BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pengendalian internal dalam arti luas disamakan dengan Manajemen control
yaitu suatu system yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi/ mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian pengendalian internal meliputi struktur organisasi, formulir-formulir dan prosedur pembukuan dan laporan (administrasi), budget dan standar pemeriksaan internal dan sebagianya (Hartanto, 1997 : 15). Pengendalian Internal bertujuan untuk melindungi harta benda/ aktiva perusahaan, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efesien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan pimpinan. Pentingnya perusahaan memiliki system pengendalian internal adalah lebih mudah merancang dan membuat system informasi akuntansi. Pada perusahaan terdapat beberapa jenis aktiva yang digolongkan menjadi aktiva lancar dan aktiva tidak lancar. Adapun aktiva lancar meliputi kas, investasi jangka pendek, persediaan, dan piutang. Sedangkan aktiva tidak lancar meliputi bangunan, kendaraan, dan lain sebagainya. Persediaan merupakan suatu aktiva yang penting dalam proses operasi perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat mempengaruhi kinerja operasi perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu rendah membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen, sebaliknya jumlah persediaan yang telalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena sebagian besar dana perusahaan tertanam di persediaan dan
1
tidak dapat diputarkan lagi.Persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan. Pada penelitian ini penulis melalukan penelitian pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Sales Operation Cabang Tabanan atau yang lebih dikenal dengan AUTO 2000 Tabanan. Perusahaan ini merupakan perusahaan dagang yang menjual mobil dan meyediakan fasilitas servis kendaraan. Dalam hal mendukung fasilitas servis untuk pelanggan, AUTO 2000 Tabanan menyediakan partshop dimana partshop ini merupakan gudang suku cadang yang menyediakan segala jenis suku cadang yang dibutuhkan oleh kendaraan yang akan di servis. Partshop ini memiliki berbagai jenis persediaan yang setiap waktu terjadi pemasukan dan pengeluaran persediaan yang dibutuhkan oleh bagian servis, oleh sebab itu persediaan digudang tersebut, baik yang masuk maupun yang keluar harus memiliki pengendalian internal. Pengendalian internal ini juga dibutuhkan untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam pemasukan dan pengeluaran suku cadang, karena kesalahan pencatatan atau perhitungan suku cadang ini dapat menimbulkan masalah dalam operasional perusahaan. Dalam tugas akhir studi ini, penulis akan membahas perlakuan akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Sales Operation Cabang Tabanan. Sesuai latar belakang masalah di atas, maka penulis tertarik melakukan dan membahas penelitian dengan judul “PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. ASTRA INTERNATIONAL Tbk – TOYOTA KANTOR CABANG TABANAN”.
2
1.2
Tujuan Penelitian
`
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perlakuan dan
pelaksanaan pengendalian internal atas suku cadang pada PT. Astra International Tbk – Toyota Kantor Cabang Tabanan. 1.3
Kegunaan Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian tersebut, adapun manfaat yang dapat
diperoleh antara lain : 1) Manfaat Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan serta wawasan, khususnya mengenai pengendalian internal atas persediaan suku cadang. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat menjadi referensi bagi penelitian sejenis untuk penyempurnaan penelitian sebelumnya. 2) Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi pihak perusahaan dalam pengambilan keputusan dan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan menegenai pengendalian internal atas persediaan suku cadang. 1.4
Sistematika Penulisan Pembahasan Tugas Akhir Studi (TAS) ini terdiri dari lima bab yang saling
berhubungan antara bab yang satudengan bab yag lainnya dan di susun secara terperinci serta sistematis untuk memberikan gambaran dan mempermudah pembahasan laporan ini. Sistematika dari masing-masing bab dapat dirinci sebagai berikut :
3
Bab I
: Pendahuluan Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Pokok Masalah, Tujuan dan Kegunaan Penelitian serta menguraikan sistematika yang digunakan untuk membahas masalah yang dihadapi.
Bab II
: Kajian Pustaka Bab ini menguraikab berbagai landasan teori yang ada hubungannya dengan pokok permasalahan , yaitu mengenai Pengertian Persediaan, Pengertian Sistem Pengendalian Internal, Sistem Pengendalian Internal Persediaan, Unsur-unsur pengendalian internal, Serta menguraikan pembahasan hasil penelitian sebelumnya.
Bab III
: Metode Penelitian Bab ini menyajikan metodologi penelitian yang meliput Lokasi Penelitian, Obyek Penelitian, Indentifikasi Variabel, Definisi Operasional Variabel, Jenis dan Sumber Data, Metode Pengumpulan Data dan Teknik Analisis Data yang dipergunakan.
Bab IV
: Pembahasan Hasil Penelitian Bab ini menguraikan mengenai gambaran umum daerah/deskripsi hasil penelitian dan pembahasan mengenai hasil penelitian.
Bab V
: Simpulan dan Saran Bab ini memuat kesimpulan dari hasil pembahasan danmemberikan saran yang bermanfaat kepada perusahaan.
4
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1
Pengertian persediaaan Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan
untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang. Sebagai salah satu asset penting dalam perusahaan karena biasanya mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar kecilnya biaya operasi perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan penting untuk mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan. Persediaan merupakan suatu aktiva yang penting dalam proses operasi perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat mempengaruhi kinerja operasi perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu rendah membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen, sebaliknya jumlah persediaan yang telalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena sebagian besar dana perusahaan tertanam di persediaan dan tidak dapat diputarkan lagi.Oleh sebab itu persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan.
5
2.1.2
Pengertian Sistem Pengedalian Internal Sistem Pengendalian Internal merupakan istilah yang telah umum dan
banyak digunakan berbagai kepentingan. Istilah Pengendalian intern diambil dari terjemahan istilah “Internal Control” meskipun demikian penulis menterjemahkan sebagai pengawasan intern, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah karena tidak mengurangi pengertian Sistem Pengendalian Intern secara umum. Pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaankebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan (James 1997:155). Sistem Pengendalian Internal yang diciptakan dalam suatu perusahaan harus mempunyai beberapa tujuan. yaitu : a.
Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
b.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
c.
Memajukan efisiensi operasi perusahaan.
d.
Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk dipatuhi. (Zaki, 1999:14).
2.1.3
Unsur-unsur Pengendalian Internal Suatu sistem terdiri dari sub-sub system atau unsur pembetukan system
yang saling berhubungan dan saling ketergantungan bahkan mungkin saja dapat mempengaruhi satu dengan yang lainnya. Begitu juga suatu pengendalian internal
6
yang memadai harus terdiri dari unsur-unsur yang membentuk pengendalian internal tersebut. Unsur pengendalian internal terdiri dari lima unsur yaitu : 1) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan unsur utama dari semua unsur pengendalian
internal.
Lingkungan
pengendalian
merupakan
efek
kumpulan dari beragam factor pada pembuatan, penguatan, atau mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata lain, lingkungan pengendalian mengurut keseluruhan kegiatan darikegiatan dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dan karyawan 2) Penilaian Resiko Persediaan Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko tersebut biasanya berasal dari dalam dan luar perusahaan berupa tindakan yang terkait kemungkinan yang diperlukan. 3) Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi atas persediaan merupakan kegiatan dari system akuntansi organisasi perusahaan. Ini berarti kegiatan akuntansi merupakan sumber dari informasi dan menghasilakan komunikasi atas persediaan. 4) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksakan. Kebijakan dan prosedur ditunjukan untuk mengawasi dan mengandalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
7
5) Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksakan oleh petugas yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah struktur pengendalian internal berjalan sebagaimana yang diharapkan. 2.1.4
Sistem Pengendalian Internal Persediaan Sistem
pengendalian internal bertujuan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengeecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Sistem pengendalian internal persediaan berkaitan erat dengan prosedur pembelian (pengadaan) barang, prosedur retur pembelian dan prosedur perhitungan fisik persediaan. a.
Prosedur pembelian (pengadaan) barang Pembelian barang dagangan merupakan kegiatan pengadaan barang dagangan yang diperlukan bagi operasional perusahaan. Pembelian barang dagangan dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit. Secara garis besar taransaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut (Mulyadi, 2001:300) 1) Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
8
3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. 4) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok. 6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. 8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian tersebut. Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur pembelian barang yaitu : a.
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian barang dagangan adalah : 1) Surat permintaan pembelian Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang atau pemakai barang untuk meminta bagian pembelian melakuakan pembelian barang dengan jelas, jumlah, dan mutu seperti yang tercantum dalam surat permintaan pembelian. Dokumen ini biasanya terdiri dari dua lembar, lembar asli untuk bagian pembelian dan lembar tembusan untuk arsip bagian gudang.
9
2) Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran bagi barang yang pengadaannya tidak bersifatberulang terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3) Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih 4) Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5) Surat perubahan order. Kadang diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang telah diterbitkan sebelumnya. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal, penyerahan barang, spesifikasi atau penggantian yang berkaitan dengan perubahan desain atau bisnis. Perubahan order pembelian diberitahukan kepada pemasok secara resmi. 6) Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen inijuga berfungsi sebagai perintah
10
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok serta cara pembayaran yang dilakukan. b.
Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yaitu register bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang, dan kartu persediaan.
c.
Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Berikut ini dijelaskan tanggung jawab masing-masing fungsi : 1) Fungsi gudang Fungsi
gudang
bertanggung
jawab
untuk
mengajukan
permintaan pembelian dan untuk menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembeliaan bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order pembelian kepada yang dipilih. 3) Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakuakan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima.
11
4) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber sebagai catatan utang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggun jawab mencatat harga pokok persediaan barang yang debeli kedalam kartu persediaan. b.
Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Perhitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan
penyimpanan,
persediaan
mengenai
dan
pertanggungjawaban
keandalan
catatan
bagian
persediaan
kartu yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan (Mulyadi,2001:575) Prosedur perhitungan fisik persediaan adalah prosedur perhitungan fisik, prosedur kompilasi, prosedur penetuan harga pokok persediaan, prosedur penyesuaian. 1) Prosedur perhitungan fisik Prosedur ini diawali dengan pembagian kartu perhitungan fisik kepada penghitung dan pengecek oleh pemegang kartu perhitungan fisik. Kemudian semua jenis persediaan di hitung oleh penghitung dan
12
pengecek secara independen dan mencatat hasilnya pada kartu perhitungan fisik. 2) Prosedur kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik mencocokan data yang dihasilkan oleh penghitung pada bagian ketiga kartu penghitung fisik dan pengecek yang terdapat dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik. Jika data yang dihasilkan sama, pemegang kartu penghitungan fisik juga bertugas mencatat data yang tercantum dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil perhitungan fisik jika hasil penghitungan antara penghitung dan pengecek terdapat perbedaan maka harus dilakukan penghitungan ulang. 3) Prosedur penetuan harga pokok persediaan Bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik berdasarkan informasi yang terdapat dalam kartu persediaan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil perhitungan fisik persediaan untuk mendapatkan harga pokok persediaan yang dihitung. 4) Prosedur penyesuaian. Pada prosedur ini bagian kartu persediaan melakuakan penyesuaian terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan.
13
Bagian gudang juga melakukan penyesuaian terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang. Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur perhitungan fisik yaitu : a.
Dokumen Dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil perhitungan fisik persediaan. 1) Kartu penghitungan fisik Kartu penghitungan fisik merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan pengecek. 2) Daftar hasil perhitungan fisik Daftar hasil penghitungan fisik persediaan digunakan untuk meringkas data yang telah dicatat dibagian kedua kartu penghitungan fisik. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik yang telah selesai diproses di tandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan diotorisasi oleh direktur utama. Dokumen
itu
kemudian
digunakan
untuk
meminta
pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan
14
penyimpanan barang dan pertangungjawaban dari bagian kartu persediaan b.
Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan
adalah : 1) Kartu persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan. 2) Kartu gudang Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. 3) Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang terdapat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik persediaan. c.
Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam perhitungan fisik persediaan adalah : 1) Panitia penghitungan fisik persediaan
15
Panitia penghitungan fisik persediaan berfungsi untuk melakukan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan fisik persediaan kepada bagian kartu persediaan persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap persediaan dalam kartu persediaan. 2) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam hasil perhitungan fisik, mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik pesediaan, membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3) Fungsi gudang Dalam penghitungan fisik persediaan fungsi gudang bertangggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Hasil penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai rujukan pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1) Andrew Budi Isnaini (2009) dengan judul “Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang pada Auto 2000 SM Raja PT. Astra 16
International Medan”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui cara pengawasan internal persediaan pada gudang suku cadang Auto 2000 SM Raja dan untuk mengetahui apakah kebijakan pengawasan internal persediaan suku cadang yang diterapkan Auto 2000 SM Raja telah efektif dan efisien. Teknik anlisis data yang dipergunakan adalah teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian tersebut menunjukan pengawasan internal pada peniliaan resiko persediaan, informasi dan komunikasi atas suku cadang, aktivitas pengawasan suku cadang, pemantauan terhadap persediaan. 2) Rina Setyaningrum (2009) dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pada KPRI UNS”. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan. Teknik analisi data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif komparatif. Hasil penelitian tersebut menunjukan standar operasional prosedur pada KPRI UNS dan pelaksanaan standar operasional prosedur pada KPRI UNS. Penelitian ini memiliki persamaan dengan penelitian yang dilakukan oleh Andrew Budi Isnaini (2009). Persamaan tersebut terletak pada teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis deskriptif. Perbedaan penelitian ini dengan Andrew Budi Isnani (2009) dan Rina Setyaningrum (2009) yaitu terletak pada variable yang digunakan dan lokasi serta periode penelitian ini dilakukan pada PT Astra Iternational Tbk – Toyota Sales Operational Kantor Cabang Tabanan atau yang lebih dikenal dengan Auto 2000 Tabanan.
17
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian Lokasi penelitian ini dilakukan pada PT. Astra Iternational Tbk -Toyota Sales Operatiaon Kantor Cabang Tabanan yang beralamat di jalan Achmad Yani No. 99 Abian Tuwung, Kediri, Tabanan.Lokasi ini dipilih dengan pertimbangan bahwa PT. Astra Iternational Tbk – Toyota Sales Operation atau yang lebih dikenal dengan Auto2000 merupakan suatu perusahaan dagang yang menjual mobil dan menyediakan fasilitas pelayanan purna jual. Hal ini membuat penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap pelaksanaan pengendalian internal atas persediaan suku cadang. 3.2 Obyek Penelitian Obyek penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Kantor Cabang Tabanan. 3.3 Identifikasi Variabel Variabel yang digunakan pada penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian internal atas persediaan suku cadang. 3.4 Defenisi Operasional Variabel Devinisi operasional adalah suatu definisi dari variabel dengan cara memberikan arti suatu operasional yang diperlukan agar dapat diukur. Pengendalian internal atas persediaan didefinisikan sebagai usaha untuk menjaga
18
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keadaan data akuntansi, mendorong efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3.5 Jenis dan Sumber Data 3.5.1
Jenis Data 1) Data Kuantitatif Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka yang dapat dinyatakan dalam satuan hitung (Sugiyono, 2012:13). Dalam penelitian ini, yang termasuk dalam data kuantitatif yaitu nominal order pembelian suku cadang, nominal bukti transfer suku cadang. 2) Data Kualitatif Data kualitatif adalah data yang berbentuk kalimat, skema, dan gambar yang ada kaitannya dengan masalah penelitian (Sugiyono, 2012:13). Dalam penelitian ini, yang termasuk dalam data kualitatif yaitu prosedur pembelian persediaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi serta untaian tugas dan jabatan perusahaan.
3.5.2
Sumber Data 1) Data Primer Data Primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah oleh suatu badan atau individu secara langsung dari obyeknya (Wirawan, 2001:6). Dalam penelitian ini,yang termasuk data primer adalah hasil wawancara dengan karyawan dan kepala departemen pada perusahaan.
19
2) Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi, sudah dikumpulkan dan diolah oleh pihak lain (Wirawan, 2001:6). Dalam penelitian ini, yang termasuk data sekunder yaitu pedoman yang digunakan dalam prosedur operasional persediaan serta buku-buku lain yang berkaitan dengan penelitian ini. 3.6 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1) Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait (Sugiyono,2012:194). Dalam penelitian ini penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihakpihak perusahaan, terkait pengendalian internal atas persediaan suku cadang. 2) Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan tentang fenomena obyek penelitian yang ada (Sugiyono.2012:203). Dalam penelitian ini penulis mengamati tentang pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Kantor Cabang Tabanan. 3.7 Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis
20
deskriptif. Teknik analisis data deskriptif merupakan suatu metode dimana data dikumpulkan,disusun,
diinterprestasikan,
dianalisa
dan
dijelaskan
secara
sistematis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah. Tujuan dari analisis deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi atau gambaran secara sistematis dan akurat mengenai fakta-fakta yang diselidiki. Dalam penelitian ini,penulis
mendeskripsikan
atau
mengambarkan
penerapan
mengenai
pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra Iternational Tbk. – Toyota Kantor Cabang Tabanan.
21
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
4.1 Gamaran Umum Daerah/Deskripsi Hasil Penelitian 4.1.1 Sejarah PT. Astra International Tbk. PT. Astra International Tbk adalah induk perusahaan Grup Astra. PT. Astra International Incorporation (AII) pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia Kiang Liong ), dan E. Hariman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam bidang usaha ekspor-impor hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk PKA (sekarang PJKA), serta bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA Jatiluhur. Kemudian pada tahun 1965 PT. Astra International mendirikan bangunan baru di Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor cabang. Pada masa itu PT. Astra International bergerak dalam bidang impor alatalat berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda empat, maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor. Pada tanggal 1 Juli 1969 PT. Astra International Incorporation (AII) mendapatkan pengakuan resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek “Toyota” untuk seluruh wilayah Indonesia. Sebagai kelanjutan dari pengakuan tersebut pada pertengahan tahun 1970 PT. Astra International Incorporation (AII) membentuk “Toyota Division” yang menangani distributor dan pemasaran kendaraan merek Toyota. Melihat prospek pemesanan mobil merek Toyota cukup cerah, maka pada tahun 1971 didirikan
22
perusahaan baru yang diberi nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan patungan antara Indonesia dengan Jepang. Perusahaan dari pihak Jepang adalah Toyota Motor Company LTD, dan Toyota Sales Company LTD. Sedangkan dari pihak Indonesia adalah PT. Astra International dan PT. Gaya Motor. Setelah PT. Astra Motor berdiri, maka status agen tunggal Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia dialihkan kepada PT. Toyota Astra Motor, sedangkan PT. Astra International berubah statusnya menjadi penyalur utama kendaraan bermotor merek Toyota. Kegiatan PT. Toyota Astra Motor adalah mengimpor mobil-mobil merek Toyota dalam keadaan Completely Knock Down (CKD) dari Jepang dan merakitnya di PT. Gaya Motor serta menyalurkan pada dealer-dealer utama di Indonesia. Disamping sebagai agen tunggal PT. Toyota Astra Motor juga bergerak sebagai importir suku cadang untuk mobil-mobil merek Toyota. Dengan semakin berkembangnya pemasarannya mobil merek Toyota, dan agar pengelola pemasaran mobil Toyota di Indonesia dapat lebih efisien dan efektif, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS) berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No. 195 tanggal 30 Juli 1975 dan No. 52 tanggal 10 Oktober 1975. Sebelumnya untuk penjualan mobil Toyota dilakukan oleh satu divisi dari PT. Astra International yaitu Motor Vehicle Division. Pada tahun 1989, PT. Astra Motor Sales bergabung dan menjadi divisi penjualan dari PT. Astra International. Kegiatan utama PT. Astra International adalah menjual mobil merek Toyota, menjual sahamnya pada masyarakat (go public) dengan nilai nominal yang tidak terlalu tinggi.
23
Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation mencakup Sumetra (kecuali Jambi, Riau, dan Bengkulu), Jawa (kecuali Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta), Bali, NTB, dan NTT. Kantor cabang Tabanan merupakan cabang ketiga untuk wilayah Bali. Masing-masing cabang berdiri sendiri dan dalam kegiatan opoerasionalnya bertanggung jawab langsung ke kantor pusat PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation yang beralamat di Jl. Gaya Motor III No. 3 Sunter II Jakarta Utara. 4.1.2 Sejarah AUTO 2000 Auto2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000. Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra International Tbk. Saat ini Auto 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 7080 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain. Auto 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang Auto 2000 (disebut Direct) yang berjumlah 63 cabang , Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut Indirect), yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 130 cabang (Direct Sub cabang dan Indirect) yang mewakili penjualan Auto 2000 di seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik Auto 2000 merupakan yang terbesar dan
24
terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. Perkembangan Toyota di Indonesia semakin meningkat. Hal ini dapat dilihat dari jumlah cabang atau outlet yang tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya adalah di Bali. PT Astra International Tbk – Toyota Sales Operation Kantor cabang Tabanan pertama kali diresmikan pada tanggal 6 April 2012 di JL. Achmad Yani No. 99 Abiantuwung Kediri Tabanan dan dipimpin pertama kali oleh Bapak Nyoman Gede Tresna Triyana Anom sebagai Kepala Cabang Auto 2000 Tabanan. Visi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation menjadi Main Dealer Otomotif no. 1 di Indonesia adalah : 1. Perusahaan beserta seluruh jajarannya mampu beradaptasi dengan pesatnya perubahan teknologi. 2. Karyawan memiliki keterampilan yang tinggi untuk melayani beragam keinginan pelanggan secara cepat, tepat, dan dapat diterapkan. 3. Adanya jaminan kepuasan pelanggan. 4. Karyawan yang berkualitas dan mandiri.
Misi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation adalah menjadi mitra usaha yang terpercaya bagi seluruh stakeholder (Pelanggan Toyota, Karyawan, Supplier, Pemegang saham, Pemerintah, dan Masyarakat). PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation akan mampu menjadi mitra terpercaya dengan adanya kemampuan untuk : 1. Menjunjung tinggi kualitas pelayanan terhadap Pelanggan dan Karyawan.
25
2. Menjalankan praktek bisnis secara handal dan penuh integritas. 3. Memelihara komitmen jangka panjang dalam mengembangkan usaha. 4. Berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan ekonomi nasional.
4.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang Tabanan Bali, menggunakan sistem organisasi garis dan staff yaitu pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal sepenuhnya dari pimpinan kepada bawahannya. Pembagian tugas dan wewenang mengalir dalam satu garis lurus dari puncak ke bagian bawah dan setiap individu bertanggung jawab hanya kepada satu orang yang lebih tinggi tingkatannya. Struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang Tabanan secara lengkap dapat dilihat pada gambar 4.1.
26
Struktur Organsasi PT. Astra International Tbk – Toyota Cabang Tabanan Gambar 4.1 PT Astra International Tbk PT astra Internatonal Tbk Toyota Sales Operation Head office PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations – Wilayah Jatim PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations – Wilayah Abian Tuwung, Kediri, Tabanan, Bali Kepala Cabang CRC
Kepala administrasi PGA Admin Unit
Kepala Bengkel
Kasir
Sales Supervisor Technical Leader
Admin Service
Service advisor
Sales counter Sales
Messenger
Partman
Mekanik
Booking
PDS
Keterangan : CRC PGA PDS
: Customer Relation Coordinator : Personal General Affair : Pre Delivery Service
Sumber : PT. Astra International Tbk – Toyota Cabang Tabanan, 2015 27
Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, dalam struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang Tabanan : 1) Kepala Cabang Uraian Tugas : a. Mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan kantor cabang yang dipimpinnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. b. Membuat analisa mengenai perkembangan perusahaan baik dilihat dari sisi keuangan maupun pelaksanaa operasional perusahaan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kerja. c. Menerima laporan dari setiap kepala departemen tentang hasil yang dicapai oleh masing-masing departemen tersebut. Laporan ini kelak akan menjadi laporan ke kantor pusat. d. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masingmasing departemen tersebut. e. Menandatangani surat surat penting yang berhubungan dengan kantor cabang. 2) CRC (Customer Relation Coordinator) Uraian Tugas : a. Memberikan
laporan
kepada
kepala
cabang
mengenai
hasil
kegiatannya. b. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan atau calon pembeli.
28
3) Sales Supervisor Urain Tugas : a. Mengontrol penjualan kendaraan mobil. b. Menyusun dan membuat laporan penjualan. c. Menentukan metode-metode pendistribusian dan kebijakan penjualan. d. Mengusahakan terpenuhinya produk yang diinginkan pelanggan. e. Menyusun strategi dan memotivasi para salesman untuk menjual mobil sesuai target. 4) Sales/Sales Counter Uraian Tugas : a. Mencari customer untuk mendapatkan order. b. Menjual kendaraan. c. Melayani pembelian secara tunai kredit. d. Membuat Surat pesanan kendaraan (SPK)... e. Merencanakan dan mengadakan showroom event. f. Pengecekan kendaraan setelah dilakukan delivery. g. Menyerahkan kendaraan kepada pelanggan. 5) PDS (Pre Delivery Servis) Uraian Tugas : a. Memeriksa papan tracking pengiriman kendaraan ke customer. b. Mengecek dan menyiapkan kendaraan untuk di serahkan ke customer. c. Menandatangani Order Kirim Kendaraan (OKK) dan Bukti Serah Terima Kendaraan (BSTKB) sebagai driver.
29
6) Kepala Bengkel Uraian Tugas : a. Memimpin bengkel Auto 2000, mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel. b. Menilai dan menganalisa perkembangan bengkel dari segala segi guna memajukan bengkel. c. Membuat target pencapaian untuk mencari customer yang melakukan service kendaraan. 7) Technical Leader Urain Tugas : a. Mengembangkan Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk mendistribusikan job kepada mekanik. b. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan. c. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “. d. Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools. e. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan. f. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB. g. Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang diperbaiki. h. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki.
30
8) SA (Service Advisor) Uraian Tugas : a. Menerima pelayanan service dan mendiagnosa kendaraan kendaran customer secara langsung. b. S.A mencetak Perintah Kerja Bengkel (PKB) dan menjelaskan pekerjaan service. c. Menerima complain customer dan memprogram service unit kepada mekanik. 9) Partman Uraian Tugas : a. Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan gudang parts maupun parts pesanan Indirect. b. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next internal customer. c. Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order tersebut. d. Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.. e. Menyimpan parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan parts pesanan indirect di intransit area.
31
f. Memelihara dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga kebersihan lokasi dan ruang yang ada di gudang. g. Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang, evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory yang berhubungan dengan standar pengelolaan Toyota parts. h. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi order dan kedatangan parts pesanan. i. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumendokumen order, penerimaan, pengeluaran, claim, transfer, berita acara dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya. j. Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel dalam mencari solusi terhadap masalah parts. k. Membuat retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam penerimaan dari TAM atau Sub Depo.. 10) Booking Service Urain Tugas : a. Menjadawalkan service kendaraan untuk customer. b. Membantu S.A untuk menerima complain customer. c. Melaporkan complain customer terhadap pelayan service Auto 2000 kepada Kepala Bengkel 11) Mekanik Uraian Tugas :
32
a. Melakuan pekerjaan perbaikan b. Meminta dan mengambil suku cadang dan bahan yang di butuhkan dalam pekerjaan perbaikan kendaraan. 12) Kepala Administrasi Uraian Tugas : a. Menyusun dan menetapkan anggaran dalam rangka menilai efisiensi dan efektivitas Auto 2000 dan memberikan saran-saran atau perbaikan. b. Menandatangani atau memberikan paraf sebagai tanda persetujuan atas penerimaan dan pengeluaran dari masing-masing departemen. c. Memberikan perintah penyaluran dinas serta lembur kepada karyawan administrasi d. Mengawasi
pelaksanaan
semua
kegiatan
administrasi
dapat
dilakukan dengan benar, agar laporan dapat selesai tepat pada waktunya. e. Mengawasi pelaksanaan semua kegiatan keuangan administrasi umum dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. f. Mengelola bidang-bidang personalia, keuangan, persediaan dan piutang dagang. 13) PGA (Personal General Affair) Uraian Tugas : a. Memperhatikan
hasil
kerja
kesejahteraan karyawan.
33
karyawan
baru
dan
menjamin
b. Membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terkait dengan tidak berjalannya suatu fungsi dengan baik. c. Mengatur perhitungan dan pembagian gaji karyawan. 14) Kasir Uraian Tugas : a. Menerima uang atau pembayaran dengan bukti yang sah. b. Membuat laporan kas dan bank secara harian. c. Menjaga keamanan uang kas. d. Mengeluarkan uang kas atau dasar bon permintaan yang disetujui oleh kepala cabang atau kepala administrasi. e. Membuat laporan uang masuk maupun uang keluar. f. Menyetor check / Bilyet Giro /tunai ke bank. g. Memonitor peminjaman kuitansi. h. Membuka uang muka dan persekot. i. Membuat rekonsiliasi bank. 15) Administrasi Unit Uraian Tugas : a. Meregistrasi Surat Pesanan Kendaraa (SPK) dan memeriksa Tanda Terima Jaminan Sementara (TTJPS). b. Memamsukan mutasi-mutasi penerimaaan. c. Membuat Delivery Order (DO) dan Bukti Serah Terima Kendaraan Baru (BSTKB). d. Registrasi DO dan BSTKB
34
e. Membuat laporan penjualan, stock, dan lain-lain. f. Membuat surat pengantar, surat masuk dan surat keluar kendaraan. g. Membuat lapoaran harian, mingguan, bulanan dan file. h. Membuat faktur kendaran baru dan file registrasinya. 16) Admin Service Uraian Tugas : a. Mencetak kontrak kerja untuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui Workshop Head. b. Melakukan kegiatan administrasi masalah perpajakan. c. Menerima PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel. d. Melakukan pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah dinyatakan selesai oleh Service Advisor. e. Membuat registrasi Kuitansi Manual THS. 17) Messenggers Uraian Tugas : a. Mengantarkan surat penagihan beserta dokumen-dokumen (surat penyerahan pembayaran, cover note / surat penyerahan BPKB, fotocopy kuitansi DP, kuitansi asli pelunasan, copy legalisir BSTB) ke pihak leasing. b. Mentransfer uang transaksi ke bank, dan mengantarkan surat-surat kelengkapan ke HO (Head Office) untuk pengurusan surat-surat kendaraan baru.
35
4.2 Pembahasan Hasil Penelitian 4.2.1 Pengertian Persediaan pada PT.Astra International Tbk – Toyota Pada PT. Astra International Tbk – Toyota persediaan di gudang suku cadang merupakan barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Persediaan tersebut meliputi suku cadang asli Toyota yang dibeli dari Toyota Astra Motor (TAM) untuk pelanggan Toyota khususnya pelanggan servis kendaraan pada bengkel Auto 2000. Dari uraian tersebut persediaan yang terdapat di gudang suku cadang pada PT.Astra International Tbk – Toyota merupakan barang dagang dimana persedian tersebut merupakan salah satu aktiva milik perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang mendasar terhadap barang tersebut. 4.2.2 Jenis Persediaan PT. Astra International Tbk – Toyota Dalam melaksakan fungsi dan tugas utamanya sebagai Dealer Toyota maka PT. Astra International Tbk – Toyota harus melaksanakan sales, service, dan sparepart. Untuk sales dan service pihak perusahaan membutuhkan para staff yang professional dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan standar Toyota yang ditetapkan. Sedangkan untuk sparepart atau suku cadang Toyota (Genuine Part) dan tempat penyimpanan suku cadang tersebut dilakukan di gudang sparepart. dan gudang bahan Toyota. Di gudang suku cadang Toyota terdapat beberapa jenis persediaan meliputi : a. Separepart (suku cadang asli Toyota) Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk mobil Toyota dengan berbagi tipe dalam proses servis mobil. 36
Contoh :sringan oli, saringan udara, kampas rem, timing belt, kopling, dan lain sebagainya. b. Material Material meliputi suku cadang tambahan atau pendukung unuk pengunaan suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses servis mobil bengkel Auto 2000. c. Chemical Chemical merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku cadang meliputi oli baik oli mesin maupun oli transmisi. Selain itu ada pula minyak rem, gemuk, dan sebagainya. 4.2.3 Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang Digudang suku cadang terdapat beberapa kebijakan khusus dimana staff part yang dapat memasuki ruang suku cadang, dan semua suku cadang yang keluar dari gudang harus dilengkapi PKB (Perintah Kerja Bengkel). Di gudang terdapat staff yang disebut partman yang bertugas mengawasi dan mengontrol semua aktivitas di dalam gudang, bertugas untuk membuat laporan periodical untuk pihak intern perusahaan dan untuk Astra International Toyota pusat, dan juaga bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas harian gudang meliputi penerimaan suku cadang yang dipesan dan didistribusi. Selain itu juga untik mengantisipasi adanya variasi atau selisih atas persediaan, setiap ada suku cadang yang keluar dari gudang harus dicatat secara manual dengan kartu stok. Demikian juga secara sistem, setiap adanya persediaan masuk ataupun keluar harus dicatat pada sistem yang disebut TDMS, dan setiap
37
bulanya secara periodic dilakukan stock opname atau perhitungan secara fsik persediaan. 4.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal 1) Lingkungan Pengendalian Internal Lingkungan pengendalian internal merupakan suatu langkah awal ketika perusahaan akan melaksanakan pengendalian terhadap operasional perusahaan dimana
lingkungan
memberikan
landasan
dalam
menjalankan
kegiatan
pengendalian. Lingkungan pengendalian internal Auto 2000 tersusun dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang. Adapun yang menjadi lingkungan pengendalian internal suku cadang adalah bagian gudang yang bertugas dalam rencana penyediaan dan pembelian suku cadang yang telah dipesan. Pada akhirnya lingkungan pengendalian internal di Auto 2000 dipengaruhi oleh pengendalian organisasi dan operasional yang efektif. 2) Penilaian Resiko Suku Cadang Penilaian resiko suku cadang dilakukan oleh bagian gudang dengan hitungan dan pertimbangan tertentu lalu dicek ulang oleh bagian accounting, misalnya 10% dari total suku cadang yang ada digudang. Penilaian resiko dalam pengendalian internal suku cadang dapat berupa penilaian terhadap anggaran suku cadang dengan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan bengkel. Dengan adanya penilaian tersebut maka dapat diketahui berapa kebutuhan suku cadang pada periode yang telah ditentukan sehingga ketersedian suku cadang dapat dipenuhi.
38
Penilaian resiko lainnya adalah menjaga mutu suku cadang yang ada di gudang suku cadang Auto 2000. Dimana penjagaan mutu suku cadang khususnya bahan-bahan kimia dilakukan agar suku cadang yang ada digudang layak digunakan oleh pelanggan servis ketika akan didistribusikan. 3) Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang Adapun informasi yang diberikan mengenai posisi suku cadang digudang, informasi tersebut dihasilkan melalui prosedur pencatatan dan pelaporan suku cadang a. Prosedur Pencatatan Suku Cadang Dalam pencatatan suku cadang digunakan pencatatan persediaan secara FIFO yaitu suku cadang yang pertama tiba digudang suku cadang akan langsung dijual, hal ini dilakukan terutama untuk suku cadang dan oli. Hal ini dikarenakan ada beberapa suku cadang yang memiliki jangka waktu pemakaina terbatas dan begitu juga dengan oli. Pada saat pemesanan barang, apabila barang yang dipesan telah tiba maka dibuat laporan penerimaan barang dan juga diterima invoice dan data suku cadang yang dikirim oleh bagian suku cadang pusat serta surat jalan dirangkap lalu diserahkan ke partman dan barang yang tiba di good receive pada sistem untuk mengkonfirmasi suku cadang tersebut sudah tiba dan diterima oleh bagian gudang bahan. b. Pelaporan Suku Cadang Pelaporan suku cadang dilakukan secara periodikal yaitu setiap bulan. Adapun laporan internal meliputi laporan penjualan suku cadang, margin
39
target total pemesanan bulanan. Sebelum dilaporkan, laporan ini dibandingkan dengan hasil dari stock opname bulanan yang dilakukan agar data yang dilaporkan lebih akurat. Setelah laporan tersebut sesuai data fisik maka laporan tersebut ditandatangani oleh partman. 4.2.5 Pengendalian Internal Persediaan Dalam pengendalian internal persediaan dilakukan dalam hal prosedur pemesanan dan distribusi suku cadang. Dalam menjalankan operasionalnya yaitu service, sales, dan saparepart, ketiga hal tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. Proses awal dimulai dari adanya penjualan mobil dimana kemudian pemilik mobil melakukan servis secara ke pihak Auto 2000. Adapun untuk proses service tersebut melibatkan bagian servis, lalu dalam proses servis tersebut dilakukan pemeriksaan dan dilakukan beberapa perbaikan dan pengantian suku cadang pada mesin mobil tersebut. Dalam proses servis tersebut bagian suku cadang juga terlibat secara otomatis. Dalam proses pengadaan dan pendistribusian serta pelporan disusun beberapa kebijakan oleh pihak manajemen, hal ini merupakan salah satu bentuk penegndalian internal yang dilakukan oleh pihak manajemen. Berikut merupakan proses bisnis pembelian dan persediaan yang dilaksanakan pada PT. Astra International Tbk – Toyota :
a. Proses Bisnis Pembelian Suku Cadang Pembelian pada Auto 2000 dilakukan oleh Partman. Pembelian terdapat 2 jenis, yaitu :
40
1)
Re-order, yaitu untuk menggantikan stok suku cadang yang sudah terjual. Biasanya termasuk suku cadang yang dibutuhkan setiap hari untuk service mobil. Peraturan pada pembelian ini adalah pemesanan suku cadang dilakukan melalui e-mail ke depo sparepart yang dimiliki oleh PT. Astra International Tbk - Toyota, sebelum pukul 09.00 pagi, dan suku cadang akan diantar oleh driver depo pada pukul 01.00 siang. Apabila pemesanan suku cadang dilakukan diatas pukul 12.00 siang maka suku cadang yang dipesan akan dating keesokan harinya pada pukul 09.00 pagi.
2) Urgent order, yaitu pemesanan suku cadang yang bersifat segera, karena suku cadang tersebut dibutuhkan pada saat itu juga. Pada Urgent Order biasanya lebih didahulukan dibandingkan dengan Re-order. Pemesanan suku cadang dalam kategori Urgent order dilakukan melalui e-mail atau melalui telepon ke depo sparepart, setelah mendapat konfirmasi dari depo separepart langsung diambil oleh bagian driver Auto 2000. Prosedur yang pertama terjadi apabila terjadi transaksi service kendaraan yang memerlukan pengantian suku cadang adalah, pertama Service Advisor akan membuat PKB (Perintah Kerja Bengkel) 3 rangkap. Contoh formulir PKB (Perintah Kerja Bengkel) dapat dilihat pada lampiran 1. PKB rangkap ke-1 diserahkan kepada Customer PKB rangkap ke-2 diserahkan kepada SA (Service Advisor) PKB rangkap ke-3 diserahkan kepada Technical Leader
41
Technical Leader akan membagikan tugas pada mekanik yang tersedia untuk mengerjakan pengantian suku cadang pada kendaraan costumer,lalu mekanik akan meminta suku cadang serta menyerahkan PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap ke-3 kepada Partman. Partman menerima PKB rangkap ke-3 lalu menegecek ketersediaan suku cadang, apabila suku cadang tersedia maka partman akan membuat good issue (contoh pembuatan good issue dapat dilihat pada lampiran 5) pada sistem TDMS (Toyota Database Management System) dan mencetak BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) sebanyak 2 rangkap lalu di tandatangani. Contoh formulir BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) dapat dilihat pada lampiran 2. BPSC rangkap ke-1 diberikan kepada mekanik untuk ditandatangani dan diberikan kepada ke SA (Service Advisor) BPSC rangkap ke-2 dijadikan arsip oleh partman Partman akan meng-update ketersedian suku cadang pada TDMS yang secara otomatis mengurangi persediaan suku cadang. Apabila suku cadang tidak tersedia maka partman akan melakukan urgent order melalui e-mail ke depo sparepart, apabila di depo sparepart suku cadang yang diminta juga tidak tersedia, maka partman akan menghubungi SA untuk mengonfirmasi apakah customer akan membeli sendiri di tempat lain atau mau menunggu pemesanan dari Toyota Astra Motor (TAM) yang akan dilakukan partman melalui e-mail nantinya akan menjadi re-oder yang bedanya suku cadang akan dikirimkan paling lambat 2 hari setelah
42
pemesanan. Setelah pesanan diterima partman akan melakukan good reicive pada sistem TDMS. Setelah suku cadang kendaraan selesai diganti oleh mekanik dan PKB rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diterima oleh SA (Sales Advisor) selanjutnya SA akan menyerahkan PKB tersebut kepada Admin servis yang akan mencetak kuitansi dan faktur untuk kelengkapan saat melakukan pembayaran suku cadang dan jasa service pada kasir. Setelah semua biaya yang yang tercetak pada kuitansi dibayarkan ke bagian kasir kasir akan mencetak SIKK (Surat Ijin Kendaraan Keluar) yang nantinya akan diserahkan oleh customer kepada security saat mengambil kendaraan. b. Proses Bisnis Persediaan Suku Cadang Setelah menerima suku cadang yang dikirim, Partman meletakan suku cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang masing-masing. Tempat penyimpanan suku cadang dibagi menjadi tiga tempat, yaitu : 1) Fast moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakan dibarisan paling depan, karena paling sering digunakan untuk melakukan service 2) Medium moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakan dibarisan setelah fast moving parts, karena suku cadang ini biasanya berada ditingkatan yang tidak terlalu cepat terjual tetapi tidak terlalu lama terjual.
43
3) Slow moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakan pada barisan paling akhir, karena suku cadang pada slow moving parts merupakan suku cadang yang lama terjual dan digunakan untuk service mobil-mobil tahun lama.
44
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1
SIMPULAN Dari hasil pembahasan, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atas
persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk-Toyota telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dapat dilihat dari beberapa hal meliputi 1. Kebijakan internal persedian yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan, dimana setiap barang masuk atau keluar akan dicatat pada sistem TDMS (Toyota Database Management System) dan setiap barang yang keluar harus dicatat pada kartu persediaan untuk mengantisipasi adanya selisih atas persediaan. 2. Lingkungan pengawasan internal yang tersusun baik, hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang yang efektif. 3. Penilaian resiko suku cadang dijalankan dengan baik, dapat dilihat dari penjagaan untuk mutu suku cadang dan bahan yang selalu dijaga agar layak digunakan oleh pelanggan service. 4. Informasi dri komunikasi persediaan suku cadang yang transparan, dimana secara periodical yaitu setiap bulannya dilakukan pelaporan terhadap penjualan suku cadang, persediaan suku cadang dan lainnya.
45
5.2
SARAN Berdasarkan kesimpulan di atas, dapat disarankan agar PT. Astra
International
Tbk-Toyota
Kantor
Cabang
Tabanan
dalam
menjalankan
operasionalnya terutama dalam hal penegendalian internal atas persediaan suku cadang tetap menjalankan prosedur yang berlaku, dan agar lebih berhati-hati dalam pencatatan persediaan masuk maupun keluar karena sangat beresiko terjadinya kesalahan pencatatan sehingga dapat merugikan perusahaan.
46
