15
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Penjualan 2.1.1 Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi (1993, p204), penjualan adalah kegiatan atau transaksi-transaksi yang terjadi didalam suatu perusahaan untuk mengalihkan kepemilikan atas barang atau jasa yang tersedia dan sebagai imbalannya diperoleh suatu sumber daya lain seperti kas atau piutang dagang / wesel tagih. Kotler (1995, p23), penjualan adalah transaksi menukar produknya menjadi uang tunai dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan operasi perusahaan dalam menjual produk yang dihasilkan oleh perusahaan baik secara tunai maupun kredit.
2.1.2 Jenis Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai, yaitu: 1. Penjualan Tunai.
16
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. 2. Penjualan Kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.2 Pengertian Sistem dan Prosedur 2.2.1. Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (1998: 3)adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
17
2.2.2. Pengertian Prosedur Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi. Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi
kode,mendaftar,
memilih,
memindahkan
dan
membandingkan. Jadi sistem terdiri dariprosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
18
Definisi akuntansi menurut Haryono Jusup (2001: 4) adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatankegiatan suatu organisasi. Dari pengertian tersebut sistem akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
suatu
kegiatan
untuk
mengumpulkan, mengorganisir dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan secara efisien yang digunakan untuk membantu manajeman dalam menangani operasi perusahaanya. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan yang dihasilkan.
2.4.Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem akuntansi penjualan kredit enurut Mulyadi (2001: 210) yaitu penjualan kredit dilaksanakan olehperusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jadi dalam sistem akuntansi penjualan terdapat unsur-unsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikianrupa dalam sebuah sistem akuntansi yang disebut sistem akuntansi penjualan kredit.
19
Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2.
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.5.Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
2.5.1. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
Menurut Mulyadi (2001: 219,220) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi:
20
1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. 2. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit. 3. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang/jasa kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman. 4. Prosedur penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan fakturpenjualan ke dalam kartu piutang. 6. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan datapenjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
21
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu.
2.5.2. Dokumen yang digunakan
Menurut mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah:
1. Surat order Pengiriman dan tembusanya a. Tembusan Kredit (Credit Copy) b. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) c. Surat Muat (Bill of loading) d. Slip Pembungkus e. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) f. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy) g. Arsip Index Silang (Cross Index File Copy)
2. Faktur dan tembusanya a. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) b. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales JournalCopy) c. Tembusan Analisis (Analisys Copy) d. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
22
3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 4. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
2.5.3. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001: 218), catatan akuntansi yang digunakan adalah:
1. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan tunai maupun kredit. 2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada tiap debiturnya. 3. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Gudang
23
Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang/jasa yang ada di gudang. 5. Jurnal Umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
2.5.4. Unit Organisasi yang terkait
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yaitu:
a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan,mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit,menentukan
tanggal
pengiriman
barang.
Fungsi
ini
jugabertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidaktersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang
24
Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang/jasa yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagianpengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang/jasa atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. f. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
2.5.5. Konsep Distribusi Barang
Dalam rangka kegiatan memperlancar arus barang dari produsen ke konsumen, maka salah satu faktor penting yang tidak boleh diabaikan adalah memilih secara tepat saluran distribusi /channel of distrubution yang akan digunakan dalam rangka usaha penyaluran barang-barangdari produsen ke konsumen. yang disebut dengan saluran distribusi adalah
25
lembaga - lembaga distributor atau lembaga - lembaga penyalur yang mempunyai kegiatan untuk menyalurkan atau menyampaikan barang barang dari produsen ke konsumen. Distributor - distributor penyalur ini bekerja secara aktif untuk mengusahakan perpindahan bukan hanya secara fisik tetapi dalam arti barang - barang tersebut sampai ke tujuan (konsumen). Tapi tidak termasuk di sini perusahaan transportyang secara fisik ikut menyalurkan barangdari produsen ke konsumen, sebab perusahaan transport seperti ini tidak mempunyai kewajiban moril untuk ikut
mengusahakan
agar
barang
tersebut
dapat
diterimaoleh
konsumen.Oleh karena pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran penjualan maka masalah saluran distribusi ini harus betul - betul dipertimbangkan dan sama sekali tidak boleh diabaikan. Menurut pakar ekonomi, David A Revzan ” saluran distribusi merupakan suatu jalur yang dilalui oleh arus barang dari produsen ke perantara dan akhirnya sampai pada konsumen”.Jika pada dahulu perniagaan sering kali terkendala akan jarak dan lokasi, kini perlahan telah mulai hilang.Pertumbuhan internet yang tak terbendung sejalan dengan pesatnya jasa pengiriman barang menjadi kunci dalam masalah jarak dan waktu untuk perniagaan ini. Sama hal dengan teknologi dan perkembangan internet,masalah pengertian pengiriman barang pun kini telah bertransformasi sejalan dengan teknologi, waktu dan kebutuhan. Pada dasarnya untuk pengertian pengiriman barang sendiri adalah memindahkan/mengirimkan barang dari
26
satu lokasi ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan
pengiriman
serta
dalam
kondisi
yang
sesuai
dengan
persyaratanpenanganan barangnya. Jikadahulu sarana transportasi untuk pengiriman barangmasih sangat terbatas sehingga seringkali memakan waktu yang lamakini dengan kemajuan teknologi dibidang transportasi kini pengiriman barang bisa disesuikan dengan waktu dan volume barang yang dibutuhkan.Secara umum pengiriman barang adalah segala upayayang di selenggarakan secara sendiri atau bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan jasa berupa pengiriman barang baik antar kota,antar pulau dan antar negara.Pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.Distribusi artinya proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan atau memakai barang/jasa dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa akan lebih meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan, tampaklah bahwa distribusi turut serta meningkatkan
27
kegunaan menurut tempatnya (place utility)dan menurut waktunya (time utility).
2.5.6. Definisi Perusahaan Jasa Pengiriman Barang Jasa pengiriman sangat membantu mengirimkan benda kepada seseorang. Entah jaraknya memang sangat jauh, entah tidak begitu jauh, yang pasti jasa pengiriman memiliki andil dalam sampainya benda yg dikirim kepada yang dituju atau yang dimaksud. 1. Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang Secara umum pelayanan jasa Pengiriman barang adalah segala upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.Banyak orang menggunakan jasa pengiriman karena jaraknya yang jauh. Selain itu, juga disebabkan kecepatan waktu saat pengiriman. Semakin cepat benda sampai pada yang dituju, semakin banyak pelanggannya.Namun bukan berarti yang menjadi prioritas hanyalah masalah kecepatan waktu sampai saja. Masalah keamanan benda atau barang yg dikirim pun menjadi prioritas, malah menjadi prioritas utama. Kecepatan waktu kirim tidak akan menjadi apa - apa jika barang yang kita percayakan untuk dikirim ternyata mengalami kerusakan atau bahkan hilang. Perusahaan adalah suatu unit kegiatan ekonomi yang diorganisasi
28
dan dijalankan untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan motif memperoleh keuntungan atau laba. Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang Secara umum pelayanan jasa Pengiriman barang adalah segala upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.Semakin bergulirnya waktu bisnis jasa pengirimantumbuh pesat dan semakin banyak, hingga sering kali kita yang hendak mengirimkan barang merasa kesulitan karena ragu akan kualitas dari jasa pengiriman tersebut,agar tidak merasa tertipu dan rugi. Ada beberapa hal yg sebaiknya anda perhatikan dalam memilih jasa pengiriman barang : 1. Ketepatan dan ketepatan Waktu Hantaran, Ketepatan waktu hantaran adalah salah satu yang paling krusial dalam memilih jasa pengiriman cargo. Ketepatan waktu sangat dipengaruhi oleh moda transporternya, melalui udara, laut ataukah darat. Tentunya ketiga tersebut juga akan berdampak pada masalah harga 2. Garansi, terdapatbanyak garansi untuk jasa pengiriman barang, oleh karena itu tanyakan kepada jasa pengiriman barang tentangberbagai garansi yang ada pada jasa pengiriman barang tersebut, antara lain: Garansi ketepatan waktu, Garansi barang rusak atau hilang, Garansi uang kembali, Garansipenghantaran ketika hari libur
29
3. Service/ Layanan, “ Pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atausekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.”(Moenir, 2006, hal:26 ).berbagai layanan yang kini terdapat pada jasa pengiriman cargo sekarang ini berupa jasapengiriman cargo Door to doordan jasa pengiriman barangPort to Door 4. Spesialisasi, layaknya bisnis jasa yang lainnya
“spesialisasi”
merupakan hal yang bisa mempengaruhi kerpecayaaan konsumen dan tarif yang akan dipasang oleh jasa pengiriman barang tersebut, dan spesialisasi dalam jasa pengiriman cargo biasanya terdiri atas rute yang akan dilewatinya dan jenis transportisi yang akan digunakannya 5. Harga, untuk masalah harga dari jasa pengiriman cargo itu sendiri banyak faktor yang menentukan, jangan hanya melihat harga murah lantas memilih,
2.6 Pengertian Pengendalian Intern. Pengertian
Pengendalian
Intern
menurut
Hery
(2013:159)menyatakan bahwa : Pengendalian intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa
30
semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. Sedangkan pengertian Pengendalian Intern menurut Valery G. Kumaat (2011:15)menyatakan bahwa :Pengendalian intern adalah suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang). Lalu
pengertian
Pengendalian
Intern
menurut
Mulyadi(2013:163)menyatakan bahwa :PengendalianIntern dalam arti luas adalah Pengendalian Intern meliputi struktur-struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan manajemen. Dari beberapa pengertian diatas mengenai Pengendalian Intern, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengawasi sumber daya suatu organisasi yang bertujuan untuk melindungi/menjaga aset yang dimiliki perusahaan agar tidak terjadi kecurangan dalam suatu perusahaan.
31
2.6.1 Komponen Pengendalian Intern Komponen Pengendalian Intern menurutHadi Setia Tunggal (2013:70-71)adalah sebagai berikut :
.... menyebutkan bahwa terdapat lima komponen pengendalian intern, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko , aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. 2.6.2 Prinsip-prinsip Pengandalian Intern Prinsip-prinsip Pengendalian Intern menurut Hery (2014 :162-169)adalah sebagai berikut : Untuk mengamankan asset da meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi ) akuntansi biasanya perusahaan menerapkan 5 Prinsipprinsip pengendalian internal yaitu penetapan tanggung jawab secara spesifik, pemisahan tugas, dokumentasi, pengendalian fisik,mekanik, dan elektronik, serta pengecekan independen atau verifikasi internal. 2.6.3Tujuan Pengendalian Intern Tujuan Pengendalian Intern menurut Mulyadi(2013:163)adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaandancatatanorganisasi.Adanyapengendalian intern yang memadai maka akan menjaga agar kekayaan perusahaan secara fisik maupun non fisik tidak rawan untuk dicuri, disalah gunakan atau dihancurkan.
32
2. Mengecek ketelitian dan keandala akuntansi. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan maka ketelitian dan keandalan akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan. 3. Mendorongefisiensi. Dengan pengendalian intern dapat dicegah terjadinya duplikasi usaha yang tidak perlu dan penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. Sedangkan Tujuan
Pengendalian
Intern
menurut
oleh
perusahaan
Hery(2013:160)
menyatakanbahwa : a. Aset
yang dimiliki
telah
diamankan
sebagaimana mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan
semata,
bukan
untuk
kepentingan
individu
(perorangan) oknum karyawan tertentu. Dengan demikian, pengendalian intern diterapkan agar supaya seluruh aset perusahaan dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan, yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan kepentingan perusahaan.
33
b. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Ini dilakukan dengan cara memperkecil resiko baik atas salah saji laporan keuangan yang disengaja (kecurangan) maupun yang tidak disengaja (kelalaian). c. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.Maka dari beberapa
pernyataandiatas
mengenai
TujuanPengendalian
Intern, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk menjaga kekayaan aset yang dimiliki perusahaan dan untuk mencegah terjadinya duplikasi usaha dalam perusahaan tersebut.
2.7 Pengertian pengendalian piutang Pengendalian piutang merupakan suatu upaya berkesinambungan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam meningkatkan efektifitas kegiatan atau operasi perusahaan. Dalam implementasinya, pengendalian piutang melibatkan semua pihak terutama dalam proses pencatatan piutang tersebut. Singkatnya segala kebijakan pimpinan mengenai piutang selanjutnya dioperasionalkan oleh karyawan bagian pencatatan piutang, dengan piutang yang maksimal diharapkan perusahaan dapat menjalankan fungsi-fungsi ekonomis dan sosialnya seefektif mungkin (Tolinggilo, 2010). Prosedur pengendalian piutang, erat hubungannya dengan pengendalian penerimaan kas disatu pihak dan
34
pengendalian dipihak lain. Piutang merupakan mata rantai diantara keduanya. Ditinjau dari cara pendekatan manajen preventif, maka ada tiga bidang pengendalian yang umum dimana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Menurut Wilson & Cambell yang diterjamahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera dalam Santoso (2003) ketiga bidang itu adalah: 1. Pemberian kredit dagang Kebijakan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang sanksi yang berlebihan. 2. Penagihan Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan usaha untukmemperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualandalam waktu yang wajar. 3. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak. Meskipun prosedur pemberian kredit dan penagihan telah diadministrsikan dengan baik ataupun dilakukan dengan cara wajar, tidak menjamin adanya pengendalian pengendalian piutang, yaitu tidak menjamin ataupun dapat memastikan bahwa semua penyerahan memang difaktur, atau difaktur sebagaimana mestinya, kepada para pelanggan dan bahwa
35
penerimaan benar - benar masuk kedalam rekening bank perusahaan
sehingga
harus
diberlakukan
suatu
sistem
pengendalian yang memadai. 2.8 Prosedur Pengendalian Piutang Salah satu dari model struktur pengendalian internterdiri dari tiga unsur dan lima unsur pokok struktur pengedalian inteern adalah prosedur pengendalian dan pemantauan atau monitoring. Menurut Winarno (1994:120) prosedur pengendalian adalah kebijakan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manejemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Winarno (1994:123) memberikan prosedur pengendalianmemiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat organisasi. Prosedur pengendalian dapat dikelompokan ke dalam prosedur yang antara lain adalah : a. Otoritas yang semestinya atas transaksi dan kegiatan b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaanya tugasnya seharihari. Oleh karena itu, tanggungjawab untuk memberikan otorisasi transaksi , mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan ditangan karyawanyang berbeda
36
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan transaksi secara semestinya, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriaman barang yang bernomor urut tercetak. d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses keprogram dan arsip data computer. e. Pengecekan secara bebas atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas kerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincianakun seperti saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer. 2.9 Mekanisme sistem Pengendalian Piutang Menurut Anthony, dkk (1995:121) untuk melaksanakan pengendalian terhadap piutang maka pihak manajemen perlu melaksanakan hal-hal tersebut sebagai berikut: a. Penyaringan Pelanggan Untuk menekan serendah mungki resiko kredit berupa tidak terbayarnya kredit yang diberikan kepada pelanggan, maka perlu
37
diadakan penyaringan langganan kredit. Untuk merealisasi tujuan perusahaan dalam hal pengendalian piutang maka salah satu cara yang ditempuh oleh manajer terutama dalam penyaringan pelanggan adalah melakukan analisa terhadap pemohonkredit sebagaimana yang dikemukakan oleh Firdaus (2004:83:89) tentang penilaian kredit yang dikenal
dengan
istilah
5
C
yaitu
:
character,capacity,capital,collecteral,conditions b. Penentuan resiko kredit Dengan adanya resiko tidak percaya terbayarnya kredit yang telahdiberikan kepada para langganan pada setiap periode tertentu maka perusahaan kiranya dapat menentukan besarnya resiko kredit yang akan dihadapi di masa yang akan datang. c. Penentuan potongan-potongan (return). Dalam membrikan rangsangan-rangsangan bagi pelanggan agar membayar pada waktu yang ditetapkan, maka perlu diberikan diskon pada pelanggan yang membayar pada batas waktu tertentu yang telah ditetapkan. d. Pelaksanaan administrasi yang berhubungan dengan penarikan kredit. Sebagai sebab umum dari lambatnya penarikan kredit karena kelalaian dalam
penyerahan
faktor
kepada
pelanggan
dan
tertundanya
pengiriman surat pemberitahuan atau karena hal itu mungkin tidak dikerjakan sama sekali.
38
e. Penetapan ketentuan dalam menghadapi para penunggak. Bagi para penunggak atau langganan yang tidak membayar kredit pada waktunya perlu ditetapkan ketentuan-ketentuan agar pelanggantersebut dapat melunasi kreditnya walaupun sudah melamaui batas waktu yang ditetapkan. 2.10 Efektifitas Pengendalian Piutang Piutang merupakan pos yang penting bagi kebanyakan perusahaan, karena merupakan bagian aktiva lancar perusahaan dan cukup berperan dalam laporan keuangan perusahaan. Kurangnya pemahaman dan pengendalian atas piutang akan mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Oleh karene itu, diperlukan sistem informasi, pengendalian yang memadai, dan didukung sumber daya manusia yang potensial, akan menghindarkan perusahaan dari kerugian sehingga tujuan perusahaan akan tercapai secara material. Semakin besarnya volome penjualan kredit semakin besar juga resiko tidak tertagihnya piutang tersebut. Kemampuan piutang untuk dapat dikonversikan kedalam uang tunai dikenal dengan kolektibiltas atau penagihan piutang. Ada beberapa kendala dalam penagihan piutang, baik intern maupun ekstern. Faktor intern berasal dari pemeriksaan intern penjualan kredit yang kurang baik, sedangkan faktor ekstern dapat disebabkan oleh keadaan pelanggan, misalnya pailit. Pengendalian piutang menurut Mulyadi (2001:183) adalah serangkaian kebijakan penerapan sistem prosedur yang digunakan oleh manajemen dan mengawasi aktivitas
39
yang terjadi di perusahaan” Salah satu tujuan utama manajemen keungan adalah mengusahakan adanya penugasan kas secara berhati-hati dan efekti. Ditinjau dari segi penagihan kas, ada dua fase pengendalian yaitu mempercepat penagihan dan pengendalian intren yang layak terhadap penagihan. Menurut Soemarso ( 2002 : 89 ) dalam olla (2009) “ pengendalian intern piutang dimulai dari kegiatan yang menimbulkan piutang itu sendiri yaitu penjualan kredit sampai dengan piutang tersebut dapat ditagih dan dilaporkan kepada pihak manajemen”. a. Lingkungan Pengendalian Piutang Usaha Terdapat beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengendalian piutang usaha. Integritas dan nilai etika dalam lingkunganpengendalian intern piutang usaha tercermin dari pandangan dan sikap manajemen dalam menangani piutang usaha. Pimpinan perusahaan tentunya mengharapkan kerjasama dari setiap unit kerja yang terkait dengan terjadinya transaksi piutang usaha sehingga resiko yang mungkin terjadi atas piutang usaha dapat diminimalisir. Untuk mendapatkan piutang usaha yang minim resiko maka diharapkan kepada bagian penjualan memiliki daya analisis yang tinggi, kritis dalam penilaian atas kemampuan keuangan calon konsumen. Bagian piutang yang menangani
administrasi
piutang
harus
memiliki
pengetahuan
administrasi yang memadai sehingga mereka dapat menghasilkan informasi yang berhubungan dengan aktivitas piutang usaha dengan
40
baik dan benar. Dewan komisaris dan komite audit yang independent terlibat dalam lingkungan pengendalian piutang usaha salah satunya dengan cara memonitor tingkat likuiditas piutang usaha. Tingginya jumlah piutang yang tertunggak dapat merupakan indikator oleh dewan komisaris dan komite audit dalam menilai kinerja pihak manajemen. Struktur organisasi akan mempengaruhi pelaksanaan pengendalian intern piutang. Struktur organisasi harus disusun sebaik mungkin dalam hal penagihan piutang agar tidak bermasalah. Adanya pemisahan bagian penjualan dengan bagian kredit menunjukkan bahwa adanya pengendalian intern yang baik. b. Penetapan Resiko Piutang Usaha Bentuk penyelewengan sering terjadi dalam penerimaan kas dari penagihan piutang, dengan cara menutupi penggelapan penerimaan kas dari seorang pelanggan dengan penerimaan kas berikutnya dari seorang pelanggan lainnya sampai kepada karyawan tersebut dapat menutupi penggelapan itu dari kantong sendiri atau cara lain. Bentuk penyelewengan lainnya adalah dengan tetap mencatat penerimaan kas dari piutang tetapi tidak melakukan penyetoran ke bank. Lalu, karyawan tersebut menutupinya dengan vara memanipulasi laporan rekonsiliasi bank. Penyelewengan juga dapat dilakukan dengan tidak mencatat penerimaan kas, lalu menghalang-halangi pengiriman laporan
41
bulanan pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menghindari keluhanpelanggan. c. Informasi dan Komunikasi Piutang Usaha System akuntansi piutang usaha yang efektif harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi piutang usaha yang dicatat adalah : 1. Sah. Apabila didukung oleh pencatatan dalam dokumen yang dalam hal ini adalah faktur penjualan kredit, bukti kas masuk, memo kredit, dan bukti memorial. 2. Telah diotorisasi. Apabila dokumen pendukung telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 3. Telah dicatat. Agar dapat memberikan informasi untuk proses selanjutnya. 4. Telah dinilai secara wajar. Sesuai dengan keadaan atau kejadian sesungguhnya. 5. Telah digolongkan secara wajar. Transaksi yang dicatat benarbenar merupakan transaksi yang mempengaruhi perubahan piutang usaha. Dan dalam pencatatannya harus digolongkan sesuai dengan perkiraan yang berhubungan dengan piutang usaha. 6. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya. Transaksi piutang usaha yang terjadi harus dicatat pada periode terjadinya transaksi tersebut.
42
7. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan
benar.
Dalam
akuntansi
piutang,
secara
periodik
dihasilkanpernyataan piutang yang dikirmkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang merupakan unsure pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada debitur akan menimbulkan citra
yang
baik
dimata
debiturmengenai
keandalan
pertanggungjawaban keuangan perusahaan. d. Aktivitas Pengendalian Piutang Usaha 1. Pengendalian Pemrosesan Informasi Dalam pemrosesan informasi, bentuk pengecekan terhadap saldo piutang yang umum digunakan adalah dengan mengirim secara periodik daftar piutang kepada pelanggan. Pengiriman lebih baik dilakukan oleh pihak yang independent. Bentuk pengecekan laion yang dapat digunakan adalah dengan merekonsiliasi buku tambahan piutang dengan buku besar secara periodik. 2. Pemisahan Tugas yang Memadai Pemisahan tugas dilakukan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain dan menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Dalam pengendalian intern piutang, maka harus dipisahkan fungsi-fungsi yang melakukan pemberian kredit dan melakukan penjualan, mencatat dan menagih
43
piutang. Hal ini diperlukan untuk mengontrolkecenderungan bagian penjualan untuk menjual barang tanpa memperdulikan kolektivitas piutang. Fungsi penjualan dan fungsi kredit juga harus terpisah dari fungsi pembukuan untuk menjaminketelitian catatan piutang serta keamanan piutang itu sendiri. Begitujuga dengan bagian pembukuan piutang harus terpisah dengan bagian pembukuan
penerimaan
kas.
Hal
ini
akan
mengurangi
kemungkinan terjadinya ayat pembukuan yang tidak wajar untuk menutupi penyalahgunaan piutang. 3. Pengendalian Fisik atas Kekayaan dan Catatan Bentuk pengendalian secara fisik hanya dapat dilakukan kas. Sedang pengendalian piutangnya hanya dapat dilakukan ketika piutang tersebut dalam bentuk kas, yaitu pada saat penerimaan tagihan piutang, dan terhadap dokumen-dokumen yang mendukung catatan piutang. 4. Review Kinerja Seorang manager harus ditunjuk untuk mereview laporan-laporan yang mengikhtisarkan secara detail saldo-saldo perkiran piutang dan penjualan. Selanjutnya dari laporan-laporan periodik saldo piutang yang dirinci menurut jenis komoditas dan umurnya, manager penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir jumlah piutang yang macet, mengapa terjadi, dan
44
bagaimana
tindak
lanjutnya.
Terlalu
besar
saldo
piutang
menunjukkan tidak efektifnya pengendalian intern. Dengan melakukan review terhadap piutang usaha melalui laporan umur piutang maka manajemen dapat melihat posisi piutang yang sudah melewati batas umur piutang. Apabila jumlah piutang sudah melewati
batas
toleransi,
maka
manajemen
harus
segera
mengambil tindakan untuk menyelesaikan maslah tersebut dengancara melakukan penagihan dengan lebih aktif. e. Pemantauan Piutang Usaha Pemantauan yang dilakukan terhadap piutang dapat dilakukan pihak manajemen, internal audit atau pimpinan puncak dengan melihat apakah pengendalian intern piutang telah berjalan sesuai dengan harapan. Dalam proses operasional pihak yang berwenang dapat merubah pengendalian intern piutang sesuai dengan kondisi yang terjadi dan proses ini selalu berlangsung secara kontinu. Pimpinan perusahaan dapat melihat apakah pengendalian intern terhadap piutang telah memadai dengan melihat tingkat piutang yang tertunggak. Semakin rendah tingkat piutang yang tidak tertagih dapat menjadi salah satu indicator penilaian apakah pengendalian intern piutang telah memadai dan dijalankan dengan baik dan benar. Pemantauan terhadap pengendalian intern piutang juga dapat dilakukan dengan melihat adanya keluhan-keluhan yang diterima dari pelanggan atau pihak luar
45
perusahaan. Adanya perbedaan catatan konsumen dengan kartu piutang perusahaan menunjukkan kualitas pengendalian intern piutang yang kurang baik. 2.11. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Efektivitas Pengendalian Piutang. Struktur penyajian informasi tampaknya memainkan peran penting dalam evaluasi dan rencana auditor terhadap pengendalian intern perusahaan, tetapi dianggap berperan banyak pada kesulitan membuat penilaian. Dalam kebanyakan kasus, struktur penyajian informasi tampaknya berkontribusi untuk keseragaman tanggapan, tetapi, dalam beberapa kasus sebenarnya tampaknya membesar-besarkan perbedaan dalam penilaian auditor. Seperti halnya dalam penelitian dari Boritz (2010) Penyajian sistem informasi dapat membantu auditor dalam hal pengendalian intern perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki hubungan yang sangat erat dengan efektivitas pengendalian. Sistem informasi akuntansi merupakan kerangka kerja yang harus dikoordinasikan dengan baik antarasumber daya yang dimiliki perusahaan. Hastoni (2004) menjelaskan untuk menunjang efektivitas pengendalian intern piutangnya maka perusahaan berusaha menerapkan suatu sistem dan prosedur penjualan yng handal. Sistem Informasi Akuntansi penjualan dibuat dengan tujuan untuk dapat mengontrol atau mengendalikan aktivitas penjualan. Hal ini perlu karena penjualan dapat mengakibatkan kesalahan pada sistematau tingkat
46
kecurangan yang disengaja akibat kelemahan sistem itu sendiri. Pengendalian ini harus bisa menjamin kebijakan dan pengarahanpengarahan
bagi
pihak
manajemen
dan
sebagai
alat
untuk
mengimplementasikan keputusan dan mengatur aktivitas perusahaan khususnya bagian penjualan dan untuk dapat mencapai tujuan utama perusahaan serta upaya perlindungan terhadap seluruh sumber daya perusahaan dari kemungkinan kerugian yang di akibatkan oleh kesalahan dan kelalaian pemrosesan data-data penjualan (Hastoni, 2008). Salah satu sumber daya yang dimiliki perusahan yaitu penjualan secara kredit sehingga perlu adanya penanganan atau pengendalian untuk efektivitas oprasional perusahaan karena apabila piutang terlalu banyak kemungkinan tidak tertagihnya semakin besar, sehingga perlu adanya pengendalian piutang untuk menghindari piutang tidak tetagih. Hubungan antara sistem informasi akuntansi penjuana dalam rangka pengendalian piutang seperti yang diungkapkan oleh Azhar Susanto (2004:59) adalah Ada hubungan yang saling menunjang antara sistem informasi akuntansi penjualan dengan pengendalian piutang. Dapat dikatakan kedua alat tersebut harus berjalan bersama-sama dalam suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang berlaku berisi berbagai metode dan prosedur, harus mendukung terciptanya kegiatan struktur pengendalian piutang dipihak lain. Struktur pengendalian piutang yang dijalankan harus ditunjang dengan sistem informasi yang baik. Li, Chan et all.,(2011) mengatakan
47
dalam penelitiannya bahwa sistem informasi sangat dibutuhkan dalam megeloah data perusahaan. Penelitiannya membuktikan bahwa informasi kontrol teknologi, sebagai bagian dari sistem informasi Akuntansi dan manajemen, mempengaruhi kualitas informasi yangdihasilkan oleh sistem. Dengan demikian, masukan (data transaksi) menjadi keluaran (informasi) yang diperlukan manajemen guna pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Keputusan yang diambil oleh pihak manajemen merupakan dasar dari perncanaan. Perencanaan merupakan standar dalam pencapaian efektivitas pengendalian piutang. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi penjualan akan tercapai apabila efektivitas pengendalian piutang dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran, mulai dari prosedur pemesanan penjualan sampai dengan diterimanya uang yang kemudian disusun dalam laporan keungana dan laporan manajemen.
48
2.12 Kerangka Pemikiran Dasar Teori 1. Sistem penjualan kredit 2. Alat pengendalian piutang
EVALUASI TERHADAP PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN
Penelitian terdahulu
PT ADEX
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
ALAT PENGENDALIAN INTERN
49
2.1.3 Penelitian Terdahulu Nama
Judul
Variabel
Hastoni dan Dewi Peranan
Kesimpulan
sistem Accounting
Penelitian
Susanti
informasi
information
Aprilisabeth
akuntansi
system,
penjualan
kredit selling,
internal akuntansi
control
penjualan
dalam
membuktikan credit sistem
informasi
kredit
meningkatkan
mempunyai
efketivitas.
peranan
Pengendalian
signifikan terhadap
intern piutang dan
peningkatan
penerimaan
efektivitas
kas
yang
studi kasus pada
pengendalian
pt
intern piutang dan
trinunggal
komara.
penerimaan
kas
pada pt trinnunggal komara. Andrew timothy
Analisa
sistem Sistem informasi Setelah dianalisa pt
informasi
akuntansi
pp london sumatra
akuntansi
penjualan,
indonesia
penjualan
cpo pencatatan
melakukan
telah
50
terhaap
proses piutang
an prosedur yang baik
penagihan piutang integrasi data.
dalam
kegiatan
paa pt pp. London
penjuaalan maupun
sumatra indonesia
kegiatan penagihan piutang .
Noviani
Peran
sistem Sistem informasi Hasil
penelitian
informasi
akuntansi
membuktikan
akuntansi
pengendalian
bahwa
penjualan
intern.
akuntansi
Dian
Analisis
Termasuk
Berdasarkan
Hartati
Pengendalian
penelitian
penelitian yang
( 2009)
Intern
kualitatif
dilakukan
Piutang
deskriptif
terhadap prosedur
Usaha Pada
yang
kerja, mulai dari
PT.SFI
menggunakan
mendapatkan calon
Medan
pendekatan kasus
studi debitur
sisitem
penulis
sampai
pelunasan piutang usaha pada PT.SFI Medan diketahui bahwa manajemen perusahaan
51
memberikan perhatian baik
yang terhadap
pengendalian intern piutang usaha,
baik
dari
segi pengelolaan hingga pengawasan piutang usaha tersebut
Sri
Anal
Termasuk
Pengendalian
Riwayati
isis
penelitian
piutang pada PT.
( 2013
Pengendalian
kualitatif
Bintan
Piutang
deskriptif
telah berjalan
Terhadap
yang
dengan baik. Hal
Resiko
menggunakan
ini dibuktikan
Piutang Tak
pendekatan
dengan
Tertagih
studi kasus
jumlah piutang tak
Pada PT
tertagih
Colombia
52
XYZ
sebesar
2,58
%
pada tahun 2011 dan pada tahun 2012 2,66 % dari jumlah piuttangnya
Afifah
Sistem
Termasuk
D
Fajar
Pengendalian
penelitian
engan
Cahyani
Intern Kas Di
kualitatif
sistem
( 2014
Koperasi
deskriptif
pengendalian
Serba Usaha
yang
intern kas, KSU
Baitul Maal
menggunakan
BMT
Wa
pendekatan
bisa
Tamwil
studi kasus
menaikkan
adanya
Sejahtera
Sejahtera
pendapatan
Sleman
keuangan, yaitu
kenaikan
asset, kenaikan pendapatan dan bia ya sebesar 14 %,
53
kenaikan
SHU
sebesar 15% peningkatan modal sendiri dengan peningkatan anggota, mengalokasikan investasi
untuk
pembukuan kantor cabang
dan
meningkatkan kesejahteraan pengurus,pengawas dan pengelola serta anggota
