BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Informasi akuntansi adalah bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang
diperlukan manajemen dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan. Informasi akuntansi sangat berhubungan dengan kegiatan keuangan perusahaan. Tentunya setiap perusahaan menginginkan data keuangan yang dapat diandalkan, tersusun dan tersaji secara sesuai. Dalam hal ini perusahaan memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengolah arus data khususnya data akuntansi untuk dapat menghasilkan suatu informasi akuntansi yang sesuai dengan fakta tanpa adanya kecurangan suatu pihak. Suatu sistem dalam perusahaan biasanya dirancang untuk mengatur kegiatankegiatan utama perusahaan. Salah satunya adalah kegiatan pengelolaan kas. Dalam kegiatan pengelolaan kas, salah satu informasi akuntansi yang biasanya terkait adalah informasi akuntansi pengeluaran kas. Informasi yang terkandung dalam akuntansi pengeluaran kas meliputi berbagai rangkaian kegiatan bisnis dan operasional terkait transaksi pembayaran atas pembelian barang dan atau jasa. Pada dasarnya pengeluaran kas adalah kelanjutan dari sistem pembelian. Kas merupakan salah satu unsur penting dalam laporan keuangan, karena hampir pada setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berkaitan dengan kas.
1
2
Dalam pengelolaan kas tentunya rentan akan terjadinya penyimpangan, karena sifat
kas yang mudah untuk dipindahtangankan. Selain itu kas merupakan asset yang paling mudah hilang, maka dari itu sistem pengendalian atas pengeluaran kas yang baik sangat diperlukan oleh perusahaan. Kurangnya pengendalian internal dapat menimbulkan error dan irregularities. Error merupakan kesalahan yang disebabkan
oleh pegawai secara tidak sengaja, misalnya salah mencatat. Sedangkan irregularities merupakan kesalahan yang sengaja dilakukan oleh pegawai, misalnya pencurian. PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk, merupakan salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia. Dilihat dari aspek keuangannya, PT.Telkom merupakan perusahaan yang memiliki kinerja keuangan yang stabil. Hal itu dapat dilihat dari laporan keuangan PT.Telkom selama kurun waktu 3 tahun terakhir. Begitu pula dengan kinerja kas PT.Telkom, dimana PT.Telkom selalu mengalami surplus kas dalam kurun waktu 3 tahun terakhir ini. Akan tetapi, penilaian atas memadai atau tidaknya pengendalian yang diterapkan dalam penanganan kas di PT.Telkom ini tidak dapat dinilai dari data yang terdapat dalam laporan keuangannya saja. Karena bisa saja data yang terdapat dalam laporan keuangan ternyata bertolak belakang dengan keadaan nyata di perusahaan. Seperti pada kasus yang pernah terjadi di suatu perusahaan di Amerika Serikat. Bermula dari kasus
laporan keuangan triwulan ketiga. Dalam laporan itu disebutkan bahwa laba bersih Enron telah meningkat menjadi $393 juta, naik $100 juta dibandingkan periode sebelumnya. CEO Enron, Kenneth Lay, menyebutkan bahwa Enron secara
3
berkesinambungan memberikan prospek yang sangat baik. Ia juga tidak menjelaskan
secara rinci tentang pembebanan biaya akuntansi khusus (special accounting charge/expense) sebesar $1 miliar yang sesungguhnya menyebabkan hasil aktual pada periode tersebut menjadi rugi $644 juta. Para analis dan reporter kemudian mencari tahu lebih jauh mengenai beban $1 miliar tersebut, dan ternyata berasal dari
transaksi yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang didirikan oleh CFO
efektivitas pengendalian internal oleh pihak independen untuk mencegah adanya tindak penyelewengan. Kemudian di dalam PT.Telkom sendiri salah satu unit bisnis yang kegiatannya berkaitan dengan pengeluaran kas PT.Telkom adalah unit Finance Billing Collection Center (FBCC). Adapun pengeluaran kas yang rutin dilakukan di unit ini adalah pembayaran atas tagihan vendor. Sistem pengeluaran kas yang dilakukan oleh Unit FBCC di Telkom sebagian besar dilakukan secara komputerisasi, tentunya peran tenaga kerja sebagai pengguna aplikasi komputer masih diperlukan untuk mengelola pengeluaran kas. Hal tersebut tentunya dapat menimbulkan terjadinya kesalahankesalahan yang ditimbulkan oleh pegawai (human error). Dalam pengamatannya di Unit FBCC ini, penulis menemukan adanya hal-hal yang mencerminkan bahwa sistem pengendalian yang diterapkan dalam kegiatan pengeluaran kas di unit ini belum sepenuhnya berjalan dengan efektif. Hal itu ditunjukkan dengan adanya kesalahan-kesalahan yang seringkali dilakukan dalam pencatatan terhadap dokumen permintaan pembayaran. Selain itu sering adanya
4
keterlambatan dalam pengiriman dokumen terkait pembayaran dari pihak vendor
maupun pihak unit bisnis. Kemudian adanya keterlambatan otorisasi dan pola pengarsipan yang kurang baik di unit bisnis yang juga dapat mengakibatkan waktu pengerjaan lebih lama. Hal tersebut tentunya akan mempengaruhi pencatatan pengeluaran kas yang dilakukan.
Tentunya pengendalian intern yang memadai perlu dilakukan karena kegiatan pembayaran kepada vendor tersebut berkaitan dengan arus kas perusahaan, dimana rentan dengan tindakan manipulasi, pemborosan kas, keterlambatan pembayaran yang menyebabkan timbulnya denda, dan resiko lain yang merugikan perusahaan. Penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian guna mengetahui bagaimana sistem akuntansi dan sistem pengendalian internal atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh unit FBCC di PT. Telkom. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
Tinjauan Atas Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Unit Finance Billing Collection Center di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
1.2. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang dalam subbab 1.1, peneliti mengidentifikasi permasalahan yang timbul untuk dilakukan penelitian, yaitu: 1.
Apakah sistem pengendalian intern yang diterapkan pada perusahaan sudah memadai.
5
2.
Apakah terdapat pemisahan fungsi yang tegas dan jelas dalam kegiatan pengeluaran kas di perusahaan.
3.
di perusahaan.
Bagaimanakah sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan
4.
Apakah praktik sehat dalam kegiatan pengeluaran kas sudah diterapkan secara memadai di perusahaan.
Adapun ruang lingkup penelitian ini hanya berfokus pada pembahasan masalah berkaitan tentang sistem pengendalian internal pengeluaran kas atas pembayaran kepada pihak ketiga (vendor) di unit Finance Billing Collection Center PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian 1
Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern yang diterapkan pada perusahaan sudah memadai.
2.
Untuk
mengetahui
fungsi-fungsi
dan
dokumen-dokumen
terkait
pengeluaran kas di PT. Telkom Indonesia, Tbk. 3.
Untuk mengetahui sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan dalam sistem pengeluaran kas di Perusahaan.
4.
Untuk mengetahui jalannya praktik sehat yang diterapkan perusahaan dalam sistem pengeluaran kas.
6
1.3.2. Manfaat Penelitian 1.
Bagi Instansi Dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi perusahaan mengenai
pengendalian intern yang baik, terutama pada sistem pengeluaran kas.
2.
Bagi Peneliti
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan D3 di Politeknik Negeri Bandung. Selain itu untuk menambah wawasan peneliti mengenai kegiatan pengeluaran kas yang terdapat di perusahaan terkemuka seperti PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk ini. 3.
Bagi Pihak Lain Dapat dijadikan sebagai referensi dan arahan untuk melakukan penelitian dengan pembahasan masalah yang sama. Kemudian dapat menambah wawasan mengenai bagaimana sistem pengendalian intern pengeluaran kas di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia.
1.4. Pendekatan Masalah Kas merupakan aktiva yang paling liquid (lancar) yang setiap saat digunakan untuk operasional perusahaan. Kegiatan pengelolaannya merupakan salah satu aktivitas operasional dari suatu perusahaan yang sangat krusial, dikarenakan kas merupakan elemen dari harta perusahaan yang dapat mempengaruhi keadaan aktiva atau harta dari suatu perusahaan. Sifat kas yang mudah dipindah tangankan dan sulit untuk diidentifikasi kepemilikannya tentu membuat kas cenderung mudah untuk
7
digelapkan. Untuk itu suatu perusahaan harus memiliki prosedur atau aturan untuk
mengelola kas. Selain itu, harus ada pengendalian agar kas yang dimiliki oleh suatu perusahaan dapat dikelola dengan efektif dan efisien.
Menurut Michell Suharli (2006:174) Sistem Pengendalian Intern adalah
seluruh sistem dan prosedur yang diterapkan manajemen untuk menjaga harta
perusahaan dari kelalaian / kesalahan, kecurangan, ataupun kejahatan. Menurut
COSO
(Committee
of
Sponsoring
Organizations)
definisi
pengendalian intern adalah sebagai berikut: Intern control is a process- management, and other personnel-designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reliability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations. (Gelinas, 2004:235) Pengendalian intern secara lengkap adalah meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Pengeluaran kas memiliki tindakan pengamanan sebagai berikut: (a) Untuk pengeluaran kas dalam jumlah tertentu harus didukung oleh bukti-bukti yang kuat;
8
(b) Otorisasi untuk pengeluaran kas harus jelas; (c) Perlu diadakan pemeriksaan fisik
kas secara mendadak. Kas pada perusahaan dapat berupa kas yang ada di perusahaan itu sendiri (Cash on hand) serta kas yang ada di bank (Cash in bank). Karena sifatnya yang likuid, kas dapat dengan mudah diselewengkan. Dengan demikian, tindakan
pengamanan dan pengawasan terhadap kas perlu dilakukan secara efektif serta diperlukan sistem pengendalian internal yang cukup memadai untuk menjamin keefektifan pengamanan kas tersebut. 1.5. Metodologi Penelitian 1.5.1. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian yaitu metode deskriptif analisis dengan pendekatan masalah yang diarahkan pada studi kasus, yaitu penelitian yang menggambarkan suatu keadaan nyata yang diperoleh melalui pengamatan, pengumpulan data yang berhubungan dengan topik yang diteliti, kemudian dianalisa untuk menghasilkan suatu kesimpulan. 1.5.2. Jenis dan Sumber Data Penelitian 1. Jenis Data Penelitian Jenis data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah : a. Data Subjek Data subjek yaitu data penelitian berupa opini. Data subjek yang diperlukan dalam penelitian ini yaitu hasil wawancara mengenai sistem pengeluaran
9
dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan pengeluaran kas.
b. Data Dokumenter
kas, pengendalian intern atas sistem pengeluaran kas di perusahaan, serta
Data dokumenter yang diperlukan dalam penelitian ini berupa data sejarah
perusahaan, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi, dan uraian tugas tiap bagian terutama bagian yang terkait dengan kegiatan pengeluaran kas. 2. Sumber Data Penelitian a. Data Primer (Primary Data) Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian yaitu dari hasil wawancara dengan pihak yang berhubungan dengan pengeluaran kas dan pengamatan dengan mengamati secara langsung objek yang diteliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. b. Data Sekunder (Secondary Data) Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung yang umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip. Data sekunder pada penelitian ini yaitu dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan pengeluaran kas di perusahaan. 1.5.3. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
10
jawab dengan pihak-pihak yang terlibat dengan kegiatan pengeluaran kas
di perusahaan.
1. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya
2. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi melalui
pengamatan langsung dan berpartisipasi terhadap aktivitas pengeluaran kas di perusahaan. 3. Penelaahan dokumenter, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara menelaah dokumen-dokumen transaksi dan referensi yang berhubungan dengan sistem pengeluaran kas di perusahaan. 1.5.4. Alat Analisis Data Pada
penelitian
ini,
penganalisaan
dilakukan
dengan
cara
membandingkan teori dengan keadaan yang sebenarnya di lapangan, melakukan pengamatan langsung dan wawancara mengenai
prosedur
pengeluaran kas dan unsur pengendalian internal yang terdapat pada sistem pengeluaran kas. Kemudian perbandingan tersebut dianalisis untuk ditarik kesimpulan dan memberikan usulan mengenai kegiatan pengeluaran kas sesuai teori dengan menyesuaikan pada keadaan perusahaan. 1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di PT.Telekomunikasi Indonesia Tbk, Unit Finance Billing Collection Center (FBCC) Bagian Finop SU yang beralamat di Jl. Japati No.1 Bandung. Penelitian ini dilakukan pada Bulan Mei sampai Juni Tahun 2012.