BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah Tugas merupakan salah satu elemen penting dalam organisasi. Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, tugas adalah kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang merupakan tanggung jawab, pekerjaan yang dibebankan, maupun perintah untuk berbuat atau melakukan sesuatu. Dari sudut pandang organisasi, pelaksanaan tugas-tugas didefinisikan sebagai perwujudan dari kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap anggota organisasi sebagai upaya dalam pencapaian tujuan. Setiap anggota organisasi, karyawan ataupun pegawai memiliki tugasnya masing-masing dalam organisasi serta wajib untuk menjalankannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. Demi tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka tugas-tugas tersebut harus dirancang dengan benar dan juga dapat dijabarkan secara jelas. Pelaksanaan tugas-tugas atau pekerjaan tersebut berdasar pada tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) organisasi. Pada organisasi pemerintah, dalam hal ini penulis membatasi ruang lingkupnya menjadi organisasi pemerintahan daerah, Tugas Pokok dan Fungsi Pegawai Daerah secara umum diatur dalam Pasal 151 ayat (1) & (2) UU No.32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah, Perencanaan Pembangunan Daerah, dimana Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) menyusun
1
rencana strategis (Renstra-SKPD) yang didalamnya memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya, yang berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menegah (RPJM) Daerah. Adapun secara khusus, diatur dalam UU No.43 Tahun 1999 tentang manajemen kepegawaian yang merupakan keseluruhan upaya pemerintah dalam meningkatkan efisiensi, efektivitas dan derajat profesionalisme pelaksanaan tugas, fungsi serta kewajiban kepegawaian. Tugas pokok dan fungsi organisasi sangat berkaitan erat dengan efektivitas kerja organisasi. Menurut Robbins (1995), keefektifan didefinisikan sejauhmana sebuah organisasi dapat mewujudkan tujuan-tujuannya. Berdasarkan penjelasan tersebut, Gibson (1996) mengemukakan bahwa organisasi terdiri dari individu dan kelompok, karena itu efektivitas organisasi juga termasuk didalamnya efektivitas individu dan kelompok. Dengan adanya sinergi antara efektivitas individu dan kelompok maka organisasi akan memperoleh tingkat efektivitas yang lebih tinggi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tugas pokok dan fungsi yang ada dalam organisasi dapat berpengaruh terhadap efektifitas individu maupun kelompok. Efektivitas individu diwujudkan berdasarkan sejauh mana individu atau pegawai tersebut mampu melaksanakan tugas-tugasnya dengan benar dan konsisten. Oleh karena itu, agar tercipta tugas pokok dan fungsi untuk para pegawai yang tepat demi tercapainya tujuan organisasi, maka perlu memanfaatan konsep perancangan atau desain pekerjaan yang baik dan benar. Tugas pokok dan fungsi pegawai yang telah dirancang dengan benar tersebut secara jelas termuat dalam sebuah uraian pekerjaan (Job Description).
2
Uraian Pekerjaan (Job Description) dalam sebuah organisasi baik swasta maupun pemerintah merupakan kumpulan informasi mengenai pekerjan atau garis besar mengenai apa saja kewajiban, tanggung jawab dan wewenang yang dipegang serta harus dilaksanakan oleh para pegawai. Selain itu, uraian pekerjaan juga menjelaskan tentang tata cara pelaksanaan tugas-tugas tersebut demi tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Berdasarkan penjelasan di atas, uraian pekerjaan yang memuat tugas pokok dan fungsi untuk para pegawai tersebut memiliki peran yang cukup penting dalam organisasi sehingga harus disusun secara jelas dan terarah. Hal tersebut dikarenakan meskipun perancangan pekerjaan telah dilakukan dengan benar, akan tetapi pekerjaan tersebut tidak ditetapkan secara jelas sebagai pedoman kerja pegawai, maka dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut akan tidak optimal dan konsisten. Pekerjaan yang telah dibuat akan tidak memiliki konsistensi mengenai siapa sebenarnya pegawai yang tepat sebagai pelaksana tugas tersebut, tidak adanya pemahaman pegawai mengenai prosedur pelaksanaan tugas, serta apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas tersebut. Agar uraian pekerjaan menjadi jelas dan dapat dipahami oleh setiap pegawai, uraian pekerjaan tersebut harus mempertimbangkan beberapa unsur yang terdapat dalam deskripsi pekerjaan. Adapun informasi-informasi yang termuat dalam deskripsi pekerjaan berdasarkan KEP/29/M.PAN/6/2004 antara lain nama jabatan, ringkasan tugas, hasil kerja, bahan dan peralatan kerja, rincian tugas, serta syarat jabatan.
3
Suatu uraian pekerjaan, yang mana di dalamnya tersebut dapat menjelaskan informasi-informasi pekerjaan tersebut dengan tepat
maka akan menghasilkan
suatu uraian pekerjaan yang jelas sehingga membuat para pegawai dapat memahami tugas-tugasnya dengan baik, tidak mengalami banyak hambatan kerja sebab
tugas-tugas
yang
dijalankan
sesuai
dengan
kemampuan
dan
keterampilannya, tiap-tiap pegawai juga memiliki batasan kerjanya tersendiri sehingga tidak dapat saling mencampuri tugas satu sama lain, tidak adanya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas organisasi, serta komunikasi yang terbentuk dengan baik karena adanya hubungan kerjasama yang baik antarpegawai. Namun, untuk memenuhi elemen-elemen dalam uraian pekerjaan tersebut, diperlukan informasi-informasi yang ada dalam organisasi. Oleh karena itu, sebelum dilakukan penyusunan uraian pekerjaan, terlebih dahulu dilakukan pengumpulan informasi melalui analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan data yang berhubungan dengan pekerjaan dalam organisasi. Dengan adanya informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan tersebut, kemudian diolah dengan tepat menjadi sebuah desain pekerjaan yang kemudian dapat dicantumkan secara jelas di dalam uraian pekerjaan bersama dengan persyaratan pekerjaan. Dinas
Pendidikan
Provinsi
Sulawesi
Selatan
berupaya
menyusun
Perencanaan Strategik (Renstra) sebagai penjabaran dari Program Pembangunan Daerah (Properda) serta Perencanaan Strategik (Renstra-SKPD) Provinsi Sulawesi Selatan. Perencanaan Strategik tersebut dijabarkan secara terperinci di dalam visi,
4
misi, program dan rancangan tugas pokok dan fungsi pada Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan. Berdasarkan struktur organisasinya, Dinas Pendidikan terdiri dari 3 (tiga) Sub bagian dan 4 (empat) bidang pendidikan yang dalam penelitian ini penulis persempit ruang lingkupnya hanya pada Subag Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan yang mana jumlah Pegawai Negeri Sipil pada Sub bagian tersebut sebanyak 63 orang dan pegawai honorer berjumlah 15 orang yang kemudian diatur menjadi beberapa kelompok kerja, yaitu kelompok surat-menyurat, kelompok perlengkapan/asset, kelompok data dan pelayanan, kelompok arsip dan perpustakaan, kelompok humas, kelompok kebersihan, kelompok keamanan dan ketertiban yang memiliki tugas pokok dan
fungsinya masing-masin demi
mewujudkan
visi
tujuan
utamanya
yang
berupa
Dinas
Pendidikan
yaitu
“MEWUJUDKAN PENDIDIKAN DI SULAWESI SELATAN YANG MANDIRI DAN BERKUALITAS
GUNA
TERCIPTANYA
MASYARAKAT
MADANI
YANG
BERNAFASKAN KEAGAMAAN”. Dapat diketahui bersama bahwa pada umumnya hasil kerja pegawai pemerintahan saat ini kurang memberikan hasil yang optimal terhadap kepentingan masyarakat maupun dalam upaya pencapaian tujuan instansinya atau dapat dikatakan kurang memuaskan. Adapun fenomena yang penulis temukan pada saat melakukan penelitian awal (KKNP) di Dinas Pendidkan tersebut, dimana terdapat pegawai yang tidak melaksanakan tugas-tugasnya sebagai pegawai pemerintah dengan baik, aktivitas kerja pegawai yang tidak merata, rendahnya disiplin kerja pegawai serta penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan fungsi dan
5
keahliannya, yang mencerminkan kurang jelasnya deskripsi pekerjaan serta rendahnya performa yang dimiliki pegawai. Oleh karena permasalahan tersebut di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut: “Analisis Job Description pada Subag Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan” dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana penguraian tugas pokok dan fungsi yang dijalankan pada Subag Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan berdasarkan pembagiannya kelompoknya, bagaimana pelaksanaan TUPOKSI oleh pegawai Sub bagian tersebut, serta hal-hal yang terkait dalam pelaksanaannya baik itu
mengenai
hal-hal
pendukung,
hambatan-hambatan
dalam
pelaksanaan
TUPOKSI tersebut, yang secara tidak langsung dapat mencerminkan bagaimana konsistensi dari tugas pokok dan fungsi yang selama ini jalankan oleh pegawai dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. I.2. Permasalahan Berdasarkan penjelasan pada bagian latar belakang di atas, dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang akan dijadikan objek penelitian oleh penulis yaitu mengapa tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) pada Subag Kepegawaian di Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan belum dilaksanakan secara konsisten? I.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui mengapa tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) pada Subag Kepegawaian di Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan belum dilaksanakan secara konsisten.
6
I.4. Signifikansi Penelitian a) Kegunaan akademis Secara akademis hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan pertimbangan dalam pengembangan ilmu serta konsep mengenai deskripsi pekerjaan atau pembagian tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI)
dalam lingkup
pemerintahan. b) Kegunaan Praktis Secara praktis hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat secara langsung sebagai salah satu sumber penyempurnaan dalam deskripsi pekerjaan atau penguraian tugas pokok dan fungsi guna peningkatan efektivitas kerja pegawai dalam lingkup pemerintahan.
7
