BAB 12. SUBTANTIVES TEST (BAGIAN PERTAMA) PENDAHULUAN Diskripsi Singkat
Manfaat
Compliance dan subtantive test adalah tahapan penting dalam proses audit. Kedua proses ini adalah inti pekerjaan audit dan kontrol audit. Compliance test adalah proses mengumpulkan dan menganalisa bukti audit untuk menentukan tingkat kesesuaian implementasi dengan standar yang dipakai. Subtantive test adalah proses untuk mengumpulkan dan menganalisa bukti audit dengan bukti teknis dan melakukan assesment terhadap bukti yang diperoleh untuk keperluan rekomendasi di masa mendatag. • Mengenalkan dan memberikan pengetahuan dasar mengenai compliance dan substantive test pada audit • Memperkenalkan sejak dini (mahasiswa) untuk mengenal lebih jauh dunia industry yang memiliki aturan main cukup ketat dalam implementasi dan pengendalian layanan teknologi informasi dan komunikasi •
Relevansi
Learning Outcomes
Mampu menyelesaikan kasus yang membutuhkan penanganan audit
Standar dan prosedur audit dan kontrol pada teknologi informasi merupakan tahapan krusial untuk mengidentifikasi beberapa aturan main yang mengatur dunia audit dan kontrol itu sendiri. Secara khusus teknologi informasi, memiliki beberapa aturan main berdasar beberapa standar yang mengikat. Standar dan prosedur ini dibangun untuk menjembatani praktek-praktek terbaik industri dan mengimplementasikan untuk mencipatkan nilai bagi organisasi. Materi ini sangat relevan untuk membangun kontruksi pemahaman profesional bagi peserta didik sehingga siap nantinya terjun dan mengadaptasi dunia industri. Mampu menyelesaikan kasus yang membutuhkan penanganan audit
PENYAJIAN MATERI Subtantive Test
Dalam hal ruang lingkup Audit dan Kontrol TI, telah memberikan panduan yang jelas dan dapat dipahami dengan mudah oleh pihak konsultan. Masing-masing poin pada ruang lingkup pekerjaan setidaknya dapat dijadikan dasar bagi pihak konsultan untuk dapat menyusun Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi di Organisasi. Konsultan akan membahas satu demi satu berdasarkan Bab III. Ruang Lingkup pekerjaan sebagai pemahaman konsultan. Poin pertama pertama Ruang Lingkup Pekerjaan konsultasi membahas tentang Inventarisir dan Evaluasi Informasi di setiap unit kerja serta mengkaji kebutuhan informasi rumah sakit sampai dengan 10 tahun mendatang. Dalam hal menginventarisir dan mengevaluasi informasi di setiap unit kerja mengacu kepada Tugas Pokok dan Fungsi dari masing-masing
unit kerja. Pengkajian
terhadap
tugas pokok
dan
fungsi
memungkinkan konsultan tidak saja dapat menginventasir informasi rumah sakit tetapi juga dapat melakukan evaluasi dalam bentuk tingkat optimisasi informasi rumah sakit pada setiap unit kerja. Proses evaluasi ini dilakukan atas dasar pertimbangan teknis seperti: a. Standar Arsitektural Informasi yang digunakan pada unit kerja Organisasi; b. Model representasi informasi yang digunakan pada setiap unit kerja Organisasi; c. Kepemilikan data dan klasifikasi keamanan atau kritikalitas informasi yang digunakan; dan d. Aturan sintaks data yang dipergunakan. Dalam menginventarisir dan mengevaluasi informasi rumah sakit, konsultan telah memasukkan hal ini dengan lebih detail Dalam ruang lingkup pekerjaan seperti tercantum dalam dokumen pekerjaan konsultasi, konsultan juga diminta untuk melakukan proses audit teknologi informasi. Dalam hal ini, konsultan akan menggunakan model COBIT yang digunakan sebagai acuan proses audit teknologi informasi. Pemilihan COBIT dilakukan dikarenakan melihat pentingnya peranan teknologi informasi, maka harus ada suatu mekanisme yang dapat mengukur kinerja perangkat teknologi tersebut. Mekanisme COBIT memiliki konsep information technology scorecards (balanced scorecards untuk kinerja teknologi informasi), dimana
pada information technology scorecards terdapat 4 (empat) akses kinerja yang harus diukur, masing-masing adalah: •
User Orientation untuk mengukur kepuasan para pengguna atau user terhadap kinerja teknologi informasi yang bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk mendukung tugas pokok dan fungsi Organisasi;
•
Corporate Contribution untuk mengukur seberapa jauh keberadaan teknologi informasi dapat mendukung kebutuhan atau requirements dari Organisasi;
•
Operational Excellence untuk mengukur tingkat efisiensi dan efektivitas proses atau aktivitas terkait dengan manajemen atau pengelolaan teknologi informasi; dan
•
Future Orientation untuk mengukur seberapa jauh teknologi informasi dapat memberikan kontribusi terhadap tantangan di masa mendatang.
Metodologi audit teknologi informasi pada Organisasi akan dibahas lebih detail sebagai Sistematika Audit Teknologi Informasi Organisasi Menggunakan Rangka Kerja COBIT. Dalam menyusun Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi, Organisasi merasa perlu untuk melakukan perbandingan (benchmarking) dengan instansi pemerintah lainnya. Dalam hal ini konsultan akan melakukan proses perbandingan dengan instansi rumah sakit yang lain. Proses perbandingan dengan organisasi lainnya yang digunakan sebagai tambahan referensi dapat dipergunakan sesuai kebutuhan. Halhal yang menjadi poin pembanding (benchmarking) merupakan bagian yang tidak terpisah dari dokumen Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi Organisasi Ruang lingkup pekerjaan Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi juga menyebutkan adanya proses analisis terhadap kecenderungan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dalam hal ini konsultan berpendapat bahwa Teknologi Informasi telah berkembang sedemikian rupa hingga mempengaruhi cara menjalankan organisasi. Dalam perlombaan pemanfaatan teknologi ini, ternyata muncul kendala bagi perkantoran dan instansi pemerintah; yakni dalam upaya menerapkan teknologi informasi untuk kepentingan peningkatan layanan dengan cara memberikan layanan terbaik dan tercepat yang bisa diberikan kepada masyarakat dengan memanfaatkan Internet. Untuk itu, analisis terhadap kecenderungan perkembangan teknologi informasi dilakukan berdasarkan perkembangan umum seperti: a. Trend dikembangkannya berbagai perangkat keras berbasis pervasive
computing (embedded devices) yang lama kelamaan akan menjadi media alternatif pengganti komputer personal (PC) yang saat ini menjadi standar komponen sistem informasi; b. Perkembangan riset dan produk perangkat keras telekomunikasi yang lebih mengarah kepada wireless devices dibandingkan dengan perangkat keras berbasis koneksi fisik kabel; c. Semakin
banyaknya
perangkat
keras
yang
beroperasi
dengan
menggunakan aplikasi berbasis open source; d. Kenyataan terjadinya ”perang” sejumlah standar besar di dunia yang banyak didominasi oleh sistem Amerika, Eropa, dan Jepang; Untuk dapat menginventarisir perkembangan teknologi informasi yang terkait langsung dengan tugas pokok dan fungsi Organisasi, maka pihak konsultan akan melakukan studi referensi terhadap beberapa pihak seperti: a. Vendor penyedia perangkat teknologi informasi; b. Lembaga riset terkemuka, baik yang bersifat standar atau pemicu terjadinya trend setter; dan c. Lembaga-lembaga penyedia informasi standardisasi teknologi informasi. Dalam melakukan analisis terhadap perkembangan e-Goverment, konsultan memiliki beberapa pendekatan sebagai berikut: a. Analisis dilakukan terhadap berbagai kebijakan nasional baik dalam bentuk Inpres, Surat Keputusan Bersama dan atau berbagai panduan yang dikeluarkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi selaku lembaga yang memiliki kewenangan dalam mengeluarkan berbagai kebijakan nasional e-Government; b. Melakukan studi referensi terhadap berbagai artikel, jurnal, buku dan presentasi seminar; c. Mengkaji berbagai standar penerapan e-Government yang dikeluarkan oleh lembaga internasional seperti Perserikatan Bangsa-Bangsa, Pasific Council, Bank Dunia dan lain sebagainya. Salah satu poin pada ruang lingkup pekerjaan pada dokumen Pekerjaan konsultasi adalah ”melakukan analisis Criticall Success Factor (CSF) terhadap sistem informasi Organisasi”. Dalam terminologi pihak konsultan, bahwa analisis Criticall Success Factor, merupakan salah satu indikator yang dapat digunakan untuk mengukur hal-hal apa saja
yang menjadi poin kritis keberhasilan sebuah implementasi teknologi informasi. Sebagai kelengkapan pengukuran, pihak konsultan berpendapat bahwa selain Criticall Success Factor, perlu juga diterapkan analis tambahan seperti Key Goal Indicator dan Key Performance Indicator. Alasan terhadap penambahan tersebut adalah Critical Success Factors atau biasa disingkat CSF, merupakan hal-hal yang dianggap sebagai kunci keberhasilan organisasi dalam mengelola teknologi informasi yang dimiliki agar dapat secara efektif menjadi penunjang setiap usaha untuk pencapaian obyektif bisnis. Secara prinsip, CSF memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Pemacu utama untuk pencapaian keberhasilan pelaksanaan proses manajemen; b. Suatu kondisi yang akan menjadi batu pijakan tercapainya keberhasilan pelaksanaan aktivitas secara optimal; c. Hal yang dianggap sangat penting untuk meningkatkan probabilitas tingkat kesuksesan terlaksananya sebuah proses; d. Parameter yang dapat diukur dan diamati agar organisasi dapat sukses; e. Bernuansa strategis, melibatkan teknologi, berorientasi organisasi, dan memiliki aspek prosedural; f.
Fokus
pada
pencapaian
perbaikan
kapabilitas
dan
kemampuan
pelaksanaan aktivitas; dan g. Cenderung berorientasi pada level proses. Untuk memudahkan analisis terhadap Criticall Success Factor, maka diperlukan analisis lainnya yang disebut dengan Key Goal Indicator (KGI) dan Key Performance Indicator (KPI) . Key Goal Indicator atau disingkat KGI adalah merupakan sasaran atau target yang ingin dicapai oleh sebuah proses atau aktivitas di dalam organisasi. Karena KGI sifatnya sebuah obyektif yang ingin dicapai di masa mendatang, maka secara berkala perlu dilakukan pengukuran-pengukuran untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan organisasi berada di “jalan yang benar” (on the right track) dalam arti kata menuju pada tercapainya KGI tersebut. Indikator ukuran ini lah yang dinamakan sebagai Key Performance Indicator atau KPI. Terkait dengan penggunaan teknologi informasi di lingkungan Organisasi, contoh KGI yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut: a. Persentasi investasi teknologi informasi yang berhasil memenuhi atau
bahkan melebihi manfaat yang diharapkan atau ditargetkan sebelumnya, berdasarkan perhitungan semacam ROI atau kepuasan pemakai (user satisfaction); b. Peningkatan jumlah dan kualitas layanan yang diberikan melalui pemanfaatan teknologi informasi; c. peningkatan jumlah pengguna dan stakeholder lainnya yang dapat dilayani melalui pemanfaatan teknologi informasi; d. Tingkat ketersediaan sistem dan layanan; e. Berkurangnya resiko operasi; f.
Perbaikan dan peningkatan produktivitas pengguna.
Sementara itu, KPI yang dapat dipergunakan sebagai indikator kinerja adalah sebagai berikut: a. Persentasi proyek teknologi informasi yang menggunakan standar baku pengembangan; b. Jumlah proyek teknologi informasi yang berhasil memberikan manfaat sesuai dengan harapan; c. Reduksi terhadap waktu proses dan pengembangan aplikasi; d. Reduksi terhadap proses pengerjaan kembali akibat kegagalan sebuah proses atau aktivitas; e. Berkurangnya downtime terhadap sistem yang digunakan. Pihak konsultan berpendapat bahwa keseluruhan ruang lingkup pada dokumen Pekerjaan konsultasi menjelaskan batasan-batasan yang harus dilakukan dan tidak harus dilakukan. Keseluruhan bagian pada ruang lingkup tersebut harus dapat diintegrasikan menjadi satu alur mekanisme kerja yang disebut dengan rangka kerja (framework). Penggunaan rangka kerja atau framework diharapkan dapat meningkatkan kualitas dari dokumen Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi Organisasi. Dalam hal pemenuhan terhadap ruang lingkup tersebut, akan menggunakan sebuah rangka kerja (framework) yang dapat mengintegrasikan setiap bagian pada ruang lingkup dokumen Pekerjaan konsultasi (KAK). Rangka kerja yang dimaksud akan dipaparkan pada bagian pendekatan dan metodologi. Untuk merumuskan analisis pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak yang
dapat terintegrasi di lingkungan Organisasi, pihak konsultan mengembangkan sebuah metodologi dalam bentuk matriks yang terdiri atas tiga domain, yaitu domain operasi, domain revisi dan domain transisi. Keduanya akan disesuai dengan strategi menajamen pemeliharaan dan perangkat yang dinilai berdasarkan: a. Spesifikasi perangkat keras yang harus selalu disesuaikan dengan kebutuhan Sistem Informasi Organisasi dari masa ke masa, dimana organisasi harus memiliki mekanisme pemantauan terhadap trend teknologi baru dan prosedur pengadaannya (menggantikan spesifikasi perangkat keras yang telah usang); dan b. Standarisasi yang efektif harus dapat diterapkan di dalam Sistem Informasi Organisasi agar berbagai jenis komponen perangkat keras yang ada dapat saling dihubungkan satu dengan lainnya tanpa kesulitan teknis yang berarti; Kedua model di atas akan dibahas lebih mendetail pada Bab selanjutnya Elemen Teknologi – Teknologi Informasi sebagai bagian dari Pendekatan dan Metodologi. Merumuskan arsitektur sistem informasi merupakan salah satu bagian dari ruang lingkup pekerjaan Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi di Organisasi. Pemahaman konsultan akan bagian ini adalah bahwa arsitektur sebuah sistem informasi bukan merupakan bagian tunggal yang secara utuh menggambarkan sebuah informasi, melainkan terdiri atas beragam komponen penyusunnya. Dari sekian banyak teori yang ada, kerangka Zachman merupakan yang terlengkap menggambarkan komponen dari sebuah arsitektur sistem informasi. Dengan menggunakan aspek 4W-1H, Zachman menggambarkan bahwa sebuah sistem informasi memiliki komponen-komponen yang berkaitan dengan aspek: data, proses dan fungsi, teknologi, sumber daya manusia, waktu, dan motiviasi atau obyektif.
Kerangka Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Zachman Framework Ruang lingkup pada dokumen Pekerjaan konsultasi juga mensyaratkan adanya penyusunan sistem dan prosedur pelaksanaan, mekanisme tata cara dan alur informasi. Tujuan dari ruang lingkup pada bagian ini menurut pemahaman konsultan adalah untuk memastikan bahwa penggunaan aplikasi, teknologi, SDM dan atau sumber daya teknologi informasi sejalan dengan kebutuhan Organisasi. Dalam mengembangkan sistem dan prosedur pelaksanaan, mekanisme tata cara dan alur informasi beberapa pertimbangan berikut akan dijadikan sebagai acuan, seperti: a. Menentukan desain proses dan atau aktivitas terkait dengan penggunaan dan pengoperasian beragam sumber daya teknologi informasi; b. Menempatkan berbagai sistem dan prosedur, mekanis tata cara dan alur informasi dengan proritas yang sama dengan sumber daya teknologi informasi lainnya; c. Penetapan prosedur dalam bentuk kebijakan-kebijakan, surat keputusan dan dasar-dasar hukum lainnya yang diperlukan; dan d. Pelatihan terhadap penggunaan sistem dan prosedur, mekanis tata cara dan alur informasi. Pada bagian akhir dari ruang lingkup dokumen pekerjaan konsultasi mensyaratkan proses Konsultasi dan Pengembangan Master Plan Sistem Informasi di Organisasi yang sistematis dan terintegrasi dalam kurun waktu jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Bagian ini dipahami oleh konsultan sebagai akumulasi dari langkah-langkah mulai dari tahap persiapan, survei dan pengumpulan data, tahapan analisa dan tahapan
pelaporan keseluruhannya dibuat dalam bentuk laporan.
Tugas & Latihan
Berdasarkan kelompok pertemuan sebelumnya, peserta mata kuliah ini akan diminta untuk membuat subtantives test sesuai materi dengan menggunakan data dari: •
Setiap kelompok mengambil sample satu organisasi yang membutuhkan audit dan kontrol TI, sebisa mungkin alligen dengan kasus-kasus sebelumnya
Rangkuman
•
Mengumpulkan bukti audit secara terbatas, dengan sampling audit
•
Memasukan assesmen bukti audit dalam matriks comliance test
•
Memasukan bukti dalam penilaian resiko
•
Menganalisa risk measurement
•
Dan menyiapkan technical audit sebagai konfirmasi
Proses subtantivestest bertujuan Untuk mengumpulkan bukti audit yang mendukung perumausan rekomendasi audit pada kurun waktu tertentu.
PENUTUP Tes Formatif
Setiap kelompok diminta membuat Laporan audit dengan format •
Ruang Lingkup audit
•
Mekanisme Audit
•
Temuan-temuan
•
Ketidaksesuaian (sifat ketidaksesuaian, bukti2 pendukung, syarat yg tdk dipenuhi, lokasi, tingkat ketidaksesuaian)
•
Kesimpulan (tingkat kesesuaian dengan kriteria audit, efektifitas implementasi, pemeliharaan dan pengembangan sistem manajemen, rekomendasi)
Petunjuk Penilaian dan Umpan Balik
Tindak Lanjut
Penilaian didasarkan pada: Kriteria
Ruang lingkup
Bobot Umpan balik
10 Pertajam ruang lingkup
mekanisme
Temuanketidaksesuaian kesimpulan temuan (bukti subtatives) 25 20 25 Dokumentasi analisa rekomendasi evidences
20 Metode audit sesuai standar Tahapan ini menyiapkan mahasiswa untuk mengenal secara teknis bagaimana
proses subtantives test dijalankan sehingga mendapatkan rekomendasi berbasis kesesiuaian dengan standar.
