BAB IV PEMBAHASAN
Tujuan audit operasional atas fungsi SDM pada PT Satata Neka Tama adalah untuk menilai tingkat ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas dari fungsi dan aktivitas tersebut. Oleh karena itu, proses audit operasional atas fungsi SDM ini harus dilaksanakan secara sistematis dan terarah. Selanjutnya, bahasan bagian ini dimulai dengan survei pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian manajemen atas fungsi SDM, dan prosedur audit terinci.
IV.1
Survei Pendahuluan Tahap survei pendahuluan merupakan langkah awal yang harus dilakukan penulis untuk mendapatkan gambaran secara umum mengenai kegiatan usaha perusahaan. Dalam survei pendahuluan dapat diperoleh informasi mengenai aktivitas yang terjadi dalam fungsi SDM secara umum. Survei pendahuluan dianggap berhasil apabila penulis dapat mengungkap atau mengidentifikasi kegiatan yang mengandung kelemahan potensial dan rentan yang dirumuskan dalam Tentative Audit Objective (TAO) sebagai dasar audit selanjutnya. Tahap survei pendahuluan pada hakekatnya merupakan studi singkat terhadap apa yang sedang berlangsung pada saat itu, serta menuntun penulis untuk mengarahkan secara langsung perhatiannya terhadap kejadian penting di perusahaan tersebut.
37
IV.1.1 Prosedur Audit Prosedur audit yang dilakukan penulis pada tahap ini terdiri dari : 1. Melakukan pembicaraan awal dengan Manajer HRD mengenai tujuan dan langkah kerja dari pemeriksaan yang dilakukan 2. Memahami informasi umum mengenai sejarah, latar belakang, bidang usaha, struktur organisasi beserta uraian tugas dari bagian – bagian yang terkait dengan fungsi SDM IV.1.2 Hasil Pemeriksaan Survei Pendahuluan Informasi yang diperoleh penulis mengenai kondisi dan keadaan perusahaan sebagai hasil pemeriksaan survei pendahuluan antara lain sebagai berikut : 1. Struktur organisasi beserta uraian posisi jabatan sudah ada secara tertulis namun dalam praktiknya job description hanya diberikan secara lisan 2. Dalam merekrut karyawan baru perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja hanya berdasarkan permintaan masing – masing divisi yang membutuhkan tenaga kerja 3. Perusahaan lebih mengutamakan sumber tenaga kerja internal melalui referensi dari karyawan yang telah bekerja di PT Satata Neka Tama 4. Perusahaan tidak memiliki job requirements secara tertulis sebagai dasar untuk melakukan seleksi terhadap calon karyawan 5. Sistem absensi yang diciptakan perusahaan belum cukup efektif dalam mencegah karyawan melakukan kecurangan dalam hal penitipan absen
38
6. Perusahaan belum memiliki peraturan tertulis dan tidak ada sistem yang mengatur pelaksanaan mengenai kerja lembur 7. Perusahaan tidak memiliki kebijakan yang mengatur mengenai pelatihan dan pengembangan tenaga kerja. 8. Perusahaan belum memiliki prosedur tertulis mengenai penilaian kinerja karyawan 9. Perusahaan belum memiliki kebijakan yang mengatur mengenai pemutusan hubungan kerja karyawan.
IV.2
Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Tahap ini bertujuan untuk mengevaluasi dan menguji efektivitas dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan.
IV.2.1 Prosedur Audit Dalam tahap ini penulis menggunakan Internal Control Questionairs (ICQ) sebagai pedoman dalam pelaksanaan tahap pengujian atas sistem pengendalian manajemen.
Jawaban
yang
diperoleh
atas
hasil
kuesioner
tersebut
menggambarkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. IV.2.2 Hasil Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Berdasarkan survei pendahuluan yang telah dilakukan dan diikuti dengan pelaksanaan tahap pengujian dan penelaahan atas system pengendalian manajemen pada PT Satata Neka Tama maka diketahui adanya beberapa temuan penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan yang dijabarkan sebagai berikut :
39
1. Perusahaan belum memiliki Peraturan Perusahaan yang terdokumentasikan secara sah. Peraturan perusahaan yang dimaksud adalah peraturan yang memuat mengenai syarat – syarat kerja dan tata tertib kerja yang berlaku umum bagi seluruh karyawan perusahaan. 2. Belum adanya job description secara tertulis. Job description merupakan uraian tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh masing – masing jabatan. 3. Belum adanya job requirements secara tertulis. Job requirements merupakan suatu kualifikasi jabatan yang berguna sebagai dasar dalam tahap seleksi SDM. 4. Perusahaan belum memiliki prosedur tertulis yang mengatur mengenai perencanaan tenaga kerja. Dengan mempertimbangkan jumlah karyawan dalam perusahaan, maka perencanaan tenaga kerja dianggap tidak perlu karena perusahaan masih tergolong perusahaan kecil dengan jumlah karyawan
40
orang.
Manfaat
yang
diperoleh
apabila
perusahaan
mengaplikasikan perencanaan tenaga kerja akan tidak seimbang dengan biaya dan waktu yang dikeluarkan. 5. Dalam merekrut karyawan, perusahaan lebih mengutamakan calon karyawan yang berasal dari referensi karyawan yang telah bekerja di perusahaan. Hal ini dapat berdampak bagi kemajuan perusahaan karena karyawan yang akan direkrut juga harus memiliki kompetensi yang diharapkan dapat membawa perusahaan mencapai tujuannya.
40
6. Perusahaan tidak memiliki suatu prosedur tertulis yang mengatur mengenai tahap dalam seleksi SDM. Dalam hal ini, perusahaan hanya melakukan wawancara terhadap karyawan yang akan diseleksi. 7. Dalam hal kedisiplinan, perusahaan belum menerapkan sistem absensi secara efektif. Sistem absensi yang diciptakan masih menimbulkan suatu celah bagi setiap karyawan untuk melakukan pelanggaran/kecurangan dalam hal penitipan absen. 8. Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis mengenai pelatihan dan pengembangan tenaga kerja. Pelatihan dan pengembangan dimaksudkan untuk meningkatakan kualitas tenaga kerjanya sehingga dapat membawa perusahaan mencapai tujuannya. 9. Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis atas penilaian kinerja karyawannya. Penilaian kinerja dapat meningkatkan motivasi karyawan dalam meningkatkan kemauan untuk memajukan perusahaan. 10. Perusahaan belum memiliki kebijakan atau prosedur tertulis mengenai pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja dapat disebabkan oleh berbagai macam hal, antara lain adalah pengunduran diri, sakit, pemecatan, dan juga karena usia tua.
IV.3
Audit Terinci Audit Terinci merupakan rincian langkah – langkah yang dilakukan oleh auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Dalam memperoleh bahan bukti yang kompeten dan untuk menilai efisiensi, efektivitas, 41
dan ekonomisasi pelaksanaan fungsi sumber daya manusia yang diterapkan oleh PT. Satata Neka Tama, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit yang akan dijabarkan pada bagian selanjutnya. IV.3.1 Prosedur Audit Berdasarkan hasil evaluasi atas sistem pengendalian manajemen, berikut ini disajikan prosedur audit yang digunakan untuk melakukan audit terinci atas audit operasional atas fungsi SDM pada PT. Satata Neka Tama. 1. Pemeriksaan atas Fungsi Umum Tujuan Audit : Untuk mengetahui apakah hal – hal yang berkaitan dengan fungsi – fungsi SDM telah berjalan dengan efektif dan efisien. Prosedur Audit : 1. Dapatkan peraturan perusahaan tertulis 2. Periksa mengenai kebijakan yang terdapat di dalam peraturan perusahaan 3. Buat simpulan audit 2. Pemeriksaan atas Perekrutan Tenaga Kerja Tujuan Audit : Untuk menilai apakah proses perekrutan tenaga kerja telah dilakukan dengan efektif, efisien dan ekonomis Prosedur Audit : 1. Dapatkan prosedur manual mengenai perekrutan tenaga kerja 2. Telusuri apa yang menjadi dasar dalam pelaksanaan penerimaan tenaga kerja 42
3. Periksa kesesuaian kualifikasi yang disyaratkan untuk setiap pekerjaan dengan yang disyaratkan kepada calon pelamar 4. Telusuri apa dasar pemilihan sumber tenaga kerja 5. Periksa metode apa yang digunakan dalam melakukan rekrutmen 6. Telusuri apakah ada pelamar yang tidak memenuhi syarat diterima dalam proses rekrutmen 7. Telusuri apakah terdapat hubungan kekeluargaan antara pelamar yang diterima dengan pejabat di perusahaan 8. Buat simpulan audit 3. Pemeriksaan atas Seleksi SDM Tujuan Audit : Untuk menilai apakah aktivitas seleksi karyawan telah dilakukan untuk mendapatkn karyawan yang kompeten yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Prosedur Audit : 1. Dapatkan prosedur manual dari aktivitas seleksi SDM 2. Periksa teknik yang digunakan dalam seleksi 3. Dapatkan job description dan kualifikasi jabatan karyawan yang ingin direkrut 4. Analisa apakah proses seleksi didasarkan pada job description dan kualifikasi minimum tersebut 5. Telusuri dasar penetapan pemilihan pewawancara 6. Periksa daftar pertanyaan yang digunakan dalam proses seleksi 43
7. Periksa mekanisme yang digunakan dalam mendapatkan informasi tentang latar belakang peserta seleksi 8. Buat simpulan audit 4. Pemeriksaan atas Pelatihan dan Pengembangan Tujuan Audit : Untuk menilai apakah aktivitas pelatihan dan pengembangan telah diberikan secara efektif, ekonomis dan efisien. Prosedur Audit : 1. Dapatkan kebijakan tertulis perusahaan mengenai program pelatihan dan pengembangan SDM 2. Telusuri apa yang menjadi dasar penetapan program pelatihan karyawan 3. Telusuri apa yang ingin dicapai dalam pelatihan tersebut 4. Telusuri apa yang menjadi dasar dalam menentukan karyawan untuk mengikuti pelatihan 5. Telusuri metode yang digunakan dalam pelatihan tersebut 6. Buat simpulan audit 5. Pemeriksaan atas Penilaian Kinerja Tujuan Audit : Mengetahui apakah proses penilaian kinerja telah dilakukan untuk mendorong motivasi dalam bekerja Prosedur Audit : 1. Dapatkan prosedur manual dari penilaian kinerja
44
2. Telusuri
bagaimana
perusahaan
melakukan
penilaian
terhadap
karyawannya 3. Telusuri apakah perusahaan melakukan penilaian secara periodic terhadap karyawannya 4. Telusuri dasar yang digunakan perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja 5. Telusuri apakah hasil penelitian didokumentasikan dan disampaikan kepada karyawan yang dinilai sebagai umpan balik 6. Buat simpulan audit 6. Pemeriksaan atas Pemutusan Hubungan Kerja Tujuan Audit : Untuk menilai apakah proses pemberhentian karyawan dilaksanakan secara tepat dan benar sehingga hak dan kewajiban kedua belah pihak, yaitu karyawan dan perusahaan, terpenuhi atau tidak ada yang merasa dirugikan. Prosedur Audit : 1. Dapat prosedur manual pemberhentian karyawan 2. Lakukan evaluasi terhadap kondisi – kondisi yang dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja dan syarat – syarat yang harus dipenuhi karyawan dan perusahaan atas putusnya hubungan kerja 3. Buat simpulan audit
45
IV.3.2 Hasil Pemeriksaan (Pelaksanaan Audit Terinci) Berdasarkan prosedur – prosedur audit yang telah dilakukan, dapat ditemukan beberapa masalah dalam fungsi SDM pada PT Satata Neka Tama. Temuan – temuan tersebut akan dijabarkan sebagai berikut : IV.3.2.1 Umum 1. Perusahaan Belum Memiliki Peraturan Perusahaan Saat ini perusahaan belum memiliki Peraturan Perusahaan yang terdokumentasikan secara sah. Peraturan perusahaan yang dimaksud adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan, yang di dalamnya memuat syarat – syarat kerja dan tata tertib perusahaan. Dalam praktiknya, tata tertib perusahaan hanya dibacakan pada saat tanda tangan kontrak. Kewajiban membuat peraturan perusahaan berlaku bagi perusahaan yang memiliki paling sedikit 10 orang karyawan. Sejak awal berdirinya pada tahun 1997, perusahaan belum memiliki Peraturan Perusahaan, karena pemilik sekaligus Direktur Utama perusahaan menjalankan perusahaan berdasarkan asas kekeluargaan, sehingga dianggap tidak perlu adanya suatu Peraturan Perusahaan yang dipandang terlalu mengikat tersebut. Peraturan perusahaan sudah selesai disusun, namun Direktur Utama belum memiliki suatu komitmen untuk menandatangani peraturan perusahaan tersebut. Dampak dari tidak adanya Peraturan Perusahaan yang terdokumentasikan secara sah sampai pada saat ini belum menimbulkan sesuatu yang signifikan. Namun, apabila hal ini dibiarkan secara terus – menerus, akan 46
membahayakan perusahaan karena karyawan dapat bertindak sesuai kemauannya sendiri dan pada akhirnya akan merugikan perusahaan. Misalnya, karyawan dapat membocorkan informasi yang terkait mengenai strategi penjualan kepada pesaing perusahaan karena perusahaan tidak mengatur mengenai rahasia jabatan maupun sanksi atas pelanggaran yang dilakukan. Perusahaan sebaiknya mensahkan peraturan perusahaan yang telah disusun tersebut. Selain mengatur syarat – syarat kerja yang belum diatur dalam peraturan perundangan, peraturan perusahaan sebaiknya juga merinci ketentuan – ketentuan umum yang terdapat dalam peraturan perundangan ketenagakerjaan. Peraturan perusahaan sekurang – kurangnya memuat hak dan kewajiban perusahaan, hak dan kewajiban karyawan, syarat – syarat kerja, tata tertib perusahaan, serta jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan. Dalam satu perusahaan hanya boleh dibuat satu peraturan perusahaan yang berlaku bagi seluruh karyawan. Jika perusahaan memiliki cabang, maka selain peraturan perusahaan induk yang berlaku bagi semua karyawan, perusahaan juga dapat membuat peraturan perusahaan turunan yang khusus berlaku bagi karyawan di masing – masing cabang perusahaan sesuai dengan kondisi perusahaan cabang. 2. Belum Adanya Job Description yang Terdokumentasikan Secara Sah Perusahaan belum memiliki job description yang terdokumentasikan secara sah. Karyawan hanya diberikan perintah mengenai tugas dan tanggung
47
jawab secara lisan oleh atasan. Tugas – tugas lisan tersebut yang menjadi pedoman kegiatan rutin yang mereka lakukan setiap harinya. Perusahaan seharusnya memiliki Job Description secara tertulis sehingga para karyawannya dapat mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dengan jelas. Perusahaan belum memiliki job description secara tertulis karena perusahaan beranggapan bahwa tidak diperlukan adanya job description dengan jumlah karyawan yang sedikit. Perusahaan menganggap bahwa tugas – tugas yang disampaikan secara lisan bisa dipahami tanpa harus memberikannya uraian tugas secara tertulis. Tidak adanya uraian tugas membuat setiap karyawan hanya melakukan kegiatan rutin yang diberikan oleh atasan dan hanya melakukan suatu pekerjaan tambahan apabila ada perintah dari atasan tanpa mengetahui tanggung jawab apa yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Job descriptions sebaiknya disusun sesegera mungkin. Job description juga harus disusun sedemikian rupa sehingga tidak hanya menguraikan tugas dan tanggung jawab yang berada di dalamnya, tetapi juga menguraikan mengenai nama jabatan, nama unit kerja, nama departemen, ikhtisar pekerjaan, garis pelaporan, hubungan kerja pokok, serta persyaratan jabatan. 3. Perusahaan Belum Memiliki Job Requirements Secara Tertulis Perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis. Selama ini, Departemen SDM hanya menetapkan persyaratan kualitas minimum dari
48
karyawan yang akan direkrut untuk setiap posisi berdasarkan keterangan lisan dari kepala divisi yang membutuhkan. Perusahaan seharusnya memiliki job requirements secara tertulis untuk setiap posisi. Job requirements adalah uraian persyaratan kualitas minimum calon karyawan yang diseleksi agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten. Perusahaan menyatakan bahwa belum dimilikinya job requirements disebabkan
karena
kurangnya
tenaga
kerja
untuk
menyusun
job
requirements tersebut. Perusahaan memang belum menemui masalah sampai sekarang. Namun, semakin meningkatnya kegiatan dan kompleksitas perusahaan, tidak adanya job requirements akan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, seperti perusahaan gagal mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan, karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut. Akibatnya, individu yang direkrut tidak sesuai dengan jabatan yang ditempatinya sehingga membuat kinerjanya rendah, karyawan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan, dan dapat terjadi perbedaan pendapat antara user dan departemen SDM mengenai karyawan yang direkrut. Perusahaan sebaiknya menyusun job requirements sesegera mungkin. Job requirements diperlukan sebagai pedoman pelaksanaan seleksi sehingga perusahaan memperoleh orang – orang yang tepat untuk menduduki jabatan
49
yang tepat. Job requirements memuat informasi mengenai jenis kelamin, pendidikan, pengalaman kerja, dan kompetensi teknis yang diperlukan. 4. Perusahaan Belum Memiliki Prosedur Manual Terkait dengan Fungsi SDM Perusahaan belum memiliki prosedur tertulis yang terkait dengan fungsi SDM. Prosedur yang dimaksud antara lain mengenai kebijakan perekrutan SDM, seleksi SDM, pelatihan dan pengembangan SDM, penilaian kinerja serta pemberhentian karyawan. Perusahaan seharusnya memiliki prosedur tertulis yang terkait dengan fungsi SDM. Prosedur tersebut akan berguna untuk mengendalikan kegiatan yang terkait dengan fungsi SDM. Perusahaan menyatakan bahwa belum disusunnya prosedur manual yang terkait dengan fungsi SDM karena perusahaan merupakan perusahaan keluarga yang apabila disusun suatu prosedur manual akan menjadi terlalu ketat. Tidak adanya prosedur manual yang terkait dengan fungsi SDM mengakibatkan proses SDM tidak dapat berjalan dengan baik. Misalnya, pada tahap seleksi SDM, perusahaan hanya melakukan wawancara saja tanpa adanya tes awal yang dilakukan. Apabila hal ini dibiarkan terus menerus, maka perusahaan tidak mendapat gambaran mengenai kemampuan yang dimiliki karyawan yang direkrut. Selain itu, tes awal tidak dilakukan karena sebagian besar karyawan direkrut berasal dari rekomendasi karyawan
50
yang telah bekerja di perusahaan sehingga tidak diperlukan adanya suatu tes awal. Menurut penulis, perusahaan sebaiknya segera menyusun prosedur tertulis mengenai kebijakan yang terkait dengan fungsi SDM sehingga seluruh kegiatan atas fungsi tersebut dapat berjalan dan dikendalikan dengan baik.
IV.3.2.2 Perekrutan dan Seleksi SDM 1. Perusahaan Tidak Melakukan Tes Awal Pada Tahap Seleksi SDM Perusahaan tidak melakukan tes awal pada tahap seleksi SDM. Perusahaan hanya melakukan wawancara pada saat seleksi. Perusahaan seharusnya tidak hanya melakukan wawancara saja pada saat seleksi SDM tetapi juga melakukan tes awal untuk mendapatkan gambaran mengenai kemampuan karyawan. Tidak dilakukannya tes awal pada tahap seleksi SDM dikarenakan sebagian besar karyawan yang direkrut adalah rekmendasi dari karyawan yang telah bekerja di perusahaan. Selain itu tidak ada kebijakan yang mengatur mengenai tahapan seleksi SDM yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan. Sebab lain yang dinyatakan perusahaan adalah bahwa karyawan yang direkrut dibutuhkan dengan sangat cepat sehingga tidak ada cukup waktu untuk dilakukan tes awal. Perusahaan belum menemui masalah sampai pada saat ini. Namun, semakin berkembangnya perusahaan dan proyek – proyek besar yang 51
ditangani perusahaan, tidak adanya tes awal yang dilakukan perusahaan akan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, seperti perusahaan tidak dapat menilai kemampuan calon karyawan yang akan direkrut. Jika perusahaan gagal menilai kemampuan karyawan tersebut di awal, maka karyawan tersebut selama bekerja di perusahaan akan dapat menimbulkan kerugian dalam perusahaan karena karyawan tersebut tidak berhasil melaksanakan tanggung – jawabnya sebagai karyawan. Perusahaan sebaiknya menyusun tes – tes awal yang dapat mengukur tingkat kecerdasan dan kepribadian. Tes kecerdasan tersebut dapat membantu perusahaan menilai kesesuaian anatara kemampuan karyawan dengan syarat – syarat pekerjaan. Tes kecerdasan juga bertujuan untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan harapan perusahaan. Sedangkan tes kepribadian merupakan alat untuk menaksir sifat – sifat dan karakteristik pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama. 2. Manajer HRD Tidak Kompeten dalam Melaksanakan Tanggung Jawabnya Perusahaan mempekerjakan karyawan yang tidak kompeten dalam melaksanakan tugas dan tanggung – jawabnya. Dalam hal ini, penulis menyoroti bagian HRD, terutama Manajer HRD yang tidak kompeten dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Perusahaan seharusnya mempekerjakan karyawan yang lebih kompeten untuk menduduki posisi manajer HRD.
52
Menurut penulis, hal tersebut dapat terjadi karena perusahaan tidak melakukan tes awal pada saat seleksi SDM. Selain itu, manajer HRD tersebut adalah rekomendasi dari salah satu direksi perusahaan sehingga dianggap tidak perlu untuk melakukan tes awal. Perusahaan tidak dapat memberhentikan karyawan tersebut karena belum ada peraturan perusahaan yang
terkait
ketenagakerjaan
khususnya
yang
mengatur
mengenai
pemberhentian karyawan. Akibat dipekerjakannya karyawan yang tidak kompeten untuk menduduki posisi manajer HRD, pekerjaan – pekerjaan yang terkait dengan fungsi SDM menjadi terbengkalai. Misalnya, perusahaan tidak memiliki prosedur mengenai fungsi SDM yang merupakan bagian HRD untuk menyusunnya. Selain itu manajer HRD juga tidak menyusun atau malaksanakan suatu rencana kegiatan penilaian kinerja, sehingga perusahaan tidak dapat menilai apakah karyawan telah berhasil melaksanakan tugas dan tanggung – jawabnya. Di samping itu, manajer HRD seharusnya bertanggung jawab untuk
menciptakan
suatu
sistem
absensi
yang
efektif
sehingga
meminimalisasi terjadinya kecurangan dalam hal penitipan absen. Perusahaan sebaiknya mengambil tindakan tegas terhadap karyawan yang tidak memberikan kontribusi terhadap perusahaan sehingga perusahaan tidak terhambat dalam mencapai tujuannya.
53
IV.3.2.3 Pelatihan dan Pengembangan SDM 1. Perusahaan Tidak Memiliki Rencana Kegiatan Mengenai Pelatihan dan Pengembangan SDM Perusahaan tidak memiliki rencana kegiatan mengenai pelatihan dan pengembangan SDM. Perusahaan seharusnya memiliki rencana kegiatan mengenai pelatihan dan pengembangan karyawannya. Perusahaan menyatakan bahwa tidak adanya rencana kegiatan mengenai pelatihan dan pengembangan SDM karena terbatas pada masalah waktu dan biaya. Perusahaan menganggap bahwa pelatihan dan pengembangan SDM akan membutuhkan biaya yang besar dan membutuhkan waktu yang lama. Perusahaan memang belum menemui masalah dengan tidak adanya rencana kegiatan mengenai pelatihan dan pengembangan SDM. Namun, dengan semakin berkembangnya teknologi dan mengingat bahwa perusahaan bergerak di bidang teknologi informasi, maka tidak adanya prosedur mengenai pelatihan dan pengembangan SDM akan membawa masalah bagi perusahaan, seperti misalnya perusahaan akan tersaingi dengan perusahaan – perusahaan yang bergerak di industri sejenis sehingga mengakibatkan perusahaan kehilangan pendapatannya. Perusahaan akan tersaingi karena para karyawan perusahaan tersebut tidak mendapatkan ilmu untuk memenuhi tuntutan perubahan yang terjadi. Perubahan – perubahan tersebut dapat bersifat intern (misalnya, perubahan sistem dan struktur organisasi) dan ekstern (seperti perubahan teknologi). 54
Mengingat perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di industry teknologi, perusahaan sebaiknya menyusun rencana kegiatan pelatihan dan pengembangan
SDM
sesegera
mungkin.
Kegiatan
pelatihan
dan
pengembangan memberikan manfaat bagi karyawan dan perusahaan berupa keahlian dan ketrampilan yang selanjutnya akan menjadi asset yang berharga bagi perusahaan. Melalui pelatihan dan pengembangan, karyawan akan bertambah kemampuannya dan demikian pula bagi perusahaan, yaitu memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level perusahaan. Selain itu pelatihan dan pengembangan karyawan juga dapat memenuhi tuntutan sekarang. Kebutuhan untuk memenuhi tuntutan sekarang biasanya dapat dikenali dari prestasi karyawannya yang tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang dituntut pada jabatan itu.
IV.3.2.4 Penilaian Kinerja Karyawan 1. Perusahaan Tidak Memiliki Program Penilaian Kinerja Perusahaan tidak memiliki program untuk menilai kinerja para karyawannya. Penilaian kinerja dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dalam menilai kemampuan karyawannya untuk menyelesaikan tugas dan tanggung – jawab yang dimilikinya. Perusahaan seharusnya memiliki program unruk melakukan penilaian kinerja
karyawan
guna
mendapatkan
gambaran
mengenai
kinerja
karyawannya selama periode waktu tertentu.
55
Perusahaan menyatakan tidak adanya program mengenai penilaian kinerja karyawan dikarenakan bahwa perusahaan belum memerlukan suatu penilaian kinerja atas karyawannya karena sebagian besar karyawan yang direkrut adalah rekomendasi dari karyawan perusahaan yang juga memiliki hubungan kerabat maupun relasi dengan para pimpinan perusahaan. Tidak
adanya
menyebabkan
program
perusahaan
mengenai tidak
penilaian
mendapatkan
kinerja
karyawan
gambaran
mengenai
kemampuan para karyawannya dalam melaksanakan tugas dan tanggung – jawabnya. Apabila hal ini dibiarkan terus – menerus akan menyebabkan perusahaan terhambat dalam mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan sebaiknya menyusun program mengenai penilaian kinerja karyawan. Penilaian kinerja karyawan yang efektif dan dapat diterima serta digunakan dengan baik akan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi hal – hal apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas karyawannya. Dalam penyusunan program penilaian kinerja, perusahaan juga harus memperhatikan mengenai aspek – aspek yang dinilai, yaitu : a. Kemampuan teknis, yaitu kemampuan menggunakan pengetahuan, metode, teknik, dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan pelatihan yang diperolehnya b. Kemampuan
konseptual,
yaitu
kemampuan
untuk
memahami
kompleksitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing – masing ke dalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh,
56
yang pada intinya individual tersebut memahami tugas, fungsi dan tanggung jawabnya sebagai karyawan. c. Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan, melakukan negosiasi, dan lain – lain.
IV.3.2.5 Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan 1. Perusahaan Belum Memiliki Suatu Peraturan yang Mengatur Mengenai Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan Perusahaan belum memiliki prosedur tertulis yang mengatur mengenai pemutusan hubungan kerja karyawan. Saat ini, pemutusan hubungan kerja terjadi hanya jika ada karyawan yang mengundurkan diri. Perusahaan seharusnya memiliki prosedur yang mengatur mengenai pemutusan hubungan kerja karyawan yang mencakup keseluruhan hal – hal yang dapat terjadi sehingga mengakibatkan terputusnya hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan. Tidak adanya prosedur tertulis mengenai pemutusan hubungan kerja disebabkan karena perusahaan menganut anggapan bahwa perusahaan dijalankan berdasarkan asas kekeluargaan dimana tidak aka nada karyawan yang dipecat, kecuali karyawan tersebut mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari perusahaan. Perusahaan memang belum menemui masalah akibat tidak adanya prosedur yang mengatur mengenai pemutusan hubungan kerja. Namun, jika 57
hal ini dibiarkan terus – menerus, karyawan akan bekerja secara tidak optimal sehingga dapat menghambat perusahaan mencapai tujuannya dan bahkan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan, misalnya karyawan dapat menyalahgunakan informasi rahasia tanpa takut untuk diberhentikan karena tidak ada prosedur yang mengatur mengenai pemberhentian karyawan. Perusahaan sebaiknya segera menyusun suatu prosedur yang mengatur mengenai pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan oleh individu atau perusahaan. Pemberhentian kerja dapat didorong oleh alasan disiplin, ekonomi, bisnis, atau alasan pribadi. Peranan departemen SDM adalah mencari cara terbaik untuk melakukan pemutusan ini sehingga akibat buruk bagi perusahaan dan individu dapat diminimalisir.
58
