BAB 2 KAJIAN PUSTAKA
2.1
Penelitian Sebelumnya (State of the Art)
Tabel. 2.1 (State of the Art) NO
JUDUL
METODOLOGI
KESIMPULAN
1
Eva Tarizka (2010). Organizational Internal Communication As A Means Of Improving Efficiency.
Kualitatif
Fungsi dari sistem komunikasi yang terutama dan sistematis untuk memberikan informasi secara memadai dan terintegrasi dalam suatu organisasi. Implementasinya tentu berarti biaya bagi organisasi, tetapi perlu untuk mengatakan bahwa informasi juga komoditas dan dengan demikian sumber daya informasi dan komunikasi yang memerlukan mengambil mereka ke rekening yang sama dengan sumber daya tradisional.
2
Longest (2013). Communication Between Public Health Agencies and Their External Stakeholders.
Kualitatif
Komunikasi antara lembaga kesehatan masyarakat dan lembaga kepentingan eksternal mereka melayani dua tujuan penting . Pertama , komunikasi ini membantu lembaga memperoleh sumber daya yang diperlukan untuk mempertahankan diri dan beradaptasi dengan perubahan keadaan lingkungan . kedua , komunikasi yang efektif dengan lembaga kepentingan eksternal merupakan instrumen dalam lembaga melaksanakan misi inti mereka untuk melindungi dan meningkatkan kesehatan masyarakat.
3
Stott Dawn (2011). Communication: why is this such an emotive subject?.
Kualitatif
Fungsi dari sistem komunikasi yang terutama dan sistematis untuk memberikan informasi secara memadai dan terintegrasi dalam suatu organisasi. Implementasinya tentu berarti biaya bagi organisasi, tetapi perlu untuk mengatakan bahwa informasi juga komoditas dan dengan demikian sumber daya informasi dan komunikasi yang memerlukan mengambil mereka ke rekening yang sama dengan sumber daya tradisional.
4
Gwen. M (2010). Communication is Key.
Kualitatif
Komunikasi adalah dasar dari semua hubungan, apakah itu terjadi di dalam keluarga kita, dengan teman-teman atau di tempat kerja. Bagaimana kita berkomunikasi secara langsung berkaitan dengan kualitas dari pengalaman atau hubungan. Komunikasi beroperasi pada dua tingkatan: internal dan eksternal. Memperhatikan pesan yang kita memberi dan menerima dapat membantu kita dalam mengetahui apa pekerjaan emosional perlu terjadi untuk menciptakan hubungan yang sehat dan produktif.
5
Willson (2010).
Kuantitatif
Temuan ini menunjukan bahwa penurunan kejelasan bicara dan pendengaran dapat menjandi penurunan dalam berkomunikasi yang efektif. Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa pidato asing beraksen membutuhkan lebih effortfull pengolahan relatif terhadap pidato asli dalam kondisi tertentu, mempengaruhi baik pemahaman dan efisiensi pengolahan.
Effects of Noise and Speech Intelligibility on Listener Comprehension and Processing Time of Korean-Accented English.
Communication is key membahas komunikasi merupakan dasar dari semua hubungan, apakah itu terjadi di dalam keluarga kita, dengan teman-teman atau di tempat kerja. Ada dua
kunci utama untuk menjamin pesan yang sejelas mungkin. Yang pertama adalah menggunakan kata “saya”. Hal ini membuat jelas bahwa Anda adalah orang yang bertanggung jawab atas apa yang Anda katakan dan apa yang Anda rasakan. Kedua adalah menunggu untuk mengkomunikasikan isu-isu yang sulit sampai Anda tidak lagi mengalami reaksi emosional. Hal ini memungkinkan agar pesan terdengar jelas. Kunci penting lain untuk komunikasi yang sukses adalah mendengarkan. Dalam Communication: why is this such an emotive subject membahas komunikasi adalah kegiatan menyampaikan informasi yang berarti. Komunikasi memerlukan pengirim, pesan dan penerima pesan yang dituju, meskipun penerima tidak perlu hadir atau menyadari maksud pengirim untuk berkomunikaksi pada saat komunikasi; sehingga komunikasi dapat terjadi melintasi jarak yang luas dalam ruang dan waktu. Komunikasi mensyaratkan bahwa pihak berkomunikasi berbagi kesamaan komunikatif. Proses komunikasi selesai setelah penerima telah memahami pengirim.
Tiga elemen kunci untuk komunikasi verbal yang baik adalah: tindakan non-verbal (bahasa tubuh), tonalitas pesan (cara mereka mengatakan) dan pesan yang sebenarnya. Dalam bisnis penting bahwa semua percakapan yang efisien dan efektif karena itu kita harus memastikan bahwa komunikasi kita adalah proses dua arah, memberikan informasi dan menerima informasi.
Dari pembahasan jurnal di atas dapat diambil kesimpulan yaitu, Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian pesan dan informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pesan dan informasi dikatakan efektif bila komunikasi terdapat pengirim dan penerima informasi atau terjadi secara dua arah. Tidak mudah untuk melakukan komunikasi secara efektif, terdapat banyak gangguan yang merusak komunikasi dan harus menjadi perhatian bagi komunikator agar komunikasi berjalan dengan efektif, oleh karena itu gangguan dalam proses penyampaian informasi atau pesan menjadi acuan dalam membahas permasalahan penelitian ini.
2.2 Landasan Konseptual
2.2.1 Komunikasi Ilmu Komunikasi menjadi sebuah fenomenal sosial dimana ilmu komunikasi juga merupakan ilmu yang mempunyai komuniktas tinggi, tidak bersifat absolut, atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan zaman, hal ini terjadi dikarenakan objek materi dari ilmu komunikasi itu sendiri alah perbuatan, perilaku, tingkah laku manusi yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan dimana dia berada. Kehidupan manusia di dunia tidak dapat dilepaskan dari aktivitas komunikasi karena komunikasi merupakan bagian integral dari tatanan kehidupan sosial manusia atau masyarakat. Dengan kata lain komunikasi sudahn menjadi ‘jantung’ dari kehidupan manusia. Komunikasi telah menjadi kegiatan kehidupan manusia sehari-hari (Suprapto, 2009:1). Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, ditempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi (Muhammad, 2011:1)
Komunikasi merupakan proses sosial dimana individu-individu menggunakan symbol-simbol untuk menciptakan dan mengintepretasikan makna dalm lingkungan mereka. Komunikasi selalu melibatkan manusia serta interaksi. Artinya, komunikasi selalu melibatkan dua orang, pengirim dan penerima. Keduannya memainkan peranan yang penting dalam proses komunikasi.
Gordon I. Zimmerman membagi tujuan komunikasi menjadi dua kategori besar. Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas yang penting. Kedua, kita berkomunikasi untuk menciptakan dan memupuk hubungan dengan orang lain. Jadi komunikasi mempunyai fungsi isi, yang melibatakan pertukaran infomasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas, dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain (Mulyana, 2008:4)
Rumusan komunikasi dari unsur-unsur komunikasinya itu sendiri, yaitu: a. Who, (unsur komunikator yang menyampaiakn pesan)
b. Says What, (unsur message atau isi pesan yang dikomunikasikan) c. In Which Channel, (unsur alat-alat komunikasi atau media yang digunakan d. To Whom, (unsur audience/komunikan yaitu penerima komunikasi) e. With What Effect, (unsur pengaruh yang ditimbukan komunikasi) Kesimpulan yang dapat ditarik mengenai komunikasi adalah komunikasi merupakan proses sosial dimana individu-individu menggunakan simbol-simbol untuk menciptakan dan mengintepretasikan makna dalm lingkungan mereka. Komunikasi selalu melibatkan manusia serta interaksi. Artinya, komunikasi selalu melibatkan dua orang, pengirim dan penerima. Keduannya memainkan peranan yang penting dalam proses komunikasi.
2.2.2 Fungsi Komunikasi Berdasarkan pengamatan yang para pakar komunikasi lakukan, komunikasi mengemukakan fungsi-fungsi yang berbeda, meskinpun adakalanya terdapat kesamaan dan tumpang tindih diantara berbagai pendapat tersebt. Menurut William I Gorden komunikasi mempunyai empat fungsi yaitu (Mulyana, 2008:5-35):
1. Fungsi Komunikasi Sosial Fungsi komunikasi sebgai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep-konsep diri kita, aktualisasi-diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan antara lain lewat komunikasi yang menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain.
Orang yang tidak pernah berkomunikasi dengan manusia bisa dipastikan akan “tersesat,” karena tidak sempat menata dirinya dalam suatu lingkungan sosial. Implisit dalam fungsi komunikasi sosial ini adalah fungsi komunikasi kultural. Para ilmuwan sosial mengakui bahwa budaya dan komunikasi itu mempunyai hubungan timbal balik. Budaya menjadi bagian dari perilaku komunikasi, dan pada gilirannya komunikasi juga menentukan, memelihara, mengembangkan atau mewariskan budaya.
2. Fungsi Komunikasi Ekspresif Komunikasi ekspresif tidak langsung bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument untuk menyampaiakn
perasaan
(emosi)
kita.
Perasaan-perasaan
tersebut
dikomunikasikanterutama melalui pesan non verbal. Perasaan sayang peuli, rindu, simpati, gembira, marah dan benci dapat disampaikan lewat kata-kata, manun terutama lewat perilaku nonverbal.
3. Fungsi Komunikasi Ritual Komunikasi ritual bertujuan untuk komitmen mereka kepada tradisi keluarga,
komunitas,
suku,
bangsa,
negara,
ideology,
atau
agama
mereka. Komunikasi ritual sering juga bersifat ekspresif, menyatakan perasaan terdalam seseorang. Orang menziarahi makam Nabi Muhammad, bahkan menangis di dekatnya, untuk menunjukkan kecintaannya kepadanya. Para siswa yang menjadi pasukan pengibar bendera merah putih, sering dengan berlinang air mata, dalam pelantikan mereka, untuk menunjukkan rasa cinta mereka kepada nusa dan bangsa, terlepas dari apakah kita setuju terhadap perilaku mereka atau
4.
Fungsi Komunikasi Instrumental Komunikasi
instrumental
mempunyai
beberapa
tujuan
umum:
menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan, dan juga menghibut. Bila diringkas, maka kesemua tujuan tersebut dapat disebut membujuk (bersifat persuasif). Komunikasi yang berfungsi memberitahukan atau menerangkan (to inform) mengandung muatan persuasif dalam arti bahwa pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta atau informasi yang disampaikannya akurat dan layak diketahui.
Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja kita gunakan untuk menciptakan dan membangun hubungan tersebut. Komunikasi berfungsi sebagai instrument untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, baik tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek, misalnya untuk memperoleh pujian, menumbuhkan kesan yang baik memperoleh keuntungan material, ekonomi, dan politik.Sementara itu, tujuan jangka panjang dapat diraih lewat keahlian komunikasi, misalnya keahlian berpidato, berunding, berbahasa asing ataupun keahlian menulis. Kedua tujuan itu tentu saja berkaitan dalam arti bahwa berbagai pengelolaan kesan itu secara kumulatif dapat digunakan untuk mencapai tujuan jangka panjang berupa keberhasilan karier.
2.2.3
Proses Komunikasi A. Model Shannon dan Weaver Proses komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan), pikiran bisa merupakan gagasan, informasi, opini dan lain-lain yang muncul dari benaknya (Effendy, 2007). Proses komunikasi adalah penyaluran pesan pada komunikan sampai sasaran yang dikehendaki. Banyak model-model komunikasi yang digunakan dalam praktek komunikasi sekarang ini. sekian banyak model komunikasi namun hanya beberapa yang sesuai dengan proses komunikasi melalui event. Adapum model Shannon dan Weaver yang digunakan dalam penjabaran teori ini. Pada model ini menyoroti problem penyampaian pesan berdasarkan tingkat kecermatanya. Suatu konsep yang paling penting pada model komunikasi ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan yang tidak dikehendaki dan dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan (Mulyana 2008:149). Model matematikal dari Shannon dan Weaver itu menggambarakan komunikasi sebagai proses linier. alasan memilih teori ini sebab The Mathematical Theory of Communication ini cukup mewakili untuk menggambarkan terjadinya proses komunikasi melalui komponen-komponen komunikasi yang dimiliki oleh teori Shannon dan Weaver.
Gambar 2.3 Model Komunikasi Shannon dan Weaver
Model Shannon Weaver mengasumsikan bahwa sumber informasi menghasilkan suatu pesan untuk dikomunikasikan dari seperangkat pesan yang dimungkinkan. Pemancar (transmitter) mengubah pesan menjadi suatu sinyal yang sesuai dengan saluran yang digunakan. Saluran (channel) adalah medium yang mengirimkan sinyal (tanda) dari transmitter ke penerima (receiver). Dalam percakapan, sumber informasi adalah otak, transmitternya adalah mekanisme suara yang menghasilkan sinyal (kata-kata terucapkan), yang ditransmisikan lewat udara (sebagai saluran). Penerima (receiver), yakni mekanisme pendengaran, melakukan operasi yang sebaliknya yang dilakukan transmitter dengan merekonstuksi pesan dari sinyal. Tujuan (destination) adalah (otak) orang yang menjadi tujuan tersebut (West, 2008). Shannon dan Weaver juga memperkenalkan konsep mengenai redundancy dan entropy, Redudancy adalah pengulangan kata yang dapat menyebapkan rendahnya entropy. Shannon dan Weaver juga menekankan bahwa setiap imformasi yang disajikan (message) merupakan proses komunikasi. Informasi yang disampaiakan memiliki tujuan untuk menambah pengetahuan, mengubah sikap, dan perilaku individu serta khalayak (Wiryanto, 2006:16-17) Suatu konsep penting dalam model Shannon dan Weaver ini adalah bising (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat menggangu kecermatan
pesan yang disampaikan. Dengan adanya sumber gangguan (noise source) ini banyak kemungkinan pesan (message) yang disampaikan oleh sumber informasi (info source) tidak sampai ke tujuan (destination), bisa juga si penerima salah mengartikan pesan, atau dapat pula pesan justru diterima orang lain (Mulyana 2008:150).
B. Komponen-Komponen Komunikasi Pada setiap komunikasi mempunyai unsur-unsur yang menjadi satu rangkaian dalam terciptanya proses komunikasi. Proses komunikasi dalam Event travel fair ini dapat melihat komponen-komponen yang melingkupinya untuk mencermati proses yang terjadi. Dalam hal ini untuk mencermati proses komunikasi menggunakan komponen-komponen komunikasi yang terdapat pada teori Shannon dan Weaver yaitu (Muhammad, 2011):
1) Sumber Informasi (Information Source) Sumber
informasi dalam komunikasi manusia adalah otak.
Pada otak terdapat
kemungkinan pesan yang tidak terbatas jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan suatu pesan. Otak harus memilih pesan yang tepat atau cocok dengan situasi. Proses pemilihan ini seringkali menjadi perbuatan
yang tidak disadari
manusia.
2) Transmitter Pemilihan transmitter tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan, komunikasi tatap muka atau komunikasi menggunakan mesin. Pada komunikasi tatap muka yang menjadi transmitter adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan organ tubuh yang terlibat dalam
komunikasi nonverbal. Sedangkan pada komunikasi
menggunakan mesin, alat-alat komunikasi yang berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri seperti, telepon, radio, televisi, foto, dan film.
3) Penyandian (encode) Pesan Penyandian (encoding) pesan diperlukan untuk mengubah ide dalam otak ke dalam suatu sandi yang cocok dengan transmitter. Dalam komunikasi tatap muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah berbicara. Sedangkan pada komunikasi
menggunakan mesin dengan alat-alat yang
digunakan sebagai perluasan indera,
penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter. Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan sumber informasi kepada si penerima, Pesan ini daapt berupa verbal maupun nonverbal.Pesan secara verbal dapat secara tertulis seperti surat, buku, majalah, memo, sedangkan pesan yang secara lisan dapat berupa, percakapan tatap muka, percakapan melalui radio dan telepon. Pesan yang nonverbal dapat berupa, isyarat, gerakan badan, ekspresi muka dan nada suara.
4) Penerima dan Decoding Penerima dan penginterpretasian (decoding) pesan berlawanan dengan penyandian pesan. Pada komunikasi tatap muka penerimanya adalah alat-alat
tubuh yang
sederhana dan sanggup mengamati signal.
5) Tujuan (destination) Tujuan adalah maksud yang ingin dicapai oleh komunikator. Tujuan merupakan otak manusia yang menerima pesan yang berisi macam-macam
hal, ingatan atau
pemikiran mengenai kemungkinan dari arti pesan. Penerima pesan telah menerima signal mungkin melalui pendengaran, penglihatan, penciuman dan kemudian signal itu diuraikan dan diinterpretasikan dalam otak. Ada beberapa tujuan pesan dalam proses komunikasi diantaranya (Mulyana, 2008): a. Informatif Bersifat memberikan keterangan-keterangan (fakta-fakta) kemudian komunikan mengambil kesimpulan dan keputusan sendiri. Dalam situasi tertentu pesan informatif justru lebih berhasil dari pada persuasif.
b. Persuasif Berisiskan bujukan, yakni membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia bahwa apa yang kita sampaikan akan memberikan perubahan sifat, tetapi perubahan ini atas kehendak sendiri (bukan dipaksakan). Perubahan tersebut diterima atas kesadaran sendiri.
c. Koersif Penyampaian pesan yang bersifat memaksa dengan menggunakan sanksi-sanksi apabila tidak dilaksanakan. Bentuk yang terkenal dari penyampaian model ini adalah agitasi dengan penekanan-penekanan yang menimbulkan tekanan batin dan ketakutan di kalangan publik. Koersif dapat berbentuk perintah-perintah, intruksi, dan sebagainya.
6) Sumber Gangguan (noise) Dalam model komunikasi Shannon ini terlihat adanya faktor sumber gangguan pada waktu memindahkan signal dari transmitter kepada si penerima. Segala sesuatu yang menghalangi kelancaran komunikasi disebut sebagai hambatan (noise). Dan menurut Shannon dan Weaver hambatan komunikasi terjadi jika terdapat intervensi yang mengganggu salah satu elemen komunikasi sehingga proses komunikasi tidak dapat berlangsung secara efektif (Muhammad, 2011). Hambatan komunikasi diantarannya yaitu (West, 2008) :
a. Hambatan Teknis Hambatan teknis dijumpai pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi ataupun terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditransmisi melalui saluran mengalami kerusakan (channel noise).
b. Hambatan Semantik Hambatan semantik adalah hambatan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Demi kelancaran komunikasinya seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan hambatan semantik ini, sebab salah
ucap
atau
salah
tulis
dapat
menimbulkan
salah
pengertian
(misunderstanding) atau salah tafsir (misinterpretation), yang pada gilirannya bias menimbulkan salah komunikasi (miscommunication).
c.
Hambatan Psikologis Faktor psikologis sering kali menjadi hambatan dalam komunikasi. Hambatan psikologis terjadi karena adanya hambatan yang disebabkan oleh persoalanpersoalan dalam diri individu. Komunikasi sulit berhasil apabila komunikan sedang sedih, bingung, marah, kecewa, merasa iri hati dan kondisi psikologis lainnya dan hal tersebut dapat membuat penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
d.
Hambatan fisik Hambatan fisik adalah hambatan yang disebabkan karena kondisi geografis misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak adanya sarana kantor pos, kantor telepon, jalur transportasi dan lain sebagainya.
e.
Hambatan Status Hambatan status adalah hambatan yang disebabkan karena jarak sosial diantara peserta komunikasi. Misalnya perbedaan status antara senior dan yunior atau atasan dan bawahan.
f.
Hambatan Kerangka Berpikir Hambatan kerangka berpikiran adalah hambatan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi.
g.
Hambatan Budaya Hambatan budaya adalah hambatan yang terjadi disebabkan karena adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi.
Dalam proses penyampaian pesan juga terdapat hambatan yang berupa perasaan tidak nyaman yang diakibatkan oleh sikap, pemikiran, dan perilaku yang tidak konsisten
dan memotivasi seseorang untuk mengambil langkah demi mengurangi ketidaknyamanan tersebut. Hal ini merupakan perasaan yang dimiliki seseorang ketika mereka “menemukan diri mereka sendiri melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan apa yang mereka ketahui, atau mempunyai pendapat yang tidak sesuai dengan pendapat lain yang mereka pegang”, Leon Festinger menamakan perasaan yang tidak seimbang ini sebagai disonansi kognitif. Terdapat tiga faktor yang dapat mempengaruhi tingkat disonansi seseorang, yaitu: a. Kepentingan (importance), atau seberapa signifikan suatu masalah, berpengaruh terhadap tingkat disonansi yang dirasakan. b. Rasio Disonansi (dissonance ratio) merupakan faktor dalam menentukan tingkat disonansi; merupakan jumlah kognisi konsonan berbanding dengan disonan. c. Rasionalitas (rationale) merupakan faktor dalam menentukan tingkat disonansoo; merujuk kepada alasan yang dikemukakan untuk menjelaskan inkonsistensi.
2.3
Komunikasi Organisasi Komunikasi adalah dasar untuk fungsi organisasi. Proses komunikasi berperan dalam
mempertahankan dan mengembangkan organisasi. Komunikasi organisasi diatur sebagai hirarki organisasi. (Tarizka, 2010). Organisasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan, organisasi membuat norma aturan yang dipatuhi oleh semua anggota organisasi (Bungin, 2006). Suatu organisasi sebenarnya memiliki karakter yang hampir sama dengan kelompok, perbedaanya adalah pada jumlah anggota yang lebih banyak dan struktur yang lebih rumit, oleh karena itu norma-norma organisasi juga lebih kompleks. Dengan demikian, komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi
dalam
konteks organisasi di mana terjadi jaringan-jaringan pesan satu sama lain yang saling bergantung satu sama lain (Bungin, 2006). Komunikasi
organisasi
merupakan
sebuah
proses
untuk
mengorganisasi
dan
mendistribusikan kebijakan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat dan pada saat yang tepat (Robbins, 2008:22).
Organisasi dikondisikan oleh lingkungan, dan kelangsungan hidup organisasi bergantung kepada kemampuanya menafsirkan lingkungan yang nyata dan beradaptasi denganya. Tekanan diberikan pada seberapa baik kesuksesan antara struktur organisasi dengan struktur lingkungan (Pace, 2010).
Gambar 2.1 Empat arah komunikasi organisasi
Organisasi merupakan sekelompok masyarkat yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi merupakan tali yang digunakan untuk mempererat hubungan tersebut. Pola komunikasi dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Dalam gambar 2.2 komunikasi formal dibedakan menjadi empat, yaitu (Mulyana, 2010:107):
1. Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication) Komunikasi ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bwah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan
tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijakan umum (Muhammad, 2011:108)
2. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication) Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2011:116).
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orng-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi (Muhammad, 2011:121).
4. Komunikasi Lintas-Saluran (Diagonal Communication) Dalam organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batasbatas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka. Komunikasi diagonal (ke atas maupun ke bawah) adalah komunikasi antara pejabat-pejabat atau unit-unit yang berbeda tingkatan (level) dan wewenangnya baik yang secara fungsional ada hubungannya maupun secara fungsional tidak ada hubungannya (Mulyana 2010:197).
Fungsi komunikasi organisasi yang telah dijelaskan diatas memberikan gambaran mengenai pentingnya komunikasi dalam organisasi, yang tak hanya sebagai bentuk menyampaikan dan menerima pesan antar individu atau kelompok, tetapi juga membuat suatu
organisasi menjadi lebih teratur dengan adanya komunikasi. Komunikasi organisasi membuat kegiatan organisasi menjadi lebih terarah karena adanya koordinasi. Struktur organisasi mempengaruhi perilaku individu dan kelompok dalam organanisasi, srtuktur organisasi dapat didefinisikan secara luas sebagai ciri-ciri organisasi yang dapat digunakan untuk mengendalikan atau membedakan bagian-bagiannya. Suatu tujuan dalam organisasi adalah mengendalikan, menyalurkan dan mengarahkan perilaku untuk mencapai apa yang dianggap menjadi tujuan organisasi (Yuliana, 2012).
Proses organanisasi menimbulkan formulasi dan jenis kelompok terdiri atas karyawan yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas, kegiatan ini menyebabkan beberapa karyawan saling berkomunikasi dan saling mengadakan koordinasi sehingga tugas tersebut dapat dikerjakan dengan berjalan lancar. Pengelompokan orang didalam situasi kerja merupakan hal yang wajar dimana untuk memenuhi kebutuhan sosial (Yuliana, 2012). Dari bahasan mengenai komunikasi organisasi yang telah dijabarkan di atas, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah bahwa komunikasi organisasi adalah komunikasi yang telah dilakukan dalam suatu organsiasi/perusahaan untuk menyampaikan informasi baik dari atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan dan juga penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain yang berada pada level jabatan sama. Komunikasi dalam organisasi merupakan pengiriman serta penerimaan berbagai pesan organisasi baik di kelompok organisasi formal maupun informal. Komunikasi formal merupakan jalur komunikasi resmi dengan rantai komando atau hungungan tugas dan tanggung jawab yang jabatannya dalam organisasi, sedangkan jalur komunikasi informal merupakan jalur komunikasi dilingkungan eksternal atau di luar orgnaisasi, tetapi masih berkitan dengan fungsi tidak langsung para pimpinan organisasi (Yuliana, 2012).
2.4
Komunikasi Organisasi Eksternal Komunikasi dalam suatu organisasi adalah tugas dan tanggung-jawab profesi humas. Hal
ini mungkin terjadi mungkin karena realita praktik humas yang memang dapat dibagi kepada program humas internal dan program humas eksternal (Dahlan, 2008:243) Komunikasi organisasi eksternal merupakan proses komunikasi antara organisasi dengan publik atau lingkungan diluar organisasi, dengan tujuan agar khalayak merasa memilik
keterlibatan dan dapat memberikan umpan balik sebagai efek kegiatan atau komunikasi yang dilakukan organisasi (Yuliana, 2012). Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri, karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya (Griffin, 2007:27).
2.2 Gambar Komunikasi Organisasi Eksternal
Faktor lingkungan memainkan peran yang besar dalam menentukan kegagalan atau keberhasilan suatu organisasi, oleh karena itu keahlian berkomunikasi sangat penting ketika organisasi berusaha merespon atau memperngaruhi lingkungan eksternal organisasi (Grifin, 2004:91). Komunikasi organisasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yaitu dari organisasi ke publik dan publik ke organisasi. Komunikasi dari organisasi ke publik pada umumnya bersifat informatif, yang dibuat sedemikian rupa sehingga publik merasa ada keterlibatan (Rumanti, 2005:97). Komunikasi dari organisasi eksternal dapat melalui berbagai macam saluran dan kegiatan, seperti:
a. Hubungan dengan komunitas (community relations) Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama.
b. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations) Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut (Afdhal, 200:25) tujuan hubungan konsumen antara lain: (1) mempertahankan pelanggan lama, (2) menarik pelanggan baru, (3) memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, (4) memudahkan penanganan keluhan pelanggan dan (5) mengurangi biaya.
c. Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations) Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).
d. Hubungan dengan pemerintah (government relations)
Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.
e. Hubungan dengan pihak pengedar (Supplier Relations) Merupakan salah satu bentuk dari kegiatan external public relations yang merupakan hubungan dengan dengan pihak pengecer. Dari pelaksanaan kegiatan supplier public relations ini sebaiknya seorang petugas kehumasan hendaknya memakai sarana seperti: f. Hubungan dengan pihak pendidikan (Educational Relations) Merupakan salah satu bentuk kegiatan external public relations, yaitu kegiatan ditujukan kepada publik yang berhubungan dengan dunia pendidikan. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya controversial (menyebabkan adanya yang pro dan kontra di kalangan khalayak), maka ini disebut opini publik (Nova 2009:41) Dari bahasan diatas kesimpulan yang dapat diambil adalah komunikasi organisasi eksternal merupakan hubungan organisasi atau perusahaan dengan lingkungan eksternalnya. Faktor lingkungan sangat mempengaruhi komunikasi organisasi ekternal dapat berjalan efektif, oleh karena itu organisasi harus memiliki kemampuan dalam memilih media atau kegiatan dalam menjembatani antara organisasi atau perusahaan dengan lingkungan eksternnalnya. 2.5
Public Relations Public Relations adalah salah satu bagian dari ilmu komunikasi. Public Relations
berperan dalam pengambilan keputusan tingkat tinggi dan konseling koalisi dominan pada alternatif-alternatif keputusan, terutama yang berada di wilayah isu-isu menegemen (Ardianto,
2011:98). Internasional Public Relations Associations memberikan definisi Public Relations sebagai berikut:
“Public Relations is a management fuction, of a continuing and planned character, through ehich public and private and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or may be concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedure corporation and more efficient fulfillment of their common interest” Definisi tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut, Public Relations merupakan fungsi menejemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga ada kaitanya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapata mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas (Rumanti, 2005:11)
Fungsi utama Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antar lembaga (organisasi) dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian , menumbuhkan motivasi dan partisipasipublik dalam rupaya meciptakan iklim pendapat publik (opini publik yang menguntungkan lembaga organisasi (Nova, 2009:38). 2.5.1
Proses dan Tujuan Public Relations Proses Pubilc Relations sebagai proses yang berkelanjutan perlu terus berjalan
mengingat lingkungan organisasi pun bergerak secara dinamis sehingga organisasi perlu menanggapi dinamika tersebut. Relasi organisasi dengan publiknya dipengaruhin kondisi lingkungan internal dan lingkungan eksternal organisasi. Public Relations terus berusaha menjaga agar relaasi antara organisasi dan publiknya tetap berjalan pada jalur yang benar (Nova, 2009:30-35). Menurut Scoot M. Cutlip ada lima langkah prose Public Relation yaitu:
1. Research Listening (penelitian) / Fact Findings (pengumpulan fakta/data) sebelum melakukan kegiatan. 2. Definisi permasalahan. 3. Planning-Decision Making (Perencanaan) Rencana untuk menghindari kegagalan dan kesalahan agar dapat memperoleh hasil seperti yang diinginkan.
4. Communicating-Action (Mengkomunikasikan) Pelaksanaan Public Relations Plan itu memerlukan komunikasi yang membantu dan menunjang terwujudnya suatu kerjasama untuk mendapatkan manfaat atau keuntungan. 5. Evaluation (Evaluasi) Evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah tujuan sudah tercapai atau belum, apakah caranya tetap atau tidak.
Tahapan-tahapan dalm proses Public Relations bersifat siklis dan berkesinambungan, yaitu: 1.
Analisis iklim umum sikap dan relasi organisasi dengan lingkunganya
2.
menentukan sikap setiapa kelompok terhadap organisasi
3.
Analisis kondisi opini
4.
Antisipasi masalah-masalah pontensial, kebutuhan atau peluang
5.
Perumusan kebijakan
6.
Perencanaan sarana guna memperbaiki sikap satu kelompok
7.
Pelaksanaan kegiatan terencana
8.
Umpan balik, evaluasi dan penyempurnaan
Tujuan merupakan sesuatu yang mengarahkan kegiatan Public Relations sehingga tidak salah sasaran. Oleh karenanya dalam prakteknya antara fungsi, tujuan dan bentuk kegiatan public relations saling berhubungan (Eisyiah, 2010).
1.
Menciptakan pemahaman (mutual understanding)
Menciptakan pemahaman antara lembaga dengan publiknya. Tujuan kegiatan humas pertama kali adalah berupaya menciptakan saling pengertian antara lembaga dan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi (well-informed) antara lembaga dan publiknya. Kecukupan informasi
ini
merupakan
dasar
untuk
mencegah
kesalahan
persepsi.
Kesalahpahaman akibat salah persepsi atau kekurangan informasi merupakan kesalahan mendasar dalam kegiatan komunikasi.
2.
Membangun citra korporat (corporate image). Citra perusahaan atau lembaga (corporate image) bukan hanya dilakukan seorang humas sendirian, tetapi perilaku seluruh unsur lembaga (karyawan dan manajer) ikut andil dalam pembentukan citra ini, baik disadari atau tidak. Citra positif merupakan langkah penting menggapai reputasi lembaga di mata khalayak.
3.
Membentuk opini publik yang favourable. Sikap publik terhadap lembaga bila diekspresikan disebut opini publik. Humas dituntut memelihara komunikasi persuasif yang ditujukan untuk menjaga opini yang mendukung (maintain favourable opinion), menciptakan opini yang masih tersembunyi atau yang belum diekspresikan (create opinion where none exist or where it is latent), serta menetralkan opini yang negatif (neutralize hostile opinion).
4.
Membentuk goodwill dan kerjasama. Pada tahap ini, tujuan humas sudah pada tahap tindakan nyata. Artinya sudah tercipta jalinan kerjasama dalam bentuk perilaku tertentu yang mendukung keberhasilan lembaga. Goodwill dan kerjasama dapat terwujud karena ada inisiatif yang dilakukan berulang-ulang oleh humas untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan kepada publik. Kemudian diikuti tindakan nyata perusahaan untuk komitmen mewujudkan kepentingan publik.
2.5.2
Strategi Public Relations Ruang lingkup pekerjaan humas dalam sebuah lembaga secara garis besar adalah
sebagai berikut atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations (Nova, 2009:4143) :
a.
Publications (publikasi) setiap fungsi dan tugas Public Relations menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers/wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.
b.
Event (penyusunan acara) Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk ke masyarakat, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik . Berikut beberapa jenis event:
1) Calendar event Calendar event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu, seperti menyambut hari raya Idul fitri, Natal, Ulang Tahun, dan Tahun Baru.
2) Special event Event atau acara yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada moment tertentu diluar acara rutin dari program public relations, seperti peluncuran produk terbaru (product launching), pembukaan kantor, pameran, kontes, dan demo.
3) Moment event event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusu lagi, misalnya membuat pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga menghadapi momentum. c. News (Pesan/Berita) Berupaya menciptakan berita melalui press realese, news letter dan bulletin. Untuk itulah seorang Public Relations harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.
d. Corporate Identity (citra perusahaan) Ada dua fungsi utama dari Public Relations, yaitu memberikan kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.
e. Community Involvement (hubungan dengan khalayak) Keterlibatan sehari-hari seorang Public Relations adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations and humanity relations) dengan pihak organisai atau lembaga yang diwakilinya.
f. Lobbying and Negotiation (lobi dan negosiasi) Sebuah rencana dalam jangka panjang maupun jangka pendek yang dibuat oleh Public Relations mengenai kebutuhan dan keinginan perusahaan. Dengan perencanaan yang matang akan membuat persiapan pada kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan meminimalisasi kegagalan. Kemampuan negosiasi juga diperlukan untuk memperoleh setiap dukungan bagi semua pihak yang terkait sehingga dapat menciptakan situasi yang saling menguntungkan.
g. Corporate Social Responsibility (CSR) Merupakan sebuah bentuk dari kepedulian perusahaan terhadap masyarakat merupakan suatu strategi yang menjadi andalan banyak perusahaan sekarang ini. Langkah ini digunakan perusahaan untuk mengambil peran untuk secara bersama
melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan masyarakat atau memperbaiki lingkungan di sekitar perusahaan. Kemudian secara tidak langsung dapat menaikan citra perusahaan.
2.6
Event Event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting
sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu (Noor, 2009:7). Setiap event selalu mempunyai tujuan utama untuk apa diselenggarakan. Salah satu tujuan utama dari event ada pada target sasarannya atau target pengunjung yang diharapkan akan hadir dalam event yang diadakan. Kunci utamanya adalah pengunjung mengetahui manfaat apa yang akan didapat melalui sebuah event (Noor, 2009:179). Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis event, antara lain:
1. Calender Event (regular event) yang rutin, yang dilaksanakan pada waktu atau bulan tertentu sepanjang tahun. 2. Special Event, yaitu kegiatan khusus yang dilaksanakan pada momen-momen tertentu diluar acara rutin dari program kerja public relations. 3. Moment Event, yaitu event atau acara yang kegiatannya bersifat momental dan lebih khusus. Event yang diadakan memang bertujuan untuk mendatangkan jumlah pengunjung yang mencapai target atau bahkan melebihi target yang diharapkan dan ditetapkan. Karena jumlah pengunjung yang sesuai atau melebihi target adalah salah satu kesuksesan sebuah event, sehingga event dikategorikan berdasarkan ukuran dan besarnya menjadi (Noor,2009:182) :
1. Mega Event
Merupakan event besar yang mempunyai dampak ekonomi besar pada masyarakat atau bahkan negara tempat penyelenggaraan event. Event ini diliput dan ditayangkan oleh berbagai media. Contoh: Olimpiade, Piala Dunia FIFA.
2. Hallmark Events Event berukuran sedang ini identik dengan karatkter suatu wilayah kota atau daerah serta mampu mendatangkan keuntungan secara ekonomi untuk masyarakat selama event diselenggarakan.
3. Major Events Merupakan events yang secara ukuran mampu menarik perhatian media untuk meliput dan menarik perhatian pengunjung yang cukup besar. Event jenis ini biasanya kegiatan yang diadakan secara rutin. Dari bahasan diatas menegenai event, dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu kegiatan atau fenomena hidup yang di lakukan untuk merayakan, menghibur dan menerangkan orang-orang yang terlibat didalamnya.
2.8
Kerangka Pemikiran PT. Panorama Tours Indonesia
Permasalahan
1. Bagaimana pelaksanaan komunikasi organisasi eksternal dalam proses penyampaian pesan yang dilakukan PT. Panorama Tours Indonesia melalui event Travel Fair ? 2. Apa saja gangguan (noise) yang dihadapi PT. Panorama Tours Indonesia pada pelaksanaan
Konsep
1. 2. 3. 4. 5.
Komunikasi Komunikasi Organisasi Komunikasi Organisasi Eksternal Public Relations Event
Metode Penelitian
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pendekatan penelitian Tipe dan Jenis penelitian : kualitatif deskriptif Metode penelitian : kualitatif Teknik pengumpulan data : data primer dan data sekunder Teknik penentuan informan : purposive sampling Teknik keabsahan data : trianggulasi metode
Expected Result
1. Memahami bagaimana pelaksanaan komunikasi organisasi eksternal dalam proses penyampaian pesan yang dilakukan PT. Panorama Tours Indonesia melalui event Travel Fair. 2. Memahami gangguan (noise) yang dihadapi PT. Panorama Tours Indonesia dalam pelaksanaan
Gambar 2.4 Kerangka Pemikiran
2.9
Kerangka Konsep
Komunikasi
Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi Eksternal
Public Relations
Event
Gambar 2.5 Kerangka Konsep
