BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Literatur Meningkatnya persaingan dalam dunia bisnis yaitu permintaan pelanggan yang semakin komplek dan semakin banyaknya produk baru yang bermunculan saat ini, memicu setiap perusahaan agar mampu bersaing untuk menciptakan produk yang inovatif agar perusahaan dapat meningkatkan keunggulan kompetitif. Hal tersebut dapat dicapai dengan mengelola aliran informasi, aliran produk, maupun aliran material antara pemasok, perusahaan dan distributor menggunakan konsep supply chain management (SCM). Pada era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi semakin cepat, mendorong perusahaan untuk menerapkan SCM secara elektronik melalui media internet, yang lebih dikenal dengan electronic supply chain management (e-scm). Dengan menggunakan e-scm, aliran informasi antar perusahaan dengan pemasok dan distributor maupun aliran informasi di dalam perusahaan menjadi lebih cepat. Hal ini dikarenakan internet dapat menyediakan akses informasi kapan saja ketika informasi tersebut dibutuhkan. Saat ini perusahaan perlu mempertimbangkan penerapan e-scm mengingat proses bisnis yang komplek serta banyak pihak yang terlibat di dalam perusahaan tersebut. Dengan menerapkan escm ini diharapkan perusahaan dapat terus berkembang untuk menghadapi persaingan bisnis ( Rudy, Octavia, Tjong, Harsoyo, 2008).
8
Perkembangan
teknologi
yang
cepat,
senantiasa
menuntut
perusahaan untuk mengubah proses bisnis internal yang sedang berjalan. Hadirnya teknologi informasi yang perkembangannya berlangsung secara berkesinambungan pada dekade terakhir ini telah meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis yang ada secara signifikan. Namun demikian, seiring dengan perkembangan kebutuhan perusahaan yang terus-menerus dan kompleks, bisnis pun dituntut untuk mengadakan integrasi sistem antar perusahaan. IOS (Interorganizational System) pertama dikenalkan, diteruskan dengan perkenalan EDI (Electronic Data Interchange). Keterbatasan yang ada dari sistem sebelumnya memicu pergerakan pertukaran data elektronik dan integrasi sistem dilakukan melalui World Wide Web (WWW). Tidak terkecuali proses integrasi sistem antar-perusahaan dengan pemasok maupun konsumennya yang diterapkan pada Supply Chain Management. Supply Chain Management merupakan salah satu proses yang krusial dimana arus pertukaran bahan baku, informasi serta keuangan antar perusahaan terjadi. Konsep kerja sama ini kemudian berkembang menjadi E-SCM dengan menggunakan internet, intranet maupun extranet sebagai media komunikasi secara online dan realtime, untuk memastikan bahan baku baik dari pemasok maupun barang jadi ke konsumen selalu tersedia sesuai kebutuhan (Rudy, Agustinus, Chandra, Tanring, 2008). Seiring dengan perkembangan perusahaan kearah yang lebih besar dan kompleks, sistem pengelolaan informasi yang ada di perusahaan menjadi salah satu penghambat kelancaran kegiatan produksi internal.
9
Pencatatan data yang masih rawan kesalahan serta proses bisnis perusahaan yang belum terintegrasi dapat menimbulkan kesalahan dalam perkiraan bahan baku yang diperlukan dalam produksi. Penimbunan barang, biaya produksi tinggi serta mungkin bahan baku kurang pada saat dibutuhkan. Keseluruhan tersebut mengakibatkan kegiatan produksi yang tidak efektif dan tidak efisiensi. Supply chain management terdiri dari semua pihak yang terlibat, langsung atau tidak langsung dalam memenuhi permintaan pelanggan. Pertumbuhan yang semakin besar berkembang dari sudut pandang tradisional,
tidak hanya distribusi fisik bahan tetapi juga untuk jasa.
Supply chain management dan pelaksana resiko telah mengatasi masalah dalam banyak organisasi. Dalam prakteknya menilai pengelolaan resiko dalam supply chain agak terbelakang dan sering ditangani dengan cara yang informal dan reaktif, seperti isu-isu risk management. Banyak organisasi yang mencoba untuk mengurangi masalah risiko sehingga dapat menjaga kelancaran operasional rantai pasokan. Tujuannya untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan faktor risiko dalam konteks Supply chain management organisasi manufaktur (Basu, Modak dan Pranab, 2011). Kurien dan Qureshi, pada tahun 2011 mengemukakan perspektif yang berbeda dari pengukuran kinerja supply chain adalah perspektif biaya dan non-biaya, strategis, taktis atau fokus pada operasional, proses bisnis perspektif dan perspektif keuangan. Rantai pasokan yang sukses menggunakan terintegrasi sistem pengukuran sebagai driven untuk
10
mencapai tujuan organisasi tersebut. Sebuah analisis komparatif yang paling banyak dikutip adalah pengukuran kinerja sistem yang telah dilakukan dan menunjukkan bahwa validitas dari banyak pengukuran kerangka kerja perlu dibentuk melalui penelitian lebih lanjut. Dalam lingkungan bisnis elektronik, supply chain management harus berhadapan dengan era globalisasi yakni berkembangbiaknya berbagai produk, hambatan organisasi, dan berbagi informasi yang cepat. Agen perangkat lunak adalah kandidat yang baik untuk mengatasi tantangan ini. Model yang diterapkan adalah MAS + SCM,
yang
merupakan Sistem Multi-Agen (MAS) untuk mendukung elektronik supply chain management ( Al-zu’bi, 2010). Analisis organisasi dari rantai pasokan untuk menguji relevansi praktis dari berbasis pasokan rantai pasar. Rantai pasokan ikan dapat didefinisikan sebagai agen set yang saling tergantung (nelayan, pengolah, dan distributor) yang bekerja bersama-sama, secara sadar atau tidak sadar, untuk menyampaikan produk ikan berasal ke konsumen akhir ( Thorpe, Bennett, 2004). Menurut Bratić (2011), konsep supply chain berteori dari pembentukan jaringan rantai nilai yang terdiri dari entitas individu fungsional yang berkomitmen untuk menyediakan sumber daya dan informasi untuk mencapai tujuan manajemen yang efisien. Pemahaman dan praktek manajemen rantai pasokan telah menjadi penting sebagai prasyarat untuk tetap kompetitif dalam persaingan global dan untuk meningkatkan profitabilitas. Kerangka teori mencakup dua dimensi utama:
11
praktek SCM ( pemasok strategis, kemitraan, hubungan pelanggan, tingkat berbagi informasi dan kualitas informasi, penundaan share) dan keunggulan kompetitif (harga dan biaya, kualitas, ketergantungan pengiriman, produk inovasi, waktu dipasaran). Supply chain management adalah salah satu alat paling penting yang digunakan untuk mengembangkan perusahaan. Beberapa faktor yang merupakan faktor efektif dalam menentukan supply chain management yaitu, orientasi pelanggan, berbagi pengetahuan, adopsi teknologi informasi (TI), kemitraan, kepemimpinan, pelatihan dan komunikasi. Peranan komunikasi penting dalam menentukan kinerja dalam industri manufaktur ( Arumugam dan Mojtahedzadeh, 2011). Sebuah studi berbasis masyarakat dilakukan oleh Abolagba dan Nuntah (2011) terhadap para nelayan, pengolah ikan dan pemasar pada desa Ekenwan. Dengan mengidentifikasi pengolahan pelestarian, kemasan metode, saluran distribusi dan pemasaran ikan dapat memastikan rak stabilitas dan manfaat ekonomi. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan dinamis saat ini, akan membawa manfaat besar bagi perusahan. Sistem informasi berbasis teknologipun menjadi sebuah kepentingan tersendiri diberbagai sektor perdagangan, pertanian dan pemerintahan. Diperlukan sebuah pengelolaan yang tepat dalam memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi ( IS/IT) secara strategis (Ghozali K dan Artwodini F, 2011).
12
Beberapa kajian literatur yang ditinjau dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 2.1. Gambaran Identifikasi Literatur (Sumber : Kajian Penulis , 2012) NO 1
2
3
PENULIS Rudy, Octavia, Tjong, Harsoyo
IDENTIFIKASI
METODE YANG
MASALAH
DIGUNAKAN
Pengiriman dokumen dengan pemasok dan distributor masih bersifat manual serta membutuhkan waktu untuk berhubungan dengan distributor, pemasok maupun didalam perusahan. Pencatatan data yang masih rawan kesalahan serta proses bisnis perusahaan yang belum terintegrasi dapat menimbulkan kesalahan dalam perkiraan bahan baku yang diperlukan dalam produksi. Pihak manajerial perusahan tidak terlalu memperhatikan kebutuhan perusahan terhadap IT, sehingga perlu didefenisikan portofolio kebutuhan IS/IT perusahan.
Analisis preliminary step (tahapan pendahuluan) dan metode perancangan.
JUDUL Analisis dan Perancangan ESCM (Studi Kasus : PT.Multi Megah Mandiri
Rudy, Agustinus, Chandra.A, dan Tanring.Z.E
Analisis dan Perancangan ESupply Chain Management (Studi Kasus : PT. Prima Rezeki Pertiwi)
Ghozali K dan Artwodini F
Pembuatan Postofolio aplikasi mendatang pada perusahan jasa konstruksi
TAHUN
13
Analisis preliminary step (tahapan pendahuluan) dan metode perancangan.
Analisis strategi IS/IT, analisis balance scorecard, analisis SCF, analisis value chain dan portofolio McFarlan
2008
2008
2011
2.2. Landasan Teori 2.2.1. Supply Chain Management a. Defenisi Supply Chain Supply Chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Dapat dikatakan supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok
bahan
baku,
memproduksi
suatu
barang,
maupun
mengirimkannya ke pemakai akhir. Sedangkan Supply Chain Management adalah metode, alat, atau pendekatan untuk pengelolaan supply chain itu sendiri (Pujawan, 2005). Menurut Indrajit dan Pranoto (2005), supply chain adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan dan penyaluran barang tersebut. Supply chain adalah jaringan perusahaanperusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai terakhir. Perusahaan yang dimaksud yaitu pabrik distributor, toko atau ritel, serta perusahaan pendukung seperti jasa logistik. b. Defenisi Supply Chain Management Beberapa ahli mendefenisikan Supply Chain Management sebagai berikut:
14
Oliver dan Weber (1982) : “ Metode, alat, atau pendekatan pengelolaan supply chain. Supply chain adalah jaringan fisik yaitu perusahaanperusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pemakai akhir. “ Fortune Magazine (Artikel Henkoff, 1994) : “ Merupakan proses dimana perusahaan memindahkan material, komponen dan produk ke pelanggan. Proses pemindahan barang dilakukan dalam jumlah yang tepat, lokasi tepat, dan tepat waktu “. Ross (1998) : “Filosofi manajemen yang secara terus menerus mencari sumber-sumber fungsi bisnis yang kompeten untuk digabungkan baik dalam perusahaan maupun luar perusahaan seperti mitra bisnis yang berada dalam satu supply chain untuk memasuki sistem supply yang kompetitif tinggi dan memperhatikan kebutuhan pelanggan, yang berfokus pada pengembangan solusi inovatif dan sinkronisasi aliran produk, jasa, dan informasi untuk menciptakan sumber nilai pelanggan yang bersifat unik “. Martin (1998) : “Jaringan organisasi yang melibatkan hubungan upstream dan downstream dalam proses dan aktivitas yang berbeda yang memberi nilai dalam bentuk produk dan jasa pada pelanggan.Contoh: Pabrik pembuat kemeja adalah 2 bagian supply chain yang menghubungkan upstream (melalui pengusaha kain kepada pengusaha serat/kapas) dan downstream (melalui distributor dan retail pada pelanggan akhir)” Stanford Supply Chain Forum (1999):“ SCM berhubungan erat dengan aliran manajemen material, informasi dan finansial dalam suatu jaringan yang terdiri dari supplier, perusahaan, distributor, dan pelanggan”. The Council Of Logistics Management:“ Supply Chain Mangement is the systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a particular company and across businesses within the supply chain for the purpose of improving the long-term performance of the individual company and the supply chain as a whole. “ Supply Chain Management adalah seperangkat pendekatan untuk mengefesienkan integrasi supplier, manufaktur, gudang dan penyimpanan sehingga barang produksi di distribusikan dalam jumlah yang tepat,waktu yang tepat, lokasi yang tepat untuk meminimalkan biaya dan memberikan kepuasan kepada konsumen. (Definisi oleh The Council of Logistic Management ).
15
Menurut Anatan dan Ellitan (2009), Supply Chain Management merupakan konsep perkembangan dari manajemen logistik yang lahir seiring dengan perubahan paradigma persaingan bisnis dari single alone competition menjadi network competition. Kondisi ini menuntut organisasi untuk memfokuskan pada strategi baru melalui pengelolaan koordinasi antar organisasi terkait yang lebih dikenal dengan suatu rantai pasokan. Menurut Bramanto (2010) Supply Chain Management sebagai suatu pendekatan terpadu yang meliputi seluruh proses manajemen material, memberikan orientasi kepada proses untuk menyediakan, memproduksi, dan mendistribusikan produk kepada konsumen. Konteks material dalam pengertian SCM tentunya tidak hanya meliputi bahan baku dan output (barang jadi) saja, tetapi juga termasuk bahan pembantu, komponen, suku cadang, work in process (barang setengah jadi) maupun berbagai jenis perlengkapan (supplies) yang digunakan untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan secara menyeluruh. Menurut merupakan
Simchi-Levi
serangkaian
(2004),
pendekatan
Supply yang
Chain
Management
diterapkan
untuk
mengintegrasikan supplier, pengusaha, gudang, dan tempat penyimpanan lainnya secara efisien sehingga produk dihasilkan dan didistribusikan dengan kuantitas yang tepat, lokasi tepat, dan waktu tepat untuk memperkecil biaya dan memuaskan kebutuhan pelanggan. Bagi perusahaan yang masih memberikan perhatian terhadap pentingnya persediaan material, penerapan SCM akan memberikan kontribusi terhadap pengurangan biaya persediaan yang meliputi biaya
16
penyimpanan, pemesanan, dan stockout. Selain mampu mengeliminasi biaya penyimpanan,
juga dapat mereduksi biaya kualitas yang
ditimbulkan oleh adanya cacat produk maupun cacat proses. Di sisi lain, untuk industri penghasil produk general yang memiliki karakteristik relatif sulit untuk melakukan inovasi desain produk dari aspek fisik (content maupun kemasan), maka penerapan SCM akan memberikan value kepada konsumen dalam hal availability dan kecepatan layanan. Sehingga konsumen akan merasakan suatu keunggulan dari produk tersebut, meskipun secara fisik relatif sama dengan produk lain.
c. Entitas Supply Chain Management Supply chain management merupakan himpunan entitas yang secara kolektif memproduksi produk dan menjualnya ke pelanggan. Perusahan manufactur menurut Pujawan (2005), kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah : 1. Kegiatan merancang produk baru (Product Development), kegiatan mendapatkan bahan baku (Procurement). 2. Kegiatan merencanakan produksi dan persediaan (Planning and Control) , kegiatan melakukan produksi (Production). 3. Kegiatan melakukan pengiriman / distribution. Ukuran performansi SCM, antara lain : a. Kualitas (tingkat kepuasan pelanggan, loyalitas pelanggan, ketepatan pengiriman) b. Waktu (total replenishment time, business cycle time)
17
c. Biaya (total delivered cost, efisiensi nilai tambah) d. Fleksibilitas (jumlah dan spesifikasi). SCM juga bisa diartikan jaringan organisasi yang menyangkut hubungan ke hulu (upstream) dan ke hilir (downstream), dalam proses yang berbeda dan menghasilkan nilai dalam bentuk barang / jasa di tangan pelanggan terakhir (ultimate customer/end user).
Gambar 2.1. The Structure Of a Typical Supply Chain. (Sumber: Turban, 2002)
d. Komponen Dasar Supply Chain Management Dalam penerapannya supply chain management memiliki beberapa komponen dasar menurut Worthen & Wailgum (2008) antara lain : 1. Plan. Awal kesuksesan supply chain management adalah pada proses penentuan strategi supply chain management. Tujuan utama dari proses perumusan strategi adalah agar tercapainya efisiensi dan
18
efektivitas biaya dan terjaminnya kualitas produk yang dihasilkan hingga sampai ke konsumen. 2. Source. Perusahaan harus memilih supplier bahan baku yang kredibel dan sanggup untuk mendukung proses produksi yang akan dilakukan. Oleh sebab itu manejer supply chain management harus dapat menetapkan harga, mengelola pengiriman dan pembayaran bahan baku, serta menjaga dan meningkatkan hubungan bisnis terhadap supplier. 3. Make. Komponen ini adalah tahap manufacturing. Manejer supply chain management melakukan penyusunan jadwal aktivitas yang dibutuhkan dalam proses produksi, uji coba produk, pengemasan dan persiapan pengiriman produk. Tahap ini merupkan tahap yang paling penting dalam supply chain management. Perusahaan juga harus mampu melakukan pengukuran kualitas, output produksi, dan produktivitas pekerja. 4. Deliver. Perusahaan memenuhi order dari permintaan konsumen, mengelola jarigan
gudang
menyerahkan
penyimpanan,
produk
ke
pembayaran.
19
memilih
konsumen,
dan
distributor
untuk
mengatur
sisem
5. Return. Perencana supply chain management harus membuat jaringan yang fleksibel dan responsif untuk produk cacat dari konsumen dan membentuk layanan aduan konsumen yang memiliki masalah dengan produk yang dikirimkan. Dengan
demikian,
perusahaan
perlu
membuat
laporan
performansi bisnis secara rutin. Sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui perubahan performa bisnis yang telah dilakukan sesuai dengan tujuan awal dari supply chain management yang telah ditetapkan. e. Tujuan Supply Chain Management Menurut
Pujawan
(2005),
tujuan
strategis
supply
chain
management perlu dicapai untuk membuat supply chain menang atau setidaknya bertahan dalam persaingan pasar. Untuk bisa memenangkan persaingan pasar maka supply chain harus bisa menyediakan produk yang murah, berkualitas, tepat waktu, dan bervariasi. Untuk mencapai tujuan tersebut maka supply chain harus beroperasi secara efisien, menciptakan kualitas, cepat, fleksibel, dan inovatif . Menurut Miranda (2001), tujuan dari supply chain management adalah memaksimalkan persaingan, meningkatkan keuntungan perusahaan dan keseluruhan anggotanya, termasuk customer. Menurut Chopra dan Meindl (2004) tujuan dari supply chain management adalah untuk memaksimalkan nilai keseluruhan yang dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan customer. Di sisi
20
lain, tujuannya adalah untuk meminimalkan biaya secara keseluruhan seperti biaya pemesanan, penyimpanan, transportasi.
f. Manfaat Supply Chain Management Menurut Indrajit dan Djokopranoto(2003), adapun manfaatnya jika kita mengoptimalkan Supply chain yaitu : 1. Mengurangi inventory barang. Inventory merupakan bagian paling besar dari aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40%. Oleh karena itu usaha dan cara harus dikembangkan untuk menekan penimbunan barang di gudang agar biaya dapat diminimalkan. 2. Menjamin kelancaran penyediaan barang. Kelancaran barang yang perlu dijamin adalah mulai dari barang asal (pabrik pembuat), supplier, perusahaan sendiri, whosaler, retailer, sampai kepada konsumen akhir. 3. Menjamin mutu. Mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksinya, tetapi ditentukan oleh mutu bahan mentahnya dan mutu dalam kualitas pengirimannya. 4. Mengurangi jumlah supplier Bertujuan untuk mengurangi
ketidakseragaman, biaya-biaya
negosiasi, dan pelacakan (tracking).
21
5. Mengembangkan supplier partnership. Dengan
mengadakan
kerjasama
dengan
supplier
(supplier
partnership) dan juga mengembangkan strategic alliance dapat menjamin lancarnya pergerakan barang dalam supply chain. Secara umum penerapan konsep supply chain management dalam perusahaan akan memberikan manfaat yaitu sebagai berikut : 1. Kepuasan Pelanggan. Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Konsumen atau pengguna yang dimaksud dalam konteks ini tentunya konsumen yang setia dalam jangka waktu yang panjang. Untuk menjadikan konsumen setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh perusahaan. 2. Meningkatkan Pendapatan. Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berarti akan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan,
sehingga
produk-produk
yang
dihasilkan
perusahaan tidak akan “terbuang” percuma, karena diminati konsumen. 3. Menurunnya Biaya. Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
22
4. Pemanfaatan Asset Semakin Tinggi. Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari segi pengetahuan maupun keterampilan. Tenaga manusia akan mampu memberdayakan penggunaan teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan supply chain management . 5. Peningkatan Laba. Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang setia dan menjadi pengguna produk, hal tersebut akan meningkatkan laba perusahaan. 6. Perusahaan Semakin Besar. Perusahaan yang mendapat keuntungan dari segi proses distribusi produknya lambat laun akan menjadi besar, dan tumbuh lebih kuat. Keenam manfaat di atas merupakan manfaat tidak langsung. Secara umum, manfaat langsung dari penerapan supply chain management bagi perusahaan adalah : supply chain management secara fisik dapat mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi dan mengantarkannya kepada konsumen akhir. Manfaat ini menekankan pada fungsi produksi dan operasi dalam sebuah perusahaan. Dalam fungsi ini dilakukan penggunaan dari seluruh sumber daya yang dimiliki dalam sebuah proses transformasi yang terkendali, untuk memberikan nilai pada produk yang dihasilkan
sesuai
dengan
kebijaksanaan
mendistribusikannya kepada konsumen.
23
perusahaan
dan
Supply Chain Management berfungsi sebagai mediasi pasar, yaitu memastikan apa yang dipasok oleh rantai suplai mencerminkan aspirasi pelanggan atau konsumen akhir tersebut. Dalam hal ini fungsi pemasaran yang akan berperan. Melalui pelaksanaan supply chain management, pemasaran dapat mengidentifikasi produk dengan karakteristik yang diminati konsumen. Selanjutnya fungsi ini harus mampu mengidentifikasi seluruh atribut produk yang diharapkan konsumen tersebut dan mengkomunikasikan kepada perancang produk. Apabila seleksi rancangan produk sudah dilakukan dan dilakukan pengujian maka produk dapat diproduksi.
g. Analisis Proses Supply Chain Management Pada tahap menganalisa proses supply chain management yang sedang berjalan di perusahaan dapat menggunakan beberapa pendekatan. Menurut Kalakota (2001), SCM adalah framework bisnis yang terdiri dari beberapa aplikasi yang dapat dibagi menjadi 2 kelompok aplikasi : Supply Chain Planning (SCP) dan Supply Chain Execution (SCE). Supply Chain Planning (SCP) Kalakota, Ravi, dan Marcia Robinson (2001), aplikasi supply chain planning (SCP) mengintegrasikan fungsi perencanaan seperti peramalan permintaan, simulasi persediaan, distribusi, transportasi, dan perencanaan serta penjadwalan produksi. Modul supply chain planning dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
24
Gambar 2.2. Siklus Supply Chain Planning (Sumber : Kalakota, 2001)
Siklus yang terdapat dalam Supply Chain Planning, antara lain: 1. Order Commitment Order Commitment memungkinkan vendor secara tepat menentukan
tanggal
pengiriman
ke
customer
dengan
menyediakan visibilitas yang real-time dan detail pada keseluruhan siklus fulfillment, dimulai dari ketersediaan bahan baku dan inventory, status produksi dan pengaturan prioritas. Order commitment dihubungkan dengan modul perencanaan yang interaktif untuk menyediakan ketepatan order-promise yang lebih tinggi. 2. Advanced Scheduling and Manufacturing Planning Menyediakan koordinasi yang detail dari manufaktur dan supply berdasarkan pesanan customer. Scheduling adalah proses yang execution oriented dan menghasilkan jadwal produksi. 3. Demand Planning Modules Menghasilkan dan mengkonsolidasi demand forecasts dari semua unit bisnis dalam perusahaan. Modul demand planning
25
mendukung perhitungan statistik dan teknik forecasting bisnis. 4. Distribution-Planning Functions Menghasilkan perencanaan operasi untuk manager logistik perusahaan. Perencanaan distribusi diintegrasikan dengan modul perencanaan permintaan dan manufaktur sehingga menyediakan model lengkap dari suatu supply chain dan perencanaan operasi untuk order fulfillment. 5. Transportation Planning Memfasilitasi alokasi dan eksekusi resource untuk memastikan bahan baku dan barang jadi dikirim pada waktu yang tepat, lokasi yang tepat dengan biaya yang seminimal mungkin. Hal ini mencakup pergerakan material dan produk outbound inbound, dan intra-inter perusahaan. Supply Chain Execution (SCE) Kalakota (2001), aplikasi supply chain execution (SCE) mengintegrasikan
fungsi
eksekusi,
seperti
procurement,
manufacturing, dan distribusi produk melalui rantai nilai. Aplikasi SCE mengatur aliran produk melalui pusat distribusi dan gudang serta membantu memastikan bahwa produk dikirim ke lokasi yang benar,
menggunakan
alternatif
disediakan.
26
transportasi
terbaik
yang
Gambar 2.3. Siklus Supply Chain Execution (Sumber : Kalakota, 2001)
Siklus yang terdapat dalam Supply Chain Execution, antara lain: a. Order Planning Process Dengan bertambahnya ekspektasi customer dengan waktu fulfillment yang pendek, perencanaan eksekusi dari supply chain yang efektif sangat diperlukan. Tujuannya adalah untuk memilih rencana yang paling cocok dengan keinginan customer dengan mempertimbangkan limitasi pada transportasi dan manufaktur. Untuk menghasilkan suatu perencanaan perencanaan
fulfillment
yang
layak,
harus mempertimbangkan semua
limitasi yang ada di keseluruhan supply chain, termasuk batasan transportasi, seperti kapasitas truk, dan lain-lain. b. Replenishment Process Produksi juga terdiri dari strategi component-replenishment
27
untuk meminimalisasi gudang
jumlah
inventory
yang
ada
di
dan mengkoordinasi pemindahan produk antar pihak
yang terkait (supplier, perusahaan, customer). Replenishment pada waktu yang tepat sangat penting karena customer tidak dapat mentolerir situasi out-of-stocks. c. Production Process Dengan adanya model produksi modular, fungsi produksi semakin banyak dilakukan pada dedicated warehouse dimana pekerja melakukan proses produksi secara berurutan dan di tempat yang berbeda. Waktu dari assembly barang jadi mendorong
adanya
perencanaan
produksi
untuk
produk
subassembly. Dimulai jadwal produksi barang jadi dan resource yang dibutuhkan dalam manufaktur, kemudian jadwal produksi dikembangkan lebih detil mencakup kapan, dimana dan jumlah yang dikerjakan setiap subassembly. d. Distribution Process Setelah suatu produksi di manufaktur, ia kemudian akan didistribusi. Distribution management mencakup keseluruhan proses transportasi barang dari manufaktur, distributor sampai ke customer. Inovasi terbaru dari distribusi management dilakukan dengan mengintegrasinya dengan transportation planning dan scheduling. Transportation planning mengkoordinasi pergerakan produk sepanjang life-cycle pengiriman dan memungkinkan customer untuk tracking paket produknya.
28
h. Preliminary Step Dalam menentukan stategi dalam e-scm menurut Kalakota (2001), terdapat 5 tahap penting yang harus dipenuhi sebagai berikut : Tahap 1. Energize the Organization Mempersiapkan organisasi untuk m e n e r a p k a n e-scm merupakan hal yang penting sebelum
menentukan
strategi
bisnis.
Tahap
ini
membutuhkan 2 inisiatif utama dari sumber daya manusia, yaitu: 1. Memperoleh dukungan top manajemen untuk menyebarkan usaha dan mengintegrasikan siapa saja yang terlibat dalam organisasi perusahaan dengan teknologi e-scm. 2. Menyemangatkan
siapa
saja
yang
terlibat
dalam
organisasi perusahaan demi pengembangan strategi e-scm. Tahap 2. Enterprise Vision Dalam
tahap
ini
didefinisikan
perilaku
dari
kemampuan
persaingan yang dimiliki dalan infrastruktur yang ada sekarang dan infrastruktur lain yang berada dalam jaringan supply chain. Tujuan dari proses ini adalah untuk menentukan seberapa dalam tingkat kesadaran para eksekutif akan pentingnya e-business bagi perusahaan, langkah yang penting dalam membangun dan strategi e-scm, dan bagaimana menerjemahkan
ke dalam proses spesifik berdasarkan
Internet. Tahap 3. Supply Chain Value Assessment Perusahaan harus menentukan proses apa yang mendukung keunggulan kompetitif kemudian mengkonversikan ke e-business. Tujuan dari tahap
29
ini adalah untuk mengidentifikasi dan memberi prioritas terhadap inisiatif e-business yang harus dipilih yang akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan rekan bisnis. Tahap 4. Opportunity Identification Langkah pertama dalam tahap ini yaitu memprioritaskan alternatif ebusiness yang memungkinkan. Untuk menyelesaikan tahap ini tim SCVA (Supply Chain Value Assessment) harus membagi inisiatif dalam model evolutionary dan revolutionary. Pemetaan ini akan memungkinkan perusahaan untuk memulai proses dalam menentukan jenis implementasi e-scm yang diinginkan, serangkaian peluang kompetitif yang tersedia dan biaya rata-rata yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dan rekan supply chain.
Gambar 2.4. Peta Peluang E-Business SCVA (Sumber : Ross, 2003)
30
Tahap 5. Strategy Decision Setelah pemetaan peluang e-scm selesai, eksekutif perusahaan dapat memulai proses perencanaan. Keputusan ini haruslah berfokus pada keuntungan yang diharapkan. i.
Mengembangkan Strategi E-Supply Chain Management Menurut Ross (2003) dalam mengembangkan strategi e-supply
chain management terdapat beberapa segmen atau tahapan yang harus diperhatikan. Segmen tersebut yaitu: 1. Constructing the business value proposition. 2. Defining the value portfolio. 3. Structuring the scope of collaboration. 4. Ensuring effective resource management. 5. Pursuing growth management.
Gambar 2.5. Structuring The E-SCM Business Architecture Strategy (Sumber : Ross, 2003)
Constructing The Business Value Proposition Pada segmen ini dibahas mengenai pemilihan solusi teknologi internet yang akan diterapkan dalam e-scm. Suatu nilai proposisi yang efektif dapat memiliki jenis layanan dibawah ini:
31
1. Super service Dua atribut utama dalam mengkonstitusi super services adalah kecepatan dan kehandalan dalam pengiriman. Kecepatan menunjuk pada kecepatan dalam merespon suatu keinginan customer dan kecepatan dalam merespon apa yang ditawarkan oleh penyedia. 2. Product / service solution Produk
dan
layanan
dapat
berdasarkan komoditasnya, diantaranya
dengan
mudah
dinilai
seperti kepemilikan,
ketersediaan, biaya yang rendah, kenyamanan yang didapat, dan pengenalan tingkat mutu. Sedangkan untuk tipe produk yang bersifat non-komoditas dikelilingi oleh nilai customer yang semakin kompleks seperti kempemilikan, layanan penyampaian kinerja atau kombinasi layanan informasi produk sehingga memungkinkan customer untuk mencapai strategi kompetitif mereka sendiri. Defining The Value Portfolio Untuk memungkinkan pengaruh dari internet, perusahaan perlu untuk mengaitkan strategi e-scm mereka dengan kemampuan operasi untuk menghasilkan produk dan layanan secara terus menerus demi memuaskan kebutuhan yang unik dari customer. Pengembangan proses yang harus distrukturkan untuk mendukung business value proportion yang efektif, yaitu:
32
1. Desain Perusahaan harus terus mencari peluang baru untuk meningkatkan pengetahuan layanan mengenai produk dan mengaktifkan fungsi logistik untuk meningkatkan pendistribusian produk. 2. Biaya Manajemen biaya yang efektif tidak hanya menuntut perusahaan untuk mendesain suatu produk dan layanan yang menuntut adanya pengembangan proses secara terus menerus dan pengurangan biaya, tetapi juga pengurangan waktu yang mengambil ide dari konsep penjualan. 3. Layanan Customer yang sekarang banyak menggunakan teknologi web, sehingga diharapkan produk dan layanan dapat digabungkan untuk menambah nilai. Untuk beberapa produk tertentu layanan dari produk tersebut dianggap lebih penting dari produk itu sendiri. 4. Kualitas Saat ini customer mengharapkan supplier memiliki kemampuan untuk membantu dalam memilih kombinasi yang tepat antara produk dan layanan yang ditawarkan. Structuring The Scope Of Collaboration Dalam segmen ini perusahaan harus menentukan cakupan proses dan aktivitas perusahaan, tingkatan kolaborasi dengan trading partners yang diperlukan untuk mensuplai persediaan. Beberapa poin yang harus diperhatikan dalam menetukan ruang lingkup kolaborasi, antara lain:
33
1. Menentukan dimensi kolaborasi. Dimensi
kolaborasi
dapat
didefinisikan
dalam
2
bentuk, yaitu dimensi horisontal dan dimensi vertikal. Dimensi vertikal dapat dibilang berisi matriks jaringan partner yang membantu dalam (supplier)
dan
sumber
input
bisnis
menyampaikan outputnya. Dimensi ini
dapat dibilang untuk mengkonstitusi supply dan rantai permintaan. Dimensi horisontal berisi tentang partner perantara yang membantu perusahaan dalam nilai portfolio dan hubungan dengan customer. 2. Intensitas kolaborasi Menurut Prahaland dan Ramaswamy (Ross, 2003) terdapat 4 tingkatan intensitas kolaborasi yang dapat digunakan. 1) Arms-length relationship : dimana
perusahaan
tingkatan kolaborasi
mendorong
market-based
transactions melalui jaringan perusahaan. 2) Information sharing : tingkatan kolaborasi dimana trading partners dapat membagikan informasi yang luas, mulai dari penjualan
dan
data
pemesanan
hingga perencanaan dan tingkatn persediaan. 3) Sharing and creating knowledge : tingkatan kolaborasi yang
memungkinkan
integrasi
dari
kompetensi
network partners dalam value proposition dan
34
pengembangan nilai portfolio. 4) Sharing and creating new insight : tingkatan kolaborasi dimana networked trading partners dapat membagikan
proposisi
nilai
bisnis
dan
mau
mempengaruhi kompetensi dan sumber daya secara bersama-sama. 3. Level Teknikal Menurut Treachy dan Dobrin (Ross, 2003) ada 4 level teknikal untuk mendukung strategi kolaborasi. 1) Non-Internet technologies : menggunakan basic technology tools seperti EDI, faks dan telepon untuk berhubungan dengan rekan bisnis. 2) Visibility : kebanyakan menggunakan basic Webbased tools yang dapat menyediakan pendekatan sistem terbuka seperti pembagian informasi dan menyediakan akses ke data sistem. 3) Server-to-server
:
menggunakan
transmission
strandarization tools seperti RosettaNet yang dapat memungkinkan transmisi informasi dalam skala yang besar. 4) Process management : menggunakan web solutions yang menyediakan real-time workflow sharing dan mengintegrasikan proses antar perusahaan pasa level aplikasi.
35
4. Outsourcing Dalam
mendesain
outsourcing
yang
efektif,
perusahaan harus memperhatikan beberapa prinsip, yaitu: 1) Tidak mengoutsource fungsi inti. 2) Tidak mengoutsource fungsi yang tidak dimengerti oleh personilnya. 3) Tim saluran nilai yang bertanggung jawab dalam inisiatif seharusnya lebih rajin dalam menjelaskan objekif yang tepat. Ensuring Effective Resource Management Dalam tahap ini akan dibahas mengenai reengineering proses yang tidak efisien dan untuk menghilangkan semua aktifitas yang tidak menambah nilai bagi perusahaan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk menghasilkan arsitektur bisnis yang menjawab permintaan dan kemauan dari customer. Di bawah ini ada beberapa hal yang dapat menambah nilai bagi perusahaan. 1. Human knowledge Pada lingkungan bisnis yang sekarang, bisnis telah mengalami migrasi dari sumber daya manusia ke HCM (human capital management). Kunci dalam pengembangan HCM adalah pengembangan mempercepat
yang
memfokuskan
perekrutan,
pada
pengembangan
teknologi
yang
pembelajaran
dan
keahlian, mengukur dan menilai performa dan lebih produktif dalam menyusun struktur dari infrastruktur.
36
2. Physical assets Aset fisik menghasilkan mekanisme dimana perusahaan mentransformasikan nilai portfolio menjadi produk dan layanan yang kompetitif. Aplikasi teknologi informasi mengenai aset fisik memiliki pengaruh yang besar terhadap biaya dan nilai dari atribut produksi. 1. Mengganti aset fisik dengan informasi real-time. Informasi disini berisi mengenai informasi yang bersifat keakuratan dari permintaan customer dan memungkinkan visibilitas dalam inventori dan aset lain. 2. Mengurangi kompleksitas proses. Tujuan utama dari proses adalah untuk memuaskan kebutuhan customer. Proses yang kompleks akan memakan banyak
biaya
kompleksitas
dan maka
waktu.
Dengan
memungkinkan
mengeliminasi partner
untuk
menghilangkan kelebihan aset yang hanya menambah sedikit nilai dalam pelayanan customer. 3. Mengurangi kompleksitas produk. Kompleksitas produk juga ikut dimasukkan kedalam aset. 4. Mengurangi kompleksitas partner supply Perusahaan perlu bekerja lebih dekat dengan supplier dengan menggunakan aplikasi konektifitas untuk bergerak sedekat mungkin ke pertukaran informasi yang real time.
37
Pursuing Growth Management Sebagai tahap terakhir dalam mengembangkan strategi e-scm, maka harus ditetapkan fokus dari perkembangan supply chain ke arah selanjutnya. Terdapat 2 fokus area yang dapat dipertimbangkan, yaitu: 1. Berfokus pada biaya supply chain. 2. Berfokus pada nilai supply chain. 2.2.2. Elektronik-Supply Chain Management a. Defenisi Internet Menurut Turban (2003), Internet adalah sebuah jaringan komunikasi public dan global yang menyediakan hubungan langsung kepada setiap organisasi melalui sebuah Local Area Network (LAN) atau Internet Service Provider (ISP). Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), Internet adalah jaringan komputer global yang terdiri dari ribuan sub jaringan yang ada di seluruh dunia. Dikarenakan sifatnya yang dapat diakses oleh siapa saja, darimana saja dan kapan saja, internet telah menjadi sebuah sarana komunikasi milik umum. b. Internet Mendukung Proses Bisnis Menurut O’Brien (2005), Penggunaan bisnis dari internet telah meluas dari pertukaran informasi secara elektronik ke aplikasi strategi bisnis. Aplikasi seperti kerja sama antara mitra bisnis, penyediaan dukungan customer dan supplier, serta e-commerce telah menjadi penggunaan bisnis utama dari internet. Perusahaan menggunakan teknologi internet untuk pemasaran, penjualan, dan aplikasi manajemen
38
hubungan customer, serta aplikasi bisnis lintas fungsi, dan aplikasi dalam bidang teknik, manufaktur, sumber daya, dan akuntansi. c. Defenisi E-Bisnis Menurut Laudon (2003), e-Business adalah penggunaan internet dan teknologi digital lainnya untuk komunikasi organisasional dan pengkoordinasian manajemen perusahaan. Menurut Anastasia (2004), eBusiness adalah mengacu pada lingkungan yang melebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra bisnis dan transaksi elektronik internal dalam sebuah organisasi. d. Defenisi Electronic-Supply Chain Management Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), e-Supply Chain Management adalah suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem supplieran bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi. Sedangkan menurut Turban (2003), e-Supply Chain Management adalah penggunaan gabungan atas teknologi untuk meningkatkan aktivitas operasi supply chain dan juga supply chain management. Dapat disimpulkan dari teori-teori di atas bahwa e-Supply Chain Management adalah kolaborasi untuk meningkatkan aktivitas operasi supply chain dengan mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan dengan memanfaatkan internet serta teknologinya.
39
e. Elemen dan Unsur Infrastruktur E-Supply Chain Management Menurut Turban (2003), elemen dan unsur infrastruktur eSupply Chain Management adalah sebagai berikut: 1. Extranet,
Tujuan
utama
extranet
adalah
mendukung
komunikasi dan kerja sama atau kolaborasi interorganisasional. 2. Intranet, Intranet adalah jaringan internal perusahaan untuk menjalin kerja sama atau kolaborasi dan komunikasi. 3. Gateway perusahaan, Menyediakan sebuah pintu gerbang untuk kerja sama atau kolaborasi internal dan eksternal, komunikasi dan pencarian informasi. 4. Alur kerja sistem dan perkakas, merupakan
sistem
yang
mengatur alur informasi dalam suatu organisasi. 5. Groupware dan perkakas kolaboratif lain, Sejumlah besar perkakas memudahkan kerja sama atau kolaborasi antara dua bagian perusahaan dan antar anggota kecil seperti halnya kelompok besar. Berbagai perkakas sebagian secara bersamasama dikenal sebagai groupware yang tersedia untuk tujuan kerja sama atau kolaborasi. f. Perancangan e-scm Menurut Ross (2003), e-Supply Chain Management harus mencakup keseluruhan hubungan perusahaan dengan customer, hubungan internal perusahaan, hubungan perusahaan dengan supplier serta hubungan perusahaan dengan jasa logistiknya. Dengan kata lain bila
dihubungkan dengan aplikasi, maka suatu aplikasi e-scm harus
40
mencakup 4 fungsi aplikasi, yaitu: 1) Customer and Service Management (CSM). 2) Manufacturing and Supply Chain Planning 3) Supplier Relationship Management. 4) Logistic Resource Management Customer and Service Management (CSM). Customer and service management dapat dibagi menjadi 3 fungsi, yaitu: 1. Pemasaran, yaitu aktifitas yang berhubungan dengan menciptakan merk suatu perusahaan, mengidentifikasi customer, memilih produk dan layanan apa yang akan ditawarkan,
mendesain
promosi,
mengiklankan,
dan
penentuan harga. 2. Penjualan,
yaitu
aktifitas
penjualan
dan
distribusi
produk dan layanan. 3. Layanan, yaitu aktifitas mengenai dukungan terhadap customer,
menejemen
call-center,
dan
komunikasi
customer. Untuk
beberapa
tahun
perusahaan-perusahaan
telah
memanfaatkan CSM untuk berurusan dengan customer, bangkitnya pemanfaatan teknologi internet telah menggantikan berbagai metode CSM tradisional
dengan kreasi sistem komputerisasi CSM yang
baru.
41
1) CRM and Internet Sales Pada
belakangan
ini
proses
penjualan
sangat
dipengaruhi oleh teknologi dan kemampuan tenaga penjualan mengenai pengetahuan dari produk, pasar, kompetisi dan harga. Aplikasi web memungkinkan perusahaan untuk menjual secara langsung kepada customer dengan tanpa perantara sehingga dapat menghemat biaya. Dibawah ini merupakan aplikasi fungsi yang ada didalam penjualan online, diantaranya: a. Online order processing Menyediakan akses online ke informasi produk, harga dan kemampuan pemenuhan supplier bagi customer. Selain itu juga menyediakan
tools
untuk
membandingkan
toko,
mencari kualitas dan layanan yang diinginkan, dll. b. Lead capture Menyediakan informasi mengenai penjualan customer dan informasi yang dapat mendukung pemasaran. c. Literature fulfillment Menyediakan akses bagi customer untuk melakukan download informasi produk dan layanan perusahaan atau dapat dikirim ke e-mail customer. 2) Sales Force Automation (SFA) Metode elektronik yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisa informasi mengenai customer yang diperoleh dari bagian pemasaran ataupun dari contact center. Beberapa
42
fungsi yang ada didalam SFA, diantaranya : a. Contact management Fungsi dasar dari software ini adalah memungkinkan organisasi dan manajemen dari data customer, seperti nama, alamat, nomer telepon, memelihara
gelar
dan
lain-lain,
untuk
catatan pemasaran, identifikasi dari pembuat
keputusan, dan kemampuan untuk menghubungkan dengan database pengganti. b. Sales process/activity management Terdiri dari aspek-aspek mengenai siklus dan penjualan dan menggambarkan aktifitas-aktifitas yang harus diikuti oleh bagian penjualan. SFA tools memastikan setiap kejadian penjualan, seperti demo dari produk atau batas waktu dari proposal, pemicu adanya alarm untuk mengingakan bagian penjualan tentang waktu yang semakin mendesak. c. Quotation management Sistem SFA dapat membantu dalam pengembangan quotation untuk
pemesanan
yang
kompleks
yang
membutuhkan konfigurasi produk dan pemberian harga. d. Knowledge management Aplikasi SFA ini dapat bertindak sebagai tempat penyimpanan semua bentuk informasi yang dapat dengan mudah ditambah dan dilihat melalui online tools seperti Lotus Notes.
43
3. e-CRM Marketing Suatu peralatan yang digunakan untuk mencapai suatu pasar adalah EMA (enterprise marketing automation). EMA mempunyai kemampuan untuk mengautomatisasi proses dalam suatu kampanye. Deretan peralatan yang tersedia termasuk intelegensi customer, menyaring data, peluncuran program, penjadwalan dari aktifitas
dan
mengukur
perkembangan
yang berterusan, dan manajemen respon. Manufacturing and Supply Chain Planning Adanya fasilitas komputer yang tersedia saat ini telah merespon terhadap kebutuhan kita akan operasi manufaktur yang lebih efektif dan efisien. Aplikasi-aplikasi yang tersedia diantaranya : 1. Manufacturing planning 2. Production and Process Management 3. Plant Maintenance 1) Manufacturing Planning Kemampuan untuk perencanaan, penjadwalan, komunikasi yang efektif dan dapat mengatur interaksi-interaksi antar departemen merupakan komponen utama aplikasi yang dibutuhkan saat ini. MRP memiliki fungsi, diantaranya : a. Material requirements planning (MRP) Fungsi perencanaan
ini barang
memungkinkan dan
pengkalkulasian
menghasilkan
aksi-aksi
data yang
dibutuhkan untuk mengisi kembali stok sesuai dengan
44
permintaan. Tujuan utama fungsi memastikan pengeluaran
prioritas dan
ini
adalah
kontrol. Maksudnya
pemeliharaan
untuk tanggal
barang untuk memastikan
keakuratan dari tanggal penyelesaian.
b. Capacity requirements planning (CRP) Fungsi ini menghasilkan persyaratan dari suatu MRP, mengubahnya kedalam muatan, dan menyocokkan dengan kapasitas yang tersedia. Dengan menyeimbangkan muatan dan kapasitas,
perencana
dapat
memastikan
kelayakan
dari
perencanaan prioritas berdasarkan MRP. c. Advanced production and scheduling system (APS) Tugas dari sistem APS adalah untuk menunjuk batasan plant-floor
dan
memungkinkan
optimisasi,
sinkronisasi,
sequencing, dan penjadwalan dari permintaan perusahaan dengan kapasitas individu perusahaan dan yang paling penting adalah total semua kapasitas supply chain. Secara fungsional, sistem APS mengincar untuk menggunakan semua material yang dikeluarkan dan sumberdaya dalam perusahaan untuk mengkalkulasi simulasi dari kemampuan pengiriman dan batasan perusahaan. Untuk membuat suatu sistem APS berjalan, maka beberapa komponen dibawah ini harus diperhatikan :
1) Accurate data Data yang datang dari plant-floor bersifat dinamis dan sangat besar.Untuk mengefektifkan struktur dan
45
penyaringan
data
maka
kita
membutuhkan
semua
elemen data yang seakurat mungkin. Datanya akan berupa catatan mengenai kapasitas pekerjaan individu, struktur produk,
ketergantungan
proses,
petunjuk
waktu,
ketersediaan material dan informasi status operasional pesanan yang akurat. 2) Planning timeframe APS membuat perusahaan mensimulasikan tiga horison perencanaan membuat
APS
waktu. Yang pertama taktikal, mensimulasikan
logika
untuk
memperlihatkan batasan dari short-to-mid-term agar dapat memastikan ketersediaan dan sinkronisasi dari material dan kapasitas untuk menghadapi komitmen tanggal. Horison kedua
adalah
operasional,
sistem
APS
seharusnya
menghasilkan suatu kemampuan untuk mengubah kapasitas muatan
pada
bottleneck
sumber daya dan untuk
menstimulasi efeknya. Dan horison yang terakhir adalah plant execution, dimana APS menghasilkan suatu peralatan bagi perencana untuk perpaduan, manajemen kapasitas bottleneck secara real time, menyesuaikan shift operator, menyeimbangkan alokasi manpower, modifikasi prioritas lain, dan sinkronisasi material dan kapasitas proses. 3) Schedule management Tujuan
dari
46
perencana
APS
adalah
untuk
menghasilkan
jadwal
produksi
umum
yang
dapat
dikomunikasikan dengan keseluruhan pabrik dan berisi tentang elemen-elemen berikut ini : a. Jadwal
untuk
mengoptimisasikan
alur semua
pesanan dan operasi. b. Jadwal
yang
bersifat
realistik
dari
prioritas
muatan untuk setiap work center. c. Alur dimulai dan diakhiri berdasarkan waktu untuk setiap pesanan dan sumberdaya; d. Mendetailkan setiap list pengiriman untuk setiap work
center
yang
ditunjukkan
dalam
alur
pesanan dari operasi. 2) Production and Process Management Tujuan utama dari aplikasi-aplikasi didalam proses ini adalah bagaimana produktifitas
secara
serempak
mengoptimisasi
dari suatu perusahaan, menjaga agar harga tetap
minimum, mengurangi cycle time dan pengurangan persediaan, perencanaan dan penggunaan kapasitas yang efektif, dan menjadi lebih responsif kepada customer. 3) Plant Maintenance Aplikasi yang digunakan adalah computerized maintenance management system (CMMS). Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk mengurangi downtime perlengkapan dan memaksimalkan output
produksi.
Plant
47
maintenance
yang
buruk
dapat
mengakibatkan kehilangan dalam produksi, minimnya kualitas produksi, meningkatnya sisa dalam work-in-process, kehilangan dalam
pengiriman,
menurunnya
saham
didalam
pasar,
penyepakatan keamanan didalam website dan meningkatnya penyusutan modal perlengkapan. Supplier Relationship Management Sesuai dengan perkembangan sebuah industri, kebanyakan alasan gagalnya perluasan pasar berbasis elektronik adalah supplier tidak memahami konsep e-market itu sendiri. Gejala awal perubahan ini adalah, hubungan tradisional pembeli maupun supplier akan berubah menjadi perusahaan virtual. a. EBS Backbone Functions Dalam area ini fungsi procurement berasosiasi dengan ERP tradisional. Aturan penting dalam area ini adalah untuk mengumpulkan dan menghasilkan tempat penyimpanan untuk database informasi internal agar dapat menjadi panduan dalam proses pembelian. Berikut ini adalah fungsi-fungsi penting didalam area ini : b. Procurement history Pengumpulan
informasi
pengadaan
merupakan
hal
penting didalam SRM. Data didalam area ini diberi jarak berdasarkan catatan statis, seperti transaksi pada masa lampau, sampai dengan informasi dinamik, seperti pembukaan status PO (purchase order)
dan mengaktifasi file dari supplier dan
48
sourcing. Kesempurnaan dan keakuratan dari informasi ini dapat dijadikan fondasi untuk semua internal dan jaringan aktifitas pengadaan. c. Accounting Penyelesaian dari proses pembelian untuk pesanan diarahkan secara langsung ke backbone EBS perusahaan untuk menyocokkan harga, mengentry invoice dan pembayaran, manajemen kredit, dan rekonsiliasi finansial lain.
d. Purchasing planning Setiap kali total permintaan diproses melalui prosesor MRP, jadwal dari perencanaan pembelian dapat dihasilkan. Tergantung dari tingkat teknologi komunikasi dan hubungan kolaboratif, pernyataan
mengenai
perencanaan
pemesanan
dapat digunakan untuk menggerakkan baik MRO dan material tidak langsung dan material mentah produksi dan komponen akuisisi melalui jaringan supply chain. e. Performance Measurement Seiring dengan penyusunan history penerimaan dan pembayaran,
perusahaan
mempunyai
kemampuan
untuk
menghasilkan laporan yang berarti dan ukuran performa yang mengindikasikan nilai dari hubungan dengan supplier dan derajat
kesuksesan
dari
berkelanjutan.
49
inisiatif
pengembangan
yang
f. e-SRM Services Functions e-SRM mempunyai beberapa fungsi layanan yang dapat mendukung aktifitas pertukaran informasi antara supplier dan perusahaan, antara lain: 1) Supplier search Pasar virtual B2B, menawarkan komunitas yang besar antara pembeli maupun penjual ke saluran baru agar dapat saling menjangkau satu sama lain dengan mode interaktif dua arah. 2) Product search Fungsionalitas katalog dideskripsikan
seperti
dapat
menjarakkan sebuah kata kunci yang sederhana untuk mencari klasifikasi kategori dari produk. 3) Processing Tujuan
dari
aplikasi
e-SRM
adalah
untuk
mengefektifkan proses pengadaan produk dan layanan untuk memproduksi produk dan menjalankan perusahaan. Dengan konsolidasi dan mengautomatisasi proses pembelian pada perusahaan, perusahaan dapat mendapatkan keuntungan melalui skala ekonomi, hasil negosiasi yang lebih efektif dengan harga yang lebih efektif, dan komunikasi dan koordinasi yang lebih dalam dengan saluran supplier yang lebih efisien. Komponenkomponen dalam area ini dapat dideskripsikan sebagai berikut :
50
1. Purchase Order generation and tracking PO
dapat
dibuat
menggunakan
kemudian ditransmisikan ke supplier
fungsi
EBS
melalui fax, EDI
atau internet. Perkembangan PO dapat ditrack dan digunakan untuk menyediakan status informasi kritis yang diperlukan oleh perencana pabrik dan distribusi. 2. Logistics Logistic partner menawarkan
memiliki
peningkatan
kemampuan
untuk
internet,
seperti
layanan
pelacakan inventory. Penyedia layanan logistik dapat menawarkan fungsi-fungsi, seperti perencanaan jaringan, sourcing yang dinamis, dan keterbalikan logistik yang mengintegrasikan fulfillment
pembeli
supplier,
dengan
penundaan
kemampuan perakitan,
edan
pencampuran muatan untuk mengoptimalkan pengiriman.
Logistic Resource Management Electronic logistic resource mangement (e-LRM) adalah proses pada manufaktur, dan supplier yang menggerakkan produk dan layanannya kepada customer dengan menggunakan internet. e-LRM juga memungkinkan semua proses supply chain dapat membuat suatu keputusan yang tepat, menyeimbangkan harga dan meningkatkan efisiensi logistik dan hubungan kolaboratif
yang
efektif
antara
semua saluran supply pertukaran dengan partner. e-LRM dibagi 51
menjadi : 1. Warehouse management Warehouse Management System (WMS) menghasilkan fungsi logistik dengan suatu peralatan yang baru dalam mengatur dan mengoptimalkan distribusi persediaan bahan baku. 2. Transportation management Transportation Management System (TMS) menyediakan serangkaian solusi pengiriman yang mengotomatisasi dan mengoptimalkan seleksi transportir, rate quotation, routing, manifesting, tracking, cost analysis dan post-shipment analysis processes.
Lingkungan Arsitektur e-scm Untuk arsitektur pada e-scm ada beberapa hal yang perlu dituliskan untuk lebih memahami arsitektur seperti apa yang akan digunakan pada aplikasi e-scm, yaitu : 1. System Hardward 2.
System Software
3.
Spesifikasi Database
4. Network
52
f. Delapan Aturan Emas Perancangan User Interface Menurut Shneiderman (2010), untuk merancang user interface yang interaktif diperlukan suatu aturan tertentu biasanya dikenal dengan 8 aturan emas, yang terdiri dari: 1. Rancangan yang dibuat harus selalu konsisten. Rangkaian tindakan yang konsisten diperlukan dalam situasi yang terminology-nya mirip harus digunakan pada promp, menu dan layer help, warna, tampilan, kapitalisasi, font, dan sebagainya yang konsisten harus diterapkan. Pengecualian dalam pembuatan password, tidak boleh berulang. 2. Memungkinkan bagi user untuk menggunakan shortcuts Bila frekuensi penggunaan meningkat, keinginan user untuk mengurangi jumlah interaksi dan mempercepat interaksi. Singkatan, tombol – tombol khusus, perintah khusus, dan fasilitas makro sangat berguna bagi para pengguna yang sering menggunakan komputer. 3. Dapat memberikan umpan balik yang informative Setiap tindakan yang dilakukan oleh user harus memiliki umpan balik. Presentasi visual objek yang diinginkan memberikan perubahan yang berarti secara eksplisit. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir Rangkaian
kegiatan
harus
dikelompokkan
ke
dalam
kelompok – kelompok dengan awalan, pertengahan, dan akhir. Umpan balik yang informatif pada saat suatu kelompok kegiatan selesai
53
memberikan user kepuasan, perasaan lega, dan tanda bahwa kegiatan tersebut sudah selesai dan siap melanjutkan kekelompok kegiatan berikutnya. 5. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga user tidak dapat
melakukan
kesalahan
atau error
serius. Bila terdapat
kesalahan atau error, sistem harus dapat mendeteksi kesalahan tersebut dan memberikan solusi penanganan yang mudah, membangun dan spesifik. 6. Mengijinkan pembalikan aksi (undo) dengan mudah. Fitur ini mengurangi kecemasan karena user tahu bahwa apabila user melakukan kesalahan, maka bisa dikembalikan ke kondisi sebelum kesalahan dibuat sehingga mendorong user untuk berani mencoba halhal dan pilihan-pilihan yang belum dikenal. 7. Mendukung pengaturan fokus secara internal. Kegiatan sistem yang mengejutkan, rangkaian entri data yang salah, ketidakmampuan melakukan suatu kegiatan dapat melakukan
dan
mengakibatkan
terciptanya
rasa
cemas
serta
ketidakpuasan. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek. Keterbatasan kemampuan manusia memproses informasi dalam jangka pendek (seperti dalam aturan ibu jari dimana manusia hanya bias mengingat tujuh plus - minus dua informasi) memerlukan display yang mudah diingat, display banyak halaman bisa digabung,
54
frekuensi pergerakan window dikurangi, dan waktu pelatihan yang cukup untuk kode dan rangkaian kegiatan.
2.2.3. Strategi Portofolio Sistem Informasi. Pengertian Perencanaan Menurut Ward dan Peppard (2002), perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan. Perencanaan adalah menyusun dan bukan menemukan. Menurut Mahmud M. Hanafi (1997), perencanaan adalah kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
Sedangkan menurut Robson (1997),
perencanaan meliputi pemilihan tujuan, memperkirakan hasil dari berbagai langkah alternatif dan kemudian menentukan bagaimana mencapai tujuan yang diinginkan tersebut. Berdasarkan definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu proses menentukan cara-cara terbaik untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengertian Strategi Menurut Ward dan Peppard (2002), strategi adalah kumpulan tindakan yang tergabung yang ditujukan untuk meningkatkan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya. Sedangkan menurut Rangkuti (2008) strategi adalah alat untuk mencapai tujuan perusahan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang program tindak lanjut serta prioritas alokasi sumber daya.
55
Pengertian Sistem Menurut O’Brien (2003), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan output dalam proses perpindahan yang diatur. Menurut McLeod, dan Raymond, Jr. (2001), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi – definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah gabungan dari beberapa elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian Informasi Menurut O’Brien (2003), informasi merupakan data yang telah diolah dan mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk pengguna. Menurut Haag (2004), informasi adalah data yang memiliki makna tertentu dalam kontek tertentu. Informasi kemungkinan merupakan data yang telah diproses dengan beberapa cara atau ditunjukkan dalam sebuah model yang lebih bermakna. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang telah diolah dan memiliki arti sehingga memberikan manfaat bagi penggunaannya. Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003) sistem informasi merupakan kombinasi yang terorganisir antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak,
56
jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan memindahkan serta menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut
Ward
dan
Peppard
(2002),
menyatakan
bahwa
information systems as the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, use and disseminate information. Sistem informasi didefinisikan sebagai cara dari orang- orang dan
oragnisasi-organisasi
memanfaatkan
teknologi,
mendapatkan,
memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. Sistem informasi merupakan domain yang lebih luas dari pembangunan yang berkelanjutan dalam merespon inovasi teknologi serta interaksi mutual dengan kehidupan sosial secara keseluruhan. Pengertian Teknologi Informasi Menurut
O’Brien
(2003),
teknologi
informasi
merupakan
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, managemen basis data dan pemrosesan teknologi informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer.Menurut Ward dan Peppard(2002), teknologi infomasi berhubungan dengan teknologi, terutama perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komunikasi. Berdasarkan pengertian diatas maka disimpulkan bahwa yang dimaksudkan dengan teknologi informasi adalah hal yang berkaitan dengan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan untuk memprosesan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi.
57
Strategi Bisnis Menurut Tozer (1996), strategi bisnis adalah strategi yang harus didahulukan dan mengendalikan yang lainnya, dimana semua orang harus mendapatkan kejelasan atas apa yang dilakukan oleh bisnis tersebut dan bagaimana cara mengaturnya. Menurut Ward dan Peppard (2002), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi kompetitor. Menurut Indrajit (2001), Strategi bisnis merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak dalam pembuatan strategi teknologi informasi karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan serta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi. Suatu strategi bisnis dikatakan mempunyai kekuatan jika dapat menghasilkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif. Sebaliknya strategi bisnis dikatakan lemah jika menghasilkan ketidakunggulan kompetitif (Jogiyanto, 2005). Strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi Menurut Tozer (1996), strategi sistem informasi adalah sistem informasi pada bisnis dalam pengertian yang paling luas, manual seperti halnya diotomatisasikan, informal seperti halnya formal. Secara formal, sistem terotomatisasi sering diistilahkan dengan sebutan aplikasi. Strategi sistem informasi juga mencakup data yang disimpan (data store), antar muka (user interface), dan cara untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Hal tersebut dapat diperoleh dari strategi bisnis dengan proses manual.
58
Menurut Ward dan Peppard (2002), strategi sistem informasi adalah strategi
yang mendefenisiskan kebutuhan organisasi
atau
permintaan perusahan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Strategi sistem informasi ini berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem organisasi. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis menunjukan analisis yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi/kegiatan (Ward dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis juga dikenal sebagai perencanaan jangka panjang karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahan posisi yang paling menguntungkan dalam lingukungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut (McLeod, 2001). Menurut Rangkuti(2008), perencanaan strategis adalah suatu proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi yang ada di perusahan. tujuannya adalah agar perusahan dapat melihat secara objektif kondisi internal dan eksternal, sehingga perusahan dapat mengantisipasi perubahan dalam lingkungan eksternal. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi IS dan Strategi IT Hubungan antara strategi bisnis, strategi IS dan strategi IT yakni strategi bisnis merumuskan sasaran, arah, dan kebijakan bisnis berdasarkan dampak potensial lingkungan bisnis terhadap perusahan. Strategi bisnis
59
menjelaskan kemana bisnis akan berjalan dan mengapa. Selanjutnya untuk mendukung strategi tersebut perlu dirumuskan basis bisnis, orientasi kebutuhan, dan aplikasi yang diperlukan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Perumusan ini tidak lain adalah strategi IS, yang secara ringkas menjelaskan apa yang diperlukan dan bagaimana prioritasnya.Strategi IS memerlukan prasarana dan pelayanan yang berbasis aktivitas, berorientasi pasokan, dan fokus pada teknologi untuk menunjang sistem informasi yang ada di perusahaan yakni strategi IT. Secara ringkas, hubungan antara strategi bisnis, strategi IS, dan strategi IT dapat dilihat gambar dibawah ini:
Gambar 2.6. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi IS dan Strategi IT (Sumber : Ward dan Peppard, 2002)
Gambar di atas mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi IS, dan strategi IT dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan.Untuk merencanakan suatu strategi IS/IT terlebih dahulu kondisi lingkungan, arah, tujuan bisnis perusahan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang,
60
hambatan bisnis yang dihadai serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui arah, tujuan dari kegiatan bisnis perusahan maka dapat dilakukan analisis sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi perusahan dalam mencapai visi dan misi perusahan. selanjutnya untuk mencapai suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi yang paling sesuai untuk digunakan dalam mendukung sistem informasi tersebut. Model Perencanaan Strategi IS/IT Faktor penting dalam proses perencanaan strategis IS/IT adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Tujuan dari penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis SI/TI adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan. Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.
61
Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi
dari
perspektif
bisnis
saat
ini,
bagaimana
kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari: 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya,
portofolio
informasi.
62
aplikasi
dan
gambaran
arsitektur
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid. a) Analisis SWOT Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat mengetahui kelemahan, maka perusahaan juga dapat sesegera mungkin mencari solusi untuk
63
dapat menutupi kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk dapat mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan
peluang/kesempatan
dan
mempertahankan
kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut. Analisis SWOT ini paling sering dilakukan oleh perusahaan karena sangat membantu dalam melakukan marketing planning. SWOT pada intinya melihat ke dalam perusahaan mengenai faktorfaktor apa yang merupakan kekuatan dan kelemahan dan keluar perusahaan faktor-faktor apa yang menjadi kesempatan, halangan dan ancaman bagi perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan secara bertahap tentang analisa tersebut : 1. Strength adalah suatu kekuatan atau kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan namun tidak dimiliki oleh perusahaan lain. Kekuatan atau kelebihan ini dapat berupa kemampuan dan ketrampilan dalam menjual produk, memiliki nama besar, produk yang dijual lebih berkualitas dari produk lain di pasaran dan lain sebagainya
64
2. Weakness adalah sesuatu yang tidak dimiliki oleh perusahaan yang mungkin akan menyebabkan perusahaan mengalami
kerugian.
Misalnya
perusahaan
tidak
mempunyai strategi-strategi yang jelas dalam memasarkan produknya maupun konflik yang terjadi dalam perusahaan 3. Opportunities maksudnya adalah suatu kesempatan dalam pasar merupakan faktor yang besar pengaruhnya dalam pembentukan dan penyusunan strategi- strategi perusahaan. Sebagai
contoh
perusahaan
memperluas
jaringan
produknya untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan mulai merambah pasar dan segmen baru dalam menjual produknya. 4. Threat adalah beberapa ancaman yang dapat mempengaruhi perusahaan, antara lain : perubahan kebutuhan dan gaya hidup masyarakat, pertumbuhan pasar yang semakin menurun, perubahan nilai tukar mata uang asing dan perubahan politik. Dengan menyelidiki SWOT analysis, perusahaan yang bersangkutan akan lebih hati-hati dan realistis dalam melakukan marketing planning. b) Analisis Critical Success Factor (CSF) Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau
65
kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SInya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI, seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 2.7. Critical Success Factor (Sumber : Ward dan Peppard, 2002)
c) Analisis McFarlan Strategic Grid McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan
66
pengembangan dimasa mendatang (Ward dan Peppard, 2002), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 2.8. McFarlan Strategic Grid (Sumber : Ward dan Peppard, 2002)
d) Analisis Value Chain Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain dapat terlihat seperti gambar dibawah ini.
Gambar 2.9. Diagram Value Chain (Sumber : Porter, 2007)
67
e) Analisis Balanced Scorecard Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton (2001) dalam sebuah artikel yang berjudul ”Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance”. Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan ukuran-ukuran dari perspsektif lainnya seperti tingkat kepuasaan customer, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi. Menurut
Kaplan
dan
Norton,
Balanced
Scorecard
didefinisikan sebagai berikut : ”...a set of measure that’s gives top manager a fast but comprehensive view of the business, includes financial measures that tell the results of actions already taken, complements the financial measures with operational measures on customer satisfaction, internal process and the organization’s innovation and improvements activities – operational measures that are the drivers of future financial performance”. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard
68
sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti : 1) Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi. 2) Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis. 3) Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis. 4) Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis. f) Analisis Five Forces Porter Analisa Porter’s Five Forces memberikan gambaran yang powerfull mengenai bagaimana tingkat persaingan dari suatu industri, baik itu dari sisi supply chain (supplier dan pelanggan) serta pasar (pemain baru dan substitusi). Keempat dari forces (dorongan) ini memberikan kontribusi terhadap competitive rivalry atau tingkat persaingan dalam industri. 1. The threat of a substitute product Bagaimana
substitusi
terhadap
barang/jasa
Anda?
Apakah
konsumen dapat memperoleh barang substitusinya dengan mudah? Semakin banyak dan dekat barang substitusi, maka pelanggan juga bisa beralih dengan mudah. Force ini dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya switching cost, kecenderungan untuk substitusi, diferensiasi produk, dan lainnya. 2. The threat of the entry of new competitors
69
Bagaimana tingkat kesulitan/kemudahan bagi pesaing baru untuk masuk ke dalam industri Anda? Force ini antara lain dipengaruhi oleh brand equity, hambatan masuk seperti paten dan sebagainya, distribusi, skill atau core competence tertentu, economies of scope, cost advantage, dan lainnya. 3. The bargaining power of customers Bagaimana kekuatan yang dimiliki pelanggan Anda? Force ini antara lain dipengaruhi oleh: jumlah pembeli, konsentrasi pembeli, switching cost pembeli, ketersediaan barang, besar order pembeli, sensitivitas harga, tingkat diferensiasi, dan sebagainya. 4. The bargaining power of suppliers Supplier merupakan tempat dimana kita membeli input yang digunakan untuk bahan produksi. Force ini ditentukan oleh beberapa factor diantaranya: switching cost ke supplier lain, jumlah supplier, konsentrasi supplier, ketersediaan substitusi input, tingkat diferensiasi input, hingga tingkat hubungan dengan supplier. 5. The intensity of competitive rivalry Bagaimana intensitas persaingan dalam industri Anda? Semakin banyak jumlah pesaing, dengan produk yang berkualitas dan harga bersaing, maka semakin tinggi tingkat persaingan. Force ini ditentukan oleh beberapa faktor diantaranya: jumlah pesaing, perbedaan kualitas, loyalitas pelanggan, diferensiasi produk, perbedaan harga, exit barriers, dan sebagainya.
70
Analisa Five Forces Porter ini digunakan pada level industri, dan dapat diaplikasikan pada segala macam industri. Pengertian industri disini adalah serangkaian bisnis yang menawarkan produk/jasa yang sejenis.
71
