BAB I PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Perusahaan PT Indomarco Adi Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor dan importir consumer goods. Sejarah PT Indomarco Adi Prima dimulai pada tahun 1953. Pada tahun tersebut hanyalah berbentuk sebuah apotek. Dan baru pada tahun 1954, dengan nama PT Pebapan, bergerak dibidang distribusi barang. Pada mulanya PT. Pebapan mendistribusikan obat-obatan dan baru pada tahun 1970 juga mendistribusikan consumer goods. Pada tahun 1983, PT Indofood Sukses Makmur Tbk., membeli sebagian besar saham dari PT Pebapan, dan akhirnya pada tahun 1988 PT Pebapan mengkonsentrasikan pada distribusi consumer goods saja.
Pada tahun 1990, PT Pebapan berganti nama menjadi PT Indomarco Adi Prima. Di tahun 1990-an itu, PT Indomarco Adi Prima juga membawahi retail seperti Indogrosir, Indomaret, Superindo, Gelael, dan KFC. Dan pada tahun 1997, PT Indofood Sukses Makmur Tbk. memiliki 80% saham PT Indomarco Adi Prima. Akhirnya pada tanggal 2 Mei 2000, PT. Indomarco Adi Prima bergabung (diakuisisi) dengan PT Indofood Sukses Makmur, Tbk., menjadi salah satu divisinya yaitu divisi distribusi. Tapi ada bagian dari PT. Indomarco Adi Prima yang memisahkan diri dan berganti nama menjadi PT. Indomarco Prismatama, yang lebih mengkhususkan diri pada bidang retail.
PT Indofood Sukses Makmur saat ini mengklasifikasikan kegiatan usahanya menjadi 9 (sembilan) segmen usaha utama yang terbagi dalam 4 (empat) usaha grup usaha strategis yaitu: 1. Grup Usaha Produk Makanan Bermerek, yang terdiri dari 4 (empat) segmen usaha utama yaitu: Mi Instan, Makanan Ringan, Nutrisi dan Makanan Khusus, dan Penyedap Makanan 2. Grup Usaha Bogasari sebagai 1 (satu) segmen usaha 3. Grup Usaha Minyak Goreng & Lemak Nabati yang terdiri dari 3 (tiga) segmen usaha yaitu: Minyak Goreng & Margarin, Komoditas, dan Perkebunan
1
4. Grup Usaha Distribusi sebagai 1 (satu) segmen usaha.
PT Indomarco Adi Prima memiliki perbedaan dengan distributor lainnya, karena walaupun sama-sama sebagai jaringan distribusi PT Indofood Sukses Makmur tapi perusahaan-perusahaan tersebut hanya bersifat distributor lokal (hanya untuk regional / wilayah tertentu saja) sedangkan PT Indomarco Adi Prima merupakan jaringan distribusi nasional. PT Indomarco Adi Prima merupakan salah satu distributor yang mempunyai
jaringan
distribusi
yang
paling
ekstensif
di
indonesia.
Selain
mendistribusikan produk, PT Indomarco Adi Prima juga menjalankan bisnis di bidang logistik sebagai 3PL (3rd Party Logistics) bagi grup maupun non grup.
Sejak diterapkan proyek Stock Point di tahun 2005, total Stock Point meningkat empat kali lipat, sistem pasokan & pengiriman menjadi efisien, sehingga memperluas dan memperdalam penetrasi pasar. Stock Point berada pada radius tertentu di lokasi yang padat dengan outlet ritel dan dekat pasar tradisional. PT Indomarco Adi Prima mencatat penjualan pihak ketiga (non grup) sebesar Rp 3,13 triliun di tahun 2006, meningkat 32,3% dari tahun 2005 dan memberikan kontribusi 14% terhadap penjualan bersih konsolidasi PT Indofood Sukses Makmur. Peningkatan ini terjadi karena kenaikan volume produk yang didistribusikan melalui Stock Point dan pendekatan proaktif yang dilakukan oleh personil grup distribusi dengan meningkatkan kunjungan ke outlet-outlet ritel. Koordinasi dengan para prinsipal diperkuat melalui aktifitas promosi bersama seperti bundling sales dan kegiatan promosi setempat lainnya. Informasi mengenai persaingan dan hal-hal yang berkaitan dengan produk, dilaporkan kepada prinsipal secara tepat waktu, sehingga memungkinkan mereka menanggapinya dengan cepat.
1.2 Visi & Misi PT Indomarco Adi Prima 1.2.1 Visi PT Indomarco Adi Prima “Menjadi perusahaan distribusi nasional untuk barang konsumsi yang memiliki jaringan terluas dan terdalam”.
1.2.2 Misi PT Indomarco Adi Prima “Memberikan kustomer pelayanan paling responsif dan dapat diandalkan dengan biaya yang kompetitif”. 2
1.3 Struktur Organisasi
Pada dasarnya struktur organisasi manajemen yang ada di seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima mempunyai pola yang sama yaitu dikepalai oleh seorang Branch Manager dan dibantu oleh 3 manajer bagian yaitu Sales Manager, Office Manager, dan Logistics Manager. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing manajer tersebut yaitu sebagai berikut : 1. Sales Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas dan fungsi penjualan, untuk mencapai tujuan dan target pemasaran/penjualan yang telah ditetapkan. 2. Office Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh administrasi fungsi keuangan, persediaan, pembelian, penjualan, perpajakan, personalia dan general affair di Cabang. 3. Logistics Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh operasional logistik di Cabang dan seluruh Depo dan Stock Point dibawahnya.
Kepala Cabang dikepalai oleh General Manager Region yang membawahi beberapa Cabang. PT Indomarco secara nasional membagi menjadi tiga region yaitu Region 1 (Medan, Pekanbaru, Padang, Palembang, Bengkulu, Bandar Lampung, dan Pontianak), Region 2 (Jakarta 1, Jakarta 2, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Semarang, dan Yogyakarta), dan Region 3 (Surabaya, Jember, Malang, Denpasar, Samarinda, Banjarmasin, Makassar, dan Manado).
Jumlah Office Manager & Logistics Manager di Cabang masing-masing hanya 1 (satu) orang, sedangkan untuk Sales Manager terdiri dari 3 (orang) atau lebih tergantung kebutuhan operasional sales di masing-masing Cabang yang biasanya ditentukan berdasarkan luas jangkauan wilayah penjualan & jumlah prinsipal (produk) yang ditangani. Struktur organisasi di bawah masing-masing manajer bagian tersebut pada seluruh cabang pada dasarnya mempunyai pola yang hampir sama seperti pada gambar 1.1 berikut. 3
4 Struktur organisasi Cabang di PT Indomarco Adi Prima
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Cabang PT Indomarco Adi Prima
4
1.4 Sumber Daya
1.4.1
Sumber Daya Manusia
Komposisi karyawan Kantor Pusat dan seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima pada akhir tahun 2007 dapat dilihat pada tabel berikut
Tabel 1.1 Komposisi Karyawan Berdasarkan Rentang Usia LEVEL <25 Kadiv Direktur GM Manager Supervisor Staff Operative Total
26-35
Usia 36-45
Jumlah 46>
12 32 627 2,216 2,887
73 164 930 3,230 4,397
1 3 8 226 450 2,014 6,461 9,163
1 3 5 38 31 44 91 213
3 103 223 413 924 1,666
Tabel 1.2 Komposisi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan LEVEL SD Kadiv Direktur GM Manager Supervisor Staff Operative Total
SLTP
12 138 150
1 1 33 393 428
Pendidikan SLTA AMD 1
64 307 1,360 5,585 7,317
1 2 24 52 362 206 647
Jumlah S1
S2
2 6 135 89 246 139 617
2 1 1 4
1 3 8 226 450 2,014 6,461 9,163
Tabel 1.3 Komposisi Karyawan Berdasarkan Per Departemen LEVEL Kadiv Direktur GM Manager Supervisor Staff Operative Total
Departemen Marketing Keuangan Personalia 1 2 1 5 2 1 161 47 18 310 121 19 692 1,035 287 5,618 436 407 6,789 1,642 732
Jumlah 1 3 8 226 450 2,014 6,461 9,163
5
Yang termasuk dalam bagian marketing yaitu posisi karyawan di bawah sales dan logistik. Untuk bagian keuangan yaitu karyawan yang menempati posisi accounting, finance, audit, dan administrasi. Sedangkan bagian personalia yaitu karyawan yang menempati posisi personalia, general affair, dan satpam.
Tabel 1.4 Komposisi Karyawan Berdasarkan Status Kepegawaian Marketing Keuangan Personalia Total
1.4.2
Perm. 6,584 1,624 715 8,923
Temp. 204 18 18 240
Jumlah 6,788 1,642 733 9,163
Sumber Daya Fisik
Untuk menunjang kelancaran operasional bisnisnya yang semakin luas & dinamis, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan maupun investasi pada infrastrukturnya. Dengan dijalankannya proyek pengembangan Stock Point, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan pada sisi pengadaan bangunan maupun kendaraan operasional. Untuk pemenuhan kebutuhan bangunan bagi perluasan ataupun pembukaan Depo/Stock Point baru dilakukan melalui kontrak atau pembelian bangunan. Fungsi Depo yaitu sebagai Small Distribution Center bagi Stock Point-Stock Point dibawahnya, sedangkan Stock Point berperan dalam melakukan penjualan ke pelanggan.
Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima Region
Region 1
Region 2
6
Cabang 1. Medan 2. Pekanbaru 3. Padang 4. Palembang 5. Bengkulu 6. Bandar Lampung 7. Pontianak 1. Jakarta 1 2. Jakarta 2 3. Bekasi 4. Tangerang 5. Bogor
Jumlah Depo / Stock Point 52 37 31 44 18 44 24 24 2 26 41 37
Total
250
380
Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan) Region
Cabang
Jumlah Depo / Stock Point
6. Bandung 7. Semarang 8. Yogyakarta 1. Surabaya 2. Jember 3. Malang 4. Denpasar 5. Samarinda 6. Banjarmasin 7. Makassar 8. Manado
Region 2
Region 3
Total
80 83 87 116 50 103 29 21 27 36 18
400
TOTAL
1030
Untuk kendaraan operasional juga diterapkan kebijakan yang serupa yaitu dengan melakukan sewa kendaraan melalui sistem kontrak tahunan atau pembelian kendaraan. Jumlah dan jenis kendaraan operasional yang saat ini dikelola oleh PT Indomarco Adi Prima di masing-masing Cabang yaitu sebagai berikut :
Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima Kendaraan Roda 4 CABANG REGION 1 1. Medan 2. Pekanbaru 3. Padang 4. Palembang 5. Bengkulu 6. Bandar Lampung 7. Pontianak Sub Total : REGION 1 1. Jakarta 1 2. Jakarta 2 3. Bekasi 4. Tangerang 5. Bogor 6. Bandung
Kendaraan Roda 3 (Tossa)
Kendaraan Roda 2
Milik Sendiri
Sewa
Total
Milik Sendiri
Sewa
Total
Milik Sendiri
Sewa
Total
77 59 44 65 28 57 43 373
22 0 0 0 0 3 0 25
99 59 44 65 28 60 43 398
0 0 0 0 2 3 0 5
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 2 3 0 5
26 15 3 24 5 11 12 96
0 0 24 0 0 37 0 61
26 15 27 24 5 48 12 157
60 73 65 82 87 122
0 0 2 7 6 0
60 73 67 89 93 122
0 0 1 7 2 17
0 0 0 0 0 0
0 0 1 7 2 17
53 42 34 30 58 19
35 13 0 0 0 77
88 55 34 30 58 96
7
Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan) Kendaraan Roda 4 CABANG 7. Semarang 8. Yogyakarta Sub Total : REGION 1 1. Surabaya 2. Jember 3. Malang 4. Denpasar 5. Samarinda 6. Banjarmasin 7. Makassar 8. Manado Sub Total : TOTAL :
1.4.3
Milik Sendiri 117 123 729 124 51 115 45 38 37 51 28 489 1591
Sewa
Total
0 0 15
117 123 744
17 0 0 0 0 0 0 0 17 57
141 51 115 45 38 37 51 28 506 1648
Kendaraan Roda 3 (Tossa) Milik Sewa Total Sendiri 0 36 36 29 0 29 56 36 92 33 18 43 2 0 8 8 3 115 176
0 0 0 0 0 0 0 0 0 36
33 18 43 2 0 8 8 3 115 212
Kendaraan Roda 2 Milik Sendiri 17 47 300 45 12 32 8 39 3 3 5 147 543
Sewa
Total
0 0 125
17 47 425
100 56 0 41 0 0 0 19 216 402
145 68 32 49 39 3 3 24 363 945
Sumber Daya Teknologi
Sejalan dengan perkembangan teknologi & usaha untuk selalu memenuhi tuntutan kepuasan konsumen & prinsipal, maka PT Indomarco Adi Prima melakukan beberapa pengembangan dalam bidang teknologi secara internal dan eksternal. Pengembangan yang sedang dilakukan untuk internal yaitu melalui implementasi program ERP SAP & MARS secara nasional untuk menggantikan program tailor made PPS yang sudah ada sebelumnya. Dengan adanya implementasi SAP tersebut kedepannya diharapkan akan
semakin
mempermudah dalam transaksi dan mendapatkan pertukaran informasi antara PT Indomarco Adi Prima & principal-prinsipal dalam grup Indofood. Berikut ini gambar mengenai hierarki sistem yang digunakan oleh PT Indomarco Adi Prima.
8
Logistics
SAP
TMS, FMS
Head Office
Manhattan
SAP
Branch
SAP
SAP
SAP
Depo / Stock Point
MARS
MARS
MARS
MARS
MARS
MARS
Gambar 1.2 Hierarki Sistem Yang Digunakan PT Indomarco Adi Prima
Untuk mempermudah jajaran sales dalam melaksanakan tugasnya, salesman dibekali dengan perangkat PDA (Personal Data Assistant). Proses pesanan para pelanggan diproses oleh salesman menggunakan PDA tersebut. Dengan beberapa pelanggan terutama dengan pelanggan kategori modern market, PT Indomarco sudah mulai mengembangkan kerjasama dalam bentuk sistem order secara online.
1.4.4
Sumber Daya Mitra Kerja
Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, PT Indomarco Adi Prima memiliki kerjasama dengan beberapa mitra kerja. Masing-masing Cabang mempunyai mitra kerja yang dapat berbeda satu sama lain karena Cabang diberi kebijakan untuk dapat menentukan mitra kerja sesuai kebutuhan yang ada. Hubungan dengan mitra kerja tersebut ditujukan agar
9
mempermudah operasional & Cabang dapat tetap fokus pada bisnis utamanya yaitu dalam mencapai target penjualan yang disepakati. Secara umum jenis mitra kerja yang saat ini terlibat dalam operasional Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu sebagai berikut.
Tabel 1.7 Mitra Kerja Cabang PT Indomarco Adi Prima Bidang Kerja 1. Perbaikan & Pemeliharaan Kendaraan
Mitra Kerja a. Bengkel Internal atau b. Kerjasama dengan bengkel luar dalam bentuk kontrak pemeliharaan
2. Transaksi Perbankan
a. Bank BCA b. Bank Mandiri a. ISS (Wilayah Jabotabek & Bandung) atau b. Tenaga kebersihan internal atau Sistem Kontrak dengan penyedia jasa kebersihan lokal a. TRAC (Astra Rent Car) atau b. Sesuai ketersediaan ekspedisi
3. Kebersihan Gudang Depo & Stock Point
4. Pengiriman Barang ke Depo / Stock Point (Outsourcing)
1.4.5
Sumber Daya Finansial
Sumber pendanaan PT Indomarco Adi Prima selain berasal dari hasil usaha yang dijalankan juga diperoleh dari subsidi oleh PT Indofood Sukses Makmur. Dalam beberapa hal terkait pengadaan infrastruktur maupun perlengkapan & peralatan penunjang operasional harus mendapat persetujuan dari jajaran manajemen kantor pusat PT Indomarco Adi Prima dan PT Indofood Sukses Makmur.
Cabang selain menanggung beberapa biaya operasional internalnya juga menanggung biaya operasional kantor pusat PT Indomarco Adi Prima yang dibebankan kepada masing-masing Cabang secara proporsional sesuai kebijakan yang ditentukan kantor pusat. Meski demikian, tiap Cabang mempunyai tanggung jawab dalam menentukan kebijakan keuangannya masing-masing yang akan mempengaruhi kondisi keuangannya. Secara nasional, rata-rata penjualan sepanjang 6 (enam) bulan di akhir tahun 2007 dari total seluruh Cabang mencapai lebih dari 900 milyar/bulan. Berikut ini contoh laporan rugi laba & laporan keuangan neraca dari salah satu Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu Cabang Bengkulu.
10
Tabel 1.8 Laporan Keuangan Neraca Rugi Laba Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima
CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA NERACA RUGI LABA Untuk masa 12 bulan yang berakhir pada 31 Desember 2007 dan 2006 (Dinyatakan dalam Rupiah penuh)
2007 Hasil Penjualan Harga Pokok Standar Alokasi Price Variance Harga Pokok Aktual Gross Margin
2006
72,859,010,110 (64,695,335,993) (1,672,827,144) (66,368,163,137) 6,490,846,973
63,011,734,000 (56,434,744,000) (1,326,348,856) (57,761,092,856) 5,250,641,144
Biaya Variabel Freight in Gudang Induk Alokasi Freight in HO Freight Cabang, Handling, & Packing Insentif Karyawan Biaya Piutang Tidak Tertagih Biaya Barang Rusak / Hilang Biaya Tender Biaya Variabel Lainnya Jumlah Biaya Variabel
(1,859,868,258) 0 (697,759,894) (23,260,717) (72,559,009) (290,200,918) 0 (10,605,882) (2,954,254,678)
(1,088,750,000) 0 (569,837,000) (34,208,000) (58,012,000) (228,046,000) 0 (11,404,000) (1,990,257,000)
Biaya Periodik Tipe A Biaya Periodik Tipe B Jumlah Biaya Periodik
(1,186,239,591) (1,714,383,417) (2,900,623,008)
(1,122,687,000) (1,510,873,000) (2,633,560,000)
Laba (Rugi) Operasional Alokasi Biaya Bunga Pendapatan Lain-Lain Biaya lain-Lain Laba (Rugi) Kotor Alokasi HO Alokasi Biaya Variabel HO Alokasi Biaya Periodik HO Alokasi Lain-Lain HO Jumlah Alokasi HO Laba (Rugi) Bersih
635,969,287
626,824,144
(126,097,518) 4,558,068 (12,144,593)
(116,027,000) 3,991,005 (10,942,666)
502,285,244
503,845,483
(48,236,711) (675,064,123) 609,725,107 (113,575,727)
(35,625,411) (690,183,000) 526,042,000 (199,766,411)
388,709,517
304,079,072
11
Tabel 1.9 Laporan Keuangan Neraca Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima
CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA NERACA Per Tanggal 31 Desember 2007 dan 2006 (Dinyatakan dalam Rupiah penuh)
2007 Aktiva Lancar Kas & Bank Piutang Dagang Piutang Lain-Lain Persediaan Barang Uang Muka Biaya & Pajak Dibayar Dimuka Total Aktiva Lancar
2,264,879,056 7,233,445,219 575,374,413 8,833,179,594 105,518,788 6,372,971 19,018,770,041
2,478,980,796 7,663,105,758 460,975,266 7,957,568,568 87,999,990 5,424,508 18,654,054,886
Aktiva Tetap & Lainnya Total Aktiva Tetap Total Akumulasi Penyusutan Nilai Buku Aktiva Tetap
2,647,371,199 (1,819,049,283) 828,321,916
2,606,411,699 (1,851,807,758) 754,603,941
Total Aktiva Lain-Lain Total Aktiva Tetap & Lain-Lain TOTAL AKTIVA
Passiva Lancar Pajak Yang Masih Harus Dibayar Hutang Dagang Kewajiban Jangka Pendek Lainnya Total Passiva Lancar Inter Company Account HO Account Balance Items -HO Account Laba / (Rugi) Tahun Berjalan Total Inter Company Account TOTAL PASSIVA
12
2006
696,139,494
616,346,468
1,524,461,410
1,370,950,409
20,543,231,451
20,025,005,295
9,664,638 42,357,950 182,302,646 234,325,234
8,959,137 31,100,026 171,141,642 211,200,805
0 4,862,030,546 15,058,166,154 388,709,517 20,308,906,217
0 4,451,559,253 15,058,166,165 304,079,072 19,813,804,490
20,543,231,451
20,025,005,295
1.5 Pelanggan
Secara garis besar, pelanggan PT Indomarco Adi Prima dibagi menjadi 2 (dua) segmen yaitu Traditional Market (Wet Market) dan Modern Market (High Class Outlet). Dari tiap segmen pelanggan tersebut PT Indomarco Adi Prima kemudian mengklasifikasikannya lagi berdasarkan tipe outlet seperti yang dapat dilihat pada tabel 1.10 berikut.
Tabel 1.10 Pembagian Klasifikasi Tipe Outlet Oleh PT Indomarco Adi Prima Klasifikasi
Tipe Outlet
Keterangan
1. Sub Distributor
a. Grosir Inti b. Distributor Wilayah
Pedagang yang diberi potongan khusus & hak untuk mengelola produk PT IAP di wilayah tertentu
2. Key Wholesaler
Star Outlet
Pedagang besar yang sebagian besar menjual barangnya kepada pengecer atau wholesaler
3. Wholesaler
Wholesaler
Pedagang yang sebagian besar penjualannya dilakukan secara partai kepada pengecer & terkadang langsung ke konsumen
4. Retailer
a. Kelontong b. Kaki Lima c. Warung Kopi d. Depot Makanan/Minuman a. Hipermarket b. Supermarket c. Minimarket d. Department Store
5. Supermarket
6. Institusi
Pedagang dimana pembelinya melakukan pelayanan sendiri (swalayan), harga pasti, barang tersusun rapi & pembayaran dilakukan di 'check out counter'
a. Hotel/Restoran/Kantin b. Apotik/Toko Obat c. Toko Kosmetik/ Salon Kecantikan d. Koperasi/Pabrik/ Supplier e. Rumah Sakit
Sampai dengan bulan akhir bulan Maret 2008, total outlet secara nasional yang sudah ditangani PT Indomarco Adi Prima sudah mencapai 221.711 Outlet. Tabel 1.11 berikut ini menggambarkan jumlah Outlet yang ditangani oleh masing-masing Cabang.
13
Tabel 1.11 Jumlah Outlet Yang Ditangani Tiap Cabang Jumlah Outlet Yang Ditangani 1. Medan 12,367 2. Pekanbaru 7,207 3. Padang 5,272 Region 1 4. Palembang 8,150 5. Bengkulu 3,791 6. Bandar Lampung 8,432 7. Pontianak 5,555 1. Jakarta 1 5,626 2. Jakarta 2 926 3. Bekasi 7,845 4. Tangerang 8,156 Region 2 5. Bogor 7,720 6. Bandung 14,325 7. Semarang 19,664 8. Yogyakarta 20,420 1. Surabaya 23,391 2. Jember 9,738 3. Malang 24,970 4. Denpasar 8,191 Region 3 5. Samarinda 5,865 6. Banjarmasin 4,944 7. Makassar 6,343 8. Manado 2,813 TOTAL Region
Cabang
Total
50,774
84,682
86,255
221,711
1.6 Lingkup Bidang Usaha
Seperti yang telah diutarakan bahwa PT Indomarco bergerak dalam bidang distribusi baik bagi grup Indofood maupun prinsipal non Indofood. Fokus utama yang dijalankan PT Indomarco saat ini ditujukan untuk mendukung peningkatan penjualan grup produk Indofood, namun dengan tetap tidak mengesampingkan potensi pengembangan penjualan produk pihak ketiga.
Produk dari masing-masing prinsipal mempunyai pola penjualan yang berbeda di masingmasing Cabang tergantung karakteristik di masing-masing daerah. Berikut ini prinsipalprinsipal yang termasuk dalam grup Indofood: 1. PT Indofood Sukses Makmur – Noodle Division 2. PT Indofood Sukses Makmur – Food Ingredient Division
14
3. PT Indosentra Pelangi 4. PT Nestle Indofood Citrarasa Indonesia 5. PT Buana Distrindo 6. PT Bogasari Flour Mill 7. PT Indofood Fritolay Makmur 8. PT Indolakto 9. PT Salim Ivomas Pratama 10. PT Total Chemindo Loka 11. PT Inti Detergent Sumatra 12. PT Gizindo Prima Nusantara 13. PT Nissinmas
Prinsipal-prinsipal non grup Indofood yang menyalurkan produk-produknya melalui PT Indomarco Adi Prima yaitu berikut ini. 1. PT Quaker Oatmeal 2. PT Uni-Charm Indonesia 3. PT Masterfood Indonesia 4. PT Sari Wangi AEA 5. PT Satelit Sriti 6. PT Unichem Candi Industri
1.7 Proses Bisnis
Proses bisnis utama yang terdapat di Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan pelayanan kepada pelanggan. Bisnis utama tersebut didukung oleh beberapa proses bisnis pendukung lain yang berfungsi untuk memastikan kelancaran jalannya bisnis utama Cabang.
Bisnis utama Cabang PT Indomarco Adi Prima dimulai dari tahap kunjungan salesman ke outlet sesuai RPS (Rencana Perjalanan Salesman), proses order barang, kemudian dilanjutkan pengecekkan over due piutang outlet dan pengiriman barang oleh Depo/Stock
15
Point. Masing-masing Sales Manager menangani outlet berdasarkan cakupan wilayah & kategori outlet. Dari tahapan diatas arus informasi yang terjadi pada cabang dapat digambarkan sebagai berikut. Update
Update
Proses
Sales Return
Inventory
Mutasi
Proses
Inventory Update
Proses
Info
Update
Proses Delivery
Order/Sales
Info
Proses Expense
Update
Update
Proses Delivery Cost & Exp
Account Receivable
Update
Proses Collection
Gambar 1.3 Arus informasi Transaksi Pada Bisnis Utama Cabang PT Indomarco Adi Prima
1.7.1
Proses Sales / Order & Return
Proses order / sales Canvass dan retur dapat dilakukan dengan mempergunakan PDA. Dalam bisnis proses sales & return didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut.
16
1
Route management
2
Ordering system
3
Canvass system
4
Credit Limit & overdue check
5
Pricing structure
6
Discount scheme (Item, Customer/Item, Mix Item)
7
Order on hold for over credit limit/overdue
8
Inventory Check
1.7.1.1 Proses Sales / Order
Tabel 1.12 Urutan Bisnis Proses Sales / Order Cabang PT Indomarco Adi Prima No
Deskripsi Singkat
1
Input Sales Order (SPL) yang sudah diperiksa oleh SS ke dalam system / Upload data Sales Order Cetak edit list Sales Order (SPL) yang telah diinput Cetak Sales Order On Hold karena over limit / overdue untuk minta approval Release Sales Order On Hold sesuai yang diapprove Cetak Invoice & Daftar PCOD bila ada Invoice yg TOP-nya 0 hari / cash ( dan Faktur Pajak Standar bila customer PKP ) Melakukan Edit / Cancel Invoice atas pengiriman yg tidak sesuai dengan faktur / invoice atau yg ditolak toko Posting Invoice
2 3
4
5
6
7
Yang melakukan SPO / Sales Service
Yang Input Bertanggung jawab SPO/ OS / Sales Order OM (SPL) / Data Sales Order
Output
Sales Order (SPL) yg sudah diinput / diupload SPL yg sudah Print out edit list diinput / diupload SPL Data Sales Order Sales Order On On Hold Hold list untuk diapprove / ditolak Sales Order On Data Sales Order Hold list yang on hold yang sudah diapprove telah direlease Sales Order ( Invoice / Faktur SPL ), termasuk Daftar PCOD Sales Order On Hold yang sudah diapprove
SPO / Sales Service SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM SS / SM / BM
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
Invoice / Faktur dan informasi penolakan dari chief delivery
SLnD Return Memo Invoice Cancel Reprint Invoice
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
Data Invoice / Faktur
Sales report, bukti setoran
1.7.1.2 Proses Return Tabel 1.13 Urutan Bisnis Proses Return Cabang PT Indomarco Adi Prima
No 1
2
Yang Yang Bertanggung Input melakukan jawab Input Permohonan Sales Return SPO / Sales SPO/ OS / Permohonan ( P2R ) yang sudah disetujui Service OM Sales Return oleh SS/ SM / BM ke dalam (P2R) sistem Cetak edit list Permohonan SPO / Sales SPO/ OS / Permohonan Sales Return ( P2R ) yang telah Service OM Sales Return diinput (P2R) yg sudah diinput Deskripsi Singkat
Output Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diinput Print out edit list Permohonan Sales Return (P2R)
17
P2R yang akan ditarik barangnya dari toko diproses bersamaan pengiriman barang dengan SLnD ( RKAB ) Edit Quantity dan Harga P2R
SPO/ Godown Clerk / Chief Delv.
SPO / GS / LM
Data Permohonan SLnD (RKAB) Sales Return (P2R)
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
Data Permohonan Sales Return (P2R)
5
Cetak NKR ( termasuk Nota Retur bila pelanggan PKP )
SPO / Sales Service
SPO/ OS / OM
6
Berdasarkan P2R yang telah dilakukan sortir fisik barang, update kondisi ( baik / rusak ) dan keterangan kerusakan barangnya
SPO / Godown Clerk
SPO / GS / LM
Data Permohonan Sales Return ( P2R ) Data Permohonan Sales Return ( P2R )
7
Posting NKR & mencetak Rekap Barang Rusak & Baik per produk
SPO / Godown Clerk
SPO/ GS / LM
3
4
1.7.2
Data Permohonan Sales Return ( P2R )
Data Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diedit NKR Register / Daftar NKR NR Data Permohonan Sales Return ( P2R ) yg sudah diinput hasil sortirnya Rekap Barang Rusak & Baik per produk
Proses Penagihan Piutang (Account Receivable Collection)
Proses transaksi penerimaan pembayaran secara cash atau giro, proses giro cair atau giro tolak dan fungsi monitoring piutang. Dalam bisnis proses penagihan piutang didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut. a. Cash / giro receipt b. Giro cair / giro tolak c. Tukar Faktur d. Others income/expenses e. AR monitoring Tabel 1.14 Urutan Bisnis Proses Penagihan Piutang PT Indomarco Adi Prima
No
Deskripsi Singkat
1
Buat Daftar Tagihan ( RRP ) per Salesman sesuai dengan Rute Kunjungan Salesman & siapkan dokumen tagihannya
18
Yang melakukan SPO / Collection
Yang Bertanggung Input jawab SPO/ OS / OM Rute Kunjungan Salesman Dokumen Tagihan
Output
2
3
4
5
6
7
8 9
10
1.7.3
Siapkan dokumen tagihan tambahan dan entry tambahan dokumen penagihan (bila ada) Cetak Daftar Tagihan ( RRP )
SPO / Collection SPO / Collection
SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan Tambahan SPO/ OS / OM Data Tagihan
SPO / Collection
SPO/ OS / OM
Dokumen Penagihan Daftar Tagihan
SPO / Collection
SPO/ OS / OM
SPO / Collection
SPO/ OS / OM
Dokumen Penagihan yg kembali Daftar Tagihan ( RRP ) yg sudah diisi realisasi penagihannya Data Hasil Penagihan
SPO / Collection
SPO/ OS / OM
Melakukan Posting Hasil Tagihan Tunai Cetak Daftar Transaksi Harian Collecton ( DTHC ) dan cross check dengan Slip Bukti Setoran
SPO / Collection SPO / Collection
SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan
Berdasarkan hasil Daftar Transaksi Harian Collection (DTHC) dan Slip Bukti Setoran, lakukan proses dan cetak Bukti Bank Terima (BBT)
SPO / Collection
SPO/ OS / OM DTHC dan Slip Bukti Setoran
Serah terima dokumen penagihan & Daftar Tagihan ( RRP ) ke salesman, dan salesman melaksanakan penagihan ke toko Menerima pengembalian dokumen penagihan & Daftar Tagihan , lalu melakukan entry / updating hasil penagihan tunai, giro, tanda terima faktur (bila ada), dan alasan faktur yang tidak tertagih Cetak Edit list hasil penagihan dan lakukan cross check Cetak Tanda Terima Setoran ( Slip Bukti Setoran ), tunai maupun giro
Data Hasil Penagihan
Daftar Tagihan ( RRP) Daftar Tagihan yang sudah ditandatangani Data Hasil Penagihan dan alasan faktur tak tertagih
Edit List hasil penagihan Slip Bukti Setoran (Tunai maupun Giro) Hasil Posting Tagihan Daftar Transaksi Harian Collecton ( DTHC ) Bukti Bank Terima ( BBT )
Proses Delivery (Pengiriman Barang)
Proses rekapitulasi atas invoice-invoice ke dalam satu pengiriman/delivery dan sebagai bukti permintaan barang ke gudang. Dalam bisnis proses delivery didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut. a. Delivery route b. Vehicle, Deliveryman, Driver c. Loading capacity check d. Van stock monitoring
19
Tabel 1.15 Urutan Bisnis Proses Delivery Cabang PT Indomarco Adi Prima No
Deskripsi Singkat
1
Penerimaan dan Pengelompokan Faktur dari Sales Service Pembuataan RKAB (Rekap Kirim dan Ambil Barang)
2 3
Pengeluaran Barang
4 5
Pencatatan Kartu Bin Penyerahan RKAB dan Faktur ke Delivery / Dropper
6
Penyelesaian After Delivery
Yang melakukan
Yang Bertanggung jawab GM/LM /OM
Input
SPL, Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur Chief Delivery/ GM / LM / OM SPL, Faktur Daftar Faktur SPC Chief Delivery/ SPC
GK GK Chief Delivery
GK
RKAB Picking List
GK RKAB GM / LM / OM RKAB Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur
Output SPL,Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur RKAB Picking list RKAB Barang Kartu bin RKAB Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur
Proses bisnis pendukung yang ada di Cabang yaitu sebagai berikut. 1. Sistem Keuangan 2. Sistem Personalia 3. Replenishment System (Sistem Pemesanan & Pemenuhan barang ke Depo / DC / Prinsipal) 4. Transfer stok (antar Depo / Stock Point dan antar Cabang), 5. Manajemen Pengelolaan Aktiva 6. Manajemen Pengelolaan barang rusak (Bad Stock) 7. Pengawasan Internal dan Pengolahan Data.
1.8 Tantangan Bisnis
Berdasarkan data AC Nielsen pada awal tahun 2008 total jumlah outlet yang tersebar di seluruh Indonesia mencapai lebih dari 2.000.000 outlet yang terdiri dari traditional market & modern market. Jadi untuk saat ini PT Indomarco Adi Prima baru mampu menggandeng 22 % dari potensi yang ada. Luasnya jangkauan distribusi & karakter konsumsi masyarakat yang berbeda-beda di seluruh Indonesia merupakan tantangan yang harus dihadapi CabangCabang PT Indomarco Adi Prima.
20
Terdapat usaha terus-menerus terutama dari segmen modern market dalam pengembangan jumlah outlet yang mereka miliki. PT Indomarco Adi Prima mempunyai tuntutan yang cukup berat dalam meningkatkan kekuatan merek dari produk-produk-produk yang didistribusikan baik produk-produk grup Indofood maupun non grup melalui peran jajaran sales force-nya.
Di balik peluang-peluang tersebut Cabang-Cabang PT Indomarco Adi Prima juga menghadapi berbagai kendala & keterbatasan baik secara internal maupun eksternal. Kendala secara internal seperti pada keterbatasan infrastruktur & fasilitas pendukung, kualitas SDM, dan kebijakan grup. Sedangkan dari eksternal diantaranya margin yang terus tergerus akibat kenaikan biaya operasional & persaingan yang makin ketat, kendala transportasi, dan promosi dari distributor pesaing yang lebih gencar & menarik.
Cabang-Cabang PT Indomarco Adi prima perlu segera merespon tantangan-tantangan bisnis diatas agar dapat terus bertahan dalam menghadapi persaingan. PT Indomarco Adi Prima perlu segera menentukan ulang strategi & kebijakan yang digunakan sesuai dengan kondisi lingkungan yang terus bergerak dinamis agar mampu mengakomodir dalam memenuhi tuntutan pelanggan dan juga harapan dari shareholder.
1.9 Isu Bisnis
PT Indofood Sukses Makmur selaku shareholder saat ini menganggap bahwa Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu sepenuhnya memenuhi tuntutan yang diberikan yaitu meningkatkan kontribusi keuntungan yang dapat mempengaruhi keuntungan grup secara konsolidasi. Tuntutan PT Indofood Sukses Makmur untuk meningkatkan kontribusi keuntungan juga ditekankan pada seluruh prinsipal dalam grup Indofood.
Prinsipal mengakomodir tuntutan tersebut dengan meningkatkan harga produk. Kenaikan harga produk dikarenakan kenaikan harga pokok penjualan akibat kenaikan harga hampir di seluruh bahan baku produksi dan didorong juga oleh belum efisiennya biaya distribusi. Adanya ketidakefisienan biaya distribusi selain karena kesalahan pihak prinsipal seperti
21
tidak teraturnya jadwal produksi juga disebabkan Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu melakukan distribusi produk prinsipal secara efektif dan efisien.
Cabang belum mempunyai ukuran yang jelas dalam menilai keberhasilannya sendiri, oleh karena itu Cabang tidak mengetahui apakah dalam mendistribusikan produk sudah sesuai dengan harapan Manajemen Kantor Pusat dan Manajemen Indofood. Tolok ukur yang sering digunakan oleh Cabang dalam mengukur performansinya yaitu kesesuaian antara AOP (Annual Operating Plan) dengan aktual realisasinya. Pengukuran pencapaian AOP hanya menyangkut hal-hal yang bersifat tangible seperti pencapaian penjualan & anggaran biaya, namun tidak mengukur dari sisi-sisi intangible seperti pengembangan SDM.
Pengukuran terhadap pencapaian AOP tersebut tidak terstruktur secara jelas dan hanya menyangkut pada target jangka pendek saja. Aspek-aspek eksternal seperti kepuasan outlet dan prinsipal terhadap layanan yang diberikan kurang diperhatikan karena tidak terdapat pengukuran yang jelas akan hal tersebut. Cabang seringkali mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi penyebab penurunan penjualan karena tidak terdapat kerangka yang tersedia untuk membantu mereka dalam menganalisis penyebabnya. Pengukuran dan pengawasan kinerja menjadi hal yang sangat penting bagi Cabang dalam memperbaiki kualitas layanan terhadap outlet dengan biaya yang kompetitif. Dengan pengukuran dan perbaikan kinerja yang konsisten serta benchmarking antar Cabang, maka akan membuat persaingan internal antar Cabang PT Indomarco Adi Prima menjadi lebih kompetitif.
22
