BAB I ANALISA SWOT, VISI, MISI

BAB I ANALISA SWOT, VISI, MISI 1. 1. 2. 3.

TUJUAN MATERI Peserta mampu memahami pengertian analisa SWOT serta penerapannya. Peserta mampu memahami pengertian visi dan misi serta penerapannya. Peserta mampu memahami keterkaitan antara analisa SWOT, visi dan misi dalam merumuskan, menjalankan maupun mengevaluasi sebuah organisasi atau program.

2.

PENDAHULUAN Jika anda ingin berhasil, jangan takut untuk berpikir besar tapi untuk itu mulailah bertindak berdasarkan tujuan. Sering kali kita sebagai manusia melewatkan hal-hal yang semestinya kita lakukan dan melakukan hal-hal yang mestinya kita lewatkan. Hal ini terjadi karena sebagian besar kita lupa untuk merumuskan tujuan dari setiap langkah yang kita ambil sehingga seringkali kita tersesat ditengah perjalanan dan hanya berputar-putar. Prinsip ini juga berlaku dalam organisasi. Untuk membangun sebuah organisasi ataupun menjalankannya dengan membuat program-program setiap organisasi harus merumuskan jati dirinya dan memetakan diri dan lingkungannya. Selalu dibutuhkan upaya untuk memusatkan konsentrasi organisasi pada satu atau beberapa bidang tertentu. Hal ini akan memudahkan organisasi untuk melihat apa yang diinginkannya, bagaimana cara mencapainya dan melakukan evaluasi sejauh manakah hal tersebut terlaksana. Semua proses ini dapat kita sebut sebagai proses manajemen. Proses ini adalah proses yang holistik, melibatkan banyak sisi yang akan saling berinteraksi. Sebagai langkah awal dari proses ini langkah teknis yang dapat kita pelajari adalah bagaimana kita mampu memetakan masalah dengan sebuah metoda analisa tertentu dan metoda tersebut adalah analisa SWOT, yang disusul dengan perumusan bagian jati diri yaitu visi dan misi organisasi. Sebagai bagian dari sebuah proses yang holistik proses ini hendaknya dipandang sebagai bagian yang integral dari proses manajemen selanjutnya yang akan dibahas dalam bagian lain dari diklat ini. 3.

ANALISA SWOT Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masingmasing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang “cespleng” bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi. Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu : 1. S = Strength, adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini. 2. W = Weakness,.adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini. 3. O= Opportunity, adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa depan. 4. T = Threat, adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan. Selain empat komponen dasar ini, analisa SWOT, dalam proses penganalisaannya akan berkembang menjadi beberapa Sub komponen yang jumlahnya tergantung pada kondisi organisasi. Sebenarnya masing-masing sub komponen adalah pengejawantahan dari masing-masing komponen, seperti Komponen Strength mungkin memiliki 12 sub komponen, Komponen Weakness mungkin memiliki 8 sub komponen dan seterusnya.

1

4.

JENIS ANALISA SWOT Terdapat dua model analisa SWOT yang umum digunakan dalam melakukan analisa situasi yaitu : 1. Model Kuantitatif Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T). Contoh pasangan Kekuatan dan Kelemahan : Komponen Sub Komponen Komponen Sub Komponen S Organisasi saat ini memiliki W Jumlah anggota yang besar jumlah anggota yang sangat menurunkan tingkat besar efektifitas koordinasi dan komunikasi antar anggota Contoh pasangan Kesempatan dan Ancaman : Komponen Sub Komponen O Perbaikan tingkat ekonomi membuat makin banyak anak-anak Hindu yang bersekolah hingga perguruan tinggi di Surabaya, sehingga calon anggota KMHDI PC Surabaya makin banyak

Komponen Sub Komponen T Calon anggota yang berasal dari keluarga yang mapan seringkali tidak militan dan bersifat agak borjuis

Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing-masing sub komponen, dimana satu sub komponen dibandingkan dengan sub komponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Sub komponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian. Contoh Pemberian skor : Kmp Sub Kmp S 1. Organisasi saat ini memiliki jumlah anggota yang banyak 2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar

Skor Kmp 40 W

30 30

3. Organisasi telah memiliki berbagai peraturan yang jelas tentang segala hal Skor total komponen S

100

2

Sub Kmp 1. Jumlah anggota yang banyak, menurunkan efektifitas koordinasi dan komunikasi 2. Cadangan dana yang besar dapat membuat idealisme menurun 3. Peraturan yang ketat membuat organisasi menjadi kaku

Skor total komponen W

Skor 60

10 30

100

Hasil penilaian ini dapat dilihat bentuknya dalam diagram cartesian dimana Strength (S) berpasangan dengan Weakness (W) dan Opportunity (O) berpasangan dengan Threat (T). Contoh diagram Cartesian S dan W : S 60 50 40 30 20 10

S1W1 S3W3 S2W2

0

W 10 20 30 40 50 60

Dari diagram cartesian tersebut, dapat dilakukan analisa sebagai berikut : a. Faktor anggota sebagaimana yang dicerminkan dalam garis S1W1 memiliki faktor yang sangat dominan dalam organisasi ini, yang berarti perubahanperubahan yang terjadi dalam masalah-masalah keanggotaan akan memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap organisasi b. Faktor peraturan adalah faktor perubah kedua dalam organisasi ini sebagaimana yang dicerminkan oleh garis S3W3, yang berarti perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang peraturan akan mempengaruhi organisasi, tidak sebesar pengaruh keanggotaan, namun lebih besar daripada pengaruh pendanaan. c. Faktor pendanaan adalah faktor terakhir yang menentukan dalam organisasi ini, sebagaimana yang tercermin dalam garis S2W2, yang berarti perubahan dalam kondisi pendanaan, tidak akan terlalu mempengaruhi dinamika organisasi, atau dalam kondisi yang paling ekstrem “walaupun tanpa dana” organisasi masih akan mampu bergerak dan berubah. d. Analisa gabungan yang dapat ditarik dari diagram ini adalah, apabila organisasi merasa perlu melakukan suatu program kerja yang bersifat prioritas, maka program kerja tersebut harus berupa suatu program kerja yang berhubungan dengan masalah keanggotaan dibandingkan dengan membuat program kerja yang berhubungan pendanaan atau pembuatan peraturan. 2.

Model Kualitatif Urut-urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan sub komponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap sub komponen S memiliki pasangan sub komponen W, dan satu sub komponen O memiliki pasangan satu sub komponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, Sub Komponen pada masing-masing komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, Sub Komponen S ada sebanyak 10 buah, sementara sub komponen W hanya 6 buah..

3

Contoh Model Kualitatif : Komp Sub.Komp S 1. Organisasi memiliki anggota yang banyak 2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar 3. Organisasi memiliki peraturan yang lengkap 4. Organisasi memiliki sekretariat yang representatif

Komp Sub.Komp W 1. Budaya organisasi adalah budaya tradisional yang menghambat tercapainya kondisi kerja yang efisien 2. Keinginan anggota untuk belajar dari kesalahan sangat rendah

Sebagai alat analisa, analisa SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan. Bagaimana menetapkan tujuan adalah bahasan selanjutnya yaitu membangun visi-misi organisasi atau program. 5.

VISI DAN MISI Pertanyaan mendasar dari sesi ini adalah , mengapa kita perlu tujuan, apakah itu tujuan dan bagaimana kita akan merumuskannya ? Dalam perumusan sebuah organisasi atau program kerja, diperlukan arah sebagai petunjuk momen gerakan yang dilakukan, karena itulah essensi dari bergerak, bukan hanya berpindah tapi bergerak menuju sesuatu. Selama perjalanan tersebut, tujuan juga berfungsi sebagai acuan perkembangan. Tujuan adalah sebuah konsep yang menerangkan “kemana kita akan pergi”, tujuan ini diterjemahkan dalam beberapa bentuk, satu diantaranya adalah visi dan misi. Visi merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan (what do they want to have), Visi menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya, visi yang efektif adalah visi yang mampu membangkitkan inspirasi Misi adalah bentuk yang didambakan di masa depan (what do they want to be). Misi merupakan sebuah pernyataan yang menegaskan visi lewat pilihan bentuk atau garis besar jalan yang akan diambil untuk sampai pada visi yang telah lebih dulu dirumuskan. Keduanya tidak memiliki dimensi ukur kuantitatif (persentase, besaran waktu, dll). Sebagai konsep yang ideal visi-misi ini harus diterjemahkan lagi dalam konsep yang lebih nyata dan terukur yaitu tujuan (objective). Tujuan dalam konteks ini tidak sama dengan tujuan yang kita bahas didepan. Tujuan yang kita bahas disini adalah tujuan sebagai konsep yang jauh lebih riil. Proses perumusan visi-misi maupun tujuan dari sebuah organisasi atau program bukanlah proses yang mudah dan tanpa perenungan. Proses ini adalah proses yang subyektif dan sangat tergantung pada iklim organisasi. Yang paling penting adalah bagaimana membangun visi-misi dan tujun melalui proses yang sedemokratis mungkin. Yang selanjutnya adalah bagaimana interaksi dari bahasan analisa SWOT, Visi dan Misi dapat merumuskan sebuah tujuan yang riil dan terukur dalam perjalanan roda organisasi. 6.

INTERAKSI ANALISA SWOT, VISI DAN MISI Bahasan mengenai analisa SWOT, Visi dan Misi adalah suatu bagian integral dari sebuah organisasi, sehingga kaitan diantara ketiganya harus dikuasai dengan baik sebelum melangkah ke konsep-konsep selanjutnya dalam menggerakkan organisasi. Analisa SWOT, visi dan misi sebagai sebuah konsep memiliki interaksi yang erat, baik pada saat perumusan, pelaksanaan maupun evaluasi organisasi atau program. Analisa SWOT mengawali perumusan visi dan misi organisasi dan kemudian diterjemahkan dalam tujuan organisasi yang dalam KMHDI kita kenal sebagai GBHO dan GBPK. Dengan acuan berupa visi-misi maka tujuan organisasi akan dapat dirumuskan dalam GBHO dan GBPK.

4

Dalam skala yang lebih kecil, urut-urutan cara penganalisaan yang sama dapat diterapkan terhadap suatu program kerja, dimana setelah melakukan Analisa SWOT, menentukan Visi-Misi Program Kerja, maka program ini dapat dijabarkan targetnya, segmentasinya dan strategi aksi yang akan digunakan. Sebuah program kerja dapat dikatakan sebagai sebuah program yang lengkap apabila telah mampu menerangkan visi, misi, tujuan serta gambaran pelaksanaan yang berupa target, segmentasi dan strategi aksi yang dipilih. Kemudian dilanjutkan dengan tahapan pelaksanaan program kerja yang secara teknis persiapannya maupun pelaksanaanya akan dibahas pada bagian selanjutnya dari diklat ini. Pelaksanaan akan diikuti dengan proses evaluasi. Yang digarisbawahi disini adalah peran analisa SWOT dalam melakukan penilaian kesesuaian konsep dan pelaksanaan program saat program berjalan maupun di akhir program sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan penilaian yang obyektif dan berkesinambungan. Berikut adalah bagan yang menggambarkan interaksi antara analisa SWOT, visi dan misi dan hubungannya dengan program kerja dan evaluasi program kerja. Bagan interaksi analisa SWOT, Visi, Misi Analisa SWOT Organisasi Visi, Misi Organisasi Tujuan Organisasi (GBHO dan GBPK) Analisa SWOT situasi dan kondisi lokal Visi, misi program kerja Tujuan program kerja Target program kerja Segmentasi program kerja Strategi aksi program kerja Program kerja Analisis SWOT pelaksanaan

Pelaksanaan Program Kerja

Evaluasi ( Dengan menggunakan analisis SWOT) Daftar pustaka : CM.Lingga Purnama, MM, Strategic Marketing Plan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 2001.(hlam 1-76) Suad Husnan , Dr, MBA, Suwarsono, Drs, MA, Studi Pelayakan Proyek, UPP. AMP YKPN, Yogyakarta, 1994 David J. SchwartzThe Magic of Thinking Big,, Prentice-Hall inc, 1996

5

BAB II GARIS GARIS BESAR PROGRAM KERJA (GBPK) 1.

PENDAHULUAN Dalam membangun dan mengembangkan suatu organisasi diperlukan suatu landasan atau pedoman sebagai pijakan dalam gerak dan langkahnya. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga sebagai pondasi dari suatu organisasi telah berisi cita cita bersama yang menjadi tujuan dari organisasi tersebut, yang umumnya tertuang dalam bentuk visi dan misi, yang dalam peng-implementasiannya memerlukan suatu perencanaan yang matang. Untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang tertuang didalam Angggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kesatuan Mahasiswa Hindu Dharma Indonesia , maka disusunlah Garis Besar Program Keja sebagai acuan dan arah bagi pembuatan program kerja Kesatuan Mahsiswa Hindu Dharma Indonesia dalam satu periode kepengurusan 2.

PENGERTIAN GBPK GBPK merupakan penjabaran dari Garis Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO), dimana GBHO merupakan haluan tentang pengembangan organisasi dalam garis garis besarnya. Berdasarkan pengertian diatas dapat dilihat bahwa GBHO merupakan batasan secara umum dalam menjalankan organisasi KMHDI sedangkan GBPK-nya adalah gambaran pelaksanaan dari model pengembangan organisasi dalam GBHO, yang akan lebih dijabarkan lagi dalam suatu bentuk program kerja yang lebih teknis lagi. Didalam organisasi KMHDI, GBPK ditetapkan dalam sebuah pemusyawaratan anggota, yang di tingkatan Daerah disebut Lokasabha dan di tingkatan Cabang KMHDI disebut Sabha. Sedangkan GBHO hanya ditetapkan ditingkat Mahasabha saja Mengapa GBHO hanya ditetapkan ditingkatan Mahasabha saja ??? Sesuai dengan penjelasan dan arti dari GBHO itu sendiri, dimana GBHO berisi pengembangan organisasi sebagai arah dari organisasi ini untuk mencapai Visi & Misi organisasi, sehingga ditingkatan daerah dan cabang mempunyai satu arah yang sama dalam menjalankan organisasi KMHDI. Namun demikian, model pengembangan (karakter) masing-masing daerah atau cabang dalam pengimplementasiannya akan berbeda beda, sebagaimana yang dicerminkan melalui GBPK setempat, sesuai dengan situasi dan kondisi dari daerah atau cabang tersebut. Disinilah fungsi garis intruksi dari tingkatan pusat ke daerah dan ketingkatan cabang. Landasan hukum GBPK KMHDI di masing-masing daerah dan cabang terdiri dari Landasan Organisasi yang didasarkan pada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga KMHDI serta ketapan ketetapan Mahasabha KMHDI. 3.

PETUNJUK PEMBUATAN GBPK Didalam menyusun GBPK yang digunakan sebagai batasan pelaksanaan program kerja dalam suatu periode kepengurusan diperlukan beberapa hal yang harus diperhatikan (stressing point), antara lain : 1. Analisa Obyektif Organisasi. Penganalisaan terhadap kondisi organisasi sangat diperlukan didalam suatu langkah perencanaan. Penganalisaan ini dapat dilakukan dengan metode “Analisa SWOT” yaitu Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (tantangan), Threat (ancaman). Di dalam penganalisaan kondisi organisasi ini, harus ada suatu penilaian yang benar, yang dapat menggambarkan organisasi tersebut, sehingga dapat ditentukan arah jalannya organisasi dalam bentuk GBPK dalam satu periode kepengurusan. Diharapkan dengan adanya penganalisaan tersebut pengurus diharapkan akan lebih obyektif dan rasional di dalam menyusun GBPK sehingga dalam realitasnya nanti, program kerja dapat terwujud. 2. Visi dan Misi Di dalam Anggaran Dasar dan Anggaran rumah Tangga Kesatuan Mahasiswa Hindu Dharma Indonesia terdapat Visi dan Misi organisasi yang merupakan tujuan ideal organisasi KMHDI. Didalam peng-implementasiannya, tujuan tersebut untuk masing-

6

3.

masing daerah dan cabang dirrilkan dalam GBPK yang disusun saat Lokasabha atau Sabha setempat. GBHO GBHO merupakan haluan tentang pengembangan organisasi dalam garis garis besarnya, yang memberikan gambaran mengenai wujud masa depan yang diinginkan dan diupayakan serta bagaimana mencapainya baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. GBHO meliputi pola dasar pengembangan organisasi, tujuan pengembangan jangka panjang, tujuan pengembangan jangka pendek dan pelasanaannya. Point-point dalam GBHO inilah yang harus disinkronkan dengan GBPK sebagai penuntun didalam melaksanakan program kerja sehingga keseluruhannya akan berjalan searah. Dalam penyusunan GBPK baik yang dilaksanakan pada Sabha (permusyawaratan cabang) maupun Lokasabha ( permusyawaratan Daerah) kebanyakan peserta sabha baik anggota maupun peninjau kurang mengetahui mengenai kondisi obyektif dari organisasi maupun pemanajemenan dalam organisasi yang telah berjalan dalam kepengurusan sebelumnya. Hal ini bisa disebabkan karena tingkat keaktifan khususnya dari anggota yang kurang, sehingga ketika anggota (yang bukan pengurus) menjadi peserta sabha, kemungkinan besar mereka kurang bisa memahami teknis membuat GBPK seperti uraian diatas. Menyadari hal tersebut, umumnya GBPK sudah dikonsep terlebih dahulu oleh suatu panitia kecil yang umum disebut dengan Steering Commite (SC), sebelum ditawarkan dan ditetapkan ditingkatan Sabha, sehingga peserta dari Sabha hanya memberikan masukan dan tambahan pada konsep yang ditawarkan. 4. 1. 2.

3.

4. 5.

BAGIAN-BAGIAN GBPK Pendahuluan, Didalam pendahuluan ini meliputi antara lain; latar belakang pembuatan, kondisi obyektif organisasi masa kini dan tantangan masa depan. Sasaran, Sasaran mengandung pengertian hal hal yang menjadi targetan umum kepengurusan kedepan yang harus dilaksanakan. Sasaran tersebut meliputi sasaran kedalam (target target umum bagi organisasi ), dan sasaran keluar ( target target umum diluar organisasi yaitu, masyarakat, Bangsa dan Negara). Pokok Pokok Pikiran Program Kerja, Pokok pokok pikiran program kerja organisasi merupakan penjabaran secara umum dari program kerja yang akan dibuat, yang secara tersirat mengandung targetan, segmentasi dan strategi aksi yang akan digunakan dengan memperhatikan factor situasi dan kondisi organisasi berdasarkan analisa SWOT. Hal inilah yang akan menjadi acuan dalam pembuatan program kerja yang akan lebih bersifat teknis lagi dari pokok pokok pikiran program kerja Penutup HUBUNGAN ANTARA GBHO, GBPK DAN PROGRAM KERJA Dari bagan dibawah ini akan dapat dijelaskan hubungan dari ketiga hal tersebut Visi dan Misi Organisasi Analisa Situasi -. SWOT -. BCG -. dll

GBHO

GBPK

Program Kerja

7

6.

SIAPA YANG DAN KAPAN HARUS MEMBUAT GBPK Sebagaimana yang kita ketahui, dalam setiap panitia pelaksana suatu acara di KMHDI, panitia akan terbagi dua. Yang satu bagian disebut dengan Streering Commite (SC), yang terdiri sejumlah kecil orang-orang yang telah berpengalaman dalam menyelenggarakan kegiatan yang sama, atau dapat dimintai masukan dan nasehatnya dalam pelaksanaan acara oleh Organizing Commite (OC), SC bertugas untuk membuat perencanaan kegiatan dan mempersipkan materi-materi yang berhubungan dengan kegiatan. Sedangkan suatu bagian lain yaitu yang bertugas di lapangan pada saat kegiatan, umum disebut dengan OC yang melaksanakan segala kegiatan fisik di lapangan. Telah dikemukakan dalam tulisan di depan, GBPK dibuat pada saat permusyawaratan anggota, yang di tingkat cabang dikenal dengan Sabha, di tingkat daerah bernama Lokasabha, dan di tingkat nasional dinamakan Mahasabha. Namuan harus diingat bahwa tidak setiap anngota KMHDI mengerti tentang masalah-masalah yang ada di organisasi, sehingga untuk memperkecil kemungkinan pembahasan GBPK menjadi “ngelantur dan tidak fokus”, maka yang bertugas untuk membuat rancangan GBPK atau umum dikenal dengan “Draft GBPK” adalah SC, untuk kemudian dim9intakan persetujuan dan masukan dari peserta permusyawaratan. 7.

I.

• • • • • • • • • • II. A.

CONTOH GBPK Setelah mengetahui pengertian dari GBPK dan bagian bagian dalam GBPK serta teknis pembuatannya berikut ini akan diberikan beberpapa medel Pokok pokok pikiran program kerja khususnya dalam PC KMHDI Surabaya, guna memantapkan peran KMHDI dalam mencapai visi dan misi organisasi. Pendahuluan. Dalam pendahuluan ini akan digambarkan kondisi obyektif organisasi PC KMHDI Surabaya, melalui analisa SWOT : Strength Anggota baru hasil MPAB III & IV relatif banyak Sudah adanya suatu sistem pengkaderan yang terstruktur Beberapa kader KMHDI berasal dari pentolan pentolan UKKH yang memiliki kemampuan lebih/pengalaman dalam hal berorganisasi Weakness Pengelolaan kader yang kurang baik sehingga menimbulkan berbagai persepsi mengenai KMHDI Proses kaderisasi yang tidak berjalan sesuai dengan sistem yang ada Adanya asa ego kampus dalam berorganisasi Opportunity Banyaknya mahasiswa Hindu yang kuliah di Surabaya Nama KMHDI yang sudah membumi di tingkatan Surabaya Treat Semakin berkurangnya minat mahasiswa Hindu dalam hal berorganisasi Pengelolaan kader yang kurang baik akan menghancurkan/menimbulkan image negatif pada KMHDI Sasaran Kedalam 1. 2.

B.

Terbentuknya kader kader KMHDI yanmg memiliki pemahaman yang utuh terhadap organisasi Menumbuhkan sikap kritis kader dengan mengungkapkan ide, gagasan secara terstruktur baik melalui lisan maupun terulis

Keluar 1.

Meningkatkan interaksi dan komunikasi yang positif antara KMHDI dengan organisasi Hindu maupun organisasi kemasyarakatan pemuda dan dengan seluruh lapisan masyarakat pada umumnya.

8

2. III.

Membentuk pemahaman tentang Hindu ditataran masyarakat Hindu sendiri dengan mengkaji segala fenomena yang terjadi didalamnya.

Pokok pokok pikiran program kerja Garis garis program kerja PC KMHDI Surabaya meliputi : 1. Meningkatkan kemampuan berorganisasi bagi anggota melalui proses kaderisasi formal dan informal 2. Menjalin hubungan dengan lembaga dan instansi yang ada di kampus, masyarakat dan keumatan. 3. Mengembangkan kemampuan kader dalam pembentukan pola pikir dan mengemukakan ide dan gagasan dalam bentuk lisan maupun tulisan secara sistematis. 4. Meningkatkan rasa kebersamaan antar anggota KMHDI 5. Memantapkan keyakinan tentang Hndu dengan mengkaji segala perkembangan yang menyertainya IV

Penutup

9

BAB III PROGRAM KERJA ORGANISASI (PROKER) 1.

PENDAHULUAN Suatu organisasi, betapapun besarnya baik secara material maupun nonmaterial akan selalu memerlukan pedoman dalam setiap gerak langkahnya termasuk dalam melaksanakan roda organisasi. Ketika suatu organisasi memiliki cita-cita untuk mewujudkan apa yang menjadi keinginan pendiri serta anggota organisasi maka pematangan konsep adalah kunci keberhasilannya. Pematangan konsep yang dimaksud adalah mempertimbangkan segala hal yang menjadi faktor pendukung dan penghambat kinerja organisasi sebelum kita menetapkan suatu kegiatan yang tepat bagi organisasi, keinginan keinginan serta tatacara membangun organisasi tentunya berbeda antara orang yang satu dengan yang lainnya, dan cara untuk mencapai cita cita organisasi sebaiknya terjabarkan dalam suatu program kerja yang disahkan secara bersama, sesuai dengan konstitusi organisasi (AD/ART). Program kerja akan menjadi suatu kebutuhan primer bagi suatu organisasi karena organisasi tanpa memiliki suatu program kerja yang terarah dan terpadu dapat diibaratkan bagaikan orang buta yang mencari kucing hitam dalam gelap malam tanpa cahaya. Program kerja organisasi baru dapat dibuat dengan sistematis,terarah dan terpadu jika urutan proses menuju pembuatan program kerja telah dilalui dengan baik, artinya organisasi telah memiliki dasar dasar acuan tentang “jiwa” dari program kerja yang dibuat. Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut : Visi & Misi Konsep Analisa SWOT

Organisasi AD/ART Organisasi Tahapan/Proses Penganalisaan

GBHO/GBPK

Program Kerja Gambar : hubungan Analisa SWOT dengan proses menuju pembuatan program kerja organisasi

Secara garis besar, pemaparan materi ini akan menyangkut : 1. Pengertian program kerja 2. Jenis-jenis program kerja 3. Prasyarat membuat program kerja 4. Teknis membuat program kerja 5. Mengevaluasi program kerja 2.

PENGERTIAN PROGRAM KERJA Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita cita organisasi. Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi : 1. Efisiensi organisasi Dengan telah dibuatnya suatu program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang

10

akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga waktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat. Efektifitas organisasi Keefektifan Organisasi juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka selama itu telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya . 3.

JENIS-JENIS PROGRAM KERJA Program kerja akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, jenis jenis program kerja dapat dibedakan antara lain: I. Menurut rentang waktu perencanaan 1. Program kerja untuk satu periode kepengurusan Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan 2. Program kerja untuk waktu tertentu Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan II.

Menurut sifat program kerja 1. Program kerja yang bersifat terus menerus (continue) Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh suatu organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini. Contoh : -. Mengadakan MPAB pada setiap penerimaan mahasiswa baru -. Mengadakan Diklat Manajemen Organisasi setiap 2 bulan setelah MPAB 2. Program kerja yang bersifat insidental Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum momentum waktu yang penting Contoh : -. Mengadakan bakti sosial karena ada kejadian bencana alam disuatu desa Hindu -. Mengadakan pameran buku Hindu berkaitan dengan hari raya Saraswati -. Mengadakan seminar “Asmaragama Dalam Hindu” berkaitan dengan hari AIDS sedunia -. Mengadakan “Konser Musik Alternatif” dan seminar berkaitan dengan Ulangtahun (Dies Natalis) KMHDI 3. Program kerja yang bersifat tentatif Program kerja ini sifatnya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja lain . Contoh : -. Membuat Bazaar Makanan Keliling untuk mencari dana bagi pelaksaan Dies Natalis KMHDI

11

-. Menjadi penjaga parkir di Pura Perak untuk mencari dana bagi pelaksaan program kerja pengadaan Mobil Merzedes Benz Turbo Matic untuk Sekretaris II PC KMHDI Surabaya -. Membuat program pelatihan Internet bagi seluruh anggota kMHDI untuk mendukung program “Mari Berkomunikasi” yang dicanangkan oleh Sekjen KMHDI III.

Menurut targetan organisasi 1. Program kerja jangka panjang Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak memungkinkan. Contoh : -. Membuat sarana Sekretariat yang presentatif, yang dilengkapi dengan Asrama Mahasiswa, Perpustakaan, Tempat Percetakan, Ruang pertemuan dan tempat olahraga. Ket : Berbagai fasilitas seperti yang diterangkan dalam contoh diatas, kecil kemungkinannya untuk diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini harus dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing kepengurusan berfokus pada satu bagian program kerja seperti, pengadaan tanah, sebagian bangunan dan sebagainya. 2.

Program kerja jangka pendek Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat. Contoh : -. Program kerja jangka pendek untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak misalnya : Membuat program kerja “Pendaftara Rumah Kost-kostan” untuk mendukung kebutuhan mahasiswa baru akan kost yang representatif. -. Dalam hubungannya dengan rogram jangka panjang, misalnya : Guna merealisasikan sebagian program kerja pengadaan Mobil Merzedes Benz Turbo Matic untuk Sekretaris II PC KMHDI Surabaya maka dalam waktu dekat ini, PC KMHDI Surabaya membuat program kerja pembelian 1 buah ban Mobil Merzedes Benz Turbo Matic sebagai langkah awal mewujudkan program kerja prestisius tersebut.

4.

PRASYARAT MEMBUAT PROGRAM KERJA Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk membuat program kerja yang akan dijalankan oleh suatu organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain : 1. Latar Belakang Pembentukan Organisasi Hal ini berkaitan dengan nilai nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi 2. Sejarah Perjalanan Organisasi Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini. 3. Visi dan Misi Organisasi

12

Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda organisasi AD/ART dan Peraturan Organisasi Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi. GBHO/GBPK GBHO dan GBPK umumnya dibuat pada saat awal suatu kepengurusan (saat terbentuknya kepengurusan baru) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang bersangkutan. Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telah diberikan oleh organisasi

4. 5.

5.

MEMBUAT PROGRAM KERJA Setelah kita paham tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program kerja maka barulah kita membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal hal minimal yang harus dicantumkan adalah : 1. Nama Kegiatan Merupakan judul dari suatu kegiatan yang direncanakan. 2. Latar Belakang Merupakan penjelasan dari pertanyaan mengenai “Mengapa Program kerja ini perlu dibuat ? “. 3. Tujuan Kegiatan Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai setelah melaksanakan program kerja. 4. Sasaran Kegiatan Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau Ekstern Organisasi. 5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan. 6. Anggaran Dana Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan. 7. Penanggungjawab Kegiatan Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab kegiatan. 8. Keterangan Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan. Hal hal diatas merupakan Informasi minimal yang harus ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam membaca program kerja yang kita buat. Dalam membuat program kerja maka harus memperhatikan bentuk/format dari program kerja, ada dua model umum dari format penulisan program kerja yaitu : 1. Bentuk Tabel Format penulisan seperti ini menggunakan tabel sebagai penjelasan dari program kerja yang dibuat Contoh : No

Nama

Latar

Tujuan

Sasaran

Tempat

Anggaran

Kegiatan

Belakang

Kegiatan

Kegiatan

& Waktu

Dana

Penanggungjawab

keterangan

1 2

2.

Bentuk Uraian Bentuk ini menggunakan format penulisan seperti uraian biasa, sehingga penulisannya tidak menggunakan tabel. Contoh :

13

1.

Nama Kegiatan Latar Belakang Tujuan Kegiatan

Sasaran Kegiatan Tempat & waktu Waktu Anggaran Dana Penanggung Jawab Keterangan

: MPAB : MPAB adalah kaderisasi awal dalam tingkat cabang KMHDI. yang merupakan gerbang bagi seorang kader KMHDI untuk mengenal KMHDI : Melakukan Pelatihan Kader secara Formal dengan target a. Penanaman nilai nilai dasar KMHDI pada calon kader b. Tersampaikannya Materi MPAB secara Maksimal dan standar : Calon Anggota KMHDI (Mahasiswa Hindu Surabaya) : Tempat menyesuaikan, : * MPAB III : Minggu II Oktober 2001 * MPAB IV : Minggu III Maret 2002 * MPAB V : Minggu III September 2002 : Rp 900.000,00 (@ Rp 300.000,00) : * MPAB III : Yessi C.O * MPAB IV : Winarta * MPAB V : Widi : Tanggung Jawab Program MPAB ini secara keseluruhan pada ketua bidang Kaderisasi

Setelah program kerja yang dibuat disahkan sesuai dengan mekanisme konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akan menggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi. 6.

MENGEVALUASI PROGRAM KERJA Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang kita buat, setelah program kerjanya dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang kita rencanakan itu sesuai dengan apa yang dilaksanakan . Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh, ada suatu momen tertentu yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi organisasi(AD/ART). Secara umum evaluasi kegiatan itu harus dilaksanakan pada 3 tahapan yakni : 1. Evaluasi pada tahap perencanaan 2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan 3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan (dalam Rakornas, Rakorda atau Rakorcab) Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja ,antara lain : 1. Kesesuaian dengan perencanaan Hal ini berkaitan dengan apakah waktu,dana serta tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat. 2. Partisipasi dari sasaran kegiatan Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung. 3. Efektifitas pelaksana kegiatan Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif diantara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja

14

4.

Hasil atau manfaat dari kegiatan Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan

Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan. 6. SIAPA YANG DAN KAPAN HARUS MEMBUAT PROGRAM KERJA Pembuatan Program kerja adalah suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan berorganisasi, tanpa program kerja, sebuah organisasi bagaikan (sekali lagi mengutip tulisan dibagian depan) orang buta yang mencari kucing hitang di kegelapan malam tanpa cahaya. Karena pentingnya program kerja ini, maka perlu diajukan sebuah pertanyaan yang sangat penting, yaitu, Siapakah yang harus membuat program kerja dan kapan program kerja itu dibuat ? Program kerja dibuat pada saat Rapat Kerja (Raker) oleh suatu kepengurusan yang baru terbentuk dalam permusyawaratan anggota (Sabha, Lokasabha, Mahasabha), sekali lagi, program kerja tidak dibuat saat Sabha, Lokasabha atau Mahasabha, tapi dibuat pada saat Raker. Yang dibuat pada saat permusyawaratan hanya GBPK. Yang harus diperhatikan adalah Raker suatu kepengurusan baru harus dilaksanakan maksimal dalam rentang waktu 1 bulan sesudah Permusyawaratan Anggota dan seluruh hasil Raker harus diinformasikan kepada seluruh anggota di cabang atau daerah yang bersangkutan. 7.

ANALISA PEKERJAAN DAN PEMBENTUKAN JABATAN DALAM MENGANTISIPASI PELAKSANAAN PROGRAM KERJA Setelah selesai membuat program kerja, kepengurusan harus segera melakukan suatu “Analisa Pekerjaan” untuk membentuk berbagai jabatan yang diperlukan dalam kepengurusan atau kepanitian agar program kerja dapat dijalankan. Analisa pekerjaan adalah suatu kegiatan melakukan pendeskripsian jenis-jenis kerja yang akan dilakukan dalam kaitannya dengan suatu program kerja atau dalam bahasa akademisnya “Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan”. Tujuan dari dilakukannya analisis pekerjaan adalah untuk menggambarkan dengan jelas jenis-jenis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan oleh suatu jabatan untuk dapat menyelesaikan suatu program kerja. Setelah menyelesaikan analisis pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah membentuk jabatan yang akan melakukan program kerja tersebut.

15

BAB IV KALENDER KEGIATAN

1.

Pendahuluan Setelah menyelesaikan pemembuatan program kerja, langkah yang selanjutnya harus diambil adalah membuat kalender kegiatan. Ini adalah sebuah proses untuk merealisasikan program kerja tersebut ke dalam sebuah kerja teknis lapangan. Mengapa kalender kegiatan perlu dibuat ?. Pada prakteknya, seringkali ada kerancuan dalam pengimplementasian program kerja, kadangkala program kerja yang seharusnya dilakukan pada saat ini, baru terlaksana sepuluh bulan mendatang, dan justru program kerja yang seharusnya dilaksanakan sepuluh bulan mendatang mendatang, sudah dilaksanakan sekarang. Atau bahkan program kerja tersebut tidak dilasanakan sama sekali. Pada tahap evaluasi program kerja, ternyata kesalahan bukan terletak pada program kerja yang dimaksud, tetapi sebuah alasan klasik yaitu lupa dan tidak ingat untuk melaksanakan program kerja itu. Agar tidak terjadi terus menerus, karena bila dibiarkan berlarut larut dapat menyebabkan macetnya sebuah roda organisasi, sebuah organisasi harus mempunyai time schedule yang berisi tentang agenda kerja organisasi, yang biasa disebut dngan kalender kegiatan. 2.

Apa itu kalender kegiatan ? Kalender kegiatan adalah sebuah tabel berisikan tentang jadwal jadwal penganggendaan program-program kerja yang hendak dilaksanakan oleh pengurus suatu organisasi dalam sebuah masa kepengurusan. 3.

Kenapa kalender kegiatan itu menjadi penting dalam sebuah organisasi ? Dasar pemikirannya adalah setiap program kerja menuntut adanya kesiapan pelaksanaan. Hal-hal yang sudah ditetapkan dalam permusyawaratan anggota haruslah diterjemahkan oleh pengurus dalam bentuk kalender kegiatan secara rinci. Biasanya kalender kegiatan dalam sebuah organisasi terbagi menjadi 3 yaitu kalender kegiatan bidang, kalender kegiatan pengurus inti dan kalender kegiatan organisasi secara keseluruhan. 4.

Fungsi Kalender Kegiatan Selain untuk mengingatkan pengurus dan anggota akan jadwal pelaksanaan dari program kerja, kalender kegiatan juga memiliki fungsi sinkronisasi program kerja. Sinkronisasi yang dimaksud disini adalah mengatur kembali tata urutan program kerja sedemikian rupa, mulai dari waktu pelaksanaan hingga anggaran dana yang diperlukan, sehingga tidak terjadi benturan anttara program kerja yang satu dengan program kerja yang lain. Ada beberapa jenis kalender kegiatan, tapi pada umumnya dalam sebuah organisasi terdapat tiga macam kalender kegiatan, yakni : 1. Kalender Kegiatan Bidang Kalender kegiatan yang dibuat oleh bidang bidang dan berisikan rogran program yanng akan dilaksanakan oleh bidang tersebut selama jangka waktu kepenguuusan. Misalnya : Kalender kegiatan bidang kaderisasi berisikan tentang program kerja yang akan dilaksanakan, seperti : MPAB, Perayaan Ultah KMHDI. 2. Kalender Kegiatan Pengurus Inti Kalender kegiatan yang dibuat oleh pengurus inti yang berisikan tentang program program kerja yang akan dilaksanakan oleh pengurus inti selama jangka waktu kepengurusan. 3. Kalender Kegiatan Organisasi. Kalender kegiatan organisasi yang memuat seluruh program program kerja organisasi, baik yang akan dilaksanakan oeh bidang bidang maupun pengurus inti.

16

Disinilah terjadi fungsi sinkronisasi, karena dalam proses pembuatannya dilakukan dengan cara memadukan /mencocokkan waktu pelaksanaan dari seluruh program program kerja organisasi, baik dibidang maupun pengurus inti. 5.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam pembuatan Kalender Kegiatan Karena setiap pelaksanaan program kerja dituntut adanya kesiapan dari pengurus untuk mengorbankan waktu, tenaga, dan pikiran. Maka agar tercipta sebuah kesinambungan kerja dalam rentang waktu kepengurusan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam setiap pembuatan kalender kegiatan, antara lain: 1. Kalender Akademik Kampus. Dalam sebuah Organisasi Mahasiswa, baik yang berbentuk intra kampus maupun ekstra kampus ini sangatlah penting. Sebab orientasi mahasiswa yang paling utama adalah untuk menimba ilmu sedangkan berorganisasi ada di urutan kesekian. Oleh karena Kalender Akademik kampus biasanya dikeluarkan setiap enam bulan sekali yakni diawal semester, maka agar tercipta sebuah kesesuaian dalam pembuatan Kalender Kegiatan untuk mengantisipasi adanya benturan-benturan dengan jadwal perkuliahan, digunakan metode prakiraan. Misalnya : Bulan Juni-Juli kampus-kampus melaksanakan Ujian Akhir Semester, akhir Agustus-awal September merupakan awal-awal tahun ajaran baru. Bidang kaderisasi akan melaksanakan MPAB yang karena sasarannya adalah mahasiswa baru , maka kegiatan tersebut dilaksanakan pada minggu ke-II bulan Oktober. 2. Kalender Kegiatan Tingkat Organisasi Lain. Ini juga harus diperhatikan, sehingga dalam sebuah pelaksanaan program kerja, tidak terjadi benturan dengan program kerja yang sedang dilaksanakan oleh tingkatan organisasi yang lain. Tingkatan organisasi yang dimaksud disini mulai dari Komisariat-komisariat, Pimpinan Cabang, Pimpinan Daerah, sampai dengan Pimpinan Pusat. Misalnya : Pada bulan September PD KMHDI Jawa Timur akan melaksanakan Lokasabha, pada bulan November PP KMHDI akan melaksanakan Mahasabha. 3. Kesiapan Dana. Dana merupakan roh dari setiap program kerja. Apa jadinya bila sebuah program kerja dilaksanakan tanpa adanya sebuah dukungan dana yang jelas dan memadai. Jadi disini diperlukan sebuah analisa perhitungan yang matang dari para pengurus organisasi. Misalnya : Pada minggu II September PC Surabaya berencana mengadakan berbagai acara untuk merayakan HUT PC KMHDI Surabaya. Kemudian pada minggu III PC Surabaya berencana hendak melaksanakan Festival Band antar UKKH, oleh karena satu minggu sebelumnya PC Surabaya akan melaksanakan berbagai acara untuk merayakan HUT PC Surabaya dan diperkirakan akan menghabiskan banyak biaya dan Festival Band juga diperkirakan akan menghabiskan banyak biaya, kemudian Festival Band tersebut dipindahkan ke minggu ke-I bulan November. 6.

Membuat Kalender Kegiatan Apabila ketiga hal tersebut di atas sudah dirembugkan kemudian dikaji ulang oleh para pengurus organisasi, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan ialah membuat Kalender Kegiatan. Adapun Kalender Kegiatan itu sendiri terdiri dari beberapa bagian, antara lain : 1. Nama Kegiatan. Nama kegiatan diisikan dengan maksud untuk memberikan kejelasan terhadap program kerja yang hendak dilaksanakan. Misalnya : Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB), Temu Rutin atau Kajian Organisasi, serta Dharma Tula.

17

2.

3.

4.

5.

Pelaksana. Yang dimaksud pelaksana disini ialah bidang apa yang akan melaksanakan program kerja yang sudah direncanakan. Ini penting, agar pada saat pelaksanaan program kerja tersebut, tidak terjadi kebingungan dalam hal penunjukan individu yang akan menjadi panitia sekaligus penanggung jawab atas pelaksanaan program kerja tersebut di lapangan. Misalnya : MPAB ke-IV dilaksanakan oleh Bidang Kaderisasi, Dharma Tula dilaksanakan oleh Bidang Dharma Agama. Penanggung Jawab. Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja tersebut, sekaligus ditunjuk sebagai panitia pelaksanaan kegiatan. Biasanya yang ditunjuk sebagai penanggung jawab disini ialah anggota bidangnya masing-masing. Misalnya : MPAB ke IV, penanggung jawab kegiatannya Putu “Meon’x” Winarta dan sekaligus merangkap sebagai ketua panitia, Peringatan Ultah KMHDI penanggung jawab kegiatannya ialah Yessi C.O. Waktu Pelaksanaan. Dapat dikatakan bahwa waktu pelaksanaan menjadi komponen utama dari sebuah Kalender Kegiatan. Waktu pelaksanaan diterjemahkan sebagai kapan akan dilaksanakan program kerja tersebut. Biasanya, untuk waktu pelaksanaan, diisikan minggu keberapa bulan apa program kerja tersebut akan atau sudah harus dilaksanakan. Untuk pencantuman tanggal serta hari pelaksanaan program kerja, sangatlah sulit untuk dicantumkan, alasannya, pencantuman tanggal menuntut adanya sebuah kepastian waktu, sedangkan pencantuman minggu tuntutan waktunya lebih longgar dan tidak menuntut adanya kepastian hari maupun tanggal. Sederhananya seperti ini : Ketika kita mencantumkan tanggal serta hari pelaksanaan dari sebuah program kerja ke dalam Kalender Kegiatan, disini dituntut bahwa pada saat tanggal yang telah ditentukan, program kerja tersebut harus dilaksanakan. Ini akan menjadi masalah ketika terjadi ketidaksiapan dana atau benturan dengan kalender akademik kampus dari anggota. Misalnya : Pada tanggal 5 Juni 2002 PC KMHDI Surabaya akan melaksanakan MPAB, tapi ternyata pada tanggal tersebut rekan-rekan anggota dari ITS sedang mengikuti Ujian Akhir Semester. Lain halnya kalau kita mencantumkan minggu tertentu pada kalender kegiatan untuk melaksanakan sebuah program kerja. Misalnya : Minggu ke III bulan September 2002 PC Surabaya akan melaksanakan dialog antar elemen-elemen Hindu se-Surabaya, kegiatan tersebut rencananya akan dilaksanakan pada hari Rabu tapi diundur mengingat hari Rabu adalah hari kerja, banyak teman-teman panitia yang kuliah. Kegiatan tersebut akhirnya dilaksanakan pada hari Sabtu pada minggu yang sama. Tempat Yang dimaksud disini adalah dimana tempat yang akan digunakan untuk melaksanakan program kerja organisasi. Misalnya : MPAB IV seperti biasa akan mengambil tempat diruang kelas pura segara kenjeran. Kajian organisasi serta temu rutin antara KMHDI dengan seluruh UKKH/TPKH/SKKH serta Swastika Taruna dilaksanakan di Asrama Saraswati. Diklat Manajemen Organisasi dilaksanakan di ruang kelas Pura Segara Kenjeran dan Dharma Tula dilaksanakan dengan mengambil tempat di Jaba Tengah Pura Segara Kenjeran.

18

6.

7.

Anggaran Dana Dicantumkan berapa jumlah dana yang akan dianggarkan untuk mendukung pelaksanaan sebuah kegiatan. Misalnya : Untuk MPAB dana yang dianggarkan Rp. 200.000,- , Dharma Tula Rp. 50.000,- , Temu Rutin Rp. 30.000,- . Keterangan Penjelasan tambahan yang sekiranya diperlukan untuk lebih memperjelas lagi kualifikasi pelaksanaan sebuah program kerja. Selain untuk memperjelas, keterangan bisa juga berfungsi sebagai penunjuk waktu. Misalnya : Pada minggu ke IV bulan Februari 2003, bidang kaderisasi akan melaksanakan kaderisasi tahap I untuk anggota PC KMHDI Surabaya, kemudian pada keterangannya ditulis menunggu disahkannya buku kaderisasi Tahap I oleh PP KMHDI. Pada minggu II Oktober 2002 bidang Kaderisasi akan melaksanakan MPAB V, kemudian pada keterangannya diisi sasaran kegiatannya adalah mahasiswa baru. 7.

Perubahan dalam Kalender Program Kerja. Apakah kalender kerja itu bisa berubah ? Jawabannya tentu saja bisa. Namun hendaknya perlu diingat ada tingkatan prosedur yang harus dilakukkan untuk merubahnya. Kalender kegiatan sangat bergantung pada program kerja. Bila Program kerja dirubah maka kalender kegiatan dapat dipastikan ikut berubah. Untuk merubah, menambah atau mengurangi progarm kerja biasanya dilaksanakan pada saat rapat koordinasi (RAKOR) yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Tapi untuk sekedar merubah kalender kegiatan tanpa merubah, menambah serta mengurangi program kerja bisa saja dilakukan tanpa harus melalui suatau rapat koordinasi. Seperti yang telah kita ketahui bersama, Rakor merupakan ajang untuk mengevaluasi segala program kerja yang telah terlaksana serta meninjau ulang program kerja yang belum terlaksana. Apabial dirasa program kerja tersebut mustahil untuk dilaksanakan, maka secara otomatis program kerja tersebut ditunda / diundur atau dihapus dan diganti dengan program kerja yang baru, yang otomatis diikuti oleh perubahan dalam kalender kegiatan. Tapi biasanya perubahan program kerja yang dilakukan pada saat Rakor tidaklah terlalu signifikan. 8. Contoh Kalender Kegiatan Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya kepengurusan 2000-2002 hendak melaksanakan beberapa program kerja, yakni : 1. Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) I. Waktu : Minggu II Bulan Oktober 2000 Tempat : Pura Segara Kenjeran Penanggung Jawab : Yessi Crosita Octaria Anggaran Dana : Rp. 300.000,2. Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) II. Waktu : Minggu III Bulan September 2001 Tempat : Pura Segara Kenjeran Penanggung Jawab : I Putu Winarta Anggaran Dana : Rp. 300.000,3. Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) III. Waktu : Minggu II Bulan Oktober 2002 Tempat : Pura Segara Kenjeran Penanggung Jawab : I.G.P. Widiantara Anggaran Dana : Rp. 300.000,-

19

Berikut ini adalah salah satu contoh kalender kegiatan Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya:

Kalender Kegiatan Program Kerja Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya 2000-2002 No Nama Kegiatan Waktu Pelaksanaan (2001) 1 MPAB III Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des

Tempat

Penanggung Jawab

Anggaran Dana

M2

Pura Segara Kenjeran

Yessi C.O

Rp. 300000

M2

Pura Segara Kenjeran

Putu Winata

Rp.300000

Pura Segara Kenjeran

IG.P. Widiantara Rp. 300000

2002 2

MPAB IV

3

MPAB V

M3

Keterangan: 1. M1 :minggu pertama 2. M2 :minggu kedua 3. M3 :minggu ketiga 4. M4 :minggu keempat

20

Contoh Kalender Kegiatan dalam bentuk lain Kalender Kegiatan Program Kerja Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya Masa Bhakti 2000/2002 No

Nama Kegiatan

1

Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) III Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) IV Masa Penerimaan Mahasiswa Baru (MPAB) V

2 3

Waktu Pelaksanaan

Tempat

Anggaran Dana Pewnanggung Keterangan Jawab Minggu ke-2 Bulan Oktober 2001 Ruang Kelas Pura Rp. 300000 Yessi Crosita O. Diutamakan untuk Segara Kenjeran mahasiswa baru Minggu ke-3 Bulan Maret 2001 Ruang Kelas Pura Rp. 300000 I Putu Winarta Diutamakan untuk Segara Kenjeran Mahasiswa yang tidak ikut MPAB III Minggu ke-2 Bulan Oktober 2002 Ruang Kelas Pura Rp. 300000 IG.P. Widiantara Diutamakan untuk Segara Kenjeran mahasiswa baru

21

22

BAB V JOB DESCRIPTION (JOBDES) 1.

PENDAHULUAN Organisasi merupakan suatu sistem yang diadakan dan dirancang untuk mencapai hal – hal yang tidak dapat dicapai individu-individu secara sendiri-sendiri. Orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut memiliki tugasnya masing-masing. Tugas yang dilakukan oleh setiap individu mendefinisikan suatu posisi. Semua posisi yang identik atau mirip akan membentuk suatu pekerjaan dalam organisasi. Mengadakan Diklat Manajemen

Mengadakan MPAB

Mengadakan Diklat Kepemimpinan

Bidang Kaderisasi Baris atas dari kotak pertama menunjukkan berbagai tugas yang harus dilakukan oleh bidang Kaderisasi yang dipimpin oleh ketuar bidang

Sebelum melakukan suatu tugas atau pekerjaan, terlebih dahulu harus dilakukan suatu analisa pekerjaan (job analysis). Perlu diingat bahwa analisa pekerjaan tidak sama dengan job description, namun pada akhirnya analisa pekerjaan akan berakhir pada suatu bentuk uraian tugas. Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan. Setelah itu untuk memudahkan fungsi dan tanggung jawab masing – masing orang dalam organisasi, maka perlu dibuat suatu uraian tugas / deskripsi kerja. Pada bagan diatas, terlihat bahwa ketika melakukan analisa pekerjaan di PC Surabaya disepakati perlu ada bidang kaderisasi yang selanjutnya dibuatkan suatu uraian tugas dari bidang kaderisasi itu sendiri. Hal ini juga berlaku dalam suatu kepanitian kerja. Sehingga nantinya garis tanggung jawab dan koordinasi dapat dengan jelas dipahami, dan tidak ada overlapping tugas pada tiap- tiap bagian/sie. 2.

HUBUNGAN JOB DESCRIPTION DENGAN PROGRAM KERJA Job description baru dapat dibuat apabila program kerja telah dibuat, karena Jobdes adalah suatu perincian dari tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh pelaksana Program kerja. 3.

1.

PENGERTIAN JOB DESCRIPTION Haruslah dibedakan pengertian antara tugas dengan uraian tugas. Tugas adalah sepotong kerja yang dibebankan untuk diselesaikan berdasarkan suatu standar dalam suatu kurun waktu. Sedangkan uraian tugas merupakan suatu pernyataan faktual dari tugas-tugas, tanggung jawab, dan kondisi kerja dari suatu pekerjaan tertentu. Suatu deskripsi kerja yang lengkap mempunyai dua seksi. Identifikasi informasi Identifikasi informasi terdiri atas (sekurangnya) judul pekerjaan, siapa yang bertugas. Contoh : Susunan Panitia Diklat XX Sie Acara : 1. Nyoman Bendot 2. Wayan Ompong 3. Made Bengong

23

2.

a. b. c. d.

Ikhtisar tugas – tugas dan tanggung jawab pekerjaan.. Ikhtisar pekerjaan mencakup tugas – tugas yang dilakukan, hubungan antara pekerjaan itu dengan pekerjaan lainnya, peralatan yang digunakan,dan lain sebagainya. Contoh : Sie Acara berada dibawah koordinasi ketua, dan bertugas Membuat format acara diklat Menyiapkan materi diklat Menghubungi pemateri Bekerjasama dengan sie transportasi untuk menjemput pemateri,dll 4.

PANDUAN DALAM MEMBUAT JOB DESCRIPTION Deskripsi kerja yang bagus adalah lengkap, langsung, dan jelas. Ada beberapa garis panduan gaya dalam membuat deskripsi kerja : 1. Buatlah diskripsi secara rinci mengenai tugas / pekerjaan 2. Sertakan nama penanggung jawab tugas tersebut 3. Mengawali setiap kalimat dalam ikhtisar pekerjaan dengan suatu kata kerja aktif “melaksanakan MPAB” bukan “dilaksanakan MPAB”. 5.

SIAPA YANG DAN KAPAN HARUS MEMBUAT JOB DESCRIPTION ? Yang bertanggung jawab atas pembuatan Job Description adalah ketua panitia, yang dalam pengerjaannya dibantu oleh personil Streering Commite (SC) dan personil panitia yang lain. Ketua panitia bertanggungjawab sejak dari pembagian tugas dalam Job Description hingga pengontrollan di lapangan untuk menghindarkan terjadinya ovelap tugas dan wewenang. Job description harus dibuat sejak acara telah direncanakan, sejak Surat Keputusan pembentukan kepanitiaan keluar, ketua panitia telah harus menyiapkan Job Description.

24

6.

CONTOH JOB DESCRIPTION Nama Panitia, Jabatan dan Jobdes No 1

Nama Putu Belog

Jabatan dalam Tim Ketua Panitia merangkap SC

2

Made Goblog

Wakil Ketua Panitia merangkap SC

3

Nyoman Tolol

Sekretaris Panitia Merangkap sie publikasi dan kesekretariatan

4

Ketut Idiot

Bendahara Panitia merangkap sie materi pada hari H

5

Gede Imbisil

Koord. Sie Acara

6

Kadek Longor

Koord. Sie. Peserta & Akomodasi

7

Komang Bedu Ketut Blo’on

Koord. Sie. Dokumentasi Koord. Sie. Transportasi

9

Raden Mas Lengeh

Koord. Sie Konsumsi

10

Roro Ayu Lemot

Koord Sie Perlengkapan

11 12 13 14 15

Ginukginuk Cantik Ayu Manis Cakep

16

Keren

18

Ca’em

Angg Sie Kesekretariatan Angg Sie Konsumsi Angg Sie Peserta Angg Sie Akomodasi Angg Sie Transportasi Angg Sie Perlengkapan Angg Sie Acara

8

Job Description 1. Pendanaan 2. SC Editing materi hari kedua 3. Koordinator seluruh Acara 4. Hubungan keluar (PP) 5. Membuat penjelasan atas metode TOT dan hal-hal teknis yang berhubungan dengannya dalam bentuk tertulis 1. Pendanaan 2. SC Editing materi hari pertama 3. Wakil Koordinator seluruh acara 4. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan Evaluasi Diklat yang meliputi : a. Evaluasi Pemateri b. Evaluasi Acara c. Evaluasi Keseluruhan 1. Kesekretariatan a. Surat menyurat b. Hubungan keluar - Sosialisasi TOT ke daerah-daerah sekaligus konfirmasi kedatangan dan kepulangan peserta (koordinasi dengan sie peserta) c. Fotocopy materi dan non materi 2. Mempersiapkan Diklat Kit hingga selesai, dan bertanggungjawab atas pembagian Diklat Kit kepada peserta 1. Pendanaan 2. Keuangan a. Pencatatan b. Pembayaran kepada koordinator c. Laporan keuangan 3. Mengatur kesiapan pemateri 1. Mengatur acara dan estimasi waktu 2. Mempersiapkan acara diluar ruangan 3. Mengkoordinasikan sie lain pada saat hari H 1. Mengkategori, membagi dan mengatur seluruh peserta, sejak dari kedatangan hingga kembali ke daerah masing-masing 2. Mengatur dan bertanggungjawab atas seluruh hal yang berhubungan dengan akomodasi peserta selama di Surabaya 3. Absensi peserta pada saat acara 4. Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan peserta Mengambil gambar, mencuci, mencetak, memajang dan menjual foto hasil cetakan Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan perpindahan tempat para peserta sejak kedatangan peserta hingga kembali ke daerah masing-masing Bertanggungjawab atas seluruh kebutuhan makan dan minum peserta dan panitia sejak kedatangan peserta hingga kembali ke daerah masing-masing 1. Bertanggung jawab atas seluruh kebutuhan perlengkapan yang diminta oleh sie yang lain 2. Bertanggung jawab atas kondisi ruangan diklat dan perlengkapannya 1. Menerima tugas dari koordinatornya 2. Bertanggungjawab atas wewenang yang telah diberikan koordinatornya

25

BAB VI RUN DOWN (Petunjuk Teknis) Run down script adalah suatu bentuk dari penjabaran kegiatan yang telah direncanakan dalam bentuk tabel. Pada materi Run Down ini, pembahasan akan lebih banyak mengenai contoh-contoh kegiatan yang sekiranya akan banyak ditemui dalam kegiatan KMHDI. Dalam organisasi KMHDI, terdapat banyak sekali kegiatan yang dalam pelaksanaannya tidak atau belum menggunakan run down. Hal ini terjadi karena beberapa hal, pertama karena belum mengetahui tentang run down, atau kemungkinan kedua (untuk yang telah mengetahuinya) malas mempraktekkannnya. Run down seharusnya selalu digunakan oleh suatu kepanitiaan untuk sebuah merancang sebuah kegiatan. Untuk lebih jelasnya kita akan mempelajari tentang tujuan, isi dan bentuk dari run down sehingga mudah untuk dipraktekkan. 1. a. b. c. d.

TUJUAN Tujuan dari run down antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut: Acara bisa tersusun secara rapi, teratur dan sistematis sehingga panitia bisa mengatur atau mengeliminasi kesalahan yang mungkin terjadi. Penanggung jawab acara mudah melakukan control terhadap tugas anggotanya. Orang awam mudah untuk memahami jalannya atau alur dari suatu acara Memudahkan dilakukannya evaluasi terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

2.

ISI RUN DOWN Isi dari run down bisa bermacam-macam tergantung pada variable yang diperlukan oleh panitia kegiatan. Variabel yang digunakan hendaknya hanya menyangkut variable-variable yang penting saja, sehingga bentuk dari run down adalah padat dan jelas. Apabila panitia memilih untuk memasukkan semua variable, penting maupun tidak penting, maka akan membuat run down menjadi rumit. Alur dari suatu acara hendaknya juga diatur secara urut dan sistematis agar mudah dalam melakukan fungsi controlling. 3. a. b.

BAGIAN RUN DOWN Bagian variable run down dapat dibagi atas 2 macam, yaitu : Bagian variable urutan atau alur dari jalannya suatu acara biasanya diletakkan pada sumbu Y (Vertikal) atau pada arah menurun. Bagian variable kelengkapan acara yang disusun menurut sumbu X (horisontal). Pada bagian ini setiap kepanitiaan berhak menentukan isi dari variable ini.

4.

MACAM – MACAM RUN DOWN Run down dapat dibedakan dari waktu kegiatannya atau dari jenis ruang lingkupnya. Macam –macam run down dari waktu kegiatannya yaitu : a. Run down 1 hari, dimana persiapan sampai akhir kegiatan dilaksanakan dalam 1 hari saja atau pengunaan run down hanya diperuntukkan 1 hari saja. Contoh : contoh 1.1 b. Run down beberapa hari, dimana persiapan sampai akhir dari suatu kegiatan memakan waktu beberapa hari. Contoh : MPAB yang membutuhkan pembagian run down. Run down 1 bulan sebelum hari H untuk sosialisasi dan sebagainya ( contoh 2 ). Untuk run down jenis ini pada perencanaan pola kita dari atas ke bawah ( dari 1 bulan sebelum acara ke 3 minggu sebelum acara) sedangkan untuk evaluasi atau controlling dari bawah ke atas. Macam – macam run down dari ruang lingkupnya, yaitu : a. Run down kegiatan seperti pada contoh 1.1 b. Run down daftar kelengkapan seperti pada contoh 1.2 c. Run down cost estimation seperti pada contoh 1.3

26

5.

LANGKAH MEMBUAT RUN DOWN ( 1 HARI ). Langkah-langkah yang harus ditempuh suatu kepanitiaan dalam membuat run down adalah sebagai berikut : a. Menentukan suatu urutan acara, sehingga alur acara tidak mengalami interupsi. b. Tentukan estimasi waktu yang memungkinkan ( suatu kepanitiaan biasanya mempunyai cadangan waktu, waktu yang digunakan dalam membuat run down harus fixed ). c. Penggolongan suatu acara. Misalnya, pembukaan MPAB pada contoh 1, dimana terdiri dari berbagai macam kegiatan. d. Estimasi waktu untuk suatu golongan acara. e. Estimasi waktu untuk sub golongan acara. f. Menentukan variable kelengkapan pada suatu sub golongan acara. g. Dari variable sub acara kita kumpulkan menjadi variable run down yang akan kita gunakan. Masih banyak kegunaan dan macam-macam run down yang ada namun hanya tiga macam run down saja yang dipelajari untuk diklat saat ini, untuk pengembangan dilapangan, apabila dirasa perlu, setiap kepanitiaan dapat membuat suatu jenis rundown tersendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan setempat. 6.

SIAPA YANG DAN KAPAN HARUS MEMBUAT RUNDOWN ? Rundown secara garis besar dibuat oleh seorang ketua panitia, dibantu dengan personil SC dan panitia yang lainnya. Rundown sebenarnya adalah sebuah tahap perencanaan kegiatan yang sangat spesifik, yang apabila tidak dikuasai oleh si ketua panitia, maka ia akan kesulitan untuk mengendalikan acara dan personil bawahannya. Setelah ketua panitia membuat garis besar rundown, langkah selanjutnya adalah menyerahkan kepada masing-masing koordinator seksi untuk membuat rincian dari rundown tersebut. Rincian yang dibuat oleh masing-masing ketua seksi ini, khusus mengenai seksi-nya saja, tujuan dari pembuatan rincian oleh ketua seksi ini adalah agar masing-masing ketua seksi mengerti betul mengenai tugas dan urutan tugas yang harus dilakukan oleh seksi dan personil yang berada dibawahnya. Run Down harus dibuat begitu Job Description telah selesai disusun. Run Down harus secepatnya dibuat, karena seharusnya segala hal yang berkaitan dengan kegiatan kepanitiaan harus dimasukkan dalam Run Down.

27

Contoh 1.1. RUN DOWN Pembukaan MPAB KMHDI No Waktu Durasi Kegiatan menit 1

2

07.00- 20 07.20 07.20- 20 07.40

Registrasi peserta 1. Panitia siap di meja registrasi 2. Peserta sebelum masuk harus mengisi daftar hadir Pembukaan 1. MC maju membacakan susunan acara 2. MC mempersilahkan pembaca doa untuk maju 3.MC mundur 4. Pembaca doa maju dan mempersilahkan hadirin untuk berdiri, lalu membacakan doa 5.Pembaca doa mundur 6. MC maju mengumumkan acara selanjutnya dan meminta hadirin untuk berdiri dan mempersilahkan dirigen lagu Indonesia raya untuk maju 7. MC mundur. 8. Pemimpin lagu Indonesia Raya maju 9. Pemimpin lagu Indonesia Raya mundur 10.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu laporan Ketua Panitia 11.MC mundur. 12.Ketua panitia maju membacakan laporannya

Sie Pelaksana

Personal Pelaksana

Peralatan

Persiapan petugas

Keterangan

Sie Acara

Widhi

Daftar Hadir

Seluruh anggota sie acara siap dengan kelengkapannya masingmasing di tempat

Panitia harus siap sebelum pukul 07.00

Sie acara

Ayu Pertiwi Susunan acara Ary Astama stand by

Sie Acara

Ary Astama Lembar doa

Sie Acara

Ayu Pertiwi Susunan acara Galung stand by

Sie acara

Galung

Sie acara

Ayu Pertiwi Susunan Acara Winartha stand by

---

Winartha

13.Ketua panitia mundur 14.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu sambutan ketua Sie Acara PC sekaligus membuka acara MPAB 15.MC mundur 16.Ketua PC maju untuk memberikan sambutan + membuka acara ------17. MC maju dan mengumumkan bahwa acara Pembukaan telah selesai

28

-------

Laporan panitia

Ayu Pertiwi stand by

Ayu Pertiwi stand by

Ayu Pertiwi stand by

Ayu Pertiwi Susunan acara Mahardhika stand by

Mahardhika -----------

Semua petugas harus siap dengan kelengkapannya Seluruh petugas stand by di bagian belakang ruang kelas agar mudah dikontrol oleh sie acara

Contoh 1.2. Daftar Kelengkapan Acara MPAB KMHDI No Item 1 Susunan acara 2 Lembar doa 3 Lembar asta prasetya 4 Banten 5 Daftar hadir / absensi 6 Papan tulis 7 Spidol Materi peserta : 9 Pengenalan organisasi 10 Sejarah pergerakan mhs 11 Piagam

Jumlah - 1 lembar - 1 lembar - 1 lembar - 1 set - 3 lembar - 1 set - 3 buah - 20 eks - 20 eks - 20 lembar

29

Remark disiapkan sie acara disiapkan sie acara disiapkan sie acara disiapkan sie perlengkapan disiapkan sie acara disiapkan sie perlengkapan disiapkan sie perlengkapan disiapkan sie materi disiapkan sie materi disiapkan sie acara

Contoh 1.3. Cost Estimation No

Item

Sie acara 1 - Fotocopy absensi 2 - Piagam Sie materi 1 - Pengenalan organisasi 2 - Sejarah pergerakan mhs Sie perlengkapan 1 - Banten 2 - Spidol

Jumlah

Harga

Total

- 3 lembar - 20 lembar

@ 100,00 @ 2000,00

300,00 40.000,00

- 20 eks - 20 eks

@ 500,00 @ 500,00

10.000,00 10.000,00

-1 - 3 buah

@ 20.000,00 @ 4000,00

20.000,00 12.000,00

Total :

92.300,00

30

Contoh 2. Kegiatan MPAB (Pelaksanaan lebih dari 1 hari) 1 BULAN SEBELUM ACARA NO WAKTU 1 1 JULI 2002

2

KEGIATAN Rapat koordinasi intern : 4. Pemilihan anggota panitia 5. penjabaran Job Description 6. Pemilihan tempat kegiatan Sepanjang bulan Juli Ekstern : 1. Pendekatan personal kepada ketua UKKH 2. Pendekatan personal kepada calon anggota

PENANGGUNG JAWAB SC SC + Ketua Panitia Sie Acara Sie Publikasi

3 MINGGU SEBELUM ACARA NO WAKTU 1 7 JULI 2002

KEGIATAN Rapat koordinasi intern : 1. Evaluasi kegiatan sie 2. Koordinasi antar sie Kesekretariatan : 1. Telah mengirim surat undangan kepada para undangan 2. Telah mengirim surat peminjaman tempat Keuangan : 1. Telah memperoleh seluruh dana yang dibutuhkan untuk acara 2. Telah membuat estimasi laporan keuangan sebelum acara 3. Mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran sebelum acara Seksi-seksi : 1. Sie pubdok telah mendapat kepastian tanggal sosialisasi dari UKKH 2. Sie pubdok telah mendekati beberapa calon anggota 3. Sie materi telah menentukan materi dan pemberi materi 4. Sie Acara menyiapkan tanggal untuk gladi bersih 5. Sie materi telah membuat kriteria penilaian buat para pe

31

PENANGGUNG JAWAB (Person) Ketua Panitia Bayu Mahendra Kirtana Yoga

Ary Astama Ari Sontol Galung Ayunita Novi

Contoh 3. Pelaksanaan Dharma Santi Bersama (Pelaksanaan Acara dengan Durasi sangat pendek atau berbarengan) Durasi Kegiatan (Detik) 1 18.00-18.10 Pra Pembukaan 30 - Selamat datang oleh MC - Ketua panitia dan Personal sie acara menanti kedatangan walikota 20 - Walikota datang 20 - Ketua panitia dan penyambut tamu menyambut Walikota di pintu utama 30 - Ketua panitia mengantar walikota ke tempat duduk yang telah disediakan 20 - MC maju ke podium MC, memberitahu kepada hadirin bahwa walikota telah datang Pembukaan 120 - Musik gamelan sebagai penyambut walikota memasuki ruangan 100 - Tarian pembuka naik ke atas stage begitu musik gamelan dimainkan - Penari turun dari stage 30 - Selamat datang oleh MC 45 - MC membacakan urutan acara 15 - Sie perlengkapan menyiapkan mic diatas stage. 120 - Pembaca doa maju dan memimpin doa. - Pembaca doa turun dari stage.

NO

Waktu

Sie Personal Pelaksana Sie acara Sie acara ----------Sie acara

Ayu Pertiwi Novi

Perlengkapan

Persiapan Petugas

Susunan Acara Bunga,

Ayu Pertiwi stand by Di podium MC Novi stand by Di pintu utama Mahardhika dan Di pintu utama Novi stan by

------------

Mahardhika dan Novi mahardhika

Sie acara

ayu pertiwi

susunan acara

Sie kesenian Sie kesenian

Bala

Gamelan

Penari stand by

Dayu widya

Bunga, kostum

Ayu Pertiwi stand by

Sie acara

Ayu Pertiwi

Susunan acara

Keterangan

Gamelan dan Penari Di blkg stage stand by ayu pertiwi stand by

Mansion stand by

Di blkg stage

Di blkg stage

Ary Astama stand by Di blkg stage Sie Mansion perlengkpn Sie acara Ary Astama

32

Mic Lembaran doa

Run down contoh 3 yang terakhir kita pelajari disini adalah run down yang agak rumit. Sebab dalam satu waktu terdapat berbagai macam kegiatan dan berbagai macam sie yang bekerja secara bersamaan. Run down jenis ini akan sering ditemui dalam acara-acara seremonial yang melibatkan pihak diluar organisasi. Untuk mengatasi kesulitan pada run down ini dapat kita ambil beberapa alternative penyelesaian. Yaitu sebagai berikut : 1. Alternatif pertama, Kegiatan yang bersamaan dapat kita pisah-pisahkan dan kita alokasikan waktunya secara sendiri. Kendala baru yang akan timbul adalah semakin rumitnya run down sehingga sulit untuk dipelajari karena berbeda dengan jati diri run down yang jelas namun singkat dan sistematis. 2. Alternatif kedua, pisahkan run down kepanitiaan besar dengan run down masing-masing sie. Namun kendala baru yang akan timbul harus ada korlap yang betul-betul mengerti medan dan situasi yang direncanakan pada run down kepanitiaan besar supaya masingmasing sie tidak saling menunggu atau bingung akan alur acara. Analogkan seperti pemain orkestra yang membutuhkan seorang dirigen yang cakap.

33

BAB VII PROPOSAL 1.

PENGERTIAN PROPOSAL Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Untuk memudahkan pengertian proposal yang dimaksud dalam tulisan ini, kita dapat membandingkannya dengan istilah “Proposal Penelitian” dalam dunia ilmiah (pendidikan) yang disusun oleh seorang peneliti atau mahasiswa yang akan membuat penelitian (skripsi, tesis, disertasi). Dalam dunia ilmiah, proposal adalah suatu rancangan desain penelitian (usulan penelitian) yang akan dilakukan oleh seorang peneliti tentang suatu bahan penelitian. Bentuk “Proposal Penelitian” ini, biasanya memiliki suatu bentuk baku, dengan berbagai standar tertentu seperti penggunaan bahasa, tanda baca, kutipan dll. Proposal yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah “Proposal Umum” yang sering digunakan sebagai usulan atau rancangan kegiatan. Bentuk proposal ini memiliki banyak kemiripan dengan model “Proposal Penelitian” yang digunakan dalam dunia ilmiah, namun karena sifatnya yang lebih umum maka “Proposal Umum” biasanya lebih lentur dalam penggunaan bahasa dan tidak terlalu kaku dalam aturan penulisan. Namun, walaupun lebih “bebas”, penulisan “Proposal Umum” tetap harus mengindahkan kaidah-kaidah dan sistematika tertentu, agar dapat dengan mudah dimengerti oleh orang-orang yang membaca proposal tersebut. Secara mendasar, harus di garis bawahi bahwa penulisan proposal hanya salah satu dari sekian banyak tahap perencanaan, seperti yang telah diuraikan sebelumnya dalam buku ini. Penulisan proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Ini berarti, tanpa terlebih dahulu melakukan langkahlangkah sebagaimana yang diuraikan dalam buku ini, maka kemungkinan besar penulisan proposal akan menemui kesulitan. 2.

SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL 1. Pendahukuan 2. Dasar Pemikiran 3. Tujuan Kegiatan 4. Tema Kegiatan 5. Jenis Kegiatan 6. Target Kegiatan 7. Sasaran / Peserta Kegiatan 8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan 9. Anggaran Dana 10. Susunan Panitia 11. Jadwal Kegiatan 12. Penutup

34

3.

BAGAN HUBUNGAN ANTARA PROPOSAL LANGKAH PERENCANAAN SEBELUMNYA

DENGAN

1. Pendahuluan

Analisa SWOT

2. Dasar Pemikiran 3. Tujuan 4. Tema

GBPK

5. Jenis Kegiatan 6. Target Kegiatan 7. Sasaran/Peserta Kegiatan 8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

LANGKAH-

Program Kerja Kalender Kegiatan

9. Anggaran Dana Job Descriptiom Run Down

10. Susunan Panitia 11. Jadwal Kegiatan 4,

SISTEMATIKA PROPOSAL

1. Pendahuluan a. Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut. b. Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata) c. Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T yang telah dibahas sebelumnya. 2. Dasar Pemikiran a. Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain b. Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian 3. Tujuan a. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus) b. Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa Contoh : - Memperoleh kader-kader KMHDI - Memberi pengetahuan manajerial dan leadership bagi calon anggota KMHDI 4. Tema -. Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut 5. Jenis Kegiatan a. Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu, b. Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll. 6. Target -. Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan. Contoh : -. Target acara ini adalah untuk mencetak minimal 25 orang pelatih KMHDI yang masing-masing diantaranya, memiliki kemampuan yang sesuai dengan standar

35

yang Buku Pedoman Kaderisasi Jilid I KMHDI, dan setiap pelatih tersebut memiliki nilai rata-rata diatas 7 (dengan range 10) dalam setiap materi pelatihan. 7. Sasaran/Peserta -. Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut ( atau lebih kenal dengan peserta) 8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan -. Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut. 9. Anggaran Dana -. Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri 10. Susunan Panitia -. Dalam halaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran. 11. Jadwal Kegiatan a. Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya b. Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak. 12. Penutup a.Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pihak. b. Ditutup dengan lembar pengesahan proposal c.Terakhir, diikuti dengan lampiran 5.

a. b. c.

PERHATIAN KHUSUS TERHADAP MASALAH PENGANGGARAN PADA PROPOSAL : 1. Penganggaran, Anggaran adalah rencana pemasukan & pengeluaran keuangan yang dibuat untuk kegiatan tertentu 2. Proses penyusunan anggaran Sesuai dengan rencana kegiatan Sesuai dengan sumber pendapatan Meliputi tertib aturan yang berkaitan dengan keluar dan masuknya keuangan kegiatan. ♦ Langkah-langkah penyusunan anggaran Kegiatan

Detail kegiatan CONTROL

3. a. b. c. 4. a. b.

Susun anggaran

Anggaran

Mengontrol anggaran Pengeluaran sesuai dengan rencana Sekecil apapun pengeluaran dan pemasukan dicatat Dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan Pencarian dana Sponsorship Proposal : usul, rencana, penawaran dengan pihak lain Sumber Dana 1. Donatur 2. Iuaran anggota / kas organisasi 3. Kontribusi peserta yang ikut kegiatan 4. Wira usaha Pembuatan proposal merupakan proses akhir dari analisa manajemen organsasi. Proposal merupakan suatu bentuk dokumentasi ringkas dari analisa manajemen organisasi yang telah 36

dilaksanakan sebelumnya, dan disajikan dalam bentuk yang terstruktur, singkat dan jelas seperti yang telah disampaikan diatas. Sehingga item-item yang terdapat pada proposal dibuat berdasarkan/mengacu pada hasil dari analisa manajemen organisasi.

37

BAB VIII TEKNIK PERSIDANGAN 8.1. TEKNIK PERSIDANGAN KMHDI 8.1.1. Dasar Pemikiran Permusyawaratan KMHDI membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan KMHDI didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi KMHDI guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan KMHDI. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung 8.1.2. Jenis Persidangan 1. Sidang Pleno a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang c. Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan 2. Sidang Paripurna a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan 3. Sidang Komisi a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan 8.1.3. Aturan Personalia Sidang 1. Peserta Hak peserta: a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan Kewajiban peserta: a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan 2. Peninjau Hak Peninjau: -. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis Kewajiban Peninjau: a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan 38

3.

b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan Presidium Sidang a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

8.1.4. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain : 1. 1 kali ketukan a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang. b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara). c. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh. d. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang. e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru. 2. 2 kali ketukan : Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan 3. 3 kali ketukan : a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi. b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang 1. Membuka sidang “Dengan mengucap Om Awignam Astu Namo Sidam, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok 2. Menutup sidang “Dengan mengucap Om Awignam Astu Namo Sidam, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok 3. Mengalihkan pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok. 4. Mengambil alih pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok 5. Menskorsing sidang “Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok. 6. Mencabut skorsing “Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok. 7. Memberi peringatan kepada peserta sidang Tok………. “Peserta sidang harap tenang !” 1. 2. 3. 4.

Syarat-syarat Presidium Sidang : Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

39

Sikap Presidium Sidang : 1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin 2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan 3. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta 8.1.5. Quorum dan Pengambilan Keputusan 1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC) 2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan 3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang 8.1.6. Interupsi Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. Macam macam interupsi antara lain. 1. Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias. 2. Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan). 3. Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan. 4. Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita. 5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi. Pelaksanaan Interupsi : 1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang 2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan 3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang 8.1.7. Tata Tertib Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat. 8.1.8. Sanksi-sanksi Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

40

8.2 TEKNIK RAPAT KMHDI 8.2.1. Pengertian Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis. 8.2.2 Jenis Rapat 1. Rapat Anggota (Sabha,Lokasabha,Mahasabha). 2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb). 3. Diskusi. 8.2.3. Fungsi Rapat 1. Penyampaian informasi 2. Pemecahan masalah 3. Mengidentifikasi masalah. 4. Menentukan alternatif. 5. Menguji alternatif. 6. Rapat implementasi. 8.2.4. Prosedur Penyelenggaraan Rapat 1. Persiapan a. Menyiapkan rencana. b. Menyiapkan agenda rapat. c. Menyiapkan kertas kerja. d. Menyiapkan pembicara/peserta. e. Menyiapkan perlengkapan rapat. 2. Pelaksanaan a. Pembukaan. b. Tata tertib rapat. c. Pengendalian. d. Mengatur waktu. e. Pengambilan keputusan. f. Penutupan rapat. 3. Pelaporan dan Evaluasi a. Pelaporan Jelas, lengkap dan singkat. Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh. Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan. b. Evaluasi Dilakukan bersama panitia/pengurus. Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil. 8.2.5 Yang berperan dalam Rapat 1. Pemimpin Rapat. 2. Peserta Rapat. 3. Undangan dan nara sumber. 4. Materi/bahan rapat. 5. Tata ruang dan tempat duduk.

41

8.2.6 Persyaratan Pemimpin Rapat 1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik. 2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar. 3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta. 4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan (demokratis, otokratif atau laisser fair/liberal). 8.2.7 Upaya mensukseskan Rapat 1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien. 2. Pemimpin Rapat harus : a. Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang. b. Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen c. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat. 3. Hal-hal lain yang perlu : a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat. b. Hindarkan adanya gangguan dari luar. c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat. d. Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama. 8.2.8 Indikator Rapat yang berhasil Semua undangan/peserta hadir. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat. Peserta aktif dan banyak masukan. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan. Sasaran yang direncanakan tercapai. Keputusan rapat dapat dilaksanakan. 8.3 8.3.1

TEKNIK DISKUSI Pengertian Diskusi Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang. 8.3.2 Manfaat Diskusi 1. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi 2. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu. 8.3.3 Pola-Pola Diskusi 1. Prasaran a. Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja). b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas). c. Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok. 2. Ceramah a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok. b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti. 3. Diskusi Panel a. Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu. 42

b. 4.

Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis. Brainstorming a. Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan. b. Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat. c. Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.

8.3.4. Persyaratan Diskusi 1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan : .a Tata tertib tidak ketat. .b Setiap orang diberi kesempatan berbicara. .c Kesediaan untuk berkompromi. 2. Bagi peserta diskusi : a. Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan. b. Sanggup berpikir bebas dan lugas. c. Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa. d. Mau menerima pendapat orang lain yang benar. e. Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain. 3. Bagi pemimpin diskusi : a. Sikap hati-hati,cerdas,tanggap. b. Pandai menyimpulkan. c. Sikap tidak memihak.

43

Silabus Diklat Manajemen Organisasi KMHDI Materi Organisasi KMHDI (Hari Pertama) No 1

Materi Penjelasan mengenai Diklat MO

Durasi

Pembagian Waktu

Penyajian

15 mnt

Menyeluruh

Monolog

Tujuan Materi Penjelasan mengenai tujuan Diklat, rangkaian acara Diklat, metode Diklat dan hal-hal teknis

2

Teori Organisasi

30 mnt

Menyeluruh

Monolog

Peserta mengetahui tentang Administrasi, Manajemen dan Organisasi

3

Pembentukan dan perkembangan KMHDI

30mnt

15 15

Pembentukan Perkembangan

Monolog Diskusi

Peserta mengetahui tujuan awal dibentuknya KMHDI dan perkembangan dari tahun ketahun

4

Purwaka AD/ART KMHDI dan Penjelasannya

120 mnt

30 30 30 30

Negara, hukum, Demokrasi 3 Azas Fundamental 4 Jati diri Anggota Visi dan Misi

10 20

Asta Prasetya Simbol-simbol KMHDI

Monolog Monolog, Kuis, Game, dll

30

Pelatihan Mars KMHDI

Mendengar kaset dan bernyanyi

5

Simbol-simbol KMHDI

60 mnt

Monolog dan diskusi Monolog Diskusi

5. Peserta mengetahui pandangan KMHDI tentang NHD, 3 azas fundamental, 4 jati diri anggota 6. Menguasai dengan baik visi dan misi KMHDI 1. Peserta mengetahui semangat yang terkandung pada Asta Prasetya KMHDI 2. Peserta mengetahui simbol-simbol KMHDI, penggunaannya dan norma pemakaian 7. Peserta dapat menyanyikan Mars KMHDI

6

Struktur KMHDI

30 mnt

15 15

Monolog Diskusi

Peserta mengetahui hubungan koordinasi dan garis perintah kepengurusan lokal / nasional

7

Kepengurusan KMHDI

30mnt

Menyeluruh

Monolog

Peserta mengetahui kriteria pengurus daerah / cabang, tugas dan pembentukan kepengurusan

8

Hubungan Kelembagaan

Monolog dan diskusi

Peserta mengetahui posisi KMHDI diantara berbagai organisasi, bentuk hubungan, keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul

9

Norma-norma Organisasi

30 mnt

120 mnt

15

Tingkat nasional

15

Tingkat Lokal

20 20 40 20 20

Permusyawaratan KMHDI Rapat KMHDI Disiplin Organisasi Keprotokolan KMHDI Latihan Keprotokolan KMHDI

Peserta mengetahui tentang norma-norma serta nuansa dan atmosfir semangat organisasi yang telah berjalan lama di KMHDI

44

Materi Teknik Berorganisasi (Hari Kedua) No

Materi

Drs

1

Analisa SWOT, Visi, Misi

90 mnt

P.bagian Wkt 30 pemaparan 30 pelatihan 30 diskusi 30 pemaparan

Teknik Penyajian Monolog + Contoh 1. Pelatih memberi contoh kasus kepada masing-masing peserta untuk dibuatkan analisa SWOT dan Visi-Misi. 2. Pelatih membagi peserta dalam kelompok kecil (3-4 orang) dan mempersilahkan setiap kelompok membuat studi kasus untuk dibuatkan analisa SWOT dan Visi-Misi Pelatih dan peserta berdiskusi membahas hasil masing-masing kelompok

Tujuan Materi 1. Peserta mengerti ttg analisa SWOT dan Visi-Misi serta 2. Peserta mengerti fungsi analisa SWOT dan Visi-Misi 3. Peserta dapat menggunakan analisa SWOT untuk membuat Visi-Misi

Monolog (mengenai GBPK dan hubungannya dengan Visi-Misi) + Contoh 1. Pelatih membagi peserta dalam kelompok kecil dan mempersilahkan membuat studi kasus untuk dibuatkan GBPK (Studi kasus, berhubungan langsung dengan hasil analisa SWOT dan Visi-Misi sebelumnya) 2. Pelatih dan peserta berdiskusi membahas hasil masing-masing kelompok

1. Peserta mengerti hubungan Visi-Misi dengan GBPK 2. Peserta mengerti tentang dan fungsi GBPK 3. Peserta dapat membuat GBPK

2

GBPK

60 mnt

30 pelatihan

3

Program Kerja

90 mnt

30 pemaparan 60 pelatihan

Monolog (mengenai Proker dan hubungannya dengan GBPK) + Contoh Sama dengan point sebelumnya

Sama dengan point sebelumnya

4

Kalender Kegiatan

60 mnt

15 pemaparan 45 pelatihan

Monolog (mengenai KK dan hubungannya dengan Proker) + Contoh Sama dengan point GBPK

Sama dengan point GBPK

5

Job Description

60 mnt

15 pemaparan 45 pelatihan

Monolog (mengenai Jobdes dan hubungannya dengan Proker) + Contoh Sama dengan point GBPK

Sama dengan point GBPK

6

Run Down

60 mnt

15 pemaparan 45 pelatihan

Monolog (mengenai Rundown dan hubungannya dengan Jobdes) + Contoh Sama dengan point GBPK

Sama dengan point GBPK

Proposal

90 mnt

Monolog (mengenai Proposal dan hubungannya dengan seluruh bagian pembahasan sebelumnya) + Contoh Pelatih melatih peserta untuk memasukkan seluruh pembahasan sebelumnya ke dalam proposal dan menjelaskan hubungan antar pembahasan

1. Peserta mengerti hubungan Proposal dengan keseluruhan pembahasan sebelumnya 2. Peserta dapat membuat Proposal

15 pemaparan

Monolog + cerita pengalaman sang pelatih mengikuti persidangan

45 pelatihan

1. Pelatih menyediakan contoh surat keputusan untuk persidangan 2. Pelatih membuat simulasi persidangan, peserta bergantian menjadi Presidium sidang

1. Peserta mengerti tentang aturan persidangan 2. Masing-masing peserta bisa memimpin persidangan

7

8

Teknik Bersidang

60 mnt

30 pemaparan 60 pelatihan

45

Lembaran Evaluasi Pelatih Diklat MO KMHDI (Dibagikan kepada peserta Diklat) Hari / Tgl Pelatihan

: ........................................................................................................

Topik Bahasan

: ........................................................................................................

Nama Pelatih

: ........................................................................................................

Keterangan 1. Isilah lembar evaluasi dengan benar dan sesuai dengan pendapat saudara 2. Setelah diisi, segera diserahkan pada seksi acara panitia pelatihan 3. Berilah tanda silang pada angka disebelah kanan yang merupakan pilihan saudara dengan ketentuan sebagai berikut : Pilih (1) bila sangat kurang, (2) bila kurang, (3) bila sedang, (4) bila baik, (5) bila sangat baik. No Unsur Penilaian 1 Penguasaan materi 2 Kesesuaian materi dengan Buku Pedoman Organisasi 3 Sistematika penyajian 4 Penguasaan metode dan alat bantu 5 Kemampuan memotivasi peserta 6 Kemampuan mentransfer pengetahuan 7 Bahasa, Sikap dan penampilan Total Nilai

1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2

Nilai 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4

5 5 5 5 5 5 5

Saran-saran bagi pelatih : ......................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

46

BUKU PEDOMAN ORGANISASI KESATUAN MAHASISWA HINDU DHARMA INDONESIA JILID II MATERI TEKNIK BERORGANISASI

DEPARTEMEN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PIMPINAN PUSAT KESATUAN MAHASISWA HINDU DHARMA INDONESIA 2002

47

PENGANTAR Buku ini diterbitkan berdasarkan analisa yang dilakukan oleh Departemen Penelitian dan Pengembangan Pimpinan Pusat KMHDI (Dept. Litbang PP KMHDI) pada awal tahun 2000, yang menyimpulkan bahwa penguasaan dasar-dasar berorganisasi kawan-kawan di KMHDI masih lemah sehingga diperlukan langkah-langkah khusus untuk menanggulanginya. Berdasarkan analisa ini, pada Rakornas KMHDI V di Bali, Dept Litbang PP KMHDI merancang program kerja yang harus dilaksanakan oleh seluruh tingkatan organisasi KMHDI yaitu program Pendidikan dan Latihan Manajemen Organisasi KMHDI (Diklat MO KMHDI), yang dalam prakteknya akan dilaksanakan selama dua hari dan harus dilaksanakan dalam rentang waktu maksimal 2 bulan setelah MPAB di setiap daerah. Untuk mendukung program kerja tersebut, akhirnya Dept Litbang PP KMHDI membentuk suatu Tim Penyusun yang bertugas untuk menyusun buku yang diperlukan dalam pelaksanaan program kerja tersebut, yang terdiri dari tiga orang yaitu Made Surya Putra, AA. Gede Putra Partanta dan I Gede Udiantara. Pada akhir Juni 2002 Tim Penyusun berhasil menyusun dua buku yaitu Buku Pedoman Organisasi Jilid 1 (BPO Jilid 1), sebagai software utama dalam pelaksanaan Diklat MO KMHDI di hari pertama, yang berisi Materi Organisasi KMHDI dan BPO Jilid 2 sebagai software di hari kedua yang berisi Teknik Berorganisasi. Agar penggunaan buku ini dapat efektif, maka Dept Litbang PP KMHDI telah menyertakan silabus Diklat MO dalam jilid 2 ini. Sebenarnya BPO Jilid 1 dan Jilid 2 ini hanya dua buku dari suatu rangkaian buku yang dikenal sebagai Seri Buku Infrastruktur KMHDI. Selain buku ini, yang termasuk dalam Seri Buku Infrastruktur KMHDI adalah Buku Pedoman Administrasi dan Keuangan (BPAK), Buku Pedoman Organisasi Jilid 1 dan 2 (BPO 1 dan 2) , serta Buku Pedoman Kaderisasi Jilid 1, 2, 3, 4, 5 dan 6 (BPK 1-6). Tujuan dari pembuatan Seri Buku Infrastruktur KMHDI ini adalah untuk melengkapi software KMHDI dalam menempuh perjalanannya ke masa depan. Sampai saat ini (Juli.2002) Departemen Penelitian dan Pengembangan Pimpinan Pusat KMHDI telah menyelesaikan sebagian seri buku tersebut, sedangkan yang belum terselesaikan adalah Buku Pedoman Kaderisasi Jilid 4, 5 dan 6. Keberhasilan penyusunan Buku Pedoman Organisasi Jilid 2 ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang mengkontribusikan berbagai bantuannya baik pikiran, waktu maupun materi. Ucapan terimakasih terutama harus ditujukan kepada kawan-kawan di PC KMHDI Surabaya yang sangat membantu Tim Penyusun dengan tulisannya. Sedangkan berbagai pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu dalam pendahuluan ini, yang telah membantu Tim Penyusun dalam penyusunan buku ini, Tim Penyusun mengucapkan banyak terimakasih. Satyam Eva Jayate Surabaya 14 Juli 2002 Tim Penyusun Buku Pedoman Organisasi KMHDI Departemen Penelitian dan Pengembangan Pimpinan Pusat Kesatuan Mahasiswa Hindu Dharma Indonesia

48

Bagi Para Pelatih KMHDI Cara Menggunakan Buku Pedoman Organisasi untuk Diklat Manajemen Organisasi 1.

Kuasai seluruh materi yang ada dalam buku ini.

2.

Perkaya wawasan dengan membaca berbagai buku lain yang materinya berhubungan dengan materi dalam buku ini.

3.

Kuasai silabus dalam buku ini dan praktekkan (pelatihan mandiri).

4.

Pelajari kembali filosofi dan metodologi pelatihan KMHDI dalam Buku Pedoman Kaderisasi Jilid I.

5.

Tambah kemampuan penguasaan audience dengan melengkapi diri dengan bahan-bahan lelucon, lawakan maupun cerita-cerita lain.

6.

Kembangkan gaya pelatihan yang cocok bagi daerah masing-masing.

7.

Berlatih, berlatih dan berlatih.

49

Daftar Isi Pengantar ............................................................................................................................ i Bagi Para Pelatih KMHDI .................................................................................................

ii

Para Penulis -......................................................................................................................

iii

Daftar isi ...........................................................................................................................

iv

Bab I

Analisa SWOT, Visi dan Misi .........................................................................

1

Bab II

Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) ......................................................

6

Bab III

Program Kerja...................................................................................................

10

Bab IV

Kalender Kegiatan............................................................................................

16

Bab V

Job Description ................................................................................................

22

Bab VI

Run Down (Petunjuk Teknis) ..........................................................................

25

Bab VII

Proposal ............................................................................................................

33

Bab VIII Teknik Persidangan ..........................................................................................

37

Silabus Diklat MO KMHDI................................................................................................

43

Lembaran Evaluasi Diklat MO KMHDI ............................................................................

45

50

PARA PENULIS ANALISA SWOT, VISI, MISI Yessi Crosita Oktaria Anggota Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 GARIS GARIS BESAR PROGRAM KERJA (GBPK) Made Mahardika Ketua PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 PROGRAM KERJA ORGANISASI (PROKER) I Gede Kirtana Yoga Sekretaris II PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 KALENDER KEGIATAN Putu Winarta Koordinator Bidang Kaderisasi PC KMHDI Surabaya 2001 -2003 JOB DESCRIPTION (JOBDES) Made Ayu Nita T.D Anggota Bidang Litbang PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 RUN DOWN (PETUNJUK TEKNIS) I Wayan Bayu Mahendra Sekretaris I PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 PROPOSAL Rai Dharma W. Ketua Bidang Litbang PC KMHDI Surabaya Periode 2001-2003 Editing dan Perbaikan Naskah Made Surya Putra Ketua Departemen Litbang Pimpinan Pusat KMHDI Periode 1999-2002

51