017
2018
2019
1. Accountant
€
15.000
€
15.000
€
15.000
€
15.000
€
15.000
2. Kantoorkosten
€
208.000
€
230.000
€
234.000
€
239.000
€
243.000
T ota a l
€ 223.000
€ 245.000
€ 249.000
€ 254.000
€ 258.000
Toelichting: 1. Voor de controle van de jaarstukken heeft de Omgevingsdienst Groningen opdracht gegund aan Deloitte accountants BV. De contractperiode bedraagt vooralsnog drie jaar. 2. De kantoorkosten hebben betrekking op kantoorbenodigdheden, abonnementen, kosten betalingsverkeer, incassokosten, drukwerk, et cetera. Op basis van de actuele gegevens 2014 zijn de begrote kosten 2016 hoger dan die in 2015. Ten opzichte van de begroting 2015 is er sprake van een stijging van de totale kosten voor 2016 en de komende jaren. Bij het opstellen van d begroting 2016 kan voor het eerst gebruik gemaakt worden van actuele gegevens over het jaar 2014 . Dit inzicht geeft aanleiding de algemene kosten hoger te begroten. 5. Projecten Voor de jaren 2016 tot en met 2018 zijn de projectkosten in begroting 2016 en de meerjarenbegroting meegenomen. 6. Onvoorzien Voor onvoorzien is een stelpost opgenomen van € 100.000 per jaar. 7. Deelnemersbijdrage De dekking van de geraamde lasten vindt als volgt plaats:
26
De personeelskosten van het primair proces worden verdeeld op basis van de ingebrachte loonkosten (formatieomvang én inschaling).
De overige structurele kosten worden verdeeld op basis van de ingebrachte formatie.
Hierna is de bijdrage per deelnemer voor 2016 berekend. In de bijlage is de basis voor de verdeling, de ingebrachte formatie en de ingebrachte loonkosten, nader uiteengezet. 7.1 Bijdrage gemeenten/provincie Organis atie
bijdrage 2016 Bijdrage loonkosten
Bijdrage overige kosten
correctie 187 inrichting van prov naar gem.
Totaal
Provincie
€
4.501.110
€
2.294.698
€
Bedum
€
17.453
€
10.085
€
8.915
€
36.453
De Marne
€
322.459
€
198.340
€
81.086
€
601.886
Winsum
€
11.635
€
6.723
€
59.860
€
78.218
Grootegast
€
23.270
€
13.447
€
104.011
€
140.728
Leek
€
271.112
€
154.638
€
54.341
€
480.091
Marum
€
27.658
€
15.128
€
24.199
€
66.984
Zuidhorn
€
124.684
€
80.345
€
63.256
€
268.285
Groningen / Ten Boer Haren
€
327.358
€
181.532
€
351.940
€
860.830
€
27.714
€
16.809
€
13.585
€
58.108
Delf zijl
€
85.518
€
49.417
€
319.251
€
454.186
Eemsmond
€
35.487
€
20.506
€
181.277
€
237.270
Appingedam
€
31.415
€
18.153
€
33.538
€
83.106
Loppersum
€
33.742
€
19.498
€
22.076
€
75.316
Bellingw edde
€
174.526
€
100.851
€
26.746
€
302.123
Stadskanaal
€
713.808
€
440.383
€
160.899
€
1.315.090
Vlagtw edde
€
378.940
€
231.957
€
86.181
€
697.078
Slochteren
€
58.214
€
32.945
€
39.906
€
131.065
Menterw olde
€
257.284
€
158.000
€
90.426
€
505.710
Hoogezand
€
1.007.856
€
558.715
€
406.281
€
1.972.852
Veendam
€
245.625
€
142.200
€
199.107
€
586.932
Pekela
€
123.103
€
71.268
€
45.900
€
240.271
Oldambt
€
142.530
€
82.362
€
160.050
€
384.942
Totaal
€
8.942.500
€
4.898.000
€
€
13.840.500
2.532.831-
-
€
4.262.977
NB. 1. Het bedrag van de correctie VTH- inrichtingen is met de kennis van nu, decembercirculaire 2013, voor 2015 geraamd op ca. € 2.500.000, dit bedrag loopt op naar ca. € 2.900.000 in 2018. NB. 2. De afgesproken 10 % efficiencytaakstelling ( €948.500) op de ingebrachte taken 2013 is verwerkt in de loonsom van het primaire proces.
7.2 Maatwerkcontracten Dit zijn de ontvangen baten voor maatwerkcontracten voor gemeenten/provincie. Deze vallen dus niet onder de DVO' s. 7.3 Toelagen gemeente/provincie De Omgevingsdienst Groningen brengt de kosten in rekening bij een aantal deelnemers die medewerkers hebben overgedragen die recht houden op uitlooprangen en garantie toelagen. 8. Projecten Voor de jaren 2016 tot en met 2018 zijn de projectbijdragen voor de BRZO- Omgevingsdiensten en BRZO- Externe Veiligheid in de begroting 2016 en de meerjarenbegroting meegenomen.
27
4. Paragrafen 4.1 Inleiding In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn 7 verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor de Omgevingsdienst Groningen. Om die reden zijn de paragrafen lokale heffingen, grondbeleid en verbonden partijen niet opgenomen.
4.2 Weerstandsvermogen In de paragraaf weerstandsvermogen wordt beschreven in welke mate de weerstandscapaciteit toereikend is om eventuele risico's op te vangen. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Hiervoor is de algemene reserve en de post onvoorzien beschikbaar. Als blijkt dat deze capaciteit niet voldoende is om de gekwantificeerde risico's die zich kunnen voordoen te dekken dan is de Omgevingsdienst Groningen aangewezen op een extra bijdrage van de deelnemers. Zowel de gemeenschappelijke regeling als de Financiële verordening geven niet aan wat onder weerstandsvermogen wordt begrepen. De Omgevingsdienst Groningen rekenen de algemene reserve en het geraamde bedrag onvoorzien tot het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen wordt opgebouwd door storting van positieve jaarrekeningresultaten. Voor het eerst is hier sprake van in 2014. In de vergadering van 28 november 2014 heeft het algemeen bestuur de najaarsrapportage 2014 vastgesteld. Door deze vaststelling is ook het bestemmingsvoorstel om het restant resultaat 2014 toe te voegen aan de algemene reserve overgenomen. Dit is de eerste toevoeging aan de algemene reserve. Na de toevoeging is het saldo van de algemene reserve op 31 december 2014: € 498.650. Om onnodig oppotten te voorkomen, is het maximum van de algemene reserve voor 2016 gesteld op maximaal € 722.175 ( 5% van de omzet € 14.443.500). Mocht na de eerste drie jaar blijken dat er op basis van de jaarrekeningresultaten onvoldoende weerstandsvermogen wordt opgebouwd, dan wordt overgegaan tot een risico opslag in het uurtarief. Risico Analyse 1.Reactie van ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Het Ministerie van BZK heeft het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst op 21 oktober 2014 een brief gestuurd over de begroting 2015. In deze brief staat het volgende: " Uit uw begroting 2015 blijkt niet of de weerstandscapaciteit toereikend is om de risico's op te kunnen vangen. Daartoe is het noodzakelijk om in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de risico's goed te inventariseren en de omvang en kans dat ze zich zullen voordoen te bepalen. Ik verzoek u de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in toekomstige begrotingen en rekeningen te voorzien van een financiële onderbouwing. Wij gaan er vanuit dat uw organisatie kiest voor het hebben van een weerstandscapaciteit, veelal in de vorm van een algemene reserve, die groot genoeg is om de gesignaleerde risico's af te dekken. Kiest uw GR niet voor het hebben van weerstandscapaciteit, dan dienen eventuele exploitatietekorten per direct te worden afgerekend met de 28
deelnemers. De deelnemers moeten in dat geval dit risico ook vermelden in hun begrotingen onder de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De Omgevingsdienst Groningen heeft nu voor het begrotingsjaar 2016 de risico's geïnventariseerd. De risico's zijn: 1. Leef Omgeving Systeem. Op 1 januari 2016 zal LOS operationeel zijn. Ondanks alle voorbereidingen kunnen er toch knelpunten ontstaan. Om deze op te lossen is extra capaciteit nodig. De medewerkers kunnen dit niet naast hun reguliere taken doen. 2. Extra taken uitgevoerd. Uit de inventarisatie blijkt dat de Omgevingsdienst Groningen meer taken heeft uitgevoerd dan waarvan in het Bedrijfsplan is uitgegaan. Dan zijn er de volgende opties:
De deelnemer betaalt alsnog voor de uitvoering van de "extra taken";
De Omgevingsdienst voert de taken uit die overeenkomen met die in het Bedrijfsplan/DVO' s zijn opgenomen;
De deelnemer is van mening dat de Omgevingsdienst het zelf binnen de begroting moet oplossen.
Stel het Algemeen Bestuur kiest optie 3 dan moet de Omgevingsdienst dit binnen de begroting oplossen. De totale efficiencytaakstelling wordt dan € 948.000 + € 400.000 = € 1.348.000. Uitgedrukt in een percentage van de ingebrachte taken 2013 betekent dit een efficiencytaakstelling 14%. 3. Invulling specifieke vacatures. Krapte op de arbeidsmarkt voor de invulling van deze specifieke vacatures heeft tot gevolg hogere loonsommen. 4. Hogere deelnemersbijdragen. De door de Omgevingsdienst uitgevoerde taken moeten voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. In het algemeen zullen de producten van de Omgevingsdienst van een hogere kwaliteit zijn dan die de deelnemers zelf in het verleden hebben afgeleverd. Aan deze hogere kwaliteit hangt echter wel een prijskaartje. Deze hogere kosten zijn tot nu toe niet doorberekend in de deelnemersbijdrage (bron ontwerpbegroting 2013/2014). Vanaf 2016 gaat de Omgevingsdienst Groningen werken met een producten/diensten catalogus (PDC). Hierin staan de kentallen en de kostprijzen per product deze kunnen hoger uitvallen ten opzichte van de berekende deelnemersbijdrage ( bron ontwerpbegroting 2013/2014). 2.Overzicht risico's en weerstandsvermogen. R is ic o- a na lys e
Om ge v ings d ie ns t
Bed rag
K a ns
Bed rag
G r oninge n
H oog r is ic o ( inc id e nte e l) 1.Leefomgevingssysteem ( LOS).
400.000
75%
300.000
2.Extra taken
400.000
50%
200.000
200.000
50%
100.000
H oog r is ic o ( s tr uc tur e e l) 3.Invulling specifieke vacatures
G e mid d e ld r is ic o ( s tr uc tur e e l) 4.Hogere deelnemersbijdragen
PM
T ota a l r is ic o' s
600.000
B e nod igd w e e r s ta nd s v e r m oge n
600.000
W e e r s ta nd s v e r m oge n Algemene Reserve Onvoorzien
498.650 100.000 598.650
D e k k ings gr a a d
100%
Uit deze analyse blijkt dat het weerstandsvermogen toereikend is om alle risico's op te vangen, wanneer deze zich tegelijk in het begrotingsjaar aandienen. Meer informatie over de risico's kunt u lezen in het hoofdstuk 5 Bijlagen.
29
4.3 Onderhoud kapitaalgoederen Gebouw De Omgevingsdienst Groningen huurt het gebouw. Bij de verbouwing en het opnieuw inrichten van het gebouw is in overleg met de verhuurder besloten dat de Omgevingsdienst Groningen deze kosten voor haar rekening neemt. In totaal is € 748.000 uitgegeven voor de verbouwing en de inrichting van het pand aan de Lloydsweg. Deze investering wordt op basis van annuïteiten in 10 jaar afgeschreven. De Omgevingsdienst Groningen verwacht de eerstkomende jaren lage onderhoudskosten omdat de inventaris en de inrichting nieuw zijn. Als het tegendeel blijkt dan is het opstellen van een onderhoudsplan een optie. In 2015 vindt een uitbreiding van het aantal werkplekken plaats. Deze investering wordt op basis van annuïteiten in 10 jaar afgeschreven. Infrastructuur De afdeling IVT van de provincie Groningen verzorgt voor een periode van drie boekjaren de inrichting en het beheer van de infrastructuur. De Omgevingsdienst Groningen betaalt hiervoor jaarlijks een bedrag. Het onderhoud komt voor rekening van de provincie Groningen. De Omgevingsdienst Groningen heeft zelf ook geïnvesteerd in de infrastructuur. Deze investering wordt in drie jaar op basis van annuïteiten afgeschreven. De afschrijvingstermijn is bewust kort gekozen zodat deze parallel loopt met de door de provincie Groningen gedane investeringen. Gezien de korte afschrijvingsperiode heeft een onderhoudsplan geen toegevoegde waarde. Eventuele tegenvallers kunnen gedekt worden uit de post Onvoorzien. Door de uitbreiding van het aantal werkplekken stijgen ook de kosten voor het beheer en de inrichting.
4.4 Financiering Inleiding Het Financieringsstatuut (statuut) heeft tot doel in overeenstemming met de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) en de bijbehorende ministeriële regelingen de bestuurlijke kaders aan te geven van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen, waarbinnen het Dagelijks Bestuur de financiële vermogenswaarden, financiële geldstromen, financiële posities en de hieraan verbonden risico's kan besturen en beheersen. Het statuut maakt de doelstellingen van het treasurybeleid en beheer en de uitgangspunten die daaraan ten grondslag liggen duidelijk. De financiële administratie en de kassiersfunctie zijn uitbesteed aan de provincie Groningen. Het door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen vastgesteld beleid sluit aan bij wat in het Financieringsstatuut van de provincie Groningen is bepaald, teneinde een efficiënte uitvoering van het statuut mogelijk te maken. Treasurybeleid In de financieringsparagraaf komen de volgende zaken aan de orde:
alle interne en externe ontwikkelingen die voor het komende jaar van belang zijn met betrekking tot de liquiditeitspositie, het uitzetten van gelden en de toekomstige financiële risicoposities;
de ontwikkeling van de renterisiconorm in de komende jaren;
de ontwikkeling van de liquiditeitspositie in de komende periode mede in relatie tot de kasgeldlimiet;
het financieringsbeleid dat de Omgevingsdienst Groningen voorstaat voor het komende jaar en wat daarvan de financiële consequenties zijn;
een lange termijn liquiditeitsprognose en een rentevisie.
30
In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het financieringsbeleid. Deze realisatie wordt getoetst aan de financieringsparagraaf zoals die in de begroting is opgenomen evenals aan het onderhavige statuut. In het jaarverslag komen, naast de toetsing van de financieringsparagraaf, aan de orde: renteopbrengsten en rentekosten, kasgeld en de rentevisie. Het treasurybeleid is nader uitgewerkt in het treasurystatuut. Geldleningen De Omgevingsdienst Groningen betaalt de kosten voor de bedrijfsvoering uit de voorschotbetalingen van de deelnemers. De door de Omgevingsdienst Groningen gedane investeringen in het gebouw en in een gedeelte van de infrastructuur zijn gefinancierd door de Provincie. De Provincie heeft hiervoor geen aparte lening afgesloten omdat zij zelf over voldoende geldmiddelen beschikt. De investeringen zijn verantwoord op de rekeningcourant die de Provincie met de Omgevingsdienst Groningen heeft. Aangezien de provincie Groningen het betalingsverkeer en financiering voor de Omgevingsdienst Groningen regelt, maakt de Omgevingsdienst Groningen voor de schommelingen in de liquiditeitspositie gebruik van de financiële middelen van de provincie Groningen. De hiervoor aan de provincie te betalen vergoeding op de rekening-courant verhouding is lager dan de geldende marktrente. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 2016 € 1.184.367 dit is 8,2% van € 14.443.500 (primitieve begroting 2016). De Omgevingsdienst Groningen heeft gelet op het feit dat zij "bankiert" bij de provincie Groningen toestemming gekregen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken tot overschrijding van de kasgeldlimiet. Wel dient het overzicht van de kasgeldlimiet te worden opgenomen in de jaarstukken. Voor 2016 dient de Omgevingsdienst Groningen opnieuw een verzoek in bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor de eventuele overschrijding van de kasgeldlimiet. Renterisiconorm De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan één jaar. De renterisiconorm bedraagt 20% van de vaste schuld ( langlopende schuld > 1jaar met een t een drempelbedrag van 2,5 miljoen euro). Dat betekent dat in enig jaar 20% van de vaste schuld mag worden vernieuwd. De Omgevingsdienst Groningen heeft geen vaste schuld Schatkistbankieren De Omgevingsdienst Groningen maakt voor het schatkistbankieren gebruik van de provincie Groningen.
4.5 Bedrijfsvoering 1. Algemeen De Omgevingsdienst Groningen is ingericht als een innovatieve en toekomstgerichte organisatie. Het bijeenbrengen van een twintigtal culturen in één Omgevingsdienst Groningen én het vormgeven van de relatie met de deelnemers zal de eerste jaren veel aandacht en inzet vergen. Onderstaande doelstellingen verwoorden dan ook de ambities die de Omgevingsdienst Groningen en vormen de leidraad voor verdere ontwikkeling en inrichting van de organisatie:
31
1.1. Optimale dienstverlening aan de burger en bedrijven De Omgevingsdienst Groningen maakt als uitvoerende backoffice onderdeel uit van de VTHdienstverlening. Klanten kunnen digitaal vergunningaanvragen indienen, klachten en meldingen doen, op andere tijdstippen dan de gebruikelijke kantooruren. Toezichthouders doen hun constateringen en de verwerking ervan zoveel mogelijk ter plekke. 1.2. Efficiënt werken tegen zo laag mogelijke kosten Door de Omgevingsdienst Groningen 'lean and mean' in te richten ontstaat een efficiënte organisatie die de VTH-taken tegen zo laag mogelijke kosten op het juiste kwaliteitsniveau uitvoert. Vanaf 2016 geldt de 10% efficiencytaakstelling op de in 2013 ingebrachte taken. Deze is in begroting 2016 en de meerjarenbegroting weergegeven. De inzet is om de Omgevingsdienst Groningen zo efficiënt mogelijk in te richten, zodat de latende organisaties ook efficiënter kunnen werken. 1.3. Professionaliseren en resultaatgericht werken Dit betekent dat houding en gedrag van de medewerkers en de leidinggevenden zijn gericht op:
het leveren van goede dienstverlening;
de juiste behandeling van de klant;
het realiseren van de afgesproken resultaten;
het nakomen van afspraken en het elkaar hierop aanspreken;
het nemen van initiatieven en zelfstandig werken;
procedures en processen die zodanig zijn ingericht dat zij een efficiënte dienstverlening ondersteunen. Dienstverlening is een basiscompetentie van medewerkers die bij de Omgevingsdienst Groningen werken.
1.4. Samenwerken Effectieve samenwerking tussen medewerkers onderling, met opdrachtgevers en partners vormt de basis voor de dienstverlening naar de klanten. Samenwerking opbouwen, onderhouden en uitbouwen met de diverse ketenpartners wordt steeds belangrijker. 1.5. De Omgevingsdienst Groningen als aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt De Omgevingsdienst Groningen wil zich presenteren als een moderne werkgever die met zijn tijd meegaat en goede werkomstandigheden biedt voor de medewerker. Bij de huidige medewerker wordt steeds meer een beroep gedaan op kennis en creativiteit (het nieuwe kapitaal van de organisatie!), steeds meer samen in teams en over organisatieonderdelen heen. Dit stelt andere eisen aan de inrichting van het werk en de besturing van organisaties. 1.6. Maatschappelijk verantwoord werken Plaats- en tijdonafhankelijk werken draagt bij aan duurzaamheidsdoelstellingen:
medewerkers hoeven minder te reizen;
de organisatie heeft minder werkplekken nodig (dan dat er medewerkers zijn);
de organisatie heeft minder vergaderlocaties en spreekruimtes nodig;
het ziekteverzuim vermindert door een betere werk-privé balans;
moderne centrale ICT-voorzieningen en ICT-middelen op de werkplek kan de CO2-uitstoot van ICT flink verminderen (orde grootte 40%);
digitalisering en aangepaste werkprocessen dringen het papiergebruik in de organisatie terug.
32
2.Personeel In de Omgevingsdienst zijn medewerkers van een twintigtal organisaties bijeengebracht. Deze medewerkers vallen allen onder de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de CAR/UWO. In de zogenaamde planningsgesprekken zijn de op te leveren prestaties van de medewerkers opgenomen. Deze planningsgesprekken zijn de basis voor de te voeren beoordelingsgesprekken gevoerd. Het aantal fte's wordt in 2016, na de verwerking van 10% efficiencytaakstelling, 130,6 fte's. Met deze fte's moeten de in 2013 ingebrachte taken worden uitgevoerd. 3. Financiën De provincie Groningen voert voor de Omgevingsdienst Groningen de financiële-, de personele- en de salarisadministratie uit. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten voor de periode 2013 t/m 2017. De interne controle wordt door de Omgevingsdienst zelf uitgevoerd. Het beleid op het gebied van Financiën en Personeelszaken berust bij de Omgevingsdienst. 4. Automatisering De automatisering is voor de periode 2013 t/m 2015 belegd bij de afdeling IVT van de provincie Groningen. Het gaat hier om de zogenaamde "kantoorautomatisering". Per 1januari 2016 gaat de Omgevingsdienst Groningen werken met het Leef Omgeving Systeem (LOS). Dit systeem vervangt dan de verlengde kabels. 5. Huisvesting De Omgevingsdienst is gevestigd in het gehuurde pand Lloydsweg 17 te Veendam. Op grond van de huurovereenkomst komen voor rekening van de verhuurder de kosten van: a)
het constructieve onderhoud
b)
Het onderhoud van trappen, rioleringen, goten en buitenkozijnen
c)
Vervanging en onderdelen en vernieuwing van de installaties
d)
Het buitenschilderwerk
Het regulier klein onderhoud komt voor rekening van de Omgevingsdienst Groningen. Er is geen onderhoudsplan vastgesteld voor het gebouw. Door de groei van de Omgevingsdienst lopen we tegen onze grenzen aan. Het gebouw is maximaal bezet. Verdere uitbreiding met personeel is in het gebouw niet te realiseren.
33
5. BIJLAGEN 5.1 Toelichting op de risico's 1.Leefomgevingssysteem ( LOS). Als alles volgens de projectplanning verloopt, zal de Omgevingsdienst Groningen per 1 januari 2016 beschikken over een nieuw Leefomgevingssysteem (LOS). Onder leiding van de projectmanager en haar projectteam zal dit systeem in de loop van 2015 in samenwerking met de leverancier en de medewerkers van de RUD Drenthe en de Omgevingsdienst Groningen worden ingericht. De benodigde inzet bedraagt ca. 20 medewerkers. De tijdsbesteding is 50% gedurende een periode van een halfjaar. Omgerekend zijn dit ca. 5 fte's. Ondanks de inspanningen van de leverancier en de medewerkers zullen er, wanneer LOS per 1 januari 2016 operationeel is, aanloopproblemen zijn. Verder moeten de medewerkers wennen aan het nieuwe systeem. Niet alle koppelingen met de applicaties van de deelnemers zullen vanaf het begin goed werken. Het oplossen van deze knelpunten gebeurt samen met de leverancier. Al deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd naast de reguliere taken. De Omgevingsdienst Groningen zal hiervoor extra capaciteit moeten inzetten. Deze capaciteit kan niet worden opgevangen uit de begrote loonsommen 2016.
Inschatting van het risico: € 400.000 ( 5 fte's voor het hele jaar 2016). Kans: 75%. De inschatting van de kans is gebaseerd op de mogelijke uitloop van werkzaamheden na de implementatiefase. In het algemeen komt dit vaker bij implementaties voor. Dekking van het risico: door een onttrekking uit de algemene reserve. 2. Extra taken uitgevoerd. De Omgevingsdienst Groningen is vanaf 1 november 2013 gestart met de uitvoering van haar taken. In 2014 is veel tijd besteed aan het stroomlijnen en inrichten van de bedrijfsprocessen. Daarnaast zijn de reguliere taken voor de deelnemers uitgevoerd. Door deze combinatie zijn in 2014 niet alle opdrachten afgewikkeld. Vanaf de start is de Omgevingsdienst Groningen geconfronteerd met achterstanden. Deelnemers hebben deze dus samen met de voor het jaar 2014 uit te voeren taken ingebracht zonder hiervoor extra middelen beschikbaar te stellen. In 2015 inventariseert de Omgevingsdienst of de genoemde taken in de DVO' s 2014/2015 overeen komen met de taken die Bedrijfsplan zijn benoemd. Vervolgens wordt gekeken naar het aantal dat werkelijk zijn ingezet. Deze worden vergeleken met het aantal ingebrachte fte' s (bron Bedrijfsplan). Als deze vergelijking grote verschillen laat zien dan heeft de Omgevingsdienst Groningen meer taken uitgevoerd dan die zijn opgenomen in de DVO' s. Deze extra taken zijn echter wel uitgevoerd met de destijds, in het Bedrijfsplan genoemde aantal, ingebrachte fte's. Met de deelnemer wordt het verschil besproken en een oplossing gezocht. De opties kunnen zijn: 1.
De deelnemer betaalt alsnog voor de uitvoering van de "extra taken";
2.
De Omgevingsdienst voert de taken uit die overeenkomen met die in het Bedrijfsplan/DVO' s zijn opgenomen;
3.
De deelnemer is van mening dat de Omgevingsdienst het zelf binnen de begroting moet oplossen.
Als het Algemeen Bestuur kiest voor optie 3 dan moet de Omgevingsdienst dit zelf binnen de begroting oplossen. Deze oplossing komt dan bovenop de 10% efficiencytaakstelling van € 948.000. In totaal wordt de taakstelling dan € 1.348.000. Uitgedrukt in een percentage van de ingebrachte taken 2013 betekent dit een efficiencytaakstelling 14%.
Inschatting van het risico: € 400.000 ( 5 fte's). Er worden geen extra middelen ter beschikking gesteld. Kans: 50%. Vanaf de start geconfronteerd met werkelijk overgedragen achterstanden. Dekking van het risico door een onttrekking uit de algemene reserve.
34
3. Krapte op arbeidsmarkt voor invulling specifieke vacatures. Nu de Omgevingsdienst Groningen steeds meer zicht krijgt op de benodigde capaciteit blijkt tegelijkertijd dat bepaalde specifieke vacatures moeilijk in te vullen zijn met medewerkers vanuit de doelgroep deelnemers. Als dit niet lukt dan zal de Omgevingsdienst Groningen de vacatures via "marktplaats Groningen huurt in" invullen. Deze te vergoeden loonsommen zijn echter hoger dan die begroot zijn.
Inschatting risico : per vacature ca. 20% hogere loonsom. Bedrag bij invulling 10 fte's: € 200.000. Kans: 50%. Deze inschatting is gebaseerd op de ervaringen bij het openstellen van de vacatures in 2014. Een aantal vacatures kon niet ingevuld worden. Deze trend zal zich zoals het er nu uitziet ook in 2016 kunnen voordoen. Dekking van het risico: door een onttrekking uit de algemene reserve. 4. Hogere deelnemersbijdragen De Omgevingsdienst Groningen voert VTH- taken uit op het gebied van de fysieke leefomgeving, in opdracht van de gemeenten en de provincie. De uitvoeringsorganisatie doet dit op een professioneel en kwalitatief hoogwaardig niveau. De producten die de Omgevingsdienst levert moeten voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Hiervoor zal de Omgevingsdienst extra inspanningen en inzet moeten leveren. In veel gevallen zullen de producten van de Omgevingsdienst van een hogere kwaliteit zijn dan die de deelnemers zelf in het verleden hebben afgeleverd. Dit effect is niet meegenomen bij de berekening van de deelnemersbijdrage. Vanaf 2016 gaat de Omgevingsdienst Groningen werken met een producten/diensten catalogus (PDC). Hierin staan de kentallen en de kostprijzen per product. Aan de hogere kwaliteit hangt een prijskaartje dat meegenomen wordt in de kostprijs product. Dit houdt in dat de te betalen deelnemersbijdrage hoger kunnen uitvallen ten opzichte van de berekende deelnemersbijdrage ( bron ontwerpbegroting 2013/2014).
Inschatting risico: PM
5.2 Staat van reserves en voorzieningen Reserves
Algemene reserve
Boekwaarde 31-12Toevoeging 2013
Onttrekking
Bestemming resultaat vorig boekjaar
Vermindering ter dekking van afschrijvingen
Boekwaarde 31-12-2014
0
498.650
0
0
0
498.650
1.Eenmalige projectkosten
0
294.000
0
599.060
0
893.060
2.Ontzorgen Opdrachtgevers
0
309.000
0
0
0
309.000
Gerealiseerd resultaat
599.060
689.280
0
-599.060
Totaal
599.060
1.790.930
0
0
Bestemmingsreserves
689.280 0
2.389.990
Toelichting
Algemene reserve Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 28 november 2014 ingestemd met het voorstel, in de Najaarsrapportage, om het restant resultaat van € 498.650 toe te voegen aan de algemene reserve. De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van niet begrote kosten die onverwachts en substantieel kunnen zijn. De algemene reserve ( € 498.650) en de post onvoorzien (€ 100.000) zijn
35
hiervoor beschikbaar. Het totale bedrag van € 598.650 is de weerstandscapaciteit van de Omgevingsdienst Groningen.
Bestemmingsreserves Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 28 november bij de behandeling van de Najaarsrapportage ingestemd met de volgende voorstellen:
€ 294.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve eenmalige projectkosten;
€ 309.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve ontzorgen opdrachtgevers.
Gerealiseerd resultaat Het Algemeen Bestuur heeft in de vergadering van juni 2014 ingestemd met het bestemmingsvoorstel van het resultaat 2013 (€ 599.060). Dit rekening resultaat wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve eenmalige projectkosten. Het Algemeen Bestuur zal in de vergadering van 19 juni 2015 een besluit nemen over de bestemming van het rekeningresultaat 2014 (€ 689.280).
5.3 Staat van materiële vaste activa Omgevingsdienst
Aanschaf waarde
Afschrijving Kapitaallasten in jaren 2016
2017
2018
2019
Huisvesting investering gebouw
€
420.846
10 €
44.434
€
44.434
€
44.434
€
44.434
investering inrichting gebouw
€
334.601
10 €
35.328
€
35.328
€
35.328
€
35.328
sub-totaal €
755.447
€
79.762
€
79.762
€
79.762
€
79.762
investering ICT
€
407.925
3 € 138.704
€
138.704
investering website
€
20.230
3 €
6.879
€
6.879
Werkplekken ca 2014
€
36.549
10 €
3.859
€
3.859
€
3.859
€
3.859
Technische apparatuur 2014
€
62.226
3 €
21.158
€
21.158
PSU's 2014
€
37.900
3 €
12.887
€
12.887
sub totaal €
564.830
€ 183.486
€
183.486
€
1.320.277
€ 263.248
€
263.248
€
83.621
€
83.621
Automatisering
Totaal
Huisvesting De investeringen voor het gebouw komen uit de projectfase. Deze investeringen worden op annuïteiten basis afgeschreven in 10 jaar tijd met een rente van 1%. Automatisering De investeringen in de infrastructuur komen uit de projectfase. Verder is er geïnvesteerd in het bouwen van de website van de Omgevingsdienst Groningen. Deze investeringen worden op annuïteitenbasis afgeschreven in 3 jaar tijd met een rente van 1%.
36
Nieuwe investeringen in 2014 In 2014 is het besluit genomen om het aantal werkplekken uit te breiden. Voor deze uitbreiding zijn de volgende investeringen gedaan: Kantoormeubilair: afschrijvingstermijn 10 jaar Laptops, beelschermen etc. (PSU): afschrijvingstermijn 3 jaar. Het eerste afschrijvingsjaar is 2015. Verder zijn er investeringen in 2014 voor technische apparatuur te weten een geluid- en luchtmeter. Afschrijvingstermijn 3 jaar. Het eerste afschrijvingsjaar is 2015. De investeringen worden op annuïteitenbasis afgeschreven in 10 jaar tijd met een rente van 1%.
5.4 Basis voor opbouw kostenverdeling Organisatie
Verdeling Primaire formatie
Provincie
Verdeling
Inschaling formatie in %
6
7
8
4,70
4,50
9
68,26
46,8%
Bedum
0,30
0,2%
De Marne
5,90
4,0% 0,78 0,56
Winsum
0,20
0,1%
Grootegast
0,40
0,3%
Leek
4,60
3,2%
Marum
0,45
0,3%
0,20
Zuidhorn
2,39
1,6%
2,09
0,30
10 10a
0,80
0,35
12 loonkosten
21,54 4,49 € 4.785.315
8,64 24,39
loonkosten in % 50,3%
€
18.555
0,2%
€
342.820
3,6%
0,20
€
12.370
0,1%
0,40
€
24.739
0,3%
€
288.230
3,0%
€
29.404
0,3%
€
132.557
1,4%
€
348.028
3,7%
0,30 1,00
11
2,56
1,00
1,00
2,45 0,25
Groningen / Ten Boer 5,40
3,7%
0,80
1,80
Haren
0,50
0,3%
0,20
0,30
€
29.464
0,3%
Delfzijl
1,47
1,0%
1,47
€
90.918
1,0%
Eemsmond
0,61
0,4%
0,61
€
37.728
0,4%
Appingedam
0,54
0,4%
0,54
€
33.398
0,4%
Loppersum
0,58
0,4%
0,58
€
35.872
0,4%
Bellingw edde
3,00
2,1%
3,00
€
185.546
2,0%
Stadskanaal
13,10
9,0%
1,00
6,10
5,00
1,00
€
758.878
8,0%
Vlagtw edde
6,90
4,7%
1,50
1,00
3,80
0,60
€
402.867
4,2%
Slochteren
0,98
0,7%
0,80
0,18
€
61.890
0,7%
Menterw olde
4,70
3,2%
€
273.529
2,9%
€ 1.071.494
11,3%
Hoogezand
16,62
11,4% 0,20 0,60
2,35
2,35
3,90
1,65
2,80
8,07 2,20
Veendam
4,23
2,9%
0,07
4,16
€
261.134
2,7%
Pekela
2,12
1,5%
0,03
2,09
€
130.876
1,4%
Oldambt
2,45
1,7%
2,45
€
151.529
1,6%
145,70 100,0% 0,98 9,16 22,59 44,00 40,49 2,45 21,54 4,49 € 9.507.140
100,0%
Totaal
37
5.5 Overzicht Integratie uitkering overdracht VTH. Gemeente
x €1.000
Appingedam
€
Bedum
€
8,9
Bellingwedde
€
26,7
Delfzijl
€
319,3
Eemsmond
€
181,3
Groningen
€
343,0
Grootegast
€
104,0
Haren
€
13,6
Hoogezand-Sappemeer
€
406,3
Leek
€
54,3
Loppersum
€
22,1
De Marne
€
81,1
Marum
€
24,2
Menterwolde
€
90,4
Oldambt
€
160,1
Pekela (de Kompanjie)
€
45,9
Slochteren
€
39,9
Stadskanaal
€
160,9
Ten Boer (Groningen)
€
8,9
Veendam (de Kompanjie)
€
199,1
Vlagtwedde
€
86,2
Winsum
€
59,9
Zuidhorn
€
63,3
Totaal Storting gemeentefonds Uitname provinciefonds =
33,5
€ 2.532,8 -/- € 2.532,8
lagere bijdrage provincie Groningen Per saldo mutatie op deelnemersbijdragen
€
0
Bron: Bijlage 7.3 Decembercirculaire 2013
38
39
