perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem Akuntansi Mulyadi (2008: 2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut James A. Hall (2006: 6) mendefinisikan sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan pengertian sistem yang dikemukakan oleh Baridwan (1990: 3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu uraian kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang (Mu lyadi, 2008: 5). Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur; sedangkan prosedur merupakan urutan klerikal (Mulyadi, 2008: 5). Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu ( Mulyadi, 2008: 6): menulis, menggandakan,
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah, membandingkan. Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang memudahkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008:3). Dari pengertian sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2008: 3). Berikut penjelasan masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut (Mulyadi, 2008: 3-5): 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. 2.
Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id
3.
digilib.uns.ac.id
Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
4.
Buku Pembantu Jika data dalam buku besar memerlukan perincian leb ih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu terdiri dari rekening-reken ing pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah leporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
B. Pengertian Penjualan Kredit Menurut Swastha (2001: 8) penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Sedangkan menurut Muljono (1994: 9) “Kredit” yang berasal dari bahasa Yunani”
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Credere” yang berarti “kepercayaan” atau dalam bahasa latin atau dalam bahasa latin “ Creditum yang berarti kepercayaan akan kebenaran”. Menurut Soemarso (2004: 3) penjualan kredit adalah penjualan barang dagang secara tidak tunai yang dicatat sebagai debit pada perkiraan piutang dagang dan kredit pada perkiraan penjualan.
C. Sistem Penjualan kredit Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembelian untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2008: 210). Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Unsur-unsur sistem akuntansi yang terkait di dalam penjualan kredit dijabarkan oleh Mulyadi (2008: 211-220) : 1. Fungsi yang terkait menurut Mulyadi (2008: 211-213) a) Fungsi Penjualan Fungsi penjualan dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang
dan
rute
pengiriman),
meminta
otorisasi
kredit,
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b) Fungsi Kredit Fungsi kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan terpenuhi harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit c) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d) Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari bagian penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi yang berwenang.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
e) Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur
penjualan
kepada
pelanggan,
serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi. f) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertangung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu pesediaan. 2. Dokumen yang terkait menurut Mulyadi (2008: 214-216): a) Surat order pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan
kredit
kepada pelanggan.
Berbagai
tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 1)
Surat order pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman
yang memberikan
otorisasi kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera d i atas dokumen tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id
2)
digilib.uns.ac.id
Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3)
Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4)
Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
5)
Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk
memudahkan
pelanggan
dalam
fungsi penerimaan
mengidentifikasi
di perusahaan
barang-barang yang
diterimanya. 6)
Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
perpustakaan.uns.ac.id
7)
digilib.uns.ac.id
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
8)
Arsip Index Silang (Cross index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan
menjawab
pertanyaan-pertanyaan
dari
pelanggan mengenai status pesannya. b) Faktur Penjualan 1) Faktur penjualan (Customer’s copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. 2)
Tembusan Piutang (Customer’s Copies) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3)
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4)
Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (Salesperson).
5)
Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiran iaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang
lewat
di
memungkinkannya
tangannya menghitung
telah
dipenuhi
sehingga
komisi penjualan
yang
menjadi haknya. c) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d) Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3. Catatan akuntansi yang digunakan menurut Mulyadi (2008: 218-219) a) Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. b) Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c) Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi setiap jenis persediaan. d) Kartu Gudang Catatan akuntansi ini diselanggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan digudang. e) Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem menurut Mulyadi (2008: 219-220), antara lain: a) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lainnya untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. b) Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c) Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman dalam hal ini mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d) Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
e) Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f) Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. D. Sistem Pengendalian Intern 1. Pentingnya sistem pengendalian intern untuk sistem akuntansi Menurut Mulyadi (2008: 163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pentingnya sistem pengendalian intern untuk sistem akuntansi dapat dijabarkan sesuai tujuan sistem pengendalian intern sendiri (Mulyadi, 2008: 163): a) Menjaga kekayaan organisasi b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
c) Mendorong efisiensi d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2008: 163) sistem pengendalian intern tersebut dibagi menjadi dua macam: a) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) : Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek
ketelitian
dan
keandalan
data
akuntansi.
Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yangditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. b) Pengendalian intern administratif (internal administrative): Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 2. Hubungan sistem pengendalian intern dengan sistem penjualan kredit. Menurut Mulyadi pada pendahuluan bab pembahasan sistem pengendalian intern di buku “Sistem Informasi Akuntansi” dijelaskan, bahwa uraian sistem pengendalian intern diperlukan dalam perencanaan berbagai sistem akuntansi, dan unsur-unsur sistem pengendalian intern harus dimasukkan sebagai unsur yang melekat dalam berbagai sistem akuntansi yang dirancang (Mulyadi 2008: 163). Hubungan yang erat
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
kedua sistem tersebut terlihat setiap merancang unsur-unsur pokok pengendalian intern yang diterapkan di sistem penjualan kredit. Unsur-unsur pokok pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2008: 221-226) sebagai berikut: a)
Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung
jawab
fungsional secara tegas. Prinsip-prinsip pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi adalah harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Kemudian suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat
yang
memiliki wewenang
untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Kemudian
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 1)
Penggunaan
formulir
bernomor
urut
tercetak
yang
pemakaiannya harus di pertanggung jawabkan oleh yang berwenang. 2)
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terleb ih dahulu pada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur.
3)
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4)
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga
independensi
pejabat
dalam
melaksanakan
tugasnya, sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari. 5)
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6)
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7)
Pembentukan
unit
organisasi
yang
bertugas
untuk
mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk memperoleh karyawan yang baik dapat ditempuh dengan dua cara yaitu seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya kemudian harus adanya pengembangan pendidikan karyawan selain menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
E. Sistem Penjualan Kredit pada PT Pratama Mitra Aksara Sistem
penjualan
kredit pada PT Pratama Mitra Aksara
berdasarkan Standart Operational Procedure (SOP) yang terdapat di PT Pratama Mitra Aksara antara lain : 1. Fungsi terkait a)
Fungsi Penjualan Fungsi penjualan dipegang oleh salesman yaitu bertanggung jawab menerima order dari pelanggan, mengisi dan memberi otorisasi dengan lengkap setiap order tersebut pada
blangko
estimasi
semester
(BES).
Salesman
diwajibkan menggunakan BES atau format blangko yang sama dan sanggup menaati peraturan PT Pratama Mitra Aksara.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
b) Fungsi Pemasaran Fungsi pemasaran bertanggung jawab menerima blangko estimasi semester, menganalisis status kredit pelanggan, dan memberikan otorisasi persetujuan kredit. Fungsi ini juga membuat surat perintah kerja untuk fungsi produksi dan menyerahkan blangko estimasi ke fungsi gudang. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan penagihan. c)
Fungsi Produksi Fungsi produksi bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi penerbitan buku. Fungsi ini di bagi dalam 3 bagian, yaitu bagian penulis naskah, bagian persiapan dan bagian cetak atau sering disebut produksi. 1)
Bagian Penulisan Naskah Bertanggung
jawab
mencari informasi mengenai
kurikulum pendidikan dan mengikuti setiap perubahan kurikulum pendidikan sebagai dasar menulis naskah lembar kerja siswa. Menulis naskah setiap mata pelajaran lembar kerja siswa, menerima surat perintah kerja dari fungsi pemasaran, dan mempersiapkan naskah yang diperlukan sebelum proses produksi dilakukan.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2)
Bagian Persiapan Bertanggung jawab sebagai editor naskah, membuat format dan desain cover LKS sampai dengan siap untuk dicetak sebagai buku.
3)
Bagian Produksi Bertanggung jawab mendistribusikan buku dalam bentuk soft file ke mesin-mesin cetak yang tersedia di perusahaan, meminta bahan baku cetak ke fungsi persediaan. Kemudian melakukan finishing dalam bentuk pengepakan sebelum diserahkan ke fungsi gudang. Berikut bagan fungsi produksi:
Meng up date kurikulum pendidikan, membuat kerangka
Membuat penulisan naskah LKS
Editorial, mengatur format, dan membuat cover LKS
Mendistribusikan naskah LKS ke mesinmesin cetak Finishing dan menyimpan ke gudang
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab menyimpan barang dan melakukan pencatatan pada kartu persediaan gudang untuk setiap barang yang masuk maupun keluar dari gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab melapor secara rutin kepada fungsi pemasaran mengenai persediaan yang berada di gudang berdasarkan catatan kartu persediaan gudang. e)
Fungsi Pengiriman Bertanggung jawab menerima surat jalan dari fungsi gudang, menjamin keamanan dan keutuhan barang sampai ke pembeli, lalu menyerahkan barang kepelanggan.
f)
Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab membuat nota penjualan dan membuat
rekening
tagihan
penjualan
LKS.
Fungsi
akuntansi
juga
melakukan
pencatatan
dalam
jurnal
penjualan untuk keperluan penghitungan dan pelaporan kegiatan penjualan kred it terhadap pimpinan. 2.
Dokumen terkait a)
Blangko Estimasi Semester Blangko estimasi semester dibuat sebanyak 2 rangkap yang digunakan salesman untuk mencatat pesanan pelanggan, dan diotorisasi oleh 2 fungsi. Salesman memberi otorisasi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
sebagai pertanggung jawaban sedangkan fungsi pemasaran sebagai bukti persetujuan transaksi penjualan kredit. b) Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja dibuat dan diotorisasi oleh fungsi pemasaran sebanyak 3 rangkap untuk memberi otorisasi fungsi produksi. c)
Nota Penjualan Nota penjualan dibuat sebanyak 3 rangkap dan diotorisasi oleh fungsi pemasaran untuk mencatat piutang pelanggan.
d) Surat Jalan Surat jalan dibuat oleh fungsi gudang sebanyak 3 rangkap yang diotorisasi oleh fungsi gudang, penerima barang, dan pengirim yang bertugas. 3. Catatan akuntansi yang digunakan a)
Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara kredit maupun tunai.
b) Rekening Tagihan Piutang (RTP) Merupakan catatan akuntansi yang berisi rincian piutang setiap debitur. c)
Kartu persediaan produksi Kartu persediaan produksi digunakan untuk mencatat jumlah buku yang diproduksi dan bukti sudah diserahkan ke
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
fungsi gudang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi produksi secara komputerisasi. d)
Kartu persediaan gudang Digunakan untuk mancatat jumlah buku yang masuk dan keluar dari tempat penyimpanan barang di gudang. Dokumen
ini
dibuat
oleh
fungsi
gudang
secara
komputerisasi. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit berdasarkan standart operational procedure (SOP) perusahaan. a)
Prosedur penerimaan order penjualan kredit 1)
Salesman menerima order dari pelanggan lalu mengisi dan memberi otorisasi pada blangko estimasi semester sebanyak 2 rangkap.
2)
Menyerahkan blangko estimasi semester kepada fungsi pemasaran. Selain itu Salesman dapat mengirim blangko ke kantor secara langsung maupun dikirim melalui email.
b) Prosedur persetujuan kredit 1)
Menerima blangko estimasi semester 2 rangkap dari salesman lalu melakukan analisis terhadap blangko. Dari
analisis
ini
fungsi
pemasaran
mengambil
keputusan kredit. Setiap penolakan kredit ditunjukkan dengan menghubungi salesman sedangkan persetujuan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
pemberian kredit yang karena telah sesuai SOP, ditandai dengan dilanjutkannya prosedur. 2)
Memberi otorisasi pada blangko estimasi semester dan membuat surat perintah kerja yang dibuat sebanyak 3 rangkap sesuai nomor urut tercetak.
3)
Menyerahkan
blangko
estimasi
semester
lembar
pertama ke fungsi gudang dan menyerahkan surat perintah kerja sebanyak 2 rangkap untuk fungsi produksi. 4)
Blangko estimasi semester lembar ke 2 dan surat perintah kerja lembar ke 3 digunakan untuk keperluan pengarsipan.
c)
Prosedur produksi 1)
Menerima surat perintah kerja yang telah diotorisasi fungsi pemasaran. Menyiapkan
keperluan
proses
persiapan lembar kerja siswa sebelum produksi. 2)
Mendistribusikan bahan lembar kerja siswa ke mesinmesin produksi, dan melakukan pencatatan produksi ke dalam
kartu persediaan
produksi sesuai tanggal
penyelesaian. 3)
Menyerahkan surat perintah kerja lembar pertama beserta buku ke fungsi gudang dan melakukan pengarsipan pada lembar ke 2.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d) Prosedur gudang 1)
Menerima surat perintah kerja dari fungsi produksi beserta buku, lalu mencocokan surat perintah tersebut dengan buku yang diterima.
2)
Mencatat jumlah dan jenis buku yang diterima kedalam kartu persediaan gudang sesuai surat perintah kerja yang bernomor urut tercetak. Surat tersebut kemudian disimpan
secara
permanen
untuk
keperluan
pengarsipan. 3)
Menerima b langko estimasi dari fungsi pemasaran, lalu menyiapkan buku. Kemudian membuat dan memberi otorisasi pada surat jalan bernomor urut sesuai tanggal sebelum diserahkan ke fungsi pengiriman.
e) Prosedur pengiriman 1)
Menerima surat jalan beserta buku sebanyak 2 rangkap dari fungsi gudang.
2)
Mengirimkan buku order sampai ketempat pelanggan sesuai tanggal dan alamat yang tertera. Selain itu juga memberi otorisasi pada surat jalan serta meminta otorisasi dari penerima barang.
3)
Menyerahkan surat jalan lembar pertama ke fungsi akuntansi sebagai tanda bukti dan sumber pencatatan akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
f)
Prosedur penagihan 1)
Menerima nota penjualan sebanyak 2 rangkap dari fungsi akuntansi.
2)
Melakukan penagihan dengan menghubungi salesman lalu mengarsipkan nota penjualan pada lembar ke 2 dan menyerahkan nota penjualan lembar pertama ke fungsi akuntansi.
g)
Prosedur pencatatan akuntansi 1)
Menerima surat jalan dari fungsi pengiriman lalu membuat dan memberi otorisasi pada nota penjualan sebanyak 3 rangkap dengan bernomor urut tercetak.
2)
Menyerahkan nota penjualan sebayak 2 rangkap dan menyiapkan nota penjualan pada lembar ke 3 untuk keperluan pengarsipan.
3)
Menerima nota penjualan lembar pertama dari fungsi pemasaran lalu mencatat kedalam jurnal penjualan dan rekening tagihan piutang.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
5. Bagan alir penjualan kredit pada PT Pratama Mitra Aksara: PENJUALAN Mulai
Menerima order dari pelanggan
Mengisi BES dan memberi otorisasi
2 BES
1
1
Keterangan: BES
:
Blangko estimasi semester
Gambar 2.1 Bagan Alir Penerimaan Order Pada PT Pratama Mitra Aksara
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PEMASARAN 1 7
2 BES
2
1 NP
Menganalisis BES
hasil analisis terhadap BES telah sesuai dengan SOP
1
Melakukan penagihan
Tidak
Menghubungi Salesman
2 NP
1
Ya N
Memberikan otorisasi dan membuat SPK 8
Keterangan: 3 2 SPK
2 BES
SPK : Surat Perintah Kerja BES : Blangko Estimasi Semester
1
1
N 2
3 N
Gambar 2.2 Bagan Alir Persetujuan Kredit dan Penagihan Pada PT Pratama Mitra Aksara
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PRODUKSI 2
SPK
Melakukan persiapan bahan sebelum produksi
Mendistribusikan bahan persiapan LKS ke mesin produksi dan melakukan pencatatan
2 Kartu persediaan
SPK
Keterangan: SPK
:
1
Beserta Buku Surat perintah kerja
4
Gambar 2.3 Bagan Alir Produksi Pada PT Pratama Mitra Aksara
N
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
GUDANG
4
SPK
3
1
BES
1
Beserta buku
Menyiapkan buku pesanan
Mencocokan SPK dengan buku dan melakukan pencatatan
Kartu persediaan gudang
SPK
Membuat dan memberi ortorisasi surat jalan
1
BES
1 3
N
Kartu persediaan gudang
2 SJ
1
Keterangan: N
BES: Blangko Estimasi Semester SJ
Beserta Buku
: Surat Jalan 5
Gambar 2.4 Bagan Alir Penyimpanan Barang Pada PT Pratama Mitra Aksara
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGIRIMAN 5
Beserta buku
SJ
1
Mengirim buku dan melengkapi otorisasi yang dibutuhkan pada SJ
SJ
1
Beserta buku
6
Ke pelanggan
Keterangan: SJ: Surat Jalan
Gambar 2.5 Bagan Alir Pengiriman Pada PT Pratama Mitra Aksara
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
AKUNTANSI 6
8
SJ
1
NP
Membuat dan memberi otorisasi pada nota penjualan
1
Membuat RTP dan melakukan pencatatan dalam jurnal
3 2 NP
Jurnal Penjualan
1
RTP
7
N Laporan Keuangan
Keterangan:
Selesai
SJ
: Surat jalan
NP
: Nota penjualan
RTP
: Rekening tagihan penjualan
Gambar 2.6 Bagan Alir Pencatatan Akuntansi Pada PT Pratama Mitra Aksara
