BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. PANCASONA DAYASAKTI YANG BERJALAN 3.1
Profil Perusahaan PT. Pancasona Dayasakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
distribusi semen holcim. Jenis produk semen holcim yang didistribusikan, yaitu semen holcim serba guna dengan ukuran 40 kg dan 50 kg. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 19 Februari tahun 2009 berdasarkan SIUP No. 02317/1.824.271 oleh T. Dewi Susanti selaku pemilik perusahaan. Perusahaan ini merupakan
distributor
resmi
semen
holcim
yang
tugas
utamanya
adalah
mendistribusikan semen holcim kepada wholesaler dengan minimum order sebesar 8 ton semen atau 8.000 kg semen. Seiring dengan berkembangnya bisnis perusahaan, dan meningkatnya penjualan maka perusahaan memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi siklus pendapatan untuk meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan sehari-hari dan mendukung pengambilan keputusan bisnis serta strategi-strategi perusahaan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Saat ini pelanggan yang dimiliki perusahaan berjumlah ±150 orang yang tersebar di berbagai wilayah pemasaran yang dikuasai perusahaan, antara lain wilayah Penjaringan, Pademangan, Kemayoran, Taman Sari, Sawah Besar, Cempaka Putih, dan Johar Baru. Dan jumlah karyawan yang mendukung jalannya proses bisnis perusahaan saat ini berjumlah 15 orang, yang bekerja di beberapa bagian yang terdapat dalam perusahaan.
54 3.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Pancasona Dayasakti: Menjadi perusahaan distributor semen holcim yang terbaik dan terpercaya di Indonesia Misi PT. Pancasona Dayasakti: - Memberdayakan seluruh karyawan sebagai asset yang berharga untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan - Memperbanyak relasi sampai ke luar kota
55 3.3
Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Pancasona Dayasakti.
Komisaris
Direktur Utama
Manajer Umum
Konsultan Pajak
Manajer Administrasi Penjualan
Manajer Akuntansi
Staff Akuntansi
Staff Penjualan (Sales)
Staff Penjualan (Sales)
Manajer Keuangan
Staff Penjualan (Sales)
Staff Keuangan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pancasona Dayasakti Sumber: Manajer Akuntansi PT. Pancasona Dayasakti (2011)
Tugas dan Wewenang 1. Komisaris Tugas: a. Mengawasi pekerjaan dan pengurusan kebijakan perusahaan oleh direktur. Wewenang: a. Memberikan usulan dan saran terhadap jalannya operasi perusahaan kepada pihak manajemen.
56 2. Direktur Utama Tugas: a. Memastikan operasional perusahaan berjalan dengan baik dalam upaya pencapaian visi dan misi perusahaan. b. Bertanggung jawab membuat strategi untuk mencapai misi dan visi perusahaan, tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. c. Memeriksa laporan keuangan perusahaan yang disiapkan oleh bagian akuntansi dan laporan hasil kinerja perusahaan yang disiapkan oleh general manager. Wewenang: a. Memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas dari general manager, dan manajer perusahaan. b. Merumuskan kebijakan yang berlaku di perusahaan dan menetapkan tujuan serta sasaran jangka panjang perusahaan. 3. Manajer Umum Tugas: a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pelaksanaan perusahaan. b. Mengotorisasi laporan keuangan perusahaan yang disiapkan oleh bagian akuntansi. Wewenang: a. Memberikan persetujuan atas setiap rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan produk. b. Mengawasi jalannya seluruh kegiatan usaha perusahaan.
57 4. Manajer Akuntansi Tugas: a. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan. b. Mengkoordinir dan mengawasi penyimpanan berkas dan dokumen yang menjadi bukti keabsahan pencatatan yang dilakukan. c. Membuat laporan keuangan seperti laporan neraca dan laba rugi secara berkala setiap akhir bulan. d. Mengkoordinasikan, mengawasi dan melaksanakan kegiatan administrasi penjualan yang mencakup pembuatan faktur/nota penjualan, penyimpanan faktur, monitoring penagihan atas faktur serta memastikan ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang berlaku. e. Mempelajari, memeriksa, mengkoreksi dan melakukan pemantauan atas persetujuan tanda tangan terhadap bukti-bukti transaksi yang berkaitan dengan administrasi dan operasional dalam batas kewenangannya. Wewenang: a. Mengkoordinasikan dan membuat laporan-laporan atas semua transaksi yang dilakukan perusahaan baik laporan rutin mingguan, bulanan ataupun yang bersifat insidentil.
58 5. Manajer Administrasi Penjualan Tugas: a. Mengkoordinir, merencanakan, dan mengembangkan kegiatan pemasaran dan penjualan produk sesuai dengan kebijakan manajemen dengan tujuan tercapainya target-target yang telah ditetapkan perusahaan. b. Mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi seluruh kegiatan administrasi penjualan dan penagihan serta kegiatan operasional dan keuangan sebagai pendukung utama pencapaian target penjualan dan keuntungan perusahaan. c. Merencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata di bidang pemasaran dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. d. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan strategi penjualan secara tepat dalam memperkenalkan dan memasarkan produk-produk yang dijual sebagai upaya nyata dalam pencapaian laba usaha. e. Mengkoordinir semua kegiatan promosi dan campaign produk yang dijual kepada seluruh pelanggan maupun calon pelanggan dengan menggunakan cara promosi yang tepat, efektif dan efisien. f. Menyusun target untuk masing-masing sales representative serta menyusun anggaran biaya untuk menciptakan efisiensi penggunaan biaya secara berkesinambungan. g. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan penjualan, penagihan dan pencapaian target dari masing-masing sales representative.
59 h. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan administrasi maupun operasional perusahaan untuk menciptakan suatu sinergi dalam pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan manajemen. Wewenang: a. Mengawasi dan mengkoordinir kegitatan penjualan dan penagihan yang dilakukan sales. b. Mengkoordinir upaya-upaya nyata yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pelanggan. c. Menerima pembayaran dari pelanggan yang dititipkan melalui sales untuk kemudian disetorkan ke bank. 6. Staff Penjualan (Sales) Tugas: a. Melayani pelanggan dengan memberikan informasi yang benar mengenai produk kepada pelanggan b. Menerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada formulir yang telah ditentukan, serta memberikannya kepada bagian administrasi penjualan untuk dibuatkan Sales order. c. Menghubungi dan melakukan penagihan kepada pelanggan yang piutangnya sudah jatuh tempo. Wewenang: a. Menyampaikan keluhan atau kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan pelayanan kepada bagian administrasi penjualan. b. Merekomendasikan pelanggan baru.
60 7. Manajer Keuangan Tugas: a. Membuat perencanaan, penganggaran, pengelolaan, pengendalian, dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh perusahaan. b. Mengelolah dan memelihara arus kas (cashflow) perusahaan. c. Mengkoordinasikan dan mengawasi piutang yang akan jatuh tempo untuk dilakukannya penagihan oleh sales. Wewenang: a. Memberikan persetujuan/penolakan dalam batas wewenangnya terhadap halhal yang berkaitan dengan administrasi penjualan dan operasional perusahaan. b. Mengevaluasi kredibilitas pelanggan berdasarkan keadaan piutang masingmasing pelanggan. c. Mengotorisasi perubahan harga produk yang terjadi. d. Memberikan persetujuan/penolakan atas pengeluaran kas kecil perusahaan. 3.4
Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan yang Berjalan
3.4.1
Prosedur berjalan 1. Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan Prosedur penerimaan pesanan penjualan pada PT. Pancasona Dayasakti dimulai ketika sales mendapatkan pesanan dari pelanggan yang mereka kunjungi dan mencatatnya di selembar kertas yang tidak baku, atau ketika bagian administrasi penjualan menerima order dari pelanggan melalui telepon, atau perusahaan menerima purchase order dari pelanggan melalui fax.
61 Pelanggan yang baru pertama kali mendaftar tidak dapat diberikan kredit untuk transaksi pertamanya dan pada transaksi berikutnya baru dapat diberikan kredit. Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka catatan pesanan penjualan atau Purchase Order ini diserahkan kepada bagian keuangan untuk dievaluasi apakah pelanggan tersebut masih dapat melakukan pembelian secara kredit dengan melihat banyaknya nota penjualan yang belum dibayar dan histori pembayaran pelanggan selama ini. Saat ini, belum ada kebijakan perusahaan yang tetap dalam menentukan batasan limit kredit. Setelah bagian keuangan memberikan approval atas pemesanan tersebut, maka bagian administrasi penjualan akan menindaklanjutinya dengan membuat sales order berdasarkan catatan pesanan penjualan atau purchased order tersebut melalui web-sales Holcim dan akan mendapatkan feedback berupa no. sales order. Web-sales Holcim ini merupakan portal penghubung (online) antara PT. Holcim dengan perusahaan-perusahaan distributornya. Sales order ini tidak dicetak satu per satu tetapi hanya direkap dan disimpan oleh bagian administrasi penjualan. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.2.
62
Miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan mengenai tanggal kirim dan barang yang dipesan
Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
2. Prosedur pengambilan dan pengiriman barang ke pelanggan Dalam mendistribusikan barang kepada pelanggan, PT. Pancasona Dayasakti bekerja sama dengan perusahaan lain yang melayani jasa pengiriman barang. Setiap harinya, bagian administrasi penjualan mengirimkan rekapan sales order yang telah dibuat kepada pihak angkutan melalui fax. Rekapan sales order ini digunakan oleh pihak angkutan agar dapat mengambil barang di gudang/pabrik PT. Holcim berdasarkan nomor-nomor sales order yang ada dan untuk kemudian mengirimkannya kepada pelanggan. Pihak angkutan akan mendapatkan barang beserta surat jalan dari PT. Holcim berdasarkan sales order perusahaan. Surat jalan ini dibuat rangkap lima dan akan didistribusikan sebagai berikut:
63 1. Rangkap satu (asli) diserahkan kepada perusahaan untuk menagih pelanggan. 2. Rangkap dua (warna kuning) diserahkan kepada perusahaan sebagai tagihan atas biaya pengiriman. 3. Rangkap tiga (warna merah muda) diserahkan kepada pelanggan sebagai tanda terima telah menerima barang. 4. Rangkap empat (warna putih) untuk PT. Holcim. 5. Rangkap lima (warna hijau) diberikan kepada pihak angkutan. Dalam
proses
pengiriman,
pihak
angkutan
harus
berhati-hati
mengantarkannya sampai ke pelanggan karena jika terdapat barang yang rusak maka barang tersebut akan menjadi tanggung jawab pihak angkutan. Kebijakan ini diberlakukan agar pihak angkutan lebih bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya. Apabila pihak angkutan tiba di tempat pelanggan untuk mengantar barang maka surat jalan rangkap tiga (warna merah muda) ditandatangani dan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan tersebut telah menerima barang dan memiliki piutang yang harus dibayar pada saat jatuh tempo. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.3.
64
Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah diterbitkan dengan pengiriman yang dilakukan oleh angkutan
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Pengambilan dan Pengiriman Barang ke Pelanggan
3. Prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan Setelah angkutan selesai mengirimkan barang ke pelanggan, Pihak angkutan memberikan surat jalan rangkap satu (asli) dan rangkap dua (warna kuning) kepada perusahaan. Kemudian bagian akuntansi akan membuatkan nota penjualan rangkap dua dan faktur pajak rangkap tiga berdasarkan surat jalan yang diterima untuk menagih pelanggan dan mencatatnya sebagai penjualan. Bagian akuntansi juga membuat daftar piutang dengan mengikuti kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa seluruh piutang akan jatuh tempo dalam waktu tiga puluh hari. Pengecekan piutang dilakukan setiap hari oleh bagian administrasi penjualan dan sales dibawah pengawasan bagian keuangan
65 untuk menagih pelanggan. Kemudian sales akan melakukan penagihan pada saat tanggal jatuh tempo dari masing-masing piutang dengan membawa nota penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu, dan faktur pajak rangkap satu. Jika pelanggan melunasi pembayarannya, maka sales akan memberikan nota penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu, dan faktur pajak rangkap satu sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. Jika pada saat jatuh tempo pelanggan belum melakukan pembayaran, maka sales akan memberikan nota penjualan rangkap satu dan surat jalan rangkap satu sebagai tagihan dan akan meminta tanda terima dari pelanggan bahwa pelanggan telah menerima tagihan yang harus dibayar. Setiap sore, sales harus melapor kepada bagian administrasi penjualan mengenai pelunasan tagihan yang mereka bawa. Jika sales sudah menerima pembayaran dari pelanggan berupa kas, cek/bilyet giro harus diserahkan kepada bagian administrasi penjualan. Kemudian bagian administrasi penjualan akan membuat bukti setoran bank untuk menyetorkan kas, cek/bilyet giro ke bank. Tetapi apabila sales belum menerima pembayaran dari pelanggan maka tanda terima yang diterima dari pelanggan harus disimpan dan ditagih kemudian hari. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.4.
66
Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut
Gambar 3.4 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
4. Menyiapkan laporan yang dibutuhkan manajemen Setiap akhir bulan, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan siklus pendapatan yang dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan dan kebijakan untuk bulan mendatang. Laporan yang dihasilkan yaitu laporan penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran, laporan laba rugi, dan neraca. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.5.
67
Manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan
Gambar 3.5 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Menyiapkan Laporan yang Dibutuhkan Manajemen
Berikut ini adalah flowchart diagram sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang sedang berjalan pada PT. Pancasona Dayasakti yang dapat dilihat pada Gambar 3.6-3.10 dan rich picture sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang sedang berjalan dapat dilihat pada Gambar 3.11:
68 Staff Penjualan (Sales) 5
Mulai
Faktur Pajak 1 Nota Penjualan 1 Surat Jalan 1
Menerima pesanan penjualan dari pelanggan Menagih piutang pelanggan
Purchased Order
1
Faktur Pajak 1 Nota Penjualan 1 Surat Jalan 1
Faktur Pajak 1 Nota Penjualan 1 Surat Jalan 1 Konfirmasi piutang
belum dibayar
Diberikan kepada pelanggan sebagai tagihan
dibayar
Faktur Pajak 1 Nota Penjualan 1 Surat Jalan 1
Menerima tanda terima dari pelanggan
Diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran
Menerima pembayaran dari pelanggan
Cash/Cek/Bilyet Giro
Tanda Terima
6
Gambar 3.6 Flowchart Diagram Sales
69 Bagian Keuangan 1
Purchased Order
Memeriksa daftar piutang pelanggan
Purchased Order
Status piutang
Rejected
Menolak pesanan penjualan
Approved
Mengotorisasi Purchased Order
Memberitahu (menelepon) pelanggan
Purchased Order (Rejected) Purchased Order (Approved)
2
Gambar 3.7 Flowchart Diagram Bagian Keuangan
70 Bagian Administrasi Penjualan
Gambar 3.8 Flowchart Diagram Bagian Administrasi Penjualan
71 Bagian Akuntansi
Gambar 3.9 Flowchart Diagram Bagian Akuntansi
72 General Manager
Gambar 3.10 Flowchart Diagram General Manager
73
Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah diterbitkan dengan pengiriman yang dilakukan oleh angkutan
Miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan mengenai tanggal kirim dan barang yang dipesan
Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi
Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut
Manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang
Gambar 3.11 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan- Overview
74 3.4.2
Dokumen-dokumen yang digunakan Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus
pendapatan yang berjalan saat ini adalah : 1. Purchase Order: dokumen yang dibuat oleh pelanggan apabila ingin melakukan pemesanan barang. Dokumen ini masih belum resmi untuk melakukan transaksi penjualan karena masih hanya berupa pesanan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari data pelanggan, tanggal pesanan penjualan, jenis dan jumlah barang yang dipesan, alamat dan permintaan tanggal kirim barang. 2. Sales order: dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari: No. sales order, data perusahaan penjual, data pelanggan, tanggal pesanan penjualan, tanggal dan alamat kirim, jenis dan jumlah barang yang dipesan, harga satuan dan total harga keseluruhan. 3. Rekapan Sales Order: dokumen yang dibuat oleh staff administrasi penjualan sebagai back-up dari seluruh sales order yang ada setiap harinya. Selain itu, digunakan untuk menugaskan angkutan mengambil barang di pabrik/gudang PT. Holcim. Informasi pada rekapan sales order hampir mirip dengan informasi yang ada pada sales order, hanya perbedaannya untuk SPK angkutan tidak terdapat informasi mengenai harga barang yang dipesan. 4. Surat Jalan: dokumen yang diterbitkan PT. Holcim atas nama perusahaan untuk merekam dan mencatat tanggal pengambilan barang dan jumlah barang yang diambil oleh angkutan sesuai dengan sales order. Surat jalan ini
75 juga digunakan angkutan agar dapat mengirimkan barang langsung kepada pelanggan. Dalam surat jalan hanya berisi no. mobil, identitas pengirim, identitas pelanggan, barang yang dikirimkan beserta dengan jumlah. Pada surat jalan tidak terdapat harga satuan maupun total harga. 5. Daftar Piutang: dokumen ini dibuat oleh staff akuntansi perusahaan dan digunakan untuk mencatat piutang yang akan jatuh tempo dan harus segera ditagih oleh sales yang bersangkutan. 6. Nota Penjualan: dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi perusahaan dan digunakan untuk menagih pelanggan. Dokumen ini dibuat berdasarkan surat jalan yang sudah ditandatangani oleh pelanggan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari: data pelanggan, tanggal pengiriman barang, total yang harus dibayar. 7. Faktur Pajak: dokumen ini digunakan sebagai bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). 8. Bukti Penerimaan Bank: dokumen yang dibuat oleh staff akuntansi ketika menerima copy bukti setoran bank dan digunakan untuk mencatat penerimaan kas. Informasi pada dokumen ini terdiri dari: nama pelanggan, tanggal penyetoran kas atau cek/bilyet giro, no. cek/bilyet giro, dan jumlah yang disetorkan. 3.4.3
Unit fungsi bisnis yang terkait Bagian fungsi yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan
yang berjalan saat ini adalah:
76 1. General Manager Berperan sebagai fungsi pengendalian dalam siklus pendapatan perusahaan dimana kegiatan utamanya adalah mengawasi jalannya seluruh kegiatan usaha perusahaan. 2. Staff penjualan (Sales) Berperan sebagai fungsi penjualan dalam siklus pendapatan perusahaan dimana kegiatan utamanya adalah memasarkan dan menjual produk perusahaan, mencari pelanggan baru, dan melakukan penagihan pada piutang yang akan jatuh tempo. 3. Staff administrasi penjualan Berperan sebagai fungsi administrasi dalam penjualan, dimana kegiatan utamanya adalah menindaklanjuti pesanan penjualan yang datang dari sales atau langsung dari pelanggan melalui telepon dengan membuat sales order, serta mengawasi seluruh kegiatan sales. 4. Staff akuntansi Berperan sebagai fungsi pencatatan dalam penjualan, dimana pekerjaan utamanya adalah membuat nota penjualan, faktur pajak, dan laporan yang berhubungan dengan penjualan. 5. Staff keuangan Berperan sebagai fungsi kredit dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana kegiatan utamanya adalah memberikan persetujuan untuk penjualan kredit dan mengelolah arus kas perusahaan. 6. Konsultan pajak
77 Berperan sebagai penasehat pajak dalam membantu perusahaan menghindari kesalahan dalam pembukuan, dimana tugas utama dari seorang professional pajak adalah untuk membantu menghitung penghasilan perusahaan dan menyusun formulir pajak. 3.4.4
Permasalahan yang dihadapi oleh Sistem Informasi Akuntansi Siklus
Pendapatan yang Berjalan Setelah mempelajari dan menganalisa prosedur sistem yang berjalan, ternyata ditemukan beberapa kelemahan yang terutama berkaitan dengan minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang dihasilkan dari transaksi yang terjadi dan dapat menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi bisnis perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain: 1. Sulit melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara pelanggan dengan perusahaan, dikarenakan kurangnya dokumentasi yang digunakan untuk mencatat pesanan tersebut. Saat ini, catatan pesanan penjualan yang berfungsi untuk merekam dan mencatat semua pesanan pelanggan hanya dicatat di selembar kertas yang tidak baku oleh sales. Dimana catatan pesanan penjualan yang dibuat oleh sales ini akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan proses evaluasi apakah pesanan penjualan ini dapat dilaksanakan atau tidak. Kesulitan perusahaan melakukan klarifikasi data pemesanan barang pelanggan disebabkan karena pesanan penjualan masih banyak dilakukan melalui telepon dan sales langsung menawarkan barang ke pelanggan. Hal ini sering menyebabkan terjadinya miskomunikasi di antara pelanggan dengan
78 perusahaan. Misalnya, ketika barang telah dikirimkan sesuai dengan pesanan, pelanggan tidak mau menerima barang dengan alasan bahwa barang tersebut tidak dipesan dan adanya keluhan dari pelanggan yang disebabkan karena tanggal pengiriman barang tidak sesuai dengan tanggal pengiriman yang diminta pelanggan. Rekomendasi
yang
diusulkan
untuk
meminimalisasi
terjadinya
miskomunikasi antara pelanggan dengan perusahaan adalah sebaiknya perusahaan mencatat pesanan dari pelanggan ke dalam sales order dan sales order ini dicetak dua rangkap. Masing-masing rangkap dipegang oleh pelanggan dan perusahaan. Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui produk apa saja yang dipesan beserta tanggal pengiriman barang yang diminta. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan karena dapat mengirimkan barang tepat pada waktunya dan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan. 2. Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi terjadi dikarenakan perusahaan belum menetapkan limit kredit yang baku untuk masing-masing pelanggan yang ingin melakukan kredit. Penyebab perusahaan tidak menetapkan limit kredit adalah dikarenakan perusahaan masih menganut sistem kepercayaan
79 kepada pelanggannya serta untuk menjaga hubungan baik dengan para pelanggan terutama pelanggan lama. Saat ini perusahaan menerapkan kebijakan jatuh tempo piutang pelanggan selama tiga puluh hari dari tanggal pengiriman barang. Banyak pelanggan yang melunasi piutangnya di luar waktu yang ditentukan tersebut yaitu sebesar 75% dari total pelanggan. Hal ini terjadi dikarenakan kapasitas mereka yang tidak mencukupi untuk melakukan transaksi penjualan kredit dalam jumlah tersebut. Rekomendasi
yang
diusulkan
untuk
meminimalisasi
frekuensi
keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi adalah sebaiknya perusahaan menetapkan suatu kriteria baku atas limit kredit untuk setiap pelanggannya, yang dilengkapi dengan pengecekan piutang pelanggan mengenai batas kredit maksimalnya. Pengecekan tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan penjualan perusahaan disamping dapat meminimalisasi frekuensi keterlambatan pembayaran piutang pelanggan. Limit kredit ditetapkan berdasarkan kriteria 6C yang terdiri dari Character, Capital, Capacity, Collateral, Conditions of Economy, dan Constraint. Kriteria Character berbicara mengenai watak/sifat dari pelanggan, Capital berbicara mengenai modal yang dimiliki calon pelanggan, Capacity berbicara mengenai kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya guna memperoleh laba yang diharapkan, Collateral berbicara mengenai jaminan yang diberikan debitur, Conditions berbicara mengenai kondisi ekonomi secara
80 umum, dan Constraint berbicara mengenai batasan dan hambatan yang tidak memungkinkan suatu bisnis untuk dilaksanakan pada tempat tertentu. Pertimbangan dalam pemberian limit tersebut adalah sebaiknya untuk tiga transaksi pertama, sedangkan untuk pelanggan baru perusahaan menetapkan untuk transaksi pertama harus dilakukan secara tunai. Penetapan limit kredit tersebut dimaksudkan agar pelanggan perusahaan dapat melakukan transaksi kredit dalam jumlah yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan yang dimilikinya sehingga dapat menjaga kelancaran perputaran kas perusahaan. Selain itu, sebaiknya setiap enam bulan sekali dilakukan penilaian kembali (evaluasi) mengenai kredit pelanggan berdasarkan jumlah nominal transaksi enam bulan terakhir, ketepatan dalam pelunasan piutang, lamanya menjadi pelanggan di perusahaan dan seberapa sering pelanggan melakukan transaksi dengan perusahaan yang bersangkutan. Kriteria ini diambil berdasarkan pertimbangan atas kriteria 6C dan lebih berfokus pada Character, Capital dan Capacity. Penetapan limit kredit dan penilaian pelanggan dilakukan sebagai berikut: a. Kriteria penilaian berkaitan dengan jumlah nominal rata-rata transaksi yang terjadi dengan bobot 15% dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel di bawah ini: Tabel 3.1 Kriteria penilaian jumlah nominal rata-rata transaksi Nominal rata-rata transaksi Skor ≤ 30.000.000 1 30.000.001 - 45.000.000 2 45.000.001 – 60.000.000 3 ≥ 60.000.001 4
81 b. Kriteria penilaian ketepatan dalam pelunasan piutang dengan bobot 30% dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini: Tabel 3.2 Kriteria penilaian ketepatan pelunasan piutang Jumlah hari terlambat Skor > 50 hari 1 46 – 50 hari 2 31 – 45 hari 3 1 – 30 hari 4
c. Kriteria penilaian rata-rata transaksi bulanan dengan bobot 15% dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini: Tabel 3.3 Kriteria penilaian rata-rata frekuensi transaksi bulanan Rata-rata frekuensi transaksi Skor 0 – 1 kali 1 2 – 4 kali 2 5 – 7 kali 3 > 7 kali 4
d. Kriteria penilaian berdasarkan lamanya menjadi pelanggan dengan bobot 40% dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini: Tabel 3.4 Kriteria penilaian lamanya menjadi pelanggan Lama menjadi pelanggan Skor ≤ 6 bln 1 7 – 12 bln 2 13 – 24 bln 3 > 24 bln 4
e. Untuk pelanggan baru yang belum pernah melakukan pembelian secara kredit, maka kriteria ketepatan pelunasan piutang tidak termasuk dalam perhitungan. f. Setelah seluruh faktor ditentukan skor dan dikalikan dengan bobotnya, maka akan diperoleh jumlah skor untuk masing-masing pelanggan. Ada empat
82 kategori pelanggan dengan limit kredit yang diusulkan seperti pada tabel 3.5 di bawah ini. Tabel 3.5 Usulan Limit Kredit Total skor pelanggan Limit kredit yang diusulkan 1 36.000.000 1,1 – 2 45.000.000 2,1 – 3 55.000.000 3,1 - 4 65.000.000 Tabel 3.6 Contoh Perhitungan Penetapan Limit Kredit: Kriteria Pelanggan A Skor Bobot Jumlah nominal rata-rata Rp53.760.000 3 15% transaksi Ketepatan pembayaran 46-50 hari 2 30% piutang Frekuensi transaksi bulanan 7 kali 3 15% Lamanya menjadi pelanggan 6 bulan 1 40% Usulan limit kredit untuk pelanggan A sebesar Rp45.000.000
Total Skor 0,45 0,60 0,45 0,40 1,9
Usulan atas limit kredit ini didapatkan dengan mempertimbangkan hasil analisis laporan penjualan perusahaan untuk periode satu bulan. Dari data tersebut, didapatkan bahwa rata-rata jumlah transaksi yang dilakukan oleh satu pelanggan dalam satu bulan kira-kira sebesar Rp35.840.000 dengan nilai minimum Rp8.960.000 dan jumlah maksimum Rp62.720.000 dengan jumlah ±150 orang pelanggan yang melakukan transaksi. 3. Sulit melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas perusahaan dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut dan dokumen tidak memiliki nomor urut tercetak. Perusahaan menggunakan nota penjualan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi penjualan perusahaan. Saat ini, nota penjualan tersedia dalam dokumen rangkap dua dan tidak memiliki nomor urut tercetak. Dimana rangkap satu
83 diserahkan kepada pelanggan sebagai tagihan dan menjadi bukti pembayaran apabila pelanggan sudah melunasi pembayarannya. Rangkap dua diarsip oleh bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan penjualan. Perusahaan tidak menerbitkan dokumen baru untuk mencatat pembayaran tersebut sebagai pengganti dokumen nota penjualan. Akibatnya, perusahaan tidak mempunyai dokumentasi yang layak atas transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi bagi setiap staff yang terlibat dalam transaksi tersebut, padahal aktivitas penjualan merupakan aktivitas utama perusahaan dalam upaya menghasilkan pendapatan perusahaan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mempermudah klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas adalah sebaiknya perusahaan menerbitkan dokumen tambahan, yaitu bukti pembayaran untuk mencatat pembayaran dari pelanggan serta memberikan nomor urut tercetak pada setiap dokumen agar penggunaannya lebih teratur dan mudah dipertanggungjawabkan. 4. Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah dibuat dengan pengiriman yang telah dilakukan oleh pihak angkutan Saat ini di dalam menyalurkan produknya, perusahaan bekerja sama dengan pihak angkutan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan tepat pada waktunya sesuai dengan pesanan pelanggan. Peran angkutan ini untuk membantu perusahaan dalam menjamin keamanan dan kecepatan pengiriman produk. Pengiriman barang ini dipicu oleh rekapan sales order yang dikirimkan perusahaan kepada pihak angkutan melalui fax untuk mengambil barang di pabrik/gudang PT. Holcim dan mengirimkannya langsung ke alamat pelanggan.
84 Tetapi terkadang perusahaan masih menerima keluhan dari pelanggan mengenai keterlambatan pengiriman barang. Rekomendasi yang diusulkan untuk meminimalisi hal ini adalah dengan membuat daftar SO pending untuk mengetahui sales order mana yang belum atau terlambat dikirim dan dengan adanya daftar SO pending ini perusahaan dapat membuat penilaian terhadap kinerja pihak angkutan bersangkutan. 5. Kesulitan memperoleh laporan mengenai informasi yang terkait dengan transaksi siklus pendapatan. Hanya ada lima laporan yang dihasilkan setiap akhir periode, yaitu: laporan penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran, laporan laba rugi, dan laporan neraca. Manajemen membutuhkan cukup banyak laporan historical yang dapat mendukung pengambilan keputusan untuk periode selanjutnya agar ada peningkatan kinerja dan laba dibandingkan periode sebelumnya. Penyebab minimnya jumlah laporan yang dibuat saat ini adalah pihak perusahaan merasa sudah cukup dengan informasi yang terdapat pada laporan yang dihasilkan saat ini. Jika terjadi kekurangan informasi hanya ditanyakan secara lisan pada bagian terkait. Oleh sebab itu, maka seringkali informasi yang material mengenai siklus pendapatan hanya diperoleh secara lisan tanpa bukti tertulis. Sehingga manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan di masa yang akan datang.
85 Selain laporan penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran, laporan laba rugi, dan laporan neraca sebaiknya dibuat laporan lainnya seperti laporan piutang penjualan per pelanggan, daftar SO pending, laporan usia piutang, laporan penerimaan bank, dan review limit kredit pelanggan untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, sebaiknya laporan penjualan dibuat secara umum maupun per pelanggan. 3.5
Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.7 di bawah ini menunjukkan hasil analisis kebutuhan informasi bagi
perusahaan.
Tabel 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Sasaran Masalah Meningkatkan pelayanan dan Kesulitan dalam melakukan kepercayaan pelanggan klarifikasi data pemesanan terhadap perusahaan barang antara catatan perusahaan dengan catatan pelanggan, dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut
Meminimalisasi frekuensi Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran keterlambatan pembayaran piutang dan melakukan piutang dan sering terjadinya penjualan dalam skala yang kegagalan untuk melakukan tinggi penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya Meningkatkan akurasi jumlah Kesulitan dalam melakukan penjualan dan pembayaran klarifikasi data penjualan dan yang terjadi penerimaan kas perusahaan dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut
Solusi Agar mudah dilakukan crosschecked dengan pelanggan mengenai barang yang dipesan dan tanggal kirim barang yang diminta, maka sebaiknya sales order dibuat pada dokumen rangkap dua. Rangkap pertama dipegang oleh perusahaan, ranngkap dua dipegang oleh pelanggan. Merancang sistem yang menyediakan standar atau kriteria baku dalam memberikan kredit yang sesuai bagi pelanggan
Kebutuhan Informasi Sales Order
Merancang sistem yang menyediakan nomor urut tercetak pada setiap dokumen, terutama dokumen nota penjualan sehingga dapat dengan mudah dilakukan crosschecked mengenai penjualan yang terjadi. Serta
Sales Order, Nota Penjualan dengan nomor urut tercetak, Rekonsiliasi antara Sales Order dan Nota Penjualan, Bukti Pembayaran
Laporan Piutang Penjualan per pelanggan, Laporan Usia Piutang, Review Limit Kredit Pelanggan
86
Menyediakan berbagai informasi yang real time untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat
Kesulitan memperoleh laporan yang terkait dengan transaksi dalam siklus pendapatan secara cepat. Sehingga manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan
menyediakan dokumen yang layak atas transaksi pembayaran yang terjadi Dibuat laporan-laporan tambahan yang berguna untuk mendukung keputusan manajemen. Serta laporan dapat dibuat sesuai kategori yang diperlukan
Laporan Piutang Penjualan per pelanggan, Laporan Penjualan per pelanggan, Daftar SO Pending, Laporan Usia Piutang, Laporan Penerimaan Pembayaran, Laporan Penerimaan Bank, Review Limit Kredit
87
