BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Konsep Kunci Komunikasi Organisasi Goldhaber
(1986)
menyatakan
definisi
komunikasi
organisasi:
“organizationalcommunication is the process of creating and exchanging messages within a network of independent relationship to cope with environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan,
ketergantungan
satu
sama
lain,
hubungan,
lingkungan
dan
ketidakpastian. Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad, 2005;67-69) 1. Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi, seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. 3. Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orangorang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan 7
jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan. 4. Ketergantungan Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik. 5. Hubungan Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi. 6.
Lingkungan Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal (pelanggan, pesaing dan teknologi).
8
7.
Ketidakpastian Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.
2.2.
Pola Komunikasi Organisasi De Vito (2011:12) membagi pola komunikasi menjadi lima bentuk yaitu: komunikasi antarpribadi yaitu komunikasi antar dua orang, komunikasi kelompok dan organisasi yaitu komunikasi dalam sekelompok kecil orang dan dalam organisasi formal, komunikasi di muka umum, komunikasi antar budaya dan komunikasi massa. Sedangkan Littlejohn (2002:14) mengklasifikasikan komunikasi dalam empat pola yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan komunikasi massa. Menurut Baird (dalam De Vito, 2011:344) karena struktur hirarkinya yang ketat, jarak phisik yang jauh dari orang-orangnya, perbedaan yang besar dalam kompetensinya, dan berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan, maka organisasi harus menciptakan sejumlah jaringan komunikasi yang beragam. Jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang yang lain. Menurut De Vito (2011: 382) ada lima struktur jaringan komunikasi kelompok, kelima struktur tersebut adalah:
9
1.
Struktur Lingkaran. Struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama
untuk
mempengaruhi
kelompok.
Setiap
anggota
bisa
berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.
Gambar 1 Struktur Lingkaran 2. Struktur Roda. Struktur roda memilki pemimpin yang jelas. Yaitu yang posisinya dipusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ini berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya. Orang yang berada ditengah (pemimpin) mempunyai wewenang dan kekuasaan penuh untuk mempengaruhi anggotanya. Penyelesaian masalah dalam stuktur roda bisa dibilang cukup efektif tapi keefektifan itu hanya mencakup masalah yang sederhana saja.
Gambar 2 Struktur Roda
10
3. Struktur Y. Struktur Y relatif kurang tersentralisasi di banding dengan strukrur roda tetapi lebih tersentralisasi dibandingkan dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas tetapi semua anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat menngirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya. Jaringan Y memasukkan dua orang sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya pada batas luar suatu pengelompokan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan rantai, sejumlah saluran terbuka
dibatasi,
dan komunikasi
bersifat disentralisasi
atau
dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja.
Gambar 3 Struktur Y
4. Struktur Rantai. Struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada diposisi lain. Dalam struktur ini, Sejumlah saluran terbuka dibatasi, orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi degan orang-orang tertentu saja.
11
Gambar 4 Struktur Rantai 5. Struktur semua saluran atau pola bintang. Hampir sama dengan struktur lingkaran, dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota siap berkomunikasi dengan setiap anggota yang lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum. Jaringan terpusat/sentralisasi dan desentralisasi memiliki kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif dan lebih bagus untuk pergerakan informasi secara cepat. (DeVito, 2011:382-384)
Gambar 5 Struktur Pola Bintang
12
2.3 Manajemen Konflik 2.3.1. Definisi Manajemen Konflik Manajemen konflik merupakan pendekatan yang diciptakan oleh pemimpin organisasi dalam mengoptimalkan konflik melalui proses identifikasi, klasifikasi, analisis penyebab, serta penyelesaian masalah. Dengan penerapan manajemen konflik yang baik dan tepat diharapkandapat mengatasi masalah yang muncul dalam organisasi dan selanjutnya diharapkan memberikan dampak positif pada peningkatan kinerja karyawan. Robbins (1996) menyatakan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif. Sedangkan Luthans (1981) menyatakan konflik adalah kondisi yang ditimbulkan oleh adanya kekuatan yang saling bertentangan. Kekuatankekuatan ini bersumber pada keinginan manusia. Istilah konflik sendiri diterjemahkan dalam beberapa istilah yaitu perbedaan pendapat, persaingan dan permusuhan. Konflik tidak selalu harus dihindari karena akibatnya tidak selalu negatif. Berbagai konflik yang ringan dan dapat dikendalikan dengan baik berakibat positif dan memberikan manfaat bagi mereka yang terlibat maupun bagi organisasi. Konflik dapat dikatakan sebagai pembelajaran bagi anggota organisasi dalam mengelola organisasi. 2.3.2. Jenis-jenis Konflik Menurut Stoner dan Wankel (1993) terdapat lima jenis konflik, yaitu: 1. Konflik Intrapersonal Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus. Kalau konflik dibiarkan maka akanmenimbulkan keadaan yang tidak menyenangkan. Ada tiga macam bentuk konflik intrapersonal yaitu: a. Konflik pendekatan - pendekatan, contohnya orang yang dihadapkan pada dua pilihan yang sama-sama menarik.
13
b. Konflik pendekatan - penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada dua pilihan yang sama menyulitkan. c. Konflik penghindaran - penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada satu hal yang mempunyai nilai positif dan negatif sekaligus. 2. Konflik Interpersonal. Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentangan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lainlain.Konflik interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku organisasi. Karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari beberapa anggota organisasi yang tidak bisa tidak akan memengaruhi proses pencapaian tujuan organisasi tersebut. 3. Konflik antar individu-individu dan kelompok-kelompok. Hal ini terjadi karena individu tertentu sebagai bagian dari kelompok dalam suatu organisasi tidak/kurang bisa memberikan manfaat baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga dikucilkan dari pergaulan kelompok
tersebut.
Perasaan
dikucilkan,
tidak
dihargai,
tidak
dipandang/dihormati seperti individu yang lain menimbulkan konflik individu yang dapat mengganggu integritas dan keseimbangan hubungan antar individu sehingga dapat merugikan organisasi secara keseluruhan. 4. Konflik antara kelompok dalam organisasi yang sama. Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasi organisasi.Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok. 5. Konflik antara organisasi. Konflik ini berdasarkan pengalaman ternyata telah menyebabkan timbulnya pengembangan produk produk baru, teknologi baru dan servis baru, harga lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efisien.
14
2.3.3 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Konflik Dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok besar yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Dalam faktor intern dapat disebutkan beberapa hal : A. Faktor Internal 1. Kemantapan organisasi. Organisasi yang telah mantap lebih mampu menyesuaikan diri sehingga tidak mudah terlibat konflik dan mampu menyelesaikannya.Analoginya adalah seseorang yang matang mempunyai pandangan hidup luas, mengenal dan menghargai perbedaan nilai dan lain-lain. 2. Sistem nilai. Sistem nilai suatu organisasi ialah sekumpulan batasan yang meliputi landasan maksud dan cara berinteraksi suatu organisasi, apakah sesuatu itu baik, buruk, salah atau benar. 3. Tujuan. Tujuan suatu organisasi dapat menjadi dasar tingkah laku organisasi itu serta para anggotanya. 4. Sistem lain dalam organisasi. Seperti sistem komunikasi, sistem kepemimpinan, sistem pengambilan keputusan, sisitem imbalan dan lain-lain.Dlam hal sistem komunikasi misalnya ternyata persepsi dan penyampaian pesan bukanlah soal yang mudah.
B. Faktor Internal 1. Keterbatasan sumber daya. Kelangkaan suatu hal yang dapat menumbuhkan persaingan dan seterusnya dapat berakhir menjadi konflik. 2. Kekaburan aturan/norma di masyarakat. Hal ini memperbesar peluang perbedaan persepsi dan pola bertindak. 3. Derajat ketergantungan dengan pihak lain. Semakin tergantung satu pihak dengan pihak lain semakin mudah konflik terjadi.
15
4. Pola interaksi dengan pihak lain. Pola yang bebas memudahkan pemamparan dengan nilai-nilai ain sedangkan pola tertutup menimbulkan sikap kabur dan kesulitan penyesuaian diri. 2.3.4 Peranan Konflik Konflik merupakan kekuatan menuju perubahan positif di dalam suatu organisasi.Dalam pandangan modern, konflik dapat memberikan manfaat bagi organisasi.Robbins (1996) membahas konflik dari segi human relations and interactionist perspective. Dijelaskan bahwa konflik adalah hal yang alamiah dan selalu akan terjadi.Konflik merupakan bagian dari interpersonal experience, oleh karena itu konflik dapat dihindari.Karena dapat dihindari maka sebaiknya konflik dikelola dengan efektif, sehingga dapat bermanfaat dan memberikan perbaikan organisasi ke arah yang lebih baik. Konflik tidak selalu merugikan organisasi selama konflik ditangani dengan baik maka konflik akan: 1. Mengarah ke inovasi dan perubahan 2. Memberi tenaga kepada orang bertindak 3. Menyumbangkan perlindungan untuk hal-hal dalam organisasi 4. Merupakan unsur penting dalam analisis sistem organisasi
Pertimbangan Pengalaman dan Tahapan Kehidupan
Disiplin
Komunikasi
Pencegahan Konflik
Gambar 6 Peranan Konflik
16
Mendengarkan Secara Aktif
2.3.5 Penanganan Konflik Untuk menangani konflik dengan efektif, kita harus mengetahui kemampuan diri sendiri dan juga pihak-pihak yang mempunyai konflik. Spiegel (dalam Juanita) menjelaskan ada limatindakan dalam penanganan konflik: 1. Berkompetisi Tindakan ini dilakukan jika kepentingan sendiri lebih diutamakan di atas kepentingan pihak lain. Pilihan tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi membutuhkan pengambilan keputusan dengan cepat. Tentu saja situasi menang–kalah (win-win solution) akan terjadi dalam tindakan ini. 2. Menghindari konflik. Tindakan ini dilakukan jika salah satu pihak menginginkan untuk menghindari konflik baik secara fisik ataupun psikologis.Menghindari konflik dapat dilakukan jika masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana ataupun membekukan konflik untuk sementara. 3. Akomodasi Yaitu jika salah satu pihak mengalah dan mengorbankan beberapa kepentingan sendiri agar pihak lain mendapat keuntungan dari situasi konflik tersebut. Tindakan ini sering disebut sebagai self sacrifying behaviour.Pertimbangan antara kepentingan pribadi dan hubungan baik menjadi hal yang utama di sini. 4. Kompromi. Tindakan ini dapat dilakukan jika ke dua belah pihak merasa bahwa menjaga hubungan baik sangat penting. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian kepentingannya untuk mendapatkan win-win solution. 5. Berkolaborasi Menciptakan win-win solution dengan saling bekerja sama.
17
2.4 Penelitian Terdahulu Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu No. 1
Penelitian
Hasil Penelitian
Nurohman, 2011, Pola
Arus Pesan yang terjadi pada anggota
Komunikasi Paguyuban
Paguyuban Sapeda Baheula (PSB) dalam
Sapeda Baheula (PSB)
mempertahankanSolidaritas Organisasinya
dalam Mempertahankan
di Cicadas Bandung adalah komunikasi
Solidaritas Anggota
kebawah (downward), komunikasi ke atas
Organisasinya di
(Upward), komunikasi horizontal, Tidak
Bandung.
ada suatu batasan yang terjadi dalam berkomunikasi,
Karena
semuanya
berangkat dari anggota dulu, karena usulan, ide, saran, dan kritik itu dari anggota itu sangat di butuhkan agar organisasi atapun komunitas PSB bisa semakin solid dan bertahan dengan tidak membedakan
jabatan,
gender,
status,
sehingga komunikasi di antara PSB itu terjalin
dengan
sendirinya.
Pola
Komunikasi Paguyuban Sapeda Baheula (PSB) dalam mempertahankan Solidaritas Organisasinya di Cicidas-Bandung yaitu Pola komunikasi Y dan Pola komunikasi All Chanel (semua saluran) atau juga disebut Pola komunikasi Bintang.
18
2
Laras Ayu Aristiani, 2012,
Berdasarkan
hasil
penelitian
dapat
Pola Komunikasi
disimpulkan
bahwa
Organisasi
Mitra
Organisasi dalam
Gahana
menangani konflik (Studi
lingkaran dan roda. Komunikasi model
Pada Organisasi
lingkaran dalam penyelesaian konflik
Himpunan Pecinta Alam
tidak dapat mengatasi masalah organisasi
Mitra Gahana Universitas
secara keseluruhan dikarenakan banyak
Kristen Satya Wacana).
pihak yang terlibat sementara dalam
memiliki
pola
komunikasi
komunikasi model roda yang diterapkan oleh
Mitra
menyelesaikan
Gahana konflik
terbukti karena
mampu ketua
sebagai poros organisasi mampu menjadi mediator atau pusat penyelesaian konflik dan tidak terlalu banyak pihak yang terlibat, sehingga konflik teratasi .
19
2.5 Kerangka Berpikir
Organisasi PAVESA
Konflik Perpecahan PAVESA
Pola Komunikasi Organisasi Dalam Mengelola Konflik
Teori jaringan komunikasi DeVito
Bagan 7
Paguyuban Vespa Salatiga sebagai salah satu organisasi otomotif di Salatiga. Oranisasi PAVESA adalah organisasi yang aktif dari tahun 1997 – tahun ini dan sangat tidak mudah untuk organisasi bertahan sampai 18tahun . Terlepas dari hal tersebut PAVESA sebagai sebuah organisasi memiliki banyak konflik dalam organisasinya .Teori Manajamen Konflik Organisasi diperlukan sebagai strategi organisasi dalam menangani konflik yang terjadi dalam organisasi tersebut . Teori jaringan komunikasi De Vito sebagai teori inti digunakan dalam menganilisis Pola komunikasi Organisasi PAVESA dengan begitu bisa diketahui ciri pola komunikasi dalam PAVESA sehingga data diketahui pola komunikasi organisasi PAVESA dalam mengelola konflik baik konflik yang teratasi dan tidak .
20
