BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian yang berhubungan dengan surat menyurat di STMIK Yadika Bangil, didapatkan proses-proses yang terjadi pada penerimaan surat masuk hingga proses pembuatan surat keluar. Proses-proses surat masuk dan surat keluar tersebut digambarkan melalui document flow surat masuk dan document flow surat keluar
A. Document Flow Surat Masuk Pada docflow surat masuk yang dapat dilihat pada gambar 4.1 merupakan proses pencatatan dan pengarsipan surat masuk yang dilakukan oleh
STMIK
Yadika
pada
kondisi
sebelum
diberikan
sistem
terkomputerisasi. Docflow tersebut dilakukan oleh tiga entity yaitu: 1) Pengelolaan surat Pengelolaan surat merupakan bagian yang mencatat dan mengarsipkan surat yang masuk dari intansi lain atau dari luar STMIK Yadika Bangil. Selain itu, pengelolaan surat juga mempunyai tugas membuat surat keluar yang telah diberikan disposisi oleh ketua. 2) Ketua Ketua merupakan entity yang melihat surat masuk yang telah diarsipkan oleh pengelolaan surat untuk memberikan disposisi
23
tentang isi dari surat masuk yang telah dibaca. Disposisi yang telah dibuat oleh ketua akan diberikan kembali ke pengelolaan surat untuk dibuatkan surat keluar. 3) Tujuan Tujuan merupakan entity yang hanya melihat surat keluar yang telah dibuat oleh pengelolaan surat STMIK Yadika Bangil. Tujuan mempunyai tiga kategori yaitu dosen, mahasiswa, dan intansi lain dari luar STMIK Yadika Bangil.
B. Document Flow Surat Keluar Pada docflow surat keluar yang dapat dilihat di gambar 4.2 merupakan proses pembuatan surat keluar yang dilakukan dari STMIK Yadika Bangil. Docflow surat keluar mempunyai 5 entity yang saling mempunyai keterkaitan yaitu: 1) Waka I Waka I merupakan entity pendukung yang tidak masuk ke dalam sistem pembuatan aplikasi surat menyurat. Waka I hanya sebagai entity pendukung dikarenakan proses pembuatan surat keluar bisa dilakukan dengan adanya kegiatan akademik yang dibuat dari Waka I. Oleh karena itu, Waka I dimasukkan ke dalam pembuatan docflow surat keluar. 2) Ketua Ketua mempunyai wewenang untuk menentukan pembuatan surat keluar yang akan diberikan kepada tujuan. Dalam pembuatan
24
surat keluar dibutuhkan disposisi yang dibuat oleh ketua terlebih dahulu yang nantinya disposisi yang telah dibuat oleh ketua diberikan kepada pengelolaan surat untuk proses pembuatan surat keluar. 3) Pengelolaan Surat Pengelolaan surat merupakan entity yang membaca disposisi dari ketua kemudian dibuatkan surat keluar yang isinya berdasarkan disposisi yang telah dibaca. Surat keluar yang sudah dibuat akan diproses selanjutnya untuk diberikan ke tujuan yang bersangkutan. 4) Tujuan Tujuan merupakan entity yang menerima surat keluar yang telah dibuat oleh pengelolaan surat untuk dilakukan sesuai dengan isi dalam surat keluar. Tujuan surat keluar mempunyai tiga kategori yaitu dosen, mahasiswa, dan instansi lain dari lingkungan luar STMIK Yadika Bangil. Tujuan yang diberikan dosen akan diproses selanjutnya bagi dosen yang menerima surat keluar berisi surat tugas, untuk melaporkan hasil dari kegiatan yang telah dilakukan. Hasil
kegiatan
pertanggungjawaban
tersebut dalam
dibuatkan melakukan
laporan kegiatan
sebagai
yang
akan
diberikan ke bagian BAAK. 5) BAAK BAAK pada STMIK Yadika Bangil tidak hanya mempunyai tugas pada bagian akademik saja, namun BAAK juga memiliki keterkaitan
dalam
sistem
pembuatan
surat
keluar.
BAAK
25
mempunyai wewenang untuk menerima laporan kegiatan dari tujuan dosen sebagai hasil pertanggungjawaban kegiatan yang telah dilakukan oleh dosen. Oleh karena itu, BAAK juga mempunyai keterkaitan dalam surat menyurat yang tidak hanya mempunyai tugas dalam bagian akademik saja.
Pengelolaan Surat
Ketua
Tujuan
START Surat Masuk Surat Keluar
Surat Masuk
Lampiran Membuat Disposisi
Mengarsipkan Surat
disposisi Surat Masuk
disposisi
Membuat Surat Keluar & Lampiran
Surat Keluar Lampiran END
Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk
26
Waka I
Ketua
Pengelolaan Surat
Tujuan
BAAK
START
Rekomendasi Pelaksana Kegiatan
Disposisi
Surat Keluar
Laporan Kegiatan
Lampiran Kegiatan Akademik Menentukan Pelaksana Kegatan
Membuat Surat Keluar & Lampiran Membuat Laporan Kegiatan
Membuat Rekomendasi Pelaksana Kegiatan
Pelaksana Kegiatan
Surat Keluar Lampiran Laporan Kegiatan
Rekomendasi Pelaksana Kegiatan Rekomendasi Pelaksana Kegiatan
Membuat Disposisi
Laporan Kegiatan
Disposisi Disposisi
END
Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar
4.2 Perancangan Sistem Dalam membuat aplikasi dibutuhkan suatu perancangan sistem untuk membantu menyelesaikan masalah yang terjadi secara sistematis sehingga bisa menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan prosedur dan kebutuhan lingkungan. Pada pembuatan perancangan sistem dilakukan
27
melalui tahap-tahap yang meliputi system flow, DFD, ERD, serta rancangan desain I / O (Input / Output) untuk memudahkan pembuatan aplikasi. 4.2.1
System Flow System Flow merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. System flow menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur dan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Pada pembuatan perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat dihasilkan dua system flow yaitu system flow Surat Masuk dan system flow Surat Keluar. A. System Flow Surat Masuk Pada system flow Surat Masuk dijelaskan proses pengarsipan Surat Masuk secara terkomputerisasi yang dilakukan mulai dari didapatkannya Surat Masuk itu sendiri hingga proses pengarsipan surat masuk tersebut. Untuk lebih jelasnya proses system flow Surat Masuk dapat dilihat pada gambar 4.3.
B. System Flow Surat Keluar Pada system flow Surat Keluar dijelaskan proses pembuatan surat keluar dari STMIK Yadika mulai dari pembuatan jadwal kegiatan yang dilakukakn oleh Waka I hingga proses pembuatan surat yang sudah disetujui dan pelaporan hasil kegiatan. Entitas waka I merupakan entitas pendukung dimana entitas tersebut tidak masuk kedalam sistem surat menyurat namun hanya sebagai pendukung dari pembuatan surat keluar. Untuk lebih jelasnya system flow Surat Keluar dapat dilihat pada gambar 4.4.
28
Pengelolaan Surat
Ketua
Tujuan
START
Input User & Password
LOGIN User & Password
Input User & Password
Input User & Password
LOGIN User & Password
LOGIN User & Password
T
T
T
LOGIN Sukses LOGIN Sukses LOGIN Sukses? Y Y
Melihat Surat Keluar
Y Cek Surat Masuk Upload Surat Masuk
Surat Keluar
Surat Masuk Sudah Terdisposisi?
Cek Surat Keluar
T Disposisi Create disposisi
Sudah dibuat Surat Keluar T Create Surat Keluar
Surat Keluar
Y
Cetak Surat Keluar
Surat Tugas Surat Keluar
Y
END
Gambar 4.3 System Flow Surat Masuk
29
Waka I
Ketua
START
Input User & Password
Input User & Password
LOGIN User & Password
LOGIN User & Password
T
Pengelolaan Surat
Tujuan
Input User & Password
Input User & Password
LOGIN User & Password
T
LOGIN User & Password
BAAK
Input User & Password
T
LOGIN User & Password
T LOGIN Sukses
LOGIN Sukses
LOGIN Sukses
LOGIN Sukses Y
Y
Cek Pelaksana Kegiatan
Cek Disposisi
Y
LOGIN Sukses
Y Upload Laporan
Cek Laporan
Y Input Kegiatan Akademik
Kegiatan Akademik
Merubah Status Pelaksana Kegiatan
Sudah Dibuat Surat Tugas
Laporan sudah upload Laporan Surat Keluar
Input Pelaksana Kegiatan
T
Create Surat Keluar
Pelaksana Kegiatan
Ubah Status Laporan
Create Disposisi Surat Keluar Cetak Laporan Disposisi Cetak Surat Keluar Laporan
Surat Keluar Surat Keluar
END
Gambar 4.4 System Flow Surat Keluar
4.2.2
DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran
data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem
30
T
(Whitten, 2004:326). DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pembuat program. a.
Context Diagram Context Diagram pada sistem surat menyurat STMIK Yadika terdiri
dari 4 external entity yaitu tujuan disposisi, pengelola surat, ketua, serta BAAK. External entity tersebut memberikan suatu informasi kepada sistem yang terlihat pada gambar 4.5.
Tujuan Disposisi
data laporan kegiatan informasi surat keluar informasi surat masuk Ketua
surat keluar baru
0
data surat masuk disposisi surat Pengelola Surat
Sistem Informasi Surat informasi disposisi surat Menyurat informasi kategori surat
BAAK
+
informasi laporan kegiatan draft disposisi surat
Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil b.
DFD Level 0 DFD Level 0 pada sistem surat menyurat STMIK Yadika
mempunyai 2 proses utama yaitu sistem informasi surat masuk dan sistem
31
informasi surat keluar. Pada DFD Level 0 pada gambar 4.6 merupakan penjabaran sistem surat menyurat di STMIK Yadika.
BAAK 2
t_surat_masuk informasi surat masuk Ketua
surat_masuk informasi_data_surat_m asuk
t_kategori_sura t_keluar
4
informasi laporan kegiatan informasi_kategori data kategori
1
disposisi surat
Sistem Informasi Surat Masuk
informasi_disposisi 5 3
+
t_disposisi
Sistem Informasi Surat Keluar
data laporan kegiatan data sifat surat informasi sifat surat masuk 1
informasi data surat keluar
2
data_disposisi
data surat masuk
t_sifat_surat_ masuk
t_surat_keluar
data_surat_keluar data laporan kegiatan
+ informasi laporan
6
Pengelola Surat
informasi surat keluar
t_laporan_keg iatan
Tujuan Disposisi
informasi disposisi surat draft disposisi surat informasi kategori surat surat keluar baru
Gambar 4.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil c.
DFD Level 1 Surat Masuk DFD Level 1 merupakan penjabaran dari DFD Level 0 sistem
informasi surat masuk dimana pada DFD ini mempunyai 3 proses. Penjabaran proses pada sistem surat masuk yaitu pendefinisian sifat surat, sistem pengarsipan surat, dan sistem pendisposisian surat. Pada DFD Level 1 sistem surat masuk gambar 4.7 mempunyai 2 entity yang meberikan informasi kepada sistem yaitu ketua dan pengelola surat.
32
Gambar 4.7 DFD Level 1 Sistem Surat Masuk d.
DFD Level 1 Surat Keluar DFD Level 1 Surat Keluar merupakan penjabaran dari DFD Level 0
sistem informasi surat keluar. Pada DFD ini mempunyai 3 proses yaitu pendefinisian kategori, pembuatan surat keluar, dan pelaporan kegiatan. Dimana DFD level 1 surat keluar pada gambar 4.8 mempunyai 3 entity yaitum tujuan disposisi, pengelola surat, dan BAAK.
33
Gambar 4.8 DFD Level 1 Sistem Surat Keluar
4.2.3
ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Reltionship Diagram melukiskan data sebagai entitas, relasi
dan attribute dari database yang telah dibuat. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). A. Conceptual Data Model (CDM) CDM merupakan gambaran struktur tabel yang menunjukkan relasi antar tabel dalam database seperti pada gambar 4.9.
34
t_sifat_surat_m asuk kode_sifat_sMasuk sifat_sMasuk mengirim
t_asal_surat kode_asal nama_instansi alamat_instansi noTelp_instansi noFax_instansi Divisi1 ContactPerson1 Divisi2 ContactPerson2 Divisi3 ContactPerson3 status_instansi
dipuny ai2 dimiliki
t_surat_masuk kode_sMasuk no_sMasuk perihal tgl_surat_diterim a tgl_sMasuk status_sMasuk keterangan file_sMasuk tujuan_disposisi
membuat
diinstruksikan
diarsip
mempuny ai
t_jabatan_struktural kode_jabatan nama_jabatan
dipuny ai
menerima menerima
t_surat_keluar no_sKeluar tgl_sKeluar perihal tertanda katerangan status_sKeluar file_sKeluar
menjabat
dikirim dikirim2 dikirim
menerima2
diberikan
tujuan_um um kode tujuan nama intansi contact person alamat intansi no_telp no fax
t_login no_urut id userId password level
ditugas kan
t_kategori_surat_keluar kode_kategori_sKeluar kategori_sKeluar
t_mahasiswa nim prodi jenjang kelas konsentrasi nama_m hs jenis_kelamin tempat_lahir tanggal agama gol_drh alamat pendidikan_terakhir n_un n_ipk jurusan sekolah_pt jalur nama_ayah nama_ibu kerja_ayah kerja_ibu penghasilan alamat_ortu no_telp foto th_masuk status dosen_wali
t_disposisi no_disposisi tanggal_disposisi instruksi status_baca status_kirim keterangan catatan
t_dosen nidn nama_pegawai status_dosen jenis_kelamin jabatan jabatan_akadem ik golongan tempat_lahir tanggal_lahir agama alamat no_telp HP pendidikan_terakhir jurusan_terakhir kom petensi1 kom petensi2 kom petensi3 gelar1 gelar2 gelar3 gelar4 sertifikat_dosen penempatan
diberikan2 diberikan
menghas ilkan
t_laporan_kegiatan kode_laporan judul_laporan file_laporan
Gambar 4.9 Conceptual Data Model B. Physical Data Model (PDM) PDM hampir sama dengan CDM namun dalam PDM diberikan keterangan tipe data masing-masing atribut serta dijelaskan pula primary key atau foreign key. Penjelasan PDM dapat dijabarkan pada gambar 4.10. 35
T_DISPOSISI NO_DISPOSISI integer KODE_SMASUK varchar(10) NO_URUT integer NIDN varchar(30) KODE_JABATAN varchar(20) TANGGAL_DISPOSISI date INSTRUKSI varchar(100) STATUS_BACA varchar(20) STATUS_KIRIM varchar(20) KETERANGAN long varchar CATATAN long varchar
NIDN = NIDN
T_LOGIN NO_URUT integer NIDN varchar(30) NO_URUT = NO_URUT ID varchar(50) varchar(20) KODE_JABATAN = KODE_JABATAN USERID PASSWORD varchar(20) LEVEL varchar(20)
NIDN = NIDN
T_JABATAN_STRUKTURAL KODE_JABATAN varchar(20) T_ASAL_SURAT KODE_SMASUK = KODE_SMASUK NIDN varchar(30) KODE_ASAL varchar(10) NAMA_JABATAN varchar(30) NAMA_INSTANSI varchar(50) ALAMAT_INSTANSI varchar(50) NOTELP_INSTANSI varchar(20) KODE_ASAL = KODE_ASAL KODE_JABATAN = KODE_JABATAN NOFAX_INSTANSI varchar(20) T_SURAT_MASUK CONTACTPERSON1 varchar(50) KODE_SMASUK varchar(10) STATUS_INSTANSI varchar(20) KODE_SIFAT_SMASUK varchar(10) DIVISI1 varchar(50) KODE_ASAL varchar(10) DIVISI2 varchar(50) KODE_JABATAN varchar(20) CONTACTPERSON2 varchar(50) NO_SMASUK varchar(20) DIVISI3 varchar(50) PERIHAL long varchar CONTACTPERSON3 varchar(50) TGL_SURAT_DITERIMA date KODE_SIFAT_SMASUK = KODE_SIF AT_SMASUK TGL_SMASUK date STATUS_SMASUK varchar(20) KETERANGAN long varchar T_SIFAT_SURAT_MASUK FILE_SMASUK long varchar KODE_SIFAT_SMASUK varchar(10) TUJUAN_DISPOSISI varchar(30) SIFAT_SMASUK varchar(20) NIDN = NIDN
T_MAHASISWA NIM PRODI JENJANG KELAS KONSENTRASI NAMA_MHS JENIS_KELAMIN TEMPAT_LAHIR TANGGAL AGAMA GOL_DRH ALAMAT PENDIDIKAN_TERAKHIR N_UN N_IPK JURUSAN SEKOLAH_PT JALUR NAMA_AYAH NAMA_IBU KERJA_AYAH KERJA_IBU PENGHASILAN ALAMAT_ORTU NO_TELP FOTO TH_MASUK STATUS DOSEN_WALI
varchar(12) varchar(50) varchar(3) varchar(5) varchar(50) varchar(40) varchar(10) varchar(20) date varchar(10) varchar(5) varchar(50) varchar(50) float float varchar(30) varchar(20) varchar(15) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(20) varchar(50) varchar(12) varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(50)
NIDN = NIDN
T_KATEGORI_SURAT_KELUAR KODE_KATEGORI_SKELUAR varchar(10) KATEGORI_SKELUAR varchar(50)
T_DOSEN NIDN NAMA_PEGAWAI STATUS_DOSEN JENIS_KELAMIN JABATAN JABATAN_AKADEMIK GOLONGAN TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR AGAMA ALAMAT NO_TELP HP PENDIDIKAN_TERAKHIR JURUSAN_TERAKHIR KOMPETENSI1 KOMPETENSI2 KOMPETENSI3 GELAR1 GELAR2 GELAR3 GELAR4 SERTIFIKAT_DOSEN PENEMPATAN
DIKIRIM NIDN varchar(30) KODE_KATEGORI_SKELUAR = KODE_KATEGORI_SKELUAR NO_SKELUAR varchar(20) MENERIMA NIM varchar(12) NO_SKELUAR varchar(20) NO_SKELUAR = NO_SKELUAR NO_SKELUAR = NO_SKELUAR NO_SKELUAR = NO_SKELUAR
DIBERIKAN KODE_TUJUAN varchar(10) NO_SKELUAR varchar(20) NIM = NIM
T_SURAT_KELUAR NO_SKELUAR KODE_KATEGORI_SKELUAR TGL_SKELUAR PERIHAL TERTANDA KATERANGAN STATUS_SKELUAR FILE_SKELUAR
varchar(30) varchar(40) varchar(15) varchar(1) varchar(30) varchar(30) varchar(20) varchar(20) date varchar(20) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(30) varchar(30) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(15) varchar(50)
varchar(20) varchar(10) date long varchar varchar(20) long varchar varchar(20) long varchar
KODE_TUJUAN = KODE_TUJUAN NO_SKELUAR = NO_SKELUAR
TUJUAN_UMUM KODE_TUJUAN varchar(10) NAMA_INTANSI varchar(30) CONTACT_PERSON varchar(40) ALAMAT_INTANSI varchar(40) NO_TELP varchar(12) NO_FAX varchar(12)
T_LAPORAN_KEGIATAN KODE_LAPORAN varchar(10) NO_SKELUAR varchar(20) JUDUL_LAPORAN varchar(50) FILE_LAPORAN long varchar
Gambar 4.10 Physical Data Model
36
4.2.4
Struktur Tabel Dalam pembuatan rancangan database harus sesuai dengan
kebutuhan data dan informasi yang digunakan oleh user. Dalam suatu tabel database tentunya ada atribut-atribut yang dibutuhkan seperti yang dijelaskan pada tabel-tabel sebagai berikut: A. Tabel Tujuan Umum Nama Tabel
: tujuan_umum
Primary Key
: KODE_TUJUAN
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data master tujuan umum dalam surat
keluar. Tabel 4.1 Struktur Tabel Tujuan Umum No.
Field
Type Data
Length
1.
KODE_TUJUAN
VARCHAR
10
2.
NAMA_INSTANSI
VARCHAR
30
3.
CONTACT_PERSON
VARCHAR
40
4.
ALAMAT_INSTANSI
VARCHAR
40
5.
NO_TELP
VARCHAR
12
6.
NO_FAX
VARCHAR
12
Const
Table
raint
(FK)
PK
B. Tabel Asal Surat Nama Tabel
: t_asal_surat
Primary Key
: KODE_ASAL
Foreign Key
:-
37
Fungsi
: Menyimpan data master pengirim atau asal surat
masuk. Tabel 4.2 Struktur Tabel Asal Surat No.
Field
Type Data
Length
Constraint
1.
KODE_ASAL
VARCHAR
10
PK
2.
NAMA_INSTANSI
VARCHAR
50
3.
ALAMAT_INSTANSI VARCHAR
50
4.
NOTELP_INSTANSI
VARCHAR
20
5.
NOFAX_INSTANSI
VARCHAR
20
6.
CONTACTPERSON
VARCHAR
50
7.
STATUS_INSTANSI
VARCHAR
20
Table (FK)
C. Tabel Disposisi Nama Tabel
: t_disposisi
Primary Key
: NO_DISPOSISI
Foreign Key
:
NIDN,
KODE_JABATAN,
NO_URUT,
KODE_SMASUK Fungsi
: Menyimpan data pembuatan surat disposisi. Tabel 4.3 Struktur Tabel Disposisi
No
Field
Type Data
Length
Constraint
1.
NO_DISPOSISI
INT
11
PK
2.
KODE_SMASUK
VARCHAR
50
FK
3.
NO_URUT
INT
4.
TANGGAL_DISPO SISI
FK
Table (FK)
t_surat_ masuk t_login
DATE
38
No
Field
Type Data
Length
5.
INSTRUKSI
VARCHAR
100
6.
STATUS_BACA
VARCHAR
20
7.
KETERANGAN
8.
CATATAN
9.
NIDN
Constraint
Table (FK)
MEDIUMT EXT MEDIUMT EXT VARCHAR
30
FK
t_dosen t_jabata
10.
KODE_JABATAN
VARCHAR
5
FK
n_struk tural
D. Tabel Jabatan Struktural Nama Tabel
: t_jabatan_struktural
Primary Key
: KODE_JABATAN
Foreign Key
: NIDN
Fungsi
: Menyimpan data master jabatan struktural sebagai
tujuan surat masuk dan tujuan disposisi. Tabel 4.4 Struktur Tabel Jabatan Struktural No
Field
Type Data
Length
Constraint
1.
Kode_jabatan
VARCHAR
5
PK
2.
nama_jabatan
VARCHAR
30
3.
NIDN
VARCHAR
30
FK
Table (FK)
t_jabatan_str uktural
E. Tabel Kategori Surat Keluar Nama Tabel
: t_kategori_surat_keluar
39
Primary Key
: KODE_KATEGORI_SKELUAR
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data master kategori surat keluar Tabel 4.5 Struktur Tabel Kategori Surat Keluar
No.
1.
2.
Field KODE_KATEGORI_ SKELUAR KATEGORI_SKELU AR
Type Data
Length
Constraint
VARCHAR
10
PK
VARCHAR
50
Table (FK)
F. Tabel Laporan Kegiatan Nama Tabel
: t_laporan_kegiatan
Primary Key
: KODE_LAPORAN
Foreign Key
: NO_SKELUAR
Fungsi
: Menyimpan data laporan kegiatan Tabel 4.6 Struktur Tabel Laporan Kegiatan
No.
Field
Type Data
Length
Constraint
1.
KODE_LAPORAN
VARCHAR
10
PK
2.
NO_SKELUAR
VARCHAR
20
FK
3.
JUDUL_LAPORAN
VARCHAR
50
4.
FILE_LAPORAN
Table (FK)
t_surat_ keluar
MEDIUM TEXT
G. Tabel Mahasiswa Nama Tabel
: t_mahasiswa 40
Primary Key
: NIM
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data master mahasiswa sebagai tujuan
surat keluar Tabel 4.7 Struktur Tabel Mahasiswa No.
Field
Type Data
Length
1.
PRODI
VARCHAR
50
2.
JENJANG
VARCHAR
3
3.
KELAS
VARCHAR
3
4.
KONSENTRASI
VARCHAR
50
5.
NIM
VARCHAR
12
6.
NAMA_MHS
VARCHAR
40
7.
JENIS_KELAMIN
VARCHAR
10
8.
TEMPAT_LAHIR
VARCHAR
20
9.
TANGGAL
DATE
10.
AGAMA
VARCHAR
10
11.
GOL_DRH
VARCHAR
5
12.
ALAMAT
VARCHAR
50
VARCHAR
50
13.
PENDIDIKAN_TER AKHIR
14.
N_UN
FLOAT
5,2
15.
N_IPK
FLOAT
5,2
16.
JURUSAN
VARCHAR
30
17.
SEKOLAH_PT
VARCHAR
20
18.
JALUR
VARCHAR
15
19.
NAMA_AYAH
VARCHAR
30
20.
NAMA_IBU
VARCHAR
30
21.
KERJA_AYAH
VARCHAR
30
22.
KERJA_IBU
VARCHAR
30
Constraint
Table (FK)
PK
41
No.
Field
Type Data
Length
23.
PENGHASILAN
VARCHAR
20
24.
ALAMAT_ORTU
VARCHAR
50
25.
NO_TELP
VARCHAR
12
26.
FOTO
VARCHAR
50
27.
TH_MASUK
VARCHAR
10
28.
STATUS
VARCHAR
10
29.
DOSEN_WALI
VARCHAR
50
Constraint
Table (FK)
H. Tabel Sifat Surat Masuk Nama Tabel
: t_sifat_surat_masuk
Primary Key
: KODE_SIFAT_SMASUK
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data master sifat surat masuk Tabel 4.8 Struktur Tabel Sifat Surat Masuk
No 1.
Field KODE_SIFAT_S MASUK
2.
SIFAT_SMAUSK
I.
Tabel Surat Masuk
Type Data
Length
Constraint
VARCHAR
10
PK
VARCHAR
20
Nama Tabel
: t_surat_masuk
Primary Key
: KODE_SMASUK
Foreign Key
:KODE_SIFAT_SMASUK,
Table (FK)
KODE_ASAL,
KODE_JABATAN Fungsi
: Menyimpan data pengarsipan surat masuk
42
Tabel 4.9 Struktur Tabel Surat Masuk No
Field
Type Data
1.
KODE_SMASUK
VARCHAR
Len
Const
Table
gth
raint
(FK)
10
PK t_sifat_
2.
KODE_SIFAT_SMASUK
VARCHAR
10
FK
surat_m asuk
3.
KODE_ASAL
VARCHAR
10
4.
NO_SMASUK
VARCHAR
50
5.
PERIHAL
6.
TGL_SURAT_DITERIMA
DATE
7.
TGL_SMASUK
DATE
8.
STATUS_SMASUK
VARCHAR
20
9.
STATUS_DISPOSISI
VARCHAR
20
10.
KETERANGAN
11.
FILE_SMASUK
12.
TUJUAN_DISPOSISI
FK
t_asal_s urat
MEDIUMTE XT
MEDIUMTE XT MEDIUMTE XT VARCHAR
30 t_jabata
13.
KODE_JABATAN
VARCHAR
5
FK
n_struk tural
J.
Tabel Surat Keluar Nama Tabel
: t_surat_keluar
Primary Key
: NO_SKELUAR
Foreign Key
: KODE_KATEGORI_SKELUAR
43
Fungsi
: Menyimpan data pembuatan dan pengarsipan surat
keluar Tabel 4.10 Struktur Tabel Surat Keluar Const
No
Field
Type Data
Length
1.
NO_SKELUAR
VARCHAR
50
PK
VARCHAR
10
FK
2.
KODE_KATEG ORI_SKELUAR
3.
TGL_SKELUAR
DATE
4.
PERIHAL
MEDIUMTEXT
5.
TERTANDA
VARCHAR
6.
KETERANGAN
MEDIUMTEXT
7. 8.
STATUS_SKEL
VARCHAR
UAR FILE_SKELUAR
raint
Table (FK)
t_kategori_s urat_keluar
20
20
MEDIUMTEXT
K. Tabel Dosen Nama Tabel
: t_dosen
Primary Key
: NIDN
Foreign Key
: USERID
Fungsi
: Menyimpan data master karyawan dan dosen stmik
yadika Tabel 4.11 Struktur Tabel Dosen Const
Table
raint
(FK)
No
Field
Type Data
Length
1.
NIDN
VARCHAR
30
PK
2.
USERID
VARCHAR
20
FK
3.
NAMA_PEGAWAI
VARCHAR
40
t_login
44
No
Field
Type Data
Length
4.
STATUS_DOSEN
VARCHAR
15
5.
JENIS_KELAMIN
VARCHAR
1
6.
JABATAN
VARCHAR
30
7.
JABATAN_AKADEMIK
VARCHAR
30
8.
GOLONGAN
VARCHAR
20
9.
TEMPAT_LAHIR
VARCHAR
20
10.
TANGGAL_LAHIR
DATE
11.
AGAMA
VARCHAR
20
12.
ALAMAT
VARCHAR
50
13.
NO_TELP
VARCHAR
15
14.
HP
VARCHAR
15
VARCHAR
30
15.
PENDIDIKAN_TERAKH IR
16.
JURUSAN_TERAKHIR
VARCHAR
30
17.
KOMPETENSI1
VARCHAR
50
18.
KOMPETENSI2
VARCHAR
50
19.
KOMPETENSI3
VARCHAR
50
20.
GELAR1
VARCHAR
10
21.
GELAR2
VARCHAR
10
22.
GELAR3
VARCHAR
10
23.
GELAR4
VARCHAR
10
24.
SERTIFIKAT_DOSEN
VARCHAR
15
25.
PENEMPATAN
VARCHAR
50
Const
Table
raint
(FK)
L. Tabel Detail Surat Keluar Dosen Nama Tabel
: t_detail_surat_keluar_dosen
Primary Key
:
Foreign Key
: NIDN, NO_SKELUAR
45
Fungsi
:
Menyimpan
data
detail
surat
keluar
yang
mempunyai tujuan ke dosen. Tabel 4.12 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Dosen Const
No
Field
Type Data
Length
Table (FK)
1.
NIDN
VARCHAR
30
FK
t_dosen
2.
NO_SKELUAR
VARCHAR
20
FK
t_surat_keluar
raint
M. Tabel Detail Surat Keluar Instansi Nama Tabel
: t_detail_surat_keluar_instansi
Primary Key
:
Foreign Key
: KODE_TUJUAN, NO_SKELUAR
Fungsi
:
Menyimpan
data
detail
surat
keluar
yang
mempunyai tujuan ke instansi lain. Tabel 4.13 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Instansi Const
No
Field
Type Data
Length
1.
KODE_TUJUAN
VARCHAR
10
FK
tujuan_umum
2.
NO_SKELUAR
VARCHAR
20
FK
t_surat_keluar
raint
Table (FK)
N. Tabel Detail Surat Keluar Mahasiswa Nama Tabel
: t_detail_surat_keluar_mahasiswa
Primary Key
:
Foreign Key
: NIM, NO_SKELUAR
Fungsi
:
Menyimpan
data
detail
surat
keluar
yang
mempunyai tujuan ke mahasiswa
46
Tabel 4.14 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Mahasiswa Const
No
Field
Type Data
Length
1.
NIM
VARCHAR
12
FK
t_mahasiswa
2.
NO_SKELUAR
VARCHAR
20
FK
t_surat_keluar
raint
Table (FK)
O. Tabel Login Nama Tabel
: t_login
Primary Key
: NO_URUT
Foreign Key
: ID
Fungsi
: Menyimpan data login Tabel 4.15 Struktur Tabel Login
No.
Field
Type Data
1.
NO_URUT
INT
11
PK
2.
ID
VARCHAR
12
FK
3.
USERID
VARCHAR
25
4.
PASSWORD
VARCHAR
25
5.
LEVEL
VARCHAR
12
4.2.5
Length Constraint
Table (FK)
t_dosen
Desain I / O (Input / Output) Desain input/output merupakan rancangan form yang akan
digunakan pada Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Surat Menyurat Berbasis Web pada STMIK Yadika Bangil adalah sebagai berikut: a.
Desain Form Pengarsipan Surat Masuk Form Pengarsipan Surat Masuk merupakan form yang berfungsi
untuk menginputkan data-data surat masuk yang telah diterima oleh pihak
47
STMIK Yadika Bangil. Apabila asal surat atau sifat surat tidak ditemukan maka user bisa menginputkan terlebih dahulu melalui link menginputkan data asal atau sifat baru. Button
untuk
digunakan untuk
menginputkan data yang sudah diisi sedangkan button
digunakan
apabila tidak jadi menginputkan data surat masuk. Form pengarsipan surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.11.
Gambar 4.11 Desain Form Pengarsipan Surat Masuk b.
Desain Form Input Data Sifat Surat Masuk Form Input data sifat surat digunakan untuk menginputkan data sifat
surat masuk baru. Button sudah diisi sedangkan button
digunakan untuk menginputkan data yang digunakan apabila tidak jadi
menginputkan data surat sifat surat yang dapat dilihat pada gambar 4.12.
48
Gambar 4.12 Desain Form Sifat Surat Masuk c.
Desain Form Input Data Pengirim atau Asal Surat Form Input Data Asal atau pengirim surat merupakan form yang
digunakan untuk menginputkan data pengirim surat baru yang dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Desain Form Input Asal Surat d.
Desain Form Pencarian Surat Masuk Form pencarian surat masuk merupakan form yang digunakan untuk
mencari data surat masuk berdasarkan tanggal surat masuk yang sebelumnya menginputkan terlbih dahulu tanggal awal dan tanggal akhirnya. Apabila sudah menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir maka user memilih button
untuk menampilkan data surat masuk pada
tanggal tersebut yang dapat dilihat pada gambar 4.14.
49
Gambar 4.14 Desain Form Pencarian Data Surat Masuk e.
Desain Form Surat Keluar Form Surat Keluar digunakan untuk menginputkan data surat yang
akan dikeluarkan ke tujuan lain (mahasiswa, dosen, serta tujuan umum). Untuk memilih berkas surat keluar dapat dipilih menggunakan button kemudian akan disimpan dengan memilih button
. Form input data
surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.15 Desain Form Pengarsipan Surat Keluar
50
f.
Desain Form Input Data Kategori Surat Form kategori surat digunakan untuk menginputkan data kategori
surat keluar baru apabila pada saat menginputkan data surat keluar, data kategori yang dibutuhkan tidak ada. Proses penginputan bisa dilakukan dengan memilih button user memilih button
sedangkan jika batal menginputkan maka pada form yang dapat dilihat pada gambar
4.16.
Gambar 4.16 Desain Form Input Data Kategori Surat Keluar g.
Desain Form Input Data Disposisi Form input data disposisi digunakan untuk menginputkan data
disposisi dengan memilih button
pada form yang dapat dilihat pada
gambar 4.17.
Gambar 4.17 Desain Form Input Data Disposisi
51
h.
Desain Form Lihat Data Disposisi Form lihat disposisi digunakan untuk melihat data disposisi yang
telah diinputkan sebelumnya. Untuk melihat data disposisi secara keseluruhan tiap disposisinya user memilih link
yang dapat dilihat
pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Desain Form Data Disposisi i.
Desain Form Laporan Form laporan digunakan untuk melihat data laporan surat masuk dan
surat keluar sesuai dengan pilihan user yang dipilihnya yaitu dan
. Apabila user ingin mencetak data laporan tersebut maka
user memilih link
yang dapat dilihat pada gambar 4.19.
52
Gambar 4.19 Desain Form Laporan Surat
4.3 Implementasi Sistem Implementasi Sistem ini akan menjelaskan detail Rancang Bangun Aplikasi Transaksional Administrasi Surat Menyurat berbasis Web. Detail dari penjelasan tersebut berupa penjelasan kebutuhan sistem seperti spesifikasi hardware atau software pendukung dan penjelasan penggunaan program yang berisi fitur-fitur dari aplikasi yang telah dibuat.
4.3.1
Kebutuhan Sistem Sistem yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Administrasi
Surat Menyurat membutuhkan hardware dan software pendukung. Hardware dan software pendukung yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
53
Spesifikasi hardware yang bisa mendukung penggunaan aplikasi terdiri dari: 1) Memory 256 MB atau lebih tinggi. 2) Processor Pentium III atau yang lebih tinggi. 3) Hardisk ±40gb. Spesifikasi software yang bisa mendukung penggunaan aplikasi terdiri dari: Semua sistem operasi yang mendukung penggunaan aplikasi seperti
1)
Windows atau Linux . 2) Web Browser disarankan menggunakan Mozilla Firefox karena apabila menggunakan Web Browser Internet Explorer atau lainnya tampilan web menjadi kurang rapi atau tidak beraturan. 3) Xampp (Apache, PHP, MySql).
4.3.2 1.
Petunjuk Penggunaan Program
Halaman Login Pada saat menjalankan aplikasi halaman awal yang tampil adalah halaman login dimana user harus menginputkan username dan password terlebih dahulu untuk masuk ke dalam halaman selanjutnya seperti pada gambar 4.20.
54
Gambar 4.20 Halaman Awal (Form Login) 2.
Halaman Utama Admin Setelah user menginputkan username dan password maka akan diidentifikasikan oleh sistem user tersebut mempunyai hak akses sebagai admin, dosen, atau ketua. Jika user mempunyai hak akses sebagai admin, maka user akan masuk ke halaman utama admin yang terlihat seperti pada gambar 4.21 dengan menu Home, Surat Masuk, Surat Keluar, Arsip, Laporan, serta Logout untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 4.21 Halaman Utama Admin 3.
Halaman Entry Surat Masuk Jika user memilih menu Surat Masuk, maka user akan menginputkan data surat masuk beserta berkasnya yang telah discan untuk dimasukkan ke dalam sistem. Pada inputan kode surat masuk,
55
kode tersebut keluar otomatis dari sistem dengan format SMno_urut dimana SM merupakan identitas surat masuk sedangkan no_urut didapatkan dari jumlah surat masuk yang ada dalam sistem seperti terlihat pada gambar 4.22. Berkas surat yang disimpan bisa berupa gambar dengan format jpg, bmp, dan png serta bisa berupa dokumen dengan format pdf.
Gambar 4.22 Form Input Surat Masuk 4.
Halaman Lihat Detail Data Surat Masuk Apabila data sudah diinputkan, kemudian user ingin melihat detail data surat masuk sesuai dengan no surat masuk yang telah dipilihnya maka akan muncul tampilan detail surat masuk seperti gambar 4.23. Apabila berkas surat masuk yang disimpan berupa gambar maka akan tampil gambar dari berkas yang disimpan sedangkan jika
56
berkasnya berupa format pdf, user harus download file tersebut sehingga berkas bisa dilihat.
Gambar 4.23 Halaman Detail Data Surat Masuk 5.
Halaman Entry Draft Surat Keluar Admin menginputkan draft data surat keluar sesuai dengan form yang terlihat pada gambar 4.24. Admin memilih kategori terlebih dahulu sehingga no surat keluar akan keluar atau generate
secara
otomatis sesuai dengan no urut per kategori dan pertahunnya. 6.
Lihat Data Surat Keluar Setelah admin menginputkan data draft surat keluar, admin dapat melihat data surat keluar pada tab lihat data surat keluar yang terlihat pada gambar 4.25.
7.
Halaman Detail dan Edit Data Surat Keluar Setelah draft surat keluar tersebut disetujui dan telah dikirim ke tujuan, admin mengupdate data surat keluar tersebut serta berkas surat keluar yang sudah fix discan kemudian disimpan kedalam sistem seperti gambar 4.26.
57
Gambar 4.24 Form Entry Data Draft Surat Keluar
Gambar 4.25 Tampilan Lihat Data Surat Keluar
Gambar 4.26 Form detail dan edit data surat keluar
58
8.
Lihat Data Arsip Surat Masuk Admin dapat melihat arsip surat masuk diarsipkan oleh jabatan struktural seperti ketua, wakil ketua, kaprodi, dan lain-lain seperti terlihat pada gambar 4.27.
Gambar 4.27 Halaman Arsip Surat 9.
Laporan Data Surat Masuk Tampilan laporan data surat masuk terlihat pada gambar 4.28 dimana admin dapat mencari laporan surat masuk berdasarkan tanggal surat masuk, pengirim, dan sifat surat. Dari hasil laporan yang telah dicari, admin dapat merubah laporan tersebut ke dalam format pdf atau bisa juga langsung dicetak.
10. Laporan Data Surat Keluar Admin juga dapat membuat laporan data surat keluar dengan tampilan yang dapat dilihat pada gambar 4.29 yang dapat dicari berdasarkan tanggal surat keluar dan kategori surat keluar. 11. Halaman Utama Ketua Selain admin, user juga mempunyai hak akses sebagai ketua dengan tampilan utama seperti gambar dibawah 4.30. Pada hak akses
59
ketua, user dapat mengakses menu disposisi, arsip, laporan, serta logout untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 4.28 Tampilan Laporan Surat Masuk
Gambar 4.29 Tampilan Laporan Surat Keluar
Gambar 4.30 Tampilan Utam Ketua
60
12. Halaman Buat Disposisi Pada
menu
disposisi,
ketua
dapat
membuat
disposisi
berdasarkan surat masuk yang telah diterimanya dengan menginputkan form inputan disposisi yang terlihat pada gambar 4.31.
Gambar 4.31 Tampilan Menu Disposisi 13. Lihat Data Disposisi Setelah ketua membuat atau menginputkan disposisi, ketua dapat mengecek atau melihat data-data disposisi yang telah dibuatnya pada tab lihat disposisi yang terlihat pada gambar 4.32 sehingga ketua dapat mengetahui apakah disposisinya sudah dibaca atau belum ke tujuannya. 14. Laporan Grafik Surat Masuk Ketua dapat melihat laporan surat masuk dengan bentuk grafik seperti terlihat pada gambar 4.33, yang menjelaskan jumlah surat masuk yang diterima tiap bulannya per tahun sesuai dengan sistem. 61
Gambar 4.32 Tampilan lihat disposisi
Gambar 4.33 Laporan Grafik Surat Masuk bulan Februari 15. Laporan Grafik Surat Keluar Ketua dapat melihat laporan surat keluar dengan bentuk grafik seperti terlihat pada gambar 4.34, yang menjelaskan jumlah surat keluar yang dibuat tiap bulannya per tahun sesuai dengan sistem.
62
Gambar 4.34 Laporan Grafik Surat Keluar 16. Halaman Utama Dosen User yang menginputkan username dan password juga mempunyai hak akses dosen dengan tampilan seperti gambar 4.35. Dosen dapat mengakses menu Surat Keluar, Laporan, serta Arsip Surat.
Gambar 4.35 Halaman Utama Dosen 17. Halaman Lihat Surat Keluar Dosen Pada menu surat keluar, dosen dapat melihat data surat keluar yang mana surat tersebut hanya dapat dilihat oleh dosen yang telah login tersebut yang terlihat pada gambar 4.36.
63
Gambar 4.36 Tampilan Data Surat Keluar 18. Halaman Arsip Surat Masuk untuk Jabatan Struktural Pada menu arsip surat dosen yang mempunyai jabatan struktural akan muncul data surat masuk yang diarsipkan kepada jabatan tertentu seperti terlihat pada gambar 4.37. Sedangkan jika dosen yang tidak mempunyai jabatan struktural, dosen tersebut tidak dapat mengakses menu arsip surat.
Gambar 4.37 Tampilan Arsip Surat 19. Halaman Laporan Kegiatan Menu laporan kegiatan digunakan oleh dosen untuk upload hasil kegiatan yang telah dilakukan berdasarkan surat keluar yang ditujukan
64
kepada dosen yang bersangkutan. Dosen menginputkan data laporan kegiatan pada form yang terlihat pada gambar 4.38 yang mana berkas yang akan diupload harus berupa file word, pdf, atau gambar yang mempunyai format jpg dan bmp.
Gambar 4.38 Tampilan Laporan Kegiatan
4.4 Evaluasi Uji Coba Agar dapat menghasilkan aplikasi yang dapat digunakan dengan baik maka dilakukan suatu uji coba. Uji coba yang dilakukan menggunakan test case dengan black box testing, yang mana melakukan uji coba kesesuaian komponen terhadap spesifikasi dari aplikasi (Romeo, 2003). Dari hasil uji coba yang dilakukan maka dihasilkan beberapa test case yang dijabarkan dalam tabel-tabel seperti yang terlihat pada tabel 4.16 merupakan hasil uji coba dari halaman login yang merupakan halaman utama.
65
Tabel 4.16 Test Case Halaman Login Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition Succes Guarantess Setup Configurations Test Case-1Main
Test Case-1-Login Page User akan melakukan login untuk masuk ke dalam aplikasi Hedi Ruswanto, User Executed By Solicha User mengakses Date aplikasi surat 9 Maret 2013 Executed menyurat Version 1.0 Build Untuk masuk ke dalam aplikasi utama - Di akses menggunakan browser - Halaman login diakses dengan komputer dalam keadaan terhubung ke intranet Procedure/Input
User harus mengisi inputan pada textbox username dan password User mengisi inputan username 1. User dan password yang menginputk tidak sesuai dengan an username dan username password user dan password User mengisi inputan textbox sesuai dengan username dan password yang benar
Excepted result
Result
Akan muncul pesan “kolom harus diisi” jika user tidak menginputkan username dan password
OK
Akan muncul pesan “username dan password salah”
OK
Jika user adalah admin akan masuk ke halaman admin, jika user adalah dosen akan masuk ke halaman dosen dan sedangkan user adalah ketua akan masuk ke halaman ketua
OK
Pada tabel 4.17 merupakan hasil uji coba dari halaman admin yang terletak pada menu home dapat dihasilkan test case sebagai berikut: Tabel 4.17 Test Case Halaman Admin (Home) Test Case Deskripsi
Test Case-2-Halaman Utama Admin (Home) Halaman admin (home) merupakan halaman utama untuk admin dan mendeskripsikan identitas yang telah login
66
Test Case Primary Actor Precondition
Test Case-2-Halaman Utama Admin (Home) Hedi Admin Executed By Ruswanto, Solicha 9 Maret Admin telah login Date Executed 2013
Succes Guarantess Setup Configurations Test Case-1Main 1. User Admin telah masuk halaman utama
Version Build
1.0
User telah berhasil login sebagai admin dan langsung masuk ke halaman utama admin (home) - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi user telah sukses login sebagai admin Procedure/Input User admin akan diarahkan ke halaman utama admin yaitu halaman home
Excepted result Pada halaman home akan muncul identitas dari user admin
Result
OK
Tabel 4.18 merupakan hasil uji coba dari halaman admin dalam menu surat masuk yang menjelaskan apakah penginputan datanya dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Tabel 4.18 Test Case Halaman Admin Menu Surat Masuk Test Case Deskripsi Primary Actor
Precondition Succes Guarantess Setup
Configurations
Test Case-3-Halaman Admin (Surat Masuk) Admin akan melakukan pengarsipan data surat masuk Hedi Admin Executed By Ruswanto, Solicha Admin mengakses 9 Maret halaman surat Date Executed 2013 masuk Version Build
1.0
Admin telah berhasil login dan admin memilih halaman surat masuk pada aplikasi - Di akses menggunakan surat menyurat dengan kondisi admin telah sukses login - Admin mengakses halaman surat menyurat dengan menu surat masuk
67
Test Case-1Main 1. Admin memilih halaman surat masuk
Procedure/Input
admin memilih menu surat masuk
admin menginputkan data pada textbox yang ada di form pengarsipan surat masuk
2. Admin menginputk an data surat masuk pada form pengarsipan surat masuk
admin tidak mengisi textbox yang mempunyai tanda (*) admin mengisi textbox dengan lengkap admin menginputkan data berkas surat berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf admin menginputkan data berkas surat bukan berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf
Excepted result Akan ditampilkan ke halaman surat masuk untuk menginputkan data surat masuk Textbox kode surat keluar secara otomatis sesuai dengan jumlah surat masuk yang ada dan isian tidak bisa dihapus atau dirubah Textbox asal surat akan keluar datanya jika uses menginputkan beberapa karakter sesuai dengan data yang sudah tersimpan Combobox pada sifat surat akan keluar sesuai dengan data sifat surat yang telah tersimpan dan tidak bisa dirubah dengan sendirinya Akan muncul pesan data tidak bisa diinputkan karena data tidak diisi secara lengkap Data surat masuk berhasil diinputkan dan datanya akan tampil pada tabel sebelah form Data berkas surat masuk berhasil diinputkan sesuai dengan file yang diupload
Muncul pesan “file tidak sesuai” dan data tidak bisa diinputkan ke dalam sistem
Result
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
68
Test Case-1Main
3. Admin mengakses Pencarian Surat Masuk (Tanggal Surat)
Procedure/Input
Excepted result
admin menginputkan data pada textbox tanggal awal dan tanggal akhir
Textbox tanggal awal dan tanggal akhir akan keluar secara otomatis berupa kalender serta data akan keluar sesuai dengan tanggal yang telah diinputkan
admin tidak menginputkan data pada textbox tanggal awal dan tanggal akhir
Akan muncul pesan error
User menginputkan 4. Admin data pada textbox mengakses pengirim surat pencarian surat masuk (pengirim surat) Admin tidak menginputkan data pada textbox pengirim surat 5. Admin mengakses pencarian surat masuk (sifat surat masuk)
6. Admin mengakses menu data surat masuk
admin menginputkan data pada textbox sifat surat masuk
Admin memilih icon detail surat masuk
Admin memilih icon baca file
Textbox pengirim surat akan muncul secara otomatis sesuai dengan karakter yang diinputkan oleh admin dan akan keluar data surat masuk berdasarkan pengirim yang telah diinputkan Akan muncul pesan error Combo box sifat surat akan memunculkan data sesuai yang tersimpan pada sistem dan akan muncul data surat masuk berdasarkan sifat surat masuk Akan tampil data keseluruhan dari surat masuk yang dipilih Jika admin mengganti data pada textbox maka data akan berhasil diupdate atau diubah Akan tampil berkas file asli dari hasil upload dan jika berkas file kosong maka tidak akan tampil berkasnya
Result
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
69
Hasil uji coba halaman admin menu surat keluar dapat dilihat pada tabel 4.19 yang menguji fungsionalitas dari sistem pengarsipan dan pembuatan surat keluar. Tabel 4.19 Test Case Menu Surat Keluar Test Case Deskripsi Primary Actor
Precondition
Test Case-4-Halaman Utama Admin (Surat Keluar) Admin akan melakukan pengarsipan data surat keluar Hedi Admin Executed By Ruswanto, Solicha Admin mengakses 9 Maret halaman surat Date Executed 2013 keluar
Succes Guarantess Setup
Configurations Test Case-4Main
1. Admin mengakses halaman surat keluar
2. Admin mengakses input data surat keluar
Version Build
1.0
Admin telah berhasil login dan admin memilih halaman surat keluar pada aplikasi - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi admin telah sukses login - Admin mengakses halaman surat menyurat dengan menu surat keluar Procedure/Input
Excepted result
Akan muncul data disposisi dari ketua untuk dibuatkan surat disposisi dan akan ditampilkan sorting dari status baca Admin melihat data Jika admin memilih baca disposisi disposisi maka akan ditampilkan detail dari data disposisi dan status baca disposisi akan berubah menjadi sudah baca Combobox kategori akan muncul data sesuai dengan data yang telah Admin mengisi disimpan pada kategori data pada textbox yang ada di form No surat keluar akan input data surat keluar secara otomatis keluar sesuai dengan kategori yang telah dipilih dan no surat keluar dapat diubah
Result
OK
OK
OK
OK
70
Test Case-4Main
Procedure/Input
admin tidak mengisi textbox yang mempunyai tanda (*) admin mengisi textbox dengan lengkap admin menginputkan data berkas surat berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf admin menginputkan data berkas surat bukan berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf
3. Admin mengakses menu lihat data surat keluar
Excepted result
Result
Textbox tujuan dapat OK dipilih lebih dari satu per kategori Akan muncul pesan data tidak bisa diinputkan OK karena data tidak diisi secara lengkap Data surat keluar berhasil diinputkan dan datanya OK akan tampil pada menu lihat data surat keluar Data berkas surat keluar berhasil diinputkan sesuai dengan file yang diupload
Muncul pesan “file tidak sesuai” dan data tidak bisa diinputkan ke dalam sistem
Data surat keluar akan Admin melihat data tampil sesuai dengan surat keluar yang telah disimpan ke dalam sistem Akan muncul Admin memilih keseluruhan detail data icon detail surat keluar yang telah dipilih Akan muncul berkas file surat keluar yang telah Admin memilih diupload dan jika icon lihat file berkasnya tidak ada maka tidak ada file yang ditampilkan
OK
OK
OK
OK
OK
71
Tabel 4.20 merupakan hasil test case dari pengujian fungsionalitas halaman admin menu arsip. Tabel 4.20 Test Case Menu Arsip Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition
Test Case-5-Halaman Utama Admin (Arsip) Admin akan melihat data arsip surat masuk Hedi Admin Executed By Ruswanto, Solicha Admin mengakses 9 Maret Date Executed halaman arsip 2013
Succes Guarantess Setup
Configurations Test Case-5Main
1. Admin mengakses halaman arsip
Pengujian
Version Build
1.0
Admin telah berhasil login dan admin memilih halaman arsip pada aplikasi - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi admin telah sukses login - Admin mengakses halaman surat menyurat dengan menu arsip Procedure/Input
Excepted result
Akan muncul data arsip Admin melihat data surat masuk berdasarkan arsip pengarsip surat Akan muncul Admin memilih keseluruhan detail data icon detail surat masuk yang telah dipilih Akan muncul berkas file surat masuk yang telah Admin memilih diupload dan jika icon lihat file berkasnya tidak ada maka tidak ada file yang ditampilkan
halaman
admin
menu
laporan
dilakukan
Result OK
OK
OK
untuk
mengetahui apakah fungsionalitas dari menu laporan dapat dilakukan dengan benar sehingga mengeluarkan data yang seperti diinginkan. Hasil dari pengujian menu laporan pada halaman dapat dilihat lebih detai pada tabel 4.21
72
Tabel 4.21 Test Case Menu Laporan Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition
Test Case-6-Halaman Utama Admin (Laporan) Admin akan melakukan pembuatan laporan surat Hedi Admin Executed By Ruswanto, Solicha Admin mengakses 9 Maret Date Executed halaman laporan 2013
Succes Guarantess Setup
Configurations Test Case-6Main
Version Build
1.0
Admin telah berhasil login dan admin memilih halaman laporan pada aplikasi - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi admin telah sukses login - Admin mengakses halaman surat menyurat dengan menu laporan Procedure/Input
Excepted result
Akan muncul data laporan kegiatan yang telah diinputkan oleh 1. Admin dosen atau pelaksana mengakses Admin melihat data kegiatan halaman laporan kegiatan Jika admin memilih icon laporan lihat file maka akan keluar berkas file hasil upload Admin mengakses Akan muncul laporan data surat keseluruhan data surat masuk masuk Admin memilih kategori Akan muncul berdasarkan keseluruhan data surat tanggal dan masuk berdasarkan menginputkan data tanggal yang telah 2. Admin diinputkan mengakses tanggal awal dan surat masuk tanggal akhir Akan muncul Admin memilih keseluruhan data surat kategori masuk berdasarkan berdasarkan pengirim yang telah pengirim surat dipilih Admin memilih Akan muncul data surat kategori masuk berdasarkan sifat
Result
OK
OK
OK
OK
OK
OK
73
Test Case-6Main
3. Admin mengakses surat keluar
Procedure/Input berdasarkan sifat surat masuk Admin memilih menun icon pdf Admin memilih menu icon cetak Admin mengakses laporan data surat keluar Admin memilih kategori berdasarkan tanggal dan menginputkan data tanggal awal dan tanggal akhir Admin memilih kategori berdasarkan kategori surat keluar Admin memilih menu icon pdf Admin memilih menu icon cetak
Excepted result
Result
surat yang telah dipilih Data laporan akan dibuka OK dalam format pdf Data laporan akan OK langsung dicetak Akan muncul OK keseluruhan data surat keluar Akan muncul keseluruhan data surat keluar berdasarkan tanggal yang telah diinputkan
OK
Akan muncul keseluruhan data surat OK keluar berdasarkan kategori surat yang telah dipilih Data laporan akan dibuka OK dalam format pdf Data laporan akan OK langsung dicetak
Hasil pengujian halaman dosen pada surat keluar dilakukan untuk melihat apakah fungsionalitas dari menu surat keluar untuk melihat data surat keluar dosen berjalan dengan tepat atau tidak. Hasil dari pengujian tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.22. Tabel 4.22 Test Case Menu Surat Keluar Test Case Deskripsi Primary Actor
Precondition
Test Case-7-Halaman Utama Dosen (Surat Keluar) Dosen akan melihat data surat keluar dan data disposisi Hedi Dosen Executed By Ruswanto, Solicha Dosen 9 Maret mengakses Date Executed 2013 halaman surat
74
Test Case
Test Case-7-Halaman Utama Dosen (Surat Keluar) keluar
Succes Guarantess Setup
Version Build
Configurations Test Case-7-Main
1. Dosen mengakses halaman surat keluar
2. Admin mengakses data disposisi
1.0
Dosen berhasil login dan mengakses halaman surat keluar - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi dosen telah sukses login - dosen mengakses halaman surat menyurat dengan menu surat keluar Procedure/Input Excepted result Result Akan muncul data surat Dosen melihat keluar yang ditujukan OK data surat keluar pada dosen yang bersangkutan Dosen melihat Akan tampil data rincian data surat keluar keseluruhan data surat OK dan memilih keluar yang dipilih oleh icon detail dosen Akan tampil file berkas Dosen melihat asli surat keluar yang data surat keluar OK telah diupload oleh dan memilih admin sesuai dengan icon lihat file surat keluar yang dipilih Akan tampil data Admin melihat disposisi yang ditujukan OK data disposisi ke dosen yang bersangkutan Akan tampil data Admin memilih disposisi secara detail link baca file dan jika dosen memilih OK pada data button cetak maka data disposisi disposisi tersebut akan dicetak
Halaman dosen menu laporan merupakan halaman untuk melihat laporan surat yang diberikan kepada dosen yang bersangkutan. Hasil dari fungsionalitas tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.23. Tabel 4.23 Test Case Menu Laporan Dosen Test Case Deskripsi Primary Actor
Test Case-8-Halaman Utama Dosen (Laporan) Dosen mengarsipkan data laporan kegiatan dan melihat data laporan surat keluar Dosen Executed By Hedi 75
Test Case
Precondition Succes Guarantess Setup Configurations Test Case-8- Main
1. dosen mengakses upload laporan kegiatan
Test Case-8-Halaman Utama Dosen (Laporan) Ruswanto, Solicha Dosen mengakses 9 Maret Date Executed halaman laporan 2013 Version Build 1.0 Dosen berhasil login dan mengakses halaman laporan - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi dosen telah sukses login - dosen mengakses halaman surat menyurat dengan menu laporan Procedure/Input Excepted result Result Kode laporan akan muncul secara otomati OK sesuai dengan jumlah Dosen laporan data kegiatan menginputkan No surat keluar akan data pada textbox keluar secara otomatis form input sesuai dengan data OK laporan kegiatan surat keluar untuk dosen yang bersangkutan Dosen Data akan tersimpan menginputkan ke dalam sistem serta semua data pada akan data yang baru OK textbox yang tersimpan akan tampil mempunyai tanda dalam tabel data (*) laporan kegiatan Dosen tidak Data laporan gagal menginputkan disimpan dan akan OK data pada textbox muncul pesan yang mempunyai peringatan tanda (*) Dosen upload berkas surat masuk dengan Berkas data laporan OK format gambar akan tersimpan ke (jpg, bmp), pdf, dalam sistem dan dokumen word Dosen upload Berkas data gagal berkas surat disimpan dan akan selain dokumen OK muncul pesan word, pdf, serta peringatan “file tidak gambar (jpg, sesuai” bmp)
76
Test Case-8- Main
Procedure/Input Dosen mengakses laporan data surat keluar
Dosen memilih kategori berdasarkan tanggal dan 4. Dosen mengakses surat menginputkan data tanggal awal keluar dan tanggal akhir Dosen memilih kategori berdasarkan kategori surat keluar Dosen memilih menu icon pdf Dosen memilih menu icon cetak
Excepted result Akan muncul keseluruhan data surat keluar yang ditujukan ke dosen yang telah login Akan muncul keseluruhan data surat keluar berdasarkan tanggal yang telah diinputkan yang ditujukan ke dosen yang telah login Akan muncul keseluruhan data surat keluar berdasarkan kategori surat yang telah dipilih dan ditujukan ke dosen yang telah login Data laporan akan dibuka dalam format pdf Data laporan akan langsung dicetak
Result OK
OK
OK
OK OK
Test case menu arsip surat merupakan hasil dari pengujian halaman dosen yang mempunyai jabatan struktural dalam pengarsipan surat masuk. Hasil dari pengujian tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.24. Tabel 4.24 Test Case Menu Arsip Surat Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition Succes Guarantess Setup
Test Case-9-Halaman Utama Dosen (Arsip Surat) Dosen yang mempunyai jabatan struktural melihat data surat masuk yang pengarsipannya ditujukan kepadanya Hedi Dosen Executed By Ruswanto, Solicha Dosen mengakses 9 Maret Date Executed halaman arsip 2013 Version Build
1.0
Dosen berhasil login yang mempunyai jabatan struktural dan mengakses halaman arsip
77
Test Case Configurations Test Case-9Main
Test Case-9-Halaman Utama Dosen (Arsip Surat) Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi dosen telah sukses login dan mempunyai jabatan struktural dosen mengakses halaman surat menyurat dengan menu arsip
Procedure/Input Dosen melihat data arsip surat
Dosen melihat data arsip dengan memilih no surat
1. dosen mengakses arsip surat
Dosen melihat data arsip dengan memilih perihal
Dosen melihat data arsip dengan memilih tanggal surat
Dosen memilih icon detail
Dosen memilih icon baca file
Excepted result Akan tampil data arsip surat masuk yang pengarsipannya ditujukan ke dosen yang telah login Akan tampil data arsip surat masuk berdasarkan no surat masuk yang ditujukan ke dosen yang mempunyai jabatan dan telah login Akan tampil data arsip surat masuk berdasarkan perihal surat yang ditujukan ke dosen yang mempunyai jabatan dan telah login Akan tampil data arsip surat masuk berdasarkan perihal surat yang ditujukan ke dosen yang mempunyai jabatan telah login Akan tampil detail surat masuk sesuai surat yang dipilih dan pengarsipannya ditujukan ke dosen yang telah login Akan tampil berkas asli arsip surat masuk yang telah diupload dan tersimpan dalam sistem
Result OK
OK
OK
OK
OK
OK
Halaman ketua juga dilakukan pengujian fungsionalitas pada menu disposisi, apakah penginputan atau pembuatan data disposisi dapat berjalan dengan baik atau tidak. Hasil dari pengujian tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.25. 78
Tabel 4.25 Test Case Menu Disposisi Test Case Deskripsi
Succes Guarantess
Test Case-10-Halaman Utama Ketua (Disposisi) Ketua membuat surat disposisi Hedi Ketua Executed By Ruswanto, Solicha Ketua mengakses 9 Maret Date Executed halaman 2013 disposisi Version Build 1.0
Setup
Ketua berhasil login dan mengakses halaman disposisi
Primary Actor
Precondition
-
Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login Configurations - ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu disposisi Test Case-10- Main Procedure/Input Excepted result Result Akan tampil surat masuk dengan Ketua melihat OK diurutkan berdasarkan data surat masuk status disposisi yang „disposisi‟ 1. Ketua melihat Akan dibuatkan data surat disposisi surat dan masuk nomor surat keluar Ketua memilih otomatis dalam textbox OK link disposisi no surat pada form buat disposisi serta status disposisi akan berubah menjadi sudah disposisi No disposisi akan keluar secara otomatis OK sesuai dengan jumlah Ketua data disposisi yang menginputkan akan diinputkan semua data pada Data disposisi akan textbox form 2. Ketua berhasil disimpan ke buat disposisi OK mengakses buat dalam sistem dan akan disposisi ditampilkan dalam lihat disposisi Ketua tidak mengisi inputan Data gagal disimpan OK textbox yang dan akan muncul pesan mempunyai “data harus diisi” tanda (*)
79
Test Case-10- Main
Procedure/Input
3. Ketua mengakses lihat disposisi
Ketua melihat data disposisi
Excepted result Akan tampil seluruh data disposisi yang telah dibuat dan sudah disimpan dalam sistem
Result OK
Test case arsip surat ketua mempunyai fungsionalitas untuk melihat data surat masuk yang pengarsipan suratnya ditujukan kepada ketua. Hasil dari keberhasilan pengujian tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.26. Tabel 4.26 Test Case Arsip Surat Ketua Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition Succes Guarantess
Test Case-11-Halaman Utama Ketua (Arsip Surat) Ketua melihat data arsip surat masuk Hedi Ketua Executed By Ruswanto, Solicha Ketua mengakses 9 Maret Date Executed halaman arsip 2013 Version Build 1.0
Setup
Ketua berhasil login dan mengakses halaman arsip - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login Configurations - ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu arsip Test Case-11- Main Procedure/Input Excepted result Result Akan tampil data arsip surat masuk yang Ketua melihat OK pengarsipannya data arsip surat ditujukan ke ketua yang telah login Akan tampil data arsip Ketua melihat 1. ketua surat masuk data arsip OK mengakses berdasarkan no surat dengan memilih disposisi masuk yang ditujukan no surat ke ketua dan telah login Akan tampil data arsip Ketua melihat surat masuk data arsip OK berdasarkan perihal dengan memilih surat yang ditujukan ke perihal ketua yang telah login
80
Test Case-11- Main
Procedure/Input ketua melihat data arsip dengan memilih tanggal surat
ketua memilih icon detail
ketua memilih icon baca file
Excepted result Result Akan tampil data arsip surat masuk OK berdasarkan perihal surat yang ditujukan ke ketua yang telah login Akan tampil detail surat masuk sesuai surat yang dipilih dan OK pengarsipannya ditujukan ke ketua yang telah login Akan tampil berkas asli arsip surat masuk yang OK telah diupload dan tersimpan dalam sistem
Tabel 4.27 merupakan hasil uji coba yang dilakukan pada halaman ketua menu laporan, pengujian tersebut dilakukan untuk melihat keberhasilan dari sistem apakah dapat berjalan sesuai dengan prosedur atau tidak. Tabel 4.27 Test Case Menu Laporan Ketua Test Case Deskripsi Primary Actor Precondition
Test Case-12-Halaman Utama ketua (Laporan) ketua akan melihat laporan surat Hedi Ketua Executed By Ruswanto, Solicha ketua mengakses 9 Maret Date Executed halaman laporan 2013
Succes Guarantess Setup
Configurations Test Case-6Main 1. Admin mengakses
Version Build
1.0
Ketua telah berhasil login dan admin memilih halaman laporan pada aplikasi - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login - ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu laporan Procedure/Input ketua mengakses laporan data surat
Excepted result Akan muncul keseluruhan data surat masuk
Result OK
81
Test Case-6Procedure/Input Main surat masuk masuk ketua memilih kategori berdasarkan tanggal dan menginputkan data tanggal awal dan tanggal akhir ketua memilih kategori berdasarkan pengirim surat
2. Admin mengakses surat keluar
ketua memilih kategori berdasarkan sifat surat masuk ketua memilih menu icon pdf ketua memilih menu icon cetak ketua mengakses laporan data surat keluar ketua memilih kategori berdasarkan tanggal dan menginputkan data tanggal awal dan tanggal akhir ketua memilih kategori berdasarkan kategori surat keluar ketua memilih menu icon pdf ketua memilih menu icon cetak
3. Admin mengakses grafik surat masuk 4. Admin mengakses grafik surat keluar
Admin melihat data grafik surat masuk
Admin melihat data grafik surat keluar
Excepted result
Akan muncul keseluruhan data surat masuk berdasarkan tanggal yang telah diinputkan Akan muncul keseluruhan data surat masuk berdasarkan pengirim yang telah dipilih Akan muncul data surat masuk berdasarkan sifat surat yang telah dipilih Data laporan akan dibuka dalam format pdf Data laporan akan langsung dicetak Akan muncul keseluruhan data surat keluar Akan muncul keseluruhan data surat keluar berdasarkan tanggal yang telah diinputkan Akan muncul keseluruhan data surat keluar berdasarkan kategori surat yang telah dipilih Data laporan akan dibuka dalam format pdf Data laporan akan langsung dicetak Akan tampil jumlah surat masuk tiap bulannya per tahun sesuai sistem dalam bentuk grafik Akan tampil jumlah surat keluar tiap bulannya per tahun sesuai sistem dalam bentuk grafik
Result
OK
OK
OK OK OK OK
OK
OK
OK OK
OK
OK
82
