Bagian I Pendahuluan 1. PENGANTAR

Bagian I

Pendahuluan 1. PENGANTAR Tata cara pengadaan ini adalah tata cara sederhana oleh masyarakat yang menerapkan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat. Artinya pemanfaat, penyelenggara pembangunan dan pemilik adalah satu, yaitu masyarakat/komunitas. Konsekuensi logis dari penerapan konsep ini adalah : Dana yang digunakan untuk pembangunan adalah milik bersama sehingga semua penghematan yang terjadi atau mungkin dilakukan merupakan tambahan modal untuk meningkatkan atau memperluas pembangunan. Dana yang tersedia merupakan hasil penggalangan dari berbagai sumber baik internal komunitas sendiri (swadaya) maupun dari fihak di luar komunitas (APBN, APBD, dll). Biaya pembangunan merupakan hasil optimal dari efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kualitas fisik bangunan merupakan hasil optimal upaya membangun sendiri. Pola pembangunan adalah swakelola. Seluruh proses pengadaan harus terbuka bagi setiap warga dan dipertanggung-jawabkan dalam rembug KSM dan kelurahan/desa.

Dalam penerapan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini warga boleh saja menjadi pemasok atau pelaksana pekerjaan (borongan) bila memang memiliki pengalaman untuk itu tetapi harus diperlakukan sama seperti pemasok/kontraktor dari luar komunitas tersebut dan seluruh proses pengadaan harus dilakukan secara transparan dan akuntabel. Sudah menjadi kewajiban bagi tiap warga baik sebagai pemakai, pekerja, pemasok maupun Jasa pelaksana pekerjaan/Kontraktor agar memberikan yang terbaik untuk kelurahan / desanya. 2. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan pegangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan KSM Lingkungan guna memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan. Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk dalam pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan KSM Lingkungan guna memenuhi persyaratan pelaksanaan kegiatan lingkungan program PNPM Mandiri Perkotaan 3. RUANG LINGKUP Buku ini mencakup pengadaan, Metode penyusunan usulan Pengadaan Bahan Lingkungan.

maksud, tujuan, ruang lingkup, ketentuan-ketentuan Pengadaan, Perencanaan Pengadaan dalam rangka kegiatan, Pelaksanaan Pengadaan dan Musyawarah dalam rangka pelaksanaan pembangunan Kegiatan

Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

1

4. PENGERTIAN Pengadaan Pengadaan yang dimaksudkan disini adalah pembelian bahan atau pembelian/sewa peralatan atau pengadaan jasa atau ketiganya yang dilakukan oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunan yang dikelola masyarakat. Jenis-Jenis Pengadaan 4.1 Pengadaan Barang (Bahan dan Alat) 1). Swadaya Masyarakat adalah pengadaan bahan yang disediakan oleh masyarakat sendiri. 2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang dari/sama dengan Rp.15 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari toko/pemasok dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) toko/pemasok setempat/terdekat. 3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.15 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaranpun dapat diterima. 4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau toko/pemasok yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu toko/pemasok setempat/terdekat, atau satu-satunya toko/pemasok setempat/terdekat di dalam maupun diluar wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi. 4.2 Pengadaan Jasa Konstruksi Swakelola adalah bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dikelola oleh masyarakat penerima manfaat. Pelaksanaan swakelola ini dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut. 1). Swakarya; bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dilaksanakan sendiri oleh masyarakat penerima manfaat dengan pola gotong royong. 2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang dari/sama dengan Rp.15 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari Penyedia Jasa Konstruksi dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) Penyedia Jasa Konstruksi/Tenaga Ahli setempat/terdekat. Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

2

3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.15 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 Penyedia Jasa Konstruksi atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”. 4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Penyedia Jasa Konstruksi yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat karena metode pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi 4.3.

Pengadaan Jasa Tenaga Ahli / Terampil Bila dalam melaksanakan pekerjaan sub-proyek/proyek masyarakat memerlukan bantuan teknik dari tenaga ahli atau tenaga terampil tertentu maka masyarakat dapat melakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Kualifikasi tenaga ahli/terampil, sebelum diadakan harus terlebih dahulu dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan 2. Pengadaan Langsung/Survei tenaga ahli/terampil, adalah pengadaan tenaga ahli/terampil tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. 3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan tenaga ahli/terampil adalah pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar atau lebih dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan. 4. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Tenaga Ahli/terampil yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan karena pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut.

5. KETENTUAN UMUM 1. Untuk sub-proyek yang berskala semi publik, maka calon pemanfaat dapat mengorganisasi diri dalam KSM (Kelompok Swadaya Masyarakat) dan bertindak sebagai pelaksana kegiatan. Untuk sub-proyek yang berskala publik, maka BKM/LKM dapat membentuk satu atau lebih Panitia selaku pelaksana kegiatan yang dalam lingkup kerjanya akan dikoordinasikan oleh unit pengelola. Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

3

2. Untuk mendorong peningkatan partisipasi masyarakat, kualitas infrastruktur, efisiensi biaya dan ketepataan waktu dalam pelaksanaan pembangunan infrastruktur maka masyarakat (KSM/Panitia) diperkenankan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu menyediakan bahan/alat, tenaga ahli/terampil dan jasa pelaksana konstruksi; 3. Penyedia Barang/Jasa/pihak ketiga yang dapat bekerjasama dengan masyarakat dalam pengadaan ini meliputi : Penyedia Barang (Bahan/Alat) yaitu : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat; Penyedia Jasa Pelaksana Konstruksi : a). Kelompok Tenaga Kerja Masyarakat (Borongan Upah) atau b). Kontraktor/penyedia jasa pelaksana konstruksi yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan pekerjaan. Tenaga Ahli, Orang/perorangan yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan tugas/pekerjaan yang dibutuhkan; 4. KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini. 5. Pelaksanaan pengadaan bahan/alat/jasa konstruksi/jasa tenaga ahli/terampil harus dilakukan sendiri oleh KSM/Panitia melalui Tim Pengadaan pada toko/penyedia/individu yang menyediakan hal yang dibutuhkan tersebut. Tidak boleh menggunakan pihak ketiga (orang atau badan yang bukan toko / penyedia / individu) sebagai calo pemasok bahan/alat/tenaga yang dibutuhkan. 6. Setiap langkah pengadaan diumumkan secara tertulis bagi seluruh warga kelurahan/desa di tingkat RW/dusun maupun kelurahan/desa, termasuk daftar kebutuhan barang / jasa, jadwal penawaran & pengadaan, daftar calon pemasok, tawaran yang masuk, serta keputusan pemilihan pemasok oleh Tim Pengadaan. 7. Pedoman harga satuan bagi KSM/Panitia dalam pelaksanaan pengadaan adalah harga satuan terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 toko / penyedia / individu setempat atau yang terdekat. 8. Agar kualitas/mutu bangunan memenuhi standar teknis maka bahan/alat yang dibeli/sewa harus memenuhi kuantitas dan kualitas yang baik sesuai persyaratan kualitas/standar teknis bangunan yang dilaksanakan. Khusus untuk pekerjaan pemadatan jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam) agar mempertimbangkan penggunaan mesin pemadat; 9. Ketua KSM/Panitia harus mengatur waktu pelaksanaan pengadaan sedemikian rupa sehingga tidak mengakibatkan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Oleh karena itu perlu mengkoordinasikan Tim Pengadaan dengan Tim Pelaksana Pekerjaan dilapangan dengan sebaik-baiknya. 10. Bagi KSM/Panitia yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survei harga guna penyesuaian harga satuan bahan/alat di RAB. 11. Tiap warga dewasa kelurahan/desa berhak menjadi pemasok dengan menunjukkan bukti referensi kerja sebagai pemasok dan tidak dibenarkan Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

4

untuk bertindak sebagai perantara/calo. 12. Tiap warga dewasa kelurahan/desa yang memiliki keterampilan sebagai pekerja konstruksi hendaknya diprioritaskan untuk bekerja dalam kegiatan konstruksi sejauh memiliki kualitas kerja sesuai standar yang dipersyaratkan dan bersedia menerima upah kerja sesuai aturan yang berlaku dalam proyek ini. 13. Semua toko bahan bangunan/peralatan konstruksi di wilayah kelurahan/desa lokasi proyek berhak menjadi calon pemasok bahan / alat konstruksi dan dipilih berdasarkan aturan pengadaan yang berlaku dalam proyek ini. 14. Jajaran Tim KMW/Konsultan/Fasilitator program ini tidak dibenarkan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan.


5

Bagian 2 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN 1. PENENTUAN TIM PENGADAAN Untuk semua jenis/metode pengadaan yang akan laksanakan baik oleh KSM maupun Panitia harus dilakukan oleh Tim Pengadaan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini. Tim Pengadaan minimal berjumlah 3 orang atau lebih (berjumlah ganjil) dan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : Memiliki integritas moral; Memiliki disiplin tinggi; Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya; Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas dan keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN. Penentuan tim pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Untuk kegiatan yang berskala semi-publik, KSM melalui rapat anggota KSM memilih anggotanya yang disepakati secara bersama sebagai Tim Pengadaan, dengan anggotanya terdiri dari laki-laki maupun perempuan. 2. Untuk kegiatan yang berskala public, BKM/LKM dapat membentuk Panitia Pembangunan lengkap dengan Tim Pengadaannya melalui musyawarah warga dengan cara menawarkan nama-nama yang dianggap mampu. Oleh karena Tim Pengadaan baik pada KSM maupun Panitia tersebut pada dasarnya merupakan unit kerja organisasi pelaksana lapangan KSM/Panitia (Bagian Pengadaan) maka waktu pembentukannya dilakukan pada saat menyusun Organisasi pelaksana lapangan pada tahap penyusunan proposal. Namun, bila ternyata pembentukan Bagian Pengadaan awal tersebut tidak memenuhi ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman pengadaan ini maka dapat saja Bagian Pengadaan yang sudah ada tersebut dibentuk ulang pada awal tahap pelaksanaan fisik pekerjaan sehingga memenuhi ketentuan sebagai Tim Pengadaan yang akan melaksanakan seluruh proses pengadaan pada KSM/Panitia masing-masing. 2. PENYUSUNAN RENCANA PENGADAAN A. Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan / Alat Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan bahan/alat dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan jenis, kuantitas dan nilai biaya dari setiap jenis bahan/alat kebutuhan pengadaan ini mengacu Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

6

pada Jenis, kuantitas & nilai biaya kebutuhan setiap Bahan/Alat yang sudah ada di RAB sebelumnya. Untuk kontribusi swadaya masyarakat mengacu pada hasil survey/investigasi yang disepakati bersama pada tahap perencanaan sebelumnya (Daftar Kesepakatan Swadaya Masyarakat). 2. Tentukan Spesifikasi teknis/persyaratan kualitas setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap jenis bahan/alat mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan pada Analisa RAB sebelumnya. 3. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai. Berdasarkan nilai biaya setiap jenis Bahan/Alat sebagaimana ditetapkan dalam RAB, tentukan metode pengadaannya, yaitu : Setiap jenis bahan/alat yang merupakan kontribusi secara swadaya masyarakat maka menggunakan metode Swadaya; Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga; Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, lebih besar atau diatas Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran; Setiap jenis bahan/alat yang toko/pemasoknya hanya satusatunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Pengadaan Penunjukan Langsung; Untuk kontribusi masyarakat maka metodenya adalah swadaya masyarakat. 4. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari toko/pemasok yang direncanakan. Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga Satuan dari minimal 3 toko/pemasok yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi); Untuk swadaya masyarakat maka pemasoknya adalah warga sesuai nama-nama warga yang disepakati bersama untuk memberikan swadaya; 5. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap item pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya. Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

7

Bentuk rencana Pengadaan ini dapat dibuat seperti contoh tabel berikut :

CARA PENGERJAAN FORMULIR RENCANA PENGADAAN :

Judul Kolom

Penjelasan Cara Pengerjaan

No. (kolom 1)

Isi nomor urut jenis pengadaan

Uraian Jenis/Item Pengadaan (kolom 2) Volume & Satuan (kolom 3)

Diisi jenis pengadaan yang direncanakan (nama bahan/alat) seperti semen, pasir, dst. Diisi dengan Jumlah Volume dan satuan dari tiap jenis pengadaan bahan/alat yang direncanakan, Diisi dengan Jumlah Biaya (Rupiah) dari tiap jenis pengadaan bahan/alat yang direncanakan. Diisi dengan metode pengadaan yang direncanakan : - ”Langsung” untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) sampai dengan Rp. 15 Juta; - ”Terbatas” untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) diatas Rp. 15 Juta. Diisi dengan Nama Toko/Pemasok yang akan digunakan termasuk alamatnya (dan no. Telp bila ada). - Untuk Pengadaan Langsung, diisi sesuai nama/alamat toko pada Hasil Kesepakatan Harga Satuan yang telah dilakukan sebelumnya. - Untuk pengadaan Terbatas diisi kalimat ”Ditetapkan kemudian” (saat perencanaan nama calon pemasoknya belum diketahui). Diisi dengan waktu rencana pengadaan (minggu keberapa sejak mulai pelaksanaan, contoh : Minggu-I, atau Minggu-III, dst)

Jumlah Biaya (kolom 4) Metode Pengadaan (kolom 5)

Nama Toko/Pemasok & Alamat/Telp (kolom 6)

Jadwal Pengadaan (kolom 7)

Beberapa hal yang perlu diperhatikan : 1. Rencana Pengadaan harus mengacu pada Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan. Artinya, agar pengadaan bahan/alat dilakukan sesuai kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi agar tidak terjadi pemborosan akibat kerusakan/hilangnya bahan tersebut ditempat penyimpanan/gudang sebelum digunakan (pemborosan). Selain itu juga, diharapkan agar terjadi pengelolaan dana oleh KSM secara efektif, dimana setiap tahap pencairan dari BKM/LKM, tidak hanya digunakan untuk pembelian material saja tetapi juga untuk membiayai pelaksanaan fisik dilapangan (upah tenaga kerja) atau dengan kata lain bahwa kemajuan pencairan dana agar seimbang dengan kemajuan fisik dilapangan. 2. Pertimbangan terhadap keamanan dan ketersediaan gudang penyimpanan bahan adalah penting menjadi perhatian, khususnya apabila KSM/Panitia merencanakan pengadaan dalam jumlah banyak sekaligus. Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

8

B. Penyusunan Rencana Pengadaan Jasa Pelaksana Konstruksi Seluruh pelaksanaan pekerjaan infrastruktur yang dibutuhkan oleh masyarakat sangat diprioritaskan untuk dilaksanakan seluruhnya oleh warga sendiri. Namun demikian bila pelaksanaan pembangunan infrastruktur tidak dapat dilaksanakan oleh masyarakat baik secara keseluruhan maupun sebahagiannya maka dapat saja pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak ketiga (kelompok kerja atau kontraktor) yang lebih mampu. Pekerjaan yang dapat dikerjasamakan oleh masyarakat dengan pihak Penyedia Jasa Konstruksi adalah pekerjaan dengan kriteria berikut : a) Pekerjaan menggunakan peralatan berat/besar & memerlukan tenaga terampil/ahli yang tidak dimiliki sendiri oleh masyarakat (Teknologi Sedang/Tinggi); b) Pekerjaan dapat atau beresiko membahayakan keselamatan umum, harta benda dan jiwa manusia dan lingkungan (Resiko Sedang/Tinggi). c) Pekerjaan menggunakan teknologi sederhana dan tidak/memiliki resiko rendah yang disepakati masyarakat untuk dilaksanakan dengan cara diborongkan Upah Kerjanya kepada Kelompok Kerja Masyarakat; Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan Jasa Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya pekerjaan/bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan secara borongan (Upah Borongan/Kontraktor). Informasi yang digunakan untuk menentukan Jenis dan Kuantitas dari pekerjaan yang tidak mampu dilaksanakan sendiri oleh masyarakat sesuai kriteria diatas mengacu pada jenis-jenis dan volume pekerjaan yang telah ditentukan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan pada Proposal sebelumnya. Sedangkan besarnya biaya pekerjaan/bagian pekerjaan ini mengacu pada perhitungan biaya pekerjaan tersebut sebagaimana analisa biaya yang digunakan dalam penyusunan RAB sebelumnya. 2. Tentukan Spesifikasi/persyaratan pekerjaan/bagian pekerjaan.

kualitas

setiap

bahan

Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap Pekerjaan mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan mungkin pada Analisa RAB sebelumnya. 3. Menentukan Paket Pekerjaan. Pemaketan pekerjaan merupakan penentuan/pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui penyedia Jasa pelaksana pekerjaan konstruksi (Kelompok Masyarakat/pihak kontraktor) khususnya bila ada pekerjaan yang Upah Kerjanya


9

Diborongkan kepada Kelompok Kerja Masyarakat. Ketentuan Pemaketan pekerjaan yang perlu diikuti : ¾ Tetap mengutamakan prinsip efisiensi, kesatuan sistem infrastruktur, kualitas dan kemampuan teknis kelompok masyarakat; ¾ Memaksimalkan penggunaan material dan tenaga kerja lokal yang berkualitas dan perluasan kesempatan kerja bagi kelompok masyarakat; ¾ Dilarang menggabungkan/menyatukan beberapa pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh kelompok masyarakat menjadi satu paket pekerjaan untuk dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa selain masyarakat; ¾ Pemaketan pekerjaan ini harus disepakati bersama oleh warga. Dari pemaketan pekerjaan ini kemudian ditetapkan besarnya Volume & Biaya untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilaksanakan pengadaannya. 4. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai Berdasarkan nilai biaya setiap paket pekerjaan/bagian pekerjaan, tentukan metode pengadaannya, yaitu : Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya, bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga; Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya lebih besar atau diatas Rp. 15 (limabelas juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran; Setiap paket pekerjaan yang penyedia Jasa Konstruksinya hanya satu-satunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Penunjukan Langsung; 5. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari penyedia Jasa Konstruksi yang direncanakan. Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga dari minimal 3 Penyedia Jasa Konstruksi yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi); 6. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap paket pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.


10

3. MEKANISME PELAKSANAAN PENGADAAN A. PENGADAAN BAHAN / ALAT 1. Swadaya Masyarakat Masyarakat dapat juga mengkontribusikan tenaga, dana, barang, administrasi, konsumsi dan tanah dalam pelaksanaan suatu pembangunan sub-proyek/proyek di dalam kelurahan/desa yang bersangkutan. Meskipun merupakan kontribusi keswadayaan masyarakat, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Tenaga kerja, semua warga dapat saja bergotong royong mengkontribusikan tenaga kerja masing-masing, tetapi bila dibutuhkan tenaga ahli/terampil dapat dilakukan pengadaan sesuai pedoman ini. Dana, untuk kontribusi dana harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia. Barang, untuk kontribusi barang/bahan bangunan harus memenuhi kualitas yang baik sesuai dengan standar teknis yang disyaratkan sehingga tidak menurunkan mutu bangunan atau malah membahayakan masyarakat dan lingkungan. Tanah (lahan) harus dicatat dan dipastikan ada surat serah terima hak guna/pakai atau hibah dari pemilik ke Lurah/Kades; Administrasi dan Konsumsi harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia. Berdasarkan hasil kesepakatan Swadaya Masyarakat pada tahap perencanaan sebelumnya maka pelaksanaan pengadaannya pada tahap pelaksanaan konstruksi adalah : a. Tentukan jenis-jenis, volume dan nama-nama yang akan memberikan swadaya berupa : dana tunai, bahan, alat, administrasi, konsumsi sebagaimana hasil kesepakatan swadaya awal; b. Sampaikan kepada setiap warga yang akan berswadaya, waktu penyerahan swadaya kepada pihak pelaksana pekerjaan. Waktu penyerahan swadaya ini agar disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan dan diusahakan lebih awal terealisasi. Penyerahan swadaya tersebut sebaiknya dilakukan langsung oleh yang bersangkutan tetapi dapat juga diwakilkan. c. Swadaya yang diterima oleh pelaksana pekerjaan (KSM/Panitia) harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan atau buku administrasi Bahan/Alat Swadaya dan mengarsipkannya dengan baik sebagai bahan pertanggungjawab kepada masyarakat. Selanjutnya bahan/alat tersebut dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Khusus untuk swadaya tanah/lahan, mengacu pada penjelasan tatacara penyediaan lahan, buku Pedoman Pelaksanaan dan Pedoman Teknis Pengadaan Barang & Jasa oleh Masyarakat

11

Pedoman Teknis Pengamanan Dampak (Safeguards) Lingkungan dan Sosial proyek ini. 2. Pengadaan Langsung/Survei Harga Untuk pengadaan yang bernilai kurang dari/sama dengan Rp 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara survei harga bahan/alat di sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat dan kemudian membandingkan serta memilih harga yang terendah dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui. Secara rinci langkah-langkah pelaksanaannya dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa. 2. Lakukan Survey Harga sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat. Tim pengadaan (sekurang-kurangnya 3 orang atau lebih berjumlah ganjil) melakukan survey harga bahan/alat yang akan dibeli/sewa pada sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat. Hasil Survey ini harus dicatat dan diarsipkan sebagai bahan pertanggungjawaban. Apabila waktu survey/investigasi harga yang telah disepakati pada waktu perencanaan awal (penyusunan RAB Proposal) belum melewati satu bulan maka Hasil Survey Harga tersebut dapat langsung dipergunakan sebagai acuan harga. Namun apabila waktunya telah melewati satu bulan (dari tanggal Survey) maka harus dilakukan survey kembali. Masa berlakunya survey harga hanya satu bulan dan bila telah lebih harus dilakukan survey kembali sebelum melaksanakan pengadaan. Bila harga terendah yang diperoleh di lapangan lebih tinggi dari harga yang digunakan dalam menghitung rencana anggaran biaya (RAB), maka dianjurkan ditempuh langkah-langkah berikut : a. Bila kenaikan harga kurang dari 10%. ¾ Mengurangi volume pekerjaan tanpa mengorbankan mutu pekerjaan ¾ Mempertahankan volume pekerjaan dengan menambah porsi swadaya. b. Bila kenaikan harga melebihi dari 10% Dalam kondisi seperti ini dan tambahan dana tidak mungkin dicari dan disediakan maka keputusan kebijakan yang akan ditempuh harus dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan wilayah. 3. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat. Berdasarkan hasil survey harga (langkah 2 diatas) maka Tim


12

pengadaan mengevaluasi harga hasil survey untuk memilih dan menyepakati toko/pemasok dengan harga terendah untuk setiap jenis bahan/alat dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui. 4. Sesuiai dengan rencana pengadaan (jenis, kuantitas, spesifikasi dan waktu) yang telah disusun sebelumnya, Tim Pengadaan membuat/menyampaikan Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Pesanan tersebut sebaiknya dibuat dalam bentuk surat pesanan (tertulis) dan disampaikan juga ke bagian keuangan KSM/Panitia untuk persiapan pembayarannya. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Panitia maupun dengan pihak pemasok itu sendiri. 5. Bahan yang diterima di proyek dari pemasok harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya. Tim Pengadaan harus tegas/berani menolak bahan yang diserahkan oleh pemasok/toko bila cacat/tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Bila telah dilakukan pemeriksaan dan diterima, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya. 6. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan yang telah ditetapkan oleh KSM/Panitia. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan : 9 Pembelian material, pembelian/sewa alat harus sesuai dengan kebutuhan (termasuk persyaratan kualitas) pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll. 9 Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja; 9 Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.


13

9 Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahanalat, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan. 2. Pengadaan Terbatas / Pemilihan dengan Penawaran Untuk pengadaan yang bernilai diatas atau lebih dari Rp 15.000.000,(lima belas juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara memilih sekurangkurangnya 3 toko/pemasok yang dianggap memiliki reputasi yang baik dan dapat diandalkan serta mengundangnya untuk mengajukan penawaran. Untuk itu Tim Pengadaan KSM/Panitia akan menyusun Daftar Kebutuhan Bahan atau Alat yang dibutuhkan dengan jumlah masing-masing bahan/alat dan spesifikasi yang dipersyaratkan termasuk lokasi pengiriman untuk diserahkan ke toko/pemasok yang akan mengajukan penawaran. Contoh Daftar diberikan di lampiran 2. Di mana perlu, ditambahkan keterangan seperti ukuran, kualitas, lokasi (bila tidak di tepi jalan kendaraan roda empat), dan tanggal barang / alat diperlukan di lapangan. Daftar ini diberikan kepada para calon pemasok bersama formulir Surat Penawaran untuk dilengkapi dan ditandatangani. Pada waktu penawaran diterima; untuk KSM maka penawaran yang diterima kemudian dibuka di suatu rapat anggota KSM, dibaca bergiliran, dibahas dan dipilih yang paling murah sebagai pemenang, untuk Panitia, penawaran yang diterima harus dibuka dalam rapat Panitia dan BKM/LKM yang diselenggarakan khusus untuk itu dan dibaca dengan suara keras dan kemudian dibahas. Pemasok dengan harga terendah ditetapkan sebagai pemenang. Tim Pengadaan KSM/Panitia akan membuat berita acara untuk itu. Keputusan pemenang ini kemudian secara tertulis di sampaikan ke pemasok yang menang. Keputusan beserta penawaran dari toko/pemasok harus dipublikasikan di beberapa tempat yang strategis. Tim Pengadaan KSM/Panitia mencatat seluruh proses pengadaan dan menyimpan dokumen asli dalam arsip yang rapi. ¾ Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Adapun langkah-langkah pengadaan secara sebagaimana diuraikan pada table dibawah ini:


terbatas

adalah

14

Langkah-langkah Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas : No.

Uraian Kegiatan

1.

Pembentukan Tim Pengadaan, o Tim ini dibentuk dan ditetapkan oleh BKM/LKM/UPL. o Jumlah Tim Pengadaan minimal terdiri dari 5 orang dan harus berjumlah ganjil; o Anggota Tim Pengadaan harus terdapat wakil UPL dan KSM terkait dan boleh ditambah pihak ketiga yang dianggap lebih mampu (tidak boleh Konsultan PNPM duduk sebagai Anggota Tim Pengadaan) Penyusunan dokumen pengadaan

2

Mulai

Selambatlambatnya 1 hari setelah BKM/LKM melakukan pencairan Dana ke rekening KSM

Contoh bentuk Dokumen RKS, terlampir.

3

Pengumuman

Jadwal Pelaksanaan Selesai

Durasi

Selambat-lambatnya 1 hari sebelum pengumuman

2 hr

BKM/LKM/UPL

Selambat-lambatnya 1 hr sebelum Pendaftaran/ pengambilan dokumen

2 hr

Tim Pengadaan

Dokumen pengadaan/RKS yang minimal memuat : Nama/Volume/Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi pekerjaan; Jadwal Pengadaan (Penjelasan Kantor/Lapangan, Pemasukan Penawaran), Ketentuan Penawaran (bentuk surat penawaran, bentuk Rincian Harga Penawaran, Cara penyampaian penawaran), persyaratan penyedia jasa, Metode Evaluasi Penawaran.

Tim Pengadaan

Pengumuman melalui media yang ada. Diupayakan informasi ini dapat diketahui oleh pihak pemasok yang ada di desa setempat/terdekat;

selambatlambatnya 1 hari setelah Ada-nya Tim Pengadaan


Output/Hasil Kegiatan

Penanggung jawab

15

Terbentuknya Tim Pengadaan

No. 4

5

Uraian Kegiatan Pendaftaran Peserta & Pengambilan Dokumen Undangan/Penyampaian Undangan kepada Calon Peserta untuk mengikuti Penjelasan Kantor

Mulai


pada hari dikeluarkan-nya pengu-muman. Sejak hari pertama pendaftaran

6

Penjelasan Kantor (diikuti Penjelasan Lapangan bila diperlukan)

1 hari setelah berakhirnya pendaftaran

7

Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang (Musyawarah Pengadaan)

3 hr setelah penjelasan kantor

Selambat-lambatnya 3 hr sejak pengumman Selambat-lambatnya 1 hari setelah berakhirnya pengambilan dokumen -

Pada Jam yang disepakti oleh Tim & seluruh Peserta Pemasok bahwa Pembukaan Penawaran telah selesai hari yang sama dengan pemasukan)

Durasi

Penanggung jawab


3 hr

Tim Pengadaan

Daftar Peserta & Tanda Terima Dokumen Pengadaan

3 hr

Tim Pengadaan

Undangan diterima Pemasok

1 hr

Tim Pengadaan

Daftar Hadir Peserta Pemasok dan BA Penjelasan (masing-masing untuk kantor & Lapangan)

1 hr

Tim Pengadaan

¾ Daftar Hadir seluruh Peserta (baik Peserta undangan maupun Peserta Pemasok) ¾ BA Hasil Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang

Catatan : Untuk meningkatkan ¾ Sebaiknya Daftar Hadir Pemasok dan transparanasi dan akuntabilitas Undangan dibuat terpisah. kegiatan maka pada acaran : Pemasukan, pembukaan, Evaluasi & Penetapan Pemenang ini, Tim Pengadaan harus mengundang seluruh anggota KSM terkait, wakil BKM/LKM, wakil UPL, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Faskel. Penjelasan Tatacara Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Penilaian/Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang : 1. Peserta Pemasok menyampaikan penawaran dalam satu sampul tertutup kepada Tim Pengadaan, selanjutnya peserta mengisi daftar hadir; 2. Setelah waktu/Jam yang ditentukan (sesuai jadwal pemasukan pada dokumen pengadaan) untuk pemasukan selesai, Tim Pengadaan menyampaikan kepada peserta bahwa waktu pemasukan penawaran telah selesai/ditutup; 3. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi pembukaan penawaran; 4. Tim membuka satu-persatu penawaran yang di terima dihadapan seluruh peserta/undangan yang hadir, lalu membacakan kelengkapan dokumen


16

No.

Uraian Kegiatan

Mulai


Durasi

Penanggung jawab


penawaran yang disampaikan (besarnya nilai penawaran, Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha); 5. Segera setelah poin 2 selesai, Tim secara langsung melakukan pengecekan kebenaran hasil perkalian/penjumlahan nilai biaya penawaran seperti yang tertera pada Rincian harga penawaran yang diajukan pemasok (koreksi aritmetika), lalu menyampaikan kebenaran atau kesalahan yang terjadi apabila ditemukan. 6. Apabila ditemukan perbedaan antara Nilai Penawaran yang ditulis dalam Angka dan Huruf maka Nilai yang dipakai harus yang tertera sesuai tulisan huruf. 7. Apabila hasil koreksi aritmetika ditemukan ada kesalahan maka Nilai akhir penawaran peserta yang digunakan adalah nilai hasil koreksi aritmetika (bukan sebagaimana yang tertulis dalam surat penawaran). 8. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Tuan Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan pemasok tersebut. Apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya menyatakan tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR. 9. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila : a. Didalam Dokumen Penawarannya tidak terdapat rincian harga penawaran; b. Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur poin 8 diatas. c. Ketiadaan salah satu atau ketiga-tiganya dari surat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati bersama oleh semua peserta). d. Peserta/Pemasok yang tidak mengambil dokumen dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.

8

10. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi; 11. Peserta dengan Peringkat Pemenang Pertama dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian Kerjasama dengan KSM. Penandatangan Perjanjian Selambat2 hr Ketua KSM Surat Perjanjian Pengadaan Bahan/Alat. Kerjasama antara KSM selaku lambatnya 2 hari Pemberi Kerja dengan Pemasok setelah Pengumuman Pemenang Catatan : Bentuk perjanjian kerjasama ini dapat berbentuk Harga Satuan atau Lampsum dan tanpa kompensasi berupa kenaikan harga meskipun ada perubahan harga kemudian hari;


17

3. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung Bila di wilayah kerja proyek/sub proyek hanya tersedia 1 toko/pemasok atau jenis barang/alat yang dibutuhkan bersifat khusus yang tidak tersedia di banyak toko/pemasok maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan penunjukan langsung tanpa terikat pada jumlah nilai harga pengadaan. Untuk itu Tim Pengadaan KSM/Panitia akan menyusun daftar kebutuhan bahan/alat dengan spesifikasinya dan jumlah masing-masing bahan/alat untuk diserahkan ke toko/pemasok yang bersangkutan. Satuan harga yang digunakan adalah satuan harga hasil survei yang telah dievaluasi oleh konsultan, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa. Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan : 9 Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll. 9 Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja; 9 Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan. 9 Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahan, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan. b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat tersebut. Acuan yang digunakan adalah Daftar Toko/Pemasok yang telah ditentukan berdasarkan Rencana Pengadaan/Kesepakatan Harga Satuan Hasil Survey. c. KSM membuat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan untuk persiapan pembayarannya. Upaya ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Warga maupun dengan pihak pemasok itu sendiri.


18

d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya. e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan atau petugas khusus yang telah ditetapkan oleh KSM untuk tugas itu. B. PENGADAAN JASA KONSTRUKSI Pada dasarnya pelaksanaan konstruksi dalam konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini adalah pola swakelola yang dapat dilakukan dengan pola: 1. Swakarya dan padat karya yang dapat dibedakan menjadi 2 sebagai berikut: a. Swakarya gotong royong murni; dimana kontribusi keswadayaan masyarakat diwujudkan dalam tenaga kerja, pendanaan, barang dan mungkin tanah. Meskipun pelaksanaan pekerjaan konstruksi dilakukan secara swakelola apabila pengadaan barang melalui pemasok/toko, maka pelaksanaannya harus mengikuti prosedur yang telah dijelaskan di atas. b. Swakarya semi gotong royong; dimana kontribusi kewadayaan masyarakat tidak termasuk tenaga kerja tetapi dalam bentuk lain (in natura), maka harus mengikuti ketentuan sebagai berikut : Warga yang ikut bekerja dengan kesepakatan bersama yang diputuskan dalam suatu musyawarah warga dapat menerima upah yang besarnya maksimum setingkat upah tenaga kerja bangunan didasarkan standar pemerintah untuk jenis dan lokasi pekerjaan, sebagaimana ditetapkan dinas setempatyang berwenang. Untuk pekerjaan dengan pola pelaksanaan seperti tersebut di atas harus mengikuti ketentuan bahwa rencana arsitektur dan desain teknis harus disesuaikan untuk dapat digunakan oleh awam dan disetujui oleh konsultan/instansi teknis tekait kab/kota setempat. Prasarana yang terkait dengan jaring pelayanan yang lebih luas harus mendapat persetujuan pemerintah untuk menjamin berfungsinya jaringan prasarana tersebut. Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan/sebagian pekerjaan tertentu dibutuhkan jasa konstruksi dari pihak ke 3 maka dilakukan cara berikut : 2. Pengadaan Langsung/Survei Harga, bila nilai pekerjaan tersebut kurang dari/sama dengan dari Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat langsung mengadakan jasa konstruksi yang dibutuhkan pada penyedia jasa setempat / terdekat dengan mengacu pada harga satuan hasil survei dari sekurang-kurang-nya 3 penyedia jasa. 3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, bila nilai pekerjaan lebih dari/sama dengan Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan pengadaan dengan mencari dan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 penyedia jasa yang dianggap memiliki reputasi baik dan dapat diandalkan dan kemudian memilih harga


19

yang paling rendah di antara ke-3 pengusaha yang mengajukan penawaran tersebut. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/panitia. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaran pun dapat diterima. ¾

Dapat menggunakan contoh Surat Penawaran Barang ("Barang" diubah dengan "Jasa") dan contoh lampirannya seperti pada Lamp/ran Pedoman ini.

4. Penunjukan Langsung, bila penyedia jasa yang tersedia hanya 1, maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan penunjukan langsung kepada penyedia jasa yang ada / tersedia, dengan menggunakan acuan harga satuan yang telah dievaluasi oleh Konsultan. C. PENGADAAN TENAGA AHLI / TERAMPIL ( KONSTRUKSI) Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan tertentu tenaga ahli/terampil maka dapat dilakukan sebagai berikut:

dibutuhkan

jasa

1. Survei tenaga ahli/terampil. Tim Pengadaan KSM/Panitia dgn dibantu Fasilitator menyusun kerangja acuan kerja tenaga ahli/terampil. Kemudian mengadakan survei tenaga ahli/terampil yang dibutuhkan tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. Kualifikasi tenaga ahli/teramoil harus sdh terlebih disetujui oleh konsultan. 2. Pemilihan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dgn dibantu Fasilitator menyusun kerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. kemudian melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil secara langsung dengan membandingkan sekurangkurangnya 3 pelamar dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/Panitia. 3. Penunjukan; Bila di wilayah kerja proyek/sub-proyek hanya ada satu pilihan tenaga ahli/terampil atau pekerjaan menuntut adanya tenaga ahli/terampil tententu yang tidak banyak tersedia di pasaran maka Tim Pengadaan KSM/Panitia dapat melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan cara menunjuk langsung tenaga ahli/terampil yang bersangkutan, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan KSM/Panitia. D. PENGADAAN TENAGA AHLI PENDAMPING (PLPBK) 1. Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif PLP BK I.

Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif Tenaga Ahli pendamping perencanaan partisipatif adalah tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidang “perencanaan partisipatif hasil perencanaan/pembangunan kawasan” yang akan direkrut dan ditugaskan untuk mendampingi dan memperkuat kapasitas masyarakat (BKM,Lurah / Kepala Desa, Tim Perencanaan partisipatif) dalam melaksanakan setiap tahapan PLP BK, yang fokus pada kegiatan perencanaan partisipatif. Tenaga Ahli pendamping perencanaan partisipatif dapat perorangan


20

maupun Tim dengan catatan: satu orang Koordinator Tim akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihak Masyarakat (dalam hal ini diwakili oleh pihak Kelurahan.) II.

Tugas Utama Tugas Utama tenaga Ahli Perencanaan partisipatif dalam kegiatan ini adalah mendampingi masyarakat di dalam mengembangkan strategi perencanaan partisipatif, dan melakukan inisiasi awal terhadap upayaupaya perencanaan partisipatif hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.

III.

Syarat a. Sarjana (S1) Arsitektur/Perancangan Kota, telah lulus minimal > 3 Tahun b. Berpengalaman minimal >3 tahun dalam proyek perencanaan permukiman kota atau perencanaan tata ruang kota atau RTBL c. Memiliki pengalaman proyek perencanaan/perancangan (pembangunan kawasan) dengan pendekatan partisipatif > 1 tahun d. Memiliki kemampuan berkoordinasi e. Memiliki kreatifitas dan inovasi dibidang perencanaan pembangunan permukiman f. Bersedia ditempatkan dan bertugas dilokasi proyek (Kelurahan/Desa)

IV.

Langkah Perekrutan Tenaga Pendamping akan dilaksanakan oleh Lurah akan dilakukan dengan tahapan : a. Perumusan dan memahami kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan oleh BKM dan Lurah / Kepala Desa yang difasilitasi oleh Tim Koordinator Kabupaten/Kota. b. Proses pencarian kandidat tenaga pendamping melalui iklan di surat kabar lokal . Pada iklan ini akan dijelaskan tujuan perekrutan, persyaratan teknis serta ketentuan administratif terkait. Rentang waktu dari proses pengumuman hingga penutupan adalah 1 minggu. c. Proses seleksi terhadap tenaga pendamping Kandidat tenaga pendamping akan diseleksi pertama kali berdasarkan persyaratan teknis kemudian administratif. Setelah diperoleh maksimal 3 kandidat terbaik, maka akan dilakukan proses wawancara. Kemudian setelah diperoleh calon terpilih, maka calon tersebut akan menandatangani kontrak individu dengan Lurah dan BKM/LKM d. Pelatihan bagi Tenaga Pendamping Pelatihan tenaga pendamping perlu dilakukan agar diperoleh persamaan persepsi mengenai pelaksanaan program PLP-BK terutama tugas dan tanggung jawab sebagai Tenaga Pendamping dan peran yang perlu dilakukan dalam TIPP

Secara detil aktifitas seleksi ini dapat dilihat dalam tabel berikut :


21

NO

JENIS KEGIATAN 1. Bimbingan Rekruitmen Tenaga pendamping

2. Perumusan Kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli pendamping

3. Pengumuman Rekruitmen

PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS SF/Askot PLP- 1. SF/Askot memberikan bimbingan dan BK, BKM, serta diskusi kepada BKM dan kelurahan tim TIPP tentang: kelurahan • Mengapa perlu Tenaga Pendamping. • Apa dan siapa tenaga pendamping • Kriteria Umum tenaga pendamping • Mekanisme rekruitmen. • Azas-azas perekrutan tenaga pendamping (profesionalisme, akuntabilitas, keterbukaan dll) BKM, 2. BKM dan Lurah serta TIPP melakukan Lurah/Kepala FGD/rembug menentukan kebutuhan, Desa, Tim Inti menyepakati kriteria, syarat, tenaga Ahli Perencanaan Pendamping. (kegiatan ini dilakukan dengan di dengan mengacu kepada Buku fasilitasi oleh SF Pedoman Pelaksanaan PLP-BK) & Askot PLP-BK 3. Melakukan rembug untuk mekanisme pengumuman kebutuhan tenaga pendamping di media massa, mekanisme pendaftaran/penerimaan berkas lamaran, penilaian calon (administratif dan wawancara) serta mekanisme penentuan Tenaga pendamping 4. Penyepakatan & Pembentukan Panitia seleksi BKM Kelurahan

& 1.

2.

4. Pendaftaran/pemasukan Berkas lamaran

BKM Kelurahan

& 1.

5.. Penilaian administrasi Calon Tenaga Pendamping

BKM & 1. Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan 2. Tim Teknis

3.


BKM & Kelurahan menyepakati materi pengumuman, serta pilihan media yang paling mewadahi kepentingan masyarakat setempat BKM & kelurahan menghubungi pihak media dan melakukan negoisasi, penawaran dan kesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-hal teknis lainnya Panitia seleksi menyiapakan segala keperluan penerimaan pendaftaran (ATK, Petugas penerima lamaran, tanda bukti pendaftaran/stempel) Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/ Askot serta tim Teknis melakukan pengujian terhadap berkas administrasi pelamar hasil pengujian di rekapitulasi dan di pilah. Dokumen yang lolos adminstrasi dipersiapkan untuk dipanggil dalam wawancara sementara dokumen yang tidak lolos di simpan sebagai arsip Panitia seleksi membuat berita acara penilaian dokumen yang diperkuat dengan tanda tangan para penilai dan saksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis)

ALAT BUKTI • Berita acara Bimbingan • Daftar Hadir

a. Berita acara penyepakatan kriteria dan syarat b. Berita acara penyepakatan mekanisme pengumuman, mekanisme pendaftaran, penilaian administrasi serta wawancara, serta mekanisme pengumuman pemenang c. Daftar Panitia seleksi d. Daftar Hadir • Draft materi tayangan pengumuman • Kontrak kerjasama dengan media/bukti pembayaran penayangan • Bukti penayangan • Daftar / bukti pemasukan berkas • Dokumen lamaran dari peserta • Berita acara penilaian • Daftar hadir peserta penilaian

22

6. Penilaian Wawancara

BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis

1.

2. 3. 4.

7 Rapat/Rembug Penetapan tenaga Ahli pendamping

BKM & Kelurahan , SF, ASKOT dan Tim Teknis

1. 2.

3.

4.

8. Pengumuman, Penjelasan pekerjaan dan Pembuatan Kontrak kerja pendamping Masyarakat

BKM, Kelurahan, dan SF/ASKOT

1.

2.

3.

V.

Rambu-Rambu Masyarakat

Pengumuman

Panitia seleksi melakukan persiapan wawancara dengan menyepakati panduan pertanyaan serta sistim skoring wawancara. ( wajib mengedepankan asas transparansi dan akuntabilitas) Panitia seleksi mengirimkan surat/informasi panggilan wawancara bagi peserta terpilih Panitia seleksi melakukan wawancara terhadap peserta yang terpilih dan melakukan penilaian. Panitia seleksi membuat berita acara dan tabulasi nilai hasil wawancara Panitia Seleksi menyiapkan segala berkas hasil seleksi BKM , Lurah serta TIPP dengan di fasilitasi Askot& SF melakukan FGD/rembug dengan agenda utama mendengarkan paparan tim seleksi mengenai proses serta hasil seleksi (penilaian administratif maupun hasil wawancara) Rapat memberikan klarifikasi dan tanggapan terhadap tim sebelum memutuskan pemenang seleksi Tim Seleksi dengan mempertimbangkan masukan forum membuat keputusan pemenang seleksi BKM dan Lurah berdasarkan berita acara pengumuman pemenang seleksi memanggil peserta lols seleksi. Dibantu dengan SF dan askot BKM dan kelurahan melakukan diskusi dengan pemenang sleksi mengenai tugas, hak dan kewajiban calon tenaga pendamping Setelah dicapai kesepahaman maka dilanjutkan dengan membuat kontrak kerjasama antara BKM/Kelurahan dengan Tenaga Ahli pendamping tersebut

Lowongan

Tenaga

• • •

• • •

• • •

Berita Acara seleksiswawancar a Berita Acara hasil wawancara Daftar hadir peserta wawancara

Berita acara rapat Daftar hadir peserta Berita acara pengumuman pemeng seleksi

Berita acara rapat penjelasan Daftar Hadir peserta Kontrak kerjasama

Pendamping

Prinsip dasar 1. Pengumuman melalui media masaa ini diharapka akan menjamin proses transaparansi dan akuntabilitas di dalam proses pengadan tenaga pendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yang transparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendamping yang memenuhi kualifikasi dan “kebutuhan” yang diharapkan.


23

2. Pengumuman melalui media diharapkan pula mampu menggambarkan kebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang dimaksudkan, sehingga pihak-pihak yang secara ideologis tidak sejalan dengan cita-cita besar PLP-BK, sudah sejak awal mendapatkan informasi sehingga tidak merasa perlu untuk mengikuti proses seleksi (terseleksi secara alamiah) 3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambar dengan jelas bahwa “masyarakat merupakan end user” dari program ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untuk mencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentingan masyarakat tersebut 4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informative dan komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakat setempat) 2. Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran PLP BK I.

Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran Tenaga Ahli pendamping pemasaran adalah tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidang “pemasaran ide-ide gagasan pengembangan sosial dan ekonomi serta hasil perencanaan/pembangunan kawasan” yang akan direkrut dan ditugaskan untuk mendampingi dan memperkuat kapasitas masyarakat (BKM,Lurah / Kepala Desa, Tim Pemasaran) dalam melaksanakan setiap tahapan PLP BK, yang fokus pada kegiatan pemasaran. Tenaga Ahli pendamping pemasaran dapat perorangan maupun Tim dengan catatan: satu orang Koordinator Tim akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihak Masyarakat (dalam hal ini diwakili oleh pihak Kelurahan.)

II.

Tugas Utama Tugas Utama tenaga Ahli Pemasaran dalam kegiatan ini adalah mendampingi masyarakat di dalam mengembangkan strategi pemasaran, dan melakukan inisiasi awal terhadap upaya-upaya pemasaran hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan. Setidaknya Tenaga Ahli Pendamping pemasaran melakukan hal-hal sebagai berikut : 1. Memfasilitasi Tim Pemasaran untuk menyusun Rencana dan Strategi Pemasaran Internal (kepada masyarakat setempat)maupun eksternal (pihak-pihak di luar masyarakat wilayah setempat) 2. Memberikan peningkatan Kapasitas kepada Tim Pemasaran terkait halhal yang menyangkut upaya-upaya pemasaran dan atau penggalangan dukungan berbagai pihak terhadap upaya penataan lingkungan di wilayah setempat. 3. Mendampingi dan memberikan arahan kepada Tim Pemasaran di dalam melakukan upaya pemasaran dan atau penggalangan dukungan terhadap upaya penataan lingkungan, terutama terkait hal-hal berikut:


24

a. b. c. d. e.

Melakukan identifikasi potential partner Menganalisis peluang Menyiapkan strategi presentasi Menyusun dan menyiapkan alat/tools presentasi Mendampingi Tim Pemasaran untuk praktek presentasi/komunikasi dan penggalangan mitra potential f. Mendampingi dan memberikan arahan/fasilitasi kepadaTim Pemasaran di dalam menyusun pola dan dokumen kerjasama yang saling menguntungkan 4. Di dalam masa kontrak pendampingan, Tenaga Ahli Pendamping Pemasaran memiliki kewajiban untuk mendampingi Tim Pemasaran samapi dengan mendapatkan komitmen bantuan/kerjasama yang memiliki nilai nominal setara dengan 40% BLM PLPBK di wilayah tersebut III.

Syarat 1. Perorangan atau Ketua Tim harus memiliki kualifikasi akademik Sarjana (S1) dari disiplin ilmu yang relevan(Arsitek, Planologi, Komunikasi, Antropologi, Pengembangan Wilayah, Ekonomi Pembangunan dengan kegiatan pemasaran sebuah kawasan dan atau rencana-rencana pengembangan sebuah kawasan, yang telah lulus minimal >= 3 Tahun 2. Diutamakan berpengalaman di bidang pemasaran kawasan permukiman, kawasan industri, kawasan sentra produksi dan budaya, kawasan pariwasata dan atau sejenisnya 3. Memiliki Pengalaman dan Kemampuan yang cukup untuk melakukan sosialisasi, komunikasi,dan negosiasi kepada pemerintah (daerah dan atau pusat) maupun kepada pihak – pihak lain (investor swasta, lembaga Internasional, BUMN dan sejenisnya) 4. Memiliki Visi yang baik (visoner) terhadap pengembangan kawasan. 5. Memiliki pemahaman dan visi yang cukup terhadap Perencanaan Kawasan/Tata Ruang wilayah. 6. Memiliki Pemahaman yang cukup terhadap aktifitas Pemberdayaan Masyarakat 7. Memiliki Kompetensi dan atau pengalaman di bidang : • Entrepreunership termasuk di dalamnya mengorganisasikan kegiatan/event sosial marketing dan kegiatan pemasaran perencanaan pengembangan kawasan. • Komunikasi dan atau social marketing • Menghitung rencana investasi (termasuk di dalamnya perhitungan cost and beneffit) • Memiliki kreatifitas dan inovasi di dalam membangun strategi pemasaran, dan mengembangkan event pemasaran rencana pembangunan kawasan • Memiliki kemampuan untuk dapat mentransformasikan kompetensinya tersebut secara sederhana kepada masyarat 8. Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dalam skala kecil maupun besar. 9. Bersedia ditempatkan dan bertugas dilokasi proyek (Kelurahan/Desa)

Secara detil aktifitas seleksi ini dapat dilihat dalam tabel berikut:


25

NO 1.

2.

JENIS KEGIATAN Bimbingan Rekruitmen Tenaga pendamping

Perumusan Kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli pendamping

PELAKU

GAMBARAN AKTIFITAS

SF/Askot PLP-BK, BKM, serta tim TIPP kelurahan

1. SF/Askot memberikan bimbingan dan diskusi kepada BKM dan kelurahan tentang: • Mengapa perlu Tenaga Pendamping. • Apa dan siapa tenaga pendamping • Kriteria Umum tenaga pendamping • Mekanisme rekruitmen. • Azas-azas perekrutan tenaga pendamping (profesionalisme, akuntabilitas, keterbukaan dll) 2. BKM dan Lurah serta TIPP melakukan FGD/rembug menentukan kebutuhan, menyepakati kriteria, syarat, tenaga Ahli Pendamping. (kegiatan ini dilakukan dengan mengacu kepada Buku Pedoman Pelaksanaan PLPBK) 3. Melakukan rembug untuk mekanisme pengumuman kebutuhan tenaga pendamping di media massa, mekanisme pendaftaran/penerimaan berkas lamaran, penilaian calon (administratif dan wawancara) serta mekanisme penentuan Tenaga pendamping 4. Penyepakatan & Pembentukan Panitia seleksi

BKM, Lurah/Kepala Desa, Tim Inti Perencanaan dengan di fasilitasi oleh SF & Askot PLP-BK

3.

Pengumuman Rekruitmen

BKM & Kelurahan

4.

Pendaftaran/pemasukan Berkas lamaran

BKM & Kelurahan


1. BKM & Kelurahan menyepakati materi pengumuman, serta pilihan media yang paling mewadahi kepentingan masyarakat setempat 2. BKM & kelurahan menghubungi pihak media dan melakukan negoisasi, penawaran dan kesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-hal teknis lainnya 1. Panitia seleksi menyiapakan segala keperluan penerimaan pendaftaran (ATK, Petugas penerima lamaran, tanda bukti pendaftaran/stempel)

ALAT BUKTI • Berita acara Bimbingan • Daftar Hadir

• Berita acara penyepakatan kriteria dan syarat • Berita acara penyepakatan mekanisme pengumuman, mekanisme pendaftaran, penilaian administrasi serta wawancara, serta mekanisme pengumuman pemenang • Daftar Panitia seleksi • Daftar Hadir • Draft materi tayangan pengumuman • Kontrak kerjasama dengan media/bukti pembayaran penayangan • Bukti penayangan • Daftar / bukti pemasukan berkas • Dokumen lamaran dari peserta

26

5.

Penilaian administrasi Calon Tenaga Pendamping


6.

Penilaian Wawancara


7.

Rapat/Rembug Penetapan tenaga Ahli pendamping

BKM & Kelurahan , SF, ASKOT dan Tim Teknis


1. Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/ Askot serta tim Teknis melakukan pengujian terhadap berkas administrasi pelamar 2. hasil pengujian di rekapitulasi dan di pilah. Dokumen yang lolos adminstrasi dipersiapkan untuk dipanggil dalam wawancara sementara dokumen yang tidak lolos di simpan sebagai arsip 3. Panitia seleksi membuat berita acara penilaian dokumen yang diperkuat dengan tanda tangan para penilai dan saksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis) 1. Panitia seleksi melakukan persiapan wawancara dengan menyepakati panduan pertanyaan serta sistim skoring wawancara. ( wajib mengedepankan asas transparansi dan akuntabilitas) 2. Panitia seleksi mengirimkan surat/informasi panggilan wawancara bagi peserta terpilih 3. Panitia seleksi melakukan wawancara terhadap peserta yang terpilih dan melakukan penilaian. 4. Panitia seleksi membuat berita acara dan tabulasi nilai hasil wawancara 1. Panitia Seleksi menyiapkan segala berkas hasil seleksi 2. BKM , Lurah serta TIPP dengan di fasilitasi Askot& SF melakukan FGD/rembug dengan agenda utama mendengarkan paparan tim seleksi mengenai proses serta hasil seleksi (penilaian administratif maupun hasil wawancara) 3. Rapat memberikan klarifikasi dan tanggapan terhadap tim sebelum memutuskan pemenang seleksi 4. Tim Seleksi dengan mempertimbangkan masukan forum membuat keputusan pemenang seleksi

• Berita acara penilaian • Daftar hadir peserta penilaian

• • •

• • •

Berita Acara seleksiswawa ncara Berita Acara hasil wawancara Daftar hadir peserta wawancara

Berita acara rapat Daftar hadir peserta Berita acara pengumuman pemeng seleksi

27

8.

Pengumuman, Penjelasan pekerjaan dan Pembuatan Kontrak kerja pendamping Masyarakat

BKM, Kelurahan, dan SF/ASKOT

4. BKM dan Lurah berdasarkan berita acara pengumuman pemenang seleksi memanggil peserta lols seleksi. 5. Dibantu dengan SF dan askot BKM dan kelurahan melakukan diskusi dengan pemenang sleksi mengenai tugas, hak dan kewajiban calon tenaga pendamping 6. Setelah dicapai kesepahaman maka dilanjutkan dengan membuat kontrak kerjasama antara BKM/Kelurahan dengan Tenaga Ahli pendamping tersebut

• • •

Berita acara rapat penjelasan Daftar Hadir peserta Kontrak kerjasama

Rambu-Rambu Pengumuman Lowongan Tenaga Pendamping Masyarakat Prinsip dasar 1. Pengumuman melalui media masa ini diharapkan akan menjamin proses transaparansi dan akuntabilitas di dalam proses pengadan tenaga pendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yang transparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendamping yang memenuhi kualifikasi dan “kebutuhan” yang diharapkan. 2. Pengumuman melalui media diharapkan pula mampu menggambarkan kebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang dimaksudkan, sehingga pihak-pihak yang secara ideologis tidak sejalan dengan cita-cita besar PLP-BK, sudah sejak awal mendapatkan informasi sehingga tidak merasa perlu untuk mengikuti proses seleksi (terseleksi secara alamiah) 3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambar dengan jelas bahwa “masyarakat merupakan end user” dari program ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untuk mencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentingan masyarakat tersebut 4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informative dan komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakat setempat)


28

LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI 2. PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS 3. SURAT PENAWARAN 4. RINCIAN HARGA PENAWARAN 5. SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI 6. SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN 7. SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA 8. BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN 9. BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN,PENETAPAN PEMENANG 10. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP)


29

Lampiran 1 DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI MELALUI PENGADAAN TERBATAS KETENTUAN UMUM Pasal 1 : NAMA PEKERJAAN, SUMBER DANA, TEMPAT PEKERJAAN & PEMBERI KERJA 1. Nama Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi Kerja : (a) Nama Pekerjaan : Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... dengan spesifikasi teknis dan volume sebagaimana terlampir. (b) Sumber Dana

: Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Paket / PLPBK Program PNPM MP berdasarkan SPPB BKM Nomor : ...................... tanggal.................... bulan...................... tahun ............................

(c) Tempat Pekerjaan : Kel./ Desa : ........................... Kecamatan : ....................... Kab/Kota : .................... Provinsi : ................................... (d) Pemberi Kerja

: BKM / KSM / Panitia : ............................................., selaku Penanggungjawab Utama pelaksanaan pekerjaan sesuai SPPB Nomor : ........................... tanggal .................... bulan ......................... tahun .......................... Pasal 2 : PERATURAN PENGADAAN

1. Penjelasan Umum a. Peserta Pengadaan harus membaca dengan seksama dan mengerti petunjukpetunjuk yang diberikan sebagaimana tertulis dibawah ini. Tidak ada gugatan yang dapat dipertimbangkan untuk alasan-alasan yang disebabkan oleh karena tidak membaca atau tidak memenuhi petunjuk – petunjuk ini atau karena pertanyaan kesalah pahaman mengenai arti dan isinya, baik sebagian maupun secara keseluruhan. b. Tim Pengadaan atas nama KSM/Panitia mengundang penawaran untuk pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat*), untuk Pekerjaan : ................................, dengan Lingkup pekerjaan*) : 9 Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan; 9 Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi, Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*) sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dinyatakan dalam kontrak pekerjaan.


30

2. Dokumen Pengadaan Dokumen pengadaan meliputi dokumen-dokumen sebagai berikut : a. b. c. d.

Pedoman Pelaksanaan dan petunjuk-petunjuk teknis program PNPM MP; Surat Perjanjian Kerjasama/Kontrak Pekerjaan; Berita Acara Pemberian Penjelasan Pekerjaan (Aanwizjing). Petunjuk-petunjuk dan perintah tertulis serta penjelasan-penjelasan dari KMW / Korkot selama pekerjaan berlangsung; e. Surat penawaran beserta lampiran-lampirannya; f. Spesifikasi, Gambar-gambar dan Addendum (bila ada)

3. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) a. Para Peserta Pengadaan diwajibkan untuk membaca secara teliti dan mengerti sepenuhnya isi dan arti dari keseluruhan Dokumen Penawaran. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas maupun hal-hal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, maka Peserta Pengadaan dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Tim Pengadaan. b. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) diadakan pada : ► Pemberian Penjelasan Kantor - Hari / Tanggal : .............................................................. : .............................................................. - Jam Tempat : .............................................................. ►

Pemberian Penjelasan Lapangan (Apabila Dianggap Perlu)

c. Bilamana dianggap perlu akan diadakan rapat pemberian penjelasan lapangan pada waktu dan tempat yang akan ditetapkan kemudian pada waktu pemberian penjelasan Kantor. d. Dari hasil rapat pemberian penjelasan tersebut akan dibuat ”Risalah (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan” pengesahannya akan dilakukan oleh wakil dari 2 (dua) peserta Pengadaan. Risalah ini berisikan jawaban atas pertanyaan dari peserta Pengadaan, penjelasan dan perubahan terhadap isi dari dokumen Pengadaan serta keterangan-keterangan tambahan yang dianggap perlu. Risalah rapat penjelasan tersebut juga merupakan bagian dari dokumen Pengadaan. Hasil (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) pekerjaan dapat diambil 1 (satu) hari setelah dilakukan Pemberian Penjelasan. 4. Pemasukan Penawaran a. Setiap Penawar hanya diperbolehkan menyampaikan satu dokumen penawaran; b. Semua Dokumen harus diserahkan dan dimasukkan kedalam kotak Pengadaan atau tempat yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan pada : - Hari / Tanggal : .............................................................. : - Jam Tempat : .............................................................. ..............................................................


31

c. Apabila ada peserta yang terlambat memasukan dokumen pada jam sebagaimana tersebut diatas, maka Pemasukan dokumen penawaran yang bersangkutan masih dapat diterima sepanjang belum diselesiakannya proses koreksi kebenaran hitungan (koreksi aritmetik) dari seluruh penawaran peserta. 5. Ketentuan Surat Penawaran a. Surat Penawaran (1)

Bentuk surat penawaran sesuai contoh yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan dibuat 1 (satu) rangkap (Asli) dan ditanda tangani (atau cap jempol) oleh pimpinan penawar serta diberi materai Rp. 6.000. (2). Surat Penawaran tercantum masa berlaku penawaran, jumlah harga penawaran dibuat dalam angka dan huruf, dan jangka waktu pelaksanaan serta dilampirkan rincian Harga Penawaran, Spesifikasi Teknis, Surat-surat Pernyataan yang dipersyaratkan, seluruhnya dimasukkan dalam 1 (satu) sampul; (4). Apabila terdapat perbedaan penulisan / pengetikan antara angka / nilai, maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf.

b. Penyampaian Dokumen Penawaran (1) Surat penawaran harga beserta lampirannya dimasukan ke dalam satu sampul yang disediakan oleh calon pemasok. Pada Halaman Depan Sampul, ditulis sesuai contoh berikut ini.

Dokumen Penawaran Pekerjaan : Pengadaan Bahan/Alat KSM/Panitia ............................... Kepada Yth. Ketua Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM/Panitia ................................... Di Tempat

6. Pembukaan Penawaran a. Pembukaan Penawaran dilakukan satu per satu oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan segera setelah Pemasukan Penawaran dinyatakan ditutup.


32

b. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi; c. Tim Pengadaan akan membacakan setiap penawaran yang dibuka terhadap : besarnya nilai penawaran, ada tidaknya Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha yang tercantum didalam dokumen penawara peserta; 7. Penilaian / Evaluasi Penawaran a. Penilaian Penawaran dilakukan segera setelah pembukaan masing-masing penawaran oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan. b. Tim Pengadaan akan melakukan koreksi kebenaran hitungan terhadap seluruh penawaran harga yang tercantum dalam Rincian Harga Penawaran. Koreksi dilakukan atas kesalahan penjumlahan dan perkalian jumlah volume dengan harga satuan dengan ketentuan bahwa harga satuan yang ditawarkan peserta pengadaan tidak boleh diubah. Dan untuk Volume/jumlah yang tercantum dalam dokumen penawaran akan dicocokkan dengan volume/jumlah yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. c. Hasil koreksi kebenaran hitungan dapat mengubah nilai penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula. Hasil koreksi kebenaran hitungan ini merupakan nilai penawaran harga yang berlaku atau sekaligus akan mengubah nilai penawaran semula; d. Semua hasil koreksi, baik itu temuan yang benar maupun salah harus disampaikan oleh Tim Pengadaan kepada seluruh peserta; e. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah (setelah koreksi) menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Taun Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan kepada pemasok tersebut. Dan apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya ternyata tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR. f. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila : • Didalam Dokumen Penawaran yang diajukan tidak ditemukan Rincian Harga Penawaran. (karena ketiadaan hal ini dapat menjadikan tidak dapat dilakukannya pengecekan kebenaran hitungan (harga/volume); • Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur (poin 7.e) diatas. • Ketiadaan salah satu atau kedua-duanya dari surat pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu selambat-lambatnya 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati kembali bersama oleh semua peserta/pemasok). • Peserta/Pemasok yang mengajukan penawaran tetapi tidak mengambil dokumen pengadaan dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan, tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.


33

g. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi dengan peringkat Pertama, Kedua dst; h. Apabila hanya terdapat satu peserta dengan Penawaran Terendah maka dapat langsung dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian kerjasama dengan Pemberi Kerja. Tetapi bila terdapat lebih dari satu peserta dengan Penawaran Terendah, maka Tim Pengadaan harus melakukan penelitan terhadap kemampuan dari peserta. (kriteria kemampuan akan ditetapkan kemudian oleh Tim Pengadaan). Berdasarkan hasil pertimbangan tersebut, maka Tim Menetapkan Peserta yang memiliki kemampuan paling besar sebagai Pemenang. Surat Penetapan Pemenang disampaikan kepada seluruh peserta/pemasok selambat-lambatnya 2 hari setelah Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian/Evaluasi dan Penetapan Peringkat Pemenang. 9. Perjanjian Kerjasama Pekerjaan Surat perjanjian kerjasama pekerjaan akan dibuat antara pihak Pemberi Kerja dan Pemenang Pengadaan selambat-lambatnya 2 hari setalah ditandatanganinya Berita Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian dan Penetapan Pemenang. 10. Pengadaan Gagal Apabila : 1. Pengadaan Dinyatakan Gagal Apabila : a). Harga penawaran terendah melebihi Pagu Dana yang telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang. b). Pelaksanaan Pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. c). Apabila ada sanggahan peserta Pengadaan maka Tim Pengadaan harus memberikan tanggapan. d). Sanggahan selain terhadap prosedur pengadaan yang dinyatakan benar (poin 2), tidak dapat digunakan sebagai alasan untuk menggagalkan pengadaan. e). Penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) Toko/Pemasok yang berbeda. 2. Pembatalan Pengadaan diberikan secara tertulis oleh Tim pengadaan kepada para peserta Pengadaan menurut hasil penilaian Tim Pengadaan yang tidak dapat diganggu gugat. 3. Apabila Pengadaan dibatalkan, maka akan diadakan pelanggan ulang. Pasal 3 : PERSYARATAN PEMASOK Pemasok pada waktu mengajukan dokumen penawaran harus melampirkan dokumen, berikut : a. Membuat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, apabila terjadi pembatalan dana kegiatan oleh KMW dan atau didalam pelaksanaan pekerjaan terdapat perubahan Spesifikasi Teknis dan serta volume pekerjaan (contoh terlampir); b. Surat Pernyataan sanggup melaksanakan / menyelesaikan seluruh pekerjaan sampai selesai sesuai jadwal yang telah ditetapkan, (contoh terlampir); c. Pernyataan Kebenaran Usaha, (contoh terlampir)


34

Pasal 4 : JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN (1) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama ......... (................) hari kalender dan dimulai sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan; (2) Batas waktu berakhirnya penyelesaian pekerjaan sampai dengan selesai 100 % (seratus persen) akan diatur lebih lanjut dalam Kontrak Pengadaan. Pasal 5 : SANKSI (1) Peserta Pengadaan yang ditetapkan sebagai Pemenang wajib menerima putusan tersebut. (2) Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, maka Pemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurangkurangnya 1 o/oo (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok; (3) Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force majeure / kahar, pihak Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan syah dan pihak Pemasok dan harus melaporkan kepada KSM/Panitia selambatlambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud. (4) Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak seperti : kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi. Pasal 6 : PENYUSUNAN KONTRAK DAN CARA PEMBAYARAN (1)

Penyusunan Kontrak Ketua KSM/Panitia menyusun Kontrak Pengadaan dan disepakati bersama dengan Pemenang sebelum kontrak ditandatangani, banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap, kontrak asli untuk masing-masing pihak. Kontrak asli pertama untuk KSM/Panitia dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh Pemasok, dan kontrak asli kedua untuk Pemasok dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh KSM/Panitia, sedangkan rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai (bila diperlukan).

(2)

Syarat-syarat pembayaran : - Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan bertahap/sekaligus*) yang dinyatakan dengan Berita Acara.

secara

- Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam perjanjian kerja; (3)

Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20 % (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) dari besarnya uang muka;


35

................, ........................ 20.... TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM/PANITIA : ...................................

No

N a m a

Kedudukan

Tanda Tangan

Dalam TIM 1.

……………………….

Ketua

2.

……………………….

Sekretaris

3.

……………………….

Anggota

1. ……………. 2. ……………

3. …………… 4.

…………………………

Anggota

5.

……………………….

Anggota

4. ……………

5. ……………

Lampiran :

DAFTAR VOLUME dan SPESIFIKASI PEKERJAAN

No.

Nama Jenis Bahan/Alat Konstruksi*)


Satuan

Volume

Spesifikasi

36

Lampiran 2 PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS Nomor : ..........................

Tim Pengadaan Bahan/Alat Tahun ................ pada KSM/panitia : .......................... akan mengadakan pemilihan penyedia Bahan/Alat melalui Pengadaan Terbatas untuk Pekerjaan Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... Tahun 20... yang dibiayai melalui Dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Program PNPM MP pada SPPB BKM/LKM dengan PJOK Kecamatan, Nomor :........................ dengan Pagu dana sebesar Rp. ..................... (.............................................) Syarat - syarat untuk mengikuti pelelangan adalah sebagai berikut : 1. Memiliki Usaha Toko atau Pemasok Bahan/Alat Konstruksi*) sebagaimana yang diperlukan; 2. Berdomisili di sekitar wilayah KSM/Panitia dimaksud; Bagi Perusahaan yang berminat dapat mendaftar dan sekaligus dapat mengambil dokumen pengadaan di Sekretariat Panitia Pengadaan pada : - Hari/Tanggal : …………………/…………..……… -

Pukul

:

…………… s/d ………………..………

-

Tempat

:

Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM/Panitia ............................................ D/a. .......................................................................................

Pendaftaran dilakukan oleh Pimpinan Toko/Pemasok atau wakil yang dikuasakan. .......................,................... 20.... Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM/Panitia.................... Ketua,

(..............................................)


37

..........., .................20... Nomor

: ..................

Lampiran : -Perihal

: Undangan Pengadaan Terbatas.

Kepada Yth. Pimpinan Toko/Pemasok : ................................ di Tempat

Sesuai dengan Pengumuman Pengadaan Terbatas*) No. :................................. tentang Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) berupa ................................ pada KSM/Panitia : .........................................................., maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk mengikuti proses Pengadaan Terbatas, dengan jadwal kegiatan sebagai berikut : 1. Pengambilan Dokumen Penyedia Jasa pada : Hari / Tanggal

:

............................................................................

Pukul

:

...................... s/d ............................................

Tempat

:

Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM/Panitia ............................................ D/a. ....................................................................................

2. Pemberian Penjelasan/Aanwijzing pada : Hari / Tanggal

:

.........................................................................

Pukul

:

...................... s/d ..........................................

Tempat

:

Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM/Panitia ............................................ D/a. ...................................................................................

Demikian atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih. Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM/Panitia.................... Ketua, (..............................................)


38

Lampiran 3 SURAT PENAWARAN ................., .................. 20... Nomor

:

.........................................................

Lampiran

:

1 (satu) berkas

Perihal

:

Penawaran Harga Pekerjaan Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) berupa ........................................................

Kepada Yth.: Ketua Tim Pengadaan Bahan/Alat Pada Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM/Panitia) :...................................... Di – Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan Pengumuman Pengadaan Terbatas dari Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi pada KSM/Panitia dan Berita Acara Pemberian Penjelasan Nomor : ....................... ....................................... tanggal ........................., maka kami yang bertandatangan dibawah ini : Nama

:

……………………………..………

Jabatan

:

……………………………..………

Toko/Pemasok

:

……………………………..………

Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada)

:

……………………………..………

Alamat Toko/Pemasok

:

……………………………..………

Setelah mempelajari secara keseluruhan dokumen Pengadaan pekerjaan ……………...............…………………….., dengan ini kami mengajukan penawaran harga sebesar Rp. .......................,- (.................................................... ..................................) sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN), rincian harga dan surat-surat pernyataan sebagaimana terlampir, dengan waktu penyelesaian pekerjaan selama ... (.........) hari kalender terhitung sejak ditandatangani Surat Perjanjian Pekerjaan. Penawaran harga ini berlaku selama 1 (satu bulan) bulan terhitung sejak tanggal pembukaan dokumen penawaran. Demikian surat penawaran ini kami buat dalam rangkap .......... (.............) dan bermaterai cukup, untuk menjadikan periksa.

........................., .............. 20.... TOKO/PEMASOK MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan


39

Lampiran 4 RINCIAN HARGA PENAWARAN PEKERJAAN : ...................................

No.

Nama Jenis Bahan/Alat Konstruksi*)

Satuan

Volume

HARGA SATUAN (Rp)

JUMLAH HARGA (Rp)

SPESIFI KASI

Total (Rp) Dibulatkan (Rp) Terbilang : Harga-harga sudah termasuk PPN (10%) ........................., .............. 20.... TOKO/PEMASOK



40

Lampiran 5 SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI

Yang bertandatangan dibawah ini : Nama

:

……………………………..………

Jabatan

:

……………………………..………

Toko/Pemasok

:

……………………………..………


:

……………………………..………

Alamat Toko/Pemasok

:

……………………………..………

Apabila Toko/Pemasok kami keluar sebagai pemenang/pelaksana pekerjaan ……………………………………………. Pada KSM/Panitia : ....................................., Dengan ini menyatakan, bahwa apabila terjadi perubahan gambar, spesifikasi teknis maupun volume yang mengakibatkan perubahan harga dan atau karena adanya pembatalan dana yang dilakukan oleh KMW, maka kami tidak akan menuntut ganti rugi baik secara administrasi maupun materiil kepada Tim Pengadaan maupun Ketua KSM/Panitia selaku pemberi pekerjaan ini dan bersedia untuk dilakukan perubahan / amandemen kontrak. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. ........................., ..................... 20.... TOKO/PEMASOK

MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal



41

Lampiran 6 SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama

:

……………………………..………

Jabatan

:

……………………………..………

Toko/Pemasok

:

……………………………..………


:

……………………………..………

Alamat Toko/Pemasok

:

……………………………..………

Dengan ini menyatakan, bahwa apabila perusahaan kami keluar sebagai pemenang / pelaksana pekerjaan *) ……………………………………………. Pada KSM/Panitia : .............................................., maka kami bersedia dan sanggup melaksanakan/menyelesaikan seluruh pekerjaan dimaksud sesuai ketentuanketentuan yang ada, selama ... (............) hari kalender, terhitung sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama. Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh tanggung jawab, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ........................., ............... 20.... TOKO/PEMASOK MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal



42

Lampiran 7 SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA

Yang bertandatangan dibawah ini : Nama

:

…………………………….

Tempat / tgl. Lahir

:

……………………………..

Alamat Tempat Tinggal

:

…………………………….

Adalah benar-benar Pemilik Toko/Pemasok Bahan/Alat Konstruksi*) di sekitar lokasi Pekerjaan KSM/Panitia : ..............................., yaitu :

N a m a (Toko/Pemasok)

:

…………………………….

Alamat

:

…………………………….


:

……………………………..………

Surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan saya sanggup dituntut dimuka pengadilan apabila keterangan-keterangan yang diberikan tidak benar. Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. ........................., ............... 20.... TOKO/PEMASOK MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal



43

Lampiran 8 BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN Nomor : .................................... TENTANG : PEKERJAAN : ..........................................

Pada hari ini ........... tanggal ................ bulan ..................... tahun ................, bertempat di ........................................................................................................., telah melaksanakan rapat Pemberian Penjelasan untuk pekerjaan ................................................... Rapat dibuka pada pukul ..............., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi, yang dihadiri oleh : Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*); Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu : 1. ....................... 2. ......................., dst Adapun rangkaian acara dalam rangka pemberian penjelasan adalah sebagai berikut : 1. Pembukaan dalam hal ini dilakukan oleh ............................................................. 2. Penjelasan secara teknis yang berkaitan dengan rencana pelaksanaan kegiatan meliputi : ¾....................... ¾......................., dst 3. Diskusi / tanya jawab baik mengenai dokumen maupun mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan, sebagai berikut : Pertanyaan dari Calon Penyedia Jasa Konsultan : a. ........................................ b. ........................................ Dst. Tanggapan Atas Pertanyaan dari Calon Penyedia Jasa Konsultan : a. ........................................ b. ........................................ Dst. 4. Adapun beberapa kesepakatan yang diperoleh antara Tim Pengadaan dengan para peserta calon Pemasok adalah sebagai berikut : a. .................................................. b. ............................................. dst. Pada akhir acara sekali lagi ketua panitia menyampaikan kepada calon pemasok untuk menanyakan apabila masih ada yang kurang jelas, namun diperoleh jawaban bahwa semua peserta sudah menyatakan cukup jelas. Rapat ditutup oleh Ketua/Sekretaris*) ....................................

Tim

Pengadaan

Bahan/Alat*)

pada

pukul

Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga), ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.


44

TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM/PANITIA :.............................

No

N a m a

Kedudukan

Tanda Tangan

Dalam TIM

1.

.................................

Ketua

1. ……………

2.

.................................

Sekretaris

3.

.................................

Anggota

4.

.................................

Anggota

5.

.................................

Anggota

2. ………………

3. ……………… 4. ………………

5. ………………

WAKIL DARI CALON PENYEDIA JASA 1.

Toko/Pemasok : ............................

2.

Toko/Pemasok : ............................

Nama

: .............................

Nama

Jabatan

: .............................

Jabatan

Tanda Tangan

: .............................

Tanda Tangan

: :

.......................... .......................... ..........................

:


45

Lampiran 9 BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN, PENETAPAN PEMENANG Nomor : .................................... TENTANG : PEKERJAAN : ..........................................

Pada hari ini ........... tanggal ................ bulan ..................... tahun ................, bertempat di ........................................................................................................., telah melaksanakan rapat Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi dan Penetapan Pemanang untuk pekerjaan ................................................................................................. Rapat dibuka pada pukul ..............., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi, yang dihadiri oleh : ▄ Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*); ▄ Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu : 1. Toko/Pemasok : ....................... 2. Toko/Pemasok : ....................... 3. Toko/Pemasok : ......................., dst Adapun rangkaian acara adalah sebagai berikut : No

Agenda Kegiatan

1

Pemasukan Penawaran

2

Pembukaan Penawaran

3

Penilaian/Evaluasi Penawaran

4

Penetapan Pemenang

Hasil Kesepakatan Pemasukan Penawaran dilaksanakan mulai pukul....s/d ..... Peserta Yang Memasukan Penawaran sebanyak ........... Pembukaan Penawaran dilaksanakan mulai pukul .....s/d..... Jumlah Penawaran yang dibuka sebanyak .................... Berdasarkan kriteria Evaluasi/penilaian Penawaran, maka diperoleh hasil penilaian Penawaran sebagaimana terlampir. Berdasarkan Hasil Evaluasi/Penilaian Penawaran yang masuk maka ditetapkan Pemenang Pengadaan ini adalah Toko/Pemasok : ...................................... dengan Harga Penawaran sebesar Rp. ............................... Selanjutnya Pemenang segera melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak KSM/Panitia.

Pada akhir acara sekali lagi ketua panitia menyampaikan nama dan jumlah penawaran dari peserta yang dinyatakan sebagai Pemenang dihadapan seluruh Peserta yang hadir.


46

Rapat ditutup oleh Ketua/Sekretaris*) ....................................

Tim

Pengadaan

Bahan/Alat*)

pada

pukul

Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga), ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM/PANITIA :.............................

No

N a m a

Kedudukan

Tanda Tangan

Dalam TIM

1.

.................................

Ketua

1. ……………….

2.

.................................

Sekretaris

3.

.................................

Anggota

4.

.................................

Anggota

5.

.................................

Anggota

2. ………………

3. ………………. 4. ………………

5. ………………

WAKIL DARI CALON PEMASOK 1. Toko/Pemasok : ............................

2.

Toko/Pemasok : ............................

Nama

: .............................

Nama

Jabatan

: .............................

Jabatan

Tanda Tangan

: .............................

Tanda Tangan

: :

............................ ............................ ............................

:


47

Lampiran 10

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP)*) Proyek

: PNPM MandiriPerkotaan Tahun Anggaran ............…1)

Paket Perjanjian Kerja

:Pengadaan Bahan/Alat*) berupa ................................ 2)

No Perjanjian Kerjasama Pengadaan : …..................3) Kami yang bertandatangan dibawah ini : I. Nama : .....................................................................5) Jabatan : Koord. BKM / Ketua KSM/Panitia*) ................................. 6), Desa/Kelurahan .................…, Kecamatan ..............…, Kab/Kota .....................7) Alamat : ..................................................................… 8) Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA II. Nama : .....................................................................9) Jabatan : Pimpinan Pemasok/Toko : ................................. 10), Alamat : ..................................................................… 11) Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Maka dengan ini disetujui oleh dan diantara pihak pertama dan pihak kedua tersebut, hal-hal sebagai berikut : PASAL 1 LINGKUP PEKERJAAN Pemasok harus melaksanakan dan menyelesaikan Pengadaan Bahan/Alat*) sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dipersyaratkan. Berupa*) : 9 Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan; 9 Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi, Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*) untuk Pelaksanaan Pekerjaan : Nama Paket/Jenis Kegiatan : ............................................................................12) Lokasi : ..........................................................................................13) PASAL 2 DOKUMEN PERJANJIAN KERJA Dokumen Perjanjian Kerja sebagaimana ditentukan dibawah ini harus dibaca serta merupakan bagian dari Perjanjian Kerja ini, yaitu : (1) (2) (3) (4) (5)

Pedoman Pelaksanaan dan petunjuk-petunjuk teknis program PNPM MP; Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan Bahan/Alat*) Syarat-syarat Umum Perjanjian Kerjasama Spesifikasi Teknis Dokumen Penawaran dan lampiran-lampirannya, khususnya : (i) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan (ii) Kuantitas & Penawaran Biaya (iii) Spesifikasi Pekerjaan (iv) Gambar-gambar dan Adendum, (bila ada)


48

PASAL 3 MASA PERJANJIAN KERJA Pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dinyatakan dalam perjanjian ini akan dilaksanakan selama ………(.................................……14) hari kalender kerja), terhitung sejak Tanggal Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh keduabelah pihak. PASAL 4 JUMLAH NILAI PERJANJIAN KERJA Nilai Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang tertuang didalam Pasal (1) Surat Perjanjian ini, bersifat Lumpsum untuk seluruh pekerjaan sebagaimana dicantumkan dalam dokumen Penawaran Pekerjaan Pemasok bersangkutan, sebesar : (................................................. Rupiah)15) sudah termasuk Rp............................. Pajak Pertambahan Nilai (PPN). PASAL 5 CARA PEMBAYARAN dan PENYERAHAN PEKERJAAN 5.1. Seluruh pelaksanaan pembayaran pekerjaan tersebut dalam pasal (1) Surat Perjanjian ini akan dilaksanakan melalui Bank Pemasok oleh pihak pertama dan dinyatakan dengan Berita Acara Pembayaran; 5.2. Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20 % (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) dari besarnya uang muka; 5.3. Pembayaran berikutnya akan dilaksanakan setelah bahan/alat*) diterima oleh pihak pertama dilokasi proyek; 5.4. Apabila pihak Pertama mengkehendaki penyerahan bahan/alat*) tidak dilaksanakan secara sekaligus tetapi secara bertahap sesuai kebutuhan pekerjaan pihak pertama maka cara pembayaran akan dilaksanakan secara bertahap sesuai nilai tahapan penyerahan pekerjaan. 5.5. Rincian Volume dan waktu penyerahan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam tahap penyerahan pekerjaan pada pasal 5.4 diatas, akan diberitahukan kemudian oleh pihak Pertama kepada pihak Kedua secara tertulis, selambatlambatnya 5 (lima) hari kalender sebelum batas waktu penyerahan bahan/alat*) yang dikehendaki oleh pihak Pertama. PASAL 6 SANKSI 6.1. Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, maka Pemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurangkurangnya 1 o/oo (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok; 6.2. Keterlambatan yang diakibatkan karena adanya force majeure / kahar maka pihak Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan syah oleh pihak Pemasok. Kejadian tersebut harus dilaporkan kepada KSM/Panitia selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud.


49

6.3. Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak seperti : kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi. 6.4. Pihak Pertama berhak memutuskan/membatalkan kontrak kerja dengan Pihak Kedua dan mengalihkan kepada Pihak lain tanpa terlebih dahulu memberitahukan kepada Pihak Kedua, apabila Pihak Kedua tidak melaksanakan pekerjaan dalam waktu ........ (.............)16) hari kalender sejak ditandatanganinya perjanjian ini dan atau sejak disampaikannya pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud pada pasal 5.5 diatas. ......................., ................ - ......... 200 ...17)

PIHAK PERTAMA, Ketua KSM/Panitia*)

PIHAK KEDUA, Pimpinan Pemasok/Toko*) Meterai 6000

...............……..........……5)

………………....................9) Mengetahui,

POKJA Kota/Kab,

...............……..........……19)

KonsultanMonitoring Wilayah,

………………....................18)

PENJELASAN 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) *)

= Tahun Anggaran Pelaksanaan Proyek = Nama Paket Pekerjaan yang akan dilaksanakan = Nomor Perjanjian Kerjasama dengan Pemasok = Nomor dan Tanggal SP3 KSM/Panitia dengan BKM/LKM = Nama Koord. BKM / Ketua KSM/Panitia (sesuaikan) = Nama Koord. BKM / Ketua KSM/Panitia (sesuaikan) = Nama Desa/Kel., Kecamatan, Kabupaten kedudukan KSM/Panitia = Alamat Sekretariat KSM/Panitia = Nama Pimpinan Pemasok/Toko = Nama Pemasok/Toko = Alamat Pemasok/Toko = Nama Paket Pekerjaan KSM/Panitia sesuai SP3; = Lokasi Paket Pekerjaan/Prasarana (RT/RW/Dusun/Kampung) = Jumlah hari kalender masa pelaksanaan pekerjaan, dalam angka dan huruf = Jumlah Nilai Kontrak Pekerjaan dalam angka dan huruf = Jumlah hari kalender yang ditetapkan sebagai batas akhir keterlambatan Pemasok, dalam angka dan huruf = Tempat, Tanggal Perjanjian dibuat = Nama KMW/Askot (atau yang mewakili dari bidang Infrastruktur) = Nama PJOK Kecamatan bersangkutan = Dipilih yang sesuai


50

Bagian I Pendahuluan 1. PENGANTAR

Recommend Documents