BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Arsip dapat dikatakan sebagai jantung dari sebuah organisasi. Arsip tercipta secara terus menerus selama organisasi itu masih hidup dan dapat menjadi acuan untuk mengambil keputusan. Di dalam sebuah organisasi, arsip sangatlah penting bagi kelangsungan hidup organisasi tersebut. Salah satu dari pentingnya arsip yaitu sebagai informasi dan bahan pertanggungjawaban. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara1. Sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban, tentu saja arsip membutuhkan sebuah perawatan dan pemeliharaan agar fisik dan isi informasinya terjaga dan masih tetap dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama. Dalam pengelolaannya, terkadang perawatan dan pemeliharaan masih belum sesuai dengan standar yang digunaka. Hal ini mengakibatkan banyak timbul kesalahan seperti kerusakan arsip, mulai dari fisik arsip sampai prasarana dan sarana yang tidak bisa digunakan kembali, misalnya pada arsip yang telah dilakukan proses microfilm. 1
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2,
1
Apabila salah penggunaannya, maka fisik arsip dapat sobek. Oleh karena itu, diperlukan sebuah kegiatan atau tindakan bagi sebuah organisasi untuk dapat merawat dan memelihara arsip tersebut. Kegiatan preservasi direncanakan oleh organisasi dengan kegiatan perawatan dan pememelihara arsip. Preservasi atau pelestarian adalah semua tindakan yang diambil untuk menghambat kerusakan atau mencegah kerusakan materi budaya, yang melibatkan pengendalian lingkungan dan kondisi yang digunakan, dan mungkin termasuk perawatan untuk mempertahankan sebuah objek sedekat mungkin dalam keadaan yang tidak berubah. Dalam hal materi arsip, gambar dan suara, mungkin termasuk perpindahan ke media lain2. Preservasi merupakan kegiatan yang penting dalam manajemen kearsipan, karena ruang lingkup preservasi tidak hanya saat arsip menjadi statis, namun pada saat arsip menjadi dinamis juga diperlukan kegiatan preservasi arsip konvensional guna penyelamatan isi informasi dan fisik arsip tersebut. Saat arsip menjadi dinamis hal yang perlu dilakukan adalah melakukan kegiatan seperti penataan arsip sesuai media yang digunakan, mengontrol suhu dan kelembaban, menggunakan sarana simpan arsip yang disesuaikan. Kegiatan preservasi arsip dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu, pemeliharaan, dan perawatan/perbaikan. Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan
2
Jackie Bettington,et.al. Keeping Archives. (Canberra: Australia Society of Archivist inc, 2008) hlm.87,
2
arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna3. Pemeliharaan dilakukan karena terdapat faktor perusak berupa faktor internal maupun faktor eksternal. Faktor internal biasanya terdapat di fisik arsip itu sendiri seperti, keasaman kertas dan kualitas tinta. Untuk yang faktor eksternal merupakan perusak arsip yang berasal dari luar lingkungan fisik arsip, seperti cahaya, suhu dan serangga, Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang simpan, suhu dan kelembaban ruang simpan. Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah4. Kegiatan perawatan dan perbaikan/restorasi arsip dilakukan karena disebabkan pemeliharaan yang tidak baik, misalnya karena bencana atau salah penggunannnya. Salah penggunaan misalnya terjadi ketika arsip yang dibutuhkan sangat banyak sehingga selama proses fotokopi berlangsung kertas menjadi panas. Kegiatan restorasi dapat dilakukan dengan cara laminasi, enkapsulasi. Oleh karena itu, perawatan dan pengelolaan arsip sangat diperlukan agar melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.5
3
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer. (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2005) hlm.83. 4 Ibid, hlm. 86, 5
Modul Penataan Arsip Statis, PUSDIKLAT ANRI 2009, hlm. 25,
3
Salah satu jenis media arsip yang ada saat ini adalah arsip tekstual (konvensional). Arsip tekstual yang berbahan kertas terbuat dari bahan organik yang dapat mengalami perubahan fisik dan kimiawi seiring dengan lamanya waktu penyimpanan. Ada juga arsip tekstual berbahan kertas yang terbuat dari kain katun, bubur kayu atau serat tanaman lainnya.6 Arsip tekstual biasanya menggunakan media kertas berupa teks yang ditulis di atas kertas. Penggunaan kertas disini disebabkan antara lain sebagai berikut: kertas merupakan format yang paling umum dari hari ini dan sampai waktu yang akan mendatang. Kertas tidak akan pernah benar-benar dihapus dari arsip statis karena mendominasi dalam sejarah terhadap semua media yang lain.7
Arsip kartografi berwujud sebuah peta, chart, denah. Peta telah ada sejak jaman dulu ketika manusia mulai melakukan perjalanan. Perjalanan dimulai ketika seorang tokoh georgrafi klasik Anaximandros pada tahun 550SM membuat peta bumi. Sejak saat itu bermuncullah tokoh-tokoh geografi klasik lainnya untuk membuat hal yang sama. Tak kalah dengan kaum muslim jaman dahulu ketika Khalifah Al- Ma’mun yang berkuasa dari tahun 813 hingga 833 M memerintahkan
6
Jackie Bettington,et.al. Keeping Archives. (Canberra: Australia Society of Archivist inc, 2008) hlm. 92. 7
Ibid, hlm. 93,
4
para geografer Muslim untuk mengukur kembali jarak bumi. Pada abad ke-12, geografer Muslim, Al-Idrisi berhasil membuat peta dunia8. Peta dapat digambar tangan menggunakan pensil, tinta dan cat air, atau dapat dicetak dengan menggunakan metode yang lebih modern dan bahan-bahan lain seperti di atas kertas, kain, plastik.9 Seringkali arsip tekstual terabaikan apabila sudah menjadi dinamis maupun statis. Padahal yang harus kita perhatikan untuk saat ini bahwa arsip bukan hanya sebagai warisan tetapi arsip juga mempunyai nilai informasi tentang masa lampau10. Jadi salah satu langkah yang harus diterapkan di sebuah lembaga kearsipan maupun instansi adalah dengan melakukan preservasi guna menyelamatkan isi informasi dan fisik arsip agar dapat berfungsi sebagai nilai sejarah. Salah satu lembaga kearsipan yang menangani preservasi arsip terdapat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Instansi ini merupakan lembaga kearsipan yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan, penyelenggaraan kearsipan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dinamis maupun statis.
8
http://geoenviron.blogspot.com/2013/07/perkembangan-ilmu-geografi.html. diakses pada 27 Mei 2014; 19.22 9
Ibid, hlm. 101,
10
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 1997) hlm.
50. 5
Berdasarkah masalah yang begitu banyak yang harus dihadapi di dunia kearsipan, hal yang ingin didapatkan di BPAD DKI Jakarta adalalah 1. Bagaimana kriteria arsip yang akan dilakukan preservasi ? 2. Bagaimana kegiatan preservasi arsip yang dilakukan di BPAD DKI Jakarta ? 3. Prasarana dan sarana apa saja yang digunakan dalam preservasi arsip di BPAD DKI Jakarta ? 4. Kendala apa saja yang dihadapi ketika melakukan preservasi arsip ?
B. Tujuan PKL Pelaksanaan PKL yang akan dilakukan di BPAD Provinsi DKI Jakarta bertujuan untuk mengetahui apa saja kriteria arsip yang akan dipreservasikan. Kriteria yang dimaksud adalah apakah arsip yang rusak dulu atau yang terkena bencana dulu atau mungkin sesuai dengan program kerja dari organisasi. Selain itu juga dapat mengetahui sejauh mana proses ataupun kegiatan preservasi arsip yang dilakukan baik secara preventif, kuratif maupun restorasi. Penggunaan prasarana dan sarana yang digunakan dalam kegiatan preservasi dan pengadaan alat/bahan preservasi, mengingat alat/bahan di lembaga kearsipan di daerah belum bisa dijangkau. Misalnya untuk kegiatan laminasi memerlukan kertas tisu jepang yang harus impor dari luar negeri.
6
Selanjutnya untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi saat pelaksaanaan preservasi. Hal ini merupakan informasi yang menarik agar dapat menjadi bahan evaluasi kedepannya.
C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dalam melakukan PKL di BPAD Provinsi DKI Jakarta ini menggunakan 3 (tiga) metode yang terdiri dari: 1. Studi Pustaka Studi pustaka merupakan langkah awal yang dilakukan dalam menyusun sebuah tugas akhir ataupun skripsi. Studi pustaka disini mengumpulkan informasi guna mendukung topik atau masalah yang sedang diteliti. Untuk mendukung topiktopik mengenai preservasi yaitu dengan mengumpulkan buku-buku, artikel ataupun modul yang berhubungan dengan preservasi. 2. Observasi Partisipasi Observasi merupakan kegiatan pengamatan langsung yang dilakukan dengan sengaja untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Sedangkan prartisipasi berarti mengikuti proses yang didalamnya secara langsung dan terlibat dalam praktik. Observasi ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta dengan mempraktikan secara langsung bagaimana langkah preservasi. Oleh karena itu, dengan melakukan observasi secara langsung maka data atau informasi yang didapatkan akan lebih valid dan meyakinkan serta dapat mendukung teori dari studi pustaka.
7
3. Wawancara Adapun wawancara merupakan metode terakhir, wawancara dilakukan secara langsung dengan memberikan pertanyaan kepada pegawai di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta. Pertanyaan yang diajukan diharapkan disesuaikan dengan topik atau masalah yang ada sehingga hasil dari wawancara dapat memperjelas informasi ketika melakukan observasi.
D. Tinjauan Pustaka Ada beberapa buku yang digunakan sebagai tinjauan pustaka antara lain, yang pertama buku Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional Ke Basis Modern) yang ditulis oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang di terbitkan di Jakarta pada tahun 2005. Buku ini membahas tentang ruang lingkup kearsipan yang terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Selain ruang lingkup kearsipan, ternyata juga membahas mengenai manajemen kearsipan untuk mempermudah dalam mengelola kearsipan. Manajemen kearsipan yang mereka bahas terdiri dari: perencanaan, koordinasi, pengendalian dan pengawasan. Buku yang kedua adalah Preservation of Archives in Tropical Climates, tulisan Rene Reygeler, Gerrit de Bruin, Bihanne Wassink dan Bert van Zannen yang diterbitkan di Paris pada tahun 2001. Rene Reygeler dkk membahas mengenai “Preservasi dan Konservasi”. Mereka menjelaskan mengenai teori piramida preservasi yang terdiri dari: konservasi preventif, konservasi pasif, konservasi aktif dan restorasi. Selain itu juga membahas mengenai perawatan arsip yang dilakukan di 8
negara-negara berkembang. Biasanya di negara-negara berkembang dengan kondisi ekonomi ke bawah akan mengikuti kebijakan politik yang tidak mendukung untuk melakukan perawatan budaya pada skala prioritas kecil sehingga merugikan prioritasprioritas yang lebih besar. Di samping itu, untuk menanggulangi bahaya kerusakan pada arsip mereka membahas mengenai “Pengendalian Hama Terpadu”, yaitu tentang faktor-faktor perusak arsip dari segi eksternal berupa binatang. Binatang-binatang yang membuat arsip menjadi rusak antara lain: serangga, tikus, dan hewan-hewan yang kecil. Dipaparkan juga mengenai cara lama dan cara baru dalam mengendalikan hama-hama tersebut. Untuk buku yang ketiga adalah buku Keeping Archives yang merupakan kumpulan karya dari Australian Society of Archivist.Buku ini dieditori oleh Jackie Bettington, Kim Eberhard, Rowena Loo dan Clive Smith dan diterbitkan pada tahun 2008. Jackie Bettington dkk, membahas mengenai preservasi yang relevan dengan tema yang dipilih. Hal yang paling pertama dibahas oleh Jackie Bettington, dkk mengenai tanggungjawab. Tanggungjawab disini mempunyai konteks bahwa setiap orang yang mempunyai hubungan dengan arsip maka dia harus bertanggungjawab dan merawatnya. Selain itu juga dibahas mengenai kenali apa saja koleksi arsip yang akan dipreservasi. Dengan begitu maka dapat memungkinkan untuk merencanakan pendekatan terbaik untuk perawatan dan menghindari penyebab kerusakan. Mengetahui bahan-bahan, kemudian faktor perusak juga penting dan dibahas disini. Dalam pembahasan preservasi, buku ini lebih meninjau mengenai arsip yang harus
9
dilakukan preservasi antara lain jenis kertas, media fotografi, buku-buku, peta dan kearsitekturan. Buku terakhir yang digunakan dalam tinjauan pustaka merupakan buku yang ditulis oleh T.R. Schellenberg diterbitkan pada tahun 1980 yaitu Modern Archives. Salah satu yang dibahas mengenai praktik perawatan, Schellenberg mengatakan bahwa faktor yang mempengaruhi perawatan bahan-bahan yang berada dalam tempat penyimpanan harus diperhatikan karena bisa menjadi penyebab kerusakan. Penyebab kerusakan bisa dari eksternal dan internal, oleh karena itu arsiparis diharapkan dapat mencari perlindungan bahan-bahan dari dua penyebab kerusakan ini.
E. Sistematika Penulisan Penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari 4 (empat) bab yang masing-masing membahas mengenai masalah yang berbeda tetapi masih dalam satu bahasan yang sama. Bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang dan permasalahan mengenai pemilihan tema yaitu preservasi arsip konvensional sekaligus membahas mengenai pemilihan tempat praktik kerja lapangan yang berada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tujuan penulis melakukan praktik kerja lapangan itu sendiri untuk mengetahui kriteria arsip yang akan dipreservasikan, kemudian mengetahui proses ataupun kegiatan preservasi arsip. Disamping itu juga bisa mengetahui prasarana dan sarana yang digunakan dalam kegiatan preservasi dan yang terakhir mengetahui kendala apa saja yang dihadapi saat pelaksaanaan preservasi. Untuk kelengkapan data itu sendiri, penulis menggunakan
10
metode studi pustaka, observasi partisipasi dan wawancara untuk mengumpulkan data. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan studi pustaka dari bukubuku kearsipan yang ada guna menjadi bahan referensi dan acuan. Bab kedua membahas mengenai gambaran umum atau profil dari instansi tempat melakukan praktik kerja lapangan. Hal pertama yang dibahas adalah sejarah instansi tersebut mulai dari bentuk Kotapradja yang merupakan tempat kegiatan Perpustakaan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta hingga penyatuan antara kegiatan di bidang perpustakaan dengan bidang kearsipan. Selain itu dalam bab tiga membahas tugas, pokok dan fungsi, visi dan misi dan struktur organisasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta yang jabatan tertinggi dipegang sebagai Kepala Badan. Bab ketiga membahas mengenai kegiatan preservasi arsip yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Pembahasan dimulai mengenai pemeliharaan arsip konvensional mengenai faktor-faktor perusak arsip sampai jenis kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan BPAD Provinsi DKI Jakarta. Untuk memperjelas pelaksanaan kegiatan preservasi arsip konvensional di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta, maka disertakan foto/gambar sebagai bukti kegiatan preservasi arsip konvensional di sana. Bab keempat adalah bab penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban terhadap rumusan masalah dalam pelaksanaan PKL. Saran merupakan masukan dan
solusi terhadap kondisi apa yang telah terjadi
11
berkaitan dengan kegiatan preservasi arsip konvensional di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta.
12
