BAB V SIMPULAN, KETERBATASAN & SARAN
5.1
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis pada bab sebelumnya berdasarkan dari data primer dan sekunder yang didapatkan oleh peneliti, dapat disimpulkan bahwa: 1.
Internal control PT. ABC menurun dari tahun 2011 ke tahun 2012 karena tahun 2012 terjadi adanya opportunity loss atas fraud yang ada pada PT. ABC, dimana pada tahun 2012 potensi kerugian atas fraud yang terjadi adalah sebesar Rp. 10,779,140,020,-. Hal tersebut terjadi karena semakin melemahnya pengendalian internal yang ada di PT. ABC atas beberapa transaksi yang mengandung unsur cash basis dan juga semakin menurunnya tingkat integritas dan nilai etika dari para pemangku kepentingan di manajemen PT. ABC. Terdapat 2 penyebab utama atas fraud yang terjadi tersebut didasari atas bidang jual-beli used car yang mengakibatkan harga jual mobil bekas milik PT. ABC tidak sesuai dengan harga pasar (market price) (book value < market price) terutama untuk unit-unit disposal (ex-PT. ABC) dan juga lapping yang dilakukan oleh marketing officer atas pembayaran piutang konsumen secara cash. Atas beberapa kondisi tersebut, pengendalian internal perusahaan dari tahun 2011 ke 2012 menyebabkan
108
internal control pada PT. ABC menurun dari tahun 2011 ke 2012 secara keseluruhan menurut data sekunder dari laporan audit internal dari angka 1,49 (Moderately Effective) ke 1,63 (Improvement Needed). Dan dimana pada tahun 2013 internal control naik menjadi 1,47 dengan kenaikan internal control atas piutang serta meminimalkan atas potensial loss atas fraud. 2.
Berdasarkan atas penerapan internal control quesionaire (ICQ) pada PT. ABC yang diimplementasikan oleh unit audit internal atas penanganan piutang kepada konsumen, alat ini membantu manajemen dalam monitoring atas piutang karena dapat dilihat bahwa setelah dilakukan kontrol oleh unit audit internal atas penanganan piutang tersebut, dapat dilihat atas perbaikan serta kontrol yang semakin membaik dari tim administrasi serta tim penjualan PT. ABC serta meningkatnya awareness atas penagihan piutang tersebut, hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya nilai yang baik pada proses Test Of Control (TOC) yaitu untuk area administrasi memiliki nilai TOC yaitu pada poin level 3 (noted), dan untuk area penjualan untuk sementara masih berada di level 2 (improvement need). hal tersebut mencerminkan bahwa masih ada proses dari area penjualan yang harus dibenahi agar pengendalian internal atas piutang overdue > 90 hari dapat terlaksana dengan baik. Dengan adanya perbandingan antara hasil dari ICQ dan observasi langsung (partisipan) di lapangan yang dilakukan oleh peneliti, maka peneliti Memberikan rekomendasi kepada tim administrasi
109
dan penjualan berupa control activities untuk melakukan monitoring atas piutang dalam bentuk board monitoring piutang yang berfungsi untuk melakukan kontrol atas piutang-piutang yang dapat berpotensi tidak tertagihnya piutang konsumen, terutama yang memiliki umur piutang > 90 hari. 3.
Berdasarkan atas penerapan surveilance system (continuous auditing system) pada PT. ABC yang diimplementasikan oleh unit audit internal atas penanganan piutang kepada konsumen, alat ini membantu manajemen dalam monitoring atas piutang karena dapat dilihat setelah dilakukan monitoring menggunakan sistem dengan menggambarkan flowcharting yang dapat mendeteksi secara langsung terkait piutang yang mencapai overdue > 90 hari oleh unit audit internal atas penanganan piutang tersebut, dapat dilihat bahwa penurunan serta kontrol yang semakin membaik dari tim administrasi serta tim penjualan dari PT. ABC serta meningkatnya awareness atas penagihan piutang tersebut, hal tersebut dapat dibuktikan dengan bukti sekunder dari laporan AR performance management dengan meningkatnya collection days atas piutang konsumen dari 73 hari pada akhir tahun 2012 menjadi 54 hari pada akhir tahun 2013. Dengan skenario yang dibuat oleh unit audit internal, atas monitoring customer dengan piutang overdue > 90 hari, potensi atas tertagihnya piutang tersebut semakin membaik dan tentunya akan berdampak terhadap keuntungan bagi PT.ABC.
110
Atas penerapan surveillance audit system (continuous audit system) yang diimplementasikan oleh unit audit internal PT. ABC, dibandingkan dengan hasil teknik observasi dan verifikasi lapangan terdapat kelemahan dalam sisi lingkungan pengendalian yang ditunjukkan dengan adanya pegawai yang belum sesuai dengan peraturan yang ditetapkan diawal, masih terdapat rapat atas piutang yang tidak dijalankan secara konsisten oleh operation point yang diselenggarakan yang mana rapat adalah salah satu aktivitas penting dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini peneliti sebagai observer memberikan rekomendasi dari sisi control environment yang tertuang di COSO framework berupa meeting bulanan yang wajib membahas mengenai persoalan piutang konsumen baik dari sisi internal cabang, maupun dari sisi PT. ABC dan konsumen. Serta dari sisi monitoring yang merupakan komponen terakhir dari COSO. Pemantauan pada PT. ABC sudah dalam ketagori cukup memadai namun belum berjalan secara efektif yang dtunjukkan dengan kurangnya pengendalian atas pemantauan terhadap piutang konsumen. 4.
Berdasarkan atas penerapan Hotlines (Whistle Blowing System) pada PT. ABC yang diimplementasikan oleh unit audit internal, alat ini membantu manajemen dalam meminimalisasi atas penanganan fraud yang meliputi lapping, penggelapan atas unit, piutang kosumen, windows dressing, Dsb, unit audit internal dan komite berhasil meminimalkan tingkat potensial loss
111
atas fraud yang terjadi selama periode tahun 2012 atas aspek financial loss opportunity dari >10 milyar, dimana potensi kerugian atas fraud yang terjadi adalah sebesar Rp. 10,779,140,020,-. Atas implementasi improvement yang dilakukan oleh department audit internal PT.ABC tersebut, dibandingkan dengan hasil observasi dan verifikasi lapangan pada tahun 2013 peneliti memberikan masukan perbaikan dari sisi control environment pada area struktur organisasi dengan melakukan tindakan atas pencopotan jabatan atas karyawan dan pejabat terkait yang melakukan tindakan kecurangan tersebut. Dalam hal ini pada tahun 2012 peneliti hanya mendapatkan informasi berupa potensial loss atas fraud, setelah whistle blowing system diimplementasikan, banyak karyawan yang melaporkan kondisi disekitarnya yang tentu saja mempengaruhi control environment dari sisi integritas dan nilai etika. Dengan melaporkan yang seharusnya dilaporkan dan berkait undang-undang atas pelaporan yang tertuang di SK terkait, maka integritas dan nilai etika dapat dikategorikan memadai di PT. ABC. Dari sisi pendelegasian dan tanggung jawab serta kebijakan dan praktek terkait dengan sumber daya manusia, peneliti memberikan rekomendasi berupa masukan perbaikan sistem penjualan serta dari sisi control activities dari sisi pemisahan tugas melalui sistem mekanisme approval atas penjualan unit kepada pihak eksternal atas terjadinya kondisi-kondisi tersebut. Dengan membuatkan sistem mekanisme approval atas penjualan yang tadinya hanya
112
dilakukan oleh seorang kepala cabang, sekarang sistem approval penjualan tersebut harus melalui persetujuan dari seorang General Manager. 5. Secara keseluruhan, teknik (alat) yang diterapkan oleh audit internal PT. ABC (Internal Control Quesionaire, Continuous Auditing Surveilance System, & Whistle Blowing System) dapat membantu manajemen dalam meningkatkan pengendalian internal periode 2012-2013. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan internal control PT. ABC pada tahun 2013 meningkat dibandingkan pada tahun 2012, dimana pada tahun 2012 bernilai di internal control kuning dengan nilai 1,63 naik menjadi 1,47 di kategori hijau muda. Dengan indikator tersebut dapat dikatakan bahwa secara keseluruhan internal control secara pendekatan evaluasi terpisah monitoring COSO framework yang dilakukan oleh audit internal PT. ABC semakin baik. 6. Secara keseluruhan, penggunaan sistem continuous auditing yang diterapkan
oleh
auditor
internal
PT.
ABC
akan
menanggulangi
permasalahan audit yang dilakukan secara tradisional. Bahkan dalam penerapannya di PT. ABC, sistem ini sudah melebihi ekspektasi dari management dalam membantu meningkatkan internal control dari sisi monitoring atas piutang. Dan juga penerapan atas sistem ini, dapat memberikan kontribusi berupa pengurangan biaya penilaian terhadap pengendalian
internal
serta
dapat
membantu
masalah
dalam
penganggulangan maindays audit dimana jumlah hari kerja audit yang
113
sangat terbatas, bila dibandingkan dengan audit universe yang ada di PT. ABC dengan keterbatasan jumlah auditor, namun alat ini dapat membantu dalam permasalahan scope cakupan audit cabang dari sisi kontrol atas piutang. 7. Atas penerapan Internal Control Questionaire (ICQ) yang diterapkan oleh internal audit PT. ABC, secara keseluruhan sudah sesuai dengan standarisasi kebijakan dan peraturan yang tertuang di SOP. Seluruh pertanyaan yang ada di ICQ, sudah menuangkan seluruh prosedur-prosedur yang ada pada SOP perusahaan. Dalam hal ini, alat ini membantu kerja dari auditor internal dalam menjalanakan audit fieldwork di lapangan, yang berguna juga untuk memangkas waktu audit. Berdasarkan hasil observasi ICQ dari Leasing Quotation, masih terdapat ketidakkonsistenan dalam pendokumentasian atas beberapa dokumen sesuai SOP dan juga tim penjualan tidak konsisten dalam melakukan pembuatan notifikasi atas sewa unit yang berdampak pada tidak terkelola proses billing management. Pada hasil observasi ICQ di Area Rettention & Addendum, dapat dinyatakan bahwa tim penjualan masih inkonsistensi dalam melakukan monitoring atas penarikan kendaraan yang mana konsumen yang masa sewanya telah habis dan konsumen yang mempunyai umur piutang > 90 hari overdue dan juga tim penjualan masih lemah dalam melakukan analisis movement bulanan umur piutang konsumen. Dan pada hasil ICQ atas area AR Management,
114
terdapat temuan berupa masih terdapat beberapa konsumen yang saldo piutangnya tidak sesuai dengan pencatatan dari PT. ABC. 8. Atas penerapan Whistle Blowing System (WBS) yang diterapkan oleh audit internal PT. ABC, alat ini dapat membantu meminimalisir memberantas adanya
tindakan
kecurangan
di
perusahaan
yang berguna
untuk
meningkatkan pengendalian internal di perusahaan. Dalam hal pembuatan alat WBS serta SK terkait yang telah dibuatkan tersebut, diharapkan segenap karyawan serta manajemen dapat berkomitmen untuk menerapkan integritas dalam diri masing-masing untuk sama-sama memupuk rasa memiliki bagi perusahaan dengan melaporkan setiap pelanggaran yang terjadi di lingkungan sekitar tempat bekerja agar lingkungan perusahaan dapat bersih dari tindakan pelanggaran sehingga pengendalian internal semakin baik lagi. Namun masih terdapat kekurangan dalam penerapan atas sistem ini yaitu belum adanya sosialisasi mengenai reward and punishment yang lebih mendalam yang akan didapatkan oleh pelapor. 5.2.
Keterbatasan Penelitian Dalam penelitian ini, peneliti mengalami beberapa keterbatasan pada saat
melakukan penelitian. Adapun keterbatasan dalam penelitian ini antara lain: 1.
Peneliti melakukan analisis dari data-data primer melalui metode Observasi dan Survey (Kuesioner/wawancara tertutup) dan sekunder yang didapat
115
melalui hasil beberapa laporan dari audit internal PT. ABC dan beberapa dokumen pendukung. 2.
Peneliti hanya menganalisis dari sisi administrasi saja tanpa melakukan analisis yang mendalam terhadap laporan keuangan PT. ABC.
3.
Untuk data aging AR PT. ABC yang didapatkan secara download data dari sistem yang dianut oleh PT. ABC yaitu SAP Sistem memiliki keterbatasan dalam kevalidan data yang disajikan oleh sistem, dikarenakan hal tersebut bergantung pada kekonsistenan dari PIC yang melakukan monitoring piutang serta proses clearing atas uang pembayaran atas piutang yang masuk ke kas perusahaan secara konsisten dan periodik. Jika PIC yang melakukan proses clearing tidak konsisten dalam melakukan proses tersebut, maka akan terjadi data yang kurang valid dalam penyajian aging AR tersebut.
4.
Dalam menerapkan alat-alat audit (Internal Control Quesionnaire, Continuous Auditing System, Whistle Blowing System), peneliti memiliki beberapa kendala antara lain dalam penerapan whistle blowing system komitmen manajemen dan karyawan yang tidak terlalu tinggi serta minat yang kurang dalam penerapannya, untuk penerapan ICQ kendala dan keterbatasan yang terjadi adalah tidak semua auditee konsisten dalam melakukan pengisian serta mengembalilan ICQ tersebut karena masalah waktu dan kesibukan dari masing-masing process owner, kemudian dalam
116
penerapan Continuous auditing system terdapat beberapa kendala dan keterbatasan dalam aplikasi dari sistem database SAP yaitu kekonsistenan dan kevalidan data yang disajikan oleh laporan aging AR tergantung dari konsisten dari process owner dalam melakukan proses yang seharusnya dijalankan.
5.3.
Saran 1. Pada proses pengendalian internal atas piutang yang ada pada PT. ABC, sebaiknya manajemen PT. ABC melakukan kontrol yang lebih ketat atas penanganan piutang terutama yang mencapai > 90 hari overdue (sesuai Risk appetite manajemen PT. ABC) dengan membuat peraturan serta juklak baru untuk penanganan serta agar dikemudian hari untuk kasus atas piutang > 90 hari overdue tidak terjadi lagi kedepannya yang dapat berpoteni atas piutang tidak tertagih (bad debt) yang dapat merugikan perusahaan pada umumnya serta Shareholder pada khususnya.
2.
Dengan melihat evaluasi atas penerapan surveilance system (continuous audit) yang ada pada PT. ABC, harus dilakukan beberapa penambahan dari sisi skenario selain skenario yang telah ada yang telah diterapkan oleh auditor internal PT. ABC, melihat aspek risiko yang lebih mendalam agar internal control PT. ABC semakin optimal dengan peranan dari internal audit dalam
117
membantu peran manajemen untuk menangani beberapa kasus piutang > 90 overdue yang dapat berpotensi atas piutang tak tertagih yang akan merugikan perusahaan. 3.
Melihat opportunity loss atas kecurangan di tahun 2012 yang ada pada PT. ABC yang mencapai angka > 10 milyar, sebaiknya manajemen PT. ABC membuat aturan main serta lebih memeperketat peraturan perusahaan agar tingkat kecurangan tidak terjadi sebanyak yang ada di tahun 2012, meskipun unit audit internal sudah melakukan pembuatan alat bantu audit berupa Whistle Blowing System yang dapat membantu manajemen dalam menemukan kecurangan melalui pelaporan dari pihak pelapor secara langsung.
4.
Menetapkan jadwal rapat rutin yang harus dilaksanakan setiap bulannya atau setiap dua minggu sekali untuk memantau dan menganalisis progress atas piutang konsumen agar control atas monitoring piutang dapat terjalin dengan baik.
5.
Melakukan monitoring atas piutang dalam bentuk board monitoring AR yang berfungsi untuk melakukan kontrol atas piutang-piutang yang dapat berpotensi tidak tertagihnya piutang konsumen, terutama yang memiliki umur piutang > 90 hari.
6.
Kepada seluruh karyawan PT. ABC yang menemukan adanya tindakan penyimpangan yang terjadi di lingkungan sekelilingnya, disarankan untuk melaporkan yang seharusnya dilaporkan dan berkaitan undang-undang atas
118
pelaporan yang tertuang di SK terkait agar integritas dan nilai etika dari PT. ABC semakin membaik. 7.
Melakukan perbaikan sistem penjualan dari sisi pemisahan tugas melalui sistem mekanisme approval atas penjualan unit kepada pihak eksternal dengan otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, dalam hal ini rekomendasi diberikan oleh penulis dengan melakukan review ulang atas otorisasi transaksi penjualan unit bekas berdasarkan nilai nominal serta jumlah transaksi yang terjadi.
8.
Sebaiknya manajemen dari PT. ABC lebih meningkatkan kinerja dari dan peran dari auditor internal PT. ABC sebagai konsultan manajemen dalam menanggulangi masalah yang ada pada PT. ABC terkait penanganan piutang serta fraud.
9.
Sebaiknya untuk penerapan alat WBS, manajemen mensosialisasikan kembali mengenai reward and punishment yang didapatkan oleh seorang pelapor agar sistem ini semakin berjalan simultan dan dapat meningkatkan nilai integritas dalam diri karyawan PT. ABC.
10.
Sebaiknya continuous auditing system, untuk masa yang akan datang dibuatkan beberapa skenario yang dapat membantu manajemen dalam lebih meningkatkan pengendalian internal perusahaan.
11.
Dalam penerapan ICQ pada PT.ABC, sebaiknya ICQ dilakukan secara berkala agar para process owner semakin aware terhadap prosesnya, yang
119
bilamana jika setiap process owner semakin aware terhadap proses serta kontrol, diharapkan pengendalian internal dari PT. ABC akan semakin baik kedepannya. 12.
Jika internal control sudah dibangun sedemikian baiknya dan memadai dan mekanisasi atas hotlines atau whistle blowing sudah dilakukan dengan efektif, namun tetap saja terjadi fraud, disarankan kepada manajemen PT. ABC untuk melakukan edukasi ke semua level yang ada di perusahaan, dalam bentuk edukasi bahwa fraud dapat merugikan perusahaan dan tentunya seluruh karwayan.
13.
Terkait temuan atas pengendalian internal atas piutang, sebaiknya tim penjualan dan administrasi lebih rutin dalam melakukan kunjungan ke konsumen dalam rangka melakukan rekonsiliasi saldo piutang.
14.
Sebaiknya disarankan agar tim penjualan konsisten dalam membuatkan serta melakukan pemantauan atas notifikasi unit yang akan menjadi kontrak dan juga unit yang kontraknya akan berakhir di konsumen.
120
