BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PT. METALINDO MULTIDINAMIKA MANDIRI YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Metalindo Multidinamika mandiri merupakan anak perusahaan dari PT. Global Mega Indonesia, yang didirikan sejak tahun 2002 dengan nama CV Metalindo. Kemudian sahamnya dibeli oleh Bapak Wanto dan berubah menjadi PT Metalindo Multidinamika Mandiri pada tahun 2007 yang bertempat di kawasan industry Jababeka I, Jl. Jababeka III H blok C 17 AT. Cikarang-Bekasi, Indonesia. Hingga sekarang PT Metalindo Multidinamika Mandiri mempunyai 201 karyawan. PT. Metalindo Multidinamika Mandiri merupakan perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan produksi seperti metal press yaitu kegiatan/ proses produksi yang menggunakan mesin press; untuk bahan2 dari metal, welding yaitu kegiatan / proses produksi yang menggunakan mesin welding (las), stamping dies yaitu kegiatan / proses untuk pembuatan dies untuk mesin stamping, dan jig fixture yaitu kegaiatan / proses untuk pembuatan jig (alat ukur produksi). Kegiatan tersebut menggunakan bahan baku coil, pipe, dan plate. Produk yang dihasilkan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah Frame Assy berupa kerangka metal untuk assembling frame (merakit rangka motor), Body Assy berupa kerangka metal untuk assembling body (merakit body), dan Stamping Dies berupa bagian-bagian kecil yang terbuat dari metal (cetakan) untuk proses stamping.
2 3.2 Visi dan Misi PT. Metalindo Multidinamika Mandir Visi PT. Metalindo Multidinamika Mandiri “Menjadikan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri yang mandiri, kuat dan terus berkembang”. Misi PT. Metalindo Multidinamika Mandiri 1. Menjadi mitra pelanggan dengan membuat berkualitas dan memberikan pelayananprima sepenuh hati sehingga dapat memuaskan pelanggan. 2. Melakukan
perbaikan
berkesinambungan
dan
konsisten
dengan
cara
meningkatkan sumberdaya manusia. 3. Memberikan hasil yang positif kepada pemegang saham dengan peningkatan pencapaian penjualan sampai 120 milyar pada tahun 2015. 3.3 Logo Perusahaan
Gambar 3.1 Logo PT. Metalindo Multidinamika Mandiri 3.4 Struktur Organisasi Perusahaan Dalam sebuah perusahaan, struktur organisasi sangat diperlukan untuk mengetahui pembagian tugas dari masing-masing unit dalam organisasi, serta menspesifikasikan pembagian kegiatan kerja dan menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
3.5 Tugas dan Wewenang Organisasi Uraian jabatan dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : • Presiden Direktur Wewenang: -
Menetapkan arah dan kebijakan perusahaan
-
Memberikan usulan dan saran terhadap jalannya proses bisnis perusahaan kepada pihak manajemen
-
Memilih dan mengganti direktur perusahaan apabila direktur perusahaan tidak mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tugas: -
Mengawasi
pelaksanaan
kegiatan
operasional
perusahaan
dalam
pencapaian tujuan perusahaan -
Memeriksa dan meneliti laporan-laporan yang dibuat oleh direktur
-
Membina hubungan baik dengan perusahaan lain, terutama yang memiliki hubungan erat dengan operasional perusahaan
• Direktur Utama Wewenang: -
Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari general manajer
-
Memeriksa laporan bulanan serta laporan manajerial lainnya
-
Menentukan strategi perusahaan untuk mencapai visi dan misi serta tujuan perusahaan baik jangka pendek amupun jangka panjang.
5 Tugas: -
Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.
-
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan strategi yang telah ditentukan untuk mencapai visi dan misi perusahaan dan juga tujuan jangka pendek maupun jangka panjang
-
Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada presiden direktur
• Plant Produksi Manager : Wewenang: - Meminta pertanggungjawaban Kepala Departemen untuk menyelesaikan masalah. - Mengusulkan promosi, mutasi, dan PHK sesuai dengan peraturan perusahaan. - Memberikan penilaian atas prestasi bawahan sesuai peraturan perusahaan - Mengusulkan bawahannya untuk mengikuti program pelatihan dan pendidikan - Menyetujui cuti atau ijin yang diajukan bawahannya. Tugas: - Memonitor dan menganalisa hasil pemeriksaan laporan hasil produksi harian dan mengambil keputusan untuk produksi yang bermasalah. - Memimpin meeting Ka.Departemen mingguan untuk PICA - Menyiapkan laporan Bulanan dan melaporkan kepada Direktur. - Mengikuti pertemuan bulanan antar department untuk mengevaluasi Mutu hasil produksi.
6 - Menganalisa dan Mengontrol laporan lembur/over time karyawan setiap hari - Mempresentasikan kinerja departmentnya pada saat Management Review. - Membuat report bulanan secara periodic - Memeriksa laporan hasil kerja Bagian Produksi. - Mengajukan dan melaksanakan rencana pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan target perusahaan. • F&A, Procurement, HR & GA Manager Wewenang: - Meminta pertanggungjawaban Kepala Departemen untuk menyelesaikan masalah. - Mengusulkan promosi, mutasi, dan PHK sesuai dengan peraturan perusahaan. - Memberikan penilaian atas prestasi bawahan sesuai peraturan perusahaan - Mengusulkan bawahannya untuk mengikuti program pelatihan dan pendidikan - Menyetujui cuti atau ijin yang diajukan bawahannya. Tugas: - Memonitor dan menganalisa hasil pemeriksaan laporan Finance, Accounting, Procurement, HR & GA dan mengambil keputusan untuk Finance, Accounting, Procurement, HR & GA yang bermasalah. - Memimpin meeting Ka.Departemen mingguan untuk PICA minggu berikutnya.
7 - Menyiapkan laporan Bulanan dan melaporkan kepada Direktur. - Mengikuti pertemuan bulanan antar department untuk mengevaluasi Mutu hasil produksi. - Menganalisa dan Mengontrol laporan lembur/over time karyawan setiap hari - Mempresentasikan kinerja departmentnya pada saat Management Review. - Membuat report bulanan secara periodic - Memeriksa laporan hasil kerja Bagian Finance, Accounting, Procurement, HR & GA. - Mengajukan dan melaksanakan rencana pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan target perusahaan. • Kepala Departemen Finance, HR & GA: Wewenang: -
Meminta
pertanggungjawaban
bawahannya
untuk
menyelesaikan
masalah. -
Mengusulkan promosi, mutasi, dan PHK sesuai dengan peraturan perusahaan.
-
Melaksanakan interview dan menerima karyawan sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan perusahaan.
-
Memberikan penilaian atas prestasi bawahan sesuai peraturan perusahaan
-
Mengusulkan bawahannya untuk mengikuti program pelatihan dan pendidikan
-
Menyetujui cuti atau ijin yang diajukan
8 Tugas: -
Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.
-
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan strategi yang telah ditentukan untuk mencapai visi dan misi perusahaan dan juga tujuan jangka pendek maupun jangka panjang
-
Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada presiden direktur
• Kepala Departemen Accounting Tugas: - Memonitor dan menganalisa hasil pemeriksaan laporan persediaan. - Menyiapkan laporan Bulanan dan melaporkan kepada Finance & accounting manager. - Membuat report bulanan secara periodik - Memeriksa laporan hasil kerja Bagian accounting. - Mengajukan dan melaksanakan rencana pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan target perusahaan. Wewenang: - Membuat laporan keuangan periodik. - Mengusulkan promosi, mutasi, dan PHK sesuai dengan peraturan perusahaan. - Memberikan penilaian atas prestasi bawahan sesuai peraturan perusahaan. - Mengusulkan bawahannya untuk mengikuti program pelatihan dan pendidikan. - Menyetujui cuti atau ijin yang diajukan bawahannya
9 •
Kepala Departemen Produksi Tugas: - Memeriksa laporan hasil produksi harian dan mengambil keputusan untuk produksi yang bermasalah. - Memimpin meeting leader mingguan untuk PICA minggu berikutnya. - Menyiapkan laporan mingguan dan melaporkan kepada Plant Manager. - Mengikuti pertemuan bulanan antar department untuk mengevaluasi Mutu hasil produksi. - Mengontrol laporan lembur/over time karyawan setiap hari - Mempresentasikan kinerja departmentnya pada saat Management Review. - Membuat report bulanan secara periodic - Memeriksa laporan hasil kerja Bagian Produksi. - Mengajukan dan melaksanakan rencana pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan target perusahaan. Wewenang: - Meminta pertanggungjawaban Foreman dan leader untuk menyelesaikan masalah. - Meminta perbaikan dies, mesin dan utility untuk kelancaran proses produksi. - Meminta supply bahan baku dan pendukung untuk kelancaran proses produksi. - Menolak permintaan perubahan produksi yang tidak standar.
10 - Mengusulkan promosi, mutasi, dan PHK sesuai dengan peraturan perusahaan. - Melaksanakan interview dan menerima karyawan sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan perusahaan. - Memberikan penilaian atas prestasi bawahan sesuai peraturan perusahaan - Mengusulkan bawahannya untuk mengikuti program pelatihan dan pendidikan - Menyetujui cuti atau ijin yang diajukan bawahannya • Admin AP Tugas: - Membuat laporan hutang usaha pihak ke_3 - Melakukan pencatatan atas transaksi pembayaran hutang. - Input absensi. - Mengelola administrasi BTB (Bukti Terima Barang). - Mengelola ATK. Wewenang: - Membuat laporan hutang secara periodik. - Membuat BTB (Bukti Terima Barang) umum. - Mengeluarkan ATK sesuai dengan peruntukannya. - Membuat laporan absensi karyawan. • Admin AR Tugas: -
Membuat laporan piutang usaha pihak ke_3
11 -
Melakukan pencatatan atas transaksi piutang.
-
Mengelola administrasi persediaan.
Wewenang: -
Membuat laporan piutang secara periodik.
-
Membuat laporan persediaan.
-
Membuat Order Sheet.
3.6 Analisa Proses Bisnis PT Metalindo Multidinamika Mandiri bergerak dibidang manufaktur metal pada segmen pasar otomotif dan elektronik. Saat ini PT. Metalindo Multidinamika Mandiri sudah berdiri ± 10 tahun lamanya dan karyawan yang bekerja di PT Metalindo Multidinamika Mandiri berjumlah orang yang terbagi per divisi (bagian). Pelanggan yang dilayani oleh perusahaan didapatkan melalui direct pelanggan yaitu melalui Marketing perusahaan. Maka dari itu pembayaran yang dilakukan pelanggan secara kredit berdasarkan jatuh tempo. Kegiatan produksi yang dilakukan PT Metalindo Multidinamika Mandiri seperti metal press, welding, stamping dies, dan jig fixture dengan menggunakan bahan baku coil, pipe, dan plate. Produk-produk yang dihasilkan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah Frame Assy berupa kerangka metal, Body Assy berupa metal untuk body, Stamping Dies berupa bagian-bagian kecil yang terbuat dari metal. Segmen pasar dari PT. Metalindo Multidinamika Mandiri yaitu industri otomotif dan elektronik. Adapun pelanggan PT Metalindo Multidinamika Mandiri antara lain, Kawasaki, IRC, Yutaka, Kanzen, Medion, Nandya, Trimitra, dan lain-lain.
12 Persaingan dalam bidang manufaktur metal seperti ini cukup banyak. Untuk itu PT Metalindo Multidinamika Mandiri harus bersaing dengan pesaing-pesaing agar memperloeh kepercayaan dari pelanggan. Beberapa pesaing terberat dari PT Metalindo Multidinamika Mandiri yaitu PT Roda Prima Lancar, PT Metindo Era Sakti, PT Asalta Mandiri Agung, dan masih banyak lagi perusahaan yang bermain dibidang yang sama. Strategi yang digunakan perusahaan untuk menghadapi para pesaingnya yaitu: • Menjadikan mitra pelanggan dengan memberikan harga yang lebih baik dari pesaing lain. • Memberikan pelayanan yang lebih baik dari pesaing lain sehingga pelanggan mendapat kepuasan dari PT. Metalindo Multidinamika Mandiri. • Selain itu juga menujukan SDM yang berkualitas lewat kualitas yang baik dan keunggulan dari produk-produk PT Metalindo Multidinamika Mandiri. PT Metalindo Multidinamika Mandiri ini sebenarnya sudah menggunakan sistem akuntansi di dalam perusahaannya, hanya saja sistem yang ada masih kurang baik dan masih belum bisa terintegrasi dengan baik itu terbukti dari adanya masalah-masalah yang sering muncul seperti adanya piutang yang sulit tertagih, tidak adanya batas kredit sehingga ada banyak pelanggan yang telat dalam membayar dari jatuh tempo yang diberikan, selain itu tidak adanya sanksi terhadap keterlambatan pembayaran juga sering menjadi masalah. Pengendalian persediaan yang ada saat ini hanya mencatat barang yang keluar dan masuk tanpa memantau kualitas dari persediaan tersebut karena bahan baku yang digunakan mempunyai masa waktu atau kadaluarsa. Minimum pemesanan kembali persediaan 30% dari total persediaan awal dan hal ini kadang masih susah untuk
13 dipantau. Perusahaan berharap sistem yang ada sekarang ini bisa lebih terkomputerisasi atau lebih terintegrasi antara unit yang satu dengan unit yang lain.
3.7 Gambaran Sistem Pendapatan dan Persediaan yang Berjalan 3.7.1 Prosedur Pendapatan dan Persediaan yang Berjalan 3.7.1.1
Prosedur Penerimaan Project Baru
Prosedur penerimaan project baru dimulai dari ketika Bagian Marketing menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon atau bertatap muka langsung. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka sebelum pesanan diproses, Bagian Marketing akan mencatat
informasi mengenai idenntitas diri pelanggannya. Setelah itu Bagian
Marketing akan mencatat data mengenai barang yang akan dijadikan project baru. Bagian Marketing akan bertanya mengenai barang yang diinginkan oleh pelanggan dan akan menerima dalam bentuk dokumen Drawing (gambar) Sample dari pelanggan. Lalu dokumen tersebut akan diserahkan kepada Bagian Engineering. Drawing Sample yang diterima akan dipelajari oleh Bagian Engineering. Apabila Bagian Engineering menyatakan sanggup, maka Engineering harus membuat rencana proses, lay out blank, dan schedule manufacturing. Tetapi apabila tidak sanggup, maka Bagian Marketing akan memberitahukan kepada pelanggan dan proses tidak dilanjutkan. Setelah menyanggupi, bagian Engineering akan membuat form RBO (Rencana Biaya Operasi) / contract review yang berisi kalkulasi kebutuhan produksi barang baru sebanyak dua rangkap. RBO rangkap kedua akan diarsip, sedangkan RBO rangkap pertama akan diserahkan kepada Bagian Marketing dan digunakan untuk pembuatan penawaran harga kepada pelanggan dalam bentuk dokumen SPH (Surat Penawaran Harga). SPH dibuat sebanyak
14 dua rangkap, SPH rangkap kedua untuk diarsip, sedangkan SPH rangkap pertama dikirimkan ke pelanggan untuk mendapatkan kesepakatan harga. Apabila kesepakatan tercapai, Bagian Marketing akan menerima LoI (Letter Of Intent) / Die Go dari pelanggan
yang menandakan penawaran telah disetujui sehingga pembuatan
manufacturing tools untuk produksi sudah dapat dimulai. LoI / Die Go digunakan oleh Bagian Marketing sebagai dasar pembuatan SPK (Surat Perintah Kerja). SPK dibuat sebanyak dua rangkap, rangkap kedua untuk diarsip sedangkan SPK rangkap pertama diserahkan kepada Bagian Engineering dilampiri dengan LoI. Bagian Engineering mulai melakukan persiapan untuk pembuatan Sample. Persiapan meliputi pembuatan peralatan dan perlengkapan kerja seperti dies, tools, dan jig. Dalam melakukan try out harus ada koordinasi dengan bagian QC (Quality Control) dan Produksi. Bagian QC bersama dengan bagian Engineering melakukan pengecekan terhadap hasil try out. Pengiriman Sample ke pelanggan dilakukan oleh Bagian Marketing. Apabila Sample dinyatakan OK oleh pelanggan, maka bagian Marketing akan menerima approval OK terhadap Sample tersebut dan mendistribusikan ke departemen terkait. Setelah menerima approval OK, departemen terkait melakukan meeting bersama untuk persiapan mass pro kemudian Engineering mendistribusikan dokumen dan tools kepada departemen terkait. Lalu setelah itu, pelanggan akan masuk ke dalam Prosedur Mutu Penerimaan Order Reguler.
3.7.1.2 Prosedur Penerimaan Order Reguler Bagian Marketing menerima order dalam bentuk PO (Purchase Order), Schedule, dan Forecast dari pelanggan. Setelah itu Bagian Marketing akan mengkonfirmasi ulang kepada pelanggan. Bagian Marketing memeriksa kesesuaian PO, Schedule dan Forecast
15 dari pelanggan. Pemeriksaan meliputi nama barang, kode barang, harga, syarat pembayaran, quantity, waktu pengiriman, dan status barang. Apabila terjadi ketidaksesuaian maka Marketing akan menindaklanjuti kepada pelanggan. Apabila PO, Schedule, dan Forecast sudah sesuai, maka Marketing akan membuatkan OS (Order Sheet) sebanyak empat rangkap. Rangkap pertama untuk bagian Produksi, rangkap kedua untuk pelanggan, rangkap ketiga untuk diarsip, dan rangkap keempat diberikan kepada bagian Akuntansi. Setiap terjadinya transaksi pemesanan barang, maka bagian Akuntansi akan membuat jurnal penjualan dan kartu piutang atas dasar OS. Pada akhir bulan, Bagian Marketing akan membuat Laporan Penjualan. Setalah itu bagian Produksi akan membuat barang sesuai dengan Order Sheet, dan meminta bahan baku kepada bagian Gudang dengan mengeluarkan PMP (Permintaan Bahan baku Produksi) sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk bagian Gudang, sedangkan rangkap pertama untuk diarsip. Setelah bagian Gudang mengirimkan bahan baku sesuai dengan permintaan, maka bagian Produksi akan memproduksi barang. Barang yang telah jadi diproduksi akan langsung dikirim ke bagian Gudang beserta dokumen BST (Bukti Serah Terima).
3.7.1.3 Prosedur Pengelolaan Persediaan Siklus awal persediaan bermula ketika bagian pembelian melakukan pemesanan dan membeli bahan baku produk dari pemasok perusahaan. Pemesanan dan pembelian bahan baku tersebut sesuai dengan jumlah permintaan bahan baku yang diajukan oleh Bagian admin gudang dalam rangka memenuhi permintaan bahan baku dari bagian produksi. Permintaan bahan baku tersebut pertama kali dilakukan oleh Bagian produksi,
16 untuk kemudia Bagian admin gudang mengecek ketersediaan bahan baku tersebut. Ketika bahan baku telah habis, maka Bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Material yang dibutuhkan oleh bagian produksi untuk diserahkan kepada bagian pembelian. Bagian gudang hanya mencatat informasi tambahan persediaan yang diperoleh dari pemasok dan hanya mendokumentasikan surat jalan yang diperoleh dari pemasok. Apabila bahan baku tersedia, maka Bagian gudang akan langsung mengantarkan bahan baku tersebut dan mencatat data pengeluaran tersebut dalam catatannya. Setelah bahan baku tersebut diterima, maka bahan baku tersebut akan langsung diproduksi oleh bagian produksi. Proses produksi dimulai dari tahap pemotongan plat, welding, metal press sampai pembentukan metal sampai packing. Setelah produk selesai, maka bagian produksi akan menginformasikan kepada bagian gudang untuk mengambil produk yang sudah selesai diproduksi, untuk disimpan dalam gudang persediaan. Setiap harinya, bagian gudang akan membuat catatan mengenai bahan baku yang masuk, dan bahan baku yang digunakan, produk metal yang dihasilkan dan produk metal yang dikeluarkan kepada pelanggan. Bahan baku yang diperoleh dari bagian gudang akan disimpan dan ditata berdasarkan jenis item dan tanggal kadaluarsa bahan baku tersebut di dalam gudang pabrik. Oleh karena itu, untuk tipe bahan baku yang sama akan ditempatkan dalam satu bagian dan untuk tipe bahan baku dengan tanggal kadaluarsa yang sama, akan ditempatkan dalam satu barisan yang sama pula. Hal ini dilakukan untuk memudahkan lokasi penempatan dan penghitungan kuantitas tiap item bahan baku yang tersedia digudang serta memudahkan proses pengambilan produk bahan baku yang mempunyai masa kadaluarsa terdekat untuk dijual terlebih dahulu. Metode pencatatan persediaan yang digunakan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah metode perpetual, dan
17 metode penghitungan persediannya adalah metode FIFO (first in- first out). Oleh karena itu, Bagian gudang akan selalu mencatat setiap transaksi yang terjadi berkaitan dengan penerimaan bahan baku, penerimanaan barang jadi dari bagian produksi dan pengeluaran barang ke pelanggannya dalam kartu persediaan yang ada.
3.7.1.4 Prosedur Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Bagian Gudang akan menerima barang jadi yang sudah melalui proses pemeriksaan QC (Quality Control). Pada saat penerimaan barang jadi, bagian Gudang akan memastikan jumlah sesuai dengan yang tertera pada Bukti Serah Terima (BST). Kemudian bagian Gudang mengeluarkan SPB (Surat Penerimaan Barang) rangkap tiga. Satu untuk bagian Gudang, satu untuk bagian Akuntansi dan satu lagi untuk bagian Keuangan. Proses packing dilakukan sesuai dengan standar packing untuk masingmasing Barang jadi. Setelah proses packing, barang jadi siap untuk dikirim berdasarkan schedule yang telah disepakati sebelumnya. Bagian Gudang akan membuat SJ (Surat Jalan) rangkap empat dimana akan didistribusikan sebagai berikut : • Surat Jalan rangkap pertama, akan diarsipkan sementara oleh bagian administrasi Berdasarkan Nomor urut transaksi dan pada saat jatuh tempo akan diberikan pada Bagian akuntansi. • Surat Jalan rangkap kedua, akan diberikan kepada pelanggan. • Surat Jalan rangkap ketiga, akan diberikan kepada bagian keuangan. • Surat Jalan rangkap keempat, akan diarsipkan oleh Bagian gudang berdasarkan Nomor urut transaksi.
18 Pada saat pengiriman barang, bagian Gudang bersama dengan security memastikan barang sesuai dengan Surat Jalan dibuktikan dengan tanda tangan pada Surat Jalan. Setiap terjadi transaksi ini, bagian akuntansi akan mencatatnya dalam jurnal persediaan. Pada akhir bulan bagian Gudang akan membuat Laporan Persediaan.
3.7.1.5 Prosedur Penagihan dan Pembayaran Atas dasar SPB (Surat Penerimaan Barang) rangkap satu dan SJ rangkap satu yang diterima dari bagian Gudang, maka bagian keuangan akan menerbitkan Invoice masingmasing rangkap tiga dimana satu diserahkan untuk pelanggan, satu untuk bagian akuntansi dan satu lagi diarsipkan untuk bagian keuangan. Invoice dikirimkan ke pelanggan untuk melakukan penagihan atas order dari pelanggan. Pelanggan diberikan jatuh tempo berdasarkan kesepakatan awal. Apabila pelanggan melakukan pembayaran, maka Invoice diberikan kepada pelanggan tersebut sebagai bukti pelunasan. Pembayaran dilakukan dengan transfer ke rekening bank perusahaan dan giro. Setiap terjadi transaksi ini, bagian akuntansi akan mencatatnya dalam jurnal Penerimaan kas. Pada akhir bulan bagian Keuangan akan membuat Laporan Penerimaan Kas.
3.7.1.6
Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
Apabila terdapat barang rusak di tempat pelanggan, pelanggan dapat melakukan retur. Untuk proses retur, pelanggan harus menghubungi bagian Marketing dan memberitahukan kondisi barang yang hendak diretur. Barang dapat diretur dengan kondisi cacat/ No good (NG) sebagai berikut: •
Apabila terdapat kerusakan pada visual/appearance barang maka retur harus dilakukan pada saat barang diterima.
19 •
Apabila terdapat ketidaksamaan dimensi/jarak-jarak pada barang
maka retur harus
dilakukan pada saat barang diterima. Setelah menerima pengaduan retur pelanggan, Bagian Marketing akan membuat Nota Retur sebanyak dua rangkap dan menyerahkan Nota Retur rangkap satu kepada Bagian Gudang. Barang yang akan diretur akan diambil oleh Bagian Gudang ke tempat pelanggan pada saat pengiriman barang berikutnya. Nota Retur rangkap akan diserahkan ke pelanggan untuk ditandatangani, selanjutnya rangkap satu akan diserahkan kepada pelanggan, sedangkan rangkap dua akan dikembalikan kepada Bagian Marketing.
3.7.2 Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang berjalan saat ini adalah: 1.
RBO (Rencana Biaya Operasi):
Berisi kalkulasi kebutuhan-kebutuhan
produksi barang baru. Field-field RBO: No_RBO, Tgl_RBO, Jenis BB yang digunakan, Jumlah BB yang digunakan, Biaya Operasi 2.
SPH (Surat Penawaran Harga): Dokumen yang dikeluarkan Bagian Marketing untuk membuat penawaran harga dengan pelanggan. Field-field SPH: No_SPH, No_RBO, Tgl_SPH, Jumlah penawaran, status
3.
SPK (Surat Perintah Kerja): dokumen yang digunakan untuk mencatat pelayanan yang diinginkan oleh pelanggan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari data pelanggan, tanggal penerimaan pelayanan, jenis
20 kendaraaan, dan jenis pengerjaan. Dokumen ini juga digunakan untuk menagih piutang pelanggan yang belum membayar hutangnya. Field-field SPK: No_SPK, Tgl_SPK, Pelanggan, Nama_part, No_Part, Jenis Pekerjaan, Jumlah Pekerjaan 4.
OS (Order Sheet): Dokumen yang berisikan informasi tentang kebutuhan pelanggan, yang akan dijadikan
acuan perencanaan produksi, pembelian
bahan baku, dan subpart untuk kebutuhan produksi. Field-field OS: No_OS, Kd_Pelanggan, Kd_Sample, Tgl_OS,
Jumlah
pesanan, Tanggal delivery, Jumlah Delivery 5.
BPgB (Bukti Pengeluaran Barang): Surat tanda pengeluaran barang jadi dari bagian Gudang yang digunakan sebagai bukti telah mengeluarkan barang jadi (Finish Good) kepada pelanggan. Field-field BPgB: No_BPgB, tanggal, Nama_Barang, Spec, Qty, Satuan, Keterangan.
6.
SJ (Surat jalan): dokumen untuk mengirim barang kepada pelanggan dari bagian gudang. Field-field SJ: No_SJ, nama barang, Qty, Keterangan
7.
Invoice: dokumen ini digunakan untuk menagih dan mencatat penerimaan pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan. Field-field Invoice: No_Invoice, No_SJ, Kd_Pelanggan, tanggal SJ, Total Pembayaran
8.
Nota Retur: dokumen ini digunakan untuk mencatat jumlah barang yang dikirim kembali kepada
21 9.
SJ Retur: dokumen untuk mengirim barang retur kepada pelanggan dari bagian gudang. Field-field SJ Retur: No_SJRetur,
10. Kartu Persediaan: dokumen ini mencatat jumlah bahan baku yang masuk dan keluar dalam gudang. Field-field kartu persediaan: No_KP, Kd_Karyawan, tanggal masuk, tanggal keluar, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa BB, sisa BJ.
3.7.3 Fungsi-fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang berjalan saai ini adalah: 1. Bagian Marketing: berperan sebagai fungsi penjualan dan pencatatan dalam siklus pendapatan dimana pelanggan yang dilayani yaitu pelanggan yang datang langsung ke perusahaan. 2. Manager Marketing: berperan dalam pengecekan dan pemberi persetujuan suatu transaksi penjualan, serta rekapan penjualan dan rekapan Bukti_Bayar. 3. Bagian Akuntansi: berperan dalam pencatatan jurnal atas transaksi penjualan dan piutang serta pembayaran. 4. Bagian Keuangan: berperan dalam pengecekan transaksi penjualan yang belum tertagih atau piutang usaha dan mencatat keluar masuknya kas perusahaan. 5. Bagian Gudang: berperan dalam pencatatan barang yang masuk dan keluar dalam gudang serta pembelian bahan baku. 6. Engineering: berperan dalam pengerjaaan pelayanan yang diinginkan oleh pelanggan untuk membuat mesin cetakan.
22 3.7.4 Rich Picture Prosedur Penerimaan Project baru
Gambar 3.3 Rich Picture prosedur Penerimaan Project baru Keterangan: 1.
Pelanggan mengajukan project baru dengan memberikan Drawing Sample berupa gambar kepada Bagian Marketing.
2.
Bagian Marketing akan memberikan Drawing sample tersebut kepada bagian Engineering apakah sanggup atau tidak untuk diproduksi.
3.
Bagian Engineering lalu menyanggupi dengan mengkonfirmasi kepada Bagian Marketing.
4.
Lalu Bagian Marketing akan mengkonfirmasi kepada pelanggan bahwa Bagian Engineering sanggup.
23 5.
Bagian Engineering akan memberikan form RBO (Rencana Biaya Operasi) yang berisikan kalkulasi-kalkulasi biaya operasi kepada Bagian Marketing.
6.
Bagian Marketing akan memberikan SPH (surat penawaran harga) kepada pelanggan untuk mencapai kesepakatan harga.
7.
Pelanggan mengkonfirmasi sepakat dan menyetujui negosiasi tersebut.
8.
Bagian Marketing memberikan SPK (surat perintah kerja) kepada bagian Engineering untuk membuat Sample.
9.
Bagian Engineering memberikan Sample kepada Marketing sesuai dengan pesanan.
10. Bagian Marketing kemudian memberikan Sample tersebut kepada pelanggan apakah sesuai atau tidak. 11. Pelanggan mengkonfirmasi setuju dengan Sample yang dibuat.
Prosedur Penerimaan Order Reguler
Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Penerimaan Order Reguler
24 Keterangan: 1.
Jika Sample yang dibuat sesuai, Pelanggan memberikan PO (purchase order) kepada bagian Marketing
2.
Bagian Marketing memberikan OS (Order Sheet) kepada bagian Produksi untuk memproduksi barang yang dipesan.
3.
Bagian produksi memberikan PMP (permintaan material produksi) untuk meminta bahan baku kepada bagian Gudang.
4.
Bagian Gudang akan memberikan bahan baku kepada bagian Produksi
5.
Bagian Produksi yang sudah memproduksi akan memberikan Finish Good (Barang jadi) kepada bagian gudang dengan mengeluarkan BST (barang serah terima)
Prosedur Pengiriman, Penagihan dan Pembayaran
Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Pengiriman, Pembayaran dan Penagihan
25 Keterangan: 1.
Bagian gudang yang menerima BJ akan mengirimkannya kepada pelanggan beserta SJ (surat jalan).
2.
Bagian Gudang akan memberikan SPB (surat penerimaan barang) dan SJ kepada bagian keuangan
3.
Bagian keuangan akan memberikan Invoice dan Bukti_Bayar kepada pelanggan untuk menagih.
4.
Pelanggan akan membayar dengan mentrasfer lewat rekening atau dengan giro.
Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
Gambar 3.6 Rich Picture Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
26 Keterangan: 1.
Jika pelanggan mendapati kecacatan pada barang yang dipesan, pelanggan akan mengkonfirmasi Bagian Marketing untuk meretur.
3.
Bagian Marketing akan membuatkan Nota retur dan menyerahkan kepada bagian gudang untuk mengirim kembali barang jadi dan mengambil barang retur.
4.
Bagian gudang mengirim kembali barang beserta Nota retur dan SJ retur.
5.
Sesampainya barang, Pelanggan juga meretur barang yang cacat.
27 3.7.5
Flow Chart
3.7.5.1 Prosedur Penerimaan Project Baru
Gambar 3.6 Flow chart Prosedur Penerimaan Project baru
28 3.7.5.2 Prosedur Penerimaan Order Reguler
Gambar 3.7 Flow chart Prosedur Penerimaan Order Reguler
29 3.7.5.3 Prosedur Penanganan Barang Jadi dan Pengiriman
Gambar 3.8 Flow chart Prosedur Penanganan Barang Jadi dan Pengiriman
30 3.7.5.4 Prosedur Pembayaran dan Penagihan
Gambar 3.9 Flow chart Prosedur Pembayaran dan Penagihan
31 3.7.5.5 Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
Gambar 3.10 Flow chart Penerimaan Retur Penjualan dari Pelanggan
32 3.7.5.6 Prosedur Pengelolaan Persediaan
Gambar 3.10 Flow chart Prosedur Pengelolaan Persediaan
33 3.8 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan yang Berjalan.
Setelah dilakukan identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan, ternyata ditemukan beberapa kelemahan yang terutama berkaitan dengan minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang dihasilkan dari transaksi yang menurnkan efektifitas dan efisiensi operasi serta jika terus-menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain: •
Lamanya perolehan data atas transaksi yang terjadi di perusahaan Manager setiap ingin memeriksa suatu transaksi membutuhkan data dari transaksi
tersebut setiap minggunya, namun proses pengambilan data membutuhkan waktu yang lama, karena data tersebut harus dikumpulkan terlebih dahulu kemudian diinput ke komputer untuk dibuat rekapannya baru kemudian rekapan dan dokumen dibawa ke manager untuk diperiksa sehingga proses pemeriksaan dokumen menjadi lama padahal dokumen tersebut akan digunakan lagi untuk bagian lain dan juga digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga kadang kala pengambilan keputusan membutuhkan proses yang agak lama. Berikut table waktu dan lamanya proses transaksi dokumen. Table 3.1 waktu proses transaksi per dokumen Bulan
Transaksi Proses
PIC
Waktu
Januari
Drawing
Bagian Marketing
30 menit
Januari
RBO
Bagian Marketing
2 hari @20 gambar
34 Januari
SPH
Bagian Marketing
2 hari
Januari
SPK
Bagian Marketing
30 menit
Januari
OS
Bagian Marketing
5 menit
Januari
BST
Bagian Produksi
3 hari @ 50 BST
Januari
SJ
Bagian Gudang
5 menit
Januari
Invoice
Bagian Keuangan
5 menit
Solusinya: Mengintegrasikan data antar bagian yang ada di perusahaan dengan menggunakan suatu sistem dimana data dari bagian yang satu dengan bagian yang lain saling terintegrasi sehingga jika manager ingin memeriksa atau mengecek transaksi ataupun ingin melihat perkembangan perusahaan bisa mengakses sistem tersebut tanpa membutuhkan waktu yang lama karena datanya sudah terintegrasi dalam database dan tidak membuat bagian lain menunggu hasil approve dari manager (realtime).
•
Ketidaklengkapan dokumen dalam sistem akuntansi yang ada pada perusahaan saat ini Sistem akuntansi yang baik yaitu memiliki alur sistem yang baik dan juga
lengkapnya dokumen yang mendukung dalam setiap alur sistem akuntansi. Beberapa prosedur yang ada dalam perusahaan saat ini masih belum lengkap terutama pada prosedur penerimaan pesanaan baru dimana tidak terdapatnya dokumen Preorder atau pesanan awal, padahal dokumen ini penting untuk mencatat pesanan pelanggan baru.
35 Ketidaklengkapan dokumen yang ada dalam sistem akuntansi perusahaan sekarang menunjukan bahwa pengendalian internal perusahaan yang masih lemah. Berikut table daftar project-project baru sehingga diperlukannya dokumen Preorder.. Table 3.2 Daftar project-project baru PT. MADA
PT KAWASAKI MOTOR
WIKRI
INDONESIA
PT. TRIMITRA CHITRA HASTA
TUNGGAL
STAY ASV KVY
STAY
INNER
PT.
YUTAKA
MANUFACTURING INDONESIA
BRACKET SEAT FRONT-
HOLDER
KR150X
FUSE W/FUSE
BRACKET
LOWER CLAMP
ASSY
PART
CAP FRONT COMP
4470 STAY PIPE EXHAUST
KVB
CENTER
BENDING JK
PLATE MISSION
BRACKET IGNITER
REINF FUAL TANK
STAY PIPE INNER
BRACKET Y9B
KWCA
BRACKET
STAY
BRG SET
HOOK MAIN S
GUSSET
SPRING
SPHC 4,5
SAPH 2,5
MUAD
GUARD LH
CATALYST
KWCA
BRACKET
BRACKET
MUAD
CAP FRONT COMP
SHOCKABSORBER
GUARD RH
KVY
BRACKET SEAT REAR-
PAD ACC PEDAL D
STAY MUFFLER FR
KR150X
16D
KWZG
Solusinya : Pembuatan dokumen Preorder (Pesanan awal) yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan baru dan Bukti Pembayaran (Bukti_Bayar) sebagai tanda
36 pelunasan pembayaran. Sehingga perusahaan bisa terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kecurangan atau penggelapan dalam perusahaan.
•
Tingginya frekuensi keterlambatan bahkan tak tertagihnya piutang dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya dan dikarenakan belum adanya system pengecekan sistem pembayaran pelanggan sehingga pelanggan dapat terus menambah hutangnya meskipun belum melunasi piutangnya. Selama ini perusahaan tidak melakukan pengecekan terhadap status pembayaran piutang pelanggan pada saat pelanggan hendak membeli barang sehingga menyebabkan jumlah piutang yang melebihi batas kemampuan pelanggan tersebut untuk melakukan kredit. Kita bisa lihat pada daftar table berikut yang berisikan beberapa data pelanggan yang mengalami telat bayar. Table 3.3 daftar beberapa perusahaan telat bayar
PT
PT
Tanggal
Jumlah
Tanggal
Tanggal
Penagihan
Tagihan
Pembayaran
Jatuh Tempo
17.267.850
21 Des 2011
11 Des 2011
59.542.144,625 30 Des 2011
15 Des 2011
Yutaka 11 Nov 2011
Manufacturing
PT
Mada 15 Nov 2011
Wikri Tunggal
37 Yutaka 15 Nov 2011
PT
17.335.687,5
21 Des 2011
15 Des 2011
8.061.487,5
27 Des 2011
15 Des 2011
16.967.812,5
21 Des 2011
16 Des 2011
230.274
27 Des 2011
25 Des 2011
Manufacturing
PT
Kawasaki 15 Nov 2011
Motor Indonesia Yutaka 16 Nov 2011
PT
Manufacturing Ind PT
Kawasaki 25 Nov 2011
Motor Indonesia
Hal ini terjadi karena belum adanya penetapan kriteria limit kredit yang baku untuk masing-masing pelanggan yang ingin melakukan kredit serta tidak adanya sistem pengecekan status pembayaran pelanggan tersebut sehingga perusahaan beranggapan bahwa piutang yang seharusnya belum dibayar oleh pelanggan tersebut menjadi telah bayar. Hal ini menyebabkan frekuensi keterlambatan pelunasan serta resiko piutang tak tertagih yang tinggi dikarenakan pelanggan dapat terus menambah jumlah hutangnya meskipun belum melunasi hutang-hutang sebelumnya yang telah jatuh tempo.
38 Penyebab perusahaan tidak menetapkan limit kredit adalah dikarenakan perusahaan masih kental dengan unsur “trust” kepada pelanggannya. Terutama untuk pelanggan lamanya. Dikarenakan pelanggan lamanya telah melakukan pembelian produk perusahaan sejak perusahaan ini masih berbentuk CV sampai pada akhirnya perusahaan berbentuk PT seperti sekarang ini. Namun, bila dilihat dari status pembayaran pelanggannya selama ini, banyak pelanggan yang melunasi piutangnya diluar waktu yang ditentukan. Hal ini terjadi dikarenakan kapasitas mereka yang tidak mencukupi untuk melakukan transaksi penjualan secara kredit dalam jumlah tersebut. Akibatnya adalah keterlambatan pelunasan piutang pelanggan karena piutang yang diberikan kurang sesuai dengan kemampuannya dan meningkatnya resiko piutang tak tertagih yang tinggi bagi perusahaan karena pelanggan dapat menambah jumlah hutangnya kepada perusahaaan dengan memesan secara kredit walaupun belum melunasi hutangnya yang sudah jatuh tempo. Solusinya: sebaiknya perusahaaan menetapkan suatu kriteria baku atas limit kredit yang dapat diambil oleh setiap pelanggannya, yang dilengkapi dengan pengecekan piutang pelanggan untuk batas kredit maksimalnya. Pengecekan tersebut dimaksudkan untuk meminimalkan frekuensi piutang tak tertagih perusahaan.
39 •
Kesulitan memperoleh laporan mengenai informasi yang terkait dengan transaksi siklus pendapatan dan manajemen persediaan. Setiap akhir periode, perusahaan hanya menghasilkan lima laporan, yaitu laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan penerimaan pembayaran, laporan persediaan bahan baku, laporan persediaan produk jadi. Penyebab minimnya jumlah laporan yang dibuat saat ini adalah dikarenakan pihak perusahaan merasa sudah cukup dengan informasi yang terdapat pada laporan yang dihasilkan tersebut. Apabila pihak perusahaan merasa kekurangan informasi, maka akan langsung menanyakan secara lisan pada bagian yang terkait. Akibatnya, sering kali informasi yang material mengenai kegiatan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan dan pengelolaan persediaan hanya diperoleh secara lisan tanpa bukti tertulus, sehingga manajemen menjadi sulit untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan dimasa yang akan datang. Solusinya: sebaiknya selain pembuatan laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan penerimaan pembayaran, dan laporan persediaan bahan baku dan produk jadi, dibuat pula laporan seperti review limit kredit pelanggan, laporan penerimaan bank dan jurnal untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, sebaiknya perusahaan juga membuat laporan penjualan secara rinci yaitu per pelanggan ataupun per barang agar semakin dpat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menetapkan kebijakan perusahaan.
40 3.9 Analisa Kebutuhan Informasi Tabel 3.4 dibawah ini menunjukkan hasil analisis kebutuhan informasi bagi perusahaan. Tabel 3.4 Analisa Kebutuhan Informasi PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
Kebutuhan Tujuan
Masalah
Solusi Informasi
frekuensi
keterlambatan Merancang sistem yang menyediakan standar
-Laporan Penjualan
Menekan
Tingginya
Piutang Tak
bahkan
Tertagih
dikarenakan piutang pelanggan yang tidak yang sesuai bagi pelanggannya.
-Laporan Review
sesuai
Limit Kredit
tak
dengan
dimilikinya adanya
dan
sistem
pembayaran pelanggan
piutang atau kriteria baku dalam memberikan kredit
tertagihnya
kemampuan
yang
dikarenakan
belum
pengecekan
status
pelanggan dapat
terus
-Laporan Piutang
sehingga menambah
hutangnya meskipun belum melunasi piutangnya.
41
Menyediakan
Kesulitan memperoleh laporan mengenai
Sebaiknya membuat laporan – laporan
Daftar Piutang
berbagai
informasi yang terkait dengan transaksi
tambahan yang berguna untuk mendukung
Laporan Penjualan
informasi yang
pendapatan dan pengelolaan persediaan.
pengambilan keputusan manajemen dan
Laporan Retur
real time untuk
Selama ini, manajemen mengalami
laporan yang dibuat tersebut dapat sesuai
Laporan
mendukung
kesulitan untuk memperoleh laporan yang
dengan kategori yang diperlukan
Penerimaan Kas
pengambilan
berkaitan dengan transaksi perusahaan
Laporan Persediaan
keputusan
yang sudah terjadi selama periode waktu
Barang Jadi
yang tepat.
tertentu sehingga sulit untuk mengambil keputusan yang tepat.
Ringkasan hasil wawancara (observasi) dari bulan September 2011 sampai dengan bulan Desember 2011. Tabel 3.5 Indikasi Masalah Pada Proses Bisnis PT. Metalindo Multidinamika Mandiri Indikasi Masalah
Penyebab
Frekuensi
Bagian Yang Terkait
Frekuensi keterlambatan Belum adanya kriteria baku untuk 65% dari total tagihan piutang Bagian
Marketing,
pelunasan
Keuangan,
bahkan
tak menentukan limit kredit pelanggan dan mengalami keterlambatan pelunasan Bagian
42
tertagihnya piutang yang kepercayaan kepada pelanggan yang piutang tinggi
terlalu tinggi
pelanggan
baik
dalam Bagian Akuntansi.
hitungan hari, minggu maupun bulan.
Resiko manipulasi data Belum adanya dokumen resmi untuk Terjadi 1 kali pergantian Bagian Bagian Gudang persediaan produk jadi mencatat setiap perpindahan produk terkait manipulasi data persediaan yang tinggi.
jadi yang terjadi. Dengan adanya dan pendeteksian manipulasi data dokumen resmi ini, akan meningkatkan tersebut pengendalian preventive
baik
yang
(pencegahan)
detective (deteksi).
terungkap
dalam
kurun
bersifat waktu yang cukup lama. Sehingga ataupun perlu
upaya
mencegah
prefentif
terjadinya
untuk
hal
yang
serupa. Keputusan
berkaitan Laporan terkait siklus pendapatan dan Sering salah mengambil keputusan Bagian Marketing
dengan siklus pendapatan persediaan yang minim.
misalnya
saja
keputusan
terkait
dan persediaan produk
persetujuan kredit atas penjualan
jadi yang kurang tepat
kredit bagi setiap pelanggannya.
43
44
