BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum Pemakaian komputer dewasa ini telah dirasakan demikian pesatnya,di Indonesia komputer mulai dimasyarakatkan sekitar pertengahan dekade enam puluhan dan sejalan dengan kemajuan teknologi komputer dan informasi itu sendiri. Usaha yang bergerak di organisasi,jasa,pemerintahan,perdagangan,pendidikan,ilmu pengetahuan,baik eksata maupun sosial budaya dan lainnya telah memanfaatan kegunaan dari keunggulan alat canggih yang disebut komputer. Kebanyakan orang menggunakan komputer sebagai sarana pengumpulan dan memproses data (mengoreksi,menghitung,menyimpan) dan membuat laporan dari data-data tersebut atau kita juga sering menyebutnya dengan system informasi. Sistem informasi yang digunakan pada HotdogBooth TB Simatupang masih manual yaitu dengan nota penjualan serta dalam pembuatan laporan penjualan pun masih manual dan belum dibuatkan komputerisasi dalam aplikasinya Dari berbagai kemungkinan alternative pemecahannya,penulis berpendapat bahwa pemanfaatan komputer akan lebih membantu pemecahan masalah yang terjadi,computer jugadapat mengolah data aman dan memberikan informasi yang diminta dengan cepat,lengkap dan sesuai dengan masalah yang ada.
1
2
Dengan itulah penulis memfokuskan analisa pada sistem penjualan sebagai bahan pembuatan Tugas Akhir ini dengan judul ”Komputerisasi Sistem Penjualan Barang Pada Koperasi PT. ........................”.
1.2. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1.
Untuk menuangkan hasil-hasil yang dilihat atau dialami sendiri sewaktu mengadakan obsevasi ke dalam bentuk laporan Tugas Ahkir .
2.
Untuk mengetahui sistem penjualan tunai pada Koperasi PT. .........................
3.
Untuk mengetahui permasalahan yang ada pada sistem penjualan tunai.
4.
Untuk mempelajari kemungkinan atau alternatif yang mungkin
didapat di
tempat,dalam rangka mengupayakan sistem yang lebih baik pada penjualan tunai di koperasi PT.Panarub. Sedangkan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) pada ..........................
1.3. Metode Penelitian Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memerlukan data yang lengkap mengenai objek yang menjadi bahasan.Metode yang digunakan sebagai berikut: 1. Pengamatan (observasi) Agar memperoleh data dan objek penelitian,penulis melakukan peninjauan pada
3
objek penelitian,dalam hal ini pada Koperasi PT.Panarub.Dengan cara mengamati langsung,data yang langsung mengenai perilaku dari objek dapat segera dicatat dan tidak menggantungkan data dari ingatan penulis. 2. Wawancara (Interview) Penulis juga melakukan wawancara untuk memperoleh data yang diperlukan dengan cara tanya jawab dan bertatap muka dengan responden serta menggunakan alat yakni panduan wawancara. 3. Kepustakaan (Library Research) Penulis mencari data dengan melakukan penelitian yang berdasarkan bacaan buku-buku maupun buku yang dianjurkan,selain itu juga literature,catatancatatan kuliah dan tulisan yang memuat hal-hal yang sesuai dan berkaitan dengan materi Tugas Akhir ini.
1.4. Ruang Lingkup Penelitian yang dilakukan penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini memberikan batasan permasalahan penjualan tunai yang ada pada Koperasi PT.Panarub yaitu mulai dari proses pemesanan barang, proses pembayaran, proses pembuatan laporan penjualannya mengenai transaksi penjualan yang akan diberikan kepada Ketua Koperasi.
4
1.5. Sistematika Penulisan Sistematika didalam penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk mempemudah pembahasan,sehingga akan diperoleh suatu kesimpulan yang jelas. Adapun sistematika pembahasan setiap bab dapat diuraikan dibawah ini: BAB I
:
PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis membahas mengenai latar belakang pemilihan judul, maksud dan tujuan, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika penulisan.
BAB II
:
LANDASAN TEORI Dalam bab ini penulis membahas tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tools System) yang terjadi dari Diagram Alir Data (DAD), Normalisasi, Kamus Data (Data Dictonary) dan pengkodean yang digunakan dalam Tugas Akhir (TA) ini.
BAB III
:
ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini penulis menerangkan tentang tinjauan umum mengenai sajarah singkat tentang penualan tunai pada Koperasi PT.Panarub,tinjauan organisasi yang meliputi struktur organisasi serta tugasnya,prosedur system berjalan,diagram alir data,spesifikasi system berjalan berupa dokumen masukan dan keluaran,masalah pokok dan alternatif pemecahannya.
BAB IV
:
RANCANGAN SISTEM USULAN Dalam bab ini berisikan umum .prosedur sistem usulan,diagram alir,data sistem usulan,kamus data sistem usulan spesifikasi
5
rancangan sistem usulan yang terdiri dari bentuk dokumaen masukan,bentuk file,spesifikasi
dokumen
keluaran,normalisasi
program dan
file,spesifikasi
struktur kode,spesifikasi
sistem
komputer yang terdiri dari umum,perangkat keras,perangkat lunak,dan konfigurasi sistem komputer serta jadwal implementasi. BAB V
PENUTUP Terdiri dari kesimpulan mengenai hasil riset dan penelitian secara keseluruhan yang telah di bahas pada bab-bab sebelumnya dan saran-saranuntuk pengembangan selanjutnya.
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru, memang ini tidak ada sama sekali yang baru, jika ada sesuatu yang baru sebenarnya itu sudah lama apabila dinilai baru adalah ditemukan dan baru diungkapkan seta baru diketahui oleh orang banyak.
2.1.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau kesatuan dari elemen.Unsur yang komponen yang terorganisir,salin berinteraksi,saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu.Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli mengemukakan pendapat berbeda-beda mengenai definisi sistem. Menurut Jogiyanto (2005:1) menjelaskan bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Suatu system mempunyai maksid tertentu,ada yang menyebukan maksud dari suatu system adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) an ada yang menyebutkan bahwa untuk mencapai suatu sasaran (objectives).Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sasaran dalam ruanglingkup yang lebih .Selain karakteristik sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang.
7
2.1.2
Karakteristik Sistem Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Merupakan
sebuah sistem sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem yang dimaksud yaitu : 1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri
dari sejumlah
komponen-kompoenen
yang
saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkaran Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, yang disebut dengan lingkungan luar sistem ini bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau Interface. 5. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). 6. Keluaran Sistem (Output)
8
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. 7. Pengolahan Sistem (Proses) Suatu sistem mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti bersifat deterministik.
2.1.3
Klasifikasi Sistem Sistem merupakan bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen
lainnya, karena system memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi.Adapun penjelasan lebih detail dan rincian akan dipaparkan di bawah ini, yaitu sebagai berikut: 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan sistem mesin.
9
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik. 4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.1.4
Daur Hidup Sistem Adapun yang melatarbelakangi dasar hidup pembangunan sistem adalah
terbentuknya pengendalian suatu proses yang kompleks yang melibatkan ribuan tugas pekerjaan dan produk yang harus dipadukan ke dalam suatu kesatuan. Adapun tahapan pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Tahap Investigasi Sistem a. Studi Awal b. Studi Kelayakan 2. Tahap Analisa Sistem a. Pembahasan sistem yang berjalan b. Menentukan kebutuhan sistem baru c. Membuat rancangan sistem baru 3. Tahap Rancangan Sistem a. Rancangan dan spesifikasi pengetesan teknis
10
b. Pembuatan dan pengetesan program c. Tranning user 4. Tahap Implementasi a. Melakukan tes sistem b. Pemasangan dan peralihan sistem c. Review hasil implementasi d. Laporan pembangunan sistem
2.1.5
Persediaan Sistem Informasi Sistem informasi bukan merupakan hal yang baru, sebelum ada komputer,
teknik ini sudah ada sistem yang memberikan manajer informasi yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi. Komputer menambah satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang meningkat dan memungkinkan pertimbangan alternatif-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. Yang mana dalam suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur-unsur, orang-orang yang mempunyai
bermacam-macam peran dalam
organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat bekerja, wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi yang mengikat bersama organisasi tersebut. Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.
11
Manajemen
membutuhkan
informasi
untuk mendukung
pengambilan
keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi pengolahan data elektronik. Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan supaya semua informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analisis sistem haruslah mengenai kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen. Untuk maksud ini, maka analisis sistem haruslah mengerti terlebih dahulu apa kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatannya dan bagaimana tipe keputusan yang diambilnya. Selanjutnya bagaimana tipe informasi yang dibutuhkan oleh manajemen juga harus diketahui. Akhirnya diharapkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan oleh manajemen.
2.2
Peralatan Pendukung (Tools System) Adapun peralatan pendukung yang akan dijelaskan sebagai model system yang
akan direncanakan adalah sebagai berikut.
2.2.1
Diagram Alir Data
Menurut Jogiyanto (2005:699) menjelaskan bahwa ”diagram alir data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisai, namun atau
12
gabungan dari keduanya dalam sususnan bebentuk komponen system yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya”. 1. Simbol Diagram Alir Data Simbol atau lambing yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang digunakan terdiri dari empat komponen dasar,yaitu: a. Kesatuan Luar (External Entity) Merupakan symbol yang berbentuk bujur sangkar untuk menggambarkan asal auau tujuan data.Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (Entity)dilingkungan luar system yang berupa orang,organisasi atau system lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau meneria output dari sisitem. b. Alur Data (Data Flow) Merupakan symbol berbentuk arah panah digunakan untuk menunjukn arus data berupa masukan sisstem atau hasil dariproses system. c. Proses (Process) Merupakan
symbol
berbentuk
lingkaran
digunakan
untuk
memproses
pengolahan data yang dilakukan oleo orang,nesin,atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan dikeluarkan dari proses. d. Simpan Data (Data Store) Merupakan symbol berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menyimpan data.
13
2. Tahapan Diagram Alir Data Langkah-langkah didalam membuat diagram alir data di bagi menjadi 3 tahap, yaitu sebagai berikut: a. Diagram Konteks Fungsi dari diagram ini adalah untuk menggambarkan sumber data serta tujuan data yang akan diproses dimana penggambaran sistemnya dilakukan secara global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol (0) Diagram nol dibuat untuk menggambarkan proses yang ada di dalam diagram konteks. c. Digaram Detail Diagram yang lebih menjelaskan dari proses yang ada pada suatu system secara lebih terperinci dari diagram nol. 3. Aturan Main Bentuk aturan main yang baku dan berlaku penggunaan digram alir data untuk membuat rancangan system adalah: a. Didalam diagram alir data (DAD) tidak boleh menghuungkan external enity dengan external enity secara langsung. b. Didalam diagram alir data (DAD) tudak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung. c. Didalam diagram alir data (DAD) tidak boleh menghubungkan data store dengan external enity secara langsung atau sebaliknya. d. Setiap proses harus ada data flow masukan dan ada juga data flow keluaran.
14
2.2.2
Kamus Data Kamus data dalam struktur analisa dan desain sistem informasi juga
merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data strore. Apabila didefinisikan, kamus data adalah katalog fakta tentang data-data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data yang ada di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Kamus data atau data dictonary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut: 1. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
15
3. Tipe Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses lainnya. 4. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. 6. Volume Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. 7. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data. Selain hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan dan dibagi menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut : 1. Notasi Tipe Data Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data
16
Tabel II.1. Notasi Tipe Data Notasi X 9 A Z . , ~ / Sumber: Jogiyanto (2005:730)
Keterangan Setiap karakter Angka numeric Karakter Alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut : Tabel II.2. Notasi Struktur Data Notasi
Keterangan
=
Terdiri dari atau sama dengan
+
And (dan)
()
Pilihan optional (boleh ya atau tidak) Iterasi atau pengulang proses mulai minimum dan
{} maksimum []
Memilih salah satu pilihan
I
Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
*
Keterangan atau Catatan
@
Petunjuk (Key Field)
Sumber: Jogiyanto (2005:730)
17
2.2.3
Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk menstrukturkan data dalam cara
tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Proses normalisasi menghasilkan struktur record yang konsisten secara logic yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaanya. Beberapa level pada normalisasi adalah dalam bentuk normal (normal form). Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan dalam elemen yang menjadi table yang menunjukkan entity dan relasinya, pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Field atribut terdiri dari : 1. Kunci Kandidat (Candidate Key) Yaitu satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut sebagai composite key (kunci campuran atau gabungan).
2. Kunci Primer (Primary Key) Kunci primer adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
18
3. Kunci Alternatif (Alternate Key) Kunci alternate adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key. 4. Kunci Tamu (Foreign Key) Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set atribut atau relationship (hubungan) yang menunjuk ke induknya. Teknik normalisasi ini juga merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Beberapa normalisasi dapat dijelaskan dan kriteria yang mendefinisikan level pada normalisasi adalah bentuk normal (Normalized Form). Pada normalisasi ini perlu dikenal terlebih dahulu beberapa definisi dari tahap normalisasi. Normalisasi ada beberapa tingkat, yaitu : 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keturunan untuk mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan keberadaan data tersebut saat menginputnya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/First Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu data dibentuk dalam satu record demi satu record, tidak ada atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue) dan setiap field hanya satu pengertian.
19
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria berupa normal kesatu. Atribut bukan kunci tetapi haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/Third Normal Form) Bentuk normal menjadi ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada primary key secara menyeluruh. 5. BCNF (Boyce Codd Normal Form) Boyce Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
2.2.4
Pengkodean Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam
computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus. Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Harus mudah diingat
20
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. 2. Harus unik Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya. 3. Harus fleksibel Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode. 4. Harus efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam dan disimpan di luar computer. 5. Harus konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan. 6. Harus distandarisasi Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya. 7. Spasi dihindari Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya. 8. Hindari kemiripan karakter Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode. 9. Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya : a. Kode Mnemonik (Mneumonik Code)
21
Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. b. Kode Urut (Sequential Code) Kode urut disebut juga kode seri (serial kode) merupakan kode yang nilainya urut satu dengan kode berikutnya. c. Kode Blok (Block Code) Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. d. Kode Grup Kode grup merupakan kode berdasarkan field-field kode yang mempunyai arti. e. Kode Desimal Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka decimal dimulai dari angka 0 sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
22
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum Bisnis makanan dipercaya merupakan salah satu dari sekaligus bagian dari bisnis yang tidak terlalu terkena imbas pergantian tahun,sebabnya semua orang butuh makanan,sehingga otomatis banyak dicari oleh orang-orang.Sekarang tinggal bagaimana mengenal bisnis tersebut sehingga menjadi juara,yang jelas faktor yang paling mendasar adalah rasa dari makanan yang dijual.Setelah itu umtuk dapat sukses diperlukan strategi yang fokus dari komitmen yang penuh. HotdogBooth adalah merek dagang yang telah dipatenkn dibawah hak pengelola PT.Multi Karya Persada sebagai franchisor yang menjual produk makanan cepat saji hotdog.Sejak beroperasi pada tanggal 5 Januari 2004,hotdog telah menjadi salah satu produk brand favorit di kalangan masyarakat .Akan tetapi masih menerapkan system manual dalam kegiatan menjual produknya. Dengan
banyaknya
trnsaksi
yang
terjadi,
diperlukan
suatu
sistem
komputerisasi umtuk lebih mempermudah pelaksanaan penjualan di Franchise HotdogBooth TB Simatupang secara tepat,cepat,dan akurat.
3.2. Tinjauan Perusahaan Banyaknya aneka variasi menu yang dusajikan oleh HotDogBooth ini menjadi cirri khas bagi Franchise HotdogBooth sendiri sehinnga begitu dinikmati oleh seluruh
23
kalangan.Selain menyajikan berbagai menu makanan, rage harganya bias dijangkau oleh seluruh kalangan.
3.2.1
Sejarah Perusahaaan Franchise HotdogBooth adalah merek dagang dibawah hak pengelola PT.
Multi Karya Persada yang beroperasi pada tanggal 5 Januari 2004.Memiliki Franchise HotdogBooth di dalam SPBU Simatupang dan Petronas LA, pendirinya yaitu Beno Pranata,yakin dengan keunggulan hotdognya.Ia mengklaim produk hotdogbooth memiliki keunggulan yang tidak dimiliki oleh kompetitornya. Kedepannya Beno berharap bisnisnya dapat berkembang dengan baik di tahun-tahun mendatang.
3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsi Agar tidak terjadi kerangapan dalam menjalankan tugas dan fungsi dari jabatan, serta agar terjadi suatu system pendelegasian wewenang yang efktif, maka diberikan kewenangan sebagai berikut: 1. Manager Fungsinya adalah pimpinan toko, yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan dan menentukan kebijakan toko serta bertangung jawab atas kegiatan perusahaan. 2. Asissten Manager Fungsinya adalah untuk membantu Manager dan mengambil alih semua tugastugas apabila Manager berhalangan hadir.
24
3. Sales SVP (Supervisor) Fungsinya adalah bertanggung jawab terhadap stock barang dan pencapaian target penjualan. 4. Chief (Pramusaji) Fungsinya adalah melayani/membuat menu yang telah dipesan oleh konsumen. 5. Kasir Fungsinya adalah melayani setiap konsumen yang akan melakukan pembayaran. 6. ADM (Administrator) Fungsinya adalah bertanggung jawab terhadap akurasi data stok dan penjualan perhari,perminggu, maupun perbulan.
25
Struktur Organisasi PT. TIKI JNE Tangerang
Komisaris
Direktur Utama
Direktur Pelaksana
HRD
Spv. Operasional
Kabag. Barang Masuk
Ka. POD/CS
Spv. Keuangan
Kabag, Barang Keluar
Spv. Kredit
Kredit
Spv. Marketing
Takiuhibin
Sales Kurir/Umum
POD/Entri Data
Pick Up
CS
Kasir
Bag. Penerimaan Barang
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. TIKI JNE Tangera
26
3.3 Prosedur Sistem Berjalan Langkah prosedur sistem berjalan yang ada pada Franchise HotdogBooth TB Simatupang adalah sebagai berikut: 1. Proses Pemesanan Barang Pada proses pemesanan barang, karyawan/ti menulis Nama, NIK, Bagian Tgl. Bulan, banyaknya barang yang di pesan dan nama barang yang di pesan.dan setelah karyawan/ti selesai menulis barang yang di pesan lalu di serahkan data pesanan barang ke waitress koperasi. 2. Proses Pembayaran Pada proses pembayaran, prosedurnya adalah bagian kasir memberikan nota/bon penjualan terhadap menu yang dipesan oleh konsumen dan konsumen membayar dengan tunai. 3. Proses Distribusi Pesan Pada proses distribusi pesan, prosedurnya adalah bagian chief memberikan pesanan makanan kepada konsumen sesuai dengan data pesan. 4. Proses Pembuatan Laporan Pada proses pembuatan laporan, prosedurnya adalah bagian ADM merekap data pesan,dan penjualan perhari untuk menghasilkan penjualan perbulan dan diberikan kepada ketua koperasi.
27
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
28
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
29
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan A.
Kamus Data Sistem Masukan
1.
Nama Data
: Dt_ Pesanan
Alias
: Daftar Pesanan Barang
Arus Data
: Kosumen-Proses 1.0 Proses 1.0 – Arsip Dt_Pesan Arsip Dt_pesan – Proses 2.0 Proses2.0 – waitress
Periode
: Setiap ada pesanan dari konsumen
Volume
: 1 Lembar
Penjelasan
: untuk permintaan pemesanan barang
Bentuk Data
: Dokumen Cetakan
Struktur Data
: Header + Isi
Header
= Nama+NIK+Bagian + Tgl
Isi
= 1{Banyaknya_pesanan + Nm_barang + Harga + Jumlah_pesan} Keterangan NIK *Terdiri dari 11 digit* Tgl *Terdiri dari tgl + bulan + tahun*
B. Kamus Data Sistem Keluaran 1. Nama Data
: Nota_Penjualan
30
Alias
: Nota Penjualan
Arua Data
: Pembayaran – Proses 2.0 : Proses 2.0 – Konsumen
Periode
: Setiap ada transaksi
Volume
: 2 Lembar
Penjelasan
: Sebagai bukti konsumen telah membayar kepada kasir
Bentuk Data
: Dokumen Tulisan
Struktur Data
= Header + Isi + Footer
Header
= Nama+NIK+Bagian + Tgl
Isi
= {No_urut_pesanan + banyaknya_pesanan + Nm_barang + harga + jumlah}
Footer 2. Nama Data
= Tanda Tangan : Laporan_Penjualan
Alias
: Summary Report
Arus Data
: Proses 4.0 – Manager
Periode
: Setiap ada laporan penjualan harian
Volume
: 1 Lembar
Penjelasan
: Sebagai laporan ke Ketua
Bentuk Data
: Dokumen Tulisan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
:
Isi
= { Nm_Makanan + Qty + Sales + Average + Deviasi_Value}
31
3.6
Spesifikasi Sistem Berjalan 3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Pada bentuk dokumen masukan dari sistem berjalan adalah: 1. Nama Dokumen Fungsi
: Data_Pesanan : Untuk mengetahui karyawan/ti memesan barang
Sumber
: Karyawan/ti
Tujuan
: waitress
Frekuensi
: Setiap ada pesann
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran A.1
3.6.2
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada bentuk dokumen keluaran dari system berjalan adalah : 1. Nama Dokumen
: Nota Penjualan
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Kasir
Tujuan
:Konsumen
Frekuensi
: Setiap ada pembayaran
Jumlah
: 2 Lembar
32
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran B.1
2. Nama Dokumen Fungsi
: Laporan Penjualan : Untuk memberikan laporan penjualan ke ketua
Sumber
: ADM (Administrator)
Tujuan
: Ketua Koperasi
Frekuensi
: Setiap bulan
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Bentuk
:Lampiran B.2
3.7.Permasalahan Setelah mengamati system penjualan yang berjalan di Koperasi PT.Panarub, penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan pada pelaksanaannya sudah bagus, hanya system saja belum terkomputerisasi sehingga banyak terjadi kesalahan dan keterlambatan pada prosesnya.Permasalahan pokoknya yaitu: 1. Masalah penanganan data dalam proses pengolahan datanya masih sistem manual sehingga sering menyebabkan kesulitan dalam proses mutu pelayanan. 2. Adanya tuntunan waktu yang cepat, seiring dengan semakin besarnya volume transaksi yang harus dipenuhi, disamping itu karena pengerjaan masih manual maka kecepatan kerja masih jauh dari tuntutan yang dikehendaki.
33
3. Seiring dengan banyaknya transaksi yang terjadi, diperlukan simpanan data yang lebih besar.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Dengan melihat berbagai permasalaan yang ada pada permasalahan sistem berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem maka penulis mengajukan sistem pemecahan masalah yaitu berupa pembagunan komputerisasi sistem penjualan. Dengan dibangunnya sistem yang baru, maka akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan perusahaan.Adapun alternatif untuk masalahmasalah di atas yaitu: 1. Adanya penanganan data dengan menggunakan system basis data yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat sehingga informasi dan kebutuhan data yang digunakan lebih cepat pula. 2. Keakuratan dan kecepatan pelayanan lebih tinngi dan cermat, karena untuk semua proses transaksi telah digunakan system aplikasi. 3. Faktor kesalahan
bisa ditekan
sebab dominasi
diseimbangkan dengan keperluan sistem.
manusia
atau
manual
34
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1.
Umum Dengan perkembangan teknologi komputer yang dapat mengolah data dengan
cepat, tepat dan tidak mengenal lelah, maka berkembanglah pulalah pemakai-pemakai informasi tersebut.Pengolahan infomasi sebenarnya tidaklah harus dilandaskan pada komputer, akan tetapi memang tidak dapat disangkal lagi bahwa teknologi computer mempunyai dampak yang sangat besar didalam SIA.Dengan komputer, informasi yang dihasilkan data tepat pada waktunya dan tepat pada nilainya.Apalagi dengan dipergunakannya model-model kuantitatif yang berisi perhitungan-perhitungan matematik yang rumit, penggunaan computer dirasa sangat tepat sekali. Sistem yang baru akan diusulkan, merupakan komputerisasi bagi system yang lama atau system yang berjalan, dimana cara kerja atau prosedur system yang baru tidak jauh berbeda dengan prosedur system yang lama.Peralihan system yang lama ke system baru yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada system yang lama serta membantu proses kegiatan menjadi tepat waktu. Dengan system akuntansi usulan ini penulis mengusulkan untuk memberikan kode barang pada data pesanan.Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dan proses pebuatan dokuma penjualan.Dan mempermudah proses-proses kegiatan pengolahan data didalam perusahaan.
35
4.2.
Prosedur Sistem Usulan Prosedur sistem akuntansi usulan yang penulis ajukan sebenarnyatidak jauh
berbeda dengan system berjalan yang telah ada, tetapi pada system usula penulis tidak semata-mata memakai system lama, melainkan adabeberapa bagian yang ditambah atau dirubah, dimana bagian tersebut mrupakan system usulan.Pada sub bab ini akan diuraikan mengenai prosedur sistem akuntansi yang diusulkan, yaitu sebagai berikut ini : 1. Prosedur Pemesanan Makanan Pada proses pemesanan makanan, prosedurnya adalah pramusaji memberikan daftar menu makanan serta harganya, kemudian diberikan kepada konsumen yang ingin memesannya,apabila konsumen sudah selesai memesan pramusaji akan menulis apa saja menu yang dipesan oleh konsumen dan kemudian diberikan kepada chief untuk dibuatkan pesanannya dan disimpan dalam file pesanan. 2. Proses Pembayaran Pada proses pembayaran, prosedurnya adalah bagian kasir memberikan nota/bon penjualan terhadap menu yang dipesan oleh konsumen dan konsumen membayar dengan tunai,kemudian nota penjualan disimpan didalam file nota penjualan. 3. Proses Distribusi Pesanan Pada proses distribusi pesan, prosedurnya adalah bagian chief memberikan pesanan makanan kepada konsumen sesuai dengan data pesan. 4. Proses Pembuatan Laporan Berdasarkan file pesanan dan file nota penjualan, maka akan dibuatkan laporan penjualan perbulan dan diberikan kepada Manager.
36
4.3.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan Untuk memberikan gambaran tentang system usulan yang penulis ajukan,
akan terlihat pada gambar diagram alir data system usulan.Diagram alir data terdiri dari beberapa diagram yang dapat menggambarkan tingkat proses-proses ysng terdapat dalam sistem yang digambarkan.Penjelasan tentang diagram alir data akan dijelaska sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Sistem Usulan
37
38
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
39
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.3 Diagram Detail 2.0 Diagram Detail Sistem Usulan
40
4.4 Kamus Data Sistem Berjalan C.
Kamus Data Sistem Masukan
2. Nama Data
3.
: Dt_makanan
Alias
: Data Makanan
Arus
: Konsumen- Proses 1.0
Periode
: Setiap ada pesanan dari konsumen
Volume
: Rata-rata setiap hari
Penjelasan
: Daftar menu makanan
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Strukur Data
: Header + Isi
Header
: Judul
Isi
: 1{@Kd_makanan + Nm_makanan + Harga}
Nama Data
: Dt_ Pesanan
Alias
: Data Pesanan Makanan
Arus Data
: Kosumen-Proses 1.0 Proses 1.0 – File Dt_Pesan File Dt_pesan – Proses 2.0 Proses2.0 – Kitchen
Periode
: Setiap ada pesanan dari konsumen
Volume
: Rata-rata setiap hari
Penjelasan
: untuk permintaan pemesanan makanan
41
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Struktur Data
: Header + Isi
Header
= No_Pesan + Tgl
Isi
= 1{@ Kd_makanan+Nm_makanan + Harga + Jumlah_Pesan} Keterangan No_Pesan *Terdiri dari 3 digit* Tgl *Terdiri dari tgl + bulan + tahun*
D. Kamus Data Sistem Keluaran 3. Nama Data
: Dt_bukti_pembayaran
Alias
: Bukti Pembayaran
Arua Data
: Pembayaran – Proses 2.0 : Proses 2.0 – Konsumen
Periode
: Setiap ada transaksi
Volume
: Rata-rata setiap hari
Penjelasan
: Sebagai bukti konsumen telah membayar kepada kasir
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Struktur Data
= Header + Isi + Footer
Header
= Judul + Tanggal
Isi
= {@No_bukti + Kd_makanan + Nm_makanan + Jumlah_beli + Harga + Total}
Footer
= Tanda Tangan
42
4. Nama Data
: Laporan_Penjualan
Alias
: Laporan Penjualan
Arus Data
: Proses 4.0 – Manager
Periode
: Setiap ada laporan penjualan harian
Volume
: Rata-rata 1 kali setiap bulan
Penjelasan
: Sebagai laporan ke Manager
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Judul + Tanggal
Isi
= {@No_bukti + Kd_makanan +Nm_Makanan + Qty + Harga+ Total}
Footer
4.5
= Tanda tangan
Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Pada bentuk dokumen masukan dari sistem usulan adalah: 4. Nama Dokumen
: Data_makanan
Fungsi
: Unuk mengetahui daftar makanan
Sumber
: Pramuniaga
Tujuan
: Konsumen
Frekuensi
: Seiap hari
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
43
Format 5. Nama Dokumen Fungsi
: Lampiran C.1 : Data_Pesanan : Untuk mengetahui konsumen memesan Makanan
Sumber
: Konsumen
Tujuan
: Kitchen
Frekuensi
: Setiap hari
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Format
: Lampiran C.2
4.5.2
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Pada bentuk dokumen keluaran dari sistem usulan adalah :
3. Nama Dokumen
: Data Bukti Pembayaran
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Kasir
Tujuan
:Konsumen
Frekuensi
: Setiap hari
Jumlah
: 2 Lembar
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran D.1
4. Nama Dokumen Fungsi
: Laporan Penjualan : Untuk memberikan laporan penjualan ke
44
Manager Sumber
: ADM (Administrator)
Tujuan
: Manager
Frekuensi
: Setiap bulan
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Bentuk
:Lampiran D.2
4.5.3. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabeltebel yang menunjukan entity dan relasinya.Penjelasan tentang proses normalisasi file dalam rancangan system ini dapat dilihat pada tabel-tabel normalisasi file berkut ini: a. Bentuk Tidak Normal (UN-Normalize Form)
45
Gambar IV.4 Normalisasi Bentuk Tidak Normal
46
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form)
Keterangan : *Candidate Key
Gambar IV.5 Normalisasi Bentuk Kesatu
47
c. Bentuk 2NF (Second Normal Form)
Keterangan : *
: Primary Key (Kunci Utama)
**
: Foreign Key (Kunci Tami) : Relasi One (Satu) : Relasi Many (Banyak)
Gambar IV.6 Normalisasi Bentuk Kedua
48
d. Bentuk 3NF (Third Normal Form)
Keterangan : *
: Primary Key (Kunci Utama)
**
: Foreign Key (Kunci Tami) : Relasi One (Satu) : Relasi Many (Banyak) Gambar IV.7 Normalisasi Bentuk Ketiga
49
4.5.4.
Spesifikasi File Spesifikasi file merupakan pengelompokan dari file-file yang dapat membantu
data pada saat pemprosesan.Dengan file-file yang dikelompokan ini, file data akan lebih teratur dan terjaga keamanannya dari kerusakan.Spesifikasi file dalam rancangan system usulan ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Spesifikasi File Makanan Nama File
: File Makanan
Akronim File
: Makanan.mdb
Tipe File
: File Master
Organisasi File
: Indexed Sequential
Akses File
: Metode akses secara langsung
Panjang Record
: 38 Karakter
Kunci Field
: Kd_makanan (Kd_makanan)
Software
: Microsoft Acces
Tabel IV.1.Spesifikasi File Makanan No 1.
Elemen Data Kode Makanan
Akronim Kd_makanan
2. 3.
Nama Makanan Harga
Nm_makanan Harga
Tipe Text
Panjang 4
Keterngan Primary key
Text Numberic
25 9
50
2. Spesifikasi File Pesanan Nama File
: File Pesanan
Akronim File
: Pesanan.mdb
Tipe File
: File Transaksi
Organisasi File
: Indexed Sequential
Akses File
: Metode akses secara langsung
Panjang Record
: 66 Karakter
Kunci Field
: No_pesan (Nomor Pesan)
Software
: Microsoft Acces
Tabel IV.2. Speifikasi File Pesanan No 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Elemen Data Nomor Pesan Tgl Pesan Jumlah Pesan Harga Kode Makanan Nama Makanan
Akronim No_pesan Tgl_pesan Jumlah_pesan Harga Kd_makanan Nm_makanan
Tipe Text Date Text Text Text Text
Panjang 9 8 10 10 4 25
3. Spesifikasi File Pembayaran Nama File
: File Pembayaran
Akronim File
: Pembayaran.mdb
Tipe File
: File Transaksi
Keterangan Primary Key
Foreign Key Foreign Key
51
Organisasi File
: Indexed Sequential
Akses File
: Metode akses secara langsung
Panjang Record
: 74 Karakter
Kunci Field
: No_bukti (Nomor Bukti)
Software
: Microsoft Acces
Tabel IV.3. Spesifikasi File Pembayaran No 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Elemen Data Nomor Bukti Tgl Bukti Kode Makanan Nama Makanan Jumlah Pesan Harga
Akronim No_bukti Tgl_bukti Kd_makanan Nm_makanan Jumlah_pesan Harga
Tipe Text Date Text Text Text Text
Panjang 9 8 4 25 10 9
7.
Total
Total
Text
9
Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign Key
4.5.5. Struktur Kode Tujuan dari pembuatan struktur kode pada elemen data adalah sebagai berikut: a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data proses penyajian maupun penulisan laporan. b. Menghemat media penyimpanan dataseperti disket, hardisk atau lainnya atau sebagainya. c. Untuk mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.
52
Didalam komputerisasi system penjualan makanan, yang diusulkan penulis mempunyai struktur kode sebagai berikut: 1. Struktur kode makanan X
X
9
9 No_urut kode makanan Nama makanan
Panjang Kode
: 4 digit
Tipe
: Karakter
Contoh : H
R
0
1
Keterangan : HR
: Hotdog Reguler
1
: Menunjukan Nomor Urut
2. Struktur Kode Pesan X
X
9
9
9
9
9
9
9
No_urut pesanan Bulan Tahun
53
Nama Kode Panjang Kode
: 9 digit
Tipe
: Karakter
Contoh : K
S
0
9
0
3
1
0
5
9
9
9
Keterangan : KS
: Konsumen
09
: Tahun Transaksi
03
: Bulan Ke-
105
: No Urut Konsumen
3..
Struktur Kode Pembayaran
X
X
9
9
9
9
No_urut bukti Bulan Tahun Nama Kode Panjang Kode
: 9 digit
Tipe
: Karakter
Contoh :
54
N
B
1
0
0
4
2
2
5
Keterangan : NB
: Nomor Bukti
10
: Tahun Transaksi
04
: Bulan Ke-
225
: No Urut Konsumen
4.5.6.
Spesifikasi Program Spesifikasi program usulan ini menerangkan program-program yang akan
digunakan dalam sisitempenjualan tunai pada frinchise Hotdogbooth Simatupang ini dapat penulis gambarkan melalui diagram HIPO, seperti pada gambar dihalaman berkut ini :
55
Gambar IV.8. HIPO (Hirarki Input Output)
a. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program
: Menu Utama
Akronim
: Utama.frm
Fungsi
: Menampilkan menu utama system penjualan
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.1
56
Proses Program
: Tampilan pertama kali pada jendela menu uta ma terdapat menu-menu pilihan sbb: 1. Menu Master 2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 4. Menu Utility 5. Menu Exit
b. Spesifikasi Program Menu Master Nama Program
: Menu Master
Akronim
: Master.frm
Fungsi
: Menampilkan menu utama system penjualan
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.2
Proses Program
: Tampilan pertama kali pada jendela menu master dengan submenu pilihan sbb: 1. Menu Makanan
c. Spesifikasi Program Menu Makanan Nama Program
: Form Menu Makanan
Akronim
: Makanan.frm
Fungsi
: Menampilkan menu makanan
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.3
57
Proses Program
: Pada menu master dilik aan tampilmenu barang, didalam menu ini terdapat beberapa pilihan command button yang terdiri dari 1. Tambah, digunakan unuk menambah dan memasukan data makanan 2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan memutakhirkan data makanan 3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data makanan 4. Hapus, digunakan untuk menghapus data makanan 5. Batal, digunakan untuk mengulang input data makanan 6. Keluar, digunakan untuk keluar menu makanan
d. Spesifikasi Program Menu Transaksi Nama Program
: Menu Transaksi
Akronim
: Transaksi.frm
Fungsi
: Menampilkan menu transaksi
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.4
Proses Program
: Pada menu utama maka tampilkan menu transaksi dengan submenu sbb:
58
1. Menu Pesanan 2. Menu Pembayaran e. Spesifikasi Program Menu Data Pesanan Nama Program
: Form Menu Data Pesanan
Akronim
: Pesanan.frm
Fungsi
: Menampilkan form menu makanan
Bahasa Program
: BorlandDelphi 7
Bentuk Program
: E.5
Proses Program
: Pada menu transaksi dilik akan tampil menu transaksi, didalam menu ini terdapat beberapa pilihan command button yang terdiri dari 1. Tambah, digunakan unuk menambah dan memasukan data pesanan 2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan memutakhirkan data pesanan 3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data pesanan 4. Hapus, digunakan untuk menghapus data pesanan 5. Batal, digunakan untuk mengulang input data pesanan 6. Keluar, digunakan untuk keluar menu pesanan
59
f. Spesifikasi Program Menu Pembayaran Nama Program
: Form Menu Pembayaran
Akronim
: Pembayaran.frm
Fungsi
: Menampilkan form menu pembayaran
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.6
Proses Program
: Pada menu transaksi dilik akan tampil menu transaksi, didalam menu ini terdapat beberapa pilihan command button yang terdiri dari 1. Tambah, digunakan unuk menambah dan memasukan data pembayaran 2. Ubah, digunakan utuk mengubah dan memutakhirkan data pembayaran 3. Simpan, digunakan untuk menyimpan data pembayaran 4. Hapus, digunakan untuk menghapus data pembayaran 5. Batal, digunakan untuk mengulang input data pembayaran 6. Keluar, digunakan untuk keluar menu pembayaran
g. Spesifikasi Program Menu Laporan Nama Program
: Form Menu Laporan
60
Akronim
: Laporan.frm
Fungsi
: Menampilkan menu laporan
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.7
Proses Program
: Didalam menu ini terdapat satu piihan yaitu: laporan penjualan, digunakan untuk menghasilkan cetakan laporan penjualan
h. Spesifikasi Program Menu Utility Nama Program
: Form Menu Utility
Akronim
: Utility.frm
Fungsi
: Menampilkan menu utility
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.8
Proses Program
: Didalam menu utilitynterdapat duabuah sub menu yaitu: 1. Password 2. Back Up
i. Spesifikasi Program Menu Password Nama Program
:Form Menu Password
Akronim
: Password.frm
Fungsi
: Menampilkan menu password
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.9
61
Proses Program
: Pada menu ini terdapat sub menu,antara lain: 1. login, untuk memasukan kode password 2. password, untuk masuk ke password 3. keluar, untuk menutup
j. Spesifikasi Program Menu Back Up Nama Program
: Form Menu Back Up
Akronim
: Backup.frm
Fungsi
: Menampilkan menu back up
Bahasa Program
: Borland Delphi 7
Bentuk Program
: E.10
Proses Program
: Pada menu back up klik menu back up dan exit
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sisitem ini diperlukan computer serta alat tambahannya yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
4.6.1. Umum Suatu system yang baik, tidak akan berhasil diterapkan dengan baik jika tidak didukug oleh sarana dan prasarana yang baik pula.Sarana yang baik disini tidak dimaksudkan dengan memiih bentuk yang bagus, merk terkenal maupun harga yang mahal melainkan sarana yang dapat dijalankan sesuai dengan spesifikasi system dan pengembangan yang baik serta kecepatan yang memadai.
62
Sistem computer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan prosedur-prosedur pemprosesan. Perangkat lunak (software) merupakan program computer yang memuat intruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh computer untuk melengkapi tugas. Tanpa adanya peragkat lunak tidak mungkin suatu computer dapat bekerja. Untuk menghubungkan antara peragkat keras dengan pemakai maka diperlukan suatu system operasi dimana terdiri dari kumpulan-kumpulan program computer. Perangkat keras (Hardware) computer mencakup peralatan fisik secara keseluruhan atau lebih dikenal computer itu sendiri. Peralatan-peralatan ini terdiri dari unit processor, memory, floppy disk, monitor, keyboard, dan alat cetak. Untuk mengetahui perangkat pendukung apa saja yang dipakai oleh penulis dapat dilihat pada uraian sub bab berikutnya dan juga penggambaran dai bentuk konfigurasi computer. 4.6.2. Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan dalam sisitem usulan ini adalah sebagai berikut : 1. Microprocessor
: Pentium IV
2. Memory (RAM)
: 256 MB
3. Monitor
: SVGA (Super Video Grafik Array) 15”
4. Hardisk
: 40 GB
5. Mouse
: Standar mouse
6. Keyboard
: 108 Keys
63
7. Printer
: Dot Matriks
8. Floppy Disk Drive
: 1.44 MB
4.6.3. Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan program yang memberikan intruksi terhadap perangkat keras untuk melakukan proses pengolahan data. Didalam system usulan yang penulis ajukan, system operasi yang digunakan adalah Window XP, sedangkan untuk
paket
programnya
adalah,
berpedoman
pada
keistimewaan
yang
dimilikiaplikasi tersebut adalah : a. Mudah dalam menggunakan atau mengoperasikan. b. Pembuatan program tidak terlalu sulit. c. Delphi merupakan sebuah aplikasi program yang membantu dalam sebuah aplikasi pembuatan program.
4.6.4. Konfigurasi Komputer Adapun gambaran konfigurasi computer yang digunakan dalam system usulan ini sebagai berikut :
Keyboard Mouse 108 Keys
64
CPU Pentium IV
Hardisk 40 GB
Monitor SVGA 15”
Floppy 1.44 MB
Printer
Gambar IV.9.Konfigurasi Komputer
4.7. Jadwal Implementasi Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam jadwal implementasi yang diajukan penulis pada Frinchise Hotdogbooth TB Simatupang adalah sebagai berikut : 1. Penyiapan Data Awal Penyiapan data awal dimaksudkan untuk mengumpulkan data sesuai dengan kebutuhan data yang akan diolah dan dipergunakan pada system tersebut. Hal-hal
65
yang harus diperhatikan mengenai database, yaitu record yang diperlukan, panjang record, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan data yang akan diolah tersebut. 2. Pembuatan Program Dalam pembuatan program harus dilkukan secara baik dan benar, sehingga akan menghasilkan program yang dapat dijalankan dengn mudah, terhindar dari kesalahan-kesalahan, sesuai dengan masalah kebutuhan yang harus dijalankan. 3. Test Program Test program dilakukan mulai dari test awal masing-masing program hingga keseluruhan dari system program salin berhubungan. 4. Pembuatan Buku Petunjuk Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan untuk membantu para pemakai untuk memahami lebih lanjut sisem pengoperasian computer, pengisian data file dan pemeliharaan system itu sendiri.
5. Pelatihan Atau Training Pelatihan dilakukan unuk memberikan pengarahan kepada para personil dalam bentuk latihan untuk pengoperasian program tersebut, agar dapat memahami dengan baik dan dapat menangani kemungkinan kesalaan-kesalahan yang timbul. 6.
Test Sistem
66
Test system dilakukan untuk mengatasi optimasi penggunaan program baru, yang dapat menangani masalah yang akan timbul dari system yang lama.Pelaksanaan test program juga merupakan test system yang diusulkan. 7. Peralihan Sistem Peralihan system penjualan tunai pada Frinchise Hotdogbooth TB Simatupang, penulis mengusulkan agar peralihan system lama dilaksanakan bersamaan dengan system baru sehingga pada batas tertentu system lama dapat mulai dihentikan dari pengoperasiannya. 8. Operasi Dan Evaluasi Operasi dan evaluasi dimaksudkan untuk mengoperasikan system baru secara penuh setelah masa peralihan berakhir.Selama system baru berlangsung, dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari system terseebut, sehingga pada pembangunan system selanjutnya dapat diperbaiki.
Adapun jadwal implementasi yang penulis usulkan, adalah sebagai berikut :
Tabel IV.4 Jadwal Implementasi
67
No
Keterangan Bulan 1 1 2 3 4
1 2
Penyiapan Data Awal Pembuatan Program & Test
3 4 5 6 7
Program Pembuatan Buku Petunjuk Pelatihan Atau Training Test Sistem Peralihan Sistem Operasi Dan Evaluasi
Waktu Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
BAB V PENUTUP 5.1.
Kesimpulan Dalam hal ini penulis menyimpulkan pokok bahasan Tugas Akhir, agar dapat
diketahui secara singkat gambaran umum tentang penyusunan Tugas Akhir yang dibuat Penulis.Adapun kesimpulan-kesimpulan yang telah disusun penulis adalah sebagai berikut : a. Pengolahan sistem informasi yang terorganisir dengan baik sangat penting bagi perekonomian perusahaan.Sistem penjualan secara tunai merupakan kegiatan
68
perusahaan yang perlu mendapatkan perhatian dan penanganan yang serius dan terarah. b. Kurangnya pengetahuan mengenai aplikasi komputer yang menjadikannya suatu alat yang dapat mengolah data dalam jumlah besar dalam waktuyang singkat akan berdampak buruk bagi kemajuan Frinchise HotdogBooth TB Simatupang walaupun sudah berdiri selama beberapa tahun namun belum memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan datanya.Sistem manualisasi yang digunakan menjadi penumpukan kertas kerja dan formulir-formulir yang digunakan dalam kegiatan usaha, sehingga memerlukan tempat penyimpanan yanng cukup banyak. c. Dengan berkembangnya zaman dan teknologi informasi yang semakin pesat membuat komputer menjadi pilihan utama sebagai media yang menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.Denagn system yang terkomputerisasi selama data-data yang kita miliki cukup.disimpan dalam filefile pada hardisk atau disket.Denagan system yang terkomputerisasi tidak perlu lagi membuka semakin banyak arsip untuk menyediakan laporan bagu pihak manajemen, mempercepat proses penanganan distribusi makanan sehingga dapat mengatasi keluhan makanan, memelihara keamanan data dari rusaknya atau hilangnya dokumen-dokumen data penjualan.
5.2.
Saran-saran
69
Dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba untuk memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi Perusahaan. Adapun saran-saan yang ingin disampaikan adalah sebagai berikut : 1. Pemeliharaan terhadap sistem yang telah terkomputerisasi harus dilakukan sacara teratur, karena dengan pemeliharaan yang teratur dapat memperpanjang usia pemakaian peralatan-peralatan system itu sendiri, baik itu perangkat lunaknya maupun perangkat kerasnya. 2. Buatlah password pada sistem untuk menghindari adanya unsure yang tidak berhak untuk mengakses data tersebut selain pegawai yang da pada bagian penjualan. 3. Pelu ditingkatkan kerjasama antara masing-masing bagian atau unit kerja dalam organisasi. 4. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka sebaiknya perlu dibuatkan (back up) untuk setiap file yang digunakan agar jik terjadi kerusakan pada komputer, Perusahaan tidak akan kehilangan data tersebut dan kegiatan perusahaaan tidak akan terhambat sehingga tidak menimbilkan kerugian pada perusahaan. 5. Untuk menghasilkan laporan yang baik, maka pengolahan data harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti. 6. Semua staff atau bagian yang ada pada Frinchise HotdogBooth TB Simatupang diharapkan mampu mengoperasikan computer dengan baik, maka diperlukan atihan (Training) kepada seluruh staf.
70
