BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan Sejarah berdirinya lembaga M ahkamah Konstitusi (M K) diawali dengan diadopsinya ide MK (Constitutional Court) dalam amandemen konstitusi yang dilakukan oleh M ajelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) pada tahun 2001 sebagaimana dirumuskan dalam ketentuan Pasal 24 ayat (2), Pasal 24C, dan Pasal 7B Undang-Undang Dasar 1945 hasil Perubahan Ketiga yang disahkan pada 9 Nopember 2001. Ide pembentukan M K merupakan salah satu perkembangan pemikiran hukum dan kenegaraan modern yang muncul di abad ke-20. Setelah disahkannya Perubahan Ketiga UUD 1945 maka dalam rangka menunggu pembentukan M K, M PR menetapkan M ahkamah Agung (M A) menjalankan fungsi M K untuk sementara sebagaimana diatur dalam Pasal III Aturan Peralihan UUD 1945 hasil Perubahan Keempat. DPR dan Pemerintah kemudian membuat Rancangan Undang-Undang mengenai M ahkamah Konstitusi. Setelah melalui pembahasan mendalam, DPR dan Pemerintah menyetujui secara bersama UU Nomor 24 Tahun 2003 tentang M ahkamah Konstitusi pada 13 Agustus 2003 dan disahkan oleh Presiden pada hari itu (Lembaran Negara Nomor 98 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 4316).
68
Dua hari kemudian, pada tanggal 15 A gustus 2003, Presiden melalui Keputusan Presiden Nomor 147/M Tahun 2003 hakim konstitusi untuk pertama kalinya yang dilanjutkan dengan pengucapan sumpah jabatan para hakim konstitusi di Istana Negara pada tanggal 16 A gustus 2003. Lembaran perjalanan M K selanjutnya adalah pelimpahan perkara dari M A ke M K, pada tanggal 15 Oktober 2003 yang menandai mulai beroperasinya kegiatan M K sebagai salah satu cabang kekuasaan kehakiman menurut ketentuan UUD 1945.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi M ahkamah Konstitusi adalah tegaknya konstitusi dalam rangka mewujudkan cita negara hukum dan demokrasi demi kehidupan kebangsaan dan kenegaraan yang bermartabat. M isi M ahkamah Konstitusi adalah: a. M ewujudkan M ahkamah Konstitusi sebagai salah satu kekuasaan kehakiman yang terpercaya.
b. M embangun konstitusionalitas Indonesia dan budaya sadar berkonstitusi.
69
3.3
S truktur Organisasi Perusahaan
________ Garis Komando ---------------- Garis Koordinasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi M ahkamah Konstitusi
70
Biro Perencanaan dan Keuangan
Bagian Perencanaan
Bagian Keuangan
Sub bagian Program dan Anggaran
Sub bagian Evaluasi dan Anggaran
Sub bagian Kas dan Perbendaharaan
Sub bagian Akutansi dan Verifikasi
Gambar 3.2 Struktur Biro Perencanaan dan Keuangan
Gambar 3.3 Struktur Biro Umum
71
Gambar 3.4 Struktur Biro Hubungan M asyarakat dan Protokol
Kepala Biro Administrasi Perkara dan Persidangan
Kepala bagian Administrasi Perkara
Kepala Sub bagian Registrasi
Kepala Sub bagian Penyusuanan Kaidah Hukum dan Dokumentasi Perkara
Kepala bagian Persidangan
Kepala Sub bagian Pelayanan Persidangan
Kepala Sub bagian Pemanggilan
Kepala bagian Pelayanan Risalah dan Putusan Risalah
Kepala Sub bagian Pelayanan Risalah
Kepala Sub bagian Pelayanan Putusan
Gambar 3.5 Struktur Biro Administrasi Perkara dan Persidangan 72
Gambar 3.6 Struktur Penelitian dan Pengkajian M ahkamah Konstitusi
73
3.4
Tugas dan Tanggung Jawab M engenai hubungan organisasi, uraian tugas, dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi sesuai dengan struktur organisasi M ahkamah Konstitusi Republik Indonesia dapat diuraikan sebagai berikut : a. Sekretaris Jenderal : 1. Penyusunan rencana dan program dukungan teknis administratif. 2. Pembinaan
dan
pelaksanaan
administrasi kepegawaian,
keuangan,
ketatausahaan, perlengkapan dan kerumahtanggaan. 3. Pelaksanaan kerja sama, hubungan masyarakat dan hubungan antar lembaga. 4. Pelaksanaan dukungan fasilitas kegiatan persidangan. 5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Ketua M ahkamah Konstitusi sesuai dengan bidang tugasnya. b. Panitera : 1. M enyelenggarakan dukungan teknis administrasi justisial. 2. Pembinaan dan pelaksanaan administrasi perkara. 3. Pembinaan pelayanan teknis kegiatan : -
Pengujian Undang-Undang terhadap Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
-
Sengketa kewenangan
lembaga Negara yang kewenangannya
diberikan oleh Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. -
Pembubaran partai politik.
74
-
Perselisihan tentang hasil pemilihan umum.
-
Pendapat Dewan Perwakilan Rakyat bahwa Presiden dan / atau Wakil Presiden diduga telah
melakukan pelanggaran hukum berupa
pengkhianatan terhadap negara, korupsi, penyuapan, tindak pidana berat lainnya, dan / atau tidak lagi memenuhi syarat sebagai Presiden dan atau Wakil Presiden. c. Biro Perencanaan dan Keuangan : 1. Koordinasi dan penyusunan perencanaan dan program. 2. Penyusunan rencana anggaran M ahkamah Konstitusi. 3. Pembinaan dan pelaksanaan anggaran M ahkamah Konstitusi. 4. Penyusunan dan pelaksanaan pertanggung jawaban keuangan M ahkamah Konstitusi. 5. Pelaksanaan pembukuan keuangan M ahkamah Konstitusi. 6. Penyusunan perhitungan anggaran M ahkamah Konstitusi. 7. Pelaksanaan verifikasi terhadap bukti-bukti anggaran pendapatan dan belanja M ahkamah Konstitusi. 8. Pelaksanaan pembendaharaan di lingkungan M ahkamah Konstitusi. 9. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga biro. d. Biro Umum : 1. Pengelolaan urusan tata usaha M ahkamah Konstitusi. 2. Pengelolaan dan pembinaan kepegawaian di lingkungan M ahkamah Konstitusi. 3. Pelaksana urusan pengamanan dan rumah tangga.
75
4. Penyiapan pembinaan dan pengaturan pengelolaan perlengkapan dan menganalisa kebutuhan serta penyusunan pembakuan perlengkapan. 5. Pelaksanaan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan perlengkapan. 6. Pelaksanaan inventarisasi dan penyusunan statistik perlengkapan. 7. Penyiapan penetapan kebijaksanaan penghapusan. e. Pusat Penelitian dan Pengkajian M KRI : 1. Penyusunan
rencana
dan
program
penelitian,
pengkajian
dan
pengembangan. 2. Pelaksanaan penelitian, pengkajian, pendidikan, dan latihan serta pengembangan. 3. Pelaksanaan dokumentasi hasil penelitian dan pengkajian. 4. Pengelolaan administrasi jabatan fungsional peneliti. 5. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengkajian. 6. Pengelolaan perpustakaan. 7. Pengelolaan urusan tata usaha dan rumah tangga pusat. f. Biro Humas dan Protokol : 1. Pemberian informasi, komunikasi, penyuluhan, dan sosialisasi kepda masyarakat dan menampung aspirasi yang timbul dalam masyakarat tentang kebijaksanaan dan kegiatan M ahkamah Konstitusi. 2. Pelaksanaan urusan publikasi baik langsung maupun tidak langsung melalui media massa, cetak, elektronik dan audio visual.
76
3. Pembinaan dan pelaksanaan hubungan kerja sama dengan kelembagaan pemerintah maupun non pemerintah. 4. Pendokumentasian dan publikasi kegiatan M ahkamah Konstitusi. 5. Pengelolaan urusan protokol dan tata usaha pimpinan. g. Biro Administrasi Perkara dan Persidangan : 1. Pelaksanaan urusan tata usaha perkara, administarsi perkara, administrasi keuangan perkara, koordinasi dan sinkronisasi pelaksaan persidangan, dan tugas administrasi lainnya yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan. 2. Penelaahan perangkat kelengkapan formal dan penyiapan berkas permohonan perkara, pembuatan resume perkara dan berkas-berkas terkait. 3. Penyiapan surat pemberitahuan dan pengumuman hari sidang. 4. Penyiapan surat penyampaian permintaan keterangan / risalah rapat yang berkenaan dengan perkara. 5. Pengumpulan dan penyusunan kaidah hukum putusan perkara. 6. Penyusunan statistik, dokumentasi, dan penyusunan laporan bulanan perkara serta pengarsipan putusan perkara. 7. Penyiapan rancangan kebijakan teknis dibidang sarana persidangan, penyusunan rencana kebutuhan, pemantauan, pengevaluasian penyusunan laporan prasarana dan sarana persidangan. 8. Pelaksanaan pengadaan, penyaluran sarana persidangan, inventarisasi, penyimpanan, pemeliharaan serta penyiapan sarana persidangan.
77
9. Penyuluhan dan sosialisasi Undang-Undang M ahkamah Konstitusi, beserta peraturan pelaksanaannya kepada masyarakat. 10. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan. 11. Pelaksanaan tata usaha biro.
3.5
Prosedur yang sedang berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada M ahkamah Konstitusi yang dianalisis untuk sistem yang diusulkan adalah prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi dokumen dan prosedur administrasi surat keluar. 3.5.1
Prosedur administrasi surat masuk Prosedur yang sedang berjalan pada sistem administrasi surat masuk pada M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut : 1. Surat dari luar masuk ke bagian Tata Usaha M ahkamah Konstitusi. 2. Jika alamat tidak benar dikembalikan ke alamat pengirim. 3. Jika alamat benar surat masuk disortir berdasarkan tingkat keamanan informasi dan tingkat kecepatan penyampaian surat masuk. 4. Surat masuk dicatat dalam A genda Surat M asuk. 5. Surat masuk didistribusikan ke tujuan surat masuk. 6. Surat masuk dibaca, diberi disposisi atau instruksi oleh pimpinan atau unit pengolah kemudian diberikan kepada pelaksana. 7. Pelaksana mengolah surat masuk sesuai instruksi. 8. Surat Aktif yang menjadi dokumentasi disimpan oleh unit pengolah.
78
9. Surat Inaktif yang menjadi dokumentasi disimpan oleh
unit
pendokumentasian.
79
3.5.1.1
Diagram Aliran Data Administrasi S urat Masuk yang sedang berjalan Proses administrasi surat masuk yang saat ini sedang berjalan di M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :
Gambar 3.7 Diagram Aliran Data Administrasi Surat M asuk
80
3.5.2
Prosedur Distribusi (Share) Dokumen Prosedur yang sedang berjalan pada sistem distribusi (share) dokumen pada M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut : 1. Pelaksana membuat dokumen. 2. Pelaksana memberikan dokumen tersebut kepada pengolah. 3. Pengolah memeriksa dokumen dari pelaksana. 4. Jika tidak disetujui, maka dokumen dikembalikan kepada pelaksana untuk diperbaiki sesuai instruksi pengolah. 5. Jika dokumen disetujui oleh pengolah maka disimpan dalam dokumentasi M ahkamah Konstitusi.
81
3.5.2.1 Diagram Aliran Data Distribusi (Share) Dokumen yang sedang berjalan Proses administrasi distribusi (share) dokumen yang saat ini sedang berjalan di M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :
Gambar 3.8 Diagram Aliran Data Distribusi (Share) Dokumen 82
3.5.3 Prosedur Administrasi Surat Keluar Prosedur yang sedang berjalan pada sistem administrasi surat keluar pada M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut : 1. Pelaksana atau pengolah menyiapkan konsep surat keluar sesuai Pedoman Tata Naskah M ahkamah Konstitusi Republik Indonesia. 2. Pelaksana atau pengolah mengajukan konsep surat keluar kepada pimpinan 3. Konsep disampaikan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan. 4. Jika tidak disetujui pimpinan, konsep surat keluar diperbaiki sesuai dengan instruksi. 5. Jika disetujui, konsep surat keluar ditandatangani oleh pimpinan. 6. Setelah ditanda tangani, konsep surat keluar maka jadilah surat keluar. 7. Surat keluar diberi nomor, tanggal surat keluar dan cap dinas. 8. Surat keluar dicatat dalam Agenda Surat Keluar. 9. Surat keluar dicatat dalam Buku Ekspedisi Caraka. 10. Rangkapan surat keluar disimpan ke dalam Dokumentasi M ahkamah Konstitusi. 11. Surat keluar dikirim.
83
3.5.3.1 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Keluar yang sedang berjalan Proses administrasi surat keluar yang saat ini sedang berjalan di M ahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut : Flowch art surat keluar yang se dang berjal an Pelaksana / Pengolah
Pimpinan
M ulai
Bagian Tata Usaha
Menerim a konsep surat keluar
M enerim a surat keluar
Mem eri ksa konsep surat keluar
Surat kel uar di beri nom or, tanggal, dan cap dinas
Membuat surat keluar
Ti dak
Ya
M enyiapkan konsep surat keluar sesuai pedoman MK RI M emberikan konsep surat kel uar
K onsep surat keluar di tanda tanganin
Dicat at dalam agenda surat keluar
K onsep surat keluar disampaikan pada pimpi nan Surat kel uar dicatat dalam buku ekspedisi caraka
Menerima konsep surat keluar
K onsep surat kel uar menjadi surat keluar
Surat kel uar dirangkap menj adi dokum entasi
Mem perbaiki konsep surat keluar
Ya
Ti dak Dokument asi di sim pan
S urat keluar diolah sesuai dengan inst ruksi
Surat kel uar
Mem berikan surat kel uar S elesai
Gambar 3.9 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Keluar 84
3.5.4
Data Flow Diagram sistem yang sedang berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada M ahkamah Konstitusi yaitu prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi dokumen dan prosedur administrasi surat keluar dapat digambarkan pada data flow diagram berikut ini : 3.5.4.1
Diagram Konteks Diagram konteks pada sistem yang sedang berjalan adalah diagram yang menggambarkan aliran data sistem dokumentasi pada M ahkamah Konstitusi dengan entitas-entitas lain yang saling berhubungan. Gambar 3.10 dibawah ini merupakan diagram konteks sistem yang sedang berjalan pada M ahkamah Konstitusi. External Entity yang ada di dalam diagram ini adalah Pelaksana, Pengolah, Lembaga Lain, Pimpinan, dan Bagian Tata Usaha.
Gambar 3.10 Diagram Konteks pada sistem yang sedang berjalan 85
3.5.4.2
Diagram nol Pada sistem yang sedang berjalan di M ahkamah Konstitusi yaitu prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi dokumen
dan
prosedur
administrasi
surat
keluar
dapat
digambarkan pada diagram nol berikut ini :
Gambar 3.11 Diagram Nol pada sistem yang sedang berjalan 86
3.6
Permasalahan yang dihadapi Ada beberapa permasalahan yang sedang dihadapi di M ahkamah Konstitusi diantaranya adalah : 1. M asih bersifat manualnya sistem administrasi surat masuk pada M ahkamah Konstitusi, yaitu pada saat bagian Tata Usaha mensortir dan memberi surat masuk yang ditujukan ke M ahkamah Konstitusi kepada yang berhak menerimanya, dan pada saat pimpinan memberi disposisi atau instruksi tindak lanjut dari surat masuk kepada bawahannya. 2. M asih bersifat manualnya dokumentasi sistem administrasi surat keluar pada M ahkamah Konstitusi, yaitu pada saat bagian Tata Usaha mendokumentasikan surat keluar dari M ahkamah Konstitusi ke dalam arsip. 3. Sistem distribusi (share) dokumen yang masih berjalan saat ini memperlambat proses permintaan dan pemprosesan dokumen antara orang yang memberi dan menerima dokumen tersebut. Sehingga keberadaaan sistem distribusi (share) dokumen sangat dibutuhkan kedepannya dikarenakan semakin banyaknya pertukaran dokumen dari waktu ke waktu.
87
Analisa Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang berjalan dan permasalahan yang dihadapi M ahkamah Konstitusi maka berikut ini adalah kebutuhan informasi M ahkamah Konstitusi yang ditampilkan kedalam bentuk entity dan jenis-jenis laporan.
Proses Perihal
Kebutuhan Informasi Perihal membutuhkan informasi idperihal, namaperihal.
Surat masuk
Surat
masuk
membutuhkan
informasi
mengenai idSM , namaSM , nama jenis SM , tgl terima SM , sifat informasi SM , status SM dan catatan SM . Surat keluar
Surat
keluar
membutuhkan
informasi
mengenai idSK, namaSK, nama jenis SK, tglkirimSK, sifat informasiSK, status SK dan catatan SK. Dokumentasi surat masuk
Dokumentasi informasi
surat
masuk
mengenai
membutuhkan
iddokumentasiSM ,
tgldokumentasiSM dan dokumentasiSM . Dokumentasi surat keluar
Dokumentasi
surat
keluar
informasi
mengenai
membutuhkan
iddokumentasiSK,
tgldokumentasiSK dan dokumentasiSK.
88
Pengirim luar
Pengirimluar mengenai
membutuhkan
idpengirimluar,
namainstansipengirim,
informasi
namapengirim,
alamatpengirimluar,
telppengirim, email. Penerima luar
Penerimaluar
membutuhkan
informasi
mengenai idpenerimaluar, nama penerima, namainstansipenerima, alamat penerimaluar, telppenerima, email. Biro
Biro membutuhkan informasi mengenai idbiro dan namabiro.
Jabatan
Jabatan membutuhkan informasi mengenai idjabatan dan namajabatan.
Klasifikasi
Klasifikasi membutuhkan informasi mengenai idklasifikasi dan namaklasifikasi.
Disposisi
Disposisi membutuhkan informasi mengenai iddisposisi, isi disposisi.
Karyawan
Karyawan membutuhkan informasi mengenai idkaryawan, password, status tipe, nama karyawan, tempatlahir, tanggallahir, email karyawan, telp karyawan, alamatkaryawan, jeniskelaminkaryawan, namajabatan.
89
File dokumen
Filedokumen membutuhkan informasi mengenai idfiledokumen.
Tabel 3.1 Analisis kebutuhan informasi
3.8
S olusi pemecahan masalah Dari masalah yang ada maka dirancang suatu sistem basis data yang dapat membantu M ahkamah Konstitusi dalam menangani proses administrasi surat masuk, distribusi (share) dokumen antar karyawan dan administrasi surat keluar. Sistem basis data ini akan dibangun dengan berbasis web sehingga memberikan kemudahan dalam proses administrasi surat, distribusi (share) dokumen antar karyawan dan administrasi surat keluar. Sistem ini juga akan menyediakan authenfikasi berupa validasi user id, password dan status tipe untuk meningkatkan keamanan data dalam sistem, dengan demikian masalah efisiensi dan efektifitas dalam mengelola data-data tersebut dapat teratasi dengan baik. Berikut pemecahan masalah yang diharapkan : a.
Dengan tersedia sistem ini maka karyawan (user) dapat langsung menerima surat masuk yang ditujukan kepadanya dari luar M ahkamah Konstitusi dan memberikan perintah kepada bawahannya atas tindak lanjut surat masuk tersebut (disposisi), dengan mengisi user id, password dan status tipe terlebih dahulu saat login.
b.
Kemudahan dalam mencari dan melihat surat masuk, surat keluar dan dokumen yang dibutuhkan oleh karyawan M ahkamah Konstitusi.
90
c.
Dengan adanya sistem ini maka dokumen pada masing-masing biro memiliki integritas dengan dokumen di biro lainnya sehingga memudahkan karyawan (user) dalam melakukan pencarian dokumen.
Selain itu dari hasil wawancara dengan beberapa staf yang terlibat langsung dalam proses administrasi surat, distribusi (share) dokumen antar karyawan dan administrasi surat keluar, maka diperoleh beberapa permintaan yaitu : a. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam tindak lanjut surat masuk dari luar M ahkamah Konstitusi. b. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam pertukaran dokumen antar karyawan pada M ahkamah Konstitusi. c. Sistem ini dapat memberikan kemudahan penyimpanan dan pencarian surat masuk, surat keluar dan dokumen di M ahkamah Konstitusi.
91
3.8.1 Data Flow Diagram sistem yang diusulkan 3.8.1.1 Diagram Konteks Diagram konteks pada sistem yang akan diusulkan adalah diagram yang menggambarkan aliran data sistem dokumentasi digital yang akan diterapkan pada M ahkamah Konstitusi dengan entitas-entitas lain yang saling berhubungan. Gambar 3.12 di bawah ini merupakan diagram konteks sistem yang sedang berjalan pada M ahkamah Konstitusi. External Entity yang ada di dalam diagram ini adalah Sekretaris Jenderal, Kepala Biro, Kepala Bagian, Staf, Admin dan Lembaga lain.
Gambar 3.12 Diagram Konteks sistem yang diusulkan
92
3.8.1.2 Diagram Nol Pada sistem yang diusulkan pada M ahkamah Konstitusi yaitu prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi dokumen
dan
prosedur
administrasi
surat
keluar
dapat
digambarkan pada diagram nol berikut ini :
Admin
S urat masuk
1.0 Registrasi Su ra t Ma su k
Surat masuk
Sekretaris Jend eral
Input data surat masuk
2 .0 Pen gecekan Surat Masuk
Data surat masuk Detail surat masuk
DB Dokumenta si Su ra t Ma su k
Laporan surat masuk Laporan surat masuk Laporan surat m asuk Laporan surat masuk
3.0 Laporan Surat Masuk
Data laporan surat m asuk Data instruksi keluar
4 .0 In struksi Kel uar (Di sposisi Ke luar)
Kepala Biro
Detail I nst ruksi
I nst ruksi tertulis
DB D isposisi I nst ruksi tertulis I nst ruksi tertulis Dat a inst uksi m asuk
5 .0 In struksi Masuk (Di sposisi Instruksi t ert ul is Masuk) I nstruksi tertulis I nstruksi tertulis
D B Dokumentasi Surat Kelua r
Kepala Bagia n
Data Surat keluar
6.0 Reg istrasi Surat Kel uar Surat K eluar
7.0 Pen gecekan Surat Kel uar
Surat K eluar
Fi le Dokumen Fi le Dokumen
Data S urat Keluar
DB Distribusi Dokumen
Laporan dokumen Laporan dokumen Laporan dokumen
Staf
Fi le Dokumen Fi le Dokumen
Detail Surat K eluar
8.0 Distribusi Dokumen
Laporan dokumen
9.0 Lap oran Di stribusi Dokumen
Dat a dist ibusi dokumen
Detail dokumen Data dist ribusi dokumen
Gambar 3.13 Diagram Nol sistem yang diusulkan 93
