Project Akhir-MBA ITB
BAB III SOLUSI BISNIS Setelah pada bab II dilakukan analisis mengenai faktor apa saja yang mempengaruhi kinerja divisi QS di PT.DIP, maka pada bab ini akan dikaji pada bagian mana dan apa saja usulan perbaikan yang perlu dilakukan. Sesuai pembatasan masalah pada bab I, maka variable kinerja yang akan ditinjau pada thesis ini hanya pada 3 aspek yaitu: 1. Aspek cost plan dan cost control dengan membandingkan selisih biaya proyek antara cost plan dengan actual cost . 2. Aspek fee dengan meninjau ulang dasar pengajuan fee yang digunakan perusahaan membandingkan dengan fee pada umumnya serta mengevaluasi apakah fee yang dipakai telah sesuai dengan jasa layanan yang diberikan . 3. Aspek SDM dan teknologi dengan melakukan pengukuran pada kapasitas SDM dan teknologi yang ada saat ini berdasarkan proyek yang telah diselesaikan dan antisipasi yang perlu dilakukan untuk menghadapi rencana pertumbuhan perusahaan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan
Alasan melakukan peninjauan hanya kepada 3 aspek diatas dengan pertimbangan karena pada masing-masing aspek tersebut terdapat gap yang perlu diteliti dan dievaluasi padahal ketiganya sangat penting. Adapun data yang diperlukan sebagai bahan untuk melakukan penelitian telah ada, maka diharapkan dapat ditemukan gap yang terjadi dan dicarikan solusi bisnis yang sesuai dengan strategi dan kepentingan perusahaan.
3.1 Aspek Cost plan dan Cost control terhadap Actual cost Untuk mengevaluasi aspek cost plan dan cost control diatas, maka urutan tinjauan yang dilakukan adalah sebagai berikut, yaitu : 1. Pengertian dan fungsi cost plan 2. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan cost plan
37
Project Akhir-MBA ITB
3. Syarat-syarat cost plan 4. Teknik pembuatan cost plan 5. Analisis actual cost proyek yang sudah diselesaikan 6. Membandingkan cost plan dengan actual cost 7. Menyimpulkan perbandingan 8. Proses cost control 9. Manfaat cost plan dari sisi klien 10. Usulan perbaikan yang diajukan
3.1.1. Pengertian dan Fungsi Cost Plan Pengertian umum cost plan adalah model biaya bangunan (prototype) dalam bentuk perhitungan-perhitungan (matematis) yang dapat diperiksa, dievaluasi dan diuji. Dalam hal ini biaya adalah salah satu dari parameter dari fungsi dan penampilan bangunan yang dapat dijadikan suatu model untuk memungkinkan suatu desain dievaluasi. Dari sisi QS cost plan adalah
perhitungan biaya awal dari suatu
pembangunan pada saat perencanaan masih sangat awal sekali.
Cost plan berfungsi sebagai berikut : 1. Untuk memberikan keyakinan pada klien dalam hal biaya pembangunan yang harus dibayarkannya. 2. Untuk memungkinkannya suatu perwakilan dari bangunan sedemikian sehingga biayanya bisa diperiksa dan dianalisis. 3. Untuk membuat suatu sistem yang tepat untuk memberi saran kepada para klien/donator tentang biaya. Model tersebut harus dapat dihitung kuantitasnya dan juga harus dapat diusahakan ke dalam bentuk yang lebih detail. 4. Untuk membuat suatu jembatan yang menghubungkan pengendalian biaya dengan perencanaan dalam bentuk bagaimana biaya tersebut dihitung.
38
Project Akhir-MBA ITB
3.1.2. Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Pembuatan Cost plan Untuk mencapai tujuan diatas maka hal-hal berikut harus diperhatikan dalam pembuatan cost plan : 1. Tingkat penguraian cost plan harus disesuaikan dengan tahapan perencanaan. 2. Data biaya yang dipakai harus bisa diperbaharui dan diteliti kembali. 3. Cost plan juga harus mengikutsertakan metoda pelaksanaan. 4. Cost plan harus bisa mengatasi batasan-batasan yang ada dan harus dapat diperiksa kelayakannya untuk dicarikan penyelesaiannya dengan selalu mengingat batasan-batasan yang ada. 5. Hasil dari cost plan harus bisa diterapkan oleh perencana kedalam bentuk gambar-gambar, spesifikasi dan kuantitas.
Dalam memperkirakan biaya sebenarnya banyak hal yang diasumsikan untuk membangun suatu cost plan. Asumsi-asumsi itu kemungkinan bisa benar dalam arti mendekati actual cost atau dapat pula tidak benar atau beda jauh dengan actual cost. Dalam mengasumsikan ini diperlukan suatu pengakuan dan pertimbangan professional. Oleh karenanya estimasi pada dasarnya adalah suatu pertimbangan profesional. Keberhasilan suatu estimasi sangat tergantung kepada bagaimana mengantisipasi dan menginterpretasikan harga –harga yang dianalisis.
Sample of past projects Current information Obtained from specialists and suppliers
Assumptions about the proposed project
Modification to take account of time and quality
Forecast of future inflation and industrial workload
Proposed Project (Quantitativee and qualitative information)
COST PLAN
Gambar 3.1 Outline of The Cost Planning Process (source : Brandon S.Peter,1992)
39
Project Akhir-MBA ITB
3.1.3. Syarat-syarat Cost plan Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam pembuatan cost plan. Secara umum cost plan harus bisa mengantisipasi nilai penawaran kontraktor sedekat mungkin. Selain itu ada 2 syarat utama yang harus dipenuhi sebelum estimasi ini disebut cost plan, yaitu : 1. Cost plan harus disiapkan sedemikian sehingga gambar-gambar yang dihasilkan oleh para disainer dapat diperiksa dan dibandingkan dengan estimasi tanpa harus menunggu keseluruhan disain selesai. Hal ini akan memungkinkan diadakannya perbaikan-perbaikan pada perencanaan untuk mendapatkan suatu disain yang memenuhi anggaran. 2. Cost plan harus bisa dibandingkan dengan proyek-proyek lain agar jumlah yang dialokasikan untuk masing-masing bagian dari bangunan bisa dilihat apakah sudah cukup layak baik secara elemental maupun secara keseluruhan.
Berdasar uraian diatas jelas bahwa cost plan membutuhkan data dari proyek-proyek sebelumnya untuk bahan membandingkan estimasi yang dibuat.
3.1.4. Teknik Pembuatan Cost Plan Secara tradisional teknik pembuatan cost plan sebagai cost model ada beberapa level disesuaikan dengan tahapan pekerjaan dan informasi yang ada. Ini dapat dilihat pada gambar 3.2
40
Project Akhir-MBA ITB
DESIGN STAGE
LEVEL TRADITIONAL COST PLAN
Brief Stage
Sketch Design
USER
1
Unit
QS
2
Space
QS
3
Element
QS
4
Features
QS
5 6
S.M.M Items Construction
7
Sources
Detailed Design
Working Drawing
EXAMPLE Cost/Bed Cost/seat Cost/pupil Cost/space Cost/m2 of gross floor area Cost/m2 of functional space Cost/m2 of building volume Cost of functional element expressed / m2 of gross floor area Cost of grouped S.M.M items (abbreviated quantities)
QS Bill of Quantities Contractor Cots net per working operation Contractor Cost of labour, plant material, Supervision
Gambar 3.2. Traditional Cost Modelling for Cost plan (source : DLSI : Cost and design)
Yang paling dikenal dan banyak digunakan adalah cost plan dengan analisis elemental, yaitu menggunakan data actual cost proyek yang telah selesai secara elemental ditinjau dari fungsinya untuk digunakan sebagai dasar biaya proyek baru. Cara ini juga yang dipakai divisi QS PT.DIP dalam menangani proyek-proyek di perusahaan.
Sebagai contoh, berikut teknik pembuatan cost plan sistem elemental yaitu cost plan untuk proyek Sogo departmen store Plaza Tunjungan IV Surabaya (tahun 2002-2003) yang dibuat berdasarkan actual cost proyek Sogo Plaza Senayan (tahun 1999-2000).
Pada saat perencanaan cost plan untuk proyek ini gambar yang ada hanya gambar layout awal. Langkah awal yang harus dilakukan adalah menghitung luasan lantai secara gross untuk setiap lantai dan luasan tersebut dibagi dalam dua kelompok area yaitu yang pertama adalah area utama dan area layanan . Area utama terdiri atas area Jualan, Koridor, Persiapan, Restoran dan Bakery. Sedangkan area layanan terdiri
41
Project Akhir-MBA ITB
atas Toilet, Tangga Darurat, AHU (Air Handling Unit), Lift, Panel, Kantor, Gudang dan Koridor. Tabel.3.1 adalah rekapitulasi hasil perhitungan gross area Sogo TP IV . Tabel 3.1 Sogo TP IV Gross Floor Area (m2)
LEVEL LG UG 1 2 3 4 5 TOTAL
LEASING AREA M2 3.010 2.500 3.200 3.200 3.200 3.200 1.700 20.010
MAIN AREA (A) 2.066,46 2.607,83 2.548,70 3.358,92 3.004,84 3.147,19 2.436,22 19.170,16
TOTAL SERVICE TOTAL AREA GROSS AREA (B) (A + B) 421,98 2.488,44 115,42 2.723,25 459,98 3.008,68 197,50 3.556,42 536,48 3.541,32 419,62 3.566,81 1.003,21 3.439,43 3.154,19 22.324,35
Area utama adalah area yang sangat penting karena area inilah area jualan Sogo untuk barang yang dimiliki sendiri maupun penyewa. Berdasar area utama inilah tingkat dan waktu pengembalian investasi serta keuntungan diperhitungkan. Sedangkan area layanan diusahakan memakai luas yang secukupnya saja, sebab area ini tidak dapat disewakan dan menjadi beban bagi Sogo.
Diasumsikan spesifikasi dan kualitas pekerjaan untuk proyek Sogo TP IV Surabaya yang akan dibangun sama dengan Proyek Sogo Plaza Senayan. Biaya rata-rata per m2 ( Single Price ) diambil berdasarkan proyek Sogo Plaza Senayan yang dibangun pada tahun 1999 dan selesai awal tahun 2000. (Detail perhitungan biaya per m2 Sogo Plaza Senayan dapat dilihat pada lampiran 6 hal.110). Biaya per m2 tersebut adalah sebesar Rp. 1,566,934 per m2 dan dikalikan faktor inflasi untuk material sebesar 20% dan faktor konversi nilai tukar mata uang 45% diperoleh biaya per m2 sebesar Rp. 1,932,742 /m2, sesuai tabel berikut 3.2.
42
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.2. Sogo TP IV Cost Per M2 (Single Price) Estimated No
ITEM
1 2 3 4
Interior M&E Lighting Furniture Total
SENAYAN PLAZA ESTIMATED COST (Rp. /m2) INFLATION May 1999 831.226 380.309 97.077 258.322 1.566.934
1,20 1,20 1,20 1,20
ESTIMATED CURRENCY CONVERSION 1,45 -
TP IV COST (Rp. /m2)
997.471 456.371 168.914 309.986 1.932.742
NOTE : 1. Estimated quality for Tunjungan Plaza is same with Plaza Senayan's construction cost 2. Estimated inflation for the material 20% 3. Estimated currency conversion is 1.45 (Rp. 10.500 / Rp. 7.250) 4. All cost include 2% PPH and 10% PPN 5. Cost do not include : Supermarket Refrigeration and displays equipment, kitchen equipments escalators and other works not under DIP Management 6. Costs do not include Consultants' Fees
Pengambilan faktor inflasi material 20% berdasarkan pertimbangan tingkat inflasi material sebesar 10% per tahun dimana interval waktu dari tahun 1999 ke 2001 adalah 2 tahun sehingga 2 x 10% = 20%. Faktor konversi nilai tukar mata uang 45% untuk item pekerjaan lampu dengan pertimbangan untuk mengantisipasi penurunan nilai tukar Rupiah terhadap Dollar Amerika. Dimana pada saat Proyek Sogo Plaza Senayan nilai tukar Rupiah terhadap Dollar Amerika adalah 1U$ = Rp. 7,500, sehingga ditaksir hingga tahun 2001 nilai Rupiah terhadap Dollar Amerika berkisar 1U$ = Rp. 10,500, sehingga Rp.10,500 dibagi Rp.7,500 = 45%. Adapun item lampu saja yang diantisipasi konversi nilai tukarnya disebabkan mayoritas jenis lampu yang dipakai adalah jenis lampu import yang dibeli dengan mata uang Dollar Amerika. Sehingga total cost plan awal untuk Proyek Sogo TP IV Surabaya sesuai tabel 3.3
43
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.3 Total Cost plan - Sogo TP IV Surabaya No
LEVEL
AREA (M2)
%
PRICE / m2
TOTAL (Rp)
(incl. PPN) 1 2 3 4 5 6 7
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
11,15% 12,20% 13,48% 15,93% 15,86% 15,98% 15,41% 100,00%
1.932.742 1.932.742 1.932.742 1.932.742 1.932.742 1.932.742 1.932.742 1.932.742
4.809.512.502 5.263.339.652 5.815.002.201 6.873.642.304 6.844.457.899 6.893.723.493 6.647.530.817 43.147.208.868
Total cost plan awal untuk proyek tersebut adalah sbb : Total luas lantai Gross x biaya per m2
= Total Cost plan
22.324,35 m2 x Rp. 1,932,742 /m2
= Rp. 43,147,208,868.
Setelah itu kita dapat lebih memperinci pembagian total cost plan awal tersebut untuk tiap-tiap elemen pekerjaan sesuai tabel 3.4 sampai dengan table 3.7
Tabel 3.4. Cost plan untuk Interior Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 997.471 997.471 997.471 997.471 997.471 997.471 997.471 997.471
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 2.482.147.233 2.716.363.445 3.001.071.650 3.547.426.525 3.532.364.710 3.557.790.251 3.430.732.369 22.267.896.184
44
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.5. Cost plan untuk MEP Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 456.371 456.371 456.371 456.371 456.371 456.371 456.371 456.371
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 1.135.651.354 1.242.811.781 1.373.073.699 1.623.046.241 1.616.155.041 1.627.787.933 1.569.655.421 10.188.181.469
Tabel 3.6. Cost plan untuk Lighting Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 168.914 168.914 168.914 168.914 168.914 168.914 168.914 168.914
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 420.332.304 459.994.996 508.208.113 600.729.057 598.178.456 602.484.073 580.967.810 3.770.894.809
Tabel 3.7. Cost plan untuk Furniture Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 309.986 309.986 309.986 309.986 309.986 309.986 309.986 309.986
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 771.382.557 844.170.464 932.649.882 1.102.441.833 1.097.761.038 1.105.662.591 1.066.176.524 6.920.244.889
45
Project Akhir-MBA ITB
3.1.5. Analisis Actual Cost Proyek yang Telah Selesai Setiap suatu proyek selesai dilaksanakan, maka QS melakukan analisis total actual cost yang terjadi. Proses pengumpulan data untuk analisis ini dimulai sejak ditunjuknya kontraktor pemenang tender melalui surat perintah kerja (SPK), evaluasi pekerjaan tambah kurang, pembuatan sertifikat pembayaran, sampai dengan dicapainya kesepakatan nilai total akhir proyek sebenarnya (final account). Berikut contoh analisa terhadap actual cost proyek SOGO TP IV Surabaya, berdasarkan actual cost yang terjadi setelah selesainya pelaksanaan proyek diperoleh nilai actual cost sebesar Rp. 43,994,089,854 sesuai tabel 3.8
Tabel 3.8. Total Actual cost Sogo TP IV Sby No 1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE Total
AREA (M2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
TOTAL (Rp) 3.751.810.450 8.069.569.966 6.884.094.336 7.188.874.240 6.206.022.450 3.879.187.226 7.254.750.841 759.780.346 43.994.089.854
Elemen item pekerjaan Signage adalah elemen baru, yang pada saat perhitungan cost per m2 cost plan tabel 3.2 belum termasuk dalam antisipasi biaya. Hal ini merupakan salah satu kelalaian dalam estimasi karena elemen ini yang ternyata menjadi sebab actual cost melebihi cost plan awal walaupun prosentasenya relative sangat kecil, namun seharusnya ini tidak perlu terjadi. Berdasarkan elemen pekerjaan juga diperoleh actual cost pelaksanaan untuk masing-masing elemen seperti yang dapat dilihat pada table 3.9 sampai dengan tabel 3.12
46
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.9. Actual cost untuk Interior Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 860.797 860.797 860.797 860.797 860.797 860.797 860.797 860.797
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 2.142.041.715 3.593.145.012 3.013.940.498 3.085.004.013 3.212.557.893 1.408.003.403 3.603.425.318 20.058.117.852
Tabel 3.10. Actual cost untuk MEP Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 450.621 450.621 450.621 450.621 450.621 450.621 450.621 450.621
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 1.121.344.335 1.227.154.748 1.355.775.615 1.602.598.986 1.172.634.443 1.181.074.928 1.435.452.961 9.096.036.016
Tabel 3.11. Actual cost untuk Lighting Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 100.611 100.611 100.611 100.611 100.611 100.611 100.611 100.611
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 250.364.100 592.046.406 430.692.171 476.014.991 392.654.714 150.170.895 630.672.084 2.922.615.360
47
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.12. Actual cost untuk Furniture Works Area LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 Total
Luas (m2) 2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
Harga per-m2 95.666 95.666 95.666 95.666 95.666 95.666 95.666 95.666
Harga keseluruhan (Incl. PPN & PPh) 238.060.300 2.657.223.800 2.083.686.052 2.025.256.250 1.428.175.400 1.139.938.000 1.585.200.478 11.157.540.280
Actual cost yang diperoleh diatas pada sub bab selanjutnya akan diperbandingkan terhadap cost plan yang dibuat.
3.1.6. Membandingkan Cost plan dengan Actual cost Setelah actual cost pada contoh diatas diketahui maka tahap selanjutnya adalah membandingkannya dengan cost plan. Tahapan ini merupakan bagian dari tahapan yang disebut Feed Back dan sangat penting dan menjadi ukuran kinerja divisi QS pada setiap proyek. Semakin kecil gap antara cost plan dengan actual cost maka nilainya semakin baik, dan sebaliknya.
Berikut contoh analisis perbandingan antara cost plan terhadap actual cost proyek SOGO TP IV Surabaya sesuai
tabel 3.13 yaitu perbandingan antara tabel 3.3
terhadap tabel 3.8
48
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.13. Perbandingan Actual cost terhadap Cost plan Proyek Sogo TP IV Sby No
1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL
AREA (M2)
TOTAL Cost Plan Rp
TOTAL Actual Cost Rp
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 -
4.809.512.502 5.263.339.652 5.815.002.201 6.873.642.304 6.844.457.899 6.893.723.493 6.647.530.817 -
3.751.810.450 8.069.569.966 6.884.094.336 7.188.874.240 6.206.022.450 3.879.187.226 7.254.750.841 759.780.346
Total
22.324,35
43.147.208.868
43.994.089.854
% Actual Cost thd Cost Plan -2% 7% 2% 1% -1% -7% 1% 2% 2%
Berdasarkan analisis perbandingan diatas dapat disimpulkan bahwa cost plan yang direncanakan mendekati kenyataan dan dikatakan berhasil karena hanya kurang 2% dari actual cost yang terjadi, atau masih dikisaran +/- 10 % .
Perbandingan actual cost terhadap cost plan untuk masing-masing elemen juga dapat dilihat pada tabel 3.14 sampai dengan tabel 3.18
Tabel 3.14. Banding Actual cost terhadap Cost plan untuk elemen Interior works No
1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL
AREA (M2)
TOTAL Cost Plan Rp
TOTAL Actual Cost Rp
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 -
2.482.147.233 2.716.363.445 3.001.071.650 3.547.426.525 3.532.364.710 3.557.790.251 3.430.732.369 -
2.142.041.715 3.593.145.012 3.013.940.498 3.085.004.013 3.212.557.893 1.408.003.403 3.603.425.318 759.780.346
Total
22.324,35
22.267.896.184
20.817.898.198
% Actual Cost thd Cost Plan -2% 4% 0% -2% -1% -10% 1% 3% -7%
49
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.15. Banding Actual cost terhadap Cost plan untuk elemen MEP works No
1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL
AREA (M2)
TOTAL Cost Plan Rp
TOTAL Actual Cost Rp
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 -
1.135.651.354 1.242.811.781 1.373.073.699 1.623.046.241 1.616.155.041 1.627.787.933 1.569.655.421 -
1.121.344.335 1.227.154.748 1.355.775.615 1.602.598.986 1.172.634.443 1.181.074.928 1.435.452.961 759.780.346
Total
22.324,35
10.188.181.469
9.855.816.362
% Actual Cost thd Cost Plan 0% 0% 0% 0% -4% -4% -1% 7% -3%
Tabel 3.16. Banding Actual cost terhadap Cost plan untuk elemen Lighting works No
1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL
AREA (M2)
TOTAL Cost Plan Rp
TOTAL Actual Cost Rp
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 -
420.332.304 459.994.996 508.208.113 600.729.057 598.178.456 602.484.073 580.967.810 -
250.364.100 592.046.406 430.692.171 476.014.991 392.654.714 150.170.895 630.672.084 759.780.346
Total
22.324,35
3.770.894.809
3.682.395.706
% Actual Cost thd Cost Plan -5% 4% -2% -3% -5% -12% 1% 20% -2%
Tabel 3.17. Banding Actual cost terhadap Cost plan untuk elemen Furniture works No
1 2 3 4 5 6 7 8
LEVEL
AREA (M2)
TOTAL Cost Plan Rp
TOTAL Actual Cost Rp
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 OTHER - SIGNAGE
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 -
771.382.557 844.170.464 932.649.882 1.102.441.833 1.097.761.038 1.105.662.591 1.066.176.524 -
238.060.300 2.657.223.800 2.083.686.052 2.025.256.250 1.428.175.400 1.139.938.000 1.585.200.478 759.780.346
Total
22.324,35
6.920.244.889
11.917.320.626
% Actual Cost thd Cost Plan -8% 26% 17% 13% 5% 0% 8% 11% 72%
Rumus % -> ( Total Actual cost – Total Cost plan ) / Total Cost plan 3.1.7. Menyimpulkan perbandingan
50
Project Akhir-MBA ITB
Dari banding elemen diatas untuk elemen Interior (tabel 3.14), MEP (tabel 3.15) dan Lighting (tabel 3.16) secara umum terdapat deviasi prosentase pada setiap lantainya. Pada elemen Interior lantai 1, elemen MEP lantai LG sampai dengan lantai 2 dan elemen Furniture lantai 4 terjadi deviasi yang sangat kecil bahkan hampir tidak ada.
Perbedaan tersebut merupakan hal yang wajar disebabkan faktor lokasi dan tingkat kesulitan untuk setiap proyek berbeda. Namun secara umum untuk elemen Interior, MEP dan lighting perbedaan tersebut masih dalam batas kewajaran yaitu berkisar +7% sampai dengan -12, kecuali untuk elemen Furniture (tabel 3.17) hampir semua lantai terjadi deviasi prosentase yang cukup besar terutama pada lantai UG, 1 dan 2.
Hal tersebut terjadi karena pada awalnya direncanakan untuk memakai ulang sebagian besar Furniture eksisting bekas Sogo Plaza Indonesia dan Sogo Kelapa gading Jakarta. Namun pada kenyataannya klien menginginkan untuk membuat juga sebagian Furniture baru. Disamping itu karena sebagian besar kontraktor pemenang tender adalah kontraktor dari Jakarta, maka terjadi pekerjaan tambah yang besar untuk ongkos kirim Furniture eksisting yang telah direfinish dan dimodifikasi dari Jakarta ke Surabaya.
Untuk memperoleh nilai actual cost tersebut perlu waktu dan kerja ekstra, konsistensi dan ketelitian dalam input data biaya kedalam komputer secara manual. Pengumpulan data biaya dimulai sejak penunjukan pemenang tender untuk setiap paket pekerjaan yang ditenderkan. Setiap paket dikelompokkan dalam jenis pekerjaan tertentu dan berada pada lokasi dilantai berapa. Masing-masing paket pekerjaan tersebut selama pelaksanaannya selalu diperbaharui data actual cost nya berdasarkan perubahan dan perkembangan design yang terjadi. Ada 2 kemungkinan yang terjadi terhadap nilai biaya pada setiap paket kontrak pekerjaan, yaitu : 1. Tidak ada perubahan apapun, dari segi desain, spesifikasi,dan volume maka nilai total tidak berubah, tetap sesuai kontrak awal atau SPK awal. Sebagai
51
Project Akhir-MBA ITB
contoh lihat tabel 3.18 dan tabel 3.19 untuk SPK no. 14,15 dan 28, (detail dapat dilihat pada lampiran 4 hal.102) 2. Terdapat perubahan disebabkan desain, spesifikasi dan volume, maka nilai SPK bisa berkurang ataupun bertambah. Apabila berkurang, maka pada saat penerbitan
sertifikat
pembayaran
nilainya
berkurang
sesuai
jumlah
pengurangan, sedangkan bila bertambah maka selisih nilai penambahan terhadap nilai kontrak awal harus dibuat SPK addendum. Sebagai contoh dapat dilihat pada tabel 3.18 dan tabel 3.19 .
Tabel 3.18. Contoh Penomoran Surat Perintah Kerja (SPK) NO. TYPE OF WORKS A. Interior Works 1. Lower Ground - PT. Wahana Mega - CV. Buana Jaya - PT. Mescomitra - PD. Super Bangunan - PT. Wahana Mega - PT. Mescomitra - PT. Wahana Mega
SPK NO
04/SPK/PLI-WMH/SGSBY-INT.LT.LG/VII/2001 14/SPK/PLI-BJ/SGSBY-GATE/VIII/2001 15/SPK/PLI-MA/SGSBY-VHR/VIII/2001 28/SPK/PLI-SB/SGSBY-SD/X/2001 107/SPK/PLI-WMH/SGSBY-FLORIST/II/2002 112/SPK/PLI-MA/SGSBY-ST.STEEL/II/2002 129/SPK/PLI-WMH/SGSBY-TAM.INT/VII/2002
Tabel 3.19. Detail Summary of Total Cost for Interior Works Sogo TP IV Sby NO. A.
TYPE OF WORKS Interior Works 1. Lower Ground - PT. Wahana Mega - CV. Buana Jaya - PT. Mescomitra - PD. Super Bangunan - PT. Wahana Mega - PT. Mescomitra - PT. Wahana Mega Total Interior Works LG
SPK NO.
04/… 14/… 15/… 28/… 107/… 112/… 129/…
CONTRACT
COST (RUPIAH) ADD WORK SUBTOTAL COST
1.550.000.000 86.559.527 109.739.893 21.048.000
1.767.347.420
25.626.000 1.591.533 263.809.000
1.550.000.000 86.559.527 109.739.893 21.048.000 25.626.000 1.591.533 263.809.000
291.026.533
2.058.373.953
Dari tabel 3.18 dan tabel 3.19 diatas dapat dilihat pada lantai Lower Ground untuk pekerjaan yang termasuk katagori paket pekerjaan interior yang ditenderkan adalah 4
52
Project Akhir-MBA ITB
paket utama yaitu Interior utama yang dimenangkan PT.Wahana (SPK 04), Struktur Gate Entrance oleh
PT. Buana Jaya (SPK 14), Void Hand Railing oleh PT.
Mescomitra(SPK 15), dan Pintu Sliding Door oleh PT.Super Bangunan (SPK 28). Sedangkan SPK 107 dan SPK 129 adalah SPK addendum terhadap SPK 04, dan SPK 112 adalah SPK addendum terhadap SPK 15.
Berdasar contoh yang diuraikan diatas dan perbandingan yang dapat dilihat pada tabel 3.14 sampai dengan tabel 3.17, dapat disimpulkan bahwa cost plan yang direncanakan mendekati kenyataan dan dikatakan berhasil karena hanya kurang 2% dari actual cost yang terjadi. Berdasar perbandingan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pembuatan cost plan dengan teknik elemental cukup berhasil karena gap yang terjadi antara cost plan dibandingkan dengan actual cost prosentase deviasinya masih dikisaran +/-10%. Ditinjau dari sisi profesionalisme, maka deviasi tersebut masih umum dan dalam batasan yang dapat ditoleransi. Berikut perbandingan antara cost plan dengan actual cost pada proyek yang telah diselesaikan periode sejak tahun 2000 sampai 2006, sesuai tabel 3.20
Tabel 3.20. Banding Actual cost terhadap Cost plan 10 Proyek Utama Periode 2000 sd 2006
53
Project Akhir-MBA ITB
No
1 2
Nama Proyek Sogo Plaza Senayan Jakarta Sogo TP IV Surabaya Sogo Nuri Piaza Indonesia Jakarta Sogo Kelapa Gading Mall Jakarta Sogo Sun Plaza Medan Sogo Pondok Indah Mall 2 Jakarta Debenhams Senayan City Jakarta Sogo Galaxy Mall 2 Sogo Bali Collection Sogo Bali Discovery
Tahun
Luas (m2)
Cost Plan Total (Rp)
Luas (m2)
Actual Cost Total (Rp)
2000 2001
27.034,00 TIDAK ADA DATA 22.324,35 43.147.208.868
27.034,00 22.324,35
42.217.898.006 43.994.089.854
2001
20.973,00
44.422.550.550
20.973,00
41.521.352.116
2003 2003
17.523,16 17.507,08
37.118.546.455 26.152.000.000
17.523,16 17.507,08
23.905.438.591 19.459.842.414
2005
19.418,12
33.600.881.831
19.434,79
25.886.977.364
7 2005 14.673,38 8 2005 9.612,44 9 2006 7.522,00 10 2006 7.928,10 Note : 1. All cost include pph 2% dan PPN 10% 2. Costs do not include Consultants' Fees
22.476.540.830 17.860.229.525 16.260.354.067 16.917.003.665
14.673,38 9.612,44 7.508,07 7.928,10
27.263.622.421 20.511.053.431 11.633.612.399 14.719.465.435
3 4 5 6
Deviasi % 0% 2% -7% -31% -16% -18% 11% 6% -11% -5%
Dari banding actual cost terhadap cost plan pada 10 proyek utama yang telah diselesaikan dalam periode tahun 2000 sampai dengan 2006 ternyata masih lebih banyak % deviasi yang kisaran (+/-) nya lebih besar dari 10% yaitu pada proyek no. 4,5,6,7, dan 9.
Sehingga dapat disimpulkan, bahwa masih terdapat hal-hal yang perlu diperbaiki yang diantaranya dapat disebabkan oleh : 1. Pemakaian single price dari actual cost pada proyek yang tidak tepat. 2. Asumsi asumsi yang terlalu berlebihan atau under estimate yang disebabkan kelemahan dalam pengumpulan database. 3. Faktor eksternal berupa perubahan informasi dan kebijakan pemerintah yang tidak terantisipasi. Berdasarkan keimpulan diatas maka untuk selanjutnya
hal diatas harus dapat
diperbaiki dan diantispasi sehingga dapat menjaga prosentase deviasi dalam kisaran +/- 10%.
54
Project Akhir-MBA ITB
3.1.8. Proses Cost Control Pada dasarnya sejak tahapan pekerjaan memasuki fase Feasibility maka sejak itu tugas QS sebagai cost control dimulai. Seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.3
Inception Feasibiliity Outline Proposal
Stage Scheme Design
Detail design
Production Informatio
BQ Tender Action
Prepare Cost plan of Possible Solution
Confirmation Of cost limit
Project Planning Construction
Cost checks
Agreed Outline Cost Plan
Cost Analysis
QS pre-contract cost control tasks
Cost Analysis
Cost Monitoring
QS post-contract cost control tasks
Gambar 3.3. Sequence of Design Team’s Work (source :Building Bulletin 4 : Cost Study (DES))
Cost plan yang telah diajukan pada tahapan feasibility dan memperoleh persetujuan dari klien terus dikontrol perubahannya. Pada tahap selanjutnya PT.DIP sebagai konsultan desain, PM dan QS mulai mempersiapkan dokumen tender dan melaksanakan tender. Tender dibagi dalam banyak paket pekerjaan disebabkan singkatnya waktu pelaksanaan sehingga harus dilakukan dengan metode saling
55
Project Akhir-MBA ITB
mendahului (Fast track ) yang memerlukan banyak kontraktor . Berikut keuntungan dan kerugian dengan metode ini.
Keuntungannya adalah 1. Menghindari ketergantungan terhadap satu kontraktor, sehingga bila terlambat atau gagal selama waktu pelaksanaan masih ada kontraktor lain yang dapat dijadikan pengganti. 2. Terciptanya suatu kondisi persaingan untuk menunjukkan pekerjaan yang terbaik dari semua kontraktor pemenang. 3. QS memperoleh banyak data biaya dan harga satuan pekerjaan yang dapat menggambarkan kisaran biaya dan harga satuan suatu item pekerjaan di pasaran pada saat itu, yang sangat berguna untuk acuan perencanaan biaya dimasa datang. 4. Diperoleh total biaya yang paling kompetitif untuk setiap paket pekerjaan. Biasanya yang termurah walaupun tidak selalu, dengan demikian telah dilakukan pengendalian biaya pada tahap tender sehingga tidak berkisar jauh dari cost plan.
Kerugiannya adalah 1. Banyaknya tender yang harus dilakukan sehingga menguras waktu dan tenaga, terutama pada divisi QS dan desain, sebab QS harus mempersiapkan BQ dan dokumen tender sedangkan desainer harus mempersiapkan gambar tender. 2. Manajemen proyek harus memiliki sumberdaya yang cukup untuk melakukan ekstra koordinasi disebabkan banyaknya kontraktor yang terlibat.
Pada tahap pelaksanaan tentu saja tidak dapat dihindari terjadinya kemungkinan perubahan baik terhadap gambar dan spesifikasi. Dimana pada tahap ini QS melakukan cost control dengan memberi masukan kepada arsitek dan PM dampak
56
Project Akhir-MBA ITB
biaya yang akan terjadi atas perubahan yang direncanakan, sehingga dapat dicari alternative perubahan yang terbaik dengan dampak perubahan biaya yang sekecil mungkin.
3.1.9 Manfaat Cost plan Bagi Klien Sebagai salah satu jasa pelayanan yang diberikan perusahaan kepada klien, maka manfaat cost plan bagi klien diantaranya adalah sebagai berikut 1. Sebagai dasar penyusunan budget proyek (investasi) 2. Sebagai dasar pengajuan loan kepada bank 3. Sebagai alat kontrol pembayaran 4. Sebagai dasar penyusunan cash flow
3.1.10. Usulan Perbaikan yang Diajukan Berdasar uraian diatas khususnya pada sub bab 3.1.7 yaitu kesimpulan atas perbandingan cost plan terhadap actual cost maka divisi QS PT.DIP mengusulkan kepada manajemen untuk dilakukan perbaikan sebagai berikut. 1. Perbaikan database teknologi informasi untuk pengolahan data, sehingga data proyek terdahulu maupun perubahan harga terkini dapat lebih mudah diolah dan tersedia pada saat diperlukan. Saat ini divisi QS belum memiliki server khusus untuk database, karena itu mengusulkan pengadaan sebuah server komputer. 2. Pendayagunaan teknologi internet yang ada saat ini, agar bukan hanya untuk e-mail dan browsing, tetapi juga untuk search harga. Untuk itu divisi QS mengusulkan kerjasama perusahaan dengan pemasok dan supplier agar secara otomatis dan berkala selalu memberikan informasi mengenai daftar harga, perubahan harga material dan produk mereka. 3. Perlu berlangganan jurnal, majalah dan koran yang berkaitan dengan industri jasa konsultan khususnya yang membahas harga dan analisa harga, seperti
57
Project Akhir-MBA ITB
Jurnal Harga Upah dan material, Majalah Swa, Bulletin harga, koran Bisnis Indonesia dan lainnya. 4. Perlu pengadaan software khusus untuk perhitungan cost plan, BQ, dan perhitungan lainnya untuk mempermudah proses dan mempersingkat waktu pembuatan cost plan dan BQ. Software yang dipakai saat ini masih program umum yaitu excel dari microsoft office. Software yang diusulkan adalah Wins Estimate.
3.2 Aspek Fee Jasa Konsultansi Untuk mengevaluasi aspek fee jasa konsultansi diatas, maka urutan tinjauan yang dilakukan adalah sebagai berikut, yaitu : 1. Analisis dasar pengajuan fee konsultansi 2. Membandingkan fee terdahulu dengan saat ini 3. Menyimpulkan hasil perbandingan 4. Kondisi fee terhadap biaya operasional dan kendala penagihan 5. Usulan perbaikan yang diajukan
3.2.1 Analisis Dasar Pengajuan Fee Konsultansi Dasar pengajuan fee yang dipakai pada tiap perusahaan jasa konsultansi bisa berbeda, disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Tetapi secara umum untuk industri jasa konsultan desain dan manajemen proyek telah ada pedoman yang dibuat oleh Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) sebagai panduan dan telah banyak dipakai sebagai acuan dasar pengajuan fee. PT. DIP sejak berdiri tahun 1980 sampai tahun 2000 memakai dasar fee yang dikeluarkan oleh grup GT seperti contoh pada tabel 3.21 dan tabel 3.22 berikut.
58
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.21. Perhitungan Imbalan Jasa Perencanaan dan Perhitungan Konstruksi dari grup GT TABEL PERHITUNGAN IMBALAN JASA PEKERJAAN PERENCANAAN & PERHITUNGAN KONSTRUKSI
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
Biaya Bangunan Sampai 10.000.000 20.000.000 30.000.000 100.000.000 250.000.000 500.000.000 750.000.000 1.000.000.000 1.500.000.000 2.000.000.000 3.000.000.000
Jasa 7,00% 6,80% 6,50% 6,00% 5,80% 5,00% 4,50% 4,00% 3,80% 3,60% 3,50%
Tabel 3.22. Perhitungan Imbalan Jasa Pengawasan dari grup GT TABEL PERHITUNGAN IMBALAN JASA PEKERJAAN PENGAWASAN ZONE I ZONE II ZONE III Biaya Bangunan Sampai Rp 10.000.000 4,20% 5,00% 5,50% Rp 20.000.000 4,20% 4,90% 5,40% Rp 30.000.000 4,00% 4,80% 5,30% Rp 100.000.000 4,00% 4,70% 5,20% Rp 250.000.000 3,80% 4,60% 5,10% Rp 500.000.000 3,60% 4,40% 4,90% Rp 750.000.000 3,50% 4,20% 4,70% Rp 1.000.000.000 3,20% 4,00% 4,50% Rp 1.500.000.000 3,00% 3,80% 4,30% Rp 2.000.000.000 2,70% 3,50% 4,00% Catatan : 1 Zone I : Jawa , Lampung. 2 Zone II : Sumatera Barat, Sumatera Utara, Bali, Kalimantan 3 Zone III : Manado, Ambon, Jayapura 4 Free visit yang diberikan : Untuk biaya bangunan s/d Rp. 50.000.000 ,- diberikan free visit 4x Untuk biaya bangunan s/d Rp. 100.000.000 ,- diberikan free visit 6x Untuk biaya bangunan s/d Rp. 1.000.000.000 ,- diberikan free visit 12x Untuk biaya bangunan s/d Rp. 2.000.000.000 ,- diberikan free visit 16x - Free Visit : Biaya perjalanan (Tiket pesawat, Akomodasi, makan/minum dsb ditanggung oleh PT.DIP ) Dalam hal site visit melebihi dari Site Visit yang diberikan, maka biaya perjalanan (Tiket pesawat, Akomodasi, makan/minum dsb) ditanggung oleh Pemberi Tugas/ Pemilik Bangunan
59
Project Akhir-MBA ITB
Dari tabel 3.21 dan 3.22 dapat dianalisis bahwa kebijakan yang ditetapkan grup terutama pada tabel 3.22 untuk imbalan jasa pengawasan menitikberatkan pada fee berdasarkan area wilayah kerja (zone).
Hal tersebut sesuai dengan kebijakan grup pada masa itu yang sedang gencar melakukan ekspansi pada bisnis perbankan yaitu pembukaan cabang Bank Dagang Nasional Indonesia (BDNI). Dimana lokasi bank tersebut tersebar hampir diseluruh wilayah Indonesia, sehingga jasa PT.DIP diperlukan untuk menanganinya.
Untuk masa itu tahun 1980 sampai tahun 1999, dasar fee tersebut sudah baik dan tidak ada masalah, karena disamping masih dapat menutupi biaya operasional perusahaan, perusahaan sendiri masih memperoleh subsidi keuangan dari grup pada saat tertentu bila membutuhkan.
Masalah yang muncul ditahun 2000 adalah adanya kebijakan grup GT agar PT.DIP dapat mandiri secara keuangan dan tidak mendapatkan subsidi lagi dari grup. Hal tersebut merupakan ekses dari kejadian resesi ekonomi yang terjadi sejak tahun 1998, yang berdampak pada kepada grup GT yang pada akhirnya berimbas kepada kebijakan grup terhadap PT.DIP.
Untuk dapat bertahan dan menurunkan resiko terjadinya pendapatan yang tidak dapat mengimbangi biaya operasi, maka PT.DIP mengajukan usulan perubahan terhadap dasar pengajuan fee yaitu dengan berdasar pada pedoman yang dikeluarkan IAI. Dasar pedoman fee IAI tersebut adalah seperti tertera pada tabel 3.23 berikut.
60
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.23. Tabel Perhitungan Imbalan Jasa berdasarkan IAI th.1991 TABEL PERHITUNGAN JASA BERDASARKAN IAI TAHUN 1991 Ref.IAI Lampiran I & IV Pek.Arsitek (*) Pengawasan Total Biaya KL.E KL.E Bangunan Bangunan Bangunan Monumental Monumental KL.F Interior D E Rp. 100 jt 7,000% 4,600% Rp. 250 jt 6,800% 4,550% 6,470% 4,470% Rp. 500 jt 6,130% 4,380% Rp. 750 jt Rp. 1 Milyar 5,800% 4,300% Rp. 1.5 Milyar 5,600% 4,250% Rp. 2 Milyar 5,400% 4,200% Rp. 2.5 Milyar 5,330% 4,175% Rp. 3 Milyar 5,250% 4,150% Rp. 4 Milyar 5,100% 4,100% Rp. 10 Milyar 4,800% 3,900% Rp. 20 Milyar 4,200% 3,700% 3,500% 3,600% Diatas Rp.20 Milyar
Ref.IAI Lampiran Khusus Pek.M&E Total Biaya Fee M&E=kira2 Perencanaan 30% dari & Pengawasan Total berkala, M&E Bangunan KL.E Rp F 30 juta 6,300% 75 juta 6,230% 150 juta 5,880% 225 juta 5,590% 300 juta 5,300% 450 juta 5,000% 600 juta 4,700% 750 juta 4,600% 900 juta 4,500% 1,2 Milyar 4,300% 3 Milyar 4,000% 6 Milyar 3,750% >6 Milyar 3,500%
Total (Ref.IAI) Fee u/. Perencanaan + Pengawasan berkala Arsitek dan M&E (G)=(D)+(E)+0,3(F) 13,490% 13,219% 12,704% 12,187% 11,690% 11,350% 11,010% 10,885% 10,750% 10,490% 9,900% 9,025% 8,150%
Note : 1 Tambahan jasa koordinasi 1,5% ditambahkan untuk proyek-proyek besar yang membutuhkan koordinasi antar para kontraktor dan disiplin-disiplin, dan koordinasi untuk pekerjaan-pekerjaan yang biayanya tidak termasuk dalam budget antar lain : alat-alat pendingin untuk supermarket, peralatan display, peralatan dapur, escalator, pekerjaan supplier dll 2 Untuk pekerjaan yang bersifat perombakan/perubahan/perbaikan atau penambahan bangunan karena kesulitan dan kerumitan jenis pekerjaan tersebut, maka besarnya imbalan jasa Arsitek ditambah menjadi 1,5% dari imbalan yang biasa
Berdasarkan pedoman fee IAI diatas, maka dilakukan penyesuaian dengan cara interpolasi terhadap dasar pengajuan fee awal yang dikeluarkan grup GT. Interpolasi dilakukan sebagai berikut : contoh untuk total biaya bangunan Rp. 100 jt. diperoleh : Fee pekerjaan Arsitek 7,000% dan fee Pengawasan sebesar 4,600%. Sedangkan fee perencanaan dan pengawasan M&E adalah : 30% x Rp.100 jt x 6,300% = 1,89% Selanjutnya dilakukan interpolasi (7,000% / (7,000%+4,600%)) x 1,89% = 1,140%
61
Project Akhir-MBA ITB
Sehingga total fee Arsitek yang semula hanya 7,000% ditambahkan dengan hasil interpolasi 1,140% menjadi 8,140%. Demikian pula untuk fee pengawasan, dilakukan interpolasi : (4,600% / (4,600%+7,000%)) x 1,89% = 0,750%. Sehingga total fee pengawasan yang semula hanya 4,600% ditambahkan dengan hasil interpolasi 0,75% menjadi 5,350%. Kedua hasil tersebut yaitu 8,140% ditambah dengan 5,350% sehingga total fee Arsitek perencanaan dan pengawasan interior dan M&E menjadi total 13,490%. Dengan hasil tersebut maka interpolasi yang dilakukan telah benar dan hasilnya sesuai dengan tabel (kolom G), demikian pula hasil untuk data total bangunan berikutnya.
3.2.2. Membandingkan Fee PT.DIP Yang Baru dengan Yang Lama Selanjutnya fee PT.DIP yang baru berdasar IAI yang telah diinterpolasi, dibandingkan dengan fee yang lama sesuai tabel fee dikeluarkan grup GT, dan diperoleh sesuai tabel 3.24.
62
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.24. Tabel Perhitungan Imbalan Jasa PT.DIP yang Baru per tahun 2001 Berdasarkan Tabel Interpolasi dari IAI th.1991 TABEL PERHITUNGAN JASA BERDASARKAN TABEL INTERPOLASI DARI IAI Fee PT.DIP, Ref 1987 Total Biaya
Fee u/.
Pengawasan
Bangunan
Perencanaan
Zone I
& Perhitungan Konstruksi
Total
Ref.IAI
Total
Lampiran I & IV
(Ref.IAI)
Fee u/.
Pengawasan
Fee u/.Perencanaan
Perencanaan
Zone I
+ Pengawasan
& Perhitungan
. Jawa
Konstruksi
. Lampung
. Jawa . Lampung
berkala Arsitek dan M&E
A
B
C = A+B
Rp.
100 jt
6,000%
4,000%
10,000%
8,140%
5,350%
13,490%
Rp.
250 jt
5,800%
3,800%
9,600%
7,920%
5,299%
13,219%
Rp.
500 jt
5,000%
3,600%
8,600%
7,513%
5,191%
12,704%
Rp.
750 jt
4,500%
3,500%
8,000%
7,108%
5,079%
12,187%
Rp.
1 Milyar
4,000%
3,200%
7,200%
6,713%
4,977%
11,690%
Rp.
1.5 Milyar
3,800%
3,000%
6,800%
6,450%
4,900%
11,350%
Rp.
2 Milyar
3,600%
2,700%
6,300%
6,193%
4,817%
11,010%
Rp.
2.5 Milyar
-
-
-
6,104%
4,781%
10,885%
Rp.
3 Milyar
3,500%
-
-
6,004%
4,746%
10,750%
Rp.
4 Milyar
-
-
-
5,815%
4,675%
10,490%
Rp.
10 Milyar
-
-
-
5,462%
4,438%
9,900%
Rp.
20 Milyar
-
-
-
4,798%
4,227%
9,025%
-
-
-
4,020%
4,130%
8,150%
Diatas Rp.20 Milyar Note :
Tambahan Jasa Koordinasi (Coordination Fee) sebesar 1.5%
3.2.3 Menyimpulkan Hasil Perbandingan Berdasarkan hasil perbandingan diatas dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Fee yang dikeluarkan grup GT sudah tidak sesuai dengan tuntutan dan kondisi PT.DIP saat ini. 2. Sesuai interpolasi penyesuaian fee dari fee yang dikeluarkan grup GT terhadap fee IAI diperoleh kenaikan antara 3,5% sampai dengan 4,7%, yang berarti dengan pelayanan jasa yang sama diperoleh keuntungan yang lebih besar.
3.2.4. Kondisi Fee Terhadap Biaya Operasional dan Kendala Penagihan Sebagai suatu bisnis jasa, maka prosentase biaya langsung operasi atau cost of good sales (COGS) berupa gaji, dan tunjangan hari raya (THR) jauh lebih besar daripada biaya tidak langsung seperti
uang makan, lembur, listrik, telepon, perjalanan,
stationary dan lainnya.
63
Project Akhir-MBA ITB
Fee sebagai sumber pendapatan utama jasa konsultansi di PT.DIP seharusnya lebih besar dari total biaya operasi sehingga dapat mencetak laba. Tetapi berdasarkan data Cash Flow PT.DIP per tahun 2007 (lihat lampiran 18 hal.126) ternyata antara total outflow untuk operasional masih lebih besar dibandingkan total fee yang diterima, sehingga di bulan juli 2007 mulai terjadi negatif balance.
Walau mengkhawatirkan, tetapi dilihat dari sisi Equity maka perusahaan masih tergolong sehat karena tidak memiliki beban utang, dan selama proyek terus ada maka biaya operasi dapat diatasi dengan fee.
Kendala yang terjadi saat ini adalah masalah non teknis berupa : 1. Prosentase fee baru berdasar tabel 3.24 walaupun secara prinsip oleh grup GT disetujui, tetapi dalam penerapannya lebih sering berkurang karena dinegosiasi klien. Sebagai contoh yang terjadi pada proyek Sogo TP IV Surabaya yang nilai total cost plan Rp.43,147,208,868 (lebih besar dari Rp.20 Milyar) maka seharusnya % total fee yang diterima 9,650% dengan nilai sesuai tabel 3.25
Tabel. 3.25. Consultan Fee yang Seharusnya Diterima untuk Proyek Sogo TP IV Surabaya NO.
1 2 3 4 5 6 7
LEVEL
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1st LEVEL 2nd LEVEL 3rd LEVEL 4th LEVEL 5th
AREA (M2)
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
%
11,14675% 12,19856% 13,47712% 15,93068% 15,86304% 15,97722% 15,40663% 100,00000%
FEE PERENCANAAN (4.02%) 193.342.403 211.586.254 233.763.088 276.320.421 275.147.208 277.127.684 267.230.739 1.734.517.796
PENGAWASAN (4,130%) 198.632.866 217.375.928 240.159.591 283.881.427 282.676.111 284.710.780 274.543.023 1.781.979.726
TOTAL KOORDINASI (1.5%) 72.142.688 78.950.095 87.225.033 103.104.635 102.666.868 103.405.852 99.712.962 647.208.133
464.117.956 507.912.276 561.147.712 663.306.482 660.490.187 665.244.317 641.486.724 4.163.705.656
64
Project Akhir-MBA ITB
Tetapi relalisasinya total fee hanya 7,585% karena untuk pengawasan dinego 50% menjadi 2,065%. Ini disebabkan untuk pengawasan sebagian tanggungjawab diambil alih pihak klien. Walaupun secara bisnis beralasan, tetapi secara umum bagi PT.DIP tidak menguntungkan karena sebenarnya pada saat itu tenaga pengawasan tersedia dan perlu diberdayakan. Berikut % fee realisasi dan nilainya, sesuai tabel.3.26
Tabel. 3.26. Consultan Fee Realisasi untuk Proyek Sogo TP IV Surabaya NO.
1 2 3 4 5 6 7
LEVEL
LEVEL LG LEVEL UG LEVEL 1st LEVEL 2nd LEVEL 3rd LEVEL 4th LEVEL 5th
AREA (M2)
2.488,44 2.723,25 3.008,68 3.556,42 3.541,32 3.566,81 3.439,43 22.324,35
FEE
%
11,14675% 12,19856% 13,47712% 15,93068% 15,86304% 15,97722% 15,40663% 100,00000%
PERENCANAAN (4.02%) 193.342.403 211.586.254 233.763.088 276.320.421 275.147.208 277.127.684 267.230.739 1.734.517.796
PENGAWASAN (2.065%) 99.316.433 108.687.964 120.079.795 141.940.714 141.338.056 142.355.390 137.271.511 890.989.863
TOTAL KOORDINASI (1.5%) 72.142.688 78.950.095 87.225.033 103.104.635 102.666.868 103.405.852 99.712.962 647.208.133
364.801.523 399.224.313 441.067.917 521.365.769 519.152.132 522.888.927 504.215.212 3.272.715.793
Dari banding tabel 3.25 terhadap tabel 3.26 terjadi kehilangan peluang (lost opportunities) senilai Rp. 890,989,863. (4,163,705,656 – 3,272,715,793). 2. Proses penagihan fee yang mempersyaratkan administrasi banyak meja dan memakan waktu lama. Sehingga walaupun diatas kertas PT.DIP memiliki kontrak fee yang memadai dan telah memenuhi syarat untuk ditagih sesuai dengan kemajuan proyek yang ditangani, tetapi pada akhirnya tidak leluasa dalam mengatur cash flow nya sebab fee belum diterima. 3. Sebagai suatu grup usaha, maka grup GT melakukan frekuensi perubahan manajemen yang cukup intens. Hal ini juga berpengaruh pada proses administrasi
seperti proses fee, termin pembayaran kontraktor, dan
persetujuan SPK, karena pegawai di pihak klien juga berubah, sehingga perlu penyesuaian.
65
Project Akhir-MBA ITB
3.2.5.Usulan Perbaikan yang Diajukan Berdasarkan uraian pada sub bab aspek fee diatas maka divisi QS PT.DIP mengajukan beberapa usulan kepada manajemen sebagai berikut. 1. Fee sebagai sumber pendapatan utama jasa konsultansi di PT.DIP perlu selalu ditinjau dan disesuaikan dengan perkembangan dari waktu ke waktu, agar pendapatan yang diperoleh sesuai dengan usaha dan jasa layanan yang diberikan.
Karena itu divisi QS juga melihat adanya perbedaan faktor inflasi yang berpengaruh terhadap nilai total biaya konstruksi bangunan. Pedoman fee yang dibuat IAI di tahun 1991 dipengaruhi faktor inflasi dengan indeks harga perdagangan besar bangunan (IHPB) pada angka 87 (berdasar informasi dari BPS), sedangkan IHPB per tahun 2005 adalah 442 (sumber BPS). Sehingga divisi QS perlu mengusulkan perubahan fee pada nilai total biaya kontruksi bangunan sesuai tabel 3.27. Dari usulan yang diajukan pada tabel 3.27 diharapkan dengan % fee yang sama akan diperoleh nilai yang lebih besar yang disebabkan naiknya nilai total biaya konstruksi bangunan karena faktor inflasi.
Pengambilan data BPS pada tahun 2005 karena untuk IHPB tahun 2006 dan tahun 2007 belum ada datanya, sehingga data tahun terdekat adalah data tahun 2005.
66
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.27. Tabel Pengajuan Fee Baru per th.2005 Berdasar Pengaruh Faktor Inflasi TABEL PERHITUNGAN JASA BERDASARKAN TABEL INTERPOLASI DARI IAI Total Biaya Project Design Manajemen Total Biaya Konstruksi
Konstruksi (Nilai Th 1991) Dalam Jutaan Rp 100 250 500 750 1,000 1,500 2,000 2,500 3,000 4,000
10,000 20,000 Diatas Rp.20 Milyar
(Nilai Th.2005) Faktor Inflasi = 5 Dalam Jutaan Rp 500 875 1,250 1,875 2,500 2,500 3,750 4,375 5,000 6,250 7,500 8,750 10,000 11,250 12,500 13,750 15,000 17,500 20,000 27,500 35,000 42,500 50,000 75,000 100,000 Diatas 100.000
(%)
8.140% 8.031% 7.920% 7.717% 7.513% 7.311% 7.108% 6.911% 6.713% 6.583% 6.450% 6.323% 6.193% 6.149% 6.104% 6.054% 6.004% 5.910% 5.815% 5.727% 5.639% 5.550% 5.462% 5.130% 4.798% 4.020%
Konstruksi
Managemen
%
%
5.350% 5.324% 5.299% 5.245% 5.191% 5.135% 5.079% 5.028% 4.977% 4.937% 4.900% 4.857% 4.817% 4.799% 4.781% 4.764% 4.746% 4.711% 4.675% 4.616% 4.557% 4.497% 4.438% 4.333% 4.227% 4.130%
1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500% 1.500%
Total Fee (%)
14.990% 14.855% 14.719% 14.462% 14.204% 13.946% 13.687% 13.439% 13.190% 13.020% 12.850% 12.680% 12.510% 12.448% 12.385% 12.318% 12.250% 12.121% 11.990% 11.843% 11.696% 11.547% 11.400% 10.963% 10.525% 9.650%
Note : 1 Untuk pekerjaan yang bersifat perombakan/perubahan/perbaikan atau penambahan bangunan karena kesulitan dan kerumitan jenis pekerjaan tersebut, maka besarnya imbalan jasa Arsitek ditambah menjadi 1,5% dari imbalan yang biasa 2 Fee diatas tidak termasuk a PPN 10% b Pencetakan gambar dan dokumen lebih dari 3 set c Fee untuk pekerjaan Sipil, perencanaan struktur dan design lampu khusus d Biaya transportasi, akomodasi, makan/minum untuk personil yang dikirim dan tinggal di proyek luar Jakarta e Biaya Entertainment dan hotel untuk tamu yang berkunjung ke proyek f Biaya telphone dan faks proyek g Biaya kurir untuk mengirim dokumen untuk proyek di luar Jakarta h Semua biaya diatas dan biaya lainnya yang berhubungan dengan proyek yang dibayar PT.DIP harus diganti sesuai biaya sebenarnya ditambah 10% biaya administrasi 3 Untuk tahun 2005 menurut Badan Pusat Statistik (BPS) Indeks Harga Perdagangan Besar Bahan Bangunan (IHPB) per 2005 = 442 maka faktor inflasi dari tahun 1991 sampai 2005 = IHPB 2005 / IHPB 1991 = 442 / 87 = 5
67
Project Akhir-MBA ITB
2. Pada saat negosiasi pengajuan fee sedapat mungkin prosentase sesuai tabel fee baru (tabel 3.24), dan menghindari peluang terjadinya pengurangan oleh klien (opportunity lost). Untuk itu klien perlu diyakinkan bahwa pelayanan yang dilakukan PT.DIP adalah yang terbaik, sehingga semua tanggungjawab proyek sebaiknya oleh PT.DIP. 3. Perlu pendekatan yang lebih baik kepada klien dalam penagihan fee. Manajemen perlu memberikan pengertian lebih baik dan sedikit shock terapy kepada klien dengan mengurangi dan tidak memberikan layanan jasa konsultansi kepada klien yang mempersulit. 4. Perlu meningkatkan aware dan antisipasi terhadap perubahan yang terjadi dalam lingkungan grup GT, sehingga dapat lebih awal mengetahui manajemen klien yang mana yang akan berubah, sehingga persyaratan administrasi dapat disesuaikan.
3.3. Aspek Sumber Daya Manusia Untuk mengevaluasi aspek SDM pada divisi QS, maka urutan tinjauan yang dilakukan adalah sebagai berikut, yaitu : 1. Job descripsi divisi QS 2. Kapasitas kerja divisi QS PT.DIP 3. Banding kapasitas pekerja terhadap proyek yang akan berjalan 4. Menyimpulkan hasil perbandingan 5. Usulan perbaikan yang diajukan
3.3.1 Job Descripsi divisi QS di PT.DIP Job descripsi kerja QS PT.DIP secara umum sama dengan QS pada umumnya, yaitu terdiri atas 2 bagian yaitu Pre Contract dan Post Contract, dengan perincian : 1. Pre Contract terdiri dari Cost plan, Budget Estimates, Tender Preparation, Tender Stage sampai dengan pembuatan SPK dan dokumen kontrak.
68
Project Akhir-MBA ITB
2. Post Contract terdiri dari Valuation untuk progress payment, Variation Order, sampai dengan Final account. Perincian detail dapat dilihat pada tabel 3.31
3.3.2 Kapasitas Kerja Divisi QS PT.DIP Untuk dapat mengetahui kapasitas kerja divisi QS PT.DIP dalam menangani proyek, maka perlu diketahui hal-hal sebagai berikut : 1. Jumlah pekerja dan faktor kompetensi dan skill 2. Ukuran standar pekerja yang dipakai 3. Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi pekerja
3.3.2.1 Jumlah Pekerja dan Faktor Kompetensi Jumlah pekerja pada divisi QS saat ini, dan faktor kompetensi tingkat pendidikan, pengalaman, pemahaman tugas dan tanggung jawab dapat dilihat pada tabel 3.28 Disamping faktor diatas, faktor lain yang penting sebagai alat ukur kompetensi pekerja QS adalah keahlian (skill) dalam pengoperasian alat bantu teknologi komputer , lihat tabel 3.29
Tabel 3.28. Faktor Kompetensi Tingkat Pendidikan , Pengalaman, Pemahaman Kerja dan Tanggungjawab Tugas Pekerja Divisi QS PT.DIP Position
Person
Degree Experience
Job Understand
Responsibility Managing, Cost Plan, Tender, Negosiasi, Variation, Valuation, Final Account Cost Plan, BQ, Spesifikasi, Tender, Variation BQ, Spesifikasi, Tender, Variation
QS Manager
1
S1 Sipil 14 Tahun
QS
1
S1 Sipil 4 Tahun
Managing, Cost Plan, BQ, Specification, Tender, Negositiation, Variation, Valuation, Final Account Cost Plan, BQ, Specification, Tender, Variation
QS
1
D3 Sipil 2 Tahun
BQ, Spesifikasi, Tender, Variation
69
Project Akhir-MBA ITB
Tabel 3.29. Faktor Kompetensi Keahlian Pengoperasian Komputer Position QS Manager QS QS
Computer Operated
Person 1 1 1
MS Office excel,word, power point, E-mail AutoCAD , MS Office excel,word, power point, E-mail AutoCAD , MS Office excel,word, power point, E-mail
3.3.2.2 Ukuran Standar Pekerja Yang Dipakai Sesuai teori pada buku Operations Management edisi ketujuh yang ditulis Jay Heizer dan Barry Render dan telah diterjemahkan ke bahasa Indonesia pada halaman 535 dijelaskan Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk menentukan : 1. Proporsi pekerja dari setiap barang yang diproduksi. 2. Kebutuhan staf (berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan). 3. Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil beragam keputusan, dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli). 4. Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa mengerjakan apa dalam satu aktivitas kelompok atau pada satu hari kerja normal). 5. Tingkat produksi yang diharapkan (sehingga baik manajer dan pekerja tahu apa saja yang termasuk dalam satu hari kerja normal). 6. Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memeriksa insentif yang tepat). 7. Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang digunakan dalam penentuan efisiensi).
Standar pekerja yang ditetapkan secara benar, mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja rata-rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu dibawah kondisi kerja normal.
70
Project Akhir-MBA ITB
Standar pekerja ditetapkan dengan empat cara : 1. Pengalaman masa lalu (historical experience) 2. Studi waktu (time studies) 3. Standar waktu yang telah ditentukan (predetermited time standards) 4. Pengambilan sampel kerja (work sampling)
Sejak berdiri sampai saat ini belum ada ukuran standar pekerja yang diterapkan di PT.DIP termasuk pada divisi QS, sehingga tidak tersedia data. Untuk analisis pembahasan thesis ini digunakan cara berdasarkan perkiraan pengalaman masa lalu (historical experience) yaitu berapa jam pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Standar ini merujuk kepada data proyek yang telah diselesaikan. Walaupun tidak dianjurkan, karena standar ini tidak objektif dan tidak diketahui keakuratannya apakah mereka mencerminkan kecepatan kerja yang layak atau buruk, dan apakah kejadian yang tidak biasa terjadi telah dimasukkan dalam perhitungan.
Berdasarkan data proyek yang telah diselesaikan diambil kembali contoh proyek Sogo TP IV Surabaya untuk konsistensi thesis. Dengan perbedaan cost plan yang hanya kurang +/- 2% dari actual cost, maka dapat diartikan juga merupakan kinerja terbaik yang dihasilkan divisi QS dalam alokasi SDM dan penanganan job descripsi QS. Sehingga menjadi tolak ukur dan standar kerja divisi QS untuk proyek yang lain. Berikut pendekatan perhitungan standar pekerja pada divisi QS PT.DIP dengan tolak ukur perbandingan jumlah total SPK yang diterbitkan terhadap total jam kerja yang dihabiskan pekerja yaitu QS Manager dan QS pada proyek Sogo TP IV Surabaya.
Tabel 3.30. Jumlah Hari dan Jam Kerja Proyek Sogo TP IV Surabaya
71
Project Akhir-MBA ITB
Tahapan kerja Design Schedule Tender Preparation Tender Schedule Site Operation Opening Final Account
Schedule 16/01/ 2001 s/d 24/07/2001 2/04/2001 s/d 28/06/2001 23/04/2001 s/d 20/07/2001 6/06/2001 s/d 15/10/2001 26/10/2001 3 Month since Opening
Jumlah Hari Kerja Hari 188 68 87 102 1 90
Jumlah Jam Kerja Jam 1504 544 696 816 8 720
Tabel 3.31. Pengukuran Standar Kerja Berdasar Pengalaman Masa Lalu untuk Pengukuran Rata-rata Jam kerja per SPK pada QS Manager dan QS Di PT.DIP Berdasarkan Total SPK Proyek Sogo TP IV Surabaya QS Jobs of Project SOGO TP IV Surabaya Design Schedule Elemental Cost Plan Cek Actual previous project Cek Single price previous project Cek.Unit rate other project Update price of material, labour etc Budget Estimate Bill of Item Cek Area dan Volume Request material price quotation from 7 the supplier 8 Update price of material, labour etc
Total Total Bobot A Hari Jam QS Point Tersedia Tersedia of View (Hari) (jam) (%) 188 1504 10,00%
Total Jam QS (jam) 428
A 1 2 3 4 B 5 6
C Tender Preparation Gambaran Umum,Petunjuk Pelelangan,Petunjuk 9 Penawaran,Petunjuk Pelaksanaan 10 Prepare Bill Of Quantity Request material price quotation from 11 the supplier 12 Update price of material, labour etc 13 Prepare Specification
Bobot B Tingkat Kesulitan (%)
Total Jam QS per Job (jam)
4,00% 4,00% 4,00% 3,00%
Proporsi Kerja (%) QS Mgr QS (%) (%)
Total Jam QS Mgr (jam)
Total Jam QS (jam)
58 73 58 5 15 11
15 15 49 58 44
73 73 73 54
80% 100% 80% 10%
20% 0% 20% 90%
4,00% 3,00%
73 54
20% 20%
80% 80%
1,00% 0,60% 23,60%
18 11 428
10% 5%
90% 95%
2 1 222 -
16 10 206 -
0,60% 10,00%
57 946
80% 10%
20% 90%
45 95
11 851
2,00% 0,50% 5,00% 18,10%
189 47 473 1.712
10% 5% 50%
90% 95% 50%
19 2 236 398
170 45 236 1.314
-
68
544
Design Schedule 40,00% 1.712
Tender Preparation
Lanjutan : Tabel 3.31. Pengukuran Standar Kerja Berdasar Pengalaman Masa Lalu untuk Pengukuran Rata-rata Jam kerja per SPK pada QS Manager dan QS Di PT.DIP Berdasarkan Total SPK Proyek Sogo TP IV Surabaya
72
Project Akhir-MBA ITB
QS Jobs of Project SOGO TP IV Surabaya D Tender Schedule 14 Issue letter of tender invitation 15 Receive Tender bond Tanda terima pengambilan Tender 16 Document 17 Aanwyzing 18 Absensi 19 Risalah Aanwyzing 20 Jawab pertanyaan 21 Daftar Tender Submission 22 Tender Evaluate & Tender Report Issue letter of tender clarification & 23 Negotiation 24 Risalah clarification & negotiation 25 Prepare Letter of Intent (SPK) 26 Prepare Final Contract Document E 27 28 29 F 30
Site Operation Cek % Progress Claim On Site Cek VO yg sudah disetujui Buat sertifikat pembayaran Variation Order Cek Opname
31 32 33 34
Cek. Pek.tambah kurang item kontrak Cek. Pek.tambah item baru Negosiasi harga item baru Prepare of Project cost report
102
816
Bobot A QS Point of View (%) 15,00%
Total Jam QS (jam) 642
Tender Schedule 32,00% 1.370
Bobot B Tingkat Kesulitan (%)
Total Bobot A Bobot B 0,1% sd 1% 2% sd 3% 4% sd 6% 7% sd 10%
Site Operation 3,00% 128
90
720
535
Opening / Completion 4280 100,00% 4280
Total Jam QS per Job (jam)
Proporsi Kerja (%) QS Mgr QS (%) (%)
0,60% 0,25%
24 10
5% 0%
95% 100%
Total Jam QS Mgr (jam) 1 -
0,25% 0,60% 0,10% 0,50% 1,00% 0,10% 10,00%
10 24 4 20 39 4 394
0% 70% 0% 0% 10% 0% 100%
100% 30% 100% 100% 90% 100% 0%
17 4 394
10 7 4 20 35 4 -
0,10% 0,80% 0,50% 1,50% 16,30%
4 32 20 59 642
5% 5% 100% 20%
95% 95% 0% 80%
6,00% 6,00% 1,00%
200 200 33 167
20% 75% 100%
80% 25% 0% 100% 80%
0 2 20 12 449 40 150 33 33
4 30 47 193 160 50 134
5,00% 6,00% 6,00% 6,00% 41,00%
167 200 200 200 1.370
50% 50% 80% 100%
1,00% 1,00% 100,00%
128 128 4.280
100%
84 100 160 200 802 128 128 1.998
84 100 40 568 2.282
5,00%
G Opening / Completion 35 Final Account
NOTE 1 2
Total Total Hari Jam Tersedia Tersedia (Hari) (jam) 87 696
20%
50% 50% 20% 0% 0%
Pembobotan berdasar pengalaman QS Kriteria Pembobotan berdasarkan tingkat kesulitan pekerjaan dan banyaknya waktu yang diperlukan Pekerjaan surat menyurat/cek/ yang tidak tergantung pihak lain Pekerjaan surat menyurat dan cek yang tergantung pihak lain Pekerjaan inti yang perlu analisa/perhitungan/negosiasi sederhana Pekerjaan inti yang perlu analisa/perhitungan/negosiasi kompleks dan detail
3 Jumlah produksi SPK yang dihasilkan sebanyak 222 SPK, dengan 121 SPK Induk dan 101 SPK Tambahan
Berdasarkan tabel 3.31 diketahui bahwa total jam kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Sogo TP IV Surabaya dengan tolak ukur total jumlah SPK yang diterbitkan adalah : Total jam kerja QS Manager = 1,998 jam Total jam kerja QS
= 2,282 jam
73
Total Jam QS (jam) 22 10
Project Akhir-MBA ITB
Sehingga rata-rata jam kerja yang diperlukan untuk setiap SPK dari sejak cost plan, tender, variation, valuation sampai dengan final account adalah Rata-rata jam kerja QS Manager (1,998 jam / 222 bh SPK ) = 9 Jam/SPK Rata-rata jam kerja QS (2.282 jam / 222 bh SPK)
= 10 Jam/SPK
3.3.2.3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Motivasi Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap menurunnya motivasi dan semangat kerja pekerja divisi QS PT.DIP adalah : 1. Tidak ada training dan fasilitas untuk peningkatkan wawasan, pendidikan dan ketrampilan dari perusahaan. 2. Alat bantu komputer yang dipakai kecepatannya tertinggal dibanding pesaing, dan applikasi program yang khusus untuk pekerjaan QS tidak tersedia. 3. Tidak ada insentif untuk mengimbangi tekanan pekerjaan dengan banyaknya proyek yang berjalan. Sedikit atau banyak proyek sama saja.
3.3.3. Membandingkan Kapasitas Pekerjaan Terhadap Rencana Pertumbuhan Berkaitan informasi kepada divisi QS dari manajemen tentang rencana perusahaan untuk bertumbuh dengan akan dilaksanakannya beberapa proyek di tahun 2007, sebagaimana yang disinggung pada bab I : 1. Pembukaan Harvey Nichols Departemen Store Jakarta 2. Renovasi total Sogo Plaza Senayan Jakarta 3. Pembukaan Sogo Puri Indah Jakarta 4. Pembukaan Java Lotus Departemen Store Jakarta
Berdasarkan peninjauan yang bersifat kualitatif yaitu dengan asumsi proyek-proyek tersebut berjalan dalam waktu yang bersamaan dibandingkan dengan SDM yang maka akan terjadi kesulitan dalam pengalokasian SDM, karena jumlah total tender akan jauh lebih banyak frekuensinya, sebagaimana yang pernah dialami pada tahun 2005 dengan dilaksanakannya 3 proyek besar secara bersamaan yaitu Sogo Pondok
74
Project Akhir-MBA ITB
Indah Mall 2 Jakarta, Debenham Senayan City Jakarta dan Sogo Galaxy Mall 2 Surabaya. Dimana terlihat pada saat itu terjadi deviasi yang sangat besar antara cost plan terhadap actual cost yaitu pada Sogo Pondok Indah Mall 2 sebesar -18% dan Debenhams Senayan City sebesar -11% yang artinya cost plan yang direncanakan terlalu berlebihan (over estimate) karena lebih besar dari +/- 10% daripada actual cost yang terjadi.
3.3.4. Menyimpulkan Hasil Perbandingan Dari uraian jumlah pekerja dan faktor kompetensi, ukuran standar yang dipakai, dan faktor-faktor
yang
mempengaruhi
motivasi
kerja
diatas
dapat
diambil
kesimpulan bahwa terdapat korelasi positif antara jumlah pekerja dan kompetensi yang dimiliki terhadap jumlah dan beban proyek yang ditangani.
Jumlah dan kompetensi pekerja yang tersedia saat ini telah terbukti mampu menangani proyek dengan skala besar yang berjalan sendiri pada waktu tertentu, tetapi bila proyek besar berjalan bersamaan (overlapping) maka hasilnya masih belum sesuai dengan standar yang diharapkan. Ini dapat terjadi karena pada saat pembuatan cost plan SDM yang ada tidak mencukupi (over capacity) dan tidak fokus sehingga pengambilan data dan asumsi untuk cost plan tidak presisi.
3.3.5. Usulan Perbaikan Yang Diajukan 1. Diperlukan penambahan jumlah pekerja khususnya QS sehingga akan lebih banyak proporsi pekerjaan QS Manager yang dapat didelegasikan, sehingga QS Manager dapat lebih fokus pada fungsi control, sehingga cost plan dapat lebih presisi dan mendekati actual cost. 2. Perlu dilakukan training seperti cara pembuatan BQ dan pengoperasian program komputer. 3. Perlu kesempatan dan fasilitas mengikuti pameran dan seminar. Pameran material dan alat bangunan, pameran perumahan, dan lainnya yang berisi
75
Project Akhir-MBA ITB
informasi harga dan teknik terbaru serta seminar perkembangan industri jasa konsultan khususnya berkaitan dengan QS, sehingga menambah wawasan dan kepekaan dalam membuat asumsi untuk membangun cost plan. 4. Perlu peningkatan spesifikasi alat bantu komputer meja yang dipakai saat ini yang masih menggunakan spesifikasi tahun 2000 (pentium III + OS Windows 98) ke spesifikasi tahun 2006 (pentium centrino + windows XP). Dengan alat bantu yang lebih baik dan lebih cepat maka kapasitas pekerjaan akan meningkat dan lebih effisien.
76