BAB 3 SISTEM INFORMASI FUNGSI BISNIS
1. KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran. Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik dan sistem ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan contoh bagaimana proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama sistem informasi manufaktur, tetapi digunakan nama-nama seperti material requirements planning (MRP) dan computer integrated manufacturing (CIM). Sistem lainnya adalah Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system), sistem informasi organisasi yang ditujukan pada tingkat manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system), system informasi akuntansi dan sistem lainnya.
Sistem Informasi Organisasi
Executive Information System (EIS)
Marketing information system
Financial Manufacturing information information system system
Human resource information system
30
Sistem informasi berbasis komputer digambarkan sebagai sistem informasi perusahaan yang saat ini sangat populer dengan enterprise informasi sistem. Ia dapat melaksanakan seluruh proses komputer perusahaan dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system dikembangkan. Bahkan saat ini telah berkembang, dengan adanya Business-to-Consumer (B2C), Business-to-Business (B2B) dan E-Business.
2.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN Fungsi bisnis dalam pemasaran menitikberatkan pada perencanaan, promosi, penjualan
produk, pengembangan pasar, dan pengembangan produk baru guna meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dengan demikian pemasaran dianggap sebagai fungsi penting dalam operasi bisnis suatu perusahaan. Sistem Perencanaan strategi
• • •
Rencana Pemasaran Jangka Panjang Rencana Pemasaran Produk/Pasar Baru Model Strategi Pelayanan Konsumen
Rencana Pemasaran Sistem Perencanaan Operasional
• • • •
Rencana Keuangan Rencana Produk Penetapan Harga Peramalan Penjualan
Rencana Riset Pasar Rencana Promosi Rencana Jalur Distribusi
• • •
Pengendalian Pemasaran dan Penjualan
Sistem Laporan Pengendalian
Sistem Proses Transaksi
• • • • •
Anggaran Pengeluaran Pangsa Pasar Pelayanan Pelanggan Distribusi Keuntungan
Data Permintaan • Permintaan Pelanggan • Operasi Kantor Pemasaran
• • • •
Faktur/Bukti •
Tagihan
•
Pengembalian
Analisa Promosi Trend dan Analisa Penjualan Realisasi Harga Penelitian dan Pengembangan
Laporan Pelayanan • Frekuansi Pelayanan • Persaingan
Sistem Informasi Akuntansi
31
Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana sistem informasi pemasaran menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan proses transaksi dalam fungsi pemasaran. Strategi, taktik, dan sistem informasi operasional membantu manajer pemasaran dalam perencanaan produk, penentuan harga, strategi promosi penjualan dan pembelian, peramalan permintaan, pasar potensial untuk produk baru ataupun produk yang sudah ada serta penentuan jalur distribusi. Sistem laporan pengendalian mendukung usaha dari manajer pemasaran untuk mengendalikan efisiensi dan efektivitas dalam penjualan serta distribusi produk dan jasa. Analisa laporan memberikan informasi kepada perusahaan mengenai perbandingan antara hasil dari pelaksanaan pemasaran dan rencana pemasaran sehingga dapat diketahui apakah pemasaran tersebut telah berjalan sesuai dengan yang drencanakan. a. Manajemen Penjualan Sistem ini menyediakan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan memonitor kegiatan penjualan perusahaan. Sistem ini juga menghasilkan laporan analisa penjualan yang digunakan untuk menganalisa penjualan berdasarkan produk, lini produksi, pelanggan, tipe pelanggan, tenaga pemasaran, dan daerah pemasaran. b. Manajemen Produksi Manajemen produksi membutuhkan informasi untuk merencanakan dan mengendalikan spesifikasi produk, lini produksi dan merk. Sistem berbasis komputer digunakan untuk mengevaluasi aliran produksi dan kemungkinan keberhasilan dari produk yang dihasilkan. c. Promosi Manajer pemasaran membutuhkan informasi untuk membantu pencapaian penjualan yang obyektif dengan biaya promosi yang serendah mungkin. Komputer menggunakan informasi riset pasar dan model promosi untuk membantu (1) memilih metode dan media promosi, (2) mengalokasikan sumber keuangan, dan (3) mengendalikan dan mengevaluasi hasil penjualan. d. Peramalan Penjualan Fungsi dasar dari peramalan penjualan dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu peramalan jangka pendek dan peramalan jangka panjang. Peramalan jangka pendek berhubungan dengan penjualan untuk periode sampai dengan 1 tahun, sedangkan peramalan jangka panjang menitikberatkan pada peramalan penjualan untuk periode di atas 1 tahun. Manajer pemasaran menggunakan data riset pemasaran, data historis penjualan, rencana promosi, dan model statistik peramalan untuk menghasilkan peramalan jangka pendek dan jangka panjang.
32
e. Riset Pasar Sistem informasi riset pasar memberikan kemampuan dalam bidang pemasaran untuk membantu manajer dalam membuat keputusan pemasaran yang lebih efektif. Sistem informasi riset pasar juga memberikan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan mengendalikan proyek riset pasar dari perusahaan. Komputer dan perangkat lunak analisa statistik membantu kegiatan riset pasar dalam mengumpulkan, menganalisa, dan mengolah informasi dari variabel-variabel pasar yang meliputi informasi mengenai pelanggan, peluang pasar, konsumen, dan pesaing. f.
Manajemen Pemasaran Manajer
pemasaran
menggunakan
sistem
informasi
berbasis
komputer
untuk
mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang dari penjualan produk, keuntungan, dan perkembangannya. Sistem informasi berbasis komputer juga menyediakan umpan balik dan analisa yang berkenaan dengan perencanaan dan pelaksanaan pada setiap kegiatan pemasaran. Model pemasaran dalam sistem pendukung pengambilan keputusan juga digunakan untuk mengetahui dampak dari alternatif rencana pemasaran.
3.
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR Sistem informasi manufaktur mendukung fungsi operasi atau produksi meliputi semua
aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian dari proses yang menghasilkan barang atau jasa. Fungsi operasi atau produksi berhubungan dengan manajemen dari sistem operasional perusahaan. Perencanaan dan pengendalian sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan proses transaksi seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
33
Strategi Penawaran Peramalan Komoditas
Perencanaan Kapasitas Proses Alternatif Logistik
Sistem Perencanaan Strategis
Perencanaan manufaktur, Distribusi, dan Pembelian Sistem Perencanaan Operasional
Sistem Laporan Pengendalian
Sistem Proses Transaksi
Perencanaan Produksi Perencanaan Perencanaan Pembelian Perencanaan Tenaga Kerja Distribusi Sumber Perencanaan Material Perencanaan Pemasok Perawatan Peralatan Luar Perusahaan Penentuan standard
Pengendali Manufaktur Jadwal Produksi MRP dan CRP Permesinan Produktivitas Perawatan SFC dan QC Proses Pengendalian Robot
Laporan Lantai Produksi Konsumsi Material Pengendalian Material Kegunaan Mesin Laporan Pekerja Proses
Pemeriksaan Pengerjaan Ulang Pengendalian Kualitas Spesifikasi
Pengendali Distribusi Pelayanan Konsumen Gudang Penyimpanan Karir Tingkat Persediaan Barang Jadi Setengah Jadi
Proses Pengerjaan
Pemesanan Pemeliharaan Sejarah Mesin
Pengendali Pembelian Pemasok Harga Pembelian Ketersediaan Bahan Baku Anggaran Pengeluaran Lahan
Pemenuhan Pesanan
Bahan Baku
Status Persediaan Permintaan Produk Jadi
Status Inventori Pesanan Balik
Gudang Penerimaan Sejarah Pemasok Waktu tunggu Penjadwalan
Menuju Sisitem Informasi Akuntansi
34
a. Computer Integrated Manufacturing (CIM) Sistem informasi manufaktur berbasis komputer menggunakan beberapa teknik dalam mendukung CIM. CIM adalah konsep yang menekankan bahwa tujuan dari penggunaan komputer dalam automasi pabrik harus : •
Dapat mempermudah proses produksi, disain produk, dan pengorganisasian pabrik sebagai landasan utama dalam proses automasi dan integrasi.
•
Dapat mengautomasi proses produksi dan fungsi bisnis yang mendukung dengan bantuan komputer dan robot.
•
Dapat mengintegrasikan semua produksi dan proses pendukung menggunakan komputer dan jaringan telekomunikasi.
Komputer digunakan untuk membantu membuat disain produk yang lebih baik melalui penggunaan Computer Aided Engineering (CAE) dan Computer Aided Design (CAD), sedangkan Computer Aided Processing Planning (CAPP) digunakan untuk membantu membuat disain proses produksi yang lebih baik. Komputer juga dapat digunakan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi yang biasa disebut dengan Material Requirements Planning (MRP) dan untuk mengintegrasikan MRP dengan jadwal produksi serta pengendalian lantai produksi digunakan Manufacturing Resource Planning (MRPII). Computer Aided Manufacturing (CAM) digunakan untuk membantu proses manufaktur melalui pengawasan dan pengendalian proses produksi, peralatan, dan mesin produksi. Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan CIM antara lain : •
Meningkatkan efisiensi melalui penyederhanaa kerja dan automasi, perencanaan jadwal produksi yang lebih baik, dan keseimbangan dari beban kerja produksi untuk kapasitas produksi yang lebih baik.
•
Meningkatkan pemanfaatan fasilitas produksi, produktivitas yang lebih tinggi, pengendalian kualitas yang lebih baik sebagai hasil dari proses pengawasan yang dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan, feedback, pengendalian kegiatan pabrik serta penggunaan peralatan dan mesin produksi.
•
Mengurangi investasi pada fasilitas dan inventori produksi melalui penyederhaan kerja, kebijakan inventori Just In Time (JIT), perencanaan dan pengendalian produksi serta produk akhir.
•
Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan memproduksi produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan.
35
b. Pengendalian Proses Pengendalian proses adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan proses fisik yang berlangsung. Pengendalian proses dengan komputer biasa digunakan untuk mengendalikan proses fisik dalam penyulingan minyak, pabrik semen, pabrik kimia, dan lain sebagainya. Program pengendalian proses menggunakan model matematika untuk menganalisa data yang dibangkitkan oleh proses yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang sudah ada atau peramalan permintaan. c. Pengendali Mesin Pengendali mesin adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan gerakan mesin, dikenal juga sebagai Numerical Control. Pengendali peralatan mesin dalam pabrik merupakan sebuah bentuk aplikasi dari Numerical Control. Program komputer numerikal kontrol untuk peralatan mesin mengubah data geometrik dari gambar teknik dan instruksi mesin dari rencana proses kedalam kode numerik sebagai perintah untuk mengendalikan kerja mesin. Pengendali mesin dapat melibatkan penggunaan mikrokomputer dengan kemampuan khusus yang disebut dengan Programable logic controllers (PLCs). Alat ini mengoperasikan satu atau lebih mesin sesuai dengan petunjuk dari program Numerical Control. Proses sistem pengendalian komputer dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Telecomunication
Timing Control
Secondary Storage
COMPUTER Externals Interrupts
Process Monitoring
Proses input/output
Tranducers (sensors)
Control Devices Physical Process
36
d. Robotik Sebuah perkembangan penting dalam pengendalian mesin dan Computer Aided Manufacturing (CAM) adalah pembuatan dari mesin pintar (smart machine) dan robot. Alat ini mengendalikan secara langsung aktivitas mereka sendiri dengan bantuan mikrokomputer. Robotik adalah teknologi dalam membuat dan menggunakan mesin dengan kepandaian komputer dan pengandalian komputer dengan kemampuan fisik seperti manusia. e.
Computer Aided Engineering (CAE) Teknik manufaktur menggunakan CAE untuk menstimulasi, menganalisa, dan mengevaluasi model-model dari desain produk yang telah dikembangkan dengan menggunakan metode Computer Aided Design (CAD) sedangkan engineering workstations digunakan untuk menganalisa dan mendesain produk serta fasilitas manufaktur.
4.
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan kegiatan perekrutan, penempatan,
evaluasi, kompensasi, dan pengembangan tenaga kerja di suatu organisasi. Pada dasarnya, bisnis menggunakan sisitem informasi berbasis komputer adalah untuk (1) menghasilkan cek pembayaran dan laporan daftar gaji, (2) memelihara catatan personel, dan (3) menganalisa personel dalam operasi bisnis
Tabel 1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Penyusunan Pelatihan/ Personalia Pengembangan Sistem Perencanaan tenaga kerja Kesuksesan perencanaan Informasi Jalur pekerja Strategis
Penilaian Performans Rencana penilaian
Administrasi Kompensasi Biaya kontrak Ramalan pendapatan Jalur keuntungan
Sistem Analisa anggaran Informasi Analisa pengembalian Taktikal Biaya pengembalian
Efektivitas pelatihan Hubungan pelatihan Kecocokan karir
efektivitas kompensasi Model preferensi keuntungan
Sistem Perekrutan Informasi Wawancara terstruktur Operasi Rencana tenaga kerja Penjadwalan Model pemilihan
Keahlian terprogram
Persamaan kompensasi
Program evaluasi berbasis komputer
Sistem informasi manajemen sumber daya manusia menekankan pada : (1) perencanaan untuk memenuhi kebutuhan kerja personel, (2) pengembangan potensi pada tenaga kerja , dan (3) pengawasan seluruh kebijakan dan program personel.
37
a. Pelatihan dan Pengembangan Sistem informasi membantu manajer sumber daya manusia dalam perencanaan dan pengendalian perekrutan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dengan menganalisa program masa lalu yang sukses. Program pelatihan dan penilaian tenaga kerja berbasis komputer dapat membantu dam mendukung manajemen sumber daya manusia. b. Analisa Kompensasi Sistem informasi membantu menganalisa jangkauan dan distribusi dan kompensasi tenaga kerja (upah, gaji, pembayaran insentif, dan keuntungan tambahan) dalam sebuah perusahaan dan membuat perbandingan pembayaran kompensasi pada perusahaan yang serupa dengan indikator ekonomi yang bervariasi. Informasi ini berguna bagi perubahan perencanaan kompensasi khususnya jika organisasi melibatkan serikat pekerja. Hal ini membantu menjaga kompensasi dari perusahaan secara kompetitif dan wajar disamping biaya pengawasan kompensasi.
5.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem informasi akuntasi merupakan sistem informasi yang paling banyak digunakan
dalam kegiatan bisnis. Sistem informasi ini mencatat dan melaporkan semua transaksi bisnis dan kegiatan-kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi digunakan berdasarkan atas Double Entry Bookkeeping Concepts dan konsep akuntansi umum lainnya seperti pertanggungjawaban keuangan dan perhitungan keuntungan. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan aliran dana serta menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan. Ruang lingkup sistem informasi akuntansi meliputi : •
Proses pemesanan
•
Pengendalian persediaan
•
Laporan penerimaan
•
Laporan pembayaran
•
Sistem upah
38
Ssitem Proses Transaksi Penjualan
Proses Pemesanan Penjualan
Rekening
Analisa Penjualan
Sistem Proses Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Tunai
Laporan Penerimaan
Laporan Pembayaran
Penerimaan Tunai
Proses General Ledger dan Pelaporan Sistem
General Ledger
Laporan Keuangan
Pengeluaran Tunai
Sistem Upah
Pembelian Sistem Proses Transaksi Pembelian Proses Persediaan
Sistem Proses Transaksi Sistem Upah
Time keeping
a. Proses Pemesanan Proses pemesanan adalah sistem proses transaksi yang penting untuk mengetahui proses permintaan pelanggan agar dapat menghasilkan data yang dibutuhkan bagi analisa penjualan dan pengendalian persediaan. Sistem proses pemesanan memberikan kecepatan, keakuratan,
penjualan berbasis komputer
metode yang efesien untuk mengetahui permintaan
pelanggan dan transaksi penjualan, dan memberikan sistem pengendalian persediaan. b. Pengendalian Persediaan Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan. Aliran data dalam sistem pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar 4.2.
39
Pembelian
Permintaan Pesanan
Pengepakan Slip Pelanggan
Pelanggan
Konfirmasi Pesanan
Pesanan Masuk
Pengepakan Slip Pelanggan
Charge Order Slip
Laporan Penerimaan
Pengendalian Persedian
Manajemen
EOQ Pemesanan Kembali
Pemasok
Pengepakan Slip Pemasok
General Ledger Account Number
Pengepakan Slip Pemasok
General Ledger
Laporan Pembayaran
c. Sistem Upah Sistem pembayaran upah/gaji menerima dan mengolah data dari kartu kerja dan catatan kerja pegawai. Sistem ini menghasilkan catatan pembayaran upah dan laporan analisa pegawai. Sistem pembayaran upah berbasis komputer membantu manajemen perusahaan dalam memberikan laporan analisa biaya tenaga kerja dan produktivitas.
6. SISTEM INFORMASI KEUANGAN Sistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan (1) keuangan bisnis dan (2) pengalokasian dan pengendalian sumber daya keuangan. Kategori utama dari sistem informasi keuangan antara lain meliputi : •
Cash And Securities Management Informasi penerimaan kas (defisit/surplus) memungkinkan penginvestasian dana dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu manajer keuangan untuk melakukan
40
pembelian, penjualan, dan pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko dan memaksimalkan pendapatan investasi. •
Capital Budgeting Proses anggaran biaya ini meliputi evaluasi keuntungan dan dampak keuangan dalam hal pengeluaran biaya untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan resiko.
•
Financial Forecasting Berbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa dalam peramalan kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji, tingkat harga, dan tingkat rata-rata suku bunga.
•
Financial Planning Sistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan menganalisa alternatif metode keuangan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana keuangan yang optimal antara lain kondisi keuangan dan ekonomi, tingkat harga, dan tingkat suku bunga.
Sistem Perencanaan Strategis
Model Keuangan Korperatif Strategi Kerjasama Akuntansi dan Kebijakan Pajak
Perencanaan Keuangan
Sistem Perencanaan Operasional
Rencana aliran Tunai Penanaman Modal Rencana Keuntungan Tahunan
Anggaran Operasi Pajak Manajemen
Pengendalian Proyek Tanggung Jawab Laporan Analisa Tingkat Pajak Status Pelayanan Pajak
Pengendalian Keuangan
Sistem Laporan Pengendalian
Pernyataan Keuangan Analisa Dana Analisa Variansi Status Anggaran Modal
Sistem Akuntansi Laporan Pembayaran Laporan Penerimaan Sistem Upah Biaya Akuntansi Biaya Aset Tetap General Ledger Konsolidasi Akuntansi
Sistem Proses Transaksi
Treasury Systems
Sistem Pajak
Cash Mangement Manajemen Investasi Pertukaran Luar Negeri
Federal State and Foreign Compliance Akuntansi Pajak Regulatory Authority Examination
Dari Sistem Informasi Yang lain
41
7.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat
mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut. Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP. Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.
Bagi industri yang memerlukan
efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat
42
bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya. Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh system ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan. Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems : 1. Item Master Management (IMM)
9. Shop Floor Control (SFC)
2. Bill Of Material (BOM)
10. Purchasing Management (PUR)
3. Demand Management (DM)
11. General Ledger (GL)
4. Sales and Order Management (SOM)
12. Account Payable (AP)
5. Master Production Scheduling (MPS)
13. Account Receivable (AR)
6. Material Requirements Planning (MRP)
14. Cost Control (CO)
7. Capacity Requirement Planning
15. Financial Reporting (FIR)
8. Inventory Mangement (INV)
43
