BAB 4 USULAN PENGEMBANGAN MODEL DAN ARSITEKTUR INFORMASI. lama. Struktur organisasi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1

BAB 4

US ULAN PENGEMBANGAN MODEL D AN ARS ITEKTUR INFORMAS I

4.1 Usulan S truktur Organisasi Berdasarkan pengamatan terhadap struktur organisai dan untuk meningkatkan kinerja perusahaan maka dibutuhkan perubahan terhadap struktur organisasi yang lama. Struktur organisasi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1. Pada struktur organisasi yang baru, terlihat penambahan dua divis i baru, yaitu divisi Information Technology (IT) dan divisi Human Resource (HR). Divisi IT diusulkan berdasarkan hasil problem dan goals yang menyatakan kurangnya perkembangan mesin dan SI/TI. Berdasarkan hasil analisis tersebut, diketahui bahwa perkembangan SI/TI perusahaan masih kurang. Oleh karena itu, divisi ini di bentuk agar dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan SI/TI dan mesin perusahaan di masa mendatang. Selain itu, divisi ini akan membantu perusahaan untuk membangun suatu aplikasi penting untuk kesuksesan perusahaan di masa depan dan aplikasi yang mungkin berperan dalam strategi ke depan. Divisi HR diusulkan berdasarkan analisis problem dan goals yang menyatakan kurangnya pengurusan dan perekrutan dan pelatihan. Divisi ini diusulkan untuk memudahkan perusahaan dalam menangani masalah perekrutan, pelatihan dan pengembangan serta pemberhentian karyawan. Selain itu, mengingat banyaknya proyek yang diterima perusahaan, maka perusahaan membutuhkan banyak buruh

146

harian dalam pengerjaan proyek-proyek tersebut. Oleh karena itu, divisi HR sangat dibutuhkan dalam pengembangan perusahaan di masa mendatang.

Gambar 4.1 Struktur Organisasi (usulan)

147

4.2 Usulan Proses Bisnis Area fungsi dan proses bisnis yang diusulkan pada PT. HR adalah: Tabel 4.1 Tabel Area dan Fungsi Bisnis (usulan) Area Fungsi Personalia *

Fungsi Bisnis •

Proses Bisnis

M elakukan

•

M engadakan tes

perekrutan

•

M enyeleksi karyawan dan buruh

karyawan

•

M elakukan

wawancara

terhadap

calon karyawan •

Penempatan Karyawan

•

M enentukan kebijaksanaan gaji dan upah

•

•

M elakukan pemberhentian karyawan

M elakukan

•

M engukur kinerja karyawan

pelatihan

•

M engadakan pelatihan karyawan

karyawan

•

M engevaluasi

hasil

pelatihan

karyawan TI *

•

Pengelolaan

•

database •

Pengembangan

M elakukan recovery, backup dan maintenance data

•

hardware

M elakukan

analisis

kebutuhan

hardware •

M erencanakan

penambahan

atau

148

upgrade hardware •

M engatasi

permasalahan

pada

hardware dan memelihara hardware •

Pengembangan

•

software

M enganalisis kebutuhan, pengembangan dan instalasi software

•

M emelihara software

4.3 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi Usulan arsitektur sistem aplikasi berisi diantaranya usulan skema proses bisnis, usulan peta sistem aplikasi, usulan sistem aplikasi.

4.3.1 Usulan Skema Proses Bisnis Skema proses bisnis PT. HR yang diusulkan yaitu:

149

Tabel 4.2 Tabel Skema Proses Bisnis (usulan) Factory Production Warehouse

Strategy

• Strategi produksi

Planning & • Perencanaan Analysis produksi

Monitor & Control

• M engkontrol aktivitas produksi • Laporan produksi

Finance and Accounting Finance Accounting

• Strategi pengendalian persediaan

Marketing

HR

• Cash flow • Laporan kas • Budgeting

• Laporan keuangan • Laporan pajak

IT • Strategi perencanaan dan pengemban gan sistem

• Strategi persaingan

• Perencanaan promosi • Perencanaan • Perencanaan jadwal • Perencanaan • Analisis pembayaran pemesanan keuangan segmen, tagihan bahan baku target, dan posisi pasar • M engkontrol arus keluar masuk bahan baku dan barang jadi • Laporan penerimaan • Laporan pengeluaran

Purchasing

• Analisis pemasok

• M engatur • M engkontrol pembelia penjualan n bahan baku • Laporan penjualan • Laporan pembelia n

• Perekrutan, seleksi, dan orientasi • Analisis pekerjaan • Pelatihan dan pengembang an

• Perencanaan penerapan aplikasi

• M engkontrol kinerja karyawan

• M emelihara hardware dan software

150

Factory Production Warehouse • Transaction

Surat permintaan bahan baku

Operational • Support

Data pemesanan

• Surat pengeluara n bahan baku dan produk • Data stok barang

Finance and Accounting Finance Accounting

Marketing

Purchasing

• Giro

• Faktur pembelian • Faktur penjualan • Slip gaji

• Faktur penjualan • Pesanan pelanggan • Retur penjualan

• PO • Faktur pembelian • Retur pembelian

• Data transaksi keuangan

• Data transaksi akuntansi

• Data pembeli

• Data pemasok

HR

• Data karyawan

IT

• Data perusahaan

151

4.3.2 Usulan Peta Sistem Aplikasi Di bawah ini adalah peta sistem aplikasi yang diusulkan kepada perusahaan:

Factory

Finance and Accounting

Marketing

Purchasing

HR

Strategy

Strategi Persaingan

Strategi Produksi

Strategi perencanaan dan pengembangan sistem

Strategi Pengendalian Persediaan

Planning & Analysis

Perencanaan Produksi

Perencanaan Keuangan

Perencanaan jadwal pemesanan bahan baku

Monitor & Control M

Mengkontrol aktivitas produksi

Perencanaan Promosi

Perencanaan Pembayaran Tagihan

IT

Analisa Pemasok

Perekrutan, seleksi, dan orientasi Analisis Pekerjaan

Analisis segmen, target, dan posisi pasar

Perencanaan penerapan aplikasi

Pelatihan dan Pengembangan Prioritas “Low” (Kurang Penting)

Laporan Pengeluaran

Cash Flow

Mengkontrol penjualan

Mengatur pembelian bahan Mengkontrol Kinerja

Laporan kas Laporan Produksi

Laporan Keuangan

Mengkontrol arus keluar masuk bahan baku dan barang jadi

Memelihara hardware dan

Laporan Pembelian

Budgeting

Laporan Penjualan

Laporan Pajak

Prioritas “High” (Sangat Penting)

Laporan penerimaan Faktur pembelian

Transaction

Giro

Slip gaji

Prioritas “Medium” (Cukup Penting)

Faktur penjualan Retur Penjualan

Pesanan Pelanggan

PO Retur Pembelian

Operational Support

data pemesanan, data stok barang, data transaksi keuangan, data transaksi akuntansi, data pembeli, data pemasok, data karyawan, data perusahaan

Office Automation, Komunikasi, E-mail, Dukungan Keputusan Operasioanl Gambar 4.2

153

4.3.3 Usulan Sistem Aplikasi Sistem aplikasi yang diusulkan untuk PT. HR yaitu: •

E-Marketing Seperti yang diketahui, hasil dari analisis menyatakan PT.HR masih kurang dalam hal melakukan pemasaran produknya. Oleh karena itu, usulan yang tepat dengan membangun suatu website yang berfungsi sebagai alat untuk pemasaran. Penggunaan internet dikarenakan sekarang ini banyak pelanggan yang melakukan pemesanan barang secara online. Segala transaksi dapat dilakukan secara online. Perusahaan juga dapat memberikan pelayanan selama 24 jam/hari.

•

Aplikasi SI Akuntansi Pada analisis Audit Grid diketahui bahwa modul accounting terdapat pada bagian kaji kembali. Oleh karena itu diusulkan kepada perusahaan untuk menggunakan aplikasi SI Akuntansi. Usulan aplikasi SI Akuntansi untuk diterapkan perusahaan yaitu Mind Your Own Business (M YOB). Usulan M YOB dikarenakan aplikasi ini memiliki kemudahan penggunaan kecepatan akses data dari sebuah laporan hingga ke sumber transaksi dan terhubung (linked) dengan aplikasi M icrosoft Office. Aplikasi ini juga berguna untuk mempermudah catatan-catatan transaksi perusahaan yang masih menggunakan M icrosoft Excel. Selain itu, penerapan akan aplikasi ini sangat mudah dilakukan.

154

•

Aplikasi Pendukung lainnya Aplikasi pendukung di sini merupakan suatu aplikasi yang dapat mendukung aktifitas-aktifitas perusahaan. Penggunaan aplikasi ini adalah untuk pencetakan setiap surat dan transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan.

4.4 Portofolio Aplikasi McFarlan Berdasarkan usulan sistem aplikasi, maka terdapat pula penambahan pada aplikasi portfolio. Berikut merupakan aplikasi portfolio tersebut: Strategic

High Potential •

e-marketing

Key Operational • • • •

M YOB AutoCAD 2004 Photoshop 7.0 Aplikasi pendukung

Support •

M icrosoft Office 2003

Gambar 4.3 Hasil Aplikasi Portfolio

Berdasarkan hasil analisis aplikasi portfolio, diketahui bahwa modul aplikasi M icrosoft Office 2003 masuk ke dalam bagian support. Aplikasi M YOB yang diusulkan masuk ke dalam bagian key operational. Hal ini dikarenakan aplikasi ini hanya mempermudah kegiatan accounting saja. Sedangkan aplikasi e-marketing

155

termasuk ke dalam bagian high potential dikarenakan aplikasi ini mungkin akan menciptakan peluang untuk meraih keuntungan di masa yang akan datang.

4.5 Usulan Arsitektur Data Arsitektur data menggambarkan struktur informasi yang logis dari bisnis dan industri, menggambarkan keputusan yang dibuat. Arsitektur data yang digunakan sebagai dasar untuk memastikan solusi umum, mengevaluasi ruang lingkup dan solusi yang sesuai, mengelola implementasi dan perubahanperubahan yang ada. Arsitektur data menggambarkan hal-hal mengenai grouping, entitas data dan hubungannya, dasar untuk grouping, dan pemetaan sistem aplikasi.

4.5.1 Usulan Subjek Data Dengan adanya penambahan fungsi bisnis baru, maka diperlukan juga penambahan subjek data baru pada perusahaan. Subjek data tersebut adalah: Tabel 4.3 Tabel Subjek Data (usulan) Hardware

Pelatihan

Software

Perekrutan

4.5.2 Usulan Entity Relationship Diagram Dengan dihasilkannya subjek data baru, maka dibutuhkan untuk menggambarkan kembali ERD perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk

156

menjelaskan hubungan yang relevan dari subjek data perusahaan.

Berikut

merupakan gambar dari ERD yang diusulkan:

Pelatihan *

Pelanggan

Pemasok

Karyawan

Keluhan_Pelanggan

Utang

Surat_Jalan

Purchase_Order

Proyek

Faktur_Pembelian Retur_Pembelian

Barang Faktur_Penjualan

Kas

Pembayaran_Gaji

Pesanan_Pelanggan Retur_Penjualan Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (usulan) * = Subjek data yang diusulkan

Keterangan Attribut ERD: •

Pelanggan

: ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan, No_Telp_Pelanggan.

•

Pemasok

: ID_Pemasok, Nama_Pemasok, Alamat_Pemasok, No_Telp_Pemasok.

•

Karyawan

: ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Alamat_Karyawan, Status_Karyawan, No_Telp_Karyawan

157

•

Barang

: ID_Barang, Nama_Barang, Harga_Barang, Jumlah_Barang, Deskripsi

•

Pembayaran_Gaji

: ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Gaji_Pokok_Karyawan, Tunjangan

•

Retur_Pembelian

: No_Retur_Pembelian, Tanggal, No_PO, Nama_Barang, Jumlah_Retur_Pembelian.

•

Retur_Penjualan

: No_Retur_Penjualan, Tanggal, No_Pesanan_Pelanggan, Nama_Barang, Jumlah_Retur_Penjualan.

•

Kas

: Tanggal, Penerimaan_Kas, Pengeluaran_Kas, Keterangan, Debet, Kredit, Saldo

•

Keluhan_Pelanggan

: No_Keluhan, ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Keluhan

•

Purchase Order

: No_PO, Tanggal, ID_Pemasok, Nama_Barang, Jumlah,

Total_Harga,

Status_Pembayaran,

Jadwal_Pemesanan. •

Pesanan_Pelanggan

: No_Pesanan_Pelanggan, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah_Pesanan, DP, Jadwal_Pengiriman.

•

Utang

: No_Utang, No_PO, Debet, Kredit, Saldo.

•

Surat_Jalan

: No_Surat_Jalan, Tanggal, No_Pesanan_Pelanggan, Sisa_Pembayaran.

•

Faktur_Pembelian

: No_Faktur_Pembelian, Tanggal, ID_Pemasok,

158

No_PO. •

Faktur_Penjualan

: No_Faktur_Penjualan, Tanggal, ID_Pelanggan, No_Pesanan_Pelanggan.

•

Proyek

: No_Proyek, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Keterangan.

•

Pelatihan

: Kode_Pelatihan, ID_Karyawan, Jadwal, Keterangan.

4.5.3 Usulan Matriks Fungsional vs S ubjek Data Berikut merupakan usulan matriks fungsional vs subjek data:

C

C

R

R

R

R

C

R C

R

R

Perekrutan*

Pelatihan*

Software*

Hardware*

Utang

Barang

Purchase Order

Proyek

Laporan Produksi

Laporan Pembelian

Laporan Keuangan

Laporan Penjualan

C

R

C

Kas

Faktur Penjualan

C

Faktur Pembelian

Retur Penjualan

Retur Pembelian

Pembayaran Gaji

Surat Jalan

Pajak

R

Keluhan Pelanggan

R

Pesanan Pelanggan

Karyawan

R

Buruh

Pemasok

Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi Melakukan kegiatan penjualan Memberikan p pelayanan y kepada p pelanggan p gg Melakukan perencanaan produk harian Melakukan pengendalian produksi Melakukan perencanaan produk proyek Melakukan pengendalian persediaan Mengatur persediaan bahan baku Mengatur persediaan barang jadi Melakukan kegiatan pemesanan Melakukan kegiatan penerimaan Mengatur pengeluaran kas Mengatur penerimaan kas Melakukan kegiatan administrasi Melakukan kegiatan akuntansi Mengatur pajak dan asuransi Perekrutan Karyawan * Pelatihan Karyawan * Pengembangan Hardware* Pengembangan Software* Pengelolaan Database *

Pelanggan

Subjek Data

Laporan Perincian Proyek

Tabel 4.4 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap I)

R

C

R

R R C

C

R

R

R

R

R

R

C

C

C

C

R

R R

R

R R R

C R

R

R

R

R

R

C R

R

R

R R

R R

R

C

R

R

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

C

R

R

R

R R R

C C

R R

R

R

R

R

R

R

R R

R

R

R

C

R R

C C

R

R

C

R

R

C

R

R

R

C

Software*

C

Hardware*

R

R

Pelatihan*

Pajak

R

R

Perekrutan*

Laporan Keuangan

R

Kas

Pembayaran Gaji

Faktur Pembelian

R

Retur Pembelian

C

R

Utang

R

R

Purchase Order

R

R

Laporan Pembelian

R

R

C

Pemasok

R

R C

Barang

C

Proyek

C

Buruh

C

Laporan Produksi

Retur Penjualan

C

Keluhan Pelanggan

Surat Jalan

R

C

Laporan Penjualan

Pesanan Pelanggan

R

Faktur Penjualan

Karyawan

Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi Melakukan kegiatan penjualan y p ppelanggan gg Memberikan ppelayanan kepada Melakukan perencanaan produk harian Melakukan pengendalian produksi Melakukan perencanaan produk proyek Melakukan pengendalian persediaan Mengatur persediaan bahan baku Mengatur persediaan barang jadi Melakukan kegiatan pemesanan Melakukan kegiatan penerimaan Mengatur pengeluaran kas Mengatur penerimaan kas Melakukan kegiatan administrasi Melakukan kegiatan akuntansi Mengatur pajak dan asuransi Perekrutan Karyawan * Pelatihan Karyawan * Pengembangan Hardware* Pengembangan Software* Pengelolaan Database *

Pelanggan

Subjek Data

Laporan Perincian Proyek

Tabel 4.5 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap II)

C

R

R

R

R C R

C

C

C R

R R

R

R R

R R

R R

R

R

R

R R R

R R R

R

R

R

R

C

C

C

R R

R

R

C

R

R

R

C

C

R

R

R

R

R

R

R

C

R R

R

C

R

R R

R

R R

R

R R

R

C C

R

C

R

R

Pengelolaan Database *

Marketing

C

R

R

R

R R

R

R

R

R R R

R

R

C

C

R

R

R

R

C

R

R

C

C R

R

R

Finance and Accounting C

R R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

C

R

R

R

C

R R

R

R R

R

R

HR C C

R

R

Software*

R

Purchasing

R

R

Hardware*

Pelatihan*

Perekrutan*

Pajak

R R

C

R

R

R R

C

R

Laporan Keuangan

C R

R

Kas

Factory C

R

R

Pembayaran Gaji

R

R

R

R

R

C

R

Faktur Pembelian

R

Retur Pembelian

C

R

Utang

R

R

Purchase Order

R

R

Laporan Pembelian

R

R

C

Pemasok

R

R C

Barang

C

Proyek

C

Buruh

C

Laporan Produksi

Retur Penjualan

C

Keluhan Pelanggan

Surat Jalan

R

C

Laporan Penjualan

Pesanan Pelanggan

R

Faktur Penjualan

Karyawan

Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi Melakukan kegiatan penjualan Memberikan pelayanan kepada pelanggan Melakukan perencanaan produk harian Melakukan pengendalian produksi Melakukan perencanaan produk proyek Melakukan pengendalian persediaan Mengatur persediaan bahan baku Mengatur persediaan barang jadi Melakukan kegiatan pemesanan Melakukan kegiatan penerimaan Mengatur pengeluaran kas Mengatur penerimaan kas Melakukan kegiatan administrasi Melakukan kegiatan akuntansi Mengatur pajak dan asuransi Perekrutan Karyawan * Pelatihan Karyawan * Pengembangan Hardware* Pengembangan Software*

Pelanggan

Subjek Data

Laporan Perincian Proyek

Tabel 4.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap III)

C

IT

R C R

Marketing

C

R

R

R

R R

R

R

R

R R R

R

R

C

C

R

R

R

R

C

R

R

C

C R

R

R

Finance and Accounting C

R R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

C

R

R

R

C

R R

R

R R

R

R

HR C C

R

R

Software*

R

R

R

Hardware*

Pelatihan*

R R

Purchasing

C

R

R

R R

C

R

Perekrutan*

C R

R

Pajak

Factory C

R

R

Laporan Keuangan

R

R

R

R

R

C

R

Kas

R

Pembayaran Gaji

C

R

Faktur Pembelian

R

R

Retur Pembelian

R

R

Utang

R

R

C

Purchase Order

R

R

Laporan Pembelian

C

Pemasok

C

Barang

C

Proyek

Faktur Penjualan

C

Buruh

Retur Penjualan

C

Laporan Produksi

Surat Jalan

R

C

Keluhan Pelanggan

Pesanan Pelanggan

R

Laporan Penjualan

Karyawan

Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi Melakukan kegiatan penjualan Memberikan pelayanan kepada pelanggan Melakukan perencanaan produk harian Melakukan pengendalian produksi Melakukan perencanaan produk proyek Melakukan pengendalian persediaan Mengatur persediaan bahan baku Mengatur persediaan barang jadi Melakukan kegiatan pemesanan Melakukan kegiatan penerimaan Mengatur pengeluaran kas Mengatur penerimaan kas Melakukan kegiatan administrasi Melakukan kegiatan akuntansi Mengatur pajak dan asuransi Perekrutan Karyawan * Pelatihan Karyawan * Pengembangan Hardware* Pengembangan Software* Pengelolaan Database *

Pelanggan

Subjek Data

Laporan Perincian Proyek

Tabel 4.7 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap IV)

C

IT

R C R

163

4.6 Usulan Hardware Berdasarkan

analisis

strategi,

maka perusahaan

diusulkan

untuk

menambah komputer dan beberapa komponen hardware untuk mendukung jaringan. Berikut merupakan tabel hardware yang diusulkan: Tabel 4.8 Tabel Spesifikasi Hardware (usulan) Jenis Hardware

Keterangan Upgrade komponen pada PC Desktop Head: • Processor Intel Pentium IV • M emory 512 M B • Hard disk 80 GB • M onitor CRT 15” PC Desktop Head IT M odem/ADSL

Jumlah

1 1

164

4.6.1 Usulan Jaringan Komunikasi Berikut merupakan gambar usulan arsitektur jaringan dari PT. HR, yaitu:

Internet

Printer

Production

Director

Accounting

Modem/ADSL Designer

Printer

Switch Printer

Admin

Finance

Designer

IT

Printer

Designer

Gambar 4.5 Arsitektur Jaringan (usulan)

Pada usulan jaringan terdapat penambahan komputer, internet, dan pengurangan printer. Penambahan internet dilakukan untuk mendukung perencanaan penerapan aplikasi e-marketing. Sedangkan penambahan komputer adalah untuk bagian IT yaitu divisi yang diusulkan. Selanjutnya pengurangan printer dilakukan karena adanya sistem sharing. Jadi, tidak dibutuhkan terlalu banyak printer.