Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System Penulisan bab IV ini ditujukan untuk menjelaskan tahapan perancangan arsitektur KMS melalui studi kasus serta menjelaskan tahapan perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan di PT. Pos Kanwil V Jabar. Perancangan arsitektur KMS mengunakan metode penelitian studi kasus sebagai strategi penelitian (dijelaskan pada sub bab II.6.2) sedangkan untuk perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan selain menggunakan metode studi kasus, juga menggunakan metode Delphi (dijelaskan pada sub bab II.6.3) Pemilihan metode Delphi untuk merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan karena metode Delphi dapat digunakan untuk mendapatkan berbagai pandangan dan pendapat tentang suatu objek (kondisi ideal proses pengelolaan pengetahuan) melalui pengumpulan opini dari suatu kelompok para ahli. Berdasarkan dari tujuan penulisan bab IV serta strategi penelitian dan metode penilaian yang digunakan, disusun langkah-langkah perancangan pada bab IV. Langkah perancangan diilustrasikan pada gambar IV-1. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Analisis Data
Hasil Penelitian Studi Kasus
Perumusan Strategi Peningkatan KM
Perancangan Arsitektur KMS
Gambar IV-1. Langkah Perancangan Arsitektur KMS dan Strategi Peningkatan KM
53
54
IV. 1. Tahapan Penerapan dan Pengembangan KMS Tahapan penerapan KMS mengikuti langkah-langkah penerapan KMS yang telah diidentifikasi pada bab III.4,
langkah-langkah penerapan dan pengembangan
KMS terdiri dari : 1. Mengidentifikasi kesempatan (opportunity) pemanfaatan KM. 2. Menganalisis kondisi organisasi. 3. Mendesain arsitektur KMS (Knowledge Management System). 4. Implementasi. 5. Pengukuran. Dengan tujuan untuk merancang arsitektur KMS dan merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan digunakan langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS yang telah diidentifikasikan pada sub bab III.4. Perancangan arsitektur KMS merupakan langkah ketiga dalam langkah penerapan dan pengembangan KMS. Sebelum memasuki langkah perancangan arsitektur KMS, perlu dilakukan langkah pendahuluan yaitu langkah pertama identifikasi kesempatan pemanfaatan KM, dan analisis kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Pada perancangan arsitektur KMS ini tidak meliputi langkah implementasi dan langkah pengukuran dikarenakan tujuan dari penulisan tesis ini adalah merancang arsitektur KMS. Berikut penjelasan tahapan perancangan arsitektur KMS 1.
Identifikasi prospek penerapan mekanisme KM Langkah identifikasi prospek penerapan mekanisme KM ini bertujuan untuk mengidentifikasikan pemanfaatan KM pada organisasi. Perlu ditekankan bahwa pengembangan atau inisiatif penerapan KM bukan ditujukan untuk KM itu sendiri tetapi pengembangan KM ditujukan untuk mendukung strategi bisnis organisasi. Pada langkah pertama, aktivitas yang dilaksanakan adalah memahami strategi bisnis organisasi yang telah diidentifikasi sebelumnya oleh organisasi. Identifikasi prospek penerapan mekanisme KM dilakukan
55
melalui pemahaman dokumen organisasi seperti dokumen profil organisasi dan visi misi organisasi (disajikan pada Lampiran G). 2.
Penilaian kondisi Organisasi Teori mekanisme KM yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou digunakan sebagai landasan proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. Proses pengelolaan pengetahuan melalui lima proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses utilisasi pengetahuan, proses adaptasi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan dan proses pembangkitan atau penciptaan pengetahuan. Pada tahapan penilaian kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan saat ini, aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terdiri dari tiga aktivitas yaitu : a. Mengkategorikan kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan Tahapan mengkategorikan kinerja proses pengelolaan pengetahuan ditujukan untuk memahami kondisi as is terkait proses pengelolaan pengetahuan. Hasil dari tahapan ini adalah kategori kinerja (rendah, sedang, tinggi) setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. b. Identifikasi kondisi to be proses pengelolaan pengetahuan Identifikasi kondisi to be proses pengelolaan pengetahuan ditujukan untuk menentukan kondisi ideal atau to be terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi studi kasus. Hasil dari tahapan identifikasi kondisi to be adalah nilai peringkat setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Dengan menggabungkan antara informasi kategori kinerja aktivitas saat ini dan informasi nilai peringkat setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan, didapatkan hasil kelompok prioritas perbaikan. c. Merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan Tahap perumusan strategi peningkatan KM merupakan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi. Tahap ini difokuskan pada pengembangan tindakan-tindakan mendasar dalam memperbaiki proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. Daftar prioritas perbaikan yang telah
56
dirumuskan pada tahap sebelumnya dijadikan acuan dalam merumuskan strategi-strategi perbaikan peningkatan. 3.
Desain arsitektur KMS Tujuan didesainnya arsitektur KMS adalah untuk memberikan pedoman atau acuan bagi penerapan dan pengembangan KMS pada organisasi. Arsitektur KMS menggambarkan hubungan antar komponen KM. Arsitektur KMS juga mendeskripsikan aliran proses pengelolaan pengetahuan yang didukung oleh komponen teknologi informasi.
IV. 2. Gambaran Umum Penelitian Tujuan dari penulisan bab IV ini adalah untuk merancang arsitektur KMS dengan mengacu pada model KM yang telah diidentifikasikan sebelumnya pada sub bab III.5. Perancangan arsitektur KMS ini ditujukan sebagai pedoman penerapan dan pengembangan KMS serta strategi peningkatan yang perlu dilakukan oleh organisasi dalam rangka melaksanakan pengelolaan pengetahuan. Gambaran umum penelitian ini menjelaskan hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan studi kasus, yaitu pertanyaan penelitian, objek penelitian studi kasus, penjelasan metode Delphi, informasi-infomasi yang akan ditemukan, teknik pengumpulan data yang digunakan, serta format penyajian data hasil penelitian studi kasus. IV. 2. 1. Pertanyaan Penelitian Secara umum pertanyaan penelitian ini adalah bagaimana menerapkan knowledge management system pada organisasi. Terkait dengan bagaimana menerapkan KMS pada organisasi, diidentifikasikan langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS yang telah dijelaskan pada sub bab III.4. Hal lain yang perlu dipersiapkan dalam rangka penerapan KMS pada organisasi adalah arsitektur KMS yang berfungsi sebagai pedoman penerapan KMS pada organisasi, hal inilah yang akan diteliti pada bab IV. Arsitektur KMS juga menjelaskan aliran mekanisme proses pengelolaan pengetahuan, sehingga memudahkan bagi organisasi untuk
memahami
bagaimana
mekanisme pelaksanaan proses
pengelolaan pengetahuan harus dilaksanakan. Perancangan arsitektur KMS ini berlandaskan pada model KM yang telah dikembangkan pada sub bab III.5.
57
Komponen yang membangun KMS terdiri dari empat komponen yaitu komponen people, proses pengelolaan pengetahuan, learning organization dan teknologi. Secara singkat hubungan ke empat komponen ini dapat dideskripsikan sebagai berikut, knowledge management merupakan proses pengelolaan pengetahuan organisasi dimana anggota organisasi (People) sebagai pelaku utama atau actor pelaksana proses KM dan didukung oleh budaya organisasi pembelajar (Learning Organization) serta menggunakan alat bantu teknologi untuk mempermudah proses pengelolaan pengetahuan. IV. 2. 2. Objek Penelitian Studi Kasus Pada dasarnya proses pengelolaan pengetahuan pasti terjadi dalam setiap organisasi. Umumnya, perbedaan dari proses pengelolaan pengetahuan ini adalah efektifitas dan efisiensinya serta sistematisasi proses pengelolaan pengetahuan. Kondisi ini digunakan sebagai asumsi dalam pelaksanaan studi kasus ini. Pada sub bab III.6 telah dijelaskan bahwa komponen inti dari KMS adalah komponen proses pengelolaan pengetahuan. Dengan memfokuskan objek penelitian pada komponen proses pengelolaan pengetahuan dapat pula dijelaskan komponen-komponen lainnya seperti komponen organisasi pembelajar terkait dengan budaya organisasi pembelajar serta teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memfasilitasi pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Berdasarkan penjelasan diatas, maka objek penelitian studi kasus ini adalah proses
pengelolaan
pengetahuan
pada
organisasi.
Penentuan tempat
pelaksanaan studi kasus tidak terikat dengan persyaratan tertentu karena asumsi yang digunakan adalah proses pengelolaan pengetahuan pasti terjadi pada setiap organisasi. IV. 2. 3. Metode Delphi dalam penilaian Analisis kondisi organisasi dilaksanakan dengan memahami kondisi organsisasi terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan. Selain mengukur kinerja proses pengelolaan pengetahuan yang telah dilaksanakan saat ini pada organisasi, langkah analisis kondisi organisasi juga ditujukan untuk mengidentifikasikan
58
harapan atau ekspektasi dari anggota organisasi terkait dengan kondisi ideal pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan di masa yang akan datang. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima sub proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, utilisasi pengetahuan, adaptasi pengetahuan, distribusi pengetahuan dan pembangkitan atau penciptaan pengetahuan. Sub proses ini yang akan diteliti dalam studi kasus. Identifikasi kondisi ideal proses pengelolaan pengetahuan menggunakan metode Delphi. Pemilihan metode ini terkait dengan karakteristiknya, yaitu sebuah metode untuk menstrukturkan proses komunikasi dalam grup sehingga efektif bagi individu dalam kesatuan grup untuk menyelesaikan permasalahan yang kompleks dan lintas disiplin. Selain itu, metode Delphi menyediakan umpan balik secara berulang yang memungkinkan responden merevisi jawaban sehingga akan meningkatkan tingkat kesepakatan/konsensus di antara responden dalam grup. IV. 2. 4. Informasi yang akan ditemukan Adapun informasi yang diusahakan untuk ditemukan adalah sebagai berikut : a. Peringkat aktivitas untuk masing-masing proses KMS. b. Tingkat kesepakatan antar responden untuk nilai peringkat aktivitas pada masing-masing proses KMS yang dihitung dengan menggunakan rumus koefisien Kendall. c. Informasi
aktivitas-aktivitas
yang
dikategorikan
masih
lemah
dalam
pelaksanaannya. Untuk kebutuhan menemukan informasi diatas, digunakan kuesioner sebagai instrumen pembantu. Instrumen yang digunakan terdiri dari tiga jenis yaitu kuesioner A, kuesioner B dan kuesioner C. Kuesioner A digunakan untuk memvalidasi daftar aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner B digunakan untuk mengidentifikasikan nilai peringkat aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner C digunakan untuk menilai kondisi as is organisasi terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan.
59
IV. 2. 5. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner dan didukung oleh wawancara. Penggunaan teknik pengumpulan data dengan kuesioner terkait dengan penggunaan metode Delphi. Objek penelitian pada studi kasus ini adalah proses pengelolaan pengetahuan sebagai komponen inti dari KMS. Aktivitasaktivitas yang menjadi turunan dari proses pengelolaan pengetahuan diadopsi dari aktivitas yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou (dijelaskan pada sub bab II.2) dengan penambahan dua aktivitas yaitu aktivitas peningkatan kompetensi anggota organisasi pada sub proses akuisisi pengetahuan dan pemanfaatan tool collaborative pada sub proses distribusi pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima sub proses dan 22 aktivitas yaitu proses akuisisi pengetahuan terdiri dari delapan aktivitas, proses utilisasi pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas, proses adaptasi pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas, proses distribusi pengetahuan terdiri dari lima aktivitas, proses penciptaan pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas. Daftar seluruh aktivitas disajikan lengkap pada lampiran A. Sesuai dengan informasi yang diharapkan dapat ditemukan, maka kuesioner yang digunakan terdiri dari tiga jenis, yaitu : a. Kuesioner A. Validasi aktivitas proses KM Kuesioner A digunakan untuk memvalidasi seluruh aktivitas, yang ditanyakan pada kuesioner A ini adalah apakah aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang ditanyakan sesuai jika diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala dikotomi yaitu ‘sesuai’ atau ‘tidak sesuai’ sedangkan tipe data yang digunakan adalah tipe data nominal, tipe data nominal adalah tipe data klasifikasi yang terdiri dari dua nilai dalam hal ini adalah ‘sesuai’ atau ‘tidak sesuai’. Bentuk kuesioner A disajikan pada lampiran B. b. Kuesioner B. Merangking aktivitas. Kuesioner B digunakan untuk mengidentifikasi harapan-harapan dari anggota organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan dimasa
60
yang akan datang. Harapan-harapan ini diwakilkan oleh nilai peringkat untuk setiap aktivitas pada masing-masing sub proses yang diberikan oleh responden. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala rangking dipaksakan (forced rangking scale), skala ini mengurutkan langsung relatif satu terhadap lainnya, misalnya untuk sub proses akuisisi pengetahuan yang terdiri dari delapan aktivitas, responden diminta untuk memberikan peringkat dari 1 sampai dengan 8. Tipe data yang digunakan pada kuesioner B ini adalah tipe data ordinal yaitu tipe data bernilai klasifikasi dan order (ada urutannya). Bentuk kuesioner B ini disajikan lengkap pada lampiran C. c. Kuesioner C. Penilaian kategori aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Kuesioner C digunakan untuk mengukur kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang tengah dilaksanakan saat ini. Kinerja aktivitas ini dibagi dalam tiga kategori yaitu rendah, sedang, dan tinggi. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala numerik (numerical scale). Skala ini menggunakan dua buah nilai ekstrim yaitu sangat setuju dan sangat tidak setuju, responden diminta untuk memberikan responnya diantara kedua nilai tersebut yaitu nilai 1 sampai dengan 4, dimana nilai 1 mewakili nilai sangat tidak setuju dan 4 mewakili nilai sangat setuju. Tipe data yang digunakan pada kuesioner C adalah tipe data interval yaitu bernilai klasifikasi, order (ada urutannya) dan berjarak (perbedaan dua nilai berarti). Bentuk kuesioner C ini disajikan lengkap pada lampiran D. Selain dengan penggunaan kuesioner, pengumpulan data ini juga didukung dengan wawancara seluruh responden, wawancara ini ditujukan untuk mengetahui alasan-alasan dari responden terkait dengan jawaban yang diberikan. IV. 2. 6. Format Penyajian Data Informasi yang diperoleh setelah melalui tahapan pengolahan data dibagi kedalam dua jenis yaitu informasi nilai prioritas aktivitas sebagai kondisi to be dan kinerja pelaksanaan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sebagai kondisi as is. Hasil dari kedua kuesioner ini dipetakan dalam sebuah matriks (3 X 2), dimana pada baris matriks mewakili kategori kinerja aktivitas saat ini dan pada kolom matriks
61
mewakili kategori prioritas aktivitas. Gambar IV-2 mengilustrasikan tabel matriks format penyajian data. Informasi dari tabel ini akan dijadikan landasan analisis untuk merumuskan rekomendasi strategi peningkatan penerapan KMS, dimana aktivitas yang menjadi peringkat tertinggi dan berkategori sedang ataupun rendah perlu menjadi fokus pada strategi peningkatan KMS.
Kinerja
Tinggi
Sedang
Rendah
Rendah
Tinggi
Prioritas
Gambar IV-2. Format Penyajian data
IV. 3. Tahap Penelitian studi Kasus Tahap penelitian studi kasus menjelaskan langkah-langkah yang telah dilaksanakan dalam pelaksanaan studi kasus. Tahapan pelaksanaan studi kasus dimulai dari tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data dan tahap analisis penelitian studi kasus. Penelitian studi kasus dilaksanakan di PT. Pos Kanwil V. Jabar. Daftar responden dapat dilihat pada lampiran H. IV. 3. 1. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui pengisian kuesioner oleh responden dan didukung dengan wawancara terhadap mereka untuk mendapatkan alasan penilaian. Alasan pemilihan metode pengumpulan data dengan kuesioner dan wawancara terkait dengan metode Delphi yang digunakan. Kuesioner yang digunakan terdiri dari 3 (tiga) jenis, yaitu kuesioner A dan kuesioner B, dan kuesioner C. 1) Kuesioner A berisi daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang harus divalidasi oleh responden untuk mendapatkan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang sesuai bagi objek yang dinilai. Selanjutnya
62
aktivitas yang sudah divalidasi digunakan sebagai item untuk menilai proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi studi kasus. 2) Kuesioner B berisi aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang sudah di validasi pada putaran pertama. Pada kuesioner B ini responden diminta untuk merangking aktivitas proses pengelolaan pengetahuan untuk masing-masing proses. 3) Kuesioner C berisi daftar pertanyaan untuk setiap aktivitas dan menyediakan pilihan jawaban untuk setiap pertanyaan dalam bentuk numerical scale. Tujuan penggunaan numerical scale untuk mendapatkan data mentah berupa angka kemudian ditafsirkan dalam pengertian kualitatif. Jawaban pada kuesioner C ini terdiri dari ranah nilai 4 sampai dengan 1, dimana nilai 4 merepresentasikan sangat setuju dan nilai 1 merepresentasikan sangat tidak setuju.
Pengisian kuesioner oleh setiap responden dilakukan secara terpisah (berbeda waktu dan tempat). Responden mengisi kuesioner dalam 3 (tiga) putaran. 1) Putaran pertama, responden diminta untuk memberikan umpan balik terhadap daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang telah didefinisikan dari studi literatur dengan mengisi kuesioner A. Responden diberikan kesempatan untuk menilai kesesuaian daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan tersebut jika diterapkan pada organisasi tempat studi kasus dilaksanakan, dan untuk memberikan komentar lainnya terkait dengan daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan tersebut. Fokus dari putaran pertama adalah untuk validasi daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sebagai ukuran-ukuran penilaian proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. 2) Putaran kedua, responden diminta untuk menjawab dua kuesioner, yaitu kuesioner B dan kuesioner C. Pada kuesioner B responden diminta untuk memberikan peringkat (rank) pada aktivitas proses pengelolaan pengetahuan untuk masing-masing proses. Hasil yang diharapkan dari kuesioner B ini adalah nilai peringkat terhadap aktivitas untuk masing-masing proses. Selanjutnya responden diminta untuk menilai kinerja pelaksanaan aktivitas
63
proses pengelolaan pengetahuan pada ranah nilai 1 sampai dengan 4 dengan mengisi kuesioner C. 3) Putaran ketiga, responden diminta untuk mengevaluasi nilai peringkat aktivitas yang dihasilkan pada putaran kedua dan diberikan kesempatan untuk merevisi penilaiannya dengan mengisi kuesioner B sekali lagi. Tujuan utama dari putaran ketiga adalah mendapatkan tingkat kesepakatan/konsensus yang lebih besar dari grup responden. Hasil penilaian pada putaran ketiga merupakan revisi dari hasil penilaian pada putaran kedua dengan tingkat kesepakatan yang lebih besar dari putaran kedua. Tingkat Kesepakatan ini menunjukkan derajat kepercayaan nilai peringkat aktivitas untuk setiap proses pengelolaan pengetahuan. IV. 3. 2. Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan melalui 3 (tiga) tahap sebagai tindak lanjut dari setiap putaran dalam pengumpulan data. 1) Tahap pertama, tujuan dari pengolahan data tahap pertama ini untuk memvalidasi setiap aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner A menggunakan skala dikotomi yaitu ‘sesuai’ atau ‘tidak sesuai’, jika jawaban responden adalah ‘sesuai’ maka nilainya adalah satu sedangkan jika ‘tidak sesuai’ nilainya adalah nol. Pengolahan data dihitung dengan merata-ratakan nilai yang diberikan oleh responden. Aktivitas-aktivitas yang telah divalidasi dan dikomentari oleh responden dalam kuesioner A disusun dan dirumuskan kembali. Aktivitas-aktivitas yang dinilai sesuai oleh sebagian besar responden ditetapkan sebagai aktivitas proses yang valid. Sedangkan aktivitas-aktivitas yang dinilai tidak sesuai oleh sebagian besar responden akan dikeluarkan dari daftar aktivitas yang valid. 2) Tahap kedua, informasi yang dibutuhkan pada pengolahan data tahap kedua ini adalah nilai peringkat aktivitas, serta tingkat kesepakatan terhadap nilai peringkat yang diberikan oleh responden. Untuk mendapatkan nilai peringkat aktivitas untuk masing-masing proses pengelolaan pengetahuan, data mentah (raw data) yang didapatkan dari kuesioner B akan diolah dengan merataratakan semua nilai yang diberikan oleh responden. Langkah selanjutnya
64
adalah menghitung tingkat kesepakatan, tingkat kesepakatan dihitung dengan menggunakan rumus koefisien Kendall. Perhitungan dilakukan berdasarkan dari nilai yang diberikan oleh responden pada kuesioner B. Hasil pengolahan data pada putaran kedua dipublikasikan kepada responden untuk dijadikan dasar bagi responden dalam menjawab setiap pertanyaan dalam kuesioner B di putaran ketiga. 3) Tahap ketiga, data yang dihasilkan dari kuesioner B dan kuesioner C dari proses pengumpulan data diolah. Kuesioner B diolah seperti pada pengolahan data pada putaran kedua, tujuan untuk pengolahan data kuesioner B pada tahap ketiga ini bertujuan untuk meningkatkan derajat tingkat kesepakatan antar responden. Jika tingkat kesepakatan antar responden cukup tinggi yang ditunjukkan dengan nilai lebih besar dari 0,5, maka nilai peringkat untuk setiap proses pengelolaan pengetahuan dapat diidentifikasikan. Nilai peringkat aktivitas dihitung dengan merata-ratakan seluruh nilai peringkat yang diberikan responden untuk masing-masing aktivitas. Nilai peringkat aktivitas ini merepresentasikan
kelompok
prioritas
aktivitas
proses
pengelolaan
pengetahuan. Kuesioner C berisi nilai yang merepresentasikan kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan saat ini. Ranah nilai kinerja proses pengelolaan pengetahuan dari nilai 1 sampai dengan nilai 4. Nilai kinerja didapatkan dari hasil rata-rata nilai kinerja yang diberikan oleh responden. Dengan menghitung interval (dibagi kedalam tiga kategori), didapatkan ukuran kategori kinerja, yaitu kategori rendah, kategori sedang, dan kategori tinggi.
𝐼𝑛𝑡𝑒𝑟𝑣𝑎𝑙 =
𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖𝑀𝑎𝑥 − 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖𝑀𝑖𝑛 3
(4)
Dengan menggunakan rumus interval diatas didapatkan hasil interval ranah nilai 1 sampai dengan 4 adalah sebesar 1, maka kategori kinerja menjadi : a)
Kategori kinerja rendah jika rata-rata nilai kinerja ≤ 2,
b)
Kategori kinerja sedang jika nilai rata-rata kinerja > 2 dan ≤ 3,
c)
Kategori kinerja tinggi jika nilai rata-rata kinerja > 3.
65
IV. 3. 3. Analisis Data Analisis data hasil studi kasus ini dijelaskan dalam tiga bagian sesuai dengan tahapan pengolahan data yang dilaksanakan dalam tiga tahap. 1.
Putaran I (Kuesioner A)
Tujuan dari penyebaran kuesioner A ini adalah untuk memvalidasi komponenkomponen KM yang telah diidentifikasi, yaitu komponen proses pengelolaan pengetahuan, komponen organisasi pembelajar serta teknologi pendukung. Komponen proses merupakan komponen inti dari KM, oleh karena itu pada kuesioner A ini dititik beratkan pada komponen proses. Kuesioner A berisi daftar aktivitas yang merepresentasikan komponen-komponen KM. Hasil Penelitian Kuesioner A ini disajikan pada tabel IV-1. Tabel IV-1. Data Responden Kuesioner A
Proses Akuisisi Pengetahuan
Utilisasi Pengetahuan Adaptasi Pengetahuan Distribusi Pengetahuan
Penciptaan Pengetahuan
No. Aktifitas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
RI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Data Responden R II R III R IV 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Rata-rata 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
66
Ringkasan hasil pengolahan data untuk hasil validasi aktifitas ditunjukkan dalam Tabel IV-1. Hasil putaran pertama, seluruh aktifitas yang dikonfirmasikan kepada responden dalam kuesioner A dinyatakan sesuai semua. Seluruh responden berpendapat bahwa aktivitas-aktivitas yang ditanyakan adalah sesuai dan dapat digunakan untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kantor Wilayah V Jawa Barat. 2.
Putaran II (Kuesioner B)
Tujuan Penyebaran kuesioner B ini adalah untuk mengidentifikasikan kondisi ideal (kondisi to be) terkait dengan pelaksanaan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Kondisi ideal pelaksanaan aktivitas ini dihasilkan dari opini yang diwakilkan dengan nilai peringkat yang diberikan oleh responden terhadap aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Nilai peringkat ini merepresentasikan ekspektasi dari responden terhadap aktivitas-aktivitas ini bila dilaksanakan dimasa yang akan datang. Informasi yang diharapkan dari hasil kuesioner B ini adalah informasi nilai peringkat untuk masing-masing aktivitas serta tingkat kesepakatan antar responden. Nilai koefisien tingkat kesepakatan ini berkisar antara 0 sampai dengan 1, dimana 0 memiliki makna tidak ada kesepakatan serta 1 memiliki makna kesepakatan penuh. Ringkasan hasil penelitian putaran ke II disajikan pada tabel IV-2 (Data pengolahan data putaran II ini di lampirkan pada lampiran E). Tabel IV-2. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran II)
Nama Proses Proses Akuisisi Pengetahuan Proses Utilisasi Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Distribusi Pengetahuan Proses Penciptaan Pengetahuan
Hitung Koefisien Kendall Ss_Rank_Total Ss_Max W 454 672 0,68 14 32 0,44 14 32 0,44 30 160 0,19 6 32 0,19
Berdasarkan tabel IV-2, pada putaran kedua ini nilai tingkat kesepakatan antar responden terhadap nilai peringkat aktivitas-aktivitas proses pengelolaan
67
pengetahuan masih bervariasi. Umumnya tingkat kesepakatan masih rendah, ditunjukkan dengan nilai tingkat kesepakatan yang masih dibawah 0,5, antara lain nilai tingkat kesepakatan proses utilisasi pengetahuan dan proses adaptasi pengetahuan yang memiliki nilai 0,44, serta proses distribusi pengetahuan serta proses penciptaan pengetahuan yang memiliki nilai tingkat kesepakatan 0, 19. Hanya satu proses yang memiliki nilai tingkat kesepakatan diatas 0,5 yaitu proses akuisisi pengetahuan. 3.
Putaran III (Kuesioner B dan C)
Berdasarkan data yang dihasilkan pada pengumpulan data putaran kedua, yang menunjukkan belum terjadi kesepakatan antar responden maka pada pengumpulan data putaran ketiga, kuesioner B disebarkan sekali lagi dengan tujuan untuk meningkatkan derajat kesepakatan antar responden. Ringkasan hasil pengolahan data kuesioner B pada putaran ketiga ini disajikan pada tabel IV-3. (Data pengolahan data putaran III ini di lampirkan secara lengkap pada lampiran F). Tabel IV-3. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran III)
Nama Proses Proses Akuisisi Pengetahuan Proses Utilisasi Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Distribusi Pengetahuan Proses Penciptaan Pengetahuan
Hitung Koefisien Kendall Ss_Rank_Total Ss_Max W 640 672 0,95 26 32 0,81 26 32 0,81 94 160 0,59 24 32 0,75
Derajat kesepakatan antara responden pada kuesioner B putaran ketiga ini meningkat. Derajat kesepakatan masing-masing proses mencapai lebih dari 0,5. Derajat kesepakatan ini menunjukkan terjadinya kesepakatan antar responden terkait dengan nilai peringkat masing-masing aktivitas untuk setiap proses. Berdasarkan dari data diatas dapat diambil kesimpulan bahwa nilai peringkat yang dihasilkan dapat diidentifikasikan sebagai kondisi ideal (kondisi to be) dimana urutan nilai peringkat dinyatakan sebagai peringkat aktivitas yang perlu diperhatikan oleh PT. Pos Kanwil V Jabar. Data peringkat aktivitas untuk setiap proses disajikan pada tabel IV-4 sampai dengan tabel IV-8.
68
Tabel IV-4. Prioritas Aktivitas Proses Akuisisi Pengetahuan
No. Aktifitas
Proses Akuisisi Pengetahuan Nama Aktifitas
Peringkat 7
3
Prosedur rekrutmen untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki pengalaman Pelatihan bagi karyawan baru Penasihat atau ahli yang membantu membimbing karyawan baru
4 5 6
Mendorong para staf untuk mengakuisisi pengetahuan dari lingkungan luar organisasi Menggunakan fasilitas ICT Penggunaan media cetak
4
7
Penyediaan ruang belajar atau tempat untuk melakukan pertemuan informal
6
8
Mendorong karyawan untuk selalu meningkatkan kompetensi diri
1
1 2
2 3
5 8
Dari tabel IV-4 dapat diambil kesimpulan, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 8 yaitu aktivitas mendorong karyawan untuk selalu meningkatkan kompetensi diri sebagai aktivitas peringkat 1 untuk proses akuisisi pengetahuan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mengakuisisi pengetahuan harus dimulai dari kesadaran atau keinginan
anggota organsasi itu sendiri. Motivasi anggota
organisasi untuk mau mengakuisisi serta mau berbagi pengetahuan adalah esensi dari proses pengelolaan pengetahuan. Tabel IV-5. Prioritas Aktivitas Proses Utilisasi Pengetahuan
Proses Utilisasi Pengetahuan No. Nama Aktifitas Aktifitas 9 Proses rotasi pekerjaan antar staf 10 Melakukan pertemuan formal secara periodik 11
Para ahli diorganisasi anda ikut serta berperan dalam memecahkan permasalahan yang bersifat praktikal
Peringkat 1 2 3
Dari tabel IV-5 dapat diambil kesimpulan, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 9 yaitu aktivitas rotasi pekerjaan antar staff sebagai aktivitas peringkat 1. Menurut responden aktivitas yang dapat dilakukan untuk
69
memanfaatkan pengetahuan yang telah diakuisisi adalah dengan proses rotasi pekerjaan antar staf. Pada PT. Pos Kanwil V Jabar, proses rotasi pekerjaan ini sudah dilaksanakan tetapi masih terbatas pada rotasi level manajemen menengah. Tabel IV-6. Prioritas Aktivitas Proses Adaptasi Pengetahuan
No. Aktifitas
Proses Adaptasi Pengetahuan Nama Aktifitas
Peringkat
12
Penggunaan tenaga ahli untuk meninjau peraturan dan rutinitas baru yang diajukan
3
13
Meninjau ulang implementasi praktikal yang sudah diajukan
2
14
Mendorong penasihat/personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru
1
Untuk proses adaptasi pengetahuan, dapat dilihat pada tabel IV-6, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 14 sebagai aktivitas peringkat 1, yaitu aktivitas mendorong penasihat atau personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi, anggota organisasi didorong atau dimotivasi untuk mampu mengintegrasikan pengetahuan yang telah diakuisisi dalam pelaksanaan proses bisnis sehari-hari. Tabel IV-7. Prioritas Aktivitas Proses Distribusi Pengetahuan
Proses Distribusi Pengetahuan No. Nama Aktifitas Aktifitas 15 Penciptaan Community of Practice (CoP)
Peringkat 2
16
Mendorong staff di organisasi untuk berbagi pengetahuan
1
17
Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru
3
18 19
Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan kesalahan dan kekeliruan Memanfaatkan Collaborative tools dan sharing tools
4 5
70
Dalam proses distribusi pengetahuan, berdasarkan tabel IV-7, responden memilih aktivitas nomor 16 dan 17 sebagai aktivitas peringkat 1 dan peringkat 2. Hal ini dimaksudkan untuk mendistribusi pengetahuan yang telah diakuisisi dimulai dengan memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi pengetahuan, kemudian untuk mempermudah distribusi pengetahuan diciptakan kelompok-kelompok atau tim pembelajar agar memudahkan dalam pendistribusian pengetahuan. Proses distribusi pengetahuan ini sangat penting, karena tujuan dari KM adalah bagaimana pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari individu anggota organisasi dapat ditranformasikan menjadi pengetahuan organisasi. Tabel IV-8. Prioritas Aktivitas Proses Penciptaan Pengetahuan
Proses Penciptaan Pengetahuan No. Nama Aktifitas Aktifitas Melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan 20 masalah 21 22
Mendorong tingkah laku (behaviour) inovatif dari karyawan Memiliki sistem penghargaan bagi karyawan
Peringkat 1 2 3
Seperti telah diketahui salah satu indikator kesuksesan penerapan KMS pada organisasi adalah terciptanya inovasi, inovasi tidak hanya terbatas pada inovasi produk atau layanan, tetapi dapat juga inovasi perubahan proses bisnis organisasi. Proses penciptaan pengetahuan ini dapat dilaksanakan melalui mekanisme melibatkan seluruh anggota organisasi untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Hal ini sejalan dengan opini para responden terlihat pada tabel IV-8, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 20 sebagai aktivitas peringkat 1 dalam proses penciptaan pengetahuan yaitu aktivitas melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan masalah. Pengolahan data putaran ketiga ini akan mengolah dua kuesioner yaitu kuesioner B dan kuesioner C. Pengolahan data kuesioner C bertujuan untuk mengetahui kondisi saat ini (kondisi as is) terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar. Kuesioner C diolah dengan menghitung rata-rata nilai yang diberikan responden. Nilai data kuesioner C
71
berkisar antara 4 sampai dengan 1, dimana nilai-nilai ini merepresentasikan kondisi saat ini terkait dengan pelaksanaan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar. Nilai kondisi as is ini dikategorikan kedalam tiga kategori yaitu tinggi, sedang, dan rendah. Rata-rata nilai > 3 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang maksimal atau kategori tinggi, ratarata nilai ≤ 3 dan > 2 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang berkategori sedang, serta rata-rata nilai ≤ 2 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang rendah. Aktivitas-aktivitas yang memiliki nilai rata-rata kinerja dengan kategori sedang dan rendah menjadi aktivitas-aktivitas fokus yang harus ditingkatkan pada strategi peningkatan. Ringkasan pengolahan data kuesioner C disajikan pada tabel IV-9. Tabel IV-9. Data kondisi As is Proses Pengelolaan Pengetahuan
No. Aktivitas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
R1 4 4 4 3 3 3 3 3 4 3 4 3 3 3 3 3 3 2 3 4 4 3
Tabulasi Kuesioner C Rata-rata R2 R3 R4 Kinerja 3 4 2 3 4 4 4 4 4 3 2 3 3 3 2 3 3 3 4 3 3 2 4 3 2 3 4 3 3 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 3 3 3 3 3 3 2 3 3 4 3 3 3 3 4 3 3 3 2 3 2 2 2 2 2 2 3 2 3 4 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 2 3
72
Hasil dari kedua kuesioner ini dipetakan dalam sebuah matriks (3 X 2), dimana pada baris matriks mewakili kategori kinerja aktivitas saat ini dan pada kolom matriks mewakili kategori prioritas aktivitas. Hasil pemetaan disajikan pada gambar IV-3.
Kinerja
9
10
11
Tinggi
2
4
1
7
5
19
6
Sedang
8
21
16
15
12
13
14
3
22
20
Rendah
18
17
Rendah
Tinggi
Prioritas
Keterangan Proses Akuisisi Pengetahuan
Proses Adaptasi Pengetahuan
Proses Utilisasi Pengetahuan
Proses Penciptaan Pengetahuan
Proses Adaptasi Pengetahuan
X
Nomor Aktivitas
Gambar IV-3. Pemetaan Aktivitas terhadap nilai prioritas dan nilai kinerja
IV. 4. Kesimpulan Penelitian Studi Kasus Kesimpulan penelitian studi kasus ini menjelaskan temuan-temuan dari hasil penelitian studi kasus terkait dengan penerapan KMS pada PT.Pos Kanwil V Jabar. Kesimpulan penelitian studi kasus dijelaskan dalam empat bagian, yaitu kesimpulan studi kasus komponen proses pengelolaan pengetahuan, kesimpulan
73
studi kasus komponen organisasi pembelajar, kesimpulan studi kasus komponen teknologi pendukung, dan kesimpulan studi kasus secara keseluruhan. IV. 4. 1. Kesimpulan studi kasus proses pengelolaan pengetahuan Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses utilisasi pengetahuan, proses adaptasi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan serta proses penciptaan pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan ini bersifat lingkaran hidup (life cycle). Mekanisme proses pengelolaan pengetahuan ini diilustrasikan pada gambar IV-4. Eksternal Organisasi
Proses Akuisisi Pengetahuan
Internal Organisasi
Proses Utilisasi Pengetahuan
Proses Adaptasi Pengetahuan
Proses Penciptaan Pengetahuan
Proses Distribusi Pengetahuan
Gambar IV-4. Mekanisme Proses Pengelolaan Pengetahuan
Proses pengelolaan pengetahuan dimulai dari proses akuisisi pengetahuan, pengetahuan yang diakuisisi bersumber dari internal organisasi serta eksternal organisasi. Tidak seluruh pengetahuan akan diakuisisi, pengetahuan-pengetahuan yang akan diakuisisi adalah pengetahuan yang terkait dengan inti bisnis (core business) organisasi. Dalam konteks pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar, pengetahuan yang diakusisi terkait dengan pengetahuan layanan surat, layanan logistik serta layanan finansial sebagai inti bisnis PT. POS Indonesia. Pengetahuan-pengetahuan yang telah diakuisisi kemudian di utilisasi,
74
utlisasi pengetahuan ini dimaksudkan untuk memanfaatkan pengetahuanpengetahuan yang telah diakuisisi. Pengetahuan-pengetahuan tersebut kemudian di adaptasi pada level organisasi dengan cara mengintegrasikan pengetahuanpengetahuan tersebut dalam proses bisnis organisasi. Pengetahuan yang telah diadaptasi kemudian didistribusikan antar anggota organisasi dalam proses distribusi atau proses sharing pengetahuan. Melalui model SECI (Sozialization, Eksternalization, Combination, Internalization) memungkinkan terciptanya pengetahuan baru yang kemudian dijadikan pengetahuan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian studi kasus pada PT. Pos Kanwil V Jabar, dapat diketahui kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Umumnya pada PT. Pos Kanwil V Jabar, seluruh aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sudah terlaksana. Hanya beberapa aktivitas yang belum optimal pelaksanaannya antara lain : 1.
Aktivitas Prioritas Utama Aktivitas prioritas utama – Kategori sedang a. Penasihat atau ahli yang membantu membimbing karyawan baru b. Penggunaan tenaga ahli untuk meninjau peraturan baru dan rutinitas baru yang diajukan c. Meninjau ulang implementasi praktikal yang sudah diajukan d. Mendorong personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru e. Penciptaan kelompok belajar f. Mendorong Staff diorganisasi untuk berbagi pengetahuan g. Melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan masalah h. Mendorong tingkah laku inovatif dari karyawan i.
Memiliki sistem penghargaan bagi karyawan
Aktivitas priotitas utama – Kategori rendah a. Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru.
75
2.
Aktivitas Prioritas Kedua Aktivitas prioritas kedua – kategori sedang : a. Prosedur rekrutmen untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki pengalaman b. Mendorong para staff untuk
mengakuisisi
pengetahuan dari
lingkungan luar organisasi c. Menggunakan fasilitas ICT d. Penggunaan media cetak e. Penyediaan ruang belajar atau tempat untuk melakukan pertemuan informal. f. Memanfaatkan Collaborative tools dan sharing tools Aktivitas prioritas kedua – kategori rendah a. Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan kesalahan dan kekeliruan. Berdasarkan daftar aktivitas prioritas utama dan prioritas kedua, dapat diambil kesimpulan, rata-rata aktivitas proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar termasuk dalam kategori sedang. Hanya dua aktivitas yang berkategori rendah yaitu : a) Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru (Aktivitas prioritas utama). b) Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan kesalahan dan kekeliruan. (Aktivitas prioritas kedua). Seluruh aktivitas yang tertera pada daftar aktivitas prioritas diatas menjadi aktivitas fokus yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. IV. 4. 2. Kesimpulan studi kasus komponen organisasi pembelajar Jika daftar aktivitas yang menjadi prioritas utama dicermati ulang, dapat diambil kesimpulan, aktivitas-aktivitas prioritas utama ini terkait dengan motivasi
76
karyawan atau staff untuk melakukan proses berbagi pengetahuan. Proses berbagi pengetahuan ini sangat erat kaitannya dengan budaya organisasi sebagai wadah yang memberikan stimulasi bagi karyawan untuk melakukan proses berbagi pengetahuan. Peranan organisasi pembelajar pada proses pengelolaan pengetahuan adalah sebagai model acuan manajemen perubahan (change management), karena bentuk organisasi pembelajar adalah bentuk organisasi yang memungkinkan terjadinya proses berbagi pengetahuan secara berkelanjutan. Pengelolaan pengetahuan sangat berkaitan erat dengan proses belajar, dimulai dari pembelajaran individual, pembelajaran tim, sampai pada akhirnya menjadi pembelajaran organisasional. Pengelolaan pengetahuan selalu menuntut anggota organisasi untuk mau meningkatkan kompetensinya, karena itu diperlukan manajemen perubahan yang memotivasi anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya manajemen perubahan ini dilaksanakan melalui penerapan disiplin organisasi pembelajar. Organisasi pembelajar membutuhkan 5 disiplin sebagai proses tranformasi dari belajar individual menuju belajar organisasional. Kelima disiplin tersebut adalah sebagai berikut : a. Disiplin personal mastery Disiplin personal mastery merupakan hasil dari belajar individual. Disiplin personal mastery ini menuntut anggota organisasi senantiasa selalu meningkatkan kompetensinya sehingga dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi organisasi. Aktivitas yang dapat dilaksanakan dalam rangka mengimplementasikan disiplin personal mastery adalah dengan cara : a) Mendorong anggota organisasi untuk selalu
meningkatkan
kompetensinya. b) Menciptakan sistem evaluasi bagi anggota organisasi, dengan cara ini organisasi dapat memonitor peningkatan kompetensi anggota organisasi.
77
c) Menciptakan sistem reward bagi anggota organisasi sehingga anggota
organisasi
termotivasi
untuk
meningkatkan
kompetensinya. b. Disiplin berbagi visi Disiplin berbagi visi berkaitan dengan suatu rasa komitmen bersama untuk mencapai sasaran organisasi. Aktivitas yang dapat dilakukan untuk mengimplementasikan disiplin berbagi visi ini antara lain dengan melibatkan seluruh staff dalam rangka pemecahan masalah. Dengan melibatkan anggota organisasi dalam rangka pemecahan masalah memungkinkan terciptanya rasa memiliki terhadap organisasi pada anggota organisasi. c. Disiplin model mental Disiplin
model
mental
ini
menuntut
anggota
organisasi
untuk
mengakomodir hasil belajar individual dalam sikap sehari-hari. Disiplin model mental ini membentuk anggota organisasi yang memiliki mental dewasa atau mental yang mampu memotivasi anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya. Disiplin model mental ini dibutuhkan untuk memungkinkan terjadinya proses belajar secara berkesinambungan. Disiplin model mental ini merupakan refleksi dari disiplin personal mastery. Bila anggota organisasi mampu mencapai personal mastery dan mampu mengintegrasikan hasil dari personal mastery dalam kehidupan sehari-hari maka disiplin model mental ini akan tercapai. d. Disiplin berpikir sistemik. Disiplin
berpikir
sistemik
adalah disiplin
yang
menggambarkan
kemampuan memandang organisasi secara komprehensif dengan melihat organisasi sebagai satu kesatuan, sehingga mampu memahami bagaimana organisasi bergerak dan bagaimana individu dalam organisasi berinteraksi. Disiplin berpikir sistemik ini sangat erat kaitannya dengan disiplin personal mastery. Sebagai dampak dari peningkatan kompetensi anggota organisasi, anggota organisasi memiliki pengetahuan yang komprehensif
78
mengenai organisasi, sehingga setiap anggota organisasi mampu memberikan kontribusi yang nyata bagi pencapaian competitive advantage organisasi. e. Disiplin tim pembelajar. Disiplin ini menggambarkan kemampuan anggota organisasi untuk bekerja dalam tim secara sinergi. Sehingga memungkinkan anggota organisasi untuk dapat melakukan proses berbagi pengetahuan. Disiplin tim pembelajar ini diimplementasikan dengan cara menciptakan kelompokkelompok belajar seperti community of practice (CoP) atau special interest group (SiG). Dengan penciptaan kelompok-kelompok belajar ini memungkinkan terciptanya inovasi sesuai dengan tujuan dari penerapan KM. IV. 4. 3. Kesimpulan studi kasus komponen teknologi KM Peranan teknologi pada KM adalah untuk mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Tantangan dalam pemanfaatan teknologi informasi pada KM adalah bagaimana teknologi akan mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. KM terkait dengan akuisisi dan sharing pengetahuan, sehingga dapat disimpulkan peranan teknologi informasi pada KMS dibagi dua yaitu teknologi informasi yang berfungsi sebagai media penyimpanan (storage) dan akses pangetahuan (retrieval) serta teknologi informasi sebagai media komunikasi. Pada tahap awal penerapan dan pengembangan KMS, teknologi informasi berperan sebagai media penyimpanan, tahap berikutnya teknologi informasi berperan sebagai media komunikasi antar anggota organisasi. Tahapan pengembangan teknologi informasi ini ditujukan untuk menekan biaya yang harus dikeluarkan. Yang perlu diperhatikan, teknologi informasi bukan merupakan KM itu sendiri, teknologi merupakan komponen pendukung proses pengelolaan pengetahuan. Sehingga pemanfaatan teknologi sebaiknya memanfaatkan teknologi yang telah tersedia pada organisasi.
79
Salah satu teknologi yang berkembang pesat saat ini adalah teknologi internet. Teknologi internet memberikan berbagai kemudahan, sehingga teknologi internet adalah teknologi yang paling tepat dalam rangka pemanfaatan teknologi pada KM. Berbagai kemudahan yang dapat ditawarkan oleh teknologi internet antara lain : a)
Global dissemination, salah satu fungsi teknologi pada KM adalah sebagai media penyebaran pengetahuan, dengan pemanfaatan internet sebagai teknologi pendukung KM mempermudah proses penyebaran pengetahuan. fitur-fitur yang ditawarkan dari teknologi internet seperti E-mail, electronic mailing list, world wide web serta fitur lainnya mengakibatkan penyebaran pengetahuan menjadi lebih mudah, murah dan cepat.
b) Interaction, komunikasi interaktif adalah kemampuan internet yang lain, seperti forum diskusi dan chat groups. Komunikasi secara interaktif serta dilakukan secara real time mempermudah proses komunikasi antar anggota organisasi. c)
Collaboration, internet memudahkan dan mengefisienkan akses data, hardware dan software yang ada pada jaringan secara bersama. Sebagai contoh informasi pada situs web dapat
diperoleh dengan mudah
menggunakan web browsers. Groupware tools yang lain membantu koordinasi antar anggota organisasi dan mengurus informasi yang disimpan pada server situs
web cross-link. Hal ini dapat meningkatkan kerjasama
diantara tim, workgroups, dan rekan bisnis. Dengan
menggunakan
perspektif
model
SECI
Nonaka,
maka
dapat
diidentifikasikan teknologi pendukung apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Teknologi pendukung berbasis model SECI ini adalah sebagai berikut : a)
Socialization Proses konversi pengetahuan dari tacit ke tacit, karena pada sosialisasi konversi pengetahuan dari sumber (knowledge source) ke tujuan (knowledge buyer) tidak melalui perantara maka teknologi pendukung yang tepat adalah :
80
1) Komunikasi face to face 2) Tool video conference 3) Web Cams 4) Dan Virtual Reality tools b) Externalization Proses konversi pengetahuan dari tacit ke ekplisit. Proses konversi pengetahuan ini adalah proses mengeksplisitkan pengetahuan dari knowledge source dalam hal ini bisa berupa ahli pada bidang tertentu, maka teknologi pendukung yang tepat adalah : 1) Tool yang dapat mengcapture pengetahuan 2) Expert system 3) Decision support system 4) Platform diskusi. c)
Combination Proses konversi pengetahuan dari eksplisit ke eksplisit. Proses konversi ini memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan melalui mekanisme diskusi antar anggota organisasi, maka teknologi pendukung yang tepat adalah : 1) Collaborative computing tools 2) Intranet, Groupware 3) Web forums 4) Basis data best practice
d) Internalization Proses konversi pengetahuan dari pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Proses konversi ini adalah proses distribusi pengetahuan dari
81
pengetahuan yang sudah dieksplisitkan menjadi pengetahuan tacit seluruh anggota organisasi, maka teknologi pendukung yang tepat adalah 1) Collective knowledge networks 2) Organizational memory 3) Basis data best practice Berdasarkan penjelasan diatas, teknologi pendukung KM dapat dibagi kedalam tiga lapisan yaitu : a)
Lapisan media penyimpanan pengetahuan Lapisan ini berfungsi untuk menyimpan basisdata operasional, hasil-hasil diskusi, web forum, dan arsip dokumen digital.
b) Lapisan sistem aplikasi KM Lapisan ini merupakan lapisan yang berisi aplikasi-aplikasi pendukung proses pengelolaan pengetahuan seperti tool video conference, web cams, tool yang dapat mengcapture pengetahuan, expert system, decision support system, platform diskusi serta collaborative filtering yang berfungsi sebagai mekanisme untuk mengalirkan data, informasi dan knowledge secara terbatas untuk grup tertentu. Lapisan sistem aplikasi KM ini juga harus menyediakan beberapa fitur lain seperti fitur keamanan melalui mekanisme acces dan authentication, melalui fitur ini keamanan data akan terjamin. Fitur yang lain adalah fitur search engine yang berfungsi untuk mempermudah proses pencarian pengetahuan. Sistem aplikasi KM ini juga harus memperhatikan metode transport data. Karena sistem aplikasi KM ini akan diintegrasikan melalui platform internet maka transportasi pengetahuan ini melalui mekanisme jaringan. c)
Lapisan antarmuka Lapisan antarmuka adalah lapisan yang secara aktual dilihat oleh pengguna ketika pertama kali membuka sistem aplikasi KM. Lapisan ini merupakan
82
antaramuka yang menghubungkan pengguna dengan aplikasi KM untuk mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. IV. 4. 4. Kesimpulan studi kasus secara keseluruhan Penerapan KMS ditujukan untuk mengelola pengetahuan organisasi terkait dengan inti bisnis organisasi, dalam hal ini inti bisnis PT. Pos Indonesia adalah layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang dan layanan finansial (dijelaskan pada lampiran G). Pada tahap awal KMS berperan sebagai media penyimpanan pengetahuan yang telah diakuisisi, dalam perkembangan berikutnya, KMS berperan sebagai media komunikasi antar anggota organisasi. Pada tahap awal, proses pengelolaan pengetahuan lebih ditekankan pada sub proses akusisi pengetahuan dan distribusi pengetahuan dengan memanfaatkan teknologi pendukung media penyimpanan pengetahuan. Hal ini sesuai bagi PT. Pos Indonesia dimana anggota organisasi telah terbiasa menggunakan teknologi informasi. PT. Pos Indonesia. PT. Pos Indonesia terbagi dalam beberapa Wilpos (wilayah pos), secara keseluruhan terdapat 11 Wilpos. Pemanfaatan teknologi informasi memudahkan distribusi pengetahuan keseluruh Wilpos. Pada tahap berikutnya KMS berperan sebagai media untuk penciptaan pengetahuan, pada tahap ini proses pengelolaan pengetahuan lebih ditekankan pada sub proses utilisasi pengetahuan, adaptasi pengetahuan, dan penciptaan pengetahuan.
Hal
ini
membutuhkan
teknologi
informasi
yang
dapat
menghubungkan (komunikasi) seluruh anggota organisasi. IV. 5. Usulan Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar Arsitektur KMS didefinisikan sebagai deskripsi komponen yang membangun KMS dan kapabilitas masing-masing komponen, serta deskripsi keterkaitan antar komponen dalam merealisasikan manfaat KMS terhadap organisasi. Arsitektur KMS menjelaskan struktur sistem manajemen pengetahuan (KMS), struktur ini merupakan komponen yang membangun KMS.
83
Tujuan penyusunan arsitektur KMS ini adalah untuk menyediakan pendekatan perencanaan serta kontrol bagi pengembangan dan pengoperasian KMS. Penyusunan aristektur KMS berlandaskan pada model KM. Model KM menjelaskan peranan dan keterkaitan antar komponen. Berdasarkan dari model KM,
dapat
diambil kesimpulan untuk
membangun sistem
manajemen
pengetahuan (KMS) melibatkan empat komponen yaitu : anggota organisasi (people), proses pengelolaan pengetahuan, teknologi pendukung serta disiplin organisasi pembelajar. Keterkaitan antar komponen ini dapat dideskripsikan sebagai berikut : a. Anggota organisasi melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan b. Disiplin organisasi pembelajar sebagai komponen yang memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan. c. Teknologi
pendukung
memfasilitasi
dalam
pelaksanaan
proses
pengelolaan pengetahuan. d. Proses pengelolaan pengetahuan menghasilkan pengatahuan untuk melaksanakan inti bisnis organisasi. Pada PT. Pos Kanwil V Jabar, pengembangan dan pengoperasian KMS ditujukan untuk mengelola pengetahuan terkait dengan inti bisnis organisasi yaitu layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang, dan layanan keuangan. Struktur KMS pada PT. Pos Kanwil V Jabar terdiri dari empat komponen yaitu people, proses pengelolaan pengetahuan,
teknologi pendukung,
dan disiplin organisasi
pembelajar. a. Komponen people terdiri dari seluruh anggota organisasi, hal ini mengindikasikan bahwa manajemen pengetahuan merupakan tanggung jawab dari seluruh level manajemen, bukan merupakan tanggung jawab manajemen level atas semata. b. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari tiga sub proses yaitu sub proses akuisisi pengetahuan, sub proses distribusi pengetahuan dan sub proses penciptaan pengetahuan yang melalui mekanisme utilisasi dan adaptasi pengetahuan.
84
c. Peranan teknologi pada KMS adalah sebagai media penyimpanan dan media komunikasi antar anggota organisasi dalam rangka pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan, oleh karena itu platform teknologi yang paling tepat untuk memfasilitasi proses pengelolaan pengetahuan adalah platform komputer jaringan (network computing). d. Disiplin organisasi pembelajar berperan sebagai model manajemen perubahan (change management) yang memotivasi setiap anggota organisasi untuk ikut berperan serta dalam pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Berdasarkan pemahaman arsitektur KM (Tobing, 2007) dan model KM yang telah dikembangkan pada penelitian ini (sub bab III.5), diusulkan arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar yang diilustrasikan pada gambar IV-5. Inti Bisnis PT. Pos Indonesia Mail Service
Logistic Service
Financial Service
Proses Penciptaan Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Utilisasi Pengetahuan
Eksternal Organisasi
Kontributor & Pengguna Internal Organisasi
Proses Akuisisi & Penyimpanan Pengetahuan
Proses Distribusi Pengetahuan
Lapisan Antarmuka
· · · ·
Disiplin Learning Organization
Lapisan Aplikasi KM Access & Authentication Aplikasi KM Collaborative Filtering Data Transport
Teknologi Pendukung KMS
Knowledge Repository
Gambar IV-5. Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar
85
Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar dapat dijelaskan berdasarkan komponen yang membangun KMS, komponen tersebut adalah people, proses pengelolaan pengetahuan, teknologi pendukung, dan disiplin organisasi pembelajar. A. People Komponen people adalah komponen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengelolalaan pengetahuan. Komponen people ini meliputi seluruh lapisan manajemen atau dengan kata lain pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan merupakan tanggung jawab seluruh anggota organisasi. Dalam arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar, kontributor dan pengguna pada gambar arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar merepresentasikan komponen people, dalam hal ini kontributor adalah sebutan bagi orang yang memiliki pengetahuan dan pengguna adalah orang yang membutuhkan pengetahuan. B. Proses Pengelolaan pengetahuan Kompoenen proses pengelolaan pengetahuan merupakan komponen inti dari sistem manajemen pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari tiga sub proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan, dan proses penciptaan pengetahuan melalui mekanisme utilisasi dan adaptasi pengetahuan. (1) Proses Akuisisi pengetahuan aliran proses pengelolaan pengetahuan dimulai dari komponen people dalam hal ini kontributor melakukan proses akuisisi pengetahuan yang bersumber dari internal maupun eksternal organisasi, pengetahuanpengetahuan yang telah diakuisisi disimpan kedalam knowledge repository melalui mekanisme penyimpanan pengetahuan. (2) Proses distribusi pengetahuan Proses distribusi pengetahuan merupakan proses penyebaran pengetahuan yang telah diakuisisi. Untuk mendistribusi pengetahuan yang telah diakuisisi dimulai dengan memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi
pengetahuan,
kemudian
untuk
mempermudah
distribusi
86
pengetahuan diciptakan kelompok-kelompok atau tim pembelajar agar memudahkan dalam pendistribusian pengetahuan. Proses distribusi pengetahuan ini sangat penting, karena tujuan dari KMS adalah bagaimana pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari individu anggota organisasi dapat ditranformasikan menjadi pengetahuan organisasi. (3) Proses penciptaan pengetahuan Dapat terciptanya pengetahuan-pengetahuan baru merupakan esensi dari KMS. Proses penciptaan pengetahuan dilaksanakan melalui mekanisme pemanfaatan
pengetahuan
dan
adaptasi
pengetahuan.
Dengan
memanfaatkan pengetahuan dan mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi memungkin terciptanya pengetahuan baru. Untuk memanfaatkan pengetahuan, aktivitas yang dapat dilakukan adalah rotasi pekerjaan antar staf sehingga memungkinkan terjadinya proses penciptaan pengetahuan. Untuk mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi, setiap anggota organisasi didorong untuk mampu mengadaptasi pengetahuan-pengetahuan tersebut dalam pelaksanaan sehari-hari. C. Teknologi pendukung Peranan teknologi pendukung KM dapat dikategorikan kedalam dua peranan yaitu peran teknologi sebagai media penyimpanan serta teknologi sebagai media komunikasi. Platform teknologi yang tepat untuk mendukung proses pengelolaan pengetahuan adalah internet. Internet memberikan berbagai kemudahan seperti kemudahan penyebaran pengetahuan serta komunikasi yang interaktif. Untuk mengakuisisi pengetahuan dibutuhkan capture tool, sedangkan untuk menghubungkan antar anggota organisasi dalam rangka pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan dibutuhkan collaborative tool. Pemanfaatan teknologi video conference, web forums, mailing-list yang keseluruhannya dapat diintegrasikan via internet sehingga memudahkan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Bagi PT. Pos Kanwil V Jabar, hal yang harus diperhatikan dari pemanfaatan platform internet sebagai teknologi pendukung KM adalah penyediaan infrastruktur yang memadai seperti penyediaan bandwith yang cukup untuk transport data. Hal lain yang
87
perlu diperhatikan adalah permasalahan keamanan data, seperti penciptaan portal, sehingga pengetahuan yang telah dikelola tidak gampang ditiru oleh organisasi lain. Penjelasan teknologi pendukung KMS dijelaskan pada lampiran I. D. Disiplin organisasi pembelajar Walaupun proses pengelolaan KM telah didukung dengan teknologi KM yang handal, tetapi bila tidak ada kesadaran dan motivasi dari seluruh anggota organisasi untuk melakukan proses pengelolaan pengetahuan, mekanisme pengelolaan pengetahuan ini tidak akan berjalan, oleh karena itu anggota organisasi perlu didukung dengan disiplin-disiplin yang mampu memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi pengetahuan. Disiplin-disiplin ini diadopsi dari disiplin learning organization yaitu disiplin personal mastery, berbagi visi, model mental, berpikir sistemik dan tim pembelajar. Dengan mendorong anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya sehingga mencapai personal mastery dan melalui disiplin berbagi visi, disiplin model mental serta disiplin berpikir sistemik dimana disiplin berbagi visi dan disiplin model mental sebagai mekanismenya sedangkan disiplin berpikir sistemik sebagai integratornya, sehingga tercapai disiplin tim pembelajar. E. Kategori pengetahuan yang dikelola Untuk menghindari knowledge overload, tidak sembarang pengetahuan yang akan diakuisisi serta dikelola, pengetahuan-pengetahuan yang diakuisisi terkait dengan inti bisnis PT. Pos Indonesia yaitu layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang serta layanan keuangan. Kategori pengetahuan yang disimpan dalam media penyimpanan diadopsi dari Tiwana (2000), yaitu :. a. Pengetahuan deklaratif seperti konsep-konsep penting dan signifikan, kategori, definisi dan asumsi-asumsi. Contoh pengetahuan deklaratif misalnya : (1) pengetahuan mengenai inti bisnis organisasi, (2) pengetahuan mengenai strategi bisnis PT. Pos Kanwil V Jabar, (3) pengetahuan mengenai peta pasar dan target pasar yang akan dicapai oleh PT. Pos Kanwil V Jabar,
88
(4) pengetahuan mengenai produk-produk pos (seperti kiriman internasional; filateli; hybrid-mail atau surat elektronik yang dapat diakses melalui internet dan sms; paket pos; dan surat pos), (5) pengetahuan mengenai pelaksanaan pelayanan prima, (6) pengetahuan pengembangan performansi pos yang meliputi dua aspek yaitu aspek tangible yakni berupa peningkatan tampilan fisik (physical evidence) dan aspek intangible yakni pelayanan prima (service excellence) b. Pengetahuan prosedural seperti proses-proses, urutan aktivitas dan aksiaksi, misalnya pengetahuan bagaimana tata cara (urutan) pelaksanaan layanan surat menyurat, tata cara pengiriman barang. c. Pengetahuan kausal seperti alasan-alasan pembuatan keputusan, alasan penolakan keputusan dan alternatifnya. Contoh pengetahuan kausal seperti pengetahuan mengenai aturan kuota pengiriman barang. d. Konteks keputusan keadaan, asumsi-asumsi, hasil dari asumsi tersebut, dan pengetahuan informal seperti klip video, anotasi, catatan-catatan dan percakapan. IV. 6. Strategi Peningkatan Proses Pengelolaan Pengetahuan Bagian yang paling penting dari penilaian dan evaluasi kinerja proses pengelolaan pengetahuan adalah pembuatan rekomendasi untuk menindaklanjuti kelemahankelemahan yang ada. Kelemahan-kelemahan proses pengelolaan pengetahuan di PT. Pos Kanwil V Jabar yang telah dirumuskan dalam pembahasan sebelumnya memerlukan strategi-strategi perbaikan yang diharapkan dapat bekerja secara mendasar dalam meningkatkan kinerja proses pengelolaan pengetahuan di organisasi tersebut. Hasil evaluasi akan menjadi dasar dalam mengembangkan strategi-strategi untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja proses pengelolaan pengetahuan dengan mempertimbangkan prioritas perbaikan dan kelemahankelemahan utama setiap proses. IV. 6. 1. Strategi peningkatan prioritas pertama Berdasarkan dari daftar aktivitas-ativitas yang memiliki priroritas tinggi (kinerja rendah serta sedang), dapat simpulkan bahwa permasalahan terkait pada
89
pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan yang utama adalah permasalahan motivasi anggota organisasi. Solusi untuk permasalahan motivasi anggota organisasi adalah dengan menerapkan disiplin learning organization, yaitu disiplin personal mastery, disiplin berbagi visi, disiplin model mental, disiplin berpikir sistemik, serta disiplin tim pembelajar. Kunci dari disiplin learning organization adalah disiplin personal mastery sebagai hasil dari peningkatan kompetensi anggota organisasi. Dengan pencapaian disiplin personal mastery dan dibarengi dengan pemberian kesempatan atau dorongan untuk memberikan kontribusi yang nyata sebagai representasi dari disiplin berbagi visi, secara otomatis disiplin model mental dan disiplin berpikir sistemik tercapai. Pencapaian disiplin-disiplin ini sebagai modal utama untuk dapat mencapai disiplin tim pembelajar. Strategi yang bisa diterapkan pada aktivitas yang kinerjanya rendah adalah perbaikan mendasar dari aktivitas tersebut, sedangkan aktivitas yang kinerjanya sedang, strategi yang dapat diterapkan adalah strategi peningkatan. Aktivitas yang dapat dilakukan untuk menerapkan strategi perbaikan dan peningkatan proses pengelolaan pengetahuan adalah : 1. Perbaikan motivasi anggota organisasi, dilaksanakan melalui mekanisme : a. Mendorong anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya. b. Peningkatan peranan para ahli (pada PT. Pos disebut dengan senior) dalam rangka mentoring kepada karyawan baru c. Menciptakan sistem evaluasi bagi anggota organisasi, dengan cara ini organisasi dapat memonitor peningkatan kompetensi anggota organisasi. d. Menciptakan sistem reward bagi anggota organisasi sehingga anggota
organisasi
termotivasi
untuk
meningkatkan
kompetensinya. 2. Peningkatan peranan anggota organisasi dalam rangka proses pengelolaan pengetahuan :
90
a. Peningkatan efektifitas hubungan horizontal, strategi ini ditujukan untuk menghilangkan penghalang bagi staff anggota organisasi untuk memberikan kontribusinya. b. Peningkatan hubungan vertikal melalui penciptaan kelompok knowledge worker. c. Melibatkan seluruh staff dalam rangka pemecahan masalah. d. Penyediaan ruang belajar yang didukung dengan teknologi informasi yang memadai dalam rangka berbagi pengetahuan. IV. 6. 2. Strategi peningkatan prioritas kedua Berdasarkan dari daftar aktivitas-ativitas yang memiliki prioritas rendah (kinerja rendah serta sedang), dapat disimpulkan bahwa permasalahan terkait pada pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan yang kedua adalah penyediaan infrastruktur pendukung proses pengelolaan pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan diawali dengan proses akuisisi pengetahuan, kemudian dilanjutkan dengan proses penciptaan pengetahuan melalui mekanisme proses pemanfaatan pengetahuan dan proses adaptasi pengetahuan, pengetahuanpengetahuan yang telah berhasil diciptakan kemudian didistribusikan kepada seluruh anggota organisasi agar menjadi pengetahuan organisasi, peranan teknologi informasi ialah sebagai komponen pendukung pelaksanaan proses akuisisi pengetahuan, proses penciptaan pengetahuan dan proses distibusi pengetahuan. Strategi peningkatan prioritas kedua adalah penyediaan infrastruktur teknologi informasi. Oleh karena itu, penting dirumuskan konfigurasi minimum teknologi informasi yang dapat membantu pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Konfigurasi minimum sistem KM dibagi kedalam tiga elemen yaitu hardware, software, dan brainware. 1. Kebutuhan Hardware Hardware yang dibutuhkan adalah komputer yang bekerja dalam sistem jaringan (network computing). Umumnya network computing ini sudah
91
tersedia di organisasi. Hardware yang dibutuhkan antara lain server hardware dan beberapa komputer sebagai komputer client. Pada tahap awal penyediaan komputer client ini tergantung pada jumlah unit fungsional atau divisi. Hardware lain yang dibutuhkan adalah storage atau media penyimpanan pengetahuan. Pengetahuan-pengetahuan yang disimpan seperti : a)
Pengetahuan
deklaratif
seperti
konsep-konsep
penting
dan
signifikan, kategori, definisi dan asumsi-asumsi. b) Pengetahuan prosedural seperti proses-proses, urutan aktivitas dan aksi-aksi. c)
Pengetahuan kausal seperti alasan-alasan pembuatan keputusan, alasan penolakan keputusan dan alternatifnya.
d) Konteks keputusan keadaan, asumsi-asumsi, hasil dari asumsi tersebut, dan pengetahuan informal seperti klip video, anotasi, catatan-catatan dan percakapan. 2. Kebutuhan Software Seluruh komputer jaringan di integrasikan melalui intranet yang menggunakan platform Web. Pemilihan teknologi Web sebagai platform yang menghubungkan seluruh komputer karena kelebihan yang dimiliki oleh teknologi Web yaitu kemampuan teknologi Web untuk mendukung komunikasi dan kolaborasi. Kelebihan lain dari teknologi Web adalah penggunaan protokol HTTP. Komunikasi antar anggota organisasi dilakukan melalui lapisan antarmuka melalui software browser. Umumnya seluruh browser sudah mendukung protokol HTTP, sehingga permasalahan format data yang tidak compatible bukan menjadi suatu permasalahan lagi. Dengan pemilihan teknologi Web sebagai platform komunikasi dan kolaborasi, dibutuhkan beberapa software pendukung seperti :
92
a. Client software Untuk menyediakan akses internet dan dukungan kolaboratif bagi karyawan, diperlukan penginstalan software Web client pada setiap komputer client. b. Server software Untuk menggunakan Web sebagai portal KM, diperlukan penyediaan Web server. Untuk menekan biaya, Web server ini dapat disewa melalui ISP, tetapi hal yang harus dipertimbangkan adalah keamanan informasi. c. Gateways Untuk menyediakan akses internet dari intranet organisasi, dibutuhkan penginstallan software wide-gateways. d. Collaborative filtering Collaborative filtering merupakan mekanisme yang digunakan untuk mengalirkan data, informasi dan knowledge secara terbatas pada grup tertentu. Grup tertentu merupakan komunitas-komunitas virtual yang anggotanya dibatasi berdasarkan fungsional atau unit-unit organisasi. e. Search Engine Search engine adalah fasilitas yang digunakan pengguna dalam melakukan pencarian knowledge yang dibutuhkan. Selain fungsi pencarian knowledge, search engine juga dapat digunakan sebagai alat untuk menangkap dan mengidentifikasi interest dari pengguna. 3. Kebutuhan Brainware Untuk mengelola teknologi KMS ini, PT. Pos Kanwil V Jabar perlu menyiapkan sebuah tim yang bertugas untuk mengelola konten pengetahuan pada aplikasi KM. Tim ini terdiri dari beberapa fungsi. Fungsi tim pengelola aplikasi KMS diadopsi dari Tobing (2007), yaitu: a. Petugas
administrasi
konten,
yaitu
petugas
yang
melakukan
administrasi konten, menyimpan pengetahuan, membuat direktori pengetahuan
dan
merapikan
penyimpanan
pengetahuan
repository pengetahuan, sehingga mudah untuk diakses.
dalam
93
b. Petugas administrasi sistem, yaitu petugas yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa fungsi-fungsi dan kapabilitas sistem aplikasi KM berfungsi dengan semestinya. c. Petugas administrasi expert, petugas ini berfungsi untuk mendata dan memutakhirkan data expert dan membuka forum-forum virtual (CoP atau SiG). d. Help desk, sebagai contact center untuk semua keluhan terkait dengan pengoperasian sistem aplikasi KM. Seluruh teknologi informasi yang dijelaskan diatas terbatas pada dimensi ruang dan waktu tertentu, yaitu dimensi ruang sama – waktu sama, dimensi ruang berbeda – waktu berbeda, dan dimensi ruang sama – waktu berbeda. Untuk peningkatan selanjutnya, teknologi informasi sebaiknya dapat juga mendukung komunikasi dengan dimensi ruang berbeda – waktu sama (real time). Langkah selanjutnya teknologi informasi dilengkapi dengan hardware dan software video conference sehingga dapat mendukung komunikasi secara real time walau dimensi ruang berbeda tetapi waktu sama.
